Trung tâm thông tin tổ chức đo lường chất lượng

u tố cơ bản của một xã hội mới, xã hội thông tin. Nói đến xã hội thông tin là nói đến một nền kinh tế của thông tin và trí tuệ. Xã hội thông tin ngày một phát triển dẫn đến sự bùng nổ về thông tin. Do đó vấn đề đặt ra đối với các nhà thông tin là làm cách nào để khai thác và sử dụng tốt các thông tin là một vấn đề hết sức cấp bách đối với các nhà thông tin. Vì vậy hoạt động thông tin tư liệu khoa học và công nghệ đóng một vai trò vô cùng to lớn trong quá trình đổi mới và phát triển kinh tế xã hội của các quốc gia trên Thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Cũng vì vậy mà các trung tâm thông tin được thành lập nhằm khai thác các nguồn thông tin để tăng cường nguồn lực thông tin nhằm đảm bảo thông tin cho người dùng tin. Tăng cường trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin ở quy mô toàn cầu nhằm nâng cao khả năng phục vụ thông tin một cách nhanh nhất và chính xác. Để đáp ứng với xu thế phát triển của thế giới, khu vực cũng như trong nước. Trung tâm thông tin Tiêu chuẩn - Đo lường – Chất lượng được thành lập. Trung tâm Thông tin Tiêu chuẩn - Đo lường – Chất lượng trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường – Chất lượng là cơ quan thông tin chuyên dạng duy nhất ở Việt Nam hiện nay về Tiêu chuẩn - Đo lường – Chất lượng. Trong những năm qua, trung tâm đã đạt được những kết quả dáng ghi nhận thể hiện ở việc tạo lập và cung cấp cho người dùng tin các sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú và đa dạng, nhanh chóng và cập nhật, đáp ứng nhu cầu rất khác nhau của các thành phần kinh tế ở trong nước cũng như ở nước ngoài, đồng thời từng bước hội nhập vững chắc vào các hoạt động thông tin Tiêu chuẩn - Đo lường – Chất lượng trong ASEAN, APEC cũng như các tổ chức quốc tế và khu vực khác mà Việt Nam tham gia. Song trong việc tổ chức và triển khai hoạt động, trung tâm còn có một số bất cập cần khắc phục để có thể mở rộng và nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ thông tin của mình. Phần I Vị TRí CHứC NĂNG NHIệM Vụ CủA trung tâm thông tin Tiêu chuẩn – Đo lường - Chất lượng I. Quá trình hình thành và phát triển của trung tâm thông tin tc-ĐL-CL Trung tâm thông tin TC-ĐL-CL (Tên tiếng Anh là: Information Center for Standards, Methology and Quaity); Trực thuộc Tổng cục TC-ĐL-CL ra đời có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động thông tin TC-ĐL-CL ở Việt nam nói chung và Tổng cục nói chung. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm trải qua các giai đoạn sau: I.1 Các giai đoạn phát triển: Giai đoạn từ 1962 đến 1970: Sự hình thành và phát triển hoạt động thông tin TC-ĐL-CL được bắt đầu từ ngày 4/4/1962 khi Chính phủ ra nghị định số 43/CP thành lập Viện Đo lường và Tiêu Chuẩn là cơ quan quản lý nhà nước đầu tiên về đo lường và tiêu chuẩn hoá của nước ta, có thể coi đó là điểm mốc đánh dấu sự hình thành và phát triển hoạt động thông tin TC - ĐL – CL ở Việt Nam. Sở dĩ coi nó là điểm mốc vì trước đó hoạt động này chỉ được tiến hành một cách riêng lẻ, tự phát ở một số cơ sở, tổ chức. Vào những ngày đầu thành lập, bộ phận thư viện của Viện Đo lường và Tiêu chuẩn đã tiếp thu được một số tiêu chuẩn (chủ yếu là của Liên Xô cũ và của Cộng hoà dân chủ Đức) do Thư viện Khoa học Trung ương chuyển sang và hoạt động chủ yếu của bộ phận này là chỉ dừng ở mức độ xây dựng một thư viện Tiêu chuẩn để phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, triển khai và xây dựng Tiêu chuẩn trong nội bộ Viện. Sau đó nhờ sự hỗ trợ về nguồn lực của các nước XHCN trước đây, kho tư liệu gồm tiêu chuẩn và một số ấn phẩm thông tin ngày càng được bổ sung về số lượng và mở rộng về chủng loại. Giai đoạn từ 1970- 1979: Khi mà các cơ quan quản lý về ba mặt công tác Tiêu chuẩn hoá, Đo lường và kiểm tra chất lượng vẫn còn là những cơ quan hoạt động riêng rẽ và tiến hành các hoạt động thông tin trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình thì các đầu mối thông tin cũng là riêng biệt. Phòng Thông tin- Tư liệu ở Viện tiêu chuẩn (sau đó là Cục Tiêu chuẩn), các bộ phận thông tin tại Viện đo lường (sau đó là Cục đo lường TW) và cục kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá, thư viện thuộc Viện định chuẩn (tại Thành phố Hồ Chí Minh). Sự phối hợp của các đầu mối này còn lỏng lẻo và chưa có hiệu quả. Giai đoạn từ 1979- 1994 Sau khi Cục Tiêu chuẩn - Đo lường – Chất lượng nhà nước được thành lập vào cuối năm 1979. Việc tập hợp các nguồn lực thông tin tư liệu trong khuôn khổ của phòng Thông tin- Tư liệu- tuyên truyền đã được thực hiện tại Hà nội. Còn thư viện của Viện định chuẩn cũ được đặt trực thuộc trung tâm TC – ĐL – CL khu vực III tại thành phố Hồ Chí Minh. Những năm đầu của thập niên 80, một nỗ lực xây dựng dự án thành lập một trung tâm thông tin TC - ĐL – CL với sự hỗ trợ của Liên Xô (cũ), cụ thể là Viện thông tin phân loại và mã hoá (VNIIKI) thuộc uỷ ban Tiêu chuẩn nhà nước Liên Xô (Goosstandart) (song song với phương án cải tổ về tổ chức của cơ quan TC- ĐL- CL nhà nước) đã được triển khai nhưng không thành công. Phòng Thông tin – Tư liệu – Tuyên truyền vẫn thực hiện chức năng của cơ quan thông tin chuyên dạng TC – ĐL- CL quốc gia trong hệ thống thông tin KHCN quốc gia (đặc biệt từ khi tham gia ISONET). Giai đoạn từ 1994 – nay: Ngày 12 – 07 – 1994 Bộ Trưởng Bộ KHCN và Môi Trường đã ra quyết định 450/QĐ về việc thành lập Trung tâm Thông tin TC – ĐL – CL trực thuộc Tổng cục TC - ĐL- CL và ngày 08 – 04 – 1994 đã ra quyết định số 1290/QĐ - TCCB ban hành điều lệ về tổ chức hoạt động của trung tâm. Trung tâm thông tin TC - ĐL- CL về phương thức hoạt động cơ cấu tổ chức đã có nhiều thay đổi khác biệt so với phòng thông tin tư liệu trước đó. Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tàI khoản để giao dịch trên thị trường, hoạt động độc lập về chuyên môn và tài chính. Đối tượng phục vụ chủ yếu của trung tâm là các doanh nghiệp, hiện nay tính theo lượng khách đến trung tâm thì khối này chiếm 90%. Như vậy trung tâm thông tin TC - ĐL- CL là cơ quan chuyên dạng quốc gia có sự kết hợp hài hoà cả hai bộ phận thông tin và thư viện. Đây là mô hình quản lý phổ biến nhất ở nước ta và thực tiễn ngày càng chứng minh hiệu quả của nó. I.2 Vị trí – Chức năng nhiệm vụ của trung tâm 2.1 Vị trí của trung tâm thông tin TC – ĐL – CL Bộ Khoa Học Công Nghệ Tổng cục TC-ĐL-CL Trung tâm TTTL KHCNQG Trung tâm TTTCĐLCL -Vị trí trong Tổng cục TC- ĐL- CL Trong hệ thống các cơ quan Thông tin KHCN Quốc Gia Trung tâm TTTLKHCNQG Cơ quan thông tin chuyên dạng Cục sở hữu công nghiệp TTTTTC-ĐL-CL Bộ ngành, Địa phương Chuyên ngành NN-XD-TM… Tổng hợp Tỉnh, Thành Phố Cơ sở Trường viện Chuyên ngành 2.2 Chức năng Là cơ quan thông tin chuyên dạng quốc gia duy nhất hiện nay ở Việt Nam về TC-ĐL- CL. Có chức năng tổ chức các nguồn tin đó đến tất cả cá đối tượng dùng tin trong và ngoài nước. Nghiên cứu phương hướng, mục tiêu, chính sách, lý luận nghiệp vụ về tiêu chuẩn hoá và chất lượng của Việt Nam. Tổ chức xây dựng Tiêu chuẩn Việt Nam(TCVN) tham gia xây dựng tiêu chuẩn quốc tế. Tổ chức và điều hành hoạt động các ban chuyên nghành mã số, mã vạch EVN – Việt nam điện, điện tử IEC – việt nam và các ban kỹ thuật, tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn. Xuất bản, in và phát hành các TCVN. Lưu trữ và khai thác các TCVN, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn quốc tế và các tài liệu khác có liên quan. Tiến hành các hoạt động tư vấn thông tin, phổ biến, tạo liên quan đến hoạt động tiêu chuẩn hoá. Tư vấn xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn công ty, áp dụng tiêu chuẩn vào các hoạt động khác. Trung tâm được phép ký kết, thực hiện các hợp đồng dịch vụ cung cấp thông tin trong lĩnh vực TC-ĐL- CLvới các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước dựa trên cơ sở pháp lý là cơ quan có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản cấp 3. 2.3 Nhiệm vụ: Tổ chức xây dựng và khai thác kho tư liệu chuyên dạng quốc gia về TC- ĐL - CL, các nguồn tin phục vụ yêu cầu của cơ quan quản lý, nghiên cứu, các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc mọi thành phần kinh tế. Xây dựng mạng lưới thông tin trong các cơ quan thuộc hệ thống quản lý TC-ĐL - CL. Hướng dẫn xây dựng các kho tra cứu thông tin, phòng đọc tài liệu tại các cơ quan nói trên. Tổ chức cung cấp thông tin - tư liệu về TC- ĐL - CL cần thiết cho các yêu cầu của các nghành và các cơ sở sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu, áp dụng các phương pháp và công nghệ thông tin tiên tiến thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin về TC- ĐL - CL. Tạo các sản phẩm thông tin(các ấn phẩm, các CSDLđiện tử, các chương trình phần mềm, CD-ROM), cung cấp cho các đơn vị dùng tin trong nước và trao đổi với các tổ chức thông tin quốc gia và quốc tế về TC-ĐL - CL. Hướng dẫn nghiệp vụ khai thác sử dụng tin cho các cơ sở, tổ chức tham gia các triển lãm, hội thảo, hội nghị về thông tin TC-ĐL -CL. Tổ chức hình thức truyền tin thích hợp như: Tổ chức thư viện, hỏi đáp, nhân sao tài liệu, tổ chức mạng thông tin... Theo sự phân công, phân cấp của của Tổng cục, thực hiẹn hợp tác và thông tin trong lĩng vực TC-ĐL -CL. Tham gia và thực hiện nghĩa vụ thành viên của mạng lưới thông tin của tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISONET). I.3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin TC-ĐL- CL Trung tâm Thông tin được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng. Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trước Tổng cục TC-ĐL -CL về toàn bộ hoạt động của trung tâm. Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm điều hành, giám sát các hoạt động thuộc phân nhánh nhỏ hơn là các phòng, ban. Mỗi phòng ban lại có nhiệm vụ chức năng riêng, thừa hành và thực hiện tác nghiệp những thông tin quyết định từ người lãnh đạo cao nhất. Cơ cấu này mang tính chất cục bộ được thể hiện bằng sơ đồ sau: Tổng Cục Tiêu Chuẩn - Đo Lường – Chất Lượng Lãnh đạo Trung tâm CNTT Nghiệp vụ tt Maketting Dịch vụ tt Thông tin Thư viện Hành chính kế toán toán Quản trị 3.1 Phòng Thư viện: Số lượng cán bộ 3 người Tiếp nhận sử lý tài liệu Phục vụ bạn đọc tại chỗ và khách hàng bằng nhiều hình thức như: Điện thoại, Fax, Email, công văn. Quản lý kho tư liệu. Quản lý và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng. Chỉ dẫn và tra cứu, tìm kiếm thông tin. Xây dựng và duy trì quan hệ hợp tác với các đầu mối phát hành tài liệu. 3.2 Phòng thông tin. Số lượng cán bộ 2 người. Chịu trách nhiệm về xuất bản, biên tập, in ấn các ấn phẩm định kỳ. Thông tin phục vụ doanh nghiệp 1 số/tháng. TCVN News (đối ngoại)2 số/tháng. Danh mục tiêu chuẩn Việt nam (bằng tiếng Việt - Anh)1số/năm. Biên tập, cập nhật thông tin trang tiếng Anh của mạng TCVN-Net. 3.3 Phòng dịch vụ thông tin (Information Services). Số lượng cán bộ:2 người Tạo các sản phẩm thông tin theo yêu cầu của khách hàng. Tổ chức các dịch vụ thông tin. Duy trì và phát triển mạng lưới thành viên thông tin SICNET thành viên TCVN-Net. Xây dựng và thực hiện các dịch vụ thành viên, phát hành, cập nhật tiêu chuẩn. Chủ trì việc tạo sản phẩm mới trên giấy, đĩa mềm,đĩa mềm CD-ROM... trên cơ sở kết quả Marketing. 3.4 Phòng Marketing. Số lượng cán bộ: 2người. Nghiên cứu, biên soạn tài liệu nghiệp vụ Marketing. Xây dựng kế hoạch Marketing trong năm. Tổ chức triển khai kế hoạch- lập kế hoạch hoạt động tháng, quý. Biên soạn tài liệu Marketing phục vụ kế hoạch. Xử lý kết quả Marketing. Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ trên cơ sở dịch vụ Marketing. Đầu mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị để triển khai hoạt động Marketing. Quản lý và cập nhật cơ sở dữ liệu Marketing. 3.5 Phòng nghiệp vụ thông tin. Số lượng cán bộ: 2 người. Nghiên cứu, soạn thảo các tài liệu nghiệp vụ cung cấp cho mạng TCVN-Net. Nghiên cứu đề xuất, thực hiện phương án xây dựng các CSDL đầu vào. Hoàn thiện CSDL TCVN, văn bản pháp quy tiếng Việt, Anh Đầu mối tiếp xúc với văn phòng dự án GTZ, dự thảo kế kế hoạch hợp tác và tổ chức thực hiện. Lấy tư liệu, cập nhật, bảo quản kho dữ kiệu ảnh. 3.6 Phòng công nghệ thông tin. Số liệu cán bộ: 3 người. Đảm bảo về mặt kỹ thuật CNTT. Nghiên cứu áp dụng CNTT thích hợp cho hoạt động và nhiệm vụ của trung tâm (đầu mối mạng của tổng cục) Quản lý trang thiết bị CNTT. Tổ chức xây dựng, xây dựng các chương trình, phần mềm quản lý theo yêu cầu hoạt động của trung tâ: phần mềm nối mạng hai chiều, CSDLKH. Quản trị mạng TCVN-Net. Quản lý trang Web và đưa tin lên mạng. Nghiên cứu phát triển và quản lý các dịch vụ trên mạng. Quản lý, hỗ trợ khách hàng của mạng. Nhập CSDLTCVN. 3.7Phòng hành chính kế toán. Số lượng cán bộ: 2 người. Tổng hợp và lập báo cáo công tác. Theo dõi đôn đốc tiến độ theo kế hoạch và kết luận giao ban trung tâm. Quản lý tài chính, tài sản. Quản lý dụng cụ, vật tư, sản phẩm, ấn phẩm thông tin. Văn thư (tiếp nhận và gửi công văn), lưu trữ công văn đi, đến. 3.8 Phòng quản trị. Số lượng cán bộ: 2 người. Quản lý, sửa chữa trang thiết bị văn phòng. Quản lý sử dụng xe phục vụ công tác chung. Đảm bảo vật tư văn phòng, nhận tài liệu cho thư viện cũng như đảm bảo điều kiện làm việc cho trung tâm. Phần II: Nội dung Tổ chức hoạt động của trung tâm thông tin TC-ĐL-CL I. Nguồn lực và công nghệ của trung tâm I.1 Nguồn lực về tư liệu. Hịên nay trung tâm thông tin có những bộ tài liệu lớn nhất và cập nhật nhất về TC-DDC-CL trong cả nước. kho tư liệu bao gồm các tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật, văn bản pháp quy, sách nghiệp vụ, tạp chí ấn phẩm thông tin và tài liệu tra cứu chuyên dạng khác. Trung tâm có khả năng phục vụ nhu cầu đa dạng của người dung tin dưới nhiều hình thức tư liệu như: tra cứu và đọc tài liệu gốc (bản giấy) hoặc thông qua các bộ đĩa quang giúp khách hàng đặt mua các tiêu chuẩn và tài liệu cần thiết mà trung tâm hiện không có. Nguồn lực về tư liệu là yếu tố đầu vào quan trọng nhất quyết định đến yếu tố đầu ra là khả năng hoạt động và phục vụ thông tin về TC-ĐL-CL của trung tâm thông tin. Hiện nay nguồn tư liệu của trung tâm bao gồm: 1.1 Vốn tài liệu tiêu chuẩn Bất cứ một ngành kinh tế nào, văn bản xã hội nào cũng cần đến tài liệu phục vụ cho sụ phát triển của mình và mỗi nganhftrong quá trình hoạt động cũng sản sinh ra những tài liệu riêng của ngành đó. Theo TCVN 6450: 1998. Tiêu chuẩn được định nghĩa đó là:"một công tác bao gồm việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trên kết quả nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa các hoạt động sản xuất kinh doanh vào nề nếp và đạt được hiệu quả cao. Tiêu chuẩn phải được dựa trên các kết quả vững chắc của khoa học công nghệ và kinh nghiệm, nhằm đạt được lợi ích tối ưu cho cộng đồng. Đối với bất kỳ một cơ quan thông tin hay một thư viện nào điều quan tâm đầu tiên là thành phần vốn tài liệu, trong hoạt động thông tin cũng chính là cơ sở để quản lý để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng tin. *Cơ cấu tài liệu: Trong cơ cấu tài liệu hiện nay của trung tâm, có các tài liệu về tiêu chuẩn Quốc tế, tiêu chuẩn nước ngoài, tài liệu tiêu chuẩn Việt nam (dưới dạng giấy, số hoá đơn trên CD-ROM...) ngoài ra có một số đầu báo, tạp chí như: Tạp chí Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất luợng, Tiêu chuẩn Việt nam News...và các cuốn danh mục, các Catalogue về Tiêu chuẩn của các nước. *Tài liệu về Tiêu chuẩn Quốc tế. Hiện nay Trung tâm có 3 bộ Tiêu chuẩn chính: ISO, IEC, CAC-ISO (Tiêu chuẩn của tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế, International organization for standarrdization). Tài liệu về tiêu chuẩn hoá của tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế về hầu hết mọi lĩnh vực, trừ những lĩnh vực đặc thù. VD: Công nghiệp điện, điện tử, thuốc và lương thực thực phẩm, viễn thông do các tổ chức khác ban hành như: IEC, CAC, ITU... IEC (International Etrotechnical commisson). Tài liệu về Tiêu chuẩn của uỷ ban điện quốc tế bao gồm hơn 6000 tiêu chuẩn lưu giữ trên CSDL dạng toàn văn. Bộ tiêu chuẩn này được mua từ nước ngoài bằng nguồn kinh phí do Tổng cục cấp. CAC (Codex Alimentarius Commisson). Tài liệu về tiêu chuẩn của uỷ ban tiêu chuẩn hoá thực phẩm, phối hợp của FAO, WHO tổ chức lương thực thế giới, tổ chức y tế thế giới. Trung tâm lưu giữ và bảo quản hơn 250.000 tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn các nước, như vậy gấp 55 lần so với tổng số tiêu chuẩn Việt nam hiện có ở trung tâm. Trung tâm hiện có những tiêu chuẩn nước ngoài như. GOST(Russian Standards)- Tiêu chuẩn Liên xô cũ. NC(French Standards)- Tiêu chuẩn của pháp. BS( British Standards)- Tiêu chuẩn Anh. DIN(German Standards)- Tiêu chuẩn Đức. AS(Ausstralia Standards)- Tiêu chuẩn Uc. KS(Korean Standards)- Tiêu chuẩn Hàn Quốc. JIS(Japanese Industrial Standards)- Tiêu chuẩn Nhật. ASTM(American Association of Testing and Materials). Hội thử nghiệm và vật liệu Mỹ. Ngoài ra còn có tiêu chuẩn ASME, AASHTO, UL cũng của Mỹ, và một số nước ở Châu á, các tổ chức khác nhưng không nhiều. *Tài liệu về Tiêu chuẩn Việt nam: (TCVN) TCVN- Viet Nam National Standards: Về hầu hết các lĩnh vực quản lý hành chính, sản xuất, dịch vụ...được lưu trong cơ sở dữ liệu, trên các đĩa CD-ROM, được truyền tải trên mạng và dưới dạng văn bản giấy. *Tài liệu văn bản pháp quy kỹ thuật. Là tài liệu toàn văn các văn bản pháp quy kỹ thuật như: Luật nghị định, nghị quyết, pháp định, thông tư, các quy định, sắc lệnh, công văn...hướng dẫn công tác tiêu chuẩn đo lường chất lượng tuân thủ theo. Tài liệu này có ở dạng giấy( văn bản gốc), trên đĩa CD-ROM, được truyền tải trên mạng. Ngoài ra còn có các tài liệu của CEU- European Union/liên minh Châu âu) liên quan đến vấn đề môi trường, hải quan. *Sách nghiệp vụ - Tài liệu tra cứu, các tạp chí. Trung tâm có các cuốn danh mục Tiêu chuẩn Việt nam, tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn của các nước, dùng làm cong cụ tra cứu. Cuốn danh mục Tiêu chuẩn Việt nam bao gồm các phần sau: Danh mục tra cứu theo lĩnh vực/ chủ đề. Danh mục TCVN hiện hành. Mục lục tra cứu theo số liệu. Mục lục đối chiếu các tiêu chuẩn Quốc tế/ khu vực. Nước ngoài được chấp nhận thành tiêu chuẩn Việt nam và tiêu chuẩn Việt nam tương ứng. Thông qua danh mục có thể tra cứu và định vị các tiêu chuẩn Việt nam cần tìm theo các cách như: Tìm theo lĩnh vực/nhóm/phân nhóm. Tìm về tiêu chuẩn Việt nam khi biết số liệu. Các tạp chí gồm trong nước và ngoài nước như: Tạp chí Tiêu chuẩn- Đo lường - Chất lượng(1tháng/số). Tạp chí Standards and Quality News(2 tháng/số). 1.2 Xử lý và bảo quản tài liệu. Công việc xử lý tài liệu là bao gồm các quá trình, các công đoạn được thực hiện nhằm biến đổi các thông tin đầu vào(thông tin thô) thành những thông tin ở dạng thuận tiện hơn trong cách sử dụng, tra cứu, khai thác thông tin...(xử lý một lần, sử dụng nhiều lần). Sơ đồ quy trình thông tin tư liệu trung tâm. Sản phẩm đầu ra Xử lý kiểm tra đóng dấu Đăng ký vào sổ Đầu TC, tạp chí Xếp lên kho Nhập vào máy Đối với người dùng tin: Khách hàng Thủ Thư tra cứu Thủ thư lấy tài liệu phục vụ Phòng đọc Thủ thư tra cứu Giấy Đĩa quang *Thông tin đầu vào/ nguồn tài liệu đầu vào. Tại trung tâm thông tin Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng tài liệu đầu vào được thông qua những hình thức sau: Các tài liệu trung tâm nhận được do nước ngoài gửi, mang tính chất trao đổi. Nhận từ các tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn, với tư cách là thành viên. Hình thức thứ 3 là mua(đa số các tài liệu trung tâm phải đặt mua, các nguồn tài liệu đầu vào như(tạp chí, báo cáo, catalogue, cả những thông tin đã được số hoá trên CD-ROM(mua)), khi tài liệu về, công việc đầu tiên là làm thủ tục nhập tài liệu, bao gồm: nguồn cung cấp/nơi cung cấp, loại tài liệu số lượng, ngày nhập, đơn giá... *Quá trình xử lý. Xử lý thô: trên cơ sở những thông tin đầu vào, thực hiện công đoạn xử lý bao gồm: phân loại tài liệu theo nước ban hành theo ngôn ngữ, theo tên tài liệu, dạng tài liệu, vào sổ đóng dấu... Những tài liệu tạp chí, sách, báo, sách tra cứu trung tâm chỉ xử lý đến công đoạn này và sắp xếp lên giá cộng thông báo tài liệu mới, không xử ký sâu hơn nữa, bởi số lượng tài liệu này không nhiều, người dùng ít quan tâm đến. Xử lý tiền máy: Đối với tài liệu phức tạp hơn như sách, tài liệu giấy về tiêu chuẩn ngoài công đoạn trên còn phải xử lý sâu hơn như tóm tắt tài liệu, tìm những thông số, yếu tố hay chính từ mang tính đặc trưng của tài liệu. Thông qua đó thành lập các biểu ghi (bao gồm các trường) làm đối tượng quản lý tài liệu. *Nhập CSDL: phân vùng theo các tiêu chuẩn, thực hiện nhập vào CSDL các thông số đã qua công đoạn xử lý tiền máy. *Đầu ra: Thông báo về sự tồn tại của tài liệu(sách danh mục) trong kho. Đưa ra những danh mục tài liệu theo lĩnh vực mà khách hàng yêu cầu. Đưa ra các cơ sở dữ liệu về danh mục các tiêu chuẩn, trong đó có các CSDL chọn lọc. CD-ROM lưu trữ các cơ sở dữ liệu về tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn Quốc tế. *Sắp xếp vào kho: Kho thư viện của trung tâm thông tin không sắp xếp theo khung phân loại tiêu chuẩn Việt Nam mà trung tâm có(chỉ có các cuốn danh mục làm sách tra cứu, tên cơ sở dữ liệu mới sắp xếp theo khung phân loại này). Tài liệu sách báo, tạp chí được sắp xếp theo tên, theo cơ quan xuất bản, theo ngôn ngữ... với các tài liệu toàn văn về tiêu chuẩn được sắp xếp theo nước, theo tổ chức, khu vực và điểm khác so với cách sắp xếp của các trung tâm thư viện khác là tài liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng của số liệu tiêu chuẩn. Mỗi tiêu chuẩn được gắn với một số hiệu nhất định. *Bảo quản tài liệu. Các tài liệu dưới dạng giấy được bảo quản trong các bìa sách bằng nhựa, được sắp xếp lên giá theo nước, tổ chức, khu vực. Trung tâm có trang bị kỹ thuật hiện đại để bảo quản tài liệu như máy điều hoà nhiệt độ làm giảm nhiệt độ và độ ẩm trong không khí tránh sinh ẩm mốc cho tài liệu. Trung tâm áp dung công nghệ thông tin cho quản lý và tra cứu tư liệu bao gồm các máy tính được cài đặt hệ thống đều hànhWindow98 của Microsoft, sử dụng phần mềm Access để xây dựng và quản lý các dữ liệu , thông qua ngôn ngữ lập trình Visual Basic để tạo lập, sử dụng các trương trình trong quản lý và khai thác tài liệu. Thông qua phần mềm Back ofice của Microsoft để xây dựng mạng thông tin cục bộ (LAN), bao gồm các máy khách (Cleut) nối với máy chủ (Server). Qua mạng (LAN) trung tâm kết nối một số đơn vị trong tổng cục, nối mạng Vista (mạng thông tin khoa học, công nghệ và môi trường)của trung tâm tự nhiên - khoa học công nghệ Quốc Gia. 1.3 Quản lý tư liệu. Công tác phục vụ của cán bộ thư viện, theo quy chế phai thực hiện tuyệt đối không cho mượn, người dùng tin chr được phép đọc, tra cứu tại chỗ, phòng đọc (không thu tiền)nếu cần thiết người dùng có thể dùng bản sao / bản gốc hoặc bản in từ CSDL, vì tài lệu tiêu chuẩn không thể mua thông thường từ thị trường bên ngoài và nếu có sự mất mát tài liệu sẩy ra sẽ khó hoạc không thể khôi phục được, mặt khác tài liệu toàn văn là tiêu chuẩn rất đắt. 1.4 Thực trạng nguồn tư liệu: Về số lượng: Hiện nay trung tâm có khoảng 200.000 tiêu chuẩn, 1000 đầu sách tra cứu và 40 đầu tên tạp chí Về chất lượng: Các TCVN có chất lượng kém, nhất là các tiêu chuẩn đã được ban hành trước năm 1995. Gost: có chất lượng kém vì đã ban hành quá lâu. Các tiêu chuẩn như: JIS, CSN, CNS, KS, ISO, REC, AS, DIN có chất lượng tốt. Các bộ tiêu chuẩn trên đĩa CD-ROM có chất lượng tốt. I.2 Các loại cơ sở dữ liệu của trung tâm thông tin TC-ĐL -CL 2.1 Các cơ sở dữ liệu trung tâm đã xây dựng. *CSDLvề tiêu chuẩn Việt Nam: Được coi là cơ sở dữ liệu quan trọng nhất phục vụ cho quản lý khách hàng, giúp trung tâm nắm được toàn bộ các thông số có liên quan hoạt động xây dựng tiêu chuẩn của cơ quan, của Tổng cục TC-ĐL-CL. Là một cơ sở dữ liệu thư mục mô tả toàn bộ hơn 7000 tiêu chuẩn Việt Nam đã ban hành. Cơ sở dữ liệu này do trung tâm thông tin TC-ĐL-CL xây dựng và cập nhật hàng tháng trên cơ sở sử dụng cụm chương trình CDS/ISIS 3.0 do UNESCO ban hành và rất thông dụng trong hệ thống thư viện trên phạm vi toàn Thế Giới. Cơ sở dữ liệu này là một công cụ tra cứu TCVN rất hữu hiệu vì nó bao gồm nhiều trường mô tả chi tiết các tham số thư mục có liên quan đến từng TCVN. Có cơ sở dữ liệu về văn bản pháp quy: Là cơ sở dữ liệu toàn văn các văn bản pháp quy về TC-ĐL-CL. Trong nhiều năm qua, nhà nước, chính phủ, các cơ quan quản lý nhà nước đã ban hành hằng trăm văn bản luật tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động TC-ĐL-CL, các hoạt động liên quan như chính sách, quy định về công nghệ, môi trường, an toàn vệ sinh, xuất nhập khẩu, đầu tư, thanh tra, xử lý vi phạm... những văn bản này thường xuyên được soát, xét, chỉnh lý cho phù hợp với thực tế hiện tại. *CSDL về môi trường: Đây là CSDL thư mục được thường xuyên cập nhật và sửa đổi. CSDL về môi trường bao gồm trên 10.000 biểu ghi được phân làm 4 chủ đề: TCMT: Lưu giữ thư mục các tiêu chuẩn môi trường của Việt nam, các tổ chức tiêu chuẩn hoá Quốc tế và quốc gia trên Thế giới. THAI- Lưu giữ thư mục các tiêu chuẩn thải của Việt nam và một số nước trên thế giới. SMT- Lưu giữ các thư mục sách, báo, tạp chí về môi trường. VBMT- Lưu giữ thư mục các văn bản pháp quy về môi trường của Việt nam và một số nước trên Thế giới. *Cơ sở dữ liệu về Tiêu chuẩn sản phẩm. Cơ sở dữ liệu về danh mục tiêu chuẩn của Việt nam, nước ngoài hoặc quốc tế. Đối tượng về từng nhóm sản phẩm. VD:Nghành sản xuất quạt thì xung quanh vấn đề này Việt nam đã có những tiêu chuẩn nào được ban hành. Tiêu chuẩn ISO của Anh, Pháp, Mỹ như IEC, BS, ASTM, HS...Các nước đã có những tiêu chuẩn gì? đối tượng sản phẩm. Hiện tại ta còn có một số CSDL khác trừ CSDL toàn văn pháp quy. *CSDL Tiêu chuẩn PERINORM: Trên đĩa CD-ROM do nước ngoài xây dựng chủ yếu là do Pháp, Đức, Anh. CSDL này cũng là CSDL về danh mục tiêu chuẩn (chứ không phải là nội dung). Bao gồm hầu hết các nước trên Thế giới chỉ giới hạn trong máy ngôn ngữ chính là A,P,Đ. Đây là ngôn ngữ thể hiện CSDL, là ngôn ngữ CSDL lớn. Trên mỗi đĩa chứa 400.000 biểu ghi, cho phép tra cứu theo rất nhiều số liệu, dấu hiệu, đối tượng, nước...khả năng sử dụng tốt, tốc xử lý nhanh, có thể lấy kết quả trong vòng vài giây. Ngoài ra còn có CSDL về khách hàng ISO. 2.2 Trình tự xây dựng một CSDL. Xác định các thông tin đầu ra (VD: Xây dựng CSDL tiêu chuẩn Việt nam). Thông tin đầu ra là tìm số lượng tiêu chuẩn ban hành từng năm và tổng số tiêu chuẩn ban hành đến nay. Sau đó là in danh mục. Xác định các thông tin đầu vào: Thiết kế biểu ghi để ngay đầu tiên xây dựng CSDL đưa vào theo một trình tự, sau đó điền biểu ghi tức là đánh chỉ số, cuối cùng là tiến hành tổng kiểm tra các biểu ghi. VD: Tiêu chuẩn Việt nam nhập 5.000 biểu ghi có một nhóm từ 5-7 người ghi. Tổng kiểm tra, sắp xếp các đĩa đã ghi đúng, chính xác theo tiêu chuẩn của biểu ghi. Sau đó nhập máy rồi chạy thử để điều chỉnh các thông số khác. 2.2.1 Công nghệ thông tin. Hiện nay tại trung tâm thông tin TC-ĐL-CL được trang bị tương đối đồng bộ các thiết bị xử lý thông tin tự động hoá như máy tính, máy in, máy photocopy, tự tạo lập các CSDL, viết chương trình để quản lý thông tin và đưa lên mạng. Mặc dù có nhiều cố gắng, việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin mới đáp ứng phần nhỏ nhu cầu phục vụ phát triển hoạt động thông tin các CSDL hiện có còn nghèo nàn và chưa có khả năng thương maị hoá để cung cấp rộng rãi cho nhiều đối tượng dùng tin. Công nghệ thông tin cũng chưa giúp tạo ra một hệ thống thông tin thông suốt, ít nhất trong phạp vi các cơ quan quản lý chất lượng. Để khả năng phục vụ thông tin được hiệu quả cần phải tính đến việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại một cách đồng bộ cà đầy đủ hơn nữa để mở rộng khả năng liên kết trao đổi thu thập thông tin phục vụ cho quá trình hoạt động. 2.2.2 Đội ngũ cán bộ thông tin: Đội ngũ cán bộ của trung tâm từ trước đến nay hầu hết cán bộ thông tin TC-ĐL-CL là cán bộ kỹ thuật được phân công làm thông tin chứ chưa có người được sử dụng đúng chuyên ngành thông tin khoa học kỹ thuật. Chỉ có một số cán bộ thư viện là được sử dụng đúng chuyên ngành đào tạo. Một số cán bộ ở đây đã qua đào tạo, thực tập ngắn hạn về thông tin khoa học kỹ thuật trong và ngoài nước. Thời gian gần đây, do nhu cầu sử dụng máy vi tính và khai thác các CSDL nhiều cán bộ thông tin đã tự nghiên cứu hoặc theo học những lớp ngắn hạn về tin học, nhưng nhìn chung còn xa mới đáp ứng nhu cầu phát triển công nghệ thông tin hiện đại trên cơ sở ứng dụng các thành tựu của công nghệ tin học. Cán bộ thông tin tốt nghiệp các trường kỹ thuật có ưu điểm là dễ dàng tiếp cận với các lĩnh vực khoa học kỹ thuật và công nghiệp. Họ hiểu và trong chừng mực nhất định có thể hướng dẫn khách hàng trong việc định hướng và tìm kiếm thông tin. Do thiếu nghiệp vụ thông tin, phần lớn hoạt động theo ý chủ quan hoặc theo lề lối đã định sẵn của những người đi trước. Kết quả là hoạt động thông tin tiến triển bình lặng, chưa có những bước đột phá sáng tạo vươn lên đáp ứng yêu cầu mới của cơ chế quản lý kinh tế và khả năng hoà nhập quốc tế và khu vực. Do đội ngũ cán bộ còn ít nên sự phân chia nhiệm vụ của mỗi cá nhân là chưa ràng, mỗi cá nhân phải kiêm nhiệm nhiều công việc, chưa có khả năng chuyên sâu vào một khâu nhất định. Do vậy chất lượng và năng lực của cán bộ thông tin còn hạn chế. I.3 Tổ chức mạng lưới thông tin tiêu chuẩn Việt Nam. Xuất phát từ nhu cầu tra cứu khách hàng, từ nhu cầu hội nhập Quốc tế nên những sản phẩm, những nguồn lực thông tin của Việt Nam nói chung và của Trung tâm thông tin TC-DDL-CL nói riêng cần phải được tiếp cận với bên ngoài nhằm tạo ra xu thế phát triển mới. Tuy nhiên, để xây dựng một mạng thông tin điện tử hiệu quả thì ta cần chú ý đến việc áp dụng những công nghệ thông tin hiện đại. Công nghệ thông tin hiện đại nhất hiện nay được sử dụng để xây dựng mạng là công nghệ Internet một trong những công cụ mang tính hội nhập quốc tế cao. Song cùng với việc áp dụng công nghệ Internet này ta cũng cần chú ý đến khả năng thân thiện của công nghệ đối với người dùng tin. Đó phải là công cụ tra cứu đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng và có tốc độ truy cập nhanh, lớn. Mạng thông tin điện tử TCVN-Net của trung tâm Thông tin TC-ĐL-CL gồm những nội dung chính sau: Giới thiệu STAMEQ: Giới thiệu chung về tổng cục TC-ĐL-CL và các đơn vị của Tổng cục, giới thiệu sơ đồ tổ chức Tổng cục, quá trình hình thành và phát triển. Cơ sở dữ liệu: hiện nay hầu hết các CSDL tại trung tâm đã đưa lên mạng TC VN-Net như: TCVN - Cơ sở dữ liệu Tiêu chuẩn Việt Nam. TCVN - Cơ sở dữ liệu Tiêu chuẩn Việt nam(Tiếng Anh). TCMT - Cơ sở dữ diệu Tiêu chuẩn Môi trường. ISO - Cơ sở dữ liệu ISO (tổ chức tiêu chuẩn hoá). CNCL - Cơ sở dữ liệu các doanh nghiệp và sản phẩm được chứng nhận chất lượng. PTN - Cơ sở dữ liệu các phòng thử nghiệp được công nhận. FIRM - Cơ sở dữ liệu các doanh nghiệp. TLM - Cơ sở._.