Ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự ở Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Tổng hợp I

h bản thân người lao động. Khơng một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản trị nhân lực. Quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành và khơng thể thiếu trong quản lý kinh doanh. Quản trị nhân lực thường là nguyên nhân của thành cơng hay thất bại trong các hoạt động sản xuất – kinh doanh. Thực chất của quản trị nhân lực là cơng tác quản lý con người trong phạm vị nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối với người lao động. Nĩi cách khác, quản trị nhân lực chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào tổ chức giúp cho họ thực hiện cơng việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh. Quản trị nhân lực đĩng vai trị trung tâm trong việc thành lập các tổ chức và giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường. Tầm quan trọng của quản trị nhân lực trong tổ chức xuất phát từ vai trị quan trọng của con người. Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức. Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực khơng thể thiếu được của tổ chức nên quản trị nhân lực là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức. Mặt khác, quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ khơng cĩ hiệu quả nếu tổ chức khơng quản lý tốt nguồn nhân lực vì mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người. Với cơng việc của một đơn vị kinh doanh như Cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I thì việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo những nhân viên phù hợp với vị trí, cơng việc được giao ngày càng địi hỏi các cán bộ biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết cách tuyển chọn, sử dụng lao động cĩ hiệu quả để nâng cao chất lượng cơng việc. Chính vì thế mà cơng việc quản lý nhân lực ngày càng khĩ khăn, phức tạp. Vì lý do đĩ mà việc áp dụng tin học hĩa trong vấn đề này sẽ giúp đỡ các cán bộ trong phịng TCCB của cơng ty thực hiện cơng việc quản lý các nhân viên trong cơng ty được tốt hơn. Qua quá trình tìm hiểu về cơng ty XNK Tổng hợp I cùng với sự hướng dẫn của thầy Trương Văn Tú, em quyết định chọn đề tài “ Ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự ở cơng ty Cổ phần XNK Tổng hợp I”. Đề tài bao gồm ba chương với mục đích xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự trong cơng ty. Ba chương gồm: Chương I: Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập Chương II: Phương pháp luận xây dựng hệ thống quản lý Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản trị nhân lực Chương I _ Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập 1.1. Quá trình hình thành và phát triển: 1.1.1. Lịch sử hình thành: Đầu những năm 80, cơng tác xuất khẩu khắp các vùng trong cả nước từ các tỉnh đồng bằng ven biển đến các tỉnh trung du, miền núi đều trở nên khá sơi động. day law kết quả của việc Nhà nước ban hành nhiều chủ trương chính sách nhằm đẩy mạnh cơng tác xuất khẩu. Nhờ đĩ mà hoạt động xuất khẩu đã đạt được những kết quả khả quan. Nhưng bên cạnh những dấu hiệu tích cực, cịn nảy sinh vấn đề đáng lo ngại là việc xuất hiện tình trạng tranh mua, tranh bán ở cả thị trường trong và ngồi nước, những hiện tượng cạnh tranh khơng lành mạnh, phá giá thị trường dẫn đến nguy cơ mất thị trường., trước tình hình đĩ, một yêu cầu cấp bách được đặt ra đĩ là cùng với việc khuyến khích phát triển cơng tác xuất khẩu ở địa phương, Nhà nước đồng thời phải thực hiện chấn chỉnh và từng bước lập lại trật tự, kỷ cương ở khu vực này. Trong hồn cảnh đĩ, Cơng ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I ra đời ngày 15/12/1981 theo quyết định của Bộ Thương Mại và chính thức đi vào hoạt động vào tháng 3/1982. Cơng ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I cĩ tên giao dịch đối ngoại là Việt Nam National General Export – Import Coporation viết tắt là GENERALEXIM. Trụ sở chính và chi nhánh của Cơng ty: Trụ sở chính: Địa chỉ: 46 Ngơ Quyền Hà Nội Điện thoại: 04 – 8 264009 Fax: 04 – 8 259894 Email: gexim@generalexim.com.vn Website: www.generalexim.com.vn Tháng 7/1993 theo quyết định số 858/TCCB của Bộ trưởng Bộ Thương Mại, quyết định hợp nhất cơng ty Promexim ( cơng ty phát triển và xuất nhập khẩu ) vào Generalexim và vẫn giữ tên cũ là Generalexim. Chi nhánh: Tại TP. Hồ Chí Minh Địa chỉ: 26B Lê Quốc Hưng Điện thoại: 08 – 9224402 Fax: 08 – 8222214 Tại Đà Nẵng: Địa chỉ: 113 Hồng Diệu Điện thoại: 051 – 822709 Fax: 051 – 824077 Tại Hải Phịng Địa chỉ: 57 Điện Biên Phủ Điện Thoại: 031 – 842077 Fax: 031 – 745927 Theo quyết định thành lập doanh ngiệp Nhà nước số 340/BTM ngày 31/03/1993, cơng ty XNK Tổng hợp I là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ thương mại, cĩ tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch tốn độc lập, được mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo mẫu Nhà nước quy định. 1.1.2. Quá trình phát triển của Cơng ty: 1.1.2.1. Giai đoạn I (1982 – 1986): Tìm hướng đi phù hợp để phát triển Trong thời gian đầu mới thành lập, Cơng ty hầu như khơng được giao vốn, vốn được bàn giao ban đầu chỉ cĩ 139.000 đồng ( thời điểm 1981); đội ngũ cán bộ cịn nhỏ với 50 cán bộ cơng nhân viên và phải hoạt động trong cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Đây là những khĩ khăn mà Cơng ty gặp phải trong thời gian đầu mới đi vào hoạt động. Từ những khĩ khăn trên Cơng ty đã nỗ lực tìm ra hướng đi đúng cho mình. Cơng ty đã kiến nghị chủ động bố trí để lãnh đạo hai cơ quan liên Bộ ( Bộ Ngân hàng và Ngoại thương) họp để ra được một văn bản nêu được những nguyên tắc riêng của Cơng ty trong các phương thức kinh doanh, mở các tài khoản, vấn đề sử dụng vốn ngoại tệ, lập các quỹ hàng hĩa… làm cơ sở thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh của Cơng ty sau này. Đồng thời, Cơng ty cũng huy động một số vốn đảm bảo hoạt động kinh doanh phát triển hơn từ việc vay vốn nước ngồi và xây dựng một quỹ hàng hĩa phong phú và đa dạng. Ngồi ra, Cơng ty cũng tổ chức bồi dưỡng đào tạo đội cán bộ cả ở trong nước và ở nước ngồi khi cĩ đủ tiêu chuẩn. Dần xĩa bỏ những tư tưởng của chế độ quan liêu bao cấp. 1.1.2.2. Giai đoạn II (1987 – 1995): Phát triển và khắc phục khĩ khăn Từ năm 1987 – 1989 là thời kỳ phát triển mạnh mẽ của cơng ty về mọi mặt. Tổng kim ngạch ủy thác đạt 18.000.000 USD. Đội ngũ cán bộ được trang bị nhiều kiến thức thực tế, chuyên mơn cao hơn kỳ đầu. Giai đoạn này, cơng ty tiếp tục xây dựng một số vấn đề được coi là trọng điểm, là nhân tố thắng lợi trong hoạt động của cơng ty như: Các phương thức kinh doanh và hình thức kinh doanh, quan hệ hữu cơ giữa cơng ty với các cơ sở, đặc biệt là mối quan hệ với thị trường nước ngồi. Xây dựng quỹ hàng hĩa, cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh. Cải thiện đời sống cho cán bộ cơng nhân viên. Từ năm 1990 – 1995, giai đoạn này tình hình trong nước và quốc tế cĩ những biến động lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến các ngành kinh tế trong đĩ lĩnh vực phân phối và lưu thơng hàng hĩa bị tác động mạnh mẽ nhất. Thị trường lớn Đơng Âu và Liên Xơ do biến động về chính trị khơng cịn nữa trong khi khu vực ở thị trường tư bản đang bị các đơn vị khác cạnh tranh. Các mặt hàng xuất khẩu ủy thác cĩ chiều hướng gia tăng, tình trạng thiếu vốn và chiếm dụng vốn lẫn nhau trong tổ chức cịn khá phổ biến. Trong bối cảnh đĩ, việc giữ vững và phát triển thốt khỏi vịng bế tắc là một nỗ lực lớn của cơng ty. Tháng 7/1993, cơng ty cĩ bước ngoặt lớn về tổ chức cán bộ với sự kiện lớn, đĩ là việc sát nhập cơng ty Promexim vào cơng ty XNK Tổng hợp I. Về mặt hàng, cơng ty chủ trương phát triển mặt hàng chủ lực là gia cơng may mặc xuất khẩu. Đồng thời cơng ty cịn kinh doanh XNK tất cả các mặt hàng bất kể giá trị lớn hay nhỏ như lạc nhân, gạo, thiếc, gỗ, quế, hồi… 1.1.2.2. Giai đoạn III: (từ 1996 đến nay): Xu hướng hội nhập, tồn cầu hĩa Tiếp theo đà tăng trưởng của giai đoạn trước, năm 1997 Cơng ty đã đạt kim ngạch XNK lên đến 78,4 triệu USD, cao nhất từ trước đến nay và là một kết quả đáng nể. Tuy nhiên, năm 1998 tổng kim ngạch XNK của Cơng ty chỉ đạt gần 44,5 triệu USD bằng 82,17 % kim ngạch XNK năm 1997. Sự giảm xuống này là do mơi trường kinh doanh XNK của Cơng ty nĩi riêng và cả nước nĩi chung cĩ nhiều biến động xấu. Từ sau giai đoạn khĩ khăn đến nay, Cơng ty đã cĩ hướng đi mới như mở rộng phạm vi kinh doanh ra các đơn vị riêng lẻ, các quận huyện, kể cả các thành phần kinh tế ngồi quốc doanh, chuyển dần từ ủy thác sang tư doanh. Triển khai kinh doanh gia cơng các mặt hàng, khai thác việc nhập hàng phi mậu dịch cho đối tượng người Việt Nam cơng tác học tập lao động ở nước ngồi được hưởng chế độ miễn thuế. Bên cạnh đĩ, Cơng ty cịn tham gia đầu tư khai thác địa sản, phát triển các dịch vụ cho thuê kho, bãi xe… 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơng ty 1.1.3.1. Chức năng: Cơng ty XNK Tổng hợp I được phép trực tiếp xuất khẩu hoặc nhận ủy thác xuất khẩu các mặt hàng nơng sản, hải sản, thủ cơng mỹ nghệ, các mặt hàng gia cơng chế biến tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu sản xuất và đời sống kế hoạch, theo yêu cầu của các địa phương, các ngành, các xí nghiệp thuộc các thành phần kinh tế theo qui định của Nhà nước. Cung ứng vật tư, hàng hĩa, nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước phục vụ cho các địa phương, các ngành, các xí nghiệp thanh tốn bằng tiền mặt hoặc hàng hĩa theo các thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Sản xuất và gia cơng chế biến hàng hĩa để xuất khẩu và làm dịch vụ khác liên quan đến nhập khẩu. 1.1.3.2. Nhiệm vụ của cơng ty: Cơng ty cĩ nhiệm vụ xây dựng và thực hiện cĩ hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ kể cả xuất nhập khẩu tự doanh cũng như ủy thác xuất nhập khẩu và các kế hoạch cĩ liên quan. Tự tạo nguồn vốn, quản lý và khai thác, sử dụng một cách cĩ hiệu quả, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước. Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong các hợp động kinh tế cĩ liên quan. Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường nước ngồi, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu. Đào tạo cán bộ lành nghề, cĩ kinh nghiệm phục vụ lâu dài cho cơng ty. Làm tốt mọi nghĩa vụ và các cơng tác xã hội khác. 1.1.3.3. Quyền hạn của cơng ty: Cơng ty được phép đề xuất với Bộ Thương mại về việc xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch cĩ liên quan đến hoạt động của cơng ty. Cơng ty được phép vay vốn bằng tiền mặt và ngoại tệ, trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế trong và ngồi nước. Được phép mở rộng buơn bán các sản phẩm hàng hĩa theo quy định của Nhà nước. Cơng ty cũng được phép tham dự các hội chợ triển lãm để giới thiệu các sản phẩm của cơng ty ở trong và ngồi nước và đặt các đại diện và chi nhánh ở nước ngồi. Xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, sử dụng, đề bạt, kỷ luật cán bộ, cơng nhân viên… 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của cơng ty: Cơng ty XNK Tổng hợp I cĩ cơ cấu bộ máy tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng gồm những phịng ban với những chức năng chuyên ngành riêng biệt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc và cĩ mối liên hệ chức năng với nhau. Cơ cấu tổ chức bao gồm: Ban giám đốc: là cấp cao nhất ra các quyết định của cơng ty, chỉ đạo hướng dẫn hoạt động cảu tất cả các phịng ban và xí nghiệp sản xuất, chi nhánh trực thuộc, kí kết, ra quyết định thực hiện các hoạt động thương mại và đầu tư tài chính. Các phĩ giám đốc cĩ nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc hoặc được giám đốc ủy quyền quản lý một lĩnh vực kinh doanh nào đĩ. Phịng tổ chức cán bộ: nắm tồn bộ nhân lực của cơng ty, tham mưu cho giám đốc sắp xếp, giúp giám đốc khâu tuyển dụng, đào tạo đội ngũ các cán bộ cơng nhân viên, sắp xếp bố trí lao động cho phù hợp mục tiêu kinh doanh, đồng thời tổ chức giám sát theo dõi về lao động, tiền lương… Phịng tổng hợp: cĩ chức năng tổng hợp tình hình thị trường giá cả trong nước và trên thế giới, theo dõi pháp chế, luật và dưới luật, quy định xuất nhập khẩu, thuế, hải quan, thống kê các số liệu theo yếu cầu của ban giám đốc và phịng ban, lên kế hoạch trình ban giám đốc. Phịng kế tốn tài vụ: hoạch tốn kế tốn đánh giá tồn bộ hoạt động kinh doanh của cơng ty theo kế hoạch ( tháng, quý, năm); lập bảng cân đối kế tốn, bản báo cáo tài chính cuối năm trình ban giám đốc; quyết tốn năm so với cơ quan cấp trên và các cơ quan hữu quan về tổ chức hoạt động, thu chi tài chính các khoản lớn nhỏ trong cơng ty. Phịng hành chính quản trị: theo dõi, sửa chữa, mua sắm các thiết bị phục vụ cho cơng tác của cơng ty; xây dựng, theo dõi, sửa chữa nhà xưởng, văn phịng; thực hiện thêm các nhiệm vụ do ban giám đốc giao phĩ; nhận các loại giấy tờ cơng văn giao đến; theo dõi tình hình hoạt động thường nhật của cơng ty; giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính sự nghiệp. Các phịng nghiệp vụ: Phịng 1: nơng sản, khống sản, thủ cơng mỹ nghệ. Phịng 2: ơ tơ, xe máy nguyên chiếc, thiết bị máy mĩc, hĩa chất. Phịng 3: hàng may mặc. Phịng 4: Lắp ráp, bảo hành xe máy. Phịng 5: Nơng sản, sợi, nguyên liệu gia cơng. Phịng 6: Xuất nhập khẩu tổng hợp, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, dịch vụ tạm nhập tái xuất. Phịng 7: Vật liệu xây dựng, sắt thép. Phịng 8: Giao nhận, kho bãi, kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp. Phịng 9: Kinh doanh XNK tổng hợp. Phịng kho vận: quản lý tồn bộ hàng hĩa kinh doanh của cơng ty; được phép kinh doanh vận tải, chuyên chở hàng hĩa; quản lý bảo dưỡng tồn bộ xe của cơng ty. Cửa hàng: cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại 28 Trần Hưng Đạo và 46 Ngơ Quyền – Hà Nội. Các chi nhánh: nghiên cứu thị trường khu vực, tìm nguồn hàng, bán hàng ủy thác của cơng ty. Liên doanh: 53 Quang Trung: giao dịch kinh doanh 7 Triệu Việt Vương: kinh doanh khách sạn, văn phịng cho thuê. Các đơn vị sản xuất: Xí nghiệp may Đoạn Xá, Hải Phịng. Xưởng sản xuất chế biến sản phẩm gỗ tại Cầu Diễn, Hà Nội. Xưởng lắp ráp xe máy Tương Mai. Xí nghiệp quế, chế biến quế tại Gia Lâm – Hà Nội ( nay liên doanh với cơng ty cổ phần Châu Á để sản xuất, XNK quạt giĩ ) Mơ hình cơ cấu tổ chức cơng ty XNK Tổng hợp I Giám đốc P.GĐ Tài chính P.GĐ Kinh doanh P.GĐ Hành chính Các P. nghiệp vụ Các cửa hàng Các liên doanh Các chi nhánh P. nghiệp vụ 1 P. nghiệp vụ 2 P. nghiệp vụ 3 P. nghiệp vụ 4 P. nghiệp vụ 5 P. nghiệp vụ 6 P. nghiệp vụ 7 P. nghiệp vụ 8 P. nghiệp vụ 9 28 Trần Hưng Đạo 46 Ngơ Quyền 53 Quang Trung 7 Triệu Việt Vương Hải Phịng Đà Nẵng TP. HCM P.TCCB P.Tổng hợp P.Kế tốn tài vụ P.Hành chính Kho vận 1.2. Hoạt động kinh doanh của cơng ty XNK Tổng hợp I: 1.2.1. Lĩnh vực hoạt động của cơng ty: Hoạt động chính của cơng ty XNK Tổng hợp I là kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngồi nước. Hoạt động này là chủ yếu, cĩ tới 9 phịng Nghiệp vụ làm về XNK. Bên cạnh đĩ kinh doanh bất động sản cũng là một thế mạnh của cơng ty. Cơng ty đã cĩ các kho là Đình Xuyên, Tương Mai, Thịnh Liệt với diện tích hơn 10.000 m² cho các khách hàng thuê kho bãi. Gia cơng sản xuất các mặt hàng phục vụ người tiêu dùng trong nước và xuất khẩu cũng khơng cơng ty triển khai thực hiện tốt. 1.2.2. Phương thức kinh doanh của cơng ty: Trong những năm gần day cơng ty thường áp dụng những phương thức kinh doanh linh hoạt để gia tăng hiệu quả xuất nhập khẩu bao gồm xuất khẩu trực tiếp, xuất nhập khẩu ủy thác, tái xuất khẩu, nhận gia cơng hàng xuất khẩu và làm tốt mảng kinh doanh dịch vụ… Trong đĩ cơng ty thực hiện 3 phương thức chính là: Nhận ủy thác xuất nhập khẩu Gia cơng hàng xuất khẩu Xuất khẩu tự doanh 1.2.3. Các đặc điểm của cơng ty XNK Tổng hợp I: 1.2.3.1. Đặc điểm về mặt hàng: Mặt hàng xuất khẩu của cơng ty rất đa dạng, gồm nhiều nhĩm mặt hàng khác nhau: Hàng nơng sản gồm cĩ các mặt hàng: gạo, cà phê, hạt tiêu, lạc nhân, chè,… Nhĩm hàng thủ cơng mỹ nghệ: mây tre, gốm sứ, thêu, lẵng hoa,… Nhĩm hàng các sản phẩm may mặc như: áo sơ mi, váy áo nữ, quần áo thể thao, quần áo trẻ em,… Đây là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu theo hạn ngạch vào rất nhiều thị trường khác nhau. Các mặt hàng khác như tơ tằm, sản phẩm gỗ, thiếc, đồ chơi,… Đặc biệt trong các mặt hàng cơng ty cĩ thế mạnh về: gia cơng may mặc, gạo, cà phê, lạc nhân… Mặt hàng nhập khẩu của cơng ty gồm cĩ: Ơ tơ, xe máy từ Nhật, Hàn Quốc, Đài Loan, Ý, Trung Quốc,… Máy mĩc, thiết bị phụ tùng, hàng vật liệu xây dựng, nhập khẩu nguyên liệu gia cơng, tơ sợi các loại về tiêu thụ tại thị trường trong nước. Mặt hàng kim loại bao gồm: sắt, kẽm, nhơm, đồng, thiếc cũng được cơng ty nhập khẩu. Bên cạnh đĩ cơng ty cũng nhập các mặt hàng về nguyên liệu và hĩa chất. Cơng ty cũng nhập khẩu các bộ linh kiện phụ tùng lắp ráp xe máy dạng IKD những năm về trước. Đến năm 2002, do sự phát triển quá nhanh chĩng thị trường xe máy, Nhà nước điều chỉnh chính sách nhập khẩu, khống chế nguồn hàng đưa vào sử dụng, hiện nay cũng ngừng nhập. Thay vào đĩ là lắp ráp và kinh doanh mặt hàng điện lạnh. 1.2.3.2. Thị trường của cơng ty: Với đặc điểm về mặt hàng ở trên ta cĩ thể thấy hiện cơng ty XNK Tổng hợp I là một doanh nghiệp kinh doanh XNK tổng hợp với chủng loại hàng hĩa đa dạng, phong phú cũng như số lượng mặt hàng tham gia giao dịch là rất lớn. chính vì vậy mà cơng ty cĩ quan hệ với rất nhiều bạn hàng cũng như nhiều thị trường trên thế giới. Thị trường xuất khẩu: hiện nay, cơng ty đã xuất khẩu sang 23 thị trường trong đĩ thị trường xuất khẩu chính của cơng ty là Hồng Kơng, Singapore, Đài Loan, Anh, Mỹ,…Ngồi ra, cơng ty cịn xuất khẩu sang các thị trường khác như Malaysia, Indonêxia, Hà Lan, Bỉ,… Thị trường nhập khẩu của cơng ty bao gồm 24 thị trường, cơng ty chủ yếu nhập khẩu từ các thị trường chủ yếu sau: châu Á, ASEAN, ngồi ra cơng ty cịn cĩ quan hệ với một số thị trường như Trung Đơng, Mỹ, Nga và một số nước EU. 1.2.3.3. Đặc điểm về nguồn vốn: Trong giai đoạn đầu mới thành lập, với số vốn ít ỏi là 139.000 đồng gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động kinh doanh, cơng ty đã nỗ lực tìm ra được hướng đi đúng nhằm phát triển thêm vốn của mình. Cơng ty XNK Tổng hợp I đã sử dụng các biện pháp như tiết kiệm, huy động vốn nhàn rỗi từ cán bộ cơng nhân viên, vay thêm vốn ở ngân hàng và các tổ chức tín dụng, liên doanh với nước ngồi để cĩ thêm nguồn vốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời cơng ty cũng luơn ý thức đến việc bảo tồn vốn và hết sức chú ý để tránh bị lạm dụng, thất thốt vốn trong kinh doanh. Sau hơn 20 năm hoạt động, hiện nay cơng ty đã tăng được số vốn pháp định của mình lên hơn 50 tỷ đồng. 1.2.3.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơng ty XNK Tổng hợp I cĩ hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối hồn chỉnh đáp ứng khá tốt về yêu cầu sản xuất kinh doanh của mình. Cơ sở kinh doanh chính và trụ sở đặt tại 46 Ngơ Quyền, Hà Nội, ngay trung tâm thành phố thuận lợi cho việc giao dịch và đi lại. Cơng ty trang bị gần như đầy đủ các phương tiện phục vụ cho sản xuất kinh doanh và trang thiết bị văn phịng, tạo điều kiện cho cán bộ cơng nhân viên hồn thành tốt nhiệm vụ. Hệ thống thơng tin bao gồm các máy điện thoại, máy fax, máy vi tính đến tất cả các phịng ban trong cơng ty. Trong cả quá trình phát triển của mình, cơng ty đã xây dựng và đưa vào sử dụng 20.000 m² kho và 1.500m² nhà xưởng để đầu tư sản xuất hàng may mặc xuất khẩu tại Đoạn Xá – Hải Phịng. Cải tạo kho Tương Mai thành kho mới khang trang an tồn, đủ điều kiện bảo quản các mặt hàng cĩ giá trị cao. Mua khu vực 53 Quang Trung, số 7 Triệu Việt Vương với mục đích tạo cơ sở vật chất liên doanh khai thác bất động sản, xây dựng khu tập thể và khu đất cĩ hạ tầng cơ sở tại Lạc Trung – Hà Nội và Đoạn Xá – Hải Phịng với phương châm Nhà nước và nhân dân cùng làm để giải quyết nhu cầu nhà ở cho hầu hết cán bộ cơng nhân viên. Năm 1998 cơng ty đã đầu tư gần 4 tỷ đồng để xây dựng xí nghiệp chế biến quế và lâm sản xuất khẩu tại Gia Lâm – Hà Nội và cả mở thêm một phân xưởng tại Xí nghiệp may Đoạn Xá – Hải Phịng. Cả hai cơng trình đã đi vào hoạt động từ cuối năm 1998 đầu năm 1999. Cũng từ cuối năm 1998 đến năm 2003, cơng ty đã đầu tư gần 2 tỷ đồng chuyển hướng lắp ráp xe máy. 1.2.3.5. Đặc điểm về nhân cơng lao động: Tại thời điểm mới thành lập, đội ngũ cán bộ cơng nhân viên của cơng ty cịn nhỏ khoảng 50 cán bộ cơng nhân viên. Họ cịn chưa cĩ kinh nghiệm về ủy thác, trình độ chuyên mơn cịn yếu kém, chưa năng động. Cơng ty đã tìm ra nhiều phương hướng mới cho việc phát triển nguồn lao động trong cơng ty. Hiện nay tổng số nhân viên của cơng ty là hơn 500 người. Cơng ty đã tổ chức bồi dưỡng đào tạo trong và ngồi nước khi cĩ đủ tiêu chuẩn, chỉnh lại những tư tưởng ỷ lại của kinh tế bao cấp, đặt ra những yêu cầu cao hơn, chuyên mơn cao hơn theo nghiệp vụ, theo mặt hàng, theo xuất nhập khẩu. Đặc biệt cơng ty đã chú trọng trẻ hĩa đội ngũ cán bộ cơng nhân viên. Tỷ lệ lao động trong độ tuổi từ 18 – 35 tăng và tỷ lệ lao động trên 50 giảm qua các năm. Tuy vậy độ tuổi người lao động từ 36 – 50 vẫn chiếm tỷ lệ cao nhất. Thời gian qua cơng ty dã khơng ngừng nỗ lực nâng cao trình độ đội ngũ cơng nhân viên cụ thể là số người tốt nghiệp Đại học tăng mạnh, đặc biệt là số người cĩ trình độ sau Đại học tuy khơng nhiều nhưng cũng tăng qua các năm. Cơ cấu lao động trong cơng ty năm 2006: Báo cáo thực hiện lao động năm 2006 Chỉ tiêu Tổng lao động Nam Nữ Đầu kỳ Tổng lao động Đại học THCN Lao động khác 502 161 67 264 185 83 39 69 317 78 28 195 Tăng trong kỳ 6 6 0 Giảm trong kỳ Tổng Nghỉ hưu Giảm lao động thời vụ Giảm khác 141 5 135 1 122 2 115 0 24 3 20 1 Cuối kỳ Tổng Đại học THCN Khác 367 168 42 157 140 79 29 32 227 89 13 125 Số người đi học 0 0 0 0 1.2.4. Cơng tác tổ chức cán bộ: Với nhận thức con người là yếu tố quyết định tất cả, cơng ty đã đưa ra những chính sách về nhân sự hữu hiệu nhằm giúp cán bộ, cơng nhân viên yên tâm cơng tác và tranh thủ các chỉ tiêu đào tạo tập trung ở trong và ngồi nước. Trọng tâm đào tạo tập trung vào các cơng tác chuyên mơn nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hạch tốn kinh tế, thanh tốn quốc tế, lập hợp đồng, lập chứng từ thanh tốn sau khi giao hàng…. Cơng ty tiến hành xây dựng chương trình quy hoạch, đào tạo và đào tạo lại cán bộ, dành chi phí cho cơng tác đào tạo khoảng 150 triệu đồng/năm. Kết quả trong 4 năm, đã cĩ 80 lượt người được đào tạo tập trung về chuyên mơn, chính trị, ngoại ngữ, phổ cập tin học sơ cấp cho hầu hết cán bộ cơng nhân viên văn phịng. Đề bạt: đề bạt tại chỗ là chính. Các cán bộ làm tốt cơng việc, đủ tiêu chuẩn để được đề bạt. Việc để bạt tại chỗ để cán bộ đã quen với tổ chức, khơng gặp nhiều vấp váp trong cơng việc. Thực hiện chính sách đối với cán bộ: Ký thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, áp dụng quy định của Nhà nước về tăng lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Giải quyết việc làm cho đơng đảo cán bộ cơng nhân viên, phân phối thu nhập theo quan niệm mới, gắn thu nhập với kết quả sản xuất nhưng vẫn cĩ chế độ giải quyết chính sách cán bộ do lịch sử và xã hội để lại. Trong năm 2006, cơng ty đã cĩ những các hoạt động: Tiếp tục củng cố sắp xếp bộ máy phù hợp, gọn nhẹ, hiệu quả Quy hoạch, bổ xung, hồn thiện bộ khung cán bộ quản lý cấp phịng, ban, chi nhánh, xí nghiệp. Thu hút, đào tạo lại cán bộ nhằm nâng cao khả năng nghiệp vụ. Tuyển dụng cĩ chọn lọc và đào tạo lại những cán bộ hiện cĩ. 1.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Tổng doanh thu 370.830 438.335 503.209 Chi phí 365.880 432.720 495.897 Lợi nhuận 4.950 5.615 6.373 Nộp ngân sách 21.295 31.256 35.976 Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng lợi nhuận thuần và các khoản nộp ngân sách tăng dần hàng năm. Tuy tốc độ cĩ khác nhau do điều kiện kinh doanh khác nhau. Như vậy, trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty đã đạt được những kết quả đáng mừng. Tuy phải hoạt động trong mơi trường kinh doanh cạnh tranh quyết liệt, cơng ty đã đồn kết, nỗ lực phấn đấu hồn thành tồn diện và vượt mức chỉ tiêu kinh tế - tài chính, cĩ lãi, bảo tồn và phát triển vốn, đảm bảo việc làm và cải thiện đời sống cho cán bộ cơng nhân viên. Cơng ty cũng luơn hồn thành nghĩa vụ nộp ngân sách, đồng thời cơng ty cịn đảm bảo nộp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và trích phí cơng đồn. Hiện nay, Cơng ty XNK Tổng hợp I vẫn tiếp tục được đánh giá là cơng ty xuất nhập khẩu hàng đầu của Bộ thương mại. 1.2.6. Thực trạng kinh doanh xuất nhập khẩu của cơng ty: Trong những năm gần đây tình hình an ninh, chính trị thế giới diễn biến rất phức tạp. Nạn khủng bố, xung đột sắc tộc, tơn giáo, chạy đua vũ trang và vũ khí hạt nhân đang đe dọa nền hịa bình thế giới. Thất nghiệp, lạm phát, ơ nhiễm mơi trường trở nên khĩ kiểm sốt đã ảnh hưởng đến tình hình kinh tế, hoạt động thương mại giữa các quốc gia. Một số nước do đến kỳ bầu cữ cĩ nhiều thay đổi trong chính sách đối ngoại và kinh tế. Các chính sách khuyến khích hay hạn chế của mỗi quốc gia như chính sách tài khĩa, chính sách tiền tệ, các rào cản thuế quan và phi thuế quan để bảo hộ nền sản xuất trong nước cĩ ảnh hưởng rất lớn. tuy vậy, tình hình phát triển kinh tế - thị trường đang ở thời kỳ phục hồi mạnh mẽ, nhu cầu tiêu dùng và phục vụ sản xuất đều gia tăng, giao dịch sơi động đã tác động đến hầu hết các mặt hàng. Năm 2005 cũng là năm hợp tác kinh tế đối ngoại diễn ra sơi nổi trên phạm vi tồn thế giới, bên cạnh xu hướng tồn cầu hĩa và hội nhập kinh tế quốc tế cũng hình thành và phát triển ngày càng nhiều các thỏa thuận tự do hĩa thương mại khu vực và tay đơi giữa các quốc gia khơng phụ thuộc vào vị trí địa lý. Trong khi đĩ tình hình chính trị, xã hội trong nước lại tương đối ổn định, An ninh trật tự được giữ vững. Các nhà phân tích trên thế giới coi Việt Nam là điểm đến an tồn của các nhà đầu tư. Kinh tế Việt Nam khơng ngừng tăng trưởng cao, đầu tư nước ngồi tăng, tạo ra nhiều cơng ăn việc làm, tăng thu nhập, cuộc sống nhân dân được cải thiện. Tuy vậy, nước ta những năm trở lại đây cũng gặp phải những khĩ khăn như nạn khơ hạn và dịch cúm gà diễn ra trên diện rộng đồng thời phải chịu sự tác động từ sự gia tăng giá cả các loại nguyên vật liệu cĩ nguồn gốc nhập khẩu đã làm tăng chi phí đầu vào của các sản phẩm hàng hĩa và dịch vụ và là nguyên nhân đẩy chỉ số giá hàng hĩa tiêu dùng trong nước tăng lên 9,5% mức cao nhất trong nhiều năm gần đây. Nhưng các chỉ tiêu cơ bản về phát triển kinh tế - xã hội vẫn đạt và vượt các mục tiêu đề ra. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại, hoạt động xuất khẩu đã đạt kết quả cao vượt trội hơn tất cả các ngành và lĩnh vực, và cũng lần đầu tiên tăng trưởng xuất khẩu đã vượt tăng trưởng nhập khẩu và cao hơn gấp 3 lần tăng trưởng GDP. Đĩ là những thuận lợi chính hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của cơng ty. Tuy vậy, năm 2006 cơng ty cũng phải vượt qua nhiều khĩ khăn do cơ chế quản lý đã và đang khuyến khích các doanh nghiệp tham gia ngày càng nhiều vào thị trường, các ưu đãi về vốn trước đây dành cho doanh nghiệp Nhà nước khơng cịn được áp dụng. Đồng thời chính sách mở cửa hội nhập kinh tế và thị trường, nhất là việc tham gia chương trình tự do hĩa thương mại trong khu vực (ASEAN và Trung Quốc) của chúng ta đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp cĩ vốn nước ngồi tham gia kinh doanh trên thị trường trong nước. Do vậy, cạnh tranh trên thị trường diễn ra rất quyết liệt và gay gắt, thuận lợi cĩ xu thế giảm. Nhiều mặt hàng của cơng ty cĩ kinh nghiệm kinh doanh nhưng cũng phải thu hẹp do mơi trường cĩ nhiều khĩ khăn, rủi ro. Bước sang năm 2007, với tình hình nước ta gia nhập WTO, lúc đĩ hàng hĩa nước ngồi sẽ tràn ngập thị trường với giá cả cạnh tranh thì cơ hội và thách thức của cơng ty sẽ càng lớn. Cơ hội là ta sẽ xuất hàng hĩa sang các nước khác với mức thuế giảm xuống, cịn thách thức là tình hình trong nước với hàng hĩa nước ngồi cũng khơng phải chịu mức thuế cao như hiện nay. 1.2.7. Tình hình ứng dụng CNTT: Cơng ty đã trang bị máy tính cho tất cả các phịng ban trong cơng ty cũng như văn phịng các chi nhánh. Tất cả các máy đều được nối mạng Internet để phục vụ cơng việc. Nhưng hệ thống mạng riêng trong cơng ty thì chưa cĩ. Các máy tính được trang bị phần lớn là máy mĩc cũ. Phần cứng được trang bị từ những năm cuối thập kỷ 90 của thế kỷ trước. Sau này đã trang bị thêm cho các văn phịng những máy mĩc hiện đại hơn. Phần lớn là Pentium III, bộ nhớ 20 GB, tốc độ tương đối nhanh vì những cơng việc sử dụng máy tính đều là các cơng việc văn phịng, cài đặt window2000. Việc ứng dụng CNTT chủ yếu dùng trong việc tính lương, thưởng, bảo hiểm…dùng cơng cụ hỗ trợ là Exel và việc soạn thảo văn bản với cơng cụ Word. Chỉ cĩ bộ phận kế tốn được trang bị phần mềm chuyên dụng cịn các bộ phận khác đều phải làm trên giấy bằng tay. 1.3. Định hướng đề tài: 1.3.1. Vấn đề áp dụng tin học trong quản trị nhân lực hiện nay: Nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh ngiệp là một trong những nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém. Vấn đề quản trị nhân lực ngày càng trở nên phức tạp vì sự thay đổi cấu trúc xã hội cũng như sự gia tăng của những điều luật và các quy định lao động. Trong một doanh nghiệp, phịng quản trị nhân lực đảm đương nhiều chức năng khác nhau: tuyển chọn, đánh giá, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực, đề bạt, thuyên chuyển hay buộc thơi việc người lao động. Đảm bảo bảo hiểm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động. Giúp các nhà quản trị nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân lực. Cung cấp thơng tin cho mức quản lý cao nhất nhằm hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định sách lược. Để cĩ thể quản trị được một nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém như vậy, phịng quản trị nhân lực phải dựa vào các hệ thống thơng tin tự động hĩa. Các hệ thống này sẽ trợ giúp cho phịng quản trị nhân lực lưu giữ các thơng tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ, giúp các nhân viên phịng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấp cho họ cơng cụ để mơ phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác. Để triển khai các hoạt động quản trị nhân lực, các nhà quản lý dựa trên hàng loạt các hệ thống thơng tin kế hoạch hĩa tác nghiệp, sách lược và chiến lược. Hệ thống thơng tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và tồn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nĩ bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến tương lai. Hệ thống này sẽ gắn liền hợp nhất với các phân hệ thơng tin khác của doanh nghiệp như hệ thống tài chính kế tốn, hệ thống thơng tin sản xuất, hệ thống thơng tin Marketing, tạo thành một hệ thống thơng tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp. 1.3.2. Lý do chọn đề tài: Sau một thời gian tiến hành tìm hiểu về cơng ty XNK Tổng hợp I, em thấy rằng tình hình quản lý nhân sự vẫn cịn nhiều._.