Ứng dụng máy tính vào công tác Kế toán thanh toán với người cung cấp & khách hàng tại Công ty dịch vụ du lịch & thương mại Hồ Tây

luật của nó. Doanh nghiệp thương mại trong cơ chế thị trường là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa sản xuất với sản xuất, giữa các thị trường với nhau. Thông qua hoạt động thương mại mà hàng hoá đi từ sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng, giá trị sử dụng của hàng hoá được thừa nhận. Để thực hiện được điều đó là cả một quá trình gồm nhiều giai đoạn nhưng đối với doanh nghiệp thì quan trọng nhất là mua và bán hàng hoá. Bán những mặt hàng mà người mua cần chứ không phải bán cái gì mà mình có, từ chỗ xác định bán cái gì doanh nghiệp thương mại xác định mình cần mua cái gì của người sản xuất. Thanh toán là một khâu trong quá trình mua bán hàng hoá, là dòng vận động ngược chiều với dòng vận động vật lý của hàng hoá từ người tiêu dùng quay trở lại người sản xuất. Thanh toán là điều kiện để tiếp tục quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng. Để quản lý sự hình thành công nợ và tình hình thanh toán trong mua bán hàng hoá một cách có hiệu quả thì cần phải có lượng thông tin chính xác, kịp thời . Yêu cầu này khiến công tác kế toán nghiệp vụ thanh toánvới người mua người bán không đơn giản là cung cấp đầy đủ chính xác thông tin mà còn phải kịp thời cung cấp thông tin cho các nhà quản lý về tình hình công nợ để có biện pháp quản lý một cách khoa học đồng thời có kế hoạch huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò to lớn trong đời sống kinh tế xã hội, với những ưu thế như tốc độ nhanh, chính xác máy vi tính ngày càng được ứng dụng rộng rãi nhất là trong quản lý và kinh doanh. Sự xâm nhập của tin học vào kế toán đã làm thay đổi hình ảnh của người kế toán, giúp họ giảm bớt công việc ghi chép tính toán để tập trung vào các công việc mà máy móc không thể thay thế được. Trong thời gian thực tập tại Công ty dịch vụ du lịch và thương mại TST,qua xem xét quy trình, đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy trình hạch toán đặc biệt là quy trình hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán cùng với kiến thức tích luỹ được trong quá trình học tập tại trường em đã chọn đề tài “ Ưng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty Dịch vụ Du lịch và Thương Mại TST” làm nội dung bản luận văn tốt nghiệp của mình. Luận văn ngoài lời mở đầu và kết luận gồm các nội dung chính sau đây: Chương I: Lý luận chung về Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng trong doanh nghiệp thương mại. Chương II: Thực trạng Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty Dịch vụ Du lịch và Thương mại -TST và một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ này tại công ty. Chương III: ứng dụng máy vi tính trong hiện đại hoá công tác kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại Công ty TST. Chương 1 lý luận chung về kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng trong doanh nghiệp thương mại I.Cơ sở hình thành quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàng 1.Khái niệm về thanh toán 1.1.Thanh toán là gì? Một doanh nghiệp cũng như một cơ thể sống, nó luôn phải tồn tại các mối quan hệ với môi trường bên ngoài, sự tồn tại này là tất yếu bởi nếu không có mối quan hệ với bên ngoài cũng có nghĩa là doanh nghiệp không tồn tại. Doanh nghiệp tồn tại được cần phải có các yếu tố đầu vào như tiền vốn, sức lao động, nguyên vật liệu, dịch vụ..., những yếu tố này doanh nghiệp có được từ môi trường bên ngoài : tiền vốn từ các chủ đầu tư, ngân hàng và các tổ chức tài chính khác, sức lao động từ người lao động, vật tư hàng hoá, dịch vụ từ người cung cấp. Từ các yếu tố đầu vào đó doanh nghiệp sản xuất ra hàng hoá dịch vụ và cung cấp ra thị trường. Việc nhận được các yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh bao giờ cũng đi kèm với việc doanh nghiệp phải trả cho người cung cấp số tiền có giá trị tương đương với giá trị của các yếu tố mà doanh nghiệp đã nhận được. Việc cung cấp ra thị trường các sản phẩm dịch vụ bao giờ cũng gắn liền với việc doanh nghiệp có quyền được nhận lại số tiền có giá trị tương đương với giá trị của sản phẩm hàng hoá mà mình đã cung cấp. Như vậy quan hệ thanh toán luôn tồn tại cùng với các quan hệ kinh tế phát sinh trong suốt quá trình tồn tại của doanh nghiệp. Theo công thức của quá trình tái sản suất : T -H - T’ đầu tiên người kinh doanh bỏ tiền ra mua hàng vào(hình thái giá trị đã chuyển từ tiền sang hàng), Sau đó bán hàng và thu lại tiền( hình thái giá trị lại chuyển từ hàng sang tiền). Lúc này nhà kinh doanh thu lại một khoản chênh lệch DT= T’-T chính là phần lợi nhuận mà nhà kinh doanh thu được. Trong quá trình T chuyển sang H nhà kinh doanh nhận hàng hoá và dịch vụ đồng thời với việc phải trả cho nhà cung cấp một khoản tiền tương ứng và khi bán hàng ra họ lại thu về lượng tiền T’ từ lượng tiền T’ này lại tiếp tục một chu kỳ kinh doanh mới. Như vậy thanh toán gắn liền với quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng, mọi trục trặc trong thanh toán sẽ ảnh hưởng đến quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp. Quan hệ thanh toán trong doanh nghiệp chính là quan hệ kinh tế phát sinh khi doanh nghiệp có quyền thu hay nghĩa vụ phải trả với các con nợ hay chủ nợ về một khoản vay, nợ tiền vốn trong kinh doanh. 1.2.Phân loại thanh toán 1.2.1.Căn cứ vào các đối tác tham gia quan hệ thanh toán - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người cung cấp, với khách hàng trong quan hệ mua bán hàng hoá, vật tư, sản phẩm dịch vụ. -Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người lao động về các khoản tiền lương, tiền thưởng ,tiền trợ cấp và các khoản thu nhập khác phân phối cho họ. -Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác tham gia liên doanh liên kết trong quan hệ liên doanh, liên kết. -Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách nhà nước về các khoản thuế, phí,lệ phí và các khoản trợ cấp trợ giá mà doanh nghiệp được hưởng. -Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng và các tổ chức tài chính tín dụng trong quan hệ vay vốn và các dịch vụ thanh toán. -Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên trong nội bộ doanh nghiệp về các khoản phải thu phải trả nội bộ... - Quan hệ thanh toán khác: quan hệ thanh toán diễn ra khi doanh nghiệp có quan hệ thanh toán về ký quỹ, ký cược và các quan hệ thanh toán khác. 1.2.2.Căn cứ vào thời hạn thanh toán -Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán dưới một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh bình thường. -Nợ dài hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán trên một năm hoặc sau một chu kỳ kinh doanh bình thường. 1.2.3.Căn cứ vào thời điểm thanh toán: -Thanh toán trước là thanh toán trước thời điểm giao hàng -Thanh toán ngay là thanh toán khi giao hàng -Thanh toán sau là thanh toán sau khi việc giao hàng đã hoàn thành. 1.2.4.Căn cứ vào phương thức thanh toán: -Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt - Thanh toán thông qua ngân hàng : bằng séc, điện chuyển tiền, thư chuyển tiền, thư tín dụng... 2.Cơ sở hình thành và nội dung quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàng. Cơ sở của việc hình thành quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàng chính là quan hệ mua bán trao đổi hàng hoá dịch vụ. Quan hệ này bao gồm việc người bán cung cấp sản phẩm hàng hoá dịch vụ cho người mua đồng thời là việc người mua trả tiền (thanh toán) cho người bán. Khi quan hệ mua bán hàng hoá diễn ra người mua được quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ,ngược lại người bán mất quyền sở hữu về hàng hoá và được quyền sở hữu về tiền tệ. Cùng với sự phát triển của các hình thức mua bán thì các hình thức thanh toán cũng phát triển đa dạng và phức tạp. Việc đồng thời giao hàng và trả tiền gần như chỉ tồn tại trong bán lẻ và một số loại hình dịch vụ. Giao nhận hàng đã tách rời việc thanh toán tiền hàng, thanh toán có thể sảy ra trước, trong và sau khi giao hàng. Chính sự phong phú của các hình thức thanh toán đã tạo điều kiện cho mua bán phát triển, bên nào có điều kiện tài chính tốt hơn sẽ tạo điều kiện cho bên kia tiêu thụ hàng tốt hơn hoặc có khả năng cung cấp hàng theo yêu cầu của mình. Quan hệ thanh toán bắt đầu phát sinh khi hợp đồng kinh tế có hiệu lực và người bán bắt đầu giao hàng cho người mua và kết thúc khi người mua hoàn thành việc thanh toán cho người bán. Trong bán lẻ thì quan hệ thanh toán thường chỉ kéo dài trong thời gian mua bán hàng tại quầy hàng,cửa hàng song đối với bán buôn thì quan hệ thanh toán kéo dài trong một khoảng thời gian dài nhiều khi bắt đầu trước khi giao hàng và kéo dài rất lâu sau khi việc giao hàng đã hoàn thành. Trong một số quan hệ mua bán diễn ra thường xuyên thì việc cung cấp hàng hoá và thanh toán tiền hàng diễn ra theo kế hoạch và chỉ đến cuối kỳ các bên mới tiến hành đối chiếu, bù trừ trị giá của số hàng đã giao và số tiền đã nhận. 3.Các phương thức thanh toán trong mua bán hàng hoá: 3.1.Thanh toán bằng tiền mặt: Là phương thức thanh toán trực tiếp giữa người mua và người bán. Khi bên bán chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho bên mua thì bên mua xuất tiền để trả tương ứng với giá mà hai bên đã thoả thuận, thanh toán theo phương thức này đảm bảo khả năng thu tiền nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán. 3.2.Thanh toán không dùng tiền mặt: 3.2.1.Thanh toán bằng séc Theo phương thức này người bán viết một tờ lệnh thanh toán cho ngân hàng mà mình có tài khoản trích tiền trên tài khoản của mình thanh toán cho người cầm tờ séc hoặc người được chỉ định trên tờ séc. Có các loại séc sau: -Séc chuyển khoản -Séc bảo chi -Séc định mức 3.2.2.Thanh toán chấp nhận Là phương thức thanh toán theo phương thức nhờ thu chậm trả, tức là người bán chỉ được thanh toán khi có sự chấp nhận của bên mua. Khi bên bán gửi hàng cho bên mua đồng thời phải là giấy nhờ thu gửi cho ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ số tiền hàng đã gửi. Ngân hàng khi nhận được chứng từ và sự đồng ý của bên mua sẽ thanh toán cho bên bán thông qua ngân hàng bên bán. Hình thức này áp dụng khi các bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong lĩnh vực thanh toán. 3.2.3.Thanh toán theo kế hoạch: Phương thức thanh toán này áp dụng trong trường hợp hai bên có quan hệ mua bán thường xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau. Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế bên bán định kỳ chuyển cho bên mua hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và bên mua định kỳ thanh toán cho bên bán. Cuối kỳ hai bên tiến hành đối chiếu điều chỉnh theo số liệu thực tế đã cung cấp và đã thanh toán. 3.2.4.Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Thực chất của phương pháp này là bên mua uỷ quyền cho ngân hàng phục vụ mình trích tiền từ tài khoản của mình thanh toán cho bên bán. Uỷ nhiệm chi được áp dụng thanh toán giữa các đơn vị có sự tín nhiệm lẫn nhau trong lĩnh vực thanh toán. Nhược điểm của phương thức này là có thể sảy ra tình trạng chiếm dụng vốn của đơn vị bán. 3.2.5.Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu. Theo phương thức này bên bán uỷ nhiệm cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ một khoản tiền nhất định từ một khách hàng nào đó. Uỷ nhiệm thu được áp dụng để thanh toán các khoản tiền dịch vụ mà việc cung cấp mang tính chất thường xuyên và có các phương tiện đo lường chính xác hoặc dùng để đòi nợ. Ưu điểm của phương thức này là người bán chủ động đòi tiền nên thời gian thanh toán nhanh. Tuy nhiên nếu đơn vị mua không có khả năng thanh toán thì quyền lợi của người bán không được bảo đảm. 3.2.6.Thanh toán bằng thư tín dụng. Thư tín dụng là một sự cam kết của ngân hàng đối với đơn vị cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ khi đơn vị cung cấp hoàn thành nghĩa vụ quy định trong một văn bản được gọi là thư tín dụng. Phương thức này được áp dụng đối với các đơn vị mua thường xuyên vi phạm kỷ luật thanh toán và được áp dụng phổ biến trong mua bán quốc tế. 3.3.Thanh toán hàng đổi hàng. Thanh toán hàng đổi hàng sảy ra khi các bên tham gia quan hệ thanh toán có quan hệ mua bán với nhau bên này là khách hàng của bên kia và ngược lại. Thanh toán đổi hàng có thể diễn ra theo từng hợp đồng kinh tế hoặc được tiến hành thường xuyên giữa các bên. II.Vai trò của kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng 1.Tầm quan trọng của quản lý công nợ với người cung cấp và khách hàng. Như đã trình bày ở trên thanh toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh cuả doanh nghiệp, mọi trục trặc trong quá trình thanh toán đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên và liên tục, bao gồm thanh toán các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Nợ phải thu khách hàng là một bộ phận thuộc về tài sản của doanh nghiệp đang bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng hợp pháp (mua chịu) hoặc bất hợp pháp( quá hạn thanh toán mà vẫn chưa thanh toán). Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thu hồi các khoản nợ này, doanh nghiệp phải thường xuyên đôn đốc kiểm tra việc thu hồi nợ. Phải trả người bán là một bộ phận thuộc về nguồn vốn của doanh nghiệp được tài trợ từ các doanh nghiệp khác và doanh nghiệp có nghĩa vụ phải hoàn trả trong một khoản thời gian nhất định theo thoả thuận. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay nguồn vốn tự có của các doanh nghiệp rất hạn chế do đó việc mua bán chịu sẽ thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá. Tuy nhiên việc mua bán chịu sẽ dẫn đến hiện tượng chiếm dụng vốn, thất thoát vốn. Thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện cho việc tiêu thụ tốt hàng hoá đồng thời vẫn đảm bảo việc thu hồi vốn để kinh doanh. Trả người bán đúng hạn sẽ làm tăng uy tín của doanh nghiệp và cùng với nó là việc tiết kiệm một khoản chi phí do được sử dụng vốn của người bán và đa dạng hoá cơ cấu nguồn vốn kinh doanh. Duy trì tỷ lệ Nợ phải thu khách hàng/ Nợ phải trả người bán một cách hợp lý sẽ đảm bảo khả năng thanh toán và nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu tỷ lệ này quá cao doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn lớn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nếu tỷ lệ này quá nhỏ chứng tỏ doanh nghiệp chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp sẽ giặp khó khăn trong việc tiếp tục huy động các nguồn vốn. Duy trì tỷ lệ này như thế nào còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tiềm lực doanh nghiệp, lượng hàng hoá tồn kho và nhiều yếu tố khác. 2.Nhiệm vụ của kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng. +Theo dõi, ghi chép phản ánh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản nợ phải thu, phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ đó. Qua đó kiểm tra kiểm soát tình hình quản lý và sử dụng tài sản trong sản xuất kinh doanh nhằm phát hiện và ngăn chặn tình hình chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn, tình trạng vi phạm kỷ luật thanh toán. +Cung cấp kịp thời những thông tin về công nợ và tình hình thanh toán cho chủ doanh nghiệp hoặc quản lý doanh nghiệp làm cơ sở đề ra những quyết định hợp lý trong sản xuất kinh doanh và quản lý tài sản. +Theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, phải trả. Với những khách hàng có số dư nợ lớn hoặc có quan hệ thường xuyên thì định kỳ kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần thiết thì phải yêu cầu khách hàng ký xác nhận nợ. +Theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ trên sổ chi tiết đồng thời với việc phải quy đổi ra ra Việt Nam Đồng để hạch toán . III.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng. 1.Thanh toán với người cung cấp . 1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đều phải được lập chứng từ để làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu trên tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, theo đúng nội dung và phương pháp lập. Trên cơ sở chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quy định taị quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản sửa đổi, bổ sung kế toán thanh toán công nợ với người cung cấp sử dụng các chứng từ sau: Các chứng từ phản ánh quá trình hình thành công nợ. + Hoá đơn(GTGT ), hoá đơn bán hàng. + Biên bản bàn giao công trình xây dựng cơ bản. + Invoice(Dùng cho hàng nhập khẩu) Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán : + Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Phiếu chi tiền mặt + Nếu thanh toán bằng séc: Bảng kê nộp séc + Nếu thanh toán qua Ngân hàng: Giấy báo có kèm biên bản sao kê của ngân hàng. Trong trường hợp thanh toán cho người cung cấp không phải bằng tiền như trong các trường hợp thanh toán bằng hàng hoá, bù trừ công nợ thì cần phải có các giấy tờ hợp lệ như biên bản bù trừ công nợ ,hợp đồng đổi hàng, phiếu xuất kho hàng đi đổi, hoá đơn bán hàng cho người cung cấp.... Công tác hạch toán ban đầu, xử lý chứng từ là khâu tốn nhiều công sức và là một trong những nội dung quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của số liệu kế toán do vậy cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý và đúng với các quy định, nguyên tắc chung về chế độ chứng từ mà Nhà nước ban hành. 1.2.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Để hạch toán sự hình thành và tình hình thanh toán với người cung cấp kế toán sử dụng tài khoản 331 ”Phải trả người bán” Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp dịch vụ lao vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây dựng cơ bản. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 331” Phải trả ngươi bán” + Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp lao vụ dịch vụ cần được mở cho từng đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả là người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây dựng cơ bản có quan hệ chủ yếu với doanh nghiệp về bán vật tư hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ. Trong chi tiết tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá dịch vụ. +Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư hàng hoá dịch vụ trả tiền ngay(tiền mặt, séc hoặc trả qua ngân hàng). +Những vật tư hàng hoá đã nhận, đã nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh lại khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. +Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác định những người bán, người cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 Bên Nợ: +Số tiền đã trả cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. +Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá dịchvụ, công trình xây dựng. +Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng hoá hoặc lao vụ dịch vụ đã giao theo hợp đồng. +Số tiền kết chuyển về phần giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất phát hiện khi kiểm nhận và trả lại người bán. +Chiết khấu mua hàng được hưởng. +Số tiền không xác định được chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi. Bên Có: +Số tiền phải trả cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch vụ, người nhận thầu xây dựng. +Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu. Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo từng đối tượng cụ thể. Trong trường hợp có số dư bên Nợ thì không được bù trừ cho nhau khi lên báo cáo tài chính mà phải căn cứ vào sổ chi tiết để lấy số dư bên Có lên cho chỉ tiêu Phải trả người bán và Số dư bên Nợ lên cho chỉ tiêu Trả trước cho người bán. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan: Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường Tài khoản 152-Nguyên vật liệu Tài khoản 156-Hàng hoá Tài khoản 211-Tài sản cố định hữu hình. Tài khoản 241-Xây dựng cơ bản dở dang(2412) ...... Tài khoản 611-Mua hàng(ở đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Tài khoản 141-Tạm ứng Tài khoản 111 -Tiền mặt. Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng. Và các tài khoản liên quan khác. 1.3. Trình tự kế toán. +Mua vật tư hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi: Nợ Tk 152,153,156,211.. hoặc 611 Nợ Tk 133 -Thuế GTGT được khấu trừ. Có Tk 331- Phải trả người bán. +Mua hàng hoá giao bán ngay cho khách hàng hoặc gửi bán(Thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) kế toán ghi Nợ Tk 632- Giá vốn hang bán. Nợ Tk 157- Hàng gửi bán. Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có Tk 331 -Phải trả người bán. +Khi mua vật tư hàng hoá dịch vụ, tài sản cố định dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh trị giá vật tư hàng hoá theo tổng giá thanh toán. Nợ Tk 152,153,156.. hoặc 611 Tổng giá thanh toán Có Tk 311 + Khi nhập khẩu vật tư hàng hoá, thiết bị, số tiền phải thanh toán cho người bán bằng ngoại tệ được quy đổi ra VND theo tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế, đồng thời phải theo dõi trên sổ chi tiết theo nguyên tệ. - Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá thực tế thì trị giá thiết bị, hàng hoá và số tiền phải trả cho người bán được quy đổi theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước công bố hoặc theo tỷ giá của ngân hàng giao dịch. Nợ Tk 152,156,211... Có Tk 331 -Phải trả người bán. Khi thanh toán : Nợ Tk 331-Theo tỷ giá thực tế tai thời điểm phát sinh công nợ Nợ Tk 413-Chênh lệch tỷ giá (Nếu tỷ giá tăng) Có Tk 112(2)-Theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán Nếu tỷ giá giảm thì ghi vào bên Có Tài khoản 413 Đến cuối kỳ nếu còn số dư thì tiến hành điều chỉnh tỷ giá của số công nợ phải trả về tỷ giá thực tế cuối kỳ, Phần chênh lệch được ghi vào bên Nợ của tài khoản 413 (Nếu tỷ giá tăng) hoặc ghi vào bên Có của tài khoản này (Nếu tỷ giá giảm) . - Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá hạch toán thì trị giá thiết bị, hàng hoá được quy đổi theo tỷ giá thực tế còn số tiền phải trả hoặc trả ngay được quy đổi theo tỷ giá hạch toán, phần chênh lệch được phản ánh vào tài khoản 413’Chênh lệch tỷ giá’. Nợ Tk 156,211-Theo tỷ giá thực tế Có Tk 112,331-Theo tỷ giá hạch toán Có Tk 413- Chênh lệch tỷ giá(Nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán) Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế thì phần chênh lệc được ghi vào bên Nợ Tài khoản 413. Khi thanh toán tiền hàng,ghi Nợ Tk 331 Tỷ giá hạch toán Có Tk 112(2) Đến cuối kỳ còn số dư mà tỷ giá thực tế trên thị trường của loại ngoại tệ đó có sự chênh lệch lớn với tỷ giá thực tế thì cần điều chỉnh lại tỷ giá hạch toán cho phù hợp Nếu tỷ giá tăng: Nợ Tk 413 Có Tk 331 Nếu tỷ giá giảm Nợ Tk 331 Có Tk 413 +Trường hợp đơn vị có tiến hành đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu. Khi nhận được biên bản bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ vào hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng XDCB hoàn thành, ghi: Nợ Tk 241-Xây dựng cơ bản dở dang Nợ Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ. Có Tk 331-Phải trả người bán. +Nhận bàn giao công trình xây dựng tạm thời hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu theo hợp đồng, ghi: Nợ Tk 142 -Chi phí trả trước(1421). Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có Tk 331-Phải trả người bán. +Nhận lao vụ, dịch vụ của người cung cấp, ghi: Nợ Tk 156-Hàng hoá(1562). Nợ Tk 241-XDCB dở dang. Nợ Tk 142-Chi phí trả trước. Nợ Tk 641- Chi phí bán hàng. Nợ Tk 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có Tk 331-Phải trả người bán. +Khi thanh toán tiền cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu kế toán ghi: Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 111-Tiền mặt. Có Tk 112-Tiền gửi ngân hàng. Có Tk 311,314-Vay ngắn hạn, vay dài hạn. +Khi ứng trước tiền cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu, ghi: Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 111,112 +Chiết khấu mua hàng đơn vị được hưởng do thanh toán sớm, ghi: Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 711-Thu nhập hoạt động tài chính. +Trường hợp vật tư hàng hoá mua vào phải trả lại do sai quy cách phẩm chất, ghi: Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 152,153,156 .. hoặc 611. Có Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ. +Trường hợp người bán chấp nhận giảm giá cho số hàng đã mua kém phẩm chất, sai quy cách,ghi: Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 152,153,156,211.. hoặc 611 +Người bán hoàn lại số tiền đơn vị đã ứng trước vì không có hàng, ghi: Nợ Tk 111,112 Có Tk 331-Phải trả người bán. +Trường hợp thanh toán cho người bán bằng hàng hoá,dịch vụ. Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 511-Doanh thu bán hàng. Có Tk 333(1)-Thuế GTGT. +Trường hợp các khoản nợ phải trả không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi được xử lý ghi tăng thu nhập bất thường. Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 721-Thu nhập bất thường. Trong một số trường hợp khác tài khoản 331cũng dùng để phản ánh tình hình công nợ và thanh toán công nợ trong các trường hợp khác như: ở bên nhận đại lý phản ánh số tiền phải thanh toán cho người giao đại lý về số tiền hàng đại lý đã bán. Bên nhận uỷ thác nhập khẩu phản ánh số tiền mà người uỷ thác nhập khẩu đã giao để nhập khẩu, số tiền phải thanh toán cho người bán ở nước ngoài. Bên nhận uỷ thác xuất khẩu phản ánh số tiền hàng xuất khẩu phải trả cho người uỷ thác... Sơ đồ tổng quát hạch toán tài khoản 331-Phải trả người bán. TK331 111,112,311,341 TK511 641,642 TK133 211,213,241 152,153,156.. ,611 Thanh toán bằng tiền măt, tiền gửi, tiền vay(kể cả đặt trước) Thanh toán bằng hàng hoá sản phẩm d.vụ Thanh toán bù trừ Chiết khấu, giảm giá, trả lại hàng đã mua Tiền đặt trước hoặc trả thừa được trả lại Gía trị NVL,hàng hoá mua chịu Giá trị TSCĐ,số phải trả người nhận thầu, sửa chữa lớn TSCĐ (Chưa thuế) Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Dịch vụ mua chịu khác TK 3331 VAT TK131 TK133 VAT tương ứng TK111,112 811,156,157 1.4.Sổ kế toán Theo chế độ kế toán hiện hành có bốn hình thức kế toán đó là: - Hình thức Nhật ký Sổ cái . -Hình thức Chứng từ ghi sổ. -Hình thức Nhật ký Chung. -Hình thức Nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức tổ chức sổ kế toán nói trên đều có những ưu, nhược điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện nhất định. Mỗi đơn vị kinh tế chỉ được mở một sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức sổ kế toán quy định như trên.Tuỳ theo mỗi hình thức sổ kế toán áp dụng mà các đơn vị mở các loại sổ kế toán khác nhau, nhưng nhìn chung đối với bất kỳ hình thức sổ kế toán nào đơn vị cũng cơ bản phải có 2 loại sổ là sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Đối với kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng cũng được ghi chép trên hai loại sổ: +Sổ Tổng hợp Theo hình thức Nhật ký chung thì tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng được phản ánh trên sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký chi tiền, sổ cái tài khoản. Theo hình thức Nhật ký sổ cái thì sự hình thành công nợ và tình hình thanh toán công nợ với khách hàng được ghi trên Nhật ký Sổ cái. Theo hình thức Chứng từ ghi sổ thì sự hình thành công nợ và tình hình thanh toán công nợ với khách hàng được ghi ghi chép trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian và trên sổ cái các tài khoản theo nội dung kinh tế Theo hình thức nhật ký chứng từ: Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bán được ghi chép trên nhật ký chứng từ số 5,Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng cộng lấy số dư để ghi vào Nhật ký Chứng từ số 5, mỗi người bán được ghi vào một dòng. +Sổ chi tiết: Ngoài việc được ghi chép trên các sổ tổng hợp thì sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng ngưòi bán và cho từng loại tiền, mỗi một người bán hoặc một loại tiền được mở một sổ riêng. 2.Kế toán thanh toán với khách hàng. 2.1.Tổ chức hạch toán ban đầu: Để hạch toán thanh toán với khách hàng kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu: +Các chứng từ phản ánh sự hình thành công nợ với khách hàng. Hoá đơn (GTGT), Hoá đơn bán hàng, Invoivce +Các chứng từ thanh toán Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng... Ngoài ra trong các trường hợp khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp không phải bằng tiền như: Bù trừ công nợ, thanh toán bằng hàng hoá, xoá nợ từ khoản dự phòng phải thu khó đòi, hàng bán bị trả lại, giảm gía, chiết khấu... cần phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, hợp pháp như: Biên bản đối chiếu công nợ, Biên bản bù trừ công nợ, Biên bản xoá nợ,Phiếu nhập kho hàng đổi về.Biên bản hàng hoá sai hợp đồng, thừa hoặc thiếu hàng hóa của người mua.Giấy báo từ chối trả lại hàng của người mua... 2.2.Vận dụng hệ thống tài khoản. Để hạch toán khoản nợ phải thu khách hàng và tình hình thanh toán các khoản nợ này của khách kế toán sử dụng tài khoản 131” Phải thu khách hàng”. Nguyên tắc hạch toán tài khoản131” Phải thu khách hàng”. +Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua bán sản phẩm hàng hoá, nhận lao vụ dịch vụ. +Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp lao vụ dịch vụ thu tiền ngay( tiền mặt, séc). +Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, các loại nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có các biện pháp xử lý. +Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng nếu hàng hoá đã giao, lao vụ dịch vụ đã cung cấp không đúng theo hợp đồng thì người mua có thể yêu cầu giảm giá hoặc nhận lại số hàng đã giao. Kết cấu và nội dung tài khoản 131” Phải thu khách hàng”. Bên Nợ: +Số tiền phải thu khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ dịch vụ đã cung cấp và được xác định tiêu thụ. +Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: +Số tiến khách hàng đã trả + Số tiền nhận ứng trước, trả trước của khách hàng. +Số tiền giảm giá cho khách hàng sau khi đã xác định doanh thu. +Doanh thu củ._.a số hàng bán bị trả lại. + Chiết khấu bán hàng cho người mua. +Xử lý nợ phải thu khó đòi, bù trừ công nợ, nhận hàng hoá của khách. Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu khách hàng cuối kỳ. Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên có phản ánh số tiền đã nhận trước hoặc số đã thu lớn hơn số phải thu theo chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết cho từng đối tượng của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên Tài sản và Nguồn vốn. Số dư bên Nợ lên cho chỉ tiêu Phải thu khách hàng,số dư bên Có lên cho chỉ tiêu Người mua trả trước. 2.3.Trình tự kế toán. +Khi nhận được chứng từ phản ánh doanh thu bán hàng( trường hợp chưa thanh toán) kế toán ghi: Nợ Tk 131-Phải thu khách hàng. Có Tk 511-Doanh thu bán hàng. Có Tk 333(1)- Thuế giá trị gia tăng. +Khi bán hàng trả góp: Nợ Tk 131-Phải thu khách hàng. Có Tk 511-Doanh thu bán hàng. Có Tk 333(1)-Thuế GTGT. Có Tk 711-Thu nhập hoạt động tài chính(Tiền lãi do bán trả góp) +Hàng xuất khẩu đã xác định xuất khẩu. Doanh thu bán hàng hàng xuất khẩu được xác định trên cơ sở doanh thu bằng ngoại tệ quy đổi ra VND. -Nếu doanh nghiệp áp dụng tỷ giá thực tế thì doanh thu và khoản phải thu khách hàng hoặc tiền thu được được phản ánh theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Nợ Tk 131-Phải thu khách hàng. Có Tk 511- Doanh thu bán hàng. Khi khách hàng thanh toán,ghi: Nợ Tk 112(2)-(Quy đổi theo tỷ giá tại thời điểm thanh toán) Có Tk 131-(Quy đổi theo tỷ giá tại thời điểm xác định doanh thu) Có Tk 413-(Nếu tỷ giá tăng so với khi xác định doanh thu) Nếu tỷ giá giảm ghi Nợ Tài khoản 413 Đến cuối kỳ nếu trên tài khoản còn số dư thì điều chỉnh theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ: Nếu tỷ giá tăng thì ghi Có Tài khoản 413 Còn giảm thì ghi Nợ Tài khoản 413. -Nếu doanh nghiệp áp dụng tỷ giá hạch toán thì doanh thu được quy đổi theo tỷ giá thực tế còn khoản phải thu hoặc tiền thu được phản ánh theo tỷ giá hạch toán, phần chênh lệch được phản ánh vào tài khoản 413. Nợ Tk 131,112(2) Nợ Tk 413(Nếu tỷ giá thực tế cao hơn tỷ giá hạch toán) Có Tk 511-Doanh thu Nếu tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán thì ghi Có Tk 413. Khi thanh toán ghi: Nợ Tk 112(2)-Tiền gửi ngân hàng. Có Tk 131 -Phải thu khách hàng. Cuối kỳ nếu có sự chênh lệch lớn giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán cần tiến hành điều chỉnh lại cho phù hợp với thực tế Nếu điều chỉnh tăng: Nợ Tk 131-Phải thu khách hàng. Có Tk 413-Chênh lệch tỷ giá. Nếu điều chỉnh giảm: Nợ Tk 413-Chênh lệch tỷ giá. Có Tk 131-Phải thu khách hàng. +Khi nhận được tiền do khách hàng trả, kể cả số tiền lãi của số nợ do nợ quá hạn, liên quan đến hàng hoá đã tiêu thụ. Nợ Tk 112,112 Có Tk 131-Phải thu khách hàng. Có Tk 711-Thu nhập hoạt động tài chính(Phần tiền lãi) +Chiết khấu bán hàng người mua được hưởng do thanh toán sớm. Nợ Tk 811- Chi phí hoạt động tài chính. Có Tk 131-Phải thu khách hàng. +Doanh thu của số hàng bị trả lại Nợ Tk 532-Hàng bán bị trả lại. Nợ Tk 333(1)- Thuế GTGT. Có Tk 131-Phải thu khách hàng. +Căn cứ vào biên bản xác nhận hàng bị kém phẩm chất, sai quy cách người mua yêu cầu giảm giá,ghi: Nợ Tk 532-Giảm giá hàng bán. Nợ Tk 333(1)-Thuế GTGT. Có Tk 131-Phải thu khách hàng. +Khi nhận được tiền ứng trước, trả trước của khách hàng theo hợp đồng, ghi: Nợ Tk 111-Tiền mặt. Nợ Tk 112-Tiền gửi ngân hàng. Có Tk 131-Phải thu khách hàng. +Nếu khách hàng không thanh toán bằng tiền mà băng hàng hoá căn cứ vào giá trị vật tư hàng hóa nhập kho đổi hàng( tính theo giá quy định trong hợp đồng), ghi: Nợ Tk 152-Nguyên liệu, vật liệu. Nợ Tk 153-Công cụ dụng cụ. Nợ Tk 156-Hàng hoá hoặc Nợ Tk 611- Mua hàng. Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có Tk 131-Phải thu khách hàng. +Khi doanh nghiệp có khoản nợ phải thu khách hàng khó đoì và thực sự không đòi được phải xủ lý xoá sổ, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: Nợ Tk 642-Chi phí QLDN( Nếu chưa trích lập dự phòng ). Nợ Tk 139-Dự phòng phải thu khó đòi. Có Tk 131-Phải thu khách hàng. Đồng thời ghi vào bên Nợ tài khoản 004 -Nợ khó đòi đã xử lý. Tài khoản này cũng được sử dụng để phản ánh khoản phải thu về số tiền đã giao cho người uỷ thác nhập khẩu. Sơ đồ tổng quát hạch toán Tài khoản 131-Phải thu khách hàng. TK131 TK511,512 TK3331 TK139 TK111,112 TK331 TK3331 Doanh thu bán hàng (không thuế) Thuế giá trị gia tăng Thu nhập hoạt động tài chính và thu nhập bất thường( chưa thuế) Số chi hộ hoặc tiền thừa trả lại Chiết khấu bán hàng, giảm giá, hàng bán bị trả lại VAT tương ứng với phần chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại Bù trừ công nợ Số tiền đã thu kể cả ứng trước Xử lý nợ khó đòi TK111,112 TK711,811 811,531,532 2.4.Sổ kế toán. Theo hình thức Chứng từ ghi sổ và Nhật ký sổ cái thì sự hình thành và tình hình thanh toán với khách hàng ngoài việc được ghi trên sổ tổng hợp( Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái đối với hình thức Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái đối với hình thức Nhật ký sổ cái) còn được ghi trên sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. Theo hình thức Nhật ký chung doanh thu bán hàng(bán chịu) và tình hình thanh toán được phản ánh trên Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền và sổ cái liên quan. Sổ chi tiết được mở để theo dõi từng đối tượng khách hàng, từng loại ngoại tệ. Theo hình thức Nhật ký chứng từ: Phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người mua chi tiết với từng khách hàng và từng loại tiền. Cuối kỳ chuyển số liệu sang bảng kê số 11, mỗi khách hàng được ghi trên một dòng, căn cứ vào bảng kê số 11 để ghi cột ghi Có tài khoản 131 trên nhật ký chứng từ số 8. Doanh nghiệp: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán ) (Dùng cho TK 131,331 ) Tài khoản: Đối tượng: Loại tiền : VND Ngày Chứng từ Tài Thời Số phát sinh Số dư tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn gỉai khoản đối ứng hạn được chiết khấu Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.số đầu kỳ 2.số phát sinh Cộng số phát sinh X X 3.số dư cuối kỳ Người ghi sổ Ngày tháng năm (Ký,họ tên ) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Doanh nghiệp: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán ) (Dùng cho TK 131,331 ) Tài khoản: Đối tượng: Loại ngoại tệ: Ngày Chứng từ Tài Tỷ Thời Số phát sinh Số dư tháng Số Ngày Diễn giải khoản giá hạn Nợ Có Nợ Có ghi sổ hiệu tháng đối ứng chiết khấu Ngoại tệ Quy ra VND Ngoại tệ Quy ra VND Ngoại tệ Quy ra VND Ngoại tệ Quy ra VND 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1.Số đầu kỳ 2.Số phát sinh Cộng số phát sinh X X X 3.Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Ngày tháng năm (Ký,họ tên ) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Chương 2 Thực trạng Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty dịch vụ du lịch và thương mại -TST và một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ này. I. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tài chính tại công ty. 1.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. 1.1.Sự hình thành và phát triển Công ty dịch vụ du lịch và thương mại tên giao dịch quốc tế là: “ Trade and service tourist company” gọi tắt là TST là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Phát triển công nghệ và Du lịch được thành lập theo Quyết định số 108/KHCNQG của Trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia năm 1993 Trụ sở chính của công ty đặt tại số 1D Láng Hạ,Đống Đa,Hà Nội, công ty là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại các ngân hàng trong và ngoài nước. Công ty có các chức năng và nhiệm vụ chính sau: - Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp . -Kinh doanh khách sạn, làm dịch vụ du lịch lữ hành trong nước và quốc tế -Kinh doanh và cho thuê văn phòng đại diện tại Hà Nội và Tp Hồ chí Minh - Kinh doanh và mua bán các trang thiết bị văn phòng. - Kinh doanh mua bán lắp ráp sửa chữa và bảo trì xe gắn maý. - Ngoài ra công ty còn thực hiện liên doanh với các đối tác nước ngoài để kinh doanh khách sạn, thực hiện các dịch vụ bán hàng và cho thuê văn phòng đại diện. 1.2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TST *)Kinh doanh thương mại Công ty dịch vụ du lịch và thương mại TST là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp bao gồm hàng tiêu dùng, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị đáp ứng cho nhu cầu khác nhau của sản xuất và đời sống. Với chức năng XNK trực tiếp nên công ty kinh doanh trên địa bàn rất rộng bao gồm cả thị trường trong nước và ngoài nước. Thị trường trong nước là những công ty thương mại, sản xuất cung cấp và tiêu thụ những mặt hàng phục vụ kinh doanh nội địa. Thị trường ngoài nước của công ty bao gồm địa bàn kinh doanh ở một số nước như Nhât,Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc ,SNG trong đó đặc biệt là khu vục ASEAN và Trung quốc. Kể từ khi mới thành lập, ban giám đốc công ty coi hoạt động kinh doanh XNK là mũi nhọn kinh tế quan trọng và có ý nghĩa quyết định trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Hoạt động kinh doanh XNK là hướng kinh doanh chủ yếu mang lại lợi nhuận cho công ty trong thời gian vừa qua. Nhập khẩu là mặt mạnh của công ty do có đội ngũ cán bộ có nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh nên công ty đã tìm hiểu và biết được mặt hàng nào mà thị trường cần mà sản xuất trong nước chưa đáp ứng được, những mặt hàng chủ yếu mà công ty vẫn nhập là :Mỳ chính,sữa, bánh kẹo, máy giặt, tủ lạnh, ôtô, máy xây dựng .v.v. Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là hàng thủ công mỹ nghệ và hàng nông lâm sản qua chế biến . Ơ trong nước công ty chủ yếu kinh doanh xe máy Dream của công ty Honda Việt nam và công ty Liên doanh sản xuất phụ tùng ô tô xe máy(GMN). Ngoài ra công ty còn ký hợp đồng cung cấp xi măng, sắt thép cho một số công ty xây dựng. Do yêu cầu phát triển công ty đã hình thành thêm một số tổ chức như : Liên doanh với nhà máy thuốc lá Bến Thành tiêu thụ thuốc lá Fine, liên doanh với công ty Ba son tiêu thụ ống dẫn nước, mở đại lý vé máy bay. *) Kinh doanh du lịch, khách sạn : Công ty TST - Hà nội có 2 khách sạn lớn, ở Hà nội là khách sạn Nam Đế và ở Hải phòng là khách sạn Hải sơn, với 85 phòng trong đó 53% số phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế. Công ty có nhiều hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ du lịch như: tổ chức du lịch lữ hành quốc tế và trong nước, kinh doanh dịch vụ ăn uống, dịch vụ buồng giường, kinh doanh hàng hoá, vận chuyển hành khách, vui chơi giải trí, dịch vụ thông tin... 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh: Phòng tổ chức lao động và tiền lương Ban giám đốc Phòng kinh doanh Phòng Kế toán Tài chính Phòng hành chính Cửa hàng 301 Đội Cấn Trung tâm dịch vụ du lịch và khách sạn Các chi nhánh Đứng đầu công ty là giám đốc do Trung tâm KHTN&CNQG bổ nhiệm, giám đốc đại diện cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, tiến hành điều hành mọi hoạt động của công ty và phải chịu trrách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. Giúp việc giám đốc có một phó giám đốc. -Phòng kinh doanh XNK : Có nhiệm vụ kinh doanh XNK tổng hợp, kinh doanh tạm nhập tái xuất, XNK quá cảnh, liên doanh liên kết thực hiện uỷ thác XNK cho các đơn vị trong và ngoài nước. - Phòng Hành chính : Giúp giám đốc trong công tác tổ chức các hoạt động hành chính, quản lý tài sản và phục vụ cơ quan. - Phòng Kế toán Tài chính : Chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc công ty và có trách nhiệm giúp cho ban giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiên toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế ở công ty giúp cho giám đốc định hướng chiến lược kinh doanh. -Phòng tổ chức lao động và tiền lương: Tham mưu giúp giám đốc về công tác tổ chức lao động tiền lương đồng thời tham gia giải quyết các chế độ, nghĩa vụ đối với người lao động. -Cửa hàng 301 Đội Cấn : Là nơi tổ chức việc giao nhận hàng hoá ,bán hàng và quản lý hàng. - Trung tâm dịch vụ du lịch và khách sạn : Tham mưu phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến các hoạt động du lịch khách sạn để giám đốc xem xét giải quyết . -Các chi nhánh :Hoạt động kinh doanh theo chức năng của công ty và thực hiện nghĩa vụ với công ty. 2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tài chính của công ty TST: Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và phù hợp với tình hình phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp. Công ty TST đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, theo hình thức tổ chức này ở công ty có Phòng kế toán Tài chính, ở các đơn vị phụ thuộc có đủ độ lớn thì tổ chức bộ máy kế toán riêng còn những đơn vị phụ thuộc nhỏ thì chỉ bố trí các nhân viên kinh tế thực hiện một số phần kế toán chi tiết theo sự phân công của kế toán trưởng hàng ngày hoặc định kỳ ngắn hạn chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế toán công ty. Phòng kế toán chỉ hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu về thương mại ,XNK còn các hoạt động kinh doanh khác như khách sạn, dịch vụ du lịch .v.v. do các đơn vị phụ thuộc chịu trách nhiệm. Hàng tháng các đơn vị này phải lập báo cáo kế toán-tài chính theo quy định của công ty và nhà nước gửi về phòng kế toán công ty để kiểm tra tổng hợp và lập báo cáo chung toàn công ty. Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính tại công ty TST Kế toán trưởng Kế toán tông hợp Kế toán hàng hoá & Kế toán TSCĐ Kế toán tiền mặt & Kế toán tiềnlương *Kế toán công nợ *Kế toán TGNH, *Kế toán tiền vay Nhân viên kinh tế ở đơn vị phụ thuộc Ban kế toán tài chính ở đơn vị phụ thuộc Thủ quỹ Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức điều hành, hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán tài chính của công ty. Hàng năm kế toán trưởng có có trách nhiệm lập kế hoạch tài chính cho toàn công ty, cùng với giám đốc ra các quyết định tài chính. Hàng tháng phải báo cáo tình hình kết quả kinh doanh sơ bộ trước giám đốc. Thu nhận và xét duyệt báo cáo tài chính quý, năm của các đơn vị trực thuộc. Kế toán tổng hợp: Xác định doanh thu và kết quả kinh doanh toàn công ty, phụ trách thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách, kê khai thuế, kế toán các khoản thu, chi các quỹ doanh nghiệp. Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị nội bộ tổ chức công tác hạch toán kế toán. Kế toán hàng hoá, tài sản cố định: Theo dõi ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá, xác định giá xuất kho, giá vốn hàng bán. Theo dõi, ghi chép sự biến động của tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí công cụ dụng cụ. Kế toán tiền mặt và tiền lương: Theo dõi ghi chép sự biến động của quỹ tiền mặt của công ty. Tính toán, trích và trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, nộp BHXH,BHYT,KPCĐ. Theo dõi các khoản tạm ứng. Kế toán công nợ, tiền gửi, tiền vay: Thực hiện các giao dịch trực tiếp với ngân hàng. Theo dõi sự hình thành và tình hình thanh toán các khoản công nợ với người mua, người bán, với ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Theo dõi các khoản chi từ tài khoản tiền gửi ngân hàng và các khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Thủ quỹ: Trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt, vàng bạc, ngoại tệ, và các chứng từ có gía khác của công ty. Nhập và xuất tiền mật theo lệnh của giám đốc. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi chép vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung ,theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó ,sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Công ty TST áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên ,nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế. Sơ đồ quy trình hạch toán tại công ty dịch vụ du lịch và thương mại. Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu II.Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty TST. 1.Nội dung phương thức thanh toán với người cung cấp và khách hàng. 1.1.Nội dung phương thức thanh toán với người cung cấp. Trong doanh nghiệp thương mại mua hàng là khâu mở đầu của quá trình kinh doanh, mua hàng nhằm phục vụ cho dự trữ và bán ra được bình thường, nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả kinh tế và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Nhận thức được điều này ban giám đốc và các phòng ban chức năng của công ty luôn quan tâm đến việc tìm kiếm nguồn hàng ổn định, phù hợp với nhu cầu và có uy tín.Với những hàng hoá thu mua để xuất khẩu doanh nghiệp thường cử cán bộ đi thu mua trực tiếp từ người sản xuất, hoặc đi đặt hàng tại các cơ sở gia công hạn chế đến mức thấp nhất việc thu mua qua trung gian. Với hàng hoá khác công ty thường mua trực tiếp của cơ sở sản xuất và vận chuyển về kho băng phương tiện của công ty hoặc thuê ngoài. Với hàng hoá nhập khẩu thường được công ty mua theo điều kiện CIF , cán bộ công ty xuống trực tiếp nhận hàng tại cảng, làm thủ tục hải quan và vận chuyển hàng về kho của công ty. Ưng với mỗi phương thức mua hàng thì có các phương thức thanh toán khác nhau. Ơ công ty TST thanh toán trong mua hàng được thực hiện chủ yếu như sau: -Với hàng hoá thu mua để xuất khẩu công ty thường tạm ứng tiền cho cán bộ đi thu mua , thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho người sản xuât. Với hàng hoá khác thì được thanh toán chủ yếu bằng séc hoặc uỷ nhiệm chi. - Với hàng hoá nhập khẩu thì các phương thức thanh toán chủ yếu là thư tín dụng hoặc điện chuyển tiền. Quy trình thanh toán bằng thư tín dụng: Sau khi ký hợp đồng, công ty làm thủ tục mua ngoại tệ hoặc dùng ngoại tệ tự có để ký quỹ mở L/C. Do lượng vốn có hạn nên công ty thường vay ngắn hạn ngân hàng để thanh toán khi bộ chứng từ về đến ngân hàng. 1.2.Nội dung phương thức thanh toán với khách hàng. Hoạt động tiêu thụ hàng hoá là đặc trưng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại, là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua đó hàng hoá được chuyển thành tiền, thực hiện vòng chu chuyển vốn trong doanh nghiệp thương mại, vòng chu chuyển tiền tệ trong xã hội, đáp ứng nhu cầu cuả sản xuất và đời sống. Tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu và chiến lược mà doanh nghiệp theo đuổi. Nhận thức được điều này ban lãnh đạo công ty rất chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá, đa dạng hoá các hình thức bán hàng. Ơ trong nước công ty nhận làm đại lý vé máy bay, bán lẻ xe máy, bán buôn vật liệu xây dựng, máy xây dựng,máy công cụ... xuất khẩu hàng nông sản qua chế biến và hàng thủ công mỹ nghệ. Để thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá công ty tìm nhiều biện pháp phục vụ mọi yêu cầu của khách hàng, tạo uy tín cho mình tăng nhanh doanh thu đặc biệt là doanh thu hàng xuất khẩu. Tuy nhiên trong điều kiện cạnh tranh quyết liệt thì hoạt động xuất khẩu của công ty vẫn còn nhiều hạn chế, một số sản phẩm phải nhờ uỷ thác xuất khẩu làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Để thúc đẩy tiêu thụ ngoài việc đa dạng hoá các hình thức bán hàng còn phải đa dạng hoá các hình thức thanh toán tiền hàng. Ngoài bán lẻ thu tiền ngay, đối với bán buôn công ty thường áp dụng các phương thức thanh toán khác nhau. Với hàng hoá mà công ty có nguồn cung cấp ổn định và bên cung cấp có khả năng tài chính công ty tạo điều kiện cho bên mua một khoảng thời gian hợp lý để thanh toán. Đối với hàng nhập khẩu để bán do công ty phải đi vay ngắn hạn để nhập khẩu do đó công ty hạn chế bán chịu hoặc yêu cầu khách hàng đặt tiền trước khi nhập khẩu.Với hoạt động xuất khẩu phương thức thanh toán chủ yếu bằng thư tín dụng. 2.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty TST. 2.1.Kế toán thanh toán với người cung cấp. 2.1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu : Các nghiệp vụ kinh tế phản ánh quan hệ thanh toán với người cung cấp phát sinh tại các bộ phận các phòng ban chức năng của doanh nghiệp. Để thu nhận và xử lý tốt thông tin kế toán phải tổ chức hạch toán ban đầu tại các bộ phận có phát sinh quan hệ kinh tế. Về chứng từ sử dụng: Công ty sử dụng các chứng từ theo mẫu quy định của Bộ tài chính như: Hoá đơn(GTGT), hoá đơn bán hàng, phiếu chi, và các hoá đơn hợp pháp khác như Invoice( đối với hàng nhập khẩu), uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ.. và các chứng từ liên quan khác. Việc ghi chép các thông tin vào các chứng từ hạch toán ban đầu được phân công cụ thể cho từng đối tượng có liên quan. Hoá đơn(GTGT), hoá đơn bán hàng, Invoice cùng với phiếu nhập kho được chuyển về phòng kế toán sau khi ghi vào sổ nhật ký chung được chuyển cho kế toán hàng hoá ghi chép, theo dõi trị gía hàng nhập kho sẽ được chuyển đến kế toán công nợ để theo dõi việc thanh toán. Các chứng từ thanh toán được lập từ trong doanh nghiệp( phiếu chi, uỷ nhiệm chi) hay từ bên ngoài (báo nợ) được chuyển đến kế toán công nợ để ghi chép vào sổ kế toán có liên quan. Ví dụ: Ngày 8/12/1999 công ty ký hợp đồng mua xe máy của công ty Honda Việt nam. Hợp đồng kinh tế Số N/18 ngày 8/12/1999 Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/9/1989 của Hội đồng Nhà nước và nghị định số 17/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng(nay là Chính phủ) quy định chi tiết thi hành pháp lệch Hợp đồng kinh tế. Hôm nay ngày 8/12/1999 chúng tôi gồm Bên A: Công ty Honda Việtnam. Địa chỉ : Mê linh,Vĩnh phúc Tài khoản tiền Việt số : 710B-00120 tại Ngân hàng công thương chi nhánh Phúc yên tỉnh Vĩnh Phúc. Do ông: làm đại diện Bên B: Công ty dịch vụ du lịch và thương mại TST. Địa chỉ : 1D Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Tài khoản tiền Việt: 013A-00171 Tại ngân hàng công thương Đống Đa. Do ông Phan chí Trung giám đốc làm đại diện. Cùng thoả thuận: Bên A bán cho bên B 19 xe Super Dream với giá chưa thuế GTGT là 24.530.000 đồng một chiếc (Hai mươi bốn triệu năm trăm ba mươi ngàn đồng). Ngày giao hàng 18/12/1999 tại cửa hàng xe 301 Đội Cấn, thanh toán bằng uỷ nhiệm chi chậm nhất một ngày trước ngày giao hàng. Đại diện bên bán Đại diện bên mua Căn cứ vào hợp đồng ngày 16/12/1999 Công ty viết Uỷ nhiệm chi cho ngân hàng công thương Đống Đa thanh toán cho Honda Việt Nam. Uỷ nhiệm chi số chuyển khoản,chuyển tiền thư,điện Lập ngày Phần do NH ghi Tên đơn vị trả tiền: Công ty dịch vụ du lịch và thương mại Tài khoản nợ Số tài khoản : 013A-00171 Tại Ngân hàng: CT Đống Đa Tỉnh,TP Hà nội Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Honda Việt nam Tài khoản có Số tài khoản: 710B-00120 Tại ngân hàng: CTCN PhúcYên Tỉnh,TP Vĩnh Phúc Số tiền bằng số 512.677.000 đ Số tiền bằng chữ: Năm trăm mười hai triệu sáu trăm bảy mươi bảy ngày đồng Nội dung thanh toán: Chuyển tiền mua 19 xe máy theo hợp đồng N-018 ngày 8/12/1999 cho đợt giao hàng ngày 18/12/1999 của cửa hàng 301 Đội Cấn- mã cửa hàng 14005 Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán Chủ tài khoản Ghi sổ ngày:17/12/1999 Ghi sổ ngày Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán Ngày 18/12/1999 Công ty Honda Việt nam giao hàng tại cửa hàng 301 Đội Cấn. Ngày 19/12/1999 Phòng kế toán nhận được Hoá đơn. HOá ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 18 tháng 12 năm 1999 No00786 Đơn vị bán hàng: Công ty Honda Việt nam Địa chỉ : Mê linh, Vĩnh phúc Tài khoản 710B-00120 NHCT P.yên Điện thoại: MS: Đơn vị mua hàng: Công ty DV-DL &TM Địa chỉ :1DLángHạ,ĐốngĐa, Hà nội.Tài khoản 013A-00171NHCTĐĐa Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 01 001 07878-1 STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Xe máySuperDream Chiếc 19 24.530.000 466.070.000 Cộng tiền hàng: 466.070.000đ Thuế suất 10% ThuếGTGT : 46.607.000đ Giá thanh toán: 512.677.000đ Viết bằng chữ: Năm trăm mười hai triệu sáu trăm bảy mươi ngày đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 2.1.2.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Để phản ánh tình hình phát sinh các khoản công nợ và tình hình thanh toán với người cung cấp kế toán công ty sử dụng tài khoản 331“Phải trả người bán”. Để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp tài khoản 331 được dùng để phản ánh: + Số nợ phải trả người bán về hàng hoá, dịch vụ mua chịu, kể cả các khoản mua trả tiền ngay đối với các đối tượng có quan hệ thường xuyên, các khoản mà người bán chi hộ, nộp hộ. +Khoản phải trả người gửi đại lý về số tiền bán đai lý và trích hoa hồng đại lý được hưởng. +Tình hình thanh toán các khoản phải trả người bán. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng ( khách hàng, thương vụ). Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan 111,112,141,156,133.. 2.1.3.Trình tự kế toán. + Khi mua hàng căn cứ vào hoá đơn(GTGT) hoặc hoá đơn bán hàng của bên bán, kế toán ghi: Nợ Tk 156-Hàng hoá Nợ Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ(Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Có Tk 331-Phải trả người bán. +Khi thanh toán tiền hàng(kể cả ứng trước), kế toán ghi: Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 111,112,311 Ví dụ: Ngày 16 tháng 12 công ty viết uỷ nhiệm chi cho ngân hàng công thương Đống Đa thanh toán tiền hàng cho Honda Viêt nam số hàng nhập ngày 18/12. Nợ Tk 331 512.677.000 đ Có Tk 112 Ngày 19/12 nhận được hoá đơn hàng đã nhập kho ngày 18/12. Nợ Tk 156 : 466.070.000 Nợ Tk 133 : 46.607.000 Có Tk 331 : 512.677.000 Ngày15/12 nhận lô hàng phụ tùng xe máy của Honda Viêt nam Nợ Tk 156 : 10.363.200 Nợ Tk 133 : 1.036.620 Có Tk 331: 11.399.520 Ngày 20 tháng 12 viết uỷ nhiệm chi cho Ngân hàng công thương Đống Đa thanh toán cho Honda Việt nam qua Citibank,Hà nội. Nợ Tk 331 11.399.520 Có Tk 112 + Khi nhập khẩu hàng hoá Công ty TST chủ yếu nhập hàng hoá theo giá CIF, thanh toán bằng L/C hoặc điện chuyển tiền. Khi hàng về đến cảng, làm thủ tục hải quan, căn cứ vào Invoice, kế toán ghi: Nợ Tk 156 Quy đổi theo tỷ giá thực tế Có Tk 331 Khi thanh toán cho đối tác nước ngoài kế toán ghi: Nợ Tk 331 Quy đổi theo tỷ giá thực tế Có Tk 112,141 Nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá tiến hành điều chỉnh trực tiếp vào trị giá hàng mua để công ty nhanh chóng xác định được kết quả kinh doanh(ở công ty các nghiệp vụ về XNK ít nên không mở tài khoản 413 ) Nợ Tk 156 Tỷ giá tăng Có Tk 331 hoặc Nợ Tk 331 Tỷ giá giảm Có Tk 156 Ví dụ: Ngày 10/8/1999 Công ty ký hợp đồng nhập khẩu 20 xe tải Hyundai của Hàn Quốc, giá 5750 USD một xe theo giá CIF Hải Phòng. Thanh toán bằng L/C trả chậm, 50% thanh toán ngay khi bộ chứng từ về đến ngân hàng, 50% thanh toán sau 2 tháng. Ngày 19/8 công ty làm thủ tục mở L/C trích tiền gửi tại Ngân hàng mua USD để ký quỹ , Tỷ giá 13.950 VND/USD.Theo yêu cầu của ngân hàng công ty phải ký quỹ 23.000 USD. Nợ Tk 144 : 320.850.000 Có Tk 112(1):320.850.000 Ngày 19/8 bộ chứng từ về đến ngân hàng, ngân hàng yêu cầu công ty nộp 34.500 USD để thanh toán, tỷ giá 13.965VND/USD. Nợ Tk 331 802.642.500 Có Tk 111(2) 481.792.500 Có Tk 144 320.850.000 Ngày 10/9 hàng về nhập kho, tỷ giá 13.970 VND/USD. Nợ Tk 156 1.606.550.000 Có Tk 331 Ngày 1/12 thanh toán nốt tiền hàng(57.500 USD),tỷ giá 13.990đ/USD Nợ Tk 331 804.425.000 Có Tk 112 Đồng thời điều chỉnh tỷ giá. Nợ Tk 156 517.500 Có Tk 331 + Công ty mở đại lý bán vé máy bay cho Vietnam Airlines. Khi bán vé, cuối tuần tổng hợp từ bảng kê bán vé kế toán ghi: Nợ Tk 111 hoặc 112 Có Tk 331 Định kỳ(hàng tuần) chuyển tiền vé trả cho Vietnam Airlines. Nợ Tk 331 Có Tk 112 Cuối tháng xác định tổng doanh thu bán vé xác định hoa hồng được hưởng: Nợ Tk 331-Phải trả người bán Có Tk 511(3)-Doanh thu bán hàng(dịch vụ) 2.1.4. Sổ kế toán: Từ các chứng từ gốc hoá đơn và các chứng từ thanh toán kế toán ghi vào sổ nhật ký mua hàng(nếu chưa thanh toán hoặc thanh toán trước) hoặc sổ nhật ký chi tiền(tiền mặt hoặc tiền gửi). Và chuyển số liệu sang sổ cái tài khoản 331. Đồng thời với việc ghi chép vào sổ nhật ký, chứng từ gốc được chuyển sang ghi trên sổ chi tiết thanh toán với khách hàng ( được mở cho từng người bán hoặc từng thương vụ) và cuối tháng tổng hợp từ các sổ chi tiết này lên sổ chi tiết tài khoản 331. Cuối kỳ kế toán , tổng hợp từ sổ chi tiết tài khoản 331 để xác định chỉ tiêu “Phải trả người bán” và chỉ tiêu “Trả trước cho người bán” để lên báo cáo tài chính. Công ty dịch vụ du lịch và thương mại Sổ theo dõi chi tiết Tài khoản 331-Phải trả người bán Tháng 12 năm 1999 Đơn vị : Honda Việtnam Ngày-tháng-năm SHTK diễn giải Tài khoản Số tiền n c đối ứng nợ có Số đầu kỳ 2.963.740 .............. ...... ...... ............................ ....... .. .. .. .. .. .. .......... 15-12-1999 00175 Nhập lô phụ tùng xe máy 156 10.363.200 15-12-1999 00175 VAT Lô phụ tùng 133 1.036.020 17-12-1999 37 Trả tiền mua 19 xe 112 512.677.000 18-12-1999 00780 Nhận 19 xe 156 466.070.000 18-12-1999 00780 VAT 19 xe 133 46.607.000 20-12-1999 38 Trả tiền phụ tùng 112 11.399.520 ........ .... .... .............. ...... ........ .......... Số phát sinh x 6.115.946.870 6.133.537.410 Số cuối kỳ 20.554.280 Công ty dịch vụ du lịch và thương mại Sổ chi tiết Tài khoản 331-Phải trả người bán Tháng 12 năm 1999 STT Tên đơn vị Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ nợ có nợ có nợ có 1 Trung tâm điện lực 989.389.600 1.468.560.433 479.170.833 2 Honda Việt nam 2.963.740 6.115.946.870 6.133.537.410 20.554.280 3 Vietnam airlines 107.095.051 2.228.331.237 2.230.354 109.117.932 4 Cty thương mại Đà nằng 3.930.000 3..930.000 Tổng cộng 397.482.500 4.966.204.727 11.148.377.134 15.107.880.505 490.845.973 8.037.379.625 2.2.Kế toán thanh toán với người mua. 2.2.1Hạch toán ban đầu. Chứng từ ban đầu bao gồm: Hoá đơn(GTGT), hoá đơn bán hàng, Invoice do công ty lập tại nơi bán hàng hoặc tại cảng. Các chứng từ này được lập thành 3 liên: Liên 1-Lưu, Liên 2- Giao cho khách hàng, Liên 3- Dùng để thanh toán. Các chứng từ này khi chuyển về phòng kế toán được giao cho kế toán tổng hợp phản ánh doanh thu và ghi vào sổ nhật ký, giao cho kế toán hàng hoá để xác định giá vốn và kế toán công nợ để ghi chép, theo dõi tình hình thanh toán (nếu chưa được thanh toán). Các chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo nợ ngân hàng, uỷ nhiệm chi (của khách hàng) được chuyển đến kế toán tổng hợp để ghi vào sổ nhậ._.O131 thay bằng PSNO331, PSCO131 thay bằng PSCO331. Cấu trúc sổ THOPNTE.DBF trong thư mục TK131 có cấu trúc như sau: Field name Type Lengh Discription MDV C 3 Mã đơn vị TDV C 20 Tên đơn vị LOAITIEN N 3 Loại tiền thanh toán NODKYNTE N 12 Nợ đầu kỳ theo nguyên tệ NODKYVND N 12 Nợ đầu kỳ theo VND CODKYNTE N 12 Có đầu kỳ theo nguyên tệ CODKYVND N 12 Có đầu kỳ theo VND PSNO131NTE N 12 Phát sinh Nợ theo nguyên tệ PSNO131VND N 12 Phát sinh Nợ theo VND PSCO131NTE N 12 Phát sinh Có theo nguyên tệ PSCO131VND N 12 Phát sinh Có theo VND NOCKYNTE N 12 Nợ cuối kỳ theo nguyên tệ NOCKYVND N 12 Nợ cuối kỳ theo VND COCKYNTE N 12 Có cuối kỳ theo nguyên tệ COCKYVND N 12 Có cuối kỳ theo VND Trong Thư mục TK331 Sổ THOPNTE.DBF cũng có cấu trúc tương tự chỉ khác tên trường: PSNO131NTE thay bằng PSNO331NTE PSNO131VND thay bằng PSNO331VND PSCO131NTE thay bằng PSCO331NTE PSCO131VND thay bằng PSCO331VND Trong các sổ trên chỉ có các sổ đăngký tài khoản hoạt động được tạo trực tiếp còn các sổ còn lại được tạo theo chương trình. 2.Vào dữ liệu cho sổ. Có hai loại dữ liệu cần nhập vào từ bàn phím để từ những dữ liệu này sẽ tiến hành tính toán, xử lý đưa ra các biểu bảng theo yêu cầu. Đó là các dữ liệu cơ sở- các dữ liệu này chỉ vào một lần và là cơ sở cho việc xử lý tính toán, các dữ liệu cập nhật- dữ liệu được vào hàng ngày và chỉ có ý nghĩa cho việc xử lý tính toán trong kỳ. Trong đó các sổ TENTKNTE.DBF và TENTKVND.DBF là hai sổ chứa các dữ liệu cơ sở chỉ vào một lần do đó được nhập ở chế độ trực tiếp,Nội dung của Hai sổ này như sau: Trên thư mục 131: TENTKNTE.DBF TENTKVND.DBF NTK CTK NTK CTK NO1121 CO511 NO111 CO511 NO1122 CO711 NO112 CO3331 NO821 CO721 NO821 CO711 NO531 CO413 NO531 CO721 NO532 NO532 NO413 NO3331 NO139 NO139 Trên thư mục TK331 Nội dung hai sổ này như sau: TENTKNTE.DBF TENTKVND.DBF NTK CTK NTK CTK NO156 CO1122 NO152 CO111 NO811 CO413 NO153 CO112 NO821 CO711 NO156 CO5113 NO211 NO211 CO711 NO413 NO811 NO821 Hai sổ THOPVND.DBF và THOPNTE.DBF chứa các dữ liệu cơ sở là TDV,MDV,loại tiền thanh toán,số dư đầu kỳ của lần tổng hợp đầu tiên. Các dữ liệu cơ sở của hai sổ này được nhập khi thực hiện chương trình tạo cấu trúc và được bổ sung khi phát sinh đơn vị người cung cấp, khách hàng mới khi thực hiện chương trình tạo cấu trúc sổ. Đối với các dữ liệu được cập nhật hàng ngày vào sổ VCTG.DBF khi thực hiện chương trình VCTG.PRG khi đó căn cứ vào loại tiền thanh toán mà máy sẽ cho hiện lên màn hình các cột phù hợp để vào dữ liệu. 3.Xây dựng các chương trình. 3.1.Chương trình tạo cấu trúc sổ:TCTRUC.PRG SET SAFE OFF CLEA ALL CLEA ACCE' VAO SO HIEU TAI KHOAN (131/331) 'TO TK TS1='TK'+TK+'\TENTKNTE' TS11='TK'+TK+'\TENTKVND' USE &TS1 COPY STRU EXTE TO TG use tg C1=FIEL(1) C2=FIEL(2) C3=FIEL(3) zap APPE BLAN REPL &C1 WITH "SCT",&C2 WITH "C",&C3 WITH 6 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'NT',&C2 WITH 'D',&C3 WITH 8 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'MDV',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 3 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'ND',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 20 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'LOAITIEN',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 3 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'TYGIA',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 6 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'TK1',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 6 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'st1nte',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'st1vnd',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'TK2',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 6 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'ST2',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'GHICHU',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 1 USE TS2='TK'+TK+'\VCTG' CREA &TS2 FROM TG SELE 1 USE TG DELE FOR RECN()>4 PACK DO WHIL I<=2 TC=IIF(I=1,'PSNO','PSCO')+TK APPE BLAN REPL &C1 WITH TC,&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 SELE 2 USE &TS11 DO WHIL .NOT.EOF() TC=IIF(I=1,CTK,NTK) IF TC#SPAC(6) SELE 1 APPE BLAN REPL &C1 WITH TC,&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 ENDI SELE 2 SKIP ENDD SELE 1 ENDD CLOSE ALL TS3='TK'+TK+'\CTIETVND' CREA &TS3 FROM TG SELE 1 USE TG DELE FOR RECN()>4 PACK APPE BLAN REPL &C1 WITH 'LOAITIEN ',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 3 APPE blan REPL &C1 WITH 'tygia',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 6 DO WHIL I<=2 TC1=IIF(I=1,'PSNO','PSCO')+TK+'NTE' TC2=IIF(I=1,'PSNO','PSCO')+TK+'VND' APPE BLAN REPL &C1 WITH TC1,&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10 APPE BLAN REPL &C1 WITH TC2,&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 SELE 2 USE &TS1 DO WHIL .NOT.EOF() TC=IIF(I=1,CTK,NTK) IF TC#SPAC(6) SELE 1 APPE BLAN REPL &C1 WITH TC,&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 ENDI SELE 2 SKIP ENDD SELE 1 ENDD CLOSE ALL TS3='TK'+TK+'\CTIETNTE' CREA &TS3 FROM TG USE TG REPL RECO 1 &C1 WITH 'MDV',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 3 REPL RECO 2 &C1 WITH 'TDV',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 20 REPL RECO 3 &C1 WITH 'LOAITIEN',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 3 REPL RECO 4 &C1 WITH 'NODKYnte',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10 REPL RECO 5 &C1 WITH 'NODKYvnd',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 REPL Reco 6 &C1 WITH 'CODKYnte',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10 REPL RECO 7 &C1 WITH 'CODKYvnd',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 REPL RECO 8 &C1 WITH 'PSNO’+TK+’nTE',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10 REPL RECO 9 &C1 WITH 'PSNO’+TK+’VND',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 REPL Reco 10 &C1 WITH 'PSCO’+TK+’nte',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10 REPL RECO 11 &C1 WITH 'PSCO’+TK+’vnd',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 DELE FOR RECN()>11 PACK APPE BLAN REPL &C1 WITH 'NOCKYnte',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'NOCKYvnd',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'COCKYnte',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10 APPE BLAN REPL &C1 WITH 'COCKYvnd',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 USE TS4='TK'+TK+'\THOPNTE' CREA &TS4 FROM TG BROW FIEL MDV,TDV,LOAITIEN,NODKYNTE,NODKYVND, CODKYNTE, CODKYVND use tg REPL RECO 3 &C1 WITH 'NODKY',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 REPL RECO 4 &C1 WITH 'CODKY',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 REPL RECO 5 &C1 WITH 'PSNO’+TK,&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 REPL RECO 6 &C1 WITH 'PSCO’+TK+’,&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 REPL RECO 7 &C1 WITH 'NOCKY',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 REPL RECO 8 &C1 WITH 'COCKY',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 DELE FOR RECN()>8 PACK USE TS41='TK'+TK+'\THOPVND' CREA &TS41 FROM TG BROW FIEL MDV,TDV,NODKY,CODKY CLEA ALL !DEL TG.DBF RETU 3.2.Chương trình vào chứng từ gốc:VCTG.PRG SET TALK OFF DKLV='C' DO WHIL DKLV='C' SET DATE FREN CLEA ALL CLEA ACCE' VAO SO HIEU TAI KHOAN(131/331):'TO TK TS='TK'+TK+'\VCTG' USE &TS DELE FOR GHICHU='*' PACK APPE BLAN CLEA acce' VIETNAM DONG HAY NGOAI TE(VND/NTE)' TO TT IF UPPE(TT)='VND' CLEA ACCE' CO VAO CHO DON VI MOI KHONG (C/K)?'TO DV IF UPPE(DV)='C' TS1='TK'+TK+'\THOPVND' USE &TS1 APPE BLAN BROW FIEL MDV,TDV ENDI USE &TS BROW FIEL SCT,NT,MDV,ND,TK1,ST1VND,TK2,ST2 ELSE CLEA ACCE' CO VAO CHO DON VI MOI KHONG (C/K)?'TO DV IF UPPE(DV)='C' TS1='TK'+TK+'\THOPNTE' USE &TS1 APPE BLAN BROW FIEL MDV,TDV,LOAITIEN ENDI USE &TS BROW ENDI CLEA ACCE' CO VAO TIEP HAY KHONG (C/K) ?' TO DKLV ENDD CLEA ALL SET TALK ON RETU 3.3.Chương trình dựng sổ chi tiết các nghiệp vụ: DSCTIET.PRG SET SAFE OFF SET DATE FREN CLEA ALL CLEA ACCE'VAO SO HIEU TAI KHOAN(131/331)'TO TK TS1='TK'+TK+'\VCTG' TS2='TK'+TK+'\CTIETNTE' TS21='TK'+TK+'\CTIETVND' SELE 2 USE &TS1 DELE FOR ST2=0 PACK GO 1 DO WHIL .NOT.EOF() IF GHICHU#'*' X1=SCT X2=NT X3=MDV X4=ND X5=LOAITIEN x6=tygia X7=TK1 X8=ST1nte x9=st1vnd X10=TK2 X11=ST2 REPL GHICHU WITH '*' SELE 1 IF X5#SPAC(3) USE &TS2 Tc1='ps'+trim(x7)+'NTE' tc2='ps'+trim(x7)+'VND' IF X1#SPAC(6) APPE BLAN REPL SCT WITH X1,NT WITH X2,MDV WITH X3,ND WITH X4,LOAITIEN WITH X5,tygia with x6,&TC1 WITH X8,&tc2 with x9 ENDI go bott REPL &X10 WITH X11 ELSE USE &TS21 Tc2='ps'+trim(x7) IF X1#SPAC(6) APPE BLAN REPL SCT WITH X1,NT WITH X2,MDV WITH X3,ND WITH X4,&TC2 WITH X9 ENDI go bott REPL &X10 WITH X11 ENDI SELE 2 endi SKIP ENDD CLEA ALL RETU 3.4.Chương trình tổng hợp thanh toán: THOP.PRG CLEA ALL SET DATE FREN CLEA m=mont(date()) y=year(date()) Y=Y-100 m1=iif(m=1,11,m-2) y1=iif(m=1,y-1,y) m2=iif(m=1,12,m-1) nt1= iif(m1=2,'28',iif(m1=4.or.m1=6.or.m1=9.or.m1=11,'30','31'))+'/'+str(m1,2)+'/'+STR(y1,4) nt2= iif(m2=2,'28',iif(m2=4.or.m2=6.or.m2=9.or.m2=11,'30','31'))+'/'+str(m2,2)+'/'+STR(y1,4) ACCE'VAO SO HIEU TAI KHOAN(131/331):'TO TK TS1='TK'+TK+'\CTIETNTE' TS11='TK'+TK+'\CTIETVND' TS2='TK'+TK+'\THOPNTE' TS21='TK'+TK+'\THOPVND' SELE 1 USE &TS1 SELE 2 ACCE'TONG HOP LAN DAU HAY TIEP THEO(D/T)?'TO DK USE &TS2 IF UPPE(DK)='T' REPL NODKYnte WITH NOCKYnte,nodkyvnd with nockyvnd,CODKYnte WITH COCKYnte,codkyvnd with cockyvnd ENDI GO 1 DO WHIL .NOT.EOF() x1=mdv SELE 1 TC1='PSNO'+TK+'NTE' TC11='PSNO'+TK+'VND' TC2='PSCO'+TK+'NTE' TC21='PSCO'+TK+'VND' SUM &TC1,&TC11,&TC2,&TC21 TO Y1,Y11,Y2,Y21 FOR MDV=X1.and.nt>ctod(nt1).and.nt<=ctod(nt2) SELE 2 REPL &TC1 WITH Y1,&TC11 WITH Y11,&TC2 WITH Y2,&TC21 WITH Y21 X3=NODKYNTE-CODKYNTE+&TC1-&TC2 REPL NOCKYNTE WITH IIF(X3>0,X3,0),COCKYNTE WITH IIF(X3>0,0,-X3) X3=NODKYVND-CODKYVND+&TC11-&TC21 REPL NOCKYVND WITH IIF(X3>0,X3,0),COCKYVND WITH IIF(X3>0,0,-X3) SKIP ENDD USE &TS21 IF UPPE(DK)='T' REPL ALL NODKY WITH NOCKY,CODKY WITH COCKY ENDI GO 1 DO WHIL .NOT.EOF() X1=MDV SELE 1 USE &TS11 TC1='PSNO'+TK TC2='PSCO'+TK SUM &TC1,&TC2 TO Y1,Y2 FOR MDV=X1.and.nt>ctod(nt1).and.nt<=ctod(nt2) SELE 2 REPL &TC1 WITH Y1,&TC2 WITH Y2 X3=NODKY-CODKY+&TC1-&TC2 REPL NOCKY WITH IIF(X3>0,X3,0),COCKY WITH IIF(X3>0,0,-X3) SKIP ENDD CLEA ALL RETU 3.5.Chương trình In Sổ theo dõi chi tiết thanh toán. INCTIET.PRG SET TALK OFF SET DEVI TO PRIN SET DATE FREN SET PRIN TO FILE THE.TXT CLEA ALL CLEA acce'in dinh ky hay tuy y (DK/TY)'to LC m=mont(date()) y=year(date()) y=y-100 if uppe(lc)='DK' m1=iif(m=1,11,m-2) m2=iif(m=1,12,m-1) else m1=iif(m=1,12,m-1) m2=m endi y1=iif(m=1,y-1,y) nt1=iif(m1=2,'28',iif(m1=4.or.m1=6.or.m1=9.or.m1=11,'30','31'))+'/'+str(m1,2)+'/'+ str(y1,4) nt2=iif(m2=2,'28',iif(m2=4.or.m2=6.or.m2=9.or.m2=11,'30','31'))+'/'+str(m2,2)+'/'+ str(y1,4) clea ACCE' VAO SO HIEU TAI KHOAI(131/331)'TO TK TS1='TK'+TK+'\CTIETNTE' TS11='TK'+TK+'\CTIETVND' TS2='TK'+TK+'\THOPNTE' TS21='TK'+TK+'\THOPVND' TS0='TK'+TK+'\TENTKNTE' use &ts0 coun to duc0 for ctk#spac(6) TS01='TK'+TK+'\TENTKVND' use &ts01 coun to duc01 for ctk#spac(6) TDD='CONG TY DICH VU DU LICH VA THUONG MAI' if Uppe(lc)='TY' ng='NGAY '+dtoc(date()) th=M na=y+100 clea acce'in cho ma don vi 'to ma SELE 1 USE &TS2 loca for mdv=ma if foun()=.t. x1=MDV X2=TDV T=LOAITIEN X3=NOcKYNTE X31=NOcKYVND X4=COcKYNTE X41=COcKYVND SELE 2 USE &TS1 n=fcou() dime g(n) SUM TO ARRA g FOR MDV=ma.and.nt>ctod(nt1).and.nt<=ctod(nt2) X5=g(2) X51=g(3) X6=g(4+duc0) X61=g(5+duc0) x=x3-x4+x5-x6 x7=iif(x>0,x,0) x8=iif(x>0,0,-x) x=x31-x41+x51-x61 x71=iif(x>0,x,0) x81=iif(x>0,0,-x) if x5=0.and.x6=0 wait ' Trong thang khong phat sinh, de nghi xem lai so theo doi cua thang truoc,de nghi an phim bat ky de tiep tuc' else do thtucin endi else sele 1 use &ts21 K=FCOU() DIME Y(K) loca for mdv=ma X1=MDV X2=TDV X3=NOcKY X4=COcKY SELE 2 use &ts11 n=fcou() dime g(n) SUM TO ARRA g FOR MDV=ma.and.nt>ctod(nt1).and.nt<=ctod(nt2) X5=g(1) X6=g(2+duc01) x=x3-x4+x5-x6 x7=iif(x>0,x,0) x8=iif(x>0,0,-x) if x5=0.and.x6=0 wait'Trong thang khong phat sinh,de nghi xem lai so theo doi chi tiet cua thang truoc,de nghi an phim bat ky de tiep tuc' else do thtucin1 endi endi else ***** use &ts2 TH=M2 NA=y+100 NG='NGAY'+IIF(TH=2,'28',IIF(TH=4.OR.TH=6.OR.TH=9.OR.TH=11,'30','31'))+'/'+STR(TH,2)+'/'+str(NA,4) sele 1 use &ts2 DO WHIL .NOT.EOF() X1=MDV X2=TDV T=LOAITIEN X3=NODKYNTE X31=NODKYVND X4=CODKYNTE X41=CODKYVND TC='PSNO'+TK+'NTE' X5=&TC TC='PSNO'+TK+'VND' X51=&TC TC='PSCO'+TK+'NTE' X6=&TC TC='PSCO'+TK+'VND' X61=&TC X7=NOCKYNTE X71=NOCKYVND X8=COCKYNTE X81=COCKYVND IF X5#0.OR.X6#0 do thtucin ENDI SELE 1 SKIP ENDD *----IN CHO TIEN VIET---- SELE 1 USE &TS21 DO WHIL .NOT.EOF() X1=MDV X2=TDV X3=NODKY X4=CODKY TC='PSNO'+TK X5=&TC TC='PSCO'+TK X6=&TC X7=NOCKY X8=COCKY IF X5#0.OR.X6#0 do thtucin1 ENDI SELE 1 SKIP ENDD endi SET PRIN TO MODI COMM the.TXT CLEA ALL RETU ******* procedure thtucin SELE 2 USE &TS1 n=fcou() dime dk(n) TD1='SO THEO DOI THANH TOAN' TD11='TAI KHOAN: '+TK+'-'+IIF(TK='131','PHAI THU KHACH HANG','PHAI TRA NGUOI BAN') TD12='DOI TUONG: '+X2 TD2='THANG'+STR(TH,3)+'/'+str(NA,4) TD4='! SCT !NGAY THANG!'+SPAC(7)+'NOI DUNG'+SPAC(7)+'! TY GIA!' I=7 DO WHIL I<=N TC=FIEL(I) coun to dk(i) for &tc#0.and.mdv=x1 if dk(i)#0.or.tc=fiel(7).or.tc=fiel(8).or.tc=fiel(9+duc0).or.tc=fiel(10+duc0) TD4=TD4+SPAC(6)+TC+SPAC(11-LEN(TC))+'!' endi I=I+1 ENDD TD3=REPL('-',LEN(TD4)) dr=len(td4) @PROW(),1 SAY TDD @PROW()+1,1 SAY PADC(TD1,DR) @PROW()+1,1 SAY padc(TD11,dr) @PROW()+1,1 SAY padc(TD12,dr) @PROW()+1,1 SAY PADC(TD2,DR) @PROW()+1,1 SAY padc('LOAI TIEN :'+T,dr) @PROW()+2,1 SAY PADC('NO DAU KY : '+DCHAM(X3)+' (QUY RA VND :'+DCHAM(X31)+')'+ SPAC(5)+'CO DAU KY : '+DCHAM(X4)+' (QUY RA VND :'+DCHAM(X41)+')',dr) @PROW()+1,1 SAY PADC('PHAT SINH NO : '+DCHAM(X5)+' (QUY RA VND :'+DCHAM(X51)+')'+ SPAC(5)+'PHAT SINH CO : '+DCHAM(X6)+' (QUY RA VND :'+DCHAM(X61)+')',dr) @PROW()+1,1 SAY PADC('NO CUOI KY : '+DCHAM(X7)+' (QUY RA VND :'+DCHAM(X71)+')'+ SPAC(5)+'CO CUOI KY : '+DCHAM(X8)+' (QUY RA VND :'+DCHAM(X81)+')',dr) @PROW()+2,1 SAY TD3 @PROW()+1,1 SAY TD4 @PROW()+1,1 SAY TD3 go 1 DO WHIL .NOT.EOF() IF MDV=iif(uppe(lc)='DK',X1,ma).and.nt>ctod(nt1).and.nt<=ctod(nt2) @PROW()+1,1 SAY '! '+SCT+' ! '+DTOC(NT)+' ! '+ND+' !'+str(tygia,6)+' ! ' I=7 DO WHIL I<=N TC=FIEL(I) X=&TC if dk(i)#0.or.tc=fiel(7).or.tc=fiel(8).or.tc=fiel(9+duc0).or.tc=fiel(10+duc0) @PROW(),PCOL() SAY DCHAM(X)+' ! ' endi I=I+1 ENDD ENDI SKIP ENDD @PROW()+1,1 SAY TD3 dime y(n) SUM TO ARRA Y FOR MDV=iif(uppe(lc)='DK',X1,ma).and.nt>ctod(nt1).and.nt<=ctod(nt2) @PROW()+1,1 SAY SPAC(20)+'CONG'+SPAC(28) I=2 DO WHIL I<=N-5 if dk(i+5)#0.or.i=2.or.i=3.or.i=4+duc0.or.i=5+duc0 @PROW(),PCOL() SAY DCHAM(Y(I))+' ' endi I=I+1 ENDD @PROW()+1,1 SAY TD3 @PROW()+1,DR-40 SAY NG @PROW()+1,DR-64 SAY 'NGUOI LAP BIEU KE TOAN TRUONG' EJEC retu ********** procedure thtucin1 SELE 2 USE &TS11 N=FCOU() dime dk1(n) TD1='SO THEO DOI THANH TOAN' TD11='TAI KHOAN: '+TK+'-'+IIF(TK='131','PHAI THU KHACH HANG','PHAI TRA NGUOI BAN') TD12='DOI TUONG: '+X2 TD2='THANG'+STR(TH,3)+'/'+str(NA,4) TD4='! SCT !NGAY THANG!'+SPAC(7)+'NOI DUNG'+SPAC(7)+'!' I=5 DO WHIL I<=N TC=FIEL(I) coun to dk1(i) for &tc#0.and.mdv=iif(uppe(lc)='DK',x1,ma) if dk1(i)#0.or.tc=fiel(5).or.tc=fiel(6+duc01) TD4=TD4+SPAC(6)+TC+SPAC(11-LEN(TC))+'!' endi I=I+1 ENDD dr=len(td4) TD3=REPL('-',DR) @PROW(),1 SAY TDD @PROW()+1,1 SAY padc(TD1,dr) @PROW()+1,1 SAY padc(TD11,dr) @PROW()+1,1 SAY padc(TD12,dr) @PROW()+1,1 SAY padc(td2,dr) @PROW()+1,1 SAY padc('LOAI TIEN: VIET NAM DONG',dr) @PROW()+2,1 SAY padc('NO DAU KY : '+DCHAM(X3)+SPAC(10)+'CO DAU KY : '+DCHAM(X4),dr) @PROW()+1,1 SAY padc('PHAT SINH NO : '+DCHAM(X5)+SPAC(10)+'PHAT SINH CO : '+DCHAM(X6),dr) @PROW()+1,1 SAY padc('NO CUOI KY : '+DCHAM(X7)+SPAC(10)+'CO CUOI KY : '+DCHAM(X8),dr) @PROW()+1,1 SAY TD3 @PROW()+1,1 SAY TD4 @PROW()+1,1 SAY TD3 go 1 DO WHIL .NOT.EOF() IF MDV=iif(uppe(lc)='DK',X1,ma).and.nt>ctod(nt1).and.nt<=ctod(nt2) @PROW()+1,1 SAY '! '+SCT+' ! '+DTOC(NT)+' ! '+ND+' ! ' I=5 DO WHIL I<=N TC=FIEL(I) X=&TC if dk1(i)#0.or.tc=fiel(5).or.tc=fiel(6+duc01) @PROW(),PCOL() SAY DCHAM(X)+' ! ' endi I=I+1 ENDD ENDI SKIP ENDD @PROW()+1,1 SAY TD3 dime y(n) SUM TO ARRA Y FOR MDV=iif(uppe(lc)='DK',X1,ma).and.nt>ctod(nt1).and.nt<=ctod(nt2) @PROW()+1,1 SAY SPAC(20)+'CONG'+SPAC(21) I=1 DO WHIL I<=N-4 if dk1(i+4)#0.or.i=1.or.i=2+duc01 @PROW(),PCOL() SAY DCHAM(Y(I))+' ' endi I=I+1 ENDD @PROW()+1,1 SAY TD3 @PROW()+1,DR-40 SAY NG @PROW()+1,DR-64 SAY 'NGUOI LAP BIEU KE TOAN TRUONG' EJEC retu 3.6.Chương trình In Sổ chi tiết tài khoản và Bảng tổng hợp thanh toán bằng ngoại tệ: INTHOP.PRG SET TALK OFF SET DEVI TO PRIN CLEA ALL CLEA ACCE'VAO SO HIEU TAI KHOAN(131/331):'TO TK TS1='TK'+TK+'\THOPNTE' TS11='TK'+TK+'\THOPVND' M=MONT(DATE()) TH=IIF(M=1,12,M-1) NA=IIF(M=1,YEAR(DATE())-1,YEAR(DATE())) NG='NGAY'+IIF(TH=2,'28',IIF(TH=4.OR.TH=6.OR.TH=9.OR.TH=11,'30','31'))+'/'+STR(TH,3)+'/'+STR(NA,4) TDD=' CONG TY DICH VU DU LICH VA THUONG MAI' TD1='SO CHI TIET TAI KHOAN '+TK TD2='THANG'+STR(TH,3)+'/'+STR(NA,4) TD4='! MDV !'+SPAC(6)+'TEN DON VI'+SPAC(6)+'!'+SPAC(4)+'NO DAU KY'+SPAC(4)+'!'+SPAC(4)+'CO DAU KY'+SPAC(4)+'!'+SPAC(2)+'PHAT SINH NO'+SPAC(3)+'!'+SPAC(2)+'PHAT SINH CO'+SPAC(3)+'!'+SPAC(3)+'NO CUOI KY'+SPAC(4)+'!'+SPAC(3)+'CO CUOI KY'+SPAC(4)+'!' TD3=REPL('-',LEN(TD4)) @PROW(),1 SAY TDD @PROW()+1,1 SAY PADC(TD1,LEN(TD4)) @PROW()+1,1 SAY PADC(TD2,LEN(TD4)) @PROW()+2,1 SAY TD3 @PROW()+1,1 SAY TD4 @PROW()+1,1 SAY TD3 USE &TS11 DO WHIL .NOT.EOF() @PROW()+1,1 SAY '! '+MDV+' ! '+TDV+' ! ' I=3 DO WHIL I<=8 TC=FIEL(I) X=&TC @PROW(),PCOL() SAY DCHAM(X)+' ! ' I=I+1 ENDD SKIP ENDD DIME T(8) SUM TO ARRA T USE &TS1 DO WHIL .NOT.EOF() @PROW()+1,1 SAY '! '+MDV+' ! '+TDV+' ! ' I=5 DO WHIL I<=15 TC=FIEL(I) X=&TC @PROW(),PCOL() SAY DCHAM(X)+' ! ' I=I+2 ENDD SKIP ENDD @PROW()+1,1 SAY TD3 DIME Y(14) SUM TO ARRA Y @PROW()+1,1 SAY SPAC(13)+'CONG'+SPAC(14) I=2 DO WHIL I<=12 @PROW(),PCOL() SAY DCHAM(Y(I)+T(I/2))+' ' I=I+2 ENDD @PROW()+1,1 SAY TD3 @PROW()+2,1 SAY PADL(NG,LEN(TD4)) @PROW()+1,1 SAY PADL('NGUOI LAP BIEU KE TOAN TRUONG ',LEN(TD4)) EJEC ******* USE &TS1 TD1='BANG TONG HOP thanh toan bang NGOAI TE TAI KHOAN '+TK TD4='! MDV !'+SPAC(6)+'TEN DON VI'+SPAC(6)+'!LTIEN!'+SPAC(4)+'NO DAU KY'+SPAC(4)+'!'+SPAC(4)+'CO DAU KY'+SPAC(4)+'!'+SPAC(2)+'PHAT SINH NO'+SPAC(3)+'!'+SPAC(2)+'PHAT SINH CO'+SPAC(3)+'!'+SPAC(3)+'NO CUOI KY'+SPAC(4)+'!'+SPAC(3)+'CO CUOI KY'+SPAC(4)+'!' TD3=REPL('-',LEN(TD4)) @PROW(),1 SAY TDD @PROW()+1,1 SAY PADC(TD1,LEN(TD4)) @PROW()+1,1 SAY PADC(TD2,LEN(TD4)) @PROW()+2,1 SAY TD3 @PROW()+1,1 SAY TD4 @PROW()+1,1 SAY TD3 DO WHIL .NOT.EOF() @PROW()+1,1 SAY '! '+MDV+' ! '+TDV+' ! '+LOAITIEN+' ! ' I=4 DO WHIL I<=15 TC=FIEL(I) X=&TC @PROW(),PCOL() SAY DCHAM(X)+' ! ' I=I+2 ENDD SKIP ENDD @PROW()+1,1 SAY TD3 @PROW()+2,1 SAY PADL(NG,LEN(TD4)) @PROW()+1,1 SAY PADL('NGUOI LAP BIEU KE TOAN TRUONG ',LEN(TD4)) SET PRIN TO CLEA ALL SET TALK ON RETU 3.7. Chương trình điều khiển: MENU.PRG DO WHIL .T. SET DEVI TO SCRE CLEA ALL CLEA set mess to 16 @ 3,17 SAY 'KE TOAN THANH TOAN VOI NGUOI BAN VA KHACH HANG ' @ 4,27 TO 4,52 DOUB @ 5,20 TO 15,60 DOUB @ 7,22 PROM '1 - KET THUC ' @ 8,22 PROM '2 - TAO CAU TRUC SO 'MESS'TAO CAU TRUC SO KHI BO SUNG TAI KHOAN HOAT DONG' @ 9,22 PROM '3 - VAO CHUNG TU GOC 'MESS'VAO CHUNG TU GOC, CHU Y TRA LOI DUNG CAU HOI HIEN RA TREN MAN HINH' @ 10,22 PROM '4 - DUNG SO CHI TIET THANH TOAN 'MESS'THUC HIEN KHI DA NHAP XONG CAC CHUNG TU THANG TRUOC HOAC TRUOC KHI IN KIEM TRA' @ 11,22 PROM '5 - TONG HOP CONG NO 'MESS'T/HIEN SAU BUOC4 VA CHI T/HIEN MOT LAN DUY NHAT VAO DAU THANG ' @ 12,22 PROM '6 - IN SO THEO DOI THANH TOAN 'MESS'IN THEO DINH KY HOAC IN DE KIEM TRA TRONG KY' @ 13,22 PROM '7 - IN SO CHI TIET TAI KHOAN 'MESS'IN SO CHI TIET TAI KHOAN VA BANG TONG HOP THANH TOAN BANG NGOAI TE' @ 17,7 SAY 'Chu y' @ 18,7 TO 18,12 DOUB @ 19,5 TO 26,75 DOUB @ 20,7 SAY'*Neu ban tao lai cau truc co the cac so lieu cu se bi mat ' @ 21,7 SAY'*De in cac so dinh ky ban phai thuc hien theo cac buoc:4-5-6-7' @ 22,7 SAY'*De in SO THEO DOI CHI TIET THANH TOAN(de in kiem tra trong thang) ' @ 23,9 SAY'ban phai thuc hien theo cac buoc: 4-6(khong thuc hien buoc 4)' MENU TO CV DO CASE CASE CV=1 EXIT CASE CV=2 DO TCTRUC CASE CV=3 DO VCTG CASE CV=4 DO DSOCTIET CASE CV=5 DO THOP CASE CV=6 DO INCHITIE CASE CV=7 DO INTHOP ENDC ENDD CLEA ALL RETU 3.8.Chương trình đặt dấu chấm : DCHAM.PRG PARA SO C=STR(SO,12) C1=SUBS(C,1,3) C1=IIF(C1=SPAC(3),SPAC(4),C1+'.') C2=SUBS(C,4,3) C2=IIF(C2=SPAC(3),SPAC(4),C2+'.') C3=SUBS(C,7,3) C3=IIF(C3=SPAC(3),SPAC(4),C3+'.') C4=SUBS(C,10,3) C4=IIF(SO=0,SPAC(3),C4) KQ=C1+C2+C3+C4 RETU KQ 4.Khai thác chương trình. 4.1. Tạo môi trường làm việc. Chương trình điện toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng sử dụng ngôn ngữ lập trình FOXPRO do đó để khai thác chương trình thì đòi hỏi máy phải được cài đặt phần mền FOXPRO. Để sử dụng được Tiếng việt thì cần phải cài đặt phần mềm sử dụng Tiếng Việt VIETRES. 4.2. Cài đặt chương trình: Các Thư mục, sổ, chương trình được cài đặt theo sơ đồ sau: KETOAN TTOAN TK131 TK331 TENTKVND.DBF TENTKNTE.DBF VCTG.DBF CTIETVND.DBF CTIETNTE.DBF THOPVND.DBF THOPNTE.DBF TENTKNTE.DBF VCTG.DBF CTIETVND.DBF CTIETNTE.DBF THOPVND.DBF THOPNTE.DBF TENTKVND.DBF TCTRUC.PRG VCTG.PRG DSCTIET.PRG THOP.PRG INTHOP.PRG INCHITIE.PRG MENU.PRG DCHAM.PRG 4.3.Khai thác chương trình: Để khai thác chương trình ta sử dụng chương trình thực đơn, khi thực hiện chương trình máy sẽ đưa ra danh sách các công việc cần phải thực hiên, từ đó người sử dụng lựa chọn công việc thích hợp. Sau khi,chọn thư mục TTOAN làm thư mục thường trực, khởi nạp FoxPro, từ bàn phím gõ cửa sổ lệnh của FoxPro lệnh DO MENU khi đó trên màn hình xuất hiện Bảng hội thoại dạng sau: Ke toan nghiep vu thanh toan voi nguoi cung cap va khach hang 1-KET THUC 2-TAO CAU TRUC SO 3-VAO CHUNG TU GOC 4-DUNG SO CHI TIET THANH TOAN 5-TONG HOP CONG NO 6-IN SO THEO DOI THANH TOAN 7-IN SO CHI TIET TAI KHOAN Khi con trỏ ỏ vị trí nào trên màn hình sẽ có dòng thông báo ở phía dưới của màn hình cho biết yêu cầu và các chú ý khi thực hiện các công việc tương ứng. -Tại vị trí 1: Thoát khỏi chương trình trở về cửa sổ lệnh của FoxPro. -Tại vị trí 2: Thực hiện chương trình tạo cấu trúc, chương trình này thực hiện khi cài đặt hệ thống lên máy hoặc khi có nhu cầu bổ xung tài khoản đối ứng với tài khoản 131 hoặc 331. -Tại vị trí 3: Thực hiện chương trình vào chứng từ gốc, đây là công việc được tiến hành thường xuyên khi phát sinh các nghiệp vụ,Chú ý trả lời chính xác các câu hỏi trên màn hình khi vào dữ liệu. -Tại vị trí 4: Thực hiện chương trình dựng sổ chi tiết thanh toán.Chương trình này được thực hiện định kỳ(Cuối tháng) sau khi đã vào hết các chứng từ gốc phát sinh trong tháng, chương trình này còn được thực hiện khi có nhu cầu in Sổ theo dõi chi tiết thanh toán cho các nghiệp vụ phát sinh từ đầu tháng đến thời điểm in(Thực hiện chương trình này trước khi thực hiện chương trình in). -Tại vị trí 5-Thực hiện chương trình tổng hợp thanh toán để lên các sổ tổng hợp, đây là chương trình thực hiện cho từng tháng nên mỗi tháng chỉ được thực hiện một lần ở thời điểm đầu tháng kế tiếp(Sau khi đã nhập hết các chứng từ gốc phát sinh trong tháng, và thực hiện chương trình dựng sổ chi tiết) -Tại vị trí 6-In sổ theo dõi chi tiết thanh toán: Chương trình này được sử dụng trong 2 trương hơp:’ Trường hợp 1: In các biểu theo mẫu 1a, 1b và thời điểm đầu tháng kế tiếp sau khi đã thực hiện qua các bước 4 và 5. Trường hợp 2: In các bảng theo mẫu 1a,1b theo yêu cầu quản lý (In trong tháng). Phải thực hiện bước 4 trước khi thực hiện lệnh này(Không được thực hiện bước 5), cần trả lời chính xác các câu hỏi trên màn hình. -Tại vị trí 7: In sổ chi tiết tài khoản và Bảng tổng hợp thanh toán bằng ngoại tệ. Chỉ thực hiện sau khi đã thực hiện bước 5. IV.Ví dụ về kết quả thực hiện chương trình. Do điều kiện thời gian có hạn nên em không có điều kiện áp dụng thử nghiệm với toàn bộ các nghiệp vụ thanh toán, ở đây chỉ xin được trình bày kết quả áp dụng đối với tài khoản 331-Phải trả người bán với hai đơn vị là Vietnam Airlines và Thương vụ nhập khẩu Ôto Hyundai Đầu tháng 4 năm 2000 trên các sổ chi tiết thanh toán với từng người cung cấp(TK331) tại Công ty TST có các số dư như sau: Sổ chi tiết Honda Việtnam Dư có 20.000.000đ, Sổ chi tiết Việt nam airlines dư có 5.000.000 đ Sổ chi tiết Nhập khẩu Ôto Hyundai dư Nợ 140.000.000(10.000USD) Trong tháng có một số nghiệp vụ thanh toán phát sinh như sau: -Ngày7/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay Số tiền Vé 350.000.000đ, hoa hồng được hưởng 5%,(Bảng kê số 15) -Ngày 8/4 chuyển trả Hyundai 8.000USD(tỷ giá 14.010 VND/USD) Lệch chuyển tiền số:27 -Ngày 10/4 chuyển trả tiền vé cho Việt Nam airlines 340.000.000đ (Uỷ nhiệm chi số 20) -Ngày14/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay Số tiền Vé 100.000.000đ,(Bảng kê số 16) -Ngày 17/4 chuyển trả tiền vé cho Việt Nam airlines 90.000.000đ(Uỷ nhiệm chi số 36) -Ngày21/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay Số tiền Vé 115.000.000đ,(Bảng kê số 17) -Ngày 24/4 chuyển trả tiền vé cho Việt Nam airlines 100.000.000đ (UNC số37) -Ngày28/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay số tiền vé 156.000.000đ (Bảng kê số 18) -Ngày26/4Nhận 3 xe Hyundai giá 5750USD/Chiếc, tỷ giá 14.015 VND/USD (Invoice số H5523) -Ngày28/4 Tổng doanh thu bán vé 721.000.000đ,hoa hồng được hưởng 5% (36.050.000đ) Với các số liệu kể trên được nhập vào máy và cho ra kết quả như sau(Xem bảng phần phụ lục ) V.Ưu nhược điểm và phương hướng hoàn thiện chương trình. 1.Ưu nhược điểm của chương trình. Với mục tiêu giảm bớt công việc ghi chép và tăng cường hiệu suất của kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng chương trình đã đạt được một số mục tiêu sau: -Tự động hoá việc xử lý tính toán các dữ liệu từ chứng từ gốc đến việc in ra các bảng biểu theo yêu cầu. -Chương trình thiết kế cho phép người sử dụng có thể có được các kết quả nhanh chóng mà không cần phải đợi đến cuối kỳ, giúp cho người quản lý có điều kiện ra các quyết định kinh doanh một cách có hiệu quả nhất. -Chương trình được thiết kế mở cho phép có thể linh động trong việc bổ sung tài khoản đối ứng khi phát sinh nghiệp vụ mới mà chưa được đề cập tới trong chương trình. Chương trình có thể điều chỉnh để áp dụng cho kế toán nghiệp vụ thanh toán nội bộ và thanh toán tạm ứng với cán bộ công nhân viên. Tuy nhiên do điều kiện thời gian còn hạn chế nên chương trình chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu đề ra như thiết kế giao diện chưa tốt nên khi bắt đầu sử dụng người sử dụng chương trình có thể bị lúng túng. Việc xử lý tỷ giá trong hạch toán thanh toán bằng ngoại tệ vẫn còn mang tính chất thủ công người sử dụng phải quy đổi từ ngoại tệ ra VND trước khi nhập vào máy. Mặt khác chưa ứng dụng đồng bộ tin học hoá cho nên khả năng khai thác chương trình còn nhiều hạn chế. 2.Phương hướng hoàn thiện chương trình Do điều kiện thời gian có hạn nên chương trình không tránh khỏi hạn chế cho nên chương trình cần bổ sung một số chương trình nhỏ để có thể hoàn thiện tốt hơn, thuận tiện cho người sử dụng như chương trình Quy đổi tỷ giá, thiết kế lại giao diện cho thuận tiện, hạn chế nhầm lẫn. kết luận Quản lý sự hình thành và tình hình thanh toán các khoản công nợ phải thu phải trả trong đó có nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Cùng với sự gia tăng của các hoạt động thương mại thì công việc kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng càng trở nên nặng nề: số lượng các nghiệp vụ nhiều dẫn đến tăng số lượng sổ sách và công việc tính toán ghi chép. Cùng với việc ghi chép tính toán để cung cấp các số liệu cho việc lên các báo cáo tài chính kế toán còn phải cung cấp cho người quản lý các số liệu kịp thời phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh. Qua thời gian nghiên cứu thực tế kết hợp với kiến thức tích luỹ được trong nhà trường em đã mạnh dạn viết bản luận văn tốt nghiệp với đề tài “ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại Công ty Dịch vụ Du lịch và Thương mại TST”. Nội dung bản luận văn đã hoàn thành được một số nhiệm vụ sau: -Khái quán lý luận chung và tình hình thực tế để từ đó đưa ra được một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ này. -Xây dựng chương trình điện toán kế toán công tác kế toán nghiệp vụ này với những đặc điểm sau: Thực hiện các công việc kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng theo quy định của nhà nước, có thể cung cấp nhanh các số liệu theo yêu cầu của nhà quản lý. Chương trình ứng dụng máy vi tính được thiết kế mở có thể dễ dàng cho việc điều chỉnh khi cần thiết, chương trình có thể được mở rộng ứng dụng cho kế toán các nghiệp vụ thanh toán nội bộ và thanh toán tiền tạm ứng. Song do không có điều kiện xây dựng chương trình ứng dụng máy tính cho toàn bộ hoạt động của kế toán cho nên khả năng khai thác chương trình còn hạn chế. Do điều kiện thời gian thực tập tại công ty chưa nhiều và trình độ và khả năng trình bày còn hạn chế nên chương trình không tránh khỏi những sai sót rất mong được sự đóng góp ý kiến của các Thày Cô giáo và các bạn để bản luận văn này được hoàn chỉnh. Cuối cùng em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Thày giáo Đàm Gia Manh,GVC bộ môn tin học và Thày giáo Đỗ Minh Thành, Thạc sĩ Chủ nhiệm bộ môn Kế toán-Phân tích Khoa Kế toán tài chính cùng các cô chú trong Phòng Kế toán-Tài chínhvà ban giám đôc công ty TST đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong quá trình hình thành ý tưởng và hoàn thiện nội dung bản luận văn này. Hà nội, Tháng5 năm2000 Sinh viên thực hiện Nguyễn Huy Hùng Tài liệu tham khảo 1.Giáo trình Kế toán doanh nghiệp thương mại và dịch vụ Trường Đại Học Thương mại 1999 2. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp (khoa kế toán - ĐH KTQD) 3. 400 Sơ đồ kế toán (khoa kế toán - ĐH KTQD) 4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp. Nhà xuất bản Tài Chính 5. Hướng dẫn thực hành hạch toán kế toán (Bài tập và cách lập báo cáo tài chính doanh nghiệp Thương mại và Dịch vụ. NXB thống kê Tác giả Bùi Văn Nhiệm. 6.Foxpro Hướng dẫn sử dụng, lập trình cơ bản và nâng cao - KS Hoàng Hồng (NXB ĐH giao thông vận tải) 7.Cẩm nang lập trình Foxpro cho bài toán quản lý và khoa học kỹ thuật - KS Hoàng Hồng (NXB ĐH giao thông vận tải) 8.Các chương trình minh hoạ Foxpro ứng dụng trong kế toán (tập3) 9.Hướng dẫn sử dụng máy vi tính- KS Hoàng Hồng (NXB ĐH giao thông vận tải) Mục lục Trang ._.