Ứng dụng tin học trong công tác quản lý các đoàn cán bộ đào tạo nước ngoài

việc ra đời những bài toàn quản lý nói chung và quản lý cán bộ học tập đào tạo nước ngoài nói riêng là một điều tất yếu khách quan. Có thể nói cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý, lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận... đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, tổng hợp, phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hoá. Nhận thức được những yếu kém của hệ thống hiện tại cũng như lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý các đoàn cán bộ học tập và đào tạo nước ngoài, ủy ban dân số gia đình và trẻ em đã đề xuất thực hiện tin học hoá công tác quản lý đoàn cán bộ học tập và đào tạo nước ngoài, bên cạnh đó cùng với thời gian thực tập, tìm hiểu hệ thống hoạt động của uỷ ban, em đã chọn để tài cho chuyên đề thực tập của minh là: “ ứng dụng tin học trong công tác quản lý các đoàn cán bộ đào tạo nước ngoài” tại uỷ ban dân số gia đình và trẻ em. Trong thời gian thực tập và nghiên cứu hệ thống hoạt động tại uỷ ban quốc gia dân số. Em xin trình bày nội dung và bố cục của bài viết như sau: * Chương I: Tổng quan về cơ sở thực tập và nội dung bài toán “Quản lý các đoàn cán bộ đào tạo nước ngoài” tại ủy ban dân số gia đình và trẻ em. Chương này sẽ giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập, nêu ra sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong quản lý và đưa ra ý nghĩa, tầm quan trọng của đề tài. * Chương II: Phương pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý. Chương này trình bày một số lý luận chung về hệ thống thông tin và thông tin phục vụ quản lý. * Chương III: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin cho bài toán quản lý các đoàn cán bộ học tập và đào tạo nước ngoài. Chương này đưa ra hệ thống thông tin với các phần thiết kế logic,thiết kế vật lý và kết quả đạt được khi triển khai chương trình. Ngoài ra còn có phần phụ lục ( Code chương trình), danh sách tài liệu tham khảo và mục lục. Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị tại trung tâm thông tin thuộc uỷ ban dân số gia đình và trẻ em, đặc biệt là anh Phạm Vũ Hoàng đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Đồng thời, em cũng xin cảm ơn TS Lê Văn Năm- giảng viên hướng dẫn - và các thầy cô giáo trong khoa Tin học kinh tế đã góp ý chỉ bảo cho em nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu. Do trình độ còn hạn chế và hoàn thành trong thời gian thực tập ngắn, chắc chắn báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi sai sót, rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của thầy cô và các bạn. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2003 Sinh viên Trần Thị Xuân Phượng Mục lục Chương i Giới thiệu chung về nơi thực tập và sự cần thiết của đề tài I. Tổng quan về cơ quan thực tập 1.1. Chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em Nghị định 42/CP ngày 21 tháng 3 năm 1993 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và lề lối làm việc của Uỷ ban Quốc gia DS-GĐ & TE như sau: 1.1.1. Chức năng - Uỷ ban Quốc gia dân số gia đình và trẻ em là cơ quan thuộc chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh vực dân số kế hoạch hoá gia đình - Phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội trong việc tổ chức thực hiện các chương trình dân số-kế hoạch hoá gia đình trong phạm vi cả nước. 1.1.2. Nhiệm vụ - Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án về dân số-kế hoạch hoá gia đình trình Chính phủ phê duyệt và tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch, chương trình, dự án đó trong phạm vi cả nước. - Phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng các dự án luật, pháp lệnh, văn bản dưới luật, chính sách về dân số- kế hoạch hoá gia đình để trình Chính phủ. - Tổ chức, phối hợp giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, đoàn thể nhân dân và tổ chức xã hội thực hiện việc cung cấp thông tin và dịch vụ kế hoạch hoá gia đình đến tận người dân; xây dựng các quy chế thực hiện chính sách dân số - kế hoạch hoá gia đình của Nhà nước đối với các đơn vị, cá nhân thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, đoàn thể nhân dân và tổ chức xã hội. - Phối hợp với Bộ tài chính, Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước (nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư) xây dựng và trình Chính phủ kế hoạch tài chính bảo đảm cho chương trình DS-KHHGĐ. Sau khi được Chính phủ phê duyệt, Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và quản lý kế hoạch đó theo quy định của Chính phủ. - Hướng dẫn, kiểm tra các ngành, các địa phương, các tổ chức và công dân trong việc thực hiện pháp luật của Nhà nước, các văn bản pháp quy về DS-KHHGĐ do Uỷ ban ban hành. Phối hợp với các cơ quan thành viên chỉ đạo công tác thanh tra chuyên ngành dân số - kế hoạch hoá gia đình. - Trình Chính phủ việc tham gia các tổ chức quốc tế, việc ký kết, tham gia, phê duyệt các điều ước quốc tế về DS-KHHGĐ; tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế, điều ước quốc tế theo quy định của Chính phủ. Theo sự uỷ quyền của Thủ tướng Chính phủ, tham gia đàm phán hoặc đàm phán ký kết với các tổ chức quốc tế, các cơ quan nước ngoài về DS-KHHGĐ. Theo dõi, chỉ đạo và điều phối chung việc thực hiện các chương trình, dự án quốc tế tài trợ về DS-KHHGĐ, kể cả viện trợ Chính phủ, viện trợ phi Chính phủ. - Quản lý tổ chức, viên chức và đào tạo, bồi dưỡng kỹ thuật, nghiệp vụ trong ngành theo quy định của Chính phủ; quyết định việc tuyển dụng, sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện các chế độ khác của nhà nước đối với viên chức do Uỷ ban trực tiếp quản lý. - Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật trong công tác DS-KHHGĐ. - Tổ chức việc thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin DS-KHHGĐ đáp ứng yêu cầu quản lý, điều phối và thực hiện công tác DS-KHHGĐ. - Phối hợp với các cơ quan có liên quan thẩm tra các điều kiện cho phép sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu các thiết bị, phương tiện kế hoạch hoá gia đình. 1.2. Tổ chức bộ máy các đơn vị thuộc UBQG DS-GĐ & TE 1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Quốc gia dân số gia đình và trẻ em Bộ trưởng - Chủ nhiệm Các Phó chủ nhiệm chuyên trách Các phó Chủ nhiệm kiêm nhiệm: là đại diện lãnh đạo Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước (nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư), Bộ Tài chính, Bộ Y tế. Các Uỷ viên kiêm nhiệm của Uỷ ban QGDS-GĐ&TE là đại diện lãnh đạo Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội, Bộ Văn hoá-Thông tin, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Quốc phòng, Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an), Bộ tư pháp, Uỷ ban bảo vệ chăm sóc trẻ em Việt nam, Tổng cục Thống kê, Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt nam, Tổng Liên đoàn lao động Việt nam, Trung ương Hội kế hoạch hoá gia đình Việt nam, Trung ương Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Trung ương Hội liên hiệp phụ nữ Việt nam, Trung ương hội nông dân việt nam, Trung ương Hội cựu chiến binh Việt nam, Trung ương Hội chữ thập đỏ Việt nam. Chủ nhiệm và các Phó Chủ nhiệm chuyên trách do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm. Phó Chủ nhiệm và Uỷ viên kiêm nhiệm do lãnh đạo các cơ quan nói trên cử. 1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy cơ quan thường trực Uỷ ban Quốc gia DS-GĐ&TE Văn phòng Vụ kế hoạch - tài vụ - chính sách Vụ tuyên truyền giáo dục Vụ điều phối dịch vụ kế hoạch hoá gia đình Vụ tổ chức cán bộ và đào tạo Vụ hợp tác quốc tế Thanh tra Trung tâm nghiên cứu, thông tin và tư liệu dân số Dự án Dân số Sức khoẻ gia đình Báo Gia đình & Xã hội Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Quốc gia DS-GĐ&TE quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị nói trên. 1.2.3. Tổ chức, chức năng của bộ máy làm công tác DS-KHHGĐ các cấp Bộ máy làm công tác DS-KHHGĐ được tổ chức ở tất cả các cấp hành chính: cấp Trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã. Từ năm 2001, theo N75 ghị định 12/2001/NĐ-CP, bộ máy làm công tác DS-KHHGĐ từ cấp tỉnh trở xuống đã hợp nhất với Uỷ ban Chăm sóc và bảo vệ trẻ em thành Uỷ ban Dân số - Gia đình- Trẻ em. Uỷ ban DS-GĐ-TE thực hiện các chức năng nhiệm vụ của hai Uỷ ban DS-KHHGĐ và Uỷ ban BVCS-TE trước đây. Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, đoàn thể nhân dân và tổ chức xã hội có hoạt động liên quan đến công tác DS-KHHGĐ đã thành lập Ban chỉ đạo công tác DS-KHHGĐ và có bộ phận chuyên trách làm tham mưu cho lãnh đạo trong công tác này. Các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, huyện, quận và tương đương thành lập Uỷ ban DS-GĐ-TE trực thuộc Uỷ ban Nhân dân cùng cấp. Các xã, phường và tương đương thành lập Ban DS-GĐ-TE, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân xã trực tiếp làm trưởng Ban, thành viên từ các ngành, đoàn thể. Tại các cơ quan, xí nghiệp, công tác DS-KHHGĐ do tập thể lãnh đạo quyết định nội dung công tác của đơn vị, phân công một cán bộ lãnh đạo phụ trách và sử dụng các bộ phận chuyên môn giúp việc. Ghi chú: Đây là các đầu mối của mạng lưới CNTT chuyên ngành DS - KHHGĐ Mô hình lãnh đạo và hệ thống tổ chức của UBQGDS - GĐ&TE II. Phân tích hoạt động thông tin của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em 2.1 Phân loại hoạt động thông tin Trên cơ sở các chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban Quốc gia DSGĐ&TE, các hoạt động thông tin trong Uỷ ban có thể sắp xếp thành 2 nhóm chính: Các hoạt động phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, quản lý Nhà nước của ngành Các hoạt động hành chính, quản lý nội bộ cơ quan thường trực Uỷ ban QGDS. Các hoạt động của nhóm 1 gồm: 1) Quản lý công văn đi đến và hồ sơ lưu trữ. 2) Quản lý hậu cần các phương tiện tránh thai. 3) Quản lý trang thiết bị tuyên truyền giáo dục. 4) Quản lý tài liệu tuyên truyền giáo dục. 5) Quản lý báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ . 6) Quản lý công tác đào tạo. g) Quản lý đoàn ra, đoàn vào. 7) Quản lý dự án. 8) Tổng hợp thông tin cho cán bộ lãnh đạo. Các hoạt động nhóm 2 gồm: 1) Quản lý tài sản, 2) Quản lý tài chính kế toán, 3) Quản lý xe ô tô 4) Quản lý công tác nghiên cứu khoa học 5) Quản lý sinh hoạt khoa học 6) Quản lý nhân sự Các hoạt động ở nhóm thứ nhất giữ vai trò trung tâm. Các hoạt động ở nhóm thứ hai có tính chất trợ giúp cho các hoạt động ở nhóm thứ nhất. 2.2 Mô tả các hoạt động thông tin a) Các thông tin đến và đi có nguồn và có đích Từ trên xuống: Trung ương Đảng CSVN, Quốc hội, Nhà nước, Chính phủ... Theo quan hệ ngang: Các bộ ngành, Các đoàn thể quần chúng, Tỉnh Uỷ và UBND các tỉnh/thành phố Từ dưới lên: Các Uỷ ban DS-GĐ-TE các tỉnh/thành phố, từ các tổ chức phi chính phủ, các ban DS-GĐ-TE bộ, ngành... Thông tin quốc tế. b) Các dạng thông tin: Hồ sơ văn bản, số liệu, ảnh, bản đồ... c) Các loại thông tin: + Văn bản pháp quy + Quyết định, chỉ thị, thông tư, văn bản điều hành. + Thông báo, công điện. + Báo cáo, tờ trình. + Đơn thư khiếu nại, kiến nghị. + Các loại thông tin khác. d) Các tính chất của thông tin: + Thường, mật, tối mật, tuyệt mật + Thường, khẩn, thượng khẩn, hoả tốc e) Hình thức truyền tin: + Qua đường bưu diện, công văn + Điện tín, điện thoại, Fax + Qua đường mạng, các kênh truyền tin f) Quy trình xử lý, khai thác thông tin. Đối với thông tin đến + Đối với văn bản pháp quy: vào sổ, sao chép, lưu trữ, gửi đi các nơi, có thể tra cứu để phục vụ công việc. + Đối với quyết định, chỉ thị thông tư, văn bản điều hành: vào sổ, sao chép, lưu trữ, gửi đến các địa chỉ liên quan, theo dõi quá trình triển khai, thu thập các báo cáo về kết quả triển khai... + Đối với thông báo, công điện: vào sổ, gửi đến các địa chỉ liên quan. + Đối với báo cáo, tờ trình: vào sổ, chuyển lãnh đạo, chuyên viên xử lý, theo dõi, cập nhập (nếu là báo cáo số liệu), tổng hợp báo cáo. + Đối với các loại thông tin có liên quan đến hệ thống: phân loại, cập nhập, chuyển các nơi xử lý, lưu trữ. Đối với các thông tin đi + Đối với quyết định, chỉ thị: chuyên viên dự thảo, trình lãnh đạo duyệt ký, vào sổ, sao chép, lưu trữ, gửi đến các địa chỉ liên quan, theo dõi quá trình triển khai, thu thập các báo cáo về các kết quả triển khai... + Đối với thông báo, công điện: chuyên viên dự thảo, trình người có trách nhiệm duyệt ký, vào sổ, gửi đến các dịa chỉ liên quan. + Đối với báo cáo, tờ trình: chuyên viên tổng hợp, dự thảo, lãnh đạo ký duyệt, vào sổ, lưu trữ gửi đi. + Đối với đơn thư khiếu nại, kiến nghị: từ các kết quả đã giải quyết chuyên viên dự thảo văn bản trả lời, trình người có trách nhiệm duyệt, vào sổ, lưu trữ, gửi đi và theo dõi thực hiện. + Đối với các loại thông tin khác: các tổng hợp thông tin từ kho dữ liệu, các dự thảo do chuyên viên, trình người có trách nhiệm duyệt, vào sổ, gửi đi. 2.3 Các quy trình nghiệp vụ thông tin phục vụ công tác tại cơ quan thường trực Uỷ ban quốc gia DS-GĐ & TE a) Thu thập/tiếp nhận và phân loại thông tin Làm thủ tục tiếp nhận, phân loại sơ bộ: các văn bản đích danh, các văn bản không hợp lệ, các văn bản mật, khẩn..... Vào sổ sơ bộ (văn thư) Chuyển các bản có địa chỉ đích danh cần xử lý (văn thư) Chuyển lãnh đạo Văn phòng các văn bản chưa nêu đích danh địa chỉ. Sau đó nhận lại từ Lãnh đạo Văn phòng, bổ xung các chi tiết còn thiếu trong sổ nhận công văn. Đối với các văn bản cần nhân bản trước lúc phát hành thì sao theo số lượng đã chỉ định.(Hành chính- văn thư) Phân loại theo nội dung, độ mật, độ khẩn, hình thức xử lý. Chuyển những văn bản theo địa chỉ được Lãnh đạo chỉ định. Tiếp nhận lại các văn bản có địa chỉ đích danh cần thu hồi theo quy định. b) Xử lý thông tin Công tác xử lý thông tin có thể theo hai yêu cầu: Xử lý thông tin theo đòi hỏi của các văn bản đến Xử lý thông tin theo nhiệm vụ do Lãnh đạo giao. Tuỳ theo tính chất và mức độ quan trọng của văn bản (trừ các văn bản nhận “để biết”), việc xử lý có thể thuộc trách nhiệm của một hoặc nhiều đơn vị. III. Đánh giá hiện trạng ứng dụng CNTT của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em 3.1 Tình hình thực hiện tin học hoá quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn 1996- 2000 Đề án “Tin học hoá hoạt động quản lý hành chính Nhà nước về DS-KHHGĐ giai đoạn 1996-2000” được Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban phê duyệt ngày 10 tháng 7 năm 1996. Sau bốn năm thực hiện đề án này bằng kinh phí chương trình mục tiêu, kinh phí từ các dự án nước ngoài tài trợ, đến năm 2000, việc tin học hoá của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em đã đạt được những kết quả sau: Xây dựng mạng LAN trung tâm tại cơ quan thường trực UBQGDS Gồm 4 máy chủ, 114 máy trạm, tình trạng hoạt động của mạng hiện nay khá tốt. Tuy nhiên do máy chủ và nhiều máy trạm của Uỷ ban Quốc gia DS-GĐ&TE được trang bị trước năm 1998 nên tốc độ truy nhập mạng LAN bị hạn chế và hầu hết các máy tính dùng Windows xx không có bản quyền.. Toàn bộ 61/61 Uỷ ban DS-GĐ-TE tỉnh/thành phố và một số huyện đã được trang bị máy tính Phần mềm phục vụ hệ thống thông tin tác nghiệp chuyên ngành và thông tin quản lý: Từ tháng 1/2001, bộ chương trình ứng dụng tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan thường trực đã được cài đặt trên mạng LAN của cơ quan Uỷ ban QG DSGĐ&TE để sử dụng thử nghiệm. Nhưng vẫn còn nhiều tồn tại như: Các phần mềm nêu trên đã bộc lộ nhiều khuyết điểm chưa hoàn thiện; Chưa có chương trình tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Uỷ ban; Từ cấp tỉnh trở xuống chưa có chương trình ứng dụng chuyên ngành và chương trình thông tin quản lý; Mọi hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin vẫn được thực hiện thủ công trừ soạn thảo văn bản... Xây dựng cơ sở dữ liệu: Mặc dù đã có phần mềm ứng dụng để tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ nhưng cơ sở dữ liệu của cơ quan thường trực Uỷ ban quốc gia DS-GĐ&TE hiện mới chỉ dùng lại ở mức thí điểm, chưa triển khai rộng rãi do nhiều nguyên nhân khác nhau, chủ yếu là chưa có những quy định rõ ràng, chính sách thoả đáng trong việc cập nhật, sử dụng, khai thác các cơ sở dữ liệu hiện có. Cơ sở dữ liệu DS-GĐ&TE của ngành vẫn chưa được tin học hoá: Cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh vẫn lưu trữ trên giấy và xử lý thủ công. Đào tạo Tin học: Từ năm 1996 đến nay, Uỷ ban DSGĐ&TE đã mở nhiều khoá đào tạo tin học cơ bản và sử dụng chương trình ứng dụng chuyên ngành cho cán bộ trong ngành. (xem bảng 2.2.3, phụ lục 2: Kết quả đào tạo).. Hầu hết các cán bộ thuộc cơ quan Uỷ ban DS-GĐ&TE sử dụng thành thạo Internet và các phần mềm tin học văn phòng (phần mềm Winword, Excel, PowerPoint); Nhiều cán bộ nghiệp vụ thành thạo các phần mềm chuyên ngành DS-KHHGĐ từ nước ngoài mang về (phần mềm dự báo dân số: People, Mortpak, Demproj; phần mềm xây dựng mục tiêu: Target -Setting, Target -Cost; phần mềm phân tích số liệu thống kê: Xtable, IMPS, SPSS, Stata; Epinfo). Phần lớn cán bộ cấp tỉnh thành thạo sử dụng các phần mềm tin học văn phòng. Một vài nơi đã kết nối mạng và sử dụng thành thạo Internet. Sử dụng Internet Tại cơ quan thường trực Uỷ ban DSGĐ&TE: việc tra cứu Internet từ các máy trạm của mạng LAN trong giờ hành chính đã được bảo đảm từ năm 1999. Đến nay hầu hết các cán bộ chuyên môn của cơ quan đã biết sử dụng Internet phục vụ công việc, nhưng phổ biến nhất vẫn là sử dụng dịch vụ thư điện tử và tra cứu thông tin chuyên ngành. Đã xây dựng trang Web riêng của Uỷ ban trên Internet (www.ncpfp.netnam.vn) tuy nhiên thông tin chưa phong phú và kịp thời. Chỉ có một vài Uỷ ban DS-GĐ-TE cấp tỉnh/thành kết nối Internet nhưng chỉ kết nối đơn chiếc. Cấp huyện hầu như không có máy tính đề kết nối Internet 3.2 Hiện trạng cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT). Sau khi khảo sát tình hình thực tế, có những đánh giá như sau: Mạng máy tính cục bộ (LAN): Tại trụ sở UBQG DSGĐ&TE, 12 Ngô Tất Tố: Mạng LAN của Uỷ ban DS-GĐ&TE tại Trụ sở chính, 12 Ngô Tất Tố được xây dựng từ năm 1997. Mới đầu mạng Lan chỉ bao gồm 1 máy Chủ cấu hình thấp (Compaq Prolinea 1500, 2 Gb HDD, 32 Mb RAM), 06 HUB xếp chồng 10 Mbits tại 6 tầng của trụ sở, mỗi dơn vị chỉ được kết nối 2 máy vào mạng. Hình 1: Sơ đồ mạng tại trụ sở chính 12 Ngô Tất Tố-Hà nội Trước nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng tăng, Uỷ ban đã nâng cấp mạng LAN nhiều lần để đến nay được hệ thống mạng như thể hiện trên Hình 1 (Sơ đồ mạng LAN tại trụ sở chính 12 Ngô Tất Tố, hà Nội). Hiện nay 114 máy tính của Uỷ ban (100%) đã được nối mạng trao đổi xử lý thông tin, thư tín điện tử, truy cập INTERNET qua PROXY SERVER, tra cứu văn bản. Hạn chế lớn nhất của mạng này là dung lượng lưu trữ của máy chủ thấp, tốc độ xử lý, trao đổi thông tin chậm. Cho đến nay, đây vẫn chỉ là mạng LAN thuần tuý phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin của cơ quan UBQG DS-GĐ&TE. IV. Giới thiệu đề tài nghiên cứu Trong quá trình thực tập tại Uỷ ban dân số gia đình và trẻ em , em đã tìm hiều được một số các chương trình quản lý, các chương trình này rất đa dạng, từ quản lý nhân sự trong cơ quan đến quản lý công văn đi đến trong uỷ ban... trong đó em lựa chọn đề tài quản lý công tác đào tạo nước ngoài. Có thể nói bất kỳ hoạt động có tổ chức nào của con người cũng đều cần quản lý. Các hoạt động quản lý rất đa dạng nhưng thường có đặc điểm chung là gồm một khối lượng thông tin lưu trữ lớn ( thường được gọi là hồ sơ). Công tác quản lý hồ sơ đoàn cán bộ ở đây cũng vậy, nó đòi hỏi phải xử lý một khối lượng công việc khá phức tạp. Những công việc quản lý như thế trước đây làm bằng thủ công dẫn đến việc cung cấp thông tin một cách chính xác là một điều khó khăn và từ đó không thể tránh khỏi những thiếu sót về số liệu và làm giảm hiệu suất công việc. Với chương trình quản lý hồ sơ đoàn cán bộ, công việc quản lý sẽ giảm được chi phí, giảm được nhân lực cũng như rút ngắn được thời gian để tìm kiếm những thông tin cần thiết. Chương II Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin A. KháI niệm Hệ thống thông tin I. Thông tin và quản lý Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau. Việc ra quyết định khác nhau cần được cung cấp thông tin khác nhau. Điều này thể hiện qua cách định nghĩa về thông tin quản lý như sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Các cấp quản lý có những quyết định khác nhau về mặt tính chất và thực hiện: + Cấp chiến lược: Lập ra kế hoạch chiến lược, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức. Từ đó, vạch ra các chính sách chung và những đường lối cho hoạt động của tổ chức. + Cấp chiến thuật: Đề ra các biện pháp để cụ thể hoá mục tiêu của cấp trên thành nhiệm vụ, giải pháp thực hiện. + Cấp tác nghiệp: Có nhiệm vụ vạch ra những kế hoạch thật cụ thể để thực hiện nhiệm vụ mà cấp chiến thuật đề ra theo mục tiêu của tổ chức. Hoạt động của hệ tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin... II. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin II.1 Định nghĩa Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Từ định nghĩa trên, ta thấy: Hệ thống thông tin được thực hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Hệ thống thông tin gồm có bốn bộ phận: + Bộ phận đưa dữ liệu vào ( Input) + Bộ phận xử lý + Kho dữ liệu + Bộ phận đưa dữ liệu ra (out put) Mô hình hệ thống thông tin được mô tả như sau: Kho dữ liệu Nguồn Thu thập Xử lý và lưu giữ Phân phát Đích II.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức II.2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin gồm 5 loại: + Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) + Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System) + Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) + Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) + Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (information System for Competitive Advantage) II.2.2. Phân loại Hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định Gồm có các hệ thống: Lĩnh vực Cấp quyết định Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh và sản xuất Hệ thống thông tin văn phòng Cấp chiến lược Tài chính chiến lựơc Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sx chiến lược Cấp chiến thuật Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh sx chiến thuật Cấp tác nghiệp Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sx tác nghiệp III. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin nhưng có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Người mô tả là người quản lý, người sử dụng hay người phân tích thiết kế. Có ba mô hình đã được đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin. Đó là mô hình lô gic, mô hình vật lý ngoài,mô hình vật lý trong. Ba mô hình của một hệ thống thông tin Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Mô hình logic (Góc nhìn nhà quản lý) Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn người sử dụng) Cái gì ? Để làm gì ? Cái gì ? ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Tính ổn định của ba mô hình giảm dần từ mô hình lô gíc đến mô hình vật lý trong. Nghĩa là: Mô hình lô gíc là mô hình ít thay đổi nhất; Mô hình vật lý ngoài ít thay đổi; Mô hình vật lý trong thì luôn thay đổi. III.1. Mô hình lô gíc Mô hình lô gic mô tả hệ thống làm gì. Dữ liệu mà nó thu thập? Xử lý mà nó phảI thực hiện, Các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho xử lý và các thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này không quan tâm đến phương tiện được sử dụng cũng như thời đIểm hoặc địa điểm mà dữ liệu được sử dụng. Nó chỉ để trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?”. III.2. Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài thường chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng... Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thồng thông tin theo mô hình này. Đây là góc nhìn của người sử dụng. III.3 Mô hình vật lý trong Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật. Nó liên quan đến những trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chưá, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào ? Chương trình được tổ chức như thế nào và hoạt động ra sao? Nó được thiết kế bằng ngôn ngữ gì, cơ sở dữ liệu như thế nào, đã phù hợp chưa? IV. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt Hoạt động của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Có 6 tiêu chí để đánh giá chất lượng thông tin như sau: IV.1 Độ tin cậy Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ IV.2 Tính đầy đủ Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế và có thể làm hại cho doanh nghiệp. IV.3 Tính thích hợp và dễ hiểu Đây cũng là một tiêu chuẩn quan trọng vì người sử dụng thường ít hiểu biết về tin học nên một chương trình thiết kế dễ hiểu, sáng sủa, giao diện đẹp, rõ ràng sẽ làm cho người sử dụng không e ngại và yêu thích. IV.4 Tính được bảo vệ Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Do đó, thông tin cũng phải được bảo vệ tránh sự xâm phạm và phá hoại vô ý cũng như cố ý. Sự bảo mật thông tin ngày càng trở nên quan trọng trong thời đại thông tin. IV.5 Tính kịp thời (Đúng thời điểm) Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn và vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt và có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kì một nhà quản lý hiện đại nào. Để đạt được điều đó, cần phải xem xét cơ sở kĩ thuật cho các Hệ thống thông tin và phương pháp để phân tích, thiết kế, cài đặt hệ thống thông tin. B. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin I. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Có thể kể ra các nguyên nhân cơ bản sau: I.1 Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới.Những thay đổi trong chính sách của chính phủ, những hành động của đối thủ cạnh tranh buộc mỗi doanh nghiệp phải có phản ứng đáp lại. Chính vấn đề về quản lý là nguyên nhân quan trọng của việc phát triển hệ thống thông tin. I.2 Sự thay đổi của công nghệ Việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình.Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Đặc biệt trong những ngành ứng dụng công nghệ thông tin thì sự thay đổi của công nghệ là nguyên nhân quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của HTTT. I.3 Thay đổi sách lược chính trị Mỗi sách lược chính trị sẽ gây ảnh hưởng đến mỗi ngành kinh tế và cả xã hội. Việc phát triển các HTTT cũng không nằm ngoài qui luật ấy Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin: + Sử dụng các mô hình. + Chuyển từ cái chung sang cái riêng. + Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích và từ mô hình lô gic sang mô hình vật lý khi thiết kế. II. Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin Có 7 giai đoạn : Đánh giá yêu cầu Phân tích chi tiết Thiết kế lô gic Đề xuất các phương án của giải pháp Thiết kế vật lý ngoài Triển khai kĩ thuật hệ thống Cài đặt và khai thác II.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu - Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định. - Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn. Đó là một nhiệm vụ phức tạp vì đòi hỏi người phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá được tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo được những ảnh hưởng của chúng. Vì vậy, người ta thường giao công việc này cho những phân tích viên giàu kinh nghiệm. - Giai đoạn này có 4 công đoạn: Lập kế hoạch, Làm rõ yêu cầu, Đánh giá khả thi và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu II.2 Giai đoạn phân tích chi tiết - Giai đoạn phân tích chi tiết chỉ được tiến hành khi báo cáo đánh giá yêu cầu được lãnh đạo, nhà quản lý phê duyệt, chấp nhận. - Mục đích chính của phân tích chi tiết là đưa ra được chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại; nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng . Đồng thời, xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu đó. Để thực hiện tốt các công việc nêu trên, phân tích viên phải có hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hoạt động của hệ thống đó. Các bước của giai đoạn phân tích chi tiết: + Lập kế hoạch phân tích chi tiết + Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại + Nghiên cứu hệ thống thực tại + Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp + Đánh giá lại tính khả ._.