Ứng dụng tin học & hoàn thiện nghiệp vụ Kế toán Xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp Xuất nhập khẩu

ớc với phân công lao động quốc tế. Việc trao đổi hàng hóa dịch vụ giữa các nước thông qua việc mua bán sẽ tạo điều kiện cho sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đẩy mạnh phạm vi của chuyên môn hóa hàng sản xuất, số sản phẩm dịch vụ thoả mãn nhu cầu con người ngày một dồi dào và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nước ngày càng lớn. Cả lý luận và thực tiễn đều khẳng định rằng mỗi một quốc gia nào trên thế giới sống một cách riêng rẽ thực hiện chế độ tự cung tự cấp không có quan hệ buôn bán thương mại mà có khả năng phát triển nền kinh tế trong nước một cách có hiệu quả. Do vậy xu thế phát triển của nhiều nước trong những năm gần đây là thay đổi chiến lược phát triển kinh tế từ "đóng cửa" sang "mở cửa", từ "thay thế nhập khẩu" sang "hướng vào xuất khẩu". Nền kinh tế mở đã tạo điều kiện cho thương mại quốc tế nói chung và hoạt động xuất khẩu hàng hóa nói riêng phát triển mạnh. Hoạt động xuất khẩu là một mặt của lĩnh vực ngoại thương, là việc bán hàng hóa ra nước ngoài thu ngoại tệ trên cơ sở hợp đồng ký kết hoặc Nghị định thư mà Chính phủ đã ký kết với nước ngoài hoặc xuất khẩu trừ nợ Nhà nước giao cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực hiện. Xuất khẩu được xem là một trong những nghiệp vụ kinh tế quan trọng trong quan hệ kinh tế đối ngoại, là một yếu tố kích thích sự tăng trưởng kinh tế. Vai trò của xuất khẩu đối với quá trình phát triển kinh tế ở nước ta được thể hiện trên những mặt như: - Xuất khẩu đem lại nguồn ngoại tệ mạnh để nhập khẩu máy móc, thiết bị và công nghệ hiện đại nhằm phục vụ cho công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Công nghiệp hóa đất nước theo những bước đi phù hợp là con đường tất yếu để khắc phục tình trạng nghèo nàn lạc hậu ở nước ta. Để tiến hành công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước trong một thời gian ngắn, đòi hỏi phải có một số vốn lớn để nhập khẩu máy móc, thiết bị, kỹ thuật, công nghệ tiến tiến. Nguồn vốn để nhập khẩu đó có thể được hình thành từ nhiều nguồn khác như: đầu tư nước ngoài, vay nợ, viện trợ, xuất khẩu hàng hóa và sức lao động... Các nguồn vốn như đầu tư nước ngoài, viện trợ, vay nợ... tuy quan trọng nhưng rồi cũng phải trả bằng cách này hay cách khác ở thời kỳ sau này. Vì vậy xét cho cùng thì nguồn vốn quan trọng nhất để công nghiệp hóa đất nước là xuất khẩu . Xuất khẩu quyết định quy mô và tốc độ tăng trưởng của nhập khẩu. - Đẩy mạnh xuất khẩu được xem là một yếu tố quan trọng kích thích sự tăng trưởng kinh tế và mở rộng thị trường cho sản xuất trong nước. Xuất khẩu tạo điều kiện cho các ngành sản xuất có cơ hội phát triển thuận lợi. Thông qua xuất khẩu, hàng hóa của ta sẽ được lưu thông trên thị trường quốc tế và tham gia vào các cuộc cạnh tranh với hàng hóa của các nước về giá cả chất lượng. Cuộc cạnh tranh này đòi hỏi chúng ta phải tổ chức lại sản xuất, hình thành cơ cấu sản xuất luôn thích nghi với thị trường. - Xuất khẩu có tác động đến việc giải quyết công ăn việc làm và cải thiện đời sống của nhân dân. Sản xuất hàng xuất khẩu là nơi thu hút hàng triệu lao động và làm việc và có thu nhập ổn định. - Xuất khẩu là mũi nhọn quan trọng trong họat động kinh tế đối ngoại, là một chương trình kinh tế lớn do đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI đề ra" Trong toàn bộ hoạt động kinh tế, một nhiệm vụ có ý nghĩa chiến lược của toàn Đảng toàn dân là ra sức xuất khẩu để nhập khẩu..." Do tầm quan trọng của xuất khẩu mà phương hướng phát triển kinh tế đối ngoại thời kỳ 1996 - 2000 của Việt Nam là tiếp tục mở rộng hoạt động ngoại thương theo hướng đa dạng hóa, đa phương hóa, tích cực hội nhập vào kinh tế khu vực và kinh tế thế giới, là chấp nhận xu hướng hợp tác trong cạnh tranh gay gắt. Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các cơ quan quản lý cũng như các doanh nghiệp phải có định hướng phát triển thị trường xuất khẩu và các biện pháp phù hợp trong việc hoàn thiện các chính sách ngoại thương nhằm thúc đẩy hoạt động xuất khẩu phát triển theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. * Hàng hóa được coi là xuất khẩu trong các trường hợp sau: - Hàng xuất khẩu bán cho các doanh nghiệp nước ngoài theo các hợp đồng kinh tế đã ký kết, thanh toán bằng ngoại tệ. - Hàng gửi đi triển lãm hội trợ sau đó bán thu bằng ngoại tệ. - Hàng bán cho khách nước ngoài hoặc Việt kiều thanh toán bằng ngoại tệ. - Các dịch vụ sửa chữa, bảo hành tàu biển, máy bay cho nước ngoài thanh toán bằng ngoại tệ. - Hàng viện trợ ra nước ngoài thông qua các hiệp định, nghị định thư do Nhà nước ký kết với nước ngoài nhưng được thực hiện qua các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Việc xác định đúng đắn thời điểm xuất khẩu hàng hóa có ý nghĩa quan trọng trong việc ghi chép doanh thu bán hàng xuất khẩu, giải quyết các nghiệp vụ thanh toán, tranh chấp khiếu nại, thưởng phạt trong buôn bán ngoại thương. Theo quy định thì hàng hóa được xác định là hàng xuất khẩu khi hàng đã được trao cho bên mua, sau khi đã hoàn thành các thủ tục hải quan. Tuy nhiên tuỳ theo phương thức hàng hóa mà xác định thời điểm hàng xuất khẩu. 1.2. Các phương thức, hình thức kinh doanh xuất khẩu hàng hóa: a) Phương thức xuất khẩu có thể thực hiện theo 2 phương thức sau: - Xuất khẩu theo nghị định thư: Trong quan hệ kinh tế đối ngoại, các chính phủ đàm phán ký kết với nhau nhưng văn bản, hiệp định, nghị định về việc trao đổi hàng hóa dịch vụ và việc đàm phán ký kết này vừa mang tính kinh tế vừa mang tính chính trị. Trên cơ sở các nội dung đã ký kết, Nhà nước xây dựng kế hoạch và giao cho một số doanh nghiệp thực hiện. Theo cách này Nhà nước cấp vốn, vật tư và các điều kiện khác để doanh nghiệp thay mặt Nhà nước thực hiện những hợp đồng cụ thể. Khi xuất khẩu toàn bộ số ngoại tệ thu được sau khi đã trừ đi các khoản chi phí bằng ngoại tệ, đơn vị phải nộp vào quỹ ngoại tệ chung của Nhà nước thông qua các tài khoản của Bộ Thương mại. ở nước ta phương thức này chủ yếu được áp dụng trong cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trước đây. - Xuất khẩu tự cân đối: Các quan hệ đàm phán ký kết hợp đồng do các doanh nghiệp trực tiếp tiến hành trên cơ sở các quy định trong chính sách pháp luật của Nhà nước. Đối với những hợp đồng này các đơn vị được cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu và hoàn toàn chủ động trong việc thực hiện cũng như phân phối kết quả thu được từ các hoạt động đó. b) Hình thức xuất khẩu: Thường được tiến hành theo các hình thức sau: - Xuất khẩu trực tiếp: Theo hình thức này các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thuộc các tỉnh thành phố có điều kiện cơ sở vật chất thuận lợi, có trình độ năng lực chuyên môn được Nhà nước hoặc Bộ thương mại cấp giấy phép cho phép trực tiếp giao dịch ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Số ngoại tệ thu được do xuất khẩu hàng hóa được sử dụng để nhập khẩu các loại hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và phát triển kinh tế địa phương theo chính sách của Nhà nước. - Xuất khẩu uỷ thác: Là hình thức mà các doanh nghiệp, đơn vị được cấp giấy phép xuất nhập khẩu không có điều kiện đàm phán ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu phải uỷ thác cho đơn vị khác có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành nghiệp vụ xuất khẩu hộ (đơn vị giao uỷ thác phải trả một khoản hoa hồng cho đơn vị nhận uỷ thác theo tỷ lệ thoả thuận trong hợp đồng) hoặc ngược lại đơn vị được một đơn vị khác giao uỷ thác xuất khẩu một lô hàng mà đơn vị có đủ điều kiện để xuất khẩu (doanh thu của đơn vị nhận uỷ thác trong trường hợp này là số hoa hồng được hưởng). - Xuất khẩu hỗn hợp: Hình thức này kết hợp cả hai hình thức trên có nghĩa là doanh nghiệp vừa tiến hành xuất khẩu trực tiếp vừa nhờ các đơn vị khác xuất khẩu hộ hoặc xuất khẩu hộ các doanh nghiệp khác. Cả ba hình thức trên chủ yếu được thực hiện theo hợp đồng kinh tế ngoài ra còn có thể được thực hiện theo hợp đồng kinh tế ngoài ra còn có thể được thực hiện theo hiệp định, nghị định của chính phủ. 1.3 Các phương thức thanh toán trong kinh doanh xuất khẩu: Xuất khẩu hàng hóa là việc giao dịch buôn bán giữa các quốc gia trong phạm vi quốc tế nên phát sinh nhiều vấn đề khó khăn phức tạp dễ xảy ra rủi ro tranh chấp nhất là trong việc vận chuyển và thanh toán. Do vậy bất cứ một doanh nghiệp tham gia xuất khẩu đều phải thực sự am hiểu về điều kiện thanh toán quốc tế. Với mục đích đảm bảo an toàn trong kinh doanh và nhằm hạn chế những rủi ro cho các bên mua bán hàng hóa, người ta đã xây dựng nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Tuỳ hợp đồng kinh tế đã ký kết mỗi đơn vị tham gia buôn bán quốc tế chọn cho mình một hình thức thanh toán phù hợp với thông lệ thanh toán quốc tế và hợp đồng kinh tế đã ký kết. Hiện nay các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thường sử dụng một số phương thức thanh toán thông dụng sau: a) Phương thức nhờ thu: (Collection of Payment) Phương thức nhờ thu là phương thức mà người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng sẽ ký phát hối phiếu đòi tiền người mua nhờ ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên tờ hối phiếu đó. Có hai loại nhờ thu: Nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ. - Nhờ thu phiếu trơn (Clean Collection) Là phương pháp mà người bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở người mua, nhưng không kèm theo điều kiện gì cả. Phương pháp này có nhược điểm là không đảm bảo quyền lợi cho người bán, vì việc thanh toán hoàn toàn phụ thuộc vào ý muốn của người mua, tốc độ thanh toán chậm và ngân hàng chỉ đóng vai trò người trung gian đơn thuần mà thôi. - Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection) Là phương thức mà người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng lập bộ chứng từ thanh toán nhờ thu (chứng từ gửi hàng và hối phiếu) và nhờ ngân hàng thu hộ tiền tờ hối phiếu đó với điều kiện là người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì ngân hàng mới giao toàn bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để họ nhận hàng. Phương thức này tuy có đảm bảo quyền lợi cho người bán ở một mức độ nhất định nhưng vẫn chưa khống chế được người mua về trách nhiệm đối với hàng hóa cũng như trách nhiệm thanh toán nhanh đầy đủ đúng giá trị lô hàng. b) Phương thức tín dụng chứng từ: Là một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở L/C) theo yêu cầu của khách hàng (người xin mở L/C) cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho một người thứ ba (người hưởng lợi số tiền của L/C) hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi người thứ ba này xuất trình cho ngân hàng hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những qui định đề ra trong thư tín dụng. Thư tín dụng thương mại cũng là một công cụ quan trọng của phương thức tín dụng chứng từ. Ngoài ra trong thanh toán quốc tế còn sử dụng các phương tiện thanh toán như: Thư chuyển tiền, điện chuyển tiền, séc, hối phiếu... trong đó séc và hối phiếu là hai phương tiện thông dụng. * Tiền tệ sử dụng trong xuất khẩu: Khác với thanh toán trong nội địa, đồng tiền sử dụng trong thanh toán quốc tế chủ yếu là ngoại tệ mạnh vì chúng đảm bảo được một số yêu cầu về tính ổn định, tính chuyển đổi (ít có khả năng mất giá và dễ quy đổi ra đồng tiền khác hoặc dễ quy đổi ra vàng). Việc thanh toán bằng ngoại tệ có liên quan đến tỷ giá hối đoái ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của đơn vị. Vì vậy các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu cần có các chính sách tỷ giá hối đoái linh họat để hạn chế bớt rủi ro khi có sự biến động giá cả các đồng ngoại tệ. Mặt khác khi thanh toán thì sử dụng ngoại tệ nhưng về nguyên tắc khi ghi chép trong sổ kế toán và khi phản ánh các chỉ tiêu tài chính trên hệ thống báo cáo kế toán chính thức của đơn vị lại dùng đồng ngân hàng Việt Nam. Do đó mọi nghịêp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đều phải quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỉ giá quy định có thể là tỉ giá thực tế, tỉ giá hạch toán tỉ giá bình quân do đơn vị tự tính toán. * Thời hạn trả tiền: Thông thường trong giao dịch quốc tế các bên có thể trả tiền trước, trả tiền ngay, trả tiền sau hoặc kết hợp cả ba hình thức trên. - Trả trước tiền hàng: Là việc người mua giao cho người bán toàn bộ hoặc một phần tiền hàng trước khi người bán đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua hoặc trước khi người bán thực hiện đơn đặt của người mua. Mức tiền ứng trước phụ thuộc vào tầm quan trọng của hàng hóa giao dịch, thời gian chế tạo hàng hóa hoặc mối quan hệ giữa các bên giao dịch và tập quán hình thành trong ngành buôn bán. Thông thường tiền ứng trước chỉ nằm trong phạm vi từ 5% - 10% giá trị của đơn đặt hàng. Số tiền ứng trước là khoản tín dụng mà người mua cung cấp trước cho người bán nên ở Việt Nam hiện nay các doanh nghiệp xuất khẩu thường áp dụng phương thức này. - Trả tiền ngay: Việc thanh toán được tiến hành vào trước hoặc trong lúc người xuất khẩu đặt chứng từ hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua. Trả tiền ngay có thể được thực hiện bằng cách trả toàn bộ tiền hàng ngay một lúc hoặc bằng cách trả từng phần. - Trả tiền sau: Theo phương thức này, người bán cung cấp cho người mua một khoản tín dụng theo sự thỏa thuận giữa hai bên và khoản tín dụng này sẽ được hoàn trả bằng tiền hoặc hàng hóa. 1.4. Phương thức tính giá và ký kết điều khoản trong kinh doanh xuất khẩu: Trong hoạt động xuất khẩu vấn đề giá cả hàng hóa cần được chú ý về việc mua bán diễn ra trong một thời gian dài giữa các khu vực khác nhau về địa lý, hàng hóa được vận chuyển qua nhiều quốc gia với các chính sách thuế khác nhau. Tuỳ theo sự thỏa thuận giữa các bên tham gia mà giá cả hàng hóa được vận chuyển qua nhiều quốc gia với các chính sách thuế khác nhau. Tuỳ theo sự thoả thuận giữa các bên tham gia mà giá cả hàng hóa có thể bao gồm các yếu tố giá trị hàng hóa đơn thuần, bao bì, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm và chi phí khác. Trong việc xác định giá cả, người ta luôn định rõ điều kiện cơ sở giao hàng có liên quan đến giá đó. Sở dĩ như vậy vì điều kiện cơ sở giao hàng đã bao hàm trách nhiệm mà người bán hoặc người mua phải chịu như chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí mua bảo hiểm, chi phí lưu kho bãi, chi phí làm thủ tục hải quan. Hiện nay các loại giá giao hàng được sử dụng rất phong phú theo qui định của Incoterms 1990 và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường hay sử dụng các loại giá FOB. CIF, C &F, C&I. + Giá FOP (Free On Board): Là giá giao hàng tính đến khi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận chuyển tại cảng, ga biên giới nước người xuất khẩu. Như vậy giá FOB bao gồm giá thực tế của hàng hóa cộng với khoản chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa lên tàu. Mọi rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển không thuộc trách nhiệm của người bán, vật tư hàng hóa thuộc người mua kể từ khi thuộc phạm vi phương tiện vận chuyển. Do điều kiện nền kinh tế nước ta cũng như kinh nghiệm trong họat động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp nên giá FOB được sử dụng phổ biến hơn cả vì đảm bảo an toàn cho người xuất khẩu đồng thời người xuất khẩu tránh phải làm các thủ tục phức tạp, như thuê tàu, ký hợp đồng bảo hiểm. Tuy nhiên hạn chế của việc sử dụng giá FOB chưa tạo ra việc làm cho các công ty vận tải và bảo hiểm trong nước. + Giá CIF (Cost insuarance Freight): Giá CIF bao gồm giá FOB cộng với phí bảo hiểm và cước vận tải. Theo giá CIF thì người bán sẽ giao hàng tại cảng, ga, biên giới của người mua. Mọi rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển bên bán phải chịu trách nhiệm, vật tư hàng hóa chỉ chuyển sang người mua khi hàng hoá đã qua khỏi phạm vi phương tiện vận chuyển của người bán. Khi xuất khẩu theo giá CIF, người xuất khẩu cần thực hiện những công việc sau. - Ký giấy phép xuất khẩu nộp thuế và lệ phí xuất khẩu. - Ký kết hợp đồng chuyên trở để trở hàng đến cảng, ga của người nhập khẩu. - Giao hàng lên tàu và trả cước phí bốc hàng. - Mua bảo hiểm cho hàng hóa. - Cung cấp cho người nhập khẩu hoá đơn, vận đơn hoàn hảo và giấy chứng nhận bảo hiểm. - Trả phí dỡ hàng. + Giá C & F: Là giá xuất khẩu bao gồm giá cả thực tế của hàng xuất cho đến khi hàng lên phương tiện vận chuyển cộng với giá vận chuyển cho đến đích. Phí bảo hiểm do người mua chịu. + Giá C & I: Là giá xuất khẩu bao gồm giá FOB cộng với chi phí bảo hiểm trên đường vận chuyển. Cước phí vận chuyển do người mua chịu. Khi ký kết hợp đồng xuất khẩu dựa vào các điều khoản về cách thức quy định giá, doanh nghiệp có thể áp dụng loại giá hợp và có lợi nhất. Một số loại giá thường được sử dụng khi ký kết hợp đồng xuất khẩu là: - Giá cố định (Fixed Price): Là giá được quy định vào lúc ký kết hợp đồng và không thay đổi nếu không có sự thỏa thuận khác giữa các bên tham gia. Giá cố định được sử dụng phổ biến trong ngoại thương nhất là đối với các các mặt hàng có thời gian chế tạo ngắn ngày. - Giá quy định như sau: Là giá không được quy định khi ký hợp đồng mà được hai bên thỏa thuận dựa trên những nguyên tắc nhất định vào một thời điểm nào đó sau khi ký kết hợp đồng. - Giá di động (Sliding Scale Price): Là giá được xác định lại khi giao nhận hàng trên cơ sở giá quy định ban đầu có đề cập tới những biến động về chi phí sản xuất trong quá trình thực hiện. - Giá linh họat: (Flexible Price): Là giá có thể được quy định trong lúc ký kết hợp đồng nhưng xem xét lại nếu vào lúc giao hàng giá thị trường của những mặt hàng đó có sự biến động tới một mức nhất định. 2. Nhiệm vụ kế toán xuất khẩu hàng hóa: Chức năng của hạch toán kế toán hoạt động xuất khẩu là thu thập và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động xuất khẩu, kiểm tra kiểm soát mọi họat động xuất khẩu phát sinh ở đơn vị. Chức năng của kế toán họat động xuất khẩu được biểu hiện cụ thể ở những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phản ánh giám đốc kiểm tra tình hình công nợ và thanh toán công nợ. Vấn đề cấp bách và quan trọng nhất của các đơn vị nói chung và đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng đó là vốn. Các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu không thể tránh khỏi tình trạng đi chiếm dụng vốn. Mặt khác nguồn vốn vay ngân hàng để kinh doanh bị chiếm tỷ trọng lớn điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Vấn đề đặt ra cho các đơn vị là quản lý chặt chẽ tình hình tài chính, tiền vốn, hàng hóa của đơn vị mình. Với tư cách là công cụ sắc bén để quản lý kinh tế, là nơi cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và toàn diện nhất cho quản lý nên kế toán phải cung cấp số liệu phản ánh toàn bộ công nợ phát sinh trong kỳ kinh doanh, kiểm tra và giám sát việc thu hồi thanh toán công nợ, tìm ra biện pháp thu hồi công nợ một cách nhanh nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của đơn vị mình được liên tục, đạt kết quả và hiệu quả kinh tế cao nhất. - Xác định chính xác giá vốn thực tế của hàng xuất, thuế các loại, các khoản chi phí và kết quả của nghiệp vụ xuất khẩu. Xuất phát từ sự đổi mới cơ chế quản lý, các đơn vị kinh doanh thương mại tiến hành thực hiện cơ chế hạch toán kinh doanh Xã hội chủ nghĩa, các đơn vị có quyền tự chủ về tài chính cũng như các họat động kinh doanh của mình trên nguyên tắc đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Điều này đòi hỏi các đơn vị phải phản ánh chính xác và đầy đủ các khoản chi phí bao gồm giá mua hàng xuất khẩu, thuế và các chi phí khác... để bù đắp và phải đảm bảo cho đơn vị mình bảo toàn được vốn kinh doanh. Nếu việc xác định tổng giá chi phí quá nhỏ so với mức chi thực tế sẽ dẫn đến lãi giả cho các đơn vị, trường hợp này "ăn vào vốn" và làm cho vốn kinh doanh không được bảo toàn. Còn trường hợp ngược lại thì sẽ ảnh hưởng đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Việc xác định chính xác các khoản chi phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định chính xác kết quả kinh doanh của đơn vị, từ đó đánh giá được hiệu quả kinh doanh của đơn vị mình. - Xác định kết quả nghiệp vụ xuất khẩu. - Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành kinh doanh xuất khẩu, kiểm tra và phân tích họat động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch kỳ sau. Để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch xuất khẩu không chỉ căn cứ vào kết quả họat động đó như thế nào mà còn phải xét cả kế hoạch đặt xem nó có sát với thực tế không, có khả năng thực thi không. Muốn kế hoạch đặt ra sát với thực tế, vấn đề cơ bản đòi hỏi người lập kế hoạch phải dựa trên cơ sở các kết quả đã đạt được, phân tích xem kết quả đó đạt được ở mức độ nào, do nguyên nhân chủ quan hay khách quan nào tác động. Để việc phân tích được tỉ mỉ chi tiết có tác dụng cao nhất cho việc lập kế hoạch cho kỳ tới cần phải có nguồn thông tin đầy đủ chính xác và toàn diện nhất. Kế toán phải cung cấp thông tin cần thiết để người quản lý có thể xây dựng được kế hoạch cho các kỳ sau, giúp doanh nghiệp phát triển với tốc độ cao. II. Hình thức tổ chức công tác hạch toán kế toán ở doanh nghiệp xuất nhập khẩu 1. Đặc điểm của công tác hạch toán kế toán xuất khẩu: Xuất khẩu là một họat động phức tạp và có nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện như vấn đề tài chính, giấy phép xuất khẩu và các chính sách khác của chính phủ. Chính vì vậy mà người xuất khẩu phải thông thạo về các thủ tục điều kiện mua bán, tập quán quốc tế, chính sách hải quan. Đây là công việc đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng các điều kiện và kỹ thuật kinh doanh trong phạm vi quốc gia cũng như quốc tế. Kế toán hoạt động xuất khẩu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi tiến hành tổ chức nguồn hàng, ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài cho đến khi thu được tiền (ngoại tệ) đồng thời phản ánh và truy cứu trách nhiệm, đôn đốc xử lý kịp thời các trường hợp thừa, thiếu, tổn thất hàng hóa xuất khẩu theo đúng chế độ quy định. Bên cạnh đó các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu cần quản lý chặt chẽ tình hình tài chính tiền vốn, hàng hóa của đơn vị mình bằng cách kiểm tra thường xuyên tình hình công nợ và thanh toán công nợ. Xuất phát từ sự đổi mới của cơ chế quản lý, các đơn vị kinh doanh thương mại có quyền tự chủ về tài chính cũng như các họat động kinh doanh của mình trên nguyên tắc đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Điều này đòi hỏi kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nói riêng phải tính toán đầy đủ và chính xác các khoản chi phí bao gồm giá mua hàng xuất khẩu, các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình xuất khẩu, thuế xuất khẩu để bảo toàn vốn kinh doanh cho đơn vị mình. Nếu việc xác định tổng chi phí quá nhỏ so với mức thu chi thực tế sẽ dẫn tới lãi giả lỗ thật và ngược lại nếu xác định tổng chi phí quá lớn sẽ ảnh hưởng đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Khác với việc bán hàng trong nước, các đơn vị kinh doanh xuất khẩu khi thu mua (gom) hàng trong nước thường sử dụng đồng Việt Nam để thanh toán nhưng khi bán hàng lại thu ngoại tệ nên tỷ giá ngoại tệ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh của đơn vị. Trong thực tế, tỷ giá ngoại tệ thường xuyên thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy kế toán cần theo dõi giá vốn hàn bán và doanh thu bán hàng theo cả đồng Việt Nam và đồng ngoại tệ, theo dõi sát tình hình biến động của tỷ giá nhằm tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp. Ngoài những đặc điểm chung của công tác kế toán, do đặc trưng riêng của công tác kinh doanh hàng xuất khẩu nên bộ phận kế toán phải đáp ứng được một số yêu cầu đòi hỏi khác. Đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán phải tương đối thông thạo ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh vì họat động xuất khẩu là họat động giao dịch với nước ngoài, hầu hết các chứng từ trong kinh doanh xuất khẩu được lập bằng tiếng nước ngoài do đó mới có thể xem xét, kiểm tra, phản ánh chính xác tiến hành giao nhận hàng hóa và thanh toán với khách nước ngoài vào các sổ sách thích hợp. Việc hạch toán và phân bổ các chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu cần phải thận trọng vì các chi phí phát sinh gồm nhiều khoản mục. Kể từ khi có nghị định số 28/1998/NĐ-CP ngày 11/5/1998 về thi hành luật thuế GTGT và Nghị định số 30/1998/NĐ-CP ngày 13/5/1998 về thi hành luật thuế doanh nghiệp được áp dụng từ ngày 1/1/99 thì khối lượng công việc của kế toán có phần tăng lên cùng với sự thay đổi của các nghị định đòi hỏi kế toán phải nhanh nhạy nắm bắt các thông tư, chính sách của nhà nước và áp dụng linh hoạt đúng đắn ở đơn vị mình. 2. Tổ chức công tác kế toán xuất khẩu ở doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu sau: - Phù hợp với hệ thống kế toán hiện hành. - Phân biệt rõ và kết hợp hài hòa giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. - Phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh và trình độ chuyên môn, trình độ quản lý của doanh nghiệp . - Tiết kiệm và nâng hiệu quả, chất lượng cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý. Nội dung tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp xuất nhập khẩu bao gồm các công việc sau: 2.1 Tổ chức công tác hạch toán ban đầu. Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Đây là công việc khởi đầu của toàn bộ quá trình ghi chép kế toán do cán bộ nghiệp vụ, cán bộ quản lý ở các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện theo sự hướng dẫn của phòng kế toán phân công cụ thể cho các cán bộ kế toán chịu trách nhiệm hướng dẫn thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu cũng như trình tự luân chuyển của chứng từ ban đầu và hạch toán ban đầu là phải phản ánh trung thực và chính xác nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh hoặc hoàn thành về các chỉ tiêu số lượng, giá trị. Các thông tin cần thiết dùng trong hạch toán hoạt động xuất khẩu cần phải được xác định rõ ràng ngay từ thời điểm bắt đầu quá trình hạch toán, các thông tin này thường là: Lượng hàng hoá xuất kho hoặc nhập kho, các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu như điều khoản về giá cả, điều khoản về điều kiện giao hàng, tình hình thanh toán công nợ của các khách hàng. 2.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKINH Tế ngày 1/11/1995 và bổ sung thêm một số tài khoản theo thông tư số 10/TT/CĐKINH Tế ngày 20/3/1997 và mới đây theo thông tư số 100/1998/TT - BTC hướng dẫn kế toán thuế GTVT và thuế TNDN để sử dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Nhằm đánh giá nhu cầu và sức mua hàng xuất khẩu của các khu vực thị trường trong kỳ tới. Căn cứ vào nội dung sản xuất kinh doanh và hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của ngành mà các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu xác định chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế tài chính trong doanh nghiệp. 3. Các hình thức kế toán. Hiện nay, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở nước ta thường sử dụng các hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ. - Hình thức kế toán nhật ký chung Mỗi hình thức kế toán có ưu, nhược điểm riêng phù hợp với từng doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh, trình độ và khả năng của đội ngũ kế toán, khả năng cơ giới hoá công tác kế toán để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp. 4. Các hình thức tổ chức công tác kế toán. Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán hợp lý để xây dựng mô hình bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình. Trong kinh doanh xuất nhập khẩu hiện nay thường áp dụng một trong ba hình thức tổ chức công tác kế toán sau: 4.1 - Hình thức tổ chức kế toán tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán được tập trung thực hiện ở phòng kế toán của doanh nghiệp. ở các đơn vị phụ thuộc, xí nghiệp thành viên... không có tổ chức kế toán riêng, chỉ có nhân viên hạch toán ban đầu, định kỳ chuyên chứng từ ban đầu về phòng kế toán doanh nghiệp để ghi sổ. Trong trường hợp cụ thể doanh nghiệp có thể bố trí cho các nhân viên ở các đơn vị này một số phần hành kế toán chi tiết như kế toán chi tiết nhập xuất hàng hoá, vật tư, chi tiết tạm ứng... Định kỳ lập bảng kê gửi về phòng kế toán để kiểm tra, xử lý và hi sổ kế toán. áp dụng hình thức kế toán này phòng kế toán phải mở sổ chi tiết phù hợp với yêu cầu phân cấp quản lý trong nội bộ doanh nghiệp. 4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán: Theo hình thức này, đơn vị chính có phòng kế toán thực hiện việc hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị phụ thuộc, thu nhận, tổng hợp các tài liệu, số liệu do kế toán các đơn vị phụ thuộc, thu nhận, tổng hợp các tài liệu, số liệu do kế toán các đơn vị phụ thuộc gửi đến, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị chính, tổng hợp lập báo cáo tài chính toàn doanh nghiệp. ở các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị mình và lập báo cáo kế toán định kỳ gửi về phòng kế toán đơn vị chính để tổng hợp. 4.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Hình thức tổ chức kế toán này là sự kết hợp của hình thức tổ chức tập trung và hình thức tổ chức phân tán. Trường hợp này ở đơn vị chính có phòng kế toán chính, còn các đơn vị phụ thuộc thì tuỳ theo điều kiện, qui mô có thể bố trí kế toán riêng hoặc không có kế toán riêng. Thường những đơn vị phụ thuộc có quy mô tương đối lớn, trình độ quản lý tương đối tốt và ở xa đơn vị mình thì có tổ chức kế toán riêng, ngược lại những đơn vị có quy mô nhỏ, trình độ quản lý chưa cao và ở gần đơn vị chính thì không tổ chức kế toán riêng. Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp còn phải lập báo cáo kế toán định kỳ và gửi cho các cơ quan có chức năng quản lý. Để đảm bảo việc lập và nộp báo cáo kế toán định kỳ đúng thời hạn, đúng phương pháp, doanh nghiệp cần có kế hoạch tổ chức lập báo cáo kế toán. Trong kế hoạch phải xác định rõ thời hạn khóa sổ kế toán, thời hạn kiểm tra, đối chiếu số liệu, phân công trách nhiệm cho từng bộ phận hoặc nhân viên kế toán trong việc thu nhận, xử lý số liệu phục vụ việc lập báo cáo. Ngoài ra để nâng cao chất lượng công tác kế toán, các doanh nghiệp cần phải tổ chức kiểm tra nội bộ, để làm tốt vấn đề này các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch kiểm tra ngay từ đầu năm, trong đó phải xác định rõ các bộ phận, các phần hành kế toán cần phải kiểm tra, nội dung công việc cần kiểm tra, thời kỳ cần kiểm tra, thời hạn kiểm tra. Trường hợp nhữung doanh nghiệp lớn có thể bố trí bộ phận kiểm tra kế toán riêng để giúp kế toán trưởng trong việc phát hiện kịp thời những sai sót trong công tác kế toán. III - Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa: 1. Hạch toán nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu a) Chứng từ sử dụng trong hạch toán xuất khẩu hàng hóa Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về các nghiệp vụ k._.inh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Thông qua việc lập chứng từ mà kế toán kiểm tra được tính chất hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trong sổ kế toán và cho mọi số liệu thông tin kinh tế trong doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra việc chấp hành chính sách nguyên tắc tài chính và là căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất của người chịu trách nhiệm. Để xuất khẩu được một lô hàng thì việc hoàn thành các thủ tục cảng, ga, biên giới nước xuất khẩu là không thể thiếu nên kế toán phải sử dụng bộ chứng từ phù hợp với thông lệ thanh toán quốc tế. Và một số chứng từ chủ yếu được sử dụng trong hạch toán gồm: - Vận đơn (Bill of lading): là giấy chứng nhận của đơnvị vận tải về loại hàng, số lượng, nơi đi, nơi đến... - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hóa. - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): là chứng từ xác nhận phẩm chất của hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hóa phù hợp với điều khoản hợp đồng. - Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quality): là chứng từ xác nhận hàng hóa thực giao - Giấy chứng nhận bảo hiểm: là chứng từ xác nhận một lô hàng nào đã được bảo hiểm theo hợp đồng bảo hiểm dài hạn. - Bảng kê đóng gói (Packing list): là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng (Container). - Giấy chứng nhận kiểm dịch - Tờ kê khai hải quan. Ngoài bộ chứng từ trên thì kế toán nghiệp vụ xuất khẩu còn phải sử dụng những chứng từ như: vận đơn, phiếu nhập khẩu, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, các chứng từ về vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa khác, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu, phiếu chi... b) Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu: Số lượng tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và nhu cầu thông tin mà doanh nghiệp muốn có từ các sổ sách kế toán. Ngoài ra các TK chủ yếu được sử dụng cho quá trình bán hàng trong nước như: TK 111, TK 112, TK 131, TK 156, TK 157, TK 511, TK 632 …. Kế toán còn phải sử dụng: TK: 1122: tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ TK 413: chênh lệch tỷ giá. Và cần chú ý: TK 511: phản ánh doanh thu đã quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm xác định hàng xuất khẩu. TK 131: trường hợp xuất khẩu hàng hóa mà chưa thu được tiền thì công nợ thu bằng ngoại tệ phải được quy đổi theo TGNH, cuối kỳ nếu có số dư bằng ngoại tệ thì phải quy đổi theo TGTT cuối kỳ. TK 413: TK này được sử dụng để phản ánh số chênh lệch do thay đổi TG ngoại tệ của doanh nghiệp hoặc thu chi hoạt động tài chính tuỳ theo quy định của cấp có thẩm quyền nhưng về nguyên tắc được dùng để bổ sung khoản thiếu hụt về chênh lệch TG của các kỳ sau. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ thì đồng thời với việc quy đổi ra tiền Việt Nam để phản ánh vào các sổ, kế toán còn phải theo dõi chi tiết từng nguyên tệ. Khi qui đổi từ ngoại tệ ra tiền Việt Nam thì trên các TK phản ánh doanh thu, chi phí, TSCĐ đều phải quy đổi theo TGTT thời điểm còn trên các TK phản ánh tài sản bằng tiền, công nợ thì có thể quy đổi theo TGTT hoặc TGHT. c) Trình tự hạch toán: * Giai đoạn mua hàng để xuất khẩu: - Khi mua hàng và hàng đã về nhập kho, căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 1516: Giá mua hàng hóa. Nợ TK 1532: Giá trị bao bì (nếu có) Nợ TK 1562: Chi phí thu mua và hao hụt trong định mức. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK 111, 112, 311, 331, 141 ... - Nếu hàng mua về đến doanh nghiệp mà hóa đơn chưa về thì làm thủ tục nhập kho nhưng kế toán chưa ghi sổ. - Trường hợp hóa đơn đã về đến doanh nghiệp nhưng hàng chưa về, cuối tháng kế toán ghi: Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112, 311, 331, 141 ... Khi hàng về nhập kho: Nợ TK 1516 Có TK 151 - Trường hợp hàng mua chuyển xuất khẩu thẳng hoặc xuất giao tay ba, kế toán ghi: Nợ TK 157, 632 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 311, 331, 141 ... - Nếu doanh nghiệp được hưởng CK mua hàng, được giảm giá hoặc trả lại hàng không đúng quy cách phẩm chất: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 1516 * Giai đoạn bán hàng trực tiếp ra nước ngoài: + Trường hợp 1: Xuất theo giá FOB. - Khi xuất kho gửi hàng đi xuất khẩu theo hợp đồng đã ký, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 157 Có TK 156: trị giá hàng hóa Có TK 1532: Giá trị bao bì Trường hợp hàng mua giao tay ba hoặc hàng mua gửi thẳng đi xuất khẩu kế toán ghi: Nợ TK 632, 157: trị giá mua thực tế của hàng hóa Có TK 111, 112, 311, 331 ... Nếu hàng xuất khẩu là hàng mua đang đi đường: Nợ TK 631 Có TK 151 - Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu, căn cứ vào tờ khai hải quan và biểu thuế ấn định cho từng mặt hàng xuất khẩu, kế toán định khoản: Nợ TK 511 Có TK 3333: Thuếu xuất khẩu phải nộp Khi nộp thuế, kế toán ghi theo TGTT hải quan quy định Nợ TK 3333 Có TK 111, 112: Nộp thuế xuất khẩu Khi được hoàn lại thuế VAT đầu vào của số hàng hóa, dịch vụ mua trong nước để xuất khẩu căn cứ vào hóa đơn hoàn thuế kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 133: số thuế VAT đầu vào được hoàn lại Khi hàng xuất khẩu được xác định là tiêu thụ (được người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền) kế toán phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu: Nợ TK 111, 112: TGHT Nợ TK 131: TGHT Có TK 511: TGTT Đồng thời xác định khoản chênh lệch tỷ giá: Nợ TK 413: nếu TGTT >TGHT Có TK 413: Nếu TGTT< TGHT Ghi đơn Nợ TK 007 theo nguyên tệ Và kết chuyển giá vốn hàng xuất khẩu: Nợ TK 632: trị giá vốn hàng xuất khẩu Có TK 157 - Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng sớm và được doanh nghiệp chiết khấu tiền hàng kém phẩm chất bị trả lại hoặc công ty chấp nhận giảm giá cho khách hàng khi khách mua với số lượng lớn, kế toán ghi: Nợ TK 521, 532, 531 Có TK 111, 112, 131 đồng thời ghi Có TK 007 theo nguyên tệ và điều chỉnh doanh thu Nợ TK 511 Có TK 521, 531, 532. - Nếu phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí kiểm dịch đóng gói, chi phí thuê phương tiện vận chuyển. Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có TK 111, 112 Căn cứ vào bảng tính lương, bảng tính trích BH, KPCĐ, kế toán trích lương của cán bộ nghiệp vụ và các khoản trích trên tiền lương của họ, kế toán định khoản: Nợ TK 641 Có TK 334, 338 Khi trích tiền mặt trả lương cho cán bộ nghiệp vụ, căn cứ vào phiếu chi, kế toán phản ánh: Nợ TK 334 Có TK 111 - Để xác định kết quả của mỗi thương vụ cần xác định doanh thu thuần kết chuyển giá vốn kết chuyển chi phí vào TK 911: DT thực tế = Tổng DT - các khoản giảm từ - Thuế xuất khẩu - Sau khi xác định được doanh thu thuần, kế toán kết chuyển vào TK 911 theo định khoản: Nợ TK 511 Có TK 911 Nếu chuyển giá vốn, CFBH và CFQL doanh nghiệp: Nợ TK 911 Có TK 632, 641, 642 Cuối mỗi kỳ kinh doanh kế toán phải xác định kết quả của họat động xuất khẩu căn cứ vào các chứng từ và sổ chi tiết có liên quan: Kết quả HĐ xuất khẩu - DT thuần - Giá vốn hàng bán - Các khoản chi phí. So sánh tổng SFS bên Nợ và tổng SPS bên Có của TK 911: * Nếu tổng SPS bên Nợ TK 911 Có > tổng SFS bên Nợ: Có TK 421: lãi của hoạt động xuất khẩu * Nếu tổng SPS bên Có < tổng SPS bên Nợ: Nợ TK 421: lỗ về họat động xuất khẩu Có TK 911 + Trường hợp 2: Xuất theo giá CIF: Giá CIF = Giá mua hàng hóa + Phí bảo hiểm + Cước phí vận tải Các nghiệp vụ phát sinh khi xuất hàng theo giá CIF hạch toán như khi xuất hàng theo giá FOB, riêng đối với nghiệp vụ bảo hiểm và trả cước phí vận tải kế toán hạch toán như sau: - Khi mua bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu: Nợ TK 6417: Phí bảo hiểm Có TK 112 - Khi trả tiền cước phí vận tải: Nợ TK 6417: Cước phí vận tải Có TK 112. * Trường hợp giao uỷ thác xuất khẩu: - Xuất kho hàng giao cho đơn vị nhận uỷ thác Nợ TK 157 Có TK 156 - Nếu hàng đi đường đến đơn vị nhận uỷ thác: Nợ TK 157 Có TK 151 - Mua hàng vận chuyển thẳng: Nợ TK 157 Có TK 111, 112, 331 - Khi đơn vị nhận uỷ thác bán được hàng và giao lại cho đơn vị giao uỷ thác: Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Nợ (Có) TK 413: Chênh lệch tỷgiá đồng thời ghi: Nợ TK 007 Kết chuyển giá vốn của số hàng đã xác định là tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 157 - Thanh toán hoa hồng uỷ thác xuất khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác: Nợ TK 641 Có TK 111,112 Nợ (Có) TK 413: Chênh lệch tỷ giá - Chuyển tiền nhờ đơn vị nhận uỷ thác nộp hộ: Nợ TK 1388 Có TK 111, 112 - Khi nhận được chứng từ đã nộp thuế xuất khẩu do đơn vị nhận uỷ thác chuyển đến thì tính ra số tiền phải nộp: Nợ TK 511 Có TK 3333 Và kết chuyển: Nợ TK 3333: thuế xuất khẩu Có TK 1388 * Trường hợp nhận uỷ thác xuất khẩu : Trong trường hợp này kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 331: "Phải trả người cung cấp" phản ánh khoản trả về tiền bán hàng hộ cho đơn vị giao uỷ thác sau khi trừ khoản hoa hồng được hưởng. TK 3388 " phải trả khác" ghi chép khoản thuế nộp hộ đơn vị giao uỷ thác. TK 1388: "phải thu khác" phản ánh chi phí công ty đã chi hộ cho đơn vị giao uỷ thác trong quá trình xuất khẩu Tk 5133: "Doanh thu dịch vụ" phản ánh số hoa hồng được hưởng trong quá trình xuất khẩu uỷ thác. Bên cạnh đó kế toán cũng sử dụng TK 111, Tk 112, TK 3333, TK 641... như trong trường hợp xuất khẩu trực tiếp. - Khi nhận hàng của đơn vị giao uỷ thác, kế toán bên nhận uỷ thác ghi đơn Nợ TK 003 - Quá trình xuất khẩu hoàn tất, nhận tiền của bên nhập khẩu : Nợ TK 112, 131 Có TK 331 (Nợ TK 007) Vì hàng đã xác định là tiêu thụ nên ghi đơn: Có TK 003 - Định khoản số hoa hồng được hưởng: Nợ TK 331 Có TK 5113 Nợ (Có) TK 413: chênh lệch tỷ giá - Số tiền còn lại trả cho đơn vị giao uỷ thác: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 (Có TK 007) - Khi nhân tiền đơn vị giao nhờ nộp thuế xuất khẩu: Nợ TK 111, 112 Có TK 3388 - Khi nộp thuế hộ: Nợ TK 3388 Có TK 111, 112 Chương II Thực trạng về kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam I- Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam 1- Đặc điểm tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa của Công ty Công ty sản xuất - Xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là: Viet Nam youth production and Import- Export Company, tên viết tắt là: VYPEXCO được thành lập theo Nghị định số 388 của Chính phủ. Trụ sở đặt tại 15B Hồ Xuân Hương - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Công ty có cơ cấu tổ chức kinh doanh như một mạng lưới hoạt động trong nhiều lĩnh vực từ 3 miền của Tổ quốc: Bắc - Trung - Nam. Là một Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp nên ngành hàng và địa bàn kinh doanh tương đối rộng, có con dấu, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại ngân hàng trong nước và ngoài nước theo quy định của Nhà nước. Tổ chức và hoạt động theo điều lệ của Công ty. 1.1 Các họat động chính của Công ty - Họat độngxuất khẩu: Tất cả các loại hàng hóa thuộc thế mạnh trong nước mà Nhà nước cho phép. Nhưng mạt hàng chủ yếu vẫn là đồ gỗ, gốm, sứ mỹ nghệ (xuất khẩu sang Tây Âu), hàng tiểu thủ công nghiệp (xuất khẩu sang Pháp), đũa tre, bánh kẹo (xuất khẩu sang Nhật Bản), mây, cói ... (t2 Châu á). - Hoạt động nhập khẩu: Các sản phẩm phục vụ nông nghiệp vật tư, tư liệu tiêu dùng, mỹ phẩm ... Thị trường nhập khẩu chủ yếu của Công ty là Thái Lan, Đài Loan, Hà Quốc, Sinhgapore, ý, Nhật, Pháp... - Hoạt động kinh doanh thương mại nội địa: Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, làm đại lý môi giới mua bán các mặt hàng cho các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước theo quy định của Nhà nước và Bộ thương mại - Kinh doanh du lịch lữ hành, dịch vụ du lịch và vận tải. - Hợp tác đào tạo trong và ngoài nước, hợp tác lao động quốc tế. Ngoài ra nhờ có vị trí thuận lợi ngay giữa trung tâm Thủ đô, ngoài việc quan hệ với các bạn hàng quốc tế Công ty còn cố gắng tập trung tối đa các điều kiện thuận lợi của mình như: Điều kiện nắm bắt thông tin, nguồn hàng, khách hàng, các nhu cầu đột xuất trên thị trường ... Bên cạnh đó Công ty còn tổ chức một mạng lưới các cửa hàng bán lẻ nhằm đưa hàng hóa tới tay người tiêu dùng. 1.2 Tình hình họat động kinh doanh của Công ty trong những năm qua: Bảng số 1 Chỉ tiêu Đơn vị tính 1998 1999 So sánh (%) 1.Tổng kinh ngạch xuất khẩu 1000USD 31.404 29.566 94 2..Tổng kinh ngạch xuất khẩu 1000USD 26.625 25.832 97 3.Tổng doanh thu Triệu đồng 320.469 306.672 95,69 4.Nộp ngân sách Triệu đồng 10.409 8.860 85,1 Nhìn vào bảng trên ta thấy ràng tình hình kết quả kinh doanh của Công ty năm 199 có giảm hơn so với năm 1998, doanh thu năm 1999 so vơi snăm 1988 giảm 13.842 tỷ đồng (giảm 4,32%).; nộp ngân sách cũng giảm (14,9%). Nguyên nhân cùa tình hình này là do cuộc khủng hoảng kinh tế trầm trọng trên thế giới và trong khu vực đã ảnh hưởng rất lớn tới họat động kinh doanh cuả Công ty. Chính cuộc khủng hoảng này đã làm cho một số nước hạn chế nhập khẩu. Do vậy Công ty cũng phải giảm lượng xuất khẩu và ụ biến động về tài chính cũng làm cho giá cả hàng hóa bị ảnh hưởng, giá nguyên vật liệu đầu vào tăng dẫn đến giá sản phẩm cũng tăng và hàng hóa khó tiêu thụ. Mặc dù vậy Công ty cũng có những cố gắng để tìm bạn hàng, mở rộng thị trường nên kinh doanh và nhập khẩu có giảm nhưng không nhiều (6%, 3%). Trong năm 2000 Công ty dự tính cố gắng phát huy hết khả năng để đạt mức doanh thu cao hơn sơ với nhưũng năm trước đó. 2 Các chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của Công ty 2.1 Các chức năng, quyền hạn Tổ chức sản xuất các mặt hàng trong điều kiện Nhà nước cho phép và thị trường trong và ngoài nước chấp nhận. Thực hiện xuất nhập khẩu (trực tiếp hoặc uỷ thác với nước ngoài thuộc thị trường XHCN và thị trường các nước TBCN)các hàng hóa được quy định. Được phép vay vốn (cả vốn ngoại tệ) tại các ngân hàng Việt Nam và nước ngoài, được huy động vốn trong dân và nước ngoài nhằm phục vụ cho họat động kinh doanh của Công ty, thựuc hiện các qui định ngoại hối của Nhà nước. Được ký kết các hợp đồng với các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc các thành phần kinh tế trong việc liên doanhh, liên kết kinh tế nhằm đầu tư phát triển chế biến gia công, huấn luyện tay nghề trên cơ sở bình đảng tự nguyện, hai bên đều có lợi. Được đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu với người nước ngoài trong phạm vi kinh doanh của mình theo các qui định của Nhà nước và luật pháp quốc tế. Được dự hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm của Công ty trong và ngoài nước theo các quy định của Nhà nước Việt Nam và nước sở tại. Được thu thập và cung câp thông tin về kinh tế và thị trường thế giới. Công ty là một tổ chức sản xuất kinh doanh tổng hợp trong phạm vi họat động kinh doanh của mình, có quyền tự do lựa chọn quyết định phương hướng kinh doanh , chủ động tìm kiếm bạn hàng, chủ động trong việc tổ chức, sắp xếp lại bộ máy tổ chức, nhân sự trong Công ty, có quyền chủ động trong việc áp dụng các chính sách lương, thworng ... phù hợp với cán bộ nhân viên trong Công ty theo chế độ chính sách Nhà nước ban hành. 2.2 Các nhiệm vụ: Công ty chiu trách nhiệm kế thừa toàn bộ các nghĩa vụ và trách nhiệm của Liên hiệp sản xuất dịch vụ tổng hợp thanh niên Việt Nam bao gồm cả Công ty VYPEXLD trước đây. Xây dựng và tổ chức thực hiện sản xuất và dịch vụ tổng hợp các mặt hàng xuất khẩu cho Công ty và chỉ đạo các đơn vị thanh niên làm hàng xuất khẩu. Từ nguồn vốn hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đảm bảo tự trang bị và đổi mới trang thiết bị, nhà xưởng, nguyên liệu vật liệu ... phục vụ cho sản xuất và dịch vụ tổng hợp trong phong trào thanh niên. Xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu trực tiếp và báo cáo kế hoạch khác có liên quan (dài hạn, 5 năm, 10 năm) nhằm đáp ứng mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bảo đảm hạch toán kinh tế đầy đủ, cân đối giữa xuất khẩu nhà nhập, làm tròn nghĩa vụ đối với cấp trên. Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại. Thực hiện các cam kết hợp đồng mua bán ngoại thương và các hợp đồng khác có liên quan đến hoạt đoọng kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty. Quản lý và sử dụng hợp lý có hiệu quả các nguồn vốn nhằm thựuc hiện các biện pháp nâng cao chất luựng, mở rộng thị trường quốc tế phục vụ cho phong trào sản xuất của thanh niên cả nước. Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ quản lý, làm tốt các công tác phân phối lao động tiền lương đảm bảo công bằng xã hội, đào tạo bồi dưỡng để không ngừng nâng cao nghiệp vụ tay nghề cho cán bộ công nhân viên của Công ty. Làm tốt công tác bảo hộ và an toàn lao động trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản XHCN, làm tròn nhiệm vụ quốc phòng. 3.Cơ cấu bộ máy của Công ty 3.1 Sự ra đời: Công ty sản xuất - xuât nhập khẩu thanh niên Việt Nam tiền thân là từ Liên hiệp sản xuất dịch vụ thanh niên - Việt Nam. Từ tháng 5 năm 1989 theo Nghị định 268 của Thủ tướng Chính phủ cho phép các tổ chức đoàn thể hành chính sự nghiệp làm kinh tế. Liên hiệp sản xuất dịch vụ thanh niên có tên giao dịch là VYCO có chức năng thay mặt Trung ương Đoàn quản lý các đơn vị trực thuộc cụ thể là các Công ty, giải quyết công ăn việc làm cho lao động dư thừa của đội ngũ cán bộ đoàn nói riêng và lao động xã hội nói chung và tham gia đóng góp một phần kinh tế cho các hoạt động của Trung ương Đoàn hàng năm. Trên tinh thần của Nghị định 388 của Chính phủ thì Liên hiệp VYCO không tồn tại các đơn vị trực thuộc gồm: INCOMEX Hà Nội, INCOMEX Sài Gòn, xí nghiệp 26/3, nhà khách Trung ương Đoàn. Các đơn vị liên doanh như: OSCAR Hà Nội, OSCAR Sài Gòn, PROCEXW, GESICO, Công ty chế biến nuôi trồng thủy sản là các đơn vị trực thuộc Nhà nước và các đơn vị không trực thuộc Nhà nước. Đến năm 1991 thì INCOMEX đổi tên thành VYPEXCO và năm 1992 thì nhà khách Trung ương Đoàn tách thành đơn vị kinh doanh độc lập. Giữa năm 1992 Nhà nước có chủ trương thay đổi Nghị định 268 tức là xoá bỏ mô hình cũ và theo 3 hướng chủ yếu sau: - Thành Công ty cổ phần hoặc Công ty trách nhiệm hữu hạn. - Chuyển thành đơn vị kinh doanh theo Nghị định 388 tức là theo cơ chế quốc doanh hoặc giải thể. Với lòng quyết tâm vượt khó nhất là với cơ chế thị trường hiện nay ban lãnh đạo vẫn quyết định chọn phương án 2 tức là chuyển thành đơn vị kinh doanh theo cơ chế quốc doanh và văn phòng VYCO sát nhập với INEXCO đổi tên thành Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu thanh niên - Việt Nam (gọi tắt là VYPEXCO) trụ sở chính vẫn tại 15B Hồ Xuân Hương, đây là đơn vị kế thưùa của VYCO và INNEXCO. 3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thành các phòng, ban phù hợp với đặc điểm của Công ty. - Đứng đầu là giám đốc của Công ty do ban chấp hành Trung ương Đoàn bổ nhiệm. Giám đốc Công ty là người có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty đồng thời chiu trách nhiẹem toàn bộ trước Bí thư Trung ương Đoàn và tập thể cán bộ nhana viên toàn Công ty. Ngoài ra trong quá trình kinh doanh 2 phó giám đốc, 1 phó giám đốc phụ trách về nghiệp vụ, 1 phó giám đốc phụ trách về mặt tổ chức hành chính của Công ty họ là những người trực tiếp làm việc với các phòng, ban cũng như các đơn vị trực thuộc, kiểm soat mọi họat động. Kế toán trưởng, trưởng phòng kinh doanh trực tiếp nhận các chỉ tiêu giao nộp giám đốc và đến cuối kỳ kinh doanh báo cáo kết quả của đơn vị mình cho giám đốc. Các phòng chức năng có nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý của giám đốc, cung cấp các thông tin thuộc chức năng của mình, tạo điều kiện cho ban lãnh đạo ra quyết định chỉ đạo kinh doanh kịp thời đúng đắn 4- Quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Giám đốc đào tạo lao động quốc tế Phòng kinh doanh XNK số 5 104 lê duẩn Phòng kinh doanh xnk số3 Thành phố hạ long Phòng kinh doanh xnk số 2 Thành phố vinh Hỗ trợ nhân tạo Du lịch đông phương 98 láng hạ Phòng kinh doanh XNK số 1 Thành phố hồ chí minh Xí nghiệp XD thanh nên Hệ thống trung tâm Hệ thống cửa hàng Hệ thống các phòng kinh doanh Hệ thống xí nghiệp Hệ thống chi nhánh Phòng kế hoạch KD Phòng kế toán Văn phòng Phòng kinh doanh xnk số 4 Từng phòng ban đều có chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng ban đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. - Văn phòng: là bộ phận tham mưu của giám đốc tổ chức tiến hành thực hiện nhiệm vụ phân công, tổ chức đồng đều cán bộ có năng lực vào các phòng ban sao cho phù hợp với công việc của từng ngươì, điều chỉnh chế độ lương bồng cho công nhân viên trong toàn Công ty . Đồng thời văn phòng có nhiệm vụ điều hành và sửa chữa bảo dưỡng các văn phòng phẩm, mua sắm các thiết bị để thay thế cho các phòng ban, nhân sự gồm: 1 chánh văn phòng, 1 phó văn phòng, 1 cán bộ nghiệp vụ, 1 văn thư & 1 lái xe. - Phòng kê toán tài vụ: là một bộ phận cấu thành quan trọng của Công ty có chức năng ghi chép, tính toán phản ánh cung cấp những thông tin kinh tế tài chính và xử lý, phân tích các số liệu để kiểm tra giám đốc đối với hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty, với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán luôn gắn liền với hoạt động tài chính, kinh tế. - Nhân sự gồm: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán TGNH, 1 kế toán chi tiết, 1 kế toán phiếu thu, phiếu chi, 1 thủ quỹ. - Phòng kế hoạch kinh doanh: Gồm 7 cán bộ, đây là phòng ban hoạt động sôi động nhất trong Công ty vì nó có chức năng nghiên cứu tình hình trong nước và ngoài nước về mặt thị trường. Cũng từ phòng ban nảy sinh ra các họat động kinh doanh như sản xuất, xuất khẩu cũng như nhập khẩu, phòng này tự đi chào hàng, giao dịch với khách hàng trong nước cũng như nước ngoài dựa trên cơ sở quen biết nhờ họat động xuất nhập khẩu từ trước. Phòng còn chịu trách nhiệm cố vấn về ngôn ngữ, pháp lý cho các họat động xuất nhập khẩu tự doanh cũng như xuất nhập khẩu uỷ thác của các đơn vị khác đối với nước ngoài. Phòng này chính là phòng tham mưu cho giám đốc những đối sách cần thiết để có quyết định đúng đắn trong công tác đối ngoại. Ngoài các phòng ban trên thì Công ty còn có các chi nhánh tại Thành phố Hạ Long, Thành phố Vinh, Thành phố Hồ Chí Minh và các trung tâm thương mại, các cửa hàng ... Tất cả đều thực hiện theo cơ chế khoán tức là tự do họat động làm sao có hiệu quả đảm bảo thu nhập cho cán bộ công nhân viên đơn vị và đóng góp nghĩa vụ theo hình thức khoán gọn hay theo tỷ lệ doanh số thu được. II - Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán của Công ty 1.Hình thức tổ chức công tác kế toán: Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu với qui mô kinh doanh lớn. Hàng ngày, hàng tháng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị rất lớn và liên tục đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác các thông tin kế toán đó. Do vậy kế toán áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư hàng hóa. Đây là phương pháp theo dõi phản ánh một cách thường xuyên liên tục tình hình xuất - nhập - tồn kho hàng hóa trên sổ sách kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ mua hoặc bán. Với phương pháp này công việc kế toán được rải đều trong kỳ kế toán, cuối kỳ có ngay số tồn kho trên sổ sách, số liệu dễ đối chiếu. Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và hình thức tổ chức công tác kế toán của Công ty là hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của kế toán nhằm đáp ứng nhu cầu của quản lý là nhiệm vụ trọng tâm đối với công tác kế toán ở VYPEXCO. Đồng thời cũng xuất phát từ đặc điểm kinh doanh ở đơn vị, kế toán áp dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ". Hình thức kế toán " Chứng từ ghi sổ" có đặc điểm là tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian (nhật ký) và việc ghi sổ theo nội dung kinh tế (phân loại theo tài khoản) trên hai sổ kế toán tổng hợp khác nhau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái các tài khoản. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên chứng từ gốc, trước khi ghi vào sổ cái phải được phân loại để ghi vào chứng từ ghi sổ, số liệu của chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái). - Ưu điểm của hình thức này là đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc cho việc phân công và chuyên môn hóa cán bộ kế toán, thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại như máy vi tính, đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu chặt chẽ. - Nhược điểm của hình thức này là số lượng chứng từ ghi sổ và lập số lựong công việc ghi chép nhiều và dễ sinh trùng lặp công việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối tháng, cuối quý ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo kế toán. Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức "Chứng từ ghi sổ" Sổ quĩ chứng từ gốc sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ sổ kế toán chi tiết sổ cái bảng tổng hợp chi tiết số liệu từng tài khoản bảng cân đối số phát sinh báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng quý Đối chiếu, kiểm tra * áp dụng hình thức “ chứng từ ghi sổ”. Các loại sổ kế toán sử dụng trong nghiệp vụ xuất khẩu ở Công ty gồm có: - Sổ quỹ - Sổ cái - Sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, TK 641, TK 632... Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán (Năm) theo các chỉ tiêu tương ứng - Sổ doanh số và thuế giá trị gia tăng - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết thanh toán Về hệ thống báo cáo tài chính, cuối mỗi liên độ kế toán (Năm) phòng kế toán Công ty lập bảng cân đối kế toán, bảng kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính. * Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán TGNH Kế toán chi tiết Kế toán phiếu thu phiếu chi Thủ quỹ - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra các công tác hạch toán kế toán ở Công ty cũng như ở các đơn vị. Tổ chức phỏo biến và hướng dẫn thi hành kịp thời đầy đủ các thể lệ kế toán tài chính của Nhà nước và Quyết định của cấp trên, thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên kê stoán của Công ty. Ngoài ra kê stoán trưởng còn có nghĩa vụ quan trọng trong việc giúp giám đốc thiết kế phương án tự chủ tài chính. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản vào cuối tháng, quý. Kế toán tổng hợp trực tiếp lập chứng từ vào sổ tổng hợp, vào sổ chi tiết và cuối kỳ lập báo cáo tài chính. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn phải giữ toàn bộ các sổ sách lưu trữ của các năm, giữ các bộ chứng từ bản kê .. đồng thời thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến tiền gửi ngân hàng vào các sổ tiết kiệm của từng tài khoản được mở ở các ngân hàng vào các sổ chi tiết của từng tài khoản được mở ở các ngân hàng khác nhau. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, các nghiệp vụ thanh toán với ngân hàng, thanh toán khác. - Kê toán chi tiết: cung cấp thông tin báo cáo nhanh, đòng thời chiu trách nhiệm theo dõi quản lý tất cả các mặt hàng xuất nhập khẩu và tập hợp ghi chép những khoản chi phí và nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào các sổ chi tiết. - Kê toán phiếu thu, phiếu chi: là người luôn ghi chép các khoản phải thu, phải chi cho toàn Công ty khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra, đồng thời viết phiếu lương cho Công ty. - Thủ quỹ: là người chịu trách nhiệm giữ quỹ và là người trực tiếp vào sổ quỹ những nghiệp vụ như thu chi phát sinh bằng tiền mặt. Việc bố trí cán kế toán và phân công công việc trong bộ máy kế toán của Công ty là tương đối phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được yêu cầu của quản lý đặt ra. III - Thực trạng hạch toán kế toán nghiệp xuất khẩu hàng hóa tại Công ty sản xuất xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam. 1. Chứng từ sử dụng trong kế toán xuất khẩu: Hoạt động xuất khẩu đối với Công ty diễn ra thường xuyên. Tổng giá trị kinh ngạch xuất khẩu của Công ty trong những năm gần đây là tương với nhập khẩu. Công ty vừa xuất khẩu trực tiếp vừa nhận uỷ thác xuất khẩu. Một hợp đồng xuất khẩu để thực hiện được phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhập khẩu. Công ty và Phòng kế toán. Phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm các nghiệp vụ mang tính ngoại thương như tìm kiếm bạn hàng, tìm kiếm nguồn hàng đồng thời hoàn tất chứng từ xuất khẩu. Bộ chứng từ bao gồm: - Hợp đồng ngoại - Hóa đơn thương mại (Commercicil Involce) - Vận đơn (Bill of Lading) - Phiếu đóng gói (Packing list) - Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quanlity) - Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quanlity) - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin) * Quá trình lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu gồm 2 giai đoạn: Thu mua sản phẩm hàng hóa trong nước hoặc từ nguồn xuất khẩu. Sau đó bán ra nước ngoài theo hợp đồng ngoại thương đã ký kết giưuã 2 chính phủ (xuất khẩu theo Nghị định thư) hoặc giữa Công ty với 1 tổ chức kinh doanh thương mại (xuất khẩu tự cân đối). Hoạt động xuất khẩu ở Công ty xuất nhập khẩu thanh niên Việt Nam được tiến hành chủ yếu theo phương pháp xuất khẩu tự cân đối dưới 2 hình thức: xuất khẩu trực tiếp và nhận xuất khẩu uỷ thác cho đơn vị khác. Trình tự như sau: Ký HĐ Lập phương án KD và tổ chức thu mua chế biến biến hàng XK Kiểm tra L/C Ký HĐ thuê tàu nếu có Chuẩn bị hàng hoá Xin giấy phép XK Làm thủ tục hải quan Giao hàng lên tàu Làm thủ tục t.toán 2. Phương pháp hạch toán kế toán: 2.1 Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa phòng kế toán sử dụng 1 số tài khoản sau: - TK 156: hàng hóa - TK 133: thuế và các khoản nộp ngân sách - TK 157: hàng gửi bán - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 641: Chi phí bán hàng - TK 111: Tiền mặt - TK 413: ± tỉ giá - TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 911: XĐKQ - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 511: DT bán hàng Nếu trong những TK cấp I trên lại có nhiều đối tượng khác nhau về bản chất kinh tế thì cần phải đuực phản ánh cụ thể theo từng TK cấp II. 2.2 Trình tự hạch toán a) Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp Trong khâu xuất khẩu, điều đầu tiên và quan trọng là 2 bên phải đàm phán những điều khoản về thời gian, địa điểm, phương tiện và hình thức thanh toán, từ đó ký kết hợp đồng có chữ ký và dấu của 2 bên. Khi nhận ngân hàng thông báo L?C đã đựoc mở, Công ty triển khai thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng. Khi xuất khẩu gửi hàng đi xuất khẩu Công ty lập lệnh xuất hàng (hàng xuất). Đây vừa là hóa đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho và còn là cănc ứ để kế toán doanh thu. Khi g._.