Ứng dụng tin học trong công tác quản lý lao động tiền lương tại Công ty xây dựng số 2 - Vinaconex

– công ty xây dựng số 2 – Vinaconex đã quan tâm giúp đỡ, cung cấp tài liệu cho việc hoàn thành chuyên đề này. Đặc biệt tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới bác Đào Minh Chiến – trưởng phòng tổ chức lao động tiền lương – người đã tận tình chỉ bảo , hướng dẫn cho tôi từ kiến thức lý thuyết đến áp dụng thực tế trong đề tài. Cuối cùng tôi xin được cảm ơn tất cả các bạn bè đã giúp tôi thực hiện đề tài này. Chuyên đề này được viết với thời gian và kinh nghiệm có hạn, tất cả không thể tránh khỏi những thiếu sót , những hạn chế về mặt kỹ thuật cũng như trình bày. Vì vậy tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp , phê bình từ các thầy cô và bạn bè với mong muốn rút ra những kinh nghiệm cho quá trình công tác của bản thân sau này và chuyên đề được hoàn thiện hơn. Lời nói đầu Ngày nay tin học đã và đang phục vụ cho cuộc sống của con người rất nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong công tác quản lý , điều hành và ra quyết định của các nhà lảnh đạo. Vì vậy ứng dụng của tin học là rất quan trọng , cụ thể là nó làm giảm tới mức tối thiểu sự tham gia của việc thực hiện thủ công bằng sức người, tiết kiệm thời gian tìm kiếm , làm hẹp không gian lưu trữ , hệ thống hoá và cụ thể hoá lượng thông tin theo yêu cầu của người sử dụng . Cho nên hiệu quả của nó đã được nhiều cơ quan , xí nghiệp ứng dụng vào toàn bộ quá trình quản lý của mình , đặc biệt là trong hệ thống quản lao động tiền lương với sự trợ giúp của máy tính. Trong quá trình thực tập tại phòng Tổ chức lao động tiền lương – Công ty xây dựng số 2 – Vinaconex , được sự chỉ bảo giúp đỡ tận tình của thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn , Bác Đào Mạnh Chiến – trưởng phòng tổ chức lao động tiền lương cùng các cô chú trong cơ quan đã giúp tôi hoàn thiện đề tài : “ ứng dụng tin học trong công tác quản lý Lao động tiền lương tại công ty xây dựng số 2 – Vinaconex ” Đề tài gồm các phần chính sau : Chương I : Tổng quan chung Chương II : Phương pháp luận cơ bản Chương III : Phân tích hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương Chương IV : Thiết kế hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương Chuyên đề được hoàn thành vơí sự giúp đỡ , hướng dẫn của thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn cùng các thầy cô trong khoa Tin học Kinh tế và các cán bộ trong Công ty Xây dựng Việt Nam . Tuy nhiên , do kiến thức và kinh nghiệm còn ít ỏi , cùng với sự hạn chế về mặt thời gian nên chương trình chắc chắn còn mắc nhiều sai sót em rất mong được sự chỉ bảo tận tình của các thầy , các cô trong khoa các cán bộ hướng dẫn cùng toàn thể các bạn và những người quan tâm khác để em hoàn thành đề án được tốt hơn . Chương I Tổng quan chung Tổng quan chung về Công ty Xây dựng số 2 – Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam (vinaconex) 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tên đơn vị thực tập: công ty xây dựng số 2 – Vinaconco – Tổng công ty XNKXDVN – Bộ xây dựng. Công ty xây dựng số 2 – Vinaconex từ khi thành lập đến nay đã có rất nhiều tên gọi khác nhau như : Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 … cho đến ngày 9/6/1995 Bộ trưởng bộ xây dựng có QĐ số 618 / BXD - TCLĐ về việc đổi tên Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 thuộc tổng công ty XNKXD Việt nam thành công ty xây dựng số 2 ngày nay Trụ sở chính của công ty: 22 Lạc Long Quân - Tây Hồ - Hà Nội Công ty hiện có : 3 Xí nghiệp thành viên + Xí nghiệp XD số trụ sở tại Đông Ngạc- Từ liêm - Hà nội + XNXD và SXVLXD tại thị trấn Xuân Hoà - Mê Linh - Vĩnh Phúc. + Xí nghiệp bê tông và xây dựng Đạo Tú tại huyện Tam Đảo - Vĩnh Phúc. Ba chi nhánh tại các tỉnh . + Cao Bằng - Bắc Cạn . + Sơn La . + Lào Cai . Ngoài ra còn có 10 đội xây dựng trực thuộc, do công ty quản lý và điều hành. Công ty xây dựng số 2 - Vinaconco2 , là Doanh nghiệp nhà nước hạng I theo QĐ số 2929/BXD - TCLĐ ngày 26 tháng 11 năm 1994 , với giấy phép kinh doanh xây dựng số 26 / BXD - CSXD được phép hoạt động trong các lĩnh vực sau : Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng ở mọi quy mô tới cấp I , trang trí nội thất cao . Thi công các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp . Xây lắp đường dây và trạm biến thế tới 35KV . Thi công mặt đường thâm nhập nhựa . Thi công hệ thống mương máng thuỷ nông và kè đá công trình thuỷ lợi . Các công tác lắp đặt , hoàn thiện trong xây dựng . Sản xuất các cấu kiện bê và kim loại . Đầu tư phát triển và kinh doanh nhà ở. Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng . Với quy mô hoạt động trong cả nước và liên doanh với nước ngoài . 1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty . Đứng đầu lãnh đạo của công ty là giám đốc và phó giám đốc , dưới ban lãnh đạo là một hệ thống phong ban chức năng bao gồm : Tổng công ty Văn phòng công ty Kế toán tài chính Kế hoạch kỹ thuật thi công Lao động tiền lương Đấu thầu và QLDA xây dựng Giám đốc công ty Hình 1 :Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng số 2 1.2.1. Văn phòng công ty . Nhiệm vụ chung của văn phòng là tổ chức thực hiện công tác hành chính quản trị , bảo vệ , quân sự , y tế, tiếp tân, tiếp khách trong công ty : Chuẩn bị và thẩm tra , kiểm tra các thủ tục pháp chế hành chính về các phương án quyết định… trước khi trình giám đốc quyết định hoặc giám đốc công ty trình cấp trên phê chuẩn, tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ giữ gìn bảo quản … 1.2.2. Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công . Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ tổng hợp và tham mưu giúp cho giám đốc công ty . Để đáp ứng với vai trò là phòng tham mưu cho ban lãnh đạo công ty nắm bắt và chỉ đạo kịp thời với cơ chế thị trường , lập kế hoạch sản xuất hàng năm theo nhiệm vụ kế hoạch được tổng công ty giao cho , lập hồ sơ , dự án tham gia đấu thầu các công trình , tổ chức thi công có hiệu quả các công trình do công ty quản lý , quản lý tốt các phương tiện xe máy phục vụ cho công tác thi công . 1.2.3. Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng . Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng là đầu mối của công ty trong công tác khai thác và tìm kiếm việc làm cho công ty , tổ chức mạng lưới cán bộ chuyên viên và cộng tác viên nắm bắt những thông tin về các dự án đầu tư để từ đó cùng với ban lãnh đạo công ty tham gia đấu thầu . Tổ chức thực hiện công tác tổ chức SXKD trong lĩnh vực xây lắp đối với các công trình công ty trúng thầu giao cho các đơn vị thành viên thực hiện . Tổ chức theo dõi nắm bắt cập nhật thông tin về các dự án xây dựng từ giai đoạn hình thành dự án đến giai đoạn khả thi . Thực hiện hồ sơ đấu thầu công trình , qua thực tế đấu thầu thắng thầu lập ra hệ thống giá xây dựng để sử dụng cho công tác đấu thầu và quản lý dự án . Tổ chức thanh toán công trình . Lập và chỉ đạo các biện pháp công đặc biệt . Phối hợp các phòng ban chức năng khác của công ty lập kế hoạch , thanh tra kỹ thuật an toàn lao động. 1.2.4. Phòng tổ chức lao động tiền lương . Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lương là lập phương án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc công ty quyết định việc thành lập , sát nhập , giải thể bổ xung sửa đổi cơ cấu tổ chức của công ty theo phân cấp được tổng công ty duyệt . Thực hiện quản lý tốt đội ngũ cán bộ về số lượng và chất lượng theo phân cấp quản lý giữa tổng công ty – công ty và các đơn vị trực thuộc . Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước về công tác lao động tiền lương , xây dựng quỹ tiền lương và báo cáo thực hiện kế hoạch quỹ tiền lương theo yêu cầu của công ty . Giải quyết thanh tra việc thực hiện chế độ chính sách , giải quyết các thủ tục về công tác hợp tác lao động nước ngoài … 1.2.5. Phòng kế toán tài chính . Nhiệm vụ cơ bản của phòng là thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý kinh tế , kế toán ghi chép ban đầu và đảm chính sác của số liệu, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo điều lệ tổ chức kế toán nhà nước . Quản lý tập trung nguồn vốn và phân giao cho các đơn vị trực thuộc theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh . Quan hệ với các cơ quan tín dụng ngân hàng để vay , trả nợ theo nhiệm vụ thi công được ký kết hợp đồng kinh tế . Hướng dẫn kiểm tra đôn đốc toàn bộ hoạt động tài chính của các xí nghiệp , tổ chức kiểm tra xét duyệt các báo cáo kế toán thống kê , quyết toán của các đơn vị trực thuộc … Quá trình tin học hoá tại Công ty vào trong quá trình quản lý đã đạt được những bước tiến nhất định góp phần không nhỏ vào sự phát triển của công ty , tuy nhiên quá trình tin học hoá mới diễn ra nhằm đáp ứng yêu cầu khách quan của từng phòng ban trong công ty , chưa mang tính đồng bộ và mang tính hệ thống giữa công ty và tổng công ty , giữa lãnh đạo và các phòng ban , giữa các phòng ban với nhau . Quá trình tin học hoá tại công ty đang còn là một tiềm năng lớn nhằm phục vụ cho quá trình quản lý , quá trình lao động sản xuất và tất vả các vấn đề cần xúc tiến khác . Tổng quan chung về công tác lao động tiền lương Tổng quan chung về phòng tổ chức lao động tiền lương Phòng tổ chức lao động tiền lương là phòng chuyên giúp việc cho giám đốc công ty Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lương là + Lập phương án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc công ty quyết định việc thành lập , giải thể , bổ sung , sửa đổi cơ cấu tổ chức của công ty theo phân cấp được tổng công ty duyệt . Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của tổng công ty và giám đốc công ty . Chủ trì phối hợp với các đơn vị chức năng và các đơn vị trực thuộc xây dựng chức năng nhiệm vụ chế độ trách nhiệm , mối quan hệ công tác theo hoạt động của tổ chức Công ty . Quản lý biên chế cán bộ gián tiếp bộ máy hoạt động của công ty trên nguyên tắc gọn nhẹ phát huy hiệu quả quản lý . + Thực hiện quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ về số lượng , chất lượng theo phân cấp giữa Tổng công ty- Công ty và các đơn vị trực thuộc. Giải quyết các nghiệp vụ về quản lý bao gồm : bồi dưỡng , đề bạt , phân công công tác , xếp lương , nâng lương , khen thưởng , kỷ luật .v.v.v. Chủ trì phối hợp các bộ phận có liên quan lập quy hoạch và kế hoạch cán bộ . Nghiên cứu thực hiện và hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn chính sách cán bộ , bố trí và sử dụng cán bộ . Thực hiện việc thống kê nhân sự , báo cáo định kỳ , đột xuất với Tổng công ty- công ty với cơ quan đảng nhà nước có liên quan . Tham gia với các phòng , đơn vị trong công tác giải quyết khen thưởng , thi đua đơn vị tập thể , cá nhân có thành tích trong sản xuất kinh doanh . Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên chức trong công ty . + Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước về công tác lao đông tiền lương . Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương và báo cáo kế hoạch quỹ tiền lương theo từng yêu cầu của công ty . Tổ chức đào tạo đội ngũ công nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ hoặc theo công việc . Tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo cấp bậc do giám đốc công ty duyệt . Giải quyết thực hiện các chính sách đối với công nhân như : khen thưởng , kỷ luật , hưu trí , mất sức,thôi việc , thuyên chuyển , tiếp nhận , điều động .v.v. Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích hợp theo cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. + Giải quyết thanh tra việc thực hiện các khâu trong chế độ chính sách , tổ chức quản lý nội dung quy định của pháp lệnh thanh tra . Thanh tra và giải quyết đơn thư khiếu tố theo pháp lệnh thuộc thẩm quyền và phạm vi công ty giải quyết . Tổ chức thanh tra việc chấp hành bộ luật lao động , chế độ chính sách đối với người lao động ở các đơn vị và đội xây dựng trực thuộc . Thực hiện báo cáo thanh tra theo quy định của Tổng công ty và Bộ xây dựng + Giải quyết thủ tục về công tác hợp tác lao động nước ngoài. Tổng quan chung về công tác lao động tiền lương 2.2.1. Khái niệm : Công tác lao động tiền lương là một phần trong công tác tổ chức lao động tiền lương do phòng tổ chức đảm nhận nhằm quản lý hệ thống lương và cơ cấu lao động của đơn vị cho phù hợp với thực tiễn khách quan, với tình hình thực tế của tổ chức và với quy định của hiến pháp và pháp luật của nhà nước 2.2.2. Chức năng : Công tác lao động tiền lương có chức năng giải quyết hợp lý về tiền lương và lao động trong tổ chức đơn vị . 2.2.3. Nhiệm vụ : Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước về công tác lao đông tiền lương . Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương và báo cáo kế hoạch quỹ tiền lương theo từng yêu cầu của công ty . Tổ chức đào tạo đội ngũ công nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ hoặc theo công việc . Tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo cấp bậc do giám đốc công ty duyệt . Giải quyết thực hiện các chính sách đối với công nhân như : khen thưởng , kỷ luật , hưu trí , mất sức,thôi việc , thuyên chuyển , tiếp nhận , điều động .v.v. Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích hợp theo cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương : 3.1. áp dụng hệ thống thông tin quản lý nói chung tại Công ty xây dựng số 2 Công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã thực sự tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội . Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế , công nghệ thông tin đã trở thành mục tiêu then chốt , là phương tiện để tất cả các nghành các lĩnh vực tạo được sự ổn định và tạo bước nhảy vọt . Công ty xây dựng số 2-Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam ( Vinaconex ) sớm ứng dụng tin học vào quá trình sản xuất kinh doanh của mình đặc biệt là trong quá trình quản lý kinh tế . Việc ứng dụng hệ thống tin học vào quá trình thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối thông tin nhằm phục vụ cho mục tiêu quản lý đã đóng góp một vai trò không nhỏ trong quá trình phát triển của công ty . 3.2. Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương : Cũng như các bộ phận phòng ban khác trong Công ty , việc đưa tin học trực tiếp vào quá trình thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu vào trong quá trình xử lý nghiệp vụ của phòng tổ chức lao động tiền lương đã được triển khai từ rất sớm trong đó có hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương . 3.2.1. Tính tất yếu của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương đối với Công ty xây dựng số 2 : Nền kinh tế đất nước đang bước vào một thời kỳ mới , thời kỳ công nghệ thông tin đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế , nó trở thành phương tiện để ta có thể “ chạy tắt , đón đầu “ hoà mình cùng với nhịp thở kinh tế của toàn nhân loại . Đồng thời với nó là sự phát triển lớn mạnh của Công ty xây dựng số 2 đòi hỏi cần xây dựng hệ thống thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu đủ sức đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp . Bởi vậy , việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào trong quá trình quản lý doanh nghiệp là một yêu cầu mang tính khách quan từ thực tiễn và từ nội tại hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Quản lý một cách có hiệu quả và khoa học vấn đề lao động tiền lương có tầm quan trong không chỉ với hoạt động lao động tiền lương mà nó còn liên quan trực tiếp đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp . Có hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương ngày càng tốt hơn : tin cậy , đầy đủ , thích hợp , dễ hiểu , được bảo vệ và đúng thời điểm nhằm góp phần điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả nhất . 3.2.2. Lựa chọn các phương án tối ưu . Trước tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương các phương án đặt ra nhằm giải quyết những tồn tại trong hiện tại là : a. Xử lý thủ công Phương án này dựa trên nguồn nhân lực hiện có , thiết bị hiện có về cơ bản duy trì công tác theo dõi , quản lý như hiện tại nhưng nâng cao năng xuất lao động của bộ phận tổ chức lao động tiền lương . Phương án này chỉ có thể giải quyết vấn đề trong một thời gian ngắn hạn và chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn trong theo dõi và quản lý công tác lao động tiền lương trong dài hạn , đặc biệt là khi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ngày càng có xu hướng mở rộng . Như vậy phương án này chi phí thấp nhưng có rất nhiều hạn chế . b. Bố trí bộ phận chuyên trách Vẫn dựa trên nguyên tắc theo dõi và quản lý thủ công như hiện tại , nhưng sẽ bố trí một nhân lực chuyên biệt cho công tác này . Điều đó sẽ tạo một cơ cấu cồng kềnh cho bộ phận tổ chức lao động tiền lương . Bên cạnh đó khối lượng thông tin lao động tiền lương phát sinh ngày càng tăng thì khó có thể giaỉ quyết được vấn đề . Phương án này khó có khả năng thực hiện được do lãnh đạo đơn vị khó chấp nhận thêm lao động cho phòng tổ chức c. Chuyển xử lý toàn bộ trên máy Đây là phương án mà doanh nghiệp đang bước đầu áp dụng , nó đòi hỏi một khoản đầu tư cao , xét về mặt tổng quát là đem lại hiệu quả lớn nhất cho dài hạn . Tuy nhiên , vốn lớn , yêu cầu đào tạo lại toàn bộ đội ngũ cán bộ trong bộ phận tổ chức lao động tiền lương khi đội ngũ cán bộ hầu hết là những người có tuổi là hết sức khó khăn đối với công ty . Bên cạnh đó vốn lớn và nếu áp dụng sẽ dôi ra nhiều lao động cần giải quyết công ăn việc làm nên phương án này rất khó cho quá trình thực thi . d. Tự viết và thực hiện chương trình Tự viết và thực hiện chương trình cho riêng công tác quản lý lao động tiền lương tại doanh nghiệp là phương án có tính phù hợp cao nhất xét trong điều kiện hiện tại cuả doanh nghiệp : Quy mô đầu tư là thích hợp chỉ chi bồi dưỡng cho cán bộ lập chương trình , không cần đầu tư chi phí cho phần cứng và phần mềm Nhân lực không tăng phù hợp với khả năng hiện có của lao động , nhất là tận dụng được khả năng lập trình và hiểu biết về tin học của đội ngũ cán bộ công nhân viên . Khả năng ứng dụng cao ; chương trình viết ra phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị , giải quyết được khó khăn đặt ra với quản lý lao động tiền lương Nâng cao từng bước trình độ lao động , là bước đệm khi có điều kiện để chuyển đổi sang xử lý toàn bộ trên máy . Vậy , từ các phân tích nhận thấy đây là phương án tối ưu nhất đối với điều hiện tại của doanh nghiệp 3.3. Lên kế hoạch phát triển hệ thống Một nhân viên của phòng tổ chức tự tìm hiểu thực tế và hoàn thiện chương trình trong khoảng thời gian 3- 5 tháng Tháng 1: Tìm hiểu hiện trạng , hệ thống hoá các yêu cầu của công việc Tháng 2 : Phân tích , thiết kế hệ thống Tháng 3: Chuyển đổi và tạo dựng cơ sở dữ liệu ban đầu Tháng 4: Viết chương trình , chạy thử , sửa lỗi Tháng 5 : Đưa vào ứng dụng , hướng dẫn các cán bộ trong phòng tổ chức , bảo trì và nâng cấp Chương II cơ sở Phương pháp luận cơ bản cho quá trình phát triển hệ thống 1 . Xuất phát từ thực tiễn khách quan Từ Hệ thống thông tin phục vụ quản lý . Khái niệm hệ thống thông tin . 1.1. Khai niệm Hệ thống thông tin là tập hợp những con người , các thiết bị phần cứng , phần mềm , dữ liệu có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập xử lý , lưu trữ và phân phát thông tin để hổ trợ cho việc ra quyết định , phân tích tình hình, lập kế hoạch , điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức . Đầu vào của hệ thống thông tin ( Inputs ) được lấy từ các nguồn ( Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó có cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước . Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích ( Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ (Storage) .Ta có thể mô tả các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin như hình vẽ sau: Nguồn thông tin Thu thập thông tin Xử lý - lưu trữ thông tin Phân phát thông tin Nơi nhận thông tin Kho dữ liệu Hình 2 : Mô hình hệ thống thông tin 1.2. Phân loại một hệ thống thông tin trong một tổ chức . Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức . Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại . 1.2.1. Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra. Thì hệ thống thông tin được chia làm năm loại. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch ( Transactional Information System ) : Đây là hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sản xuất phù hợp với đầu ra của doanh nghiệp . Vì thế hệ thống còn có tên gọi là hệ thống tác nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý ( Management Information System ) : Là hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý . Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định quản lý ( Managerial Decision Support System ) : Hệ thống này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin của các giám đốc. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định sẽ phải trợ giúp cho mọi giai đoạn của quá trình ra quyết định bao gồm các thiết bị trợ giúp hiệu quả và giúp cho việc truy nhập dữ liệu đồng thời làm mới chúng cũng như trợ giúp mối liên hệ giữa những người ra quyết định . Hệ thống chuyên gia ( Expert System ): hay còn gọi là hệ thống cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo . Hệ thống thông tin tạo lập cạnh tranh ISCA : Ngoài việc trợ giúp các hoạt động quản lý bên trong các tổ chức hệ thống này còn có thể được sử dụng như một trợ giúp chiến lược 1.2.2. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ . Gồm có các loại hệ thống sau: Hệ thống thông tin tài chính Hệ thống thông tin Marketing . Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực Hệ thống thông tin quản lý sản xuất . Hệ thống thông tin văn phòng . 1.3. Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin . Để mô tả hệ thống thông tin người ta dùng các mô hình sau: 1.3.1. Mô hình logic . Mô hình logíc thể hiện hệ thống ở những quan điểm như : Hệ thống làm gì ? Dữ liệu mà nó thu thập , xử lý cần phải thực hiện ? các kho chứa kết quả hoặc để lấy ra từ đó các dữ liệu cho các xử lý , thông tin mà hệ thống sản sinh ra … Tóm lại mô hình này không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hay thời điểm dữ liệu được xử lý mà những cái cần quan tâm lại xuất phát từ góc độ quản lý. 1.3.2. Mô hình vật lý ngoài . Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra , phương tiện để thao tác với hệ thống , phần cứng được sử dụng . 1.3.3. Mô hình vật lý trong . Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống song khác với mô hình vật lý ngoài là nó không phải là cái nhìn mà người sử dụng có thể nhìn ra được . Cấu trúc chương trình và ngôn ngữ thể hiện đều là những cái mà người sử dụng không có quyền lựa chọn mà kết quả của sự lựa chọn chủ yếu là từ góc độ kỹ thuật , nghĩa là câu trả lời là từ phía các chuyên viên kỹ thuật. Với mô hình vật lý tồn tại nhiều khả năng có thể của mô hình vật lý trong. Tuy nhiên các mô hình đó không tương đương nhau . Một số có chi phí lớn hơn , một số hoạt động có hiệu quả hơn . Do đó quyết định lựa chọn mô hình nào là phụ thuộc vào sự cân nhắc kỹ thuật , chi phí và hiệu quả . Tóm lại, mỗi mô hình đem lại kết quả của mỗi góc nhìn khác nhau . Mô hình logíc là kết quả của góc nhìn quản lý . Mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn người sử dụng. Mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật . Cả ba mô hình trên đều có những mức độ ổn định khác nhau, mô hình logíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong hay biến đổi nhất. 2. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý . 2.1. Phương pháp Top Down Design . Đây là phương pháp thiết kế hệ thống thông tin dựa trên qua điểm từ tổng quát tới tổng thể . Nội dung của phương pháp này trước hết người ta xác định tổng quát việc thiết kế phần mềm. Sau đó mỗi mục tiêu lại lại phân chia nhỏ hơn ngày càng chi tiết và mục tiêu cuối cùng thường được tương đương với một Modul chương trình. ưu điểm : của phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm: các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không cần thiết . 2.2. Phương pháp Bootom Up Design . Trong phương pháp này , nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo logíc toán học cho hệ thống . sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình . ưu điểm : Phương pháp này cho phép tránh được thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công . Nhược điểm : Hệ thống chỉ làm việc được khi đưa vào toàn thể các mảng . 2.3. Phương pháp tổng hợp . Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên . Tiên hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng như nhiệm vụ cần thiết . yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tin trong hệ thống. 3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý. Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý phục vụ quản lý cần phải trải qua bốn bước sau: Bước 1 : Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống giai đoạn này chiếm khoảng 10% lượng công việc . ở bước này cần làm những công việc sau : Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại , phát hiện các nhược điểm của nó để đưa ra các biện pháp khắc phục. Xác định tính khả thi của đề án , từ đó định hướng cho các giai đoạn sau. Bước 2 : Phân tích hệ thống , giai đoạn này chiếm khoảng 25% công việc và cần làm những công việc sau Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại đang sử dụng . Dựa trên các công cụ xây dựng lược đồ khái niệm , trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới . Bước 3 : Thiết kế xây dựng hệ thống , chiếm khoản 50 % công việc . Công việc cụ thể cần làm . Thiết kế tổng thể : + Xác định rõ các khâu phải xử lý bằng máy hay xử lý bằng thủ công. + Xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Thiết kế chi tiết : + thiết kế các khâu xử lý thông tin thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy tính . + Xác định và phân phối các thông tin đầu ra. + Thiết kế các phương thức thu thập , xử lý thông tin cho máy. Bước 4 : Cài đặt hệ thống mới . Chiếm 15 % khối lượng công việc,bước này cần làm các công việc sau: Thiết lập các tệp cơ sở dữ liệu , các giao diện cho người sử dụng. Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống . Hướng dẫn đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới. 4.Các bước phân tích thiết kế hệ thống . 4.1.Khảo sát thực tế Nhằm để thực hiện mục đích hoạt động của hệ thống những mục tiêu cần tự động hoá cũng như vạch rõ các ràng buộc về mặt kỹ thuật. 4.1.1. Khoả sát sơ bộ . ở giai đoạn này, những câu hỏi quan trọng sẽ được đặt ra là: Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đềphù hợp với tổ chức, người sử duịng và hệ thống thông tin? Xác định phạm vi của bài toán. Xác định tập thể người sử dụng – những người sẽ bị chi phối bởi sự phát triển của hệ thống. Viết báo cáo dựa trên những phát hiện của khảo sát ban đầu , có được cái nhìn bao quát , đầy đủ dưới góc độ quản lý của các dự án để tiếp tục chuyển sang giai đoạn sau. 4.1.2. Khảo sát chi tiết . Giai đoạn này nhằm xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích cần đạt được. ở giai đoạn này, chúng ta cần xác định rõ những gì chúng ta quan tâm để bản thân chúng ta và những người khác đều có khái niệm rõ ràng về giới hạn công việc (những gì làm được, những gì chưa làm được và những gì đã vượt ra ngoài phạm vi vấn đề). Điều này thể hiện ở hai khía cạnh: Thứ nhất là chức năng công việc. Thứ hai là các đơn vị tổ chức điều hành các chức năng đó hoặc sử dụng những thông tin được cung cấp bởi các chức năng đó. 4.1.3. Một số phương pháp thường dùng để khảo sát hiện trạng: a. Phương pháp phỏng vấn . Phỏng vấn từng bộ phận trong hệ thống để từ đó có được sự hiểu biết toàn bộ về hệ thống. Ưu điểm: Nhanh chóng đem lại sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống đang khảo sát. Nhược điểm: Đem lại ít hiệu quả nếu như không chuẩn bị kỹ nội dung phỏng vấn cũng như dễ bị thất bại, lạc hướng nếu như không có quan hệ tốt với người phỏng vấn. b. Phương pháp mẫu bản ghi . Phương pháp này dựa trên các bảng tường thuật và theo kinh nghiệm của mình, các nhà phân tích có thể chuẩn bị đưa ra quyết định trực tiếp. Ưu điểm: Quyết định được đưa ra nhanh chóng. Nhược điểm: Quá thiên về nhận xét chủ quan của nhà phân tích. c. Phương pháp bảng hỏi . Là lập một bảng câu hỏi sẵn để đưa cho mọi người điền vào những thông tin thích hợp. Ưu điểm: Dễ thu được thông tin một cách chính xác về hệ thống. Nhược điểm: Việc tạo ra một bảng câu hỏi đầy đủ không phải là một công việc đơn giản và hiệu quả của nó khó có thể đạt được đối với những người thiếu kinh nghiệm. d. Phương pháp quan sát . Quan sát chính thức: Là quan sát trực tiếp hệ thống đang làm việc cũng như những người đang vận hành hệ thống. Quan sát không chính thức: Là quan sát các chồng giấy tờ công văn, sự sắp sếp thời gian.... Ưu điểm: Dễ thực hiện. Nhược điểm: Mất thời gian, gây ra khó chịu cho người bị quan sát, nhiều khi nhiễu do chủ quan cũng như khác quan. 4.2. Phân tích nghiệp vụ . 4.2.1. Phân tích sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD (Business Function Diagram): Bước đầu tiên trong việc phân tích một hệ thống dự định xây dựng. Chức năng nghiệp vụ là một khái niệm logic chứ không phải là một khái niệm vật lý, nó mô tả điều cần thực hiện để nghiệp vụ được thực hiện chứ không phải là nghiệp vụ được thực hiện ở đâu, như thế nào hoặc do ai làm. Định nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD: Là việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần có thể phân rã thành các chức năng con, số mức phân rã phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Mục đích của sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD. Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích. Để giúp tăng cường cách tiếp cận logíc tới việc phân tích hệ thống. Các chức năng này được xác định ở đây sẽ được dùng trong nhiều mô hình sau này. Để chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Một sơ đồ chức năng nghiệp vụ được coi là đầy đủ bao gồm : Tên chức năng Các mô tả có tính chất tường thuật Đầu vào của các chức năng ( Dữ liệu ) Các sự kiện gây ra sự thay đổi. 4.2.2. Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram ). Bước tiếp theo trong quá trình phân tích là xem xét chi tiết hơn về thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu và những thông tin cung cấp để thực hiện chúng . Công cụ mô hình được sử dụng cho mục đích này là sơ đồ dòng dữ liệu DFD . Định nghĩa sơ đồ DFD : Đây là mô hình về hệ thống có sự thể hiện bằng sơ đồ các kho dữ liệu , các luồng thông tin, các xử lý ở mức logíc. Điều đáng lưu ý ở mô hình này là nó chỉ ra cách mà thông tin vận chuyển từ chức năng này trong hệ thống sang một chức năng khác đồng thời cũng chỉ ra những thông tin nào cần phải có trước khi cho thực hiện một hàm hay quá trình. Mục đích của sơ đồ DFD : Sơ đồ DFD là một công cụ trợ giúp cho bốn hoạt động ch._.ính của nhà phân tích. Phân tích: DFD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng . Thiết kế : Nó được dùng để vạch kế hoạch , minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới . Liên lạc : Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản, tính dễ hiểu của nó đối với người phân tích và người dùng Tài liệu : Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức , đặc tả thiết kế hệ thống là một nhân tố làm đơn giản hoá chính trong việc tạo ra và chấp nhận những tài liệu như vậy . Một số ký pháp thường dùng trong DFD . Nguồn hay đích tới của dữ liệu : Nguồn Đích Các xử lý ( Hay các tiến trình ) Tên xử lý Dòng dữ liệu : Tên của dòng thông tin Kho dữ liệu : Tên kho dữ liệu Tác nhân ngoài : La một người , một nhóm hoặc một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu hệ thống nhưng có một số các hình thức tiếp xúc với hệ thống . Tên của các tác nhân ngoài luôn ở dạng danh từ . Tác nhân trong : Là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong hệ thống được mô tả ở dạng khác của mô hình. Các phương pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu . Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD : Việc phân rã chức năng trong sơ đồ BFD được dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình xử lý hoặc tiến trình con phải xuất hiện trong sơ đồ DFD . Dùng sơ đồ ngữ cảnh : Trong một số phương pháp không dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, người ta đã tạo ra một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầu quá trình xây dựng một DFD . Nó có tên là sơ đồ ngữ cảnh , thường được bố trí trên một trang bao gồm một vòng tròn các quá trình trung tâm ( Biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu ) , được bao quanh bởi các tác nhân ngoài của hệ thống . Các liên kết chỉ ra thông tin được truyền vào và ra khỏi hệ thống . Sơ đồ ngữ cảnh thường được xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích và được dùng để vạch danh giới hệ thống , buộc người phân tích phải xem xét mọi ràng buộc bên ngoài của hệ thống. Có thể dùng sơ đồ này như DFD ở mức cao nhất , trong đó có thể đạt tới mưc 0 bằng cách phân rã chức năng của quá trình trung tâm trong sơ đồ ngữ cảnh . 4.2.3. Phân tích mô hình dữ liệu . Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng . Cung cấp cái nhìn logíc về thông tin cần cho hệ thống . Các thành phần của một mô hình dữ liệu : Thực thể : Là một nhóm người , đồ vật , sự kiện , hiện tượng hay khái niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại . Một số thực thể có vẽ vật chất chẳng hạn như : Sinh viên , máy móc, vật tư, hoá đơn ... Còn một số thực thể khác lại là khái niệm hay quan niệm như : Tài khoản , dự án , nhiệm vụ công tác Kiểu thực thể : Là một nhóm tự nhiên các thực thể cùng loại . Nghĩa là mô tả cho một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin . Để ghi chép dữ liệu về một nhóm thực thể nào đấy người ta sử dụng các bảng . Lần xuất của thực thể : Chính là biểu hiện cụ thể của một thực thể . Thuộc tính : Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng của nó mà ta sẽ gọi là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu hay một phần tử thông tin tách biệt và không chia nhỏ được nữa . Các thuộc tính góp phần mô tả về thực thể và là những dữ liệu mà chúng ta cần lưu trữ . Thông thường , thuộc tính được thể hiện ra là các trường hay các cột của bảng . Có ba kiểu thuộc tính khác nhau mà bất ký một thực thể nào cũng đều có thể có thuộc tính trong ba kiểu này . Các kiểu đó là: Thuộc tính định danh : Là một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể cho phép xác định một cách duy nhất về một cá thể trong một thực thể . Thuộc tính mô tả : Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều có thể là mô tả . Đây là thông tin mô tả cho thực thể được tham trỏ tới . Thông tin này làm tăng hiểu biết của ta về thực thể .Đối với thuộc tính mô tả cần lưu ý là mỗi thuộc tính như vậy chỉ xuất hiện trong một và chỉ một bảng mà thôi . Thuộc tính kết nối : Là những thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể đã có với một thực thể khác trong bảng khác. Thuộc tính kết nối rất giống với thuộc tính mô tả , thông thường trong bản thân thực thể chứa nó như ng ở một thực thể khác thì nó lại là khoá . Các quan hệ : Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể thuộc các kiểu khác nhau . Bản chất của mối quan hệ là tổ chức và tạo nên cách sử dụng trong việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ . Có ba kiểu quan hệ sau đây. + Quan hệ một – một : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tương ứng ( Có liên quan ) với một dòng của bảng thực thể B và ngược lại .+ Quan hệ một - Nhiều : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tương ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể B nhưng ngựơc lại mỗi dòng trong bảng thực thể B chỉ tương ứng với một dòng duy nhất trong nhất trong bảng A. + Quan hệ nhiều-nhiều: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A tương ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể B và ngược lại với mỗi dòng trong bảng thực thể B sẽ tương ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể A. Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu: Xác định các kiểu thực thể . Đưa ra các bảng thực thể chính giữ thông tin về hệ thống trong nlĩnh vực nghiên cứu để xem xét và mở rộng về sau . Xác định các mối quan hệ chính giữa các kiểu thực thể . Nghĩa là phải tìm ra các liên kết tự nhiên giữa chúng và phải ghi lại các liên kết này dưới dạng quan hệ một – nhiều. Các căn cứ để xác định các quan hệ Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia. Lý do cho việc giữ thông tin kết nối này là bản chất của quan hệ. Trong mối quan hệ một – nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định nghĩa nằm ở phía nhiều. Các quan hệ gián tiếp thì nên bỏ qua. 4.2.4 Mô hình quan hệ . Mô hình quan hệ là một danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng bảng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu. Mục đích xây dựng mô hình quan hệ : Nhằm kiểm tra , cải tiến ,mở rộng và làm tối ưu mô hình đã xây dựng . Các bước để xây dựng một mô hình quan hệ : Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống xây dựng Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và tránh dư thừa (Quá trình chuẩn hoá ) . Xác định quan hệ vốn tiềm ẩn bên trong các danh sách thuộc tính đã được thiết lập cho từng kiểu thực thể . Điều này được thực hiện bằng cách ghi ra những thuộc tính nào trong từng bảng là thuộc tính kết nối. Tóm lại , với các thuộc tính và kiểu thực thể cũng như quan hệ đã biết có thể xây dựng nên một sơ đồ cùng kiểu như mô hình dữ liệu trực giác . Khi đó ta có thể đánh giá , so sánh các mô hình và chích ra được từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa các đặc trưng tốt nhất của cả hai . Tuy nhiên việc ước lượng về khối lượng thực thể cho từng bảng cũng cần phải được ghi lại trong mô hình. 5. Thiết kế hệ thống . 5.1. Xác định hệ thống máy tính . Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính : Nhằm xác định xem bộ phận nào của hệ thống cần có sẽ được xử lý bằng máy tính, phần nào do người dùng xử lý. Công cụ được sử dụng để xác định hệ thống máy tính : Dùng sơ đồ DFD , người ta chia các tiến trình logíc của DFD thành các tiến trình vật lý . Một số trong chúng có thể được đảm nhiệm bằng máy tính và một số khác do người dùng đảm nhiệm. 5.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu . Trong khi triển khai một ứng dụng , việc thiết kế ngay từ đầu một cơ sở dữ liệu tốt là hết sức quan trọng, làm thể nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách dễ dàng uyển chuyển . Đồng thời ta phải làm thế nào để việc duy trì bảo dưỡng chương trình đỡ gây tốn kém cho người sử dụng. Phần sau đây sẽ trình bầy khái quát các bước thiết kế cơ sở dữ liệu : Bước 1 : Phân tích toàn bộ những yêu cầu . Đây là bước khởi đầu khó khăn nhất bởi vì nó đòi hỏi phải phân tích chọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị , Trong giai đoạn này người thiết kế phải tìm hiểu và hỏi người dùng cơ sở dữ liệu trong tương lai xem họ cần trích, rút những dữ liệu nào, dưới dạng báo cáo như thế nào và sử dụng những dữ liệu ấy vào việc gì để từ đó có một cái nhìn tổng quát trước khi chính thức bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu . Bước 2 : Nhận diện những thực thể . Sau khi đã tìm hiểu được các tiến trình xử lý thì lúc này người thiết kế cần phải nhận diện được những thực thể nào sẽ làm việc . Nghĩa là phải phác hoạ hình thành bên trong đầu mô hình dữ liệu cần có những bảng nào , thuộc tính , để cơ sở dữ liệu đạt được mục đích đề ra . ở đây mỗi thực thể phải được xem như là một đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt . Những thực thể này có thể được biểu diễn bởi những bảng dữ liệu trong cơ sở bảng dữ liệu. Khi cần thiết có thể thêm thông tin vào những bảng này hoặc có thể tách rời thực thể ra làm nhiều bảng dữ liệu khác . Bước 3 : Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể . Sau khi đã tiến hành phân chia các thông tin dữ liệu vào bảng thì công việc tiếp theo là phải tìm ra tất cả những mối quan hệ giữa các thực thể , để sau này dựa vào mối quan đấy nhằm liên kết các bảng dữ liệu lại với nhau , trích , rút , kết hợp dữ liệu từ đó sẽ đáp ứng được nhanh chóng nhu cầu của người sử dụng. Bước 4 : Xác định khoá chính . Để tránh sự nhập nhằng về thông tin dữ liệu giữa các bản ghi trong một bảng đòi hỏi ta phải nhận diện một trường hay thuộc tính làm yếu tố phân biệt , tức là khoá chính của bảng. Trong trường hợp nếu có nhiều lựa chọn thì phải chọn ra trường nào có ý nghĩa nhất đối với ứng dụng để làm khoá định danh . Đôi khi ta cũng phải biết kết hợp một vài các thuộc tính để tạo mục khoá chính . Bước 5 : Nhận diện mục khoá ngoại lai. Khoá này yêu cầu là một trường trên bảng dữ liệu này nhưng giá trị của nó phải khớp với giá trị của mục khoá chính trên bảng dữ liệu cần liên kết kia . Xong khoá này chỉ mang tính kết nối chứ không xác định tính duy nhất của các bản ghi trong bảng dữ liệu. Bước 6 : Thêm vào các trường không phải là khoá. Yêu cầu của bước này là làm sao tìm ra những tên để đặt cho các trường trong bảng sao cho gợi nhớ và thuận tiện khi xử lý các dữ liệu trên bảng .Sau đó cần tiến hành chuẩn hoá các bảng dữ liệu nhằm trách sự trùng lặp về dữ liệu , giữ cho các dữ liệu có thể liên kết một cách chặt chẽ với nhau đảm bảo không mất thông tin . Bước 7 : Xây dựng mạng sơ đồ dữ liệu . Công việc giai đoạn này là vẽ ra những cái gì đã khai báo định nghĩa để có thể nhìn cơ sở dữ liệu một cách tổng quát hơn .Từ đó có thể phát hiện ra các sai sót để kịp thời sữa chửa . Bước 8 : Khai báo phạm vi của mỗi trường . Đây là bước cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu . Trong bước này phải xác định được kiểu dữ liệu thích hợp , phạm vị (Độ rộng ) của các trường . 5.3. Thiết kế giao diện người - máy . Mục đích của việc thiết kế giao diện người- máy : Nhằm tạo ra giao diện làm công cụ cho việc giao tiếp giữa người với máy được thuận lợi hơn. các chỉ tiêu quan trọng cần có khi đánh giá một giao diện người - máy là : Phải dễ sử dụng và dễ học ngay cả đối với những người thiếu kinh nghiệm. về tốc độ thao tác , giao diện phải mang lại hiệu quả trong hạn định của các bước thao tác , nhấn phím cũng như thời gian trả lời. Phải kiểm soát được chương trình nghĩa là đảm bảo cho người sử dụng thực hiện hoặc bắt đầu kiểm soát đàm thoại. Dễ phát triển các yêu cầu và đem lại kết quả . Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện : Một là phải phù hợp với những người sử dụng, người sẽ tham gia đối thoại với máy. Hai là phải phù hợp với nhiệm vụ được giao . Một số loại giao diện cơ bản. Máy hỏi - người đáp : Với cách thiết kế này chỉ phù hợp đối với người mới sử dụng và ít kinh nghiệm . Các câu hỏi và đáp thường là ngắn và lượng thông tin thường là tương đối nhỏ . Ngôn ngữ lệnh : Thường là ngôn ngữ lệnh bao gồm từ những câu lệnh đơn giản nhất cho đến những câu lệnh khá phức tạp về mặt ngữ pháp . Đối với kiểu giao diện này chỉ phù hợp với người sử dụng ở mức chuyên gia còn đối với người sử dụng bình thường thì rất khó nhớ ,hay mắc lỗi khi viết câu lệnh . - Điền theo mẫu : Đây là dạng đối thoại hay được dùng nhất đối với xử lý dữ liệu cũng như sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu và soạn thảo . Kiểu giao diện như vậy rất gần gũi với người sử dụng và việc thao tác trên chúng lại được tự giải nghĩa cho đến khi mẫu đã được nạp đầy đủ thông tin . Tóm lại, có rất nhiều công cụ trong giai đoạn thiết kế song không phải cái nào cũng sử dụng được trong mọi hệ thống. Nhà phân tích phải dùng cách đánh giá của mình để giải quyết chính xác xem nên dùng những kỹ thuật nào và áp dụng chúng ở mức độ nào để làm cân bằng giữa nguy cơ hoặc hệ thống quá nghèo nàn hoặt ngược lại nguy cơ hệ thống quá rắc rối . Yêu cầu khách quan : Nền kinh tế Việt Nam đang hoà mình cùng dòng chảy kinh tế thế giới với những bước phát triển vượt bậc trong những năm gần đây chúng ta đã và đang khẳng định mình trên trường quốc tế . Cũng như toàn nhân loại , nước ta đã và đang đưa Công nghệ thông tin là mục tiêu nóng bỏng hàng đầu . Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phát triển mới , cho những mục tiêu mới , đã trở thành một trong những phương tiện để đất nước ta có thể “đi tắt , đón đầu “ theo kịp các nước phát triển , hoà nhịp cùng cơn lốc phát triển đi lên của toàn nhân loại . Việc đưa tin học vào mục tiêu quản lý của các doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể . Cùng với quá trình mở cửa nền kinh tế , nền kinh tế đất nước theo cơ chế thị trường , với nhiều thành phần kinh tế , có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa đã ngày càng được kiểm nghiệm sự đúng đắn với hiện thực khách quan thông qua cơ sở lý thuyết cũng như thực tiễn sự đổi thay từng ngày của đất nước . Sự phát triển nhanh chóng của tổ quốc không thể không nhắc tới sự đóng góp trực tiếp và gián tiếp của công nghệ thông tin . Hơn bao giờ hết , trong giai đoạn này hiệu quả quản lý của các doanh nghiệp phụ thuộc vào hệ thống thông tin dựa trên máy tính . Quản lý có hiệu quả cơ sở dữ liệu về các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một trong những mục tiêu sống còn của doanh nghiệp , nó quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp trong cơ chế mới . Để đạt được điều đó , các doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin và liên lạc đủ mạnh , chính xác , kịp thời làm cơ sở cho những quyết định quản trị . Một trong những nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho quản trị doanh nghiệp là xuất phát từ hệ thống thông tin quản lý . Công ty xây dựng số 2- Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam ( Vinaconex) cũng như các tổ chức doanh nghiệp khác trong cả nước đang dẫn từng bước tiếp cận , đưa tin học vào trong quá trinh sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế .Trong quá trình phát triển đi lên của doanh nghiệp không thể phủ nhận sự đóng góp trực tiếp cũng như gián tiếp của một hệ thống thông tin quản lý đủ mạnh . Song song với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng , thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp . Bởi vậy , việc nguyên cứu phát triển hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là yêu cầu phù hợp với yêu cầu nội tại của doanh nghiệp . Chương III Phân tích hệ thống thông tin quản lý Lao động tiền lương Mục đích cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất . Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống thông tin đang tồn tại , thiết kế một hệ thống mới và thực hiện việc cài đặt nó . Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra một chuẩn đoán về tình hình thực tế nhằm đưa ra một sự đánh giá chính xác nhất về tình hình hiện tại của hệ thốn . Việc phân tích một hệ thống thông tin nhằm tìm ra các nguyên nhân nội tại dẫn đến sự trì trệ của hệ thống đó là các vấn đề về quản lý , các bộ luật mới được ban hành , việc ký kết một hiệp tác mới , đa dạng hoá hoạt động của doanh nghiệp , những yêu cầu mới của nhà quản lý , Sự thay đổi của công nghệ , sự thay đổi sách lược chính trị v.v.v. để xác định chính xác các vấn đề tồn tại của hệ thống để có thể phát triển bổ sung vào một hệ thống mới ưu việt hơn , có khả năng đáp ứng được yêu cầu nội tại của hệ thống . I. Các thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống 1. Các thông tin đầu vào của hệ thống 1.1.Thông tin phục vụ cho việc nhập hồ sơ ban đầu bao gồm các thông tin cơ bản sau : Mã cán bộ Họ và tên Giới tính Ngày sinh Quê quán Địa chỉ Dân tộc Tôn giáo Trình độ Chức vụ Biên chế Năm vào làm việc Bậc lương Phụ cấp Hệ số lương Ngày lên lương Đảng / đoàn Tên bố Tuổi bố Nghề bố Tên mẹ Tuổi mẹ Nghề mẹ Vợ chồng Nghề nghiệp Các thông tin về chức vụ bao gồm : Mã chức vụ Chức vụ Các thông tin về học hàm bao gồm : Mã học hàm Học hàm Các thông tin về Trình độ bao gồm : Mã trình độ Trình độ 1.5. Các thông tin về đơn vị bao gồm : Mã đơn vị Tên đơn vị Các thông tin về dân tộc bao gồm : Mã dân tộc Tên dân tộc Các thông tin về ngày công bao gồm : Mã cán bộ Họ và tên Tháng Ngày công Số ngày nghỉ Nghỉ bảo hiểm Tạm ứng BHYT BHXH Các thông tin đầu ra của hệ thống : Các thông tin đầu ra được trình bày dưới dạng các báo cáo bao gồm các loại : Báo cáo chấm công Báo cáo hồ sơ từng đơn vị Báo cáo lương chi tiết Báo cáo lương Báo cáo tạm ứng Báo cáo phụ cấp 3. Bảng tổng quan về đầu vào và đầu ra của hệ thống : Các chứng từ , hoá đơn Hồ sơ gốc Chức vụ Trình độ Đơn vị Học hàm Dân tộc Ngày công Các báo cáo : Báo cáo chấm công Báo cáo hồ sơ từng đơn vị Báo cáo lương chi tiết Báo cáo tạm ứng Báo cáo phụ cấp Báo cáo lương Các chứng từ , hoá đơn khác Các báo cáo liên quan khác Quản lý lao động tiền lương Vào Vào Ra Ra Mô hình hoá dữ liệu ( ERD ) Nhân viên Phòng Ban Lao động tiền lương Lãnh đạo Báo cáo Y/cầu Có Y/cầu Xử lý Các bộ phận khác Sơ đồ luồng thông tin ( Bfd ) : Thời điểm Phòng tổ chức lao động Hệ thống xử lý Lãnh đạo và các bộ phận khác Cập nhập chứng từ vào file dữ liệu Tiền lương In ra các báo cáo In ra các báo cáo Các hoá đơn chứng từ Phát sinh hoá đơn chứng từ Yêu cầu của lãnh đạo phòng và đơn vị Sơ đồ luồng dữ liệu ( dfd ) : Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh : Ban lãnh đạo Quản lý lương Nhập hồ sơ Nhân viên Xử lý hồ sơ Báo cáo Yêu cầu Nhìn vào sơ đồ ngữ cảnh ta thấy mỗi cơ quan thành lập đều phải có đủ các thành viên từ lãnh đạo đến nhân viên tạo thành một hệ thống xuyên suốt . Mỗi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin về cá nhân cũng như các thông tin về tiền lương . Bộ phận quản lý lao đông tiền lương sẽ cập nhập các thông tin về lao động tiền lương một cách đầy đủ chính xác . Ngược lại sẽ huỷ bỏ thống tin về lao động tiền lương của một cá nhân hoặc đơn vị khi có yêu cầu . Khi lãnh đạo hoặc các bộ phận khác yêu cầu được biết thông tin về một thành viên nào đó hay bản báo cáo tổng hợp chung của toàn doanh nghiệp trong lĩnh vực lao động tiền lương hoặc một thông tin gì khác liên quan thì cán bộ phòng tổ chức cần tra cứu xem xét và gửi báo cáo cho cấp trên Sơ đồ luồng ngữ cảnh ngư trên chỉ là tổng quát , khi có các vấn đề khác phát sinh đặt ra thì sơ đồ ngữ cảnh như trên chưa vạch ra được chi tiết vấn đề . Bởi vậy , yêu cầu đặt ra cần phải có một sơ đồ ngữ cảnh mức 1 và dưới 1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Sơ đồ ngữ cảnh mức 1 gồm các chức năng : Chức năng cập nhập thông tin về hồ sơ cán bộ công nhân viên về nhận công tác hoặc thiên chuyển công tác , nhập hồ sơ mới hoặc huỷ hồ sơ Chức năng cập nhập thông tin về tiền lương , tiền tạm ứng , nâng lương , hệ số lương , ngày công , BHYT, BHXH và các vấn đề khác liên quan đến tiền lương Chức năng tìm kiếm thông tin liên quan đến một cá nhân trong lĩnh vực lao động tiền lương Chức năng tổng hợp , thống kê và báo cáo để đảm bảo tính đầy đủ chính xác Nhân viên 1.0 Cập nhập hồ sơ 2.0 Cập nhập thông tin Các file dữ liệu Dữ liệu qua xử lý 3.0 Tìm kiếm 4.0 Tổng hợp thống kê Lãnh đạo Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD ) Tiến hành xác định các kiểu thực thể và các thuộc tính của thực thể : Căn cứ vào các thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống ta xét tạm thời các kiểu thực thể sau : * Kiểu thực thể Hồ sơ gốc bao gồm các thuộc tính : Mã cán bộ Họ và tên Giới tính Ngày sinh Quê quán Địa chỉ Dân tộc Tôn giáo Trình độ Chức vụ Biên chế Năm vào làm việc Bậc lương Phụ cấp Hệ số lương Ngày lên lương Đảng / đoàn Tên bố Tuổi bố Nghề bố Tên mẹ Tuổi mẹ Nghề mẹ Vợ chồng Nghề nghiệp * Kiểu thực thể chức vụ bao gồm các thuộc tính : Mã chức vụ Chức vụ * Kiểu thực thể Học hàm bao gồm các thuộc tính : Mã học hàm Học hàm * Kiểu thực thể trình độ bao gồm các thuộc tính : Mã trình độ Trình độ * Kiểu thực thể đơn vị bao gồm các thuộc tính : Mã đơn vị Tên đơn vị *Kiểu thực thể dân tộc bao gồm các thuộc tính : Mã dân tộc Tên dân tộc * Kiểu thực thể ngày công bao gồm các thuộc tính : Mã cán bộ Họ và tên Tháng Ngày công Số ngày nghỉ Nghỉ bảo hiểm Tạm ứng BHYT BHXH Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD ) : Tôn giáo # Mã cán bộ #Mã tôn giáo Đơn vị # Mã cán bộ #Mã đơn vị ……….. Hồ sơ gốc # Mã cán bộ #Mã tôn giáo ……….. Trình độ # Mã cán bộ #Mã trình độ ……….. Chức vụ # Mã cán bộ #Mã chức vụ ……….. #Mã cán bộ #Mã ngày công 3. Xác định các quan hệ thực thể trong hệ thống Chương IV Thiết kế hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương A. Khái niệm về phương pháp thiết kế top down design Là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên nguyên tắc module hoá . Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu , bao quát được toàn bộ bài toán . Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn , tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới B. Giới thiệu chung về thiết kế giao diện trong hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương Giai đoạn thiết kế là giai đoạn xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được mục tiêu thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường Có nhiều kiểu thiết kế đã được tạo ra nhằm phục vụ cho giao diện người máy . Mỗi kiểu đều có những tính năng và khả năng khác nhau . Song điều quan trọng nhất là phải phù hợp với nhiệm vụ được giao và với người sử dụng – người sẽ trực tiếp đối thoại với máy . Các chỉ tiêu quan trọng để đánh giá trong khi thiết kế giao diện người máy là : Dễ đọc : các giao diện và các chức năng phải dễ đọc . Tức là các lệnh và các chức năng phải chặt chẽ với thuật ngữ , quy trình thủ tục và dạng thức mà người ta đã quen dùng Dễ sử dụng : Giao diện đó phải có khả năng phù hợp , dễ sử dụng ngay cả đối với những người thiếu kinh nghiệm Tốc độ thao tác ; Giao diện phải có có được hiệu quả hạn định của các bước thao tác , ấn nút và thời gian trả lời Mức độ tinh vi : Phạm vi của chức năng được hạn định Kiểm soát : Người sử dụng phải luôn luôn kiểm soát được hoạt động của hệ thống . Tức là phải biết và can thiệp được vào hệ thống đang làm , có thể ra lệnh Dễ phát triển : Phải đạt được kết quả như mong muốn khi phát triển các yêu cầu Kỹ thuật : Phải đảm bảo hệ thống được che khuất phần kỹ thuật ở bên trong Mức độ hiển thị thông tin : Phải cung cấp được những thông tin , tư liệu trơn giúp được trên màn hình song cũng cần phải giảm thiểu được khối lượng thông tin người dùng cần phải ghi nhớ khi sử dụng hệ thống Các quy ước đồ hoạ : Cần phải tuân thủ các quy ước , quy định về đồ hoạ , đối tượng trên màn hình , trên giấy . Đối với người sử dụng chương trình thông thường giao tiếp với máy tính thông qua thiết bị vào ra như sau : Thiết bị vào : Bàn phím , chuột Thiết bị ra : Màn hình , máy in Trong đó , phần giao tiếp quan trọng nhất đối với các thiết bị vào ra đó chính là màn hình và bàn phím . Thiết kế màn hình : Thiết kế màn hình nhằm đảm bảo các yêu cầu : Phải kiểm soát được các thông tin ra màn hình Hạn chế hoặc mở rộng các thông tin trên màn hình Khi thiết kế nên đưa ra các danh sách một cách chi tiết giúp cho người dùng có được sự lựa chọn dễ dàng Màn hình chính của chương trình này đáp ứng được các yêu cầu cơ bản đặt ra khi thiết kế màn hình . Giao diện màn hình thiết kế gồm các màn hình sau : Màn hình Logo giới thiệu chương trình với các nút lệnh đăng nhập hay huỷ bỏ Màn hình chính chính của chương trình , đây là cửa sổ lớn để chứa toàn bộ màn hình dùng để chứa các màn hình con về nhập liệu , tìm kiếm , sửa đổi số liệu . Việc sử dụng màn hình chính của chương trình có thuận lợi là giúp cho người sử dụng có thể lựa chọn hoặc mở nhiều cửa sổ con một cách đồng thời . Các cửa sổ con đều hiện bên trong cửa sổ chính và chỉ mất đi khi người dùng thối kích hoạt nó hạc đóng màn hình chính . điều đó cho phép người sử dụng có thể lựa chọn cửa sổ làm việc một cách linh hoạt và nhanh chóng . Các cửa sổ con được sử dụng để giải quyết các vấn đề chính theo từng chức năng nhỏ của hệ thống . Các màn hình con được sử dụng với các chức năng khác nhau nhưng lại có cách bố trí , trình bày giống nhau , đồng thời chúng có mối quan hệ thống nhất xuyên suốt về mặt chức năng . Ngoài ra khi thiết kế màn hình giao diện các nguyên tắc thiết kế đầu ra của màn hình cũng được áp dụng . Mỗi màn hình đều có một tên tiêu đề . Các phần tử thông tin được sắp xếp theo một trật tự nhất định giúp cho người dùng dễ dàng truy nhập , sử dụng cũng như thoát khỏi màn hình . Mỗi màn hình đều được trình bày một cách khoa học dễ nhìn , dễ phân biệt từng đối tượng Thiết kế thực đơn : Trong khi thiết kế giao diện người máy , ngoài việc thiết kế bàn phím , màn hình thì một vấn đề quan trong đánh giá khả năng ưu việt của chương trình đó là kỹ thuật tạo thực đơn . Đối với các chương trình hiện đại người ta sử dụng thực đơn như một biện pháp tiên tiến nhất để phục vụ cho nhu cầu trao đổi có tính thường xuyên giữa người với máy làm đơn giản hoá và chính xác câu trả lời của người sử dụng Trong chương trình quản lý lao động tiền lương thực đơn được thiết kế theo nhiều cấp như sau : Các mục chọn ngang của chương trình gồm có : Quản lý hồ sơ Quản lý lương Tra cứu thông tin In ấn Hệ thống Phần trợ giúp Thực đơn quản lý hồ sơ lại chứa một mục chọn dọc theo màn hình gồm : Nhập hồ sơ Xem hồ sơ Sửa hồ sơ Huỷ hồ sơ Thực đơn Quản lý lương bao gồm : Cập nhập ngày công Cập nhập tạm ứng Cập nhập phụ cấp Tính lương Xem lương Thực đơn Tra cứu tin bao gồm : Tìm kiếm hồ sơ nhân sự Tra cứu lương Tra cứu phụ cấp Thực đơn In ấn bao gồm : In Bảng lương In phụ cấp In tạm ứng In báo cáo nhân sự In lương chi tiết Thực đơn Hệ thống bao gồm : Cập nhập chức vụ Cập nhập dân tộc Cập nhập tôn giáo Cập nhập đơn vị Về màn hình Logo Về Windows - Thực đơn Phần trợ giúp bao gồm : Các phần trợ giúp 3. Thiết kế cơ sở dữ liệu : 3.1Hệ cơ sở dữ liệu Các tệp cơ sở dữ liệu được sử dụng trong chương trình này gồm có : Tệp Hosogoc . MDB Tệp trình độ . MDB Tệp Hocham . MDB Tệp Ngaycong . MDB Tệp Donvi .MDB Tệp Chucvu .MDB Tệp Dantoc . MDB Tệp Tongiao . MDB Tệp Trogiup . MDB Tệp T_MK . MDB 3.2 Xây dựng cấu trúc các tệp cơ sở dữ liệu : Cấu trúc tệp Hosogoc : Field Name Type 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Text Text Yes/no Date/time Text Text Number Number Nubmer Number Mã cán bộ Họ và tên Giới tính Ngày sinh Quê quán Địa chỉ Dân tộc Tôn giáo Trình độ Chức vụ Biên chế Năm vào làm việc Bậc lương Phụ cấp Hệ số lương Ngày lên lương Đảng / đoàn Tên bố Tuổi bố Nghề bố Tên mẹ Tuổi mẹ Nghề mẹ Vợ chồng Nghề nghiệp Yes/no Date/time Number Nubmer Nubmer Nubmer Yes/no Text Nubmer Text Text Nubmer Text Text Text 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Cấu trúc tệp Chucvu : File Name Type 1 Machucvu Number 2 Chucvu text Cấu trúc tệp Tongiao : File Name Type 1 Matongiao Number 2 Tongiao Text Cấu trúc tệp trình độ : File Name Type 1 Trinhdo Number 2 Tentrinhdo text Cấu trúc tệp Hocham : File Name Type 1 Mahocham Number 2 Hocham Text Cấu trúc tệp Dantoc : File Name Type 1 Madantoc Number 2 Tendantoc Text Cấu trúc tệp Ngaycong : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Number Text Date/time Number Number Number Number Number Number File Name Type Mã cán bộ Họ và tên Tháng Ngày công Số ngày nghỉ Nghỉ bảo hiểm Tạm ứng BHYT BHXH Cấu trúc tệp Donvi : File Name Type 1 Madonvi Number 2 Tendonvi Text Cấu trúc tệp Trogiup : File Name Type 1 CacChuongTrinhTroGiup Text 2 Cấu trúc tệp T_MK : File Name Type 1 Hovaten Text 2 Matkhau Text 4. Thiết kế chương trình 4.1. Thiết kế các modul chức năng : Đối với các chương trình lớn như chương trình quản lý lao động tiền lương thì việc chia nhỏ chương trình thành các đơn thể là điều hết sức hợp lý và khoa học . Bởi vậy , việc phân chia cả bài toán thành các chương trình giúp ích cho nhà lập trình tránh được những sai sót khi viết mã chương trình đồng thời còn giúp cho việc rà soát , sửa chữa , bổ sung các phần chương trình từ đó tạo khả năng kiến thức mở cho toàn chương trình . Các chương trình con được thiết kế tương ứng với các modul chức năng theo các cấp bậc khác nhau nhưng không nhất thiết phải thiết kế theo thứ bậc của các chức năng . Người lập trình có thể lựa chọn thiết kế theo chức năng nào trước là tuỳ ý. Trong chương trình này toàn bài toán được phân chia thành các modul chức năng sau : Chương trình quản lý lao động tiền lương Quản lý hồ sơ Quản lý lương Tra cứu thông tin In ấn Hệ thống Trợ giúp 4.2. Các thuật toán chính của chương trình Để mô tả các thuật toán của chương trình thông qua việc sử dụng các sơ đồ thuật toán , trước tiên ta cần biết một số quy ước sau : - Mũi tên nhọn dùng để chỉ hướng dữ liệu cuả quá trình xử lý : Các hình chữ nhật dùng để mô tả các thao tác xử lý : Điều kiện Nếu / không được mô tả qua hình : Xử._.