Ứng dụng tin học trong công tác Kế toán hộ kinh doanh

ra quyết định được gọi là kế toán tài chính. Kế toán tài chính liên quan đến việc lập báo cáo cho các thành viên có liên quan đến việc hoạt động sử dụng như :cơ qoan thu thuế , đối tác làm ăn và tình hình tài chính cho chủ thể kinh doanh. Căn cứ vào Quyết định số 169-2000/QĐ-BTC ngày 25/10/200 ban hành cho tất cả các hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, xây dựng, vận tải, khai thác tài nguyên, nuôi trồng thuỷ sản, kinh doanh thương mại ...có doanh số bán hàng theo quy định của Bộ Tài Chính được áp dụng chế độ kế toán hộ kinh doanh này. Chế độ kế toán này thực hiện dựa trên Luật thuế Gía trị gia tăng (số 2/1997/QH9), Luật thuế thu nhập doanh nghiệp(số 3/1997/QH9) và Pháp lệnh kế toán (số 06-LCT/HĐNN). Trong thời gian thực tập tại Phòng phát triển ứng dụng - Ban tin học - Bộ tài chính Tôi được giao nhiệm vụ nghiên cức và thực hiện đề tài “Ưng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh”.Tại đây Tôi được trang bị những kiến thức về các nghiệp vụ kế toán cũng như áp dụng tin học vào trong công việc thực tế . Kết hợp với thực tiễn đó, cùng với kiến thức của bản thân và đặc biệt với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Bùi Thế Ngũ và anh Phùng Huy Hậu đã góp phần không nhỏ cho tôi thực hiện đề tài này. Song, trên thực tế đây là một vấn đề tài đang còn mới mẻ được áp dụng trong kế toán hộ kinh doanh va bài toán có tính phức tạp cũng không nhỏ, với kiến thức còn hạn chế và thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên Tội mới chỉ thực hiện một phần của công việc đó là phân hệ kế toán “Bán hàng và công nợ phải thu”. Bố cục của đề tài được trình bỳ thành ba chương : Chương I Khảo sát thực tế Chương này khảo sat sơ bộ “Hệ thống kế toán” và “Chế độ kế toán hộ kinh doanh “ nhằm nắm được tính tất yếu và sự cần thiết của công việc. Chương II Phương pháp luận nghiên cứu hệ thông thông tin Chương này là phần lý luận chung cho nghiên cứu hệ thống thông tin, để nắm giõ được các bước thực hiện trong một hệ thống. Chương III Phân tích - thiết kế - xây dựng chương trình Chương này là phần thực hiện chi tiết công việc đang nghiên cứu và xây dựng thành một chương trình. mục lục lời cảm ơn Chương I Khảo sát thực tế I Khái quát chung về nơi thực tập I.1 Bộ Tái Chính Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng thống nhất quản lý Nhà nước về lĩnh vực tài chính, kế toán, ngân sách Nhà nước trong phạm vi cả nước.Với những chức năng quản lý đó, Bộ Tài chính được Nhà nước giao cho những quyền hạn nhất định: * Hướng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm. Chủ trì phối hợp với Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước lập dự toán ngân sách Nhà nước cho các Bộ, ngành, địa phương để Chính phủ trình Quốc hội. Tổ chức thực hiện dự toán ngân sách Nhà nước đã được Quốc hội thông quyết định. * Cùng với uỷ ban khoa học nhà nước (UBKHNN) xây dựng kế hoạch tài chính trung và dài hạn. Các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch xây dựng cơ bản và các cân đối khác của nền kinh tế có liên quan đến tài chính và ngân sách nhà nước. Tham gia với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về phương hướng phát triển ngành, lĩnh vực về chính sách đầu tư tài chính, về biên chế, tiền lương, giá cả và các chính sách kinh tế - xã hội khác có liên quan đến tài chính và ngân sách Nhà nước. * Xây dựng các dự thảo Luật, Pháp lệnh, các văn bản pháp luật khác về thuế, phí và thu khác để trình Chính phủ ban hành hoặc Chính phủ trình Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Quốc hội ban hành. Thống nhất quản lý và chỉ đạo công tác thu thuế, phí và thu khác của ngân sách Nhà nước. * Quản lý quỹ ngân sách Nhà nước, quỹ dự trữ tài chính Nhà nước, quỹ ngoại tệ tập trung của ngân sách Nhà nước, quỹ tài sản tạm thu, tạm giữ. Tổ chức thực hiện việc cấp phát các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước, cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản và cho vay ưu đãi đối với các dự án, chương trình mục tiêu kinh tế của Nhà nước theo quy định của Chính phủ. * Thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính nhằm thực hiện các mục tiêu văn hoá - xã hội theo các chương trình, dự án được Chính phủ chỉ định. * Quản lý vốn, giá trị tài sản và tài nguyên thuộc sở hữu Nhà nước. * Quyết định ngừng cấp phát và thu hồi số tiền đã cấp cho những cơ quan, đơn vị sử dụng vốn ngân sách Nhà nước sai mục đích, trái với kế hoạch được duyệt, vi phạm chế độ quản lý tài chính Nhà nước, đồng thời báo cáo Thủ tướng Chính phủ về các quyết định của mình. * Thống nhất quản lý các khoản vay và trả nợ (bao gồm cả vay và trả nợ trong nước và nước ngoài) của Chính phủ; quản lý về mặt tài chính các nguồn viện trợ quốc tế. Tham gia thẩm định về mặt tài chính các dự án sự dụng vốn vay nước ngoài của Chính phủ giao cho các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện. Chuẩn bị các văn bản liên quan tới việc nước ta tham gia các điều ước quốc tế về tài chính để trình Chính phủ quyết định. * Quản lý Nhà nước đối với các hoạt động kinh doanh dịch vụ bảo hiểm, phát hành trái phiếu, cổ phiếu, các quỹ xã hội, xổ số kiến thiết, dịch vụ kiểm toán, kế toán và các dịch vụ tài chính khác, tham gia quản lý thị trường vốn. * Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra tài chính đối với tất cả các tổ chức hành chính, sự nghiệp, các doanh nghiệp Nhà nước và các đối tượng có quan hệ với tài chính Nhà nước. * Đại diện của Chính phủ tại các tổ chức tài chính quốc tế theo sự phân công của Chính phủ. * Quản lý công chức, viên chức tài chính, kế toán và kiểm toán theo quy định của Chính phủ. I.2 Ban Quản Lý Tin Học Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy Quản lý nhà nước của Bộ Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý tài chính Nhà nước; tổ chức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính và điều hành ngân sách của Bộ. Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt động quản lý tài chính nhà nước: Nghiên cứu xây dựng chiến lược phát triển hệ thống tin học ngành Tài chính để bộ trình lên Chính phủ phê duyệt. Xây dựng kế hoạch ứng dụng tin học của các cơ quan Bộ Tài chính; thẩm định kế hoạch phát triển ứng dụng tin học của các đơn vị và các tổ chức trực thuộc bộ; tổng hợp kế hoạch phát triển và ứng dụng tin học trong toàn ngành trình Bộ phê duyệt. Hướng dẫn các đơn vị và tổ chức trực thuộc xây dựng kế hoạch chi tiết về hoạt động ứng dụng tin học của đơn vị phù hợp với kế hoạch đã được Bộ phê duyệt. Quản lý thống nhất các hoạt động ứng dụng tin học trong toàn ngành Tài chính: Nghiên cứu xây dựng trình Bộ trưởng ban hành các chế độ chính sách liên quan đến việc phát triển và ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý của toàn ngành phù hợp với chiến lược chung, nghiên cức xây dựng và trình Bộ ban hành các quy định triển khai một đề án ứng dụng công nghệ tin học... Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng và trình Bộ ban hành các định mức chi phí cho các hoạt động triển khai ứng dụng tin học để áp dụng trong toàn ngành. Hướng dẫn các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ thực hiện đúng các quy định của Nhà nước trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học. Tham gia ý kiến với cơ quan chức năng và đề xuất để Bộ quyết định việc phân bổ các nguồn vốn sửng dụng cho hoạt động ứng dụng tin học. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ thực hiện các dự án ứng dụng tin học theo sự phân công của Bộ. Thực hiện một số nhiệm vụ về đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức về lĩnh vực tin học theo sự phân công của Bộ. Kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy định của nhà nước trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ: Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch phát triển, ứng dụng tin học ở các đơn vị trong toàn ngành. Phối hợp với các tổ chức chuyên ngành thuộc Bộ, kiêm tra việc thực hiện các chế độ chính sách, các quy định mà Bộ và Nhà nước đã ban hành trong hoạt động ứng dụng tin học. Trình Bộ xử lý những trường hợp sai phạm của các đơn vị trong lĩnh vực ứng dụng tin học. Tổ chức trung tâm dữ liệu thông tin tài chính, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ quản lý tài chính Nhà nước: Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin chuyên ngành theo yêu cầu của hoạt động quản lý tài chính Nhà nước, đảm bảo thu nhận, xử lý và kết xuất thông tin một cách đầy đủ, tin cậy, nhanh chóng, chính xác và an toàn. Báo cáo cung cấp các thông tin về tài chính và ngân sách nhà nước theo phân cấp của Bộ phục vụ cho hoạt đông quản lý của nhà nước.Trực tiếp xây dựng và quản trị mạng máy tính tại cơ quan Bộ. Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học của ngành theo quy định của Bộ. Ban quản lý ứng dụng tin học có quyền hạn: Trình Bộ ban hành hoặc theo sự uỷ nhiệm của Bộ ban hành các văn bản hướng dẫn các đơn vị, tổ chức trong toàn ngành về triển khai thực hiện kế hoạch phát triển ứng dụng tin học và các quy định của Bộ Tài chính trong lĩnh vực ứng dụng tin học, về quản lý và cung cấp thông tin quản lý chuyên ngành về tài chính ngân sách. Giải quyết các yêu cầu , đề nghị của các đơn vị, cơ quan tổ chức và cá nhân thuộc nhiệm vụ của Ban do Bộ uỷ nhiệm. Được yêu cầu các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ cung cấp các thông tin tổng hợp, các tài liệu cần thiết phục vụ cho nhiệm vụ của Ban. Ban quản lý ứng dụng tin học được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để nhận, quản lý và sử dụng kinh phí của Nhà nước và các khoản thu chi gắn với việc thực hiện nhiệm vụ là trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin tại cơ quan Bộ. Nhiệm vụ cụ thể và quan hệ công tác của các đơn vị nói trên do Trưởng ban Quản lý ứng dụng tin học quy định. Biên chế của ban quản lý ứng dụng tin học do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định phù hợp với nhiệm vụ được giao. Tổ chức nhân sự các đơn vị thuộc ban Quản lý ứng dụng tin học Lãnh đạo ban. Phòng kế hoạch tổng hợp. Phòng quản lý hệ thống. Phòng Phát triển ứng dụng. Phòng Mạng và hỗ trợ kỹ thuật. Trung tâm Dữ liệu và xử lý thông tin. Trung tâm cơ sở dữ liệu dự phòng. I.3 Phòng phát triển ứng dụng Công tác phát triển ứng dụng. Chủ trì phát triển hoặc hợp tác phát triển các ứng dụng tin học phục vụ cho các đơn vị trong khu vực Bô, các Sở Tài chính, các ứng dụng tin học có liên quan đến nhiều hệ thống và các ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ. Chủ trì việc cập nhật nâng cấp các ứng dụng trên. Chủ trì việc tích hợp, chuyển đổi thống nhất toàn bộ các ứng dụng tin học liên quan đến nhiều hệ thống và các ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ. Công tác nghiên cứu. Phối hợp với phòng quản lý hệ thống nghiên cứu các xu hướng mới trong công nghệ phần mềm để áp dụng vào việc phát triển các phần mềm của ngành Tài chính. II Bản chất của kế toán II.1 Tính tất yếu khách quan của hoạch toán kế toán Để quản lý tốt được các hoạt động kinh tế cần có số liệu,để có được các số liệu phục vụ cho các hoạt động quản lý, đòi hỏi phảI thực hiện việc giám sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động đó . Quan sát quá trình và hiện tượng kinh tế trong là đoạn tiên của việc phản ánh và giám đốc quá trình tái sản xuất xã hội .Đo lường mọi hao phí trong sản xuất và kết quả cảu sản xuất là biểu hiện đó bằng các đơn vị đo lường thích hợp . Tính toán là quá trình sử dụng các phép tính, các phương pháp tổng hợp để xác định các chỉ tiêu kinh tế cần thiết thông qua đó để biết được tiến độ thực hiện công việc và hiệu quả kinh tế trong sản xuất kinh doanh. Ghi chép, thu thập, xử lý các công đoạn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ, từng địa điểm phát sinh và theo một trật tự nhất định. Qua đó có thể phản ánh được toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của tổ chức. Như vậy hoạch toán nhằm thực hiện các chức năng phản ánh và giám sát các hoạn động kinh tế, nó là công cụ quan trọng trong phục vụ quản lý kinh tế, là nhu cầu khách quan của xã hội. Hoạch toán là một hệ thống điều tra giám sát,thu thập, tính toán, ghi chép các sự kiện kinh tế nhằm quản lý hệ thống có hiệu quả kinh tế cao cho tổ chức . III Đối tượng hoạch toán kế toán III.1 Khái qoat chung về đối tượng hoạch toán kế toán Nghiên cứu về đối tượng hoạch toán kế toán là xác định những nội dụng mà kế toán mà nội dung kế toán phải phản ánh và giám đốc. Khác với môn khoa học khác, hoạch toán kế toán nghiên cứu quá trình tái sản xuất thông qua sự hình thành và vận động của tái sản xuất trong đơn vị cụ thể nhằm quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản theo phạm vi sử dụng nhất định. Các đặc điểm của đối tượng hoạch toán: Hoạch toán kế toán nghiên cứu các yếu tố của quá trình tái sản xuất trên góc độ tài sản ( tài sản cố định ,tài sản lưu động) .Tài sản này trong kinh doanh gọi là vốn (vốn cố định ,vốn lưu động) .Nguồn hình thành tài sản này gọi là vốn. Hoạch toán kế toán không chỉ nghiên cứu trạng thái tĩnh cảu các tài sản mà còn nghiên cứu trạng thái động của tài sản trong quá trình kinh doanh. Trong quá trình kinh doanh của các đôn vị , ngoài các quan hệ trực tiếp có liên quan đến tài sản của đôn vị ,còn phát sinh cả những mối quan hệ kinh tế . Đối tượng của hoạch toán kế toán là “Tài sản và nguồn vốn” Tài sản và nguồn vốn Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh ,cung cấp dịch vụ,hoạt động bất cứ ngành nghề ghì ,các đôn vị cần phải có một lượng tài sản nhất định .Tài sản của doanh nghiệp với hình thái biểu hiện bằng tiền gọi là vốn kinh doanh .Mặt khác tài sản hiện có ở doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau.Như vậy tài sản và nguồn hình thành tài sản chỉ là hai mặt khác nhau của tài sản . Tài sản và phân loại tài sản trong doanh nghiệp : Tài sản lưu động :Là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp , có thời gian sử dụng, luân chuyển,thu hồi vốn trong nột năm hoặc một chu kỳ kinh doanh . Tài sản lưu động : Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những tài sản của doanh nghiệp có thời gian luân chuyển dài (trên một năm hay chu kỳ kinh doanh ). Nguồn hình thành tài sản trong doanh nghiệp : Nguồn vốn chủ sở hữu: Là số vốn của chủ sở hữu ,các nhà đầu tư đóng góp mà doanh nghiệp không phải cam kết thanh toán. Nguồn vốn chủ sở hữu do chủ doanh nghiệp và các nhà đầu tư góp vốn hoặc hình thành từ kết quả hoạt động kinh doanh, do đó nguồn vốn chủ sở hữu không phải là một khoản nợ. Nợ phải trả : Là số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay ,đi chiếm dụng của các đôn vị ,tổ chức, cá nhân, nên doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả, bao gồm các khoản tiền vay,các khoản nợ phải trả cho người bán,thuế cho nhà nước, lương cho công nhân và các khoản nợ phải trả khác Các quan hệ kinh tế Nguồn vốn = tài sản Nguồn vốn = nợ phải trả + nguồn vốn chủ sở hữu Tài sản = nợ phải trả + nguồn vốn chủ sở hữu Nguồn vốn chủ sơ hữu = tài sản - nợ phải trả Trong hoạt động kinh doanh của mình, các đơn vị phải giải quyết hàng loạt các quan hệ kinh tế ,thường thì phần chủ yếu trong hoạt độngcủa đơn vị là tập chung vào việc sử dụng tài sản thuộc sở hữu của đôn vị. Những tài sản này tham gia đầy đủ quá trình tuần hoàn từ khâu mua đến khâu tiêu thụ.Đó là những quan hệ kinh tế thuộc vốn của đôn vị thường được gọi là quan hệ tài chính. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp ,đặc biệt là trong điều kiện sản xuất hàng hoá nhiều thành phần,trong điều kiện liên kết kinh tế ... Các mối quan hệ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều và phức tạp có liên quan đến hầu hết các tổ chức kinh tế và trong nhiều trường hợp chi phối trên phạm vị rộng và ở mức độ lớn có ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của các đơn vị. III.2 Kết luận về đối tượng hoạch toán kế toán Tất cả những điểm đã trình bày ở trên cho ta thấy :Đối tượng hoạch toán kế toán là tài sản của doanh nghiệp hoạch toán, xét trong quan hệ hai mặt vốn và nguồn hình thành tài sản qua các gia đoạn nhất định của quá trình tái sản xuất vốn cùng các mối quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp .Qua các đặc điểm phân tích ở trên cũng có thể khái quát các đặc điểm cơ bản của đối tượng hoạch toán kế toán : Luôn có tính hai mặt đối lập với nhau nhưng cân bằng với nhau về lượng Luôn vận đọng qua các giai đoạn khác nhau nhưng theo một trật tự xác định và khép kín sau một chu kỳ nhất định. Luôn có tính đa dạng trên mỗi nội dụng cụ thể. Mỗi loại đối tượng cụ thể của hoạch toán kế toán đều gắn chực tiếp đến lợi ích kinh doanh ,đến quyền Những đặc điểm trên đây chi phối việc hình thành hệ thống cá phương pháp hoạch toán kế toán . IV Các phương pháp hoạch toán kế toán IV-1 Phương pháp chứng từ Chứng từ: Phương pháp chứng từ là một phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế. hương pháp chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán. Phương pháp chứng từ được cấu thành từ hai yếu tố cơ bản: Một là hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng hạch toán kế toán và làm căn cứ ghi sổ. Hai là kế hoạch luân chuyển chứng từ làm thông tin kịp thời trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán. Mục đích của phương pháp chứng từ: Một là sao chụp được vốn và các quan hệ phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng và sự vận động của nó. Hai là thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tượng và sự vận động của nó theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ. Vị trí tác dụng của phương pháp chứng từ: - Chứng từ là phương pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không ngừng của đối tượng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và sự vận động của các đối tượng này. Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được sao chụp trên chứng từ. - Hệ thống bản chứng từ: (Yếu tố cơ bản cấu thành phương pháp chứng từ) hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phương pháp chứng từ là phương tiện thông tin "hoả tốc" cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh kế. - Chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, trách nhiệm với vật chất của các cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó. Qua đó chứng từ thực hiện triệt để hạch toán kinh doanh nội bộ, gắn liền với kích thước lợi ích vật chất và trách nhiệm vật chất. - Với hệ thống hạch toán kế toán, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể. Với những ý nghĩa nêu trên phương pháp chứng từ kế toán phải được sử dụng trong tất cả các đơn vị hạch toán, không phân biệt các ngành sản xuất và các thành phần kinh tế khác nhau. Tất nhiên là một yếu tố trong hệ thống phương pháp hạch toán, chứng từ kế toán không thể thay thế cho các phương pháp còn lại mà phải thích ứng, và tạo ra mối liên hệ về nội dung và hình thức hạch toán. Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực. - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là sử dụng trong nội bộ đơn vị giúp hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành các thành phần kinh tế vận dụng trong từng trường hợp cụ thể. Phân loại chứng từ: Theo mức độ phản ánh chứng từ được phân thành hai loại - Chứng từ gốc:là chứng từ phát sinh lần đầu tưiên tại nơi xảy ra sự việc. - Chứng từ ghi sổ: là chứng từ được lập trên cơ sở nhiều chứng từ gốc. Theo tính chất pháp lý chia chứng từ thành 2 loại: - Chứng từ chấp hành là những chứng từ ngoài tính chất nghiệp vụ, còn có ý nghĩa như một mệnh lệnh mà người nhận được chứng từ có nhiệm vụ phải chấp hành. - Chứng từ nghiệp vụ là những chứng từ thuần tuý phản ánh hoạt động. nghiệp vụ. Kỹ thuật tổ chức chứng từ: - Lập chứng từ: phải phù hợp với chỉ tiêu, đối tượng hạch toán và địa điểm phát sinh. - Luân chuyển chứng từ từ nơi phát sinh tới nơi sử dụng cuối cùng theo một quy trình hợp lý, bảo đảm đường đi của chứng từ ngắn nhất và nhanh nhất, được khai thác tối đa phục vụ cho nhiều loại hạch toán nhất. - Phân loại hệ thống hoá chứng từ một cách khoa học : Nội dung công tác kế toán là xử lý chế biến chứng từ thành những sản phẩm thông tin cần thiết cho sự điều hành, quản lý doanh nghiệp.Do đó chứng từ phải được phân loại,hệ thống hoá một cách khoa học đẻ thuận lợi cho việc ghi chép, tính toán phân tích và kiểm tra. - Lưu trữ bảo quản chứng từ khoa học, chu đáo, bí mật: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để giải quyết các vụ tranh chấp các vấn đề kinh tế, tài chính liên quan đến tổ chức. Là căn cứ kiểm tra việc chấp hành chính sách quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước IV.2 - Phương pháp đánh giá: Muốn tổng hợp và so sánh được các hoạt động rất khác nhau về đơn vị đo lường thì kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá, dùng tiền tệ làm thước đo chung cho tất cả các hoạt động khác nhau. Nhờ việc đánh giá các hoạt động kinh tế bằng thước đo giá trị mà kế toán có thể xác định và kiểm tra vốn tồn tại qua từng giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh, xác định được chi phí sản xuất, chi phí lưu thông, giá thành sản phẩm để từ đó tính toán hiệu quả sản xuất kinh doanh . Trong hạch toán kế toán thường sử dụng hai cách đánh giá là: - Đánh giá theo giá thực tế :là đánh giá theo giá trị vốn thực tế tổ chức phải bỏ ra để chi phí cho lao động vật hoá ( nguyên liệu, công cụ lao động...), cho lao động sống ( tiền lương, tiền công ) và các chi phí khác trong quá trình sản xuất kinh doanh - Đánh giá theo giá hạch toán: Là giá được xây dựng trên cơ sở giá thực tế bình quân của một số thời kỳ nào đó.Giá dùng ghi sổ kế toán trong trường hợp chưa tính được giá thực tế nhằm bảo đảm cho công việc được cập nhật. Hàng ngày kế toán ghi sổ theo giá hạch toán, cuối tháng khi tính được giá thực tế (đối với vật liệu, sản phẩm) hoặc có tỷ giá thực tế tại thời điểm quyết toán (đối với ngoại tệ), cần chuyển đổi giá hạch toán trở thành giá thực tế để quyết toán. Tính giá là một phương pháp của hạch toán, vừa có tính độc lập tương đối lại vừa có quan hệ chặt chẽ với các phương pháp khác như chứng từ, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối kế toán. Yêu cầu tính giá - Chính xác: tính giá cho các tài sản phải chính xác, phù hợp với giá cả đương thời và với số lượng, chất lượng của tài sản. - Thống nhất về phương pháp tính toán giữa các doanh nghiệp khác nhau trong nền kinh tế quốc dân và giữa các thời kỳ khác nhau.Qua đó đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng doanh nghiệp qua từng thời kỳ khác nhau. Nguyên tắc tính giá: - Xác định đối tượng tính giá phù hợp: Đối tượng tính giá phải phù hợp với đối tượng thu mua, sản xuất và tiêu thụ.Đối tượng đó có thể là các loại tài sản, vật tưư, hàng hoá, tài sản mua vào, từng loại sản phẩm,... - Phân loại chi phí hợp lý: chi phí sử dụng để tính giá có nhiều loại. + Chi phí thu mua: bao gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua vật tưư, tài sản,... như chi phí vận chuyển, bốc dỡ,... +Chi phí sản xuất: Là chi phí liên quan đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm,...Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. + Chi phí bán hàng: Là chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ,... - Lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thích ứng: Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào cần căn cứ vào tình hình cụ thể, dựa trên quan hệ của chi phí với đối tượng tính giá. Công thức phân bổ như sau: Tổng chi phí từng loại cần phân bổ Tổng tiêu thức phân Mức chi phí phân = bổ của tất cả các đối Bổ từng đối tượng Tổng tiêu thức phân tượng bổ của tất cả các đối tượng IV.3 Phương pháp đối ứng tài khoản 3.1 - Khái niệm : Đối ứng tài khoản là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của mỗi loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh theo mối quan hệ biện chứng được phản ánh trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3.2 - Vị trí, tác dụng của phương pháp đối ứng tài khoản: Xét trên góc độ phương pháp hạch toán, đối ứng tài khoản là phương pháp nối liền việc lập chứng từ và khái quát tình hình kinh tế bằng cân đối kế toán. Phương pháp đối ứng tài khoản là sự phản ánh có phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng riêng biệt của hạch toán kế toán trên hệ thống tài khoản, bằng việc tích luỹ có hệ thống các thông tin kế toán trên hệ thống tài khoản, kế toán mới có thể phản ánh đối tượng của mình bằng phương pháp "tổng hợp cân đối". 3.3 Quan hệ đối ứng và phương pháp ghi sổ. Các quan hệ đối ứng tài khoản. - Tăng tài sản này, giảm tài sản khác. - Tăng nguồn hình thành tài sản này, giảm nguồn tài sản khác. - Tăng tài sản, tăng nguồn hình thành tài sản. -Giảm tài sản, giảm nguồn hình thành tài sản. sơ đồ quan hệ đối ứng Tài sản tăng Tài sản giảm Nguồn hình thành tài sản tăng Nguồn hình thành tài sản giảm IV.4 - Phương pháp kiểm kê Lập chứng từ là sự phản ánh các hoạt động của vốn sản xuất kinh doanh vào giấy tờ. Nhưng thực tế do hoàn cảnh khách quan hay nguyên nhân chủ quan mà vốn sản xuất kinh doanh có thể xảy ra những biến động không phù hợp với số lượng và giá trị đã được phản ánh trên chứng từ sổ sách. Để đảm bảo cho sự phản ánh vốn được chính xác, đồng thời cũng là một biện pháp bảo quản vốn kinh doanh được an toàn, sử dụng vốn đúng mục đích, kế toán phải sử dụng phương pháp kiểm kê. Đây là phương pháp xác định vốn bằng đo lường trực tiếp trong quá trình vốn vận động. Với ý nghĩa như vậy kiểm kê được tiến hành thường xuyên với tất cả các hoạt động của vốn trong sản xuất của vốn trong sản xuất kinh doanh . Kiểm kê còn là phương pháp cơ bản của công tác kểm tra kế toán. IV.5 - Phương pháp ghi sổ kép: Để phản ánh và kiểm tra được các hình thái tồn tại, sự chuyển hoá vật chất của vốn, biến động của nguồn vốn và phát sinh các nghiệp vụ tính toán và các nghiệp vụ khác, kế toán sử dụng phương pháp ghi sổ kép có nghĩa là ghi sổ đồng thời các hoạt động có liên quan khi có một hoạt động kinh tế phát sinh. IV.6 - Phương pháp báo biểu: Với phương pháp tài khoản và ghi sổ kép kế toán có thể phản ánh được tất cả những biến động của vốn, nguồn vốn và các nghiệp vụ tính toán. Tuy nhiên, sự phản ánh đó cũng chỉ thể hiện trong hệ thống sổ sách theo từng loại chỉ tiêu kinh tế, tài chính. Muốn phản ánh được toàn diện quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh , kế toán phải sử dụng phương pháp báo biểu tức là trình bày kết quả các chỉ tiêu hạch toán trong hệ thống sổ kế toán lên một hệ thống biểu báo cáo theo quy định của nhà nước và giám đốc tổ chức.Đó là bức tranh toàn cảnh về tình hình và kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ, thực trạng của vốn sản xuất kinh doanh đến thời điểm báo cáo. Thông qua hệ thống báo biểu kế toán, người lãnh đạo mới có thể kiểm tra được chất lượng công tác quản lý của các đơn vị cấp dưới hoặc chính bản thân tổ chức mình. Bằng phương pháp báo biểu, bảng tổng kết tài sản đã cung cấp cho lãnh đạo thực trạng vốn và nguồn vốn của tổ chức đến thời điểm cần nghiên cứu. Kế toán cũng có thể cung cấp cho lãnh đạo tình hình chi tiết của một loại vốn cụ thể bằng một báo biểu chi tiết. IV.7 - Phương pháp phân tích Mục đích cuối cùng phải đạt được của hạch toán kế toán là phản ánh và kiểm tra vốn, xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh trong bất kỳ thời gian và không gian nào. Nhưng việc phản ánh và kiểm tra chỉ có ý nghĩa và có giá trị thực tiễn khi xác định được những hoạt động và hiệu quả của sản xuất kinh doanh một cách bản chất nhất. Phương pháp báo biểu có thể cung cấp cho người lãnh đạo một bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất kinh doanh . Muốn xác định được bản chất của hiện tượng người ta phải dùng phương pháp phân tích tức là nghiên cứu chúng một cách sâu sắc theo từng khía cạnh mà chúng có thể biểu hiện và liên hệ với các hiện tượng có liên quan. IV.8 - Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán Tổng hợp - cân đối kế toán là phương pháp khái quát tình hình tài sản, kết quả kinh doanh và các mối quan hệ khác thuộc đối tượng hạch toán trên những mặt bản chất và trong các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tượng hạch toán kế toán. Tính biện chứng của quá trình nhận thức từ trực tiếp quan sinh động đến t duy trừu tượng, từ hình thành khái niệm đến phán đoán, phân tích trong sử lý thông tin kế toán đã hình thành phương pháp tổng hợp cân đối kế toán một cách khoa học. Tổng hợp - cân đối kế toán được ứng dụng rộng rãi trong công tác kế toán; Có thể ứng dụng tổng hợp cân đối trên từng bộ phận vốn và nguồn vốn, từng quá trình kinh doanh hoặc cân đối toàn bộ vốn và nguồn vốn hoặc cân đối kết quả chung cho toàn bộ quá trình kinh doanh của đơn vị hạch toán. Phương pháp tổng hợp cân đối cung cấp nhng thông tin khái quát, tổng hợp nhất về vốn, nguồn vốn, về quá trình kinh doanh mà bằng các phương pháp như chứng từ , đối ứng tài khoản, tính giá hàng hoá, thành phẩm không thể cung cấp được. Những thông tin được xử lý, lựa chọn trên các báo cáo kế toán do phương pháp tổng hợp cân đối kế toán tạo ra có ý nghĩa to lớn cho những quyết định quản lýcó tính chiến lợc trong nhiều mối quan hệ qua lại của các yếu tố, các quá trình, kiểm tra tình hình chấp hành kế hoạch, phát hiện và ngăn ngừa tình trạng mất cân đối và dựa vào kết quả đã thực hiện để điều chỉnh, cụ thể hoá các kế hoạch kinh tế, quản lý Hệ thống bảng tổng hợp cân đối Hình thức biểu hiện cụ thể của phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán là hệ thống tổng hợp cân đối thường gọi là báo biểu kế toán. Trong công tác thực tế, báo biểu là hệ thống biểu mẫu báo cáo chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (các chủ đầu tư, ngân hàng , cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan thuế) và các nhà quản lý trong nội bộ doanh nghiệp. Phương pháp tổng hợp - cân đối k._.ế toán bao gồm 2 phân hệ. - Một phân hệ tổng hợp - cân đối tổng thể về đối tượng hạch toán kế toán: cân đối giữa vốn và nguồn vốn (Bảng cân đối kế toán), cân đối giữa thu - chi và kết quả “lãi” hoặc “lỗ” (Bảng kết quả kinh doanh), cân đối giữa các luồng tiền vào và ra của doanh nghiệp. - Phân hệ thứ 2 là tổng hợp - cân đối bộ phận phù hợp với các đối tượng hạch toán cụ thể của hạch toán kế toán như: Tài sản cố định, tài sản lưu động, tình hình thanh toán, chi phí sản xuất, xây dựng cơ bản, nguồn vốn chuyên dùng. Theo phân cấp quản lý hay quy hoạch thông tin thì hệ thống bảng này có thể chia thành: Bảng báo cáo cấp trên và bảng nội bộ. Thông thường các bảng tổng hợp cân đối bộ phận chỉ phục vụ cho quản lý xí nghiệp. Tuỳ cơ chế quản lý và tính chất xí nghiệp là nhà nước, tập thể hay tư nhân. Có thể có những quy định khác nhau cho từng loại xí nghiệp trong từng thời kỳ cụ thể chẳng hạn, ở nước ta từ 1989 trở về trước , hầu hết các bảng tổng hợp cân đối bộ phận đều nộp cấp trên. Hiên nay, theo hướng dẫn mới (số 114/TC _QD CĐKT ngày 1-11-1995) cấp trên xí nghiệp , kể cả xí nghiệp nhà nước chỉ quản lý 4 bảng: - Bảng cân đối kế toán - Bảng báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Bảng giải trình thuyết minh Dưới đây là nội dung của một loại bảng chủ yếu . Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là bảng tổng hợp - cân đối tổng thể phản ánh tổng quát tình hình tài sản của đơn vị và nguồn vốn ở một thời điểm nhất định. Thời điểm quy định là ngày cuối cùng của kỳ báo cáo. Bảng cân đối tài sản là tài liệu quan trọng để nghiên cứu đánh giá tổng quát tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; trình độ sử dụng vốn và triển vọng kinh tế tài chính của đơn vị. Thực chất bảng cân đối kế toán là bảng cân đối giữa kinh doanh và nguồn hình thành vốn ở cuối kỳ hạch toán : Kết cấu của bảng cân đối kế toán rất đa dạng về hình thức. Bảng có thể được kết cấu theo kiểu một hay hai bên. Dù kết cấu theo cách nào thì nội dung của bảng cân đối kế toán cũng bao gồm hai phần : - Tài sản :phản ánh vốn theo hình thái tài sản . - Nguồn vốn : phản ánh nguồn hình thành các loại vốn -nguồn vốn tài sản . Tài sản phản ánh toàn bộ tài sản hiện có ở đơn vị đến cuối kỳ hạch toán .các tài sản này được phân theo những tiêu thức nhất định để phản ánh được kết cấu của vốn kinh doanh .Các loại vốn thường sắp xếp theo tính luân chuyển của vốn. Cụ thể : - Tài sản lưu động thường được sắp xếp theo tuần tự (nguyên vật liệu, dụng cụ, chi phí sản xuất dở dang, thành phẩm, các khoản phải thu, vốn bằng tiền). - Tài sản cố định (đã và đang hình thành) và các khoản đầu tư dài hạn . Xét về mặt kinh tế : số liệu bên “tài sản” thể hiện vốn kết cấu các loại vốn của doanh nghiệp hiện có thời kỳ lập báo cáo; tại các khâu của quá trình kinh doanh . Do đó có thể đánh giá tổng quát năng lực sản xuất kinh doanh và trình độ sử dụng vốn của đơn vị . Nguồn vốn: phản ánh nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp đến cuối kỳ hạch toán. - Nguồn vốn vay nợ. - Nguồn vốn chủ sở hữu (nguồn vốn tự có) Về mặt kinh tế : Số liệu bên “ nguồn vốn” thể hiện các nguồn vốn mà đơn vị đang sử dụng trong kỳ kinh doanh. Tỷ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp . Về mặt pháp lý: số liệu bên nguồn vốn thể hiện trách nhiệm về mặt pháp lý của doanh nghiệp với nhà nước, đối với ngân hàng, với cấp trên, với khách hàng, cán bộ công nhân viên của đơn vị về tài sản đang sử dụng . Bảng cân đối kế toán Tài sản Tiền Nguồn vốn Tiền I- Tài sản lưu động I - Nguồn vốn II- Tài sản cố định II- Nguồn vốn Từ bảng cân đối kế toán có thể xem xét quan hệ cân đối từng bộ phận vốn và nguồn vốn cần kết hợp tài liệu trên tài khoản tổng hợp và phân tích về nguyên tắc có những cân đối . Về phương diện giám đốc, mỗi phương pháp đáp ứng một yêu cầu khác nhau trong quản lý các đối tượng kế toán và đồng thời chúng tạo thành một tổng thể hoàn chỉnh các phương tiện để kế toán giám đốc. Cụ thể với đặc trưng đăng ký từng nghiệp vụ kinh tế diễn ra trong xí nghiệp, phương pháp chứng từ cho phép kế toán giám đốc một cách tỷ mỷ từng hành vi kinh tế diễn ra và bằng thủ tục lập chứng từ (chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành). Phương pháp chứng từ cho phép ngăn chặn kịp thời những hành vi kinh tế không lành mạnh trong xí nghiệp như: Nghiệp vụ chi tiêu tiền mặt không phù hợp với chế độ chi tiền mặt, xuất nhập vật tưư sai nguyên tắc sẽ không được diễn ra bởi sự kế toán các thủ tục lập chứng từ. Tài khoản là một phương pháp hệ thống hoá thông tin theo những mục tiêu đã quy định trước, quy nạp những hiện tượng kinh tế cùng loại cho phép kiểm tra giám đốc mức độ thực hiện của từng đối tượng, từng hoạt động kinh tế như: Tình hình thu chi tiền mặt trong ngày; nhập xuất vật tưư trong kỳ; tình hình chi phí sản xuất trong tháng. Và do đó phương pháp tài khoản giúp cho nhà quản lý chỉ đạo kịp thời các hoạt động kinh tế cho xí nghiệp phù hợp với dự toán, kế hoạch. Các hoạt động kinh tế có mối liên hệ mật thiết với nhau, bởi vậy việc sắp xếp và trình bày các mối liên hệ này trên các bảng biểu kế toán theo phương pháp tổng hợp cân đối khi kết thúc một niên độ kế toán là cần thiết là không thể thiếu để cung cấp những thông tin tổng quát giúp cho việc phân tích đánh giá đầy đủ thành quả của một quá trình sản xuất kinh doanh. Tóm lại: Các phương pháp kế toán có vị trí riêng biệt đồng thời quan hệ mật thiết với nhau tạo nên tính hệ thống của nó. Nhận thức mối quan hệ này có ý nghĩa thực tiễn quan trọng khi vận dụng các phương pháp kế toán. Trong mối quan hệ về phương diện phản ánh của các phương pháp mặc dù phương pháp tổng hợp cân đôí ở vị trí cuối cùng, nhưng những thông tin tổng quát được trình bày trong hệ thống báo cáo lại quy định một mô hình thông tin phải được hoạch định trước trên hệ thống tài khoản. Bởi vậy các các tài khoản được mở ra, nội dung và phương pháp quy nạp của chúng phải phù hợp các chỉ tiêu quy định trên báo biểu. V Chế độ sổ kế toán trong hệ thống kế toán V.1 - Khái niệm và tác dụng của sổ kế toán Trên góc độ ứng dụng sổ trong trong công tác kế toán có thể định nghĩa: Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán. Sổ kế toán có thể là một tờ rời có chức năng phản ánh quy định của hệ thống hạch toán. Như vậy sổ tờ rời hay sổ quyển đều phải tuân thủ theo nguyên lý kết cấu nhất định có nội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tượng nhất định hoặc chi tiết, hoặc tổng hợp để phản ánh và hệ thống hoá các thông tin đã được chứng từ hóa một cách hợp pháp và hợp lý theo tiến trình ghi chép cuả kế toán. V.2 - Các hình thức sổ kế toán -nguyên lý kết cấu và nội dung phản ánh Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung Hình thức sổ kế toán Nhật ký Sổ cái Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ * Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thơi gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ ghi sổ cái. Gồm các sổ : Nhật ký thu tiền ,Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng.Sổ cái,Các sổ ,thẻ kế toán chi tiết: Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ nhật ký đạc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết kế toán Bảng cân đối phát sinhsinh Báo cáo tài chính Ghi hàng gnày Ghi cuối tháng Đối chiếu H Sơ đồ sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung * Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái: Sổ cái là hình thức sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế ,tài chính phát sinh tring niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp,mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái để ghi chép trong một niên độ kế toán. Số liệu trên sổ cái dùng để lập các báo cáo tài chính. Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng gnày Ghi cuối tháng Đối chiếu H Sơ đồ sổ kế toán hình thức Nhật ký -Sổ cái * Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ : Gồm các loại : -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. -Sổ cái : Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán. -Các sổ thẻ kế toán chi tiết : Là sổ kế toán chi tiết dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế ,tài chính phát sinh tjeo từng đối tượng hoạch toán mà sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Chứng từ gốcgốc Sổ quỹ Sổ ,thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng gnày Ghi cuối tháng Đối chiếu H Sơ đồ sổ kế toán hình thức Nhật ký chứng từ ghi sổ * Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ : Gồm các sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bố Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng gnày Ghi cuối tháng Đối chiếu H Sơ đồ sổ kế toán hình thức Nhật ký chứng từ VI chế độ kế toán hộ kinh doanh VI .1 - Khái qoát Hộ Kinh Doanh: Khái niệm hộ kinh doanh: Tất cả các hộ sản xuất, kinh doanh chưa đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, xây dựng , vận tải , khai thác tài nguyên, nuôi trồng thuỷ sản,kinh doanh thương nghiệp, ăn uống, phục vụ, sửa chữa và các dịch vụ khác,.. có doanh số bán hàng theo quy định của Bộ Tài chính đối với từng ngành nghề cụ thể được gọi tắt là hộ kinh doanh. Chế độ kế toán hộ kinh doanh áp dụng cho tất cả các hộ sản xuất, kinh doanh chưa đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân. Nội dung chủ yếu của chế độ kế toán hộ kinh doanh: - Số lượng và giá trị tài sản, vật tư, tiền vốn, các khoản hộ hiện có đang sử dụng vào sản xuất kinh doanh. - Số lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào. - Số lượng và giá trị hàng hóa, sản phẩm đã bán, dịch vụ đã cung cấp. - Các khoản chi phí đã sử dụng vào sản xuất kinh doanh . Kết quả sản xuất, kinh doanh và các khoản thuế, lệ phí phải nộp Nhà nước, các khoản thuế được hoàn (nếu có). Một số quy định của chế độ kế toán hộ kinh doanh: -Kế toán hộ kinh doanh phải ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh cuả hộ. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải lập và ghi chép đầy đủ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh. Việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán phải đúng ngày, tháng phát sinh. Cuối thàng, cuối quý, cuối năm phải khoá sổ kế toán, lập tờ kê khai thuế và các bảng kê theo quy định. Việc ghi chép kế toán hộ kinh doanh phải dùng chữ viết , chữ số phổ thông; - Về giá trị, đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam, Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. - Về hiện vât, đơn vị tính là đơn vị đo lường chính thức của Nhà nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam  (như: cái, chiêc, tấn , mét, lít,...) -Việc ghi chép kế toán dùng mục thường không phai, không bỏ chống dòng, không viết tắt, không viết xen kẽ, không viết chồng, không tẩy xoá. Nếu viết sai thì phải gạch bỏ chỗ sai bằng một gạch bằng mực đỏ, để có thể vẫn nhìn rõ chữ hoặc số đã viết sai, sau đó ghi chữ hoặc số đúng lên phía trên và người sửa chữa ký tên vào bên cạnh. Nếu viết sót thì viết bổ sung lên phía trên chỗ sót (bằng mực thường viết bổ sung vào bên cạnh). VI.2 - Chứng từ và sổ kế toán Mức độ và phạm vi hoạt động của hộ kinh doanh nói chung là nhỏ không giống như các doanh nghiệp và những công ty khác nên trình độ quản lý cũng như phương pháp hoạch toán kế toán không đỏi hỏi phức tạp như những chủ thể khác, nó được bó hẹp trong một phạm vị nhất định (Theo quyết định của Bộ tài chính ban hành số 169-2000/QĐ0BTC – ngày 25/10/2000). Những chứng từ và sổ kế toán thường sử dụng trong hoạt động kinh doanh : Chứng từ: Hoá đơn bán hàng Bảng kê thu mua nông , lâm , thuỷ sản của người trực tiếp sản xuất Bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịnh vụ Phiếu xuất kho kim vận chuyển nội bộ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Các loại vé tàu, vé xe, vé vui trơi giải trí.. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng chấm công Phiếu thu Phiếu chi Giấy báo có Giấy báo nợ Sổ kế toán: Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký mua hàng Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm , hàng hoá Bảng kê luân chuyển vật tư, sản phẩm, hàng hoá Sổ đăng ký TSCD sử dụng vào sản xuất VI.3 Chức năng và công việc kế toán hộ kinh doanh Cũng như những doanh nghiệp khác – kế toán hộ kinh doanh thực hiện đầy đủ các chức năng trong hệ thống kế toán, theo quy định chung của Bộ Tài Chính nhưng quy mô và độ phức tạp không lớn, nó được giới hạn trong khuôn khổ kinh doanh của hộ. Hoạt động chủ yếu của hộ kinh doanh là hoạt động kinh doanh thương mại, kinh doanh buôn bán giữa các đối tác làm ăn. Hoạt động kinh doanh cũng tuân thủ theo các quy định chung như : Làm chọn nghĩa vụ thuế với nhà nước, tham gia công ích xã hội . Công việc kế toán của hộ kinh doanh nói chung không nhiều và gồm những công việc như : Bán hàng và công nợ phải thu Mua hàng và công nợ phải trả Kế toán chi phí trả lương cho công nhân Kế toán hàng đại lý ký giửi Kế toán hàng tồn kho và luân chuyển kho Kế toán tiên mặt tiền gửi Công việc kế toán ở đây được thực hiện một cách tuần tự từ khi bắt đầu hoạt động một chu kỳ kinh doanh cho đến khi kết thúc chu kỳ đấy. Chương II Phuơng pháp luận nghiên cứu hệthống thông tin quản lý I - Hệ thống thông tin quản lý I.1. Khái niệm thông tin ? Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng lẫn lộn. Đối với một người, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là số liệu hay tài liệu cho trước. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với người nhận tin trong việc ra quyết định. Dữ liệu được ví như nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do người này, bộ phận này đưa ra có thể được người khác bộ phận khác coi như dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác. Đó là lý do tại sao hai từ “dữ liệu” và “thông tin” có thể dùng thay thế cho nhau. Ta có thể hiểu cách khác: Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tượng được phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. I .2 Bản chất của thông tin Thông tin luôn thay đổi và có hai tính chất đặc trưng là độ cứng và độ phong phú. Độ cứng của thông tin: Độ cứng là thước đo khách quan tính chính xác và mức độ tin cậy của một mẩu tin. Thông tin về thị trường như giá cổ phiếu, giá vàng là cứng nhất vì chúng đo lường một cách cực kỳ chính xác, các công bố về tài chính đã kiểm toán cũng khá cứng. Mặc dù các nhà quản lý muốn dùng thông tin cứng nhưng nhiều trường hợp không thể có để dùng, vì vậy họ phải tìm kiếm nó từ nhiều nguồn khác nhau rồi luận giải để khẳng định lại. Độ phong phú cảu thông tin: Thông tin phong phú nhất khi trao đổi mặt đối mặt, tài liệu toàn con số là dạng thông tin nghèo nàn nhất. Độ phong phú của thông tin phụ thuộc vào thông tin liên lạc. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định : Có 3 cấp quyết định: +Quyết định chiến lược ( strategic ): Trả lời câu hỏi cái gì ?, để làm gì ? với mục đích xác định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống. +Quyết định chiến thuật ( tactic ): Trả lời câu hỏi cho ai?, cung cấp ở đâu ? khi nào? nhằm cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối ưu nguồn lực. +Quyết định tác nghiệp ( Operational ):Trả lời câu hỏi thực hiện mục đích đó như thế nào?. Các đặc trưng thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định: Nguồn thông tin Thời điểm Khả năng dự kiến Tần suất Tính cấu trúc Độ chính xác Mức chi tiết Tính chất TT Quyết định Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược -Thông tin đều đặn -Phần lớn là thường kỳ -Thông tin có tính đột xuất hoặc trong một khoảng thời gian dài mới có quyết định -Có thể dự kiến trước thông tin -Có thể có một số nét mới đặc biệt của thông tin Thông tin không có trong dự kiến để ra quyết định mới. - Thông tin quá khứ -Thông tin quá khứ và hiện tại -Chủ yếu là thông tin dự đoán tương lai -100% thông tin trong -Phần lớn là thông tin trong (70%) -Phần lớn là thông tin ngoài (70%) -Tính cấu trúc rất cao -Một số thông tin có tính phi cấu trúc -Phần lớn thông tin có tính phi cấu trúc -Thông tin rất chính xác -Thông tin có tính tương đối, có ý kiến chủ quan -Thông tin có tính chủ quan là phần lớn -Rất chi tiết -Thông tin mang tính tổng hợp Thông tin mang tính khái quát so sánh I .3 Vai trò của thông tin đối với quản lý Dưới góc độ kinh tế thông tin là những tín hiệu, những thông báo, những kiến thức mới được truyền, được nhận, đựơc hiểu và được đánh giá là có ích để giải quyết một vấn đề nào đó. Quản lý là điều hoà các nguồn tài nguyên về con người và vật chất nhằm đưa tổ chức đạt tới mục tiêu là quá trình biến đổi thông tin thành hành động. Hiệu quả của quản lý ,dù là quản lý trong tổ chức nào và quản lý ở tầm vĩ mô hay vi mô cũng đều phụ thuộc chặt chẽ vào số lượng và chất lượng của thông tin mà người quản lý nhận được. Bởi xét cho cùng ,nếu như quản gồm các chức năng: vạch kế hoạch, bố chí cán bộ, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát thì chức năng nào trong số đó cũng cần dùng đến thông tin và cho ra thông tin quyết định. Ta có thể nói những luồng thông tin luân chuyển trong một tổ chức cũng đóng vai trò tương tự như hệ thống mạch máu trong cơ thể con người. Sự so sánh đó sẽ được minh hoạ rõ hơn trong qoan điểm xem xét một tổ chức như là sự hợp thành của ba hệ thống: hệ thống quản lý, hệ thống thông tin và hệ thống thừa hành .Trong đó hệ thống thừa hành là bộ phận thực hiện những quyết định mà hệ thống quản lý ban hành nằm đưa tổ chức thích nghi với môi trường và hướng tới mục tiêu nhất định. Còn hệ thống thông tin là trung gian là cầu nối liên kết giữa hai hệ thống đó. Nó chính là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý,lưu trữ dữ liệu, truyền đạt và phân phát thông tin trong một tổ chức. I .4 Hệ thống thông tin Khái niệm: Hệ thống thônh tin là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập lưu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đường lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức. Các yếu tố cấu thành hệ thống thônh tin : Hệ thống thônh tin có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử, hệ thống thônh tin còn có con người, các phương tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phương pháp mô hình toán học,...để xử lý dữ liệu, quản lý và sử dụng thông tin. Có quan điểm phân chia hệ thống thông tin thành bốn loại: Hệ thống vận hành Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống hỗ trợ quyết định Hệ chuyên gia Song trên thực tế khó có thể thấy một hệ thống thông tin nào chỉ thuộc một trong bốn loại đó, và nếu quan niêm hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý thì chúng ta có thể gọi hầu hết các hệ thống thông tin là hệ thống thông tin quản lý. Nếu không có hệ thống thônh tin thì một tổ chức chắc chắn sẽ không tồn tại được bởi vì với một mục tiêu nào đó mà không có thông tin thì không thể thực hiện theo yêu cầu được, do vậy hệ thống thônh tin giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức không thể độc lập hoàn toàn với hệ thống thônh tin . Nguồn thông tin Thu thập Xử lý Lưu trữ Phân phát Đích thông tin H - Các yếu tố của HTTT I.5 - Các luồng thông tin vào - ra trong hệ thống thông tin quản lý * Luồng thông tin vào : bao gồm cả thông tin định hướng của cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi bộ phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần sử lý.Các thông tin cần phải xử lý có thể chia thành: Các thông tin luân chuyển: là loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của tổ chức, khối lượng thông tin này lớn nên cần đòi hỏi có xử lý nhanh và kịp thời. Các thông tin tổng hợp định kỳ: là thông tin tổng hợp hoạt động của cấp dưới báo cáo lên cấp trên, nguồn thu thập những thông tin này là các thông tin ghi chép trực tiếp từ các bộ phận bên trong hệ thống thừa hành. Các thông tin dùng để tra cứu: là các thông tin dùng chung trong hệ thống, các thông tin này tồn tại một thời gian dài và ít thay đổi, được dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và thông tin tổng hợp. * Luồng thông tin ra: là những thông tin được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể. Nhà nước và cấp trên HTQL HT bị QL Nhà cung cấp Doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp Tổ chức có liên quan Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh Khách hàng Thông tin trong Doanh nghiệp (tổ chức) H - Hệ thống thônh tin bên ngoài tổ chức I.6 - Các module của hệ thống thông tin quản lý Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý cần phải xây dựng các module dữ liệu sau: * Các module cập nhật , xử lý thông tin tổng hoạp và thông tin luân chuyển :vì chất lượng thông tin lớn đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác nêm khi xây dưụng cần quan tâm đến các yêu cầu sau: Tổ chức màn hình hợp lý nhằm giảm thao tác cho người sử dụng Tự động nạp các giá trị đã biết và các giá trị lặp lại Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật Kiểm tra phát hiện nhanh các sai sót khi nhập liệu và thông báo cho người sử dụng biết * Các module cập nhật thông tin tra cứu : vì các thông tin tra cứu được sử dụng trong hệ thống trong một thời gian dài, được cập nhật không thường xuyên nên việc tổ chức các thông tin này cần chú trọng đảm bảo cho dễ tra cứu nhất. * Các module báo biểu, báo cáo : được thiết kế dưa trên sự tìm hiểu các mẫu baỏng biểu báo các theo quy định của hệ thống. I.7 - Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý * Phương pháp tổng hợp : phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhưng phải đảm bảo về mặt logic trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó. Ưu điểm : Cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh tróng thu được kết quả. Nhược điểm: các thông tin dể bị trùng lặp, dể xinh ra các tác không cần thiết. * Phương pháp phân tích: nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng chương trìng làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó. Ưu điểm : cho phép tránh được thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm: hê thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời các mảng này * Phương pháp tổng hợp và phân tích: đây là phương pháp kết hợp của hai phương pháp trên. Tiến hàng đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số các thao tác cũng như nhiệm vụ cần thiết.Yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất qoán của thông tin trong hệ thống. I.8 - Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức. Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học và trong quá trình xử lý này, những giai đoạn phát triển của xử lý thông tin: Giai đoạn khởi đầu: Đây là giai đoạn đưa máy tính và hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền ứng dụng tin học và kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn, cán bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau. Giai đoạn lan rộng: Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác được, các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là chưa chính xác ( quá đề cao máy tính ). Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát: Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới (Information Enable Manager ) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên họ cần phải được nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin. Giai đoạn tích hợp ứng dụng: Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin vào một chủ thể ( lúc này con người có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin ). Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu: Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực cần để mọi người trong tổ chức tiếp cận và sử dụng một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình mạng. Giai đoạn hoàn chỉnh: Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn. I.9 - Các phương pháp ứng dụng tin học trong công tác quản lý Có hai phương pháp ứng dụng tin học trong công tác quản lý: phương pháp tin học hoá toàn bộ và phương pháp tin học hoá từng phần * Phương pháp tin học hoá toàn bộ Nội dung: phương pháp này chủ yếu là tin học hoá đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay cho cấu trúc hiện có của đơn vị. Ưu điểm : các chức năng quản lý được tin học hoá một cách triệt để .đảm bảo tính nhát quán trong toàn bộ hệ thống, tránh được sự dư thừa thông tin . Nhược điểm : Thực hiện lâu và khó khăn,đầu tư ban đầu về trang thiết bị lớn. * Phương pháp tin học hoá từng phần Nội dung : Tin học hoá từng chức năng quản lý theo một trình tự nhất định. Các phân hệ của hệ thống được tách biệt và độc lập với các giải pháp được chọn của các phân hệ khác. Các phân hệ này thường được ứng dụng trên các máy tính và hoạt động trong các hệ thống phân tán. Ưu điểm : Khi thực hiện chương trình là đơn giản vì các công việc được phát triển một cách tương đối độc lập với nhau, đồng thời phương pháp này không kéo theo những thay đổi cơ bản và sâu sác về cấu trúc của hệ thống. Nhược điểm: phương pháp náy có tính nhất quán không cảo trong toàn bộ hệ thống , do đó khó tránh khỏi trùng lặp và dư thừa thông tin. I.10 - Vồng đời phát triển của hệ thống Vòng đời phát triển của hệ thống được khởi sinh từ khi có yêu cầu phát triển hệ thống thông tin của nhà quản lý hoặc người sử dụng đầu cuối . Có 5 giai đoạn phát triển vòng đời hệ thống theo sơ đồ dưới. Mỗi giai đoạn được thể hiện trong một khung cữ nhật ,các mũi tên dùng để liên kết đầu vào và đầu ra của từng vòng đời. II hệ thống thông tin kế toán II.1 - Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con ngườ , thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Thông tin kế toán là những thông tin động về toàn hoàn của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất ,tiêu thụ và tài chính, phản ánh tính hai mặt tăng, giảm của vốn và nguồn vốn. Hệ thống thông tin kế toán hiện đại là hệ thông thông tin có sử dụng công nghệ thông tin dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người để thực hiện các chức năng ghi nhận, xử lý, lưu trữ và chuyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tổ chức kinh doanh sản xuất hay hành chính sự nghiệp. Khái niệm Tiêu thức Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán Tổ chức dữ liệu Sổ nhật ký Sổ cái Mức độ quan tâm Tức thời Liên tục, lâu dài Ví dụ Nhật ký bán hàng Sổ cái tài khoản phải thu của khách hàng II.2 - Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưư lượng các hoạt động được lặp đi lặplại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Các chu trình nghiệp điển hình của sản xuất kinh doanh như sau: Chu trình tiêu thụ: Gồm những sự kiện liên quan đến bán hàng hoá và dịch vụ. Chu trình cung cấp: Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hoá và dịch vụ. Chu trình sản xuất : Gồm những sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn lực thành hàng hoá và dịch vụ Chu trình tài chính: Gồm các sự kiện liên quan đến việc huy động vốn và quản lý các nguồn vốn quỹ. Các sự kiện kinh tế Chu trình tiêu thụ Chu trình cung cấp Chu trình báo cáo tài chính Chu trình sản xuất Chu trình tài chính Báo cáo tài chính H - Sơ đồ các chu trình trong hệ thống thông tin kế toán II.3 - Các chế độ xử lý nghiệp vụ trong hệ thông kế toá Quy trình xử lý nghiệp vụ thủ công Trong hệ thống kế toán thủ công, các tài liệu gốc được ghi chép lại trong các sổ nhật ký nhằm lưu trữ một cách có hệ thống các nghiệp vụ , sau đó chúng được chuyển sang sổ cái để tổng hợp dữ liệu tài chính – Trình tự xử lý bắt đầu từ các tài liệu gốc, rồi đến sổ nhật ký, sau đó là sổ cái và kết thúc bằng báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Sổ nhật ký Sổ cái Báo cáo kế toán Lập chứng từ Ghi sổ kế toán Chuyển sổ Lập báo cáo H Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán thủ công Quy trìng xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hoá Trong hệ thống kế toán tự động, với việc xử dụng máy tính trong các nghiệp vụ kế toán. Các tài liệu gốc được nhập vào máy tính thông qua thiết bị nhập liệu trên cơ sở các tệp dữ liệu nghiệp vụ sau đó các tệp này được chuyển vào các tệp sổ cái và các sổ cái sẽ được sử lý để làm cơ sở lập báo cáo tài chính . Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Tệp số liệu chi tiết Tệp số liệu tổng hợp cuối tháng Báo cáo tài chính sổ sách kế toán Lập chứng từ Cập nhật chứng từ vào máy Tổng hợp số liệu cuối tháng Lên báo cáo H - Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán tự động ._.eo hoá đơn Hd_mh.dbf Hang_mua.dbf Dm_kh.dbf Frmmuahang.scx Chức năng lên sổ nhật ký bàn hàng theo định kỳ Dm_kh.dbf Hd_bh.dbf Hang_ban.dbf Dm_ct.dbf Frmchonky.scx Rptsonkbh.frx Sổ nhật ký chung theo định kỳ Frmchonky.scx Rptsonkchung.scx * Sơ đồ khối thể hiện giải thuật nghệp vụ kế toán VI Thiết kế giao diện B Lập báo cáo cuối kỳ ? Chọn? Tiếp tục ? K F T F T T F Nhập chứng từ kế toán Tạo màn hình báo cáo Lập báo cáo theo: tháng,quý,năm Máy in Tệp DL Màn hình Giao diện chính Giao diện nhập liệu chứng từ bán hàng. Báo cáo nhật ký bán hàng Màn hình thể hiên thông tin danh mục khách hàng Phụ lục chương trình *****************************Procedure MAIN ******************** Clear SET CENTURY ON IF SET('TALK') = 'ON' SET TALK OFF PUBLIC gcOldTalk gcOldTalk = 'ON' ELSE PUBLIC gcOldTalk gcOldTalk = 'OFF' ENDIF PUBLIC gcOldDir, gcOldPath, gcOldClassLib, gcOldEscape, M_Tmp, M_ngay_ht ; M_User_Name, M_User_Check, M_User_SuperV, M_User_Id, M_user_Dev, a_report; Datadir DIME a_report(1, 10) gcOldEscape = SET('ESCAPE') gcOldDir = FULLPATH(CURDIR()) Homedir = FULLPATH(CURDIR()) DATADIR = FULLPATH(CURDIR()) + [Data\] gcOldPath = SET('PATH') gcOldClassLib = SET('CLASSLIB') M_ngay_ht = DATE() DEFINE WINDOW M_WinBrw ; AT 2.000, 1.000 ; SIZE 20.000,100.000 ; FONT "MS Sans Serif", 10 ; FLOAT ; SHADOW ; ZOOM ; MINIMIZE ; GROW ; NOCLOSE ; SYSTEM Move WIND M_WinBrw CENT *-- Set up the path so we can instantiate the application object IF SetPath() PUBLIC oApp *oApp = CREATEOBJECT("MainLib") *IF TYPE('oApp') = "O" *-- Release all public vars, since their values were *-- picked up by the Environment class Release gcOldDir, gcOldPath, gcOldClassLib, gcOldTalk, gcOldEscape Clea _SCREEN.BackColor = RGB(0,128,128) *oApp.Do() DO MENUMAIN.MPR *ENDIF ENDIF Clear DLLS Clear ALL Release ALL EXTENDED FUNCTION SetPath() LOCAL lcSys16, ; lcProgram lcSys16 = SYS(16) lcProgram = SUBSTR(lcSys16, AT(":", lcSys16) - 1) CD LEFT(lcProgram, RAT("\", lcProgram)) *-- If we are running MAIN.PRG directly, then *-- CD up to the parent directory IF RIGHT(lcProgram, 3) = "FXP" CD .. ENDIF SET PATH TO PROGS, FORMS, LIBS, ; MENUS, DATA, OTHER, ; *REPORTS, INCLUDE, HELP, ; *BITMAPS, REPORTS *SET CLASSLIB TO MAIN, TSGEN *SET LIBR TO FoxTools.Fll ADDI ENDFUNC * =========================== Procedure: Dmcn ===========================* * PROCEDURE Dmcn * Them moi truong lam viec SET TALK off SET DELETE ON close all clear all clear k_bmp=[] k_fxp = [] k_scx = [] m_font = ".Vntime" m_fntsize = 12 m_prompt = [Danh muc công nhân ] M_ScrRow = SROW() M_ScrCol = SCOL() m_user_id = 1 m_chr_err = [',"~!@#$%^&*()-+=\|`';/?: }{Ÿ] + "[]" m_fast_ver = [Lỗi] DEFINE WINDOW M_WinBrw FROM 02, 00 TO FLOOR(M_ScrRow) - 2, FLOOR(M_ScrCoL) COLOR SCHEME 10 ; CLOSE FLOAT GROW MINIMIZE ZOOM SYSTEM FONT M_Font, M_FntSize - 2 ; ICON FILE LOCFILE(K_Bmp + [Time.Ico]) * Ket thuc them moi truong lam viec *SELECT 0 *USE Dmtk00 ORDER Tk ALIAS M_Dmtk *SELECT 0 *USE DmNhKh00 ORDER Stt ALIAS M_DmNhKh SELECT 0 USE "..\\tables\Dm_cn.dbf" ORDER Ma_cn ALIAS M_Dmcn ON KEY LABEL F3 DO Dmcn_f3 WITH [S] ON KEY LABEL F4 DO Dmcn_f3 WITH [M] ON KEY LABEL F8 DO XOA_F8 WITH [X] BROWSE; FIELDS ; ma_cn, ten_cn, dia_chi; NOAPPEND NOMODIFY NODELETE ; WINDOW M_WinBrw ; FONT M_Font, M_FntSize -2; TITLE M_Prompt + [. F3-Sua, F4-Them, F8-Xoa, Esc-Quay ra]; ON KEY LABEL F3 ON KEY LABEL F4 ON KEY LABEL F8 USE IN M_Dmcn *USE IN M_DmNhKh *USE IN M_Dmtk RETURN *............................... Procedure: Dmcn_F3 ..........................................* * Object FORM: DmKh_F3 PROCEDURE Dmcn_F3 PARAMETER _Moi_Sua PRIVATE m.Ma_cn, m.Ten_cn,m.dia_chi,m.dien_thoai ; _Col,_InSELECT,_RecNo, _Prompt,; m.ten_nh_kh1,m.ten_nh_kh2,m.ten_nh_kh3,m.Tk _InSELECT = SELECT() PUSH KEY CLEAR IF _Moi_Sua=[S] AND RECNO() > RECCOUNT([M_Dmcn]) POP KEY SELECT (_InSELECT) RETURN ENDIF * DO SAVE_MEMVAR_CT WITH [M_DmKh] SELECT M_Dmcn IF _moi_sua = [M] SCAT MEMVAR BLANK ELSE SCATTER MEMVAR ENDIF _RecNo = RECNO() M.Ma_KhOld = M.Ma_cn _Prompt = IIF(_Moi_Sua=[M], [ Them công nhân], [ Sua công nhân]) M.Nhan_Huy = 1 DO FORM "..\\forms\frmdmcn.scx" IF _Moi_Sua = [M] * Them kiem tra ma APPE BLAN GATH MEMV ELSE GATH MEMV ENDIF SELECT (_InSELECT) POP KEY * DO REST_MEMVAR_CT RETURN *............................Procedure Xoa_F8.............................. #DEFINE MSGBOX_YES 6 #DEFINE C_MSGBOX1 36 #DEFINE C_DELETE_LOC "Bạn có muốn xoá công nhân này không?" PROCEDURE XOA_F8 PARAMETER _XOA PRIVATE m.Ma_cn, m.Ten_cn,m.dia_chi ; _InSELECT = SELECT() PUSH KEY CLEAR IF _Xoa=[X] AND RECNO() > RECCOUNT([M_Dmcn]) POP KEY SELECT (_InSELECT) RETURN ENDIF IF SELECT()=_InSELECT IF Messagebox(C_DELETE_LOC,C_MSGBOX1) = MSGBOX_YES DELETE IF !EOF() SKIP 1 ENDIF IF EOF() AND !BOF() SKIP -1 ENDIF ENDIF POP KEY ENDIF SELECT (_InSELECT) RETURN * =========================== Procedure: DmKH ===========================* * PROCEDURE DmKh * Them moi truong lam viec SET TALK off SET DELETE ON close all clear all clear k_bmp=[] k_fxp = [] k_scx = [] m_font = ".Vntime" m_fntsize = 12 m_prompt = [Danh mục khách hàng ] M_ScrRow = SROW() M_ScrCol = SCOL() m_user_id = 1 m_chr_err = [',"~!@#$%^&*()-+=\|`';/?: }{Ÿ] + "[]" m_fast_ver = [Lỗi] DEFINE WINDOW M_WinBrw FROM 02, 00 TO FLOOR(M_ScrRow) - 2, FLOOR(M_ScrCoL) COLOR SCHEME 10 ; CLOSE FLOAT GROW MINIMIZE ZOOM SYSTEM FONT M_Font, M_FntSize - 2 ; ICON FILE LOCFILE(K_Bmp + [Time.Ico]) * Ket thuc them moi truong lam viec *SELECT 0 *USE Dmtk00 ORDER Tk ALIAS M_Dmtk *SELECT 0 *USE DmNhKh00 ORDER Stt ALIAS M_DmNhKh SELECT 0 USE "..\\tables\dm_kh.dbf" ORDER Ma_kh ALIAS M_Dmkh ON KEY LABEL F3 DO Dmkh_f3 WITH [S] ON KEY LABEL F4 DO Dmkh_f3 WITH [M] ON KEY LABEL F8 DO XOA_F8 WITH [X] BROWSE; FIELDS ; ma_kh, ten_kh, dia_chi, dien_thoai; NOAPPEND NOMODIFY NODELETE ; WINDOW M_WinBrw ; FONT M_Font, M_FntSize -2; TITLE M_Prompt + [. F3-Sua, F4-Them, F8-Xoa, Esc-Quay ra]; ON KEY LABEL F3 ON KEY LABEL F4 ON KEY LABEL F8 USE IN M_Dmkh *USE IN M_DmNhKh *USE IN M_Dmtk RETURN *............................... Procedure: DmKh_F3 ..........................................* * Object FORM: DmKh_F3 PROCEDURE Dmkh_f3 PARAMETER _Moi_Sua PRIVATE m.Ma_kh,m.ten_kh,m.dia_chi, m.dien_thoai; _Col,_InSELECT,_RecNo, _Prompt,; m.ten_nh_kh1,m.ten_nh_kh2,m.ten_nh_kh3,m.Tk _InSELECT = SELECT() PUSH KEY CLEAR IF _Moi_Sua=[S] AND RECNO() > RECCOUNT([M_Dmkh]) POP KEY SELECT (_InSELECT) RETURN ENDIF * DO SAVE_MEMVAR_CT WITH [M_DmKh] SELECT M_Dmkh IF _moi_sua = [M] SCAT MEMVAR BLANK ELSE SCATTER MEMVAR ENDIF _RecNo = RECNO() M.Ma_KhOld = M.Ma_kh _Prompt = IIF(_Moi_Sua=[M], [ Thêm khách hàng],[Sửa khách hàng]) M.Nhan_Huy = 1 DO FORM "..\\forms\frmdmkh.scx" IF _Moi_Sua = [M] * Them kiem tra ma APPE BLAN GATH MEMV ELSE GATH MEMV ENDIF SELECT (_InSELECT) POP KEY * DO REST_MEMVAR_CT RETURN *............................Procedure Xoa_F8.............................. #DEFINE MSGBOX_YES 6 #DEFINE C_MSGBOX1 36 #DEFINE C_DELETE_LOC "Bạn có muốn xoá khách hàng này không?" PROCEDURE XOA_F8 PARAMETER _XOA PRIVATE m.Ma_kh, m.Ten_kh,m.dia_chi,m.dien_thoai ; _InSELECT = SELECT() PUSH KEY CLEAR IF _Xoa=[X] AND RECNO() > RECCOUNT([M_Dmkh]) POP KEY SELECT (_InSELECT) RETURN ENDIF IF SELECT()=_InSELECT IF Messagebox(C_DELETE_LOC,C_MSGBOX1) = MSGBOX_YES DELETE IF !EOF() SKIP 1 ENDIF IF EOF() AND !BOF() SKIP -1 ENDIF ENDIF POP KEY ENDIF SELECT (_InSELECT) RETURN * =========================== Procedure: DmHH ===========================* * PROCEDURE DmHH * Them moi truong lam viec SET TALK off SET DELETE ON close all clear all clear k_bmp=[] k_fxp = [] k_scx = [] m_font = ".Vntime" m_fntsize = 12 m_prompt = [Danh mục hàng hoá ] M_ScrRow = SROW() M_ScrCol = SCOL() m_user_id = 1 m_chr_err = [',"~!@#$%^&*()-+=\|`';/?: }{Ÿ] + "[]" m_fast_ver = [Lỗi] DEFINE WINDOW M_WinBrw FROM 02, 00 TO FLOOR(M_ScrRow) - 2, FLOOR(M_ScrCoL) COLOR SCHEME 10 ; CLOSE FLOAT GROW MINIMIZE ZOOM SYSTEM FONT M_Font, M_FntSize - 2 ; ICON FILE LOCFILE(K_Bmp + [Time.Ico]) * Ket thuc them moi truong lam viec *SELECT 0 *USE Dmtk00 ORDER Tk ALIAS M_Dmtk *SELECT 0 *USE DmNhKh00 ORDER Stt ALIAS M_DmNhKh SELECT 0 USE "..\\tables\Dm_hh.dbf" ORDER Ma_hh ALIAS M_Dmhh ON KEY LABEL F3 DO Dmhh_f3 WITH [S] ON KEY LABEL F4 DO Dmhh_f3 WITH [M] ON KEY LABEL F8 DO XOA_F8 WITH [X] BROWSE; FIELDS ; ma_hh, ten_hh, don_vi_tinh ; NOAPPEND NOMODIFY NODELETE ; WINDOW M_WinBrw ; FONT M_Font, M_FntSize -2; TITLE M_Prompt + [. F3-Sua, F4-Them, F8-Xoa, Esc-Quay ra]; ON KEY LABEL F3 ON KEY LABEL F4 ON KEY LABEL F8 USE IN M_Dmhh *USE IN M_DmNhKh *USE IN M_Dmtk RETURN *............................... Procedure: DmHH_F3 ..........................................* * Object FORM: DmHH_F3 PROCEDURE Dmhh_F3 PARAMETER _Moi_Sua PRIVATE m.Ma_hh, m.Ten_hh,m.don_vi_tinh ; _Col,_InSELECT,_RecNo, _Prompt,; m.ten_nh_kh1,m.ten_nh_kh2,m.ten_nh_kh3,m.Tk _InSELECT = SELECT() PUSH KEY CLEAR IF _Moi_Sua=[S] AND RECNO() > RECCOUNT([M_Dmhh]) POP KEY SELECT (_InSELECT) RETURN ENDIF SELECT M_Dmhh IF _moi_sua = [M] SCAT MEMVAR BLANK ELSE SCATTER MEMVAR ENDIF _RecNo = RECNO() M.Ma_KhOld = M.Ma_hh _Prompt = IIF(_Moi_Sua=[M], [ Thêm hàng hoá], [ Sửa háng hoá]) M.Nhan_Huy = 1 DO FORM "..\\forms\frmdmhh.scx" IF _Moi_Sua = [M] * Them kiem tra ma APPE BLAN GATH MEMV ELSE GATH MEMV ENDIF SELECT (_InSELECT) POP KEY * DO REST_MEMVAR_CT RETURN *............................Procedure Xoa_F8.............................. #DEFINE MSGBOX_YES 6 #DEFINE C_MSGBOX1 36 #DEFINE C_DELETE_LOC "Bạn có muốn xoá hàng hoá này không?" PROCEDURE XOA_F8 PARAMETER _XOA PRIVATE m.Ma_hh, m.Ten_hh,m.don_vi_tinh ; _InSELECT = SELECT() PUSH KEY CLEAR IF _Xoa=[X] AND RECNO() > RECCOUNT([M_Dmhh]) POP KEY SELECT (_InSELECT) RETURN ENDIF IF SELECT()=_InSELECT IF Messagebox(C_DELETE_LOC,C_MSGBOX1) = MSGBOX_YES DELETE IF !EOF() SKIP 1 ENDIF IF EOF() AND !BOF() SKIP -1 ENDIF ENDIF POP KEY ENDIF SELECT (_InSELECT) RETURN * =========================== Procedure: Dmdv ===========================* * PROCEDURE Dmdv * Them moi truong lam viec SET TALK off SET DELETE ON close all clear all clear k_bmp=[] k_fxp = [] k_scx = [] m_font = ".Vntime" m_fntsize = 12 m_prompt = [Danh mục đơn vị ] M_ScrRow = SROW() M_ScrCol = SCOL() m_user_id = 1 m_chr_err = [',"~!@#$%^&*()-+=\|`';/?: }{Ÿ] + "[]" m_fast_ver = [Lỗi] DEFINE WINDOW M_WinBrw FROM 02, 00 TO FLOOR(M_ScrRow) - 2, FLOOR(M_ScrCoL) COLOR SCHEME 10 ; CLOSE FLOAT GROW MINIMIZE ZOOM SYSTEM FONT M_Font, M_FntSize - 2 ; ICON FILE LOCFILE(K_Bmp + [Time.Ico]) * Ket thuc them moi truong lam viec *SELECT 0 *USE Dmtk00 ORDER Tk ALIAS M_Dmtk *SELECT 0 *USE DmNhKh00 ORDER Stt ALIAS M_DmNhKh SELECT 0 USE Dm_dv ORDER Ma_dv ALIAS M_Dmdv ON KEY LABEL F3 DO Dmdv_f3 WITH [S] ON KEY LABEL F4 DO Dmdv_f3 WITH [M] ON KEY LABEL F8 DO XOA_F8 WITH [X] BROWSE; FIELDS ; ma_dv, ten_dv, dia_chi, dien_thoai; NOAPPEND NOMODIFY NODELETE ; WINDOW M_WinBrw ; FONT M_Font, M_FntSize -2; TITLE M_Prompt + [. F3-Sua, F4-Them, F8-Xoa, Esc-Quay ra]; ON KEY LABEL F3 ON KEY LABEL F4 ON KEY LABEL F8 USE IN M_Dmdv RETURN *............................... Procedure: DmDV_F3 ..........................................* * Object FORM: DmDV_F3 PROCEDURE Dmdv_F3 PARAMETER _Moi_Sua PRIVATE m.Ma_dv, m.Ten_dv,m.dia_chi,m.dien_thoai ; _Col,_InSELECT,_RecNo, _Prompt,; m.ten_nh_kh1,m.ten_nh_kh2,m.ten_nh_kh3,m.Tk _InSELECT = SELECT() PUSH KEY CLEAR IF _Moi_Sua=[S] AND RECNO() > RECCOUNT([M_Dmdv]) POP KEY SELECT (_InSELECT) RETURN ENDIF * DO SAVE_MEMVAR_CT WITH [M_DmKh] SELECT M_Dmdv IF _moi_sua = [M] SCAT MEMVAR BLANK ELSE SCATTER MEMVAR ENDIF _RecNo = RECNO() M.Ma_KhOld = M.Ma_dv _Prompt = IIF(_Moi_Sua=[M], [ Thêm đơn vị], [ Sửa đơn cị]) M.Nhan_Huy = 1 DO FORM "..\\forms\frmdmdv.scx" IF _Moi_Sua = [M] * Them kiem tra ma APPE BLAN GATH MEMV ELSE GATH MEMV ENDIF SELECT (_InSELECT) POP KEY * DO REST_MEMVAR_CT RETURN *............................Procedure Xoa_F8.............................. #DEFINE MSGBOX_YES 6 #DEFINE C_MSGBOX1 36 #DEFINE C_DELETE_LOC "Bạn có muốn xoá đơn vị này không?" PROCEDURE XOA_F8 PARAMETER _XOA PRIVATE m.Ma_dv, m.Ten_dv,m.dia_chi,m.dien_thoai ; _InSELECT = SELECT() PUSH KEY CLEAR IF _Xoa=[X] AND RECNO() > RECCOUNT([M_Dmdv]) POP KEY SELECT (_InSELECT) RETURN ENDIF IF SELECT()=_InSELECT IF Messagebox(C_DELETE_LOC,C_MSGBOX1) = MSGBOX_YES DELETE IF !EOF() SKIP 1 ENDIF IF EOF() AND !BOF() SKIP -1 ENDIF ENDIF POP KEY ENDIF SELECT (_InSELECT) RETURN Thủ tục nhập hoá đơn bán hàng *HOA DON HAN HANG PARAMETERS M_Ma_Ct, M_SCREEN, Rpt_Stt_Rec * Rpt_Stt_Rec = Stt_Rec cua chung tu duoc loc ra de sua, dung cho F5 tu trong report PRIVATE M_Ma_Nt, M_Nxt, _Load, _TCOUNT, _Ngay_Ct, _Stt_Rec_Old, _Tk_Vt, _V_Chk_1st_Column M.PhDbf = "" M.CtDbf = "" M_Ma_Nt = "" M_Nxt = 1 M_Loc_NSD = 0 _V_Chk_1st_Column = .T. &&Bien nay de xac dinh co can chay Valid cua cot dau hay khong, ; &&Vi KEYB {Enter} o cot cuoi khien cot dau tien bi Valid 2 lan M_Mode = [B] _Load = .T. &&Bien de hien man hinh xem khi loc ra truoc mot so ctu ngay khi chay module nay _TCOUNT = 0 _Ngay_Ct = {} _Stt_Rec_Old="" && Luu giu bien Stt_Rec dung khi Huy bo _Tk_Vt=[???] * Mo file va tao file Tmp SELECT 0 USE "C:\tuan_kt\tables\HD_BH.dbf" ORDER so_ct ALIAS M_HDBH *SEEK ngay_ban *SELECT 0 *USE (K_Cod + [Dm_Tk] + M_Nam) ORDER so_Tk ALIAS M_DmTk NOUPDATE * SET FILTER TO Loai_Tk = 1 SELECT 0 USE "c:\Tuan_kt\tables\hang_ban.dbf" ORDER ma_hh ALIAS M_hang_ban_Gd SELECT 0 USE "c:\tuan_kt\tables\Dm_Kh.dbf" ORDER Ma_Kh ALIAS M_DmKh SELECT 0 USE "c:\tuan_kt\tables\Dm_HH.dbf" ORDER Ma_hh ALIAS M_Dmhh *SET RELATION TO Stt_Rec INTO K_CtTmp *IF EMPTY(Rpt_Stt_Rec) * DO Loc_Sl_Ct0 *ELSE * DO Loc_Sl_Ct0 WITH Rpt_Stt_Rec *ENDIF M.Ngay_Ct = DATE() WAIT CLEAR SELECT M_HDBH SCATTER MEMVAR SELECT M_hang_ban_gd &&Nhat dinh phai co dong nay de nhap data vao grid SCATTER MEMVAR *M.Ma_Nt = IIF(EMPTY(M.Ma_Nt), M_Ma_Nt, M.Ma_Nt) DO FORM "C:\tuan_kt\forms\frmbanhang.scx" *NAME _FORM LINKED RETURN * ............................ FUNCTION V_Nhan ............................. * Nhan but toan FUNCTION V_Nhan M.Loai_Ct = ALLT(STR(M_Nxt)) M.Ma_Ct = M_Ma_Ct M.Stt_Rec = K_PhTmp.Stt_Rec M.So_Ct = PADL(ALLT(M.So_Ct),6) * Kiem tra ngay chung tu IF EMPTY(M.Ngay_Ct) MessageBox("Chua vao ngay chung tu!", 0, M_Fast_Ver) _FORM.TxtNgay_Ctu.SetFocus RETURN .F. ENDIF _Stt_Rec_Old = M.Stt_Rec * Kiem tra trong grid, neu de trang thi khong cho luu SELECT K_CtTmp SEEK M.Stt_Rec REPLACE Ma_Ct WITH M.Ma_Ct, So_Ct WITH M.So_Ct, Ngay_Ct WITH M.Ngay_Ct, ; Thue_Nt WITH IIF(T_Tien_Nt0 = 0, Thue_Nt, ROUND(T_Thue_Nt*Tien_Nt0/T_Tien_Nt0, M_Round_Nt)), ; Thue WITH IIF(T_Tien0 = 0, THue, ROUND(T_Thue*Tien0/T_Tien0, M_Round)) ; REST WHILE Stt_Rec = M.Stt_Rec SEEK K_PhTmp.Stt_Rec COUNT TO _Vt FOR !EMPTY(Ma_Vt) REST WHILE Stt_Rec = K_PhTmp.Stt_Rec IF _Vt = 0 MessageBox([Chua vao chi tiet vat tu. Khong luu duoc!], 0, M_Fast_Ver) _Form.txtMa_Kho.SetFocus RETURN .F. ENDIF *Cap nhat vao cac file *K_ctTmp= M_HDBH SELECT K_CtTmp SEEK K_PhTmp.Stt_Rec DELETE FOR EMPTY(Ma_Vt) REST WHILE Stt_Rec = K_PhTmp.Stt_Rec * Kiem tra so trung so chung tu, ngay chung tu K_LuuKt = 6 && Yes DO KtSoCt IN (K_Fxp + [SMCtLib]); WITH M.PhDbf, [K_Ph], [Stt], [DTOS(M.Ngay_Ct) + M.So_Ct], K_LuuKt, M_Trung_So IF K_LuuKt 6 && No: Huy bo WAIT CLEAR IF M_Trung_So = 0 _FORM.TxtSo_Ct.SetFocus RETURN .F. ENDIF IF M_Mode = [M] =V_Xoa1() && Xoa cac ban ghi dang co trong grid va tra lai tinh trang man hinh nhap ENDIF SELECT K_PhTmp COUNT TO _MyCount FOR !DELETE() IF _MyCount > 0 M_Mode = [X] _FORM.CmdGroup1.CmdSua.SetFocus ELSE M_Mode = [B] _FORM.CmdGroup1.CmdMoi.SetFocus ENDIF SELECT K_PhTmp SEEK _Stt_Rec_Old SCATTER MEMVAR M_Mode = [X] _FORM.Refresh IF !EMPTY(Rpt_Stt_Rec) isCancel = .T. DO Form_Release ENDIF RETURN .F. ENDIF * Ket thuc kiem tra DO UpDateDkList && Cong lai gia tri cac textbox Tien phia duoi grid M.Date = Date() M.Time = Time() M.User_Id = M_User_Id IF M_Mode = [M] M.Date0 = Date() M.Time0 = Time() M.User_Id0 = M_User_Id ENDIF * Cong them 1 cho so chung tu trong Dmct SELECT M_DmCt IF SEEK(M_Ma_Ct) AND M_Mode = [M] M.Ma_Ct_Me = Ma_Ct_Me IF SEEK(M.Ma_Ct_Me) REPLACE So_Ct WITH VAL(M.So_Ct) ENDIF ENDIF M.User_Id = M_User_Id M.Date = DATE() M.Time = TIME() M.Date0 = IIF(M_Mode = [M], DATE(), M.Date0) M.Time0 = IIF(M_Mode = [M], Time(), M.Time0) M.User_Id0 = IIF(M_Mode = [M], M_User_Id, M.User_Id0) M.Pn_Gia_Tb = IIF(M.NhapTheoGiaTB = 1, [1], [0]) && Nhap theo gia trung binh *Cap nhat vao file Tmp SELECT K_PhTmp SEEK M.Stt_Rec SELECT K_CtTmp * Cap nhat vao file goc SELECT 0 USE (K_Dbf + M.PhDbf + M_Nam) ORDER Stt_Rec ALIAS K_Ph IF M_Mode = [M] APPEND BLANK GATHER MEMVAR ELSE IF SEEK(M.Stt_Rec) GATHER MEMVAR ENDIF ENDIF SELECT 0 USE (K_Dbf + M.CtDbf + M_Nam) ORDER Stt_Rec ALIAS K_Ct SEEK M.Stt_Rec REPLACE Status WITH "!" REST WHILE Stt_Rec = M.Stt_Rec SEEK M.Stt_Rec DELETE REST WHILE Stt_Rec = M.Stt_Rec * Cap nhat cac ban ghi hien thoi trong K_CtTmp vao K_Ct SELECT K_CtTmp SEEK K_PhTmp.Stt_Rec && K_PhTmp.Stt_Rec SCAN REST WHILE Stt_Rec = M.Stt_Rec SCATTER MEMVAR SELECT K_Ct APPEND BLANK GATHER MEMVAR SELECT K_CtTmp ENDSCAN SELECT K_CtTmp SET ORDER TO TAG Stt_Rec &&Stt_Rec WAIT WIND NOWAIT M_End_Proc RETURN .T. * ............................ FUNCTION V_Moi ................................ PROCEDURE V_Moi M_Mode = [M] *M.NhapTheoGiaTB = 0 && Khoi tao cho nhap theo gia trung binh _Ngay_Ct = IIF(EMPTY(M.Ngay_Ct), DATE(), M.Ngay_Ct) SELECT K_hang_ban_gd APPEND BLANK SCATTER MEMVAR * Tao file Tmp, dung khi rollback SELECT K_HDBH _So_ct_Old = So_ct SELECT * ; FROM K_hang_ban_gd ; WHERE so_ct = _So_ct_Old ; INTO TABL (K_Tmp + [CtTmpOld]) * stt_rec=so_ct INDEX ON So_ct TAG So_ct M.Ngay_Ct = _Ngay_Ct SELECT K_HDBH APPEND BLANK *REPLACE Ma_Ct WITH M_Ma_Ct, Ngay_Ct WITH M.Ngay_Ct SCATTER MEMVAR *M.Ma_Nt = _Ma_Nt *M.Ma_gd = _Ma_Gd SELECT K_hang_ban_gd GATHER MEMVAR SELECT K_HDBH GATHER MEMVAR *DO UpDateDkList && Cong lai cac textbox tong Tien phia duoi grid _FORM.Refresh _FORM.txtMa_Gd.SetFocus RETURN .T. * ............................ FUNCTION V_Sua ................................ FUNCTION V_Sua SELECT K_PhTmp SCATTER MEMVAR _So_ct_Old = M.So_ct SELECT K_hang_ban_gd * Tao file Tmp dung khi update file can doi va rollback SELECT * ; FROM K_hang_ban_gd ; WHERE So_ct = _So_ct_Old ; INTO TABL (K_Tmp + [CtTmpOld]) INDEX ON So_ct TAG So_ct SELECT K_hang_ban_gd _FORM.Refresh _FORM.txtMa_Gd.SetFocus RETURN .T. *............................. FUNCTION V_In ........................ *FUNCTION V_In * DO (K_Fxp + [INCTV]) *RETURN .F. *............................ FUNCTION V_Huybo ................................ FUNCTION V_Huybo IF M_Mode = [M] =V_Xoa1() && Xoa trong Grid SELECT K_HDBH COUNT TO _MyCount FOR !DELETE() IF _MyCount > 0 M_Mode = [X] _FORM.CmdGroup1.CmdSua.SetFocus ELSE M_Mode = [B] _FORM.CmdGroup1.CmdMoi.SetFocus ENDIF SELECT K_hang_ban_gd SEEK _So_ct_Old SELECT K_HDBH SEEK _So_ct_Old SCATTER MEMVAR ELSE && Sua SELECT K_hang_ban_gd SEEK _So_ct_Old DELETE REST WHILE So_ct = _So_ct_Old APPE FROM (K_Tmp + [CtTmpOld]) SELECT K_HDBH SEEK _So_ct_Old SCATTER MEMVAR M_Mode = [X] IF !EMPTY(Rpt_Stt_Rec) isCancel = .T. DO Form_Release RETURN ENDIF ENDIF SELECT K_hang_ban_gd DO UpdateDkList = SEEK(K_HDBH.So_ct, [K_hang_ban_gd]) _FORM.CmdGroup1.CmdSua.SetFocus DO Caption_Refresh _FORM.ReFresh RETURN .T. * ............................ FUNCTION V_Xoa ................................ FUNCTION V_Xoa PRIVATE _Stt_RecX _Ans = MessageBox(M_SureDele, 4+32+0, M_Fast_Ver) IF _Ans 6 _FORM.CmdGroup1.CmdXoa.SetFocus RETURN .T. ENDIF SELECT K_HDBH _Stt_RecX = M.So_ct * Xoa trong cac file Tmp SELECT K_hang_ban_gd SEEK M.So_ct DELETE REST WHILE So_ct = M.So_ct SELECT K_HDBH DELETE SKIP -1 IF BOF() GO TOP ENDIF lcRecNo=RECNO() COUNT TO _MyCount FOR !DELETE() IF _MyCount > 0 GO lcRecNo SCATTER MEMVAR M_Mode = [X] _FORM.CmdGroup1.CmdSua.SetFocus ELSE SCATTER MEMVAR M_Mode = [B] _FORM.CmdGroup1.CmdMoi.SetFocus ENDIF _FORM.ReFresh DO UpDateDkList DO Caption_Refresh RETURN .T. * ............................ FUNCTION V_Xoa1 ................................ FUNCTION V_Xoa1 SELECT K_hang_ban_gd SEEK M.So_ct DELETE REST WHILE So_ct = M.So_tc SELECT K_HDBH SEEK M.So_tc DELETE REST WHILE So_tc = M.So_tc RETURN .T. * ............................ PROCEDURE UpDateDkList .................... PROCEDURE UpDateDkList PARAMETER _OldVal, _NewVal LOCAL lcAlias, lcRecNo lcAlias=ALIAS() DO TxtRefresh SELECT K_HDBH *!* SEEK M.Stt_Rec SELECT K_hang_ban_gd IF lcRecNo<=1 GO TOP ELSE GO lcRecNo ENDIF SELECT K_HDBH SELECT (lcAlias) RETURN * ............................ FUNCTION V_QuayRa ............................ * Ket thuc cap nhat chung tu FUNCTION V_QuayRa _Ans = MessageBox(M_End_Tran, 4+32+0, M_Fast_Ver) IF _Ans # 6 RETURN .T. ENDIF _FORM.Release RETURN *............................. FUNCTION V_ChkMa_hh .......................... *Valid Ma_Vv PROCEDURE V_ChkMa_Vv M.Ma_Vv = UPPER(M.Ma_Vv) IF !EMPTY(M.Ma_hh) AND INLIST(M_Mode, [M] , [S]) DO V_Ma_hh WITH [M.Ma_hh] IN (K_Fxp + [ARVvLib]) &&LookUp Ma_Vv neu nhap sai M.Ten_hh = M_Dmhh.Ten_hh _Form.TxtTen_hh.REFRESH ELSE M.Ten_hh = "" _Form.TxtTen_hh.REFRESH ENDIF RETURN *.............................FUNCTION V_ChkMa_hh.......................... *Kiem tra truong Ma_hh, neu de trong thi thoat ra PROCEDURE V_ChkMa_hh IF M_Mode = [X] OR !_V_Chk_1st_Column _V_Chk_1st_Column = .T. RETURN ENDIF M.Ma_hh = UPPER(K_hang_ban_gd.Ma_hh) _Ret = CHK_EMPTY_1ST_COLUMN("Ma_hh") IF !_Ret RETURN ENDIF DO V_Ma_hh IN (K_Fxp + [INVtLib]) M.Ma_hh=M_Dmhh.Ma_hh M.Ten_hh=M_Dmhh.Ten_hh M.don_vi_tinh=M_Dmhh.Don_vi_tinh RETURN *.............................FUNCTION W_So_Luong.......................... * When So_Luong FUNCTION W_So_Luong IF !INLIST(M_Mode, [M] , [S]) RETURN .F. ENDIF SELECT K_CtTmp RETURN !EMPTY(Dvt) * .............................FUNCTION V_So_Luong.............................. * Tinh Tien FUNCTION V_So_Luong IF !INLIST(M_Mode, [M] , [S]) RETURN .T. ENDIF SELECT K_CtTmp IF SEEK(M.Ma_Vt, [M_DmVt]) IF M_DmVt.Gia_Ton = 3 IF So_Luong=0 = MessageBox([Vat tu tinh ton kho theo phuong phap NTXT khong duoc nhap so luong = 0], 0, M_Fast_Ver) RETURN .F. ENDIF ENDIF ENDIF * khong co so luong thi khong co gia IF So_Luong = 0 REPLACE Gia_Nt0 WITH 0, Gia0 WITH 0, Gia_Nt WITH 0, Gia WITH 0 ENDIF REPLACE Tien_Nt0 WITH IIF(So_Luong*Gia_Nt0 # 0, ROUND(So_Luong*Gia_Nt0, M_Round_Nt), Tien_Nt0), ; Tien0 WITH IIF(Tien_Nt0*Ty_Gia # 0, ROUND(Tien_Nt0*Ty_Gia, M_Round), ; IIF(So_Luong*Gia0 # 0, ROUND(So_Luong*Gia0, M_Round), Tien0)), ; Tien_Nt WITH Tien_Nt0 + Cp_Nt, ; Tien WITH Tien0 + Cp, ; Gia_Nt WITH IIF(So_luong = 0, Gia_Nt, ROUND(Tien_Nt/So_luong, M_Round_Gia_Nt)), ; Gia WITH IIF(So_luong = 0, Gia, ROUND(Tien/So_luong, M_Round_Gia)) * Neu la vnd IF M.Ma_Nt = M_Ma_Nt0 REPLACE Tien0 WITH ROUND(Tien_Nt0, M_Round), ; Tien WITH Tien0 + Cp, ; Gia WITH ROUND(Gia_Nt, M_Round_Gia) ENDIF RETURN .T. * ............................ PROCEDURE Caption_Refresh ............................. * ............................ Procedure Form_Release ....................... * Dong cac file du lieu truoc khi thoat ra PROCEDURE Form_Release Release EnabledTxtFieldsList IF EMPTY(Rpt_Stt_Rec) RETURN ENDIF *USE IN M_DmStt *USE IN M_DmTk *USE IN M_DmCt *USE IN M_DmMaGd USE IN M_DmKh USE IN M_Dmhh USE IN K_HDBH USE IN K_hang_ban_gd _FORM.Release RETURN *---------------------------------------- PROCEDURE Form_Init PARA _FORM LOCAL _ControlSource LOCAL lcLenArray lcLenArray = 10 DIME EnabledFieldsList(lcLenArray) PUBLIC EnabledTxtFieldsList(lcLenArray) LOCAL PrefixOfText PrefixOfText=[Txt] EnabledFieldsList(1)="Ma_Gd" EnabledFieldsList(2)="Ma_Kh" EnabledFieldsList(3)="Ngay_Ct" EnabledFieldsList(4)="So_Ct" lcMasterAlias=[K_HDBH] lcDetailAlias=[K_CtTmp] FOR i=1 TO ALen(EnabledFieldsList) EnabledTxtFieldsList(i)=PrefixOfText+EnabledFieldsList(i) lcControlSource=lcMasterAlias+[.]+EnabledFieldsList(i) lcVariables=[M]+[.]+EnabledFieldsList(i) Endfor Return *----------------------------------- PROCEDURE Form_Refresh ------------ PROCEDURE Form_Refresh PARA _FORM * Neu lan dau load form thi hien man hinh brow cac ctu Init san ra IF _Load IF !EMPTY(Rpt_Stt_Rec) SCATTER MEMVAR DO Caption_Refresh SELECT K_HDBH ELSE SELECT K_HDBH SET ORDER TO GO TOP IF RECCOUNT() > 0 DO FORM (K_SCX + [INCTPNX]) IF LASTKEY() = 27 KEYB '{A}' PLAIN ENDIF ENDIF SELECT K_HDBH SCATTER MEMVAR DO Caption_Refresh ENDIF _Load = .F. ENDIF lcLenArray=ALen(EnabledTxtFieldsList) DO CASE CASE M_Mode = [M] _Form.GrdDkList.ReadOnly = .F. FOR i=1 TO lcLenArray _Form.&EnabledTxtFieldsList(i)..Enabled = .T. Endfor CASE M_Mode = [S] _Form.GrdDkList.ReadOnly = .F. FOR i=1 TO lcLenArray _Form.&EnabledTxtFieldsList(i)..Enabled = .T. Endfor OTHERWISE _Form.GrdDkList.ReadOnly = .T. FOR i=1 TO lcLenArray _Form.&EnabledTxtFieldsList(i)..Enabled = .F. _Form.&EnabledTxtFieldsList(i)..Refresh Endfor ENDCASE RETURN * ............................ PROCEDURE Form_KeyPress ............................. PROCEDURE Form_KeyPress PARA _FORM, nKEYCODE, nShiftAltCtrl _ActCol = _FORM.GrdDkList.ActiveColumn _ColCnt = _FORM.GrdDkList.ColumnCount _ActRow = _FORM.GrdDkList.ActiveRow DO CASE * F4: de them dong moi vao grid CASE nKEYCODE=-3 && F4: Chi hieu luc trong Grid IF UPPER(_FORM.ACTIVECONTROL.NAME) = [GRDDKLIST] DO Them_Item ENDIF * Shift+Tab de ve textbox truoc Grid CASE nKEYCODE= 15 &&Shift+Tab IF UPPER(_FORM.ACTIVECONTROL.NAME) = [GRDDKLIST] Keyb '{Ctrl+Shift+Tab}' ENDIF * ENTER o cot cuoi, hang cuoi thi them moi, neu khong phai cot cuoi thi xuong dong CASE nKEYCODE= 13 IF UPPER(_FORM.ACTIVECONTROL.NAME) = [GRDDKLIST] IF _ActCol=_ColCnt &&Cot cuoi _V_Chk_1st_Column = .F. DO Count_Item_Ct && Dem so ban ghi o Item IF _ActRow = _TCOUNT &&Hang cuoi DO Them_Item ELSE KEYB [{DNARROW}] && DOWN ARROW ENDIF ENDIF ENDIF OTHERWISE ENDCASE Return .T. * ............................ PROCEDURE Them_Item ............................. *Them ban ghi moi vao grid PROCEDURE Them_Item IF !INLIST(M_Mode, [M], [S]) RETURN .T. ENDIF SELECT K_hang_ban_gd M.Stt_Rec0 = Get_Stt_Rec0_Ct() Gt_Cot_Mot=_FORM.GrdDkList.Columns(1).ControlSource SEEK M.Stt_Rec IF !EMPTY(&Gt_Cot_Mot) APPEND BLANK GATHER MEMVAR FIELDS Stt_Rec, Stt_Rec0, Ma_Ct, So_Ct, Ngay_Ct ENDIF IF _FORM.GrdDkList.ActiveColumn > 1 _FORM.GrdDkList.Columns(1).Text1.SetFocus ENDIF SELECT K_hang_ban_gd DO Count_Item_Ct && Dem so ban ghi o Item GO BOTTOM RETURN * ............................ PROCEDURE TxtRefresh ............................. *Refresh cac textbox Tong ben duoi grid PROCEDURE TxtRefresh _FORM.TxtT_So_luong.Refresh _FORM.TxtT_Tien_Nt0.Refresh _FORM.TxtT_Tien0.Refresh RETURN Kết luận Với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải được tiệp tục đổi mới một cách toàn diện, nhằm tạo ra sự ổn định trong môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính. Điều đó đòi hỏi các hoạt động tài chính cần phải được quản lý bằng luật pháp, bằng các công cụ và biện pháp quản lý có hiệu lực. Kế toán hộ kinh doanh là một bộ phận cấu thành công cụ quản lý kinh tế, tài chính, nó có vai trò tích cực trong việc điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, nhằm chánh thất thoát ngân sách cho nhà nước. Trong đề tài, Tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ quý báu và nhiệt tình của Thầy giáo Bùi Thế Ngũ, anh Phùng Huy Hậu và các anh chị ở Phòng Phát triển ứng dụng - Ban QLƯD Tin học - Bộ Tài chính, đồng thời có tiếp thu và thừa kế kiến thức trong luận văn tốt nghiệp của các anh chị khoá trước. Tuy nhiên, do thời gian hạn hẹp và trình độ còn hạn chế nên mặc dù đã cố gắng tối đa nhưng đề tài vẫn không tránh khỏi những thiếu sót. Một lần nữa Tôi xin chân thành cảm ơn và mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy giáo, các anh các chị và tất cả những ai quan tâm tới đề tài này. Hà Nội Ngày 12 tháng 05 năm 2001 Người thực hiện Đỗ Đình Tuấn Tài liệu tham khảo Trần công Uẩn Cơ sở dữ liệu Hàn viết Thuận Câú trúc dữ liệu Trương văn Tú Hệ thống thông tin quản lý Nhà xuất bản tài chính Hệ thống kế toán doanh nghiệp Vụ kế toán Chế độ sổ kế toán Phạm thị Đông Lý thuyết hoạch toán kế toán Trần thị song Minh Kế toán máy NXB-GD Visual Foxpro 6.0 Goerge H,Bodnar William Accouting Information System Robert A.Schultheis Mary Summer Management Information System ._.