Tổ chức Kế toán tiêu thụ & xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng phần mềm Kế toán máy tại Công ty Cổ phần dược TRAPHACO

với các nước trên thế giới vẫn luôn là mối quan tâm của Việt Nam. Từ khi thực hiện chính sách mở cửa, Việt Nam đã thiết lập được nhiều mối quan hệ hợp tác kinh tế thương mại với nhiều nước. Vì vậy, hàng hoá tràn vào Việt Nam với khối lượng lớn và ngày càng đa dạng, phong phú cả về chất lượng, mẫu mã và chủng loại. Từ đó tạo ra một sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nước và giữa doanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp nước ngoài. Để chiến thắng trong cuộc cạnh tranh này, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tổ chức quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhất là tăng cường quản lý đối với khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Bởi vì đối với các doanh nghiệp này, tiêu thụ là giai đoạn cực kỳ quan trọng trong mỗi chu kỳ kinh doanh, nó có tính chất quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp và cũng chỉ giải quyết tốt khâu này thì doanh nghiệp mới thực sự thực hiện chức năng của mình là: “cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng”. Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và quản lý tiêu thụ nói riêng, có nhiều công cụ khác nhau, trong đó kế toán là một công cụ hữu hiệu. Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý là một trong những cơ sở cung cấp thông tin quan trọng nhất cho việc chỉ đạo, điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Để công cụ kế toán phát huy hết vai trò của mình, đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng. Sự cải thiện đó không chỉ dừng lại ỏ công tác tổ chức kế toán thuần tuý mà phải cải thiện cả công nghệ làm kế toán. Trong thời đại ngày nay- thời đại của công nghệ thông tin, để có sức cạnh tranh mạnh mẽ, mỗi doanh nghiệp cần phải kịp thời nắm bắt, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật này vào hỗ trợ công tác kế toán. Nhận thức được những điều trên đây, qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần dược TRAPHACO, dưới sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn và các cán bộ, nhân viên của phòng kế toán em đã đi sâu để tìm hiểu tình hình thực tế của công tác kế toán ở đây và em cho rằng kế toán tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy của công ty là một vấn đề đáng nghiên cứu. Chuyên đề kế toán trưởng được trình bày theo hai phần cơ bản sau: Phần I: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty cổ phần dược Traphaco. Phần II: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty cổ phần dược Traphaco. Phần I tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xáC định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty cổ phần dược TRAPHACO 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần dược TRAPHACO Công ty cổ phần dược và thiết bị vật tư y tế TRAPHACO-Bộ Giao thông vận tải là một công ty nhà nước cổ phần hoá thuộc Bộ Giao thông vận tải. Hiện nay, công ty đang là một trong những đơn vị sản xuất kịnh doanh đầu đàn trong ngành dược Việt Nam. Với xuất phát điểm là một tổ sản xuất thuốc thuộc Ty y tế đường sắt với nhiệm vụ sản xuất thuốc cho cán bộ công nhân ngành đường sắt trong thời kỳ bao cấp, để có được thành tựu lớn mạnh cả về lượng và về chất như ngày nay khi nền kinh tế đã chuyển đổi sang cơ chế thị trường, công ty đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển dài với những bước tiến ngoạn mục. Ngày 28/11/1972 tổ sản xuất thuốc thuộc ty y tế đường sắt thành lập. Năm1981, tổ sản xuất được mở rộng thành Xưởng sản xuất thuốc đường sắt. Năm1993, để đáp ứng nhu cầu phát triển của xưởng nói riêng và để theo kịp sự đổi mới của nền kinh tế nói chung xưởng dược được đổi tên thành xí nghiệp dược phẩm đường sắt với tên giao dịch là TRAPHACO. Năm1994 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 666QĐ/TCCB-LĐ thành lập công ty dược TRAPHACO từ xí nghiệp dược TRAPHACO với chức năng, nhiệm vụ: Thu mua dược liệu và sản xuất thuốc chữa bệnh, sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế. Năm1997 công ty được đổi tên thành công ty dược và thiết bị vật tư y tế TRAPHACO. Tháng 1 năm 2001, công ty quyết định tiến hành cổ phần hoá với 45% vốn của nhà nước theo quyết định 2566/1999 của Bộ GTVT và bắt đầu mở rộng thị trường ra các nước trên thế giới đồng thời mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang xuất nhập khẩu nguyên vật liệu. Lúc này công ty mang tên công ty cổ phần dược và thiết bị vật tư y tế-Bộ GTVT và đặt trụ sở tại 75 phố Yên Ninh- Quận Ba Đình- Hà Nội. Ngày 05/07/2001, công ty đổi tên thành công ty cổ phần dược TRAPHACO và cho đến nay, công ty vẫn hoạt động dưới tên gọi đó với quy mô sản xuất kinh doanh thì không ngừng mở rộng. Hiện nay, công ty có một chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh cùng 6 phân xưởng sản xuất và 10 địa điểm kinh doanh tại 6 quận thuộc thành phố Hà Nội. Ngày nay Công ty Traphaco luôn tạo được uy tín với người tiêu dùng và trở thành một trong số 130 doanh nghiệp đứng đầu về hàng Việt Nam chất lượng cao. 2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh Ngành nghề kinh doanh chính của công ty cổ phần dược và thiết bị vật tư y tế TRAPHACO là thu mua dược liệu, sản xuất thuốc , kinh doanh dược phẩm, ngoài ra công ty còn có hoạt động xuất nhập khẩu nguyên liệu và hoá chất. Hiện nay sản phẩm của công ty có mặt ở khắp nơi trên thị trường cả nước cũng như ở nước ngoài vơí các chủng loại vô cùng phong phú như các loại thuốc dạng viên nén, viên nang, viên bao film theo tiêu chuẩn GMP Asean, các loại thuốc dạng nước... Công ty đã bố trí một mạng lưới phân phối bao gồm 4 cửa hàng thuốc đặt ở Hà Nội tại các địa chỉ: 36 Nguyễn Chí Thanh, 102 Thái Thịnh, 20 Giải Phóng, 108 Thành Công và một chi nhánh đặt tại thành phố Hồ Chí Minh chuyên phụ trách mảng thị trường miền Nam, tại mỗi địa điểm phân phối đều có bác sĩ và dược sĩ tư vấn. Ngoài ra, hiện nay, công ty đang xây dựng nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP tại Hoàng Liệt- Thanh Trì. Công ty cũng có một hệ thống kho tàng tương đối hoàn chỉnh với đầy đủ các phương tiện, dụng cụ để bảo quản, bảo vệ nguyên vật liệu, hàng hoá trong kho ở tất cả các địa điểm kinh doanh của mình Trải qua một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh dài và mặc dù phải vận động trong cơ chế thị trường với tính cạnh tranh ngày càng khốc liệt, song công ty vẫn khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường dược Việt Nam cũng như thế giới và ngày càng đạt được những thành tựu đáng kể. Có thể thấy rõ điều đó qua việc so sánh kết quả sản xuất kinh doanh vài năm gần đây như sau: Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 1. Tổng doanh thu 51755539124 77993878304 97990334174 Doanh thu bán hàng hoá 259905768 4395703989 9531237748 Doanh thu bán thành phẩm 51495633356 70249474815 84390756426 Doanh thu hàng xuất khẩu 0 3348699500 4068340000 2. Các khoản giảm trừ 842173812 916182917 0 3. Doanh thu thuần 50913364342 77077695387 97151786784 4. Giá vốn hàng bán 24601930178 38343060545 47002803254 5. Lợi nhuận trước thuế 13449805880 17332870601 18734745964 6. Lợi nhuận sau thuế 9145867998 9924067293 12740170860 7. Nộp ngân sách nhà nước 7063826307 6251039209 8598150820 8. Thu nhập bình quân 1800000 2200000 2400000 Biểu1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 3. Tổ chức quản lý. Công ty cổ phần TRAPHACO hiện nay tổ chức quản lý theo hình thức trực tuyến theo sơ đồ sau: P. Tài chính - kế toán Kho hoá chất Kho dược liệu Kho phụ liệu Kho thành phẩm Kho 108 thành công Các cửa hàng bán buôn. Các cửa hàng bán lẻ P. Nguyên cứu phát triển P. Đẩm bảo chất lượng P. Kiểm tra chất lượng Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Giám đốc điều hành HĐQT PGĐ điều hành phụ trách KHKD Cung ứng vật tư P. Tổ chức hành chính Phòng kế hoạch KD PX viên nén GMP PX viên hoàn PX sơ chế PX thực nghiệm PX thuốc ống PX thuốc mỡ PX thuốc bột PX tây y Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức quản lý của công ty cổ phần dượcTRAPHACO 4.Khái quát chung về phương thức và mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Traphaco. Tại công ty, công tác kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, bộ máy kế toán được tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu. Kế toán trưởng KT tổng hợp KT tiền mặt KT TGNH KT HTK KT bán hàng KT công nợ Thủ quỹ Nhân viên kế toán 4 cửa hàng và chi nhánh Chỉ đạo trực tiếp Sơ đồ 2:Tổ chức bộ máy kế toán Báo sổ 5. Giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại công ty TRAPHACO nghiệp vụ khác Vốn bằng tiền Phiếu thu/Chi Giâý báo Nợ/Có Phải Thu Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Phải trả Phiếu nhập mua Phiếu xuất trả lại người bán hàng tồn kho Phiếu nhập Phiếu xuất, xuất điều chuyển Tài sản cố định Sổ quỹ tiền mặt Tiền gửi Ngân hàng Báo cáo bán hàng Sổ chi tiết công nợ Báo cáo mua hàng Sổ chi tiết công nợ Thẻ kho Báo cáo nhập - xuất tồn Thẻ TSCĐ Bảng tính khấu hao TSCĐ Tổng hợp Sổ chi tiết tài khoản Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Báo cáo tài chính Bảng cân dối kế toán Kết quả HĐ SXKD Lưu chuyển tiền tệ Báo cáo chi phí giá thành Hiện nay công ty đang ứng dụng phần mềm kế toán Fast Accounting- 2002. Chương trình này cho phép truy cập theo 2 kiểu: theo nghiệp vụ và theo chức năng (nghĩa là người dùng tiến hành hạch toán kế toán trên máy tính theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tiến hành sao chép các bút toán đã hạch toán sẵn trên sổ sách của kế toán thủ công vào các chứng từ theo chương trình). Phân tích số liệu liên quan đến khách hàng, vật tư, hàng hoá tài sản cố định có thể tiến hành theo 3 chiều mềm dẻo khác nhau (theo khách hàng; theo vật tư, hàng hoá hoặc theo tài sản cố định). Bổ sung thêm vào các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính là các báo cáo nhanh và các báo cáo phân tích tình hình tài chính. 5.1 Các phân hệ nghiệp vụ của Fast Accounting- 2002. Các phân hệ nghiệp vụ và các báo cáo chính của Fast Accounting- 2002 được liên kết với nhau qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ liên kết các phân hệ kế toán trong Fast Accounting- 2002 5.2 Làm việc với Fast Accounting- 2002 Màn hình giao diện của Fast Accounting- 2002 Màn hình giao diện của Fast Accounting- 2002 được thiết kế theo kiểu thực đơn, theo phân hệ nghiệp vụ. Mỗi khi một mục của thực đơn mẹ được chọn thì một thực đơn con sẽ xuất hiện gồm những mục chọn tương ứng với các thủ tục cho phép người dùng thực hiện nhu cầu cập nhật dữ liệu hay kết xuất báo cáo, liên quan đến phân hệ nghiệp vụ đã chọn.(Màn hình giao diện: Hình 1- Phụ lục) Với “Hệ thống”, người dùng có thể tiến hành cập nhật và kết xuất các danh mục từ điển cơ bản như danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục ngoại tệ, danh mục khoản mục, danh mục vụ việc... và thực hiện các thao tác liên quan đến toàn bộ hệ thống như khai báo các biến hệ thống, tạo, chọn năm làm viêc, sao chép dữ liệu vào ra, hay quản lý người sử dụng hệ thống. Phân hệ nghiệp vụ “Tiền mặt- Ngân hàng” được dùng để cập nhật các chứng từ liên quan đến kế toán vốn bằng tiền như phiếu thu/ chi, giấy báo nợ/ báo có và kết xuất các báo cáo có liên quan. Phân hệ “Bán hàng” được sử dụng để quản lý nghiệp vụ bán hàng, với việc cập nhật các chứng từ liên quan như hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại và các chứng từ phải thu khác cũng như việc lên các sổ sách kế toán về nghiệp vụ bán hàng. Phân hệ nghiệp vụ “Mua hàng” được sử dụng để quản lý nghiệp vụ mua hàng, với việc cập nhật các chứng từ liên quan như phiếu nhập mua hàng, phiếu xuất hàng trả lại người bán và các chứng từ phải trả khác và lên các báo cáo về nghiệp vụ mua hàng. Bằng cách sử dụng phân hệ “Vật tư”, người dùng có thể quản lý và theo dõi được tình hình nhập, xuất và tồn kho của các vật tư, hàng hoá và thực hiện tính đơn giá trung bình/ đơn giá hạch toán tháng cho những vật tư, hàng hoá tính giá trung bình/ giá hạch toán. Với “Tổng hợp”, người dùng có thể thực hiện các bút toán phân bổ, điều chỉnh, kết chuyển và lên các báo cáo tổng hợp. Phân hệ “TSCĐ”, cho phép người dùng theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao cũng như việc kết xuất các báo cáo về tài sản cố định. Xây dựng các danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu Fast Accounting- 2002 quản lý các danh mục từ điển (danh mục các đối tượng cụ thể cần quản lý) và cập nhật số liệu ban đầu bằng hai thực đơn chính là “Hệ thống” và “Vật tư”. Để cập nhật các danh mục: tài khoản , khách hàng, vụ việc, khoản mục và ngoại tệ với số dư đầu kỳ, sử dụng thực đơn “Hệ thống”, với danh mục vật tư hàng hoá cùng với tồn kho đầu kỳ, sử dụng thực đơn “Vật tư”. Đối với danh mục tài khoản: Chương trình đã cập nhật sẵn một danh mục tài khoản theo chế độ, song vẫn cho phép người dùng cập nhật thêm, xoá bỏ hoặc sửa các tài khoản tuỳ thuộc yêu cầu quản lý. Mỗi một tài khoản trong danh mục tài khoản được mô tả thông qua các thuộc tính sau: Số hiệu tài khoản; tên tài khoản; mã ngoại tệ; loại tài khoản ( tổng hợp hoặc chi tiết, khi cập nhật dữ liệu, chỉ được phép hạch toán vào tài khoản chi tiết, không được hạch toán vào tài khoản tổng hợp, tuy nhiên khi kết xuất báo cáo, chương trình kế toán vẫn cho phép kết xuất báo cáo liên quan đến tài khoản tổng hợp); tài khoản mẹ; bậc tài khoản (Tài khoản tổng hợp có bậc 0, tài khoản chi tiết có bậc từ 1 trở lên, các tài khoản càng chi tiết có bậc càng cao); tài khoản theo dõi công nợ chi tiết (C/ K): C- tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng, K- tài khoản không theo dõi công nợ chi tiết; nhóm tài khoản; tài khoản sổ cái- tài khoản được sử dụng khi lên báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh (C/ K: C- là tài khoản sổ cái, K- không là tài khoản sổ cái). Khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp, chương trình kế toán sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái, số dư đầu kỳ, đầu năm của tài khoản (chỉ vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản chi tiết). Đối với danh mục khách hàng: Danh mục khách hàng cho phép theo dõi chi tiết mua/ bán vật tư hàng hoá và các khoản phải thu, phải trả khác cho từng khách hàng. Trong số các thuộc tính mô tả khách hàng, mã khách hàng luôn được sử dụng khi cập nhật, xử lý dữ liệu và kết xuất báo cáo, nên cần hết sức cẩn thận khi thiết kế bộ mã khách hàng sao cho thuận tiện trong sử dụng và hiệu quả trong khai thác. Các thông tin về khách hàng: Mã khách hàng, tên khách hàng, loại khách (C/ D): C- khách hàng đơn lẻ, D- khách hàng là đơn vị, địa chỉ, tài khoản: Số hiệu tài khoản công nợ ngầm định của khách hàng (131- nếu là người mua, 331- nếu là người bán), hạn thanh toán: Số ngày tín dụng ngầm định khi mua bán với khách hàng (có thể sửa đổi được khi cập nhật chứng từ cụ thể). Đối với danh mục vụ việc: Fast Accounting- 2002 cho phép theo dõi các chi tiết và tổng hợp phát sinh liên quan đến các vụ việc, hợp đồng, thông qua mã vụ việc được khai báo trong danh mục vụ việc. Các thông tin về vụ việc: Mã vụ việc, tên vụ viêc, tài khoản (dùng trong trường hợp muốn theo dõi số dư của vụ việc) Đối với danh mục khoản mục: Danh mục khoản mục cho phép theo dõi các khoản mục trên các tài khoản chi phí và một số tài khoản khác như lý do tăng, giảm nguồn vốn; tài sản quỹ: lý do tăng giảm quỹ; tài sản cố định: lý do tăng giảm tài sản cố định... Có thể theo dõi các khoản mục này bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng. Mỗi các có những ưu ngược điểm riêng, nên cần tự đánh giá và chọn ra cách theo dõi các khoản mục phù hợp nhất. Các thông tin về khoản mục: Mã khoản mục Đối với danh mục ngoại tệ: Danh mục này dùng để theo dõi các loại ngoại tệ và tỷ giá quy đổi. Danh mục kho vật tư, hàng hoá Danh mục này dùng để theo dõi các kho vật tư hàng hoá và thành phẩm. Danh mục nhóm vật tư hàng hoá Fast Accounting- 2002 cho phép theo dõi vật tư hàng hoá không những theo danh điểm mà còn theo nhóm vật tư hàng hoá. Vật tư hàng hoá được tổ chức phân cấp dưới dạng nhóm Mẹ- Con hay còn gọi là cấu trúc hình cây. Nhóm có thể phân cấp đến sáu mức. Cây danh mục nhóm các vật tư hàng hoá trong Fast Accounting- 2002 rất năng động và uyển chuyển. Có thể dễ dàng thực hiện các thao tác tạo, sửa, xoá hoặc di chuyển các danh điểm vật tư hàng hoá giữa các nhóm với nhau, khi cần thiết. Nhờ việc quản lý vật tư hàng hoá theo nhóm, nên trong các báo cáo, có thể cộng giá trị hay số lượng theo nhóm. Các thông tin về danh mục nhóm vật tư hàng hoá. Mã, tên nhóm, đơn vị tính (có thể bỏ trống trường này đối với nhóm hàng thuộc loại dịch vụ), nhóm mẹ (cho các nhóm có bậc từ 2 trở lên), bậc của nhóm vật tư hàng hoá, số thứ tự nhóm (khi lên báo cáo, chương trình sẽ sắp xếp theo số thứ tự nhóm chứ không theo mã hoặc tên nhóm), nhóm cuối ( C- là nhóm cuối, K- chưa phải là nhóm cuối). Danh mục vật tư hàng hoá: Danh mục vật tư hàng hoá dùng để theo dõi mọi phát sinh và theo dõi tồn kho của từng vật tư hàng hoá cũng như các mặt hàng là dịch vụ như bốc xếp, vận tải. Thông tin về vật tư hàng hoá Mã, tên vật tư hàng hoá, đơn vị tính (nếu không khai báo thì khi cập nhật số liệu, chương trình sẽ bỏ qua trường “Số lượng”), số thứ tự (dùng để sắp xếp, khi in hoặc xem), tài khoản kho (152, 153, 155, 156), tài khoản giá vốn, tài khoản hàng bán bị trả lại, tháng, số lượng Min, số lượng Max, tính tồn kho, tính giá tồn kho (giá thực tế, trung bình tháng hoặc giá hạch toán). Tính thuế GTGT (C/ K) và thuế suất GTGT (%), nếu là vật tư hàng hoá được khai báo có tính thuế GTGT, thì trong các chứng từ liên quan như hoá đơn bán hàng, chương trình kế toán tự động tính thuế theo thuế suất đã định và cập nhật định khoản thuế GTGT. Danh mục chứng từ. Fast Accounting- 2002 quản lý các loại chứng từ bằng danh mục các chứng từ. Mỗi màn hình cập nhật được gắn với một hoặc một số chứng từ, mỗi chứng từ gắn với một số tham biến ngầm định, để tiện lợi cho việc cập nhật và xử lý số liệu. Mỗi loại chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ kế toán nhất định, số lượng loại chứng từ được Fast Accounting- 2002 định sẵn và người sử dụng chỉ được phép sửa đổi một vài tham số của chứng từ, chứ không thể thêm hoặc xoá một loại chứng từ trong danh mục hiện có của Fast Accounting- 2002. Các thông tin về loại chứng từ. Mã, tên chứng từ, tiêu đề (Tiêu đề trên chứng từ trong trường hợp in chứng từ bằng máy), số liên, tài khoản Nợ/ Có: là tài khoản Nợ/ Có ngầm định, khi vào một chứng từ mới, nhằm giảm bớt một số thao tác. Tuy vậy, chương trình vẫn cho phép sửa tài khoản này khi nhập số liệu. Fast Accounting- 2002 cho phép khai báo một số biến hệ thống để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể. Các biến này cần được khai báo ngay từ đầu và có giá trị trong suốt quá trình hoạt động của hệ thống kế toán sau đó (có thể không khai báo những biến hệ thống này nếu không cần máy tự động hạch toán mà kế toán sẽ tự nhập trong từng nghiệp vụ) như mã ngoại tệ ngầm định, mã đồng tiền hạch toán, kiểu hạch toán ngoại tệ, tài khoản chênh lệch giá hàng tồn kho- chênh lệch giữa giá gốc và giá bình quân cả kỳ dự trữ (412), tài khoản thuế GTGT đầu ra (3331), cho phép cập nhật trường bộ phận của nghiệp vụ bán hàng, cho phép cập nhật trường kế toán doanh thu, giá vốn... 6. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm ở công ty cổ phần dược TRAPHACO Quá trình tiêu thụ tại công ty bao gồm cả tiêu thụ thành phẩm và tiêu thụ hàng hoá. Hàng hoá có thể được công ty thu mua (gọi là hàng công ty), hoặc do các cửa hàng tự thu mua (gọi là hàng khai thác). Công ty thực hiện tiêu thụ qua 2 hình thức là giao hàng trực tiếp tại công ty và bán lẻ ở các cửa hàng phụ thuộc. Các phương thức thanh toán chủ yếu là: Đối với phương thức giao hàng trực tiếp công ty sử dụng các phương thức thanh toán: Tiền mặt, Séc, trả chậm, trả trước. Đối với phương thức bán lẻ, công ty sử dụng hai phương thức thanh toán đó là bằng séc hoặc tiền mặt, trong đó chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt. Có thể khái quát quy trình hạch toán tiêu thụ tại công ty như sau: HĐGTGT, Báo cáo bán hàng, PNK,PXKKVCNB Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy tính (HĐBH, PKT, PXĐC) Nhật ký chung Sổ cái TK 155, 156, 632, 511, 641, 642, 531, 532, 911 Sổ chi tiết TK 155, 156, Bảng kê HĐBH Nhật ký bán hàng Báo cáo tổng hợp bán hàng tháng Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tiêu thụ 7.Đánh giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho. Tại công ty, giá vốn thực tế thành phẩm, hàng hoá xuất kho được tính bằng phương pháp bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân cuối kỳ). Song khoản chi phí mua hàng không được tính vào giá vốn của hàng hoá mà lại được hạch toán vào khoản chi phí bán hàng bằng tiền khác. Cuối tháng hoặc sang đầu tháng sau, khi đã cập nhật đầy đủ các chứng từ nhập xuất kho thành phẩm, hàng hoá, kế toán hàng tồn kho sẽ thực hiện tính giá vốn hàng xuất bằng cách vào phân hệ kế toán hàng tồn kho, chọn tính giá trung bình, chọn tài khoản chênh lệch nhập, xuất, sau đó chương trình sẽ tự động tính giá xuất trung bình cho từng loại thành phẩm, hàng hoá. Giá thực tế hoa hoè xuất tháng 12/2002 Giá thực tế tồn đầu kỳ Số lượng xuất trong kỳ Số lượng nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ Giá thực tế nhập trong kỳ + = x = 1587298 (đồng) + 8. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá. 8.1 Chứng từ sử dụng Đối với nghiệp vụ nhập kho thành phẩm, hàng hoá (xem mục 9- kế toán hàng bán bị trả lại) Đối với nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hoá. Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hoá được vận dụng tuỳ theo phương thức bán hàng như sau: Phương thức giao hàng trực tiếp. Đây là phương thức bán hàng trực tiếp tại công ty theo hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng đã ký kết với khách hàng. Theo phương thức này, trình tự tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá được thực hiện như sau: Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng trình ban giám đốc duyệt và ký kết hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng xuất khẩu. Sau đó dựa trên những nội dung đã thoả thuận trong hợp đồng về số lượng, chủng loại, quy cách của hàng hoá và thời gian giao hàng, tiến hành viết hoá đơn GTGT thành bốn liên sau đó chuyển cho kế toán một bản hợp đồng kinh tế kèm theo một liên hoá đơn GTGT để nhập vào máy tính (Hoá đơn bán hàng: Hình 2- Phụ lục),01 liên lưu tại phòng, 01 liên giao cho khách hàng. 01 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng bán. Biểu số 2: Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng Hoá đơn (gtgt) Theo công văn số: 195 TCT/AC Liên 3: (Kế toán lưu) Ngày 16/01/2001 của TCT Ngày 01 tháng 12 năm 2002 Ký hiệu AA/2001 Số 000429 Đơn vị bán hàng: Công ty dược TRAPHACO TK:...................... Địa chỉ: 75 Yên Ninh- Ba Đình- Hà Nội. MS: ‚‚ ‚‚‚‚‚‚‚ ‚‚‚ Họ tên người mua hàng: Bác sĩ Hà Địa chỉ:........................ Hình thức thanh toán:........ MS: ‚‚ ‚‚‚‚‚‚‚ ‚‚‚ STT Tên, quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Thuốc cứu thương Túi 8 92381 739048 Cộng tiền hàng : 739048 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 73904,8 Tổng cộng tiền thanh toán: 812952,8 Số tiền bằng chữ: Tám trăm mười hai nghìn chín trăm năm mươi ba đồng Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phương thức bán lẻ tại các cửa hàng phụ thuộc: Công ty có 4 cửa hàng phụ thuộc ở Hà Nội, đặt tại 36- Nguyễn Chí Thanh, 102- Thái Thịnh, 20- Giải Phóng, 108- Thành Công. Khi có lệnh điều động nội bộ đã được duyệt của kế toán trưởng và giám đốc công ty về việc xuất thành phẩm, hàng hoá xuống các cửa hàng để bán lẻ, phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên, 1 liên thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho, 1 liên kế toán sử dụng để nhập số liệu vào máy tính, còn 1 liên lưu tại phòng kế hoạch kinh doanh. Trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, người lập sẽ ghi các chỉ tiêu: Tên nhãn hiệu, quy cách thành phẩm, hàng hoá, đơn vị tính, số lượng thực tế xuất kho. Thủ kho tiến hành xuất đúng theo số lượng, chủng loại đã được ghi trên phiếu. Sau khi nhận được liên 3, phòng kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy tính trên các chỉ tiêu về số lượng. Kế toán vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và nhập phiếu xuất điều chuyển nội bộ theo định khoản: Nợ TK 6321, 6322 Có TK 155, 156 (Phiếu xuất điều chuyển: Hình 3 - Phụ lục) Kế toán phải nhập các chỉ tiêu sau: Ngày chứng từ; số chứng từ; diễn giải; mã nhập xuất: kế toán khai báo tài khoản 6321 hoặc 6322 (đây chính là tài khoản đối ứng với tài khoản kho); mã kho xuất; mã kho nhập; mã hàng: kế toán khai báo mã hàng và chương trình sẽ tự động hiện tên hàng, đơn vị tính, và tài khoản kho (156, 155); số lượng: khai báo số lượng xuất Cột đơn giá và cột thành tiền (không phản ánh giá bán đơn vị như Hoá đơn GTGT mà phản ánh giá vốn đơn vị) chưa tính được tại thời điểm xuất thành phẩm, hàng hoá cho các cửa hàng mà cuối tháng kế toán hàng tồn kho sẽ tính trên máy vi tính và in ra phiếu xuất kho đã có cột đơn giá và cột thành tiền. Biểu số 3: Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Đơn vị: Công ty dược TRAPHACO Mẫu số 03- VT- 3LL Địa chỉ: 75- Yên Ninh- Ba Đình- HN Ban hành theo QĐ số Ban hành theo QĐ số 1141- TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC AX/ 01-B Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 20 tháng 12 năm 2002 Liên 3: kế toán Căn cứ lện điều động số: ...ngày .... tháng....năm 20.... của ....về việc.... Họ tên người vận chuyển: Anh Hưng. Hợp đồng số..... Phương tiện vận chuyển: Ô tô tải Xuất tại kho: Thành phẩm Phú Thượng Nhập tại kho: 102- Thái Thịnh- Hà Nội STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp,hh) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Hoa hoè 1 gói= 100 g Gói 50 50 4200 210000 2 Cao Hà thủ 1gói = 100g Gói 20 20 45600 912000 3 Cửu tính 1 gói = 500g Gói 20 20 4100 82000 Cộng 1204000 Xuất, ngày 20 tháng 12 năm 2002 Nhập ngày, 20 tháng 12 năm 2002 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Theo phương thức này, kế toán bán lẻ phải mở sổ nhận hàng và thanh toán, đối với các đối tượng không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng, kế toán bán lẻ phải lập bảng kê hàng bán lẻ, theo từng lần bán, từng loại hàng và cuối tháng gửi báo cáo bán hàng về phòng Tài chính- Kế toán, tại đây kế toán bán hàng sẽ nhập hoá đơn bán hàng vào máy tính qua phân hệ kế toán bán hàng. 8.2 Hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá xuất bán. Để hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá công ty cổ phần dược TRAPHACO sử dụng phương pháp thẻ song song. Các loại sổ, thẻ sử dụng: Thẻ kho Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá Bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất kho. Các báo cáo nhập, xuất, tồn kho thành phẩm. Quy trình hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Hoá đơn GTGT Báo cáo tổng hợp nhập- xuất- Tồn Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá Thẻ kho Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá. Tại kho: Thủ kho căn cứ Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho để ghi thẻ kho về mặt số lượng, mỗi chứng từ ghi một dòng thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm sản phẩm, hàng hoá. Sau khi kế toán nhập các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thông qua phân hệ kế toán hàng tồn kho và nhập hoá đơn GTGT thông qua phân hệ kế toán bán hàng, chương trình sẽ tự động hạch toán lên chi tiết thành phẩm, hàng hoá và báo cáo tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn như sơ đồ trên và kết chuyển sang các phân hệ khác, lên các báo cáo, sổ sách liên quan. Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá được kế toán mở theo từng kho, từng loại sản phẩm tương ứng với thẻ kho ở kho nhưng theo dõi cả về số lượng và giá trị. Biểu 4: Mẫu thẻ kho Thẻ kho Kho: Kho thành phẩm Phú Thượng Vật liệu (sp, hh): Hoa hoè Trang: Quy cách phẩm chất: Đơn vị tính: gói Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Ngày tháng Số Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tháng 11 300 ... .... ... ... ... ... ... ... 05/12 PN 16 CT TraphacoSapha 12000 12100 ... ... ... ... ... ... ... 18/12 PX 34098 Kho 31- Láng Hạ 100 11900 ... ... ... ... ... ... ... 28/12 HD17285 CTDP Bắc Cạn 600 8500 Cộng 12000 3800 8500 9. Kế toán giá vốn hàng bán 9.1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán giá vốn hàng bán tại cong ty sử dụng các tài khoản sau: TK 155: Tài khoản này để theo dõi tình hình biến động và hiện có của thành phẩm trong kỳ. TK 156: Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hoá trong kỳ. TK 632: Tài khoản này để phản ánh giá thành thực tế của thành phẩm, giá mua và chi phí thu mua hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và được chi tiết như sau: TK 6321- Giá vốn hàng bán: Hàng hoá. TK 6322- Giá vốn hàng bán: Thành phẩm. 9.2 Trình tự hạch toán. Cuối tháng, sau khi đã nhập đầy đủ các phiếu nhập thành phẩm, hàng hoá, kế toán tiến hành tính giá vốn cho hàng bán. Kế toán chỉ việc vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và chạy “Tính giá trung bình”, sau đó chương trình sẽ tự động tính giá vốn trung bình cho các loại thành phẩm, hàng hoá. Giá này sẽ tự động cập nhật vào trong các phiếu xuất điều chuyển và hoá đơn bán hàng. Đồng thời tổng giá vốn cũng sẽ tự động cập nhật vào nhật ký chung, sổ cái tài khoản 155, 156, tài khoản 6321, 6322, các báo cáo quyết toán kế toán tài chính và báo cáo quản trị liên quan khác. Biểu số 5. Nhật ký chung Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày Số 01/12 HD 32 Nhượng bán 8 túi thuốc cứu thương cho BS Hà 632 155 620.091 620.091 ... ... ... ... ... ... Tổng phát sinh ... ... ... Biểu số 6. ` Sổ cái tài khoản TK 155- Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 11.068.877.219 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 01/12 HD 32 Nhượng bán 8 túi thuốc cứu thương cho BS Hà 6322 620.091 05/12 HD 9741 Hà phòng tài vụ 6322 703.500 ... ... ... ... ... ... 25/12 PN 7 Hàng nhập lại (CTDP Quảng Bình) 6322 1.179.844 .... .... ..... .... .... ..... 31/12 PX 6 Xuất hàng huỷ theo biên bản huỷ hàng ngày 18/01/02` 6422 46.261.502 Tổng phát sinh nợ: 4.643.486.873 Tổng phát sinh có: 6.440.457.296 Dư nợ cuối kỳ : 9.271.906.796 Biểu số 7. Sổ cái tài khoản TK 156- Hàng hoá Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 3.405.961.985 Chứng từ Diễn giải._. TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 03/12 HD 9727 CTDP ThanhHoá 6321 2.009.088 09/12 HD 9775 Công ty dược phẩm Đà Nẵng 6321 6.476.640 ... .... ..... .... ..... ..... 20/12 PX 35100 102- Thái Thịnh 6321 1204000 ... ... ... ... ... ... 31/12 PN 11 Nhập lại hàng 7/12/02 Sa pha 6321 15.238 .... .... ..... .... .... ..... 31/12 PN 9 Nhập lại hàng 7/12/02 (108 Thành Công) 6321 59.936 ... .... ..... .... .... .... Tổng phát sinh nợ: 783.826.401 Tổng phát sinh có: 896.043.007 Dư nợ cuối kỳ : 3.293.745.379 Biểu số 8. TK 6321- GVHB:Hàng hoá Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 03/12 HD 9727 Công ty dược và TBVT Y tế Thanh Hoá 156 2.009.088 09/12 HD 9775 Công ty dược phẩm Đà Nẵng 156 6.476.640 ... .... ..... .... ..... ..... 20/12 PX 35100 102- Thái Thịnh 6321 1204000 ... .... ..... .... ..... ..... 31/12 PN 11 Nhập lại hàng 7/12/02 Sa pha 156 15.238 .... .... ..... .... .... ..... 31/12 PN 9 Nhập lại hàng 7/12/02 (108 Thành Công) 156 59.936 ... .... ..... .... .... .... Tổng phát sinh nợ: 1.116.473.101 Tổng phát sinh có: 1.116.473.101 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 9. Sổ cái tài khoản TK 6322- GVHB: Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 01/12 HD 32 Nhượng bán 8 túi thuốc cứu thương cho BS Hà 155 620.091 05/12 HD 9741 Hà phòng tài vụ 155 703.500 ... .... ..... .... ..... ..... 25/12 PN 7 Hàng nhập lại (CTDP Quảng Bình) 155 1.179.844 .... .... ..... .... .... ..... 31/12 HD 31 Điều chỉnh DT 7/12/02 (36 Nguyễn Chí Thanh) 155 12.487.661 ... .... ..... .... .... .... Tổng phát sinh nợ: 5.371.357.563 Tổng phát sinh có: 5.371.357.563 Dư nợ cuối kỳ : 0 10. Kế toán doanh thu tiêu thụ Doanh thu tiêu thụ của công ty bao gồm doanh thu tiêu thụ các loại sản phẩm dược do công ty tự sản xuất, doanh thu từ tiêu thụ các loại hàng hoá dược phẩm do công ty nhập về, doanh thu tiêu thụ nội bộ như từ hàng khuyến mại, hàng biếu, hàng quảng cáo, doanh thu hàng xuất khẩu. 10.1 Tài khoản sử dụng. Để hạch toán doanh thu tiêu thụ công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 511: “Doanh thu bán hàng” Tài khoản này được dùng để theo dõi doanh thu bán hàng và được chi tiết như sau: K 5111: “Doanh thu bán hàng hoá” TK 5112: “Doanh thu bán thành phẩm” K 512: “Doanh thu bán hàng nội bộ”. Tài khoản này được công ty sử dụng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh , chủ yếu là hàng khuyến mại, hàng sử dụng cho hội nghị khách hàng. Và được chi tiết thành: TK 5121- Doanh thu bán hàng nội bộ: Hàng hoá TK 5122- Doanh thu bán hàng nội bộ: Thành phẩm 10.2 Chứng từ sử dụng. Các chứng từ được công ty sử dụng trong chu trình tiêu thụ bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có, báo cáo bán hàng. 10.3 Phương pháp hạch toán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và Báo cáo bán hàng, kế toán sẽ tiến hàng nhập liệu vào máy tính. Để theo dõi được chi tiết cho từng mặt hàng, kế toán nhập Hoá đơn GTGT vào “Hoá đơn bán hàng” trong phân hệ kế toán bán hàng theo định khoản: Đối với khoản doanh thu bán hàng: Nợ TK 131, 111,... Có TK 5111, 5112,... Có TK 3331 Đối với khoản doanh thu tiêu thụ nội bộ Nợ TK 6418 Có TK 5121, 5122 Các thông tin trên hoá đơn bán hàng mà kế toán cần nhập bao gồm: Ngày chứng từ; số chứng từ; số seri Mã khách công nợ: kế toán cập nhật mã khách hàng (mã này được quy định trong danh mục khách hàng), chương trình sẽ tự động hiện tên khách, địa chỉ, mã số thuế của khách.Trong trường hợp này (tiêu thụ nội bộ) thì mã khách được nhập chính tên công ty. Diễn giải: nhập nội dung nghiệp vụ Mã nhập, xuất: khai báo tài khoản doanh thu và thuế GTGT đầu ra (131, 6418) Mã kho: Khai báo mã kho xuất bán, có thể là kho công ty hay kho cửa hàng... Mã hàng: Mã vật tư, sản phẩm, hàng hoá bán ra. Sau khi chọn xong mã hàng, chương trình sẽ tự động gán tên hàng, đơnvị tính, tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh thu. Số lượng: Khai báo số lượng hàng bán ra Đơn giá vốn: Do công ty sử dụng giá trung bình nên kế toán không phải nhập trường này mà chương trình kế toán sẽ tự động cập nhật đơn giá vốn tính được sau khi chạy đơn giá trung bình tháng. Đơn giá bán: giá bán VND hoặc giá bán ngoại tệ. Thành tiền: tiền vốn và doanh thu. Chương trình tự động cập nhật 2 trường này. Mã thuế: thuế suất thuế GTGT đối với mặt hàng tiêu thụ, chương trình tự động tính tiền thuế. Tài khoản thuế: Nhập tài khoản thuế GTGT đầu ra (33311) Hạn thanh toán: nhập số ngày đến hạn phải thu tiền hàng của người mua. Trong trường hợp bán hàng trả chậm kế toán chỉ cần nhập hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán phải cập nhật cả chứng từ: Hoá đơn bán hàng: chứng từ này được sử dụng để phục vụ cho việc quản lý kho hàng và lên báo cáo thuế GTGT. Phiếu thu tiền (hoặc giấy báo có của ngân hàng): được dùng để hạch toán. Việc khử trùng về chứng từ (lựa chọn thông tin từ các chứng từ chứa thông tin giống nhau của cùng 1 nghiệp vụ) sẽ do chương trình tự động thực hiện. Căn cứ vào các thông tin trên các chứng từ do kế toán nhập trên đây, chương trình sẽ tự động hạch toán và cho ra các báo cáo, sổ sách về tiêu thụ bao gồm: Bảng kê hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng, báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, theo hợp đồng, báo cáo tổng hợp thanh toán theo giá bán, sổ cái tài khoản 5111, 5112, nhật ký bán hàng. Biểu số 10. bảng kê hoá đơn bán hàng Tháng 12 năm 2002 Tên công ty: Công ty dược Traphaco Mã số: Địa chỉ : 75 Yên Ninh- Ba Đình- HN Chứng từ Khách hàng Doanh số bán (chưa thuế) Thuế GTGT Mã số thuế Ngày Số ... ... ..... .... .... ... 3/12 HD 9727 CTD Thanh Hoá 2.005.704 100285 28002319481 06/12 HD 9750 CTD Thái Nguyên 61.040.293 3.052.015 4600103170 ... ... ... ... ... ... Cộng: 13.782.098.467 689.104.923 Ngày ....tháng....năm 2003 Kế toán trưởng Người lập biểu Biểu số 11. Sổ cái tài khoản TK 5112- DTTT: Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 01/12 HD 32 Nhượng bán 8 túi thuốc cứu thương cho BS Hà 1313 739048 05/12 HD 9741 Hà phòng tài vụ 1311 1.316.572 ... .... ..... .... ..... ..... 24/12 HD 10171 Công ty dược phẩm Đà Nẵng 1311 35.602.383 .... .... ..... .... .... ..... 31/12 PKT 2860 KC 531đ 511 5312đ 5112 5312 67.200.746 31/12 PKT 2900 KC 511 đ 911 5112 đ 911 911 12.521.988.323 Tổng phát sinh nợ: 12.589.610.853 Tổng phát sinh có: 12.589.610.853 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 12. Sổ cái tài khoản TK 5111- DTTT: Hàng hoá Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 03/12 HD 9727 Công ty dược và TBVT Y tế Thanh Hoá 1311 2.005.704 09/12 HD 9775 Công ty dược phẩm Đà Nẵng 1311 6.152.400 ... .... ..... .... ..... ..... 31/12 PKT 2860 KC 531 đ 511 5311đ 5111 5311 41.151.357 .... .... ..... .... .... ..... 31/12 PKT 2900 KC 511 đ 911 5111đ 911 911 1.151.336.257 ... .... ..... .... .... .... Tổng phát sinh nợ: 1.192.487.614 Tổng phát sinh có: 1.192.487.614 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số13. Sổ cái tài khoản TK 5121- DTTTNB: Hàng hoá Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 04/12 HD 15004 QB hội nghị tổng kết cung ứng thuốc cho Bảo hiểm 6418 320.000 ... .... ..... .... ..... ..... 19/12 HD 15048 Trả hàng chính sách tháng 11/2002 Nam Định 6418 1.554.268 .... .... ..... .... .... ..... 31/12 PKT 2900 KC 512 đ 911 5121đ 911 911 7.386.670 Tổng phát sinh nợ: 7.386.670 Tổng phát sinh có: 7.386.670 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số14. Sổ cái tài khoản TK 5122- DTTTNB: Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... .... ..... .... ..... ..... 19/12 HD 15603 Hàng chương trình khuyến mại thẻ câu lạc bộ khách hàng 6418 1.742.571 .... .... ..... .... .... ..... 22/12 HD 15639 Hàng mẫu chụp ảnh (mẫu + biếu) 6418 777.143 31/12 PKT 2900 KC 512 đ 911 5122đ 911 911 22.257.802 Tổng phát sinh nợ: 22.257.802 Tổng phát sinh có: 22.257.802 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số15. nhật ký bán hàng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh só Ngày Số Thành phẩm Hàng hoá 03/12 HD 9727 Công ty dược và TBVT Y tế Thanh Hoá 1311 2.005.704 ...... ....... ...... ...... ...... ......... 24/12 HD 10171 Công ty dược phẩm Đà Nẵng 1311 35.602.383 .... ...... ........ ....... ........ ....... 11. Kế toán chiết khấu bán hàng Nghiệp vụ chiết khấu bán hàng phát sinh khi các khách hàng mua với số lượng lớn, hoặc là khách hàng thường xuyên... song thực chất ở công ty, mọi khách hàng đều được hưởng chiết khấu bán hàng với hai mức: 5 % đối với khách hàng quen mua với số lượng lớn, và 3 % đối với các khách hàng khác. Khoản chiết khấu bán hàng khách hàng được hưởng công ty hạch toán vào tài khoản 6418 “Chi phí bán hàng bằng tiền khác”. Về sổ sách kế toán của nghiệp vụ này sẽ được trình bày trong phần “Chi phí bán hàng- 10.1) 12. Kế toán giảm giá hàng bán Nghiệp vụ giảm giá hàng bán thường phát sinh khi khách hàng hoặc khiếu nại rằng sản phẩm, hàng hoá của công ty sắp hết thời hạn sử dụng hoặc hàng bán chậm. Khi phát sinh khoản giảm giá hàng bán, công ty cùng với khách hàng phải lập biên bản trong đó ghi rõ số lượng, quy cách hàng hoá, lý do giảm, mức giảm giá theo hoá đơn bán hàng nào. Căn cứ vào biên bản điều chỉnh giá do phòng kinh doanh lập, kế toán kê khai điều chỉnh thuế đầu ra cho thích hợp. Khoản giá giảm công ty sẽ trả cho khách hàng trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc sẽ trừ vào số nợ của khách hàng. 12.1 Tài khoản sử dụng Để phản ánh khoản giảm giá hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản: TK 532- Giảm giá hàng bán. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp nhận trong kỳ Bên có: Kết chuyển toàn bộ giảm giá hàng bán Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và được chi tiết như sau: TK 5321- Giảm giá hàng bán: Hàng hoá TK 5322- Giảm giá hàng bán: Thành phẩm 12.2 Phương pháp hạch toán. Căn cứ vào biên bản điều chỉnh giá do phòng kinh doanh lập, kế toán tiến hành định khoản trên máy tính như sau: Kế toán vào phân hệ kế toán “Tổng hợp” chọn phiếu kế toán và nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 5321, 5322 Nợ TK 3331 Có TK 131 (Xem Hình 6- Phụ lục) Cụ thể, trên phiếu kế toán, kế toán phải nhập: Số chứng từ, ngày chứng từ Tài khoản: 5321hoặc 5322, 131, mỗi tài khoản ghi một dòng. Diễn giải Cột phát sinh nợ, có: kế toán nhập số phát sinh nợ vào cột phát sinh nợ tại dòng của tài khoản 5321 hoặc 5322 và dòng của tài khoản 3331 ngay sau khi nhập số hiệu các tài khoản này vào cột tài khoản, sau đó diễn giải vụ việc vào cột diễn giải. Sau khi nhập số hiệu tài khoản 131 vào cột tài khoản ở dòng tiếp theo thì chương trình sẽ tự động cập nhật số phát sinh vào cột phát sinh có tại dòng tài khoản 131, đồng thời cập nhật cả dòng diễn giải cho dòng của tài khoản này. Trong trường hợp công ty trả khoản giảm giá cho khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, thì sau khi nhập phiếu kế toán trên, kế toán phải nhập phiếu chi hoặc giấy báo có của ngân hàng theo định khoản: Nợ TK 131 Có TK 1111, 1121... Số liệu vừa nhập sẽ được chương trình tự động kết chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu, kế toán vốn bằng tiền và lên các sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 5321, 5322 Biểu số 16. Sổ cái tài khoản TK 5322- DTTT: Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 31/12 PKT 3 Công ty dược và TBVT Y tế Hưng Yên 1311 421.784 31/12 PKT 2861 KC 532 đ 511 5322đ 5112 5112 421.784 Tổng phát sinh nợ: 421.784 Tổng phát sinh có: 421.784 Dư nợ cuối kỳ : 0 13. Kế toán hàng bán bị trả lại 13.1 Chứng từ sử dụng Trong quá trình tiêu thụ tại công ty cũng phát sinh trường hợp hàng đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do hàng không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng hoặc hàng quá hạn sử dụng mà không thương lượng bằng cách khác được, hoặc cửa hàng trả lại do hàng khong tiêu thụ được. Khi khách hàng mang trả lại hàng, khách hàng phải lập phiếu khiếu lại chất lượng hàng trả về và hoá đơn ghi rõ lý do trả lại hàng. Hàng hoá bị trả lại phải qua kiểm nghiệm của ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại bao gồm cán bộ phòng kinh doanh, thủ kho, kế toán, cán bộ phòng kiểm tra chất lượng. Ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại sẽ lập biên bản kiểm nghiệm hàng bị trả lại và viết phiếu nhập hàng bị trả lại hoặc ký xác nhận luôn vào “phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về kiêm biên bản nhập lại hàng” nếu đúng theo lý do trên và số hàng hoá sẽ được nhập kho. Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm do ban kiểm nghiệm lập, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần). 01 liên do phòng kinh doanh lưu 01 liên do kế toán hàng tồn kho lưu để nhập số liệu vào máy tính. 01 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho. Trên phiếu nhập kho, người lập ghi các chỉ tiêu: Tên, quy cách thành phẩm, hàng hoá, đơn vị tính và số lượng thực nhập. Đơn giá của lượng hàng bị trả lại chính là giá vốn đơn vị của thành phẩm, hàng hoá lúc xuất kho cho tiêu thụ. Căn cứ vào phiếu nhập kho này, kế toán tiến hành nhập liệu trên phiếu nhập hàng bị trả lại trong phân hệ kế toán “Bán hàng ” (Xem Hình 4- phụ lục) Biểu số 17. Nơi trả về: phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về Công ty dược Thanh Hoá (Kiêm biên bản kiểm nhập lại hàng) Tháng 12 năm 2002 Khiếu nại chất lượng Quyết định nhập lại TT Tên sản phẩm, hàng hoá SKS HD Đơn vị Số lượng Tình trạng nguyên nhân Số lượng nhập Số lượng không nhập 1 Ketoconazol (vỉ) Hộp 880 Dự trù nhầm 880 2 Hoà an thần Hộp 200 Hàng bán chậm 200 3 Trà thanh vị Hộp 32 Hàng bán chậm 32 Tổng cộng: 03 khoản 03 khoản 03 khoản Thành phần nhập lại Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Người khiếu nại Ngày 14 tháng 12 năm 2002 TT Họ và tên Chức vụ Ký tên 1 Hoàng Thị Dược Phó phòng kinh doanh 2 Đỗ Huy Huyền Thủ kho 3 Trần Thanh Mai Kế toán 4 Trần Hồng Minh Theo dõi hàng nhập lại Biểu số 18. Đơn vị: Công ty dược TRAPHACO MS: 01- VT Địa chỉ: QĐ số 1141- TC / QĐ/ CĐKT Ngày 1/ 11/ 1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 25 tháng 12 năm 2003 Số 02/ T12 Nợ.......... Có .......... Họ tên người giao hàng: Công ty dược Thanh Hoá Theo ......số ...... ngày .....tháng ....năm 20.... Của ..... (Khách hàng công ty nhập lại) Nhập tại kho: Hoàng Liệt Số TIêU THễ Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Ketoconazol (vỉ) Hộp 880 13.409.528 2 Hoà an thần Hộp 200 3.238.096 3 Trà thanh vị Hộp 32 304.762 Thuế GTGT 5% = 847.619 Cộng: 17.800.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Mười bảy triệu tám trăm nghìn đồng chẵn Nhập ngày 25 tháng 12 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 13.2 Tài khoản sử dụng Để hạch toán hàng bán bị trả lại, kế toán sử dụng tài khoản: 531- Hàng bán bị trả lại. Tài khoản này theo dõi doanh thu hàng bán bị trả lại, nó có kết cấu như sau: Bên nợ: Tập hợp doanh thu hàng đã tiêu thụ bị trả lại. Bên có: Kết chuyển doanh thu của số hàng bán bị trả lại. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành: TK 5311- Hàng bán bị trả lại: Hàng hoá TK 5322- Hàng bán bị trả lại: Thành phẩm 13.3 Phương pháp hạch toán Để thực hiện bút toán doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 5311, 5312 Nợ TK 3331 Có TK 1111, 131,.... Kế toán tiến hành nhập liệu vào “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại” trong phân hệ kế toán hàng tồn kho. Trong đó kế toán phải nhập: Ngày, số chứng từ, số seri, mã khách công nợ, diễn giải, mã nhập xuất (tài khoản đối ứng), mã kho, mã hàng (chương trình tự động lên tên, đơn vị tính của hàng bị trả lại), thuế suất và tài khoản thuế. Chương trình sẽ tự động lên tài khoản trả lại, tài khoản kho, tài khoản giá vốn Về trường giá vốn, do công ty tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền nên khi nhập hàng bán bị trả lại có hai trường hợp như sau: Trong trường hợp hàng bán ra tháng trước bị trả lại tháng này, kế toán phải nhập lại với giá vốn của tháng trước, chứ không được dùng giá vốn của tháng này, vậy nên phải dùng phiếu nhập hàng bán bị trả lại với giá vốn đích danh. Để biết giá vốn bán ra cần lọc lạichứng từ khi bán ra, xem lại giá và gõ lại giá này vào phiếu nhập hàng bán bị trả lại, chứ chương trình không tự tính và cập nhật. Trong trường hợp hàng bán ra và bị trả lại trong cùng một tháng, giá vốn nhập lại bằng giá vốn trung bình của tháng liên quan, nên sử dụng “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, giá trung bình”. Giá trung bình này chưa được tính, phải chờ đến cuối tháng, khi tính giá vốn thì chương trình sẽ lấy giá vốn trung bình cập nhật cho cả các phiếu nhập hàng bán bị trả lại thuộc loại này. Dựa vào phiếu nhập hàng án bị trả lại, chương trình sẽ tự động thực hiện bút toán ghi giảm giá vốn: Nợ TK 155, 156 Có TK 6321, 6322 Và cập nhật số liệu vào các phân hệ kế toán liên quan như phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu,... để lên các báo cáo, sổ chi tiết công nợ với người mua, báo cáo Nhập- Xuất- Tồn, kho nhật ký chung, nhật ký bán hàng, sổ cái tài khoản 155, 156, 6321, 6322, 5311, 5312 Biểu số 19. Sổ cái tài khoản TK 5311- HBBTL: Hàng hoá Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ... ... ... 25/12 PN 6 Nhập lại hàng CTDP Thanh Hoá 1312 16.952.386 ... .... ..... .... ..... 31/12 PN 11 Nhập lại hàng 7/12/02 Sa pha 1312 19.048 31/12 PKT 2860 KC 531 đ 511 5311đ 5111 5111 41.151.357 Tổng phát sinh nợ: 41.151.357 Tổng phát sinh có: 41.151.357 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 20. Sổ cái tài khoản TK 5312- HBBTL: Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 25/12 PN 5 Nhập lại hàng CTDP Quảng Bình 1311 6.816.792 ... .... ..... .... ..... 31/12 PN 12 Nhập lại hàng 7/12/02 (108 Thành Công) 1312 74.286 31/12 PKT 2860 KC 531 đ 511 5312đ 5112 5112 67.200.746 .... .... ..... .... .... ..... Tổng phát sinh nợ: 67.200.746 Tổng phát sinh có: 67.200.746 Dư nợ cuối kỳ : 0 14. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 14.1 Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng của côngty gồm: Lương nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương, chi phí cho tiếp thị, quảng cáo, chiết khấu bán hàng, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng... 14.1.1 Tài khoản sử dụng Hiện tại công ty đang sử dụng tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” với nội dung chi tiết theonhư chế độ quy định với tài khoản này do chương trình đã thiết lập sẵn theo mẫu. Tài khoản 641 cũng được chi tiết thành các tiểu khoản như theo quy định của chế độ hiện hành về tài khoản 641 và công ty sử dụng tất cả các tài khoản này. TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6427: Chi phí dịchvụ mua ngoài TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6428: Chi phí bằng tiền khác 14.1.2 Phương pháp hạch toán Tuỳ thuộc từng loại chi phí bán hàng phát sinh mà kế toán vào các phân hệ kế toán có liên quan và tiến hành hạch toán như sau: Đối với chi phí nhân viên: Chi phí về tiền ăn trưa, xăng xe của nhân viên thuộc bộ phận bán hàng (trả trực tiếp bằng tiền mặt) được nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6411 Có TK 1111 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên được nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp”theo định khoản: Nợ TK 6411 Có TK 3342: tiền lương phải trả nhân viên khối bán hàng Có TK 3382, 3383, 3384: Trích BHYT, BHXH, KPCĐ Đối với chi phí vật liệu, dụng cụ xuất dùng cho bán hàng, kế toán nhập vào phiếu xuất kho trong phân hệ kế toán hàng tồn kho theo định khoản: Nợ TK 6412 Có TK 152, 153 Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” để nhập vào phiếu kế toán theo định khoản như sau: Nợ TK 6414 Có TK 214 Đối với khoản phí, lệ phí chi bằng tiền, kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6415 Có TK 1111 Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài hoặc chi phí bằng tiền khác mà thanh toán bằng tiền thì kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng”, còn nếu chưa thanh toán thì kế toán nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” theo định khoản: Nợ TK 6417, 6418 Có TK 1111, 331 Đối với chi phí bán hàng ở chi nhánh báo về, kế toán tại công ty nhập vào phiếu kế toán theo định khoản: Nợ TK 641 (6411, 6412, ....) Có TK 3388 Các khoản làm giảm chi phí bán hàng được hạch toán vào các phân hệ kế toán tương ứng theo định khoản ngược laị như sau: Nợ TK 1111, 152,... Có TK 641 (6411, 6412,....) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động thông qua phân hệ kế toán “Tổng hợp” như sau: Nợ TK 911 Có TK 641 (6411, 6412, ...) Căn cứ vào các chứng từ này, chương trình sẽ tự động lên các sổ sách kế toán liên quan như Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6417, 6418, 641. Biểu số 21. Sổ cái tài khoản TK 6411- CPBH: Nhân viên Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PC 98TT Chị Hiền ăn trưa, xăng xe T12/02 bộ phận bán buôn 1111 9.068.000 31/12 PKT TT CPBH chi nhánh TPHCM T7- T12 3388 361.414.740 31/12 PKT LT12 Tính tiền lương phải trả T12 3341 299.108.383 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6411đ 911 911 1.478.069.416 Tổng phát sinh nợ: 1.478.069.416 Tổng phát sinh có: 1.478.069.416 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 22. Sổ cái tài khoản TK 6412- CPBH: Vật liệu Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PKT TT CPBH chi nhánh TPHCM T7- T12 3388 8.898.816 31/12 PC 75 TT Công ty Viễn Đông- mực in 1111 1.718.000 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6412đ 911 911 16.564.326 Tổng phát sinh nợ: 16.564.326 Tổng phát sinh có: 16.564.326 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 23. Sổ cái tài khoản TK 6413- CPBH: Dụng cụ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 30/12 PC 15H C. Minh- mực in máy 1111 109.090 31/12 PKT 81 Mua phích cắm điện cho quầy Thanh Hoá 331 742.500 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6413đ 911 911 95.878.716 Tổng phát sinh nợ: 95.878.716 Tổng phát sinh có: 95.878.716 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 24. Sổ cái tài khoản TK 6414- CPBH: Khấu hao TSCĐ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PKT 282 Bút toán phân bổ của tháng 11 2141 37.989.452 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6414đ 911 911 38.359.174 Tổng phát sinh nợ: 326.965.727 Tổng phát sinh có: 326.965.727 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 25. Sổ cái tài khoản TK 6415- CPBH: Phí, lệ phí Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 15/12 PC 206 Anh Bồng- lái xe- mua BH xe 29S-1893 1111 3.750.000 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6415đ 911 911 3.750.000 Tổng phát sinh nợ: 3.750.000 Tổng phát sinh có: 3.750.000 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 26. Sổ cái tài khoản TK 6417- CPBH: Chi phí dịch vụ mua ngoài Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PC 302H Phạm Hải- lái xe vận chuyển hàng đi các tỉnh phía Bắc 1111 10.156.410 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6417đ 911 911 1.110.473.949 Tổng phát sinh nợ: 1.132.973.949 Tổng phát sinh có: 1.132.973.949 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 27. Sổ cái tài khoản TK 6418- CPBH: CP bằng tiền khác Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 30/12 PC 348 Chiết khấu bán hàng 6 tháng cuối năm 2002 Cao Bằng 1111 6.341.000 ... .... .... .... .... Tổng phát sinh nợ: 997.448.915 Tổng phát sinh có: 997.448.915 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 28. Sổ cái tài khoản TK 641- CPBH Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 30/12 PC 15H C. Minh- mực in máy 1111 109.090 30/12 PC 348 Chiết khấu bán hàng 6 tháng cuối năm 2002 Cao Bằng 1111 6.341.000 ... .... .... .... .... Tổng phát sinh nợ: 4.051.651.049 Tổng phát sinh có: 4.051.651.049 Dư nợ cuối kỳ : 0 14.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm: Chi phí tiền lương nhân viên quản lý doanh nghiệp và các khoản trích theo lương, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu, bao bì, đồ dùng văn phòng, các khoản thuế, phí, lệ phí, các khoản chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí khác bằng tiền. 14.2.1 Tài khoản sử dụng Hiện tại đối với tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, công ty đang sử dụng như theo chế độ hiện hành (theo dõi các chi phí phát sinh thuộc về quản lý kinh doanh trên toàn doanh nghiệp). Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK 6421: chi phí nhân viên quản lý TK 6426: Trích lập dự phòng TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6428: Chi phí bằng tiền khác TK 6425: Thuế, phí và lệ phí 14.2.2 Phương pháp hạch toán Cũng tương tự như đối với chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ về các chi phí quản lý doanh nghiệp để nhập dữ liệu vào máy tính. Tuỳ thuộc từng loại chi phí mà kế toán thực hiện nhập liệu trên các phần hành khác nhau tương ứng. Đối với chi phí nhân viên: Chi phí về tiền ăn trưa, xăng xe của nhân viên quản lý (trả trực tiếp bằng tiền mặt) được nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6421 Có TK 1111 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên được nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp”theo định khoản: Nợ TK 6421 Có TK 3343: tiền lương phải trả nhân viên khối quản lý Chi phí vật liệu, dụng cụ xuất dùng cho quản lý xuất xử lý khi hết hạn, kế toán nhập vào phiếu xuất kho trong phân hệ kế toán hàng tồn kho theo định khoản: Nợ TK 6422 Có TK 152, 153 Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” để nhập vào phiếu kế toán theo định khoản như sau: Nợ TK 6424 Có TK 214 Đối với khoản phí, lệ phí chi bằng tiền, kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6425 Có TK 1111 Đối với khoản trích lập dự phòng, kế toán nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” theo định khoản: Nợ TK 6426 Có TK 139, 159 Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài hoặc chi phí bằng tiền khác mà thanh toán bằng tiền thì kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng”, còn nếu chưa thanh toán thì kế toán nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp”. Nợ TK 6427, 6428 Có TK 1111, 331 Đối với chi phí quản lý ở chi nhánh báo về, kế toán tại công ty nhập vào phiếu kế toán theo định khoản: Nợ TK 642 (6421, 6422, ....) Có TK 3388 Các khoản làm giảm chi phí quản lý được hạch toán vào các phân hệ kế toán tương ứng theo định khoản ngược laị như sau: Nợ TK 1111, 152,... Có TK 642 (6421, 6422,....) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý sang TK 911, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động thông qua phân hệ kế toán “Tổng hợp” như sau: Nợ TK 911 Có TK 641 (6411, 6412, ...) Căn cứ vào các chứng từ được nhập ở các phân hệ như trên, chương trình sẽ tự động lên các sổ sách liên quan như Nhật ký chung, sổ cái TK 6421, 6422, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428 Biểu số 29. Sổ cái tài khoản TK 6421- CPQLDN: Nhân viên Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 12/12 PC112 Ăn trưa T11/02- Xuân la 1111 11.388.000 ... ... .... .... ... .... Tổng phát sinh nợ: 1.504.258.637 Tổng phát sinh có: 1.504.258.637 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 30. Sổ cái tài khoản TK 6422- CPQLDN: Vật liệu Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 01/12 PX 25 112 Xuất xử lý kem lẻ hết hạn theo lệnh 14 1522 52.525 ... ... .... .... ... .... Tổng phát sinh nợ: 1.428.262.227 Tổng phát sinh có: 1.428.262.227 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số31. Sổ cái tài khoản TK 6423- CPQLDN: Dụng cụ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 03/12 PC 21 Thanh toán tiền sửa chữa phụ tùng ô t._.