Tổ chức sự kiện về kinh tế làng nghề cho sinh viên khối ngành kinh tế trên địa bàn thủ đô Hà Nội

ng đáng kể làm tăng thu nhập quốc dân. Kinh tế làng nghề là một bộ phận quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, và cần phải đưa ra biện pháp phát triển toàn diện. Điều này đã được nhắc đến trong văn kiện Đại hội 2 – Hiệp Hội Làng Nghề Việt Nam nói riêng, và trong đường lối công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước đến năm 2020 nói chung. Để tận dụng và thực hiện việc phát triển kinh tế làng nghề thì vấn đề giáo dục cho đội ngũ thanh niên hiểu và thực hành là hướng phát triển lâu dài. Trong đó ngoài việc tìm kiếm, đào tạo bộ phận tầng lớp thanh niên trở thành thợ lành nghề, thì tầng lớp thanh niên có tri thức kinh tế sẽ là mắt xích cần thiết cho sự phát triển kinh tế làng nghề Việt Nam trong nền kinh tế thị trường và xu hướng toàn cầu hoá hiện nay. Thực tế, sinh viên khối ngành kinh tế được tiếp cận rất nhiều nguồn tin về các lĩnh vực ngành nghề khác, trong khi thông tin về làng nghề thì thiếu, không đầy đủ, chưa có một chương trình cụ thể nào giáo dục truyền bá thông tin kinh tế làng nghề tới cho đối tượng này. Vấn đề đặt ra là từ 2 phía : phía sinh viên khối ngành kinh tế - những nhà kinh doanh tương lai, phải tập trung tìm kiếm thông tin làng nghề; nhưng quan trọng hơn là sự cung cấp có hệ thống các thông tin kinh tế làng nghề trên các phương tiện truyền thông, các hoạt động truyền thông, dần cho sinh viên khối kinh tế thấy được tiềm năng, sự kỳ vọng, những giá trị sâu sắc của việc phát triển guồng quay kinh tế làng nghề cho nền kinh tế nước nhà. Trước vấn đề này, chúng tôi thực hiện đề tài Tổ chức sự kiện về kinh tế làng nghề cho sinh viên khối ngành kinh tế trên địa bàn thủ đô Hà Nội nhằm xây dựng hoạt động tổ chức sự kiện nhằm truyền thông thông tin về kinh tế làng nghề tới sinh viên theo cách mà sinh viên dễ tiếp nhận. 1. Mục tiêu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài a. Mục tiêu của đề tài Trong khuôn khổ đề tài, chúng tôi thực hiện hoạt động điều tra nghiên cứu nhằm mục tiêu đưa ra phương án xây dựng mô hình tổ chức sự kiện về kinh tế làng nghề phù hợp và thu hút được sự tham gia lắng nghe, trao đổi 2 chiều của sinh viên khối ngành kinh tế về các chủ đề của kinh tế làng nghề Việt Nam. b. Đối tượng của đề tài Để thực hiện mục tiêu đề tài, chúng tôi tiến hành nghiên cứu các đối tượng: thông tin trong hoạt động truyền thông, hoạt động tổ chức sự kiện. c. Phạm vi nghiên cứu Đề tài được triển khai từ tháng 8/2008 với việc khảo sát điều tra sinh viên thuộc 5 trường khối ngành kinh tế, bao gồm: ĐH Kinh Tế Quốc Dân, Học viên Ngân hàng, Học Viện Tài Chính, ĐH Ngoại Thương, ĐH Thương Mại. Trong đề tài chúng tôi tiến hành thực nghiệm hoạt động tổ chức sự kiện về kinh tế làng nghề cho sinh viên qua việc tổ chức chương trình hội thảo: “ Du lịch làng nghề - hướng phát triển cho hàng thủ công mỹ nghệ của các làng nghê truyền thống”. Ngoài ra chúng tôi cũng tiến hành công tác phỏng vấn quan sát các sự kiện về làng nghề do Hiệp Hội Làng Nghề Việt Nam tổ chức để tìm phương án thực hiện sự kiện với sinh viên khối ngành kinh tế một cách độc đáo. Các sự kiện đó là: Lễ hội Hoàng thành Thăng Long, Triển lãm làng nghề - tổ chức tại trung tâm triển lãm Giảng Võ, Đại hội Hiệp hội làng nghề lần II - tổ chức tại trung tâm triển lãm Nông Nghiệp. Chúng tôi cũng tham khảo ý kiến của ông Lưu Duy Dần – Phó chủ tịch , tổng ban thư ký Hiệp Hội Làng Nghề Việt Nam; ban thanh niên thuộc Trung ương đoàn, Thạc sĩ Đào Ngọc Tiến – phó phòng Quản lý Nghiên cứu khoa học trường Đại học Ngoại Thương, cùng hội sinh viên, đoàn thanh niên thuộc 5 trường đại học được điều tra. 2. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu 2.1. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp duy vật biện chứng được thể hiện trong đề tài. Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phân tích thống kê, so sánh, điều tra thu tập và phân tích những tư liệu thực tế ( cả số liệu thứ cấp và sơ cấp ) được sử dụng để đạt được mục tiêu của đề tài. Phương pháp phân tích, tổng hợp và xử lý những số liệu thống kê và dữ liệu thực tế thu được từ các cuộc điều tra, phỏng vấn được xem là cơ bản nhất. Dựa trên cơ sở kiến thức về điều tra nghiên cứu đã được học và tìm hiểu thêm cũng như điều kiện nguồn lực và thời gian của nhóm, nhóm nghiên cứu đã lựa chọn, sử dụng những phương pháp phù hợp với việc điều tra nghiên cứu đề tài như sau: Điều tra chọn mẫu, điều tra thực nghiệm, phát vấn và phỏng vấn cá nhân chuyên sâu. a. Phương pháp điều tra chọn mẫu Chọn mẫu là việc sử dụng một số lượng nhỏ các phần tử của tổng thể trong quá trình nghiên cứu, từ đó rút ra những kết luận về những đặc điểm chung của tổng thể nghiên cứu. Có hai nhóm phương pháp chọn mẫu tổng quát mà nhà nghiên cứu có thể lựa chọn, đó là: Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên (gồm chọn mẫu ngẫu nhiên đơn giản, chọn mẫu hệ thống, chọn mẫu phân tầng có tỉ lệ hay không có tỉ lệ, chọn mẫu cả khối) và phương pháp chọn mẫu phi ngẫu nhiên. Do một số nguyên nhân như: Việc đảm bảo tính ngẫu nhiên trong lựa chọn các phần tử mẫu; sự không sẵn sàng, không đầy đủ của khung lấy mẫu; điều kiện thời gian, ngân sách dành cho cuộc nghiên cứu có hạn; sự hiểu biết, kinh nghiệm còn hạn chế của nhóm nghiên cứu và tính chất của cuộc nghiên cứu … nên nhóm nghiên cứu quyết định lựa chọn phương pháp chọn mấu ngẫu nhiên phân tầng có tỉ lệ. Chọn mẫu phân tầng tức là một mẫu ngẫu nhiên được thành lập dựa trên những nhóm nhỏ phản ánh những đặc điểm của tổng thể, những nhóm nhỏ được gọi là các mẫu nhỏ được lập một cách ngẫu nhiên. Mẫu phân tầng theo tỉ lệ là mẫu mà trong đó một số lượng đơn vị mẫu được rút ra từ mỗi tầng tỉ lệ với kích thước tương đối của mỗi nhóm so với toàn bộ tổng thể. Phương pháp này đảm bảo được cấu trúc mẫu có đặc điểm tương đồng với cấu trúc của tổng thể đồng thời đảm bảo sự trùng khớp về cơ cấu tỉ lệ trong mẫu và trong tổng thể. Việc xác định tỷ lệ của mỗi tầng trong tổng thể được tính như sau: pi = số lượng phần tử trong mỗi tầng / tổng số phần tử của tổng thể Trong đó: pi là tỷ lệ của phần tử ở tầng thứ i Và công thức tính số lượng sản phẩm được chọn ở mỗi tầng là: ni = (kích thước mẫu) x (pi) Trong đó: ni là số lượng phần tử được chọn ở tầng thứ i b. Điều tra thực nghiệm - Trắc nghiệm Marketing Phương pháp thực nghiệm là việc nhà nghiên cứu điều khiển những điều kiện nhất định trong một môi trường và sau đó đo lường ảnh hưởng của những điều kiện đó. Trắc nghiệm marketing là cuộc thực nghiệm được tiến hành trong một khung cảnh thị trường cụ thể, từ đó thu thập những phản ứng của thị trường về sản phẩm, dịch vụ mới đồng thời đánh giá các phương án, chính sách marketing-mix đối với sản phẩm, dịch vụ hiện tại và sản phẩm mới của doanh nghiệp. Việc lựa chọn khu vực trắc nghiệm marketing phải đảm bảo ba nguyên tắc: tính đại diện, mức độ biệt lập và khả năng kiểm soát các chính sách marketing nhằm thu thập được thông tin trung thực, chính xác, toàn diện và phong phú về phản ứng của thị trường. Phương pháp này đòi hỏi chí phí lớn, thời gian kéo dài và tính đại diện cao của thị trường được lựa chọn. c. Phỏng vấn cá nhân không có phỏng vấn viên và có sử dụng bảng hỏi (Phát vấn) Theo phương pháp này, nhóm nghiên cứu tiến hành lập bảng hỏi với thiết kế đảm bảo sự dễ hiểu, ngắn gọn và đơn giản, sau đó triển khai nghiên cứu trên mẫu đã lựa chọn bằng cách phát bảng câu hỏi tới các đối tượng nghiên cứu. Sử dụng phương pháp phát vấn cho phép triển khai nghiên cứu trên một phạm vi rộng, trong khoảng thời gian hạn chế đồng thời chi phí thu thập thông tin thấp, thông tin thu được có độ chính xác khá cao nhưng lại có nhược điểm là tỉ lệ trả lời của đối tượng nghiên cứu thấp. d. Phỏng vấn cá nhân chuyên sâu Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là việc có phỏng vấn viên tham gia nhưng lại không sử dụng bảng hỏi trong quá trình phỏng vấn. Theo đó, phỏng vấn viên sẽ phải tiếp xúc trực tiếp với đối tượng nghiên cứu, trao đổi với họ về những chủ đề liên quan đến cuộc nghiên cứu, từ đó tìm hiểu thật cặn kẽ, thật sâu về đối tượng, tiếp theo là tổng hợp lại nguồn thông tin thu được nhằm tìm ra những nguồn thông tin hữu ích và chính xác cho đề tài nghiên cứu. Ưu điểm của phương pháp này là đảm bảo tương đối về tính chính xác, độ sâu sắc của nguồn thông tin tìm được nhưng nhược điểm là cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra trong một thời gian khá lâu (ít nhất là khoảng 1 tiếng - 2 tiếng), điều đó sẽ gây khó khăn cho việc phỏng vấn vì đối nghiên cứu rất có thể sẽ tỏ ra khó chịu hay họ sẽ không có đủ thời gian để tham gia phỏng vấn. 2.2. Nguồn dữ liệu - Dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu từ các cơ quan : Hiệp Hội Làng Nghề Việt Nam, Ban Trung ương đoàn; các tài liệu luận án và tài liệu chuyên ngành có liên quan. - Dữ liệu sơ cấp: những thông tin, số liệu thu thập thông qua việc điều tra thực tế tại các trường đại học khối kinh tế, chương trình thực nghiệm do khoa Marketing chỉ đạo tổ chức “ Du lịch làng nghề - hướng phát triển cho hàng thủ công mỹ nghệ của các làng nghề truyền thống”. 3. Bố cục của đề tài Đề tài gồm 50 trang, gồm 11 bảng, 4 biểu đồ, 2 sơ đồ, 3 phụ lục. Ngoài mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương : Chương 1: Một số vấn đề lý luận Chương 2: Báo cáo kết quả nghiên cứu Chương 3: Phương án tổ chức sự kiện về kinh tế làng nghề cho sinh viên khối ngành kinh tế trên địa bàn thủ đô Hà Nội. Chương 1 Một số vấn đề lý luận Khái niệm thông tin – thông tin kinh tế làng nghề Thông tin Khái niệm Thông tin là dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau hình thành nên kiến thức. ( Quản trị thông tin tinh giản , NXB Thống Kê ) Cụ thể đó là những thông báo hay các bản tin nhằm mang lại sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin. Đứng trên phương diện là nhà Marketing, thông tin là những dữ kiện và tin tức có liên quan và phục vụ cho việc quản trị Marketing. Cung cấp và xử lý thông tin Nhiễu Phản ứng đáp lại Thông tin phản hồi Ngưởi nhận tin Giải mã Phương tiện truyền thông Thông điệp Mã hóa Nguồn phát ( người gửi tin) Sơ đồ 1: Quá trình cung cấp và xử lý thông tin Nguồn phát: là người tạo ra các thông điệp và mục tiêu truyền tin. Mã hóa: là tiến trình chuyển ý tưởng và thông tin thành những hình thức có tính biểu tượng ( quá trình thể hiện ý tưởng bằng một ngôn ngữ truyền thông nào đó). Ví dụ, viến thông tin thành lời nói, chữ viết, hình ảnh để khách hàng tiềm năng có thể nhận thức được. Thông điệp: là tập hợp những biểu tượng ( nội dung tin) mà chủ thể truyền đi. Tùy từng hình thức truyền thông mà nội dung thông điệp có sự khác nhau. Một thông điệp trên truyền hình có thể là sự phối hợp cả hình ảnh , âm thanh, lời nói. Phương tiện truyền thông: các kênh truyền thông qua đó thông điệp được truyền từ người gửi tới người nhận. Phương tiện truyền tin có thể là các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, truyền hình, phát thanh hoặc là các phương tiện truyền tin độc lập như thư trực tiếp. Giải mã: tiến trình theo đó người nhân xử lý thông điệp để nhận tin và tìm hiểu ý tưởng của chủ thể ( người gửi ). Người nhận: là đối tượng nhận tin, nhận thông điệp do chủ thể gửi tới. Phản ứng đáp lại: tập hợp những phản ứng mà người nhận có được sau khi tiếp nhận và xử lý thông điệp. Những phản ứng tích cức mà chủ thể truyền thông mong muốn là hiểu, tin tưởng và hành động mua. Phản hồi: một phần sử phản ứng của người nhận được truyền thông trở lại cho chủ thể ( người gửi ). Thông tin phản hồi có thể là tích cực hoặc tiêu cực. Một chương trình truyền thông hiệu quả thường có những thông tin phản hồi tốt trở lại chủ thể. Sự nhiễu tạp: tình trạng biến lệch ngoài dự kiến do các yếu tố môi trường trong quá trình truyền thông làm cho thông tin đến với người nhận không trung thực với thông điệp gửi đi. ( Nguồn: Giáo trình Marketing căn bản) Thông tin kinh tế làng nghề Khái niệm kinh tế làng nghề Kinh tế làng nghề là tất cả hoạt động nhằm mục đích lợi nhuận được thực hiện bởi các chủ thể trong và ngoài làng nghề ( cá nhân, hộ kinh doanh, hợp tác xã, doanh nghiệp, nhà đầu tư, tập đoàn kinh tế …), dựa trên giá trị vật chất, phi vật chất ( phong tục, văn hoá, lễ hội, tâm linh…) của làng nghề. (Tham khảo định nghĩa của GS. Vũ Quốc Tuấn – Chủ tịch Hiệp hội làng nghề Việt Nam; Ths. Đào Ngọc Tiến – Phó phòng NCKH ĐH Ngoại Thương) Khái niệm thông tin kinh tế làng nghề (TT KTLN) Thông tin kinh tế làng nghề là dữ liệu về kinh tế làng nghề có thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau hình thành nên kiến thức. Đó là những thông báo hay các bản tin về kinh tế làng nghề nhằm mang lại sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin. Đối tượng nhận tin trong hoạt động truyền thông về kinh tế làng nghề Đối tượng nhận tin là những cá nhân , tập thể người tiếp nhận thông tin kinh tế làng nghề trong quá trình truyền thông. Trong khuôn khổ đề tài chúng tôi xây dựng hoạt động truyền thông tổ chức sự kiện tới đối tượng nhận tin là sinh viên khối ngành kinh tế trên địa bàn Hà Nội. Hoạt động tổ chức sự kiện nhằm truyền thông TT KTLN tới sinh viên khối ngành kinh tế Tổ chức sự kiện (event) là một hoạt động truyền thông Hoạt động truyền thông - Hoạt động tổ chức sự kiện Hoạt động truyền thông Khái niệm và bản chất truyền thông nói chung Khái niệm truyền thông được sử dụng ở nhiều lĩnh vực.Theo M.Weber, có thể hiểu truyền thông như là phương tiện của tương tác xã hội, làm sáng tỏ các ý nghĩa chủ quan của một bên là hành động xã hội và bên kia là định hướng xã hội. Quá trình truyền thông nhằm thực hiện sự trao đổi qua lại về kinh nghiệm, tri thức, tư tưởng, ý kiến, tình cảm. Người ta có thể sử dụng các hệ thống ký hiệu khác nhau theo dạng phi ngôn từ hoặc ngôn từ để thông báo. Hiện nay, Thống kê được có khoảng 160 định nghĩa khoa học xã hội cho thuật ngữ truyền thông và đã phân chia truyền thông theo chuẩn cấu trúc: loại có cấu trúc một chiều, truyền thông như là truyền dẫn, như là hành động kích thích phản ứng, loại có quá trình cấu trúc đối xứng, truyền thông như là thông hiểu, như là trao đổi, như là tham gia, như là quan hệ. ở đây, vấn đề tương tác rất được coi trọng. Vai trò, ý nghĩa của hoạt động truyền thông Hoạt động truyền thông chỉ có ý nghĩa khi nó kích thích được lợi ích của đối tượng tiếp nhận, thuyết phục họ về mặt nhận thức, tạo cho họ hành động chung. Truyền thông có khả năng truyền bá rộng rãi, một số thông điệp có thể quảng bá với nhóm công chúng lớn, một số thông điệp chỉ đến với một bộ phận công chúng nhất định. Bằng việc cung cấp thông tin, kiến thức, thông qua các kênh, hay một con đường nào đó đến với đối tượng tiếp nhận, đối tượng tiếp nhận hiểu và có khả năng làm theo sự chỉ dẫn của thông tin đã tạo nên hành động của các cá nhân và các tập đoàn người. Tóm lại, trong xã hội ngày nay, không có chiều cạnh nào của phát triển tách rời hoạt động truyền thông. Hoạt động tổ chức sự kiện Khái niệm: tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiên các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các các công việc chuẩn bị và các hoạt đọng sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu. (Nguồn: Giáo trình Tổ chức sự kiện – PGS.TS Lưu Văn nghiêm) Mục đích, vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện Bất kỳ một sự kiện nào thực hiện cũng nhằm đạt được mục tiêu truyền thông nào đó. Toàn bộ các hoạt động sự kiện diễn ra trong bối cảnh không gian thời gian cụ thể khác biệt. Đối tượng tham dự sẽ nhận được hệ thống vật chất và phi vật chất do sự kiện mang lại. Hệ thống giá trị đó chính là thông điệp mà chủ sở hữu sự kiện chuyển tới đối tượng nhận của họ. Hệ thống giá trị nhằm thực hiện một nhiệm vụ nào đó chính là mục đích thực của sự kiện. Bản chất Tổ chức sự kiện được coi là một quá trình hoạt động. Quá trình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện tiếp đến là không gian cụ thể, những nơi diễn ra các hoạt động trên. Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễn phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc hoạt động tổ chức sự kiện. Mối quan hệ giữa tổ chức sự kiện với các công cụ khác trong xúc tiến hỗn hợp Nằm trong hoạt động PR hay quan hệ công chúng - một trong năm công cụ chủ yếu của xúc tiến hỗn hợp hay truyền thông marketing, Event - Tổ chức sự kiện có mối quan hệ nhất định với những phương tiện truyền thông còn lại, bao gồm: quảng cáo, marketing trực tiếp, bán hàng trực tiếp và xúc tiến bán. Với mục đích chung là đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất, những công cụ truyền thông marketing luôn có sự tác động qua lại và hỗ trợ cho nhau. Chính vì vậy, cũng như những công cụ khác, tổ chức sự kiện cũng luôn tồn tại trong mối quan hệ tương hỗ qua lại với bốn công cụ truyền thông còn lại. Event, quảng cáo và marketing trực tiếp Khi một hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra, đồng nghĩa với việc cần phải có một chương trình truyền thông phù hợp với nó, theo đó những hoạt động quảng cáo và marketing trực tiếp sẽ rất có ích cho event đó, giúp nó có sức lan toả mạnh hơn. Và ngược lại, nếu hoạt động tổ chức sự kiện đó thành công, thu hút nhiều sự chú ý thì cũng sẽ là môi trường tốt giúp cho các chương trình hay hoạt động quảng cáo và marketing trực tiếp đạt hiệu quả cao. Event và bán hàng cá nhân Đối với phần lớn các sự kiện thì việc sự kiện thành công hay thất bại có sự phụ thuộc rất lớn vào hoạt động bán hàng cá nhân hay còn gọi là mời tài trợ. Và nguồn tài trợ cũng là nguồn ngân sách khá lớn để tổ chức những sự kiện đó. Trong sự kiện cũng có thể diễn ra các hoạt động bán hàng cá nhân (như trưng bày sản phẩm hay chào hàng mẫu trong hội chợ...). Và cũng có tác dụng ngược lại như đối với quảng cáo, sự kiện càng gây tiếng vang thì sẽ càng thúc đẩy bán hàng cá nhân phát triển mạnh mẽ hơn. Event và khuyến mãi Trong một sự kiện có thể diễn ra các hoạt động khuyến mãi nhằm thu hút nhà tài trợ và đối tượng tham gia bằng nhiều hình thức như tặng quà, hàng mấu, phiếu giảm giá hay biểu diễn giới thiệu sản phẩm trong hội chợ... Thông qua Event cũng làm cho các hoạt động khuyến mãi gây được sự chú ý hơn. Các thành viên tham gia tổ chức sự kiện Chủ sở hữu sự kiện: người có nhu cầu tổ chức sự kiện, có thể là cá nhân hoặc cơ quan, doanh nghiệp, các tổ chức đoàn thể. Chủ sở hữu sựu kiện là người đầu tư cho hoạt động sự kiện nhằm đạt được những mục tiêu của mình. Nhà tổ chức sự kiện: là những thành viên tổ chức hoạt động sự kiện chuyên nghiệp. Đối tượng tham gia sự kiện: Là các khách mời theo yêu cầu của chủ sự kiện. Đây chính là đối tượng nhận thông điệp truyền thông của sự kiện. Trong một số trường hợp, chủ sở hữu sự kiện tự thực hiện sự kiện cho mình (chủ sở hữu sự kiện cũng là Nhà tổ chức sự kiên) . Tuy nhiên, hiện trạng này thường diễn ra với những sự kiện nhỏ, không ảnh hưởng rộng trong công chúng. Quy trình tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện được coi là một quá trình hoạt động. Trong quá trình đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã chuẩn bị trước. Có những hoạt động trong quá trình này sử dụng máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên những sản phẩm cụ thể như phòng ốc, sân khấu, bàn ghế ... Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết kế thiếp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh anh sáng, vận chuyển... tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động sự kiện. Các hoạt động này nối tiếp nhau, đan xen nhau tạo nên dòng chảy theo thời gian định hướng tới sự kiện. Theo dòng chảy thời gian và dòng chảy công việc, có thể khái quát quy trình tổ chức sự kiện như sau: Thời gian chuẩn bị: là thời gian bắt đầu công việc hoạt động tới khi sự kiện khai mạc. Thời gian thực hiện sự kiện: là thời gian diễn ra các hoạt động sự kiện. Thời gian sau sự kiện : là thời gian dành cho các công việc tiếp theo sau sự kiện. Tương ứng với thời gian, công việc sự kiện cũng bao gồm: công việc chuẩn bị, công việc trong sự kiện, công việc sau sự kiện. Có thể sơ đồ hóa công việc như sau: Công việc chuẩn bị Công việc trong sự kiện Công việc sau sự kiện Sơ đồ 2: Dòng chảy công việc trong tổ chức sự kiện Công việc chuẩn bị gồm rất nhiều việc khác nhau, tùy theo loại hình sự kiện mà có sự hệ thống theo những kịch bản riêng , nó được bắt đầu từ việc nghiên cứu lập kế hoạch và lập dự toán ngân sách cho đến khi khai mạc sự kiện. Những công việc trong sự kiện bao gồm toàn bộ các công việc tổ chức và theo dõi tổ chức, diễn ra từ khi khai mạc sự kiện đến khi sự kiện kết thúc. Còn lại là các công việc sau sự kiện: thanh toán hợp đồng; tổng kết, rút kinh nghiệm. Những yếu tố then chốt đảm bảo cho sự thành công của 1 sự kiện Xác định được Ngân sách tổ chức: ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện, ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có được tổ chức hay không cũng như mục tiêu và quy mô sự kiện. Xác định rõ mục đích sự kiện: Mục đích sự kiện chi phối dự toán ngân sách và cả hiệu quả ngân sách. Nhà tổ chức sự kiện cần phải làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay tổ chức nó, từ đó mới hình thành chủ đề đúng và công tác chuẩn bị mới xác thực. Từ việc xác định ngân sách và mục đích sự kiện, xác định cụ thể được loại hình sự kiện, thành lập Ban tổ chức sự kiện, phân công công việc một cách khoa học, hợp lý để đạt được hiệu quả. Loại hình tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời tham dự, chi phối việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện và phương thức thực hiện sự kiện. Hệ thống hóa được các hoạt động tổ chức sự kiện (check list), bao gồm: lên kế hoạch thời gian, hệ thống hóa các hoạt động sự kiện do các thành viên trong BTC thực hiện theo chức năng. Từ đó lập thời gian biểu, lịch trình (timeline) cho công tác chuẩn bị. Trong nội dung này, cần chú trọng đến các phương pháp chuẩn bị tổ chức sự kiện, hình dung sự kiện, tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện, lập kế hoạch phân bổ ngân sách và lịch thanh toán. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý: địa điểm phải phù hợp với nội dung và đặc điểm loại hình sự kiện Không gian thực hiện sự kiện phải đảm bảo đầy đủ các điều kiện để các thành viên tham gia hoạt động sự kiện thành công. Không gian thực hiện sự kiện thường có sân khấu và phòng tổ chức sự kiện, sân khấu ngoài trời… Các hoạt động quảng bá cho sự kiện: các hoạt động truyền thông, quảng bá về sự kiện để thu hút đối tượng công chúng mục tiêu bằng các công cụ truyền thông: thông cáo báo chí, quảng cáo, banner, áp phích, phướn, tờ rơi… Kiểm soát được các trường hợp phát sinh: trong khi sự kiện diễn ra, sẽ có những rủi ro, những phát sinh bất ngờ xảy ra do các điều kiện khác quan, chủ quan tác động. Nhà tổ chức sự kiện cần phải có các phương án dự phòng để trong trường hợp rủi ro xảy ra, có thể ứng phó kịp thời. VD: tổ chức sự kiện địa điểm ngoài trời, có thể phát sinh thời tiết xấu, mưa… Các hoạt động tổng kết, rút kinh nghiệm sau sự kiện: Thông thường, Các công việc sau sự kiện ít được chú ý. Tuy nhiên có một nguyên tắc là dù thành công hay không thì công việc sau sự kiện đều vẫn xuất hiện và cần được giải quyết. Công việc sau sự kiện có tác động điều chỉnh, bổ sung thông điệp đã được truyền đạt trong sự kiện. Tổ chức sự kiện nhằm truyền thông TT KTLN tới đối tượng là sinh viên khối ngành kinh tế trên địa bàn Hà Nội là một hoạt động đặc thù Mục đích của hoạt động tổ chức sự kiện nhằm truyền thông TT KTLN tới đối tượng là sinh viên khối ngành kinh tế trên địa bàn Hà Nội , là cung cấp những thông tin cụ thể về Kinh tế làng nghề đến đối tượng sinh viên, giúp sinh viên tiếp cận được với các giá trị kinh tế, văn hóa của làng nghề truyền thống. Từ đó, tuyên truyền, xây dựng được ý thức, trách nhiệm của sinh viên kinh tế - những người trẻ với việc gìn giữ , bảo tồn và phát triển các giá trị của làng nghề truyền thống. Đặc biệt, trong giai đoạn Kinh tế làng nghề đang gặp phải nhiều khó khăn và đứng trước nguy cơ bị mai một như hiện nay, sinh viên Kinh tế - những nhà kinh tế tương lai cần nhận thức sâu sắc hơn về vai trò của mình trong việc phát triển Kinh tế làng nghề. Đối tượng mục tiêu của hoạt động tổ chức sự kiện này là sinh viên khối ngành Kinh tế, là những người trẻ, có kiến thức và nhanh nhạy với việc tiếp thu và nắm bắt thông tin. Hoạt động tổ chức sự kiện nhằm truyền thông TT KTLN là hoạt động xã hội thiên về tính tuyên truyền, giáo dục. Thông qua việc tổ chức các hoạt động sự kiện (hội chợ, triển lãm, cuộc thi…) để giúp nâng cao nhận thức của sinh viên về vấn đề kinh tế làng nghề. Vì thế, để tổ chức các hoạt động sự kiện này đòi hỏi sự phối hợp ,làm việc của nhiểu cơ quan, ban ngành, đoàn thể . Nhà tổ chức có thể là các đơn vị trực thuộc trường đại học (Đoàn, Hội sinh viên…) hoặc các đơn vị, tổ chức xã hội như Hiệp hội làng nghề, Sở văn hóa thông tin, Ban thanh niên trường học… hoặc sự phối hợp tổ chức giữa các bên. Do đối tượng mục tiêu của các hoạt động sự kiện là sinh viên với kiến thức và sự nhạy bén, nhưng tâm lý thích cái mới, ghét sự thụ động, nhàm chán. Trong khi đó, các hoạt động tổ chức sự kiện về truyền thông TT KTLN mang nhiều nội dung về tuyên truyền, giáo dục. Do đó, trong quá trình tổ chức các hoạt động sự kiện cần có sự linh hoạt, đổi mới tạo nên sự đa dạng, phong phú trong nội dung sự kiện, để tạo hứng thú và kích thích sinh viên chủ động trong quá trình tỉm hiểu thông tin về làng nghề. Chương 2 Báo cáo kết quả nghiên cứu Kết quả điều tra “Thăm dò ý kiến sinh viên khối ngành kinh tế trên địa bàn Hà Nội về mức độ quan tâm và mong muốn truyền thông thông tin làng nghề tới sinh viên” Mục tiêu nghiên cứu Hoạt động tổ chức sự kiện là một trong các công cụ truyền thông thông tin khá hiệu quả tới người xem, đặc biệt hoạt động này đã và đang diễn ra khá phổ biến tại các trường đại học vì vậy nhằm truyền thông thông tin về kinh tế làng nghề bằng cách xây dựng được các chương trình phù hợp với sinh viên và đạt hiệu quả truyền thông cao nhất cần phải : - Thăm dò hiểu biết của sinh viên về làng nghề và kinh tế làng nghề, từ đó có được những kết luận về sự hiểu biết, mức độ quan tâm của sinh viên về kinh tế làng nghề. - Thăm dò tìm hiểu về mức độ quan tâm cũng như những mong muốn của sinh viên khi tham gia vào các hoạt động tổ chức sự kiện đã diễn ra tại trường, từ đó có các kêt luận để xây dựng các chương trình về kinh tế làng nghề sao cho hấp dẫn người xem nhất. Thông tin về đối tượng điều tra Đối tượng nghiên cứu là sinh viên khối ngành kinh tế. Cụ thể, chúng tôi đã nghiên cứu 300 phần tử thuộc 5 trường đại học trên địa bàn Hà Nội: Đại học kinh tế quốc dân, Đại học ngoại thương, Học viện tài chính, Đại học thương mại, Học viện ngân hàng. Tỷ lệ chọn số sinh viên phỏng vấn theo bảng 1. Bảng 1 – Thông tin về đối tượng điều tra Số sinh viên chọn phỏng vấn Số sinh viên của trường (tương đối) Kinh tế quốc dân 82 16000 Ngoại thương 51 10000 Học viện tài chính 52 10000 Thương mại 53 10400 Học viện ngân hàng 53 10400 Mục đích của cúng tôi là truyền thông thông tin về làng nghề và đặc biệt là thông tin về kinh tế làng nghề tới sinh viên. Đó là lý do chúng tôi chọn đối tượng nghiên cứu là 5 trường thuộc khối ngành kinh tế. Họ là những người năng động, sáng tạo đặc biệt rất quan tâm tới các vấn đề về kinh tế. Nói đến kinh tế Việt Nam thì kinh tế làng nghề là một trong những kiến thức mà sinh viên khối ngành kinh tế nên biết và tìm hiểu. Đánh giá về mức độ quan tâm và hiểu biết của sinh viên về kinh tế làng nghề Để tìm hiểu về mức độ quan tâm, hiểu biết của sinh viên về “kinh tế làng nghề”, chúng ta phân tích bảng số liệu 2 Bảng 2 – Hiểu biết của sinh viên về kinh tế làng nghề Con người Văn hóa Sản phẩm Sản xuất Môi trường lao động Dự án KHĐT-KHPT Khác Số lượng biết (người) 97 110 233 64 69 28 8 Tỷ trọng(%) 32.3 36.7 77.7 21.3 23 9.3 2.7 Nguồn : Số liệu điều tra Theo bảng trên ta có thể thấy số lượng sinh viên biết đến thông tin về kinh tế làng nghề rất nhiều, trong đó 77,7% sinh viên biết thông tin về các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, chiếm tỷ lệ cao nhất trong các thông tin về kinh tế làng nghề. Tiếp đó 36,7% sinh viên biết thông tin về văn hóa, 32,3% sinh viên biết về con người, 23% sinh viên biết về môi trường lao động, 21,3% sinh viên biết thông tin về sản xuất, 9,3% sinh viên biết thông tin về dự án đầu tư-kế hoạch phát triển kinh tế làng nghề và 2,7% biết đến các thông tin khác như: giá cả sản phẩm, các thị trường bán sản phẩm,… Những con số trên cho thấy kiến thức về kinh tế làng nghề của sinh viên chủ yếu là về sản phẩm, những yếu tố còn lại vẫn còn ở mức thấp. Điều này cần được quan tâm khi xây dựng các sự kiện truyền thông thông tin về kinh tế làng nghề. Biểu đồ 1 – Hiểu biết của sinh viên về Kinh tế làng nghề Mục đích tìm hiểu về kinh tế làng nghề của sinh viên Trong 300 sinh viên được phỏng vấn có 109 (34.3%) người tìm hiểu chuyên sâu về kinh tế làng nghề. Mục đích chủ yếu của họ thể hiện qua bảng 3 Bảng 3 – Mục đích tìm hiểu thông tin về kinh tế làng nghề Phục vụ cho công việc Tìm hiểu kiến thức Khác Số lượng biết (người) 23 80 6 Tỷ trọng (%) 21.1 73.4 5.5 Nguồn : Số liệu điều tra Số lượng sinh viên tìm hiểu kiến thức về kinh tế làng nghề để bổ sung cho kiến thức của mình chiếm 73,4%. Đây là một tỷ lệ lớn, nó cho thấy sinh viên luôn muốn học hỏi, tìm hiểu thêm kiến thức ngoài sách vở học trên trường. Việc tổ chức các chương trình nhằm truyền thông thông tin về kinh tế làng nghê là điều nên làm. Nó sẽ giúp sinh viên tăng thêm kiến thức cho mình đồng thời có các cơ hội tiếp xúc thực tế mà không đơn thuần chỉ là lý thuyết. Biều đồ 2 – Mục đích tìm hiểu về kinh tế làng nghề Đánh giá của sinh viên về các hoạt động tổ chức sự kiện tại trường Mức độ quan tâm của sinh viên tới các hoạt động tổ chức sự kiện tại trường Để tìm hiểu mức độ quan tâm của sinh viên tới các hoạt động tổ chức sự kiện tại trường chúng ta sẽ phân tích bảng số 4 Bảng 4 – Mức độ quan tâm của sinh viên về các hoạt động tổ chức sự kiện tại trường Không quan tâm ít quan tâm Bình thường Quan tâm Rất quan tâm Số lượng (người) 8 35 137 103 17 Tỷ trọng (%) 2.7 11.7 45.7 34.3 5.7 Nguồn : Số liệu điều tra Hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra nhiều hơn tại các trường đại học từ mấy năm trở lại đây và ngày nay hoạt động này đang trở nên phổ biến đối với mọi sinh viên. Theo bảng trên._.