Tổ chức quản lý và hạch toán kế toán tài sản cố định hữu hình

n xuất. TSCĐ hữu hình thường là bộ phận chủ yếu trong tổng số tài sản và đóng vai trò quan trọng thể hiện tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác định một tài sản có được ghi nhận là TSCĐ hữu hình hay là một khoản chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ sẽ có ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, em đã đi sâu tìm hiểu và chọn đề tài “Tổ chức quản lí và hạch toán kế toán tài sản cố định hữu hình” cho chuyên đề Kế toán trưởng của mình, trong đó chỉ nghiên cứu về các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Nội dung của chuyên đề ngoài phần lời nói đầu và kết luận bao gồm ba phần chính: Phần I : Khái quát chung về tổ chức quản lí TSCĐHH. Phần II : Hạch toán kế toán TSCĐHH. Phần III : Một số nhận xét và kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả công tác tổ chức quản lí, kế toán TSCĐHH. Trong khuôn khổ bài viết, do lượng kiến thức cũng như thời gian hạn chế nên chuyên đề này sẽ không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Do đó, em kính mong nhận được sự góp ý của các Thầy, Cô giáo cũng như những người quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn nữa. Phần I Khái quát chung về tổ chức quản lí TSCĐHH 1.1. Khái quát chung về TSCĐHH Để tiến hành các hoạt động sản xuất - kinh doanh, doanh nghiệp cần thiết phải có 3 yếu tố: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động của con người. TSCĐHH là tư liệu lao động, song không phải tất cả các tư liệu lao động trong doanh nghiệp đều là TSCĐHH mà TSCĐHH chỉ gồm những tư liệu chủ yếu có đủ tiêu chuẩn về mặt giá trị và thời gian sử dụng qui định trong chế độ quản lí tài chính hiện hành của nhà nước. Tuỳ theo điều kiện, yêu cầu và trình độ quản lí trong từng giai đoạn phát triển kinh tế mà Nhà nước qui định cụ thể về tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng của những tư liệu lao động được xác định là TSCĐHH. Thông thường TSCĐHH là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và có đặc điểm là tham gia vào nhiều chu kì sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất - kinh doanh, TSCĐHH bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất - kinh doanh và giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Theo qui định hiện hành thì một tài sản được ghi nhận là TSCĐHH phải thoả mãn đồng thời tất cả 4 tiêu chuẩn ghi nhận sau : + Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; + Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy; + Thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm; + Giá trị trên 5.000.000 đồng. TSCĐHH là những tài sản cố định có hình thái vật chất cụ thể. Kế toán TSCĐHH được phân loại theo nhóm tài sản có cùng tính chất và mục đích sử dụng trong hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp, gồm: + Nhà cửa, vật kiến trúc: Là các công trình xây dựng cơ bản như nhà cửa, vật kiến trúc, hàng rào, bể tháp nước, các công trình cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động sản xuất - kinh doanh. + Máy móc thiết bị: Gồm các loại máy móc thiết bị dùng cho sản xuất - kinh doanh. + Thiết bị phương tiện vận tải, truyền dẫn: Là các phương tiện dùng để vận chuyển như các loại đầu máy, đường ống và phương tiện khác. + Thiết bị dụng cụ quản lí: Gồm các thiết bị, dụng cụ phục vụ quản lí như dụng cụ đo lường, máy tính, máy điều hoà. + Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm: Gồm các loại cây lâu năm (chè, cao su, cà phê...), súc vật làm việc (trâu, bò, ngựa cày kéo...) và súc vật nuôi để lấy sản phẩm (bò sữa, súc vật sinh sản...). + TSCĐHH phúc lợi: Gồm tất cả TSCĐHH sử dụng cho nhu cầu phúc lợi. + TSCĐHH khác: Gồm những TSCĐHH chưa được phản ánh vào các loại trên (tác phẩm nghệ thuật, sách chuyên môn kĩ thuật...). 1.2. Một số khái niệm liên quan đến TSCĐHH Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03 về TSCĐHH thì: Tài sản cố định hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất - kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐHH. Nguyên giá: Là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được TSCĐHH tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Nguyên giá của TSCĐHH được xác định trong từng trường hợp cụ thể như sau: TSCĐ hữu hình mua sắm: Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm bao gồm giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại, giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia và các chi phí liên quan trực tiếp khác. TSCĐ hữu hình do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu: Đối với TSCĐ hữu hình hình thành do đầu tư xây dựng theo phương thức giao thầu, nguyên giá là giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng, các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ (nếu có). TSCĐ hữu hình mua trả chậm: Trường hợp TSCĐ hữu hình mua sắm được thanh toán theo phương thức trả chậm, nguyên giá TSCĐ đó được phản ánh theo giá mua trả ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình (vốn hoá) theo quy định của Chuẩn mực “Chi phí đi vay”. TSCĐ hữu hình tự xây dựng hoặc tự chế: Nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng là giá thành thực tế của TSCĐ tự xây dựng hoặc tự chế cộng (+) chi phí lắp đặt, chạy thử. Trường hợp doanh nghiệp dùng sản phẩm do mình sản xuất ra để chuyển thành TSCĐ thì nguyên giá là chi phí sản xuất sản phẩm đó cộng (+) các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Trong các trường hợp trên, mọi khoản lãi nội bộ không được tính vào nguyên giá của tài sản đó. Các chi phí không hợp lý như nguyên liệu, vật liệu lãng phí, lao động hoặc các khoản chi phí khác sử dụng vượt quá mức bình thường trong quá trình tự xây dựng hoặc tự chế không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình. TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi: Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ hữu hình không tương tự hoặc tài sản khác được xác định theo giá trị hợp lý của TSCĐ hữu hình nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về. Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ hữu hình tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu một tài sản tương tự (tài sản tương tự là tài sản có công dụng tương tự, trong cùng lĩnh vực kinh doanh và có giá trị tương đương). Trong cả hai trường hợp không có bất kỳ khoản lãi hay lỗ nào được ghi nhận trong quá trình trao đổi. Nguyên giá TSCĐ nhận về được tính bằng giá trị còn lại của TSCĐ đem trao đổi. Ví dụ: việc trao đổi các TSCĐ hữu hình tương tự như trao đổi máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, các cơ sở dịch vụ hoặc TSCĐ hữu hình khác. Khấu hao: Là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của TSCĐHH trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó. Giá trị phải khấu hao: Là nguyên giá của TSCĐHH ghi trên báo cáo tài chính, trừ (-) giá trị thanh lí ước tính của tài sản đó. Thời gian sử dụng hữu ích : Là thời gian mà TSCĐHH phát huy được tác dụng cho sản xuất, kinh doanh, được tính bằng thời gian mà doanh nghiệp dự tính sử dụng TSCĐHH hoặc số lượng sản phẩm, hoặc các đơn vị tính tương tự mà doanh nghiệp dự tính thu được từ việc sử dụng tài sản. Phương pháp khấu hao TSCĐHH : TSCĐHH trong doanh nghiệp được trích khấu hao theo một trong ba phương pháp sau: phương pháp khấu hao đường thẳng, phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần và phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm. Giá trị thanh lí: Là giá trị ước tính thu được khi hết thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, sau khi trừ chi phí thanh lí ước tính. Giá trị hợp lí: Là giá trị tài sản có thể được trao đổi giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá. Giá trị còn lại: Là nguyên giá của TSCĐHH sau khi trừ (-) số khấu hao lũy kế của tài sản đó. Giá trị có thể thu hồi : Là giá trị ước tính thu được trong tương lai từ việc sử dụng tài sản, bao gồm cả giá trị thanh lí của chúng. 1.3. Yêu cầu quản lí và nhiệm vụ hạch toán TSCĐHH Xuất phát từ đặc điểm cơ bản về sử dụng và chu chuyển giá trị của TSCĐHH mà việc quản lí, hạch toán TSCĐHH phải tuân thủ các yêu cầu sau: Về chứng từ TSCĐHH : Mọi TSCĐHH trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng và được theo dõi, quản lí, sử dụng và tính hao mòn theo đúng chế độ qui định. Bộ hồ sơ riêng của TSCĐHH gồm hồ sơ kĩ thuật và hồ sơ kinh tế. Các hồ sơ này lưu giữ các giấy tờ như : biên bản giao nhận TSCĐHH, hợp đồng mua TSCĐHH và các chứng từ khác có liên quan. Những TSCĐHH đã tính hao mòn đủ nhưng vẫn được sử dụng và tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp thì không được xoá sổ mà vẫn phải tiếp tục quản lí . Về việc tổ chức kiểm kê TSCĐHH : Định kì hoặc bất thường, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê TSCĐHH. Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu đều phải ghi rõ trong biên bản kiểm kê. Về việc điều động, nhượng bán, thanh lí TSCĐHH : Chỉ được thực hiện điều động, nhượng bán, thanh lí những TSCĐHH không sử dụng hoặc khi có quyết định của cấp có thẩm quyền theo đúng chế độ quản lí tài sản hiện hành của nhà nước. Doanh nghiệp phải tiến hành đầy đủ các thủ tục cần thiết, phải căn cứ vào biên bản giao nhận, thanh lí, xử lí TSCĐHH và các chứng từ để ghi giảm TSCĐHH theo qui định tại chế độ kế toán hiện hành. Về việc đánh giá lại TSCĐHH : Phải tuân thủ theo nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại. Khi thay đổi nguyên giá TSCĐHH, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu : nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐHH trên sổ kế toán và tiến hành hạch toán theo qui định hiện hành. Về việc xử lí mất mát, hư hỏng do nguyên nhân chủ quan của người quản lí, sử dụng: Doanh nghiệp phải báo cáo rõ cho cơ quan tài chính trực tiếp quản lí, cơ quan chủ quản cấp trên, và xác định rõ nguyên nhân, quy kết trách nhiệm vật chất cụ thể cho cá nhân liên quan theo đúng chế độ của nhà nước. Để đáp ứng yêu cầu quản lí TSCĐHH nêu trên, cần thiết phải tổ chức hạch toán TSCĐHH một cách khoa học. Tổ chức hạch toán TSCĐHH là quá trình hình thành, lựa chọn và cung cấp thông tin (số liệu, tin tức) về sự hiện có, tăng giảm, sử dụng TSCĐHH của doanh nghiệp trên cơ sở thiết lập một hệ thống chứng từ, sổ sách và trình tự phản ánh, giám sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hạch toán trong các doanh nghiệp phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau: 1. Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐHH hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐHH trong phạm vi toàn đơn vị, cũng như tại từng bộ phận sử dụng tài sản, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐHH và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐHH trong từng đơn vị. 2. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐHH vào chi phí sản xuất - kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ qui định. 3. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐHH, giám sát việc sửa chữa TSCĐHH về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa. 4. Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng, giảm nguyên giá TSCĐHH cũng như tình hình thanh lí, nhượng bán TSCĐHH. 5. Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, các bộ phận trực thuộc trong các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐHH: mở các sổ, thẻ kế toán cần thiết và hạch toán TSCĐHH theo chế độ qui định. 6. Tham gia kiểm tra đánh giá lại TSCĐHH theo qui định của nhà nước và yêu cầu bảo quản vốn, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động bảo quản, sử dụng TSCĐHH tại đơn vị. Phần II Hạch toán kế toán TSCĐHH 2.1. Hạch toán tổng hợp TSCĐHH 2.1.1. Những vấn đề chung về hạch toán TSCĐHH Theo chế độ kế toán hiện hành, việc hạch toán TSCĐHH được theo dõi trên các tài khoản (TK) chủ yếu sau đây: (a) TK 211 – Tài sản cố định hữu hình : TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng, giảm của toàn bộ TSCĐHH theo nguyên giá. Bên Nợ: - Phản ánh nguyên giá của TSCĐHH tăng do được cấp, mua sắm, xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do các đơn vị tham gia liên doanh góp vốn, do được biếu tặng, viện trợ... - Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐHH do xây lắp, trang bị thêm, do cải tạo, nâng cấp... - Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐHH do đánh giá lại. Bên Có: - Phản ánh nguyên giá của TSCĐHH giảm do điều chuyển cho đơn vị khác, nhượng bán, thanh lí hoặc đem góp vốn liên doanh... - Nguyên giá giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận hoặc do đánh giá lại. Dư Nợ: Phản ánh nguyên giá TSCĐHH hiện có tại đơn vị. TK 211 có 6 TK cấp hai : 2112 - Nhà cửa vật kiến trúc 2113 - Máy móc, thiết bị 2114 - Phương tiện vận tải truyền dẫn 2115 - Thiết bị, dụng cụ quản lí 2116 - Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 - TSCĐHH khác. (b) TK 2141 - Hao mòn TSCĐHH : TK này là TK cấp hai của TK 214 - Hao mòn tài sản cố định, dùng để phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐHH trong quá trình sử dụng do trích khấu hao và những khoản tăng giảm hao mòn khác của TSCĐHH của doanh nghiệp . Bên Nợ: Giá trị hao mòn của TSCĐHH giảm do các lí do giảm TSCĐHH (thanh lí, nhượng bán, chuyển đi nơi khác...). Bên Có: Giá trị hao mòn của TSCĐHH tăng do trích khấu hao TSCĐHH, do đánh giá lại TSCĐHH. Dư Có : Giá trị hao mòn của TSCĐHH hiện có tại đơn vị. (c) Một số TK khác có liên quan như : TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh, TK 111 - Tiền mặt, Tk 112 - Tiền gửi ngân hàng... 2.1.2. Hạch toán biến động TSCĐHH Các nghiệp vụ biến động TSCĐHH dù không thường xuyên diễn ra tại doanh nghiệp song lại có quy mô nghiệp vụ lớn, nội dung các nghiệp vụ thường phức tạp và liên quan tới nhiều tài khoản. Trước đây, các doanh nghiệp hạch toán biến động TSCĐHH căn cứ theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 và các thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính. Gần đây nhất Bộ Tài chính đã ra Thông tư 89/2002/TT-BTC hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán, trong đó có chuẩn mực số 03 về TSCĐHH, ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001. a. Hạch toán tăng TSCĐHH TSCĐHH của doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như do được cấp vốn, mua sắm, xây dựng, được viện trợ hoặc được biếu tặng... Căn cứ theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT và Thông tư 89/2002/TT-BTC, việc hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu tăng TSCĐHH được thể hiện trong Sơ đồ 1.1. Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý một số nghiệp vụ sau: Mua TSCĐHH theo phương thức trả chậm, trả góp: trường hợp này trước đây chưa được đề cập đến. Khi mua TSCĐHH dùng ngay cho hoạt động sản xuất - kinh doanh, ghi: Nợ TK 211 : Nguyên giá- ghi theo giá mua trả tiền ngay Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 242 : Phần lãi trả chậm Có TK 331 : Tổng giá thanh toán Định kì thanh toán cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 : Số trả cả gốc và lãi theo định kì Đồng thời, tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp, phải trả của từng kì: Nợ TK 635 Có TK 242 2. Doanh nghiệp được tài trợ, biếu tặng TSCĐHH đưa sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất - kinh doanh, ghi: Nợ TK 211 Có TK711 Trước đây, nguyên giá TSCĐHH được tài trợ, biếu tặng không được ghi nhận là một khoản thu nhập của doanh nghiệp mà được hạch toán vào nguồn vốn kinh doanh (TK 411). Các chi phí khác liên quan đến TSCĐHH được tài trợ, tính vào nguyên giá, ghi: Nợ TK 211 Có TK 111, 112,331... 3. TSCĐHH mua dưới hình thức trao đổi: a) Nếu TSCĐHH mua dưới hình thức trao đổi với TSCĐHH tương tự: Nợ TK 211 : Giá trị còn lại của TSCĐHH đưa đi trao đổi Nợ TK 214 : Giá trị đã khấu hao của TSCĐHH đưa đi trao đổi Có TK 211 : Nguyên giá của TSCĐHH đưa đi trao đổi b) Nếu TSCĐHH mua dưới hình thức trao đổi với TSCĐHH không tương tự: Khi giao TSCĐHH cho bên trao đổi, kế toán ghi giảm TSCĐHH: Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐHH đem đi trao đổi Nợ TK 214 : Giá trị đã khấu hao của TSCĐHH đưa đi trao đổi Có TK 211: Nguyên giá của TSCĐHH đưa đi trao đổi Đồng thời ghi tăng thu nhập do trao đổi TSCĐHH Nợ TK 131 : Tổng giá thanh toán Có TK 711 : Giá trị hợp lí của TSCĐHH nhận được do trao đổi Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra Khi nhận được TSCĐHH do trao đổi, ghi: Nợ TK 211 : Giá trị hợp lí của TSCĐHH nhận đựơc Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 131 : Tổng giá thanh toán Trường hợp phải thu thêm tiền do giá trị hợp lí của TSCĐHH đưa đi trao đổi lớn hơn giá trị hợp lí của TSCĐHH nhận được do trao đổi thì khi nhận được tiền của bên có TSCĐHH trao đổi, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 Trường hợp phải trả thêm tiền do giá trị hợp lí của TSCĐHH đưa đi trao đổi nhỏ hơn giá trị hợp lí của TSCĐHH nhận được do trao đổi thì khi trả tiền cho bên có TSCĐHH trao đổi , ghi: Nợ TK 131 Có TK 111, 112 Sơ đồ 1.1.Trình tự hạch toán tăng TSCĐHH TK 111, 112,331, 341 TK 211 Mua sắm TK 411 TK 414,431... Kết chuyển nguồn vốn tương ứng TK 241 Tập hợp chi phí Xây dựng hoàn thành XDCB bàn giao TK 411 Nhận góp vốn liên doanh, được cấp phát TK 111,112... Chi phí liên quan TK 711 Nhận tài trợ, biếu tặng TK 111,112... Chi phí liên quan TK 222,128 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 2141 TK 2142 TK 212 Trích KH Chuyển quyền sở hữu TSCĐ thuê tài chính TK 3388 TSCĐHH thừa trong kiểm kê TK 412 Đánh giá tăng TSCĐHH TK 2141 Trích KHTSCĐ b. Hạch toán giảm TSCĐHH TSCĐHH của doanh nghiệp giảm có thể do thanh lí, nhượng bán, chuyển thành công cụ dụng cụ, hoặc đem góp vốn liên doanh... Nhìn chung trình tự hạch toán giảm TSCĐHH không có sự thay đổi đáng kể căn cứ vào hệ thống các văn bản hướng dẫn đã ban hành. Trình tự này được thể hiện trên sơ đồ 1.2. Một số thay đổi được đề cập tại Thông tư 89/2002/TT-BT, cụ thể như sau: TSCĐHH thanh lí, nhượng bán: + Ghi giảm TSCĐHH thanh lí, nhượng bán, ghi: Nợ TK 214 : Phần giá trị hao mòn Nợ TK 811: Phần giá trị còn lại Có TK 211: Nguyên giá + Các chi phí phát sinh cho hoạt động thanh lí, nhượng bán, ghi: Nợ TK 811 Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng giá thanh toán + Phản ánh số thu nhập về thanh lí, nhượng bán: Nợ TK 111, 112, 131... : Tổng giá thanh toán Có TK 711 : Số thu nhập chưa có thuế GTGT Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp Trước đây, kế toán không sử dụng TK 811(Chi phí khác) và TK 711 (Thu nhập khác) để hạch toán mà ghi nhận giá trị còn lại, các khoản chi về thanh lí, nhượng bán vào bên Nợ TK 821- Chi phí bất thường và phản ánh số thu nhập về thanh lí, nhượng bán vào bên Có TK 721- Thu nhập bất thường. TSCĐHH hiện đang ghi trên sổ của doanh nghiệp, nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận quy định trong chuẩn mực TSCĐHH: Những tài sản này phải chuyển sang là công cụ, dụng cụ. Kế toán ghi giảm TSCĐHH : Nợ TK 214 : Giá trị đã khấu hao Nợ TK 627, 641, 642 : Giá trị còn lại (Nếu giá trị còn lại nhỏ) Nợ TK 242 : Giá trị còn lại (Nếu giá trị còn lại lớn phải phân bổ dần) Có TK 211 : Nguyên giá TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn mới được bổ sung. Phần giá trị còn lại của TSCĐHH phải chuyển sang công cụ, dụng cụ, nếu lớn, sẽ được coi là chi phí trả trước dài hạn, và được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh của từng kì, thay vì hạch toán vào bên nợ TK 142 như trước đây. Sơ đồ 1.2. Trình tự hạch toán giảm TSCĐHH TK 211 TK 811 Giảm do thanh lí, Giá trị còn lại nhượng bán TK 2141 Đã khấu hao Giảm TSCĐHH do khấu hao hết TK 128 , 222 Góp vốn liên doanh TK 411 Trả lại VGLD TK 412 Đánh giá giảm TSCĐHH TK 1388 TSCĐHH phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 627, 641, 642 GTCL nhỏ TSCĐHH chuyển thành công cụ, dụng cụ TK 242 GTCL lớn 2.1.3 . Hạch toán khấu hao TSCĐHH Chuẩn mực số 03 về TSCĐHH hướng dẫn doanh nghiệp tự xác định phương pháp khấu hao áp dụng cho từng TSCĐHH trong ba phương pháp đã nêu tại phần I.1.2, và phương pháp này phải được thực hiện nhất quán, trừ khi có sự thay đổi trong cách thức sử dụng tài sản đó. Đây là một trong những hướng dẫn bổ sung cho việc hạch toán khấu hao TSCĐHH trong doanh nghiệp vốn được thực hiện theo Quyết định 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ tài chính (thay thế cho Quyết định 1062 TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996). Theo đó, theo phương pháp khấu hao đường thẳng, số khấu hao hàng năm không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản. Theo phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần, số khấu hao hàng năm giảm dần trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản. Phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm dựa trên tổng số đơn vị sản phẩm ước tính tài sản đó có thể tạo ra. Thông thường các doanh nghiệp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng với mức khấu hao trung bình hàng năm cho TSCĐHH được xác định như sau: Mức khấu hao trung bình hàng năm của TSCĐHH = Nguyên giá - Giá trị thanh lí ước tính Thời gian sử dụng hữu ích Quá trình hạch toán khấu hao TSCĐHH được thể hiện như sau: Sơ đồ 1.3. Trình tự kế toán khấu hao TSCĐHH TK 211 TK 2141 Giá trị khấu hao của TSCĐHH TK 6274, TK 6414, TK 6424 đã hết khấu hao Trích KH vào chi phí Giá trị hao mòn sản xuất - kinh doanh Thanh lí TK 811 nhượng bán GTCL Giá trị hao mòn Ghi giảm TK liên quan TSCĐHH GTCL 2.1.4. Hạch toán sửa chữa TSCĐHH Sơ đồ 1.4. Trình tự hạch toán sửa chữa TSCĐHH TK 111, 112,152, 334 TK 627,641,642 Chi phí sửa chữa lặt vặt TK 241 TK 242 Tự làm Giá trị lớn Phân bổ dần phải phân bổ TK 331 TK 211 Thuê ngoài Tăng nguyên giá (nếu đủ điều kiện) Giá trị nhỏ (không ghi tăng nguyên giá) 2.2. Hạch toán chi tiết TSCĐHH Hạch toán chi tiết TSCĐHH là mở sổ chi tiết để theo dõi từng loại, từng nhóm TSCĐHH và theo từng bộ phận sử dụng, theo thước đo giá trị và hiện vật. Kế toán chi tiết TSCĐHH được thực hiện thông qua tổ chức chứng từ và tổ chức hạch toán tăng, giảm, khấu hao TSCĐHH trên sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ sử dụng gồm có: Biên bản giao nhận TSCĐ: Mục đích của biên bản là xác nhận việc giao nhận TSCĐHH sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp phát, được viện trợ, biếu tặng, nhận góp vốn liên doanh, TSCĐHH của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng liên doanh... (không sử dụng biên bản giao nhận TSCĐ trong trường hợp nhượng bán, thanh lí, hoặc TSCĐHH thừa, thiếu khi kiểm kê). Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐHH và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ, sổ kế toán có liên quan. Các thông tin về TSCĐHH được xác nhận trên biên bản giao nhận TSCĐ gồm: tên, mã hiệu, qui cách, số hiệu, nước sản xuất, năm sản xuất, năm bắt đầu đưa vào sử dụng, công suất thiết kế, nguyên giá, các yếu tố cấu thành nguyên giá, tỷ lệ hao mòn... Thẻ TSCĐHH: Thẻ TSCĐHH được lập nhằm theo dõi chi tiết từng TSCĐHH của đơn vị, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐHH. Thẻ TSCĐHH gồm 4 phần chính: + Ghi các chỉ tiêu chung về TSCĐHH như : tên, ký mã hiệu, quy cách; số hiệu; nước sản xuất; năm sản xuất, bộ phận quản lí, sử dụng; năm bắt đầu đưa vào sử dụng, công suất thiết kế; ngày tháng năm và lí do đình chỉ sử dụng TSCĐHH. + Ghi các chỉ tiêu nguyên giá TSCĐHH ngay khi bắt đầu hình thành TSCĐHH và qua từng thời kì do đánh giá lại, xây dựng, trang bị thêm hoặc tháo bớt các bộ phận... và giá trị hao mòn đã trích qua các năm. + Ghi số phụ tùng, dụng cụ đồ nghề kèm theo TSCĐHH. + Ghi giảm TSCĐHH : Ghi số, ngày, tháng, năm của chứng từ ghi giảm TSCĐHH và lí do ghi giảm. Biên bản thanh lí TSCĐ: Mục đích của biên bản là xác nhận việc thanh lí TSCĐHH và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐHH trên sổ kế toán. Nội dung của biên bản thanh lí gồm: + Ghi thành viên ban thanh lí TSCĐHH. + Ghi các chỉ tiêu chung về TSCĐHH có quyết định thanh lí. + Ghi kết luận của ban thanh lí. + Ghi kết quả thanh lí. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành: Mục đích của biên bản là xác nhận việc giao nhận TSCĐHH sau khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐHH sửa chữa và bên thực hiện việc sửa chữa. Biên bản là căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán chi phí sửa chữa TSCĐHH. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành gồm 2 phần : + Ghi tên, ký hiệu, số hiệu TSCĐHH sửa chữa; nơi quản lí sử dụng; thời gian bắt đầu sửa chữa và hoàn thành việc sửa chữa TSCĐHH. + Các bộ phận sửa chữa : Ghi tên bộ phận cần phải sửa chữa, nội dung của công việc sửa chữa, giá dự toán và chi phí thực tế. Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Mục đích của biên bản là xác nhận việc đánh giá lại TSCĐHH và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và các tài liệu liên quan số chênh lệch (tăng, giảm) do đánh giá lại TSCĐHH. Biên bản phải ghi rõ các thông tin sau về TSCĐHH được đánh giá lại : số thứ tự, tên, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, số thẻ; nguyên giá, giá trị hao mòn , giá trị còn lại của TSCĐHH trên sổ kế toán tại thời điểm đánh giá và sau khi đánh giá lại. Bảng tính và phân bổ khấu hao : Bảng này dùng dể phản ánh số khấu hao TSCĐHH phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng TSCĐHH hàng tháng. Kết cấu của bảng có các cột dọc phản ánh số khấu hao phải tính cho từng đối tượng sử dụng TSCĐHH và các hàng ngang phản ánh số khấu hao tính trong tháng trước, số khấu hao tăng, giảm và số khấu hao phải tính trong tháng này. Số khấu hao phải tính trong tháng này trên bảng được sử dụng để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ kế toán có liên quan, đồng thời được sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành. Sổ chi tiết dùng để hạch toán TSCĐHH là sổ TSCĐ. Sổ này được lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và cho từng đơn vị sử dụng mỗi nơi một quyển. Căn cứ vào chứng từ tăng, giảm TSCĐHH để ghi vào sổ TSCĐ: số hiệu, ngày tháng của chứng từ; tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐHH; tên nước sản xuất TSCĐHH; tháng năm đưa TSCĐHH vào sử dụng; số hiệu; nguyên giá; tỷ lệ khấu hao năm; số tiền khấu hao năm; số khấu hao TSCĐHH tính tới thời điểm ghi giảm TSCĐHH; số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi giảm TSCĐHH và lí do ghi giảm TSCĐHH. Phần III một số nhận xét và kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả công tác tổ chức quản lí, kế toán TSCĐHH 3.1. Nhận xét về công tác tổ chức, quản lí, kế toán TSCĐHH hiện nay Kế toán TSCĐHH đang tuân thủ theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và gần đây nhất là Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31-12-2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên, qua thời gian thực hiện và trước sự thay đổi to lớn trong hoạt động kinh tế, các quy định bộc lộ những hạn chế nhất định, ít nhiều gây cản trở cho việc quản lí và kế toán TSCĐHH trong các doanh nghiệp. 1. Về tiêu chuẩn nhận biết TSCĐHH Tài sản cố định nói chung và TSCĐHH nói riêng là những tư liệu chủ yếu có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu. Theo quy định hiện hành thì tiêu chuẩn nhận biết TSCĐHH phải thoả mãn đồng thời cả 4 điều kiện, trong đó có điều kiện về thời gian sử dụng lớn hơn 1 năm và giá trị lớn hơn 5.000.000 đồng. Giới hạn chi tiết như thế về thời gian sử dụng và giá trị tối thiểu sẽ không thể phù hợp hoàn toàn với mọi loại hình doanh nghiệp và thời điểm ghi nhận. Sự đa dạng về loại hình doanh nghiệp và qui mô hoạt động cũng như sự thay đổi về thời giá đặt ra yêu cầu khác nhau về giá trị tài sản. Một tài sản có thể được xem là nên ghi nhận là TSCĐHH ở đơn vị này nhưng đối với một đơn vị khác có qui mô lớn hơn thì có thể chỉ đáng được xem là giá trị công cụ, dụng cụ phân bổ thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trên thực tế hiện nay, nhiều tài sản do tính chất sử dụng và vai trò của chúng đối với sản xuất, chỉ nên xếp vào công cụ lao động song do chúng có giá trị lớn hơn 5.000.000 đồng nên các doanh nghiệp vẫn xếp vào TSCĐHH .Và như thế kế toán phải vào danh mục,vào sổ, thẻ TSCĐ để theo dõi tất cả các biến động về nó như khấu hao, sửa chữa, điều chuyển... Sau vài năm, nếu TSCĐHH đó hết khấu hao mà vẫn còn được sử dụng, nó lại được theo dõi trong danh mục các TSCĐHH có giá trị bằng không cho tới khi thanh lí, như vậy khá phức tạp cho công tác theo dõi và kiểm tra của kế toán. 2. Về việc xác định thời gian sử dụng hữu ích cuả TSCĐHH Chuẩn mực số 03 về TSCĐHH có quy định thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐHH là thời gian mà TSCĐHH phát huy đựơc tác dụng cho sản xuất, kinh doanh, và được tính bằng thời gian mà doanh nghiệp dự tính sử dụng TSCĐHH hoặc số lượng sản phẩm (hoặc các đơn vị tính tương tự) mà doanh nghiệp dự tính thu được từ việc sử dụng TSCĐHH . Như vậy, việc ước tính thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐHH là vấn đề hoàn toàn mang tính xét đoán. Do chính sách quản lí TSCĐHH của doanh nghiệp mà thời gian sử dụng hữu ích TSCĐHH có thể ngắn hơn thời gian sử dụng hữu ích thực tế của nó. Xét cho cùng, doanh nghiệp sẽ dựa trên kinh nghiệm của mình đối với các tài sản cùng loại để xác định thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐHH. Những quy định chưa cụ thể như thế sẽ là những kẽ hở để doanh nghiệp toàn quyền lựa chọn cách thức tính toán có lợi nhất cho mình mà không sợ trái với các nguyên tắc kế toán và các quy định hiện hành. 3. Về vấn đề phát hiện TSCĐHH thừa trong doanh nghiệp Theo quy định hiện hành, khi doanh nghiệp phát hiện có TSCĐHH thừa trong doanh nghiệp mà không xác định được nguyên nhân thì tài sản đó sẽ được ghi tăng TSCĐHH cho doanh nghiệp sau khi đã thông báo cho cơ quan chủ quản biết. Như vậy, nếu trong trường hợp doanh nghiệp chưa sử dụng đến TSCĐHH thừa thì doanh nghiệp vẫn phải trích khấu hao cho tài sản và như thế kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng. 4. Về hướng dẫn kế toán trường hợp doanh nghiệp được tài trợ, biếu tặng TSCĐHH Thông tư 89/2002/TT-BTC hướng dẫn kế toán thực hiện chuẩn mực 03 về tài sản cố định hữu hình và chuẩn mực 04 về tài sản cố định vô hình đã đề cập tới trường hợp doanh nghiệp được tài trợ, biếu tặng tài sản cố định. Theo đó, khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (nếu có) trên giá trị TSCĐ vô hình được tài trợ, biếu, tặng, ghi: Nợ TK 421 -._.