Ứng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên

ội còn rất nhiều điều bất cập. Cụ thể trong công tác quản lý nhân viên tại các Công ty bao gồm rất nhiều vấn đề nhưng vấn đề quan trọng chính là việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện nội quy của Công ty, việc chấm công cũng như công tác thanh toán tiền lương cho nhân viên. Trong điều kiện nền kinh tế đất nước đang hội nhập và phát triển thì việc mỗi một đơn vị kinh tế nói riêng và toàn bộ nền kinh tế đất nước nói chung phải gồng mình và chọn ra những công cụ quản lý hữu dụng nhất, kinh tế nhất là điều cần thiết và cấp bách. Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin đòi hỏi các đơn vị phải nâng chất tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể. Để làm được việc đó cần phải thực hiện việc khảo sát, phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính, tương ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển của đơn vị bảo đảm sử lý thông tin hiệu quả nhất. Trong công tác quản lý doanh nghiệp của ban giám đốc các Công ty không thể thiếu được việc quản lý cán bộ công nhân viên trong Công ty. Một Công ty hoạt động cần có những biện pháp chặt chẽ để quản lý về giờ giấc, ngày công, hiệu quả hoạt động của nhân viên trong công ty. Hiện tại các công ty, các doanh nghiệp hoặc là gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý nhân viên hoặc là tốn nhiều công sức mới làm tốt được việc đó. Vậy với hệ thống quản lý nhân viên được cài đặt sẵn trên hệ thống máy tính, người quản lý công ty có thể nắm bắt được toàn bộ các thông tin về việc thực hiện nội quy công ty của nhân viên một cách đơn giản và khá thuận tiện. Chỉ với một chiếc thẻ từ toàn bộ thông tin về giờ vào, giờ ra, có mặt hay vắng mặt ... của nhân viên đã được lưu vào giữ liệu máy tính của công ty. Công việc này rất hữu hiệu trong công tác quản lý tiền lương của công ty. Hiện nay trong nhiều công ty vẫn tồn tại việc quản lý ngày công của nhân viên một cách thủ công, không khách quan và khoa học. Hàng ngày sau giờ làm việc nhân viên thống kê phải đến từng phòng ban để ghi nhận nhân viên nào vắng mặt, sau đó ghi vào sổ chấm công, người điều hành mới biết được số lượng nhân viên nào vắng mặt trong ngày, trong tháng và như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức. Qua những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và nhân viên và được sự chỉ bảo nhiệt tình của cô giáo Lê Thị Hồng Phương em đã mạnh dạn chọn đề tài : “ Ưng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên” làm đề tài báo cáo nghiên cứu khoa học. Chắc chắn với sự hiểu biết còn hạn chế đề tài này của em sẽ không tránh khỏi những sai sót, kính mong các thầy cô giáo tận tình giúp đỡ em để em hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô ! Phần I : Vai trò của quản lý nhân viên trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp là tế bào của nền kinh tế quốc dân, sự tồn tại và phát triển bền vững của các doanh nghiệp theo thời gian là sứ mệnh thiêng liêng của mỗi doanh nghiệp. Để cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó yếu tố quan trọng hàng đầu là quản lý nguồn nhân lực. Trước những biến động của thị trường, trước những đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng, trước những cạnh tranh ngày càng mãnh liệt, doanh nghiệp cần phải dựa vào sự huy động toàn bộ nguồn nhân lực của mình, cả trong doanh nghiệp và ngoài doanh nghiệp. Nói đến quản lý con người là tạo đủ động lực cho từng người và kết hợp cùng chiều các động lực của tất cả mọi người. Để tạo động lực cho con người phải hình thành được những yếu tố cơ bản chi phối tốt lên động cơ làm việc của họ. Thứ nhất phải hợp lý hoá chỗ làm việc để tạo ra năng suất lao động chung cho các doanh nghiệp. Thứ hai, phải đề ra các biện pháp nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm và ý thức tự quản của mỗi cá nhân, mỗi nhóm công tác.Thứ ba, mọi người đều phải gắn bó với kết quả cuối cùng của phần công việc mà mình đảm nhận, người lao động hiểu rõ họ sẽ được nhận thù lao và phần khen thưởng xứng đáng với lao động và sự nỗ lực mà họ đã bỏ ra. Thứ tư, phải có sự phân công rõ ràng, rành mạch để mỗi người biết phải làm việc dưới quyền ai, ai sẽ là người kiểm tra và thừa nhận thành quả lao động của mình. Quản lý nguồn nhân lực bao gồm hai việc: Quản lý con người Tối ưu hoá nguồn nhân lực Như vậy quản lý nguồn nhân lực nói chung và quản lý nhân viên trong các công ty nói riêng là hết sức quan trọng và cấp bách. Tác động của việc quản lý nhân viên đến hiệu quả sản xuất kinh doanh là rất lớn. Một khi công tác quản lý nhân viên thực hiện tốt sẽ khiến cho người quản lý nắm được tình hình thực tế về nhân viên của mình. Việc tuân thủ nội quy trong công ty của cán bộ công nhân viên được kiểm tra sát sao sẽ khiến cho ý thức làm việc của họ cao hơn. Đồng thời, song song với việc kiểm tra giờ vào, giờ ra của cán bộ công nhân viên là việc thực hiện công tác chấm công và thanh toán lương. Nếu cả ba công việc chủ yếu trong công tác quản lý được thực hiện tốt là lao động – nhân sự – tiền lương thì coi như nhiệm vụ của người quản lý đã tạm thời hoàn thành một nửa. Phần II: Quản lý thời gian làm việc - một nội dung quan trọng của quản lý nhân viên. Thành công hay thất bại của doanh nghiệp trong công tác quản lý phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó yếu tố con người là quan trọng và phức tạp nhất. Vì con người là một thực thể sống có ý trí có tình cảm nên việc quản lý họ sao cho hiệu quả là rất khó. Tại các nước phát triển như Anh, Pháp, Nhật, Canada...các công ty hoạt động kinh tế rất hiệu quả, không chỉ mang tầm cỡ quốc gia mà còn mang tầm cỡ quốc tế. Sự phát triển không ngừng của các công ty này phải kể tới công tác quản lý nhân viên rất thành công. Các công ty sản xuất kinh doanh của các nước phát triển đã rất nổi tiếng bởi nhân viên của họ hoạt động, sản xuất với tác phong công nghiệp cao, ý thức của người lao động rất cao, vì vậy họ rất hiếm khi vi phạm các nội quy của công ty. Ngoài việc người lao động được trang bị những kiến thức tiên tiến về khoa học công nghệ, họ còn tuân thủ nghiêm ngặt nội quy của công ty như : Đi làm đúng giờ, đủ giờ, không bỏ việc tự ý và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Để hoạt động của công ty tiến triển và ngày càng có nhiều thành công thì không chỉ có sự cố gắng của bộ phận lãnh đạo mà chính sự giúp sức của toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty. Con người là nguồn nhân lực lớn nhất của doanh nghiệp, trong khi đó phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất là cách quản lý trên phương diện tâm lý. Để cho nhân viên trong công ty thấy được tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy tắc được đề ra giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Bây giờ đang là thời đại công nghiệp, hình thức lao động phân tán với thời gian lao động tự do không phù hợp nữa mà thay vào đó là hình thái lao động tập trung với thời gian lao động bắt buộc. Hình thái lao động này đã góp phần thúc đẩy xã hội phát triển như vũ bão, làm nên nhiều kỳ tích loài người. Thời gian làm việc với số giờ đều đặn trong mỗi ngày, số ngày đều đặn trong mỗi tuần, được xuyên suốt liên tục trong nhiều năm chính là một nguyên nhân làm cho nhiều công ty phát triển cho đến hôm nay.Như vậy ai cũng thấy được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian làm việc trong các công ty. Tuy nhiên trong công tác quản lý nhân viên của các công ty cũng gặp phải rất nhiều vấn đề như làm thế nào để có thể quản lý giờ giấc làm việc của cán bộ, công nhân viên trong công ty một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất. III. Thực trạng quản lý nhân viên trong các doanh nghiệp ở Việt Nam và các vấn đề đặt ra. Mặc dù các tổ chức kinh tế của chúng ta cũng đã và đang rất cố gắng đưa tổ chức mình phát triển và tiến lên, nhưng công tác quản lý nhân viên trong các công ty còn nhiều điều phải lưu tâm. Như chúng ta đã biết, nguồn nhân lực của chúng ta rất dồi dào. Tuy nhiên việc sử dụng sao cho có hiệu quả số lao động phong phú này đòi hỏi người quản lý phải có những biện pháp nhạy bén và xác đáng. Một thực tế mà các công ty ở Việt Nam đang gặp phải đó là tình trạng nhân viên trong công ty đi làm trễ giờ, cũng như vấn đề nghỉ việc tự do. Nguyên nhân một phần là bởi chính tác phong làm việc không khoa học đã được hình thành từ lâu của người Việt Nam ta. Lí do thứ hai có thể do công tác quản lý của các doanh nghiệp chưa nghiêm đã tạo cho nhân viên trong công ty có một thói quen không tốt. Chính bởi những nguyên nhân trên thì trong thời gian gần đây công tác quản lý nhân viên đã được nâng cao hơn nhưng không có nghĩa là đã tốt hơn nhiều. Tại một số các doanh nghiệp người quản lý đã đưa ra nhiều biện pháp để giảm thiểu các vi phạm nội quy của cán bộ công nhân viên như bố trí các nhân viên bảo vệ kiểm tra sát sao giờ đi làm, giờ về, ngày nghỉ việc ngày có mặt. Tuy vậy hiệu quả công việc vẫn chưa cao vì vẫn chưa thực sự mang tính khách quan, và nếu áp dụng cho các doanh nghiệp các công ty có hàng trăm, hàng ngàn cán bộ công nhân viên là điều rất khó. Đồng thời việc chấm công cho cán bộ công nhân viên trong công ty cũng gặp phải một số vấn đề như hàng ngày sau giờ làm việc nhân viên thống kê sẽ đến từng phòng ban để ghi nhận nhân viên nào vắng mặt, sau đó ghi vào sổ chấm công, người điều hành sẽ biết được số lượng nhân viên nào vắng mặt trong ngày, trong tháng và như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian công sức. Và tại thời đại khoa học công nghệ phát triển như hiện nay chúng ta hoàn toàn có thể yên tâm rằng một khối lượng công việc như trên sẽ được giải quyết bởi máy tính mà không hề phải mất quá nhiều công sức nữa. Hiện nay trên thế giới công nghệ thẻ được áp dụng cho việc quản lý nhân viên đã trở lên phổ biến. Chúng ta cần áp dụng rộng rãi khoa học công nghệ để nâng cao hiệu quả công việc một cách tối đa. IV. Ưng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên. Thẻ từ là gì? Thẻ từ là một loại thẻ mà trên đó có chứa toàn bộ các thông tin cần thiết như tên cơ quan, logo, tên người sử dụng, ảnh...và mặt sau có gắn một băng từ đã được mã hoá.Thẻ từ được áp dụng để quản lý ra/vào của cán bộ công nhân viên trong công ty đồng thời còn được dùng như một chiếc thẻ chấm công. Việc ứng dụng thẻ từ trong công tác quản lý đã được áp dụng từ lâu trên thế giới vì lợi ích của nó là rất lớn. Tiết kiệm sức lao động, thuận lợi, an toàn và tiết kiệm là những ưu điểm của công nghệ thẻ. Ơ nhiều nước phát triển công nghệ thẻ đã được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống trở thành dịch vụ quen thuộc của mọi người, từ dịch vụ công cộng đơn giản như đi xe buýt, thanh toán tại siêu thị, trả tiền học phí, viện phí đến các dịch vụ mang tính bảo mật cao như rút tiền tại Ngân hàng, đặc biệt phải nói tới một ứng dụng khá quan trọng của thẻ từ đó là ứng dụng thẻ từ trong quản lý. Ơ nước ta việc ứng dụng công nghệ thẻ vào cuộc sống còn chậm so với nhiều nước trong khu vực, công nghệ thẻ chỉ thật sự được nhiều người sử dụng trong vài năm gần đây. Để thực hiện tốt công tác quản lý nhân viên, người quản lý không những phải đưa ra những phương pháp hữu hiệu nhất, nỗ lực hết mình mà còn cần tới sự hỗ trợ của máy móc, công nghệ hiện đại. Công nghệ thẻ giúp người quản lý kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ nội quy của cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời kết hợp với phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm tính lương là giải pháp hoàn chỉnh tin học hoá công tác quản lý nhân sự – lao động - tiền lương của đơn vị. Sự cần thiết của việc ứng dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên Trước kia khi chưa áp dụng thẻ từ trong quản lý, để nắm được các thông tin về giờ vào ra của cán bộ công nhân viên người quản lý phải bố trí các nhân viên bảo vệ đứng ở cổng ra vào và ghi chép các thông tin cần thiết. Công việc này rất thủ công, mất nhiều công sức mà không mang tính khách quan, công bằng. Đồng thời để chấm công cho nhân viên hàng ngày sau giờ làm việc nhân viên thống kê sẽ đến từng phòng ban để ghi nhận nhân viên nào vắng mặt trong ngày, trong tháng rất mất thời gian. Khi ứng dụng thẻ từ để quản lý nhân viên mọi công vịêc thủ công của lực lượng bảo vệ, nhân viên thống kê sẽ không còn nữa. Thay vào đó là tạo nên một tác phong công nghiệp cho người lao động, ý thức của họ được nâng cao và công việc quản lý mang tính khách quan, chính xác. Hàng ngày chỉ với một thao tác rất đơn giản và mau lẹ là việc quét thẻ từ tại cổng công ty thì mọi thông tin cần thiết về cán bộ công nhân viên sẽ được lưu trữ vào máy tính. Ngay lập tức giờ vào, ra của công nhân viên cũng như việc chấm công cho họ cũng được thực hiện trên máy vi tính. Công việc này được thực hiện một cách đơn giản và rất hiệu quả . Hơn thế với sự kết hợp của phần mềm máy tính chuyên dụng KT TIME việc quản lý nhân viên kết hợp trực tiếp với phần mềm kế toán tiền lương giúp giảm bớt lượng công việc cho các khâu. Hàng tháng, kế toán tiền lương sẽ lấy các thông tin trên máy chấm công để tổng hợp lại rồi tính lương cụ thể cho từng người trong công ty. Nhờ theo dõi việc thực hiện nội quy nhân viên chính xác và khách quan như trên người quản lý có thể đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm khuyến khích nhân viên trong công ty làm việc có hiệu quả hơn. Ví dụ, nếu nhân viên nào không đi trễ, về sớm đi làm đầy đủ có thể được thưởng 15% trên tổng số lương. Còn nhân viên nào đi muộn nhiều, hay về sớm, bỏ việc tự do có thể bị trừ lương. Chắc chắn với những chính sách trên và chính những ứng dụng hữu hiệu của công nghệ thẻ từ người lao động sẽ có ý thức hơn rất nhiều trong công việc. Và như vậy công tác quản lý nhân sự trong các công ty nói chung, quản lý nhân viên nói riêng sẽ có nhiều tiến bộ. Ưng dụng thẻ từ Hiện nay số lượng các nhà máy, xí nghiệp có nguồn nhân lực lớn đang ngày càng nhiều ở nước ta. Nhưng một thực tế mà các doanh nghiệp này gặp phải là công tác quản lý nhân sự gặp phải nhiều khó khăn. Đó chính là việc quản lý, theo dõi thời gian ra/vào nơi làm việc, chấm ngày công cho cán bộ công nhân viên trong công ty để từ đó giải quyết việc thanh toán lương. Thành tựu của khoa học công nghệ đã đem đến nhiều lợi ích cho cuộc sống. Chấm ngày công, theo dõi thời gian ra vào nơi làm việc đang dần được tự động hoá tại các công sở. Chỉ với một tấm thẻ từ, bảng giấy chấm công và một chiếc máy quét đặt ở cửa ra vào, bảng chấm công hàng ngày sẽ báo cáo đầy đủ số ngày làm việc thời gian đến đúng giờ của các công chức hiện nay. Hiện tại với công nghệ thẻ đang dần phát triển thì việc ứng dụng thẻ từ với chất lượng cao không phải là quá khó. Trên thị trường hiện nay có bán loại thẻ từ không tiếp xúc (Proximity Card) là loại thẻ có gắn EPROM ghi dữ liệu bên trong, liên hệ với đầu đọc thẻ bằng vô tuyến qua ăng ten nằm ngay bên trong thẻ. Mỗi nhân viên trong công ty sẽ được phát một chiếc thẻ từ và hàng ngày khi qua cổng công ty họ chỉ việc thực hiện một thao tác nhỏ, mọi thông tin về thời gian vào/ra, có mặt hay vắng mặt sẽ được lưu trữ trong máy vi tính. Thẻ rất dễ sử dụng, đầu đọc thẻ có thể đọc được thẻ ở khoảng cách từ 3-16 cm, nên rất thuận tiện, giải phóng người qua cổng nhanh. Khi thao tác quét thẻ được thực hiện đầu đọc thẻ sẽ liên hệ trực tiếp với máy chấm công.Đầu đọc thẻ là thiết bị nhận tín hiệu dữ liệu của thẻ và gửi về máy tính. Dữ liệu lập tức được lưu vào bộ nhớ của máy tính, kiểm tra với thông tin nạp sẵn trong bộ nhớ. Đầu đọc sẽ thông báo cho người cầm thẻ biết trường hợp thẻ hợp lệ hoặc không hợp lệ bằng các âm thanh “bip”. Hoạt động của máy chấm công là nhận diện điện từ trường từ những tấm thẻ đã được cài đặt mã vạch quy định vàơ bộ nhớ máy. Nhờ đó, chỉ cần đưa thẻ vào bộ phận nhận điện từ, máy tự khắc nhập dữ liệu ngày, giờ cụ thể vào bộ nhớ. Cho các mẫu bảng chấm công đã có sẵn khung chia ngày vào máy sẽ tự in ngày, giờ đến và giờ về. Đến cuối tháng, các bảng này sẽ được gửi cho người phụ trách. Căn cứ vào số liệu được in trên bảng chấm công này các ông chủ sẽ quản lý được thời gian làm việc, nghỉ ngơi của người đi làm.Hầu hết các model có kích thước nhỏ gọn và kiểu dáng khá trang nhã. Mỗi máy đều được cài đặt sẵn lịch vạn niên, chuông báo giờ có thể được nối với loa lớn và pin dự phòng( khoảng 72 giờ) trong những trường hợp mất điện. Muốn kiểm tra lại chỉ cần nhấn phím chức năng quay trở về những ngày trong tháng, các chi tiết sẽ được hiển thị rõ trên bảng điện tử.Và một công cụ thiết yếu để thực hiện tốt các công việc trên không thể thiếu chính là phần mềm KT TIME. Phần mềm KT TIME được thiết kế và xây dựng trên môi trường Window với giao diện đẹp, quen thuộc, dễ sử dụng và tiện ích.Phần mềm này kết hợp với các thiết bị chấm công tạo thành một giải pháp hoàn chỉnh cho công tác quản lý nhân sự. Nếu trong điều kiện đơn vị chưa trang bị phần mềm quản lý nhân sự hoặc phần mềm tính lương, việc trang bị chấm công bằng máy và phần mềm KT TIME sẽ giúp cho công tác tính và tổng hợp công nhanh chóng chính xác tạo điều kiện để bộ phận tính lương làm tốt nhiệm vụ của mình. Đến cuối tháng với các bảng chấm công do máy chấm công cung cấp sẽ được gửi tới bộ phận tính lương. Việc tính lương cho cán bộ công nhân viên sẽ được chính xác, khách quan và quan trọng là giảm bớt rất nhiều công sức cho người quản lý mà hiệu quả công việc cao. *Điều kiện ứng dụng thẻ từ Để ứng dụng công nghệ thẻ từ một cách hiệu quả nhất thì các công ty các doanh nghiệp cần phải nắm rõ điều kiện làm việc của đơn vị mình. Nếu điều kiện làm việc là khu công nghiệp hoặc các phân xưởng sản xuất có lượng công nhân lớn nên sử dụng thẻ từ ứng với máy chấm công cơ điện. Trong đó, máy in kim(nét in nhỏ) được thiết kế thêm bảng đồng hồ mặt trước cùng chế độ tự nhận và đẩy giấy ra. Máy có thể in được hai màu để có thể phân biệt đến sớm và đến trễ nhằm có chế độ thưởng phạt rõ ràng. Máy có sẵn chương trình làm việc theo 3 ca, mỗi ca gồm hai cột vào và ra. Cứ sau mỗi ca, máy tự động chuyển sang cột kế tiếp, tránh hiện tượng nhầm lẫn giữa các ca với nhau. Đối với các cơ quan, văn phòng hiện đại nên sử dụng loại máy chấm công điện từ. Ap dụng thẻ từ là loại nhựa cứng đặc biệt, vừa là bảng chấm công vừa là bảng tên đeo trên người nên ít khi bị đánh mất hoặc hỏng hóc. Công đoạn cho việc chấm công cũng đơn giản hơn. Không quá 3 giây sau khi quét thẻ từ, đầu đọc sẽ nhận và xử lý thông tin truyền qua máy tính, như vậy thủ tục về một ngày làm việc được ghi nhận đầy đủ. *Chi phí để lắp đặt hệ thống máy móc Trên thị trường hiện nay đã xuất hiện rất nhiều loại thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên. Thứ nhất là thẻ từ: trước kia trên thị trường Việt Nam để có một chiếc thẻ từ chắc chắn chi phí để mua nó là khá cao vì toàn là hàng ngoại nhập. Nhưng hiện nay các công ty trong nước đã hoàn toàn có thể sản xuất được thẻ từ chất lượng cao mà giá thành rất phải chăng.Giá thành cho một thẻ từ chỉ khoảng từ 30 – 50 ngàn đồng Đầu đọc thẻ (máy chấm công) : Thực tế trên thị trường hiện nay chỉ có các máy chấm công của nước ngoài như Đài Loan hay Nhật Bản vì chúng ta chưa sản xuất được. Vì vậy giá thành có hơi cao, tuy nhiên các loại máy này rất dễ dùng và khá tốt. Tuỳ thuộc vào mỗi loại máy mà giá thành cao thấp khác nhau. Các máy trên thị trường thường là máy điện từ, máy in kim có đồng hồ, máy in búa có đồng hồ, máy in búa không có đồng hồ. Giá thành của các loại máy này giao động từ 3.970.000 – 7.500.000 đồng. Các doanh nghiệp đều có thể đầu tư cho doanh nghiệp mình vì lợi ích trong việc ứng dụng công nghệ thẻ từ là rất lớn. Phần mềm KT TIME thời gian sử dụng lâu dài và vô cùng tiện ích. Hiện nay trên thị trường rất dễ để tìm mua và lắp đặt phần mềm này. Giá thành của phần mềm này là khoảng trên dưới 10 triệu đồng. Đây không phải là một chi phí quá cao cho việc cải tổ lại hệ thống làm việc của một doanh nghiệp. *Các mặt hạn chế và biện pháp khắc phục. Hiệu quả của việc ứng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên là rất lớn. Tuy nhiên vẫn còn một số điểm mà người quản lý trong các doanh nghiệp cần lưu ý. Đối với máy chấm công cơ điện: Khi dùng loại máy này phải chấp nhận chi phí thường xuyên cho việc mua giấy và mực in. Dù lượng tiền mua cũng không quá nhiều (mực in từ 3 – 6 tháng thay một lần, bảng giấy khoảng 40.000 đồng cho 1 lốc 100 tờ). Nhưng người dùng sẽ phải cẩn thận giữ giấy tránh bị thấm nước, các thao tác đưa và rút giấy ra khỏi máy cũng phải nhẹ nhàng. Vì nếu gấp gáp, giấy có thể bị rách hoặc kẹt lại trong máy. Về mặt này máy chấm công điện từ có vẻ vượt trội hơn. Đối với máy chấm công điện từ: Nhược điểm của máy là bộ nhớ rất dễ bị rối tung lên nếu thẻ từ bị quét liên tục qua lại. Khi ấy nhất định phải cài đặt lại chương trình, những dữ liệu ngày giờ đi làm trước đó có thể bị xoá sạch. Nhưng cũng không cần phải quá lo vì tất cả các nhược điểm trên chắc chắn có thể khắc phục được. Đối với máy chấm công cơ điện nếu người sử dụng cẩn trọng trong các thao tác và nắm chắc cơ chế hoạt động của máy thì máy sử dụng rất bền. Đối với máy chấm công điện từ khi quét thẻ phải đặt thẻ từ cách mặt nhận diện khoảng 5 cm, thời gian đặt thẻ nên cách nhau 20 giây để tránh việc bộ nhớ không kịp nhảy dữ liệu, dễ bị trùng lắp. Việc ứng dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên (ra/vào) đã được áp dụng từ lâu trên Thế giới. Chính vì vậy các nhược điểm của việc ứng dụng thẻ từ có thể được khắc phục một cách tối đa. Như đã trình bày ở phần trên nếu các cơ quan xí nghiệp áp dụng công nghệ thẻ không tiếp xúc(Proximity Card) sẽ khắc phục được các nhược điểm của thẻ từ bình thường. Nếu các thẻ từ thông thường có độ bền không cao, việc bảo quản thẻ phải cẩn trọng do khả năng chịu nhiệt kém, quá trình sử dụng thẻ gây ra nhiều lỗi do khi đọc thẻ không thực hiện đúng quy cách hoặc do lỗi của đầu từ, của thiết bị đọc thẻ thì công nghệ thẻ không tiếp xúc hoàn toàn không phải lo về điều đó. Thẻ không tiếp xúc có độ bảo mật cao, chống thẻ giả, thời gian đọc thẻ nhanh, chính xác không gây lỗi, không có sự tiếp xúc về cơ học giữa đầu đọc và thẻ. Thẻ không tiếp xúc ghi dữ liệu bên trong, liên hệ với đầu đọc thẻ bằng vô tuyến qua ăng ten nằm ngay bên trong thẻ. Thẻ dễ sử dụng, đầu đọc thẻ có thể đọc thẻ ở khoảng cách 3 – 16 cm, nên rất thuận tiện, giải phóng người qua cổng nhanh. Các bộ đầu đọc thẻ cũng rất gọn nhẹ, lắp đặt dễ dàng và nhanh chóng. Thậm chí chúng ta có thể đặt đầu đọc bên trong tường gạch,kính, gỗ...đảm bảo an toàn và mỹ thuật. Hệ thống kiểm soát ra vào của thẻ không tiếp xúc chính xác và thuận tiện. Chương trình quản lý linh hoạt, rất thuận tiện,hữu ích cho người điều hành và quản lý. *Hiệu quả áp dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên Một ứng dụng vô cùng quan trọng của công nghệ thẻ là việc liên kết phối hợp giữa việc kiểm soát hệ thống cửa ra vào, phân quyền khu vực ra vào được phép, mở rộng số lượng cửa được quản lý với các chương trình quản lý khác về nhân sự, kế toán, tiền lương. Đối với các công ty xí nghiệp có nguồn nhân lực lớn và có trang bị máy chấm công sử dụng thẻ từ việc tổng hợp công từ dữ liệu trên máy chấm công chuyển về để tính lương có thể sử lý tự động. Ngoài ra số liệu từ máy chấm công chuyển về cũng cần được điều chỉnh để tổng hợp công đầy đủ, chính xác cho các trường hợp vào hoặc bổ sung nhân viên mới chưa được cấp thẻ nhân viên trên bảng tổng hợp công hoặc trừ các số liệu từ các thẻ nhân viên không hợp lệ... Để ứng dụng công nghệ thẻ từ một cách hữu hiệu nhất ta cần phải phối hợp sử dụng phần mềm KT TIME. Phần mềm KT TIME giúp tiết kiệm thời gian và công sức giải phóng việc tính toán thủ công nâng cao hiệu quả sử dụng công nghệ tiên tiến trong công ty xí nghiệp. Đồng thời phần mềm này còn kết hợp với phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm tính lương là giải pháp hoàn chỉnh tin học hoá công tác quản lý nhân sự – lao động – tiền lương của đơn vị. Đặc biệt là các đơn vị có nhiều văn phòng xí nghiệp đóng trên địa bàn khác nhau có yêu cầu quản lý tập trung. Như vậy sẽ giúp cho bộ phận quản lý nhân sự quản lý giám sát chặt chẽ tinh thần kỷ luật của nhân viên và có thể giảm thiểu biên chế cho bộ phận tính lương.Trong điều kiện đơn vị chưa trang bị phần mềm quản lý nhân sự hoặc phần mềm kế toán tiền lương, việc trang bị chấm công bằng máy và phần mềm KT TIME sẽ giúp cho công nghệ tính và tổng hợp công nhanh chóng chính xác tạo điều kiện để bộ phận tính lương làm tốt nhiệm vụ của mình. Chức năng chi tiết của phần mềm KT TIME: gồm 3 phân hệ chính là hệ thống, cập nhật dữ liệu và báo cáo. Hệ thống: Cập nhật thời gian làm việc khai báo giờ vào, ra theo quy định cơ quan, cho phép khai báo theo từng khu vực khác nhau. Cập nhật dữ liệu: Chuyển tải dữ liệu từ máy chấm công. Chỉnh sửa số liệu chấm công (theo ngày, nhân viên, tháng) Báo cáo: Phần mềm này có chức năng báo cáo danh sách nhân viên đi trễ về sớm (có quy đổi thời gian trễ, sớm); danh sách nhân viên làm ngoài giờ hành chính, ca ba; danh sách nhân viên làm thứ bảy chủ nhật. Đồng thời chức năng báo cáo còn thực hiện việc lập các bảng chấm công theo ngày, bảng tổng hợp công cá nhân, bảng tổng hợp bộ phận. Phần mềm KT TIME mang tính linh hoạt cao: Có thể tổng hợp từ nhiều máy chấm công gởi về (không hạn chế số lượng máy). Cho khai báo các hệ số quy đổi đối với các trường hợp đặc biệt như: làm ngoài giờ, ca ba, ngày nghỉ, ngày lễ, nghỉ bù...để tự động quy đổi.Với các thông tin do phần mềm này thu thập và sử lý sẽ được chuyển thẳng tới bộ phận kế toán lương để sử lý. Bộ phận kế toán lương sẽ có đầy đủ các thông tin cần thiết để tính đúng lương cho mọi người trong toàn công ty cũng như chế độ thưởng phạt thích đáng. Phần mềm KT TIME tự động tính và tổng hợp công từ số liệu máy chấm công chuyển về. Tự động kết nối chuyển tải dữ liệu từ máy chấm công. Tự động quy đổi số liệu chấm công theo hệ số đã khai báo. Chọn chỉnh sửa số liệu chấm công theo nhiều cách: Theo từng ngày, cả tháng hoặc chọn nhân viên bộ phận. Phần mềm này còn tự động lập các báo cáo liên quan cho cá nhân hoặc từng bộ phận . Như vậy việc ứng dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên là hoàn toàn có thể thực hiện được vì: Chi phí lắp đặt cho hệ thống máy chấm công, thẻ từ, và phần mềm chuyên dụng KT TIME không phải là quá cao, trong khi hiệu quả ứng dụng nó là rất lớn. Thể thức hoạt động rất đơn giản mang tính công nghiệp cao. Vì quyền lợi cụ thể của mỗi người, các nhân viên trong công ty chắc chắn sẽ tuân thủ nghiêm ngặt nội quy của công ty cũng như việc nâng cao ý thức trong hoạt động sản xuất. *Quy trình của việc lắp đặt hệ thống kiểm soát nhân viên bằng thẻ từ. Ưng dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên mang tính khả thi cao. Tuy nhiên khi áp dụng phải tuân thủ 3 bước: Bước 1: Phân tích hệ thống nhằm vạch ra các đề án thiết kế hệ thống thông tin của doanh nghiệp, xác định yêu cầu đối với mỗi hệ thống thông tin trên 4 mặt (khả năng kỹ thuật, khả năng kinh tế, khả năng hoạt động của hệ thống và chất lượng thông tin thu được) Bước 2: Thiết kế hệ thống Trước hết là việc sản xuất thẻ từ để phát cho cán bộ công nhân viên. Như đã trình bày ở phần trên thẻ từ có thể nhập ngoại hoặc mua của các công ty trong nước. Hình dáng của thẻ từ gồm: Mặt trước của thẻ có tên, logo của công ty, ảnh nhân viên, tên và chức vụ của nhân viên thuộc bộ phận nào, ngày tháng năm sinh...Quan trọng nhất là các mã vạch được mã hoá riêng biệt với từng người trong công ty. Mặt sau của thẻ được gắn một dải băng từ đã được mã hoá. Tiếp theo là lắp đặt một máy chấm công tại cổng công ty. Máy chấm công của công ty được liên hệ trực tiếp với phần mềm máy tính KT TIME giúp cho việc chuyển tải thông tin từ máy chấm công chuyển thẳng tới bộ phận tiền lương. Bước 3: Sau khi hệ thống được lắp đặt hoàn chỉnh doanh nghiệp cần tuyển chọn, đào tạo, sử dụng cán bộ, chuyển đổi từ hệ thống thông tin cũ của ngành sang hệ thống mới. Cuối cùng là việc cho hệ thống vận hành và xem xét đánh giá kết quả thu được. Kết luận Với những ưu điểm nổi bật của việc ứng dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên đã nêu ở phần trên các doanh nghiệp nên nghiên cứu, đầu tư để hoạt động quản lý nhân sự được tốt hơn. Nếu các doanh nghiệp áp dụng công nghệ thẻ từ trong hoạt động quản lý nhân sự – lao động – tiền lương sẽ giúp cho các nhà quản trị có các chiến lược, sách lược và linh hoạt ứng phó với những thay đổi trên thực tế. Đồng thời giúp các nhà quản trị điều chỉnh mức lương phù hợp để khuyến khích nhân viên làm việc tôt hơn. Các nhà quản trị cần phải xác định rằng quản lý con người là một vấn đề khó khăn phức tạp. Vì thế người quản lý nên áp dụng sao cho phù hợp nhất những ứng dụng của khoa học công nghệ vào việc quản lý nguồn nhân lực. Quá trình đưa tin học hoá nói chung vào quản trị kinh doanh nói chung và áp dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên nói riêng là một quá trình bức thiết, đòi hỏi phải có một thời gian chuẩn bị, tránh hình thức phô trương lãng phí. Vì vậy các doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ càng vềg mọi mặt toàn diện. Nhưng nếu làm tốt công tác chuẩn bị thì chắc chắn hiệu quả của việc quản lý nhân viên sẽ rất cao. Do thời gian nghiên cứu chưa lâu và với trình độ có hạn, việc thu thập tài liệu chưa đầy đủ, chắc chắn đề tài này chưa được hoàn chỉnh và khó tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy cô giáo đóng góp ý kiến để em hoàn thiện hơn đề tài của mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Thị Hồng Phương đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo khoa học của mình. Hà Nội, ngày 12 tháng 05 năm 2005 Sinh viên Đỗ Thị Lê Vân ._.