Ứng dụng Microsoft Access vào kế toán tổng hợp của công ty cổ phần vận tải An Giang

ực hiện: NGÔ MINH HIẾU Lớp : DH6KT2 Mã số Sv: DKT052185 Người hướng dẫn: Ths TRÌNH QUỐC VIỆT Long Xuyên, tháng 06 – năm 2009 CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI KHOA KINH TẾ-QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐẠI HỌC AN GIANG Người hướng dẫn : Ths TRÌNH QUỐC VIỆT (Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký) Người chấm, nhận xét 1 : ………….. (Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký) Người chấm, nhận xét 2 : ………….. (Họ tên, học hàm, học vị và chữ ký) Khoá luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ luận văn Khoa Kinh tế-Quản trị kinh doanh ngày ….. tháng 06 năm 2009 LỜI CÁM ƠN Tôi chân thành cám ơn các cán bộ giảng viên trong trường Đại học An Giang cũng như giảng viên thỉnh giảng đã nhiệt tình truyền thụ kiến thức, đặc biệt là kiến thức về phương pháp nghiên cứu và kiến thức về chuyên ngành kế toán, để tôi có thể tiến hành thực tập và làm khóa luận này. Tôi cũng chân thành cám ơn đến các cán bộ trong công ty cổ phần vận tải An Giang đã tạo điều kiện cho tôi thực tập và hoàn thành khóa luận. Tôi đặc biệt cám ơn giảng viên Trình Quốc Việt đã nhiệt tình hướng dẫn tôi trong thời gian thực hiện khóa luận. Trân trọng Ngô Minh Hiếu MỤC LỤC Chương 1. MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1 1.1. Cơ sở hình thành ............................................................................................ 1 1.2. Phạm vi mục tiêu nghiên cứu......................................................................... 2 1.3. Phương pháp nghiên cứu................................................................................ 2 1.4. Ý nghĩa ........................................................................................................... 2 1.5. Nội dung nghiên cứu...................................................................................... 3 Chương 2. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG........... 4 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty ...................................................................... 4 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển................................................... 4 2.1.2. Thông tin chung về doanh nghiệp................................................... 4 2.2. Những thuận lợi, khó khăn và phương hướn phát triển ................................. 5 2.2.1. Thuận lợi ......................................................................................... 5 2.2.2. Khó khăn ......................................................................................... 5 2.2.3. Phương hướng phát triển................................................................. 5 2.3. Cơ cấu tổ chức, quản lý.................................................................................. 6 2.4. Công tác kế toán tại đơn vị ............................................................................ 8 2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................. 8 2.4.2. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp ................ 8 2.4.3. Hình thức sổ kế toán ....................................................................... 9 Chương 3. CƠ SỞ LÝ LUẬN....................................................................................... 10 3.1. Tổng quan về kế toán ................................................................................... 10 3.1.1. Định nghĩa về kế toán ................................................................... 10 3.1.2. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán............................................. 10 3.1.3. Vai trò của kế toán ........................................................................ 10 3.1.4. Nhiệm vụ của kế toán.................................................................... 11 3.2. Khát quát về hệ thống thông tin kế toán ...................................................... 11 3.2.1. Lý thuyết về hệ thống.................................................................... 11 3.2.2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp ........................................ 12 3.2.3. Hệ thống thông tin kế toán............................................................ 12 3.3. Sổ kế toán..................................................................................................... 14 3.3.1. Sổ kế toán...................................................................................... 14 3.3.2. Các loại sổ kế toán ........................................................................ 14 3.3.2.1. Sổ kế toán tổng hợp........................................................ 15 3.3.2.2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết .................................................... 15 3.3.3. Hệ thống sổ kế toán....................................................................... 15 3.3.4. Trách nhiệm người ghi và giữ sổ kế toán...................................... 15 3.3.5. Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính ............................ 16 3.3.6. Mở và ghi sổ kế toán..................................................................... 16 3.3.6.1. Mở sổ ............................................................................. 16 3.3.6.2. Ghi sổ ............................................................................. 17 3.3.6.3. Khóa sổ .......................................................................... 17 3.4. Các hình thức sổ kế toán .............................................................................. 17 3.4.1. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ........................................... 17 3.4.1.1. Đặc trưng cơ bản ............................................................ 17 3.4.1.2. Trình tự ghi sổ ................................................................ 17 3.4.2. Hình thức kế toán trên máy vi tính................................................ 19 3.4.2.1. Khái niệm kế toán máy .................................................. 19 3.4.2.2. Sơ lược hệ thống thông tin kế toán trên máy tính .......... 19 3.4.2.3. Sơ lược về phần mềm kế toán ........................................ 20 3.4.2.4. Đặc trưng của hình thức kế toán trêm máy tính............. 22 3.4.2.5. Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán trên máy tinh ...... 22 3.5. Báo cáo tài chính.......................................................................................... 22 3.5.1. Mục đích của báo cáo tài chính..................................................... 22 3.5.2. Đối tượng áp dụng......................................................................... 23 3.5.3. Trách nhiệm lập và trình bày báo cáo tài chính ............................ 24 3.5.4. Yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính ................................... 24 3.5.5. Nguyên tắc lập và trình bày báo cáo tài chính .............................. 24 3.5.6. Kỳ lập và trình bày báo cáo tài chính............................................ 25 3.5.7. Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp............................... 24 3.5.7.1. Báo cáo tài chính năm.................................................... 25 3.5.7.2. Báo cáo tài chính giữa niên độ ....................................... 25 3.5.8. Báo cáo tài chính hợp nhất và tổng hợp........................................ 25 3.5.8.1. Báo cáo tài chính hợp nhất............................................. 25 3.5.8.2. Báo cáo tài chính tổng hợp............................................. 26 Chương 4. XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCESS CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG ................................................................... 27 4.1. Sự cần thiết của phần mềm kế toán.............................................................. 27 4.2. Giới thiệu chung về phần mềm kế toán Access ........................................... 27 4.3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Access ........................................... 28 4.3.1. Khởi động phần mềm.................................................................... 28 4.3.2. Khai báo hệ thống tài khoản kế toán............................................. 32 4.3.3. Nhập số dư đầu kỳ......................................................................... 37 4.3.4. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ................................. 38 4.3.5. Các bút toán cuối kỳ kế toán......................................................... 42 4.4. Nhận xét, đánh giá ....................................................................................... 51 Chương 5. KẾT LUẬN................................................................................................. 53 PHỤ LỤC..... ................................................................................................................. 54 Phụ lục I. Các mẫu sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ .......................... 54 Phụ lục II. Biểu mẫu báo cáo tài chính ............................................................... 58 Phụ lục III. Những quy định chung về chứng từ kế toán .................................... 77 Phụ lục IV. Sơ lược về cách xây dựng phần mềm kế toán Access ..................... 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 82 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1. Thông tin chung về các đội xe buýt.................................................................. 7 Bảng PL.1. Mẫu sổ Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ ....................................................... 54 Bảng PL.2. Mẫu sổ Chứng từ ghi sổ ............................................................................... 54 Bảng PL.3. Mẫu sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ ................................................................. 55 Bảng PL.4. Mẫu sổ Cái một cột ...................................................................................... 55 Bảng PL.5. Mẫu sổ Cái nhiều cột ................................................................................... 56 Bảng PL.6. Mẫu Bảng cân đối số phát sinh .................................................................... 57 Bảng PL.7. Bảng cân đối kế toán.................................................................................... 58 Bảng PL.8. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kịnhdoanh ................................................ 61 Bảng PL.9. Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp...................... 62 Bảng PL.10. Bảng báo cao lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp ................... 63 Bảng PL.11. Bảng thuyết minh báo cáo tài chính........................................................... 64 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty ............................................................................ 6 Hình 2.2. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ ........................................ 9 Hình 3.1. Những người sử dụng thông tin tài chính kế toán........................................... 10 Hình 3.2. Hệ thông thông tin trong doang nghiệp........................................................... 12 Hình 3.3. Một số loại hệ thống thông tin quản lý ........................................................... 12 Hình 3.4. Chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán ....................................... 14 Hình 3.5. Hình thức ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính............................... 18 Hình 3.6. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy vi tính............................................. 20 Hình 3.7. Cấu trúc của chương trình kế toán .................................................................. 21 Hình 3.8. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính.................................. 22 Hình 4.1. Màn hình khởi động của phần mềm kế toán Access....................................... 28 Hình 4.2. Chọn kỳ kế toán làm việc................................................................................ 29 Hình 4.3. Thanh Menu KeToanAccess ........................................................................... 29 Hình 4.4. Nhóm Menu Hệ thống..................................................................................... 29 Hình 4.5. Nhóm Menu Các sổ kế toán ............................................................................ 30 Hình 4.6. Nhóm Menu Báo cáo tài chính........................................................................ 30 Hình 4.7. Nhóm Menu Chứng từ .................................................................................... 31 Hình 4.8. Nhóm Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ ..................................... 31 Hình 4.9. Nhóm Menu Help............................................................................................ 32 Hình 4.10. Chọn khai báo tài khoản................................................................................ 32 Hình 4.11. Form khai báo hệ thống tài khoản kế toán .................................................... 33 Hình 4.12. Thông báo thêm tài khoản............................................................................. 33 Hình 4.13. Thông báo sửa tài khoản ............................................................................... 34 Hình 4.14. Xóa tài khoản kế toán cách 1 ........................................................................ 34 Hình 4.15. Xóa tài khoản kế toán cách 2 ........................................................................ 34 Hình 4.16. Khai báo tài khoản cấp 2............................................................................... 35 Hình 4.17. Thông báo khi nhập liệu sai tài khoản cấp 2................................................. 36 Hình 4.18. Khai báo hệ thống tài khoản cấp 3 ................................................................ 36 Hình 4.19. Thông báo tài khoản cấp 3 phải tương tự với tài khoản cấp 2 ...................... 36 Hình 4.20. Tab chi tiết các tài khoản .............................................................................. 37 Hình 4.21. Nhập số dư đầu kỳ vào tài khoản có số dư.................................................... 38 Hình 4.22. Chuyển sổ kế toán ......................................................................................... 38 Hình 4.23. Thêm kỳ kế toán vào danh mục .................................................................... 38 Hình 4.24. Form Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh........................................ 39 Hình 4.25. Thông báo khai báo tài khoản khi định khoản .............................................. 40 Hình 4.26. Khu vực phiếu thu/chi................................................................................... 40 Hình 4.27. Khu vực Hóa đơn .......................................................................................... 40 Hình 4.28. Khu vực phiếu nhập/xuất .............................................................................. 41 Hình 4.29. Thao tác sửa hay xóa định khoản.................................................................. 42 Hình 4.30. Form tìm kiếm dịnh khoản............................................................................ 42 Hình 4.31. Menu các bút toán kết chuyển và phân bổ .................................................... 43 Hình 4.32. Thông báo tính lại giá xuất kho .................................................................... 43 Hình 4.33. Form định nghĩa tài khoản kết chuyển.......................................................... 44 Hình 4.34. Thông báo khi kết chuyển chi phí trực tiếp................................................... 44 Hình 4.35. Kết chuyển trực tiếp chi phí sản xuất chung ................................................. 45 Hình 4.36. Thông báo kết chuyển trực tiếp chi phí sản xuất chung................................ 45 Hình 4.37. Thông báo tập hợp chi phí sản xuất chung.................................................... 46 Hình 4.38. Phân bổ chi phí sản xuất chung..................................................................... 46 Hình 4.39. Kết chuyển giảm trừ doanh thu..................................................................... 47 Hình 4.40. Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh ...................................................... 48 Hình 4.41. Kết chuyển thuế thu nhập doanh nghiệp....................................................... 48 Hình 4.42. Menu Chứng từ ............................................................................................. 49 Hình 4.43. Xem và in sổ nhật ký chung.......................................................................... 49 Hình 4.44. Xem và in sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng .................................... 49 Hình 4.45. Nhập số hiệu tài khoản để xem hoặc in bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn ......... 50 Hình 4.46. Form In sổ tài khoản ..................................................................................... 50 Hình 4.47. Menu Báo cáo tài chính ................................................................................ 51 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SVTH Sinh viên thực hiện Cty / CTY Công ty CTCPVT Công ty cổ phần vận tải AG An Giang TSCĐ Tài sản cố định PP Phương pháp TT Thị trấn TX Thị xã TP Thành phố DN Doanh nghiệp MS Microsoft SXKD Sản xuất kinh doanh XDCB Xây dựng cơ bản Chương 1. Mở đầu Chương 1 MỞ ĐẦU 1.1. Cơ sở hình thành Ngày nay, tin học hóa trong tổ chức, quản lý, sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp là xu thế tất yếu. Việc ứng dụng công nghệ tin học giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm bớt gánh nặng và áp lực công việc cho nhân viên, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý, nó là một trong những nhân tố cho thấy môi trường làm việc chuyên nghiệp trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Việt Nam đã gia nhập WTO. Các rào cản kinh tế dần được dỡ bỏ, các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều thuận lợi hơn trong giao dịch quốc tế, có nhiều cơ hội tiếp thu và áp dụng công nghệ mới của thế giới vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, các tập đoàn kinh tế lớn mạnh trên thế giới cũng có cơ hợi như ta, với khả năng tài chính lớn mạnh, họ sẽ xâm nhập vào thị trường nước ta nhằm chiếm lĩnh thị trường mới mẻ và đầy tiềm năng này. Ngoài ra, tình hình kinh tế thế giới ngày càng có ảnh hưởng sâu sắc đến nền kinh tế Việt Nam, nhất là trong giai đoạn hiện nay, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới đã gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam, dù sự ảnh hưởng của nó không lớn như các nước khác trên thế giới, đặc biệt là các nước châu Mỹ và châu Âu. Và đây chính là những thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp trong nước phải không ngừng nỗ lực tìm tòi những biện pháp kinh tế trong sản xuất kinh doanh. Việc áp dụng công nghệ tin học vào bộ máy tổ chức, quản lý, sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp như đã đề cập ở trên là một trong những biện pháp thiết thực và cần thiết. Trong bất cứ doanh nghiệp nào, dù lớn hay vừa và nhỏ, dù có thuê kế toán viên hay không, thì doanh nghiệp đó vẫn phải tổ chức thực hiện công tác kế toán, vì kế toán là một công việc rất quan trọng, kết quả của công việc này là những thông tin tài chính, thông tin quản trị,…nói chung là thông tin kế toán. Thông tin kế toán là những dữ liệu kế toán đã qua xử lý, nó rất hữu ích cho doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định kinh tế đúng đắn. Bên cạnh đó, các đối tượng sử dụng thông tin kế toán ngoài doanh nghiệp (như nhà đầu tư, các chủ nợ, nhà cung cấp, cơ quan quản lý Nhà nước,…) sử dụng các thông tin kế toán của doanh nghiệp để ra quyết định kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp, chẳng hạn như: quyết định đầu tư vào doanh nghiệp, quyết định cho vay hay thu nợ sớm, quyết hợp tác, thu thuế,… Vì vậy, thông tin kế toán cần được cung cấp kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Để làm được việc này, doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống kế toán vững chắc trong doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán sẽ đáp ứng được điều đó. Ngoài ra, công việc kế toán khá là vất vả, các dữ liệu kế toán phát sinh hằng ngày, việc ghi chép thủ công khó mà đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, và chính xác. Hơn nữa, việc lưu trữ, quản lý dữ liệu đối với kế toán thủ công ít thuận lợi và kém an toàn, do các chứng từ và sổ sách kế toán phải lưu trữ trong thời gian dài nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý của Nhà nước cũng như của DN, cho nên chúng được cất trong tủ hồ sơ rất nhiều, gây khó khăn cho việc truy xuất, hoặc có thể bị rủi ro do mối mọt hay hỏa hoạn,…. Do vậy, người làm kế toán cần phải có sự trợ giúp của phần mềm kế toán, đây là một trong những phương pháp có hiệu quả nhằm nâng cao công tác kế toán cũng như nâng cao bộ máy tổ chức, quản lý trong doanh nghiệp, đáp ứng được các yêu cầu hội nhập và hợp tác quốc tế, yêu cầu quản lý của DN và các yêu cầu khác của các đối tượng sử dụng thông tin ngoài DN. SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 1 Chương 1. Mở đầu Trên thị trường phần mềm có rất nhiều phần mềm kế toán như: Acsoft, Fast Acounting, Union, Metadata, Misa, Fast Financial,… Việc lựa chọn phần mềm kế toán nào dựa vào quan điểm của từng doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với bộ máy kế toán được tổ chức một cách đơn giản, họ hoàn toàn có thể dựa vào phần mềm Excel, cơ sở dữ liệu Access, Foxpro hoặc các phần mềm khác có chức năng tương đương hỗ trợ cho công tác kế toán tại đơn vị, họ có thể dựa vào các phần mềm đó để tự tạo phần mềm kế toán cho doanh nghiệp mình. Việc lựa chọn này có những ưu điểm sau: Thứ nhất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khoản chi phí nếu đầu tư vào phần mềm kế toán của các hãng khác. Việc tự nghiên cứu cách áp dụng phần mềm trên vào công tác kế toán có thể sẽ phát sinh chi phí, nhưng chi phí này sẽ nhỏ hơn nhiều so với chi phí đã đề cập ở trên. Thứ hai, sự lựa chọn này sẽ cho ra phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm của hệ thống kế toán trong doanh nghiệp, thuận lợi cho việc áp dụng phần mềm vào thực tiễn. Tuy nhiên, ngoài những yêu cầu của kế toán (được giới thiệu trong chương 3), phần mềm kế toán được tạo ra phải thỏa mãn thêm các yêu cầu chủ yếu sau: 1. trung thực và an toàn; 2. thông tin kịp thời; 3. thỏa mãn yêu cầu của đơn vị, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Ngoài ra, phần mềm cần phải có sự tổ chức, sắp xếp sao cho hợp lý và dễ dàng sử dụng, thì việc ứng dụng nó sẽ ít gặp trở ngại hơn. Công ty cổ phần vận tải An Giang là công ty có quy mô vừa và nhỏ, có đặc điểm của hệ thống kế toán phù hợp với việc lựa chọn này, do đó, đề tài “Ứng dụng Microsoft Access vào kế toán tổng hợp của công ty cổ phần vận tải An Giang” ra đời. 1.2. Phạm vi và mục tiêu nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu dựa trên đặc điểm của công tác kế toán trong công ty cổ phần vận tải An Giang với những mục tiêu sau: – Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại đơn vị. – Thiết kế phần mềm kế toán tổng hợp dựa trên Microsoft Access XP. Phần mềm này được viết dựa trên đặc điểm của kế toán tổng hợp tại đơn vị, đầu ra của phần mềm này là các sổ sách kế toán và các báo cáo kế toán. 1.3. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin chủ yếu là phỏng vấn nhân viên của công ty, quan sát hoạt động kế toán của doanh nghiệp, đặc biệt là quan sát phương pháp ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại đơn vị. Ngoài ra, thông tin còn được thu thập qua báo chí và internet, từ các nghiên cứu trước nhằm bổ sung thông tin cho nghiên cứu. Sau khi có được thông tin, chúng được tổng hợp, phân tích, để làm cơ sở đưa ra nhận xét, đánh giá và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động kế toán tại đơn vị. Cuối cùng, với những hiểu biết về Microsoft Access, phần mềm kết toán tổng hợp dựa trên những thông tin đã được tổng hợp và phân tích ra đời. 1.4. Ý nghĩa Nghiên cứu này giúp công ty cổ phần vận tải An Giang nhận biết được thực trạng của việc ứng dụng tin học vào kế toán, từ đó giúp đơn vị có những chính sách, những quyết định kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán. Ngoài ra, với phần mềm kế toán được tạo ra dựa trên Microsoft Access, công ty có thể ứng dụng nó vào trong doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy, nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán chính là nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 2 Chương 1. Mở đầu SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 3 doanh nghiệp. Khi công ty mở rộng và phát triển hơn nữa, chắc chắn công ty sẽ cải thiện và nâng cấp hệ thống kế toán trong doanh nghiệp của mình, điều này có nghĩa là, nghiên cứu này là cơ sở ban đầu, là tiền đề cho nghiên cứu tiếp sau trong việc ứng dụng tin học trong kế toán tại công ty. 1.5. Nội dung nghiên cứu Đề tài nghiên cứu này gồm có 5 chương: – Chương 1. Mở đầu Chương này giới thiệu về cơ sở hình thành đề tài, phạm vi và mục tiêu nghiên cứu, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, ý nghĩa nghiên cứu và giới thiệu sơ lược về nội dung nghiên cứu. – Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang Chương này giới thiệu khái quát về công ty cổ phần vận tải An Giang và thông tin về công tác kế toán tại đơn vị. – Chương 3. Cơ sở lý luận Chương này giới thiệu khái quát về phần mềm Microsoft Access XP, và các lý thuyết về kế toán có liên quan đến đề tài nghiên cứu. – Chương 4. Phần mềm kế toán Access Chương này trình bày sự cần thiết của việc xây dựng phần mềm kế toán Access, đồng thời mô tả và hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Access, sau đó, tác giả đưa ra nhận xét, đánh giá và lời khuyên nhằm giúp cho người sử dụng ứng dụng phần mềm này một cách có hiệu quả. – Chương 5. Kết luận Chương này tóm tắt lại kết quả nghiên cứu, nêu ra những cái đã đạt được và những cái hạn chế trong nghiên cứu, đồng thời trình bày ý kiến đóng góp nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác kế toán. Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang Chương 2 TỔNG QUAN VỀ CTY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tiền thân của công ty cổ phần vận tải An Giang là Xí nghiệp vận tải 1 và Xí nghiệp vận tải 2. Hai đơn vị này được thành lập vào năm 1978. Một năm sau đó, hai Xí nghiệp này sát nhập lại với nhau cùng tổ chức hoạt động dưới hình thức công ty hợp danh. Năm 1986, theo quyết định số 1121/QĐ.UB ngày 27/12/1985, công ty đã chuyển đổi loại hình công ty từ xí nghiệp vận tải công ty hợp danh sang xí nghiệp vận tải quốc doanh với tên gọi là công ty vận tải ô tô An Giang. Tháng 06/2005, căn cứ nghị định 64/CP ngày 19/06/2002 của Chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần, Ủy Ban Nhân Dân tỉnh An Giang ra quyết định tiến hành cổ phần hóa công ty vận tải ô tô An Giang. Kết quả là công ty cổ phần vận tải An Giang được thành lập. Sau khi cổ phần hoá, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có nhiều chuyển biến tích cực, cụ thể như sau: – Kết quả kinh doanh năm 2005: + Sản lượng: 42376 hành khách/km đạt 106% kế hoạch. + Doanh thu: 11.888.000.000 đồng đạt 114% kế hoạch. + Lợi nhuận: 974.000.000 đồng đạt 156% kế hoạch. + Nộp ngân sách: 259.000.000 đồng. + Thu nhập bình quân một cán bộ công nhân viên: 1.800.000 đồng/tháng. – Kết quả kinh doanh năm 2006: + Sản lượng: 49374 hành khách/km đạt 109,7% kế hoạch. + Doanh thu: 28.793.000.000 đồng đạt 107,2% kế hoạch. + Lợi nhuận: 1.667.000.000 đồng đạt 187% kế hoạch. + Nộp ngân sách: 488.000.000 đồng. + Thu nhập bình quân một cán bộ công nhân viên: 1.900.000 đồng/tháng. 2.1.2. Thông tin chung về doanh nghiệp – Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG. – Tên tiếng Anh: AN GIANG TRANSPORTATION JOINT STOCK CORPORATION. – Tên viết tắt là: AGITRANS. – Trụ sở đặt tại: 414, Trần Hưng Đạo, phường Mỹ Phước, thành phố Long Xuyên, AG. – Điện thoại: (076) 3846146. – Giấy phép kinh doanh số: 5203000031, cấp ngày: 06/01/2005. – Mã số thuế: 1600111218 - 1 – Người đại diện: Nguyễn Văn Minh, thường trú tại: 14B5, Nguyễn Thượng Hiền, phường Bình Khánh, thành phố Long Xuyên, An Giang. – Qui mô kinh doanh: vừa và nhỏ – Ngành nghề kinh doanh: SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 4 Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 5 + Bảo dưỡng và sửa chữa xe có động cơ; + Mua bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của xe có động cơ; + Vận tải hành khách đường bộ; + Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ; + Dịch vụ bến xe, bãi đỗ xe; + Đào tạo lái xe mô tô. – Vốn điều lệ: 7.042.000.000 đồng, trong đó vốn Nhà nước chiếm 67,81%, cán bộ nhân viên và người ngoài mua là 32,19%. – Danh sách cổ đông: + Nguyễn Văn Minh (đại diện vốn nhà nước); + Nguyễn Văn Minh; + Nguyễn Tiến Luận; + Mai Xuân Trường; + Nguyễn Thị Đẹp; + Đoàn Minh Phước; + Lâm Minh Hoàng; + Cùng 57 cổ đông sáng lập. 2.2. Những thuận lợi và khó khăn, phương hướng phát triển 2.2.1. Khó khăn Chịu sự ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới, ngành giao thông vận tải nước ta gặp nhiều khó khăn. Giá các loại xe, xăng, dầu, nhớt, phụ tùng tăng cao, điều này làm cho giá thành vận tải tăng lên. Đây là những khó khăn chung của doanh nghiệp giao thông vận tải. Riêng CTCPVT AG còn kinh doanh thêm dịch vụ xe buýt, đây là dịch vụ mang tính xã hội, chịu sự quản lý của nhà nước, phục vụ nhu cầu đi lại của người dân, doanh nghiệp không được phép tăng giá vé xe buýt cho dù hoạt động kinh doanh dịch vụ này không thuận lợi, trừ khi được sự cho phép của nhà nước. Mặt khác, trên địa bàn tỉnh AG, nhiều nơi mạng lưới giao thông còn chưa phát triển, gây._. khó khăn cho giao thông vận tải, nhất là việc kinh doanh dịch vụ xe buýt. 2.2.2. Thuận lợi Ngành giao thông vận tải là ngành kinh doanh nhiều tiềm năng. Nhu cầu đi lại của người dân ngày càng tăng cao, mạng lưới giao thông ngày càng phát triển, kinh tế Việt Nam cũng không ngừng tăng trưởng. Tuy nước ta đang chịu sự ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng Việt Nam đang dần vượt qua khó khăn này. Đó là những thuận lợi của ngành giao thông vận tải nước ta nói chung và của của CTCPVT AG nói riêng. 2.2.3. Phương hướng phát triển Trên cơ sở khắc phục khó khăn, tận dụng những thuận lợi, CTCPVT AG có kế hoạch phát triển như sau: – Mở thêm tuyến xe buýt và tuyến xe khách (đối với xe khách chạy luồn tuyến). – Nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng. Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang 2.3. Cơ cấu tổ chức quản lý Phó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng tài chính – kỹ thuật Phòng tổ chức Xưởng cơ khí Đội thanh tra, kiểm tra Đội xe khách Đội xe buýt GIÁM ĐỐC Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 6 SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang Cơ chế điều hành: Giám đốc CTCPVT AG là ông Nguyễn Văn Minh, ông quản lý trực tiếp các phòng ban, trừ lĩnh vực kinh doanh và kỹ thuật, lĩnh vực này do phó giám đốc của CTy là ông Mai Xuân Trường đảm trách. – Phòng Kinh doanh: đúng như tên gọi, phòng này có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh, hoạch định các chiến lược kinh doanh. Ngoài ra, phòng này đảm nhận luôn nhiệm Marketing. Trưởng phòng là ông Đoàn Minh Phước và một phó phòng là ông Mai Xuân Lâm. – Phòng Tài chính – Kỹ thuật: Phòng này có nhiệm vụ quản lý tài chính và kỹ thuật, đồng thời phòng này làm luôn nhiệm vụ kế toán. Trưởng phòng là bà Ngô Thị Ngọc và phó phòng là Nguyễn Thị Đẹp. – Phòng tổ chức: Phòng này quản lý về vấn đề lao động và tiền lương. Trưởng phòng là ông Nguyễn Tiến Luận và một phó phòng là Trần Hải Lý. – Xưởng cơ khí: có nhiệm vụ sửa chữa ô tô. Quản đốc là ông Trần Văn Thông và hai phó quản đốc là ông Nguyễn Phước Phúc và Lê Hùng Quốc. – Đội thanh tra, kiểm tra: có chức năng kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các đội xe về việc tuân thủ các quy định của Cty, trong đó chú trọng việc kiểm tra về lịch trình ra vào bến, tuyến, đưa đón khách và kiểm tra khâu bán vé. Đội trưởng là ông Huỳnh Hữu Đức và hai đội phó là ông Lương Thanh Tình và ông Tạ Xuân Hà. – Đội xe khách: Đội này có hai hoạt động: Xe chạy luồn tuyến và xe chạy theo hợp đồng. + Xe chạy luồn tuyến: chạy theo tuyến cố định, gồm có 5 tuyến. + Xe chạy theo hợp đồng: chỉ chạy khi có hợp đồng thuê của khách hàng, chủ yếu phục vụ cho du lịch. Quản lý đội xe này là ông Lâm Minh Hoàng (đội trưởng) và ông Trần Quốc Lợi (đội phó). – Đội xe buýt: Tháng 3/2005, CTCPVT An Giang đã trúng thầu dự án tổ chức điều hành hoạt động xe buýt do UBND tỉnh phê duyệt. Đội xe buýt gồm có 3 đội. Sau đây là thông tin chung về 3 đội xe: Bảng 2.1. Thông tin chung về các đội xe buýt Đội xe Tuyến Loại xe SL xe SL xe thực tế hoạt động Cự ly/tua (km) Đội 1 (Đội trưởng: Lê Thanh Tuyến, đội phó: Nguyễn Văn Sang) 55 52 656 Tuyến 1 Lộ tẻ Rạch Giá - Vịnh Tre 23 22 208 47 20 20 104 45 3 2 104 Tuyến 2 Phà An Hòa - Vọng Thê 17 16 162 39 12 12 81 SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 7 Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang 45 5 4 81 Tuyến 5 Lộ tẻ Tri Tôn - TT Tri Tôn 15 14 240 45 2 1 80 30 9 9 80 29 4 4 80 Rước công nhân 10 10 46 Đông lạnh 8 47 4 4 26 Nam Việt 47 6 6 20 Đội 2 (Đội trưởng: Lê Văn Sĩ, đội phó: Trình Tùng Bá) 31 29 230 Tuyến 3 Vịnh Tre - Nhà Bàng 17 16 160 39 16 16 80 30 1 80 Tuyến 4 TX Châu Đốc - Khánh Bình 39 14 13 70 Đội 3 (Đội trưởng: Trần Phong Dũ, đội phó: Trương Văn An, đội phó: Trần Văn Nhựt) 45 42 213 Tuyến 6 Phà Năng Gù - TT Tân Châu 39 20 19 100 Tuyến 7 Phà An Hòa - Phà Thuận Giang 45 11 10 52 Tuyến 8 Phà An Hòa - Phà Cao Lãnh 45 14 13 61 Tuyến 9 Chợ Mới - Mỹ Luông 2.4. Công tác kế toán tại đơn vị 2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Vì công ty chỉ có một kế toán trưởng và một kế toán viên nên công ty không tổ chức bộ máy kế toán. Công ty không tổ chức phòng kế toán, nhân viên kế toán làm việc trong phòng tài chính – kỹ thuật, kế toán trưởng cũng chính là trưởng phòng của phòng này. 2.4.2. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp – Niên độ kế toán: 01/01 – 31/12 hàng năm. – Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam – Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: PP thực tế đích danh. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. + Trình tự xuất kho như sau: Các cơ sở (các phòng ban) đề nghị Æ Ban lãnh đạo (ban giám đốc) duyệt Æ Ra lệnh xuất kho Æ Viết phiếu xuất Æ Cơ sở xuống kho nhận. Kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết, thủ kho ghi nhận vào thẻ kho. Cuối tháng, kế toán và thủ kho đối chiếu với nhau. – Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ áp dụng phương thẻ song song để ghi sổ. – PP khấu hao TSCĐ: theo đường thẳng. SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 8 Chương 2. Tổng quan về công ty cổ phần vận tải An Giang – Công ty không lập quỹ trợ cấp mất việc làm, mà dùng quỹ trợ cấp tài chính để thực hiện việc này. – Vì Cty kinh doanh dịch vụ nên không đánh giá sản phẩm dở dang khi tính giá thành sản phẩm. 2.4.3. Hình thức sổ kế toán: hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 9 Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ. Sau đó, các chứng từ gốc được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi lập xong chứng từ ghi sổ, chúng được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, rồi căn cứ vào đó nhân viên kế toán lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi chứng từ ghi sổ vào sổ cái. Cuối tháng, căn căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, bảng này được đối chiếu, kiểm tra với sổ cái. Cuối tháng khoá sổ, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, sau đó đối chiếu, kiểm tra sự trùng khớp của tổng số tiền trên bảng này với tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối cùng, căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập các bảng báo cáo tài chính. Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình 2.2. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chương 3. Cơ sở lý luận Chương 3 CƠ SỞ LÝ LUẬN 3.1. Tổng quan về kế toán 3.1.1. Định nghĩa về kế toán Có nhiều định nghĩa về kế toán, những định nghĩa khác nhau đề cập đến những khía cạnh của kế toán, như “kế toán là ngôn ngữ trong kinh doanh”, hay “kế toán là công cụ để quản lý kinh tế”. Theo điều 4, Luật kế toán Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 3 thông qua ngày 19/06/2003 và có hiệu lực ngày 01/01/2004, kế toán được định nghĩa như sau: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”, chủ yếu dưới hình thức giá trị. 3.1.2. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán: được miêu tả qua hình sau: Công chúng Những nhà đầu tư hiện tại Những nhà đầu tư tương lai Những người cạnh tranh Những nhà cung cấp Khách hàng Những nhà cho vay Cơ quan thuế Bộ phận luật pháp Thông tin tài chính - kế toán của DN Chú thích: : Quốc tế và quốc nội Ban quản lý Hình 3.1. Những người sử dụng thông tin tài chính kế toán Dựa vào sự quan tâm đến thông tin kế toán, chúng ta có thể chia lại những đối tượng được miêu tả trong sơ đồ thành những người bên trong DN và những người bên ngoài DN. 3.1.3. Vai trò của kế toán ∗ Đối với doanh nghiệp: – Kế toán giúp DN theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, nhờ đó mà người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 10 Chương 3. Cơ sở lý luận đơn vị, tạo cho sự quản lý lành mạnh, tránh hiện tượng thâm lạm tài sản vì qua nó thực hiện việc kiểm soát nội bộ. – Kế toán cung cấp những tài liệu, những thông tin kinh tế đã diễn ra và đang diễn ra trong DN làm cơ sở để DN hoạch định chương trình hành động, phương hướng hoạt động trong tương lai. – Kế toán giúp người quản lý điều hòa tình hình tài chính DN. – Kế toán là cơ sở để giải quyết sự tranh tụng khiếu tố, được toàn án chấp nhận là bằng chứng về hành vi thương mại. – Kế toán là cơ sở đảm bảo vững chắc trong sự giao dịch buôn bán. – Kế toán cho biết một kế quả tài chính rõ rệt không thể chối cãi được. – Do sự phát triển của khoa học kỹ thuật – tự động hóa trong sản xuất – các công cụ do ngành toán và khoa học thống kê cung cấp như lập phương trình, phân tích, xác suất… đã giúp cho người quản lý hạ giá thành sản phẩm và quản lý DN kịp thời, ra quyết định phù hợp… trên cơ sở của số liệu kế toán. ∗ Đối với Nhà nước: – Nhờ kế toán, Nhà nước có thể theo dõi được sự phát triển của các ngành sản xuất kinh doanh để từ đó tổng hợp được sự phát triển của nền kinh tế quốc gia. – Nhờ số liệu kế toán, Nhà nước làm trọng tài giải quyết sự tranh chấp về quyền lợi giữa các DN. – Nhờ kế toán, Nhà nước tìm ra một cách tính thuế tốt nhất hạn chế thất thu thuế, hạn chế sai lầm trong chính sách thuế. – Kế toán cung cấp những dữ kiện hữu ích cho các quyết đinh kinh tế, chính trị, xã hội… xác định được khả năng trách nhiệm, cương vị quản lý và cung cấp các dữ kiện hữu ích cho việc đánh giá khả năng tổ chức và lãnh đạo. – Đối với nền kinh tế quốc gia, kế toán lưu ý với chính quyền trong việc saonj thảo và ban hành những luật lệ về thuế, thiết lập những chính sách kinh tế cho phù hợp với tình hình thương mại và kinh tế nước nhà. Qua kết quả tổng hợp các báo cáo tài chính của ngành, chính quyền có thể biết được tình hình thịnh suy của nền kinh tế nước nhà, biết được sự thành công hay thất bại của các ngành, các DN đồng thời biết được nguồn lợi về thuế sẽ thu được cho ngân sách. Nói chung, kế toán giúp cho Nhà nước thực hiện công tác quản lý các doanh nghiệp tốt hơn, từ đó quản lý tốt nền kinh tế vĩ mô, đề ra chủ trương chính sách phù hợp với sự phát triển của đất nước. 3.1.4. Nhiệm vụ của kế toán – Bảo vệ tài sản của DN – Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính DN – Phản ánh và giám đốc việc chấp hành chính sách, chế độ kinh tế, tài chính của Nhà nước. – Phát hiện khả năng tiềm tàng của DN. 3.2. Khái quát về hệ thống thông tin kế toán Trước khi tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán, chúng ta cần phải cần phải biết khái niệm hệ thống và khái niệm hệ thống thông tin. 3.2.1. Lý thuyết về hệ thống ∗ Khái niệm: SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 11 Chương 3. Cơ sở lý luận Hệ thống là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau hoạt động để đạt được mục tiêu đã định trước. 3.2.2. Hệ thống thông tin trong DN ∗ Khái niệm: Hệ thống thông tin trong DN là hệ thống thu thập, xử lý dữ liệu (đầu vào) và cung cấp thông tin (đầu ra) cho việc ra quyết định, kiểm soát của ban quản lý DN. (đầu ra) Quy trình xử lý Dữ liệu Thông tin (đầu vào) Hình 3.2. Hệ thống thông tin trong DN ∗ Các hệ thống thông tin trong DN: – Các hệ thống xử lý nghiệp vụ. – Hệ thống thông tin quản lý: một số loại hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin thị trường Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin tài chính Hệ thống thông tin nhân lực Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin quản lý Hình 3.3. Một số loại hệ thống thông tin quản lý – Hệ thống thông tin bổ trợ ra quyết định. 3.2.3. Hệ thống thông tin kế toán ∗ Khái niệm: Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System) là hệ thống tập hợp các nguồn lực (nhân viên kế toán, thiết bị xử lý, truyền tin) nhằm biến đổi những dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác (đó là các nghiệp vụ kinh tế và các sự kiện kinh tế), nói chung là dữ liệu kế toán, thành thông tin kế toán (các báo cáo về kế toán tài chính và kế toán quản trị). ∗ Chức năng: Ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong đơn vị kế toán, hay nói cách khác là ghi chép, theo dõi mọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của đơn vị kế toán. ∗ Vai trò, vị trí của hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán không tồn tại một mình, bên cạnh còn nhiều hệ thống thông tin khác: hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin quản trị, hệ thống thông tin SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 12 Chương 3. Cơ sở lý luận nhân lực, bán hàng, thị trường, sản xuất... Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều có mối quan hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán: – Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. – Hệ thống thông tin kế toán cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng: + Báo cáo bán hàng (hệ thống thông tin thị trường) + Báo cáo vật tư - tồn kho và thông tin về chi phí (hệ thống thông tin sản xuất) + Báo cáo về lương và thuế thu nhập (hệ thống thông tin nhân lực) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ (hệ thống thông tin tài chính)… – Hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. ∗ Phân loại hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những thông tin này được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. Hệ thống thông tin kế toán tài chính còn được gọi là hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ. Bao gồm hệ thống các chu trình: – Chu trình chi phí – Chu trình doanh thu – Chu trình chuyển đổi (giá thành) – Chu trình tài chính Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ DN để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với DN. Bao gồm: – Hệ thống dự toán – Hệ thống kế toán trách nhiệm ∗ Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán: Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh làm thay đổi tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ được ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào sổ cái. Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Chu trình đó như sau: SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 13 Chương 3. Cơ sở lý luận Chu trình tiêu thụ Chu trình cung cấp Chu trình sản xuất Chu trình tài chính Chu trình báo cáo tài chính Báo cáo tài chính Các sự kiện kinh tế Hình 3.4. Chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế – Chu trình tiêu thụ: ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu. – Chu trình cung cấp: ghi chép những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng, dịch vụ. – Chu trình sản xuất: ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ. – Chu trình tài chính: ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ. – Chu trình báo cáo tài chính: thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính và các kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này. Æ Bốn chu trình trên đều liên quan đến đối tác bên ngoài, chịu sự tác động nhiều của các yếu tố bên ngoài. Chu trình báo cáo tài chính do bộ phận kế toán của doanh nghiệp tự đảm nhận. Chu trình báo cáo tài chính xử lý tất cả các dữ liệu liên quan đến cả bốn chu trình trên. 3.3. Sổ kế toán 3.3.1. Khái niệm Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán này. 3.3.2. Các loại sổ kế toán SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 14 Chương 3. Cơ sở lý luận SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 15 Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. − Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái. − Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. 3.3.2.1. Sổ kế toán tổng hợp (1) Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: − Ngày, tháng ghi sổ; − Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; − Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; − Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. (2) Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: − Ngày, tháng ghi sổ; − Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; − Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản. 3.3.2.2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp. 3.3.3. Hệ thống sổ kế toán Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho m kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ tột kỳ hống tài khoản kế toán Chương 3. Cơ sở lý luận SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 16 áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. 3.3.4. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian d ổ. ùng s Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận. 3.3.5. Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định tại Mục II- “Các hình thức kế toán”. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: − Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán. về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán ế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán − Thực hiện đúng các quy định theo quy định của Luật K và quy định tại Chế độ kế toán này. − Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp. 3.3.6. Mở và ghi sổ kế toán 3.3.6.1. Mở sổ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau: − Đối với sổ kế toán dạng quyển: Chương 3. Cơ sở lý luận SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 17 Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. − Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm. 3.3.6.2. Ghi sổ Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. oá sổ á sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của c ban án như sau: ổ và hình thức Kế toán trên máy vi tính. n của hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ổ cái ơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng 3.3.6.3. Kh Cuối kỳ kế toán phải kho sổ kế toán trong các trường hợp pháp luật. 3.4. Các hình thức sổ kế toán Theo quy định hiện hành (Quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/3/2006 về việ hành chế độ kế toán doanh nghiệp) có 5 hình thức kế to − Nhật ký- Sổ cái − Nhật ký chung − Nhật ký chứng từ − Chứng từ ghi sổ − Kế toán trên máy vi tính Do công ty hiện đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ và khóa luận đang tập trung nghiên cứu hình thức kế toán trên máy vi tính để áp dụng cho công ty nên khóa luận chỉ trình bày chi tiết hình thức Chứng từ ghi s 3.4.1. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ 3.4.1.1. Đặc trưng cơ bả Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. tổng hợp bao gồm: − Ghi theo trình tự thời gian trên nội dung kinh tế trên s− Ghi theo Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên c gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chương 3. Cơ sở lý luận SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 18 Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi vào sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: − Chứng từ ghi sổ; − Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; − Sổ Cái; − Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. ổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng k ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng s ái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số ái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan iếu, kiểm tra phải đảm bảo T ợ và Tổng h Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Câ h phải bằng nh Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Ch ố dư Nợ và Tổ ư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số ph i bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên p chi tiết. 3.4.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Biểu số 03) (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, phải khoá s ý Chứng từ ố phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ C liệu ghi trên Sổ C hệ đối ch ổng số phát sinh N n đối số phỏt sin ứng từ ghi sổ. Tổng s ỏt sinh phả số phát sin au và bằng ng số d Bảng tổng hợ Chương 3. Cơ sở lý luận SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 19 3.4.2. Hình thức kế toán trên máy vi tính 3.4.2.1. Khái niệm kế toán máy nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế hiệp. vi tính ∗ Các thành phần của hệ thông thông tin kế toán dựa trên máy vi tính: – Phần cứng: + Máy tính + Các thiết bị ngoại vi + Các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác. – Phần mềm: + Hệ điều hành + Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu + Phần mềm kế toán ỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Kế toán máy là quá trình ứng dụng công toán, nhằm thực hiện công tác hạch toán trong doanh ng 3.4.2.2. Sơ lược về Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy Biểu số 03 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH TH Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh Hình 3.5. Sơ đồ ghi sổ theo Hình thức Chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chương 3. Cơ sở lý luận SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 20 – Các thủ tục: + Tổ chức và qu ạt động xử lý tin (thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mề n lý chức năn p vụ. ở dữ liệu kế toán: File danh mục tự điển File nghiệp vụ – Con người: + Các nhân viên xử lý thông tin (phân tích và thiết kế viên hệ thống, lập trình viên...) + C làm kế toán v ả các yếu tố trên đều có mối quan hệ với nhau. án bàn phím m bán hàng cũng là thời điểm ụng một bộ các sổ kế toán để hệ thống hoá theo thời gian và theo đối ản trị các ho thông m, quả g các nghiệ – Cơ s + + ác nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên, những người có nhu cầu ới sự trợ giúp của máy tính) + Các nhà quản trị doanh nghiệp. Æ Tất c Æ Con người nắm quyền chủ động tuyệt đối trong hệ thống thông tin kế to i∗ Các gia kế toán dựa trên máy vi tính: – Giai đoạn nhập liệu: chuyển dữ liệu trên chứng từ vào máy tính + Dùng đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thông tin + Bán thủ công: dùng máy quét-scan; thời điể nhập số liệu (Point of sale - POS) + Tự động: số liệu được truyền vào máy từ hệ thống dữ liệu khác (kế thừa từ hệ thống trước). – Giai đoạn xử lý: + Sử d tượng (tổng hợp hoặc chi tiết) + Phần mềm kế toán thể hiện ưu điểm lớn nhất trong xử lý dữ liệu: sắp xếp dữ liệu (phục vụ tìm kiếm); tính toán; tổng hợp số liệu theo nhóm. Dữ liệu kế toán (chứng từ, sổ sách) Thông tin tài chính, báo cáo kế toán (báo cáo quản trị) Con người Phần cứng Phần mềm Cơ sở dữ liệu Các thủ tục Hình 3.6. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy vi tính Chương 3. Cơ sở lý luận SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 21 – Giai đoạn lưu trữ: + Sổ kế toán và các tệp dữ liệu là những phương tiện lưu trữ dữ liệu trong hệ thống kế toán thủ công và hệ thống kế toán máy + Tệp dữ liệu là một bộ lưu trữ có tổ chức các dữ liệu, gồm: tệp danh mục tự hoặc lâu dài; tệp hình; in các báo cáo; gởi các tệp qua mạng. hương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi ết bằng một ngôn ngữ cơ sở dữ liệu với một ức năng xử lý cơ bản nhất của công việc của nhân viên kế toán chỉ đơn giản h ệc của họ như sau: Nhập số liệu Æ In báo cáo kế toán quản trị; ho Thực hiện thao tác cuối kỳ Æ In báo cóa quản trị và báo cáo tài chí ∗ Vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán: – Phần mềm kế toán chỉ là một trong các yếu tố để cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán. ế toán chỉ trợ g ng tác kế toán tr ện c của mình, với công áy tính điện tử trong ường quản._. - Thành phẩm - Hàng hóa - Hàng gửi đi bán - Hàng hoá kho bảo thuế - Hàng hoá bất động sản Cộng giá gốc hàng tồn kho ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 66 Phụ Lục SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 67 * Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo các khoản nợ phải trả:…….... * Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong năm:.…... * Các trường hợp hoặc sự kiện dẫn đến phải trích thêm hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:…. 05- Thuế và các khoản phải thu Nhà nước Cuối năm Đầu năm - Thuế thu nhập doanh nghiệp nộp thừa - ………………… - Các khoản khác phải thu Nhà nước: Cộng ... ... ... ... ... ... ... ... 06- Phải thu dài hạn nội bộ - Cho vay dài hạn nội bộ -... - Phải thu dài hạn nội bộ khác ... ... ... ... ... ... Cộng … … 07- Phải thu dài hạn khác Cuối năm Đầu năm - Ký quỹ, ký cược dài hạn - Các khoản tiền nhận uỷ thác - Cho vay không có lãi - Phải thu dài hạn khác ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng … … 08 - Tăng, giảm tài sản cố định hữu hình: Khoản mục Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc, thiết bị Phương tiện vận tải, truyền dẫn ... TSCĐ hữu hình khác Tổng cộng Nguyên giá TSCĐ hữu hình Số dư đầu năm - Mua trong năm - Đầu tư XDCB hoàn thành - Tăng khác - Chuyển sang bất động sản đầu tư - Thanh lý, nhượng bán - Giảm khác (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) Số dư cuối năm Giá trị hao mòn lũy kế Số dư đầu năm - Khấu hao trong năm - Tăng khác - Chuyển sang bất động sản đầu tư - Thanh lý, nhượng bán - Giảm khác (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) Số dư cuối năm Giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình - Tại ngày đầu năm - Tại ngày cuối năm Phụ Lục - Giá trị còn lại cuối năm của TSCĐ hữu hình đã dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo các khoản vay: - Nguyên giá TSCĐ cuối năm đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng: - Nguyên giá TSCĐ cuối năm chờ thanh lý: - Các cam kết về việc mua, bán TSCĐ hữu hình có giá trị lớn trong tương lai: - Các thay đổi khác về TSCĐ hữu hình: 09- Tăng, giảm tài sản cố định thuê tài chính: Khoản mục Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc, thiết bị Phương tiện vận tải,truyền dẫn ... TSCĐ hữu hình khác TSCĐ vô hình Tổng cộng Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính Số dư đầu năm - Thuê tài chính trong năm Mua lại TSCĐ thuê tài chính ăng khác rả lại TSCĐ thuê tài chính Giảm khác (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) Số dư cuối năm Giá trị hao mòn lũy kế Số dư đầu năm - Khấu hao trong năm Mua lại TSCĐ thuê tài chính Tăng khác Trả lại TSCĐ thuê tài chính Giảm khác (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) Số dư cuối năm Giá trị còn lại của TSCĐ thuê tài chính - Tại ngày đầu năm - Tại ngày cuối năm * Tiền thuê phát sinh thêm được ghi nhận là chi phí trong năm: * Căn cứ để xác định tiền thuê phát sinh thêm: * Điều khoản gia hạn thuê hoặc quyền được mua tài sản: 10- Tăng, giảm tài sản cố định vô hình: Khoản mục Quyền sử dụng đất Quyền phát hành Bản quyền, bằng sáng chế ... TSCĐ vô hình khác Tổng cộng Nguyên giá TSCĐ vô hình Số dư đầu năm - Mua trong năm - Tạo ra từ nội bộ doanh nghiệp SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 68 Phụ Lục - Tăng do hợp nhất kinh doanh - Tăng khác - Thanh lý, nhượng bán - Giảm khác (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) Số dư cuối năm Giá trị hao mòn lũy kế Số dư đầu năm - Khấu hao trong năm - Tăng khác - Thanh lý, nhượng bán - Giảm khác (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) (…) Số dư cuối năm Giá trị còn lại của TSCĐ vô hình - Tại ngày đầu năm - Tại ngày cuối năm * Thuyết minh số liệu và giải trình khác: - - ........... 11- Chi phí xây dựng cơ bản dở dang: Cuối năm Đầu năm - Tổng số chi phí XDCB dở dang: ... ... Trong đó (Những công trình lớn): + Công trình………….. + Công trình………….. +…………………….… ... ... ... ... ... ... 12- Tăng, giảm bất động sản đầu tư: Khoản mục Số đầu năm Tăng trong năm Giảm trong năm Số cuối năm Nguyên giá bất động sản đầu tư - Quyền sử dụng đất - Nhà - Nhà và quyền sử dụng đất - Cơ sở hạ tầng Giá trị hao mòn lũy kế - Quyền sử dụng đất - Nhà - Nhà và quyền sử dụng đất - Cơ sở hạ tầng Giá trị còn lại của bất động sản đầu tư - Quyền sử dụng đất - Nhà - Nhà và quyền sử dụng đất - Cơ sở hạ tầng SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 69 Phụ Lục * Thuyết minh số liệu và giải trình khác: - -.............. 13- Đầu tư dài hạn khác: - Đầu tư cổ phiếu - Đầu tư trái phiếu - Đầu tư tín phiếu, kỳ phiếu - Cho vay dài hạn - Đầu tư dài hạn khác Cuối năm ... ... ... ... Đầu năm ... ... ... ... Cộng ... ... 14- Chi phí trả trước dài hạn Cuối năm Đầu năm - Chi phí trả trước về thuê hoạt động TSCĐ ... ... - Chi phí thành lập doanh nghiệp - Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn - Chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình - ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng ... ... 15- Vay và nợ ngắn hạn Cuối năm Đầu năm - Vay ngắn hạn - Nợ dài hạn đến hạn trả ... ... ... ... Cộng ... ... 16- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Cuối năm Đầu năm - Thuế giá trị gia tăng - Thuế tiêu thụ đặc biệt - Thuế xuất, nhập khẩu - Thuế thu nhập doanh nghiệp - Thuế thu nhập cá nhân - Thuế tài nguyên - Thuế nhà đất và tiền thuê đất - Các loại thuế khác - Các khoản phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng ... ... 17- Chi phí phải trả Cuối năm Đầu năm - Trích trước chi phí tiền lương trong thời gian nghỉ phép - Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ - Chi phí trong thời gian ngừng kinh doanh - … ... ... ... ... ... ... Cộng ... ... 18- Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác Cuối năm Đầu năm - Tài sản thừa chờ giải quyết - Kinh phí công đoàn - Bảo hiểm xã hội - Bảo hiểm y tế - Phải trả về cổ phần hoá - Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn - Doanh thu chưa thực hiện - Các khoản phải trả, phải nộp khác Cộng ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 70 Phụ Lục 19- Phải trả dài hạn nội bộ Cuối năm Đầu năm - Vay dài hạn nội bộ -... - Phải trả dài hạn nội bộ khác Cộng ... ... ... ... ... ... 20- Vay và nợ dài hạn Cuối năm Đầu năm a - Vay dài hạn - Vay ngân hàng - Vay đối tượng khác - Trái phiếu phát hành b - Nợ dài hạn - Thuê tài chính - Nợ dài hạn khác ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng ... ... c- Các khoản nợ thuê tài chính Năm nay Năm trước Thời hạn Tổng khoản thanh toán tiền thuê tài chính Trả tiền lãi thuê Trả nợ gốc Tổng khoản thanh toán tiền thuê tài chính Trả tiền lãi thuê Trả nợ gốc Từ 1 năm trở xuống Trên 1 năm đến 5 năm Trên 5 năm 21- Tài sản thuế thu nhập hoãn lại và thuế thu nhập hoãn lại phải trả a- Tài sản thuế thu nhập hoãn lại: Cuối năm Đầu năm - Tài sản thuế thu nhập hoãn lại liên quan đến khoản chênh lệch tạm thời được khấu trừ … … - Tài sản thuế thu nhập hoãn lại liên quan đến khoản lỗ tính thuế chưa sử dụng … … - Tài sản thuế thu nhập hoãn lại liên quan đến khoản ưu đãi tính thuế chưa sử dụng … … - Khoản hoàn nhập tài sản thuế thu nhập hoãn lại đã được ghi nhận từ các năm trước … … Tài sản thuế thu nhập hoãn lại … … b- Thuế thu nhập hoãn lại phải trả Cuối năm Đầu năm - Thuế thu nhập hoãn lại phải trả phát sinh từ các khoản chênh lệch tạm thời chịu thuế - Khoản hoàn nhập thuế thu nhập hoãn lại phải trả đã được ghi nhận từ các năm trước - Thuế thu nhập hoãn lại phải trả … … … … … … SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 71 Phụ Lục 22- Vốn chủ sở hữu a- Bảng đối chiếu biến động của vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư của chủ sở hữu Thặng dư vốn cổ phần Vốn khác của chủ sở hữu Cổ phiếu quỹ Chênh lệch đánh giá lại tài sản Chênh lệch tỷ giá hối đoái ... Nguồn vốn đầu tư XDC B Cộng A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số dư đầu năm trước - Tăng vốn trong năm trước Lãi trong năm trước Tăng khác - Giảm vốn trong năm trước Lỗ trong năm rước Giảm khác Số dư cuối năm trước Số dư đầu năm nay Tăng vốn trong năm nay Lãi trong năm nay - Tăng khác - Giảm vốn trong năm nay - Lỗ trong năm nay - Giảm khác Số dư cuối năm nay b- Chi tiết vốn đầu tư của chủ sở hữu Cuối năm Đầu năm - Vốn góp của Nhà nước - Vốn góp của các đối tượng khác - ... ... ... ... ... Cộng ... ... * Giá trị trái phiếu đã chuyển thành cổ phiếu trong năm * Số lượng cổ phiếu quỹ: c- Các giao dịch về vốn với các chủ sở hữu và phân phối cổ tức, chia lợi nhuận Năm nay Năm trước - Vốn đầu tư của chủ sở hữu + Vốn góp đầu năm + Vốn góp tăng trong năm + Vốn góp giảm trong năm + Vốn góp cuối năm - Cổ tức, lợi nhuận đã chia ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 72 Phụ Lục d- Cổ tức - Cổ tức đã công bố sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm: + Cổ tức đã công bố trên cổ phiếu phổ thông:................. + Cổ tức đã công bố trên cổ phiếu ưu đãi:.................. - Cổ tức của cổ phiếu ưu đãi lũy kế chưa được ghi nhận:....... đ- Cổ phiếu Cuối năm Đầu năm - Số lượng cổ phiếu đăng ký phát hành - Số lượng cổ phiếu đã bán ra công chúng + Cổ phiếu phổ thông + Cổ phiếu ưu đãi - Số lượng cổ phiếu được mua lại + Cổ phiếu phổ thông + Cổ phiếu ưu đãi - Số lượng cổ phiếu đang lưu hành + Cổ phiếu phổ thông + Cổ phiếu ưu đãi ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... * Mệnh giá cổ phiếu đang lưu hành :............................. e- Các quỹ của doanh nghiệp: - Quỹ đầu tư phát triển - Quỹ dự phòng tài chính - Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu * Mục đích trích lập và sử dụng các quỹ của doanh nghiệp g- Thu nhập và chi phí, lãi hoặc lỗ được ghi nhận trực tiếp vào Vốn chủ sở hữu theo qui định của các chuẩn mực kế toán cụ thể. - - 23- Nguồn kinh phí Năm nay Năm trước - Nguồn kinh phí được cấp trong năm ... ... - Chi sự nghiệp (...) (...) - Nguồn kinh phí còn lại cuối năm ... ... 24- Tài sản thuê ngoài Cuối năm Đầu năm (1)- Giá trị tài sản thuê ngoài - TSCĐ thuê ngoài - Tài sản khác thuê ngoài (2)- Tổng số tiền thuê tối thiểu trong tương lai của hợp đồng thuê hoạt động tài sản không hủy ngang theo các thời hạn - Từ 1 năm trở xuống - Trên 1 năm đến 5 năm - Trên 5 năm ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 73 Phụ Lục VI- Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Đơn vị tính:.............) Năm nay Năm trước 25- Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 01) Trong đó: - Doanh thu bán hàng - Doanh thu cung cấp dịch vụ ... ... ... ... ... ... - Doanh thu hợp đồng xây dựng (Đối với doanh nghiệp có hoạt động xây lắp) + Doanh thu của hợp đồng xây dựng được ghi nhận trong kỳ; + Tổng doanh thu luỹ kế của hợp đồng xây dựng được ghi nhận đến thời điểm lập báo cáo tài chính; ... ... ... ... 26- Các khoản giảm trừ doanh thu (Mã số 02) Trong đó: - Chiết khấu thương mại - Giảm giá hàng bán - Hàng bán bị trả lại - Thuế GTGT phải nộp (phương pháp trực tiếp) - Thuế tiêu thụ đặc biệt - Thuế xuất khẩu 27- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 10) Trong đó: - Doanh thu thuần trao đổi sản phẩm, hàng hóa - Doanh thu thuần trao đổi dịch vụ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 28- Giá vốn hàng bán (Mã số 11) Năm nay Năm trước - Giá vốn của hàng hóa đã bán - Giá vốn của thành phẩm đã bán - Giá vốn của dịch vụ đã cung cấp - Giá trị còn lại, chi phí nhượng bán, thanh lý của BĐS đầu tư đã bán - Chi phí kinh doanh Bất động sản đầu tư - Hao hụt, mất mát hàng tồn kho - Các khoản chi phí vượt mức bình thường - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ... ... ... ... ... ... (...) ... ... ... ... ... ... ... ... (...) ... ... Cộng ... ... 29- Doanh thu hoạt động tài chính (Mã số 21) Năm nay Năm trước - Lãi tiền gửi, tiền cho vay - Lãi đầu tư trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu - Cổ tức, lợi nhuận được chia - Lãi bán ngoại tệ - Lãi chênh lệch tỷ giá đã thực hiện - Lãi chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện - Lãi bán hàng trả chậm ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 74 Phụ Lục - Doanh thu hoạt đọng tài chính khác Cộng ... ... ... ... 30- Chi phí tài chính (Mã số 22) Năm nay Năm trước - Lãi tiền vay - Chiết khấu thanh toán, lãi bán hàng trả chậm - Lỗ do thanh lý các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn - Lỗ bán ngoại tệ - Lỗ chênh lệch tỷ giá đã thực hiện - Lỗ chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện - Dự phòng giảm giá các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn - Chi phí tài chính khác ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng ... ... 31- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành (Mã số 51) Năm nay Năm trước - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp tính trên thu nhập chịu thuế năm hiện hành … … - Điều chỉnh chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của các năm trước vào chi phí thuế thu nhập hiện hành năm nay … … - Tổng chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành … … 32- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại (Mã số 52) Năm nay Năm trước - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ các khoản chênh lệch tạm thời phải chịu thuế … … - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ việc hoàn nhập tài sản thuế thu nhập hoãn lại … … - Thu nhập thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ các khoản chênh lệch tạm thời được khấu trừ (…) (…) - Thu nhập thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ các khoản lỗ tính thuế và ưu đãi thuế chưa sử dụng (…) (…) - Thu nhập thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ việc hoàn nhập thuế thu nhập hoãn lại phải trả (…) (…) - Tổng chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại … … 33- Chi phí sản xuất, kinh doanh theo yếu tố Năm nay Năm trước - Chi phí nguyên liệu, vật liệu - Chi phí nhân công - Chi phí khấu hao tài sản cố định - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí khác bằng tiền ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng ... ... VII- Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Đơn vị tính:……………..) 34- Các giao dịch không bằng tiền ảnh hưởng đến báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các khoản tiền do doanh nghiệp nắm giữ nhưng không được sử dụng SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 75 Phụ Lục Năm nay Năm trước a- Mua tài sản bằng cách nhận các khoản nợ liên quan trực tiếp hoặc thông qua nghiệp vụ cho thuê tài chính: - Mua doanh nghiệp thông qua phát hành cổ phiếu: - Chuyển nợ thành vốn chủ sở hữu: … … … … b- Mua và thanh lý công ty con hoặc đơn vị kinh doanh khác trong kỳ báo cáo. - Tổng giá trị mua hoặc thanh lý; - Phần giá trị mua hoặc thanh lý được thanh toán bằng tiền và các khoản tương đương tiền; - Số tiền và các khoản tương đương tiền thực có trong công ty con hoặc đơn vị kinh doanh khác được mua hoặc thanh lý; - Phần giá trị tài sản (Tổng hợp theo từng loại tài sản) và nợ phải trả không phải là tiền và các khoản tương đương tiền trong công ty con hoặc đơn vị kinh doanh khác được mua hoặc thanh lý trong kỳ. … … … … … … … … c- Trình bày giá trị và lý do của các khoản tiền và tương đương tiền lớn do doanh nghiệp nắm giữ nhưng không được sử dụng do có sự hạn chế của pháp luật hoặc các ràng buộc khác mà doanh nghiệp phải thực hiện. VIII- Những thông tin khác 1- Những khoản nợ tiềm tàng, khoản cam kết và những thông tin tài chính khác: ………………………......................................................................................................... 2- Những sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm:………………….............. 3- Thông tin về các bên liên quan:…..…………………………………………………… 4- Trình bày tài sản, doanh thu, kết quả kinh doanh theo bộ phận (theo lĩnh vực kinh doanh hoặc khu vực địa lý) theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 28 “Báo cáo bộ phận”(2):. ………………...…....................................................................................... 5- Thông tin so sánh (những thay đổi về thông tin trong báo cáo tài chính của các niên độ kế toán trước):…………………………………………………………………...... 6- Thông tin về hoạt động liên tục: ……………………………………...……………………………….................................. 7- Những thông tin khác. (3) ............................................................................................................................................. Lập, ngày ... tháng ... năm ... Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Ghi chú: (1) Những chỉ tiêu không có thông tin, số liệu thì không phải trình bày nhưng không được đánh lại số thứ tự chỉ tiêu. (2) Chỉ áp dụng cho công ty niêm yết. (3) Doanh nghiệp được trình bày thêm các thông tin khác xét thấy cần thiết cho người sử dụng báo cáo tài chính. SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 76 Phụ Lục Phụ Lục III. Những quy định chung về chứng từ kế toán 1. Nội dung và mẫu chứng từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này. Doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa được quy định danh mục, mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại chế độ kế toán riêng, các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ Tài chính chấp thuận. 2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm: - Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp này, gồm 5 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho; + Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ. - Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (Mẫu và hướng dẫn lập áp dụng theo các văn bản đã ban hành). 3. Lập chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. 4. Ký chứng từ kế toán Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 77 Phụ Lục Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. 5. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 78 Phụ Lục 6. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ... Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài. 7. Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền. Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán. 8. Các doanh nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử. SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 79 Phụ Lục Phụ lục IV. Sơ lược về cách xây dựng phần mềm xây dựng phần mềm kế toán Access. Bước 1: Tạo cơ sở dữ liệu mới và đặt tên là “KeToanAccess” Bước 2: Tạo các bảng các bảng dữ liệu. – Tạo bảng Danh mục tài khoản cấp 1 bao gồm các trường: Số hiệu tài khoản cấp 1, Loại tài khoản cấp 1, Tên tài khoản cấp 1. Tài khoản cấp 1 là tài khoản có 3 chữ số, ví dụ như tài khoản 111, 112, 331, 333, ... Tạo khóa chính là trường Số hiệu tài khoản cấp 1. – Tạo bảng Danh mục tài khoản cấp 2 bao gồm các trường: Số hiệu tài khoản cấp 2, Loại tài khoản cấp 2, Tên tài khoản cấp 2, Số hiệu tài khoản cấp 1. Tài khoản cấp 2 là tài khoản có 4 chữ số, ví dụ như tài khoản 1111, 1121, 3311, 3331, ... ; một số tài khoản đặc biệt chỉ có 3 chữ số, ví dụ tài khoản 129, 229, ... Khóa chính là trường Số hiệu tài khoản cấp 2. – Tạo bảng Danh mục tài khoản cấp 3 bao gồm các trường: Số hiệu tài khoản cấp 3, Loại tài khoản cấp 3, Tên tài khoản cấp 3, Số hiệu tài khoản cấp 2, Đơn vị tính, Tài khoản nhận kết chuyển, Mã kết chuyển. Tài khoản cấp 3 là tài khoản có từ 4 chữ số trở lên, đây là tài khoản được dùng để dịnh khoản; do vậy tài khoản nào được dùng để định khoản thì tài khoản đó phải có trong Danh mục này. Khóa chính là trường Số hiệu tài khoản cấp 3. – Tạo bảng Danh mục Kỳ kế toán bao gồm các trường: Mã kỳ (khóa chính), Diễn giải. – Tạo bảng Số dư đầu kỳ bao gồm các trường: Số hiệu tài khoản cấp 3 (khóa chính), Mã kỳ (khóa chính), Số lượng tồn đầu kỳ, Số dư đầu kỳ. – Tạo bảng Nghiệp vụ bao gồm các trường: Nghiệp vụ (khóa chính, kiểu số), Mã kỳ, Ngày ghi sổ, Diễn giải chung, Số serie Hóa đơn, Số Hóa đơn, Ngày Hóa đơn, Số phiếu thu chi, Ngày phiếu thu chi, Người nhận nộp, Địa chỉ người nhận nộp, Số phiếu nhập xuất, Ngày phiếu nhập xuất, Người giao nhận, Tại kho, Tên cơ sở đối tác, Mã số thuế của đối tác, Thuế suất thuế giá trị gia tăng (kiểu text) – Tạo bảng Sổ kế toán bao gồm các trường: Nghiệp vụ, Diễn giải, Tài khoản ghi Nợ, Tài khoản ghi Có, Số lượng phát sinh, Số tiền phát sinh. Hai bảng Nghiệp vụ và Sổ kế toán lưu giữ các định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bước 3: Tạo mối quan hệ cho các bảng trên. Nhìn vào các trường của các bảng, ta có thể biết được phải thiết lập mối quan hệ như thế nào. Lưu ý, các Tài khoản nhận kết chuyển, tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có là những tài khoản phải có trong Danh mục tài khoản cấp 3. Vì vậy phải thiết lập mối quan hệ của các trường đó là quan hệ đầu nhiều, quan hệ đầu 1 là Số hiệu tài khoản cấp 3 trong Danh mục tài khoản cấp 3. Bước 4: Thiết lập các Form khai báo tài khoản, Form Định khoản, Form Danh mục kỳ kế toán, Form Chọn Mã kỳ, Form In sổ tài khoản, Form chuyển sổ. Dựa vào nội dung các Form này mà tạo ra các Query làm nguồn cho phù hợp, thậm chí các Form phụ phục vụ cho các Form đó . Bước 5: Thiết kế các Query dùng để thực hiện các bút toán cuối kỳ đã được nêu trong phần mềm, thiết kế các Form, Macro thi hành nó. SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 80 Phụ Lục SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 81 Bước 6: Thiết kế các Report của các Sổ kế toán cần thiết, thiết kế Report chứng từ thu, chi, nhập, xuất, thiết kế các Report Báo cáo tài chính, đây là các Report khó thiết kế nhất. Để thiết kế được nó, ta phải tạo ra từ hai bảng phụ trở lên, thiết kế các Query để đọc thông tin các bảng phụ. Rồi sau đó thiết kế Report với nguồn là Query sao cùng. Bước 6: Viết mã đọc số ra chữ phục vụ cho các phiếu thu, chi, nhập, xuất. Cách thức hoạt động và hướng dẫn sử phần mềm đã được trình bày chi tiết trong chương 4. ._.