Ứng dụng tin học vào quản lý và quyết toán thu ngân sách nhà nước tại Bộ Tài chính (Visual Foxpro)

ngoại. Khi nền kinh tế lâm vào tình trạng suy thoái và thất nghiệp, Chính phủ phải tăng chi tiêu và giảm thuế, ngược lại, nền kinh tế trong trạng thái phát đạt và lạm phát, Chính phủ giảm chi tiêu và tăng thuế. Như thế chính sách tài khoá có thể coi là một phương thức hữu hiệu để ổn định nền kinh tế bởi vì chính sách này Chính phủ sử dụng để thu thuế và chi tiêu công cộng điều tiết nền kinh tế. Chính sách tài khoá thường thể hiện trong quá trình lập, phê chuẩn và thực hiện Ngân sách Nhà nước. Ngân sách Nhà nước là tổng các kế hoạch chi tiêu và thu nhập hàng năm của Chính phủ gồm các khoản thu (chủ yếu từ thuế) và các khoản chi Ngân sách Nhà nước. Các lý thuyết tài chính hiện đại cho rằng Ngân sách Nhà nước không nhất thiết phải cân bằng theo tháng, theo năm. Vấn đề là phải quản lý các nguồn thu và chi sao cho ngân sách không bị thâm hụt quá lớn và kéo dài, trong đó chi ngân sách phải nằm trong khuôn khổ các nguồn thu ngân sách. Vậy, Nhà nước có chính sách thu ngân sách như thế nào cho hợp lý nhằm khuyến khích được các đối tượng nộp. Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh vực tài chính, Ngân sách Nhà nước trong phạm vi cả nước, trong đó quản lý thu là một nội dung rất quan trọng trong giai đoạn thứ nhất thực hiện đề án xây dựng cơ sở dữ liệu Quốc gia Tài chính Ngân sách của Bộ. Các cơ quan thu ( cơ quan tài chính, cơ quan thuế,...) được Chính phủ và Bộ Tài chính uỷ quyền phối hợp với Kho bạc Nhà nước tổ chức quản lý nguồn thu ngân sách. Trên cơ sở dữ liệu thu trong năm, cơ quan tài chính lập báo cáo thu tháng và báo cáo quyết toán thu năm gửi cơ quan tài chính cấp trên để kiểm tra bảo đảm mọi nguồn thu ngân sách được tập trung đầy đủ, kịp thời vào quỹ Ngân sách Nhà nước. Để đảm bảo được tính cân đối tương đối của Ngân sách Nhà nước, thu ngân sách là một chính sách mang tính quốc gia cần phải “ứng dụng tin học vào quản lý và quyết toán thu Ngân sách Nhà nước tại Bộ Tài chính” ,trong thời gian thực tập tại Phòng Phát triển ứng dụng-Ban Tin học- Bộ Tài chính ,nhận thấy tầm quan trọng của chương trình này em đã chọn nội dung trên làm đề tàI thực tập. Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp có 3 chương: * Chương I - Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý. Một số khái niệm , tính chất, giá trị, tiêu chuẩn, hiệu quả, phương pháp phân tích hiệu quả kinh tế ,…về thông tin ,hệ thống thông tin quản lý; một số khái niệm , phương pháp phân tích - thiết kế cơ sở dữ liệu ,mô hình dữ liệu quan hệ ,…được trình bày mang tính chất khái quát trong chương này. *Chương II - Phân tích hệ thống quản lý thu Ngân sách Nhà nước. Chương này giới thiệu khái quát về cơ quan thực tập ;một số khái niệm về ngân sách ,thu ngân sách ,năm ngân sách; các chính sách thu , quản lý và quyết toán thu ngân sách; ngôn ngữ VisualFoxPro được sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu và lập trình; các sơ đồ luồng dữ liệu,sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ chức năng công tác, … *Chương III - Thiết kế - xây dựng hệ thống thông tin quản lý thu Ngân sách Nhà nước. Trong chương này đưa ra mẫu thực của thông tin đầu vào là các Phiếu thu và các mẫu báo cáo thực của thông tin đầu ra như quyết toán thu nsnn theo chương năm…, báo cáo thu nsnn trên địa bàn , qui trình chuẩn hoá , cấu trúc dữ liệu, cấu trúc cây thực đơn, thiết kế giao diện người và máy,… Tuy nhiên, trong giai đoạn thực tập, thời gian và năng lực nghiệp vụ về Ngân sách Nhà nước có hạn chế nên Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em khó tránh khỏi thiếu sót, em mong muốn nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo, các anh chị trong phòng và bạn đọc. Em xin cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa đã quan tâm, dạy dỗ em trong quá trình học tập và rèn luyện. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Bùi Thế Ngũ đã hướng dẫn tận tình cho em trong giai đoạn thực tập đạt kết quả tốt. CHương I Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý i. Hệ thống thông tin 1. Thông tin 1.1. Thông tin đầu thế kỷ 21 Có hai nét nổi bật của thời kỳ đầu thế kỷ 21: sự biến đổi trên phạm vi toàn cầu với tốc độ cao và sức mạnh mới trỗi dậy của các cơ quan thông tin. Sự thay đổi mau chóng trong quan hệ quốc tế, toàn cầu hoá kinh doanh, vẽ lại biên giới chính trị tạo ra những tổ hợp thương mại đồ sộ là các động lực thúc đẩy sự biến đổi toàn cầu. Một số cơ quan dựa trên thông tin thu được lợi nhuận rất cao và đang trỗi dậy mạnh mẽ. Trong giai đoạn xã hội thông tin hiện nay, tầm quan trọng của thông tin ngày càng tăng lên đối với nền văn minh của nhân loại, những từ hay được nhắc đến là “dữ liệu” và “thông tin”. Các cơ quan đều là những tổ chức bảo quản, xử lý và truyền tin. 1.2. Thông tin là gì ? Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng lẫn lộn. Đối với một người, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là số liệu hay tài liệu cho trước. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với người nhận tin trong việc ra quyết định. Dữ liệu được ví như nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do người này, bộ phận này đưa ra có thể được người khác bộ phận khác coi như dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác. Đó là lý do tại sao hai từ “dữ liệu” và “thông tin” có thể dùng thay thế cho nhau. Ta có thể hiểu cách khác: thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tượng được phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Đối tượng được phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Phản ánh Tri thức hóa *Một số đặc trưng của thông tin: Đặc trưng của thông tin được hiểu là đặc điểm thể hiện rõ nét nhất về thông tin và sự khác biệt nhất của thông tin cũng như kết quả do thông tin mang lại so với các khái niệm khác. Các đặc trưng đó là: Giảm độ bất định về đối tượng được phản ánh. Tính định hướng của thông tin Tính thời điểm của thông tin Tính cục bộ của thông tin. Tính tương đối của thông tin. 2 . Quản lý một tổ chức dưới góc độ thông tin 2.1. Hệ thống quản lý. Mỗi cơ quan đều có những phương thức ghi nhớ, lưu trữ dữ liệu riêng cho mình nhưng thực ra các phương tiện nhớ chỉ thuộc một trong hai loại là bộ nhớ trong và bộ nhớ ngoài. Thông tin được phản ánh trước tiên qua bộ nhớ trong rồi đến bộ nhớ ngoài. Qúa trình phản ánh được thể hiện trong sơ đồ H.1.1 Thông tin ra Dữ liệu vào Bộ nhớ ngoài Bộ nhớ trong H.1.1-Các bộ phận nhớ của cơ quan. Trong cơ quan thường có hai hệ thống phụ thuộc hỗ trợ nhau đó là hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý, chẳng hạn trong mỗi cơ quan Tài chính thì bvộ phận lãnh đạo và quản lý là hàng hóaệ thống quản lý, các Phòng, Ban khác trong cơ quan thuộc hệ thống bị quản lý, hai hệ thống này trong cơ quan Tài chính có mối quan hệ như mô hình H.1.2. Bộ phận lãnh đạo Các Phòng,Ban trong cơ quan Chứng từ thu BC thu,BC QT Các BC , đề nghị, yêu cầu Các quyết định, thông tin đã xử lý H.1.2 _ Sơ đồ luồng thông tin trong cơ quan CQTC. Mọi chức năng, mục tiêu của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đưa ra các thông tin. Như vậy nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực.Tầm quan trọng của thông tin có thể được diễn đạt qua biểu thức: (Làm việc có quy trình) chiếm 90% (Làm việc phi quy trình) chiếm 10% Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định Để giảm chi phí lao động quản lý thì cơ quan (tổ chức) nên tự động hoá trong lao động thông tin, còn lao động ra quyết định là làm việc phi quy trình không chiếm phần quan trọng. 2.2. Thông tin quản lý 2.2.1. Khái niệm Thông tin quản lý là những thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hoặc có ý định dùng vào việc ra quyết định quản lý. *ý nghĩa của thông tin quản lý: + Những nhà quản lý khác nhau thì cần sử dụng những tập hợp thông tin quản lý khác nhau. + Trong những khoảng thời gian khác nhau thì tập hợp thông tin quản lý có khác nhau nói cách khác thông tin quản lý có tính biến động. 2.2.2. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định Trong một kghoảng thời gian nhất định thì mỗi cơ quan, tổ chức đều có những quyết định hiệu quả nhất của mình phù hợp với tình trạng thực tế. Quyết định đó có thể là một trong ba cấp quyết định sau: - Quyết định chiến lược (strategic): Trả lời câu hỏi cái gì ?, để làm gì ? với mục đích xác định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống. - Quyết định chiến thuật (tactic): Trả lời câu hỏi cho ai?, cung cấp ở đâu ? khi nào? nhằm cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối ưu nguồn lực. - Quyết định tác nghiệp (Operational):Trả lời câu hỏi thực hiện mục đích đó như thế nào?. Các đặc trưng của thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định: Nguồn thông tin Thời điểm Khả năng dự kiến Tần suất Tính cấu trúc Độ chính xác Tính chất TT Quyết định Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược -Thông tin đều đặn -Phần lớn là thường kỳ -Thông tin có tính đột xuất hoặc trong một khoảng thời gian dài mới có quyết định -Có thể dự kiến trước thông tin -Có thể có một số nét mới đặc biệt của thông tin Thông tin không có trong dự kiến để ra quyết định mới. - Thông tin quá khứ -Thông tin quá khứ và hiện tại -Chủ yếu là thông tin dự đoán tương lai -100% thông tin trong -Phần lớn là thông tin trong (70%) -Phần lớn là thông tin ngoài (70%) -Tính cấu trúc rất cao -Một số thông tin có tính phi cấu trúc -Phần lớn thông tin có tính phi cấu trúc -Thông tin rất chính xác -Thông tin có tính tương đối, có ý kiến chủ quan -Thông tin có tính chủ quan là phần lớn 2.2.3. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin quản lý Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, xác thực. Thông tin phải đầy đủ: theo nghĩa đối với nhà quản lý.. Thích hợp: tuỳ yêu cầu nhà quản lý. Dễ hiểu: thông tin không quá dài quá ngắn. Kịp thời: thông tin phải thoả mãn nhu cầu của hệ thống là đúng lúc, đúng thời điểm. Thông tin có giá trị: thông tin cần thu thập phải được chọn lọc sao cho có tác động tích cực trong việc ra quyết định của nhà quản lý đó là quyết định có hiệu quả cao trong thực tiễn. Thông tin bảo mật: thông tin thu thập được phải đảm bảo tính bảo mật cho quyết định của hệ thống. 2.2.4. Các nguồn thông tin từ ngoài cho một tổ chức. Nhà nước và cấp trên HTQL HT bị QL Nhà cung cấp Doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp Tổ chức có liên quan Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh Khách hàng Thông tin trong Doanh nghiệp (tổ chức) H.1.3 – Các nguồn thông tin ngoài của một tổ chức. Các nguồn thông tin từ ngoài cho một cơ quan Tài chính: Các Phòng, Ban Cơ quan thuế CQTC cấp dưới Nhà nước và CQTC cấp trên Bộ phận lãnh đạo Đơn vị dự toán KBNN cùng cấp UBND cùng cấp Thông tin trong Cơ quan Tàichính Đơn vị nộp H.1.4 _ Các nguồn thông tin từ ngoài của một cơ quan Tài chính Các đầu mối thông tin ngoài là những tổng thể lớn, rất biến động, cho nên là một tổ chức (doanh nghiệp) thì phải lựa chọn phương pháp thích hợp để thu thập thông tin ngoài. 3. Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức. Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học vào trong quá trình xử lý này. Vậy quá trình ứng dụng tin học trong một tổ chức bao gồm những giai đoạn nào và xử lý công việc gì ? Giai đoạn khởi đầu: Đây là giai đoạn đưa máy tính vào hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền ứng dụng tin học vào kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn, cán bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau. Giai đoạn lan rộng: Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác được, các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là chưa chính xác (quá đề cao máy tính). - Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát: Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information Enable Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên họ cần phải được nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin. Giai đoạn tích hợp ứng dụng: - Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin vào một chủ thể (lúc này con người có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin). Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu: Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng mọi người trong tổ chức cần phải tiếp cận thông tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình mạng. Giai đoạn hoàn chỉnh: Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn. 4. Thông tin và công tác quản lý: Các nhà quản lý đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra những sự biến chuyển trong cơ quan. Vì vậy, những người thiết kế hệ thống cần tìm hiểu xem các nhà quản lý sử dụng thông tin như thế nào, chẳng hạn như: Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo hoàn cảnh ra sao? Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo trách nhiệm của họ ra sao ?. Sự thoả mãn về thông tin của họ như thế nào ?. Nói một cách khác, thông tin mà người quản lý (hay tổ chức) tìm kiếm rơi vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách tới mục tiêu, thông tin để đạt mục tiêu và thông tin về sự chuyển biến. Thành quả hiện nay Thành quả muốn có Thông tin khoảng cách Thông tin về sự chuyển biến và thông tin và thông tin là phương tiện để chuyển biến 5. Hệ thống thông tin (HTTT) 5.1 Khái niệm HTTT là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đường lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức. 5.2. Các yếu tố cấu thành HTTT HTTT có thể được thực hiện hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con người, các phương tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phương pháp mô hình toán học,...để xử lý dữ liệu, quản lý và sử dụng thông tin. Vậy HTTT được cấu thành từ những yếu tố nào ? H.1.5 thể hiện các yếu tố đó và mối quan hệ giữa chúng. Nguồn thông tin Thu thập Xử lý Lưu trữ Phân phát Đích thông tin H.1.5 - Các yếu tố cấu thành của HTTT Nếu không có HTTT thì một tổ chức, doanh nghiệp chắc chắn sẽ không tồn tại, do vậy HTTT giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức không thể độc lập hoàn toàn với HTTT. 5 .3. Phân loại HTTT trong một tổ chức *Theo mô hình chính thức - phi chính thức: + HTTT chính thức: là những HTTT tồn tại theo quy định pháp lý hoặc tồn tại theo thông lệ. + HTTT phi chính thức: là những hệ thống ghi chép, đánh giá năng lực của (một) vài người cán bộ. *Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra: + HTTT xử lý giao dịch. + HTTT quản lý. + HTTT trợ giúp ra quyết định. + Hệ chuyên gia. + HTTT tạo lợi thế cạnh tranh. *Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ: + HTTT Tài chính. + HTTT Marketing. + HTTT quản trị nguồn nhân lực. + HTTT quản lý sản xuất. + HTTT văn phòng. 5.4. Mô hình biểu diễn HTTT Mô hình logic: biểu diễn tư tưởng của nhà quản lý ,họ nghiên cứu HTTT và cần phải trả lời câu hỏi HTTT là gì? để làm gì?. Mô hình vật lý ngoài: nhà quản lý và nhà lãnh đạo nghiên cứu xem HTTT phục vụ cho ai?, cung cấp thông tin ở đâu ?, khi nào cung cấp?. Mô hình vật lý trong: họ cần phải trả lời câu hỏi HTTT được xử lý như thế nào? II. Mô hình dữ liệu Có nhiều kiểu mô hình dữ liệu: Mô hình dữ liệu quan hệ. Mô hình dữ liệu phân cấp. Mô hình dữ liệu E-R ( Entity-Relationship ) Hiện nay tất cả những hệ quản trị cơ sử dữ liệu đều thường dùng mô hình dữ liệu quan hệ. 1. Mô hình dữ liệu quan hệ là gì. Những khái niệm cơ sở: Cơ sở dữ liệu: là một hay một số bảng có liên quan với nhau. Kho dữ liệu: trong mỗi HTTT đều có những Kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm được nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Ngân hàng dữ liệu : Nếu Kho dữ liệu được đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản bởi chương trình máy tính thì được gọi là Ngân hàng dữ liệu. Một cách tổng quát: Ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dùng máy tính điện tử để lưu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đích quản lý khác nhau. Theo ngôn ngữ mô hình dữ liệu, Ngân hàng dữ liệu là một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau. Hệ thống quản lý dữ liệu: Bản thân Kho dữ liệu hay Ngân hàng dữ liệu cùng với con người và các phương tiện để duy trì sự hoạt động của nó tạo thành hệ thống quản lý dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Là một hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan trọng thông dụng nhất được viết theo mô hình dữ liệu quan hệ là: DBZ, SQL/DS, ORACLE, FOXPRO, VISUAL FOXPRO, ACCESS. Thực thể: là tập hợp các đối tượng quản lý cùng loại, trong thực thể có thể hiện lần xuất của thực thể ( thực thể cụ thể ). Khoá chính: là tập hợp tối thiểu các thuộc tính sao cho giá trị của hai thực thể cụ thể không trùng nhau. Thuộc tính khoá con: là một phần của khoá chính. Thuộc tính khoá quan hệ: là thuộc tính dùng để thiết lập mối quan hệ với thuộc tính của tệp khác. Tệp cơ sở dữ liệu : là tập hợp các bản ghi mô tả về các thực thể Số mức quan hệ: trong các mối quan hệ của một thực thể thì các quan hệ đó phải thể hiện độ đậm nhạt tức là chỉ ra mức độ tham gia của thực thể đó bao gồm quan hệ một-một, một-nhiều, nhiều-nhiều . Số chiều của quan hệ: là số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó, bao gồm quan hệ một chiều, quan hệ hai chiều, quan hệ nhiều chiều Mô hình dữ liệu quan hệ: là một bản khắc hoạ cơ sở dữ liệu, nó chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu ấy. + Mô hình dữ liệu quan hệ giúp người sử dụng hiểu được cấu trúc, quan hệ ,ý nghĩa của dữ liệu, điều đó rất cần thiết giúp họ lập được cơ sở dữ liệu. + Lập mô hình dữ liệu quan hệ: là phần chính của thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên phải có phương tiện để tra cứu và truy vấn cơ sở dữ liệu đã thiết kế và tạo lập, trích rút những dữ liệu cần thiết phục vụ cho nhà quản lý. 2. Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu được dùng để lập chương trình phục vụ mục đích người sử dụng, vậy nội dung thiết kế cơ sở dữ liệu như thế nào? Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu: Đây là công việc quan trọng nhất. Là một cán bộ thiết kế họ phải biết dữ liệu dùng để làm gì ?, muốn vậy phải nghiên cứu xem người sử dụng cơ sở dữ liệu trong tương lai cần trích rút những dữ liệu nào, sử dụng thường xuyên cơ sở dữ liệu ấy vào công việc gì ?. Phác hoạ mô hình dữ liệu: + Trước hết phải xác định các thực thể và thuộc tính của các thực thể. + Xác định thực thể nào với những thuộc tính nào cần được ghi nhận trong cơ sở dữ liệu để đạt được các mục tiêu đã đề ra ở trên, thực chất là xác định cơ sở dữ liệu cần chứa những bảng nào, mỗi bảng cần chứa những cột nào. + Nguyên lý xác định các bảng, các cột trong bảng: ++Giảm tối thiểu sự trùng lặp: các bảng khác nhau không nên chứa những dữ liệu giống nhau. ++Tránh dư thừa: mỗi bảng chỉ nên chứa vừa đủ dữ liệu cần thiết về một thực thể. ++Tăng cường tính độc lập giữa các cột. ++Dữ liệu có tính chất nguyên tố: dữ liệu ít khi chia nhỏ hơn nữa. Xác định những mỗi quan hệ giữa các thực thể: Sau khi đã phân chia dữ liệu vào các bảng, người thiết kế phải tìm ra mối quan hệ giữa các bảng để sau này trích rút hay kết hợp dữ liệu đáp ứng nhanh yêu cầu người sử dụng. Duyệt lại mô hình dữ liệu: Mục đích công việc là để khắc phục, phát hiện những khiếm khuyết của mô hình dữ liệu ở trên. Tạo lập cơ sở dữ liệu: Mỗi thực thể thường biểu diễn nhiều cá thể, để tránh nhầm lẫn thì mỗi các thể phải xác định duy nhất, cách tốt nhất là dùng yếu tố phân biệt giữa chúng. Một thuộc tính hay một tổ hợp các thuộc tính sẽ xác định mỗi cá thể một cách duy nhất gọi là yếu tố phân biệt. Có thể có vài thuộc tính hoặc tập hợp thuộc tính cùng có khả năng làm yếu tố phân biệt cho các cá thể của một thực thể. 2.1. Mối quan hệ giữa các bảng 2.1.1. Mối quan hệ một – một Giả sử cơ sở dữ liệu có hai thực thể A và B được ghi nhận bằng hai bảng dữ liệu A và B, ta nói rằng có một mối quan hệ một-một giữa hai thực thể A, B (hay hai bảng A, B) nếu mỗi dòng của A tương ứng với một dòng của B và ngược lại mỗi dòng của bảng B tương ứng với một dòng của bảng A. Việc sát nhập hai bảng A, B lại vẫn có thể dễ dàng. Mối quan hệ này xuất hiện khi tách một bảng rất nhiều cột thành hai bảng cho đỡ cồng kềnh, quy mô nhỏ hơn. Chẳng hạn, trong cơ sở dữ liệu của đề tài thực tập thực thể Danh mục địa bàn hành chính có thể được tách thành hai thực thể với mối quan hệ một-một như sau: DMĐBHC *Mã dbhc Tên dbhc Cấp ns DMCQTC *Mã dbhc Tên CQTC một-một 2.1.2. . Mối quan hệ một - nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ một- nhiều giữa hai thực thể (hay hai bảng A, B) nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng với nhiều dòng trong bảng B nhưng ngược lại mỗi dòng trong bảng B chỉ tương ứng với một dòng trong bảng A. Bảng A ở phía một gọi là “bảng chủ”, bảng B ở phía nhiều gọi là “bảng quan hệ”. Mô hình như sau: NTNHOM *Mã nhóm TN Tên nhóm TN ...... MTMUC *Mã mục TM Mã nhóm TN …… ...... 2.1.3. Mối quan hệ nhiều – nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ nhiều-nhiều giữa hai thực thể (hay hai bảng A và B) nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng với nhiều dòng trong bảng B và ngược lại mỗi dòng trong bảng B có liên quan với nhiều dòng trong bảng A. Khi có mối quan hệ nhiều-nhiều ta cần tạo ra một thực thể thứ ba gọi là thực thể giao để liên kết hai thực thể kia qua hai mối quan hệ một-nhiều Mô hình như sau: NHOM *Mã nhóm Tên nhóm ...... NTNHOM * Mã nhóm TN Tên nhóm TN ...... TIEUNHOM *Mã TN ....... III. Hệ thống thông tin quản lý(HTTTQL) 1. Các quan hệ của thông tin quản lý. 1.1. Thông tin quản lý với các bộ phận trong tổ chức Thông tin trong thời đại ngày nay là thông tin quản lý bởi vì thông tin sử dụng phần lớn trong thời đại là thông tin để quản lý. Hệ thống thông tin quản lý đảm bảo xử lý các thông tin quản lý với hiệu quả cao nhất trong cơ quan. Các mối quan hệ của thông tin quản lý trong một cơ quan được thể hiện trong sơ đồ sau: Lãnh đạo HTTTQL Thông tin đã xử lý Quyết định Thông tin ra Thông tin từ ngoài Thông tin đưa lên trên HTTT tác nghiệp Đầu ra Đầu vào H.1.6 - Sơ đồ các mối quan hệ của thông tin quản lý Các mối quan hệ của thông tin quản lý trong cơ quan Tài chính được thể hiện trong sơ đồ sau: Ban lãnh đạo Bộ phận quản lý và lập trình Bộ phận chuyển nhận BC, thông tin đã xử lý Quyết định BC, thông tin đã xử lý Thông tin từ CQTC và các CQ khác Chứng từ thu đưa lên trên Chứng từ thu đã kiểm tra Chứng từ thu H.1.7-Sơ đồ các mối quan hệ của thông tin quản lý trong CQTC Lãnh đạo: là nơi ban hành quyết định Hệ thống tác nghiệp: là nơi thực hiện các hoạt động chính của toàn bộ hệ thống. Hệ thống thông tin quản lý: Bộ phận liên kết giữa lãnh đạo và hệ thống tác nghiệp. Công việc cụ thể của nó là thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền tin trong toàn bộ hệ thống. 1.2. Sự phát triển của thông tin quản lý: - Quy mô phát triển của lãnh đạo và HTTTQL thì hầu như không thay đổi so với quy mô phát triển của hệ thống tác nghiệp. Lãnh đạo và HTTTQL liên tục phát triển về chất nên cần sự phát triển của khoa học kỹ thuật, do đó nhu cầu về thông tin quản lý ngày càng cần thiết. - Trong tổ chức, cơ quan để tạo ra những thông tin có tính quyết định, đóng góp vào nó có hai phần: lao động tghông tin và lao động phục vụ cho việc ra quyết định. 1.3. Giá trị của HTTTQL 1.3.1. Giá trị của một thông tin quản lý Chúng ta thấy rằng tự thân thông tin không có giá trị, thông tin chỉ có giá trị khi được các nhà quản lý sử dụng để phục vụ cho việc ra quyết định và thực hiện các quyết định này mang lại hiệu quả nào đó. Vai trò của thông tin quản lý có thể được thể hiện trong sơ đồ sau: Thông tin Quyết định Thực hiện QĐ đó H.1.8 - Giá trị của thông tin quản lý Giá trị của một thông tin quản lý bằng chênh lệch giữa kết quả thực hiện tốt phương án của quyết định nhờ sử dụng thông tin đó với trung bình kết qủa thực hiện của các phương án. 1.3.2 Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý Hầu hết các HTTT đều được gọi là HTTTQL bởi vì nó phục vụ cho công tác quản lý. Giá trị của HTTTQL là sự biểu hiện bằng tiền của tổng những thiệt hại rủi ro tránh được và của tổng những tận dụng cơ hội nhờ có HTTTQL *Cách tính giá trị của HTTTQL Cách 1 Trong đó : Ai: tổng thiệt hại của rủi ro thứ i Pi: xác suất xảy ra thiệt hại thứ i Ni: hệ số của người quản lý tạo ra thiệt hại thứ i n: tổng số rủi ro Aj: tổng lợi ích của cơ hội thứ j Pj: xác suất xảy ra cơ hội thứ j Nj: hệ số của người quản lý tạo cơ hội j m : tổng số cơ hội Cách 2 ( Theo đánh giá các nhà chuyên gia ) Giá trị của HTTTQL = Kt + Kg Trong đó: Kt: giá trị thực tế. Kt = 5% á 25% tổng thu nhập của hệ thống. Kg: giá trị gián tiếp. Kg = a * Kt * m Hệ số a: hệ số loại hình của HTTT với giá trị ẻ [0,3 ; 0,5] Hệ số m: hệ số chất lượng của HTTT với m=0 nếu dưới 50% số ý kiến chuyên gia cho rằng HTTT là tốt. với m=1/2 nếu có 50% á 90% số ý kiến cho rằng HTTT là tốt. với m=1 nếu có hơn 90% ý kiến cho rằng HTTT là tốt. 1.4. Chi phí cho HTTT 1.4.1. Chi phí cố định (CPCD) Theo quan điểm tin học quản lý CPCD gọi là chi phí chuyển đổi gồm: Chi phí phân tích thiết kế (CPpttk) Chi phí xây dựng (CPxd) Chi phí cho máy móc tin học (CPmm) Chi phí thiết bị phụ trợ (CPpt) Công thức cơ bản để xác định chi phí cố định như sau: CPCD = CPpttk + CPxd + CPmm + CPpt 1.4.2. Chi phí biến đổi (CPBD) Theo quan điểm tin học CPBD gọi là chi phí vận hành, thường có vòng đời từ 3 đến 5 năm nhưng ở Việt Nam vòng đời dài hơn, có thể là 5 đến 7 năm, thường thì chi phí biến đổi có tính đến yếu tố thời gian, bao gồm: Chi phí lương (CPld) Chi phí cho thông tin đầu vào (CPdv) Chi phí năng lượng sử dụng điện (CPnl) Chi phí bảo trì sửa chữa (CPbtsc) Chi phí biến đổi được xác định bởi công tghức tính cơ bản sau: CPBD = CPld + CPdv + CPnl + CPbtsc Tổng chi phí cho HTTTQL được tính bằng công thức: i n n i i n r CPBD - = + + + = ồ ) 1 .( ) 1 r .(1 CPCD phí chi Tổng Chú thích: n: là vòng đời của hệ thống(thường tính bằng năm) r: là lãi suất hàng năm. 2. Phân tích -thiết kế -cài đặt HTTTQL 2.1. Phương pháp phát triển một HTTTQL 2.1.1. Lý do để phân tích một HTTTQL HTTT có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đòi hỏi phải có những thay đổi lớn, yêu cầu thiết kế mới HTTT. HTTTQL cần những yêu cầu mới trong nhiều lĩnh vực cần thiết phải thiết kế mới hệ thống. HTTTQL có những thay đổi về khoa học công nghệ nên cần thiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn. Các nhà quản lý của HTTTQL có những chính sách đưa ra nhằm thiết kế hệ thống mới có chất lượng. 2.1.2. Phương pháp phân tích một HTTTQL Với những lý do thiết kế mới HTTTQL, các nhà quản lý và thiết kế HTTTQL đưa ra dự toán những tiến trình và lựa chọn những phương án tối ưu nhất cho mỗi tiến trình đó để thiết lập một HTTTQL mới ưu việt. Các công đoạn phân tích thiết kế để đưa đến một HTTTQL tương lai hiệu quả có những đặc thù: 2.1.2.1. Đánh giá yêu cầu về HTTT mới Nhằm mục đích cung cấp cho các nhà quản lý- lãnh đạo của cơ quan những thông tin để cho họ ra quyết định phát triển HTTT mới. Công đoạn này thể hiện được tính khả thi, hiệu quả sơ bộ của HTTT sắp được thiết kế. Các nhiệm vụ của giai đoạn: Lập kế hoạch đối với việc đánh giá yêu cầu. Trình bày làm sáng tỏ những yêu cầu của HTTT mới. Đánh giá tính khả thi của HTTT về tài chính, kỹ thuật, hiệu quả. Giai đoạn này chỉ nên xem xét trong hai tuần. 2.1.2.2. Phân tích chi tiết HTTT mới Mục đích chính của công đoạn là phải hiểu cho rõ HTTT hiện có, tìm ra những nguyên nhân thực sự về những yếu kém của HTTT hiện có để xác định rõ các ràng buộc đối với HTTT mới trong mối quan hệ với HTTT cũ. Các nhiệm vụ của giai đoạn: Nghiên cứu môi trường của HTTT đang xem xét. Nghiên cứu về HTTT hiện có mà cần có thay đổi thiết kế mới. Chẩn đoán và đề xuất các yếu tố của giải pháp thiết kế mới. Thay đổi đề xuất của dự án thiết kế mới. 2.1.2.3. Thiết kế logic hệ thống mới Nhiệm vụ của công đoạn là xác định tất cả các yếu tố logic cấu thành nên HTTT mới cho phép giải quyết những vấn đề mà HTTT mới đặt ra. Các nhiệm vụ của giai đoạn: Phải thiết kế cơ sở dữ liệu. Thiết kế xử lý cơ sở dữ liệu. Thiết kế các dòng thông tin vào. Hoàn thiện các tài liệu về HTTT mới. 2.1.2.4. Đề xuất các phương án giải pháp Mục tiêu công đoạn là trình bày một số phương án với những góc độ khác nhau, với những quan niệm khác nhau để tìm phương án tối ưu về HTTT mới Các nhiệm vụ của giai đoạn: Xác định các ràng buộc về mặt tổ chức và mặt công nghệ thông tin đối với HTTT. Xây dựng các phương án giải pháp ( thiên về tối ưu tài chính – kỹ thuật). Đánh giá các phương án ( về hiệu quả, thời gian, tài chính,...). 2.1.2.5. Thiết kế vật lý Các nhiệm vụ của giai đoạn: Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra. Thiết kế các phương thức tương tác với các phần tin học hoá của HTTT. Thiết kế các thủ tục xử lý thủ công. 2.1.2.6. Thực hiện kỹ thuật Các nhiệm vụ của giai đoạn: Thiết kế logic, thiết kế vật lý trong. Lập trình. Kiểm tra toàn bộ hệ thống sau khi thực hiện kỹ thuật hoàn thành. Hoàn thiện các tài liệu, hồ sơ về HTTT mới. 2.1.2.7. Cài đặt và khai thác Các nhiệm vụ của giai đoạn: Chuyển đổi một số lĩnh vực, một số tình trạng của hệ thống mới. Đánh giá hoạt động của HTTT. Trong quá trình phân tích thì có thể phải quay về công đoạn trước đó để xem xét, kiểm tra sự thực hiện công đoạn hiện thời nếu cần thiết. 2.2. Nguyên tắc cơ bản trong thiết kế HTTT. Sử dụng các mô hình, trừu tượng hoá HTTT qua các mô hình vì HTTT rất phức tạp. Phân tích từ vấn đề chung đến vấn đề cụ thể. Đi từ quá trình phân tích vật lý đến quá ._.trình phân tích logic trong phân tích. Đi từ quá trình phân tích logic đến quá trình phân tích vật lý trong thiết kế.  Quá trình thiết kế và phân tích sơ bộ HTTT mới thể hiện trong sơ đồ sau: Quá trình phân tích logic Quá trình phân tích vật lý HTTT mới như thế nào ? Những yêu cầu mới của thông tin HTTT hiện có sẽ làm gì? HTTT mới sẽ làm gì ? HTTT hiện có như thế nào? Quá trình phân tích Quá trình thiết kế H.5 - Quá trình phân tích và thiết kế HTTT mới 2.3. Phân tích chi tiết HTTT 2.3.1. Xác định các công cụ thu thập thông tin *Phỏng vấn: + Chuẩn bị phỏng vấn: Người phỏng vấn phải lập danh sách những người được phỏng vấn và trật tự phỏng vấn. Nhóm phỏng vấn thường gồm hai người: người trực tiếp phỏng vấn và người trợ lý , công cụ phỏng vấn chủ yếu là các bảng câu hỏi. + Tiến hành phỏng vấn: tại vị trí làm việc của người được phỏng vấn, thời điểm nên sau 30 phút bắt đầu làm việc của họ, thời gian phỏng vấn khoảng 1 giờ đến 1,5 giờ, thái độ phỏng vấn khiêm tốn. + Tổng hợp kết quả phỏng vấn: Bảng kết quả phỏng vấn gồm các phích dữ liệu, phích xử lý, bảng kê dữ liệu, bảng nhiệm vụ. Chẳng hạn: Bảng kê nhiệm vụ Mã hiệu xử lý Mô tả nhiệm vụ Vị trí công tác Tần số Tài liệu vào Tài liệu ra T1 .... ....... ...... ...... D5, D3 ....... D6, D7 .......... *Tra cứu tài liệu. *Phiếu hỏi *Quan sát 2.3.2. Các phương pháp phân tích thông tin. **Sơ đồ luồng thông tin ( ICD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các dòng thông tin, các kho dữ liệu, thời điểm phát sinh các dữ liệu. **Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các kho dữ liệu các luồng thông tin, các xử lý nhưng ở mức logic ( khác với sơ đồ ICD là không có trong sơ đồ mục thời gian, không gian, nơi làm việc, người thực hiện). Sơ đồ luồng dữ liệu gồm có các mức: Sơ đồ khung cảnh: không cần kho dữ liệu, không cần cập nhật dữ liệu. Sơ đồ mức cao: bắt đầu phân rã các xử lý. Các mối quan hệ trong DFD: Luồng thông tin DFD Kho dữ liệu Xử lý Thông tin cơ sở Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (nếu có nhiều tệp) Các phích từ điển hệ thống Phích từ điển hệ thống Các xử lý cấp cao hơn H.6 - Quan hệ của DFD với các bộ phận bên trong Ví dụ về Phích từ điển hệ thống ( Phích kho dữ liệu ) Tên kho dữ liệu Mô tả DFD có liên quan Các xử lý có liên quan Sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan ( D SD ) *Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD ) Tên tệp 1 Thuộc tính định danh 1 Thuộc tính 1.1 ...... Quan hệ một – nhiều Tên tệp 2 Thuộc tính định danh 2 Thuộc tính 2.1 ......... 2.3.3. Phương pháp phân tích nguyên nhân để chẩn đoán giải pháp. Khi xác định được yếu tố liên quan đến vấn đề của hệ thống thì phải xét xem yếu tố đó tác động đến vấn đề khác như thế nào, nó có là nguyên nhân sát thực của vấn đề không, hay là hậu quả của vấn đề. A B C D Nguyên nhân Hậu quả Nguyên nhân Hậu quả H.7 - Mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả Sau khi chẩn đoán được nguyên nhân cần đưa ra mục tiêu có tính chất phải đo được và lượng hoá mục tiêu đó bằng các chỉ tiêu cụ thể, sau đó đề xuất giải pháp, sơ đồ sau thể hiện quá trình đó: Vấn đề Nguyên nhân Mục tiêu Giải pháp ....... ......... ......... .......... 3. Thiết kế vật lý. 3.1. Một số khái niệm. Xử lý: là sự biến đổi dữ liệu như vậy, sẽ có dữ liệu vào và thông tin ra, thể hiện trong sơ đồ sau: Xử lý Thông tin ra Dữ liệu vào Nhiệm vụ coi là một xử lý nhưng đặt trong văn cảnh người xử lý, nơi xử lý, thời điểm xử lý. Sự kiện: là một việc thực xảy ra dẫn đến việc khởi sinh thực hiện một xử lý nào đó Các loại sự kiện: + Sự kiện bên trong hệ thống. + Sự kiện bên ngoài hệ thống. Đồng bộ : là một điều kiện logic thể hiện nguyên tắc của tổ chức để kết hợp các sự kiện làm nảy sinh xử lý nào đó. Công việc xử lý: Là tập hợp tất cả những xử lý mà phụ thuộc và cùng một sự kiện nảy sinh ban đầu. Quá trình xử lý: là cách chia công việc xử lý theo những lĩnh vực nghiệp vụ. Kết quả xử lý: là thông tin đầu ra của xử lý. Pha xử lý: là những phần được tách ra theo tiêu chuẩn của tổ chức từ một quá trình xử lý, phần này do ai, ở đâu, bản chất xử lý. 3.2. Phân tích tra cứu *Mục đích công đoạn là tìm xem bằng cách nào để có được những thông tin cho việc tạo các đầu ra từ các tệp cơ sở dữ liệu đã được xác định trong giai đoạn thiết kế cơ sở dữ liệu. *ý nghĩa công đoạn là xem các tệp trong cơ sở dữ liệu có đủ thông tin cơ sở để tạo ra đầu ra hay không ?. *Nội dung công đoạn là quá trình xác định các tệp cần thiết cho mỗi đầu ra và thứ tự các tệp đó được truy cập, các xử lý tính toán được thực hiện trên các dữ liệu lấy ra và tính toán khối lượng xử lý để tạo các đầu ra đó. 3.3. Phân tích cập nhật Các thao tác cơ sở của xử lý cập nhật là: Thêm một bản ghi vào tệp. Bớt một bản ghi trong tệp. Sửa nội dung một bản ghi. 4. Một số phương pháp phân tích hiệu quả kinh tế của một HTTTQL. 4.1. Đánh giá đa tiêu thức. Việc đánh giá có quy trình như sau: Xác định tất cả các tiêu thức cần đánh giá ( chung cho các phương án ), tuy nhiên sẽ có tiêu thức được ưu tiên. Xác định trọng số cho từng tiêu thức ( chung cho các phương án ), coi tất cả các tiêu thức có trọng số là 100% thì mỗi tiêu thức có trọng số bao nhiêu tuỳ theo tầm quan trọng. Xác định mức điểm cho mỗi tiêu thức ( cho từng phương án cụ thể ), mức điểm cho một tiêu thức nên giao động từ [-n, +n] nào đó, tiêu thức ưu tiên hơn thì điểm (+) cao hơn và ngược lại đến điểm (-n). Nhân mức điểm của tiêu thức với trọng số thì được tổng điểm của tiêu thức đó. Sau đó cộng lại thành tổng số điểm cho phương án đó, có bao nhiêu phương án thì có nhiêu tổng số điểm, từ cơ sở này người thiết kế đánh giá và lựa chọn phương án hiệu quả nhất. Kết quả tính toán trên bảng: Tiêu thức Tên tiêu thức Phương án 2 Trọng số Mức điểm Điểm đánh gía Mức điểm Điểm đánh giá Phương án .......... .......... .... ..... ...... ..... ...... ....... ...... ồ ồ 4.2. Phân tích chi phí- lợi ích Xác định các khoản mục chi phí + Chi phí về nhân lực. + Chi phí về phần cứng, phần mềm. + Chi phí về văn phòng phẩm và thông tin đầu vào. + Chi phí cho chuẩn bị mạng. + Chi phí chung. + Chi phí khác. Xác định tổng chi phí cho dự án ( gồm chi phí cố định khoảng 20% và tổng chi phí biến động khoảng 80% tổng chi cho dự án ). Xác định các khoản mục lợi ích: Phải lượng hoá lợi ích về một đơn vị đo ( giá trị ) sao cho lợi ích bù đắp được chi phí và có hiệu quả. + Khoản tăng thu nhập. + Khoản tránh được các thất thoát. + Khoản giảm các chi phí. So sánh chi phí – lợi ích để xác định HTTT có hiệu quả hay không, thể hiện qua bảng: Chỉ tiêu Phương án 1 Phương án 2 ......... Tổng chi phí Lợi ích Năm 1 Năm 2 ..... xxxx xxxx xxxx ..... xxxx xxxx xxxx ..... Chênh lệch mỗi phương án = Tổng lợi ích – Tổng chi phí trong n năm trong n năm Nếu chênh lệch càng lớn thì HTTT hoạt động ngày một hiệu quả. Chương I trình bày một số lý luận chung về HTTT phục vụ quản lý, các bước phân tích, thiết kế, thiết lập HTTTQL.Phương pháp phân tích hệ thống quản lý thu NSNN được trình bày ở Chương II. Chương II Phân tích hệ thống quản lý thu ngân sách nhà nước I. CÔNG TáC Thu ngân sách nhà nước 1. phát triển ứng dụng tin học trong quản lý nsnn Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng thống nhất quản lý Nhà nước về lĩnh vực tài chính, kế toán, Ngân sách Nhà nước trong phạm vi cả nước. Bộ Tài chính có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về quản lý Nhà nước thuộc chức năng. Ban Quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy quản lý Nhà nước của Bộ Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý tài chính Nhà nước, tổ chức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính và điều hành Ngân sách Nhà nước của Bộ. Chức năng ứng dụng tin học của Ban: - Xây dựng chương trình kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt động quản lý tài chính Nhà nước. - Nghiên cứu xây dựng chiến lược phát triển hệ thống tin học ngành Tài chính để Bộ trình Chính phủ phê duyệt. - Xây dựng kế hoạch ứng dụng tin học của cơ quan Bộ Tài chính, thẩm định kế hoạch phát triển ứng dụng tin học của các đơn vị thuộc Bộ. - Hướng dẫn các đơn vị và tổ chức trực thuộc xây dựng kế hoạch chi tiết về ứng dụng tin học phù hợp với kế hoạch được Bộ phê duyệt. - Phân tích dự báo các nội dung có liên quan đến lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học. Cùng với nhiệm vụ chung như trên trong Ban, Phòng phát triển ứng dụng tin học còn phải đặc trách một số chức năng riêng mà việc tin học hoá quản lý thu Ngân sách Nhà nước đang là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng trong giai đoạn hiện nay nằm trong đó: Chủ trì phát triển và hợp tác phát triển các ứng dụng tin học phục vụ các đơn vị trong khu vực Bộ, Sở Tài chính, chủ trì việc cập nhật nâng cấp các ứng dụng trên; chủ trì việc tích hợp, chuyển đổi toàn bộ các ứng dụng tin học liên quan đến nhiều hệ thống và phục vụ công tác nội bộ. Phối hợp với các phòng trong Ban nghiên cứu xu hướng mới trong công nghệ phần mềm để áp dụng vào việc phát triển phần mềm của ngành Tài chính . Hiện nay Bộ Tài chính đang trong những bước đầu thực hiện đề án xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia Tài chính Ngân sách, đặc biệt việc xây dựng cơ sở dữ liệu thu chi Ngân sách Nhà nước được coi là nhiệm vụ trọng tâm trong giai đoạn thứ nhất của đề án này. Hệ thống quản lý Ngân sách Nhà nước tại địa phương sẽ là một hệ thống tác nghiệp quan trọng cho việc thu thập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu trên. Việc quản lý thống nhất hệ thống thông tin Ngân sách Nhà nước từ trung ương đến địa phương sẽ tạo điều kiện tập trung cơ sở dữ liệu thu chi Ngân sách và cũng là một trong những nhiệm vụ mà Ban Quản lý ứng dụng tin học đang cố gắng thực hiện trong những năm qua. Hệ thống thông tin này sẽ phải triển khai ở cấp xã (phường), quận (huyện) và tỉnh (thành phố) trong toàn quốc. Với số lượng các điểm triển khai rất lớn nên hệ thống phải có tính mở cao để đáp ứng được tất cả các đặc thù nghiệp vụ phát sinh của từng điểm. Quản lý NSNN liên quan đến các khoản thu Ngân sách đối với nhiều đối tượng cuả Ngân sách Nhà nước và liên quan đến các cơ quan khác nhau: Vụ quản lý Ngân sách, Ban Quản lý ứng dụng tin học, Sở Tài chính, Phòng tài chính, Kho bạc Nhà nước, Tổng Cục thuế, UBND các cấp, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các đơn vị thụ hưởng Ngân sách, các đối tượng nộp thuế. Trong thời gian thực tập có hạn, em nghiên cứu sâu hơn về công tác quản lý thu và tổng quyết toán thu Ngân sách Nhà nước. 2. Ngân sách là gì ? Từ điển kinh doanh nước Anh, do J.H. Ađam biên tập, giải thích thuật ngữ “Ngân sách” như sau: "Ngân sách: 1. Bảng kế toán về khả năng thu thập (tiền thu vào) và chi tiêu (tiền xuất ra) trong một giai đoạn nhất định của tương lai, thường là một năm; 2. Ngân sách Nhà nước là bảng kế hoạch về thu nhập và chi tiêu quốc gia trong tương lai, được Nghị viện xem xét và có những đề xuất thay đổi thuế khoá, những đề xuất đó sau này trở thành luật trong năm tài chính; 3. Bảng tính toán về khả năng chi phí để thực hiện một kế hoạch hoặc một chương trình vì một mục đích nhất định nào đó (nghiên cứu Ngân sách, nghiên cứu đầu tư). Từ tài liệu vừa nêu cùng với quy định của Bộ Tài chính, có thể rút ra một số đặc điểm đặc trưng của Ngân sách như sau: Thứ nhất, Ngân sách là một bảng liệt kê, trong đó dự kiến và cho phép thực hiện các khoản thu chi bằng tiền của một chủ thể nào đó (Nhà nước, Bộ, xí nghiệp, gia đình, cá nhân). Thứ hai, ngân sách tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm. Hai đặc trưng trên đây là cơ sở để xác định khái niệm về Ngân sách Nhà nước. Nói cách khác, về mặt khái niệm, có thể hiểu Ngân sách Nhà nước là dự toán thu chi bằng tiền của Nhà nước trong một khoảng thời gian nhất định (phổ biến là một năm). Ngân sách Nhà nước là một công cụ quan trọng của chính sách kinh tế nhằm đạt được những mục tiêu tăng trưởng và ổn định. Có một số mục tiêu đặt ra trước Chính phủ, ví dụ như tăng trưởng, ổn định, phân phối thu nhập và của cải, tạo công ăn việc làm, kiểm soát lạm phát. Một Ngân sách Nhà nước cụ thể là kết quả của những quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng về thứ tự ưu tiên các mục tiêu Chính phủ đưa ra. Xác định Ngân sách Nhà nước là một khoa học về sự lựa chọn, về việc phân bổ những nguồn lực có giới hạn cho những nhu cầu khác nhau (nhìn chung nhu cầu là vô hạn). Những quyết định lớn của Chính phủ trên lĩnh vực tài chính cũng tác động trong một chừng mực nào đó đến cơ cấu kinh tế -xã hội của đất nước. Trong nền kinh tế thị trường, nền kinh tế thường phải đối phó với nhiều loại rủi ro, việc hoạch định và thực hiện Ngân sách Nhà nước trong loại môi trường như vậy đòi hỏi sự kết hợp đồng bộ các đổi mới về chính sách và thể chế. Trong nền kinh tế theo hướng thị trường, ngành Tài chính nếu được tổ chức quản lý tốt, sẽ có vai trò rất hữu ích trong việc huy động tiền tiết kiệm, phát triển một thị trường vốn lành mạnh và chuyển nguồn vốn sang các ngành có nhu cầu - cả Chính phủ và tư nhân. Việt Nam đang ở trong quá trình có sự thay đổi lớn lao. Việt Nam đã khởi xướng một loạt những thay đổi về chính sách để chuyển nền kinh tế từ một hệ thống kế hoạch hoá tập trung sang một nền kinh tế theo hướng thị trường, trong đó Ngân sách Nhà nước được hoạch định và thực hiện một cách linh hoạt sau khi đã tính đến tác động của Ngân sách Nhà nước đối với nền kinh tế, do đó Ngân sách Nhà nước đóng vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế thị trường. Mọi hoạt động của Ngân sách Nhà nước đều là hoạt động phân phối các nguồn Tài chính, và vì vậy, nó thể hiện các mối quan hệ trong phân phối. Đó là quan hệ giữa một bên là Nhà nước với một bên là xã hội - quan hệ về lợi ích kinh tế. Vai trò lịch sử của Ngân sách Nhà nước là huy động nguồn tài chính để đảm bảo các nhu cầu chi tiêu của Nhà nước đồng thời Ngân sách Nhà nước thực hiện cân đối giữa các khoản thu và các khoản chi của Nhà nước, là công cụ điều chỉnh vĩ mô nền kinh tế xã hội của Nhà nước. Nhà nước chỉ có thể thực hiện điều chỉnh thành công khi có nguồn tài chính đảm bảo, đó là Ngân sách Nhà nước và như thế thu Ngân sách Nhà nước là một chính sách rất quan trọng và không thể không có dự toán, quyết toán có quy mô về vấn đề này. Ngân sách Nhà nước là kế hoạch tài chính cơ bản nhằm lập và dùng vốn tiền tệ tập trung của Nhà nước, là công cụ để giám đốc nền KTQD, được quản lý thống nhất theo nguyên tắc tập trung dân chủ, công khai, có phân công trách nhiệm gắn với quyền hạn phân cấp quản lý giữa các ngành, các cấp bảo đảm cân đối kinh phí của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Ngân sách Nhà nước bao gồm Ngân sách Trung ương và Ngân sách các cấp chính quyền địa phương. Năm Ngân sách: Là giai đoạn mà trong đó dự toán thu chi tài chính đã được phê chuẩn của Nhà nước, có hiệu lực thi hành, có thời hạn bằng một năm dương lịch. Chu trình Ngân sách: Là toàn bộ hoạt động của ngân sách từ khi bắt đầu hình thành cho tới khi kết thúc để chuyển sang ngân sách mới bao gồm lập ngân sách, phê chuẩn ngân sách, chấp hành ngân sách và quyết toán ngân sách, thời hạn dài hơn năm ngân sách. 3. Thu và chính sách thu Ngân sách Nhà nước Thu Ngân sách Nhà nước là số tiền Nhà nước huy động vào ngân sách mà không bị ràng buộc bởi trách nhiệm hoàn trả trực tiếp cho đối tượng nộp. Phần lớn các khoản thu Ngân sách đều mang tính chất cưỡng bức, phần còn lại là các nguồn thu khác của Ngân sách, như thế thu Ngân sách sẽ không bao gồm các khoản vay của Nhà nước như trước đây, phản ánh đúng số thực thu của Nhà nước, thể hiện chính xác số bội chi và tỷ lệ bội chi, tránh sự nhầm lẫn giữa thực tế thu của Nhà nước và số tiền Nhà nước phải đi vay để chi. Khi đề cập tới mối quan hệ giữa thu Ngân sách với phát triển kinh tế và hiệu quả kinh tế, người ta không thể bỏ qua vai trò quan trọng của Nhà nước là điều chỉnh bằng định hướng. Bằng các công cụ tài chính, đặc biệt là công cụ thuế Nhà nước can thiệp để đảm bảo quá trình phân phối hợp lý kết quả tài chính giữa các ngành các vùng, các lĩnh vực. Trong cơ chế mới, nội dung thu và việc phân loại thu nội dung này cũng thay đổi khá phù hợp. Về mặt nội dung, nhiều khoản thu trước đây bị bãi bỏ, một số khoản thu mới hình thành, nội dung kinh tế trở nên quan trọng và là căn cứ để phân loại nguồn thu Ngân sách Nhà nước, chính sách thu phải đề cập tới mối quan hệ giữa thu nhập và tiêu dùng trong dân cư. Cơ quan thu (cơ quan thuế Nhà nước, cơ quan hải quan, cơ quan Tài chính và các cơ quan khác được Chính phủ cho phép hoặc được Bộ Tài chính uỷ quyền) phối hợp với Kho bạc Nhà nước tổ chức quản lý, tập trung nguồn thu Ngân sách Nhà nước, thường xuyên kiểm tra đối chiếu đảm bảo mọi nguồn thu Ngân sách được tập trung đầy đủ, kịp thời vào quỹ Ngân sách Nhà nước. Trên cơ sở nhiệm vụ thu cả năm được giao và nguồn thu dự kiến phát sinh trong năm (quý), cơ quan thu lập dự toán thu Ngân sách năm (quý) có chia ra khu vực kinh tế, địa bàn và đối tượng thu chủ yếu và hình thức thu gửi cơ quan Tài chính cùng cấp. Cơ quan Tài chính căn cứ vào nguồn thu và nhiệm vụ chi trong năm (quý) lập dự toán điều hành Ngân sách năm (quý), báo cáo Chính phủ hoặc UBND cùng cấp. Các tổ chức, cá nhân có nghiã vụ nộp Ngân sách được thông báo thu Ngân sách Nhà nước các khoản: 1.Thuế, phí, lệ phí do các tổ chức và cá nhân nộp theo quy định của pháp luật. 2. Các khoản thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nước: - Lợi tức từ vốn góp của Nhà nước vào các cơ sở kinh tế. - Tiền thu hồi vốn của Nhà nước tại các cơ sở kinh tế. - Thu hồi tiền cho vay của Nhà nước (cả gốc và lãi). 3. Thu hồi từ hoạt động sự nghiệp. 4. Thu hồi quỹ dự trữ Nhà nước. 5. Tiền sử dụng đất, thu từ hoa lợi công sản và đất công ích. 6. Các khoản huy động đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng cơ sở. 7. Các khoản đóng góp tự nguyện của các tổ chức, cá nhân ở trong nước và ngoài nước. 8. Các khoản di sản Nhà nước được hưởng. 9. Thu kết dư ngân sách năm trước. 10. Tiền bán hoặc cho thuê tài sản sở hữu Nhà nước tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. 11. Các khoản tiền phạt, tịch thu. 12. Các khoản thu khác theo quy định của pháp luật. 13. Các khoản viện trợ không hoàn lại bằng tiền, bằng hiện vật của Chính phủ các nước, các tổ chức cá nhân ở nước ngoài. 14. Các khoản huy động vốn đầu tư trong nước của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được trả vào cân đối ngân sách. Các khoản thu Ngân sách Nhà nước bằng ngoại tệ được đưa vào quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước và hạch toán vào Ngân sách Nhà nước bằng đồng Việt Nam theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Đối với các khoản thu của Ngân sách Nhà nước tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải nộp vào quỹ Ngân sách do Bộ Tài chính uỷ quyền cho đơn vị quản lý và định kỳ phải hạch toán vào Ngân sách Nhà nước. Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm mua số ngoại tệ của Ngân sách khi Bộ Tài chính có nhu cầu bán ngoại tệ, thu Ngân sách Nhà nước bằng hiện vật thì quy đổi thành tiền theo mức giá thị trường tại địa phương để phản ánh vào Ngân sách Nhà nước. Các khoản thu không đúng quy định của pháp luật phải được hoàn trả tổ chức, cá nhân đã nộp; những khoản phải thu nhưng chưa thu phải truy thu đầy đủ cho Ngân sách Nhà nước. Các khoản thu thuộc Ngân sách Nhà nước năm trước nộp trong năm sau thì ghi vào Ngân sách năm sau. Các khoản tạm thu, tạm giữ phải được xem xét cụ thể: hoàn trả cho các đối tượng bị tạm thu, tạm giữ hoặc tạm nộp vào Ngân sách Nhà nước tuỳ từng trường hợp cụ thể theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Các khoản tạm thu, tạm giữ chờ xử lý thì được chuyển vào tài khoản tạm giữ theo hướng dẫn của các cấp có thẩm quyền. Toàn bộ các khoản thu của Ngân sách Nhà nước phải nộp trực tiếp vào Kho bạc Nhà nước . Đối với một số khoản thu phí, lệ phí, thu thuế hộ kinh doanh không cố định, thu Ngân sách ở địa bàn xã... do lý do khách quan mà việc nộp trực tiếp vào Kho bạc Nhà nước có khó khăn, thì cơ quan thu có thể thu trực tiếp song phải nộp vào kho bạc Nhà nước theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các khoản thu Ngân sách Nhà nước phải được hạch toán đầy đủ vào Ngân sách Nhà nước. Các đơn vị sử dụng kinh phí Ngân sách Nhà nước phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước, chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính và Kho bạc Nhà nước trong quá trình cấp phát, thanh toán, sử dụng kinh phí. Kho bạc Nhà nước là cơ quan quản lý quỹ Ngân sách Nhà nước (Quỹ Ngân sách Nhà nước là toàn bộ các khoản tiền của Nhà nước kể cả tiền vay có trên tài khoản của Ngân sách Nhà nước các cấp), thống nhất quản lý, tổ chức thanh toán, điều hoà vốn và tiền mặt thuộc quỹ Ngân sách Nhà nước nhằm tập trung nhanh, đầy đủ các khoản thu, đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán, chi trả của Ngân sách Nhà nước. Kho bạc Nhà nước mở tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước và các ngân hàng thương mại quốc doanh theo quy định để tập trung các khoản thu, cấp phát, thanh toán các khoản chi của Ngân sách Nhà nước. Ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nước mở tài khoản có trách nhiệm bảo đảm thanh toán, điều hoà tiền mặt, ngoại tệ cho Kho bạc Nhà nước và ngân hàng được hưởng lãi suất như các đơn vị, tổ chức kinh tế. Các khoản thanh toán của Kho bạc Nhà nước qua ngân hàng phải trả phí thanh toán. Sau khi tìm hiểu một số khái niệm và quy định của Luật Ngân sách, em thấy rằng thu Ngân sách Nhà nước là cả một vấn đề lớn, kết quả tốt đẹp phụ thuộc vào sự thực hiện các chính sách của bộ máy các cơ quan liên quan trực tiếp cũng như gián tiếp và phụ thuộc vào các luồng thông tin cấu thành nên. Đó chính là hệ thống quản lý Ngân sách Nhà nước mà cơ quan nghiệp vụ đã được đề cập ở trên.  II. Hệ thống quản lý Ngân sách Nhà nước 1. Những luồng thông tin chính trong hệ thống Chính phủ Vụ NSNN Bộ Tài chính Sở Tài chính Vật giá Phòng Tài chính huyện Ban Tài chính Xã Tổng cục thuế Kho bạc Nhà nước Trung ương Kho bạc Nhà nước tỉnh UBND tỉnh UBND huyện Kho bạc Nhà nước huyện Dự toán, BC thu chi, Tổng quyết toán Dự toán được duyệt HMKP, LC, uỷ nhiệm chi Dự toán được duyệt, HMKP, LC, uỷ nhiệm chi Dự toán, BC thu chi, Tổng quyết toán Dự toán, BC thu chi Tổng quyết toán Dự toán được duyệt, HMKP,LC Chứng từ thu GRHM Điện báonhanh Chứng từ thu GRHM Dự toán, Quyết định Báo cáo nhanh Dự toán, Quyết định Dự toán, chứng từ cấp phát Chứng từ thu - chi Chứng từ cấp phát H.1 - Sơ đồ trao đổi thông tin giữa các cấp Ngân sách Chú thích: HMKP: Hạn mức kinh phí. LC: Lệnh chi. TBHMKP: Thông báo hạn mức kinh phí. GRHM: Giấy rút hạn mức. Sơ đồ cho thấy khối lượng dữ liệu xử lý lớn, triển khai trên địa bàn rộng do tập hợp thông tin từ các cấp ngân sách. Vậy các luồng thông tin trong một cấp ngân sách thể hiện quá trình thu chi và quyết toán thu chi được tiến hành như thế nào được thể hiện trong sơ đồ H.2 Uỷ ban nhân dân Cơ quan tài chính Kho bạc cùng cấp Cơ quan thuế Đối tượng nộp Dự toán, BC nhanh Quyết định, Dự toán được duyệt GRHM Giấy nộp tiền Báo cáo thu chi Dự toán, TBHMKP, LC Dự toán được duyệt, Quyết toán quý, năm PPHMKP, LC Mã Đ V nộp, Giấy nộp tiền, Báo cáo thu Giấy nộp tiền Mã đối tượng nộp thuế Thông báo thu Giấy nộp tiền Mã ĐV nộp, dự toán Dự toán GRHM Dự toán Đơn vị dự toán cấp trên Đơn vị dự toán cấp dưới Phân phối HMKP Dự toán, Quyết toán quý,năm Các đơn vị thụ hưởng NS Báo cáo thu H.2 - Sơ đồ trao đổi thông tin trong một cấp Ngân sách * Luồng thông tin giữa CQTC và các đơn vị thụ hưởng Ngân sách : - Các đơn vị thụ hưởng Ngân sách phải thực hiện việc lập dự toán theo đúng quy định của Nhà nước và gửi sang cơ quan Tài chính. - Căn cứ vào dự toán điều hành Ngân sách năm (quý), cơ quan Tài chính trực tiếp cấp phát cho các đơn vị dự toán thụ hưởng Ngân sách bằng các hình thức lệnh chi, TBHMKP. - Trường hợp cơ quan Tài chính chưa thực hiện được việc thông báo hạn mức chi trực tiếp tới đơn vị sử dụng Ngân sách, các cơ quan Tài chính có thể thông báo cho các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc sử dụng Ngân sách (bằng TBHMKP). - Các đơn vị dự toán thụ hưởng Ngân sách có trách nhiệm làm quyết toán chi hàng năm (quý) cho việc chi tiêu Ngân sách Nhà nước tại đơn vị mình và gửi sang cơ quan Tài chính. * Luồng thông tin từ cơ quan Tài chính cấp dưới gửi cơ quan Tài chính cấp trên gồm: - Dự toán thu, chi Ngân sách năm (quý). - Báo cáo thu, chi Ngân sách Nhà nước hàng tháng. - Tổng quyết toán thu chi cả năm (quý). * Luồng thông tin từ cơ quan Tài chính cấp trên tới cơ quan Tài chính cấp dưới gồm: - Dự toán thu chi đã được phê duyệt. - Thông báo HMKP. - Uỷ nhiệm chi, lệnh chi tiền. * Luồng thông tin từ Kho bạc sang cơ quan Tài chính cùng cấp: - Chứng từ GRHMKP (Là số thực rút của các đơn vị căn cứ vào TBHMKP cấp cho các đơn vị). - Chứng từ thu ( Giấy nộp tiền phát sinh khi các đơn vị nộp tiền vào quỹ Ngân sách theo các chế độ). - Báo cáo thu, chi Ngân sách hàng tháng. - Quyết toán năm (quý) (Mục đích là đối chiếu số liệu với cơ quan Tài chính). * Luồng thông tin từ cơ quan Tài chính sang Kho bạc Nhà nước cùng cấp: - Dự toán thu chi đã được phê duyệt. - TBHMKP, uỷ nhiệm chi, lệnh chi tiền. - Báo cáo thu, chi Ngân sách hàng tháng. - Quyết toán năm (quý) (Mục đích là đối chiếu với số liệu Kho bạc cùng cấp). Trong quản lý Ngân sách Nhà nước, luồng thông tin trao đổi giữa các cơ quan Tài chính (không có sự trao đổi thông tin trong cùng một cấp Ngân sách) là luồng thông tin quan trọng và được thể hiện trong sơ đồ phân cấp quản lý ngân sách: Vụ NSNN Bộ Tài chính Sở TC1 Sở TC n Phòng TC1 Phòng TCn Ban TC xã 1 Ban TC xã n H.3 - Sơ đồ các cấp cơ quan tài chính quản lý ngân sách Các cấp CQTC quản lý ngân sách được thể hiện trong sơ đồ sau: Bộ Tài chính KBNNTW Tổng cụcthuế Vụ NSNN Chính phủ Trung ương Tỉnh Huyện Xã Cục thuế KBNN tỉnh Sở TCVG Ban TC xã Chi cục thuế KBNN huyện Phòng TC huyện UBND tỉnh UBND huyện UBND xã H.4 - Sơ đồ các cấp cơ quan tài chính quản lý Ngân sách Chú thích: Đường : Mối quan hệ giữa các cấp quản lý : Mối quan hệ cùng cấp quản lý 2. Mô hình chức năng của chương trình quản lý ngân sách HTTT phục vụ quản lý HT đăng ký mã hiệu tiêu biểu Lập dự toán Ngân sách Quản lý hạn mức kinh phí Quản lý thu chi Ngân sách Kế toán Ngân sách Tổng quyết toán Các chức năng tiện ích Quản lý người sử dụng Cơ sở dữ liệu Ngân sách trên địa bàn Trao đổi dữ liệu Hệ thống báo cáo Với các cơ quan liên quan H.5 – Sơ đồ chức năng của chương trình quản lý ngân sách Sơ đồ cho thấy chức năng quản lý thu chi ngân sách và tổng quyết toán là những phân hệ quan trọng của chương trình quản lý ngân sách mà quản lý thu và quyết toán thu ngân sách là những nội dung em nghiên cứu sâu hơn cả. II. Cấu trúc dữ liệu về thu Nsnn 1. Phân tích hệ thống thu Ngân sách Nhà nước Bộ Tài chính đang trong những bước đầu thực hiện đề án xây dựng cơ sở dữ liệu Quốc gia Tài chính Ngân sách nên việc xây dựng cơ sở dữ liệu thu ngân sách được coi là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong giai đoạn đầu này, đây cũng là lý do để em nghiên cứu đề tài "ứng dụng tin học vào quản lý thu và quyết toán thu Ngân sách Nhà nước ". Tuy nhiên, trong giai đoạn thực tập với giới hạn về thời gian và kiến thức cũng như kinh nghiệm nghiệp vụ tài chính ngân sách nên báo cáo thực tập không tránh khỏi những hạn chế. So sánh với tin học hoá thì khi đề tài chưa ứng dụng tin học vào xây dựng cơ sở dữ liệu thu ngân sách trên máy tính có nhiều khó khăn: - Không có các tệp CSDL về chứng từ thu và các đầu vào khác thì các cơ quan có liên quan đến ngân sách như Kho bạc Nhà nước, cơ quan tài chính phải nhập thủ công vào Kho dữ liệu tài chính Ngân sách, như vậy công việc phức tạp mà lại dễ bị thất lạc chứng từ cũng như không dễ dàng phân tách được từng loại theo danh mục thống nhất. - Công việc xử lý lại càng khó khăn bởi vì khối lượng chứng từ thu lớn, lại nhiều loại do càng nhiều nghiệp vụ phát sinh. - Khó khăn cho bảo lưu đầu ra cũng như đầu vào nếu không có máy tính cất trữ những kết quả đã xử lý. Cũng vì những khó khăn đối với bài toán nên mục đích cơ bản của đề tài là góp phần làm cho việc quản lý thu Ngân sách Nhà nước một cách tiện lợi, dễ dàng, dễ sửa đổi cập nhật dữ liệu. 1.1. Quản lý thu Ngân sách Nhà nước: Sơ đồ quản lý thu: Quản lý thu NS Chuyển chứng từ thu từ CSDL kho bạc sang Nhập/ chỉnh lý chứng từ Tra cứu chứng từ In chứng từ Báo cáo thu Nhập BC thu từ cơ quan tài chính cấp dưới Lập báo cáo thu trên địa bàn địa bàn theo chỉ tiêu Lập báo cáo chi tiết số thu trên địa bàn Chứng từ thu Tạm thu Thu vay CC - LK - DV - M - TM CC - DV - LK - M - TM CC - LK - M - TM CC - DV - M - TM LK - DV - M - TM Cấp - L - DV - M - TM Cấp - DV - M - TM Cấp - M - TM CHứNG Từ THU H.6 - Sơ đồ quản lý thu Chú thích: CC: Cấp chương; LK: Loại - Khoản; M - TM: Mục - tiểu mục DV: Đơn vị nộp; CQTC: Cơ quan tài chính; NSNN: Ngân sách Nhà nước. Mục lục Ngân sách để sử dụng cho công tác lập dự toán, chấp hành và báo cáo quyết toán thu chi ngân sách. Hệ thống Mục lục Ngân sách gồm: mã danh mục chương, loại khoản, mục, tiểu mục, nhóm, tiểu, nhóm, mã tỉnh, thành phố. * Chương: thể hiện tên đơn vị đứng đầu thuộc các cấp quản lý, số thu chi phát sinh của các đơn vị trực thuộc đơn vị đứng đầu trên đều được hạch toán, kế toán và quyết toán vào mã số chương của đơn vị này. Chương A: quy định để hạch toán số thu, chi Ngân sách Nhà nước của các đơn vị thuộc trung ương quản lý. Chương B: quy định để hạch toán số thu, chi Ngân sách Nhà nước của các đơn vị thuộc cấp tỉnh quản lý. Tương tự chương C do cấp huyện quản lý và chương D do cấp xã quản lý. *Loại - Khoản: là hình thức phân loại Ngân sách Nhà nước theo ngành kinh tế quốc dân. Loại quy định để hạch toán ngành KTQD theo cấp I, và khoản quy định để hạch toán ngành KTQD cấp II., cấp III, cấp IV. *Mục – Tiểu mục : Là hình thức phân loại theo nội dung kinh tế phục vụ cho công tác lập và phân bổ dự toán ngân sách. * Quy trình quản lý thu: 1. Nhập chuyển chứng từ thu từ KBNN sang CSDL Ngân sách, kiểm tra tính hợp lệ của số liệu. 2. Nhập báo cáo thu tháng từ cơ quan tài chính cấp dưới . + Báo cáo chi tiết số thu tháng. + Báo cáo số thu trong tháng._.