Ứng dụng soạn thảo của Microsoft Word

0 Bài 2: Chỉnh sửa văn bản 12 1. Sao chép văn bản 12 2. Chuyển văn bản 12 3. Sao chép dịnh dạng 12 4. Thiết lập các bảng Tab trống 12 Bài 3: Định dạng văn bản 13 1. Định dạng ký tự trang Meru 13 2. Cách gõ chỉ số trên dưới 13 3. Nén, dãn chữ 13 4. Làm việc với doan 14 Bài 4: Trình bày trang xem tài liệu trước khi in và in ấn 15 1. Trình bày trang 15 2. Xem tài liệu trước khi in ấn 17 Chương 2: Trang trí văn bản 19 Bài 5: Chen hiệu ứng đặc biệt 19 1. Chen thêm các ký hiệu đặc biệt 19 2. Chèn ảnh vào tài liệu 19 3. Chèn chữ nghệ thuật 21 Bài 6: Một số chức năng áp dụng cho đoạn văn bản 22 1. Chèn ký hiệu, đánh thứ tự đầu đoạn 22 2. Định số cột cho tài liệu 22 3. Tạo chữ cái lớn đầu dòng 22 4. Tạo đường viền và đặt nền khối văn bản 23 Bài 7: Làm việc với bảng 24 1. Tạo 1 bảng mới 24 2. Di chuyển trong bảng 24 3. Thêm các đờng kẻ vào bảng, tạo nền bảng 24 4. Tu sửa bảng 24 5. Nhập và tách ô trong bảng 25 6. Tạo công thức 25 Bài 8: Các công cụ đồ hoạ 27 1. Tạo 1 đối tượng đồ hoạ 27 2. Tô màu đồ hoạ 27 3. Chỉnh sửa đồ hoạ 27 4. Nhóm hình 28 Chương 3: Các thao tác kỹ năng 29 Bài 9: Một số kỹ năng khi soạn thảo văn bản 29 1. Đổi tên tài liệu 29 2. Sao chép tài liệu sang ở đĩa khác 29 3. Đặt mật khẩu cho tệp tài liệu 29 4. Tìm kiếm và thay thế văn bản 29 5. Gõ tắt văn bản 30 Bài 10: Tạo Tab dẫn và nhập công thức toán học 31 1. Thiết lập các điểm Tab với kí dẫn 31 2. Tạo phương trình công thức 32 Bài 11: Tạo mẫu STYPE và mục lục 32 1. Trình bày màn hình 32 2. Tạo mẫu STYPE 32 3. Tạo thêm nút stype trên thanh công cụ định dạng 34 4. Tạo mục lục tự động 34 Bài 12: Một số chức năng đặc biệt 35 1. Ghi chú thích cho từ hoặc đoạn 35 2. Chèn các ý kiến nhận xét cho đoạn 35 3. Tạo chỉ dẫn tham chiếu 36 4. Tạo nhãn tự động 37 5. Chèn File 38 Bài 13: Vẽ biểu đồ 38 Phần III: Sử dụng Excel làm bảng tính 40 Chương 1: Làm quen và các thao tác cơ bản bằng Excel 40 Bài 1: Nhập môn Excel 40 1. Khởi động và thoát khỏi Excel 40 2. Giới thiệu màn hình chính 40 3. Các loại dữ liệu và công thức toán học 42 Bài 2: Quản lý và dịnh dạng bảng tính 43 1. Quản lý lập bảng tính 43 2. Các loại địa chỉ Ô 44 3. Định dạng bảng tính 44 Bài 3: Chỉnh sửa trên bảng tính 48 1. Sao chép dữ liệu 48 2. Chèn dòng, cột, ô 49 3. Xoá dòng, cột, ô 49 4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu 49 Bài 4: Định dạng trang in và in ấn 50 1. Định dạng trang in 51 2. In bảng tính 53 Chương 2: Tính toán và hàm trong Excel 54 Bài 4: Khái niệm về hàm và sử dụng các hàm thống kê 54 1. Khái niệm về hàm 54 2. Các hàm thống kê 54 Bài 5: Hàm điều kiện và Logic 56 1. Hàm điều kiện IF 56 2. Hàm logíc and và or, not 56 Bài 6: Hàm tham chiếu và hàm văn bản 58 1. Hàm tham chiếu 58 2. Hàm văn bản 60 Bài 7: Các hàm ngày tháng và toán học 61 1. Hàm ngày tháng 61 2. Hàm toán học 62 Chương 3: Một số tiện ích trong Excel 63 Bài 8: Xắp xếp và lọc dữ liệu 63 1. Xắp xếp dữ liệu 63 2. Lọc dữ liệu 63 Bài 9: Tạo biểu đồ 66 Phần IV: Mô tả ứng dụng quản lý điểm của học sinh trường trung cấp 69 phần i: cài đặt bộ chương trình MS - office và bộ font tiếng việt bài 1: Cài đặt bộ chương trình MS - office 1/ Công cụ cần chuẩn bị Để cài đặt chương trình ta cần có các thiết bị sau trên máy tính Cài từ ổ đĩa CD: Bộ đĩa cài chương trình, ổ đĩa CD - ROM hoạt động tốt. Cài từ ổ đĩa cứng: Bộ chương trình cài đặt nằm trong ổ đĩa 2/ Tiến hành cài đặt Tìm đến bộ cài đặt chương trình nằm trong ổ đĩa cứng hoặc ổ đĩa CD Chạy tệp tin Setup.exe Xuất hiện màn hình : Nhập tên và CDkey có trên mặt đĩa hoặc ở file cdKey.txt trong ổ cứng => Nhấp Next để tiếp tục Chọn I accept để chấp nhận => Next Chọn Install Now Next cho đến khi gặp Finish => Quá trình cài đặt thành công (hình minh hoạ ở trang sau) bài 2: Cài đặt bộ font tiếng việt (vietkey 2000) 1/ Cài đặt Vietkey + Xác định vị trí của bộ cài trên đĩa CD hoặc ổ cứng + Truy cập vào thư mục chứa bộ cài => chạy file Setup + Chọn Next =>Next xuất hiện bảng chọn Typical =>Next + Cho đến khi xuất hiện Finish => Nhấp chuột chọn Finish với lựa chọn Sẽ khởi động lại máy tính sau + Copy file vào thư mục C:\Program Files\Vietkey2000 + Bây giờ để hoàn tất công việc ban hãy khởi động lại máy 2/ Đặt cấu hình cho VietKey + Chạy VietKey trong thư mục C:\Program Files\Vietkey2000 + Kích phải vào biểu tượng chữ V ở góc cuối bên phải màn hình + Chọn biểu tượng để hiện cửa sổ cấu hình của chương trình + Trên cửa sổ cấu hình của chương trình bao gồm các lựa chọn Kiểu gõ: Cho phép lựa chọn các kiểu gõ như gõ Telex hay Vni. Bảng mã: Lựa chọn cách mã hoá tiếng Việt (chủ yếu là mã hoá theo 2 bộ mã TCVN3 hoặc Unicode). Tuỳ chọn: Xác lập các chế độ hoạt động ngầm định của chương trình. Công cụ: Xác lập các công cụ kèm theo cần thiết Chọn Luôn chạy VietKey khi khởi động, bấm nút TaskBar để kết thúc Phần iI: ứng dụng soạn thảo của MS - Word Chương 1: Thao tác cơ bản Bài 1: Làm quen với Microsoft word 1. Khởi động Word và Thoát khỏi Word 1.1.Khởi động: Cách 1: - Khi đang làm việc trong môi trường Windows ta nháy kép trỏ chuột trên biểu tượng Microsoft Word để mở chương trình. Cách 2: Vào Start/Program/Microsoft Word (Biểu tượng chữ W màu xanh) 1.2.Thoát khỏi Word Cách 1: nháy trỏ chuột tại điểm x của hộp điều khiển nằm trên góc phải của màn hình chính. Cách 2: từ File chọn Exit 2. Giới thiệu màn hình chính Thanh tiêu đề Thanh công cụ chuẩn Thanh menu Thước Thanh định dạng Vùng soạn thảo Thanh vẽ Các thanh cuộn Sau khi khởi động Word màn hình chính sẽ xuất hiện, màn hình chính gồm các thành phần sau: - Title bar (thanh tiêu đề): Chứa tên của tài liệu hiện hành - Menu bar (thanh menu lệnh): Chứa các cụm lệnh: File, Edit, View ... - Toolbars (thanh công cụ chuẩn): Gồm các biểu tượng của lệnh - Text Area: Phần diện tích dùng để soạn thảo văn bản - Status bar (thanh trạng thái): Nằm phía dưới cùng của màn hình chính, đưa ra các thông tin về trạng thái làm việc của Word như số trang hiện hành, tổng số trang của tập tài liệu, dòng, cột hiện tại ... - Thước (Ruler): Hiển thị thước ngang, dọc văn bản * Các quy ước chung Muốn chọn cụm lệnh chính nào (File, Edit, View ...) bấm Alt + chữ cái được gạch chân trong lệnh đó Ví dụ: Muốn chọn File ta bấm Alt + F 3. Tạo một tài liệu mới 3.1. Nhập một văn bản Sau khi khởi động Word, màn hình sẽ mở ra một vùng làm việc còn trống và một con trỏ chớp chớp đánh dấu nơi nhận văn bản, ta sẽ gõ văn bản từ vị trí này. Khi đang làm việc với một văn bản mà muốn mở một văn bản mới: Vào File sau đó chọn New 3.2. Giới thiệu một số phím chức năng trong soạn thảo - Đưa con trỏ lên trên, xuống dưới một dòng văn bản - Đưa con trỏ qua trái, qua phải một ký tự - Đưa con trỏ về đầu dòng hiện thời : ấn phím Home - Đưa con trỏ về cuối dòng hiện thời : ấn phím End - Ngắt từ vị trí con trỏ xuống dòng dưới : ấn phím Enter - Viết chữ hoa đầu câu : Giữ phím Shift + ký tự cần viết - Xoá kí tự ở bên phải con trỏ: Bấm phím Delete - Xoá kí tự ở bên trái con trỏ: Bấm phím BackSpase - Xoá khối văn bản: Đánh dấu khối văn bản muốn xoá sau đó bấm Delete. Chú ý: Nếu lỡ xoá nhầm, có thể lấy lại đoạn văn bản đã xoá bằng lệnh Edit -> Undo hoặc bấm Ctrl + Z 3.3. Di chuyển trong màn hình - Muốn lên xuống một trang màn hình: Bấm PgUp hoặc PgDn. - Muốn lên đỉnh của màn hình hiện tại: bấm Ctrl + Alt+ PgUp - Muốn xuống của màn hình hiện tại: bấm Ctrl + Alt+ PgDn - Muốn đến đầu trang kế trước: Bấm Ctrl + PgUp - Muốn đến đầu trang tiếp theo: Bấm Ctrl + PgDn - Muốn đến đầu hoặc cuối tài liệu: Bấm Ctrl + Home hoặc Ctrl + End. 3.4. Chọn văn bản - Chọn một khối văn bản bất kỳ: Bấm chuột vào đầu khối, ấn giữ Shift sau đó đưa trỏ chuột xuống cuối khối và nhắp chuột. - Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu dòng: Bấm Shift + Home - Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối dòng: Bấm Shift + End - Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản: Bấm Shift + Ctrl + Home - Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản: Bấm Shift + Ctrl + End - Chọn toàn bộ văn bản: Bấm Ctrl + A 3.5. Định dạng ký tự a) Định dạng Font chữ Chọn Khối văn bản cần định dạng, sau đó nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp tên Font chữ, một danh sách các tên font hiện ra, từ đó chọn Font cần sử dụng. b) Thay đổi cỡ chữ: Nháy chuột vào mũi tên xuống trong hộp Font Size, chọn số chỉ cỡ Font c) Thay đổi kiểu chữ: - Có 3 kiểu thể hiện: đậm (Bold), nghiêng (Italic), Gạch dưới (Underline) - Muốn chọn ký tự nào thì Click vào một trong các ký tự B, I, U trên thanh công cụ 4. Quản lý tài liệu 4.1. Lưu giữ tài liệu Vào File chọn Save - Gõ tên tài liệu vào hộp File Name. - Chọn ổ đĩa và thư mục lưu tài liệu ở Save in - Bấm chột vào Save 4.2. Đóng tài liệu Vào File chọn Close 4.3. Mở một tài liệu Để mở một tài liệu đã có sẵn trong máy: Vào File chọn Open Chọn thư mục đang lưu tài liệu ở Look in Trong mục File Name, bấm chọn tên tập tin muốn mở Bấm nút Open Bài 2: chỉnh sửa văn bản 1. Sao chép văn bản Chọn văn bản muốn sao chép Vào Edit/Copy (Ctrl+C) Chuyển con trỏ đến vị trí mới Vào Edit/Paste (Ctrl + V) 2. Chuyển văn bản Chọn văn bản muốn chuyển Vào Edit/Cut (Ctrl+X) Chuyển con trỏ đến vị trí mới Vào Edit/Paste 3. Sao chép định dạng 1. Bôi đen khối đã định dạng 2. Bấm vào nút Format Painter 3. Đưa con trỏ hình chổi quét trên những vùng cần định dạng Ghi chú: Muốn sao chép được nhiều lần phải bấm kép chuột trên nút Format Painter 4. Thiết lập các điểm TAB trống Các điểm Tab được thiết lập chuẩn sau mỗi khoảng cách 0.5 inchs bắt đầu từ mép trái của trang in. Ta có thể thay đổi vị trí của các điểm Tab của các đoạn văn bản được chọn. Khi thiết lập một điểm Tab mới các Tab mặc nhiên sẽ bị xoá hết 1. Chọn đoạn văn bản muốn thiết lập Tab 2. Bấm trỏ chuột vào góc bên trái của thước nằm ngang đến khi nhận được Tab muốn dùng 3. Trên thước đo, bấm trỏ chuột vào vị trí muốn đặt Tab 4. Đưa con trỏ đến vị trí cần đẩy Tab và ấn phím Tab Bài 3: Định dạng văn bản 1. Định dạng ký tự trong menu Chọn phần văn bản muốn thay đổi Vào Format chọn Font, hộp hội thoại Font sẽ xuất hiện Font: Lựa chọn kiểu phông chữ Font stype: Lựa chọn kiểu chữ Size: Lựa chọn cỡ chữ Underline: Các kiểu gạch chân chữ Color: Chọn màu chữ Fffects: Định dạng chữ theo mẫu có sẵn 2. Cách gõ chỉ số trên, dưới + = + = - Shift + Ctrl + Phím Gõ chỉ số trên - Ctrl + Phím Gõ chỉ số dưới Muốn con trỏ trở về bình thường, gõ lại các phím trên 3. Nén, dãn chữ - Bôi đen khối văn bản - Vào Format/Font/Character Spacing. Màn hình sẽ xuất hiện hội hội thoại gồm các mục + Spacing . . . By 5 Giãn chữ 6 Nén chữ 4. Làm việc với đoạn Để căn chỉnh đoạn văn bản: vào Format chọn Paragraph, hộp hội thoại Paragraph sẽ xuất hiện. Bấm chọn Indent and Spacing. - Indentation: đặt độ lệch so với lề + Left: Độ lệch lề trái + Right: Độ lệch lề phải - Special: định dạng cho dòng đầu tiên của văn bản + None: Không sử dụng Special + First line: Để dòng đầu tiên thụt vào + Hanging: Để tạo dòng đầu nhô ra (Chú ý: Có thể đặt độ lệch so với lề bằng thước trên màn hình) - Spacing: Chỉnh khoảng trống phía trước và sau đoạn văn bản + Before: Chỉnh khoảng trống phía trước đoạn văn bản + Apter: Chỉnh khoảng trống phía sau đoạn văn bản - Line Spacing At: chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản + Single: để cách dòng đơn + 1.5 line: để cách 1 dòng rưỡi + Double: để cách dòng đôi + At Least: Để cách dòng ít nhất (sau đó gõ giá trị cách dòng vào At) + Exactly: Để cách dòng chính xác (sau đó gõ giá trị cách dòng vào At) + Multiplt: để cách dòng theo hệ số lần dòng đơn Bài 4: Trình bầy trang & Xem tài liệu trước khi in và in ấn 1. Trình bầy trang 1.1. Chọn cỡ giấy và hướng in Vào File chọn Page Setup. Hộp hội thoại Page Setup sẽ xuất hiện Chọn phần Page Size trong hội thoại Page Setup - Paper Size: Chọn cỡ giấy cho trang in - Orientation: Chọn hướng giấy + Portrait: hướng giấy dọc + Landscape: hướng giấy ngang - Apply To: Bấm chọn một trong 3 khả năng áp dụng cỡ giấy in và hướng in: + This Section: Để áp dụng cho vùng hiện tại + This Point Forward: Để áp dụng in từ vị trí hiện tại đến vùng kế sau + Whole Document: Để áp dụng cho toàn bộ tài liệu. - Default: bấm vào nút này nếu muốn cố định cỡ giấy và các phần vừa chỉnh sửa cho máy tính 1.2. Đặt lề trang Vào File chọn Page Setup. Hộp hội thoại Page Setup sẽ xuất hiện Chọn phần Margins trong hội thoại Page Setup - Top: đặt lề trên - Bottom: đặt lề dưới - Left: đặt lề trái - Right: đặt lề phải - From Edge: đặt lề cho tiêu đề đầu và cuối trang - Header: Đặt lề cho tiêu đề đầu trang - Footer: Đặt lề cho tiêu đề cuối trang - Mirror Margins: Tạo trang đối nhau (áp dụng cho tài liệu in 2 mặt) - Default: bấm vào nút này nếu muốn cố định các phần vừa chỉnh sửa cho máy tính 1.3. Đánh số trang 1. Vào menu Insert chọn Page Number. Hộp thoại Page Number xuất hiện 2. Trong mục Position chọn vị trí đánh số trang: - Top of Page: Đánh số ở đầu trang - Bottom of Page: Đánh số ở cuối trang 3. Trong mục Alignment: Chọn Left, Center, Right hoặc Inside hay Outside để đặt số trang ở bên trái, giữa, bên phải, nằm phía trong cùng hay ngoài cùng của trang 4. Nếu đánh số trang ngay từ trang đầu tiên ta bấm chọn hộp Show Number on First Page 5. Bấm vào nút Format để chọn kiểu đánh số trang. Gõ số bắt đầu của trang đầu tiên ở hộp Start At 1.4. Thiết lập Tiêu đề đầu và cuối trang Vào View chọn Header and Footer Gõ tiêu đề trang vào phần dành cho tiêu đề (Header) Chèn số trang Chuyển xuống tiêu đề cuối trang và ngược lại 3. Chọn nút Close để trở về tài liệu chính * Muốn xoá bỏ các tiêu đề đầu và cuối trang ta bấm kép chuột trên phần tiêu đề và xoá hết các văn bản ở trong đó. 2. Xem tài liệu trước khi in và in ấn 2.1. Chế độ hiển thị tài liệu trước khi in (Print Preview) - Vào File chọn Print Preview Màn hình Print View có các nút lệnh sau: Bật, tắt chế độ phóng to, thu nhỏ tài liệu Hiện nhiều trang trên màn hình Bật, tắt thước - Phím Page Up: Lật trang trước - Phím Page Down: Lật trang sau Ra khỏi chế độ Print View 2.2. In ấn 1. Vào File chọn Print 2. Hộp hội thoại Print hiện ra ta chọn: - All: Nếu in toàn bộ tài liệu - Current Page: Nếu chỉ in trang tài liệu đang hiện hành - Pages: + Nếu in một số trang liên tục ta đặt trang đầu và trang cuối cần in cách nhau bằng dấu (-). Ví dụ muốn in từ trang 5 đến trang 12 của tài liệu ta gõ vào: 5-12 + Nếu in một số trang không liên tục ta đặt các trang cách nhau bằng dấu (,). Ví dụ muốn in trang 2, 7, 9 ta gõ vào như sau: 2,7,9 - Chọn số lần in 1 tài liệu ở hộp Copies. 3. Chọn OK để in Hủy bỏ việc in: Khi đã ra lệnh in tài liệu, để ngắt hay huỷ bỏ việc in bấm phím Esc trên bàn phím. Chương 2: trang trí trang văn bản B àI 5: Chèn hiệu ứng đặc biệt 1. Chèn thêm các kí hiệu đặc biệt 1. Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn thêm kí hiệu 2. Vào Insert chọn Symbol 3. Trong mục Font, bấm chọn tên font cần thiết có chứa các kí hiệu muốn chọn 4. Bấm trỏ chuột tại vị trí kí hiệu muốn chèn sau đó bấm vào nút Insert. Muốn chèn kí hiệu khác làm lại từ bước 3 5. Bấm Close để kết thúc 2. Chèn ảnh vào tài liệu 1. Vào Insert /Picture/Clip Art 2. Chọn hình ảnh cần chèn 3. Kích chuột trái =>Chọn nút Insert Chỉnh sửa ảnh: Bấm chọn ảnh cần chỉnh (Khi thấy xuất hiện ô vuông nhỏ xung quanh ảnh là anh đã được chọn) - Thay đổi kích thước ảnh: đưa trỏ chuột đến ô vuông nằm ở mép ảnh, khi thấy xuất hiện mũi tên 2 chiều thì bấm và kéo chuột để thay đổi - Thay đổi vị trí ảnh: đưa trỏ chuột vào trong ảnh, khi thấy xuất hiện mũi tên 4 chiều thì bấm chuột và kéo đến vị trí mới. - Xoá ảnh: chọn ảnh cần xoá sau đó nhấn phím Delete - Đặt kiểu hiện thị giữa ảnh và văn bản + Bấm chọn ảnh + Vào Format/Picture/Layout sau đó chọn mẫu hiển thị + Wrapping Style : Kiểu hiệu ứng + Horizontal alignment : Căn lề cho đối tượng ảnh + Advanced : Các tuỳ chọn nâng cao - Wrapping Style : Kiểu hiệu ứng - Wrap Text :Vị trí của Text - Distance from Text : Khoảng cách từ ảnh tới Text 3. Chèn chữ Nghệ thuật 1 Vào Insert /Picture/Word Art 2. Chọn mẫu chữ sau đó bấm OK 3. Gõ chữ vào hộp Text sau đó chọn font chữ và cỡ chữ à bấm OK 4. Sửa chữ (sửa trên thanh Word Art) - Sửa nội dung, font chữ Chọn lại mẫu chữ Định dạng chữ, chọn màu chữ Chọn kiểu hiển thị Xoay chữ: bấm vào nút Free Rotate sẽ thấy xuất hiện điểm tròn màu xanh ở 4 góc của chữ, khi đó đưa chuột vào điểm màu xanh bất kỳ bấm kéo chuột để xoay Bài 6: một số chức năng áp dụng cho đoạn văn bản 1. Chèn Ký hiệu, đánh thứ tự đầu đoạn Cách 1: Dùng nút lệnh trên thanh công cụ - Chọn các đoạn cần định dạng - Nháy chuột lên biểu tượng để chèn ký hiệu đầu mỗi đoạn văn bản - Nháy chuột lên biểu tượng để đánh thứ tự cho mỗi đoạn Khi không muốn định Bulletes hay Numbering: bấm trở lại một trong 2 nút trên Cách 2: Dùng Menu Chọn các đoạn Vào Format chọn Bulletes and Numbering * Chọn phần Bulletes: nếu muốn chèn ký hiệu đặc biệt đầu đoạn Muốn chèn thêm ký hiệu bấm vào Customize rồi bấm vào Bullet sau đó chọn ký hiệu, bấm OK * Chọn phần Numbered: Nếu muốn đánh số thứ tự đầu đoạn Chọn kiểu số rồi bấm OK 2. Định số cột cho tài liệu - Vào Format chọn Columns. - Gõ số cột cần tạo vào Number of Columns - Muốn có đường kẻ giữa các cột bấm vào Line Between - Gõ khoảng cách giữa 2 cột vào Spacing. * Có thể tạo cột bằng cách bấm vào nút Columns trên thanh công cụ rồi chọn số cột muốn trình bày. 3. Tạo chữ cái lớn đầu dòng 1. Chọn chữ cái đầu tiên trong đoạn văn bản 2. Vào Format chọn Drop Cap 3. Trong mục Position, bấm chọn Dropped hay In Margin 4. Trong Font, bấm chọn loại Font áp dụng cho chữ cái lớn 5. Tại mục Line To Drop: Đưa vào số dòng văn bản nhường chỗ cho chữ cái lớn 6. Tại mục Distance From Text: Đưa vào số ký tự trống ngăn cách giữa chữ cái lớn với phần văn bản còn lại của đoạn. 7. Bấm chọn OK * Để huỷ bỏ hiệu ứng Drop Cap đối với đoạn văn bản đã tạo chữ cái lớn: Trong mục Position của hộp Drop Cap bấm chọn None 4. Tạo Đường viền và đặt nền khối văn bản - Bôi đen khối cần đặt nền - Vào Format/Boders and Shading * Chọn Boders: nếu muốn tạo đường viền xung quanh khối văn bản - Chọn kiểu đường viền ở Style - Chọn kiểu viền ở Setting * Page Boders: Viền Xung quang trang * Shading: đặt nền khối (chọn kiểu nền ở hộp Fill) Bài 7: Làm việc với bảng 1. Tạo một bảng mới 1. Đưa điểm trỏ đến vị trí muốn chèn bảng mới 2. Vào Table chọn Insert => Table. Hộp hội thoại xuất hiện 3. Đưa số cột vào mục Number of Columns, đưa số dòng vào Number of Rows 5. Chọn OK 2. Di chuyển trong bảng. Để di chuyển trong một bảng, bấm trỏ chuột trên ô muốn chuyển đến hoặc bằng các tổ hợp phím đặc biệt sau: Di chuyển đến ô kế tiếp Di chuyển đến ô trước đó Lên trên hay xuống hàng dưới Đến ô đầu tiên trong hàng Đến ô cuối cùng trong hàng Đến ô đầu tiên trong cột Đến ô cuối cùng trong cột Tab Shift + Tab ộ hay ờ Alt + Home Alt + End Alt + Page Up Alt + Page Down 3. Thêm các đường kẻ vào bảng, tạo nền bảng * Muốn đưa các biên và đường kẻ vào trong bảng thực hiện như sau: 1. Đưa điểm trỏ nhận văn bản vào trong bảng 2. Vào Format chọn Border and Sharding 3. Trong mục Presets, chọn các mục sau - Grid: Tạo đường kẻ cho toàn bảng - Box: Chỉ tạo đường kẻ viền xung quanh bảng - None: Loại bỏ đường kẻ trong toàn bảng. 4. Trong mục Line, chọn kiểu đường kẻ dùng cho bảng 5. Chọn OK * Tạo nền bảng: 1. Chọn các ô cần tạo nền 2. Vào Format/Border and Sharding /Sharding 3. Bấm chọn nền ở Fill 4. Chọn OK 4. Tu sửa bảng a) Chọn các ô, các hàng, các cột - Muốn chọn 1 ô bấm trỏ chuột trên lề trái của ô đó (ở giữa phần văn bản và đường viền của ô) - Muốn chọn 1 hàng: Vào Table chọn Select => Row - Muốn chọn 1 cột: Vào Table chọn Select => Column - Muốn chọn nhiều ô, hàng, cột bấm rê trỏ chuột chạy qua các ô, hàng, cột cần chọn. -Muốn chọn toàn bảng: Vào Table chọn Select => Table b) Chèn thêm hàng, cột vào bảng - Chèn thêm hàng: + Chọn hàng tạo vị trí cần chèn. + Vào Table chọn Insert => Row, hàng mới được chèn vào sẽ nằm trên hàng được chọn - Chèn thêm cột: + Bấm chọn cột tại vị trí cần chèn + Vào Table chọn Insert => Colums, cột mới được chèn vào sẽ nằm bên trái cột được chọn c) Xoá hàng, cột trong bảng - Xoá hàng: Bấm chọn hàng muốn xoá, sau đó vào Table/Delete =>Row - Xoá cột: Bấm chọn cột muốn xoá, sau đó vào Table/Delete => Colums - Xoá bảng: Bấm chọn toàn bảng, sau đó bấm vào nút Cut (hình kéo) trên thành công cụ d) Di chuyển hay sao chép các ô, hàng, cột của bảng Muốn sao chép hay di chuyển văn bản, đồ hoạ hoặc hình ảnh trong bảng ta sử dụng các phương pháp giống như ở ngoài bảng. 5. Nhập và tách ô trong bảng * Nhập ô: Chọn các ô muốn nhập lại sau đó vào Table chọn Merge. * Tách ô: Chọn 1 ô muốn tách sau đó vào Table chọn Split Cells. Khi hộp hội thoại Split Cells hiện ra ta gõ số cột cần tách vào Number of Column. 6. Tạo công thức - Đặt con trỏ vào ô cần chứa công thức - Vào Table chọn Formula, khi đó xuất hiện hộp thoại Tại hộp Formula: Cho phép ta gõ trực tiếp công thức VD: = SUM(Left) Cộng các số cùng dòng phía bên trái ô được chọn Bài 8: Các công cụ đồ hoạ (drawing) 1. Tạo một đối tượng đồ hoạ Để bật hoặc tắt thanh công cụ đồ hoạ, bấm chuột vào biểu tượng Drawing trên thanh công cụ. - Vẽ đoạn: Bấm trỏ chuột vào nút Line trên thanh Drawing, con trỏ biến thành dấu + , sau đó đưa trỏ chuột đến vị trí cần vẽ trong tài liệu và rê chuột để vẽ (nếu vẽ đường thẳng thì ấn Shift trong lúc vẽ) - Vẽ hình chữ nhật: Bấm trỏ chuột vào nút Rectangle rồi rê chuột để vẽ (nếu vẽ hình vuông thì ấn Shift trong lúc vẽ) - Vẽ hình Oval: Bấm trỏ chuột vào nút Oval rồi rê chuột để vẽ (nếu vẽ hình tròn thì ấn Shift trong lúc vẽ) - Bấm vào AutoShapes để chọn các hình có mẫu sẵn trong Winword97 - Tạo hộp văn bản (Text Box): Bấm chuột vào nút Text Box. Hộp Text Box này cho phép chứa văn bản, đồ hoạ, công thức ... bên trong. 2. Tô màu đồ hoạ * Tô màu nền: Chọn đồ hoạ cần tô sau đó bấm vào nút Fill Color. Hộp màu xuất hiện trong đó. - No Fill: Không có nền - More Fill Color: Hiện bảng màu tự chọn - Fill Effects: Trộn màu * Tô màu đường vẽ: Chọn đồ hoạ cần tô sau đó bấm vào nút Line Color - No Fill: Không có đường viền - More Fill Color: Hiện bảng màu tự chọn - Patterned Lines: Chọn mẫu đường viền 3. Chỉnh sửa đồ hoạ - Chọn nhiều hình: + Cách 1: ấn giữ Shift sau đó bấm chọn các đối tượng + Cách 2: Bấm trỏ chuột vào nút Select Object (hình mũi tên) rồi vẽ đường bao quanh các đối tượng muốn chọn. - Chọn kiểu nét vẽ: Bấm trỏ chuột vào nút Line Style sau đó chọn kiểu đường vẽ thích hợp. - Thay đổi hình đã vẽ: bấm chọn hình cần thay đổi sau đó bấm vào Draw, chọn Change AutoShape, chọn hình mẫu. - Thêm chữ vào hình: Bấm chuột phải trên hình, chọn Add Text - Thay đổi vị trí: Bấm chọn hình, sau đó đưa trỏ chuột vào mép của hình đã vẽ, khi thấy trỏ chuột đổi thành hình mũi tên có mũi tên 4 chiều thì bấm giữ và rê chuột đến vị trí cần chuyển tới. - Thay đổi hình dạng, kích thước: Bấm chọn hình, đưa trỏ chuột đến một trong các ô vuông nhỏ , khi thấy xuất hiện mũi tên 2 chiều thì bấm giữ và rê trỏ chuột để thay đổi kích thước. - Xoay hình: + Bấm chọn hình cần xoay + Bấm vào nút Free Rotate + Đưa con trỏ đến điểm màu xanh trên hình, bấm giữ và xoay theo ý * Sao chép, xoá đối tượng: - Xoá: Chọn đối tượng, sau đó bấm phím Delete - Sao chép: + Chọn đối tượng, sau đó bấm nút Copy + Bấm chọn nút Paste 4. Nhóm hình: - Chọn các hình cần nhóm - Vào Draw chọn Group Muốn bỏ nhóm : Vào Drow chọn Ungroup Chương 3: Các thao tác kỹ năng Bài 9: Một số kỹ năng khi soạn thảo văn bản 1. Đổi tên tài liệu 1. Vào File chọn Save As 2. Gõ tên mới ở File Name 3. Chọn Save 2. Sao chép tài liệu sang ổ đĩa khác 1. Vào File chọn Save As 2. Chọn ổ đĩa cần sao chép sang ở Save in 3. Chọn Save 3. Đặt mật khẩu cho tệp tài liệu Vào File chọn Save Đặt tên tài liệu ở File Name Bấm chuột vào Options.., sau đó gõ mật khẩu vào mục Password to open, tiếp đó chọn OK Nhập lại mật khẩu vào mục Reenter Password to open -> chọn OK Bấm chuột vào Save Đóng tài liệu và mở lại để kiểm tra kết quả 4. Tìm kiếm và thay thế văn bản Vào Edit chọn Replace Find What: Đưa vào nội dung văn bản bị thay thế Replace With: Đưa vào nội dung văn bản mới được thay thế Bấm Replace: Nếu thay thế từng văn bản một Bấm Replace All: Nếu thay thế trong toàn bộ tài liệu tất cả những văn bản đã được xác định. Chọn OK sau đó chọn Close 5. Gõ tắt văn bản a) Gõ tắt bằng AutoText 1. Chọn đoạn văn bản cần ghi nhớ 2. Vào Insert chọn Autotext - Đặt tên cho đoạn văn bản được ghi nhớ vào hộp Enter Autotext entries here - Bấm nút Add để ghi 3. Khi cần chèn đoạn văn bản đã được ghi nhớ trong Auto Text ta gõ tên đoạn văn bản sau đó bấm F3. Ghi chú: Muốn xoá đoạn văn bản đã lưu trong AutoText thì bấm chọn tên đoạn văn bản sau đó bấm vào nút Delete. b) Gõ tắt bằng AutoCorrect Vào Tools chọn AutoCorrect Chọn hộp hình vuông Replace Text As You Type Replace: Gõ vào chữ đánh tắt With: Chữ được thay thế Bấm vào nút Add để ghi lại. Bấm OK để ra khỏi Khi muốn gõ tắt ta gõ chữ tắt sau đó bấm phím dấu cách Ghi chú: Muốn xoá đoạn văn bản đã lưu trong AutoCorrect thì bấm chọn tên đoạn văn bản sau đó bấm vào nút Delete. Bài 10: Tạo tab dẫn và nhập công thức toán học 1. Thiết lập các điểm Tab với kí tự dẫn 1. Vào Format chọn Tab 2. Trong mục Tab Stop Position gõ vào điểm dừng của Tab 3. Trong mục Alignment , bấm chọn loại Tab muốn thiết lập 4. Trong mục Leader bấm chọn kiểu kí tự dẫn 5. Chọn Set để thiết lập Muốn thiết lập Tab tiếp theo lặp lại từ bước 2 6. Chọn OK để kết thúc việc thiết lập Tab * Xoá hay di chuyển các điểm Tab: - Chọn các đoạn văn bản cần thao tác - Để xoá Tab: + Cách 1: Bấm và rê trỏ chuột trên ký hiệu Tab ra khỏi thước đo nằm ngang + Cách 2: Vào Format chọn Tab: - Bấm vào Clear nếu muốn xoá một Tab - Bấm Clear All nếu muốn xoá tất cả các Tab - Để dịch chuyển điểm Tab, bấm rê trỏ chuột trên ký hiệu Tab trên thước đo ngang và rời đến vị trí mới 2. Tạo phương trình, công thức (Equation Editor). 1. Đưa điểm trỏ nhận văn bản đến nơi muốn chèn công thức 2. Vào Insert chọn Object. Khi hộp hội thoại Object xuất hiện, chọn Microsoft Equation, sau đó bấm OK. 3. Tạo phương trình bằng cách đưa vào văn bản và bấm chọn các kí hiệu, toán tử và các khuôn mẫu từ thanh công cụ Equation Editor. Bài 11: tạo mẫu stype và mục lục 1. Trình bày màn hình a) Bật, tắt các thanh công cụ - Bật các thành công cụ trên màn hình: Vào View chọn Toolbars sau đó bấm chọn thanh công cụ cần bật. - Tắt thanh công cụ: Vào View chọn Toolbars sau đó bấm chọn thanh công cụ cần tắt. b)- Hiển thị thước trên màn hình: + Vào View chọn Ruler 2. Tạo mẫu Stype a. Cách tạo Stype Bấm chuột vào Format chọn Stype Bấm chuột vào New để tạo mẫu Stype mới + Bấm chuột vào Name: đặt tên cho Stype + Bấm chuột vào Format để định dạng cho mẫu Stype + Bấm chuột vào Shortcutkey để tạo phím tắt cho mẫu Stype (nếu cần) + Bấm OK để ghi lại mẫu Stype Muốn chỉnh sửa lại mẫu Stype ta bấm chuột vào Modify... Muốn xoá mẫu Stype ta bấm chuột vào Delete Nhấn chuột vào Apply để áp dụng Stype cho tệp văn bản hiện tại Muốn áp dụng Stype cho tất cả các File trong Word ta làm như sau: + Nhấn chuột vào Organizer.....xuất hiện hộp thoại + Bấm chọn Stype cần sử dụng cho tất cả các File ở hộp bên trái sau đó nhấn vào nút Copy để sao chép sang hộp bên phải. + Chọn Close để đóng cửa sổ b. Cách gán Style đã thiết lập cho tài liệu Chọn đoạn văn bản cần gán Stype Bấm chuột vào nút trên thanh công cụ định dạng Chọn tên Stype cần gán cho đoạn 3. Tạo thêm nút Stype trên thanh công cụ định dạng Bấm chuột vào View/Toolbars/Customize... Bấm chọn Commands. Tại Categories ta chọn Stype Bấm Chọn Stype cần tạo nút lệnh kéo lên thanh công cụ. 4. Tạo mục lục tự động Thiết lập Stype cho các đoạn cần đưa lên mục lục Mở tài liệu cần tạo bảng mục lục Vào insert chọn Index and Table... xuất hiện hộp thoại Chọn Table and Contents + Formats: Cho phép lựa chọn kiểu dáng của bảng mục lục + Show page number: ẩn hiện số trang của mục lục + Right align page number: Muốn căn số trang theo mép phải của trang + Show levels: ẩn hiện cấp độ của mục lục + Tab leader: Đặt ký tự dẫn + Options: Đặt cấp độ của mục lục theo thứ tự tăng dần 1, 2, 3,.... + Bấm chuột vào OK Bấm chọn Stype cần tạo nút lệnh và kéo lên thanh công cụ Bài 12: một số chức năng đặc biệt 1. Ghi chú thích cho từ hoặc đoạn Đặt con nháy vào cuối từ hoặc đoạn muốn ghi chú thích Vào insert chọn Footnote ... Xuất hiện hộp thoại + Chọn Footnote: đặt chú thích ở cuối trang + Chọn Endnote: đặt chú thích ở cuối tài liệu + Chọn AutoNumber: Máy tự động đánh số thứ tự cho chú thích + Chọn Custom Mark: đặt ký tự bất kỳ cho chú thích + Chọn xong bấm OK - Đưa con trỏ đến cuối trang hoặc cuối tài liệu để nhập lời giải thích cho đoạn 2. Chèn các ý kiến nhận xét cho đoạn Chọn đoạn văn bản cần chèn ý kiến nhận xét Vào insert chọn Comment Xuất hiện cửa sổ soạn thảo ta nhập ý kiến nhận xét Nhập xong ta nhấn mục Close Muốn xoá ý kiến nhận xét ta nhấn phím phải chuột vào đoạn văn bản đã tạo ý kiến nhận xét và chọn Delete Comment 3. Tạo chỉ dẫn tham chiếu a. Cách tạo Bước 1 Lựa chọn đoạn văn bản đích cần tham chiếu đến Vào insert chọn Bookmark ... Xuất hiện hộp thoại Bookmark ta đặt tên cho đoạn văn bản vào hộp Bookmark Bước 2 Lựa chọn đoạn văn bản cần đặt chỉ số tham chiếu Vào Insert chọn Hyperlink (hoặc bấm chuột vào biểu tượng Insert Hyperlink trên thanh công cụ). Xuất hiện hộp thoại Tại mục Named location in file(optional) ta bấm chọn mục Browse Xuất hiện hộp thoại bấm chọn tên đoạn văn bản cần tham chiếu đến. Chọn OK b. Cách dùng - Đưa chuột vào đoạn văn bản đã đặt chỉ số tham chiếu, khi xuất hiện bàn tay chỉ ta bấm chuột. 4. Tạo nhãn tự động Vào trong Insert chọn Caption Bấm chọn mục New Label tạo nhãn mới Đặt tên xong ta nhấn OK/OK Khi muốn xuất hiện nhãn, ta đặt con trỏ vào vị trí cần chèn nhãn sau đó vào Insert chọn Caption chọn nhãn đã đặt sau đó nhấn OK 5. Chèn file Lựa chọn đoạn văn bản Và._.