Ứng dụng tin học trong quản lý thi tốt nghiệp Phổ thông trung học của tỉnh Phú Thọ

về chuyên môn mà em còn học tập ở thầy tinh thần và trách nhiệm làm việc hăng say và nhiệt tình với sinh viên của mình. Tiếp đến là các bác, các cô chú, các anh chị trong Trung tâm Ngoại ngữ -Tin học đã giúp đỡ cháu rất nhiều, nhất là bác Nguyễn Hữu Việt Giám đốc Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học cùng với chú Phạm Xuân Hồng đã tạo mọi điều kiện tốt nhất để em hoàn thành quá trình thực tập và hoàn thành luận văn tôt nghiệp của mình. Bác và chú đã tận tình chỉ bảo cháu rất nhiều kể cả chuyên môn và vấn đề thực tế. Em cũng xin cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Tin học Kinh tế Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà nội, đã giảng dạy giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn bạn bè, đã cổ vũ, động viên, giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Là một sinh viên sắp ra trường em luôn mong muốn làm một việc gì đó sau khi ra trường để đền đáp lại công ơn của thầy cô đã tận tình giảng dạy chúng em. Lời mở đầu Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của Công nghệ thông tin máy tính đã len lỏi, giúp đỡ con người trong nhiều công việc. Ngoài những người làm việc trong ngành Công nghệ thông tin, còn có rất nhiều người sử dụng máy vi tính trong công việc khác như : Kinh doanh, nghiên cứu khoa học, phục vụ sản xuất, quản lí, kế toán, dạy học. Do đó trao đổi giữa người và máy ngày càng được nâng cao. Sự ra đời của các máy vi tính đã thực sự đem lại một cuộc cách mạng trong lĩnh vực in ấn và trong công tác văn phòng. Các phương tiện nhập liệu thủ công đang dần dần nhường chỗ cho máy vi tính, các máy vẽ, các máy in. Cũng chính vì thế các phần mềm máy tính ra đời, chúng rất đa dạng về chủng loại và tiện sử dụng. Đối với ngành giáo dục, tin học đã được nghiên cứu và ứng dụng rất phong phú, đa dạng nhằm đáp ứng ngày càng cao sự phát triển đi lên của đất nước trong công cuộc đổi mới. Đối với các trường phổ thông, tin học đã đi vào các công tác quản lí về mọi mặt đặc biệt là vấn đề quản lí thi tốt nghiệp phổ thông đang là vấn đề cấp thiết để các nhà tin học có thể khai thác tìm hiểu. Thông qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu em đã quyết định chọn đề tài ứng dụng tin học trong quản lí thi tốt nghiệp PTTH của tỉnh Phú Thọ. Nhằm mục đích góp phần tin học hoá quản lí trong công tác văn phòng của Sở GD-ĐT. Bản luận văn này ngoài phần mục lục, phần mở đầu và tài liệu tham khảo bao gồm ba chương : Chương 1 : Trung tâm Ngoại ngữ-Tin học và Luận văn tốt nghiệp. 1. Tổng quan về Trung tâm Ngoại ngữ-Tin học. 2. Sự cần thiết của ứng dụng tin học trong công tác quản lí thi tốt nghiệp phổ thông. 3. Mục tiêu của luận văn tốt nghiệp. 4. Các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu luận văn tốt nghiệp. Chương 2 : Phương pháp luận cơ bản để nghiên cứu đề tài. 1. Hệ thống thông tin quản lí. 2. Cơ sở dữ liệu sử dụng trong chương trình. 3. Các giai đoạn để xây dựng một hệ thống thông tin và quản lí. Chương 3 : Phân tích, thiết kế chương trình quản lí thi tốt nghiệp phổ thông. 1. Quy trình phân tích hệ thống. 2. Thiết kế dữ liệu. 3. Thiết kế giải thuật. 4. Thiết kế màn hình giao diện. 5. Kết quả thử nghiệm chương trình. 6. In ra một số giao diện màn hình tiêu biểu. Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc ứng dụng tin học vào trường học, được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Lê Văn Năm Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin, Khoa Tin học Kinh tế Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, cùng với sự giúp đỡ của Trung tâm Ngoại ngữ-Tin học tỉnh Phú Thọ, em đã hoàn thành đề tài: ứng dụng tin học trong quản lí thi tốt nghiệp phổ thông trung học. Với thời gian hạn hẹp, kinh nghiệm còn hạn chế trong việc tiếp cận với thực tế, chương trình không thể không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn, đặc biệt là các cán bộ quản lý đang sử dụng chương trình này. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn TS. Lê Văn Năm Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin Khoa Tin học Kinh tế, đã trực tiếp hướng dẫn em trong khi thực hiện đề tài, các bác, các chú nơi em đã thực tập cùng với thầy cô giáo trong khoa Tin học kinh tế và các bạn đã khuyến khích, động viên trong quá trình thực hiện và hoàn thành chương trình này. Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thuỳ Linh Chương 1 : Trung tâm Ngoại ngữ-Tin học và luận văn tốt nghiệp. 1. Tổng quan về Trung tâm Ngoại ngữ-Tin học. 2. Sự cần thiết của ứng dụng tin học trong công tác quản lí thi tốt nghiệp phổ thông trung học. 3. Mục tiêu của luận văn tốt nghiệp. 4. Các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu luận văn tốt nghiệp. 1.Tổng quan về Trung tâm Ngoại ngữ-Tin học 1. 1 Giới thiệu chung về cơ sở thực tập Trung tâm Ngoại ngữ-Tin học tỉnh Phú Thọ là một Trung tâm thuộc Sở GD-ĐT tỉnh Phú Thọ. Thành lập theo quyết định số : 145/QĐ UBND Tỉnh Phú Thọ. Lĩnh vực hoạt động : Đào tạo và nâng cấp sửa chữa toàn bộ hệ thống của Sở GD-ĐT và Ban ngành trong tỉnh Phú Thọ Sơ đồ tổ chức của Trung tâm : Giám đốc Trung tâm PGĐ chuyên môn PGĐ hành chính Phòng hành chính Phòng đào tạo Phòng kế toán Tổ Tin học Tổ Ngoại ngữ Thư viện Phòng họp Phòng Tiếng Phòng máy 1. 2 Chức năng và nhiệm vụ của cơ quan thực tập : - Liên kết với các trường đại học để mở lớp đào tạo đại học chuyên tu và đại học tại chức. - Mở các lớp tin học nâng cao cho các chuyên viên hiện đang công tác tại các Sở GD-ĐT, ban ngành trong toàn tỉnh. - Trung tâm đã liên kết với Tỉnh Đoàn, các TTGD-ĐTTX, Phòng GD-ĐT các huyện, Thành phố, Thị xã mở các lớp đào tạo Tin học trình độ A, B cho các cán bộ quản lí và chuyên viên tỉnh đoàn, cán bộ quản lí, cấp huyện cấp trường, giáo viên, kế toán. . . - Tham gia các hoạt động chuyên môn do Sở GD-ĐT điều động : Ra đề thi, chấm thi học sinh giỏi cấp tỉnh và cấp quốc gia môn Tiếng Anh và môn Tin học, hướng dẫn ôn thi tốt nghiệp môn Tiếng Anh cho THCS, tham gia lãnh đạo hội đồng, thanh tra chấm thi tốt nghiệp THPT.Tham gia vào trong các đoàn thanh tra toàn diện tới các trường THPT và các Phòng GD-ĐT. Tham gia các lớp tập huấn về công nghệ thông tin do Bộ tổ chức về công tác tuyển sinh thi tốt nghiệp các cấp. - Tham gia, triển khai công tác nghiên cứu khoa học, viết các phần mềm cho Tỉnh và Thành phố. 1.3 Hiện trạng và Hướng phát triển của Trung tâm: Được sự quan tâm giúp đỡ của UBND tỉnh và lãnh đạo Sở GD-ĐT Phú Thọ, Trung tâm Tin học -Ngoại ngữ đã hoàn thành kế hoạch phát triển GD-ĐT theo các phần cụ thể dưới đây : 1.3.1 Sự phát triển về quy mô : Năm học 2001-2002 theo kế hoạch phát triển GD-ĐT đã được lãnh đạo Sở duyệt, Trung tâm đã mở các lớp đào tạo đại học tại chức : - Liên kết với Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội, tuyển sinh các lớp Đại học chuyên ngành Tiếng Anh tại chức. - Liên kết với Trường Đại học Khoa học Tự nhiên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội mở các lớp Đại học Toán Tin, cho các giáo viên đã tốt nghiệp Cao đẳng môn Toán hoặc môn Lý hiện đang giảng dạy ở tại các trường THCS trong toàn tỉnh. - Liên kết với Khoa Công nghệ thuộc Đại học Quốc gia mở các lớp Đại học Tin học tại chức. Tất cả các lớp trên Trung tâm thống nhất với nhà trường ra thông báo tuyển sinh và tổ chức kỳ thi tuyển sinh đúng quy chế của Bộ GD-ĐT. Với bộ môn Tin học năm 2001-2002 thực hiện quyết định của UBND tỉnh Phú Thọ, Trung tâm đã cùng Ban TCCQ mở các lớp Tin học cho các học viên, đối tượng đi học là các chuyên viên hiện đang công tác tại Sở GD-ĐT, Ban ngành trong tỉnh. Kết quả sau mỗi khoá học, học viên đều đạt kết quả 100% khá, giỏi. Trung tâm cũng đã liên kết với các Tỉnh Đoàn, các TTGD-ĐTTX, Phòng GD-ĐT ở các huyện, Thành phố, Thị xã mở các lớp đào tạo Tin học trình độ A, B cho các đối tượng là các bộ quản lý và chuyên viên của Tỉnh Đoàn, các cán bộ quản lý cấp huyện, cấp trường, giáo viên, kế toán v v...Trong năm học vừa qua Trung tâm đã mở nhiều lớp tại các địa điểm TTGD-ĐTTT Sông Thao, TTGD-ĐTTX Lâm Thao, Phòng GD-ĐT Việt Trì, TTGD-ĐTTX Đoan Hùng với rất nhiều học viên. 1.3.2 Đánh giá về chất lượng, hiệu quả giáo dục -đào tạo và việc thực hiện đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập : Về chất lượng, hiệu quả giáo dục- đào tạo : Tất cả các ngành học khoá học Trung tâm đều liên hệ với các trường Đại học, có chương trình học cụ thể cho từng môn học và tiến độ thực hiện của Trung tâm, nhà trường với từng môn học đó. Ngay từ đầu khoá học, lãnh đạo Trung tâm đã phổ biến đến từng lớp học để học sinh và giáo viên đều biết và theo dõi, thực hiện. Chính vì vậy chương trình đào tạo luôn được thực hiện nghiêm chỉnh, tiến độ luôn đảm bảo, ý thức của học sinh được nâng lên rõ rệt không có học sinh nghỉ học không có lý do, hiện tượng học sinh đi học muộn ở các lớp học còn rất ít. Không có học sinh mắc các tệ nạn xã hội trong khu vực Trung tâm. Sau mỗi môn học nhà trường đều tổ chức các kỳ thi đánh giá kết quả của học sinh. Số lượng các học sinh phải thi lại không nhiều so với sĩ số của lớp (thường từ 5-7%). Hàng tháng giáo viên chủ nhiệm phải báo cáo cụ thể về chuyên cần và tư cách đạo đức của học sinh để lãnh đạo Trung tâm biết và có các biện pháp chỉ đạo kịp thời. Nhìn chung học sinh ở các lớp đều có tư cách đạo đức tốt, chấp hành tốt các quy định của các trường Đại học và Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học. Về đổi mới phương pháp giảng dạy : Trung tâm đã cùng các trường Đại học xem xét, thống nhất từng môn học ở các khối lớp. Những môn học mà Trung tâm đảm bảo giảng dạy, giáo viên bộ môn trao đổi về giáo trình, lượng kiến thức, phương pháp giảng dạy trước khi lên lớp. Thường xuyên lấy ý kiến góp ý của đội ngũ cán bộ các lớp về phương pháp, cách trình bày để giáo viên kịp thời điều chỉnh nhằm mang lại kết quả cao cho người học. Đối với các lớp Tin học trình độ A, B toàn bộ chương trình do Trung tâm đảm nhận.Trên cơ sở chương trình của Bộ GD-ĐT quy định, tập thể giáo viên Trung tâm đã soạn thành chương trình sử dụng chính thức tại Trung tâm, phù hợp với các điều kiện cụ thể và trình độ của từng học viên. Các tiết học lý thuyết được Trung tâm khai thác triết để việc sử dụng phòng đa chức năng để thường xuyên nâng cao chức năng giảng dạy. Các điều kiện đảm bảo chất lượng : - Được sự quan tâm của lãnh đạo Sở GD-ĐT trong năm học 2001-2002 Trung tâm đã bổ nhiệm thêm 1 phó giám đốc. Từ đó mọi hoạt động của Trung tâm được thuận lợi hơn. - Đối với tổ chuyên môn thường xuyên duy trì sinh hoạt theo quy định của Bộ theo quy chế hoạt động của TTGD-ĐTTX, tổ chức dự giờ rút kinh nghiệm, khiêm tốn học hỏi lẫn nhau, tiến hành sinh hoạt chuyên đề để giáo viên có điều kiện nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. Năm học vừa qua Trung tâm đã cử các giáo viên Tiếng Anh tham gia lớp tập huấn về phương pháp giảng dạy tại Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội do tổ chức nước ngoài hướng dẫn, giảng dạy. - Tổ chức các buổi ngoại khoá và câu lạc bộ Tiếng Anh, tạo mọi thuận lợi để học viên và giáo viên nâng cao khả năng nghe, nói Tiếng Anh. - Tổ chức cho giáo viên Tiếng Anh dự giờ thi giáo viên giỏi cấp tỉnh năm học 2001-2002 tại THPT Việt Trì. -Tham gia các hoạt động chuyên môn do Sở GD-ĐT điều động như : Ra đề, chấm thi học sinh giỏi cấp tỉnh, cấp quốc gia môn Tiếng Anh lớp 9 THCS vào lớp 12 THPT, môn Tin học lớp 9, 10, 11, 12.Viết hướng dẫn ôn thi tốt nghiệp môn Tiếng Anh năm học 2001-2002 cho học sinh lớp 9 THCS. Tham gia lãnh đạo hội đồng, thanh tra chấm thi tốt nghiệp THPT năm học 2001-2002. Tham gia là thành viên theo quyết định của Giám đốc Sở trong các đoàn thanh tra toàn diện tới các trường THPT và các Phòng GD-ĐT. Tham gia các khoá tập huấn công nghệ thông tin do Bộ tổ chức về công tác tuyển sinh và chương trình thi tốt nghiệp các cấp. Các công việc mà Trung tâm đảm nhiệm đều có kết quả tốt và được Sở đánh giá cao. - Tiến hành triển khai công tác nghiên cứu khoa học : Năm học 2001-2002 Trung tâm được tỉnh, Sở cho phép làm hai đề tài nghiên cứu khoa học, một cấp tỉnh về quản lý nhân sự ngành GD-ĐT trên máy vi tính, 1 cấp ngành về quản lý thi học sinh giỏi các cấp trên máy vi tính. Toàn bộ giáo viên tin học tham gia khảo sát, lấy số liệu, viết chương trình. Đây là cơ hội rất tốt để giáo viên nâng cao trình độ. - Các chế độ chính sách đều được trả đúng hạn. Nâng cao hiệu quả, hiệu lực công tác quản lý giáo dục : - Lập hồ sơ các bộ, có bản phân công tác đối với từng các bộ, giáo viên trong cơ quan. - Hàng tháng trên cơ sở kiểm điểm cá nhân và góp ý của tổ, giám đốc ghi nhận xét cho từng cán bộ, giáo viên. Những mục tiêu Giáo dục -Đào tạo trong những năm tới của Trung tâm - Hoàn thành tốt những nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao cho. - Hoàn thành kế hoạch chỉ tiêu phát triển Giáo dục -Đào tạo năm học 2002-2003 mà sở Giáo dục -Đào tạo tỉnh Phú Thọ giao. - Tiếp tục sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất trường học. - Trình UBND tỉnh phê duyệt đề án củng cố, nâng cấp hiện đại hoá Trung tâm. Liên hệ với các cơ quan, ban, ngành để tỉnh giao địa điểm mới, lập dự án đầu tư để có thể xây dựng Trung tâm vào năm 2003. 2. Sự cần thiết của ứng dụng tin học trong công tác quản lí thi tốt nghiệp phổ thông trung học của Tỉnh Phú Thọ. Công nghệ thông tin hiện nay đã trở thành một công cụ cần thiết cho hầu hết các lĩnh vực hoạt động của một quốc gia. Nhận thức được tầm quan trọng của ngành khoa học kỹ thuật kinh tế quan trọng bậc nhất này, Chính phủ đã có Nghị quyết 49-CP, ban hành ngày 04 tháng 08 năm 1993 về phát triển Công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90. Làm thế nào để thực hiện được yêu cầu phát triển công nghệ thông tin to lớn và toàn diện, nhằm khắc phục được tình hình hiện nay như đã nêu trong Nghị quyết 49-CP : ”Nước ta hiện nay cơ bản là một nước lạc hậu về thông tin: chưa thiết lập được hệ thông tin cậy và chưa đáp ứng kịp thời cho quản lí và điều hành của bộ máy nhà nước từ trung ương đến địa phương”. Tất nhiên trang thiết bị, phần mềm mới là những thứ cần phải được đề cập đến khi vạch ra kế hoạch thực hiện Nghị quyết 49-CP, song một yếu tố quan trọng bậc nhất không thể thiếu là con người, những cán bộ khác nhau trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Để có thể thực hiện một chương trình toàn diện và quan trọng, chẳng những cần phải có kế hoạch đào tạo những kỹ sư hệ thống, kỹ sư thảo chương, nhân viên nhập liệu, mà phải đào tạo những kỹ sư phân tích. Qua thực tiễn hoạt động trong lĩnh vực áp dụng công nghệ thông tin, chúng ta thấy vai trò cực kỳ quan trọng của loại cán bộ tin học này. Việc triển khai tin học không đạt tốc độ mong muốn, hiện tượng các hệ thống thông tin, tin học hoá chưa thoả mãn yêu cầu các nhà quản lí, có nhiều nguyên nhân, song một nguyên nhân không kém quyết định, đó là thiếu những nhà phân tích được trang bị kiến thức cơ bản, có kinh nghiệm nghề nghiệp tham gia vào quá trình phân tích thiết kế tạo ra các hệ thống này. Giáo sư Ivan Lavallée trong báo cáo : Giảng dạy tin học cho ai ? vì sao? thế nào ? ( Enseigner L’informatique pour qui ? Pourquoi ? commen ?), đọc tại Tuần lễ tin học lần thứ IV tổ chức tại TP HCM đã nêu : “ Nếu những cán bộ tin học Việt Nam thường là những kỹ thuật viên tốt đối với bản thân các máy móc, thì họ rất ít người là kỹ thuật viên của các hệ thống phức tạp, và càng ít người thiết lập quan hệ giữa hệ thống tin học với thực tiễn cần tin học hoá”. Nắm được các công cụ thảo chương, có kỹ năng tốt trong khi vận hành các loại máy tính điện tử cùng các thiết bị ngoại vi, các phần mềm tiện ích chưa đủ, cần phải có trong các tập thể làm tin học những người có thể giao tiếp với cán bộ quản lí, cán bộ nghiệp vụ, và nắm được đầy đủ cấu trúc của hệ thống quản lý cùng hệ thông tin tương ứng, mức độ phức tạp của các tổ chức và hệ thống. Đấy chính là những người phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin, tin học hoá. Chính những phân tích viên ( analyste) sẽ phân tích các hệ thông tin của các tổ chức hành chánh sự nghịêp, xí nghiệp, công ty. Trên cơ sở này, họ tiến hành xây dựng sổ điều kiện thức ( cahier de charges), phân tích chức năng, phân tích cấu trúc, đề ra các giải pháp kỹ thuật, lựa chọn người đối thoại, kiểm tra chất lượng, tiếp nhận và bảo trì phần mềm. Y thức được tầm quan trọng đó mà em đã chọn đề tài phân tích hệ thống thông tin thi tốt nghiệp phổ thông. Nhằm giúp những cán bộ không phải tiến hành nhập liệu thủ công, khi đó họ chỉ việc nhập liệu một cách đơn giản thông qua các Form, họ có thể kết xuất dữ liệu thông qua các Report, các Table, các Query. Các cán bộ quản lí còn có thể nhờ các menu chính để sử dụng chương trình một cách nhanh chóng và thuận tiện. 3. Mục tiêu của luận văn tốt nghiệp Trước nhu cầu thực tế của trường thông qua đơn đặt hàng của Trung tâm nhận được từ sở GD-ĐT, Sở GD-ĐT muốn áp dụng tin học vào công tác quản lí thi tốt nghiệp. Vì những năm trước đây nhà trường đã gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lí dữ liệu trước khi thi và sau khi thi, nên các phòng ban trong Sở đã đi đến quyết định đưa yêu cầu của mình đến Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học để mong nhận được sự giúp đỡ về vấn đề trên. Từ xưa, Sở đã có một số máy tính cho các phòng ban nên vấn đề áp dụng tin học vào trong quản lí là vấn đề rất thuận lợi. Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học sẽ cố gắng không những tạo được ra chương trình quản lí thi tốt nghiệp cho Sở GD-ĐT Phú Thọ mà còn mong rằng chương trình sẽ được áp dụng ở nhiều cơ sở khác, để ngành giáo dục của Tỉnh được cải thiện một cách nhanh chóng nhờ công nghệ thông tin phát triển cùng với một đội ngũ cán bộ tin học phát triển. Ngày nay quá trình giải quyết các bài toán trong thực tế bằng tin học hoá, vi tính hoá ngày càng được các tổ chức quan tâm và tích cực đưa vào ứng dụng. Quản lí thi là một chương trình được nhiều nơi áp dụng, nhất là các trường đại học và trung học, cao đẳng. Đối các trường phổ thông vấn đề này không phải là mới, đã có nhiều Sở GD-ĐT đã áp dụng hình thức đưa tin học vào quản lí thi tốt nghiệp. Đã có các chương trình phần mềm bán trên thị trường, nhưng mỗi trường có một đặc điểm riêng nên việc áp dụng tin học vào mỗi trường có một điểm khác biệt riêng. 4. Các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu luận văn tốt nghiệp Mục đích của đề tài “Quản lí thi “ là thiết kế một hệ thống thông tin quản lí thi trên máy tính. Các công việc của cán bộ quản lí là sử dụng máy tính để điều khiển không phải ghi chép sổ sách phức tạp như trước. Hình thức này đã được áp dụng phổ biến ở các trường Đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp từ rất lâu rồi. Do đề tài được xây dựng trên cơ sở một luận văn tốt nghiệp, nên luận văn đi sâu về vấn đề tin học. Quá trình xây dựng và thiết kế chương trình trên cơ sở kiến thức đã được học trong trường kết hợp kiến thức thực tế mang lại. Vì chương trình quản lí thi tốt nghiệp là một chương trình lớn nên trong luận văn em chỉ thiết kế một phần chương trình. Trước những đòi hỏi ngày càng gia tăng về “chất lượng “ và “độ tin cậy” của hệ thống thông tin, các yêu cầu về thiết kế tổ chức các hệ thống thông tin sao cho hiệu quả, dễ kiểm soát và đánh giá các nhóm thông tin càng quan tâm tới phương pháp tiếp cận hiện đại. Phương pháp này dựa trên phương pháp thiết kế, phân tích hệ thống thông tin hiện đại, sử dụng các kỹ thuật có cấu trúc tham gia của các công cụ tự động. Quá trình phát triển hệ thống sẽ được phân ra như sau Xây dựng Chuyển tiếp Thiết kế Khai thác Lập tài liệu Phân tích Chiến lược Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin sẽ trải qua 7 giai đoạn sau đây: Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu - Làm rõ yêu cầu - Đánh giá tính khả thi - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết - Lập kế hoạch phân tích chi tiết - Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại - Nghiên cứu hệ thống thực tại - Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi - Sửa đổi đề xuất của dự án - Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết Giai đoạn 3 : Thiết kế Logic - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế các dòng vào - Hoàn chỉnh các tài liệu Logic - Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4 : Đề xuất các phương án của giải pháp - Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học - Xây dựng các phương án của giải pháp - Đánh giá các phương án và giải pháp - Chuẩn bị và trình bày các báo cáo về các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra - Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hoá - Thiết kế các thủ tục thủ công - Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật - Thiết kế vật lý trong - Lập trình - Thử nghiệm kiểm tra - Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác - Lập kế hoạch cài đặt - Chuyển đổi - Khai thác và bảo trì - Đánh giá Chương 2 : Phương pháp luận cơ bản để nghiên cứu đề tài Hệ thống thông tin quản lí. Cơ sở dữ liệu sử dụng trong chương trình. Các giai đoạn để xây dựng một hệ thống thông tin và quản lí. Viasual Basic 1. Hệ thống thông tin quản lí. 1. 1 Định nghĩa hệ thống thông tin. Ngày nay trong xã hội phương tây của chúng ta, số lượng nhân viên thu nhập, xử lí và phân phối thông tin nhiều hơn số lượng nhân viên ở bất cứ một nghề nào khác. Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng như các phương tiện xử lí thông tin lại với nhau. Xã hội của chúng ta thực sự là một xã hội thông tin, thời đại chúng ta là thời đại thông tin. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học. Đầu vào (inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Detination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Nguồn Đích Phân phát Thu nhập Xử lí và lưu giữ Kho dữ liệu Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận : bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dư liệu ra. 1. 2 Cơ sở kỹ thuật hệ thống thông tin của hệ thống thông tin. Phần cứng tin học Máy tính điện tử là một tập hợp các bộ phận để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lí dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động tin học. Khi trang bị máy tính thì điều quan trọng nhất cần chú ý là các thiết bị phần cứng phải phù hợp với toàn phần cứng đã có sẵn của nhà trường: - Đảm bảo sự tương thích. - Đảm bảo khả năng mở rộng và nâng cấp. - Bảo đảm độ tin cậy. Phần mềm tin học. Phần mềm được chia làm ba loại : - Phần mềm hệ thống: quản lí phần cứng của máy tính. - Phần mềm ứng dụng : quản lí dữ liệu của con người như con người muốn. - Phần mềm phát triển : được dùng để tạo ra phần mềm khác. * Phần mềm hệ thống hoạt động như là một bộ phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà người sử dụng muốn thực hiện. - Hệ điều hành. - Phần mềm tiện ích. - Phần mềm phát triển. . Các ngôn ngữ lập trình. . Các công cụ lập trình có sự trợ giúp của máy tính. . Lập trình hướng đối tượng OOP. - Phần mềm quản trị mạng máy tính và truyền thông. - Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu. * Phần mềm ứng dụng là chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể về xử lí thông tin. - Phần mềm ứng dụng đa năng. - Phần mềm ứng dụng chuyên biệt. * Phần mềm hiện đại. - Dễ sử dụng. - Chống sao chép. - Tương thích với các phần mềm khác. - Tương thích về các thiết bị ngoại vi. - Tính hiện thời của các phần mềm. - Giá cả phần mềm. - Yều cầu bộ nhớ. - Quyền sử dụng trên mạng. 1. 3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin. 1.3.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống thông tin mới thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc nhập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra các chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình hình hiện trạng hiện nay và xây dựng mô hình lôgic và mô hình vật lí ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện xây dựng hệ thống thông tin liên quan đến việc xây dựng mô hình vật lí trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống và tích hợp nó vào trong tổ chức. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin : - Những vấn đề về quản lí. - Những yêu cầu mới của nhà quản lí. - Sự thay đổi của công nghệ. - Sự thật đổi của sách lược quản lí. 1.3. 2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin. Mục đích chính xác của một dự án phát triển hệ thống thông tin là có một sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động trong tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ về các giới hạn tài chính và thời gian định trước. Ba nguyên tắc xây dựng một hệ thống thông tin. - Sử dụng các mô hình. - Chuyển từ các chung sang cái riêng. - Chuyển từ mô hình vật lí sang mô hình lôgic. 3. Cơ sở dữ liệu sử dụng trong chương trình. 3.1 Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu. Những nhà quản lí luôn phải lưu trữ và xử lí dữ liệu phục vụ trong công việc quản lí và kinh doanh của mình, những danh sách khách hàng, danh sách của nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên. Là những vấn đề cần tổ chức dữ liệu. Trước khi có máy tính những thông tin kể trên vẫn đã được thu thập, lưu trữ, xử lí, phân tích cập nhập. Chúng có thể ghi trên bảng, ghi trong sổ sách, trong các phích bằng bìa cứng thậm trí trong các trí não của những nhân viên làm việc. Làm như vậy cần rất nhiều người, cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả trong quá trình tính toán. Thời gian xử lí lâu quá trình mệt mỏi nặng nhọc và các báo cáo thường không đầy đủ và chính xác. Ngày nay người ta thường sử dụng máy tính và các hệ quả trị cơ sở dữ liệu để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về những hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng trên các máy tính cá nhân. Cơ sở dữ liệu được bắt đầu từ những khái niệm cụ thể sau đây: - Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lí muốn lưu trữ thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng. - Trường dữ liệu để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho từng thuộc tính đó. - Bản ghi là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. - Bảng là toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. - Cơ sở dữ liệu được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lí của các hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau. 3. 2 Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu. 3.2.1 Cập nhật dữ liệu. Có nhiều nhiệm vụ cần thực hiện khi sử dụng cơ sở dữ liệu. Một số nhiệm vụ thực hiện trực tiếp từ các nhân viên hoặc nhà quản lí, một số khác do các quản trị viên cơ sở dữ liệu hoặc lập trình viên có năng lực thực hiện. Xu thế của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu làm dễ dàng việc tạo và nhập dữ liệu, quản trị những ứng dụng cơ sở dữ liệu cho những người sử dụng. 3. 2. 2 Truy vấn dữ liệu. Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy dữ liệu cơ sở dữ liệu. Để thực hiện nhịêm vụ này ta phải có một cách thức nào đó giao diện với cơ sở dữ liệu. Thông thường thông qua một dạng nào đó của ngôn ngữ truy vấn : - Ngôn ngữ có cấu trúc SQL là ngôn ngữ phổ dụng nhất được dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay. Việc viết một lệnh SQL đòi hỏi nhiều kĩ năng và thời gian nhất là những truy vấn phức tạp trong một cơ sở dữ liệu lớn. - Truy vấn bằng QBE : nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu có cách thức đơn gian hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu dựa vào quan niệm QBE. Vì nó tạo cho người dùng sử dụng một lưới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu hoặc mô tả một mà họ muốn tìm kiếm Hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại sử dụng giao diện hiện đại và kỹ thuật rê chuột để tạo truy vấn một cách dễ dàng và nhanh chóng. 3. 2. 3 Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu Thường thì các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường bổ sung tính năng lập báo cáo cho việc truy vấn dữ liệu. Báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo cũng có thể hiện trên màn hình. 3. 2. 4 Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu Dữ liệu cần phải được tổ chức theo một cánh nào đó để không dư thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích hiểu được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu được tổ chức cần phải cấu trúc lại. Đối với thực thể việc xác định tên gọi, độ rộng các trường, loại của từng trường. Tất cả những thứ đó đều được gọi là cấu trúc một thực thể. Để lưu trữ dữ liệu chúng ta cần một cơ chế để gắn kết một thực thể mà chúng ta có mỗi liên hệ tự nhiên giữa cái nọ với cái kia. - Mô hình phân cấp thể hiện mối quan hệ Cha _con. Một thực thể có thể có nhiều thực thể con, nhưng mỗi thực thể con thì có một thực thể cha. Quan hệ này được gọi là quan hệ Một _Nhiều - Mô hình mạng lưới tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô hình phân cấp. Theo mô hình này một thực thể cha có nhiều thực thể con và ngược lại. Quan hệ này đuợc gọi là quan hệ Nhiều _Nhiều. Mô hình này mềm dẻo nhưng cũng có nhiều yếu điểm của nó. Kích thước của sự phức tạp của các mối quan hệ sẽ làm cơ sở dữ liệu chở lên lớn và cồng kềnh và rất rễ nhầm lẫn. - Mô hình quan hệ là mô hình được sử dụng nhi._.