Tổ chức quản lý và nhân sự trong giai đoạn thực hiện dự án

công trình II. HÌNH THỨC,CƠ CẤU VÀ NHIỆM VỤ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.Hình thức,cơ cấu tổ chức quản lý . Do đặc thù của một dự án đầu tư xây dựng nhà chung cư cao tầng nên có thể nói hình thức tổ chức bộ máy quản lý phù hợp nhất trong giai đoạn thực hiện là : Tổ chức quản lý theo chức năng. Sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau : Giám đốc và phó giám đốc Bộ phận kỹ thuật Bộ phận tài chính kế toán Bộ phận hành chính tổ chức 2. Nhiệm vụ quyền hạn của ban quản lý dự án - Thực hiện các thủ tục về giao nhận đất xin cấp giấy phép xây dựng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng và các công việc khác phụ vụ cho việc xây dựng công trình . - Chuẩn bị hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình để chủ đầu tư tổ chức thẩm định, phê duyệt theo quy định. - Lâp hồ sơ mời dự thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu . - Đàm phán ký kết hợp đồng với các nhà thầu theo ủy quyền của chủ đầu tư. - Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình khi có đủ điều kiện năng lực - Nghiệm thu thanh toán, quyết toán theo hợp đồng ký kết - Quản lý chất lượng khối lượng tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn vệ sinh môi trường của công nhân xây dựng. - Nghiệm thu bàn giao công trình - Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm , báo cáo quyết toán khi dự án đưa vào khai thác sử dụng 3.Vai trò của ban quản lý dự án - Bảo đảm sự liên kết trong tất cả các hoạt động của dự án - Bảo đảm phát hiện sớm và giải quyết các vấn đề tiềm tàng, thúc đẩy dự án phát triển. - Rút ngắn thời gian thực hiện dự án - Giảm chi phí tăng lợi ích của dự án. - Hoàn thành các hạng mục công trình với chất lượng và dịch vụ cao. - Tăng cường sự điều phối giữa các bộ phận của dự án . 4.Chức năng của ban quản lý dự án a. Lập kế hoạch gồm các nội dung sau : - Xác định mục tiêu của dự án - Xác định phạm vi của dự án - Xác định thời hạn hoàn thành của từng công việc và toàn bộ dự án - Xác đinh các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án - Xác định các yêu cầu về cấp kinh phí cho dự án b.Tổ chức thực hiện gồm các nội dung sau - Thiết lập cơ cấu tổ chức của dự án - Xác định nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân tham gia vào dự án - Lựa chọn sử dụng và đào tạo các cán bộ quản lý dự án - Lựa chọn các đơn vị và cá nhân tham gia thực hiện dự án c.Điều hành thực hiện gồm các nội dung - Phối hợp các bộ phận tham gia thực hiện dự án - Thiết lập và tạo những môi trường thuận lợi cho dự án - Thu thập thông tin , đề ra các quyết định để giải quyết kịp thời những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án d.Kiểm tra thực hiện gồm các nội dung - Xác định các sai sót và ách tắc - Xử lý các sai sót và ách tắc được phát hiện 5.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong ban quản lý a.Giám đốc ban quản lý Là người chỉ huy cao nhất trong quá trình giám sát việc thực hiện dự án .Chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về chất lượng của dự án. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhà thầu thực hiện dự án để đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình. b.Phó giám đốc ban quản lý Là người thay mặt giám đốc ban quản lý giai quyết các công việc khi giám đốc đi vắng .Là người trực tiếp quản lý giám sát tiến độ thi công và chất lượng công trình mà nhà thầu đang thực hiện . c.Bộ phận kỹ thuật Là người trực tiếp giám sát về mặt kỹ thuật tại công trường thi công để chắc chắn nhà thầu thực hiện thi công công trình đúng yêu kỹ thuật đã vạch ra trong hô sơ dự án.Tư vấn cho giám đốc và phó giám đốc ban quản lý về kỹ thuật công trình trong quá trình giám sát . d.Bộ phận tài chính kế toán Thực hiện việc quyết toán tổng chi phí cho toàn bộ khu chung cư trong giai đoạn thực hiện. Xem xét và đánh giá chi tiêt cụ thể chi phí thi công. Sau đó cung cấp vốn cho bên thi công thoe từng hạng mục thực hiện công trình. Kiểm tra, giam sát chi phí thực hiện công trình nhằm đảm bảo bên thi công không có hoạt động gian lận trong hoạt động tài chính. e. Bộ phận hành chính tổ chức: Thực hiện các chức năg hành chính bao gồm các giấy tờ xin cấp phép. Giải phóng mặt bằng, …Đồng thời giám sát các tổ chức cá nhân tham gia thực hiện dự án. III. NHÂN SỰ Nhân sự dự kiến: Thứ tự Chức vụ và bộ phận Số lượng 1 Giám đốc ban quản lý dự án 1 2 Phó giám đốc ban quản lý dự án 1 3 Trưởng bộ phận kế hoạch-Kỹ thuật 1 4 Trưởng bộ phận tài chính kế toán 1 5 Bộ phận kế hoạch kỹ thuật 3 6 Bộ phận tài chính kế toán 2 7 Bộ phận hành chính tổ chức 1 8 Lái xe 1 Tổng Cộng 11 Trong quá trình triển khai cụ thể có thể có những điều chỉnh thích hợp để giám sát và quản lý có hiệu quả 2.Yêu cầu đối với các vị trí trong ban quản lý a Đối với giám đốc : - Quốc tịch Việt Nam - Giới tính : Nam - Trình độ học vấn : Đại học và trên đại học - Chuyên môn : Kỹ sư xây dựng, kỹ sư quản lý dự án ,Kỹ sư kinh tế xây dựng có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên, thường là các kỹ sư bậc 3 - Trình độ chính trị : Trung hoặc cao cấp lý luận chính trị b.Phó giám đốc: - Quốc tịch : Việt Nam - Giới tính : Nam - Trình độ học vấn : Đại học và trên đại học - Chuyên môn : Kỹ sư xây dựng, kỹ sư quản lý dự án, kỹ su ư kinh tế xây dựng ( có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên ) c.Đối với các trưởng bộ phận Có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên, có chuyên môn và có sức khỏe theo yêu cầu của công việc cụ thể d. Đối với nhân viên các bộ phận : Có trình độ chuyên môn trong các lĩnh vực và công việc cụ thể 3.Chế độ làm việc Giờ làm việc hành chính theo quy định của luật lao động 8h/ngày. Nghỉ thứ 7,chủ nhật và các ngày lễ tết theo quy định.Có chế độ nghỉ phép theo định kỳ và khối lượng công việc đã hoàn thành… Chức vụ Lương (Triệu đồng /Tháng ) Giám đốc 10,5 Phó giám đốc 7 Trưởng bộ phận 5 Nhân viên 2 đến 3,5 Lương thưởng tuỳ theo công trình và khối lượng công việc hoàn thành. PHẦN 2: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ NHÂN SỰ TRONG GIAI ĐOẠN VẬN HÀNH I. LÝ DO LỰA CHỌN MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ THEO CHỨC NĂNG Khu chung cư Linh Đàm mà chúng tôi dự kiến đầu tư là một khu chung cư cao cấp dành cho những người có thu nhập cao. Do đó có yêu cầu khắt khe trong việc tổ chức, quản lý các toà nhà đó để đảm bảo vệ sinh, an toàn, thoáng mát. Vì vậy, chúng tôi đã lựa chọn mô hình quản lý theo chức năng để phục vụ tốt nhất nhu cầu của người dân: Quản lý theo chức năng sẽ tạo ra sự chuyên môn hoá trong các khâu tổ chức, tránh chồng chéo giữa các bộ phận. Mỗi bộ phận có một ban quản lý riêng với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cao. Đây là khu chung cư cao cấp 14 tầng với 104 căn hộ. Người dân có mức sống cao nên nhu cầu an toàn là rất quan trọng. Do đó cần có một đội bảo vệ có kinh nghiệm, thường xuyên tuần tra để giữ vững an ninh trật tự. Các bộ phận phục vụ nhu cầu sinh hoạt của người dân sẽ được bố trí ở tầng một và tầng hai để đảm bảo khâu vận chuyển một cách dễ dàng. Cần có một khu vui chơi sạch sẽ cũng như một bầu không khí trong lành cho cả toà nhà, do đó đội vệ sinh cần đảm bảo đó là những người có trách nhiệm với công việc và nguyên tắc kỉ luật cao. Vì quản lý theo chức năng nên giữa các bộ phận, các phòng ban cần đảm bảo mối liên hệ, gắn bó chặt chẽ với nhau. Mỗi phòng ban cần phải tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban khác thực hiện tốt nhiệm vụ. của mình. Tiêu chuẩn của một khu trung cư cao cấp: theo thông tư 11/2005/TT_BXD Một chung cư cao tầng có chất lượng khi nó thoả mãn một số yêu cầu cụ thể sau: Về quy hoạch: Tuân thủ không gian, bảo đảm hệ số sử dụng đất, diện tích cây xanh, bãi đỗ xe phù hợp với quy hoạch xây dựng các khu đô thị trong giai đoạn dài hạn. Về kiến trúc: Lựa chọn các giải pháp kiến trúc ngoài nhà bảo đảm yêu cầu về an toàn, thẩm mỹ, bền lâu, phù hợp với khí hậu Việt Nam. Bên trong căn hộ phải được bố trí thuận tiện, giải quyết nhu cầu thân thiện với môi trường, đảm đảm thông thoáng và có ánh sáng tự nhiên. Về kết cấu: Đặc biệt coi trọng công tác khảo sát địa chất để lựa chọn giải pháp thiết kế bảo đảm các yêu cầu tuổi thọ sử dụng, ổn định, an toàn, hiệu quả. Tính toán thiết kế kết cấu phải quan tâm đến tác động của trọng tải ngang (gió, bão, động đất...) có tính đến khả năng chịu tải của công trình khi có sự gia tăng thêm tải trọng... Ngoài ra còn có các yêu cầu khác như hệ thống cơ điện trong nhà cao tầng đòi hỏi bảo đảm độ tin cậy và an toàn cao và được kiểm tra thường xuyên. Công trình chung cư phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về phòng chống cháy nổ, phải có hệ thống xử lý nước thải, thu gom và vận chuyển chất thải rắn...Khi nói về chất lượng của một khu đô thị mới một khu chung cư thì thông thường nhóm tiêu chí chất lượng cần bao gồm các yêu cầu: Chất lượng bản thân toà nhà chung cư và từng căn hộ; sự đồng bộ hạ tầng kỹ thuật và hạ tầng xã hội; có chủ quản lý và bảo trì trong suốt quá trình sử dụng chung cư. II.TỔ CHỨC QUẢN LÝ 1.Sơ đồ tổ chức Giám đốc điều hành Phòng kinh doanh Phòng hành chính _nhân sự Phòng tài chính_ kế toán Phòng dịch vụ Khu nhà cho thuê Khu nhà trẻ Khu siêu thị Khu vui chơi giải trí Phòng hành chính Phòng nhân sự Phòng kế toán Phòng tài chính An Ninh Vệ sinh Lễ tân 2.Chức năng và nhiệm vụ cho từng vị trí 2.1.Giám đốc điều hành: Đây là vị trí có vai trò đặc biệt quan trọng . Quản lý cả khu chung cư cần: + Nắm được tình hình hoạt động của cả chung cư thông qua kết quả báo cáo của từng bộ phận trong từng thời kỳ (tháng,quý,hoặc năm) + Đề ra các điều lệ ,quy tắc hoạt động cho các bộ phận + Có đựoc sự giám sát thích hợp cho từng bộ phận trong từng thơì điểm giai đoạn khác nhau. + Đưa ra các quyết định đối với các vấn đề quan trọng liên quan đến toàn bộ chung cư(sau khi thông qua các cuộc họp lấy ý kiến) + Đối với các vấn đề có tầm quan trọng ít hơn và liên quan đến từng bộ phận thi giám đốc chỉ ký giấy thông qua các quyết định của các trưởng phòng + Là người chủ trì các cuộc họp liên quan đến khu chung cư (họp lấy ý kiến của những người dân sống trong khu chung cư,họp giải quyết các thắc mắc về điều kiện sống) và sẽ quyết định các giải pháp giải quyết các vấn đề trên. 2.2.Trưởng phòng Là người đứng đầu mỗi phòng +Giải quyết các vấn đề liên quan đến phòng ban mình phụ trách. +Đưa ra các quyết định về sự thay đổi quản lý trong bộ phận của mình, +Thay mặt giám đốc trả lời các ý kiến của khách hàng về vấn đề thắc mắc và đưa ra các giải pháp tạm thời và sau đó phải được sự thông qua của giấm đốc. Đối với các vấn đề quan trọng phải đựoc giám đốc trực tiếp thông qua +Chịu trách nhiệm trước giám đốc về những vấn đề mình quản lý 2.3.Các tổ trưởng : Đứng đầu các tổ trực thuộc quyền quản lý trực tiếp của các trưởng phòng +Quản lý các nhân viên trực tiếp dưới sự quản lý của mình +Đưa ra các giải pháp kịp thời khi có các sự cố đột biến (đối vói các vân đề quan trọng cần có sự thông qua của trưởng phòng) +Trực tiếp đỉều động nhân viên làm việc +Kiểm tra giám sát nhân viên 2.4.Các nhân viên +Hoàn thành các nhiệm vụ đựoc giao bởi các tổ trưởng trực thuộc +Thực hiện các quy tắc , điều lệ của công ty +CHịu trách nhiệm trực tiếp trước công việc mình làm 3.Chức năng của từng bộ phận 3.1.Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời cho ban quản lý khu chung cư bằng cách kinh doanh các mặt hàng ,tạo sự tiện ích cho người ở trong khu nhà. +Khu siêu thị:tạo cho khách hàng sự tiện ích trong khu mua sắm hàng hoá cung cấp toàn bộ các mặt hàng thiết yếu phù hợp vói nhu cầu của khách hàng để có cuộc sống tiện nghi và đầy đủ .Phòng kinh doanh sẽ hoạch định tất cả các sản phẩm về số lượng hàng hoá khối lượng hàng hoá ,chất lượng dịch vụ phù hợp với nhu cầu khách hàng +Khu giải trí :có các quán nhạc,cafe,nhà ăn,khu chơi game…phục vụ cho nhu cầu nghỉ ngơi của khách hàng.Khu này tạo cho khách hàng sự tiện ích trong việc thoả mãn nhu cầu vui chơi,giải trí.Thay vì phải đi đâu đó mới đựoc uống một ly cafe hay ăn một món ăn mà minh ưa thích ,bạn có thể được hưởng điều đó ngay tại khu nhà mà mình đang ở +Khu nhà trẻ: đối với những gia đình có trẻ nhỏ ,phòng kinh doanh còn mở thêm một khu nữa đó là khu giữ trẻ với mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng đi làm và công tác xa nhà. Khu nhà trẻ này sẽ được phòng kinh doanh đảm nhận các nhiệm vụ như:thuê một đội ngũ trông trẻ chuyên nghiệp,bảo đảm an toàn về mọi mặt cho trẻ nhỏ và có thể phục vụ ăn uống cho trẻ nhỏ vào bữa trưa,vui chơi theo đúng chế độ quy định. + Khu nhà cho thuê:quản lý các căn phòng cho thuê,thu tiền và quản lý đối tượng thuê.tạo sự tiện ích giảm bớt các thủ tục thuê nhà rườm rà tạo cảm giác như ở nhà 3.2.Phòng hành chính_nhân sự: + Nhân sự : chịu trách nhiệm nhân sự của toàn bộ công ty.Tuyển chọn huấn luyện sắp xếp lao động về các bộ phận làm sao để có một đội ngũ lao động chuyên nghiệp tạo cho khách hàng sự hài lòng + Hành chính: thực hiện việc theo dõi ,lập biên bản,in ấn các văn bản tài liệu của các phòng ban,của khu chung cư,lưu trữ văn bản theo đúng quy định và thể lệ văn thư. Phối hợp với các phòng chuyên môn chuẩn bị các báo cáo, kế hoạch, lịch làm việc của các phòng ban. Cung cấp thông tin ,báo cáo kịp thời chính xác các yêu cầu văn thư phục vụ lãnh đạo và các hoạt động chuyên môn. Thực hiện chế độ chính sách và thi đua khen thưởng cho các nhân viên của các phòng ban theo quy định. Làm các thủ tục và lưu trữ các tài liệu ,giấy tờ về ký hợp đồng,mua bán nhà khu chung cư. Giải quyết các đơn khiếu nại,các đề nghị của người dân trong khu chung cư về các vấn đề liên quan đến an ninh,vệ sinh,dịch vụ của khu chung cư. Hướng dẫn thi hành các thông tư,văn bản pháp luật ,văn bản hành chính của Nhà nước cho những người ở khu chung cư. Xử lý,lập biên bản kỷ luật các hành vi trái với quy định của khu chung cư,với pháp luật. Lưu trữ các giấy tờ ,ký kết hợp đồng lao động khi tuyển dụng nhân viên làm việc cho các phòng ban. Thực hiện các thủ tục hành chính của khu chung cư với UBND địa phương 3.3.Phòng tài chính_kế toán + Phòng tài chính _kế toán sẽ thu thập và xử lý toàn bộ những thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh trong giai đoạn vận hành dự án + Đảm bảo các nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh của công ty + Quản lý theo dõi nguồn vốn của công ty trong vận hành dự án + Lập kế hoạch tài chính theo tháng,quý, năm, đồng thời định kỳ báo cáo theo yêu cầu của giám đốc điều hành + Ghi chép và hạch toán đúng, đủ, các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh + Thực hiện việc kiểm kê định kỳ ,xác định các khu nhà chưa bán ,chưa cho thuê ở khu chung cư + Lập và nộp báo cáo kết quả kinh doanh cho ban lãnh đạo + Tiến hành các thủ tục thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế 3.4.Phòng dịch vụ: Là một khâu quan trọng ,nó giúp cho những người sử dụng có cảm giác thoải mái và ưng ý về ngôi nhà mà mình đang ở. Dịch vụ về an ninh: Có chức năng trông giữ xe, gác các cửa lớn ra vào,và tuần tra ở các khu vực cầu thang, xung quanh dãy nhà và hanh lang của từng tầng vào theo từng khoảng thời gian xác định, giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi an ninh và trật tự khu chung cư… Một đội trông giữ phòng kỹ thuật,quan sát camera,phát hiện những đỉều khả nghi Một đội trông giữ siêu thị đảm bảo an toàn cho người mua sắm Một đội trong khu giải trí đảm bảo an ninh không gây lộn xộn và có sự phân tán để kịp thời giải quyết các vấn đề xảy ra Dịch vụ vệ sinh: có chức năng quét dọn toàn bộ khu nhà ,gĩư cho khu nhà luôn sạch sẽ,như: lau dọn hành lang,cầu thang,nhà vệ sinh chung …. Và có thể lau dọn phòng cho khách nếu có yêu cầu Đội kỹ thuật: có nhiệm vụ đảm bảo các hệ thống điện nước ,hệ thống đèn chiếu sáng,cầu thang máy,….vận hành tốt ,tiện ích cho khách hàng sử dụng .Sẽ có 2 đội Đội 1 :Có chức năng sửa chữa định kỳ cho các thiết bị Đội 2 :Có chức năng sửa chữa các sự cố bất ngờ khi khách hàng yêu cầu. III. NHÂN SỰ 1.Cơ cấu lao động Tổng số cán bộ công nhân viên và lao động trong công ty là: 124 người Trong đó: Bộ phận cán bộ quản lý chiếm 10% Bộ phận lao động trực tiếp chiếm 65% Bộ phận lao động gián tiếp chiếm 25% Lao động trên đại học là 5 người chiếm 4% Lao động trình độ đại học là 34 người chiếm 28% Lao động có trình độ dưới đại hoc là 85 người chiếm 68% 1: Nhân viên quản lí 2: Nhân viên gián tiếp 3: Nhân viên trực tiếp TrênĐH Đại học Dưới đại học 2. Chi tiết Yêu cầu trình độ cụ thể của từng bộ phận cán bộ trong công ty 2.1.Giám đốc điều hành:(1 người) Tốt nghiệp đại học khối kinh tế chuyên ngành về quản trị kinh doanh.Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, đồ hoạ, giao tiếp tiếng anh tốt, …. Mức lương 10 triệu/tháng 2.2.phòng kinh doanh a.Trưởng phòng kinh doanh:(1 người ) Do tính chất đòi hỏi của công việc là: - Thực thi chiến lược và mục tiêu kinh doanh của công ty. - Xây dựng phương án kinh doanh và hồ sơ bán hàng. - Tổ chức và quản lý bán hàng. - Quản lý kinh doanh dịch vụ và các loại hình dịch vụ khác của khu chung cư - Các Công tác khác khi Tổng giám đốc yêu cầu. yêu cầu trình độ : tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh của các trường kinh tê,ngoại thương, thương mại…Có kỹ năng giao tiếp (trình bày,đàm phán ,thuyết phục…)có khả năng làm việc độc lập và làm việc theo nhóm.Có 1 đến 2 năm kinh nghiệm làm kinh doanh. Mức lương là 7 triệu /tháng b.Nhân viên phòng kinh doanh:(10 người) Yêu cầu : Tốt nghiệp đại học, chuyên ngành kinh tế, marketing, ưu tiên người đã có kinh nghiệm kinh doanh, khai thác các dự án xây dựng. Có kỹ năng giao tiếp tốt, thuyết trình tốt với đối tác, khả năng làm việc chủ động, sáng tạo, độc lập; có ngoại hình ưa nhìn; Sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng. Mức lương: Lương cứng là 4 triệu + tiền hoa hồng hưởng theo từng dự án 2.3.phòng kế toán _tài chính a.Trưởng phòng tài chính_kế toán (1người) Yêu cầu công việc: Quản lý hạch toán, kế toán. - Chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính trình Ban Giám đốc.- Cân đối tài chính cho Công ty. - Chịu trách nhiệm về báo cáo thuế hàng năm. Trình độ : Tốt nghiệp Khoa kế toán – Các trường đại học khối kinh tế - Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm, kế toán trưởng hoặc tương đương, ưu tiên những người đã làm quyết toán với cơ quan thuế. - Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và phần mềm kế toán. Mức lương: 5 triệu/tháng b.Nhân viên tài chính _kế toán Yêu cầu công việc: - Xuất hoá đơn, thu thập và phân loại chứng từ kế toán. - Nhập dữ liệu chứng từ thu chi, công nợ - Lưu trữ hợp đồng - Liên hệ, làm việc với khách hàng - Liên hệ đăng ký, theo dõi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Yêu cầu trình độ Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành tài chính kế toán tại các trường kinh tế. Đã làm việc ít nhất 2 năm - Siêng năng, cẩn thận, chịu được áp lực công việc, có tinh thần học hỏi, cầu tiến. - Hoà đồng, thích ứng nhanh, giao tiếp tốt - Kỹ năng làm kế toán bằng vi tính tốt, tiếng Anh căn bản. Mức lương: 4 triệu VND/tháng 2.4.Phòng hành chính _nhân sự a.Trưởng phòng hành chính _nhân sự (1 người) Yêu cầu công việc Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và văn hoá doanh nghiệp cho cán bộ nhân viên Giám sát việc thực hiện HĐLĐ, Luật Lao và Nội quy lao động của Công ty Triển khai và giám sát việc thức hiện chế độ chính sách đối với người lao động: tiền lương, bảo hiểm, trợ cấp, thưởng. Tổ chức đánh giá kết quả thực hiện công việc, xây dựng chương trình khen thưởng và đề xuất khen thưởng đối với cán bộ - nhân viên - Tham gia xây dựng các văn bản định chế của Doanh nghiệp; chỉnh sửa văn bản trước khi ban hành; Xây dựng các quy chế quản lý hành chính nhằm giảm thiểu chi phí Hành chính cho Công ty; Yêu cầu trình độ: - Tốt nghiệp Đại học trở lên - Có ít nhất 04 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản trị Hành chính – Nhân sự và ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tương;- Nắm vũng các nguyên tắc, quy định nghiệp vụ trong lĩnh vực làm việc; hiểu biết pháp luật lao động; - Có khả năng lãnh đạo, điều hành tập thể; - Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thuyết trình tốt; - Có khả năng làm việc độc lập với độ tin cậy cao - Có khả năng quản lý, phân công và hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc. Mức lương : 4,5 triệu /tháng b.Nhân viên hành chính_nhân sự(10 người) Yêu cầu công việc: Triển khai, theo dõi việc thực hiện các chính sách và các chế độ mà Công Ty áp dụng cho người lao động Hiểu biết về luật Lao Động & Luật BHXH, để thực hiện các chế độ chính sách cho Công Ty đúng Luật qui định. Chịu trách nhiệm triển khai việc thực hiện đúng các chính sách và chế độ mà nhà nước qui định đối với người lao động. Các công việc hành chánh khác. Có kinh nghiệm trong công tác nhân sự: tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi nhân sự,.... Yêu cầu trình độ Tốt nghiệp từ Cao Đẳng trở lên. - Có từ 1-2 năm kinh nghiệm. - Anh văn trình độ C trở lên, nghe nói viết thông thạo - Có tinh thần trách nhiệm trong công việc. - Chịu khó học hỏi và siêng năng trong công việc. - Có khả năng giao tiếp, ứng xử tốt Mức lương:4 triệuVND/tháng 2.5.Phòng dịch vụ An ninh (20 người) Yêu cầu công việc: đảm bảo an ninh trật tự khu chung cư 24/24 Hướng dẫn và cung cấp thông tin về toà nhà cho khách thuê và khách đến liên hệ tại toà nhà. Tham gia bảo vệ an ninh ở toà nhà ,khu siêu thị,khu vui chơi giải trí,nơi trông giữ xe… Yêu cầu: Số năm kinh nghiệm:1 năm Bằng cấp tối thiểu:Trung học Khả năng quan sát và phán đoán tốt Nhiệt tình và trung thực trong công việc Có khả năng làm việc dưới cường độ cao Ưu tiên những ứng cử viên có kinh nghiệm tại các khách sạn, tòa nhà và đã có thời gian phục vụ trong quân đội Tiếng Anh cơ bản Có sức khỏe tốt Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương - Có khả năng thực hiện những nhiệm vụ đa dạng, có tổ chức và cẩn thận- Có chiều cao tối thiểu từ 1.70m trở lên. Mức lương: 1-3 triệu VND/tháng Bộ phận kỹ thuật(15 người) Yêu cầu công việc: Thực hiện nhiệm vụ bảo trì, đáp ứng các yêu cầu được đưa ra. Đặc biệt chú ý đến những công việc liên quan đến khu nhà,khu siêu thị,vui chơi,giài trí…. -Vận hành các máy móc thiết bị, đảm bảo chúng luôn trong tình trạng hoạt động tốt -Sử dụng và bảo quản tốt các công cụ làm việc -Đảm bảo hệ thống báo cháy và bảo hộ lao động luôn trong tình trạng hoạt động Kỹ năng sử dụng máy tính, internet thành thạo. -Dùng các phần mềm kỹ thuật tốt: Lập báo cáo kỹ thuật định kỳ về lĩnh vực phụ trách Yêu cầu trình độ Năng động, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc: - Tốt nghiệp các trường chuyên ngành kỹ thuật Mức lương:3 triệu Bộ phận vệ sinh(50 người):chia lam 2 tổ do 2 tổ trưởng quản lý. Yêu cầu công việc Đối với khu vực nhà ở STT Nội dung công việc Hàng ngày Hàng tuần Hàng Tháng Ghi chú 1 Toàn bộ sảnh, khu công cộng toàn bộ toà nhà - Quét bụi sàn x - Lau sàn ướt x - Lau sàn khô x - Lau các biển hiệu, biển báo, biển hướng dẫn. x - Quét mạng nhện trần x - Lau hệ thống đèn chiếu sáng x - Lau toàn bộ hệ thống cửa kính bên trong ngoài x - Lau bậc cầu thang x - Vận chuyển rác tới nơi quy định x - Vệ sinh sạch sẽ bàn ghế tiếp khách, quầy lễ tân. x - Tổng vệ sinh chung x - Luôn luôn kiểm tra làm sạch ngay khi thấy vết bẩn. x 2 Khu nhà vệ sinh chung của các tầng - Quét mạng nhện . x - Lau tường ốp. x - Lau hệ thống đèn và các thiết bị vệ sinh: Bồn cầu, bồn tiểu, gương, bồn rửa tay, vách ngăn, tay vắt khăn, kệ đựng xà phòng,kính phía trước và cửa chớp phía sau. x - Lau hệ thống cửa ra vào, cửa sổ. x - Lau khô các đồ đạc, thiết bị vệ sinh sau khi làm sạch x - Thường xuyên kiểm tra dội nước hoặc xử lý các vết bẩn phát sinh. x - Vận chuyển rác tới nơi quy định . x 3 Khu cầu thang bộ, thang máy toà nhà. - Quét mạng nhện x - Lau hệ thống đèn chiếu sáng, đèn bảo vệ x - Lau biển báo, biển hướng dẫn, hộp thư, hộp chứa bình chữa cháy, bảng công tác đèn. x - Lau tay vịn cầu thang. x - Vệ sinh mặt đá ốp cửa thang máy x - Vệ sinh buồng thang máy. x - Vận chuyển rác thô tới nơi quy định. x - Hút bụi thảm hành lang cầu thang, buồng thang máy x - Luôn luôn kiểm tra làm sạch ngay khi thấy vết bẩn x - Tổng vệ sinh chung x 4 Khu vục văn phòng và hành lang, lỗi đi chung của các tầng - Lau sàn khô và ướt x - Lau chân bàn, ghế văn phòng. x - Lau toàn bộ hệ thống cửa kính bên trong . - Lau các biển báo , biển hướng dẫn. x - Lau chùi các tay vịn x - Vận chuyển rác tới nơi quy định x - Luôn luôn kiểm tra, làm sạch ngay sau khi có vết bẩn x 5 Lối đi, bãi đỗ xe, vỉa hè trước cửa Toà nhà. - Quét rác thô vỉa hè , bãi đỗ xe, và các lối đi x - Làm sạch các thùng đựng rác công cộng thường xuyên đổ rác và thu gom rác về nơi quy định x - Làm sạch các biển, bảng thông báo, hộp đựng bình chứa cháy... x - Thường xuyên kiểm tra nhặt rác x - Vệ sinh tổng thể x 6 Vệ sinh định kỳ toàn bộ kính bên ngoài toà nhà và đặc biệt là kính của tầng 1. 6 tháng 1 lần 7 Giặt ghế sofa tiếp khách,ghế văn phòng, rèm, giặt thảm (nếu có) định kỳ. 6 tháng 1 lần Đối với các khu vực siêu thị và khu vui chơi giải trí,nhà trẻ sẽ làm nhiệm vụ thu quét vệ sinh và làm sạch các khu trên theo sự chỉ đạo của các tổ trưởng đội vệ sinh giao cho Yêu cầu trình độ: Tốt nghiệp THPH Nhanh nhẹn,nhiệt tình trong công việc Giao tiếp thân thiện Mức lương: đối với tổ trưởng:1,5 trVNĐ/tháng đối với nhân viên 1,2 trVND/tháng Lễ tân:(10 người) Yêu cầu công việc: Nữ cao trên 1m60, không hạn chế tuổi, hình thức khả ái. Yêu cầu trình độ: tốt nghiệp Cao đẳng,giao tiếp tốt,có trình độ ngoại ngữ thành thạo Mức lương:2,5 triệu VND/tháng 3.Chế độ làm việc Ngày làm việc 8h,được nghỉ thứ 7,CN và các ngày lễ tết theo quy định của nhà nước Làm việc theo ca đối vơí bộ phận an ninh ,bảo vệ,lễ tân,vệ sinh Nhân viên nữ được thai sản 4 tháng có lương theo quy định của nhà nước 4.Tuyển dụng và đào tạo 4.1.Tuyển dụng. Công ty đăng ký tuyển dụng trên các website lớn như: Vietnamworks.com, 24h.com.vn, Tuyendung.com…. Đồng thời công ty đã tham gia các hội chợ việc làm của các trường đaị học,cao đẳng.Từ đó có được đội ngũ lao động đúng ngành nghề,chuyên môn Thông qua văn phòng dịch vụ lao động việc làm để tuyển được lượng lớn lao động phổ thông phục vụ cho công tác bảo vệ hay dọn vệ sinh 4.2.Đào tạo Trung bình mỗi năm cán bộ công nhân viên trong công ty được tham gia trung bình 3 _4 khoá đào tạo,trung bình mỗi khoá là 3 triệu VND 70% chương trình đào tạo được thực hiện tại chỗ,dưới hình thức có người hướng dẫn trực tiếp,hay là luân chuyển nhân viên từ bộ phận này sang bộ phận khác 30% chương trình đào tạo được tiến hành ngoài nơi làm việc:trong đó 2% được đào tạo tại nước ngoài chủ yếu dành cho giám đốc điều hành và các trưởng phòng.Ngoài ra,nhân viên có năng lực thực sự thể hiện trong quá trình làm việc cũng sẽ là đối tượng cho đi học tại nước ngoài để nâng cao trình độ.Khoá học có thể kéo dài vài ngày hay vài tháng Còn lại là đào tạo trong nước.Hiện nay công ty đã liên hệ với các trường đại học hàng đầu về kỹ thuật ,kinh tế như Bách Khoa,Xây dựng,Kinh tế,…từ đó có thể có những khoá đào tạo chuyên môn cho các nhân viên trong các phòng ban,Trình độ nhân viên ngày càng được nâng cao:Đại học và trên đại học ngày càng chíêm ưu thế. Đi kèm với quá trình đào tạo như vậy là chi phí đào tạo mà công ty phải bỏ ra 4.3.Chi phí đào tạo Đơn vị :Triệu đồng phạm vi đào tạo Năm 1 2 Đào tạo trong nước 390 360 Đào tạo tại nước ngoài 20 50 Cộng chi phí đào tạo 300 415 5.Chi phí nhân lực Dự kiến quỹ lương cho cán bộ công nhân viên trong một vài năm là Đơn vị : Triệu đồng Năm thứ nhất Năm thứ hai Năm thứ 3 Giám đốc điều hành 180 300 500 Phòng kế toán _tài chính 870 920 980 Phòng hành chính _nhân sự 800 840 930 Phòng kinh doanh 700 870 990 An ninh_bảo vệ 500 525 570 Nhân viên vệ sinh 600 540 500 lễ tân 300 340 400 Nhân viên kỹ thuật 470 500 550 Tổng cộng 4620 4935 5530 ._.