Ứng dụng C# vào xây dựng chương trình quản lý công văn tại Bộ Tài Chính

in cho đơn vị mình. Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới đòi hỏi các đơn vị phải nâng cao vấn đề tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể. Để làm việc đó cần phải thực hiện việc khảo sát phân tích & thiết kế một hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính tương ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển của đơn vị bảo đảm quá trình xử lý thông tin hiệu quả nhất. Bộ Tài Chính là một cơ quan của Chính Phủ chịu trách nhiệm quản lý về tài chính, kế toán, ngân sách…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng tin học – Bộ Tài Chính, được sự gợi ý và giúp đỡ nhiệt tình của các chuyên viên phòng phát triển tin học ứng dụng, đồng thời được sự hướng dẫn của thầy giáo TS. Lê Văn Năm em đã chọn đề tài: “ứng dụng C# vào xây dựng chương trình quản lý công văn tại Bộ Tài Chính” với mục đích nghiên cứu quá trình hoạt động quản lý công văn hiện tại, từ đó có những giải pháp tin học hệ thống, xây dựng một chương trình quản lý thống nhất và hiệu quả mà theo em là thiết thực và phù hợp với công việc thực tập và chuyên đề thực tập tốt nghiệp được giao. Chương trình này sẽ giúp cho công tác quản lý, thu thập và trao đổi thông tin được thuận lợi đặc biệt là giúp cho những người có trách nhiệm quản lý công văn thực hiện dễ dàng, nhanh, và đạt kết quả cao hơn. Chương trình gồm có 3 chương : Chương 1: Giới thiệu về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu. Chương 2: Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý. Chương 3: Phân tích – Thiết kế bài toán quản lý Công văn tại Bộ Tài Chính. Chương này thực hiện chi tiết các công việc nhằm hoàn tất chương trình. Chương i Giới thiệu cơ sở thực tập và đề tài nghiên Cứu A. Khái quát chung về nơi thực tập I/ Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Bộ Tài Chính. Bộ Tài Chính là cơ quan của Chính Phủ có chức năng thống nhất quản lý nhà nước về lĩnh vực tài chính, kế toán, ngân sách Nhà nước trong phạm vi cả nước. Với chức năng quản lý đó, Bộ Tài Chính được Nhà nước giao cho những quyền hạn nhất định sau : * Hướng dẫn các Bộ, cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính Phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, xây dựng dự toán ngân sách Nhà Nước hàng năm. * Cùng với Uỷ Ban Khoa học Nhà nước xây dựng kế hoạch tài chính trung, dài hạn, các kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội, kế hoạch xây dựng cơ bản, các vấn đề khác của nền kinh tế có liên quan đến tài chính và ngân sách nhà nước. * Xây dựng dự thảo Luật, Pháp lệnh và các văn bản pháp luật khác về phí thuế, thuế và các khoản thu khác để trình Chính phủ ban hành hoặc Chính phủ trình Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Quốc hội ban hành. * Quản lý ngân sách Nhà nước, quỹ dự trữ tài chính Nhà Nước, quỹ ngoại tệ tập trung của ngân sách Nhà nước, quỹ tài sản tạm thu, tạm giữ. Tổ chức thực hiện việc cấp phát các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước, cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản và cho vay ưu đãi đối với các dự án, chương trình mục tiêu kinh tế của Nhà nước theo quy định của Chính phủ. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính cho các đơn vị nhằm thực hiện các mục tiêu văn hoá - xã hội theo các chương trình, dự án được Chính phủ chỉ định. Từ chức năng và quyền hạn trên, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài Chính bao gồm các bộ phận( Vụ, Ban, Cục...) để đảm nhiệm những công việc cụ thể của mình. 1. Bộ máy giúp việc Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước. - Vụ chính sách Tài Chính. - Vụ chế độ kế toán. - Vụ ngân sách Nhà nước. - Vụ tài chính An ninh – Quốc Phòng. - Vụ tổ chức các Ngân hàng và tổ chức tài chính. - Vụ tổ chức hành chính sự nghiệp. - Vụ quan hệ quốc tế. - Vụ tổ chức đối ngoại. - Vụ tài vụ – quản trị. - Vụ tổ chức cán bộ đào tạo. - Cục quản lý công sản. - Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế. - Ban quản lý – ứng dụng tin học. - Văn phòng Bộ. 2. Các tổ chức quản lý Nhà nước chuyên ngành trực thuộc. - Tổng cục thuế. - Kho bạc Nhà nước. - Thanh tra Tài chính Nhà nước. - Tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp. - Tổng cục Đầu tư và Phát triển. II/ Ban quản lý ứng dụng tin học Tên quốc tế : INFORMATION TECHNOLOGY DEPARTMENT. Địa chỉ : 8 PHAN HUY CHú Tel : 8262109. Fax : 9330043. E-mail : itd@mof.gov.vn Website : Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy quản lý Nhà Nước của Bộ Tài Chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tài Chính thống nhất quản lý hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý Tài chính Nhà Nước, tổ chức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính và điều hành ngân sách Nhà Nước của Bộ. Ban quản lý ứng dụng tin học có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: + Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt động quản lý tài chính Nhà Nước. + Quản lý thống nhất các hoạt động ứng dụng tin học trong toàn ngành tài chính. + Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các qui định của Nhà Nước trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị & tổ chức trực thuộc Bộ. + Tổ chức trung tâm dữ liệu thông tin tài chính, xử lý & cung cấp thông tin phục vụ quản lý tài chính Nhà Nước. + Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học của ngành theo qui định của Bộ. Ban lãnh đạo Phòng Kế Hoạch Tổng hợp Phòng Quản Lý hệ thống Phòng phát triển ứng dụng Phòng mạng & HTKT Trung tâm dữ liệu & xử lý thông tin Trung tâm CSDL Dự phòng Cơ cấu tổ chức Ban quản lý – ứng dụng tin học Bộ Tài Chính. Nhiệm vụ chính của các phòng: 1. Phòng Kế hoạch tổng hợp : - Công tác kế hoạch: Chủ trì phối hợp với các phòng trong Ban lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn các hoạt động triển khai ứng dụng thông tin trong toàn ngành... - Công tác tổng hợp: + Tổng hợp báo cáo hoạt động tổng hợp định kỳ của Ban và của các hệ thống. + Giúp lãnh đạo Ban điều phối những hoạt động chính của Ban theo kế hoạch và đôn đốc thực hiện. - Công tác tổ chức, hành chính, thi đua tuyên truyền: - Công tác tài vụ quản trị: Theo cơ sở kế hoạch ngân sách đã được Bộ duyệt trực tiếp làm việc với các đơn vị quản lý cấp trên bảo đảm cấp kinh phí kịp thời cho hoạt động của toàn Ban. Bảo đảm quản lý chi tiêu theo đúng chế độ Nhà nước quy định. - Công tác đào tạo: Xây dựng kế hoạch đào tạo tin học của Ban và ngành. Tổ chức việc đào tạo tin học cho cán bộ trong ngành Tài Chính. - Công tác đối ngoại: Tìm hiểu các khả năng hợp tác với các đối tác nước ngoài trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tin học. Điều phối các dự án hợp tác quốc tế mà Ban chủ trì hoặc tham gia. 2. Phòng Quản lý hệ thống : - Công tác nghiên cứu xây dựng chiến lược phát triển. - Công tác nghiên cứu xây dựng chế độ chính sách. - Công tác kiểm tra giám sát. 3. Phòng phát triển ứng dụng : 3.1. Công tác phát triển ứng dụng : + Chủ trì phát triển hoặc hợp tác phát triển các ứng dụng tin học phục vụ cho các đơn vị trong khu vực Bộ, các sở Tài Chính, các ứng dụng tin học liên quan đến nhiều hệ thống và các ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ. + Chủ trì việc cập nhật nâng cấp các ứng dụng trên. + Chủ trì việc tích hợp, chuyển đổi, thống nhất toàn bộ các ứng dụng tin học liên quan đến nhiều hệ thống & các ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ. 3.2. Công tác nghiên cứu : Phối hợp với phòng quản lý hệ thống nghiên cứu các xu hướng mới trong công nghệ phần mềm để áp dụng vào việc phát triển các phần mềm của ngành Tài Chính. 4. Phòng Mạng & HTKT : - Công tác quản trị mạng : + Trực tiếp quản trị hệ thống hạ tầng truyền thông ngành Tài Chính. + Trực tiếp quản trị mạng máy tính tại cơ quan Bộ. + Trực tiếp quản trị cơ sở dữ liệu quốc gia. - Công tác triển khai ứng dụng Tin học: Tổ chức thực hiện việc triển khai các ứng dụng Tin học phục vụ cho các đơn vị trong Bộ, các Sở Tài Chính, các phòng tài chính ( bao gồm các ứng dụng tác nghiệp, các ứng dụng theo mô hình kho dữ liệu, các ứng dụng về truyền thông điệp và các ứng dụng khác), các ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ. - Công tác hỗ trợ kỹ thuật: + Thực hiện hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì các ứng dụng tin học phục vụ cho các đơn vị trong Bộ, các Sở Tài chính. + Thực hiện việc bảo hành, bảo trì, sửa chữa các thiết bị máy tính trong phạm vi cơ quan Bộ. - Công tác nghiên cứu: Phối hợp với Phòng Quản lý hệ thống nghiên cứu, đề xuất các xu hướng mới trong công nghệ mạng, phần cứng, phần mềm hệ thống để áp dụng vào việc phát triển các phần mềm của ngành Tài Chính. 5. Trung tâm dữ liệu & xử lý thông tin : - Công tác thu thập và xử lý thông tin: + Thu thập thông tin và quản lý dữ liệu chuyên ngành theo yêu cầu của hoạt động quản lý tài chính Nhà nước. Xử lý và kết xuất thông tin một cách đầy đủ, tin cậy, nhanh chóng, chính xác và an toàn. + Lưu trữ và cập nhật toàn bộ thông tin cần thiết và thích hợp của ngành Tài Chính vào thư viện điện tử. + Chủ trì tổ chức hợp tác khai thác các nguồn thông tin bổ sung cho cơ sở dữ liệu. + Nghiên cứu đề xuất các mã chuẩn nghiệp vụ trong hệ thống thông tin Tài Chính. + Nghiên cứu đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống, cung cấp và trao đổi thông tin đáp ứng những nhu cầu thông tin dữ liệu mới phát sinh trong ngành. - Dịch vụ cung cấp thông tin: + Cung cấp các thông tin báo cáo về tài chính và ngân sách Nhà nước theo phân cấp của Bộ phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước. + Phối hợp với các tổ chức trực thuộc Bộ triển khai việc cung cấp và trao đổi thông tin với các cơ sở dữ liệu thông tin chuyên ngành, các mạng máy tính quốc gia và quốc tế. + Tham gia xử lý và phân tích thống kê các thông tin kinh tế – tài chính và ngân sách để phục vụ cho hoạt động quản lý Tài Chính Nhà nước. 6. Trung tâm CSDL dự phòng : - Công tác vận hành CSDL và HTTT: + Quản trị bản sao cơ sở dữ liệu quốc gia tài chính ngân sách, bảo đảm an toàn dữ liệu và chức năng dự phòng khi Trung tâm chính có sự cố. + Quản trị trung tâm miền Nam của mạng hạ tầng truyền thông ngành Tài Chính. - Công tác hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo: + Phối hợp tổ chức và tham gia triển khai các chương trình ứng dụng của ngành cho các đơn vị trực thuộc ngành Tài Chính trên địa bàn các tỉnh, thành phố phía Nam. + Phối hợp với Phòng Kế hoạch tổng hợp trong việc tổ chức đào tạo và tham gia giảng dậy các nội dung theo chương trình do Ban vạch ra. 7. Quy định bổ sung: Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, các đơn vị thuộc Ban có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau trong khuôn khổ trách nhiệm của mình để hoàn thành các nhiệm vụ chính được giao. Các đơn vị có trách nhiệm chấp hành sự phân công của lãnh đạo Ban trong trường hợp có sự điều chuyển nhiệm vụ tạm thời và những nhiệm vụ mới phát sinh. B. Sự cấp thiết của đề tài nghiên cứu. Sau một thời gian được tìm hiểu thực tế về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hoạt động của Bộ Tài Chính, em nhận thấy rằng Bộ Tài Chính là một cơ quan của Chính Phủ chịu trách nhiệm quản lý Nhà Nước về các lĩnh vực như tài chính, kế toán, ngân sách….Để có thể thực hiện tốt hoạt động quản lý, xử lý thông tin kịp thời thì Bộ Tài Chính phải sử dụng đến một phương tiện giao tiếp, một loại giấy tờ gọi đó là Công văn. Quản lý Công Văn là một công việc quan trọng trong tất cả các cơ quan, đơn vị. Hàng ngày có một số lượng tương đối lớn các công văn đến, đi và lưu chuyển nội bộ. Các đơn vị thuộc Bộ Tài Chính : phòng hành chính văn phòng Bộ, phòng tổng hợp văn phòng Bộ, văn thư của các Vụ có trách nhiệm giao, nhận & quản lý các loại Công văn này. Do đó, nếu như quản lý công văn bằng phương pháp thủ công: ghi chép bằng tay trên giấy tờ, sổ sách thì công việc này sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền của và kết quả đạt được sẽ không cao. Chúng ta đang chứng kiến sự phát triển như vũ bão về khoa học và công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin và tin học. Với những yêu cầu mới hiện nay phương pháp quản lý này sẽ trở nên chậm chạp gây trở ngại cho hoạt động của Bộ. Hiện nay, các đơn vị thuộc Bộ Tài Chính đã được trang bị rất nhiều loại máy tính có kết nối với mạng Internet, các nhân viên được học và tiếp cận thường xuyên với các công nghệ mới. Chính vì vậy mà nhu cầu tin học hoá đã được đưa ra để áp dụng vào bài toán quản lý công văn của Bộ. Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng tin học Bộ Tài Chính, em đã chọn đề tài nghiên cứu cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp là: “ứng dụng C# vào xây dựng chương trình quản lý công văn tại Bộ Tài Chính” Mục đích của chương trình này là nhằm xây dựng được một hệ thống quản lý công văn tập trung, giúp cho những người có trách nhiệm quản lý công văn thực hiện dễ dàng, nhanh và đạt kết quả cao hơn trong công việc. Để thực hiện được mục đích này, ngoài việc sử dụng các kiến thức về tin học chuyên ngành như: kỹ thuật phân tích hệ thống thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu và thiết kế chương trình thì cần phải vận dụng các ngôn ngữ để thực hiện. Đó chính là cơ sở để phát triển một dự án phần mềm. Chương trình này sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 và kỹ thuật lập trình ứng dụng C#.net là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ với tính bảo mật cao. Ngôn ngữ C#( đọc là C Sharp là một ngôn ngữ mới do Microsoft phát triển dành cho .NET Framework mới của nó). C# là một ngôn ngữ hướng đối tượng hiện đại, C# phối hợp tính đơn giản của Visual Basic với sức mạnh và sự linh hoạt của C++. C# là một ngôn ngữ súc tích và hiện đại phối hợp các tính năng tốt nhất của nhiều ngôn ngữ thường dùng: năng suất của VB, sự lịch lãm của Java, và năng lực của C++. Chương ii Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý A> Khái niệm Hệ thống thông tin I. Một số khái niệm về Hệ thống thông tin I.1-Khái niệm về hệ thống Hệ thống được xem như là tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu xác định: Phần tử bao gồm các phương tiện vật chất và nhân lực, mỗi phần tử đều có thuộc tính (đặc trưng). Giữa các phần tử luôn có mối quan hệ, các mối quan hệ quyết định sự tồn tại và phát triển của hệ. Mỗi khi thêm bớt phần tử sẽ làm biến đổi các mối quan hệ. Hệ thống luôn có mục tiêu, tổng thể phải hướng về một mục đích chung cho tất cả các phần tử. Hệ thống có tính kiểm soát (cân bằng và tự điều chỉnh) điều đó bảo đảm tính thống nhất và để theo đuổi mục tiêu của mình. Hệ thống có giới hạn xác định những phần tử trong và ngoài hệ, tính giới hạn mang tính chất mở. Hệ thống nằm trong một môi trường, trong đó có một số phần tử của Hệ tương tác với môi trường bên ngoài. I.2 – Khái niệm Quản lý * Theo J.W.Forsester xem Quản lý như một quá trình biến đổi thông tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết định… * Theo F.Kast và J.Rosenweig thì quản lý bao gồm việc điều hoà các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích… * Theo đó quản lý có 4 yếu tố cơ bản : - Hướng tới mục đích - Thông qua con người - Sử dụng các kỹ thuật - Bên trong một tổ chức I.3 – Khái niệm thông tin trong quản lý Thông tin được xem là thông tin trong quản lý nếu được nhà quản lý cần hoặc muốn sử dụng để thực hiện tốt chức năng của họ. Trong một tổ chức, thường có 3 cấp quản lý. Đó là: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật, cấp tác nghiệp còn gọi là mô hình tháp quản lý. + Cấp chiến lược Lập ra kế hoạch chiến lược, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức. Từ đó, vạch ra các chính sách chung và những đường lối cho hoạt động của tổ chức. + Cấp chiến thuật Đề ra các biện pháp để cụ thể hoá mục tiêu của cấp trên thành nhiệm vụ, giải pháp thực hiện. + Cấp tác nghiệp Có nhiệm vụ vạch ra những kế hoạch thật cụ thể để thực hiện nhiệm vụ mà cấp chiến thuật đề ra theo mục tiêu của tổ chức. Các nhân viên giao dịch, thu thập và xử lý thông tin sẽ thực hiện theo quyết định của cấp tác nghiệp. Các cán bộ quản lý khác nhau cần những thông tin khác nhau cho việc quản lý của mình. Do đó, có một cách định nghĩa thông tin quản lý như sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Tính chất thông tin theo cấp quyết định được mô tả dưới bảng sau: Đặc trưng thông tin Cấp tác nghiệp Cấp chiến thuật Cấp chiến lược Tần xuất Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thường kì, đều đặn Sau một kì dài, trong một trường hợp đặc biệt Tính độc lập của kết quả Dự kiến trước được Dự đoán sơ bộ. Có thông tin bất ngờ Chủ yếu không dự kiến được Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương lai là chính Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp thống kê Tổng hợp, khái quát Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Ngoài tổ chức là chủ yếu Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc, một số phi cấu trúc Phi cấu trúc cao Độ chính xác Rất chính xác Một số dữ liệu có tính chủ quan Mang nhiều tính chủ quan Cán bộ sử dụng Giám sát hoạt động tác nghiệp Cán bộ quản lý trung gian Cán bộ quản lý cấp cao Bảng : Tính chất của thông tin theo cấp quyết định. II. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin II.1 Định nghĩa Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Từ định nghĩa trên, ta thấy: Hệ thống thông tin được thực hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Hệ thống thông tin gồm có bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào ( Input), Bộ phận xử lý, Kho dữ liệu, Bộ phận đưa dữ liệu ra (Output). Mô hình hệ thống thông tin được mô tả như sau: Kho dữ liệu Nguồn Thu thập Xử lý và lưu giữ Phân phát Đích Mô hình hệ thống thông tin II.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức II.2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin gồm 5 loại: + Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) + Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System) + Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) + Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) + Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage) II.2.2. Phân loại Hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định Gồm có các hệ thống: Lĩnh vực Cấp quyết định Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh và sản xuất Hệ thống thông tin văn phòng Cấp chiến lược Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và SX chiến lược Cấp chiến thuật Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh SX chiến thuật Cấp tác nghiệp Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và SX tác nghiệp III. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin nhưng có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Người mô tả là người quản lý, người sử dụng hay người phân tích thiết kế. Có ba mô hình đã được đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin. Đó là mô hình lô gic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Mô hình logic (Góc nhìn nhà quản lý) Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn người sử dụng) Cái gì? Để làm gì? Cái gì? ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Ba mô hình của một hệ thống thông tin. Tính ổn định của ba mô hình giảm dần từ mô hình lô gíc đến mô hình vật lý trong. Nghĩa là: Mô hình lô gíc là mô hình ít thay đổi nhất; Mô hình vật lý ngoài ít thay đổi; Mô hình vật lý trong thì luôn thay đổi. III.1. Mô hình lô gíc Mô hình lô gic mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập? Xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho xử lý và các thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này không quan tâm đến phương tiện được sử dụng cũng như thời điểm hoặc địa điểm mà dữ liệu được sử dụng. Nó chỉ để trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?”. III.2. Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài thường chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng... Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin theo mô hình này. Đây là góc nhìn của người sử dụng. III.3 Mô hình vật lý trong Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật. Nó liên quan đến những trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào ? Chương trình được tổ chức như thế nào và hoạt động ra sao? Nó được thiết kế bằng ngôn ngữ gì, cơ sở dữ liệu như thế nào, đã phù hợp chưa? Thông thường, với 1 mô hình lô gíc ban đầu có thể có nhiều mô hình vật lý ngoài. Với mỗi mô hình lô gíc ngoài được phác họa lại có rất nhiều mô hình vật lý trong thoả mãn. Tuỳ từng bài toán và thực tế mà người phụ trách kĩ thuật sẽ lựa chọn. B> Phương pháp phát triển hệ thống thông tin I. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Có thể kể ra các nguyên nhân cơ bản sau: I.1 Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những thay đổi trong chính sách của chính phủ, những hành động của đối thủ cạnh tranh buộc mỗi doanh nghiệp phải có phản ứng đáp lại. Ví dụ, một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao dịch tự động điều này sẽ làm các ngân hàng khác trong khu vực cũng phải vượt lên chính mình, vượt lên phía trước trong việc tự động hoá. Chính vấn đề về quản lý là nguyên nhân quan trọng của việc phát triển hệ thống thông tin. I.2 Sự thay đổi của công nghệ Việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Đặc biệt trong những ngành ứng dụng công nghệ thông tin thì sự thay đổi của công nghệ là nguyên nhân quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của HTTT. I.3 Thay đổi sách lược chính trị Mỗi sách lược chính trị sẽ gây ảnh hưởng đến mỗi ngành kinh tế và cả xã hội. Tất nhiên, việc phát triển các HTTT cũng không nằm ngoài qui luật ấy. Cũng giống như sự lãnh đạo đối với kinh tế xã hội sẽ thay đổi theo sách lược chính trị. Khi có sự thay đổi sách lược chính trị sẽ dẫn đến sự thay đổi trong chủ trương, đường lối phát triển của mỗi doanh nghiệp, tác động đến việc phát triển hệ thống thông tin của mỗi doanh nghiệp. Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin: + Sử dụng các mô hình. + Chuyển từ cái chung sang cái riêng. + Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích và từ mô hình lô gíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. II. Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin Có 7 giai đoạn : * Đánh giá yêu cầu * Phân tích chi tiết * Thiết kế lô gic * Đề xuất các phương án của giải pháp * Thiết kế vật lý ngoài * Triển khai kĩ thuật hệ thống * Cài đặt và khai thác II.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu - Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định. - Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn. Đó là một nhiệm vụ phức tạp vì đòi hỏi người phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá được tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo được những ảnh hưởng của chúng. Vì vậy, người ta thường giao công việc này cho những phân tích viên giàu kinh nghiệm. - Giai đoạn này có 4 công đoạn: Lập kế hoạch, Làm rõ yêu cầu, Đánh giá khả thi và Trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. II.2 Giai đoạn phân tích chi tiết - Giai đoạn phân tích chi tiết chỉ được tiến hành khi báo cáo đánh giá yêu cầu được lãnh đạo, nhà quản lý phê duyệt, chấp nhận. - Mục đích chính của phân tích chi tiết là đưa ra được chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại; nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng . Đồng thời, xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu đó. Để thực hiện tốt các công việc nêu trên, phân tích viên phải có hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hoạt động của hệ thống đó. - Các bước của giai đoạn phân tích chi tiết: + Lập kế hoạch phân tích chi tiết + Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại + Nghiên cứu hệ thống thực tại + Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp + Đánh giá lại tính khả thi + Sửa đổi đề xuất của dự án + Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết II.2.1 Thu thập thông tin về hệ thống hiện tại + Các phương pháp thu thập thông tin Có 4 phương pháp chính để thu thập thông tin a. Phỏng vấn - Phỏng vấn là phương pháp thu thập thông tin đắc dụng cho việc phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo các cách khác với mô tả trong tài liệu. Phỏng vấn giúp người phân tích nhanh chóng xác định được vấn đề hệ thống cần phát triển. Nhất là mục tiêu, yêu cầu và định hướng của tổ chức. - Để cuộc phỏng vấn có kết quả tốt, phân tích viên phải chuẩn bị đề cương phỏng vấn trước và có thể gửi trước cho người được phỏng vấn tham khảo. Ngoài ra, phân tích viên nên nêu vấn đề hoặc gửi yêu cầu cho người cần phỏng vấn trước để người được phỏng vấn có thể chuẩn bị hoặc sắp xếp thông tin trả lời. Tiến hành phỏng vấn: - Người phỏng vấn phải có thái độ nhã nhặn, lịch sự, cởi mở, và khách quan. - Ngoài ra, người phỏng vấn nên chăm chú lắng nghe, đối với phần quan trọng, có thể đề nghị được dùng máy ghi âm. - Trong khi phỏng vấn, phân tích viên (người phỏng vấn) nên nhanh chóng ghi lại những câu trả lời của người được phỏng vấn. Sau đó tổng hợp và hỏi lại ý kiến người được phỏng vấn những vấn đề mình tổng hợp được có đúng không. b. Nghiên cứu tài liệu - Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kĩ và chi tiết nhiều khía cạnh của tổ chức và hệ thống thông tin như: lịch sử phát triển, tình trạng tài chính, dữ liệu đầu vào, đầu ra, tổ chức nhân sự... Tóm lại là những thông tin về quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. c. Sử dụng phiếu điều tra - Sử dụng phiếu điều tra trong những trường hợp phải thu thập thông tin từ nhiều đối tượng hay trên một phạm vi địa lý rộng lớn. - Các phiếu điều tra phải đảm bảo tính rõ ràng và dễ tổng hợp ý kiến. d. Quan sát - Khi những phương pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu và sử dụng phiếu điều tra chưa mang lại những hiểu biết sâu sắc về hệ thống, phân tích viên có thể dùng phương pháp quan sát. - Ưu điểm của phương pháp này là: Tính thực nghiệm cao, phân tích viên có thể dễ dàng phát hiện được vấn đề sai sót hoặc cần cải tiến gắn với thực tế công việc. - Nhược điểm của phương pháp này là: Người bị quan sát có thể không thực hiện công việc hoặc điều khiển hệ thống như bình thường vì thế tính khách quan bị giảm. Các thông tin về hệ thống thực tại cần thu thập * Hoạt động chung của hệ thống: Gồm cả trách nhiệm, ràng buộc về thời gian, khối lượng, sự sắp đặt vị trí vật lý và các khía cạnh địa vật lý khác. * Dữ liệu vào: Nội dung, mẫu tài liệu vào, khuôn dạng màn hình thông tin vào, mô tả các thiết bị nhập, nguồn dữ liệu, khối lượng và tần xuất của việc nhập vào, chi phí cho việc nhập vào (tài liệu, phương tiện, nhân sự). * Thông tin ra: Đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị; nội dung, tần suất sản sinh thông tin, khối lượng, mô tả thiết bị sản sinh thông tin ra; khuôn dạng và đánh giá khuôn dạng; mẫu báo cáo, khuôn dạng màn hình, hạn chế của màn hình; chi phí cho thông tin ra... * Xử lý: Các thủ tục thu nhập và nhập các dữ liệu vào, phương thức nhập, hợp lệ hóa và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý, nhân sự thực hiện vị trí công tác và thời gian thực hiện xử lý, các thiết bị được dùng, tài liệu mô tả phương pháp xử lý, chi phí... * Cơ sở dữ liệu: Nội dung, vật mang, khối lượng, truy nhập (xử lý, nhân sự, kiểm soát tại chỗ), cách thức tổ chức dữ liệu, chi phí về dữ liệu. II.2.2 Mã hoá dữ liệu Từ các dữ liệu thu được nếu không mã hoá thì không sử dụng tốt cho công việc phân tích và thiết kế. - Mã hoá : được xem như việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. - Mã hiệu : là biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Mã hiệu có thể là kí hiệu, chữ cái hoặc những con số mang tính chất ước lệ. * Có nhiều phương pháp mã hoá a. Phương pháp mã hoá phân cấp - Đây là cách thức đơn giản để mã hoá. Mã số được xây dựng từ trái qua phải. Các chữ số được kéo dài về bên phải để thể hiện chi tiết cấp sâu hơn. - Để thực hiện phương pháp này cần xác định có bao nhiêu cấp và mỗi cấp được mã hoá thành bao nhiêu kí tự. Có thể dùng mã phân cấp cố định hay biến thiên tuỳ theo đặc điểm của đối tượng. b. Phương pháp mã hoá liên tiếp - Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Các mã được xếp lần lượt có thứ tự. Có thể phân biệt cá thể xuất hiện trước và sau. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, không nhầm lẫn và thể hiện được trình tự hay trật tự của các cá thể nhưng cũng có nhược điểm là mã không có khả năng gợi nhớ và không thể chèn thêm một mã vào giữa 2 mã cũ. - Do đó, phương pháp này thường dùng để mã hoá số hiệu các công văn, hoá đơn, giấ._.y tờ thông dụng, dễ tổng hợp. c. Phương pháp mã hóa tổng hợp - Phương pháp này kết hợp 2 phương pháp trên. Từ đó có thể tận dụng những ưu điểm của cả 2 phương pháp đó. d. Phương pháp mã hoá theo xeri - Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. e. Phương pháp mã hoá gợi nhớ - Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Có thể dùng từ viết tắt hay những kí tự, chữ cái đầu tiên. - Phương pháp này có ưu điểm là tính gợi nhớ cao, có thể mở rộng dễ dàng nhưng nhược điểm là khó tổng hợp, phân tích và thường dài hơn mã phân cấp. f. Phương pháp mã hoá ghép nối - Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường. Mỗi trường tương ứng với 1 đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. Phương pháp này kết hợp cả phương pháp mã hoá phân cấp, liên tiếp và gợi nhớ. - Phương pháp này có ưu điểm là khả năng gợi nhớ tốt, khả năng phân tích cao, có thể kiểm tra thuộc tính dễ dàng. Nhưng nhược điểm lớn nhất là kích thước bộ mã cồng kềnh vì cần nhiều kí tự. Phải lựa chọn và quy ước hợp lý nếu không bộ mã sẽ phản tác dụng. Các bước tiến hành mã hoá: - Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hoá. - Xác định các xử lý cần thiết. - Lựa chọn giải pháp mã hoá. - Triển khai mã hoá. II.2.3 Mô hình hoá dữ liệu Một số công cụ chuẩn để mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là : Sơ đồ luồng thông tin và Sơ đồ luồng dữ liệu và Từ điển hệ thống. a. Sơ đồ luồng thông tin – IFD (Information Flow Diagram) - Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. - Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Thủ công + Xử lý Giao tác người máy Tin học hoá hoàn toàn Thủ công Tin học hoá + Kho lưu trữ dữ liệu Tài liệu + Dòng thông tin + Điều khiển - Các phích vật lý Là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng biểu diễn trên sơ đồ. Các mô tả đó gồm: Hình dạng thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý... Có 3 loại phích: + Phích luồng thông tin + Phích kho chứa dữ liệu + Phích xử lý Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: Loại thứ hai: Phích kho dữ liệu Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy nhập: Loại thứ ba: Phích xử lý Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý : b. Sơ đồ luồng dữ liệu-DFD (Data flow Diagram) * Khái niệm: DFD chỉ ra một cách có thứ tự các thông tin chuyển từ một chức năng hoặc tiến trình này sang một chức năng hoặc một tiến trình khác. Tuy nhiên nó không xác định thứ tự thực hiện các chức năng cũng như thời gian hao tốn cho việc truy suất dữ liệu. - Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ gồm: Các luồng dữ liệu, Các xử lý, Các lưu trữ dữ liệu, Nguồn và Đích nhưng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. - Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần: Hệ thống thông tin làm gì? và để làm gì? - Các kí pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD Có 4 loại kí pháp cơ bản: Thực thể (nguồn hoặc đích), Tiến trình, Kho dữ liệu, Dòng dữ liệu.  Các ký pháp cơ bản của sơ đồ luồng dữ liệu DFD Tên người / Bộ phận nhận/phát tin Tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Sơ đồ DFD thường được phân cấp từ cao xuống thấp: + Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa và dễ nhìn hơn, có thể bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. + Phân rã sơ đồ Tiếp theo sơ đồ khung cảnh (Mức 0), người ta phân cấp DFD bằng kĩ thuật phân rã thành các mức tiếp theo: mức 1, mức 2, mức 3... Tuỳ theo mức chi tiết phân tích viên lựa chọn. - Các phích lô gic Tên xử lý: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả lô gic của xử lý: Phích lô gic nhằm hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích lô gíc: Chúng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. Có 5 loại phích lô gic: Tên luồng: Mô tả: Tên DFD liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: Phích xử lý lô gic Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép: Phích luồng dữ liệu Tên kho: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liênquan: Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan: Phích phần tử thông tin Phích kho dữ liệu Tên tệp: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (Bản ghi, ký tự): Phích tệp dữ liệu II.2.4 Đề xuất giải pháp và chuẩn bị trình bày báo cáo - Sau khi thu thập và mô hình hoá dữ liệu của hệ thống hiện tại, phân tích viên xây dựng mô hình vật lý ngoài và mô hình lô gic. Từ đó dự đoán tồn tại cần khắc phục của hệ thống hiện tại. - Công việc tiếp theo sau khi chẩn đoán khuyết tật của hệ thống là đề ra giải pháp giải quyết vấn đề. Từ đó xác định mục tiêu của hệ thống mới. - Sản phẩm của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới gồm: Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD) - Các bước của giai đoạn thiết kế lô gic theo một trật tự sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào . II. 3 Giai đoạn thiết kế lô gic - Giai đoạn thiết kế lô gíc được thực hiện sau khi báo cáo của giai đoạn phân tích chi tiết được phê chuẩn. - Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết phương án giải pháp để đáp ứng những mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn phân tích chi tiết. - Sản phẩm của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới gồm: Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD) - Các bước của giai đoạn thiết kế lô gic theo một trật tự sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào . II.4 Đề xuất các phương án của giải pháp 1. Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức 2. Xây dựng các phương án giải pháp. 3. Đánh giá các phương án của giải pháp. II.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài 1. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra a. Thiết kế vật lý các đầu ra: Các đầu ra trên màn hình, các đầu ra trên giấy và các đầu ra khác. Mỗi loại đầu ra có những đặc trưng riêng do đó cần lưu ý khi thiết kế cho phù hợp. b. Thiết kế các đầu vào: Lựa chọn phương tiện nhập liệu phù hợp. Nhập từ 1 tài liệu nguồn qua thiết bị cuối, Nhập liệu thông qua âm thanh, tiếng nói hay dạng mã số, mã vạch…Từ đó thiết kế màn hình nhập liệu cho phù hợp. 2. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá Thiết kế viên nên kết hợp tốt cả 4 cách thức: Giao tác bằng tập hợp lệnh, Giao tác bằng các phím trên bàn phím, Giao tác qua thực đơn, Giao tác dựa vào các biểu tượng. II.6 Triển khai hệ thống thông tin Gồm các bước: 1. Thiết kế vật lý trong Mục tiêu của thiết kế vật lý trong là đảm bảo độ chính xác của thông tin, mềm dẻo và ít chi phí. Bao gồm các thiết kế sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Kết hợp chỉ số hoá các tệp và thêm các dữ liệu hỗ trợ cho các tệp. - Thiết kế vật lý trong các xử lý: Theo kỹ thuật phát triển chương trình phân cấp: Vào – Xử lý – Ra. 2. Lập các chương trình máy tính - Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và phần mềm hỗ trợ lập trình. - Tiến hành lập trình. 3. Tiến hành thử nghiệm phần mềm -Phối hợp các cách thức thử nghiệm để hạn chế sai sót tìm và sửa lỗi - Chương trình. II.7 Giai đoạn cài đặt bảo trì và khai thác hệ thống 1. Cài đặt - Đây là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới sao cho không gây xáo trộn cho tổ chức quá nhiều. Nên kết hợp các phương pháp cài đặt. 2. Chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu Đây là công việc khá quan trọng nhất là đối với những hệ thống thông tin cải tiến từ hệ thống cũ. 3. Khai thác và bảo trì Đây là công việc của tổ chức tiến hành sử dụng và khai thác hệ thống thông tin. Đa kết quả của các bước trên vào sử dụng. 4. Đánh giá của người sử dụng và tổ chức Đây là những đánh giá rất quan trọng và có ý nghĩa hiện thực cao. Nó là một cơ sở để các nhà phân tích và thiết kế hệ thống tiếp tục cải tiến và phát triển hệ thống thông tin. CHương III KHảo sát & Phân tích - thiết kế bài toán quản lý công văn tại bộ tài chính A. Khảo sát bài toán quản lý công văn tại Bộ Tài Chính. Công tác quản lý công văn tại Bộ Tài Chính được chia ra làm 3 mô đun chính sau : + Quản lý Công Văn tại phòng hành chính văn phòng Bộ. + Quản lý Công Văn tại phòng tổng hợp văn phòng Bộ. + Quản lý Công Văn tại văn thư của các Vụ trực thuộc Bộ Tài Chính. Các công tác quản lý Công Văn tại các phòng ban trên đều có liên quan và phụ thuộc lẫn nhau. Sau đây là phần khảo sát công tác quản lý công văn tại các bộ phận trên . I. Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng hành chính văn phòng Bộ Phòng hành chính của Bộ Tài Chính quản lý 2 loại công văn là công văn đến và công văn đi. Các công văn nội bộ chỉ được lưu nhờ tại bàn của phòng hành chính chứ thực tế phòng hành chính không quản lý các công văn luân chuyển nội bộ. Các công văn đến được gửi từ các đơn vị bên ngoài Bộ Tài Chính đến Bộ và các Vụ ở trong Bộ và có khoảng 200 công văn đến/ngày. Các công văn đi được gửi từ các đơn vị bên trong Bộ Tài Chính và có khoảng 50 - 60 công văn đi/ngày. Công tác quản lý công văn tại phòng hành chính được tiến hành như sau: a. Công văn đến: Các công văn từ các đơn vị bên ngoài gửi tới Bộ Tài Chính đều bắt buộc phải gửi qua phòng hành chính. Các công văn đến được chuyển tới phòng hành chính sẽ được đưa qua bộ phận phân loại và đánh số cho công văn theo các tiêu chí về nơi gửi công văn và công văn có trình lãnh đạo bộ hay công văn chuyển thẳng cho các Vụ. Sau khi các công văn đến đã được phân loại sẽ được chuyển tới cho bộ phận nhập công văn. Bộ phận này sẽ nhập công văn tức là sẽ nhập các dữ liệu công văn này vào máy để quản lý gọi là sổ đăng kí công văn đến. Công văn trình Bộ là các công văn có địa chỉ nhận ghi đích danh Lãnh đạo Bộ hoặc ghi chung là Bộ Tài chính. Căn cứ vào địa chỉ nhận và đánh giá sơ bộ nội dung công văn, phòng Hành chính có 2 cách xử lý công văn trình Bộ như sau: Trình Lãnh đạo Bộ: đối với công văn này phòng Hành chính làm phiếu trình lấy ý kiến của các Lãnh đạo Bộ. Lãnh đạo Bộ xem xét, cho ý kiến, phân công các Vụ xử lý chính & phối hợp (nếu cần). Gửi Chánh văn phòng: đối với công văn này, phòng Hành chính làm phiếu gửi chuyển chánh văn phòng. Các công văn này được Chánh Văn phòng xem xét, cho ý kiến chuyển tới các Vụ/Cục nào. Cả 2 loại công văn này trước khi được chuyển tới Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh văn phòng (kèm theo các phiếu trình và phiếu gửi chuyển), đều được phòng Tổng hợp xem xét lại và chỉnh lại cho chính xác. Và sau khi có ý kiến chỉ đạo xử lý của Lãnh đạo Bộ và Chánh văn phòng, thì được phòng Tổng hợp chuyển lại cho phòng Hành chính để giao cho các vụ thực hiện (phòng Tổng hợp và Hành chính đều có trách nhiệm theo dõi quá trình này). Công văn chuyển thẳng cho các đơn vị trong Bộ: Các công văn này thường có địa chỉ nhận là tên các đơn vị trong Bộ và được phòng Hành chính chuyển thẳng cho văn thư của các Vụ/Cục/Tổng cục. Hàng ngày, vào đầu giờ sáng phòng hành chính sẽ in ra danh sách các công văn đến chuyển cho từng Vụ để văn thư các vụ lên nhận công văn về và các văn thư sẽ phải ký nhận với phòng hành chính trên sổ giao nhận công văn đến. Đây cũng chính là nét đặc trưng trong công tác quản lý công văn của bộ tài chính so với các cơ quan bên ngoài khác. Chú ý: Công văn đến còn chia theo các tiêu chí như: * Độ khẩn: Tối khẩn, khẩn, thường. * Độ mật: Tối mật, mật, thường. Vậy việc quản lý các công văn này có điểm gì khác biệt nhau? Nhìn chung thì việc xử lý các công văn đến đều phải thông qua các bước tiến hành như được phân tích ở trên. Tuy nhiên, đối với công văn với các mức độ khẩn khác nhau thì sẽ tương ứng với các mức độ xử lý theo thời gian khác nhau. Cụ thể như với công văn tối khẩn và khẩn thì sẽ được chuyển ngay trong ngày còn các công văn thường thì có thể được chuyển tới nơi xử lý chậm hơn các loại công văn kia. Các công văn được gửi theo đường bưu điện nằm trong bao bì thư kín: Theo nguyên tắc chung của việc xử lý công văn tại bộ phận văn thư thì các công văn gửi trong bao bì thông qua đường bưu điện gửi tới Bộ tài chính thì phòng hành chính có quyền cắt bao bì thư để đọc nội dung của công văn . Tuy nhiên trong một số trường hợp do khối lượng công việc tại phòng hành chính quá lớn nên phòng hành chính có thể chuyển các bao bì có chứa công văn đến thẳng cho các vụ để xử lý. Đối với công văn mật thì phòng hành chính còn có một sổ mật để theo dõi các công văn này. Sau khi lưu lại thông tin của các công văn này thì mới được chuyển tới nơi xử lý. Các công văn đến được phân thành các loại như sau: - Thông tư. - Quyết định. - Nghị định - Nghị quyết - Chỉ thị Cách tổ chức các sổ công văn: - Sổ công văn thường có mã là: 01 - Sổ phiếu chuyển có mã là: 02 - Sổ phiếu trình lãnh đạo Bộ có mã là: 03 Các số nhảy bao giờ cũng được bắt đầu từ : 1 b> Công văn đi: Công văn từ Bộ gửi ra các đơn vị bên ngoài đều phải đến phòng hành chính để xin dấu và xin số cho công văn đi. Phòng hành chính sẽ có nhiệm vụ vào số và đóng dấu cho công văn đi đó và lưu lại một bản công văn đi này. Sau đó, công văn đi này sẽ được nhập vào máy, lưu trong sổ đăng kí công văn đi. Đến cuối mỗi năm, các công văn đi này sẽ được chuyển tới kho lưu trữ và phòng hành chính sẽ in ra danh sách công văn đi chuyển cho kho lưu trữ và vào sổ giao nhận công văn đi. II. Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng tổng hợp của các vụ Phòng tổng hợp của các Vụ trong Bộ Tài Chính quản lý 3 loại công văn là công văn từ các đơn vị bên ngoài đến, công văn đi của Vụ và công văn luân chuyển nội bộ giữa các vụ. Các công văn đến được gửi từ các đơn vị bên ngoài Bộ Tài Chính đến Vụ và có dưới 10 công văn đến/ngày. Các công văn đi được gửi từ Vụ và có khoảng 1 - 5 công văn đi/ngày. Công văn luân chuyển nội bộ là các công văn của chính vụ mình gửi đi cho các vụ khác trong bộ hoặc các công văn mà vụ nhận được từ các vụ khác ở trong bộ. Công tác quản lý công văn được tiến hành như sau: a> Công văn đến: Công văn từ các đơn vị bên ngoài Bộ: - Công văn chuyển thẳng từ phòng hành chính đến Vụ. - Công văn đến được trình qua lãnh đạo bộ và lãnh đạo Bộ giao cho vụ xử lý. - Công văn do các đơn vị ngoài Bộ gửi thẳng đến Vụ không qua phòng Hành chính. - Công văn luân chuyển nội bộ: Công văn do các đơn vị khác thuộc Bộ gửi đến (gửi trực tiếp đơn vị hoặc để nhờ bàn giao nhận phòng hành chính). Sau khi đánh số thứ tự, vào sổ công văn của Vụ, văn thư chuyển công văn đến trình Lãnh đạo Vụ cho ý kiến xử lý và sau đó chuyển cho các phòng ban xử lý. Cuối tuần, vào đầu giờ sáng văn thư Vụ sẽ in ra danh sách các công văn đến chuyển cho từng phòng trong Vụ để ký nhận với phòng tổng hợp trên sổ giao nhận công văn đến của vụ. Với công văn khẩn thì sẽ được giao ngay trong ngày. b> Công văn đi: Các công văn đi thuộc mức thẩm quyền của các Vụ trưởng ký ra các đơn vị bên ngoài phải đến phòng hành chính để xin dấu và xin số cho công văn đi. Sau đó công văn đi này sẽ được lưu lại một bản và chuyển tới các đơn vị khác. Sau đó, công văn đi này sẽ được nhập vào máy, lưu trong sổ đăng kí công văn đi. c> Công văn luân chuyển nội bộ: Công văn nội bộ bao gồm các loại: Công văn do các đơn vị khác thuộc Bộ gửi đến (gửi trực tiếp đơn vị hoặc để nhờ bàn giao nhận phòng hành chính) sẽ được văn thư vụ nhập thông tin vào máy và chuyển cho lãnh đạo xem duyệt. Sau đó các công văn này sẽ được chuyển giao cho các phòng ban xử lý. Công văn nội bộ giữa các đơn vị trong Bộ Tài Chính thì có thể cần hoặc không cần thông qua phòng hành chính. Với các công văn có cần dấu thì mới cần thông qua phòng hành chính. Các công văn đi này cũng sẽ được nhập vào máy để lưu trữ xử lý trong sổ công văn. Văn thư Vụ còn phải có nhiệm vụ tổng kết và thống kê, báo cáo cũng như theo dõi tình hình xử lý công văn của vụ mình. Ví dụ như cần có các thông báo đối với các công văn đến hạn trả lời… III. Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng tổng hợp văn phòng Bộ . Các công văn được quản lý tại Phòng tổng hợp văn phòng Bộ gồm 3 loại công văn là công văn từ các đơn vị bên ngoài đến, công văn đi của Bộ và công văn luân chuyển nội bộ. Các công văn đến cần trình lãnh đạo bộ sẽ qua phòng tổng hợp văn phòng Bộ để lãnh đạo bộ cho ý kiến về việc giải quyết công văn này như công văn đó sẽ được gửi cho Vụ nào xử lý và có thời hạn trả lời Bộ hay không,… Các tờ trình Bộ của các Vụ (ví dụ như các công văn đi mà các Vụ trưởng không có đủ mức thẩm quyền ký) thì cũng được gửi tới lãnh đạo bộ và có thể được xem xét như công văn luân chuyển nội bộ. Công tác quản lý công văn được tiến hành như sau: a> Công văn đến: Các công văn đến cần trình lãnh đạo Bộ sẽ được chuyển từ phòng hành chính tới phòng tổng hợp văn phòng Bộ. Phòng tổng hợp văn phòng bộ có nhiệm vụ nhận và phân loại các công văn này xem cần trình những lãnh đạo bộ nào. Sau đó văn thư phòng tổng hợp sẽ chuyển các công văn này cho bộ phận thư ký của một số lãnh đạo bộ nào đó để trình lãnh đạo Bộ xem xét và cho ý kiến về xử lý công văn đó. Sau khi các công văn này đã được lãnh đạo bộ cho ý kiến xử lý và được bộ phận thư ký của lãnh đạo bộ chuyển trả trở lại cho phòng tổng hợp văn phòng bộ thì các công văn này sẽ được chuyển tới cho bộ phận nhập công văn. Bộ phận này sẽ nhập thêm các thông tin cho công văn tức là sẽ vào phần ý kiến lãnh đạo bộ, giao cho vụ nào xử lý, có thời hạn trả lời Bộ hay không và khi nào phải trả lời,…để quản lý . Tại phòng tổng hợp văn phòng bộ có 2 loại sổ quản lý là sổ công văn đến trình bộ và sổ phiếu gửi Bộ. Sổ phiếu trình là sổ 03 và sổ phiếu gửi là sổ 02 và được đánh số theo số nhảy của sổ công văn trên phòng tổng hợp, khác với số nhảy trên phòng hành chính. Các công văn mật cũng sẽ được lưu lại trên một sổ khác riêng tại phòng tổng hợp. Các công văn khẩn vẫn có quy trình xử lý như trên chỉ khác là các công văn khẩn sẽ được xử lý nhanh ngay trong ngày. Các công văn đến sau tiến trình xử lý trên sẽ được đưa trở lại cho phòng hành chính để phòng hành chính chuyển cho các vụ có liên quan. b> Công văn đi Công văn đi do Bộ phát ra tới các đơn vị bên ngoài có quá trình xử lý như sau: Các công văn này sẽ được bộ phận thư ký của lãnh đạo Bộ soạn thảo thành các công văn theo như sự chỉ đạo của lãnh đạo bộ. Sau đó các công văn này sẽ được chuyển qua phòng tổng hợp để phòng tổng hợp chuyển cho phòng hành chính đóng dấu và lấy số rồi gửi đi các đơn vị bên ngoài. c> Công văn luân chuyển nội bộ: Các công văn của bộ chuyển cho các vụ trong bộ sẽ được bộ phận thư ký lãnh đạo bộ soạn thảo theo chỉ đạo của lãnh đạo bộ. Sau đó các công văn này sẽ được chuyển cho phòng tổng hợp văn phòng bộ để phòng tổng hợp chuyển cho các vụ hay thông qua phòng hành chính để chuyển cho các vụ. Các công văn trình Bộ của các vụ sẽ được chuyển tới phòng tổng hợp của văn phòng Bộ. Sau đó các công văn này cũng sẽ được phân loại và chuyển cho bộ phận thư ký của lãnh đạo bộ để bộ phận này chuyển cho lãnh đạo bộ xử lý. Thông thường thì các tờ trình của Vụ gửi tới lãnh đạo bộ chỉ để xin dấu và chữ ký của lãnh đạo bộ. Sau đó các công văn này sẽ được chuyển về cho các vụ để xử lý tiếp. Các công văn luân chuyển nội bộ hay các công văn đi như các thông báo, chính sách mà do Bộ ban hành thì cũng được chuyển xuống dưới phòng hành chính để lấy dấu và lấy số sau đó sẽ được gửi tới các vụ hoặc các đơn vị khác. Cuối ngày phòng hành chính sẽ chuyển một tập các bản sao công văn đi trong ngày lên trên phòng tổng hợp văn phòng bộ để lưu lại cho lãnh đạo bộ xem và theo dõi các công văn đi của bộ trong ngày đó. B. Phân tích & thiết kế bài toán quản lý công văn tại bộ tài chính I. Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) 2.0 Quản lý công văn tại phòng tổng hợp văn phòng Bộ Quản lý Công Văn 1.0 Quản lý công văn tại PHC 2.0 Quản lý công văn tại phòng tổng hợp văn phòng Bộ 3.0 Quản lý công văn tại Văn thư Vụ I.1. Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý CV tại phòng hành chính 1.8 Khai thác & in ra danh sách công văn đi Quản lý Công văn tại Phòng hành chính 1.1 Nhận & Phân loại, đánh số cho CV 1.2 Nhập công văn đến 1.3 Lập phiếu trình lãnh đạo Bộ, CVP 1.4 Chuyển CV lên PTH hoặc các Vụ/Cục/ Tổng Cục 1.5 Nhập công văn đi 1.6 Vào số & đóng dấu cho công văn đi 1.7 Khai thác & in ra danh sách CV đến 1. Chức năng Nhận & Phân loại , đánh số cho công văn : Các văn thư của phòng hành chính sau khi nhận công văn từ bên ngoài gửi tới Bộ sẽ có nhiệm vụ phân loại các công văn này theo các tiêu chí như sau: Xét xem công văn đó có phải là công văn cần trình lãnh đạo Bộ hay không. * Nếu công văn là công văn cần trình lãnh đạo Bộ thì sẽ chuyển cho bộ phận chuyển công văn lên lãnh đạo bộ để bộ phận này viết phiếu trình hoặc phiếu chuyển lãnh đạo Bộ. * Nếu công văn là công văn không cần trình lãnh đạo Bộ để cho ý kiến hoặc công văn đã được lãnh đạo bộ cho ý kiến thì sẽ phân loại theo các vụ nhận công văn để các Vụ đến nhận công văn đến gửi cho Vụ mình hàng ngày. 2. Chức năng nhập công văn đến: Đây là chức năng lập sổ đăng kí công văn đến. Công văn đến thì sau khi đã nhận và phân loại các công văn, phòng hành chính sẽ lập sổ đăng kí công văn đến thực chất là bộ phận nhập công văn sẽ nhập các thông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đến. 3. Chức năng lập phiếu trình Bộ, Chánh Văn Phòng: Nếu các công văn đến cần trình lên lãnh đạo Bộ để xin ý kiến thì phòng hành chính cần lập một phiếu trình bộ đi kèm với công văn chuyển lên phòng tổng hợp văn phòng bộ để lãnh đạo bộ xem xét cho ý kiến chỉ đạo xử lý. 4. Chức năng chuyển công văn lên phòng tổng hợp hoặc tới các Vụ/ Tổng Cục/ Cục: Bộ phận này có nhiệm vụ chuyển giao công văn và phiếu trình bộ tới phòng tổng hợp và tới các Vụ được nhận công văn. 5. Chức năng nhập công văn đi: Đây là chức năng lập sổ đăng kí công văn đi. Công văn đi thì sau khi đã đóng dấu và phát số cho các công văn đi, phòng hành chính sẽ lập sổ đăng kí công văn đi thực chất là bộ phận nhập công văn sẽ nhập các thông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đi. 6. Chức năng vào số & đóng dấu cho công văn đi: Các công văn của các Vụ gửi đi tới các đơn vị bên ngoài bộ đều phải thông qua phòng hành chính để lấy dấu và lấy số cho công văn. 7. Chức năng khai thác thông tin & In danh sách công văn đến: Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê… các thông tin của công văn để giúp cho phòng hành chính có thể theo dõi và quản lý công văn, đồng thời đến đầu giờ sáng hàng ngày phòng hành chính có nhiệm vụ in ra danh sách các công văn đến gửi cho các Vụ và các công văn của các Vụ gửi đi và yêu cầu các vụ kí nhận. Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đến. 8. Chức năng khai thác thông tin & In danh sách công văn đi: Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê… các thông tin của công văn để giúp cho phòng hành chính có thể theo dõi và quản lý công văn đi. Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đi. I.2 - Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý Công văn tại văn thư Vụ : Quản lý công văn tại Văn thư của các Vụ 2.1 Nhận, gửi, đánh số & Phân loại công văn 2.2 Nhập công văn đến 2.3 Lập phiếu trình lãnh đạo Vụ 2.4 Theo dõi thông tin & in danh sách công văn đến 2.5 Nhập công văn đi 2.6 Theo dõi & in danh sách công văn đi 2.7 Theo dõi & in danh sách luân chuyển nội bộ 1.Chức năng Nhận, gửi & Phân loại công văn : Nhân viên văn thư của các Vụ sau khi nhận công văn sẽ có nhiệm vụ phân loại các công văn này theo các tiêu chí như sau: Nếu đó là Công văn đến: xét xem công văn đó có phải là công văn cần trình lãnh đạo Vụ hay không. * Nếu công văn là công văn cần trình lãnh đạo Vụ thì sẽ lập phiếu trình lãnh đạo Vụ và chuyển kèm cùng Công văn này tới lãnh đạo vụ xem duyệt và cho ý kiến. * Nếu công văn là công văn không cần trình lãnh đạo Vụ để cho ý kiến hoặc công văn đã được lãnh đạo bộ cho ý kiến thì sẽ phân về các phòng trong Vụ. * Nếu đó là công văn đi: xét xem Công văn đó có là Công văn thuộc thẩm quyền của lãnh đạo Vụ ký hay là công văn cần xin ý kiến Bộ . * Nếu là công văn cần xin ý kiến lãnh đạo bộ sẽ chuyển tới PTH để xin ý kiến lãnh đạo Bộ. * Nếu là công văn thuộc thẩm quyền của lãnh đạo vụ hay công văn đã xin được ý kiến của lãnh đạo Bộ thì sẽ được chuyển tới PHC để xin số và xin dấu và sau đó được chuyển tới các đơn vị bên ngoài. Nếu công văn đi mà lưu hành nội bộ giữa các Vụ với mức độ không quá quan trọng thì có thể không cần xin dấu và số của PHC. Bộ phận này còn có nhiệm vụ: * Chuyển công văn tới PTH để xin ý kiến lãnh đạo Bộ đối với các công văn đi cần xem duyệt. * Chuyển công văn đi lên PHC để xin dấu và xin số. * Chuyển công văn đi nội bộ giữa các Vụ trong Bộ 2. Chức năng nhập công văn đến: Đây là chức năng lập sổ đăng kí công văn đến. Đối với công văn đến thì sau khi đã nhận và phân loại các công văn, văn thư Vụ sẽ lập sổ đăng kí công văn đến thực chất là bộ phận nhập công văn sẽ nhập các thông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đến. 3. Chức năng lập phiếu trình lãnh đạo Vụ: Khi các công văn đến cần trình lên lãnh đạo Vụ xem và cho ý kiến thì văn thư Vụ cần lập một phiếu trình lãnh đạo Vụ đi kèm với công văn chuyển lên cho lãnh đạo Vụ. 4. Chức năng theo dõi & In danh sách công văn đến: Đến cuối tuần, văn thư Vụ có nhiệm vụ in ra danh sách các công văn đến gửi cho các phòng và yêu cầu có kí nhận. Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đến. 5. Chức năng nhập công văn đi: Đối với công văn đi thì sau khi đã đóng dấu và phát số cho các công văn đi đối với các công văn đi ra ngoài Bộ hoặc đã được lãnh đạo vụ ký với các công văn giữa các Vụ trong Bộ, văn thư Vụ sẽ lập sổ đăng kí công văn đi thực chất là nhập các thông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đi. 6. Chức năng theo dõi & In danh sách công văn đi: Đến cuối tuần, văn thư Vụ có nhiệm vụ in ra danh sách các công văn của các phòng gửi đi. Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đi. Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê… các thông tin của công văn để giúp cho văn thư Vụ có thể theo dõi và quản lý công văn: như có thể quản lý hồ sơ vụ việc theo các các tiến trình, thông báo công văn đến hạn trả lời,… 7. Chức năng theo dõi thông tin & in danh sách các công văn luân chuyển nội bộ. Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê… các thông tin của công văn để giúp cho văn thư Vụ có thể theo dõi và quản lý công văn: như có thể quản lý hồ sơ vụ việc theo các các tiến trình, thông báo công văn đến hạn trả lời,… I.3 - Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý CV tại phòng tổng hợp văn phòng bộ: Quản lý CV tại PTH văn phòng Bộ 3.1 Nhận, gửi & phân loại CV 3.3 Nhập ý kiến lãnh đạo Bộ 3.4 Theo dõi, tra cứu, xử lý công văn 3.2 Lập phiếu trình lãnh đạo Bộ 1. Chức năng Nhận, gửi & phân loại công văn: Các văn thư của phòng tổng hợp văn phòng bộ sau khi nhận công văn từ bên ngoài gửi tới sẽ có nhiệm vụ phân loại các công văn này để xét xem công văn nào cần trình lên lãnh đạo bộ nào để lãnh đạo bộ xử lý. Ngoài ra, bộ phận này có có nhiệm vụ chuyển các công văn của bộ tới phòng hành chính để chuyển tới các đơn vị là địa chỉ đến của công văn. 2. Chức năng nhập ý kiến lãnh đạo Bộ: Sau khi công văn đến cùng phiếu trình bộ được chuyển tới cho lãnh đạo Bộ xử lý và cho ý kiến thì lãnh đạo bộ sẽ trả lại công văn đến đó cho phòng tổng hợp văn phòng bộ. Văn thư tại văn phòng bộ sẽ có nhiệm vụ nhập lại ý kiến xử lý của lãnh đạo bộ đối với công văn đó. 3. Chức năng theo dõi, tra cứu, xử lý công văn: Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê… các thông tin của công văn để giúp cho văn thư có thể theo dõi và quản lý công văn: như có thể quản lý hồ sơ vụ việc theo các các tiến trình, thông báo công văn đến hạn trả lời,… II. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống(IFD) II.1 – Sơ đồ luồng thông tin chức năng quản lý công văn tại phòng hành chính Thời điểm Nguồn Phòng hành chính Đích Công văn đến hàng ngày Đơn vị bên ngoài Bộ Nhận, gửi và phân loại CV Công văn đến CV đã được phân loại Nhập CV đến Sổ CV đến In DSCV đến Trình lãnh đạo bộ, CVP DS CV đến Cv đến trình, phiếu trình Bộ Chuyến CV lên PTH, các Vụ CV đã có ý kiến LĐB * Công văn đến: Thời điểm Nguồn Phòng hành chính Đích Công văn đi hàng ngày Cuối tuần Công văn đi Nhập công văn đi Sổ CV đi In danh sách CV đi Danh dách CV đi Các đơn vị ngoài Bộ Các đơn vị trong Bộ *Công văn đi II.2 – Sơ đồ luồng thông tin chức năng quản lý công văn tại văn thư vụ. *Công văn đến, công văn nội bộ: Thời điểm Nguồn Văn thư Vụ Đích Các Công văn đến hàng ngày Cuối tuần Đơn vị ngoài Bô, PHC, đơn vị trong Bộ CV đến, CV nội bộ Nhận, gửi và phân loại CV CV đã phân loại Lập phiếu trình LĐV CV lãnh đạo Vụ đã cho ý kiến Nhập CV đến, CV nội bộ Sổ CV đến Khai thác & in DSCV đến DS các CV đến Các đơn vị trong Bộ * Công văn đi, công văn nội bộ: Thời điểm Nguồn Văn thư Vụ Đích Các công văn đi, công văn nội bộ hàng ngày Các đơn vị trong Bộ, PHC CV đi, CV nội bộ Nhận, gửi và phân loại CV CV đã phân loại Nhập Công văn đi Sổ công văn đi Khai thác và in ra DSCV đi Danh sách các Công văn đi Các đơn vị bên ngoài Bộ II.3 – Sơ đồ luồng thông tin chức năng quản lý công văn tại phòng tổng hợp văn phòng bộ. * Công văn đến, đi, công văn nội bộ: Thời điểm Nguồn Phòng tổng hợp Văn phòng Bộ Đích Các công văn đến, đi, công văn nội bộ Phòng hành chính Các loại công văn Nhận, gửi và phân loại CV Công văn đã phân loại Lập phiếu trình LĐB CV đã có ý kiến, xử lý của LĐB Nhập Công văn Sổ CV Danh sách các CV Các đơn vị trong, ngoài Bộ * Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Tài liệu Xử lý ._.