Ứng dụng tin học trong việc tính toán quỹ thu nhập của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Quận Hoàn Kiếm Hà Nội

n và thông tin đã ngày càng khẳng định được vai trò to lớn của nó đối với sự phát triển của nhân loại. Vì vậy, việc hợp lý hoá các công việc cần làm để đạt tới mục đích một cách tốt nhất là công việc rất quan trọng.Dựa theo các giai đoạn phân tích thiết kế và phát triển hệ thống thông tin và dựa trên tình hình thực tế của Ngân hàng, chuyên đề thực tập nhằm tin học hoá một phần hoạt động tính quỹ thu nhập, lập các bảng báo cáo như: Bảng diễn giải quỹ tiền lương, bảng tính quỹ thu nhập và bảng tính phí đơn vị nhận khoán và ngược lại... Trên cơ sở đó, chuyên đề thực tập tốt nghiệp có nội dung chính như sau: Chương I Những vấn đề tổng quan về đề tài nhằm giới thiệu chung về đề tài, về nơi thực tập và cơ cấu, tổ chức chức năng, nhiệm vụ và các mối quan hệ của nó. Từ đó phát hiện những phương hướng để phát triển đề tài. Chương II Phương pháp nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý trình bày phương pháp luận chung cho việc phát triển đề tài Chương III Chi tiết về quy trình phân tích hệ thống thu-chi nội bảng, ngoại bảng và tính toán quỹ thu nhập trình bày về mô hình lôgíc, mô hình IDF, mô hình DFD, quá trình chuẩn hoá, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật và thiết kế màn hình giao diện. Em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo Bùi Thế Ngũ, cùng các cô chú trong NHNO Quận Hoàn Kiếm đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Mục lục Lời nói đầu,mục lục 1 Chương I. Những vấn đề tổng quan về đề tài 6 1. Giới thiệu chung về NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm 6 1.1.Chức năng chủ yếu của NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm 6 1.2. NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm có nhiệm vụ: 7 1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm: 8 1.3.1. Phòng kinh doanh : 8 1.3.2. Phòng kế toán-Ngân quỹ. 9 1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc. 10 1.3.4. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó giám đốc chi nhánh: 10 1.3.5. Các mối quan hệ. 11 1.3.5.1. Mối quan hệ với Ngân hàng Nhà nước 11 1.3.5.2. Mối quan hệ với Ngân hàng Nông nghiệp 11 1.3.5.3. Mối quan hệ đối với khách hàng: 11 1.3.5.6. Mối quan hệ giữa các đơn vị thành viên hạch toán 12 phụ thuộc ngân Ngân hàng Nông nghiệp 2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu 12 2.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu và phương hướng 12 phát triển đề tài 2.1.1. Sự cần thiết của đề tài 12 2.1.2. Phương hướng phát triển đề tài 13 2.2. Quy trình hạch toán và lập bảng thu nhập: 13 2.2.1. Tài khoản thu nhập phản ánh các khoản 13 thu nhập của NHNo &PTNT 2.2.2. Loại tài khoản chi phí phản ánh các khoản 17 chi phí của NHNo &PTNT: 2.2.3. Các tài khoản xác định phí điều chuyển 20 vốn nội tệ thông thường 2.2.4.Quy định số 946 A về khoán tài chính trong 22 ngân hàng nông nghiệp Việt Nam. Chương I Phương pháp nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý 23 Tổ chức và thông tin trong tổ chức 23 1.1.Dữ liệu và thông tin 23 1.2.Tổ chức 24 1.2.1. Khái niệm: 24 1.2.1. Tổ chức và thông tin 24 1.3. tính chất của thông tin theo các cấp quyết định 25 2. Hệ thống thông tin 27 2.1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin 27 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 28 2.2.1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra 28 2.2.2. Phân loại theo bộ phận nghiệp vụ mà hệ thống 28 thông tin phục vụ 2.3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 29 2.4. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt 29 3. Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 30 3.1. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin 30 3.1.1. Giá trị của một thông tin quản lý 30 3.1.2.Tính giá trị của hệ thống thông tin 30 3.2. Chi phí cho hệ thống thông tin 31 3.3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 31 3.3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 31 3.3.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin 32 3.4. Các giai đoạn phát triển hệ thống 32 4. Phân tích thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin 32 4.1. Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin. 33 4.2. Phân tích chi tiết. 33 4.2.1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết. 33 4.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin. 33 4.2.3. Mã hóa dữ liệu 34 4.2.4. Công cụ mô hình hóa 35 4.2.4.1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD): 35 4.2.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 36 4.2.5. Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết 37 4.3. Thiết kế logíc. 38 4.3.1. Mục đích của giai đoạn thiết kế logíc. 38 4.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ 39 4.3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logíc đi từ các thông tin đầu ra 39 4.3.2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa 40 4.3.3. Thiết kế logíc xử lý và tính khối lượng xử lý 41 4.3.4. Tính khối lượng dữ liệu và khối lượng xử lý tra cứu cập nhật 41 4.4. Đề xuất các phương án của giải pháp. 42 4.4.1. Mục đích 42 4.4.2. Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức 42 4.4.3. Xây dựng các phương án giải pháp 43 4.4.4. Đánh giá các phương án của giải pháp 43 4.5. Thiết kế vật lý ngoài. 43 4.5.1. Lập kế hoạch giai đoạn thiết kế vật lý ngoài 43 4.5.2. Thiết kế chi tiết vào/ra 44 4.5.2.1. Thiết kế vật lý đầu ra 44 4.5.2.2. Thiết kế vào 44 4.5.3. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hóa 44 4.6. Thực hiện kỹ thuật. 45 4.6.1. Mục đích và các công đoạn 46 4.6.2. Lập kế hoạch thực hiện 47 4.6.3. Thiết kế vật lý trong 48 4.6.4. Lập các chương trình máy tính 48 4.6.5. Thử nghiệm phần mềm 49 4.6.6. Hoàn thiện tài liệu hệ thống 49 4.7. Cài đặt, bảo trì và khai thác. 49 Chương III Chi tiết về quy trình phân tích hệ thống thu-chi 51 nội bảng, ngoại bảng và tính toán quỹ thu nhập 1. Mô hình lôgíc của hệ thống 1.1. Bảng tính quỹ thu nhập 51 1.1.1. Tính tổng thu-chi trên hạch toán nội bảng 51 1.1.2. Tính vốn huy động và sử dụng trên hạch toán ngoại bảng 52 1.1.3. Các chỉ tiêu khác cần đánh giá. 52 1.1.4. Cách tính bảng diễn giải quỹ tiền lương 53 2. Mô hình IFD 55 3. Mô hình DFD 56 3.1. Sơ đồ khung cảnh ( DFD mức 0) 56 3.2. Sơ đồ phân rã (DFD mức 1) 56 4. Thiết kế dữ liệu 57 4.1. Quá trình chuẩn hóa dữ liệu 57 4.2. Thiết kế CSDL lôgíc đi từ thông tin đầu ra 57 4.2.1 Xác định đầu ra 57 4.2.2 Các tệp cần thiết 58 4.2.2.1. Thực hiện chuẩn hoá mức 1 60 4.2.2.2. Thực hiện chuẩn hoá mức 2 60 4.2.2.3. Thực hiện chuẩn hoá mức 3 61 4.2.2.4. Mô tả các tệp 61 4.3. Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu 61 4.4. Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp 62 4.5. Liên hệ logíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu 63 5. Thiết kế giải thuật 63 6. Thiết kế màn hình giao diện 66 6.1. Thiết kế màn hình 66 6.2. Một số mẫu báo cáo 67 7. Một số giao diện màn hình tiêu biểu 70 Kết luận 74 Tài liệu tham khảo 75 Phụ lục chương trình 76 Chương I Những vấn đề tổng quan về đề tài 1. Giới thiệu chung về NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm Chi nhánh ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ( Viết tắt là NHNo&PTNT )Quận Hoàn Kiếm là đơn vị thành viên hạch toán trực thuộc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam được Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam quyết định thành lập. NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm là đại diện theo ủy quyền của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Thường gọi là Ngân hàng Nông nghiệp) có quyền kinh doanh theo phân cấp của Ngân hàng Nông nghiệp, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với Ngân hàng Nông nghiệp. 1.1. Chức năng chủ yếu của NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm Trực tiếp kinh doanh trên địa bàn theo phân cấp của Ngân hàng Nông nghiệp. Tổ chức điều hành kinh doanh và kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo ủy quyền của Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp. Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao và lệnh của Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp. NHNo Quận Hoàn Kiếm là tổ chức tín dụng hoạt động kinh doanh tiền tệ, làm dịch vụ ngân hàng với nội dung nhận tiền gửi và sử dụng tiền gửi để cấp tín dụng, cung ứng các dịch vụ thanh toán, thực hiện chính sách tiền tệ của Nhà nước nhằm góp phần phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm có con dấu riêng, bảng cân đối tài sản, tuân thủ các chính sách, chế độ của ngành và quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng, đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất trong toàn hệ thống, đồng thời kết hợp việc phân cấp, ủy quyền, khuyến khích tính năng động, sáng tạo và chủ động của các chi nhánh. Ngân hàng được mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng khác. Ngân hàng có nhận tiền gửi phải mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước và duy trì tại đó số dư bình quân không thấp hơn mức dự trữ bắt buộc do Ngân hàng Nhà nước quy định. 1.2. NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm có nhiệm vụ: Huy động vốn: Khai thác và nhận tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn, có kỳ hạn, tiền gửi thanh toán của các tổ chức, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế trong nước và nước ngoài bằng Đồng Việt Nam. Ngân hàng được phép vay vốn của các Ngân hàng khác và của các tổ chức tín dụng nước ngoài. Ngân hàng được phép vay vốn ngắn hạn của Ngân hàng Nhà nước dưới hình thức tái cấp vốn Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu Ngân hàng và thực hiện các hình thức huy động vốn khác theo quy định của Ngân hàng Nông nghiệp. Cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn bằng Đồng Việt Nam đối với các tổ chức kinh tế, cá nhân và hộ gia đình thuộc mọi thành phần kinh tế theo phân cấp ủy quyền. Ngân hàng cho vay trên cơ sở có bảo đảm bằng tài sản cầm cố, thế chấp của khách hàng vay, bảo lãnh bên thứ ba, không cho vay trên cơ sở cầm cố cổ phiếu của chính Ngân hàng. Ngân hàng tổ chức xét duyệt cho vay theo nguyên tắc phân định giữa các khâu thẩm định và quyết định cho vay. Ngân hàng kiểm tra, giám sát quá trình vay vốn, sử dụng vốn vay và trả nợ của khách hàng. Ngân hàng chấm dứt việc cho vay thu hồi nợ trước hạn khi phát hiện khách hàng cung cấp thông tin sai sự thật, vi phạm hợp đồng tín dụng Hướng dẫn khách hàng xây dựng dự án, thẩm định các dự án tín dụng vượt quyền phán quyết, trình Ngân hàng Nông nghiệp cấp trên quyết định. Kinh doanh các nghiệp vụ ngoại hối khi được Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp cho phép. Kinh doanh dịch vụ: Thu, chi tiền mặt,két sắt, nhận cất giữ các loại giấy tờ trị giá được bằng tiền, thẻ thanh toán, nhận ủy thác cho vay của các tổ chức, cá nhân khác trong và ngoài nước, các dịch vụ ngân hàng khác được Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nông nghiệp quy định. Ngân hàng tham gia các hoạt động khác như góp vốn mua cổ phần, tham gia thị trương tiền tệ do Ngân hàng Nhà nước tổ chức gồm thị trường tín phiếu kho bạc, thị trường nội tệ và ngoại tệ liên hàng, thị trường giấy tờ có giá trị ngắn hạn khác theo quy định của pháp luật, kinh doanh ngoại hối và vàng, cung ứng các dịch vụ bảo hiểm, các dịch vụ tư vấn tài chính, tiền tệ cho khách hàng, bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá... Làm dịch vụ cho Ngân hàng Phục vụ người nghèo Thực hiện hạch toán kinh doanh và phân phối thu nhập theo quyết định của Ngân hàng Nông nghiệp Thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ việc chấp hành thể lệ, chế độ nghiệp vụ trong phạm vi địa bàn theo quy định Tổ chức thực hiện việc phân tích kinh tế liên quan đến hoạt động tiền tệ, tín dụng và đề ra kế hoạch kinh doanh phù hợp với phát triển kinh tế-xã hội Chấp hành đầy đủ các báo cáo, thống kê theo chế độ quy định và theo yêu cầu đột xuất của Giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT cấp trên Thực hiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc NHNo&PTNT cấp trên giao. 1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm: Phòng kinh doanh. Phòng kế toán- Ngân quỹ. 1.3.1. Phòng kinh doanh : Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín, sản xuất, chế biến, tiêu thu, xuất khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lưu thông và tiêu dùng. Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kinh tế kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng Thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình Ngân hàng Nông nghiệp cấp trên Tiếp nhận và thực hiện các chương trình, dự án thuộc nguồn vốn trong nước, nước ngoài. Trực tiếp làm dịch vụ ủy thác nguồn vốn thuộc Chính phủ, bộ ngành khác và các tổ chức kinh tế, cá nhân trong và ngoài nước Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm, thử nghiệm trong địa bàn, đồng thời theo dõi đánh giá, sơ kết, tổng kết, đề xuất Tổng giám đốc cho phép nhân rộng Thường xuyên phân loại dư nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhân và đề xuất hướng khắc phục. Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo định kỳ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao 1.3.2. Phòng kế toán-Ngân quỹ. Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nông nghiệp Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo luật định Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn kho theo quy định Quản lý sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của NHNo&PTNT Chấp hành chế độ báo cáo và kiểm tra chuyên đề Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT giao 1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc. Trực tiếp điều hành và thực hiện các nhiệm vụ của chi nhánh Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo phân cấp, ủy quyền của Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật, Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp, giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT cấp trên về các quyết định của mình Thực hiện cơ chế lãi suất , tỷ lệ hoa hồng, lệ phí và tiền thưởng, tiền phạt áp dụng từng thời kỳ cho khách hàng trong giới hạn trần lãi suất do Ngân hàng Nhà nước quy định, Ngân hàng Nông nghiệp hướng dẫn thực hiện trên địa bàn. Tổ chức việc hạch toán kinh tế, phân phối tiền lương, thưởng và phúc lợi khác đến người lao động theo kết quả kinh doanh, phù hợp với chế độ tài chính và quy định khác của Ngân hàng Nông nghiệp Chấp hành chế độ giao ban thường xuyên tại chi nhánh và trên địa bàn hoạt động, báo cáo định kỳ, đột xuất các hoạt động của chi nhánh lên chi nhánh NHNo&PTNT cấp trên theo quy định Phân công cho Phó giám đốc tham dự các cuộc họp trong, ngoài và trên địa bàn hoạt động của chi nhánh NHNo&PTNT, khi Giám đốc đi vắng trên một ngày nhất thiết phải ủy quyền bằng văn bản cho Phó giám đốc chỉ đạo, điều hành công việc chung 1.3.4. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó giám đốc chi nhánh: Được thay mặt Giám đốc điều hành một số công việc khi Giám đốc vắng mặt ( theo văn bản ủy quyền của Giám đốc) và báo cáo lại kết quả công việc khi Giám đốc có mặt tại đơn vị Giúp Giám đốc điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các quyết định của mình Bàn bạc và tham gia ý kiến với Giám đốc trong việc thực hiện các nghiệp vụ của ngân hàng theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ trưởng. 1.3.5. Các mối quan hệ. 1.3.5.1. Mối quan hệ với Ngân hàng Nhà nước Mở tài khoản tiền gửi và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán liên ngân hàng về nội tệ và ngoại tệ tại Ngân hàng Nhà nước Chịu sự kiểm tra, thanh tra, giám sát của Ngân hàng Nhà nước trong hoạt động kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ Ngân hàng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước 1.3.5.2. Mối quan hệ với Ngân hàng Nông nghiệp Chấp hành và thực hiện nghiêm túc các quy chế, quy định và hướng dẫn của Hội đồng Quản trị, Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp Thực hiện kế hoạch, định hướng phát triển kinh doanh của Ngân hàng Nông nghiệp Chấp hành các quy định về tổ chức, cán bộ, tài chính và chế độ kế toán thống kê và các quy định khác Chịu sự kiểm tra, kiểm toán của Ngân hàng Nông nghiệp trong việc chấp hành chủ trương, chính sách của Nhà nước, các quy chế hoạt động và chế độ nghiệp vụ của ngành. Có nghĩa vụ trích nộp và sử dụng các quỹ tập trung theo chế độ tài chính của Ngân hàng Nông nghiệp 1.3.5.3. Mối quan hệ đối với khách hàng: Quan hệ với khách hàng theo nguyên tắc: chịu trách nhiệm về dân sự đối với tài sản, tiền vốn của khách hàng và cam kết của Ngân hàng Nông nghiệp với khách hàng trong phạm vi số tiền vốn thuộc sở hữu Nhà nước do chi nhánh NHNo&PTNT quản lý Được khách hàng cung cấp thông tin , hồ sơ, tài liệu về tình hình sản xuất kinh doanh và tài chính có liên quan đến nghiệp vụ kinh doanh của Ngân hàng để thiết lập hoặc từ chối các quan hệ bạn hàng Thực hiện đầy đủ những cam kết với khách hàng Giữ bí mật số liệu, tình hình hoạt động của khách hàng mở tài khoản tại Ngân hàng, trừ trường hợp có lệnh hoặc giấy giới thiệu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ghi rõ nội dung yêu cầu cung cấp tài liệu theo luật định Các tranh chấp giữa chi nhánh với khách hàng (kể cả trong nước và nước ngoài) trước hết phải giải quyết bằng thương lượng hòa giải. Trường hợp không giải quyết được bằng thương lượng hòa giải thì đưa ra cơ quan xét xử của Việt Nam hoặc cơ quan tài phán quốc tế xử lý theo các điều, khoản đã được cam kết phù hợp với quy định của pháp luật 1.3.5.6. Mối quan hệ giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc ngân Ngân hàng Nông nghiệp theo nguyên tắc: Tự nguyện, bình đẳng, cùng có lợi Hợp tác, thúc đẩy và hỗ trợ lẫn nhau trong việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật nghiệp vụ 2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu 2.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu và phương hướng phát triển đề tài 2.1.1. Sự cần thiết của đề tài NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm sử dụng mạng cục bộ (LAN), tromg đó có hai máy chủ. Mạng dùng hệ điều hành Novell Netware, Phần mềm sử dụng để xử lý các giao dịch được lập trình trên Foxpro for DOS. Các báo cáo như: Bảng tính quỹ thu nhập, bảng tính phí đơn vị nhận khoán và ngược lại, bảng diễn giải quỹ tiền lương mà chương trình cung cấp không đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý và không theo Quy định số 946 A về khoán tài chính trong ngân hàng nông nghiệp Việt Nam. Mặt khác, do sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, các chương trình máy tính viết và chạy trong môi trường DOS không mấy thuận tiện. NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm cũng đã có thêm những chương trình máy tính chạy trong môi trường Windows và mạng máy tính với cấu hình tương đối mạnh, có thể đáp ứng được những thay đổi của các chương trình mới với những giao diện đồ họa thân thiện hơn, trình bày đẹp hơn và thích ứng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hơn. Các hoạt động mới của các tổ chức tín dụng trong nội bộ ngành và các ngành khác cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc ngân hàng phải có những hoạt động đáp ứng. Ví dụ một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt một chương trình thanh toán điện tử, quầy giao dịch tự động, thực tế sẽ bắt buộc các ngân hàng khác phải cùng vượt lên phía trước trong việc tự động hóa. Vì vậy việc chuyển đổi dần các chương trình giao dịch, các mẫu biểu báo cáo sang các chương trình có nhiều tính năng ưu việt hơn là điều cần thiết. 2.1.2. Phương hướng phát triển đề tài Đề tài được phát triển theo các giai đoạn của một quá trình phát triển một hệ thống thông tin như xây dựng Mô hình IFD, Mô hình DFD, Quá trình chuẩn hóa dữ liệu, thiết kế dữ liệu bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, Thiết kế giải thuật, Thiết kế màn hình giao diện và lập trình bằng ngôn ngữ Visual Basic, một kỳ công mới tuyệt vời và sẽ thay đổi đáng kể cảm nhận và cách dùng Microsoft Windows. 2.2. Quy trình hạch toán và lập bảng thu nhập: 2.2.1. Hạch toán nội bảng: 2.2.1.1. Tài khoản thu nhập phản ánh các khoản thu nhập của NHNo &PTNT Các tài khoản gồm thu nhập từ hoạt động tín dụng, kinh doanh, dịch vụ Ngân hàng và thu nhập bất thường. Trong kỳ, kế toán các tài khoản luôn được phản ánh bên có, cuối kỳ được chuyển toàn bộ sang tài khoản Kết quả kinh doanh (Lợi nhuận chưa phân phối). Đối với các khoản thu nhập từ hoạt động mua bán chứng khoán, vàng, ngoại tệ...chỉ hạch toán phần chênh lệch giữa giá mua và bán (Không phản ánh tổng số tiền thu được từ việc bán chứng khoán, vàng ngoại tệ...) Đối với các khoản thu nhập từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ, CCLĐ thì phản ánh tổng số tiền thu được do nhượng bán, thanh lý. Thu nhập bất thường còn gọi là thu nhập đặc biệt, là những khoản thu mà NHNo&PTNT không dự tính trước hoặc có dự tính đến nhưng ít khả năng thực hiện hoặc những khoản thu không mang tính chất thường xuyên. Những khoản thu nhập bất thường có thể do chủ quan của đơn vị hay do khách quan đưa tới. Các khoản thu nhập được hạch toán trên các tài khoản: Tài khoản 70- Thu về hoạt động tín dụng. 701- Thu lãi cho vay: Gồm các khoản thu lãi cho vay bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước, các TCTD khác ở trong và ngoài nước. Tài khoản 701 có các Tài khoản cấp V là 701001- Thu lãi cho vay, 701002- Thu lãi cho vay từ các dự án UTĐT. 702- Thu từ nghiệp vụ bảo lãnh ngân hàng: Gồm các khoản thu từ khách hàng được bảo lãnh. Tài khoản 702 có tài khoản cấp V là 702002- Thu từ nghiệp vụ bảo lãnh ngân hàng. 703- Thu từ nghiệp vụ cho thuê tài chính: có tài khoản cấp V là 703001- Thu từ nghiệp vụ thuê tài chính. 709- Thu khác từ hoạt động tín dụng: Gồm các khoản thu của NHNo&PTNT ngoài các khoản thu nói trên về hoạt động tín dụng. Tài khoản này có tài khoản cấp V là 709009- Thu khác từ hoạt động tín dụng Bên có ghi: -Các khoản thu về từ hoạt động kinh doanh trong năm. Bên nợ ghi: -Số tiền thoái thu các khoản thu trong năm. -Chuyển tiêu số dư Có cuối năm vào tài khoản lợi nhuận năm nay khi quyết toán. Số dư Có: -Phản ánh các khoản thu về hoạt động kinh doanh trong năm của NHNo&PTNT Hạch toán chi tiết: Mở một tài khoản chi tiết. Tài khoản 71- Thu về dịch vụ thanh toán và ngân quỹ. Tài khoản 711- Thu lãi tiền gửi: Gồm các khoản thu lãi tiền gửi của NHNo&PTNT gửi tại NHNN, gửi tại các TCTD khác ở trong nước (Nếu có) và ở nước ngoài. Tài khoản này có tài khoản cấp V là 711001- Thu lãi tiền gửi. Tài khoản 712- Thu dịch vụ thanh toán: Gồm các khoản thu phí dịch vụ thanh toán, dịch vụ thu hộ, chi hộ, thu lệ phí hoa hồng và các dịch vụ thanh toán khác... Tài khoản 712 có các tài khoản cấp III sau: 7121- Thu dịch vụ thanh toán. 7122- Thu các dịch vụ thu hộ, chi hộ 7129- Thu lệ phí hoa hồng và các dịch vụ thanh toán khác. Tài khoản 7121 có tài khoản cấp V là 712101- Thu dịch vụ thanh toán Tài khoản 7122 có tài khoản cấp V là 712201- Thu các dịch vụ thu hộ, chi hộ Tài khoản 7129 có tài khoản cấp V là 712901- Thu lệ phí hoa hồng và các dịch vụ thanh toán khác. Tài khoản 713- Thu về dịch vụ ngân quỹ: Gồm các khoản thu làm dịch vụ ngân quỹ của NHNo&PTNT đối với khách hàng. Tài khoản 713 có tài khoản cấp V là 713001- Thu về dịch vụ ngân quỹ. 3) Tài khoản 72- Thu từ các hoạt động khác. Tài khoản 721- Thu lãi góp vốn, mua cổ phần: Gồm các khoản thu lãi từ việc góp vốn, mua cổ phần với các TCTD khác và các tổ chức kinh tế. Tài khoản 721 có tài khoản cấp V là 721001- Thu lãi góp vốn mua cổ phần. Tài khoản 722- Thu từ tham gia thị trường tiền tệ; Gồm các khoản thu lãi mua bán chứng khoán: phần chênh lệch giữa mệnh giá chứng khoán (tín phiếu, trái phiếu, các giấy tờ có giá...) và số tiền thu về bán chứng khoán, thu lãi tham gia thị trường tiền tệ... Tài khoản 722 có tài khoản cấp III sau: 7221- Thu về mua, bán chứng khoán. ( tài khoản cấp V là 722101) 7222- Thu lãi tham gia thị trường tiền tệ. (tài khoản cấp V là 722201) Tài khoản 723- Thu từ kinh doanh ngoại hối: Gồm các khoản thu về hoạt động kinh doanh vàng như lãi về mua bán vàng, thu về hoạt động kinh doanh ngoại tệ như lãi mua bán ngoại tệ... Tài khoản 723 có tài khoản cấp III là: 7231- Thu về kinh doanh ngoại tệ (có tài khoản cấp V là 72301). 7232- Thu về kinh doanh vàng, đá quý ( có tài khoản cấp V là 723201) Tài khoản 724- Thu từ nghiệp vụ ủy thác và đại lý Tài khoản 724 có tài khoản cấp V là 724001 Tài khoản 725- Thu từ kinh doanh và dịch vụ bảo hiểm Tài khoản 725 có tài khoản cấp V là 725001 Tài khoản 726- Thu từ dịch vụ tư vấn Tài khoản 726 có tài khoản cấp V là 726001 Tài khoản 729- Thu từ các dịch vụ khác: Gồm các khoản thu của NHNo&PTNT ngoài các khoản thu nói trên về dịch vụ như thu từ cung ứng dịch vụ bảo quản tài sản, cho thuê tủ két, dịch vụ cầm đồ... Tài khoản 729 có các tài khoản cấp III sau: 7291- Thu từ cung ứng dịch vụ bảo quản tài sản: tài khoản này có tài khoản cấp V là 729101 7292- Thu từ cho thuê tủ két: tài khoản này có tài khoản cấp V là 729201 7293- Thu từ dịch vụ cầm đồ: tài khoản này có tài khoản cấp V là 729301 7299- Thu khác: tài khoản này có tài khoản cấp V là 729909. Tài khoản 79- Các khoản thu nhập bất thường: có tài khoản cấp V là 790001- Thu hoàn nhập quỹ dự phòng rủi ro tín dụng 790009- Các khoản thu bất thường khác. 2.2.1.2. Loại tài khoản chi phí phản ánh các khoản chi phí của NHNo &PTNT: Các tài khoản gồm Chi phí hoạt động tín dụng, kinh doanh, nộp thuế, các khoản lệ phí chi phí quản lý chung và các chi phí bất thường. Loại tài khoản này trong kỳ kế toán luôn được phản ánh bên Nợ, cuối kỳ được chuyển toàn bộ sang tài khoản Kết quả kinh doanh. Các khoản chi phí được hạch toán trên các tài khoản: Tài khoản 80- Chi về hoạt động huy động vốn Tài khoản 801- Trả lãi tiền gửi: Gồm các khoản trả lãi tiền gửi bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế, cá nhân, tổ chức tín dụng khác ở trong và ngoài nước. Các tài khoản cấp V là 801001, 801002. Tài khoản 802- Chi trả lãi tiền vay: Gồm các khoản trả lãi tiền vay. Các tài khoản cấp V là 802001, 802002, 802003. Tài khoản 803- Trả lãi phát hành giấy tờ có giá: Các tài khoản cấp V là 803001, 803002,803003, 803009. Tài khoản 809- Chi phí khác Tài khoản 81- Chi về dịch vụ thanh toán và ngân quỹ Tài khoản 811- Chi về dịch vụ thanh toán: Có tài khoản cấp V là 811001. Tài khoản 812- Cước phí bưu điện về mạng viễn thông Tài khoản 813- Chi phí về ngân quỹ: Gồm các khoản chi phí về vận chuyển bốc xếp, xăng dầu cho vùng vận chuyển tiền, kiểm đếm phân loại, đóng gói, bảo vệ tiền, giấy tờ có giá và phương tiện thanh toán thay tiền. Tài khoản 819- Các khoản chi dịch vụ khác về thanh toán và ngân quỹ: Gồm các khoản chi phí của NHNo&PTNT ngoài các khoản chi phí nói trên về dịch vụ thanh toán và ngân quỹ. Tài khoản 82- Chi về các hoạt động khác Tài khoản 821- Chi về tham gia thị trường tiền tệ: Gồm các khoản chi phí về mua bán các giấy tờ có giá Tài khoản 83- Chi nộp thuế và các khoản phí, lệ phí Tài khoản 831- Chi nộp thuế: Gồm các khoản chi nộp thuế theo quy định của Nhà nước như thuế nhà đất, thuế trước bạ... Tài khoản 832- Chi nộp các khoản phí, lệ phí: Gồm các khoản phí, lệ phí như lệ phí giao thông các phương tiện vận tải... Tài khoản 84- Chi phí cho nhân viên Tài khoản 841- Lương và phụ cấp: Gồm các khoản chi lương và phụ cấp lương cho cán bộ và công nhân viên theo chế độ quy định Tài khoản 842- Chi trang phục giao dịch và bảo hộ lao động Tài khoản 843- Các khoản chi để đóng góp theo lương: Gồm các khoản chi nộp bảo hiểm xã hội, đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm lao động, nộp kinh phí công đoàn và các khoản chi đóng góp khác theo chế độ. Tài khoản 844- Chi trợ cấp: Gồm các khoản chi trợ cấp khó khăn, trợ cấp thôi việc Tài khoản 845- Chi công tác xã hội Tài khoản 85- Chi cho hoạt động quản lý và công cụ Tài khoản 851- Chi về vật liệu và giấy tờ in: Gồm các khoản chi mua sắm các loại vật liệu văn phòng, các tài sản mau hư, xăng dầu (trừ xăng dầu dùng cho vận chuyển tiền), giấy tờ in thông thường... Tài khoản 852- Công tác phí: Gồm các khoản chi về công tác phí, cho cán bộ công nhân viên được cử đi công tác Tài khoản 853- Chi đào tạo huấn luyện nghiệp vụ: Gồm các khoản chi cho công tác đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên Tài khoản 854- Chi nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, sáng kiến, cải tiến: Gồm các khoản chi nghiên cứu, ứng dụng và chuyển giao các đề tài khoa học và công nghệ Ngân hàng, chi thuê dịch tài liệu nước ngoài... Tài khoản 855- Chi bưu phí và điện thoại: Gồm các khoản chi về bưu phí, cước phí sử dụng máy điện thoại trả cho cơ quan bưu điện Tài khoản 856- Chi xuất bản tài liệu, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi. Tài khoản 857- Chi mua tài liệu sách báo: Gồm các khoản chi mua tài liệu, sách báo phục vụ cho công tác đào tạo nghiên cứu Tài khoản 858- Chi về các hoạt động đoàn thể Tài khoản 859- Các khoản chi phí quản lý khác: Gồm các khoản chi về tiền điện, nước sử dụng ở cơ quan trả cho công ty điện lực,công ty cấp nước... Tài khoản 86- Chi về tài sản Tài khoản 861- Khấu hao cơ bản tài sản cố định: là số tiền trích khấu hao cơ bản tài sản cố định Tài khoản 862- Bảo dưỡng và sửa chữa tài sản: Gồm các khoản chi bảo dưỡng và sửa chữa tài sản, mua phụ tùng thay thế các bộ phận của tài sản bị hư hỏng, chi lắp đặt và sửa chữa hệ thống điện nước cho các công trình đang sử dụng Tài khoản 863- Xây dựng nhỏ Tài khoản 864- Mua sắm công cụ lao động Tài khoản 865- Chi bảo hiểm tài sản: Gồm các khoản chi nộp cho công ty bảo hiểm về tài sản Tài khoản 866- Chi thuê tài sản Tài khoản 87- Chi phí dự phòng, bảo toàn và bảo hiểm tiền gửi của khách hàng Tài khoản 872- Chi dự phòng: Gồm các khoản chi dự phòng giảm giá chứng khoán, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá vàng, ngoại tệ. Tài khoản 873- Chi nộp phí bảo hiểm, bảo toàn tiền gửi của khách hàng: Gồm các khoản chi phí cho công ty bảo hiểm tiền gửi của khách hàng Tài khoản 89- Khoản chi phí bất thường: Dùng để phản ánh lỗ năm trước và các khoản chi phí bất thường khác. Trong các tài khoản cấp I, có các tài khoản cấp II và cấp III được phân chia theo nội dung chi phí Bên nợ ghi:- Các khoản chi về hoạt động kinh doanh trong năm Bên có ghi:- Số tiền thu giảm chi các khoản chi trong năm -Chuyển số dư nợ cuối năm vào tài khoản lợi nhuận năm nay khi quyết toán Số dư Nợ: -Phản ánh các khoản chi về hoạt động kinh doanh trong năm. 2.2.2. Hạch toán ngoại bảng: 2.2.2.1. Các tài khoản xác định phí điều chuyển vốn nội tệ thông thường Vốn địa phương sử dụng TT Chỉ tiêu Bình quân tích số các tài khoản 1 Dư nợ ngắn hạn 211 2 Dư nợ trung hạn 212 3 ._.Dư nợ dài hạn 213 4 Dư nợ dự án sử dụng một phần vốn thông thường 252109, 252209, 252309, 252809, 252111, 252211, 252311, 252811, 252113, 252213, 252312, 252812 5 TD, tiền gửi tại các TCTD 131, 201, 202, 2031, 205 6 Sử dụng vốn khác 105, 1116, 115, 116, 133101, 133201, 133203, 134, 221101, 221801, 222101, 222801, 241, 261, 268, 275, 273, 7 Tạm ứng, tạm chi 362001, 369009, 371 8 Sử dụng vốn UTĐT tại địa phương 253 Cộng Nguồn vốn tự lực tại địa phương TT Chỉ tiêu Bình quân tích số Tỷ lệ Nguồn vốn được sử dụng 1 Tiền gửi không kỳ hạn 4331, 4351 87% 2 Tiền gửi có kỳ hạn dưới 12 tháng 4312, 4332, 4338, 4352, 441998 87% 3 Tiền gửi có kỳ hạn từ 12 tháng trở nên 4313, 4333, 4353 100% 4 Vay Ngân hàng Nông nghiệp 4031, 4032, 4033, 403809 100% 5 Tiền gửi, tiền vay các TCTD 411, 4131, 414 100% 6 Vốn UTĐT tại địa phương 451302 100% 7 Nguồn vốn khác 4621 100% Cộng 2.2.2.2.Quy định số 946 A về khoán tài chính trong ngân hàng nông nghiệp Việt Nam. Các khoản đơn vị nhận khoán được tính vào quỹ thu nhập ở phần hạch toán nội bảng như sau: Thu lãi cho vay Thu lãi tiền gửi Thu lãi hùn vốn, mua cổ phần Thu về kinh doanh vàng, bạc, đá quý Thu về kinh doanh ngoại tệ Thu về mua bán chứng khoán Thu về hoa hồng dịch vụ thanh toán, tín dụng và Ngân hàng (kể cả kinh doanh ngoại tệ) gồm: Loại hoa hồng dịch vụ tín dụng do địa phương ký hợp đồng thực hiện được hưởng 100% Loại dịch vụ tín dụng do Trung tâm ký hợp đồng, địa phương thực hiện được hưởng 70%, nộp trung tâm điều hành 30%. Tín dụng bằng vốn ngoại tệ, Sở kinh doanh ngoại tệ kết hợp với địa phương cho vay: địa phương hưởng 50/% lãi suất đầu ra, đầu và sở hưởng 50% Thu về hoạt động kinh doanh khác Thu khác Các khoản chi phí ở đơn vị nhận khoán phần hạch toán nội bảng như sau: Trả lãi tiền gửi. Trả lãi tiền vay, kể cả vay thanh toán bù trừ Trả lãi trái phiếu, kỳ phiếu cổ phiếu. Chi về kinh doanh vàng bạc đá quý Chi về kinh doanh ngoại tệ Chi về mua bán chứng khoán Chi hoa hồng Chi khác về nghiệp vụ kinh doanh Chi bảo hiểm xã hội và công tác xã hội Chi khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn theo chế độ tài chính hiện hành Chi mua công cụ lao động ( có dự toán được Trung tâm điều hành phê duyệt Chi SCTX và bảo dưỡng TSCĐ, an toàn kho quỹ bằng 10% tổng nguyên giá TSCĐ để thực hiện kế hoạch bảo dưỡng tài sản do Giám đốc tỉnh, thành phố, Sở, Ngân hàng khu vực phê duyệt. Chi vật liệu giấy tờ in Chi về nghiệp vụ kho quỹ Chi cước phí bưu điện Chi phí cho thanh tra Các khoản chi khác Nộp thuế theo luật định Trả lãi vay vốn Trung tâm Điều hành: mức lãi suất phải trả trong từng thời kỳ sẽ do Tổng Giám đốc thông báo Xác định quỹ thu nhập, quỹ tiền lương và phân phối thu nhập tại đơn vị nhận khoán: Quỹ thu nhập tại đơn vị nhận khoán = Các khoản thu (Điều 3 3 trong quy định) - Các khoản chi (Điều 4 trong quy định) +(-) Các khoản theo điểm 1,2 (Điều 7 trong quy định) Quyết toán khoán; niên độ kế toán theo năm dương lịch. Hàng tháng, quý, các đơn vị nhận khoán phải lập biểu (có mẫu kèm theo) xác định số thực thu, thực chi khớp với số liệu trong cân đối tài khoản( nội bảng) để xác định mức ứng chi lương hàng tháng, quý theo quy định. Chương II: Phương pháp nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý Tổ chức và thông tin trong tổ chức Dữ liệu và thông tin Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm có thể dùng thay thế cho nhau mặc dù chúng khác biệt nhau. Dữ liệu là các sự kiện còn thô, chưa được phân tích và chưa được tóm lược. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng có nghĩa và tiện dùng hơn. Khái niệm thông tin được sử dụng thường ngày. Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết, nhận thức tốt hơn, đúng hơn về những đối tượng trong đời sống xã hội, trong thiên nhiên,... giúp họ thực hiện hợp lý công việc cần làm để đạt tới mục đích một cách tốt nhất. Thông tin được thể hiện dưới nhiều dạng thức khác nhau như sóng ánh sáng, sóng âm, sóng điện từ, các dạng ký hiệu viết trên giấy hoặc khắc trên gỗ, trên đá, trên các tấm kim loại...Về nguyên tắc, bất kỳ cấu trúc vật chất nào hoặc bất kỳ dòng năng lượng nào cũng có thể mang thông tin. Chúng được gọi là những vật mang tin. Dữ liệu là sự biểu diễn của thông tin và được thể hiện bằng các tín hiệu vật lý. Sự phát triển của văn minh nhân loại được đặc trưng bởi sự gia tăng nhu cầu khai thác , xử lý và tích lũy thông tin. Toàn bộ tri thức nhân loại chính là lượng thông tin được tích lũy và hệ thống hóa. Dung lượng, cấu trúc và độ phức tạp của lượng thông tin này phản ánh rõ nét sự tiến hóa của lịch sử loài người. Tính chất dùng để mô tả thông tin là độ cứng và độ phong phú của thông tin. Đó là thước đo khách quan của tính chính xác, mức độ tin cậy của một mẩu tin và thước đo cho tính đa dạng của thông tin. Ngày nay, thông tin đã trở thành nền tảng cho sự lớn mạnh của các cơ quan, làm thay đổi nhanh chóng trong quan hệ kinh tế giữa các khu vực, các quốc gia trên toàn thế giới. Các doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm và dịch vụ dựa trên thông tin và dùng thông tin làm tăng thêm giá trị của sản phẩm và dịch vụ thông qua các chương trình quảng cáo. Lao động thông tin ngày càng chiếm một tỷ trọng lớn và xã hội đang chuyển dần sang xã hội thông tin và thông tin đã khẳng định được vai trò to lớn của nó đối với văn minh nhân loại. Tổ chức. 1.2.1. Khái niệm: Tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Thử thách lớn lao đối với các tổ chức hoạt động trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt là làm sao sử dụng được một cách có hiệu quả những dữ liệu được lưu trữ. Ông Thomas Watson, nguyên chủ tịch của công ty IBM đã nói: “Toàn bộ gia trị của công ty nằm trong đội ngũ cán bộ công nhân viên và những tệp dữ liệu. Dù tất cả các nhà cửa, văn phòng của công ty bị cháy trụi nhưng vẫn giữ được con người và những tệp dữ liệu thì chẳng bao lâu chúng ta sẽ lại trở nên hùng mạnh như xưa.” 1.2.1. Tổ chức và thông tin Dưới giác độ của tin học và điều khiển học có thể xem quản lý một tổ chức theo sơ đồ sau: Thông tin vào Thông tin ra Thông tin trong Hệ thống quản lý Đối tượng quản lý Thông tin quyết định Trong tổ chức thường có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý ( Đối tượng quản lý). Hệ thống quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Mọi chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đưa ra các thông tin. Như vậy, nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực. Thông tin trong tổ chức được diễn đạt bằng công thức: Lao động quản lý= Lao động thông tin+ Lao động ra quyết định Lao động ra quyết định chỉ bao hàm phần lao động của nhà quản lý từ sau khi có thông tin cho tới khi ký ban hành quyết định. Đây là lao động nghệ thuật, ít mang tính quy trình, có nhiều yếu tố chủ quan. Thời gian lao động ra quyết định chỉ chiếm 10% thời gian lao động của nhà quản lý. Lao động thông tin của nhà quản lý là toàn bộ lao động dành cho việc thu thập, xử lý và phân phát thông tin. Lao động này thường mang tính khoa học kỹ thuật, có quy trình và mang nhiều tính khách quan. Thời gian lao động thông tin chiếm 90% lao động của nhà quản lý. Việc phân chia thời gian lao động khẳng định tầm quan trọng của thông tin trong quản lý một mặt giúp các nhà quản lý phân biệt cán bộ lao động thông tin và cán bộ lãnh đạo. Tính chất của thông tin theo cấp quyết định. Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý có tên là Lập kế hoạch chiến lược, Kiểm soát quản lý chiến thuật và điều khiển tác nghiệp. Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ tổ chức. Trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý có nghĩa là nơi dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược,thiết lập các chiến thuật. Cuối cùng, ở mức điều khiển tác nghiệp người ta quản lý sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Ngoài ra còn có bộ phận ở mức thứ tư được cấu thành từ tất cả những hoạt động chế biến thông tin mà nhờ đó tổ chức thực hiện những nhiệm vụ của mình. Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau. Điều này được thể hiện ở định nghĩa thông tin quản lý: “Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.” Tương ứng với các mức quản lý, người ta chia quyết định của một tổ chức thành 3 loại: Quyết định chiến lược: là những quyết định xác lập mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức Quyết định chiến thuật: là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Quyết định tác nghiệp: là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Với mỗi cấp quyết định thì thông tin phục vụ cần có những tính chất riêng theo bảng sau: Đặc trưng thông tin Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược Tần suất Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thường kỳ, đều đặn Sau một kỳ dài, trong trường hợp đặc biệt Tính độc lập của kết quả Dự kiến trước được Dự đoán sơ bộ, có thông tin bất ngờ Chủ yếu không dự kiến trước được Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương lai là chính Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp khái quát Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Ngoài tổ chức là chủ yếu Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc, một số phi cấu trúc Phi cấu trúc cao Độ chính xác Rất chính xác Một số dữ liệu có tính chủ quan Mang nhiều tính chủ quan Cán bộ sử dụng Giám sát hoạt động tác nghiệp Cán bộ quản lý trung gian Cán bộ quản lý cao cấp 2. Hệ thống thông tin . Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp các đối tượng và thiết bị thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. Đích Nguồn Xử lý và lưu trữ Phân phát Thu thập Kho dữ liệu 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 2.2.1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Gồm 5 loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, với người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Hệ thống này tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý: nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức, chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Hệ thống trợ giúp ra quyết định là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp ra quyết định theo một quy trình ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải pháp và lựa chọn một phương án. Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Hệ thống chuyên gia: hay hệ cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo nhằm mở rộng những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chất chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh: được sử dụng như một hệ trợ giúp chiến lược, thiết kế cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức để thực hiện các ý đồ chiến lược. 2.2.2. Phân loại theo bộ phận nghiệp vụ mà hệ thống thông tin phục vụ Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Tài chính chiến lược Marketting chiến lược Nhân lực chiến lược Sản xuất và chế tạo chiến lược HTTT văn phòng Tài chính chiến thuật Marketting chiên thuật Nhân lực chiến thuật Sản xuất và chế tạo chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketting tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Sản xuất và chế tạo tác nghiệp 2.3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm người mô tả. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả hệ thống thông tin là: Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì và trả lời câu hỏi cái gì và để làm gì ?. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, chú ý đến thời gian và địa điểm. Nó trả lời câu hỏi Cái gì? ở đâu? Khi nào?. Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống và là cái nhìn của các kỹ thuật viên. 2.4. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp qua các tiêu chuẩn: Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ chính xác và xác thực. Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin phải thích ứng cho người nhận, lời văn phải sáng sủa. Tính bảo vệ được: chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận thông tin Tính kịp thời: Đảm bảo yêu cầu về thời gian của việc xử lý các nghiệp vụ. 3. Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 3.1. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin 3.1.1. Giá trị của một thông tin quản lý Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin đó tạo ra. Có thể hiểu là khi có thêm thông tin thì các quyết định dựa vào thông tin đó để lựa chọn được phương án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích sinh ra từ việc thay đổi phương án quyết định 3.1.2. Tính giá trị của hệ thống thông tin Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội mà tổ chức có được nhờ hệ thống thông tin. Nếu gọi A1,A1,...,An là thiệt hại của các rủi ro. P1,P2,...,Pn là xác suất xảy ra các rủi ro. R1,R2,...,Rn là tỉ lệ giảm bớt rủi ro nhờ có hệ thống thông tin thì lợi tránh rủi ro là: PR tổng các tích Ai*Pi*Ri. Tương tự, Ci, Pi, Ri là lợi ích tận dụng được cơ hội i, lợi ích tận dụng được cơ hội là: CR tổng các tích Ci*Pi*Ri. 3.2. Chi phí cho hệ thống thông tin Chi phí phí cố định gồm chi phí phân tích và thiết kế, chi phí xây dựng, chi phí máy móc tin học, chi phí cài đặt, chi trang bị phục vụvà chi phí cố định khác. Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản đột xuất trong thời kỳ khai thác. Đó là chi phí thù lao nhân lực, chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm, chi phí tiền điện truyền thông, chi phí bảo trì sửa chữa và chi phí biến động khác. 3.3. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 3.3.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống thông tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó với hoạt động của tổ chức. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị 3.3.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích là có được một sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng mà nó được hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về kỹ thuật, tuân thủ về mặt tài chính và thời gian định trước. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn dựa vào ba nguyên tắc: Sử dụng các mô hình. Chuyển từ cái chung sang cái riêng Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phát triển và từ mô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. 3.4. Các giai đoạn phát triển hệ thống Phát triển hệ thống là một quá trình lặp, tùy theo kết quả của từng giai đoạn có thể phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Số lượng các thành viên tham gia vào dự án phát triển hệ thống thay đổi tùy theo quy mô và độ phức tạp của dự án. Cấu hình tương đối phổ biến của nguồn nhân lực phát triển hệ thống là những người ra quyết định, những nhà quản lý, phát triển viên và thiết kế viên, người sử dụng cuối, người sử dụng thao tác viên, những người sử dụng gián tiếp, các lập trình viên và các hướng dẫn viên. 4. Phân tích thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin Các giai đoạn của quá trình phát triển thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin : Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 4.1. Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn đầu của quá trình phát triển hệ thống nên rất quan trọng cho việc thành công của một dự án. ở giai đoạn cần phải nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, tính khả thi của dự án. Giai đoạn này thường giao cho các phân tích viên giàu kinh nghiệm. Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu: Lập kế hoạch Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu 4.2. Phân tích chi tiết 4.2.1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết: Mục tiêu của giai đoạn này là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính, xác định mục tiêu cần đạt của hệ thống mới và đề xuất một số yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. 4.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin. Phỏng vấn: Cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản mà khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Nghiên cứu tài liệu:Cho phép nghiên cứu kỹ và tỷ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức, phản ánh trên giấy tờ quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Sử dụng phiếu điều tra: Lấy được thông tin từ số lượng lớn các đối tượng và trên phạm vi địa lý rộng thì dùng tái phiếu điều tra. Quan sát: Khi quan sát viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn. 4.2.3. Mã hóa dữ liệu Định nghĩa: Mã hóa dữ liệu được xem như là biểu diễn theo quy ước, thông thường là gắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau: Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng Mô tả nhanh chóng các đối tượng Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Các phương pháp mã hóa cơ bản là: Phương pháp mã hóa phân cấp: Nguyên tắc tạo bộ mã này rất đơn giản. Người ta phân chia cấp đối tượng từ trên xuống dưới và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện sự chi tiết phân cấp sâu hơn. Phương pháp mã liên tiếp: Được tạo ra bởi quy tắc tạo dãy nhất định Phương pháp mã tổng hợp: Là sự kết hợp của mã hóa phân cấp và mã hóa liên tiếp Phương pháp mã hóa theo Xeri: Sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là Xeri để mã hóa. Phương pháp mã hóa gợi nhớ: phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Phương pháp mã hóa ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính Khi mã hóa dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu như bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỉ lệ sâu sắc, có tính uyển chuyển và lâu bền, tiện lợi khi sử dụng. Mã hóa và sử dụng mã xảy ra trong suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin Các thức tiến hành mã hóa: Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hóa Xác định các xử lý cần thực hiện Lựa chọn giải pháp mã hóa Triển khai mã hóa 4.2.4. Công cụ mô hình hóa 4.2.4.1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD): Được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: Xử lý Thủ công Giao tác người ,máy Tin học hóa hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Có ba loại phích là phích kho chứa dữ liệu, phích luồng thông tin, phích xử lý. 4.2.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ luồng dữ liệu để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Nguồn hoặc đích Luồng dữ liệu Xử lý Kho dữ liệu Tên xử lý Tên người hay tổ phát tin hoặc nhận tin Tên dữ liệu Tên dữ liệu được lưu trữ Các mức của DFD: Sơ đồ khung cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Sơ đồ khung cảnh có thể bỏ qua các kho dữ liệu. Sơ đồ phân rã: Để mô tả chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân rã từ sơ đồ khung cảnh và gọi đây là sơ đồ mức 1 Phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic mô tả luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu , các tệp dữ liệu và các phân tử thông tin. Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD: Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu Mỗi dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra của một DFD con phải là ra của những DFD mức lớn hơn. Xử lý phải luôn được đánh mã số Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra của xử lý Thông thường một xử lý được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc trong một trang giấy thi không phân rã tiếp. Có gắng tối đa chỉ có 7 xử lý trên một trang DFD Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một phân rã. Xử lý không phân rã thêm gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý trong từ điển hệ thống 4.2.5. Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết: Có 7 công đoạn: Lập kế hoạch: Bao gồm việc thành lập đội ngũ, lưa chọn phương pháp và công cụ, xác định thời hạn. Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại: Gồm việc nghiên cứu môi trường ngoài, môi trường tổ chức, môi trường vật lý, môi trường kỹ thuật. Nghiên cứu hệ thống thực tại: Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại: Là việc nghiên cứu hệ thống như hoạt động chung của hệ thống, dữ liệu vào, thông tin ra, xử lý, cơ sở dữ liệu và nghiên cứu các vấn đề của hệ thống Xây dựng mô hình vật lý ngoài Xây dựng mô hình logíc Chuẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp Đưa ra chuẩn đoán: là hoạt động phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận chặt chẽ. Xác định mục tiêu của hệ thống mới: Phải đo được và phải có giá trị bằng số cần đạt được. Xác định các yếu tố của giải pháp. Đánh giá lại tính khả thi Sửa đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 4.3. Thiết kế logíc. 4.3.1. Mục đích của giai đoạn thiết kế logíc. Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logíc là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logíc của từ điển hệ thống. Mô hình này phải được những người sử dụng xem xét. Các khái niệm cơ bản khi thiết kế logíc: Thuộc tính: là các phần tử thông tin trên mỗi thông tin đầu ra Thực thể: là phương pháp được sử dụng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết (hay quan hệ): được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức đặc biệt và được lưu trữ trên các thiết bị nhớ của máy tính nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng khác nhau. Kho dữ liệu là nơi cất giữ dữ liệu có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần mềm máy tính cho phép người sử dụng có thể truy cập tới những dữ liệu cơ sở. 4.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Có bốn cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin là: Hỏi người sử dụng cần thông tin gì ? Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại. Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp. Phương pháp thực nghiệm. 4.3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logíc đi từ các thông tin đầu ra. (a) Xác định các đầu ra. (b) Xác định các tệp cần thiết Thực hiện chuẩn hóa mức 1 Chuẩn hóa mức 2 Chuẩn hóa mức 3 Mô tả các tệp Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu Những danh sách mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riên của danh sách đó. Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp Xác định khối lượng các bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài cho một thuộc tính Liên hệ logíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp. Biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều. Nếu có quan hệ một- nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. 4.3.2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa Số mức độ của liên kết Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thống thông tin, việc chỉ biết được thực thể này liên kết với thực thể khác thì chưa đủ. Cần phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại. Những cặp số lượng: Một-một, một- nhiều, nhiều nhiều được gọi là số mức độ liên kết. Liên kết một- một (1@1) là một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Liên kết một- nhiều (1@N) là một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Liên kết nhiều- nhiều (N@M) là một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và một lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Chiều của một liên kết: Chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào liên kết. Có 3 loại: Một chiều, hai chiều và nhiều chiều. Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. Quan hệ nhiều- nhiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Người ta thường chuyển đổi các quan hệ nhiều-nhiều thành quan hệ một nhiều. Thuộc tính Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ . có 3 loại thuộc tính: Thuộc tính định danh: là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi thực thể Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể. Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ Chuyển đổi các quan hệ một chiều Các quan hệ một-một và quan hệ một nhiều khi chuyển đổi thì thành một tệp cơ sở dữ liệu duy nhất. Còn quan hệ nhiều nhiều thì ta chuyển đổi thành hai tệp cơ sở dữ liệu. Chuyển đổi quan hệ hai chiều Đối với quan hệ một-một phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể. Thuộc tính định danh của thực thể này là thuộc tính phi khóa của tệp kia. Đối với quan hệ hai chiều loại một- nhiều cũng phải tạo ra hai tệp khóa của tệp ứng với thực thể có số mức N. Đối với quan hệ hai chiều loại nhiều nhiều ta phải tạo ra ba tệp: hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khóa của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khóa của các thực thể tham gia vào quan hệ. 4.3.3. Thiết kế logíc xử lý và tính khối lượng xử lý Về mặt logíc thì một hệ thống thông tin bao gồm các xử lý liên quan tới ba loại hoạt động: Thực hiện các tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu vào các tệp vào hợp lệ hóa dữ liệu. Phân tích tra cứu là tìm xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế. Kết quả của việc phân tích tra cứu sẽ được thể hiện bằng sơ đồ và đưa vào phích xử lý trong từ điển hệ thống. Phân tích cập nhật đảm bảo những thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên, phản ánh tình trạng mới nhất của ._.