Tổng quan về tin học văn phòng và soạn thảo văn bản

các thầy cô giáo tận tình dạy dỗ, giúp đỡ em lời đầu tiên cho em được gửi lời cảm ơn đến tất cả các thầy cô giáo trong trường. Đây là bài báo cáo thiết thực được áp dụng từ thực tế bằng kiến thức của Nhà trường trong thời gian thực tập vừa qua. Mặc dù đã hết sức cố gắng tìm tòi học hỏi và tiếp thu kiến thức trong thời gian thực tập nhưng do thời gian thực tập và chuẩn bị cho việc viết bài báo cáo có hạn nên bài báo cáo của em đã không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định, hoặc có thể còn chưa rõ ràng, mạch lạc. Đồng thời về nội dung và hình thức trình bày trong bài báo cáo chưa được hoàn chỉnh theo yêu cầu.Vì vậy em xin kính mong nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các Thầy cô giáo trong Khoa và em cũng rất mong nhận được những ý kiến đóng góp xây dựng bài báo cáo của các bạn đồng nghiệp để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn và trở nên thiết thực, có ý nghĩa hơn nữa.Đồng thời giúp em có thể xây dựng bài báo cáo về đề tài “ Quản lý kho hàng”, làm cho chương trình quản lý của em ngày càng hoàn thiện, phong phú và đầy đủ hơn. Một lần nữa em xin nhận được những ý kiến đóng góp đánh giá, nhận xét và phê bình từ phía các Thầy cô giáo. Đồng thời em rất mong được tiếp thu những ý kiến đóng góp chân thành, chỉ bảo để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho công tác thực tế sau này. Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể các Thầy cô giáo trong Khoa đã giúp đỡ chúng em hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp này. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Cao Thanh Hà và Cô giáo Lê Thu Huyền đã giúp em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Phần I TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS A . Giới thiệu về Microsoft Access Microsoft Access được tích hợp trong bộ Office của Microsoft. Phần mềm này là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, đây là một lĩnh vực khá phức tạp và đa dạng. 1.1) Khi sử dụng Access người lập trình được cung cấp các công cụ như bảng cơ sở dữ liệu(Table), truy vấn tệp tin(Query), mẫu biểu(Form), báo cáo(Ryport), macro. 1.2) Cũng như C và Pascal Access Basic là một ngôn ngữ lập trình hoàn thiện với các thành phần cơ bản sau: Các kiểu dữ liệu chẵn(số, chuỗi, date/time, logic): Kiểu tự tạo (User, defind type, như kiểu bản ghi hay Pascal hay cấu trúc C). *Biến mảng theo dạng chuẩn hay dạng tự do. *Cue trúc vào ra trên bàn phím, màn hình . *Co toán tử điều khiển, rẽ nhánh và lặp (chu trình). * Các hàm thủ tục kể cả chức năng để quy các hàm thủ tục. *Tạo tệp, ghi tệp, đọc tệp (nhị phân và text - Access chủ yếu được sử dụng để xử lý các đối tượng của Access như bảng dữ liệu, truy vấn, mẫu biểu, macro. Trong Access lập trình chủ yếu theo phương thức đối tượng, phương thức thuộc tính (sử dụng các đối tượng hướng đối tượng) chứ bản thân nó không phải là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, bởi vì nó không cho phép tạo ra các lớp mới . 1.3) Về tổ chức: Access gồm các thủ tục,hàm độc lập nằm rải rác trong các đơn thể của mẫu biểu đơn thể, đơn thể của mẫu biểu, đơn thể chung của hệ cơ sở dữ liệu chúng không thể tổ chức tahnhf một đơn thể thống nhất như C và Pacal 1.4) Về hoạt đông chương trình, Access hoạt động theo hướng sự kiện. Mỗi khi sự kiện xảy ra (bấm chuột tại một nút lệnh) thì một thủ tục được kích hoạt, nó bắt đầu thực hiện và có thể gọi thêm một chuỗi các thủ tục và các hàm. 2.1) cơ sở dữ liệu (database) Cơ sơ dữ liệu là một hệ thống các dữ liệu có cấu trúc về một phạm vi quản lý nào đó được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ dữ liệu thứ cấp (như băng từ, đĩa,...) để thoả mãn yêu cầu khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Mô hình cơ sơ dữ liệu quan hệ được giới thiệu bởi E.F.Codd vào thập niên 1970, nó có nhiều ưu việt hơn các mô hình trước đó như mạng, phân câp ...do đó, nó đã nhanh chóng được người dùng chấp nhận và áp dụng rộng rãi. Cơ sở dữ liệu quan hệ có thuật ngữ tếng anh là RD (Relational Database). Phần mềm tạo lập và quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ đươc gọi là quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ RDM (Relational Database Management). a. Các khái niện cơ bản liên quan đến mô hình quan niệm dữ liệu: Một quan hệ là một ma trận hai chiều bao gồm các cột vào các hàng Mỗi bảng bao gồm một hoặc nhiều cột (trường) mô tả các bảng tính của thực thể khoá ngoại của một bảng là một hoặc nhiều trường chứa khoá chính của một bảng khác, dùng để tạo mối liên kết của bảng. 2.2) Quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một công cụ cho phép tạo ,luư trữ, quản lý và tương tác với cơ sở dữ liệu. Các chứcnăng cơ bản của một hệ quản trị cơ sở dữ liệ bao gồm: Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải có ngôn ngữ mô tả dữ liệu (Data denifition language). Ngôn ngữ mô tả này là một phương tiện cho phép khai thác cấu trúc của dữ liệu, mô tả các mỗi quan hệ của dữ liệu cũng như những quản lý quy tắc quản lý trên dữ liệu đó. Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải có ngôn ngữ thao tác dữ liệu (Data manipulation language) cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu (Thêm, sửa, xoá) cho nhiều mục đích khác nhau. Một hệ quản trị dữ liệu cũng phải có ngôn ngữ truy vấn dữ liệu để khai thác, rút trích cơ sở dữ liệu khi có nhu cầu. Ngoài ra, một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp cho người sử dụng những cơ chế bảo mật và phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra. 2.3) Một số phép toán quan hệ Phép chọn (selection) là phép chon lựa dòng thoả mãn một hay nhiều điều kiện nào đó Phép chiếu (projetion) chiếu trên một hoặc nhiều cột từ một bảng theo thứ tự xác định . Phép hợp (Union): Kết hợp dữ liệu hai bảng với nhau. hai bảng phải có cùng số cột hợp lại với nhau sẽ cho ra kết quả là một bảng (hoặc một danh sách) có số cột bằng với số cột của một bảng, số dòng là tổng số dòng của hai bảng. Phép giao(Intersection): Chọn ra những dòng dữ liệu chung của hai bảng. Phép trừ ((Minus): Chọn ra những dòng dữ liệu của bảng thứ nhất sau khi loại bỏ những dòng có mặt trong bảng thứ hai . 2.4) Microsoft Access là gì ? Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access là một chương trình nằm trong bộ Office của Microsoft. Access có khá đầyđủ các tính năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.Ngoài ra, chương trình này còn có một số tính năng khác như Form, Macro, Report, Module,...cho phép xây dựng thành một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu. B Các thành phần trong cơ sở dữ liệu acces 1.1) Bảng (Table) Bảng là thành phần cơ bản của cơ sở dữ liệu quan hệ và cũng là nơi Accessllưu trữ dữ liệu. Trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng. 1.2) Truy vấn (Query) Dùng để tính toán và xử lý dữ liệu trong table. Hơn nữa, truy vấn còn là công cụ cần thiết để chỉnh sửa số liệu(Update Query), để tạo ra Table mới (Make Table Query), để thêm dữ liệu vào Table (Append Query), để xoá số liệu(Delete Query), tổng hợp số liệu(Crosstab Query), và nhiều công dụng khác. 1.3) Biểu mẫu (Form) Được thiết kế để biểu hiện, soạn thảo hoặc nhâp liệu. Biểu mẫu có mục đích làm thân thiện hoá những thao tác trên giúp người dùng có cảm giác đang điền thông tin vào những phiếu rất đời thường. Trong biểu mẫu còn có thể chứa những biểu mẫu con, gọi là SubForm, cho phép nhập liệu vào nhiều bảng khác nhau . 1.4) Báo cáo, biểu mẫu (Report). Là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu. Dùng để in ấn hoặc thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ bảng hoặc từ truy vấn. Báo biểu có hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ thị và có thể Export ra các dạng tập tin khác như Word/Excel. 1.5) Xuất dữ liệu ra dạng trang web Việc suất dữ liệu này thuận lợi cho viêc tìm kiếm thông qua trình duyệt web để phổ biến dũ liệu 1.6) Tập lệnh (Macro). Là công cụ cung cấp cho ngời sử dụng tạo ra các hành động đơn giản trong Microsoft Access nh mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện một truy vấn,...mà không cần phải biết nhiều gì về ngôn ngữ lập trình Visual Basic. 1.7) .Modules. Là một loạt các tập lệnh tạo thành các module thi hành một việc nào đó ví dụ như đóng form CHƯƠNG I XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU I. TABLE- BẢNG DỮ LIỆU * Khái niệm về bảng. Table là đối tượng đầu tiên cần phải tạo trớc khi tạo ra những đối tượng khác, là thành phần cơ bản nhất trong cơ sơ dữ liệu, là nơI lưu giữ dữ liệu khi đã phân tích bài toán, các thực thể và quan hệ trong cơ sở dữ liệu. A: Cột hoặc trường (Column, file) *Trong cùng một cột của bảng, chỉ cho phép chứa duy nhất một kiểu dữ liệu, ví dụ như kiểu số kiểu kí tự, kiểu ngày vv * Cột có các đặc trưng cơ bản sau: * Tên cột (field name) dùng để khai báo tên của trường. * Kiểu dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (data tipe). * Giá trị mặc định ban đầu của cột. * Định dạng hiển thị dữ liệu. * Yêu cầu quy tắc đầu vào với dữ liệu * Dữ liệu của cột cho phép rỗng hay không B: Dòng hoặc bản ghi Là một thể hiện dữ liệu của các cột trong 1 bảng C: Khoá chính Là tập hợp 1 hoặch nhiều cột trong bảng mà dữ liệu trên đó là duy nhất không được trùng lặp và không được phép rỗng. D: Khoá ngoại - Là một hoặc nhiều cột trong bảng, mà các cột này lại là khoá chính ở bảng khác. Do vậy, khi thêm, xoá, sửa dữ liệu vào cột là khoá ngoại thì phải tuân theo các ràng buộc về khoá ngoại. 1.1 Tạo bảng: Có 3 cách để tạo mới bảng - Tạo mới bảng bằng cách tự thiết kế - Tạo bảng mới bằng cách tự thiết kế. - Tạo mới bằng trình thông minh. - Tạo mới bằng cách nhập dữ liệu. - Nhập tên cột dữ liệu vào hàng đầu tiên của cột field name *Trường datatipe chọn dạng dữ liệu trong cột này khi mô tả vào cột Descrittion nếu cần. * Tạo khoá chính cho bảng. Các kiểu dữ liệu. - Text: là dữ liệu dạng kí tự Anumeric(kí tự Analphadet, hoặc các kí tự số từ 0 đến 9), có thể chứa một dãy ky tự có độ dài nhỏ hơn 255. - Memo: Là loại dữ liệu lưu trữ dang Text, có kích thước lớn hơn 255 ký tự. - Number: có nhiều loại số có thể thay đổi thuộc tính Field Size để chỉ định lại số mong muốn. - Date- time: lưu trữ kiểu dữ liệu lưu trữ dưới dữ liệu ngày tháng và thời gian - Currenci: là một dang kiểu number, chữa dữ liệu kiểu tiền tệ - Autonumber: Chữa dữ liệu kiểu số mà giá trị của nó tự động điền vào trong bảng. - Yes/No: Chỉ có 2 giá trị có hoặc không, thích hợp cho các loại cột chưa ô chọn. - Ole object: Là đối tượng nhúng và liên kết. - Hiperlink: Là một địa chỉ siêu liên kết Url, như là một địa chỉ Web hoặc địa chỉ Email. * Thuộc tính - Lookup Wizard: Dùng để tạo các hợp danh sách. - Discription: Để giải thích rõ hơn một trường nào đó các thuộc tính ở Eral. - Độ rộng cột (field size): có giá trị tối đa 255. - Định dạng Format: Thể hiện dữ liệu của cột - Số chữ số thập phân (Dicemal tlacef) số chữ số thập phân trong kiểu dữ liệu là số thực có thể chọn Auto hoặc chọn từ 1 đến 15. - Tiêu đề cột caption: thể hiện khi mở bảng ở chế độ cập nhật ở dữ liệu, nếu bỏ qua thuộc tính này Access lấy tiêu đề cột làm tiêu đề. - Giá trị cột mặc định(defaultvalue) giá trị dữ liệu mặc định của cột khi thêm dữ liệu vào tabl mà bỏ qua dữ liệu tại cột đó. - Quy tắc hợp lệ(valitationrule): là biểu thức kiểm tra dữ liệu để khi nhập dữ liệu Access sã kiểm tra quy tắc đó. - Thông báo lỗi (validationText): Chuỗi thông báo lỗi sẽ xuất hiện nhập dữ liệu sai so với quy tắc đã định nghĩa ở validationrule. - Yêu cầu(Requed) có 2 giá trị yes tương ứng với việc bắt buộc nhập dữ liệu, No tương ứng với việc không bắt buộc nhập dữ liệu. - Cho phép chiều dài chuỗi rỗng hay không (Allowzero lenght): áp dụng với kiểu text, memo và Hyperlink. - Xắp sếp chỉ mục(Index): Làm tăng tốc độ tìm kiếm và sắp xếp như làm chậm sự cập nhật dữ liệu. Thuộc tính này có 3 dữ liệu, No: không tạo chỉ mục, Yes(Duplicates ok): tạo Index cho phép trùng, Yes(No Duplicates ): tạo Index không cho phép trùng. - Mặt nạ nhập liệu( Input mask): Mặt nạ định dạng dữ liệu dùng để bắt buộc người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng phải tuân theo đúng định dạng đó. Thuộc tính ở tab Lookup: -Display Control:Thuộc tính này có ba giá trị là Text, combo box, list box ta chỉ được phép chọn một trong ba giá trị này. *Tạo khoá chính - Một bảng phải nên có một khoá chính, khoá chính có thể là một hoặc nhiều cột .Đặc trưng của khoá chính là tại cột làm khoá chính dữ liệu nhập vào phải không được trùng và không được rỗng. Các bước tạo khoá chính + Mở bảng ở chế độ thiết kế(Design view). + Chọn một cột hoặc nhiều cột làm khoá chính + Chọn vào thực đơn Edit/Primary Key hoặc nhấn vào biểu tượng chìa khoá trên thanh công cụ. 1.2 Quan hệ dữ liệu RELATONSHIP a) Các loại quan hệ 1--->1 - Quan hệ Trong mỗi quan hệ một một, một dòng trên bảng A sẽ chỉ có một dòng tương ứng trên bảng B và mỗi dòng trên bảng B chỉ có một dòng tương ứng trên bảng A. - Quan hệ 1--->nhiều - Đây là mỗi quan hệ đợc sử dụng phổ biến nhất. Mỗi quan hệ một nhiều trên hai bảng A --> B thể hiện rằng một dòng ở bảng A có thể có nhiều dòng tương ứng ở bảng B, nhưng một dòng ở bảng B chỉ liên quan đến duy nhất một dòng ở bảng A. - Quan hệ nhiều ---> nhiều - Thể hiện rằng một dòng ở bảng A có nhiều dòng tương ứng ở bảng B và ngược lại 2) Các bước thực hiện tạo quan hệ - Mở cửa sổ quan hệ bằng cách vào thực đơn Tool chọn vào Relationships - Thêm các bảng vào của sổ quan hệ bằng cách: - Vào thực đơn Relationships/ Show Tables - Chọn các bảng hoặc truy vấn muốn tao quan hệ trong cửa sổ hiển thị bảng hoặc truy vấn vào cửa sổ quan hệ. Sau khi Add các bảng cần tạo quan hệ vào cửa sổ quan hệ, chúng ta tạo quan hệ giữa các bảng bằng thao tác kéo thả: kéo chuột cần tạo quan hệ của bảng thứ nhất sang cột quan hệ của bảng thứ hai. Chọn vào ô kiểm tra hiệu lực của ràng buộc toàn vẹn (Enforce Referential Integrity), sau đó xác định sẽ chọn hai quy tắc kiểm tra dữ liệu. - Trong màn hình tạo ràng buộc có các quy tắc như sau: Cascade Apdate Related Fields: Tự động cập nhật dây truyền nghĩa là khi chọn vào ô kiểm tra này thì khi người dùng thay đổi dữ liệu ở bảng cha thì Access thự động cập nhật sự thay đổi đó ở bảng con, nếu bảng con có dữ lệu tham chiếu đến bảng cha. Còn nếu ta không chọn vào ô kiểm tra thì Access sẽ không cho phép người dùng thay đổi dữ liệu ở bảng cha nếu dữ liệu đó bảng con đã tham chiếu đến. Cascade delete Related Records: Xoá dây truyền, nghĩa là khi đã chọn vào ô kiểm tra này thì khi ngời dùng xoá dữ liệu ở bảng cha thì Access sã tự động xoá dữ liệu ở bảng con nếu bảng con có dữ liệu tham chiếu đến bảng cha. Ngược lại không chọn vào ô kiểm tra thì Access không phép xoá dữ liệu ở bảng cha, nếu dữ liệu đó co tồn tại ở bảng con. - Lưu lại mối quan hệ vào cửa sổ quan hệ. II QUERY - TRUY VẤN 1.1) Khái niệm về truy vấn. - Truy vấn là công cụ khá đặc trưng của Microsoft Access giúp người sử dụng khai thác cơ sở dữ liệu như xem, xoá, sửa hay tổng hợp số liệu dới nhiều hình thức. Để thực hiện truy vấn , bắt buộc phải có cơ sở dữ liệu và bên trong phải có bảng. Số liệu thì lưu trữ trên bảng, còn truy vấn là công cụ để tìm và nhìn số liệu dưới nhiều góc độ khác nhau. Điểm quan trọng cần chú ý đối với truy vấn trong Access là cách thay đổi về dữ liệu trong câu query sẽ phản ánh lên các bảng tương ứng, ngoài ra chúng ta còn có thể tạo dữ liệu mới cho bảng thông qua truy vấn. *Trong Microsoft Access có ba cách để tạo query: - Tạo query bằng ví dụ (QBE Query By Example). - Tạo query bằng cách nhập trực tiếp câu lệnh SQL. - Tạo Query bằng Query Wizard 1.2 Các loại truy vấn a) Chức năng Select Query - Là chọn dữ liệu từ 1 đến nhiều bảng. Nhằm thể hiện một bảng dữ liệu mang đầy đủ thông tin và thoả mãn cqcs điều kiện đặt ra. - Thống kê dữ liệu từ 1 hoặc nhiều bảng bằng các hàm thông kê. - Tạo ra các câu hỏi nhằm lấy dữ liệu một cách linh hoạt. b) Tao truy vấn Select bằng Wizard - Chọn thành phần Query,chọn New, chọn simple Query Wizard, chọn OK xuất hiện hộp thoại. - Tables/ Queris; chọn bảng để lấy các trờng. - Available Fields: chứa các trờng đã đợc chon. - Khi chọn xong các trường cần truy vấn ta nhấn hai lần phím next/next, đặt tên cho truy vấn và chọn nút finish. c) Tạo truy vấn Select bằng design view. - Database/query/View xuất hiện hộp thoại: - Chọn Design View màn hình show table xuất hiện, chọn bảng tham gia vào truy vấn chọn cloes kích vào cloes để đóng hộp thoại Show table sẽ xuất hiện một hộp thoại để tạo truy vấn. - Tạo quan hệ giữa các bảng nếu cần. - Chọn các trờng đa vào truy vấn bằng cách kéo tên trờng trong các bảng ở phần trên thả vào các dòng fiel ở dòng dới. - Field: chọn các trường cần xuất hiện khi truy vấn. - Dòng table: cho biết tên bảng chứa trường được chọn. - Sort: nếu cần săp xếp bản ghi theo chiều nào đó. - Ascending:Sắp xếp theo chiều tăng dần. - Descending:Sắp xếp giảm dần. - Show:Nếu đánh dấu kiểm thì trường đó được xuất hiện khi chạy truy vấn, còn không trường đó làm biểu thức điều kiện. - Criteria: nhập điều kiện cho các bản ghi khi xuất hiện . - Or: Nhập điều kiện hoặc.Điều kiện trên cùng dòng là điều kiện End và khác dòng là điều kiện Or. - Lưu và đặt tên cho truy vấn , vào Fiel/save. - Chạy truy vấn: Query/Run. 1.3. Các hàm sử dụng trong truy vấn. - IIF (Đk,Giá trin khi ĐK = True, Giá trị khi Đk = False. - SUM: Tính tổng các giá trị trong trường - AVG: Tính trung bình cộng các giá trị trong trường . - MAX: Tính giá trị lớn nhất trong trường. - MIN: Tính giá trị nhỏ nhất trong trường. - COUNT: Đếm các bản ghi của bảng trên trường dữ liệu. - STDEV: Tính độ lệch chuẩn các giá trị trong trường. - FIRST: Tính giá trị của bản ghi đầu trong bảng. - LAST: Tính giá trị của bản ghi cuối trong bảng. III. BIỂU MẪU FORM 1.4 Khái niệm. - Biểu mẫu form là một cửa sổ, nhằm thiết kế giao diện giữa người dùng và chương trình ứng dụng một cách trực quan và mềm dẻo. Bằng các công cụ điều khiển được nhà phát triển phần mềm lập trình sẵn. -Trong chương trình này ta chỉ sử dụng form để thể hiện dữ liệu từ các bảng hoặc truy vấn trong cơ sở dữ liệu. -Tại cửa sổ form cho phép ta có thể hiển thị, chỉnh sửa ,thêm và xoá các bản ghi. Đặc biệt với những trường dữ liệu có kiểu Memo, OLE Objects (Chứa hình ảnh đồ hoạ) chỉ có form mới có thể hiển thị dữ liệu còn cách mở thông thường của bảng và truy vấn ta không thể hiển thị được. 1. 5 Các thành phần của form. - Điều khiển (Control): Là các đối tượng được tạo ra và nằm trên form .Các Control thông dụng là Button, Label, Text box, Combo box, List box... - Phần đầu biểu mẫu ( Form header): Các control nằm trong phần này sẽ hiển thị ở đầu biểu mẫu. - Phần chi tiết (Detail): Thể hiện chi tiết của biếu mẫu. - Phần cuối biểu mẫu ( Form Footer): Các Control nằm trong phần này sẽ hiển thị ở cuối biểu mẫu. - Tiêu đề(Caption): Là một chuỗi văn bản xuất hiện làm tiêu đề cho một Control. Tạo FOMR bằng WIZARD. a) Tạo Form có phân cấp. Trong Form này dữ liệu được chia làm 2 phần: Một phần chính và một phần phụ. Dạng Form này được sử dụng khi muốn thể hiện dữ liệu trong mối quan hệ một nhiều giữa hai bảng với nhau. Hai bảng này phải có ít nhất một Field có quan hệ với nhau. Do đó dạng Form này là sự kết hợp của hai dạng Form: Form dạng cột, Form dạng bảng dữ liệu. - Tạo Form chính chứa dữ liệu trên bảng nhánh có dạng cột bằng Wizard. - Tạo Form phụ dạng bảng dữ liệu bằng Wizard để chứa toàn bộ dữ liệu của nhánh. - Liên kết Form phụ và Form chính bằng cách: * Mở Form chính ở chế độ Design. * Chọn thực đơn Window/Tile Vartically. Trên màn hình sẽ xuất hiện hai cửa sổ: Một của sổ chính, một cửa sổ của cơ sở dữ liệu. Chọn tên cửa sổ phụ trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, kéo nó qua Form chính ở section Details. * Chọn phần mới đợc gián vào Form phụ sau đó vào thực đơn View/Properties để xem thuộc tính liên kết giữa cửa sổ chính và cửa sổ phụ. b) Tạo Form không có phân cấp. - Vào thực đơn Insert/Form, chọn Form Wizard, sau đó chọn một bảng hay truy một truy vấn để làm Record Source cho Form và nhấn nút OK. - Chọn các cột của bảng / truy vấn sử dụng trong Form bằng các nút >,>>,<,<<. - Chọn dạng của Form là dạng cột, hay hàng,... * Các loại Form có ý nghĩa như sau: + Form dạng cột (Column): Dữ liệu được thể hiện trên Form trên từng cột và tại một thời điểm chỉ là một dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn. + Form dạng danh sách (Tabular): Dữ liệu được thể hiện trên Form tại một thời điểm là nhiều dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn. + Form dạng dữ liệu(Datasheet): Dữ liệu đợc thể hiện trên Form tại một thời điểm là nhiều dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn. Tuy nhiên khác với Form dạng danh sách, Form dạng này không cho phép hiển thị các thành phần trong phần Form Header và Form Footer. Do đó, dạng Form này thường đợc sử dụng làm Form con(Sub Form) trong các form có phân cấp. + Form dạng hàng (Justified):dữ liệu đợc thể hiện trên Form trên nhiều cột, tại một thời điểm trên Form chỉ hiển thị một dòng dữ liệu trong bảng/truy vấn. + Chọn hình nền cho Form. * Đặt tiêu đề cho Form và nhấn nút Finish để hoàn thành việc tạo Form IV BÁO BIỂU REPORT 4.1) Khái niệm: Trong Access, báo biểu là một kiểu biểu mẫu đặc biêt được thiết kế cho mục đích in ấn dữ liệu từ các bảng và truy vấn. Hơn thế Report trong Access còn cho phép thống kê, nhóm dữ liệu một cách tiện lợi. 4.2) Các thành phần của report. - Report Header: chứa các dòng chữ hay hình ảnh xuất hiện ở đầu của mỗi Report ví dụ nh : tiêu ngữ, tiêu đề của report... - Page Header: Chứa các thông tin nằm ở đầu của mỗi trang. - Details: Chứa các Record lặp lại của Report. - Page Footer: Chứa các thông tin nằm ở cuối mỗi trang như số trang,... - Report Footer: Chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi Report, nh các thông tin về tổng kết, số liệu bản ghi trong báo cáo, địâ chỉ,... Report Footer xuất hiện ở giữa Page Header và Page Footer 4.3). Tạo Report dạng Tabular hay Columnar. Bằng cách này, Access sẽ tạo cho chúng ta các Report dưới dạng Tabular (cột) hay dạng Columnar (danh sách). Đối với Report dạng Tabula, các dữ liệu sẽ được thể hiện như sau: Các cột sẽ là các thuộc tính có trong Record Source. Còn mỗi dòng sẽ là từng dòng trong Report Source. Đối với Report dạng danh sách (Columnar), các dữ liệu sẽ được thể hiện như sau: Mỗi dòng trong Record Source sẽ đợc thể hiện thành một ô trong Report (một ô này có thể có nhiều dòng nhỏ). Mỗi ô trong Report sẽ gồm nhiều dòng nhỏ, mỗi dòng này thể hiện một thuộc tính trong Record Source. 4.4) Một số hàm và hằng sử dụng trong Report [PAGE]: Chèn số trang hiện thời của báo biểu. [PAGES]: Chèn tổng số trang của báo biểu DATE(): Chèn ngày tháng và năm hiện hành. NOW(): Chèn ngày, tháng, năm và giờ, phút, giây hiện hành. Các hàm thống kê dữ liệu: COUNT, SUM, AVG, MAX, MIN... V . MACRO TẬP LỆNH - Các thành phần trong màn hình thiết kế Macro: - Action: cho phép chúng ta chọn các hành động mà Access cung cấp cho người sử dụng. - Action Argunts: các tham số của hành động đợc thiết kế trên Action. - Commnt: chú thicha cho các hành động. - Tạo mới một Macro. - Từ của sổ Database chọn Tal macro , chon New, xuất hiên cửa sổ. - Macro Name: Đặt tên cho các macro con. - Action: Để ta chọ các hành động cho các Macro - Comment: Ghi chú thích cho các macro. - Action Argument: Để ta chọn tham số cho hành động. 5.1 ).Các hành động trong Macro. -Hành động Open Table +Dùng để mở một bảng trong cơ sở dữ liệu + Các tham số : * Table name:Tên bảng * View : Qua định dạng hiển thị của bảng * Datamode: Quy địng chế độ về dữ liệu. * Add: Cho thêm mới dữ liệu. * Edit: Xem, Sửa và nhập dữ liệu. * Read Only: Xem dữ liệu. + Open Query: - Dùng để mở một truy vấn Các hành động. Query Name: Tên của query. View: Chế độ hiển thị. Datamode: Chế độ dữ liệu. +Open Form. - Dùng để mở một form. + Các hành động. - Form Name: Dùng để quy định form đợc mở - View: Dạng trình bày của form. - Fllter Name: Tên của một truy vấn ràng buộc dữ liệu trên form. - Wher Condition: Dùng để nhập điều kiện ràng buộc dữ liệu hiển thị trên form. - Datamode: Quy định chế độ dành cho cửa sổ form. Nomal: Chế độ bình thờng trong Windows - Hidden: Cửa sổ form bị che dấu. - I Can: Cửa sổ form thu nhỏ thành biểu tợng. - Dialog: Chế độ hộp thoại. Open Report. - Report Name: Chọn báo biểu cần mở. - View: Quy định dạng trình bày.  VI. MENU. - Dùng để tạo cột các mục chọn trên menu chính hoặc menu riêng cho từng form. + Menu name:Quy định tên của menu Drop-downmuoons thêm vào menu bar. + Menu Macro Name: Chứa tên của macro chứa các lệnh cần tạo trên menu drop- down. + Status Bar Text: Chứa nội dung thông báo hiển thị ở dòng tình trạng khi chọn menu này. VII. LẬP TRÌNH VBA 7.1) Môi trường lập trình VBA 7.2) Hệ thống thực đơn và thanh công cụ: Trong môi trờng lập trình VBA chứa hệ thống thực đơn và thanh công cụ. Dùng để chứa các lệnh để gọi để thi hành hoặc thiết lập các điều kiện cần thiết. 7.3) Cửa sổ project Expleres: Là cây phân cấp các đối tợng chứa mã lệnh VBA, đồng thời giúp ngòi lập trình dễ dàng trong việc mã lệnh cũng nh quản lý các mã lệnh VBA đã viết. 7.4) Môi trờng cửa sổ viết lệnh: Là nơi soạn thảo các dòng lệnh VBA, mỗi cửa sổ sẽ chứa toàn bộ mã lệnh cho một đối tợng Form, Report, Module trong cửa sổ có thể có nhiều phần đợc viết lệnh. Mỗi phần có thể là nội dung của một khai báo, một chơng trình con hay một thủ tục đáp ứng điều kiện. 7.5) Cửa sổ Intermediate: Là nơi giúp thi hành trực tiếp một câu lệnh rất hữu dụng trong việc gỡ rối phần mềm. 7.6 Cấu trúc lệnh VBA Cũng giống nh bất cứ cấu trúc lệnh ngôn ngữ nào đều thoả mãn yếu tố sau: 1.2.2 Cấu trúc lệnh VBA Cũng giống nh bất cứ cấu trúc lệnh ngôn ngữ nào đều thoả mãn yếu tố sau: 1.2.3 Có cấu trúc. - Có từ khoá bắt đầu và từ khoá kết thúc. - Thực hiện tuần tự, có thể lồng vào nhau. 1.2.4... Cấu trúc If…….Endif If Then [Else ] End If Nếu thoả mãn điều kiện thì thực hiện thủ tục 1 còn ngợc lại sẽ thực hiện thủ tục 2. Phần nằm trong dấu ngoặc vuông có thể có hoặc có thể không trong cấu trúc lệnh 1.2.5. Cấu trúc For…Next - Cú pháp: For biến chạy = to [step (n)] (Thủ tục1) [Exit For] Next. Biến chạy là kiểu dữ liệu vô hớng: - Giá trị 1: Là kiểu dữ liệu đầu mà biến chạy có thể nhận - Giá trị 2: Là kiểu dữ liệu cuối mà biến chạy có thể nhận - Step (n): Là bớc chạy vòng lặp Các dòng lệnh nằm trong dấu ngoặc vuông có thể có hoặc có thể không có trong cấu trúc lệnh. 1.2.6 Cấu trúc While…….. Wend - Cú pháp: While Wend Khi biểu thức thoả mãn sẽ thực hiện thủ tục. 1.2.7 Cấu trúc Select Case…….And Select - Cú pháp: Select Case Case Case … Case [ Else Case ] End select * Giải thích: luôn giá trị vô hớng đếm đợc nh số nguyên, sâu ký tự, logic. Biểu thức Cấu trúc hoạt động nh sau: Tính giá trị biểu thức Kiểm tra biểu thức bằng giá trị thứ i nếu đúng thì thực hiện thủ tục i và thoát ra khỏi cấu trúc bằng từ khoá End select còn ngợc lai sẽ kiểm tra biểu thức với giá trị i +1.Nếu đúng sẽ thủ tục i +1 ngợc lại sẽ thực hiện thủ tục i +2 trong phần Else Case. Sau đó sẽ thoát ra khỏi từ khoá End select 1.2.8.. Lệnh Docmd (dùng để thay đổi đối tợng) - Cú pháp: + Docmd.close, , + AcForm: dùng để đóng Form + Acreport: dùng để đòng Report + Object type: Là loại đối tợng sẽ đóng + Acquery: Dùng để đóng bảng truy vấn (Query) + Actable: Dùng đẻ đóng bảng cơ sở dữ liệu (Table) + Object Name: Là tên đối tọng sẽ đợc đóng + Save option: Là chỉ định các tuỳ chon để ghi lại cấu trúc + Save No: Đóng đối tợng mà không ghi lại cấu trúc + Save Yes: Đóng đối tợng mà ghi lại cấu trúc + Save Pront: Hiển thị hộp thoại nhắc nhở có ghi lại cấu trúc haykhông B)- MÔ HÌNH THIẾT KẾ BẢNG VÀ CHỨC NĂNG CỦA TỪNG BẢNG: I. Xây dựng hệ thống bảng 1)Bảng Khách: Mô tả thông tin về khách hàng, có một trường khoá chính mô tả Mã khách: Tên Trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú MAKHACH Text 10 Mã Khách TENKHACH Text 10 Tên Khách DIACHI Text 50 Địa chỉ SODT Number Long Integer Số điện thoại 2). Bảng Kho: Mô tả thông tin về kho hàng, có một trường khoá chính mô tả Mã kho: Tên Trường Kiểu Dữ liệu Độ rộng Ghi chú MAKHO Text 10 Mã Kho TENKHO Text 50 Tên Kho 3). Bảng Hàng: Mô tả thông tin về Hàng, có một trường khoá chính mô tả của hàng: Tên Trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú MAHANG Text 25 Mã hàng TENHANG Text 25 Tên hàng DVTINH Text 50 Đơn vị tính 4). Bảng Hoá Đơn Nhập: Mô tả thông tin về hoá đơn nhập, có một trường khoá chính mô tả số hoá đơn nhập, các trường khoá ngoại mô tả mã kho, mã khách: Tên Trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú MAHDNHAP Text 50 Mã hđ nhập MAKHACH Text 10 Mã Khách MAKHO Text 25 Mã kho NGAYNHAP Date/ Time Ngày nhập NGUOINHAP Text 50 Người nhập 5) Bảng Hoá Đơn Xuất: Mô tả thông tin về Hoá đơn xuất, có một trường khoá chính mô tả số hoá đơn xuất, các trường khoá ngoại mô tả Mã kho, Mã khách: Tên Trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú MAHDXUAT Text 25 Mã hđ xuất MAKHACH Text 25 Mã Khách MAKHO Text 50 Mã kho NGAYXUAT Date/ Time 50 Ngày xuất NGUOIXUAT Text 50 Người xuất 6). Bảng Hàng Nhập: Mô tả thông tin về Hàng nhập vào, có 2 trường khoá ngoại mô tả Mã hàng và số hoá đơn nhập: Tên Trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú MAHDNHAP Text 50 MãHĐ Nhập MAHANG Text 50 Mã Hàng SOLUONG Number LongInteger Số Lượng DONGIA Number LongInteger Đơn Giá THANHTIEN Number LongInteger Thành Tiền 7).Bảng Quyền: Mô tả thông tin về quyền truy cập vào hệ thống, có một trường khoá chính mô tả Mã quyền: Tên Trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú MAQUYEN Text 25 Mã Quyền TENQUYEN Text 50 Tên Quyền 8). Bảng Login: Mô tả thông tin về quyền đăng nhập của người dùng với hệ thống, có một trường khoá ngoại mô tả Mã Quyền: Tên Trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú MAQUYEN Text 50 Mã Quyền TENQUYEN Text 50 Tên Quyền USERNAME Text 50 Tên ĐNhập PASSWORD Text 50 Mật Khẩu II. NHẬP DỮ LIỆU CHO BẢNG: Sau khi ghi cấu trúc và đặt tên cho bảng ta dùng lệnh: View / Datasheet View để chuyển bảng sang cách xem hàng cột và nhập dữ liệu. Mỗi dòng của bảng là dữ liệu của một bản ghi và đầu dòng có nút chọn dòng hình vuông, mỗi cột ứng với một trường. Nháy chuột vào một dòng có dữ._.