Tổ chức quản lý lao động tại Công ty Chế biến và kinh doanh than Hà Nội

do cạnh tranh buôn bán, sản xuất kinh doanh trên thị trường nhưng phải tuân theo các khuôn khổ và quy định của pháp luật nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Cùng với sự khan hiếm về nguồn nhân lực, sự biến động của môi trường kinh doanh nên các doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường thì phải cạnh tranh với nhau để tạo ra cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thương trường. Trong vấn đề tổ chức và quản lý thì Doanh nghiệp phải quan tâm chú trọng đến việc tổ chức sắp xếp và quản lý nguồn nhân lực (lao động ) sao cho hợp lý, bởi lao động là mạch máu của các Doanh nghiệp. Lao động có lớn mạnh và phát triển tốt thì Doanh nghiệp mới có nhiều khả năng phát triển và lớn mạnh. Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội cũng không nằm ngoài quy luật quản lý sử dụng nguồn lao động. Chính vì thế mà em đã quyết định chọn đề tài "Tổ chức quản lý lao động tại Công ty Chế biến và kinh doanh than Hà Nội" làm đề tài nghiên cứu cho báo cáo quản lý của mình. Trong phần báo cáo này em đã trình bày theo ba phần sau : Phần I : Lý thuyết Phần II : Thực trạng công tác quản lý lao động tại Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội . Phần III: Một số giải pháp - kiến nghị Phần I : Lý thuyết I. Khái niệm quản lý lao động : 1. Khái niệm : Quản lý lao động là lĩnh vực theo dõi hướng dẫn, điều hành, kiểm tra mối quan hệ qua lại giữa con người với các yếu tố vật chất trong quá trình sản xuất - kinh doanh của một doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Hay nói cách khác thực chất quản trị nhân lực là công tác quản lý con người. Trong đó, chủ thể quản lý (là những người lãnh đạo) tác động nên khách thể nhằm mục đích tạo ra lợi ích chung của tổ chức. 2. Vai trò quản lý lao động : Nhiệm vụ của quản lý lao động trong doanh nghiệp là phải điều hành chính xác, trọn vẹn các mối quan hệ giữa người và người để đảm bảo cho sản xuất được tiến hành nhịp nhàng, liên hoàn đem lại hiệu quả cao. Vì vậy vai trò của quản lý lao động trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Bởi lẽ, quản lý lao động là bộ phận không thể thiếu được của quản lý sản xuất kinh doanh, nó nhằm củng cố và duy trì đầy đủ số và chất lượng người lao động cần thiết cho doanh nghiệp để thực hiện được mục tiêu đề ra. Tìm hiểu và phát triển những hình thức, những phương pháp tốt nhất để con người có thể đóng góp nhiều sức lực cho các mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời tạo cơ hội để phát triển chính bản thân con người. Một điều nhận ra rằng, quản lý lao động chính là để nhằm nâng cao sự đóng góp có hiệu quả của người lao động (thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn). Nói tóm lại : Quản lý lao động đóng góp một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Nó là động lực thúc đẩy quá trình phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ nếu quá trình quản lý là tốt và ngược lại. II. Nội dung quản lý lao động trong doanh nghiệp 1. Công tác quản lý nhân sự làm việc gì : Đi cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và kinh tế nội dung công tác quản lý lao động ngày càng trở nên phong phú hơn. Trong khu vực doanh nghiệp, người ta bắt đầu thấy xuất hiện ngày càng nhiều mô hình tổ chức mới, các hình thức kiểm tra, kiểm soát quản trị nhân sự mới. Trong đó, nội dung của công tác quản trị nhân sự lúc đầu chỉ tập trung vào việc kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện nhiệm vụ từng cá nhân nhưng càng về sau càng được mở rộng sang cả lĩnh vực tâm lý, tình cảm, sinh hoạt và phong thái làm việc của mỗi người. Về cơ bản, quản lý lao động cần có những nội dung sau : - Phân tích công việc : tuyển chọn người lao động phù hợp với yêu cầu tính chất công việc, đặc điểm của công việc qua quan sát, theo dõi và nghiên cứu xác định những nhiệm vụ, chức năng, năng lực và trách nhiệm đòi hỏi để thực hiện công việc có hiệu quả. Trên cơ sở đó người ta xây dựng phương pháp tuyển chọn lao động thích hợp theo từng công việc, ngành nghề. - Bố trí sử dụng lao động, theo dõi đánh giá kết quả công việc, điều chỉnh sử dụng (thuyên chuyển, đề bạt, cho thôi việc). Vấn đề quan trọng đầu tiên là phải xác định đúng trình độ lành nghề của người lao động và bố trí họ đảm nhiệm công việc phù hợp. Việc bố trí phù hợp dó sẽ dẫn đến khai thác được tièm năng của người lao động và sử dụng những tiềm năng ấy một cách có hiệu quả. Trong đó quá trình sử dụng lao động luôn có sự theo dõi, giám sát và đánh giá kết quả công việc. Đánh giá đúng hiệu quả công việc sẽ giúp cho việc trả công được hợp lý, xác định được chế độ thưởng phạt phù hợp. Thực hiện việc thuyên chuyển, đề bạt, kích thích khả năng làm việc của người lao động làm cho họ có trách nhiệm hơn đối với công việc. Mục đích của việc điều chỉnh này nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công việc đạt tới các mục tiêu. - Đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá chuyên môn cho cán bộ, công nhân viên tạo ra khả năng thích ứng của con người với công việc trước mắt cũng như lâu dài. Những thay đổi về mặt khoa học, kỹ thuật, công nghẹ sản xuất đòi hỏi phải luôn nâng cao trình độ học vấn, trình độ chuyên môn của nguời lao động thông qua việc đào tạo và đào tạo lại nguồn nhân lực. - Xây dựng các đòn bẩy, các kích thích vật chất, tinh thần, các phúc lợi và dịch vụ, các đảm bảo về mặt Nhà nước và xã hội cho người lao động và sử dụng lao động. Các hiệu pháp trên nhằm tạo động lực trong lao động, phát huy, nâng cao tính tích cực, sáng tạo của người lao động. - Bồi dưỡng tay nghề kết hợp với khen thưởng người lao động đúng lúc, đúng nơi, đúng chỗ. - Tổ chức hệ thống quản lý lao động : phòng ban quản lý lao động và quản lý viên lao động, thông tin, hạch toán, đánh giá hiệu quả quản lý lao động trong doanh nghiệp. Các nội dung trên có tác động qua lại với nhau. Mỗi nội dung đòi hỏi những hình thức, phương pháp tiếp cận khoa học linh hoạt. Tổng thể đó làm thành hệ thống, cơ chế đảm bảo mỗi quan hệ qua lại giữa những người làm việc trong tổ chức tạo nên các đòn bẩy kích thích phát triển tài năng, sáng tạo của từng người. Liên kết những cố gắng của từng người thành những cố gắng chung cho mục tiêu chất lượng và hiệu quả công tác của doanh nghiệp. Ngoài ra bất kỳ một nhà quản trị nào cũng cần chú ý tới vấn đề đánh giá thực hiện công việc, đào tạo và phát triển nguồn lực, quan hệ lao động. Đây cũng là những nội dung cơ bản và cần thiét cho bất kỳ một doanh nghiệp phát triển. 2. Những phương pháp quản lý lao động Trong quản lý lao động, công cụ kinh tế được sử dụng một cách rộng rãi, đặc biệt với công tác quản lý lao động. Chẳng hạn người ta có thể củng cố đội ngũ lao động của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả lao động bằng cách tăng quyền lợi vật chất cho họ, cũng có thể thu hút lao động có trình độ tay nghề cao bằng hình thức tăng lương, trả lương xứng đáng cho người lao động. Đối với một tổ chức, công cụ kinh tế cũng là công cụ tốt nhất. Người ta có thể củng cố một tổ chức nào đó bằng việc đầu tư vào điều kiện vật chất hoạt động của tổ chức, có các hình thức khuyến khích vật chất cho những người làm việc trong tổ chức một cách hợp lý. * Phương pháp hành chính Đó là việc sử dụng nguyên tắc giữa cấp trên và cấp dưới, giữa người quản lý và người bị quản lý để thực hiện các nội dung quản trị. Nhà quản trị có thể dùng mệnh lệnh hay các biện pháp cách thức, gián chức để gây áp lực buộc người nào đó chuyển vị trí công tác hoặc thôi làm một phận sự nào đó. Sử dụng quyền lực hành chính trong công tác quản lý lao động có ý nghĩa đặc biệt quan trọng giúp cho công tác quản trị được thực hiện hiệu quả trong thời gian nhất định. * Phương pháp tâm lý Bên cạnh hai công cụ trên, trong quản lý lao động người ta còn sử dụng công cụ tâm lý. Đây là công cụ nhìn chung rất hiệu quả. Trong một số trường hợp công cụ tâm lý rất có ý nghĩa để giải quyết vấn đề. Việc dùng uy tín, dùng triết lý hay làm gương bao hàm trong phạm trù sử dụng này công cụ này. Công cụ tâm lý có vai trò và ý nghĩa rất quan trọng, ảnh hưởng mạnh mẽ đến đời sống tinh thần của người lao động. * Phương pháp pháp lý Đây là một trong những công cụ quan trọng nhất để quản lý lao động. Người quản trị muốn thành lập hay giải thể một tổ chức nào đó thì phải dựa trên cơ sở pháp luật hiện hành chứ không thể tuỳ tiện theo ý muốn. Nắm được nguyên tắc trên đây, trong công tác quản lý lao động, nhà quản trị phải luôn luôn coys thức khai thác công cụ này, mọi hành động có liên quan đến nhân sự phải được dựa trên cơ sở pháp lý để vừa bảo hộ lợi ích cuả mình, lại vừa đảm bảo lợi ích chung cho người lao động. Tóm lại, để đảm bảo công tác quản lý lao động có hiệu quả từ đó thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển thì phải biết áp dụng đồng bộ các công cụ, mỗi công cụ đều có giới hạn tác động nhất định và có liên quan đến các nội dung nhất định. Vì vậy, người quản trị khôn ngoan là luôn biết sử dụng đúng chỗ, đúng lúc công cụ này hay công cụ khác. Phần II Thực trạng công tác quản lý lao động tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội Chương I Tổng quan về Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Thực hiện chủ trương của nhà nước về quản lý vật tư theo ngành, ngày 25/11/1974 Hội đồng chính phủ ra quyết định só 254/CP chuyển chức năng quản lý và cung ứng than từ Bộ Vật tư qua Bộ Điện - Than. Ngày 9/12/1974, bộ Điện than ra quyết định số 1878/ĐT-QLKT chính thức thành lập Công ty. Lấy tên là " Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội" . Do yêu cầu hoạt động kinh doanh và để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Công ty trong từng thời kỳ, Công ty đã nhièu lần thay đổi tên gọi khác nhau, cụ thể : - Từ khi thành lập 1978 lấy tên là Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội, trực thuộc Tổng công ty quản lý và phân phối than, Bộ Điện - Than. - Từ 1979- 1981 : Đổi tên thành "Công ty quản lý và phân phối than", Bộ Điện Than sau dó thuộc Bộ Mỏ - Than. - Từ 1982 - 1993 : Đổi tên thành "Công ty cung ứng than Hà Nội" trực thuộc Tổng công ty cung ứng than, Bộ Mỏ - Than, sau đó chuyển sang Bộ năng lượng quản lý. - Từ 30/6/1993, theo chủ trương của nhà nước cơ cấu lại doanh nghiệp nhà nước, Bộ năng lượng đã ban hành quyết định số 448/NL-TCCB-LĐ, cơ cấu lại Công ty và đổi tên thành "Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội". - Từ ngày 1/4/1995 đến nay Công ty kinh doanh và chế biến than Hà nội trở thành một Công ty trực thuộc Công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc (theo quyết định số 563/TTG của Thủ tướng chính phủ, trực thuộc Tổng công ty than Việt Nam. Sau gần 30 năm hoạt động Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội đã tạo dựng được cho mình một vị thế trên thị trường. Bằng sự nỗ lực và phấn đấu của toàn bộ tập thể cán bộ CNV trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh nghiên cứu nắm bắt thị trường Công ty đã không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, hạ giá thành dịch vụ hoàn hảo… củng cố và ngày càng nâng cao uy tín của Công ty, đặc biệt là đảm bảo mức thu nhập thoả đáng cho cán bộ công nhân viên. Hiện nay tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty rất ổn định và có chiếu hướng phát triển tương đối thuận lợi. II. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và chức năng của Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội Trong thời kỳ bao cấp, Công ty thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về mặt hàng than và cung ứng than theo chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước trên phạm vi thành phố Hà Nội và các tỉnh phụ cận. Thời kỳ này, Công ty chỉ biết chấp hành yêu cầu của cấp trên trong mối quan hệ ngành dọc rất chặt chẽ, cơ chế cấp phát giao nộp, chi hết, thu đủ đã khiến công ty thờ ơ với giá cả và lợi nhuận. Khi nền kinh tế chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự tham gia quản lý và điều tiết vĩ mô của nhà nước theo định hướng XHCN Công ty được giao quyền chủ động, đã tự chủ trong kinh doanh, hoạt động trong điều kiện kích thích của thị trường với mục tiêu là phải có lợi nhuận. Thực tế, do có sự cách trở về vị trí địa lý, do hạn chế về khả năng tài chính hay do một số nguyên nhân khách quan khác mà người mua không mua trực tiếp được tại nơi sản xuất, còn người bán không thể bán tới tận tay người tiêu thụ. Trong nền kinh tế thị trường có khi mua và có bán hàng hoá thì cũng có bộ phận chuyên mua và chuyên bán hàng hoá trên thị trường đó là thương mại. Đối với Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội cũng vậy, chuyên hoạt động mua than ở mỏ và bán than cho các đơn vị sử dụng than. Mặt khác, Công ty còn phải chế biến than có tiêu chuẩn kỹ thuật phù hợp với công nghệ sản xuất của các hộ tiêu dùng than. Như vậy hoạt động của Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội không phải là hoạt động thương mại đơn thuần, mà còn là hoạt động có tính sản xuất. Ngoài chức năng kinh doanh than ở Mỏ, ngành còn giao nhiệm vụ tiêu thụ than cho mỏ bởi lẽ Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội nằm trong dây truyền sản xuất và tiêu thụ than của ngành than. Điều đó có nghĩa Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội hoạt động vừa mang tính thương mại, vừa mang tính phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành. Như vậy, lĩnh vực hoạt động của Công ty là kinh doanh và chế biến than, đây cũng là một lĩnh vực lớn đầy tiềm năng. Bởi vì than là một nguyên liệu truyền thống được sử dụng nhiều nhấ tạicơ sở sản xuất do ưu điểm của nó là chi phí thấp. Điều này mở ra cho Công ty nhiều cơ hội kinh doanh, nhưng đồng thời cũng phải đương đầu với nhiều thách thức đến từ sự cạnh tranh của các sản phẩm thay thée than như khí đốt, điện, xăng dầu… đòi hỏi ở Công ty một sự nhanh nhạy, khéo léo và niềm tin vào khả năng của mình để dứng vững và phát triển. III. Nhiệm vụ và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội 1. Nhiệm vụ của Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm, sáu tháng, quý về sản xuất kinh doanh theo sự chỉ đạo của Công ty kinh doanh và chế biến than Miền Bắc và tuân thủ đúng pháp luật của nhà nước. - Quản lý, khai thác và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả, đặc biệt là nguồn vốn do ngân sách cấp. - Thực hiện đầy đủ các cam kết của hợp đồng nói chung (hợp đồng mua, hợp đồng bán, vận chuyển v.v…). Quản lý và sử dụng lao động theo đúng pháp luật của Nhà nước ban hành, theo phân cấp thoả ước lao động tập thể của Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc. - Thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý kinh tế, thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước và cấp trên. - Cuối mỗi niên độ kế toán, công ty phải lập báo cáo quyết toán tài chính và chuyển toàn bộ thành phần lợi nhuận còn lại lên Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc sau khi đã thực hiện nghĩa vụ ngân sách Nhà nước. 2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội - Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội tổ chức bộ máy quản lý kinh tế theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán, thực hiện theo cơ chế quản lý theo chế độ một thủ trưởng, trong đó Giám đốc là nguời quản lý cấp cao nhất, là người đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trước công ty và nhà nước về mọi hoạt động của Công ty. Công ty có Phó Giám đốc giúp việc, phó Giám đốc có trách nhiệm tham gia lãnh đạo chung và được Giám đốc phân công điều hành những lĩnh vực công việc của mình, được Giám đốc điều các công việc cụ thể. Ban Giám đốc gồm Giám đốc, các phó Giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc. Các phòng ban, đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực công việc của mình, đồng thời phối hợp với nhau thực hiện hoạt động của Công ty và chịu sự kiểm soát của Ban Giám đốc. Sơ dồ tổ chức bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Ban giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán Các trạm kinh doanh và chế biến than Trạm Cổ Loa Trạm Ô Cách Trạm Giáp Nhị Trạm Vĩnh Tuy Cửa hàng số I Cửa hàng số II Cửa hàng số III Ban Giám đốc : Gồm Giám đốc và các phó Giám đốc. - Giám đốc là người đứng đầu công ty, có toàn quyền điều hành, quyết định hoạt động của công ty. - Phó giám đốc : Do Giám đốc Công ty lựa chọn và dề nghị cấp trên bổ nhiệm. Phó giám đốc phụ trách một số lĩnh vực kinh doanh cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các lĩnh vực được giao. Phó giám đốc giúp việc, tham mưu cho giám đốc về các vấn đề chuyên môn. Được giao phụ trách và chỉ dạo chung hoạt động kinh doanh bao gồm : - Tiến hành các công tác quản lý thị trường, tổ chức điều tra nắm bắt diễn biến tình hình hoạt động trên địa bàn kinh doanh. - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh. - Quan hệ giao dịch với khách hàng, ký kết hợp đồng kinh tế, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Điều phối, đảm bảo nguồn hàng cho các trạm. * Các phòng ban chức năng. + Phòng kinh doanh : Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình kinh doanh của Công ty, tổ chức kinh doanh và cung ứng than cho toàn bộ mạng lưới của Công ty. Giúp ban Giám đốc nghiên cứu thị trường, tìm đối tác liên doanh liên kết mở rộng thị trường tiêu thụ. Căn cứ vào kế hoạch sản lượng, khả năng dự trữ, đơn xin hàng của các trạm từ đó điều động phương tiện vận tải cung ứng hàng hoá cho toàn bộ mạng lưới tiêu thụ đảm bảo đủ số lượng, chủng loại và kịp thời theo yêu cầu của các trạm, phòng kinh doanh còn có trách nhiẹm tổ chức việc bán hàng, kiểm tra việc thực hiện các nội quy bán hàng của các trạm về giá cả, chất lượng. + Phòng kế toán : Với chúc năng cơ bản là hạch toán quản lý vốn và tài sản của nhà nước giao, phòng kế toán có trách nhiệm chỉ đạo lập chứng từ ban đầu, lập sổ sách đối với trạm và cửa hàng, tập hợp chứng từ của các trạm và tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty theo đúng quy định của cấp trên và đúng chế độ kế toán của Nhà nước. Việc tổ chức một mạng lưới hạch toán thống nhất từ đến công ty đã giúp phòng kế toán quản lý vốn, hàng hoá và tài sản một cách hiệu quả. Đồng thời chỉ đạo quản lý công nợ, thu hồi công nợ không để khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu. Cùng tham gia với phòng kinh doanh để dự thảo các hợp đồng kinh tế mua bán, bốc xếp, vận chuyển than, xây dựng giá và lập kế hoạch chi phí giao hàng. - Phòng tổ chức - hành chính : Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban giám đốc về tổ chức nhân sự và quản lý cán bộ, công tác văn phòng, văn thư lưu trữ, y tế, các công tác liên quan tới đảm bảo an ninh, quan hệ địa phương, đoàn thể và các tổ chức xã hội khác. Chăm lo đời sống sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên, tham mưu Ban giám đốc để xây dựng và ban hành cơ chế quản lý trong nội bộ công ty. * Bốn trạm kinh doanh và chế biến than đóng ở Cổ Loa, Ô Cách, Giáp Nhị và Vĩnh Tuy. Các trạm này là nơi tổ chức thực hiện tiếp nhận than, chế biến than và quản lý kho cũng như các tài sản dược công ty giao để sử dụng. Trạm trực tiép thực hiện các nghiệp vụ mua bán, chế biến, vận chuyển than theo kế hoạch của Công ty giao. Mọi hoạt động trong công ty đều có sự nhất quán từ trên xuống dưới, các bộ phận hoạt động độc lập nhưng có mối liên hệ mật thiết với bộ phận khác tạo thành một hệ thống, đảm bảo cho quá rình kinh doanh tiến hành hịp nhàng cân đối, có hiệu quả. III. Tổ chức công tác kế toán của Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội tổ chức công tác tài chính kế toán theo loại hình kế toán tập trung. Toàn Công ty có một phòng kế toán duy nhất làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiét các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị, lập báo cáo kế toán theo qui định chung. Các trạm trực thuộc không có phòng kế toán, chỉ bố trí một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu. Bộ máy kế toán của Công ty được minh hoạ bằng sơ đồ. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội Kế toán trưởng Bộ phận kế toán hàng và kế toán hàng tồn kho Bộ phận kế toán hàng bán và thanh toán tiền hàng Bộ phận kế toán quỹ Bộ phận kế toán TSCĐ Bộ phận kế toán tổng hợp Nhân viên kế toán các trạm - Kế toán trưởng là người đứng đầu trong bộ máy tổ chức kế toán của Công ty, là người phụ trách chung toàn bộ công việc kế toán. - Bộ phận kế toán hàng mua và hàng tồn kho : thu nhận các chứng từ về hàng mua và có nhiệm vụ theo dõi chi tiết cấu thành nên giá vốn hàng mua, chi tiết cho từng loại hàng và nguồn hàng. Đồng thời theo dõi hàng nhập, xuất tồn của các trạm vào sổ tổng hợp, xuất nhập tồn. - Bộ phận kế toán hàng bán và thanh toán tiền hàng : Thu thập các hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác phục vụ cho việc tính toán và xác định kết quả, theo dõi việc thanh toán với người bán và người mua của các trạm kinh doanh, theo dõi việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ của khách hàng, thanh toán lương và bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên. - Bộ phận kế toán quỹ : Tổng hợp các phiếu thu, phiếu chi, lệnh chi vào sổ quỹ. - Bộ phận kế toán TSCĐ : Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị của TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ, tính toán và phân bổ chính xác số khấu hao của TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Bộ phận kế toán tổng hợp : Căn cứ vào các sổ kế toán và các chứng từ ban đầu về mua hàng, bán hàng, thu chi tiền mặt vào các sổ chi tiết. Tập hợp các chi phí sản xuất kinh doanh. Sau đó, phân bổ các chi phí đó đúng nguyên tắc và lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán. - Nhân viên trạm : Nhân viên kế toán trạm được viết hoá đơn bán hàng cho khách hàng, thu tiền và lập báo cáo chứng từ ban đầu, kế toán trạm phải mở đầy đủ các sổ sách để theo dõi mọi hoạt động kinh tế phát sinh hàng ngày của trạm. Hình thức kế toán áp dụng trong Công ty là hình thức nhật ký chứng từ. Chương II Thực trạng công tác quản lý nhân lực tại Công ty kinh doanh và chế biến Than Hà Nội I. Thực trạng đội ngũ lao động của Công ty trong thời gian qua. Biểu 5 : Sự biến động cơ cấu lao động tại Công ty Nội dung Thực hiện So sánh 2001/2002 So sánh 2002/2001 2000 2001 2002 Chênh lệch % Chênh lệch % Tổng số lao động 106 144 109 38 135,8 - 35 75,7 Phân theo định mức làm việc Lao động trực tiếp 82 117 88 35 142,7 - 29 75,2 Lao động gián tiếp 24 27 21 3 112,5 - 6 77,8 Phân theo quán tính Nam 76 102 69 26 134,2 - 33 67,6 Nữ 30 42 40 12 140,0 - 2 95,2 Phân theo trình độ Đại học và trên ĐH 29 32 37 3 110,3 5 115,6 Trung cấp 34 36 21 2 105,9 - 15 58,3 Lao động khác 43 76 51 33 176,7 - 25 67,1 Qua số liệu biểu 5 ta thấy lượng nhân viên có tăng nhưng còn thất thường, không ổn định, đó là nhu cầu về lao động trong quá trình kinh doanh cụ thể qua 3 năm công ty chỉ tăng 3 nguời nhưng năm 2001 so với 2000 tăng 38 người tương ứng 35,5% nhưng đến 2002 lực lượng lao động lại giảm đi 35 người nên tỷ lệ giảm 24,3%. Về cơ cấu lao động của Công ty : Ta thấy rằng lực lượng lao động trực tiếp của công ty chiếm tỷ trọng khá lớn là 82 người so với tổng số 106 người chiếm 80,7% trong khi lực lượng lao động gián tiếp 24 người chiếm 19,3%. Năm 2001, lực lượng lao động trực tiếp tăng 42,6% mặc dù 2002 lực lượng lao động trực tiếp có giảm do sự giảm cơ cấu lao động nhưng số lao động gián tiếp lại giảm đáng kể cụ thể giảm 6 người so với 2001 tương đương 22,2%. Điều này được xem là một sự thay đổi tích cực trong cơ cấu nhân sự tại Công ty. Sở dĩ có sự tăng tỷ trọng lao động trực tiếp là do sản xuất của công ty được mở rộng qua các năm cùng với biện pháp tăng năng suất lao động và tuyển thêm người nên Công ty đã đáp ứng được nhu cầu của thị trường ddang tăng lên qua các năm. Số lượng lao động gián tiếp của công ty còn cao và sẽ làm hạn chế hiệu quả kinh doanh do tăng chi phí, vì vậy Công ty cần phải sắp xếp lại bộ máy tổ chức, tìm cách giảm số lao động giám tiếp, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. - Cơ cấu lao động theo giới tính : Có sự biến đọng qua các năm vì lao động chủ yếu của Công ty là lao động trực tiếp, có tính chất độc hại cho sức khoẻ nên lao động nam là chủ yếu, cụ thể 2001 tăng 26 tăng chiếm 34,2% so với 2000. Nhưng lao động nữ ngày càng giữ vị trí quan trọng trong Công ty vì là công ty kinh doanh một phần doanh thu không nhỏ thu được từ bán hàng trực tiếp mà ở đây nữ giới đóng vai trò quan trọng, vì nữ giới có một ưu điểm mạnh đó là sự cảm nhận nên đã nhận thấy nhu cầu của khách hàng từ đó ngày càng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. - Chất lượng đội ngũ lao động : Qua biểu trên ta thấy lực lượng lao động của Công ty có trình độ khá cao với 29 người đại học và trên đại học so với 106 người tăng (2000) và tới năm 2002, con số này là 37 người so với 109 người trong toàn công ty. Điều này cho thấy, lãnh đạo Công ty nhận thức được tầm quan trọng đội ngũ nhân sự của mình tạo mọi điều kiện cho nhân viên có khả năng nâng cao trình độ chuyên môn xem đó như là một vũ khí lợi hại để cạnh tranh và chiến thắng đối thủ trên thương trường (vì là Công ty sản xuất kinh doanh trực tiếp nên nhiều khâu trong lao động còn mang tính chất thủ công nên còn một số công nhân chưa qua trường lớp đào tạo nghiệp vụ chuyên môn như công nhân đóng than, xúc than… Theo phân tích cụ thể thực trạng của đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty còn mang nhiều nét chung vẫn tồn tại trong các ban ngành nhà nước, có thể nói xu hướng chung của toàn xã hội và mục tiêu chiến lược riêng của từng doanh nghiệp phát triển nguòn tài nguyên nhân sự là vấn đề sống còn. Hiểu được tầm quan trọng đó, Công ty đã có sự đầu tư vào việc tuyển dụng đào tạo và đãi ngộ nhiều hơn. II. Công tác tuyển dụng - Công tác tuyển chọn nhân lực được giao cho phòng tổ chức cán bộ đảm nhận. Các phòng ban xí nghiệp, phân xưởng nền cần thêm lao động thì phải báo cáo với phòng tổ chức cán bộ để phòng có kế hoạch tuyển chọn và phân phối lao động về nơi có nhu cầu. Tính thực tiễn những người được tuyển dụng phải là những người thoả mãn được đầy đủ các yêu cầu của công ty, bảo đảm mục tiêu kinh doanh, chiến lược của Công ty. + Đối với những cán bộ đòi hỏi phải có trình độ đại học cao đẳng trở lên, có chuyên môn, kinh nghiệm. + Đối với công nhân đòi hỏi tay nghề không quá cao nhưng phải có được yêu cầu sau : - Có sức khoẻ tốt, đảm bảo làm việc lâu dài trong Công ty với nhiệm vụ được giao. - Có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc của Công ty. - Có lý lịch rõ ràng. + Các thủ tục của quá trình tuyển chọn Sau khi nộp hồ sơ, được phòng tổ chức sắp xếp lịch đến làm thủ tục, phỏng vấn bằng hợp đồng, sau đó được ký kết hợp đồng thử việc với Công ty. Người lao động sẽ được ký hợp đồng lao động chính thức với Công ty sau khi đã hoàn thành tốt thời gian thử việc. Nếu có 2 người có trình độ bằng cấp ngang nhau thì sẽ ưu tiên người lao động là con gia đình chính sách sau đó mới tới con em trong ngành. III. Sắp xếp và tổ chức nhân lực STT Nội dung Thực hiện So sánh 2001/2000 So sánh 2002/2001 2000 2001 2002 Chênh lệch % Chênh lệch % 1 Tổng số lao dộng 106 144 109 38 135,849 - 35 75,69 2 Ban giám đốc 4 4 4 0 100 0 100 3 Phòng tổ chức hành chính 6 8 5 2 133,3 -3 62,5 4 Phòng kinh doanh 6 9 3 3 150,0 -6 33,3 5 Phòng kế toán 5 7 3 2 140,0 -4 42,9 6 Các trạm trực thuộc 85 116 94 31 136,5 -22 81,0 Trạm Vĩnh Tuy 18 26 19 8 144,4 -7 73,1 Trạm Giáp Nhị 30 57 33 27 190,0 -24 57,9 Trạm Ô Cách 9 8 6 -1 88,9 -2 75,0 Trạm Cổ Loa 13 14 13 1 107,7 -1 92,9 Ban đời sống 7 5 14 -2 71,4 9 280,0 Tổ bảo vệ văn phòng 4 3 6 -1 75 3 200 Tổ Than điện 4 3 3 -1 75 0 100 Theo bảng biểu trên ta thấy, qua 3 năm 2000 - 2002 số lượng lao động tại các đơn vị trực thuộc khá lớn, năm 2000 là 85 người chiếm 80,1% tổng số lao động của Công ty, song năm 2001 lực lượng này tăng 31 người, sang năm 2002 lực lượng này lại giảm 21 người tương đương 18,1%. Có hiện tượng giảm tổng số lao động 2002 so với 2001. Như vậy là do Công ty tinh giảm bộ máy quản lý, cũng như các phòng ban, các đơn vị trực thuộc giảm tối thiểu lao động không cần thiết để giảm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao dời sống của CBCNV. Cụ thể 2001, số nhân viên trong các phòng Công ty là 28 người so với tổng số lao động là 144 người (tỷ lệ 28/144) còn sang 2002 tỷ lệ này là 15/109. Như vậy, ta có thể thấy được mục tiêu của Công ty là tăng lao động trực tiếp, giảm lao động bàn giấy không cần thiết, đồng thời quan tâm hơn về mặt dời sống, quyền lợi của nhân viên, cụ thể Ban đời sống tăng 9 người tương đương 180% của năm 2002 so với 2001. Là một Công ty trực thuộc Công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc nên Công ty có tổng số nhân sự tương đối thấp, các phòng chức năng của Công ty hiện nay về số lượng tương đối phù hợp với nhiệm vụ và khối lượng công việc. Cụ thể là phòng tổ chức hành chính có 5 người, 2 người trình độ đại học, phòng kế toán có 3 người cả 3 đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán và phòng kinh doanh có 3 người. Trong quá trình kinh doanh không phải lúc nào cũng là hợp lý. Vì vậy Công ty nên nghien cứu phân bổ lực lượng lao động sao cho hợp lý và đúng mức để thực hiẹn tốt công việc. Tình trạng dư thừa, quá cồng kềnh ở một số bộ phận nào đó dẫn đến giảm hiệu quả kinh doanh trong sản xuất kinh doanh. ở Công ty tuỳ thuộc vào yêu cầu và đòi hỏi công việc cụ thể mà nhân viên được xếp vào từng vị trí riêng. Như đối với ban giám đốc, cán bộ phải có trình độ đại học về nghiệp vụ mình phụ trách, ngoài ra phải có trình độ về quản lý kinh tế và hiểu biết pháp luật. + Xét dưới góc độ thời hạn hợp đồng 2002 bao gồm: - Tổng số lao động : 109 người - Lao động dài hạn : 88 người chiếm 91% - Lao động ngắn hạn : 21 người chiếm 19% + Xét cơ cấu lứa tuổi và giới tính của Công ty - Lao động nữ : 40 người chiếm 36% - Lao động nam : 69 người chiếm 64% + Xét về lứa tuổi : - Tuổi từ 20 - 50 có 75/109 người Nữ : 23 người (chiếm 21%) Nam : 52 người (chiếm 49% ) - Tuổi từ 51 - 55 : Nữ : 17 người (chiếm 15%) Nam : 17 người (chiếm 15%) IV. Kích thích vật chất và tinh thần người lao động . 1. Về vật chất : Kích thích người lao động làm việc hoàn thành tốt và vượt mức được giao. Để nâng cao năng suất lao động, Công ty đã áp dụng 2 hình thức trả lương là lương thời gian và lương sản phẩm. * Cách tính lương thời gian STT Chức d._.