Tổ chức thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tân Phát- Thanh Trì - Hà Nội (Bông)

hẩm. Vì vậy hoàn thành hay không hoàn thành kế hoạch sản xuất cả về mặt khối lượng cũng như chất lượng. Muốn tiến hành sản xuất được đều đặn, đồng bộ, liên tục thì doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp NVL đủ về số lượng , kịp về thời gian, đúng chủng loại, đúng yêu cầu kỹ thuật, đảm bảo vệ chất lượng. Việc mua, sử dụng và dự trữ tiết kiệm có hiệu quả NVL có tác dụng làm tăng khối lượng sản phẩm sản xuất, giảm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận từ đó làm tăng tích luỹ cho ngân sách, tăng quỹ xí nghiệp, cải thiện đời sống người lao động. Với kiến thức tiếp thu được ở trường và thực tế tìm hiểu tại Công ty được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo Nguyễn Quỳnh Như với sự giúp đỡ của các cô chú Phòng kế toán và Ban lãnh đạo Công ty TNHH Tân Phát, em đã hoàn thành báo cáo với đề tài: "Tổ chức thực hiện công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tân Phát- Thanh Trì - Hà Nội". Do quá trình thực tập và viết báo cáo quá ngắn ngủi, kiến thức còn hạn chế nên báo cáo sẽ không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em xin được các thầy cô giáo và Công ty TNHH Tân Phát đóng góp thêm những ý kiến quý báo để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL của Doanh nghiệp. Chương I Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu I. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL NVL là những đối tượng lao động thể thiện dưới dạng vật hoá bao gồm: Nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, nhiên liệu, thiết bị xây dựng cơ bản (nó là tài sản dự trữ, là đối tượng lao động của sản xuất kinh doanh). - NVL có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và toàn bộ giá trị NVL được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. + Toàn bộ giá trị NVL chuyển vào giá trị sản phẩm mới hình thành lên chi phí NVL thực tiễn và được tính vào giá thành sản phẩm. + Chi phí NVL chiếm tỉ trọng lớn (70-90%) trong giá thành sản phẩm là một trong ba yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh góp phần đảm bảo cho doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch sản xuất, kế hoạch mặt hàng, tính đồng bộ đều đặn trong sản xuất. II. Phân loại, đánh giá và nhiệm vụ của NVL. 1. Phân loại NVL NVL rất đa dạng, phong phú và có nhiều chủng loại do đó có nhiều cách phân loại khác nhau nhưng nếu căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL thì được phân thành: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản, vật liệu khác. 2. Phương pháp đánh giá và cách đánh giá NVL 2.1. Nguyên tắc đánh giá NVL NVL hiện có ở các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ sách kế toán theo giá thực tế. Giá thực tế NVL trong từng trường hợp có thể khác nhau tuỳ thuộc vào nguồn NVL và giai đoạn nhập xuất NVL vì vậy khi hạch toán phải tuân theo nguyên tắc nhất quán trong cách tính giá NVL. 2.2. Cách đánh giá NVL nhập kho. NVL nhập kho có thể là do nhiều nguồn khác nhau như tự sản xuất thuê gia công chế biến, hoặc do nhận vốn góp liên doanh, kiểm kê phát hiện thừa…. nhưng nguồn phổ biến nhất là mua ngoài. Với NVL mua ngoài dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá vật liệu được tính là giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng với các chi phí thu mua khác và thuế nhập khẩu (nếu có) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng. Với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp là tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT. 2.3. Cách đánh giá NVL xuất kho. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà lựa chọn phương pháp tính giá phù hợp cho doanh nghiệp mình. Theo chuẩn mực kế toán số 02" Hàng tồn kho ban hành theo quyết định 149/2001/BTC ngày 31/12/2001" ta có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp nhập trước, xuất trước; phương pháp nhập sau, xuất trước; phương pháp đơn giá bình quân có ba cách tính: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước, giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập; phương pháp đích danh và phương pháp giá hạch toán. 3. Nhiệm vụ: Để thực hiện tốt công tác quản lý NVL kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của NVL cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn giá trị vốn của NVL nhập -xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua, sử dụng và dự trữ NVL. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. III. thủ tục quản lý nhập - xuất kho nvl và các chứng từ kế toán liên quan. 1. Thủ tục nhập - xuất kho - Thủ tục nhập kho: Khi có giấy báo nhận hàng, hàng về đến nơi phải lập ban kiểm nghiệm (về số lượng, quy cách, chắt lượng….) Ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệp, bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho dựa trên hoá đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi chuyển cho thủ kho. Thủ kho kiểm tra và nhận hàng rồi ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán làm thủ tục ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp nhập NVL. Trường hợp hàng thừa, thiếu thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng và cùng người giao lập biên bản chờ xử lý. - Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào nhu cầu sử dụng NVL của đơn vị sản xuất, nhân viên phòng tổng hợp lập phiếu xuất kho. S au khi có phiếu xuất kho công nhân đội sản xuất cần đến kho lĩnh NVL. Thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho rồi chuyển phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán làm thủ tục ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp xuất NVL. Phiếu xuất kho ghi làm 3 liên: 1 liên thủ kho giữ, 1 liên người lập phiếu xuất kho giữ và 1 liên người lĩnh NVL giữ. 2. Các chứng từ cần thiết. Phiếu nhập kho (01-VT); phiếu xuất kho (014- VT); phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03/VT-3LL); biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (08-VT); Biên bản kiểm nghiệm (05-VT); thẻ kho (06-VT); phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(07-VT)… Ngoài các chứng từ bắt buộc các doanh nghiệp có thể dùng thêm các chứng từ hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (04-VT) IV. kế toán chi tiết và tổng hợp nvl 1. Kế toán chi tiết NVL Để kế toán chi tiết vật liệu hiện nay ở nước ta các doanh nghiệp đang áp dụng một trong 3 phương pháp: a) Phương pháp thẻ song song. Sơ đồ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng  b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Sơ đồ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng c) Phương pháp sổ số dư. Sơ đồ chi tiết vật liệu, dụng cụ, công cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Kế toán tổng hợp Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm khác nhau tuỳ theo từng đặc điểm mỗi doanh nghiệp mà áp dụng phương pháp nào cho phù hợp. 2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. 2.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 152" Nguyên liệu, vật liệu", tài khoản 151 "Hàng đang đi trên đường", tài khoản 331 "Phải trả cho người bán". Ngoài ra trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như tài khoản 133, tài khoản 111, 112…. 2.2. Hạch toán tình hình biến động tăng NVL đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu t rừ. Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa có thuế được ghi tăng giá mua NVL còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào sổ được khấu trừ. Các nghiệp vụ làm tăng NVL có thể do doanh nghiệp tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, do nhận góp vốn liên doanh, do xuất dùng chưa hết nhập kho…. nhưng nghiệp vụ kế toán chủ yếu nhất là tăng NVL do mua ngoài sẽ được hạch toán như sau: a) Trường hợp mua ngoài hàng, hoá đơn cùng về: * Trường hợp hàng về đủ so với hoá đơn: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi. Nợ TK 152: Giá mua + chi phí mua NVL Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (3331 thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ được khấu trừ). Có TK 331: Tổng giá trị thanh toán * Trường hợp hàng về thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ ghi tăng số NVL thực nhận, số phiếu phải căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán để cùng giải quyết.  Nợ TK 152: Giá trị số thực nhập kho. Nợ TK 1381: Giá trị số thiếu không có thuế GTGT. Nợ TK: 133: Thuế GTGT theo hoá đơn. Có TK: 331:Giá thanh toán theo hóa đơn. - Nếu người bán giao tiếp hàng thiếu Nợ TK152 (Chi teietsNVL): Số thiếu đã nhận. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu - Nếu người bán không còn hàng. Nợ TK331: Tổng giá thanh toán Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu Có TK 133(1331): Thuế GTGT tương ứng số hàng thiếu. - Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 138 (1388): Cá nhân bồi thường Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng số hàng thiếu cá nhân bồi thường. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu mà cá nhân bồi thường - Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân. Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381) Xử lý tối thiểu. * Trường hợp hàng về thừa so với hoá đơn: Bên phát hiện thừa phải báo cáo cho các bên liên quan biết để xử lý, kế toán hạch toán. - Nếu nhập toàn bộ thì ghi tăng giá trị NVL: Nợ TK 152: Giá mua + chi phí mua NVL chưa có thuế. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK: Giá trị hàng thừa theo giá mua chưa thuế. - Nếu trả lại hàng thừa: Nợ TK 338 (3381): Giá trị thừa đã xử lý Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa. Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. - Nếu không rõ nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập bất thường. Nợ TK 338 (3381):Trị giá hàng thừa Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân. b) Trường hợp hàng về hoá đơn cùng về Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán phản ánh vào giá mua của hàng nhập kho bằng bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 153 (chi tiết từng loại): giá thực tế dụng cụ công cụ nhập kho Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (331, 111, 112, 141…): tổng giá thanh toán của vật liệu, công cụ, dụng cụ mua ngoài. - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua (do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm…) hoặc hàng mua nay trả lại chủ hàng. Nợ TK 331: trừ vào số tiền phải trả người bán Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (1388): Số được người bán chấp nhận nhưng chưa trả. Có TK liên quan (152,153 - chi tiết từng loại): số giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại hay hàng mua trả lại theo giá không thuế. Có TK 133 (1331): thiếu GTGT đầu vào tương ứng. - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn. Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388,…): trừ vào số tiền hàng phải trả hay nhận bằng tiền,… Có TK 511: số tiền được hưởng c) Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "Hàng mua đang đi trên đường". Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Giá mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (331, 111, 112, 141…) Sang tháng sau, khi hàng về ghi: Nợ TK liên quan (152, 153, 1561 - chi tiết từng loại) Nếu nhập kho vật liệu, dụng cụ, hàng hoá Nợ TK 621, 627, 641, 642: nếu chuyển giao trực tiếp cho các bộ phận sử dụng, không qua kho. Có TK 151: hàng đi đường kỳ trước đã về. Hạch toán tăng NVL trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Hạch toán tương tự như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng phần thuế GTGT được tính vào trị giá thực tế của NVL nên khi mua ngoài giá mua bằng tổng giá thanh toán. 2.3. Hạch toán tình hình biến động giảm NVL Khi xuất NVL sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, dịch vụ hoặc cho quản lý, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK621: Giá trị NVL xuất cho sản xuất sản phẩm. Nợ TK 627: Giá trị NVL xuất cho bộ phận quản lý. Nợ TK 641: Giá trị NVL xuất cho bộ phận bán hàng. Nợ TK 642: Giá trị NVL xuất cho bộ phận quản lý doanh nghiệp Có TK 152: Tổng giá trị NVL xuất cho các bộ phận. Ngoài ra còn giảm do xuất bán, góp vốn liên doanh, cho vay tạm thời hoặc do các nguyên nhân khác. Chương II Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tân Phát I. Quá trình phát triển và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 1. Quá trình phát triển của Công ty Công ty TNHH Tân Phát được thành lập ngày 18/9/1999 theo quyết định số GP/TLDN của UBND thành phố Hà Nội với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là Dệt may Tên giao dịch: Công ty TNHH Tân Phát Trụ sở: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Đến nay doanh nghiệp đã có quá trình phát triển trên 7 năm, ngay từ ngày có quyết định thành lập, được sự ủng hộ của UBND thành phố Hà Nội, Công ty TNHH đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Để khẳng định được mình trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, Công ty luôn lấy chất lượng sản phẩm là trọng tâm trên cơ sở đó tăng số lượng sản phẩm để tăng năng suất lao động. Đặc biệt quan tâm đến khâu sắp xếp tổ chức lao động sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất. Đầu tư mua sắm máy móc, hiện đại, đa dạng hóa sản phẩm và ngày một nâng cao tay nghề cho công nhân. Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển, Công ty đã có những thành tích đáng kể. Hiện nay Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề, sản phẩm của Công ty đã có mặt tại một số thị trường lớn như: Mỹ, Ba Lan, Nhật Bản. Những thành tựu đạt được tuy còn khiêm tốn nhưng nó đã đánh dấu bước phát triển lâu dài của Công ty TNHH Tân Phát. Điều này có thể thấy rõ trong bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua năm 2005 và năm 2006. Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2005 Năm 2006 Doanh thu thuần Tr.đ 85 tỷ đồng 105 tỷ đồng Lợi nhuận trước thuế Tr.đ 475 triệu đồng 965 triệu đồng Tổng số vốn kinh doanh trong đó: Tr.đ 3,7 tỷ đồng 5,0 tỷ đồng - Vốn cố định 1,75 tỷ đồng 2 tỷ đồng - Vốn lưu động 1,95 tỷ đồng 3 tỷ đồng Các khoản nộp ngân sách Tr.đ 305 triệu đồng 542 triệu đồng Tổng số lao động Người 50 75 Thu nhập BQ 1 lao động 1 tháng Đồng 1.000.000 đ/ng 1.200.000đ/ng 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Việc tổ chức quản lý rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, giúp cho việc đảm bảo sản xuất kinh doanh và đặc biệt là việc nâng cao chất lượng sản phẩm được thực hiện và hoàn thiện hơn. Doanh nghiệp nào thực hiện công tác quản lý một cách nghiêm túc hơn và có hệ thống thì ở đó có hiệu quả sản xuất và sản phẩm sản xuất ra đạt chất lượng cao. ở Công ty TNHH Tân Phát, do sản phẩm chủ yếu xuất khẩu, đòi hỏi chất lượng cao nên công tác tổ chức quản lý chất lượng được cán bộ lãnh đạo đặc biệt quan tâm. Công ty TNHH Tân Phát thực hiện chế độ quản lý theo hình thức trực tuyến. Công ty áp dụng mô hình hệ thống chất lượng từ Tổng giám đốc đến các phòng ban và đến các công nhân sản xuất. Sơ đồ bộ máy quản lý và điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh ở Công ty TNHH Tân Phát Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kỹ thuật Trung tâm KCS Phòng kế toán TC Phòng kế hoạch tiêu thụ Phòng xuất nhập khẩu Phòng tổ chức hành chính Phòng bảo vệ Phân xưởng sợi Phân xưởng dệt Phân xưởng nhuộm Phân xưởng cơ điện Phân xưởng may Phòng dịch vụ 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Công ty TNHH Tân Phát 3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH Tân Phát tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Đứng đầu là kế toán trưởng, có nhiệm vụ tổ chức điều hành bộ máy kế toán, giám đốc các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các phát sinh kinh tế của Công ty, đồng thời kiểm tra và đánh giá chất lượng công tác của các kế toán viên. Đặc biệt, kế toán trưởng cùng một phó Tổng giám đốc và 3 giám đốc điều hành, tổ chức giúp Tổng giám đốc lựa chọn phương án kinh doanh và đầu tư có hiệu quả cao. Trợ lý cho kế toán trưởng là hai phó phòng; phó phòng kế toán tài chính và phó phòng kế toán. Nhiệm vụ của hai phó phòng là định kỳ báo cáo lại cho kế toán trưởng một cách chính xác và kịp thời các số liệu do các kế toán viên cung cấp sau khi kiểm tra tính chính xác và hợp lý của chúng. Cụ thể, được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: Sơ đồ bộ máy kế toán ở Công ty TNHH Tân Phát Kế toán trưởng Phó phòng kế toán tổng hợp Kế toán tiền ngân hàng Kế toán TSCĐ Kế toán vật liệu CCDC Kế toán tập hợp chi phí và tính GTSP Kế toán TP và tiêu thụ TP Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Thủ quỹ 3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy sổ kế toán Công ty TNHH Tân Phát là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam Niên độ kế toán được áp dụng tại Công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12. Đơn vị kế toán sử dụng trong ghi chép là đồng và hình thức sổ mà Công ty áp dụng trong việc tổ chức kế toán là hình thức sổ NKCT. Theo hình thức này, quy trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Công ty TNHH Tân Phát sử dụng các chứng từ và sổ sách như sau: Căn cứ vào các chứng từ ban đầu như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm Hà Nội, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá, phiếu báo về còn lại cuối kỳ, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán người bán... và các bảng kê nhập, bảng kê xuất. Dựa vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán và căn cứ vào giá trị ghi trên hóa đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... để vào cột thực tế, kế toán tiến hành lập bảng kê số 3. Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật liệu và bảng kê số 3, cuối tháng kế toán tổng hợp và đưa ra bảng phân bổ vật liệu. Bảng này phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Bảng phân bổ số 2 là cơ sở để tập hợp cho chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời lấy số liệu để ghi vào các sổ kế toán liên quan như bảng kê số 4, số 5, số 6. Cuối mỗi niên độ, kế toán tập hợp số vật liệu vào Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 4, số 5, số 7, số 10 và vào sổ cái tài khoản 152. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ ở Công ty TNHH Tân Phát Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Thẻ vào sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra II. Thực tế công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tân Phát 1. Đặc điểm và phân loại NVL Công ty TNHH Tân Phát là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy, vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng. Để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu căn cứ vào vai trò tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Cụ thể, vật liệu của Công ty được chia thành các loại sau: Vật liệu chính: gồm các loại bông xơ, chủ yếu nhập từ nước ngoài như xơ PE (Eslon), xơ PE (Sunkyong), bông Mỹ cấp I, II, bông úc cấp I, bông Việt Nam. Vật liệu phụ: các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun, phecmơtuya, phấn may, băng dính, hóa chất, thuốc nhuộm... Nhiên liệu: điện, xăng (A 83, A92), dầu công nghiệp... Phụ tùng thay thế: máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi suốt, dây curoa. Văn phòng phẩm: giấy, mực in, bút bi, máy tính... các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng. Vật liệu xây dựng: sắt, thép, xi măng, kính... Bao bì đóng gói: bao tải dứa, dây buộc, dây đai nylon, hòm carton... Phế liệu thu hồi: sản phẩm hỏng, vải vụn, vải thừa... Việc phân loại vật liệu như trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức quản lý một cách khoa học vật liệu phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên cơ sở phân loại tỷ mỷ, chính xác từng thứ vật liệu. 2. Thủ tục nhập - xuất kho NVL và cách tính giá NVL xuất kho Vật liệu của Công ty chủ yếu được nhập từ nước ngoài và từ nhiều nguồn khác nhau. Do vậy, giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập, đồng thời tùy thuộc vào tính chất của từng loại vật liệu mà chúng được bảo quản ở các kho khác nhau: kho bông xơ, kho hóa chất, kho xăng dầu, kho thiết bị, kho vật tư bao gói, kho phế liệu, kho vật liệu xây dựng. Đối với vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ xuất kho, kế toán chỉ ghi số thức xuất. Cuối tháng, sau khi tổng hợp đầy đủ vật liệu xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ như sau: = = x Nhưng theo nguyên tắc kế toán, kế toán xuất kho vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế. Vì vậy, để đơn giản hơn, tại Công ty vật liệu chính xuất kho được coi là theo giá hạch toán. Đến cuối kỳ, kế toán tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, theo công thức sau: = x = Trong đó: Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... Giá hạch toán vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn. Như vậy, giá thực tế vật liệu nhập kho phản ánh được phần chi phí có liên quan phát sinh còn giá hạch toán thì không, giá hạch toán và giá thực tế chỉ khác nhau nếu có các chi phí khác phát sinh ngoài hóa đơn tài chính. Biểu số 3.1 Hóa đơn GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 11 năm 2005 Mẫu số: 01GTKT-3LL Ký hiệu: AA/02 Số: 07 Đơn vị bán: Công ty XNK Dệt may Địa chỉ: 144 Trường Chinh - Kiến An - Hải Phòng Điện thoại: 031 749 295 Mã số: 0700189350 Họ tên người mua hàng: Lê Kim Liên Đơn vị: Công ty TNHH Tân Phát Địa chỉ: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức thanh toán: trả chậm Mã số: 060000173518 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656 1875397 3012908886 Thuế suất, thuế GTGT 10% Cộng tiền hàng 3012908886 Tiền thuế GTGT 301290886 Tổng tiền thanh toán 3314199774 Ba tỷ, ba trăm mười bốn triệu, một trăm chín chín nghìn, bảy trăm bảy tư đồng Người mua hàng Lê Kim Liên (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Vũ Ngọc Khanh (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Biểu số 3.2 Công ty TNHH Tân phát Văn điển - thanh trì - Hà Nội Mẫu số: 05 - VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 10 tháng 11 năm 2005 - Căn cứ quy định số ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật tư của Giám đốc Công ty . Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Phạm Văn Tùng Trưởng ban Ông: Lê Nam Thắng ủy viên Ông: Vũ Thanh Hương ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, PC Số lượng không đúng quy cách, PC 01 Bông Mỹ cấp 3 kg kg 160656 160656 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: số NVL trên đủ điều kiện nhập kho Đại diện kỹ thuật Lê Nam Thắng (Đã ký) Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Trưởng ban Phạm Văn Tùng (Đã ký) Biểu số 3.3 Công ty TNHH Tân phát Văn điển - thanh trì - Hà Nội Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 11 năm 2005 Số: 7 Nợ: 152.1 Có: 331 Họ và tên người giao hàng: Lê Kim Liên Theo hóa đơn GTGT số 7 ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Công ty XNK Dệt may Hải Phòng. Nhập tại kho: Bông xơ TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656 160656 1875397 3012908886 3012908886 Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Hoàng Văn Minh (Đã ký) Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) Biểu số3.4 Công ty TNHH Tân phát Văn điển - thanh trì - Hà Nội Mẫu số: 02 - VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 11 năm 2005 Số: 3 Nợ: 621.1 Có: 152.1 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Liên Đơn vị: Nhà máy sợi Vinh Xuất tại kho: Bông xơ TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Xơ Nanlon kg 228.000.000 228.000.000 3.296.286.048 02 Bông Mỹ cấp 1 kg 48.416.200 48.416.200 915.739.730 03 Bông Mỹ cấp 2 kg 12.671.000 12.671.000 239.672.307 Cộng 412.818.300 412.818.300 6.846.240.103 (Sáu tỷ, tám trăm bốn sáu triệu, hai trăm bốn mươi nghìn, một trăm lẻ ba đồng) Xuất ngày 15 tháng 11 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Hoàng Văn Minh (Đã ký) Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Người nhận Nguyễn Thị Liên (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) Biểu số3.5 Công ty TNHH Tân phát Văn điển - thanh trì - HN Hóa đơn (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 -GTGT-3LL Ký hiệu: AA/02 Số: 07 Đơn vị bán: Công ty TNHH Tân Phát Địa chỉ: Văn Điển - Thanh Trì - Hà Nội Họ tên người mua: Lê Thị Hoa Đơn vị: Xí nghiệp dịch vụ TM Ngành Bông Địa chỉ: Lộ I, 15-16-17 đường D2-P25-Q.Bình Thạnh - TPHCM Hình thức thanh toán: TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Bông Việt Nam cấp 1 Kg 98 18300 1793400 Cộng 1793400 Thuế suất GTGT 10% 179340 Tổng cộng tiền thanh toán 1972740 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu chín trăm bảy hai nghìn bảy trăm bốn mươi đồng. Người mua hàng Lê thị Hoa (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) Biểu số3.8 Công ty TNHH Tân phát Văn điển - thanh trì - HN Thẻ kho Ngày lập thẻ 01/01/2005 Mẫu số: 02 - VT Ban hành theo QĐ số1141/TC/QĐ/CĐCT Ngày 1/11/1995 của BTC Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bông xơ Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Số lượng nhập Số lượng xuất Tồn kho SH NT Tồn đầu tháng 09/2003 3094563 21677 10/11 Nhà máy Sợi Vinh 1347000 1747463 21678 13/11 Nhà máy Sợi Vinh 661000 1086563 109 15/11 Công ty Dệt may Việt Nam - TPHCM 160000 1246563 ...... Cộng phát sinh tháng 9/03 2409740 2008000 Tồn cuối tháng 3496303 Ngày mở sổ 01/01/2005 Thủ kho Vũ Thanh Hương (Đã ký) Kế toán trưởng Cao Thị Ngát (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị Phạm Mạnh Hùng (Đã ký) 3. Hạch toán chi tiết NVL Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của Công ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, Công ty hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp "thẻ song song". Cách thực hiện sau: 3.1. Tại kho: Đối với vật liệu nhập kho: dựa vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho. Sau đó thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng ký vào từng liên. Phiếu này gồm ba liên, một liên thủ kho giao cho người giao hàng kèm với hóa đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán, một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán, liên còn lại gửi về phòng sản xuất kinh doanh. Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện thiếu hoặc thừa vật liệu, vật liệu không đúng quy cách, mẫu mã ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng sản xuất kinh doanh biết. Đối với vật liệu xuất kho: như chúng ta đã biết, trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất trực tiếp và phục vụ quản lý quá trình sản xuất đó, ngoài ra vật liệu còn xuất bán. Trước hết, đối với vật liệu xuất kho cho sản xuất: thủ kho căn cứ vào phiếu xuất vật tư hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng sản xuất kinh doanh lập. Phiếu này gòm có 3 liên, thủ kho giữ hai liên và bộ phận lĩnh giữ một liên để ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Vì khi đi lĩnh vật tư, người đi lĩnh phải mang theo phiếu xuất vật tư xuống kho. Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu xuất kho của các bộ phận, tính tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với số ghi trên thẻ kho rồi ký vào ba liên, một liên thủ kho gửi trả lại phòng sản xuất kinh doanh để lưu, một liên người phụ trách vật liệu tại bộ phận nghiệp vụ sản xuất giữ để theo dõi, một liên thủ kho chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đối với vật liệu xuất bán: thủ kho căn cứ vào "Hóa đơn GTGT" do phòng sản xuất kinh doanh lập (dựa vào những thỏa thuận với khách hàng, phiếu này được lập thành ba liên) tiến hành xuất giao vật tư cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào ba bản: liên một lưu ở phòng thị trường, liên hai giao cho khách hàng, liên ba thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Tóm lại, trình tự mở thẻ kho của thủ kho được tiến hành như sau: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ (10 ngày), thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xếp theo từng nhóm vật tư) về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn của từng kho và số tồn trên thẻ kho. Song ở Công ty việc này không diễn ra thư._.