Triển khai thực hiện chiến lược đấu thầu cung cấp vật tư, thiết bị tại công ty TNHH Minh Thành

“Triển khai thực hiện chiến lược đấu thầu cung cấp vật tư, thiết bị tại Công ty TNHH Minh Thành”: Đấu thầu trong cung cấp vật tư máy móc thiết bị cho ngành dầu khí hàng hải có vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển của ngành dầu khí hàng hải nói riêng và ngành công nghiệp nước ta nói chung. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp không những cần có một chiến lược đấu thầu đúng đắn, phù hợp mà còn phải triển khai thực hiện chiến lược một cách hiệu quả để mang lại lợi ích cao nhất. Mục tiêu đề tài: đánh giá được hiệu quả triển khai chiến lược đấu thầu của công ty. Qua đó có thể phân tích và đưa ra một số giải pháp, kiến nghị về chiến lược đấu thầu của công ty. Phương pháp nghiên cứu: phân tích ma trận SWOT, phỏng vấn, thu thập thông tin, tra cứu số liệu, tài liệu và tham gia vào quá trình làm việc tại công ty. Phạm vi nghiên cứu: hoạt động đấu thầu của công ty năm 2007, 2008, 2009. Kết cấu chuyên đề: gồm 4 chương: Chương I: Cơ sở lý luận Chương II: Giới thiệu chung về công ty Chương III: Thực trạng về triển khai chiến lược đấu thầu của công ty Chương IV: Giải pháp và kiến nghị Sinh viên thực hiện Trần Minh Tiến CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐẤU THẦU Khái niệm đấu thầu Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án quy định trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Điều kiện tham gia đấu thầu Nhà thầu tham gia đấu thầu đối với một gói thầu phải có đủ các điều kiện sau đây: Có tư cách hợp lệ: Nhà thầu là tổ chức có tư cách hợp lệ khi có đủ các điều kiện sau: + Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư được cấp theo quy định của pháp luật hoặc có quyết định thành lập đối với các tổ chức không có đăng ký kinh doanh trong trường hợp là nhà thầu trong nước, có đăng ký hoạt động do cơ quan có thẩm quyền của nước mà nhà thầu mang quốc tịch cấp trong trường hợp là nhà thầu nước ngoài. + Hạch toán kinh tế độc lập. + Không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình hình tài chính không lành mạnh, đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọng không có khả năng chi trả; đang trong quá trình giải thể. Nhà thầu là cá nhân có tư cách hợp lệ khi có đủ các điều kiện sau: + Năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật của nước mà cá nhân đó là công dân. + Đăng ký hoạt động hợp pháp hoặc chứng chỉ chuyên môn phù hợp do cơ quan có thẩm quyền cấp. + Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Chỉ được tham gia trong một hồ sơ dự thầu đối với một gói thầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc là nhà thầu liên danh. Trường hợp liên danh phải có văn bản thỏa thuận giữa các thành viên, trong đó quy định rõ người đứng đầu của liên danh, trách nhiệm chung và trách nhiệm riêng của từng thành viên đối với công việc thuộc gói thầu. Đáp ứng yêu cầu nêu trong thông báo mời thầu hoặc thư mời thầu của bên mời thầu. Bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu theo quy định Luật đấu thầu. Nhà thầu khi tham gia đấu thầu các gói thầu thuộc dự án sử dụng vốn Nhà nước phải bảo đảm các yêu cầu về tính cạnh tranh sau: + Nhà thầu tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi không được tham gia đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn lập thiết kế kỹ thuật của dự án, nhà thầu tư vấn đã tham gia thiết kế kỹ thuật của dự án không được tham gia đấu thầu các bước tiếp theo, trừ trường hợp đối với gói thầu EPC (thiết kế, cung cấp thiết bị, vật tư và xây lắp). + Nhà thầu tham gia đấu thầu phải độc lập về tổ chức, không cùng phụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độc lập về tài chính với nhà thầu tư vấn lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu. + Nhà thầu tư vấn giám sát thực hiện hợp đồng phải độc lập về tổ chức, không cùng phụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độc lập về tài chính với nhà thầu thực hiện hợp đồng. + Nhà thầu tham gia đấu thầu các gói thầu thuộc dự án phải độc lập về tổ chức, không cùng phụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độc lập về tài chính với chủ đầu tư của dự án. CHIẾN LƯỢC KINH DOANH Khái niệm chiến lược kinh doanh Chiến lược kinh doanh là phương hướng kinh doanh và quy mô của một tổ chức trong dài hạn, mang lại lợi thế cho tổ chức thông qua việc sắp xếp tối ưu các nguồn lực trong một môi trường cạnh tranh nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và kỳ vọng của nhà quản trị. Chiến lược kinh doanh cho thấy nơi mà doanh nghiệp cố gắng vươn tới trong dài hạn, doanh nghiệp phải cạnh tranh trên thị trường nào và những loại hoạt động nào doanh nghiệp thực hiện trên thị trường đó, doanh nghiệp sẽ làm thế nào để hoạt động tốt hơn so với các đối thủ cạnh tranh, những nguồn lực cần phải có như kỹ năng, tài sản, tài chính, các mối quan hệ, năng lực kỹ thuật, trang thiết bị…, những nhân tố từ môi trường bên ngoài, những giá trị và kỳ vọng của nhà quản trị. Vai trò của chiến lược kinh doanh đối với doanh nghiệp Chiến lược kinh doanh là bộ phận quan trọng nhất trong toàn bộ chiến lược của doanh nghiệp. Các bộ phận khác của chiến lược chung phải căn cứ vào chiến lược kinh doanh để xây dựng và hiệu chỉnh. Chiến lược kinh doanh có ý nghĩa hết sức quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nó định ra được các mục tiêu lớn, theo đó cần phải huy động hợp lý các nguồn lực cả ngắn hạn và dài hạn. Nó đảm bảo cho các kế hoạch không bị lạc hướng. Chiến lược kinh doanh được xây dựng và thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuận, tận dụng được các cơ hội kinh doanh, chủ động đối phó, thích ứng với môi trường kinh doanh và có chỗ đứng vững chắc, an toàn trên thị trường. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHIẾN LƯỢC KINH DOANH Điều chỉnh cơ cấu tổ chức Chiến lược nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh, vì vậy thiết kế tổ chức phù hợp với chiến lược, hoàn cảnh, mục tiêu kế hoạch là rất quan trọng. Thiết kế tổ chức bao gồm việc lựa chọn cơ cấu, kết hợp cơ cấu tổ chức với hệ thống kiểm tra giúp các nhà quản trị có thể phối hợp hoạt động của nhiều bộ phận, cá nhân đảm bảo thực hiện chiến lược hiệu quả nhất Quy trình điều chỉnh, thiết kế cơ cấu tổ chức như sau: Làm rõ các mục tiêu (nhiệm vụ) chiến lược quan trọng, các hoạt động then chốt của doanh nghiệp. Nghiên cứu mối quan hệ giữa các hoạt động chiến lược và mối quan hệ giữa chúng. Đánh giá mô hình cơ cấu tổ chức đang áp dụng trong mối quan hệ với việc hoàn thành mục tiêu chiến lược mới. Lựa chọn mô hình chiến lược mới và cách thức thiết lập nó. Thiết lập mô hình tổ chức mới phù hợp với chiến lược và đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận. Xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ phận. Phân phối nguồn lực Nguồn lực là các điều kiện cần có về con người và các phương tiện cần thiết khác để đảm bảo duy trì và phát triển doanh nghiệp theo các mục tiêu đã xác định như nguồn nhân lực, tài chính, vật chất, công nghệ, thiết bị… Phân phối nguồn lực là quá trình cân đối và cân đối lại các nguồn lực, đánh giá, điều chỉnh nguồn lực đảm bảo phù hợp và tạo điều kiện thực hiện các nhiệm vụ chiến lược hiệu quả. Xây dựng chính sách kinh doanh Chính sách kinh doanh phương cách, đường lối, phương hướng dẫn dắt hành động bao gồm các nguyên tắc chỉ đạo, lời hướng dẫn, quy tắc và thủ tục được thiết lập nhằm hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện các mục tiêu chiến lược đã xác định. Xây dựng chính sách kinh doanh phải đảm bảo các yêu cầu sau: Phải phù hợp với chiến lược và phục vụ cho thực hiện các mục tiêu của chiến lược. Phải chi tiết, rõ ràng, gắn với từng thời kỳ cụ thể. Phải có câu trả lời cho những nghi vấn hằng ngày và là cơ sở để xây dựng và thực hiện các kế hoạch ngắn hạn hơn. Phải bao quát được các lĩnh vực cơ bảnh nhất trong tổ chức. Thiết lập các kế hoạch ngắn hạn Các kế hoạch hành động ngắn hạn sẽ giúp cho việc chuyển các mục tiêu dài hạn thành những mục tiêu và hành động ngắn hạn. Nó hướng dẫn cho các thành viên trong tổ chức cần làm gì, lúc nào và thực hiện như thế nào, giúp hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn và tạo lợi thế cạnh tranh hơn cho tổ chức. Một kế hoạch ngắn hạn gồm các nhân tố quan trọng sau: Các mục tiêu ngắn hạn trong hệ thống mục tiêu dài hạn của tổ chức. Những giải pháp và hành động cần thực hiện trong thời kỳ kế hoạch được nêu ra rõ ràng và cụ thể. Khung thời gian thực hiện các hành động. Bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện các hành động. Các kế hoạch ngắn hạn sẽ đảm bảo cho tổ chức chủ động trong dự trữ và sử dụng tối ưu hiệu quả các nguồn lực trong suốt thời kỳ chiến lược, là công cụ để kiểm soát chiến lược trong ngắn hạn. Quản trị sự thay đổi Trong giai đoạn kinh doanh toàn cầu, sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ, môi trường cạnh tranh, nhu cầu khách hàng… khiến doanh nghiệp buộc phải cần có những sự thay đổi để thích nghi, phù hợp và tồn tại trên thị trường. Khi xét thấy cần thiết có sự thay đổi, nhà quản trị phải xác định các nhân tố và định hướng đường lối hành động cho sự thay đổi, đảm bảo phù hợp với hoàn cảnh và mục tiêu của tổ chức. Phối hợp thực hiện chiến lược Khi chiến lược được triển khai hành động, điều quan trọng là sự phối hợp giữa các nhà quản trị, các cấp lãnh đạo, các thành viên, các bộ phận với nhau một cách khoa học, thuận lợi và hiệu quả, mà nhân tố cần thiết là sự phân chia nghiã vụ, quyền han, trách nhiệm, lợi ích và ý thức hành động của toàn thể tổ chức. CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MINH THÀNH GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MINH THÀNH Quá trình hình thành và phát triển của công ty Bà Rịa- Vũng Tàu là một tỉnh có thế mạnh về kinh tế biển, du lịch và dầu khí. Đặc biệt với tiềm năng dầu khí, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dầu khí đóng vai trò rất quan trọng trong việc phát triển ngành công nghiệp mũi nhọn này. Nhận thấy được tiềm năng đó, năm 1993 Công ty Minh Thành được thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp hàng hóa, máy móc thiết bị ngành khai thác dầu khí. Trong thời gian gần đây khi công việc kinh doanh của công ty ngày càng ổn định và phát triển, công ty đã và đang xây dựng nhiều kế hoạch nhằm mở rộng quy mô hoạt động của mình như đầu tư vào lĩnh vực tài chính, hợp tác đầu tư xây dựng cơ bản… Tên công ty: Công ty TNHH Minh Thành Tên tiếng Anh: Minh Thanh Company Tên viết tắt: MTC Trụ sở: 53/59 Lê Hồng Phong, P.7, TP. Vũng Tàu, BR-VT Điện thoại: + 84 64 3849404 Fax: + 84 64 3853884 Email: mtcvt@vnn.vn ; minhthanhco-lmt@hcm.vnn.vn Website: Mã số thuế: 3500297379 Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng Chức năng của công ty Cung cấp máy móc, thiết bị, vật tư… Đầu tư về tài chính bằng cách mua cổ phần của các công ty khác Cung cấp các dịch vụ về bảo trì, sửa chữa máy móc thiết bị … Nhiệm vụ của công ty Hoạt động theo đúng chức năng đã đăng ký trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Tuân thủ đúng quy định của pháp luật, các chính sách, chế độ của Nhà nước và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước Thực hiện tốt các chức năng, đổi mới chính sách của công ty và không ngừng tăng cường quan hệ hợp tác nhằm mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ bộ máy quản lý Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT Nguồn: Hồ sơ công ty – Công ty TNHH Minh Thành Chức năng nhiệm vụ các phòng ban Giám đốc Hoạch định các kế hoạch, chiến lược tổng thể, thiết lập các dự án kinh doanh và đầu tư của công ty. Điều hành, chỉ đạo việc thực hiện các dự án, phương án kinh doanh và đầu tư. Phê duyệt công văn, chứng từ, ký kết hợp đồng… và chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về những quyết định của mình. Ban hành các quy chế quản lý, các quy định, nội quy công ty. Thực hiện việc tuyển dụng nhân viên quản lý, các trưởng phòng ban. Trên cơ sở tham mưu của các phòng ban, Giám đốc là người ra quyết định về các vần đề đối nội, đối ngoại của công ty. Phòng kinh doanh Hoạch định các kế hoạch, chiến lược kinh doanh Tìm kiếm khách hàng, liên hệ, tiếp xúc, gặp gỡ khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh của công ty Thu thập thông tin, theo dõi các gói thầu, dự án mới và các laọi vật tư thiết bị yêu cầu cho từng dự án. Lập kế hoạch nhu cầu vốn cho các gói thầu, dự án và cung cấp thông tin cho các phòng ban để thực hiện Tổ chức, thực hiện các công việc, thủ tục với khách hàng như: yêu cầu báo giá đối với nhà cung cấp, tham gia đấu giá, đấu thầu, đàm phán, thương lượng về các điều khoản hợp đồng, thực hiện các thủ tục về xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hóa, bảo hành… Thực hiện việc tuyển dụng nhân viên kinh doanh. Lập báo cáo tình hình kinh doanh của bộ phận hàng kỳ trình Giám đốc. Tham mưu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh cũng như các dự án kinh doanh của công ty. Phòng kỹ thuật Thực hiện các công việc liên quan đến kỹ thuật của máy móc thiết bị cung cấp. Cung cấp và tư vấn cho Phòng kinh doanh các thông tin kỹ thuật của máy móc thiết bị. Kiểm tra các thông số kỹ thuật của máy móc thiết bị nhằm đảm bảo cung cấp cho khách hàng hàng hóa đúng yêu cầu kỹ thuật. Thực hiện các công việc lắp đặt, vận hành, bảo hành, bảo trì, sửa chữa máy móc thiết bị cho khách hàng. Phòng kế toán Tổ chức, thực hiện các công việc liên quan đến kế toán, kiểm toán, tài chính, hành chính, nhân sự, văn thư. Thực hiện các nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước như nộp thuế, đăng ký, nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động như tính lương, trả lương, thưởng, phụ cấp, thai sản… Quản lý, theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng tài sản, công cụ dụng cụ của công ty, kiểm kê tài sản. Thực hiện việc tuyển dụng nhân viên và quản lý tài sản công ty Lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế hàng kỳ Phân tích các chỉ tiêu tài chính, hiệu quả kinh doanh và tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của công ty. Quy trình mua bán hàng hoá của công ty Sơ đồ 2.2: Quy trình mua bán hàng hóa Bảo lãnh bảo hành Thanh toán nước ngoài (L/C) Chuyển bán thẳng cho khách hàng Xuất hóa đơn Làm thủ tục nhập khẩu Đàm phán hàng hóa với người bán nước ngoài Bảo đảm dự thầu Tham gia dự thầu Ký kết hợp đồng với người bán nước ngoài Ký kết hợp đồng với khách hàng Bảo lãnh thực hiện hợp đồng Nguồn: Hồ sơ kinh doanh - Công ty TNHH Minh Thành Khách hàng của công ty phần lớn là những công ty hoạt động trong ngành dầu khí, mua hàng theo hình thức mời thầu, công ty phải qua một quá trình tham gia đấu thầu trước khi tiến hành cung cấp hàng hóa như mua hồ sơ mời thầu, làm thủ tục bảo đảm dự thầu, làm hồ sơ tham dự thầu gồm phần kỹ thuật và phần thương mại với các điều kiện về giá cả, quy cách hàng hóa, thông số kỹ thuật, giao hàng, thanh toán… như yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. ĐÁNH GIÁ CHUNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Nhìn chung, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển tương đối ổn định. Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2009 so với năm 2008 tăng 16.150.031 đồng tương ứng 15,84%. Tuy nhiên so với năm 2007 thì doanh thu và lợi nhuận của công ty có phần giảm sút hơn. Bảng 2.1: Doanh thu và lợi nhuận công ty ĐVT: đồng TT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Doanh thu thuần 9.305.014.581 9.835.407.821 9.733.614.177 2 Lợi nhuận ròng 136.629.995 101.931.736 118.081.767 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh – Công ty TNHH Minh Thành Biểu đồ 2.1: Tỉ lệ thị phần khách hàng Ngành dầu khí hàng hải Ngành công nghiệp khác Nguồn: Hồ sơ kinh doanh - Công ty TNHH Minh Thành Định hướng trước mắt và lâu dài Tốc độ tăng trưởng của công ty tương đối tốt, tuy nhiên công ty cần chú trọng tập trung tối đa vào hoạt động kinh doanh, mở rộng mạng lưới tiêu thụ nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất mang lại từ hoạt động kinh doanh cho công ty. Trước mắt, công ty sẽ tập trung đẩy mạnh lĩnh vực cung cấp máy móc thiết bị cho ngành dầu khí, hàng hải vì đây là lĩnh vực chủ chốt và quan trọng, mang lại hiệu quả cao nhất. Tiếp thị và mở rộng mạng lưới phân phối cho các doanh nghiệp thuộc các ngành công nghiệp khác ngoài ngành công nghiệp hàng hải, dầu khí. Trong tương lai, công ty chủ trương tham gia vào một số lĩnh vực mới thông qua những phương án mang tính chất khả thi cao như: lĩnh vực đầu tư, tài chính, bất động sản, du lịch… Thuận lợi và khó khăn Dầu khí là một ngành có nhiều tiềm năng và mang lại nhiều cơ hội đầu tư, ngoài ra còn được hưởng các chính sách ưu đãi của Chính phủ như ưu đãi về thuế nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu cho khai thác dầu khí… Là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh cung cấp máy móc thiết bị cho ngành dầu khí nên hiện tại cùng với kinh nghiệm và uy tín của mình, công ty đã thiết lập được nhiều mối quan hệ hợp tác với các công ty trong và ngoài nước. Vì vậy khi xảy ra khủng hoảng kinh tế toàn cầu, công ty đã có những biện pháp giữ vững hoạt động và không chịu ảnh hưởng đáng kể của cuộc khủng hoảng này. Nguồn nhân lực của công ty có trình độ chuyên môn cao và rộng, ngoài công việc của mình, cá nhân và bộ phận còn tham mưu cho các cấp quản lý giúp cấp quản lý có thể đưa ra quyết định đúng đắn. Ngoài ra, công ty cũng có những khó khăn do nguồn tài chính và nhân lực chưa đủ nhiều và mạnh. Hơn nữa, do đây là lĩnh vực nhiều tiềm năng nên sự cạnh tranh của thị trường cũng ngày càng gay gắt hơn. CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG VỀ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHIẾN LƯỢC ĐẤU THẦU CUNG CẤP VẬT TƯ, THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH MINH THÀNH QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHIẾN LƯỢC ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY Cơ cấu tổ chức thực hiện chiến lược đấu thầu của công ty Sơ đồ 3.1: Quy trình tổ chức đấu thầu Phòng Kinh Doanh Tìm kiếm thông tin đấu thầu, mua hồ sơ mời thầu Xác định năng lực của công ty, lập phương án dự thầu P.Kỹ Thuật, P.Kế Toán, Tổng Giám đốc Kiểm tra, xét duyệt phương án Phòng Kinh Doanh Lập hồ sơ dự thầu, tham gia dự thầu duyệt Đàm phán hợp đồng với khách hàng, đặt hàng nhà sản xuất Trúng thầu 1 2 3 4 5 Hồ sơ mời thầu Bảng tính hiệu quả dự thầu Hồ sơ dự thầu Thông báo trúng thầu Nguồn: Quy trình tổ chức đấu thầu – Công ty TNHH Minh Thành Đấu thầu nói chung và đấu thầu cung ứng vật tư, máy móc thiết bị cho ngành dầu khí hàng hải là hết sức phức tạp, đòi hỏi phải được tổ chức chặt chẽ ở tất cả các khâu từ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm thông tin mời thầu, tham dự thầu… đến khâu cuối cùng là thực hiện gói thầu theo kế hoạch của chủ đầu tư. Để thực hiện công tác tham gia dự thầu, co cấu tổ chức và quy trình thực hiện công tác dự thầu của công ty được tổ chức như sau: 1 Phòng Kinh Doanh: Tìm kiếm thông tin đấu thầu, mua hồ sơ mời thầu. Nhân viên Phòng Kinh Doanh được giao nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm các thông tin, phát hiện ra những thông báo mời thầu mới từ nhiều nguồn tin khác nhau. Sau đó, tiến hành trình Giám đốc duyệt mua Hồ sơ mời thầu. 2 Phòng Kinh doanh: Xác định năng lực của công ty và lập phương án dự thầu Sau khi đã có hồ sơ mời thầu cung cấp hàng hoá dịch vụ từ khách hàng, Phòng Kinh Doanh sẽ liên hệ với nhà sản xuất, nhà phân phối và kết hợp với Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế toán, Giám đốc công ty đánh giá và xác định năng lực của công ty có đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không, về chủng loại vật tư, máy móc thiết bị, kinh nghiệm, tài chính, nhân lực, tiến độ… Phòng Kinh Doanh sẽ tiến hành lập phương án dự thầu: dự toán chi phí thực hiện, giá bán, doanh thu và lợi nhuận dự kiến đạt được, đồng thời đề xuất sự hỗ trợ của các phòng ban trong việc huy động vốn, nhân sự, các thủ tục… Trường hợp nếu xét không đủ năng lực thực hiện dự thầu thì sẽ từ chối hoặc có thể dự thầu một sản phẩm cùng loại khác nếu khách hàng chấp nhận. 3 Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế toán, Giám đốc: Kiểm tra, xét duyệt phương án dự thầu Phương án dự thầu sau khi lập sẽ được chuyển đến Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế toán kiểm tra các chi tiết về kỹ thuật, thương mại, giá trị dự thầu… và trình lên Giám đốc xét duyệt. 4 Phòng Kinh doanh: lập hồ sơ chào thầu Căn cứ trên phương án dự thầu được duyệt, Phòng Kinh doanh tiến hành lập hồ sơ chào thầu, trong đó quy định rõ về hoàng hoá dịch vụ cung cấp, giá cả, điều kiện giao hàng, thời gian thực hiện, thời hạn thanh toán, bảo hành… Hồ sơ chào thầu phải được trình Giám đốc xét duyệt trước khi gửi cho khách hàng. Theo dõi và thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng. 5 Phòng Kinh doanh: Đàm phán ký kết hợp hợp đồng Sau khi nhận được thông báo trúng thầu của khách hàng, Phòng Kinh doanh tiến hành đàm phán, thương lượng với khách hàng về các điều khoản cụ thể trong hợp đồng trên cơ sở hồ sơ dự thầu đã gửi cho khách hàng và trình Giám đốc ký. Đồng thời liên hệ, đàm phán, đặt hàng với nhà sản xuất, nhà phân phối sản phẩm hoặc bộ phận dịch vụ kỹ thuật để xác định và chuẩn bị nguồn hàng hoá dịch vụ sẽ cung cấp. Trong các bước trên, mọi giấy tờ, công văn, biên bản…giao dịch cần phải được lưu giữ để làm căn cứ ký kết hợp đồng. Nguồn lực thực hiện chiến lược đấu thầu của công ty Nguồn lực đóng vai trò cốt lõi trong các chiến lược của công ty nói chung và chiến lược đấu thầu nói riêng. Về nhân lực: Công ty có đội ngũ chuyên viên kinh doanh và các cán bộ, chuyên gia kỹ thuật có trình độ và nhiều kinh nghiệm, đồng thời thường xuyên cập nhật những thông tin về công nghệ mới. Điều này giúp cho công ty có thể đưa ra cho khách hàng các sản phẩm đạt đúng tiêu chuẩn kỹ thuật yêu cầu với chi phí tốt nhất. Về tài chính: Công ty có nguồn tài chính tương đối ổn định, đồng thời có mối quan hệ uy tín với nghiều tổ chức ngân hàng, tín dụng nên việc huy động vốn cần thiết để thực hiện chiến lược đấu thầu tương đối thuận lợi. Tuy nhiên nguồn vốn này có thể gây khó khăn cho công ty khi thực hiện dự thầu những gói thầu giá trị lớn. Về cơ sở vật chất: các phòng ban trong công ty được trang bị đầy đủ máy móc thiết bị văn phòng đảm bảo phục vụ tốt cho thực hiện các công việc dự thầu. Mỗi thành viên đều được trang bị những phương tiện cần thiết phù hợp với từng nhiệm vụ được phân công. Chính sách đấu thầu của công ty Để thực hiện chiến lược đấu thầu với mục tiêu thắng thầu và mang lại lợi nhuận cao nhất, chính sách đấu thầu của công ty được vạch ra gồm các hướng dẫn, quy trình với nguyên tắc kịp thời, chính xác và hiệu quả. Chính sách đấu thầu của công ty được thể hiện như sau: Thu thập thông tin về đấu thầu một cách nhanh chóng thông qua các mối quan hệ, các phương tiện thông tin, báo chí… Tập trung vào các yêu cầu của khách hàng, đặc biệt là yêu cầu kỹ thuật cho vật tư, máy móc thiết bị cung cấp, đảm bảo dự thầu và cung cấp sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và đúng kỹ thuật quy định trong hồ sơ mời thầu. Tính toán và đưa ra mức giá dự thầu hợp lý, có nhiều khả năng trúng thầu và đảm bảo mang lại lợi nhuận cho công ty, thông qua Bảng tính hiệu quả dự thầu. Đưa ra các điều kiện về thương mại, giao hàng, thanh toán một cách ưu đãi nhất có thể và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Lập hồ sơ dự thầu theo đúng yêu cầu như trong hồ sơ mời thầu, các thành phần và thông tin của hồ sơ dự thầu như phần kỹ thuật, phần thương mại, biểu giá dự thầu… phải rõ ràng, chính xác. Thực hiện tốt các gói thầu đã trúng thầu nhằm nâng cao uy tín và khả năng của công ty, là điểm mạnh cho những lần tham dự thầu sau. Trong mỗi công việc phải thực hiện theo quy trình cụ thể, rõ ràng, đảm bảo tránh được những sai sót có thể xảy ra. Báo cáo với lãnh đạo cấp trên những thông tin về đấu thầu một cách kịp thời, chính xác và tham mưu, trao đổi để giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn. Bảng 3.1: Bảng tính hiệu quả dự thầu CÔNG TY TNHH MINH THÀNH PHÒNG KINH DOANH BẢNG TÍNH HIỆU QUẢ DỰ THẦU Hồ sơ dự thầu: Tên hàng hóa: Tên khách hàng: Ngày dự thầu: STT CHỈ TIÊU SỐ TIỀN GHI CHÚ 1 Tổng doanh thu Chi tiết hàng hoá, thuế, tỉ giá… 2 Khoản giảm trừ - Chiết khấu - Giảm giá 3 Doanh thu thuần 4 Giá vốn - Giá mua Chi tiết hàng hoá, thuế, tỉ giá… - Chi phí mua Chi phí nhập hàng, vận chuyển... 5 Lãi gộp %/ Doanh thu thuần 6 Chi phí - Chi phí bán hàng Vận chuyển, giao nhận, lắp đặt… - Chi phí quản lý Khấu hao, lương nhân viên, dụng cụ… - Chi phí tài chính Lãi vay… 7 Lợi nhuận %/ Doanh thu thuần Phòng Kỹ Thuật Phòng Kế Toán Phòng Kinh Doanh Xét duyệt của Giám đốc Nguồn: Quy trình tham gia đấu thầu – Công ty TNHH Minh Thành Các kế hoạch ngắn hạn cho thực hiện đấu thầu Căn cứ vào các hồ sơ mời thầu của khách hàng, các phòng ban trong công ty tiến hành lên các kế hoạch ngắn hạn cho việc thực hiện tham dự thầu gồm: Lập kế hoạch liên hệ với các nhà sản xuất để thu thập thông tin về hàng hóa như giá cả, thông số kỹ thuật, điều kiện thương mại… tương ứng với các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Lập kế hoạch dự thầu gồm giá dự kiến, hàng hóa cung cấp, thời gian dự thầu, bảo lãnh dự thầu… Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, từng phòng ban để thực hiện và phối hợp thực hiện. Thực hiện tham gia đấu thầu cung cấp vật tư, thiết bị Lựa chọn gói thầu phù hợp Để đảm bảo khả năng trúng thầu, trước khi tham gia dự thầu, công ty tiến hành nghiên cứu và xem xét để lựa chọn những gói thầu phù hợp với tiềm lực, năng lực của công ty, bảo đảm hiệu quả khi tham dự thầu. Công ty tiến hành nghiên cứu thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như: báo, đài, tivi, trên các trang thông tin điện tử của bộ, ngành… Yêu cầu của chủ đầu tư được nêu trong hồ sơ mời thầu: cần cung cấp loại thiết bị gì, số lượng bao nhiêu, những tiêu chuẩn kỹ thuật của thiết bị, yêu cầu của chủ đầu tư đối với năng lực của nhà thầu như thế nào… Năng lực hiện tại của công ty như thế nào, có đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng hay không, và có biện pháp như thế nào để có thể đáp ứng được. Tình hình thị trường và năng lực của đối thủ cạnh tranh của công ty trong việc cung cấp các sản phẩm cùng loại. Lập hồ sơ dự thầu Đây là giai đoạn quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của công ty khi tham gia dự thầu. Sau khi bên mời thầu có thông báo mời thầu và công ty đã tìm hiểu kỹ các thông tin liên quan tới gói thầu thì công ty đã tiến hành mua hồ sơ mời thầu. Trong hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp đã ghi đầy đủ, rõ ràng các nội dung và các yêu cầu đối với các nhà thầu khi tham gia dự thầu. Các nội dung thường có trong hồ sơ mới thầu đó là: các yêu cầu về loại vật tư, máy móc thiết bị, tính năng kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ, các quy định về giá dự thầu, các điều kiện thương mại, tiêu chuẩn đánh giá, một số chỉ dẫn đối với nhà thầu… Để quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh chóng, kịp tiến độ và đạt hiệu quả cao, công ty đã phân rõ nhiệm vụ của từng các nhân, từng bộ phận, mỗi bộ phận đảm nhận một phần cụ thể thuộc chuyên môn của mình. Hồ sơ dự thầu bao gồm một số nội dung chính sau đây: Đơn dự thầu: Nội dung của Đơn dự thầu được quy định trong hồ sơ mời thầu, trong đó nêu rõ việc đề nghị được dự thầu, các cam kết dự thầu và thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu phần kỹ thuật: bao gồm các tài liệu về thông số và đặc tính kỹ thuật của sản phẩm, các giải pháp kỹ thuật, công nghệ, các giấy tờ liên quan tới nguồn gốc hàng hóa và chứng chỉ của nhà sản xuất, tổ chức thi công lắp đặt, đào tạo và chuyển giao công nghệ, tiến độ thực hiện hợp đồng, giấy phép, hồ sơ năng lực kinh nghiệm của công ty… Hồ sơ dự thầu phần thương mại: gồm các điều khoản, điều kiện về thương mại như: giá dự thầu, thời hạn giao hàng, điều kiện giao hàng, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán, hình thức hợp đồng… theo như yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Bảo lãnh dự thầu: thể hiện số tiền bảo lãnh và thời hạn bảo lãnh quy định trong hồ sơ mời thầu, thông thường thì Bảo lãnh dự thầu sẽ do một ngân hàng cấp khi công ty đề nghị ngân hàng cấp Bảo lãnh dự thầu. Gửi hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu Sau khi hoàn thành hồ sơ dự thầu, công ty nhanh chóng gửi bộ hồ sơ theo đúng ngày, giờ, địa điểm đã quy định của bên mời thầu. Sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu sẽ tiến hành xem xét các hồ sơ dự thầu và mở thầu với sự tham dự của các nhà thầu. Sau khi mở thầu, đại diện tham dự thầu của các nhà thầu sẽ ký vào Biên bản mở thầu được lập bởi người đại diện mở thầu của bên mời thầu. Thương thảo và ký kết hợp đồng Sau khi xem xét, đánh giá, xếp hạng các hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ công bố nhà thầu trúng thầu. Để đảm bảo tính nghiêm túc trong quá trình thực hiện hợp đồng, trong thời gian quy định sau ngày nhận được thông báo trúng thầu, nhà thầu phải tiến hành thực hiện bảo lãnh thực hiện hợp đồng với số tiền và thời gian theo quy định. Hai bên sẽ tiến hành sắp xếp thời gian, địa điểm để thương thảo các điều kiện hợp đồng gồm các điều kiện về hàng hóa, giao nhận hàng, thanh toán và các điều khoản pháp lý khác…sau đó hai bên sẽ nhất trí đi đến ký kết hợp đồng. Triển khai thực hiện gói thầu Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty sẽ nhanh chóng bắt tay vào triển khai thực hiện gói thầu và các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng, đảm bảo hợp đồng được thực hiện và hoàn thành theo đúng kế hoạch, đúng yêu cầu của khách hàng. Công việc được các bộ phận phối hợp với nhau để cùng thực hiện, từ khâu nhập khẩu từ nhà cung cấp, nhà sản xuất đến khi giao hàng cho khách hàng đều được phân công cụ thể và thực hiện theo đúng tiến độ kế hoạch đã đặt ra. PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ CHIẾN LƯỢC ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY Phân tích xác suất trúng thầu của công ty Xác suất trúng thầu là một nhân tố quan trọng trong đánh giá việc triển khai chiến lược đấu thầu cũng như tình hình tham dự thầu cung cấp vật tư máy móc thiết bị của công ty. Căn cứ vào xác suất trúng thầu, ta có thể thấy được khả năng trúng thầu của công ty so với tổng số lượng và giá trị dự thầu. Từ đó có thể đánh giá được tình hình dự thầu và đưa ra các phương án tốt hơn. Xác suất trúng thầu theo số lượng gói thầu Bảng 3.2: Tỉ trọng trúng thầu theo số lượng gói thầu STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Số gói thầu tham dự 32 38 31 2 Số lượng trúng thầu 9 13 12 3 Tỉ trọng (%) 28,13 34,21 38,71 4 Số lượng không trúng thầu 23 25 19 5 Tỉ trọng (%) 71,87 65,79 61,29 Nguồn: Dữ liệu đấu thầu – Công ty TNHH Minh Thành Biểu đồ 3.1: Xác suất trúng thầu theo số lượng gói thầu Qua bảng và biểu đồ phân tích trên, số lượng gói thầu trúng thầu lần lượt năm 2007 là 32, xác suất trúng thầu là 28,13%, năm 2008 là 38, xác suất trúng thầu là 34,21%, năm 2009 là 31, xác xuấ._.