Ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự ở Công ty cổ phần XNK Tổng hợp 1

h bản thân người lao động. Không một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản trị nhân lực. Quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành và không thể thiếu trong quản lý kinh doanh. Quản trị nhân lực thường là nguyên nhân của thành công hay thất bại trong các hoạt động sản xuất – kinh doanh. Thực chất của quản trị nhân lực là công tác quản lý con người trong phạm vị nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối với người lao động. Nói cách khác, quản trị nhân lực chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào tổ chức giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh. Quản trị nhân lực đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức và giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường. Tầm quan trọng của quản trị nhân lực trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con người. Con người là yếu tố cấu thành lên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức. Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức nên quản trị nhân lực là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức. Mặt khác, quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt nguồn nhân lực vì mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người. Với công việc của một đơn vị kinh doanh như Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I thì việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo những nhân viên phù hợp với vị trí, công việc được giao ngày càng đòi hỏi các cán bộ biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết cách tuyển chọn, sử dụng lao động có hiệu quả để nâng cao chất lượng công việc. Chính vì thế mà công việc quản lý nhân lực ngày càng khó khăn, phức tạp. Vì lý do đó mà việc áp dụng tin học hóa trong vấn đề này sẽ giúp đỡ các cán bộ trong phòng TCCB của công ty thực hiện công việc quản lý các nhân viên trong công ty được tốt hơn. Qua quá trình tìm hiểu về công ty XNK Tổng hợp I cùng với sự hướng dẫn của T.S Trương Văn Tú, em quyết định chọn đề tài “ Ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự ở công ty Cổ phần XNK Tổng hợp I”. Đề tài bao gồm ba chương với mục đích xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự trong công ty. Ba chương bao gồm: Chương I: Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập 1.1 Quá trình hình thành và phát triển 1.2 Hoạt động kinh doanh của công ty XNK Tổng hợp I 1.3 Định hướng đề tài Chương II: Phương pháp luận xây dựng hệ thống quản lý 2.1 Tổng quan về phát triển HTTT quản lý 2.2 Phân tích HTTT 2.3 Thiết kế CSDL Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản trị nhân lực 3.1 Thu thập dữ liệu và phân tích thông tin 3.2 Các sơ đồ phân tích hệ thống 3.3 Xây dựng chương trình Chương I _ Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập 1.1. Quá trình hình thành và phát triển: 1.1.1. Lịch sử hình thành: Đầu những năm 80, công tác xuất khẩu khắp các vùng trong cả nước từ các tỉnh đồng bằng ven biển đến các tỉnh trung du, miền núi đều trở nên khá sôi động. day law kết quả của việc Nhà nước ban hành nhiều chủ trương chính sách nhằm đẩy mạnh công tác xuất khẩu. Nhờ đó mà hoạt động xuất khẩu đã đạt được những kết quả khả quan. Nhưng bên cạnh những dấu hiệu tích cực, còn nảy sinh vấn đề đáng lo ngại là việc xuất hiện tình trạng tranh mua, tranh bán ở cả thị trường trong và ngoài nước, những hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh, phá giá thị trường dẫn đến nguy cơ mất thị trường., trước tình hình đó, một yêu cầu cấp bách được đặt ra đó là cùng với việc khuyến khích phát triển công tác xuất khẩu ở địa phương, Nhà nước đồng thời phải thực hiện chấn chỉnh và từng bước lập lại trật tự, kỷ cương ở khu vực này. Trong hoàn cảnh đó, Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I ra đời ngày 15/12/1981 theo quyết định của Bộ Thương Mại và chính thức đi vào hoạt động vào tháng 3/1982. Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I có tên giao dịch đối ngoại là Việt Nam National General Export – Import Coporation viết tắt là GENERALEXIM. Trụ sở chính và chi nhánh của Công ty: Trụ sở chính: Địa chỉ: 46 Ngô Quyền Hà Nội Điện thoại: 04 – 8 264009 Fax: 04 – 8 259894 Email: gexim@generalexim.com.vn Website: www.generalexim.com.vn Tháng 7/1993 theo quyết định số 858/TCCB của Bộ trưởng Bộ Thương Mại, quyết định hợp nhất công ty Promexim ( công ty phát triển và xuất nhập khẩu ) vào Generalexim và vẫn giữ tên cũ là Generalexim. Chi nhánh: Tại TP. Hồ Chí Minh Địa chỉ: 26B Lê Quốc Hưng Điện thoại: 08 – 9224402 Fax: 08 – 8222214 Tại Đà Nẵng: Địa chỉ: 113 Hoàng Diệu Điện thoại: 051 – 822709 Fax: 051 – 824077 Tại Hải Phòng Địa chỉ: 57 Điện Biên Phủ Điện Thoại: 031 – 842077 Fax: 031 – 745927 Theo quyết định thành lập doanh ngiệp Nhà nước số 340/BTM ngày 31/03/1993, công ty XNK Tổng hợp I là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ thương mại, có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, được mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo mẫu Nhà nước quy định. 1.1.2. Quá trình phát triển của Công ty: 1.1.2.1. Giai đoạn I (1982 – 1986): Tìm hướng đi phù hợp để phát triển Trong thời gian đầu mới thành lập, Công ty hầu như không được giao vốn, vốn được bàn giao ban đầu chỉ có 139.000 đồng ( thời điểm 1981); đội ngũ cán bộ còn nhỏ với 50 cán bộ công nhân viên và phải hoạt động trong cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Đây là những khó khăn mà Công ty gặp phải trong thời gian đầu mới đi vào hoạt động. Từ những khó khăn trên Công ty đã nỗ lực tìm ra hướng đi đúng cho mình. Công ty đã kiến nghị chủ động bố trí để lãnh đạo hai cơ quan liên Bộ ( Bộ Ngân hàng và Ngoại thương) họp để ra được một văn bản nêu được những nguyên tắc riêng của Công ty trong các phương thức kinh doanh, mở các tài khoản, vấn đề sử dụng vốn ngoại tệ, lập các quỹ hàng hóa… làm cơ sở thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh của Công ty sau này. Đồng thời, Công ty cũng huy động một số vốn đảm bảo hoạt động kinh doanh phát triển hơn từ việc vay vốn nước ngoài và xây dựng một quỹ hàng hóa phong phú và đa dạng. Ngoài ra, Công ty cũng tổ chức bồi dưỡng đào tạo đội cán bộ cả ở trong nước và ở nước ngoài khi có đủ tiêu chuẩn. Dần xóa bỏ những tư tưởng của chế độ quan liêu bao cấp. 1.1.2.2. Giai đoạn II (1987 – 1995): Phát triển và khắc phục khó khăn Từ năm 1987 – 1989 là thời kỳ phát triển mạnh mẽ của công ty về mọi mặt. Tổng kim ngạch ủy thác đạt 18.000.000 USD. Đội ngũ cán bộ được trang bị nhiều kiến thức thực tế, chuyên môn cao hơn kỳ đầu. Giai đoạn này, công ty tiếp tục xây dựng một số vấn đề được coi là trọng điểm, là nhân tố thắng lợi trong hoạt động của công ty như: Các phương thức kinh doanh và hình thức kinh doanh, quan hệ hữu cơ giữa công ty với các cơ sở, đặc biệt là mối quan hệ với thị trường nước ngoài. Xây dựng quỹ hàng hóa, cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh. Cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Từ năm 1990 – 1995, giai đoạn này tình hình trong nước và quốc tế có những biến động lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến các ngành kinh tế trong đó lĩnh vực phân phối và lưu thông hàng hóa bị tác động mạnh mẽ nhất. Thị trường lớn Đông Âu và Liên Xô do biến động về chính trị không còn nữa trong khi khu vực ở thị trường tư bản đang bị các đơn vị khác cạnh tranh. Các mặt hàng xuất khẩu ủy thác có chiều hướng gia tăng, tình trạng thiếu vốn và chiếm dụng vốn lẫn nhau trong tổ chức còn khá phổ biến. Trong bối cảnh đó, việc giữ vững và phát triển thoát khỏi vòng bế tắc là một nỗ lực lớn của công ty. Tháng 7/1993, công ty có bước ngoặt lớn về tổ chức cán bộ với sự kiện lớn, đó là việc sát nhập công ty Promexim vào công ty XNK Tổng hợp I. Về mặt hàng, công ty chủ trương phát triển mặt hàng chủ lực là gia công may mặc xuất khẩu. Đồng thời công ty còn kinh doanh XNK tất cả các mặt hàng bất kể giá trị lớn hay nhỏ như lạc nhân, gạo, thiếc, gỗ, quế, hồi… 1.1.2.2. Giai đoạn III: (từ 1996 đến nay): Xu hướng hội nhập, toàn cầu hóa Tiếp theo đà tăng trưởng của giai đoạn trước, năm 1997 Công ty đã đạt kim ngạch XNK lên đến 78,4 triệu USD, cao nhất từ trước đến nay và là một kết quả đáng nể. Tuy nhiên, năm 1998 tổng kim ngạch XNK của Công ty chỉ đạt gần 44,5 triệu USD bằng 82,17 % kim ngạch XNK năm 1997. Sự giảm xuống này là do môi trường kinh doanh XNK của Công ty nói riêng và cả nước nói chung có nhiều biến động xấu. Từ sau giai đoạn khó khăn đến nay, Công ty đã có hướng đi mới như mở rộng phạm vi kinh doanh ra các đơn vị riêng lẻ, các quận huyện, kể cả các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, chuyển dần từ ủy thác sang tư doanh. Triển khai kinh doanh gia công các mặt hàng, khai thác việc nhập hàng phi mậu dịch cho đối tượng người Việt Nam công tác học tập lao động ở nước ngoài được hưởng chế độ miễn thuế. Bên cạnh đó, Công ty còn tham gia đầu tư khai thác địa sản, phát triển các dịch vụ cho thuê kho, bãi xe… 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 1.1.3.1. Chức năng: Công ty XNK Tổng hợp I được phép trực tiếp xuất khẩu hoặc nhận ủy thác xuất khẩu các mặt hàng nông sản, hải sản, thủ công mỹ nghệ, các mặt hàng gia công chế biến tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu sản xuất và đời sống kế hoạch, theo yêu cầu của các địa phương, các ngành, các xí nghiệp thuộc các thành phần kinh tế theo qui định của Nhà nước. Cung ứng vật tư, hàng hóa, nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước phục vụ cho các địa phương, các ngành, các xí nghiệp thanh toán bằng tiền mặt hoặc hàng hóa theo các thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Sản xuất và gia công chế biến hàng hóa để xuất khẩu và làm dịch vụ khác liên quan đến nhập khẩu. 1.1.3.2. Nhiệm vụ của công ty: Công ty có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ kể cả xuất nhập khẩu tự doanh cũng như ủy thác xuất nhập khẩu và các kế hoạch có liên quan. Tự tạo nguồn vốn, quản lý và khai thác, sử dụng một cách có hiệu quả, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước. Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong các hợp động kinh tế có liên quan. Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường nước ngoài, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu. Đào tạo cán bộ lành nghề, có kinh nghiệm phục vụ lâu dài cho công ty. Làm tốt mọi nghĩa vụ và các công tác xã hội khác. 1.1.3.3. Quyền hạn của công ty: Công ty được phép đề xuất với Bộ Thương mại về việc xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch có liên quan đến hoạt động của công ty. Công ty được phép vay vốn bằng tiền mặt và ngoại tệ, trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước. Được phép mở rộng buôn bán các sản phẩm hàng hóa theo quy định của Nhà nước. Công ty cũng được phép tham dự các hội chợ triển lãm để giới thiệu các sản phẩm của công ty ở trong và ngoài nước và đặt các đại diện và chi nhánh ở n dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, sử dụng, đề bạt, kỷ luật cán bộ, công nhân viên… 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty: Công ty XNK Tổng hợp I có cơ cấu bộ máy tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng gồm những phòng ban với những chức năng chuyên ngành riêng biệt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc và có mối liên hệ chức năng với nhau. Cơ cấu tổ chức bao gồm: Ban giám đốc: là cấp cao nhất ra các quyết định của công ty, chỉ đạo hướng dẫn hoạt động cảu tất cả các phòng ban và xí nghiệp sản xuất, chi nhánh trực thuộc, kí kết, ra quyết định thực hiện các hoạt động thương mại và đầu tư tài chính. Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc hoặc được giám đốc ủy quyền quản lý một lĩnh vực kinh doanh nào đó. Phòng tổ chức cán bộ: nắm toàn bộ nhân lực của công ty, tham mưu cho giám đốc sắp xếp, giúp giám đốc khâu tuyển dụng, đào tạo đội ngũ các cán bộ công nhân viên, sắp xếp bố trí lao động cho phù hợp mục tiêu kinh doanh, đồng thời tổ chức giám sát theo dõi về lao động, tiền lương… Phòng tổng hợp: có chức năng tổng hợp tình hình thị trường giá cả trong nước và trên thế giới, theo dõi pháp chế, luật và dưới luật, quy định xuất nhập khẩu, thuế, hải quan, thống kê các số liệu theo yếu cầu của ban giám đốc và phòng ban, lên kế hoạch trình ban giám đốc. Phòng kế toán tài vụ: hoạch toán kế toán đánh giá toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty theo kế hoạch ( tháng, quý, năm); lập bảng cân đối kế toán, bản báo cáo tài chính cuối năm trình ban giám đốc; quyết toán năm so với cơ quan cấp trên và các cơ quan hữu quan về tổ chức hoạt động, thu chi tài chính các khoản lớn nhỏ trong công ty. Phòng hành chính quản trị: theo dõi, sửa chữa, mua sắm các thiết bị phục vụ cho công tác của công ty; xây dựng, theo dõi, sửa chữa nhà xưởng, văn phòng; thực hiện thêm các nhiệm vụ do ban giám đốc giao phó; nhận các loại giấy tờ công văn giao đến; theo dõi tình hình hoạt động thường nhật của công ty; giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính sự nghiệp. Các phòng nghiệp vụ: Phòng 1: nông sản, khoáng sản, thủ công mỹ nghệ. Phòng 2: ô tô, xe máy nguyên chiếc, thiết bị máy móc, hóa chất. Phòng 3: hàng may mặc. Phòng 4: Lắp ráp, bảo hành xe máy. Phòng 5: Nông sản, sợi, nguyên liệu gia công. Phòng 6: Xuất nhập khẩu tổng hợp, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, dịch vụ tạm nhập tái xuất. Phòng 7: Vật liệu xây dựng, sắt thép. Phòng 8: Giao nhận, kho bãi, kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp. Phòng 9: Kinh doanh XNK tổng hợp. Phòng kho vận: quản lý toàn bộ hàng hóa kinh doanh của công ty; được phép kinh doanh vận tải, chuyên chở hàng hóa; quản lý bảo dưỡng toàn bộ xe của công ty. Cửa hàng: cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại 28 Trần Hưng Đạo và 46 Ngô Quyền – Hà Nội. Các chi nhánh: nghiên cứu thị trường khu vực, tìm nguồn hàng, bán hàng ủy thác của công ty. Liên doanh: 53 Quang Trung: giao dịch kinh doanh 7 Triệu Việt Vương: kinh doanh khách sạn, văn phòng cho thuê. Các đơn vị sản xuất: Xí nghiệp may Đoạn Xá, Hải Phòng. Xưởng sản xuất chế biến sản phẩm gỗ tại Cầu Diễn, Hà Nội. Xưởng lắp ráp xe máy Tương Mai. Xí nghiệp quế, chế biến quế tại Gia Lâm – Hà Nội ( nay liên doanh với công ty cổ phần Châu Á để sản xuất, XNK quạt gió ) Mô hình cơ cấu tổ chức công ty XNK Tổng hợp I Giám đốc P.GĐ Tài chính P.GĐ Kinh doanh P.GĐ Hành chính Các P. nghiệp vụ Các cửa hàng Các liên doanh Các chi nhánh P. nghiệp vụ 1 P. nghiệp vụ 2 P. nghiệp vụ 3 P. nghiệp vụ 4 P. nghiệp vụ 5 P. nghiệp vụ 6 P. nghiệp vụ 7 P. nghiệp vụ 8 P. nghiệp vụ 9 28 Trần Hưng Đạo 46 Ngô Quyền 53 Quang Trung 7 Triệu Việt Vương Hải Phòng Đà Nẵng TP. HCM P.TCCB P.Tổng hợp P.Kế toán tài vụ P.Hành chính Kho vận 1.2. Hoạt động kinh doanh của công ty XNK Tổng hợp I: 1.2.1. Lĩnh vực hoạt động của công ty: Hoạt động chính của công ty XNK Tổng hợp I là kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nước. Hoạt động này là chủ yếu, có tới 9 phòng Nghiệp vụ làm về XNK. Bên cạnh đó kinh doanh bất động sản cũng là một thế mạnh của công ty. Công ty đã có các kho là Đình Xuyên, Tương Mai, Thịnh Liệt với diện tích hơn 10.000 m² cho các khách hàng thuê kho bãi. Gia công sản xuất các mặt hàng phục vụ người tiêu dùng trong nước và xuất khẩu cũng không công ty triển khai thực hiện tốt. 1.2.2. Phương thức kinh doanh của công ty: Trong những năm gần day công ty thường áp dụng những phương thức kinh doanh linh hoạt để gia tăng hiệu quả xuất nhập khẩu bao gồm xuất khẩu trực tiếp, xuất nhập khẩu ủy thác, tái xuất khẩu, nhận gia công hàng xuất khẩu và làm tốt mảng kinh doanh dịch vụ… Trong đó công ty thực hiện 3 phương thức chính là: Nhận ủy thác xuất nhập khẩu Gia công hàng xuất khẩu Xuất khẩu tự doanh 1.2.3. Các đặc điểm của công ty XNK Tổng hợp I: 1.2.3.1. Đặc điểm về mặt hàng: Mặt hàng xuất khẩu của công ty rất đa dạng, gồm nhiều nhóm mặt hàng khác nhau: Hàng nông sản gồm có các mặt hàng: gạo, cà phê, hạt tiêu, lạc nhân, chè,… Nhóm hàng thủ công mỹ nghệ: mây tre, gốm sứ, thêu, lẵng hoa,… Nhóm hàng các sản phẩm may mặc như: áo sơ mi, váy áo nữ, quần áo thể thao, quần áo trẻ em,… Đây là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu theo hạn ngạch vào rất nhiều thị trường khác nhau. Các mặt hàng khác như tơ tằm, sản phẩm gỗ, thiếc, đồ chơi,… Đặc biệt trong các mặt hàng công ty có thế mạnh về: gia công may mặc, gạo, cà phê, lạc nhân… Mặt hàng nhập khẩu của công ty gồm có: Ô tô, xe máy từ Nhật, Hàn Quốc, Đài Loan, Ý, Trung Quốc,… Máy móc, thiết bị phụ tùng, hàng vật liệu xây dựng, nhập khẩu nguyên liệu gia công, tơ sợi các loại về tiêu thụ tại thị trường trong nước. Mặt hàng kim loại bao gồm: sắt, kẽm, nhôm, đồng, thiếc cũng được công ty nhập khẩu. Bên cạnh đó công ty cũng nhập các mặt hàng về nguyên liệu và hóa chất. Công ty cũng nhập khẩu các bộ linh kiện phụ tùng lắp ráp xe máy dạng IKD những năm về trước. Đến năm 2002, do sự phát triển quá nhanh chóng thị trường xe máy, Nhà nước điều chỉnh chính sách nhập khẩu, khống chế nguồn hàng đưa vào sử dụng, hiện nay cũng ngừng nhập. Thay vào đó là lắp ráp và kinh doanh mặt hàng điện lạnh. 1.2.3.2. Thị trường của công ty: Với đặc điểm về mặt hàng ở trên ta có thể thấy hiện công ty XNK Tổng hợp I là một doanh nghiệp kinh doanh XNK tổng hợp với chủng loại hàng hóa đa dạng, phong phú cũng như số lượng mặt hàng tham gia giao dịch là rất lớn. chính vì vậy mà công ty có quan hệ với rất nhiều bạn hàng cũng như nhiều thị trường trên thế giới. Thị trường xuất khẩu: hiện nay, công ty đã xuất khẩu sang 23 thị trường trong đó thị trường xuất khẩu chính của công ty là Hồng Kông, Singapore, Đài Loan, Anh, Mỹ,…Ngoài ra, công ty còn xuất khẩu sang các thị trường khác như Malaysia, Indonêxia, Hà Lan, Bỉ,… Thị trường nhập khẩu của công ty bao gồm 24 thị trường, công ty chủ yếu nhập khẩu từ các thị trường chủ yếu sau: châu Á, ASEAN, ngoài ra công ty còn có quan hệ với một số thị trường như Trung Đông, Mỹ, Nga và một số nước EU. 1.2.3.3. Đặc điểm về nguồn vốn: Trong giai đoạn đầu mới thành lập, với số vốn ít ỏi là 139.000 đồng gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh, công ty đã nỗ lực tìm ra được hướng đi đúng nhằm phát triển thêm vốn của mình. Công ty XNK Tổng hợp I đã sử dụng các biện pháp như tiết kiệm, huy động vốn nhàn rỗi từ cán bộ công nhân viên, vay thêm vốn ở ngân hàng và các tổ chức tín dụng, liên doanh với nước ngoài để có thêm nguồn vốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời công ty cũng luôn ý thức đến việc bảo toàn vốn và hết sức chú ý để tránh bị lạm dụng, thất thoát vốn trong kinh doanh. Sau hơn 20 năm hoạt động, hiện nay công ty đã tăng được số vốn pháp định của mình lên hơn 50 tỷ đồng. 1.2.3.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật: Công ty XNK Tổng hợp I có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối hoàn chỉnh đáp ứng khá tốt về yêu cầu sản xuất kinh doanh của mình. Cơ sở kinh doanh chính và trụ sở đặt tại 46 Ngô Quyền, Hà Nội, ngay trung tâm thành phố thuận lợi cho việc giao dịch và đi lại. Công ty trang bị gần như đầy đủ các phương tiện phục vụ cho sản xuất kinh doanh và trang thiết bị văn phòng, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hệ thống thông tin bao gồm các máy điện thoại, máy fax, máy vi tính đến tất cả các phòng ban trong công ty. Trong cả quá trình phát triển của mình, công ty đã xây dựng và đưa vào sử dụng 20.000 m² kho và 1.500m² nhà xưởng để đầu tư sản xuất hàng may mặc xuất khẩu tại Đoạn Xá – Hải Phòng. Cải tạo kho Tương Mai thành kho mới khang trang an toàn, đủ điều kiện bảo quản các mặt hàng có giá trị cao. Mua khu vực 53 Quang Trung, số 7 Triệu Việt Vương với mục đích tạo cơ sở vật chất liên doanh khai thác bất động sản, xây dựng khu tập thể và khu đất có hạ tầng cơ sở tại Lạc Trung – Hà Nội và Đoạn Xá – Hải Phòng với phương châm Nhà nước và nhân dân cùng làm để giải quyết nhu cầu nhà ở cho hầu hết cán bộ công nhân viên. Năm 1998 công ty đã đầu tư gần 4 tỷ đồng để xây dựng xí nghiệp chế biến quế và lâm sản xuất khẩu tại Gia Lâm – Hà Nội và cả mở thêm một phân xưởng tại Xí nghiệp may Đoạn Xá – Hải Phòng. Cả hai công trình đã đi vào hoạt động từ cuối năm 1998 đầu năm 1999. Cũng từ cuối năm 1998 đến năm 2003, công ty đã đầu tư gần 2 tỷ đồng chuyển hướng lắp ráp xe máy. 1.2.3.5. Đặc điểm về nhân công lao động: Tại thời điểm mới thành lập, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty còn nhỏ khoảng 50 cán bộ công nhân viên. Họ còn chưa có kinh nghiệm về ủy thác, trình độ chuyên môn còn yếu kém, chưa năng động. Công ty đã tìm ra nhiều phương hướng mới cho việc phát triển nguồn lao động trong công ty. Hiện nay tổng số nhân viên của công ty là hơn 500 người. Công ty đã tổ chức bồi dưỡng đào tạo trong và ngoài nước khi có đủ tiêu chuẩn, chỉnh lại những tư tưởng ỷ lại của kinh tế bao cấp, đặt ra những yêu cầu cao hơn, chuyên môn cao hơn theo nghiệp vụ, theo mặt hàng, theo xuất nhập khẩu. Đặc biệt công ty đã chú trọng trẻ hóa đội ngũ cán bộ công nhân viên. Tỷ lệ lao động trong độ tuổi từ 18 – 35 tăng và tỷ lệ lao động trên 50 giảm qua các năm. Tuy vậy độ tuổi người lao động từ 36 – 50 vẫn chiếm tỷ lệ cao nhất. Thời gian qua công ty dã không ngừng nỗ lực nâng cao trình độ đội ngũ công nhân viên cụ thể là số người tốt nghiệp Đại học tăng mạnh, đặc biệt là số người có trình độ sau Đại học tuy không nhiều nhưng cũng tăng qua các năm. Báo cáo thực hiện lao động năm 2006 Chỉ tiêu Tổng lao động Nam Nữ Đầu kỳ Tổng lao động Đại học THCN Lao động khác 502 161 67 264 185 83 39 69 317 78 28 195 Tăng trong kỳ 6 6 0 Giảm trong kỳ Tổng Nghỉ hưu Giảm lao động thời vụ Giảm khác 141 5 135 1 122 2 115 0 24 3 20 1 Cuối kỳ Tổng Đại học THCN Khác 367 168 42 157 140 79 29 32 227 89 13 125 Số người đi học 0 0 0 0 1.2.4. Công tác tổ chức cán bộ: Với nhận thức con người là yếu tố quyết định tất cả, công ty đã đưa ra những chính sách về nhân sự hữu hiệu nhằm giúp cán bộ, công nhân viên yên tâm công tác và tranh thủ các chỉ tiêu đào tạo tập trung ở trong và ngoài nước. Trọng tâm đào tạo tập trung vào các công tác chuyên môn nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hạch toán kinh tế, thanh toán quốc tế, lập hợp đồng, lập chứng từ thanh toán sau khi giao hàng…. Công ty tiến hành xây dựng chương trình quy hoạch, đào tạo và đào tạo lại cán bộ, dành chi phí cho công tác đào tạo khoảng 150 triệu đồng/năm. Kết quả trong 4 năm, đã có 80 lượt người được đào tạo tập trung về chuyên môn, chính trị, ngoại ngữ, phổ cập tin học sơ cấp cho hầu hết cán bộ công nhân viên văn phòng. Đề bạt: đề bạt tại chỗ là chính. Các cán bộ làm tốt công việc, đủ tiêu chuẩn để được đề bạt. Việc để bạt tại chỗ để cán bộ đã quen với tổ chức, không gặp nhiều vấp váp trong công việc. Thực hiện chính sách đối với cán bộ: Ký thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, áp dụng quy định của Nhà nước về tăng lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Giải quyết việc làm cho đông đảo cán bộ công nhân viên, phân phối thu nhập theo quan niệm mới, gắn thu nhập với kết quả sản xuất nhưng vẫn có chế độ giải quyết chính sách cán bộ do lịch sử và xã hội để lại. Trong năm 2006, công ty đã có những các hoạt động: Tiếp tục củng cố sắp xếp bộ máy phù hợp, gọn nhẹ, hiệu quả Quy hoạch, bổ xung, hoàn thiện bộ khung cán bộ quản lý cấp phòng, ban, chi nhánh, xí nghiệp. Thu hút, đào tạo lại cán bộ nhằm nâng cao khả năng nghiệp vụ. Tuyển dụng có chọn lọc và đào tạo lại những cán bộ hiện có. 1.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Tổng doanh thu 370.830 438.335 503.209 Chi phí 365.880 432.720 495.897 Lợi nhuận 4.950 5.615 6.373 Nộp ngân sách 21.295 31.256 35.976 Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng lợi nhuận thuần và các khoản nộp ngân sách tăng dần hàng năm. Tuy tốc độ có khác nhau do điều kiện kinh doanh khác nhau. Như vậy, trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã đạt được những kết quả đáng mừng. Tuy phải hoạt động trong môi trường kinh doanh cạnh tranh quyết liệt, công ty đã đoàn kết, nỗ lực phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức chỉ tiêu kinh tế - tài chính, có lãi, bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo việc làm và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Công ty cũng luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách, đồng thời công ty còn đảm bảo nộp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và trích phí công đoàn. Hiện nay, Công ty XNK Tổng hợp I vẫn tiếp tục được đánh giá là công ty xuất nhập khẩu hàng đầu của Bộ thương mại. 1.2.6. Thực trạng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty: Trong những năm gần đây tình hình an ninh, chính trị thế giới diễn biến rất phức tạp. Nạn khủng bố, xung đột sắc tộc, tôn giáo, chạy đua vũ trang và vũ khí hạt nhân đang đe dọa nền hòa bình thế giới. Thất nghiệp, lạm phát, ô nhiễm môi trường trở nên khó kiểm soát đã ảnh hưởng đến tình hình kinh tế, hoạt động thương mại giữa các quốc gia. Một số nước do đến kỳ bầu cữ có nhiều thay đổi trong chính sách đối ngoại và kinh tế. Các chính sách khuyến khích hay hạn chế của mỗi quốc gia như chính sách tài khóa, chính sách tiền tệ, các rào cản thuế quan và phi thuế quan để bảo hộ nền sản xuất trong nước có ảnh hưởng rất lớn. tuy vậy, tình hình phát triển kinh tế - thị trường đang ở thời kỳ phục hồi mạnh mẽ, nhu cầu tiêu dùng và phục vụ sản xuất đều gia tăng, giao dịch sôi động đã tác động đến hầu hết các mặt hàng. Năm 2005 cũng là năm hợp tác kinh tế đối ngoại diễn ra sôi nổi trên phạm vi toàn thế giới, bên cạnh xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế cũng hình thành và phát triển ngày càng nhiều các thỏa thuận tự do hóa thương mại khu vực và tay đôi giữa các quốc gia không phụ thuộc vào vị trí địa lý. Trong khi đó tình hình chính trị, xã hội trong nước lại tương đối ổn định, An ninh trật tự được giữ vững. Các nhà phân tích trên thế giới coi Việt Nam là điểm đến an toàn của các nhà đầu tư. Kinh tế Việt Nam không ngừng tăng trưởng cao, đầu tư nước ngoài tăng, tạo ra nhiều công ăn việc làm, tăng thu nhập, cuộc sống nhân dân được cải thiện. Tuy vậy, nước ta những năm trở lại đây cũng gặp phải những khó khăn như nạn khô hạn và dịch cúm gà diễn ra trên diện rộng đồng thời phải chịu sự tác động từ sự gia tăng giá cả các loại nguyên vật liệu có nguồn gốc nhập khẩu đã làm tăng chi phí đầu vào của các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ và là nguyên nhân đẩy chỉ số giá hàng hóa tiêu dùng trong nước tăng lên 9,5% mức cao nhất trong nhiều năm gần đây. Nhưng các chỉ tiêu cơ bản về phát triển kinh tế - xã hội vẫn đạt và vượt các mục tiêu đề ra. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại, hoạt động xuất khẩu đã đạt kết quả cao vượt trội hơn tất cả các ngành và lĩnh vực, và cũng lần đầu tiên tăng trưởng xuất khẩu đã vượt tăng trưởng nhập khẩu và cao hơn gấp 3 lần tăng trưởng GDP. Đó là những thuận lợi chính hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy vậy, năm 2006 công ty cũng phải vượt qua nhiều khó khăn do cơ chế quản lý đã và đang khuyến khích các doanh nghiệp tham gia ngày càng nhiều vào thị trường, các ưu đãi về vốn trước đây dành cho doanh nghiệp Nhà nước không còn được áp dụng. Đồng thời chính sách mở cửa hội nhập kinh tế và thị trường, nhất là việc tham gia chương trình tự do hóa thương mại trong khu vực (ASEAN và Trung Quốc) của chúng ta đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có vốn nước ngoài tham gia kinh doanh trên thị trường trong nước. Do vậy, cạnh tranh trên thị trường diễn ra rất quyết liệt và gay gắt, thuận lợi có xu thế giảm. Nhiều mặt hàng của công ty có kinh nghiệm kinh doanh nhưng cũng phải thu hẹp do môi trường có nhiều khó khăn, rủi ro. Bước sang năm 2007, với tình hình nước ta gia nhập WTO, lúc đó hàng hóa nước ngoài sẽ tràn ngập thị trường với giá cả cạnh tranh thì cơ hội và thách thức của công ty sẽ càng lớn. Cơ hội là ta sẽ xuất hàng hóa sang các nước khác với mức thuế giảm xuống, còn thách thức là tình hình trong nước với hàng hóa nước ngoài cũng không phải chịu mức thuế cao như hiện nay. 1.2.7. Tình hình ứng dụng CNTT: Công ty đã trang bị máy tính cho tất cả các phòng ban trong công ty cũng như văn phòng các chi nhánh. Tất cả các máy đều được nối mạng Internet để phục vụ công việc. Nhưng hệ thống mạng riêng trong công ty thì chưa có. Các máy tính được trang bị phần lớn là máy móc cũ. Phần cứng được trang bị từ những năm cuối thập kỷ 90 của thế kỷ trước. Sau này đã trang bị thêm cho các văn phòng những máy móc hiện đại hơn. Phần lớn là Pentium III, bộ nhớ 20 GB, tốc độ tương đối nhanh vì những công việc sử dụng máy tính đều là các công việc văn phòng, cài đặt window2000. Việc ứng dụng CNTT chủ yếu dùng trong việc tính lương, thưởng, bảo hiểm…dùng công cụ hỗ trợ là Exel và việc soạn thảo văn bản với công cụ Word. Chỉ có bộ phận kế toán được trang bị phần mềm chuyên dụng còn các bộ phận khác đều phải làm trên giấy bằng tay. 1.3. Định hướng đề tài: 1.3.1. Vấn đề áp dụng tin học trong quản trị nhân lực hiện nay: Nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh ngiệp là một trong những nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém. Vấn đề quản trị nhân lực ngày càng trở nên phức tạp vì sự thay đổi cấu trúc xã hội cũng như sự gia tăng của những điều luật và các quy định lao động. Trong một doanh nghiệp, phòng quản trị nhân lực đảm đương nhiều chức năng khác nhau: Tuyển chọn, đánh giá, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực, đề bạt, thuyên chuyển hay buộc thôi việc người lao động. Đảm bảo bảo hiểm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động. Giúp các nhà quản trị nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân lực. Cung cấp thông tin cho mức quản lý cao nhất nhằm hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định sách lược. Để có thể quản trị được một nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém như vậy, phòng quản trị nhân lực phải dựa vào các hệ thống thông tin tự động hóa. Các hệ thống này sẽ trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ, giúp các nhân viên phòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác. Để triển khai các hoạt động quản trị nhân lực, các nhà quản lý dựa trên hàng loạt các hệ thống thông tin kế hoạch hóa tác nghiệp, sách lược và chiến lược. Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến tương lai. Hệ thống này sẽ gắn liền hợp nhất với các phân hệ thông tin khác của doanh ngh._.