Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

ng kịp thời để đạt được nhiều mục tiêu của tổ chức. Để giúp lãnh đạo, nhà quản lý tập trung hoàn thành việc điều hành quản lý có hiệu lực và hiệu quả; giải phóng người lãnh đạo khỏi những công việc sự vụ, giấy tờ thì người lãnh đạo nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung cần phải có bộ phận trợ giúp chững công việc trên, đó chính là văn phòng. Ngoài việc trợi giúp lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định hay hướng đi đúng đắn; văn phòng còn là một mắt xích quan trọng, là cầu nối các bộ phận trong cơ quan, giữa các cơ quan với nhau và giữa cơ quan với người dân. Vì vậy để có thể thực hiện tốt được những nhiệm vụ được giao thì công tác văn phòng phải được quan tâm, phải luôn cập nhật những cái mới, những tiến bộ về khoa học công nghệ. Mặt khác, Công nghệ thông tin còn là một trong sáu ngành Công nghệ cao cùng với Công nghệ sinh học, Công nghệ vật liệu mới, Công nghệ năng lượng, Công nghệ vũ trụ và Công nghệ đại dương. Nó được coi là con tàu vĩ đại để chở nền văn minh công nghiệp tiếp tục phát triển trong thế kỷ 21 mà ở đó Công nghệ thông tin được coi như người điều khiển, người cầm lái quan trọng trên con tàu vĩ đại ấy. Công nghệ thông tin không chỉ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, không chỉ có trong các ngành nghề kỹ thuật mà nó còn có mặt ngay trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước. Hoạt động của văn phòng cũng có sự góp mặt của Công nghệ thông tin. Chính công nghệ thông tin đã giúp cho các hoạt động của văn phòng ngày càng được cải tiến, bộ máy văn phòng ngày càng được cải thiện, năng suất lao động ngày càng được nâng cao. Chính nhờ có máy móc, phương tiện kỹ thuật hiện đại nên đã giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao, đáp dứng được yêu cầu công Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 2 nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Vì vây, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của các cơ quan, tổ chức và ngay cả trong đời sống hàng ngày của con người là điều hết sức cần thiết. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo phải có chiến lược thích hợp, sao cho vừa có thể áp dụng được phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động của văn phòng mình, vừa tiết kiệm được chi phí và đem lại hiệu suất công việc cao nhất, đáp ứng được yêu cầu công việc mà cơ quan, tổ chức mình đặt ra. Chính vì Công nghệ thông tin có tầm quan trọng đối với hoạt động của công tác văn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 em nhận thấy vấn đề ứng dụng Công nghệ thông tin, áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại cà các hoạt động của văn phòng mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn còn hạn chế, thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả cao. Qua đây, em xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhằm là hoàn thiện hơn các hoạt động của văn phòng. Vì vậy, em đã chọn đề lài bài khóa luận tốt nghiệp của mình là: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”. 2. Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu: Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau: - Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng. - Phân tích, đánh giá thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng và thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp, cụ thể: - Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp cũng như việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. - Đánh giá việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng từ đó tìm ra ưu, nhực điểm của việc ứng dụng Công nghệ thông tin đó. Đồng thời chỉ ra các nguyên nhân của chúng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 3 - Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp. - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển. 4. Phương pháp nghên cứu: Khóa luận có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp điều tra quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp so sánh và đối chiếu Khóa luận tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, bố cục bài khóa luận được chia thành 3 chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng. Chƣơng 2: Thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao viêc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 4 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG I. Cơ sở lý luận về văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Mỗi cơ quan tổ chức, đơn vị dù lớn hay nhỏ đều cần có hoạt động văn phòng. Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, chi thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau với các tên gọi khác nhau. Ví dụ trong cơ quan nhà nước ở Trung ương có văn phòng Quốc hội, văn phòng Chủ tịch nước, văn phòng Chính phủ và văn phòng các Bộ, văn phòng của các cơ quan đoàn thể ở trung ương, ở địa phương có văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; các sở ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, doanh nghiệp đều có tổ chức văn phòng giúp việc hoặc phòng tổ chức hành chính. Khái niệm văn phòng được thể hiện theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cáchcó hiệu lực và hiệu quả. Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sử làm việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hiểu một các đơn giản, văn phòng là nơi làm việc giấy tờ. Chỗ nào có tổ chức việc sản xuất hàng hóa, làm dịch vụ hay làm hành chính đều có hoạt động giao dịch công văn giấy tờ, đó là văn phòng. Hiểu một cách toàn diện hơn. Văn phòng là bộ phận của hệ thống quản lý ở đó có các cán bộ nhân viên được đào tạo về các nghiệp vụ văn phòng thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin hành chính yểm trợ phục vụ công tác điều hành, quản lý tổ chức. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 5 Như vậy, văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, đơn vị thay mặt thủ trưởng trong giao tiếp chung đối nội và đối ngoại. 2. Vị trí, vai trò của văn phòng Vị trí của văn phòng - Trong quá trình hoạt động, các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch. Số lượng văn bản nhiều hay ít còn tùy thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng nhiệm vụ của tổ chức, nhưng nhất thiết phải có văn phòng (hay phòng Hành chính) để thực hiện việc quản lý và lưu chuyển các văn bản này. Tương tự như vậy các hoạt động tổng hợp, tham mưu, hậu cần cho công tác quản trị cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức. Với vị trí hoạt động đa dạng này mà nhiều người gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng ở cho các nhà quản trị. - Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với các nhà lãnh đạo, quản lý trong mọi hoạt động, do văn phòng trợ giúp cho các nhà quản lý lãnh đạo về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và thường xuyên. Mối quan hệ này xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là so việc cung cấp các điều kiện vất chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý tổ chức. - Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên nên các nhà quản lý không chỉ giao cho văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, sắp xếp cấc mối quan hệ mà có nhiều việc người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét, giải quyết theo yêu cầu quản lý. - Khác với bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động của văn phòng cũng phải gắn liền, liên tục với hoạt động quản trị tổ chức. Với các vị trí trên, văn phòng được coi là vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Vai trò của văn phòng Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức cho nên văn phòng có vai trò to lớn sau đây đối với nhà quản lý lãnh đạo: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 6 Một là: Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan đơn vị. Hai là: Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan, tổ chức. Ba là: Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Bốn là: Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức. Năm là: Văn phòng được ví như người “dịch vụ tổng hợp” cho các hoạt động của cơ quan đơn vị, bộ phận trong cơ quan cũng như cho các nhà lãnh đạo quản lý. Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan, tổ chức mình theo hướng hiện đại. Đồng thời nhận thức được hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên trong thực tế xã hội đã tồn tại tất yếu ngành văn phòng. Quyết định của văn phòng Chính phủ đã lấy ngày 28 tháng 8 hàng năm làm ngày truyền thống của ngành văn phòng, của hệ thống chính quyền Nhà nước Việt Nam. 3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Với mỗi loại cơ quan, tổ chức thì văn phòng ở đó có những đặc điểm riêng từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương xứng. Tại bất kỳ cơ quan nào, tổ chức nào nhiệm vụ của văn phòng cũng đều nhằm hoàn thành tốt tất cả các công việc mà lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho cơ quan, đơn vị đó đạt được mục đích và mục tiêu của mình. 3.1 Chức năng của văn phòng Chức năng chung của văn phòng là tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của cơ quan được tập trung, thống nhất và diễn ra trường xuyên, liên tục có hiệu quả. Như vậy, văn phòng có 3 chức năng chính sau: - Chức năng tham mưu Hoạt động của bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý. Vì vậy muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn, nhà quản lý căn cứ váo các Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 7 yếu tố khách quan như: ý kiến tham gia góp ý cả các cấp quản lý, của những những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến đó được văn phòng tổng hợp, chọn lọc rồi đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin, những phản ánh, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động tham mưu trợ giúp của các cấp quản lý, của những người trợ giúp là rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu bởi nó vừa mang tính tham mưu, vừa mang tính chuyên sâu. Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý của công tác văn phòng. - Chức năng tổng hợp Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin cả ở đầu vào và cả ở đầu ra. Đồng thời cả những thông tin ngược, thông tin phản hồi trên mội lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, sử dụng quản lý theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập, xủ lý thông tin phải tuân theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thế mang lại những hiệu quả thiết thực cho công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các cơ quan, tổ chức luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp tốc độ phát triển của thời đại. - Chức năng hậu cần Hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phươg tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà công tác văn phòng phải cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. Ví dụ: Khu văn phòng cơ quan làm việc phải lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất. Trong trụ sở, phòng làm việc cấn xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi người cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện môi trường nhất định cho dù các thiết bị, phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần được bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 8 Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp trê cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng. Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức ở cả đầu ra và đầu vào. Muốn hoạt động phải có những nguyên vật liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động còn tủy thuộc vào phương thức quản lý và sử dụng các yếu tố đó như thế nào của nỗi văn phòng, mỗi cơ quan. Chi phí thấp nhất để đạt được kết quả cao nhất là phương tiện hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị. tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của công tác văn phòng. 3.2 Nhiệm vụ của văn phòng Từ chức năng chung cơ bản của mỗi thực thể, người ta phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Theo các chức năng nêu trên của văn phòng có thế xác định những nhiệm vụ phải làm theo mỗi chức năng. Chẳng hạn, với chức năng tham mưu sẽ có những nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất. Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về chung ứng vật tư, về tuyển dụng lao động như đối với văn phòng công ty kinh doanh. Đó là những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động các ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải thực hiện trong chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng tổng hợp, hậu cần. Với cách tiếp cận trên đây, chúng ta có thể đề cập đến một số nhiệm vụ cụ thể của văn phòng như sau: - Xây dựng tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị Mọi hoạt động muốn được sinh ra và vận hành đi vao cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì hoạt động. Nhưng các điều kiện có không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị, do Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 9 tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh cho dự thảo, thông qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan đều thuộc về công tác văn phòng. Đây nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. - Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài từ 10 đến 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động như : 8 năm, 3 năm ,1 năm, quý tháng, tuần, ngày,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Kế hoạch hoạt động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiệp thị, kế hoạch tài chính,… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình để cá sản phẩm, dich vụ được là ra với chất lượng tốt, giá thành hạ. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ phối hợp nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn. - Thu thập, xử lý, sử dụng thông tin Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố về thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường… Những thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 10 thông tin dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, ngườ quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có ngưởi trợ giúp trong lĩnh vực văn phòng. Văn phòng được coi chư “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động của tổ chức vân văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu nhập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hưởng rất xấu đến mục tiêu của đơn vị. - Trợ giúp lãnh đạo về văn bản Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp động nhân sự… Văn bản luật và văn bản pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đùng thẩm quyền và có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 11 phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin. Đó chính là văn phòng. - Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động liên quan Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kỹ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là trung gian gắn kết tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến môi trường kinh tế, xã hội. Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục. Vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ. - Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng Đây là việc thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 12 - Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng Khác với các hoạt động trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục vừa kiểm tra, vừa giám sát trong cả lĩnh vực đối nội và đối ngoại. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm việc trong giờ với hoạt động chung cùa đơn vị, còn một bộ phận nhỏ làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả lúc cơ quan ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị. II. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng 1. Khái niệm công tác văn phòng Theo quan điểm hệ thống ta thấy: Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin vè kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường…theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ở đầu ra công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Vậy: công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt được kết quả mong muốn. 2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, ta thấy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị. Văn phòng hoặc phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị…Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 13 công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả. Trong thời đại “bung nổ thông tin”, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác văn phòng một cách khoa học. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu kém luôm thuộm là biểu hiện sự thiếu quan tâm của thủ trưởng. Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó trưởng phòng hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng. Hàng ngày, chánh, phó văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi hoạt động công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng. III. Khái niệm, ý nghĩa cuả Công nghệ thông tin 1. Khái niệm Thông tin và vai trò của Thông tin Thông tin là một khái niệm trừu tượng, nó xuất hiện cùng với sự ra đời của xã hội loài người và tồn tại cho đến ngày nay. Các quan niệm về Thông tin được các nhà nghiên cứu nhìn nhận, xem xét dưới những góc tiếp cận khác nhau, cụ thể là: - Theo từ điển kỹ thuật thông tin của Michael Shain và Dennih longey thì thông tin là những hiểu biệt mà trước khi nhận nó người nhận không được biết, thông tin chỉ có thể rút ra từ dữ liệu chính xác, kịp thời, thích hợp và không mong đợi. - Theo từ điển rút gọn Oxford: thông tin là cơ sở để tham chiếu, được thi hành bằng các máy vi tính để lưu trữ hoặc truyền đi về một chủ đề. - Thông thường người ta cho rằng: Thông tin là sự chỉ ra một nội dung những trao đổi giữa con người với môi trường để dễ dàng cho sự thích nghi của con Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 14 người. Thông tin bao gồm tất cả các trữ lượng có tính thống kê, tổng kết, dự định, dự báo, dự kiến kế hoạch, lịch trình, chương trình, ghi chép…kỹ thuật về thông tin được phát triển đầu tiên là kỹ thuật truyền tin. Cho dù có nhiều quan niệm khác nhau như vậy nhưng chúng ta có thể hiểu khái niệm mang tính chất khoa học nhất về Thông tin như sau: “Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt được mục đích mong muốn”. Trong đời sống hàng ngày, các quá trình thông tin thường bao gồm các loại hoạt động như: thu thập lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền đưa, khai thác và sử dụng thông tin…Một quá trình gồm một số hoạt động đó nhằm đạt một mục đích nhất định thường được gọi chung là quá trình xử lý thông tin. Quản lý và lãnh đạo về thực chất là thực hiiện các quá trình xử lý thông tin mà sản phẩm là các thông tin điều khiển nhằm mang lại kết quả tối ưu trong quá trình hoạt động. Có một nhà khoa học nổi tiến đã từng nói: “Người nào và Quốc gia nào nắm được thông tin nhanh nhất, sử dụng được thông tin hiệu quả nhất thì người đó và Quốc gia đó sẽ phát triền nhanh nhất”. Với vai trò quan trọng của Thông tin như vậy đối với con người cũng như trong hoạt động quản lý, văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo, tổ chức điều hành công việc một cách có hiệu quả. Do vậy các cán bộ văn phòng phải biết sử dụng các trang thiết bị hiện đại - sản phẩm của các Cuộc cách mạng khoa học công nghệ diễn ra trong các thể kỷ trước để làm tốt chức năng tham mưu đã có, giúp ãnh đạo ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời, nhanh chóng. 2. Khái niệm về Công nghệ thông tin Ở mỗi góc độ, mỗi cách nhìn khác nhau thì Công nghệ thông tin có những cách hiểu không giống nhau: - Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các gồm tất cả các hoạt động và các công nghệ chứa đựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, từ việc thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền dẫn,… đến sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh tế và đời sống con người. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí ngh._.iệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 15 - Công nghệ thông tin tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông nhằm cung cấp các giải pháp mang tính chất tập thể tổ chức, khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin phong phú trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Khái niệm về Công nghệ thông tin bao hàm tính chất khoa học, công nghiệp, phương tiện và máy móc nhằm thựchiện các quy trình thông tin trện cơ sở tổng hợp của 3 lĩnh vực: Công nghiệp điện tử, Tin học và Viễn thông. Do vậy Công nghệ thông tin đã trở thành lĩnh vực công nghệ bậc cao hàng đầu hiện nay trên thế giới. Theo nghị quyết 49/CP ngày 04 tháng 08 năm 1993 về phát triển công nghệ thông tin tại Việt Nam thì: ”Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”. Từ khi Công nghệ thông tin ra đời đã có những chuyển dịch đáng kể về công nghệ. Những chuyển dịch này làm cho việc lý thông tin tự động hiệu quả hơn, việc sử dụng các thiết bị tin học dễ dàng hơn, năng lực xử lý thông tin mạnh hơn và Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi hơn vào các lĩnh vực hoạt động của con người. Những chuyển dịch chủ yếu đó là: từ kỹ thuật tương tự sang kỹ thuật số, từ công nghệ bán dẫn truyền thống sang công nghệ vi xử lý, từ kiểu tính toán trên máy chủ sang mô hình có cấu trúc khách hàng – dịch vụ, từ các kiểu truyền thống dài rộng sang các siêu xa lộ thông tin, từ các hệ dùng riêng đến các hệ thống mở, từ kiểu lập trình thủ công sang lập trình hướng đối tượng, từ giao diện đồ họa sang đa phương tiện. Phát triển Công nghệ thông tin Việt Nam trong những năm gần đây: Đến cuối những năm 80 của thế kỷ XX, tình hình kinh tế - xã hội và công nghệ thông tin trên thế giới có những thay đổi mạnh mẽ. Do xu hướng toàn cầu hóa về kinh tế động, Công nghệ thông tin phát triển nhanh với năng lực mạnh, giá thành ngày càng giảm, quy mô ngày càng gọn làm cho các nước còn nhiều khó Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 16 khăn về kinh tế cũng có cơ hội hình thành cà phát triển khu vực kinh tế này, trong đó có Việt Nam. Mốc quan trọng đánh dấu sự hình thành, phát triển lĩnh vực Công nghệ thông tin trong nền kinh tế nước ta là thời kỳ sau năm 1993 – khi Chính phủ ban hành Nghị định 49/CP, xác định chính sách phát triển Công nghệ thông tin nước ta trong những năm 90. Ngày 07/4/1995, Chính phủ phê duyệt Kế hoạch tổng thể đến năm 2000 của Chương trình quốc gia về Công nghệ thông tin, Với những nội dung chủ yếu là: phát triển nguồn tiềm năng nhân lực về Công nghệ thông tin, xây dựng một hệ thống mạng truyền thông dữ liệu quốc gia thống nhất, liên kết trao đổi thông tin trong nước và quốc tế, tin học hóa quản lý nhà nước, mở rộng dần trong các khu vực hoạt động kinh tế; phát triển những yếu tố của một nền công nghệ thông tin thích hợp với các điề kiện và khả năng của nước ta. Với chương trình định hướng mục tiêu cụ thể, tình hình phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin ở nước ta đã có những thay đổi đáng kể: - Đã có đội ngũ cán bộ tin học cả bán chuyên nghiệp lẫn chuyên nghiệp, làm việc ở các ngành, các lĩnh vực kinh tế. - Hệ thống mạng truyền thống dữ liệu đã hình thành ở một số bộ, ngành. Hoạt động khai thác nguồn thông tin sản xuất thông tin đã được áp dụng sớm ở một số cơ quan thống kê, nghiên cứu khoa học. Hoạt động dịch vụ thông tin phát triển mạnh trong các ngành ngân hàng, tài chính, thông tin giá cả thị trường. Năm 2000, Chính phủ đã có một số nghị quyết về xây dựng và phát triển ngành công nghệ phần mềm có tác dụng định hướng cho lĩnh vực này phát triển. Đặc biệt là cuối năm 2000, Bộ Chính trị đã có Chỉ thị 58/TW về “ Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa”. Với Chỉ thị 58 CT/TW, Công nghệ thông tin Việt Nam đã được định hướng phát triền rõ nét và thu hút toàn xã hội có trách nhiệm tham gia vào ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Năm 2001, Chính phủ đã thông qua Đề án Tin học hóa quản lý nhà nước ( Đề án 112). Đán này có quy mô tác động rất rộng, một số nội dung tác động tới cấp cơ Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 17 sở, như việc xây dựng hệ thống thông tin phục vụ các hoạt động dich vụ hành chính chung. Đề án xác định, trong điều kiện cho phép có thể thực hiện một số dịch vụ công như cáp giấy phép sử dụng đất, đăng ký xe máy trên hệ thống thông tin tin học tới cấp cơ sở. Phát triển Công nghệ thông tin trong nước có nhiều yếu tố tác động, trong đó có yếu tố ứng dụng Công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xã hội. 3. Ý nghĩa của Công nghệ thông tin đối với các lĩnh vực trong hoạt động kinh tế - xã hội Hiện nay Công nghệ thông tin đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành, lĩnh vực kint tế – xã hội và ở nhiều cấp độ khác nhau. 3.1 Công nghệ thông tin đối với sự phát triển kinh tế Khi nền sản xuất công nghiệp và kinh tế hàng hóa phát triển cao từ giữa thế kỷ XX, nhiều nhu cầu về thông tin va xử lý thông tin nảy sinh nhanh chóng và đòi hỏi được đáp ứng kịp thời. Do đó vai trò của thông tin trong nền kinh tế ngày càng quan trọng. Và rồi Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi đã thúc đẩy nhanh chóng các hoạt động thông tin trong mọi lĩnh vực, các hoạt động đó ngày càng tạo thêm nhiều giá trị gia tăng trong các khu vực kinh tế, làm cho thông tin trở thành một nguồn tài nguyên quốc gia quan trọng hàng đầu: “Khu vực thông tin ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong nhiều nền kinh tế: - Đối với công nghiệp: Công nghệ thông tin đã tạo ra một ngành công nghiệp mới là công nghiệp Công nghệ thông tin hiện đang phát triển rất nhanh chóng. Mặt khác, Công nghệ thông tin còn được ứng dụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các ngành công nghiệp vốn có để tăng năng suất và chất lượng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới với nhiều tính năng hiện đại, tự động hóa cá hoạt động thiết kế và chế tạo sản phẩm, tin học hóa các hoạt động tiếp thị, kinh doanh… Công nghệ thông tin không chỉ tác động mang lại hiệu quả đối với các ngành thủ công nghiệp hoặc công nghiệp nhẹ như dệt, may mặc, thêu ren…bằng việc ứng dụng tự động hóa thiết kế, chế tạo sản phẩm trợ giúp của máy tính. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 18 Tóm lại: Đối với ngành công nghiệp, Công nghệ thông tin là một loại công nghệ tạo khả năng (enabling tachnology), làm chủ công nghệ đó thì có thể sáng tạo ra nhiều cách sử dụng nó một cách linh hoạt và đặc sắc trong nhiều kĩnh vực của sản xuất. - Đối với các ngành dịch vụ: Công nghệ thông tin làm thay đổi một cách sâu sắc nội dung và cách thức hoạt động của nhiều loại hình dịch vụ vốn có như trong thương mại, quảng cáo, tiếp thị, giao thông vận tải, bảo hiểm, thông tin liên lạc,…và đặc điểm quan trọng là các dịch vụ tài chính và ngân hàng. Đồng thời Công nghệ thông tin cũng tạo ra nhiều ngành dịch vụ mới như: các dịch vụ thông tin và tri thức, văn hóa, tư vấn, đào tạo, giáo dục từ xa, y tế từ xa…Công nghệ thông tin tạo điều kiện cho các hoạt động dịch vụ biến đổi theo hướng tăng hàm lượng trí tuệ. Vì vậy, trong nhiều trường hợp làm chuyển đổi vai trò của các dịch vụ đó từ chỗ phục vụ thụ động sang trợ giúp tích cực đối với khách hàng. - Khu vực quản lý công cộng: Đây vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầu tư ứng dụng Công nghệ thông tin và phần lớn là thuộc các cơ quan Nhà nước. Vì vậy, tin học hóa quản lý Nhà nước, quản lý công cộng và quản lý văn phòng bao gồm các lĩnh vực quản lý tài chính, ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu tư. Quản lý giao thông công cộng, hàng không, quản lý dân cư và lao dộng, BHXH…vẫn luôn có ý nghĩa quan trọng hàng đầu và có thể mang lại những hiệu quả kinh tế và xã hội hết sức to lớn. 3.2 Công nghệ thông tin với các lĩnh vực trong đời sống xã hội Chính nhờ sự phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng như vậy của Công nghệ thông tin đã làm cho các ngành khoa học khác cũng có những bước nhảy vọt trong một khoảng thời gian ngắn. Cuộc cách mạng trong lĩnh vực năng lượng đã đưa tới một khoảng thời gian ngắn. Cuộc cách mạng trong lĩnh vực năng lượng đã đưa tới các cuộc cách mạng trong lĩnh vực giao thông vận tải, tàu thủy và đầu tàu chạy bằng hơi nước, ô tô đến máy bay và tàu vũ trụ, các bến cảng, đường ô tô cao tốc, đường sắt cao tốc và các sân bay đã, đang và sẽ góp phần đưa thương mại và dịch vụ đến tất cả các vùng xa xôi nhất một cách nhanh chóng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 19 Trên phạm vi toàn cầu: Nếu điện tín, điện thoại, radio và vô tuyến truyền hình đã thay đổi cách giao tiếp trong quan hệ giữa con ng]ời và khi máy tính điện từ ra đời, cùng với mạng viễn thông và sợi quang học đã làm cho Trái đất ngày hôm nay gần 200 quốc gia, với kỹ thuật giao lưu hiện đại, trên thực tế đã được trang bị bằng các hệ thống cáp ngầm liên lạc đất liền và xuyên đại dương. Cũng như mạng lưới dày đặc các loại vệ tinh viễn thông đặt trên quỹ đạo địa tĩnh và các quỹ đạo khác ngoài Trái đất đã hiện thực hóa khả năng liên kết cá quốc gia, khu vực bất kể họ ở khoảng cách xa xôi nào thông qua mạng lưới hữu hình và vô hình trên khắp Trái đất và trên vũ trụ. Nhờ vậy, thời gian phản ứng đối với các sự kiện kinh tế, chính trị quân sự và ngoại giao đã rút ngắn hơn. Có thể nói phát triến giao thông liên lạc là một trong những kỳ tích lớn nhất của con người. Trong lĩnh vực An ninh – Quốc phòng: cũng có sự tham gia của các trang thiết bị hiện đại, sản phẩm của Công nghệ thông tin. Các cuộc chiến tranh xảy ra trên thế giới không chỉ trong là những cuộc đấu tranh giành quyền lực, tranh giành lãnh thổ mà còn là những cuộc chiến tranh công nghệ cao. Quốc gia nào nắm bắt được công nghệ thông tin nhanh nhất thì Quốc gia đó giành được quyền làm chủ lĩnh vực đó. Và trong các cuộc tranh giành đó không thể thiếu sự có mặt của máy tính điện tử - một sản phẩm của sự phát triển công nghệ thông tin. Trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục, y tế…thì công nghệ thông tin xâm nhập vào với tốc độ cực nhanh, hiện nay đã xuất hiện bảo tàng ảo, sách giáo khoa và thư viện ảo, dạy và học từ xa… Tóm lại: Công nghệ thông tin đã thâm nhập vào hầu hết các hoạt động của đời sống xã hội loài người. Tất cả mọi lĩnh vực trong nền kinh tế ngày nay không lĩnh vực nào là “ vắng bóng” các ứng dụng của Công nghệ thông tin. Các ứng dụng của Công nghệ thông tin đã trở thành người bạn không thể thiếu đối với cá nhân mỗi người cũng như đối với các tổ chức, cơ quan trong nền kinh tế xã hội. 4. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của văn phòng ta có thể khẳng định văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào. Một văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ phương tiện hiện Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 20 đại thì công việc quản lý hành chính sẽ thông suốt. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan đơn vị mình thuận lợi, thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng vững mạnh, tích cực trang bị cơ sở vất chất, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng. Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng. Đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ nghiệp vụ cao đảm bảo cho văn phòng hoạt động hiệu quả. Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc làng phí thời gian công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mã vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời nó cũng giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp cho họ có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất. 5. Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng Ngày nay, hầu hết trong các hoạt động văn phòng đều có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tin, chẳng hạn như: - Trong công tác soạn thảo văn bản, ghi chép: Công việc soạn tháo thực hiện chủ yếu trên máy vi tính với các phần mềm chuyên dụng như: Microsoft Word, Word Perfect,…giúp cho việc trình bày văn bản được chính xác và chuẩn hóa theo quy định của Nhà nước, chỉnh sửa văn bản được nhanh chóng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo. Còn trong việc ghi chép, hiện nay ngoài việc các thông tin được ghi chép thông thường bằng tay thì những thông tin cũng có thể thu thập được qua máy ghi âm, máy chụp ảnh. Cũng nhờ các trang thiết bị hiện đại này mà thông tin được thu thập đầy đủ, nhanh chóng và chính xác hơn. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 21 - Đển nhân bản văn bản: Có thể dùng máy chữ thường, máy chữ điện từ và tự động, máy microphim, máy in, máy photocopy. Một trong số các phương tiện nhân bản hiện đại ngày nay là máy in điện tử. hiện nay có rất nhều loại máy in có độ phân giải cao, tốc độ in nhanh:máy in Lazer, máy in kim, may in phun…giúp cho công tác văn phòng ngày càng được hiện đại hóa cao. - Về thu thập và xử lý thông tin: Công việc này có thể được thực hiện qua các hình thức sau: Thư điện tử Mạng máy vi tính Thư điện tử (Electronic mail – Email): là một hệ thống thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ một máy vi tính này sang máy vi tính khác. Email cho phép gửi nhanh gấp nhiều lầ thư thường, tiện lợi và rẻ tiền với một khoản cước phí tương ứng như khoản phải trả cho tiền điện thoại nội hạt, nó rút ngắn khoảng cách giao tiếp cả về thời gian và không gian. Hiện nay thư điện tử có thể gửi kèm với hình ảnh, âm thanh qua công nghệ đa phương tiện, qua đó ta có thể nghe được tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu, thái độ của người gửi. Mạng máy tính: là 2 hay nhiều máy tính được kết nối với nhau và cho phép các máy tính dùng chung dữ liệu, thiết bị của nhau. Đây là môi trường cho phép người làm công tác văn phòng khai thác nguồn thông tin phong phú và có ích cho cơ quan, tổ chức mình. Mạng máy tính mang lại những lợi ích to lớn, một số lợi ích đó là: + Truy xuất đồng thời tới các chương trình và dữ liệu chủ yếu. + Chia sẻ các thiết bị xuất, nhập như máy in, máy quét hình. + Nâng cao hiệu quả của việc truyền thông cá nhân. + Bảo quản, bảo vệ dữ liệu thuên tiện và dễ dàng hơn. - Trong công tác lưu trữ: Ngoài việc các văn bản, thông tin quan trọng được lưu trữ bằng các cặp tải liệu, các ngăn hồ sơ…thì Công nghệ thông tin phát triển, công tác lưu trữ thông tin cũng có những bước phát triển nhanh chóng. Các thông tin quan trọng có thể được lưu Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 22 trữ trong máy vi tính, trong các tập tài liệu được mã hóa. Trong các phần mềm lưu trữ thường có thêm phần mềm sao lưu dự phòng để có thể bảo quản được thông tin khi máy tính có sự cố, đáp ứng được nguyên tắc trong lưu trữ; đầy đủ, bí mật…Việc lưu trữ trong máy vi tính giúp cho văn bản có tuổi thọ dài hơn, không bị hỏng hoặc thất lạc. - Trong công tác tổ chức hội ngị, hội thảo: Trong khâu chuẩn bị hội nghị, nhân viên văn phòng có thể thông báo cho các đại biểu tham dự qua nhiều cách thức khác nhau, không nhất thiết phải gửi thư qua đương bưu điện. Các đại biểu có thể được thông báo qua máy fax, Email, điện thoại, tin nhắn nên các đại biểu có thể nhận được thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bố trí thời gian một cách hợp lý chính xác. Việc trình bày các báo cáo không còn trình bày bằng miệng qua micro mà các bản báo cáo, các bài thuyết minh được trình bày qua phần mềm chuyên dụng như: Microsoft powerpoint,… tạo sự sinh động cho bài báo cáo và gây hứng thú cho người nghe, mang lại hiệu quả cao cho hội nghị, hội thảo. Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin đã làm cho các ứng dụng của nó ngày càng mở rộng. Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo đã được mở rộng bằng các hình thức giao ban trực tuyến. Bất kỳ một cơ quan, tổ chức hay đơn vị, chi nhánh nào ở đâu cũng có thể tham gia. - Trong việc quản lý chi tiêu kinh phí: Các kế toán, thủ quỹ ngày nay được sự trợ giúp của máy tính, của các phần mềm trợ giúp như: Microsoft Excel, Microsoft Acess… đã làm cho công việc của họ nhẹ nhành hơn, nhanh chóng và chính xác hơn đồng thời tiết kiệm được công sức, thời gian. Cũng nhờ các phần mềm này mà việc lập dự toán kinh phí cũng có nhiều thuận tiện hơn trước, công việc trở nên thông suốt, thuận lợi và đem lại kết quả cao hơn trước. Rất thuận lợi và tiết kiệm thời gian trong việc trả lương hàng tháng cho người lao động, nhân viên kế toán không phải tiến hành các thao tác thủ công như trước, nhờ có sự phát triển của Công nghệ thông tin mà việc trả lương cho người lao động được thực hiện thông qua các thẻ ATM mà cơ quan, tổ chức đó liên kết với các Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 23 ngân hàng. Ngườu lao động chỉ cần đến các địa điểm rút tiền của ngân hàng liên kết với cơ quan mình là có thể rút được tiền và biết tháng đó mình được hưởng mức lương bao nhiêu. - Trong kĩnh vực quản lý điều hành: Thông qua hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN), thông qua Camera hay còn gọi là Webcam thì việc quản lý điều hành được diễn ra trên máy vi tính thông qua hệ thống mạng các nhà quản lý điều hành không cần phải rời phòng làm việc của mình mà cũng có thế quản lý được tất cả công văn giấy tờ từ cấp dưới lên hoặc từ cấp trên xuống theo đúng tiến độ nhanh chóng, kịp thời. Việc thực hiện quản lý điều hành của các nhà quản trị văn phòng diễn ra như vậy sẽ tiết kiệm thời gian lãng phí, giảm sự căng thẳng trí óc. Dựa vào hệ thống mạng máy vi tính nên việc kiểm tra giám sát công việc đã đơn giản hơn rất nhiều. Nếu trước đây nhà quản lý phải trực tiếp kiểm tra công việc không chắc chắn việc kiểm tra có chính xác và phản ánh đúng thực tế hay không thì ngày nay với sự tiến bộ của Khoa học công nghệ chỉ ở tại phòng làm việc của mình mà các nhà lãnh đạo quản lý có thế tiến hành kiểm tra, xem xét nhân viên của mình làm việc như thế nào? Có đúng tiến độ hay không? Với việc kiểm tra như vậy sẽ đóng vai trò hỗ trợ nhà quản lý đối phó với nhiều tình huống phát sinh trong thực tế. - Trong công tác phục vụ: Đối với các nhân viên làm công tác tạp vụ, thu dọn vệ sinh,…hưởng nhiều thuận lợi, không mất nhiều thời gian công sức, làm được nhiều việc hơn và hiệu quả công việc cũng cao hơn. Họ sử dụng các máy hút bụi, máy lọc không khí, máy giặt,…thay cho việc phải quét nhà bằng chổi, giặt khăn trải bàn, rèm bằng tay như trước. Hay như việc chăm sóc cây cảnh: trước đây họ sử dụng kéo để cắt thì nay họ thay bằng các máy cắt… Nhân viên bảo vệ bên cạnh việc tuần tra theo dõi sẽ được trang bị thêm các máy quay camera. Việc làm này giúp ích rất nhiều cho họ, tiện lợi cho việc theo dõi tuần tra: họ chỉ cần ngồi ở một chỗ nhưng vẫn có thể theo dõi kiểm tra ở mọi nơi, mọi chỗ của cơ quan tổ chức. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 24 Tóm lại: Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng nêu trên cho thấy vị trí đặc biệt quan trọng của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Vì thế không ngừng nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng trong mỗi cơquan, tổ chức là việc làm hết sức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt trên tất cả các lĩnh vực và trong đó có công tác văn phòng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 25 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 I. Tổng quan về xí nghiệp sửa chữa tàu 81 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một đơn vị thành viên quan trọng bậc nhất của Công ty Vận tải thủy số 4. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp luôn gắn liền và đồng hành cùng Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4. Từ những năm giữa thập kỷ 60 Công ty Vận tải thủy số 4 tên là đơn vị KT66 đơn vị tiền thân của Công ty bây giờ. Khi đất nước còn chiến tranh đơn vị được Bộ giao thông giao nhiệm vụ Vận tải sông và những sà lan loại nhỏ chuyên vận chuyển dầu mỏ, than đá, và các loại vũ khí, lương thực, thuốc men từ đàu nguồng Đông Bắc đên Miền Nam. Hòa bình lập lại, để đáp ứng nhịp điệu khẩn trương của công cuộc khôi phục kinh tế sau chiến tranh từ giã tên gọi KT66 với đội ngũ phương tiện sẵn có và bổ sung thêm, đơn vị được mang tên là Xĩ nghiệp 202. Sau đó Bộ Giao thông Vận tải đổi thành Xí nghiệp Vận tải sông Bạch Đằng và hoạt động được gần 3 năm. Trong điều kiện khối lượng Vận tải lớn, đội ngũ thuyền viên hoạt động phân tán, địa bàn hoạt động rộng, phương thức giao nhận chậm, cơ chế của Xí nghiệp chưa hoàn chỉnh, không đáp ứng kịp thời với quy mô sản xuất, đặc biệt là Nhà máy nhiệt điện Phả Lại ra đời mỗi năm tiêu thụ 1.5 triệu tấn than, đòi hỏi phải có một đôi ngũ vận chuyển than ổn định phục vụ nhiên liệu cho nhiệt điện Phả Lại và nhà máy phân đạm Hà Bắc, Bộ GTVT Cục đường sông quyết định tách Xí nghiệp Sông Bạch Đằng ra thành Công ty 3 là Vận tải sông số 3 thành số 4, với nhiệm vụ của Công ty là vận chuyển hàng, nhập hàng lương thực, hàng bách hóa và sửa chữa tàu cho Công ty. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 ra đời trong bối cảnh đó. Công ty Vận tải thủy số 4 lại trở về với mặt hàng truyền thống quen thuộc đó là Vận tải than căn cứ vào quyết định số 216/TCCB ngày 28/12/1982 của Bộ GTVT về việc thành lập Công ty 4 đã khẩn trương kiện toàn bộ máy tổ chức, kiện toàn hệ thống phương tiện nhanh chóng đi vào sản xuất kinh doanh, hoàn thành liên tục kế hoạch được Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 26 giao. Công ty đã được tặng cờ huân chương, huân chương lao động và nhiều bằng khen. Mặc dù đạt được những thành tích như vậy song Công ty không tránh khỏi những khó khăn khi bước vào cơ chế thị trường Vận tải thủy nội địa. Đặc biệt, trong những năm 1990-1992 nhu cầu Vận tải thủy giảm đặc biệt hơn vì nhiều nguyên nhân, phương tiện cũ nát do khai thác tràn lan trong thời kỳ bao cấp mà không có vốn sửa chữa, vốn đầu tư mới không được Nhà nước cấp, giá cước phí thấp, do đó sản xuất không đủ bù đắp chi phí, lực lượng lao động dư thừa so với nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đứng trước những khó khăn đó, dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy, Ban giám đốc Công ty và Công đoàn Công ty, bằng những quyết định chính sách nhạy bén, có sự sang tạo nhiệt tình của cán bộ tập thể công nhân viên trong thời kỳ sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển nhịp độ tăng trưởng kinh tế ở mức 2 con số và khá đồng đều. Công ty đã tự khẳng định được mình và được sự tin tưởng của các cấp lãnh đạo Nhà nước. Ngày 5 tháng 7 năm 1993 Bộ GTVT đã ra quyết định số 1354/TCCB-LĐ thành lập doanh nghiệp Nhà nước “Công ty Vận tải thủy số 4”. Nhưng đến năm 2005 theo quyết định số 926/QĐ- BGTVT Hà Nội ngày 06 tháng 4 năm 2005 Công ty chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4. 2. Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một đơn vị hạch toán phụ thuộc của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4. Tuy nhiên trong cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp vẫn có những nét đặc trưng riêng để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 27 Sơ đồ 1:Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 (Nguồn:Ban nhân chính – Kế hoạch) ĐẢNG ỦY GIÁM ĐỐC CÔNG ĐOÀN TỔ DỊCH VỤ Tổ Điện Tổ Sắt hàn 1 Tổ Săt hàn 2 PHÓ GIÁM ĐỐC BAN KỸ THUẬT- ĐIỀU ĐỘ TỔ BẢO VỆ V Ệ BAN TÀI CHÍNH BAN NHÂN CHÍNH –KẾOẠCH Tổ Sắt hàn 3 Tổ sắt hàn 4 Tổ sắt hàn 5 Tổ săt hàn 6 Tổ sắt hàn 7 Tổ sắt hàn 8 Tổ bảo dưỡng Tổ Máy Tổ Nguội Tổ Tiện Tổ Mộc Tổ Triền đà Phun cát, sơn, VS triền Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 28 Tháng 01 năm 2006 Xí nghiệp bắt đầu hoạt động theo quy mô Cổ phần hóa của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4. Trong khi sắp xếp lại lao động Công ty đã giải quyết cho 79 lao động của Xí nghiệp về nghỉ hưởng chế độ 41CP của Chính phủ, trong đó có 08 lao động gián tiếp. Số lao động năm 2005 là 214 người, trong đó có 30 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho. Hiện nay là 141 người trong đó có 21 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho. Xí nghiệp đã cắt giảm gọn nhẹ từ 5 Ban nghiệp vụ (Ban nhân chính , Ban tài chính, Ban kỹ thuật - điều độ, Ban kế hoạch- vật tư, Ban bảo vệ, 02 phân xưởng) còn 3 ban nghiệp vụ gồm: Ban nhân chính- Kế hoạch, Ban kỹ thuật - Điều độ, Ban Tài chính. Do nhiệm vụ, yêu cầu quản lý hiện nay tạo thuận lợi để sản xuất kinh doanh đạt kết quả tốt hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ kế hoạch sản xuất do Giám đốc Công ty giao. 3. Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp a) Chức năng. Xí ngHiệp sửa chữa tàu 81 hoạt động với chế độ hạch toán phụ thuộc, chịu trách nhiệm trước Công ty cổ phần Vận tải thủy số 4 về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, có con dấu để giao dịch. b) Nhiệm vụ Nhiệm vụ chủ yếu: Đóng mới, sửa chữa phương tiện Vận tải thủy (Sà lan, tàu sông, tàu công trình, tàu chở dầu, tàu đặc chủng phục vụ nền kinh tế quốc dân). Theo kế hoạch của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 và tận dụng công suất máy móc thiết bị hiện có, lực lượng lao động lành nghề, vị trí thương mại ưu đãi sửa chữa đóng mới phương tiện Vận tải thủy cho khác ngoài nhằm tăng thu nhập cho người lao động. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 29 4. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 4.1 Ban lãnh đạo a. Giám đốc Xí nghiệp: Giám đốc Xí nghiệp là đại diện của nhà nước và Công ty cổ phần vận tải thủy số 4, có quyền ra quyết định cao nhất đối với mọi hoạt động của Xí nghiệp, trực tiếp chịu trách nhiệm trước nhà nước và công ty Cổ phần Vận tải tủy số 4 về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Giám đốc Xí nghiệp là người giữ vai trò chỉ huy với chức trách quản lý, sử dụng toàn bộ vốn, đất đai, nhân lực và quyền hạn được giao, phó giám đốc và các phòng ban chủ động giải quyết công việc theo đúng chức năng và trong giới hạn quyền hành b. Phó giám đốc: Phó giám đốc Xí nghiệp thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Giám đốc Xí nghiệp về mặt kỹ thuật và khối kỹ thuật. Nghiên cứu và xây dơngj kế hoạch, phương án đầu tư, phát triển công nghệ, kỹ thuật sản xuất, xây dựng chính sách quản lý kỹ thuật cho từng giai đoạn, từng loại sản phẩm khác nhau cũng như của từng sanr phẩm xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm truyền thống và các đề án cải tiến mẫu mã, kết cấu sản phẩm hướng đến sản phẩm hoàn thiện các tiêu chuẩn hóa sản phẩm truyền thống và các đề án cải tiến mẫu mã, kết cấu sản phẩm qua từng giai đoạn. Phó giám đốc có nhiệm vụ tổ chức điều hành các mặt công tác quản lý kỹ thuật cụ thể như chuẩn bị kỹ thuật về thiết kế, công nghệ, thiết bị kiểm tra chất lượng theo kế hoạch và tiến đôk sản xuấ, quy trình, bảo trì máy móc thiết bị đảm bảo tiến hành sản xuất liên tục, xây dựng định mức chi phí vật tư, năng lương nhiên liệu, lao động cho từng đơn vị sản phẩm, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ lao động. c. Bí thư Đảng ủy: Bí thư Đảng ủy thực hiện vai trò của Đảng trong Xí nghiệp thông qua văn phòng Đảng ủy. d. Chủ tịch công đoàn: Chủ tịch công đoàn có trách nhiệm cùng Giám đốc Xí nghiệp quản lý lao động trong Xí nghiệp thông qua văn phòng Công đoàn. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 30 4.2 Ban Nhân chính – Kế hoạch a. Chức năng: Chức năng tham mưu tổng hợp, tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, trong việc tham mưu tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo Xí nghiệp. Chức năng hậu cần quản trị: Phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của Xí nghiệp. Chức năng thực hiện chế độ chính sách của người lao động. b. Nhiệm vụ - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện. - Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ quản lý._.ở nên đa dạng và phức tạp. Điều đó kéo theo sự phức tạp của Công nghệ thông tin và sự gia tăng về khối lượng quy mô cũng như tính chất phức tạp của Công nghệ thông tin. Hiện tượng bùng nổ thông tin và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong nền sản Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 68 xuất xã hội đã làm cho Công nghệ thông tin trở thành một lợi thế và lợi thế đó quyết định sự thành bại của tổ chức. Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển không thể không tính đến việc tận dụng các lợi thế của Công nghệ thông tin. Do vậy, để văn phòng ngày một hoạt động tốt hơn, thu thập lý về thông tin nhằm đáp ứng sự biến chuyển như vũ bão của cơ chế thị trường thì chúng ta cần phải nghiên cứu để đổi mới và hoàn thiện về hoạt động của nó một cách khoa học. Do tính chất trên em có một vài đánh giá về những thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của viêc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Thuận lợi: - Xí nghiệp có nhiều cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm làm việc, có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình. - Xí nghiệp đã có sự cố gắng trong việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại để phục vụ các hoạt động của văn phòng góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, phục vụ sản xuất kinh doanh… Khó khăn: - Do hoạt động của văn phòng rộng, nhiều công việc, nhiều lĩnh vực cho nên hoạt động công nhân viên có tính chất đơn lẻ, tự chịu trách nhiệm với nhiệm vụ của mình và mang tính độc lập cao, nếu công nhân viên chức không tự giác thì chất lượng công việc vẫn còn nhiều hạn chế. Công tác sang kiến cải tiến ở một số phòng ban chưa được phát huy. - Số đông cán bộ nhân viên của Xí nghiệp ở độ tuổi cao, họ dày dạn kinh nghiệm trong công việc nhưng lại hạn chế về việc tiếp nhận với khoa học kỹ thuật, với công nghệ mới, đặc biệt là các trang thiết bị được đầu tư vào dây chuyền sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. - Nhận thức vai trò ứng dụng Công nghệ thông tin mang lại hiệu quả cao cho các hoạt động văn phòng nói chung còn chưa cao, thể hiện ở đầu tư cho tin học hóa, bố trí thời gian và nguồn nhân lực của Xí nghiệp cho việc đào tạo các chương trình tin học, ngoại ngữ chưa tốt… - Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một doanh nghiệp Nhà nước nên hiện tại vẫn còn ảnh hưởng của chế độ làm việc thời bao cấp. Vì vậy, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường họ vẫn chưa bắt kịp được với phong cách làm việc hiện đại. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 69 Tóm lại: Trên đây là những khái quát cơ bản về Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 và thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, cụ thể là Ban Nhân chính –Kế hoạch đã làm được dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban Giám đốc trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khắc nghiệt cùng với công cuộc nghiệp hóa, hiện đại hoát đất nước. Thông qua thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng như trên có thể đưa ra những kết luận chủ yếu sau: + Đã có sự quan tâm của ban lãnh đạo trong việc đầu tư mua sắm trang thiết bị hiên đại như: vi tính, điện thoại, máy in,…nhưng chưa khai thác hết các tính năng của nó cũng như việc chưa áp dụng các ứng dụng của Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng. + Chưa đầu tư toàn diện vì yếu tố con người quyết định kết quả của việc đầu tư đó. Cho nên chưa có kế hoạch, quy hoạch cho việc đầu tư, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức,…để khai thác tối đa những ứng dụng hiện có của trang thiết bị hiện đại, của Công nghệ thông tin. Chính vì những lý do đó, em xin được mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị của mình ở chương 3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 70 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 “Làm thế nào để khách hàng biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mình”- đó luôn là một câu hỏi được đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp.Từ câu hỏi này phải suy nghĩ xem làm thế nào để thu hút khách hàng được nhiều nhất nhưng vấn đề thực hiện được nó không phải là một điều dễ dàng. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 không chỉ có bề dày truyền thống làm ăn, có uy tín với khách hàng mà còn luôn luôn đáp ứng được nhu cầu cấp bách của khách hàng. Để tiếp tục giữ niềm tin với khách hàng, giữ được khách hàng cũ và tìm kiếm được khách hàng mới. Muốn làm được điều này phải năm bắt được các nguồn hàng của các công ty dịch vụ vận tải, nhu cầu sửa chữa và đóng mới để có biện pháp đáp ứng được một cách nhanh, kịp thời và chất lượng nhất. Việc tìm kiếm khai thác nguồn hàng được thực hiện bởi các phòng ban làm theo chức năng của mình nhưng để trợ giúp cho hoạt động của các phòng ban đó thì không thể không kể tới sự hoạt động tích cực của bộ phận văn phòng. Trong thực tế cho thấy đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào bộ phận văn phòng luôn giữ vai trò chủ chốt quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó. Để giúp cho người nhân viên văn phòng giảm bớt gánh nặng công việc, tiết kiệm thời gian, tìm kiếm thông tin chủ động, chính xác nhất thì việc ứng dụng Công nghệ thông tin là sử dụng những kết quả của Công nghệ thông tin để hỗ trợ cho các cá nhân và tổ chức hoạt động xử lý thông tin, hỗ trợ cho các khâu công việc cần thiết và cuối cùng, ở mức độ cao nhất là hỗ trợ cho các tổ chức hoạt động, khai thác thông tin trong môi trường công nghệ thông tin, cải tiến đổi mới quy cách làm việc, đạt hiệu quả công việc cao hơn, đáp ứng những thay đổi đang diễn ra.Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, em thấy việc ứng dụng Công nghệ thông tin còn nhiều tồn tại, thiếu sót cần hoàn thiện và nâng cao để phù hợp với giai đoạn phát triển của nền kinh tế hiện nay. Dưới đây là những phương hướng và giải pháp có thể áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 71 1. Phƣơng hƣớng nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Để tiến hành ứng dụng Công nghệ thông tin có hiệu quả trước hết ban Giám đốc Xí nghiệp cần phải nhận thức được vai trò của Công nghệ thông tin trong phát triển kinh tế - xã hội hiện nay, nhận thức về những khả năng mà Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ cho các hoạt động, các khâu trong công việc có thể ứng dụng Công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả làm việc và tuyên truyền, làm cho những nhân viên trong Xí nghiệp cũng có nhận thức như mình. Dựa vào những kế hoạch đề ra trong năm 2009 đã nêu ở chương 2, em xin mạnh dạn nêu phương hướng nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động công tác văn phòng, giúp văn phòng hoàn thành được các kế hoạch đã đề ra, như sau:  Nối mạng Internet và mạng Intranet Xí nghiệp sửa tàu 81 có mối quan hệ khăng khít với nhiều Công ty trong cả nước nhằm trao đổi kinh nghiệm và cách thức sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao. Hơn nữa mỗi vùng miền có sự chênh lệch về địa lý nên sự trao đổi thông tin gặp nhiều khó khăn. Hàng năm văn phòng của Xí nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo tiến độ sản xuất kinh doanh và báo cáo tài chính cho Công ty cấp trên để kịp triển khai nguồn vốn cho năm sau. Nhưng một yêu cầu quan trọng truyền thông là phải nhanh chóng và liên tục để đảm bảo cho việc trao đổi thông tin với các Công ty trong nước được thông suốt thì Xí nghiệp, mà cụ thể là khối văn phòng của Xí nghiệp phải áp dụng tiến bộ của Khoa học công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng mình. Chính vì những lý do trên mà một trong những phương hướng là văn phòng nên nối mạng Internet. Internet là mạng máy tính lớn nhất thế giới, được hình thành đầu tiên vào năm 1969 bởi Bộ Quốc phòng Mỹ có tên là APRANET, nó là “mạng của các loại mạng”. Qua Internet, chúng ta có thể trao đổi thông tin với nhau, mạng càng lớn thì lượng thông tin càng nhiều. Nhiều người cho rằng khi nói tới chuyện phổ biến thông tin thì Internet là một phát minh vô cùng có ý nghĩa sau báo chí, Intenet cũng có thể làm thay đổi cách nhìn của mọi người về con người và thế giới. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 72 Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách liên tục thường xuyên, Xí nghiệp luôn quan tâm đến hai vấn đề chính là nguồn nguyên liệu và sản phẩm đầu ra. Điều đó có ý nghĩa là Xí nghiệp còn có mối liên hệ mật thiết với các Công ty dịch vụ vận tải đường sông. Tất cả việc trao đổi thông tin giữa Xí nghiệp với các tổ chức này đều thông qua văn phòng. Văn phòng của Xí nghiệp chính là đầu mối tiếp nhận mội thông tin phản hồi đồng thời cũng là đầu mối giúp lãnh đạo văn phòng đưa ra cá quyết định cuối cùng sau khi đã nghiên cứu mọi thông tin mà văn phòng thu được. Vì vậy, theo em việc nối mạng Internet đối với hoạt động của văn phòng Xí ngiệp là một việc hết sức cần thiết và sẽ rất hữu hiệu cho công tác thu thập thông tin cũng như truyền đạt các thông tin đến với các cán bộ lãnh đạo của Xí nghiệp. Nếu mạng Intenet là “mạng của các loại mạng” thì Internet thu nhỏ và có giới hạn trong phạm vi của một cơ quan hay một doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc chia sẻ thông tin qua việc sử dụng Internet. Mạng Internet dược bảo vệ và bị ngăn cách với Internet bởi một lúc bức tường lửa, Internet vẫn hoàn toàn có thể nối mạng Internet và ngược lại. Sau khi có mạng Internet, điều đó đồng nghĩa với việc Xí nghiệp sẽ có trang Web riêng. Bất cứ tổ chức nào thuộc Xí nghiệp cũng có thể truy cập vào trang Web này, nhờ đó việc trao đổi thông itn, giao tiếp giữa văn phòng Xí nghiệp với các tổ chức liên quan sẽ trở lên nhanh chóng và thuận tiện hơn nhiều. Gần đây, Xí nghiệp đã đầu tư trang bị các máy móc, trang thiết bị hiện đại cho các phòng ban do vậy việc nối mạng nội bộ LAN (Local Area Network) cũng cần thiết, vừa tiết kiệm thời gian đi lại giữa các phòng ban với nhau, vừa có thể chủ động giám sát được công việc của nhân viên trong văn phòng, không mất quá nhiều thời gian đi trực tiếp xuống hiện trường sản xuất kinh doanh như trước nữa vì tất cả các thông tin cần thiết đều được gửi lên phòng Giám đốc ngay sau khi các thông tin sẽ được cập nhật từ cơ sở. Việc này sẽ giảm nhẹ phần nào được hoạt động của bộ phận văn thư, bộ phận văn thư sẽ không phải làm các công tác chuyển tài liệu, giấy tờ liên quan đến hoạt động thu thập thông tin và xử lý thông tin của bộ phận văn thư lưu trữ. Mặt khác, để cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra tốt thì việc liên hệ, qua lại giữa Xí nghiệp với các Công ty, phân xưởng và với các tổ chức liên quan phải liên tục, các thông tin đưa ra và các thông tin phản hồi phải nhanh chóng, chính Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 73 xác, kịp thời. Do vậy việc nối mạng diện rộng WAN (Wide Area Network) giữa văn phòng Xí nghiệp với các tổ chức cũng là một điều cần thiết. Mạng này là mạng kết nối máy tính trong nội bộ các quốc gia hay giữa các quốc gia trong cùng một châu lục. Nhờ có mạng này mà các doanh nghiệp trong nước cũng như các tổ chức quốc tế quan tâm đến chất lượng các mặt hàng thủy sản đều có thế trao đổi các thông tin cũng như các thông tin về mặt hàng kinh doanh của Xí nghiệp thông qua trang Web của Xí nghiệp trên Internet. Tóm lại, việc áp dụng các tiến bộ của Khoa học công nghệ, của Công nghệ thông tin mà cụ thể ở đay là việc nối mạng Internet, Intranet, LAN, WAN, là phương hướng nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Với sự tiến triển của Công nghệ thông tin như trên thì văn phòng hiện đại chắc chắn sẽ phât triển theo hướng “Văn phòng tự động hóa”, “Văn phòng điện tử hóa”. Việc thực hiện 3 chức năng: tham mưu, điều hành tổng hợp, quản trị hậu cần của bộ phận văn phòng trong điều kiện mới cũng cần được nghiên cứu, phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể sao cho thích hợp với tình hình mới. 2. Những giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Từ những phương hướng nêu trên, theo em để có thể ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động văn phòng nói chung và văn phòng của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 nói riêng các nhà lãnh đạo nên có những giải pháp cụ thể, thiết thực, mang tính khả thi cao để từng bước hiện đại hóa các hoạt động văn phòng tại cơ quan mình. Em xin mạnh dạn đưa ra những giải pháp sau: 2.1 Hiện đại hóa phần cứng (Hardware) Như đã trình bày ở trên, do Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 có mạng lưới các mối quan hệ với các tỉnh thành trong cả nước nên việc nối mạng Internet, mạng Intranet, mạng LAN, mạng WAN là việc làm hết sức cần thiết. Tính cập nhật thông tin một cách nhanh chóng tạo điều kiện cho Xí nghiệp chiếm được các lợi thế lớn trong kinh doanh và sản xuất. Bởi trong thời đại thông tin, việc quảng cáo rộng rãi tìm đối tác, khách hàng trong sản xuất kinh doanh và chế độ khuyến mãi Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 74 thích hợp, hoạt động chiêu hàng là điều hết sức cần thiết và nếu khai thác tốt những thông tin trên mạng sẽ đem lại những hiệu quả to lớn mà chi phí lại không cao và như vậy sẽ phát triển được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc làm này sẽ khắc phục tồn tại của văn phòng là hàng tháng phải cử nhân viên đi Marketing thị trường, tiết kiệm được thời gian và nhân lực. Để phục vụ công việc cần trang bị hệ thống máy tính và hỗ trợ để đạt được hiệu quả cao nhất. Nhưng để cỏ thể kết nối được các mạng này thì các máy tính đều phải có dung lượng ổ cứng phù hợp, đủ mạnh để có thể tìm kiếm thông tin và tải (download) các thông tin trên mạng (upload) đó là những thông tin về dản phẩm của Xí nghiệp, giá cả, mẫu mã, phương thức thanh toán…Cũng như giới thiệu chung về Xí nghiệp, cần có một trang web của Xí nghiệp bằng nhiều thứ tiếng:Anh, Trung Quốc,…để mở rộng, xâm nhập vào thị trường trên thế giới. Hiện nay các máy tính ở văn phòng Xí nghiệp chủ yếu sử dụng WinXP, có cấu hình tương đối mạnh, hệ điều hành Pentium III, có cổng USB. Thiêt bị máy nhỏ, gọn nhẹ không hơn một cây bút viết nhưng có khả năng lưu vô cùng lớn nó được gọi đơn giản là “bút cóp”. Thiết bị máy sử dụng bộ nhớ Flash (ánh sáng từ) nên sẽ không dễ dàng bị nhiễm các loại Virus phá hoại, có tốc độ ghi và đọc cực nhanh. Nhưng bên cạnh đó, vẫn cồn một số máy tính có cấu hình thấp, linh kiện chưa được nâng cấp kịp thời chưa được trang bị ổ CD – ROM mà hiện nay các văn bản, tài liệu có dung lượng lớn đều được lưu trữ trong đĩa CD, gây khó khăn trong việc thu thập và lưu trữ thông tin, tài liệu. Chính điều này đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả làm việc của nhân viên văn phòng. Ngoài ra văn phòng chưa trang bị máy Scan quét tài liệu, văn bản…vào máy tính nên hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng chưa cao, còn mất nhiều thời gian vào việc soạn thảo tài liệu, bởi máy Scan có tác dụng rất lớn trong công việc nhằm rút ngắn thời gian soạn thảo văn bản, tài liệu…Theo em, lãnh đạo văn phòng nên có kế hoạch và báo cáo Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 (Công ty cấp trên) về tình hình trang thiết bị trong văn phòng để Tổng Giám đốc có ý kiến chỉ đạo, thay thế một số bộ phận đã quá cũ hoặc nâng cấp nếu thấy cần thiết và trang bị máy Scan thường. Scan màu nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 75 2.2 Trang bị thêm những phần mềm hiện đại (Software) và các trang thiết bị khác khắc phục công tác văn phòng Các máy tính trong Xí nghiệp phần lớn đều sử dụng bộ Office 2000, với Window 2000 hoặc WIN XP. Các phần mềm cề soạn thảo – Microsoft Word; phần mềm kế toán – Microsoft Exel; phần mềm về trình diễn tại Hội nghị, Hội thảo – Microsoft PowerPoint đã được văn phòng vận dụng một cách có hiệu quả trong việc xử lý các văn bản, tài liệu, thống kê kế toán.Tuy nhiên hiện nay hệ thống của Xí nghiệp với rất nhiều các phân xưởng thì việc thiết lập phần mềm quản lý công văn (Lotus) là rất cần thiết và hiệu quả bởi sự phát triển của Công nghệ thông tin và mạng Internet đã giúp cho Xí nghiệp thực hiện quản lý công văn rất hiệu quả, tiện ích. Mạng Lotus là phần mềm giúp nhà lãnh đạo chuyển đến người thực hiện một cách nhanh chóng qua đường truyền thông mạng. Đối với nhân viên văn phòng mạng Lotus giúp cho họ quản lý công văn một cách khoa học và hiệu quả nhất là tiết kiệm được văn phòng phẩm như giấy in, mực in và lưu trữ. Máy quét Scan và mạng Lotus là rất cần thiết cho hoạt động của Văn phòng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Công tác thu thập và xử lý thông tin của Xí nghiệp còn mang tính thụ động, chưa tận dụng hết những lợi ích mà Công nghệ thông tin mang lại. Tại Xí nghiệp tất cả công văn, tài liệu chuyển hay gửi đến đều phải vào sổ công văn đi hay sổ công văn đến theo quy định. Mỗi lần có công văn đến hay đi thì văn thư phải mở sổ ra ghi, nếu sai thì gạch đi và viết lại, đôi khi còn viết tắt những từ không được phép viết tắt. Cũng như vậy mỗi lần tìm công văn đã được lưu tại bộ phận văn thư, lưu trữ thì lại phải giở sổ và tìm một cách thủ công, mất nhiều thời gian. Vì vậy theo em nhân viên văn phòng nên sử dụng máy vi tính trong việc ghi sổ các công văn đi và đến, trong việc lưu trữ các công văn giấy tờ cần thiết. Cụ thể trong việc đăng ký văn bản người ta không thể sử dụng các chương trình phần mềm soạn thảo văn bản mà phải sử dụng cá hệ quản trị cơ cở dữ liệu mà hiện nay Nhà nước đã ban hanh cho ứng dụng trong văn thư và một chương trình phần mềm viết trên Foxbro. Khả năng tối ưu của hệ quản trị cơ sở dữ liệu hơn các chương trình ứng dụng là ngoài việc thống kê, lưu trữ các thông tin trên máy còn tổng hợp và cung cấp thông tin thường xuyên văn bản trong toàn cơ sở dữ liệu. Khi sử dụng phần mềm này thì Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 76 nhân viên văn thư không mất công vào sổ đăng ký văn bản một cách thủ công, có thể sửa chữa khi có sai sót, tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Mặt khác nếu như máy tính trong phòng ban được hòa mạng nội bộ thì khi văn thư nhập văn bản vào máy vi tính thì các phòng ban khác cũng có thể biết có văn bản nào gửi cho phòng ban mình hay không, từ đó họ sẽ sắp xếp thời gian để giải quyết. Cũng tương tự như vậy trong việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu, xây dựng các phòng lưu trữ trên máy và mỗi khi muốn tìm tài liệu thì chỉ việc điền các thông số chủ yếu về văn bản như: ngày đến, số, ký hiệu…là ta có thể xác định được văn bản đó được nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ. Để khắc phục những tồn tại về những tủ đựng tài kiệu, hồ sơ đã xuống cấp theo em, vào cuối mỗi năm lãnh đạo văn phòng nên tổ chức một ngày dể kiểm kê tài sản của văn phòng mình cũng như chất lượng các trang thiết bị trong văn phòng. Từ đó sẽ có kế hoạch sửa chữa hoặc thay thế một số trang thiết bị không còn sử dụng được nữa, đảm bảo được yêu cầu về bảo quản và lưu trữ tài liệu. Ngày nay, hệ thống văn thư lưu trữ trong “văn phòng không giấy” không phải là hệ thống tủ với các ngăn dựng gồ sơ mà là hệ thống tủ, khay hoặc bao, lưu trữ hệ thống đĩa mềm và đĩa cứng trên trục quay ngày càng hiện đại. Nếu không có kế hoạch sửa chữa, bảo quản thì thời tiết ẩm, nồm dễ gây ẩm mốc các đĩa mềm và đĩa cứng ảnh hưởng đến chất lượng ghi, sao chép các tài liệu, sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Với các giải pháp nhằm ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng như trên sẽ làm cho hoạt động văn phòng của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 được khoa học và công nghệ hóa. Tất cả các công việc văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện các chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp và quản trị hậu cần đều dược hệ thống máy vi tính cùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ trợ xử lý. Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những quy trình công nghệ thông cần thiết. Vì vậy, nếu cán bộ nhân viên trong văn phòng có đủ trình độ để xử lý thi chắc chắn “Văn phòng hiện đại” sẽ đóng góp ngày càng tích cực cho Xí nghiệp trong quá trình thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 77 2.3 Đào tạo nguồn nhân lực Laurie Mullins viết: “ Ảnh hưởng của Công nghệ thông tin sẽ đòi hỏi những phương thức mới của tổ chức công việc, Nó sẽ ảnh hưởng đến sự hình thành cùng cơ cấu của các nhóm và bản chất của những công việc sẽ có những chuyển dịch khỏi những tổ chức tập trung hóa quy mô lớn đến những đơn vị làm việc nhỏ hơn… Các cá nhân có thể tự mình làm việc nhiều hơn, từ trạm làm việc cá nhân của họ hoặc thậm chí nhà của họ… Sẽ có những thay đổi trong bản chất của việc giám sát và trong cơ cấu phả hệ cố hữu của cá công việc và trách nhiệm”, Như vậy theo ông, đào tạo nguồn nhân lực là một yêu cầu không thể thiếu khi áp dụng Công nghệ thông tin, vì có nắm và hiếu được về Công nghệ thông tin thì các thành quả của thông tin, vì có nắm và hiểu được về Công nghệ thông tin thì các thành quả của Công nghệ thông tin mới được sử dụng một cách hiệu quả. Mặt khác, hầu hết nhân viên trong bộ phận văn phòng Xí nghiệp đều là những người có thâm niên làm việc, có nhiều kinh nghiệm nhưng không phải vì họ có nhiều kinh nghiệm mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu trong công việc. - Nâng cao năng lực kỹ thuật, sở dụng các phương tiện hiện đại đặc biệt là các phương tiện tin học: Với Công nghệ thông tin, người quản trị văn phòng có thể khai thách các dữ kiệu trực tiếp các máy tính ở mạng nội bộ cũng như ở các cơ sở khác ở mạng bên ngoài và trên mạng Internet với nguồn gốc chính xác mà không phải qua báo cáo trung gian. Như vậy cần trang bị cho người quản trị văn phòng các kỹ năng, kỹ xảo của Công nghệ thông tin nhằm trao đổi, chia sẻ thông tin, tổ chức các cuộc bàn bạc, hôi thảo qua mạng hoặc đưa thông tin lên mạng máy tính như vậy, một số cán bộ, nhân viên có thể làm việc trên máy tính tại nhà.”Làm việc tại nhà:, Công sở gia đình”, “Office at home” đang có điều kiện trở thành hiện thực. Các cơ sở dữ liệu, các thông tin được trao đổi qua máy tính, qua fax, qua email, qua webside…Nếu không đào tạo nguồn nhân lực thì họ không thể đủ trình độ cần thiết để tiếp cận với công nghệ hiện đại và tự bản thân họ sẽ bị đào thải. Khi có trinh độ tay nghề người lao động có nhiều sang tạo trong công việc, làm tăng năng suất lao động và kết quả công việc .Ví dụ như đối với văn thư lưu trữ, nếu như họ không được đào Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 78 tạo thì sẽ không biết cách sử dụng và khai thác hết được những tiện ích của máy vi tính. Vì hiện nay nhờ máy tính và qua việc nối mạng máy tính để xử lý luồng thông tin đầu vào trong nội bộ (LAN – Local Area Network) và nối mạng rộng bên ngoài (WAN – Wide Area Network) để xử lý luồng thông tin đầu ra. Do đó không cần sao chép, nhân in công văn và phân phát theo kiểu thủ công qua đường bưu điện như trước.Việc lưu trữ văn bản, thì ngoài việc dùng các film, băng từ, đĩa từ, người ta đã tạo ra các đĩa mềm (Floppy disk) để sao chép các cơ sở dữ liệu cần thiết. Với việc xuật hiện các đĩa cứng nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làm cho các đĩa cứng CD – ROM (Compact disk read only memory) lưu trữ được các thông tin với trữ lượng tăng lên hàng triệu lần. Chính vì những tiện ích trên sẽ giúp cho nhân viên văn thư tiết kiệm được thời gian, công sức mà công việc lại hiệu quả cao nếu như họ được đào tạo. Theo em, khi văn phòng Xí nghiệp tiến hành nối mạng thì văn phòng cũng nên có những buổi tập huấn ngắn ngày giới thiệu và hướng dẫn các cán bộ nhân viên của các tổ chức được biết và biết cách tiếp nhận các thông tin do văn phòng đưa ra trên mạng nội bộ Internet. Đồng thời qua lớp tập huấn này, các tổ chức cũng biết cách trao đổi thông tin với Xí nghiệp thông qua mạng, cung cấp các tài liệu hoặc những thông tin cần thiết mà Xí nghiệp yêu cầu vào bất cứ thời gian nào chứ không nhất thiết phải đến tận văn phòng, gặp trực tiếp lãnh đạo. Qua mạng Internet các tổ chức có thể nắm bắt được thông tin do Xí nghiệp đưa ra thông qua trang Web của Xí nghiệp đang được hoàn thiện và sẽ đưa lên mạng trong thời gian sớm nhất. Trong những năm gần đây, Xí nghiệp đã đầu tư cho các phòng ban một số máy móc hiện đại như máy in, máy tính…nhứng không phải nhân viên nào cũng thành thạo cách sử dụng nó. Thông thường họ chỉ được hướng dẫn sử dụng một số thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chuyên môn của mình chứ chưa được học cách bảo quản lau chùi, xử lý các sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình vận hành máy móc. Mặt khác, phần lớn nhân viên trong văn phòng đều tốt nghiệp không phải chuyên ngành tin học nên kiến thức của họ về tin học còn nhiều hạn chế. Vì vậy theo em, nếu có thể lãnh đạo văn phòng nên cử từ 1-2 nhân viên của mình tham gia Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 79 một lớp học về phần cứng máy tính, về sửa chữa những lỗi cơ bản của máy khi có sự cố xảy ra. Như thế sễ tiết kiệm được chi phí, nhân lực cũng như thông tin cần thiết phải tuyển thêm nhân viên phụ trách về kỹ thuật cho văn phòng. 2.4 Về vấn đề nhân sự Bên cạnh việc bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên trong văn phòng thì vấn đề nhân sự cũng là một yếu tố cần quan tâm, Văn phòng nên tổ chức tuyển dụng thêm nhân viên văn phòng mới vì nhân viên văn phòng hiện nay hầu hết đều ở độ tuổi chuẩn bị nghỉ hưu. Chờ đến khi họ nghỉ hưu mới tuyển thêm nhân viên mới sẽ làm cho công việc bị gián đoạn vì nhân viên mới vào sẽ mất thời gian làm quen với công việc. Mặt khác, sẽ tranh thủ được sự chỉ bảo, giúp đỡ trong công việc và thiết lập được mối quan hệ tốt giữa nhân viên chuẩn bị về hưu với nhân viên mới. Hơn nữa, việc tuyển dụng thêm nhân viên mới sẽ đem lại cho Xí nghiệp rất nhiều lợi thế bởi họ là những nhân viên trẻ, có năng lực và nhiệt huyết làm việc, họ có sức sáng tạo, có đủ trình độ và kiến thức để lĩnh hội được đầy đủ các tri thức tiến bộ của nhân loại một cách nhanh nhất. Văn phòng tương lai sẽ đón nhận những người quản trị văn phòng thông minh, sáng tạo, có tinh nhân văn cao, với nghiệp vụ chuyên môn, sử dụng tốt máy tính và Công nghệ thông tin sẽ góp phần đưa Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 phát triển cường thịnh, tiến lên sánh vai cùng các doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 80 KẾT LUẬN Ngày nay, để hội nhập với nền kinh tế thế giới thì cách tốt nhất là phải xây dựng được một văn phòng tự động hóa – hiện đại hóa, cần phải đầu tư mọi lĩnh vực liên quan tới hoạt động văn phòng như: đổi mới các trang thiết bị hiện đại, đào tạo cán bộ, nhân viên trong văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đồng thời cũng có những kiến thức nhất định về tin học, biết sử dụng thành thạo máy vi tính về mặt kỹ năng để áp dụng vào công tác văn phòng một cách nhanh gọn, đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, phải có hệ thống nối mạng LAN, WAN, Internet, Intranet thuận tiện cho việc khai thác, trao đổi thông tin giữa văn phòng với các tổ chức, các đối tác của Xí nghiệp. Đồng thời, với việc đầu tư các trang thiết bị, nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ, nhân viên trong văn phòng để hướng tới cái đích cuối cùng là thu nhập thông tin phục vụ lãnh đạo. Nhờ có công nghệ hiện đại mà ngày nay việc thu nhập, xử lý thông tin không còn gặp nhiều khó khăn, trở ngại. Trái lại rất nhanh chóng, chính xác, đúng và đủ theo yêu cầu của công việc đề ra. Thông tin là cơ sở để văn phòng tồn tại ở trạng thái động. Chính thông tin là nguồn lực cần thiết cho sự phát triển của nhân loại. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của Lãnh đạo. Việc ứng dụng Công nghệ thông tin là yêu cầu bức xúc, đáp ứng được yêu cầu kinh tế - xã hội trong giai đoạn mới. Nhờ có việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng để thu thập, xử lý, chuyển phát thông tin là điều kiện thiết yếu. Nhận thức rõ được vai trò quan trọng của Công nghệ thông tin nên Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 rất quan tâm đến lĩnh vực này. Xí nghiệp luôn đảm bảo các luồng thông tin đầu ra và đầu vào nhanh, chính xác, kịp thời phù hợp với yêu cầu của lãnh đạo, của công việc. Với phạm vi nghiên cứu khá rộng cộng với trình độ còn hạn chế, chắc chắn bài khóa luận vẫn còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em rất mong được sự giúp đỡ, chỉ bảo của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo Xí nghiệp sửa chữa tài 81 đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em nâng cao được các nghiệp vụ trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp. Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị kinh doanh Trường đại học Dân lập Hải Phòng. Đặc biệt là cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà – giảng viên trường Học viện hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này. ._.