Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang (ko lý luận)

y, việc hạch toán phân bổ chính sách tiền lương cùng các khoản tính theo lương và giá thành sản phẩm, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương cho người lao động sẽ góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất, tăng năng suất lao động và cải thiện đời sống con người. Các chế độ tiền lương và các khoản tính theo lương đã được Nhà nước ban hành, song nó được vận dụng linh hoạt ở mỗi doanh nghệp phụ thuộc và tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh và tính chất côngviệc. Thấy được tầm quan trọng của tiền lương cũng như công tác tổ chức quản lí và hạch toán tiền lương đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang với nhiệm vụ là sản xuất vật liệu xây dựng, thi công công trình và một số hạng mục khác. Với quy mô như vậy thì việc xây dựng một cơ chế trả lương phù hợp với một ý nghĩa rất quan trọng về sự tồn tại và phát triển của công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang với sự giúp đỡ của cô chú phòng tài chính kế toán cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của PGS. tiến sĩ Nguyễn Văn Công em đã đi sâu nghiên cứu đề tài “ Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang”. Chuyên đề gồm 3 phần: Phần 1: Đặc điểm tổ chức quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang Phần 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang Phần 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang PHẦN MỘTTỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG VĂN GIANG 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 1.1.1 Giai đoạn từ khi hình thành đến nay Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang được thành lập tháng 3 năm 1999. Sau hơn 10 năm hoạt động trong cơ chế thị trường với quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty liên tục phát triển. Công ty có đội ngũ kỹ sư, các cán bộ có nhiều năm kinh nghiệm, đội ngũ công nhân lành nghề được trang bị máy móc, thiết bị thi công hiện đại đã hoàn thành nhiều dự án, công trình đạt chất lượng cao, góp phần làm tăng doanh thu, tăng tiền vốn giúp cho đời sống cán bộ công nhân viên được ổn định và ngày càng được cải thiện hơn. 1.1.2 Giai đoạn phát triển của công ty cổ phần vật liệu xây dựng văn giang trong 3 năm gần đây Sự phát triển của Công ty từ khi thành lập cho đến nay được thể hiện qua các số liệu trong 3 năm tài chính gần đây: Bảng 1-1: Số liệu 3 năm tài chính của Công ty trong ba năm 2007, 2008, 2009. STT Tài sản Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Tổng tài sản 13.396.134.000 12.735.758.000 16.310.341.000 2 Số tài sản hiện có 13.170.197.000 12.735.758.000 16.310.341.000 3 Các khoản nợ 12.170.197.000 11.712.000.000 15.232.547.000 4 Các khoản nợ hiện nay 1.090.000.000 1.391.000.000 1.565.000.000 5 Doanh thu thuần 16.635.927.000 18.790.285.000 21.156.501.000 6 Lợi nhuận 414.456.000 517.894.000 541.509.000 Bảng 1-2: Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây Chỉ tiêu Mã số Quý3/2007 Quý 3/2008 Quý 3/2009 Sự tăng, giảm 3 năm DTBH & CCDV 01 3.268.740.000 3.889.825.750 4.153.721.693 884.981.963 Các khoản giảm trừ 03 17.365.890 18.731.180 20.415.369 3.049.479 Chiết khấu TM 04 12.530.000 14.521.000 16.315.000 3.785.000 Giảm bán hàng 05 3.471.000 2.782.650 2.193.430 -99.130 Hàng bán bị trả lại 06 1.364.890 1.431.530 1.673.193 308.303 Doanh thu thuần 10 3.251.374.110 3.871.094.570 4.162.347.100 910.962.990 Doanh thu HĐTC 21 19.612.242 17.307.168 17.403.195 -2.401.101 Giá vốn hàng bán 11 2.614.125.000 2.526.531.200 2.512.132.002 -01.992.998 Lợi nhận gộp 20 637.249.110 944.563.370 1.248.109.443 610.860.333 Chi phí tài chính 22 215.867.797 206.590.381 206.135.938 -9.731.859 Chi phí bán hàng 24 17.021.500 19.325.680 20.198.725 3.177.225 Chi phí QLDN 25 12.764.000 13.623.370 15.435.170 2.671.170 Lợi nhuận từ HĐTC 30=20+(21-22)-(24-25) 30 411.208.055 722.331.107 1.023.742.805 612.534.750 Thu nhập khác 31 231.508.686 195.758.794 187.635.211 -43.893.475 Chi phí khác 32 32.819.352 29.325.757 28.125.306 -4.694.046 Lợi nhuận khác 40=31-32 40 198.689.334 116.433.037 59.509.895 -91.766.192 Tổng lợi nhuận 50=30+40 50 609.897.389 888.764.144 1.083.252.700 473.325.311 Thuế TNGN phải nộp 51 162.568.705 193.553.729 201.000.883 38.433.178 Lợi nhuận sau thuế (60=50-51) 60 447.328.684 695.209.415 882.251.717 434.923.333 Qua báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang, ta thấy: + Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 884.981.963đ. + Doanh thu thuần 910.962.990đ + Lợi nhuận sau thuết 434.923.333đ Đặc biệt là tỷ lệ giá vốn bán hàng giảm 101.992.998đ đã làm lợi nhuận tăng đáng kể. 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang có chức năng sản xuất vâth liệu xây dựng giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, ống đúc bê tông…. Nhiệm vụ chính của Công ty là sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng các công trình đường bộ, công trình điện dân dụng và một số hạng mục khác. Sau khi ký hợp đồng xây dựng đơn vị giao cho từng đội trực tiếp tổ chức thi công, đơn vị trách nhiệm về chất lượng và tiến độ của công trình với chủ đầu tư. Hiện nay Công ty chủ yếu là sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng các hạng mục công trình. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty gồm các phân xưởng sản xuất, các phòng ban chịu sự quản lý của ban Giám đốc. Ban Giám đốc chịu mọi trách nhiệm chung về mọi mặt sản xuất kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên Công ty. Sơ đồ 1.1: Bộ máy hoạt động quản lý kinh doanh.Đội thi công Số 1 Đội thi công Số 2 Đội thi công Số 3 Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng khảo sát Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Đại hội cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất của công ty của tất cả các cổ đông. Cổ đông có thể trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của công ty. Hội đồng quản trị có hai loại quyền chính là quyền kiến nghị và quyền quyết định. Ban kiểm soát: là một thành phần của ơ cấu quản lý công ty, gồm 12 người. Ban kiểm soát có 3 thành viên do hội đồng cổ đông bổ nhiệm trong đó có 1 trưởng ban mà người này là một cổ đông. Trong ban có hai thành viên chuyên môn và kế toán. Tất cả những người này có quyền yêu cầu công ty cung cấp và thông tin về kinh doanh của công. Giám đốc Công ty: Là người chịu trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty do hội đồng quản trị bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước hội đồng này và là người đại diện pháp luật của Công ty. Phòng tổ chức hành chính: tuyển chọn và ký hợp đồng lao động đảm bảo và thực hiện tốt các chính sách của Nhà nước đối với người lao động đồng thơì quản lý lưu trữ văn thư, công văn. Phòng kế toán tài vụ: theo dõi toàn bộ vốn, tài sản lưu động , tài sản chính của công ty. Phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, phát triển và đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh để cung cấp các thông tinh hữu ích giúp giám đốc ra quyết định chỉ đạo sản xuất. Phòng KH-KT: có nhiệm vụ xây dựng các mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh nghiên cứu khoa học kỹ thuật sản xuất thi công giảm quỹ thời gian tăng hiệu suất và hiệu quả chất lượng công việc, tham gia đấu thầu các công trình và sản xuất vật liệu xây dựng theo đơn đặt hàng. Phòng khảo sát: kiểm tra các lao động sản xuất kinh doanh, việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nước, của Công ty. Bộ phận sản xuất: chia thành nhiều đội, đội trưởng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lao động của các đơn vị mình, giúp cho đội trưởng là cán bộ kỹ thuật, kế toán và một số nhân viên kế hoạch khác. 1.3. Đặc điểm thị trường và sản phẩm 1.3.1. Đặc điểm thị trường Với quy mô như hiện nay thì thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty chủ yếu là trong nước. Sản phẩm có mặt trên khắp cả nước, từ thành thị đến nông thôn, chiếm thị phần khá rộng lớn. 1.3.2. Đặc điểm sản phẩm Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang chuyên sản xuất gạch ngói ống đúc bê tông, thiết bị vệ sinh… Trong mỗi sản phẩm rất đa dạng về mẫu mã . Do có chủ trương đường nối đứng đắn đồng thời cùng với sự quản lý có hiệu quả nên hiệu quả kinh tế của Công ty đã đạt được trong thời gian qua là khá tốt. PHẦN HAIĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG VĂN GIANG. 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và phần công lao động kế toán 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình trực tiếp, đừng đầu là Kế toán trưởng. Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương BHXH Kế toán thanh toán Kế toán thành phẩm Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Kế toán trưởng của Công ty trực tiếp tổ chức, chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác tài chính- kế toán của Công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và cấp trên về toàn bộ công tác TC-KT của Công ty. Đồng thời phụ trách thực hiện kế toán về tải sản cố định và nguyên vật liệu. Kế toán tổng hợp: thực hiện nhiệm vụ ghi sổ sách, kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của Công ty. Theo dõi chung tình hình kế toán ở các bộ phận, kiểm tra đối chiếu tổng hợp số liệu và lập báo cáo gửi lên cấp trên. Thủ quỹ: phản ánh thu, chi tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai xót và sử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư tiền sổ sách. Kế toán tiền lương, BHXH: tính lương phải trả hàng tháng cho CBCNV theo quy định hiện hành của Công ty. Theo dõi việc thu nộp BHXH, BHYT và quyết toán các khoản bảo hiểm trên với cơ quan bảo hiểm, theo dõi các khoản BHXH, BHYT và các nghĩa vụ khác trừ qua lương của từng CBCN. Kế toán thanh toán: Theo dõi thực hiện các khoản công nợ với các cá nhân trong Công ty, các khoản thanh toán thu hồi tiền bán hàng. Ghi chép kịp thời, chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ kế toán theo từng đôí tượng, từng tài khoản thanh toán. Kế toán thành phẩm : nếu thụ thành phẩm và xác định kết quả lao động, phản ánh kịp thời tình hình hiện có và sự biến động ( nhập, xuất ) của từng loại thành phẩm trên các chừng từ sổ sách cho phù hợp, từ đó xác định kinh doanh cho từng tháng. Kế toán TSCĐ: theo dõi việc mua sắm TSCĐ, tính, trích khấu hao hàng bán từng TSCĐ và phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng theo quyết định số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chinh.Lập bảng tính và phân bổ khấu hao, báo cáo chi tiết tăng, giảm TSCĐ, sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết liên quan đến TSCĐ. 2.1.2. Đặc điểm phân công lao động kế toán Phòng kế toán của Công ty có 7 người, trong đó có 1 kế toán trưởng và 6 kế toán viên ở các bộ phận kế toán khác nhau. Tại Công ty tỷ trọng của những người có trình độ trung cấp chiếm 1% trên tổng số CBNV phòng kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung chuyên sâu, mỗi người trong phòng kế toán được phân công phụ trách một công việc nhất định do vậy công tác kế toán tại Công ty là tương đối hoàn chỉnh, hoạt động không bị chồng chéo lên nhau. Bảng 2-1: Số liệu lao động phòng kế toán năm 2009 Số TT Chỉ tiêu Số CNV Tỷ trọng 1 - Tổng số phòng CNV phòng kế toán + Nam + Nữ 7 2 5 7 2 5 2 - Trình độ + Đại học + Cao đẳng + Trung cấp 4 2 1 4 2 1 2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chế độ kế toán 2.2.1. Khái quát chung Công ty Cổ Phần vật liệu xây dựng Văn Giang áp dụng chế độ theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. *) Phương pháp khấu hao đường thẳng - Là phương pháp khấu hao mà mức khấu hao hàng năm không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng hữu ớch của TSCĐ. - Theo phương pháp này mức Khấu hao bỡnh quõn (Mkhbq) được tính như sau: Giá trị phải khấu hao Mkhbq năm = ------------------------------ Số năm sử dụng - Nếu thực hiện trch KH cho từng thỏng thỡ : Mkhbq năm Mkhbq Tháng = ------------------------------- 12 tháng 2.2.2. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Để quản lý lao động về mặt số lượng , các doanh nghiệp sử dụng sổ sách lao động . Sổ này do phòng lao động tiền lương lập ( lập chung cho toàn Công ty và lập riêng cho từng bộ phận ) để nắm được tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong Công ty. Chứng từ dùng để hoạch toán thời gian lao động là bản chấm công. “Bảng chấm công” được lập riêng cho từng bộ phận, tổ đội, lịch sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc , nghỉ việc của mỗi lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng hoặc người phụ trách ở các phòng ban trực tiếp ghi và để nơi công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của họ. Cuối tháng “Bảng châm công” dùng để tập hợp thời gian lao động, tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất khi các bộ phận đó hưởng lương theo thời gian. Hạch toán kết quả lao động, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng Công ty kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, đó là báo cáo về kết quả sản xuất như “Bảng theo dõi công tác ở tổ: Giấy báo ca; Phiếu giao nhận sản phẩm; Hợp đồng giao khoán; Phiếu báo làm thêm giờ”. Các chứng từ này được lập do tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận, sau được chuyển cho phòng lao động tiền lương xác nhận và được chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ tính lương, tính thưởng… Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán Công ty phải lập bảng thanh toán tiền lương và phụ cấp cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người, trong bảng tính lương được ghi rõ từng khoản tiền lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động được lĩnh. Để thanh toán khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, kế toán sử dụng “bảng thanh toán bảo hiểm xã hội” bảng lập theo từng bộ phận sử dụng lao động hoặc lập chung cho toàn Công ty. Tiền lương, trợ cấp, BHXH và tiền thưởng chi trả cho công nhân viên phải kịp thời ,đầy đủ và trực tiếp với người lao động. Công nhân viên khi nhận cũng phải thực hiện việc kiểm tra các khoản được hưởng ,các khoản bị khấu trừ…và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào bảng thanh toán lương. 2.2.3. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Tình hình thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản: TK 334 -– phải trả CNV TK 335 -– chi phí phải trả(nếu có) TK 338 -– phải trả, phải nộp khác Nội dung kết cấu: TK 334 -–phải trả CNV + Các khoản TL, thưởng, BHXH, và các khoản đã trả, chi, ứng trước cho CNV. + Các khoản khấu trừ vào tiền lương của CNV. + Các khoản tiền lương, thưởng, BHXH, và các tài khoản phải trả ,chi cho CNV. + Số dư (nếu có):số đã trả > số phải trả CNV. + Số dư: các khoản tiền lương, tiền công, thưởng và các khoản phải trả, chi cho CNV. TK 335 -– “ chi phí phải trả , dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng chưa được thực tế phát sinh, mà phát sinh trong kỳ này hoặc kỳ sau. TK 335 -– Chi phí phảI trả + Các khoản chi phí thực tế phát sinh đã tính vào chi phí phải trả. + Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được hoạch toán vào thu nhập khác. + Chi phí phải trả và ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh. Dư cuối kỳ : chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. TK 338 -– “ phải trả , phải nộp khác “ được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, nộp khác ngoài nội dung đã được phản ánh ở các TK khác ( từ 331 đến 336 ). TK 338 -– phải trả phải nộp khác + K/c giá trị tài sản thừa vào các TK liên quan theo quyết định ghi rõ trong xử lý. + BHXH phải trả cho CNV + KPCĐ chi tại đơn vị + Số BHYT, BHXH, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHYT, BHXH , KPCĐ. + Doanh thu ghi nhận cho từng kỳ thanh toán, trả lại bên nhận thực tế cho khách hàng khi họ tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản. + Các khoản đã trả , đã nộp khác. + Giá trị tài sản chờ xử lí + Giá trị tài sản phải trả cho cá nhân tập thể theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay nguyên nhân. +Trích BHXH , BHYT, vào chi phí sản xuất kinh doanh. + Trích BHXH, BHYT vào tiền lương của CNV. +Các khoản thanh toán với CNV tiền nhà , điện nước ở tập thể. + BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù. + Doanh thu chưa thực hiện. + Các khoản phải trả khác. Số dư (nếu có): Số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH đã chi, KPCĐ chi chưa vượt được cấp bù. Số dư: + Số tiền còn phải trả , phải nộp BHXH, BHYT, KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý và sổ quỹ để lại cho đơn vị chưa chi tiết. + Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết. + Đầu tư chưa thực hiện còn lại. TK 338 - – Phải trả, nộp khác có các TK cấp 2: + TK 3381 -– Tài sản thừa chờ giải quyết + TK 3382 -– Kinh phí công đoàn + TK 3383 -– Bảo hiểm xã hội + TK 3384 -– Bảo hiểm y tế + TK 3387 -– Doanh thu chưa thực hiện + TK 3388 -– Phải trả, phải nộp khác Ngoài các tài khoản 334, 335, 338 kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 111, 112, 138, 141, 622, 627, 641, 642… . Những tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển số chi phí tiền công của công nhân viên vào tài khoản tính giá thành và các tài khoản xác định kết quả kinh doanh. 2.2.4. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập chung và hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Kế toán đã sử dụng hệ thống các sổ: - Sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền. - Sổ cái: TK 334, TK 338, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642 - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết TK 3382, 3383, 3384 … , 6271, 6411, 6421 … Theo hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán được tập chung tại phòng kế toán của Công ty. Ơ các xí nghiệp không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hoạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, gửi chứng từ về phòng kế toán của Công ty. Cùng với sự phát triển mở rộng quy mô kinh doanh, Công ty cũng quan tâm mua sắm thiết bị máy vi tính cho phòng kế toán nhưng công việc kế toán vẵn chưa hoàn toàn làm bằng máy vi tính mà có sự kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán máy. Tại phòng kế toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh được phản ánh ở chứng từ gốc đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung. Những đối tượng nào cần hạch toán chi tiết thì đồng thời ghi vào sổ thẻ chi tiết cuối kỳ căn cứ vào sổ cái các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 2.2. Trình tự ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đđặcbiệt Sổ Nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái TK 334-338 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang cũng đã thực hiện đúng các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/ 2004/ NĐ- CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ. 2.2.5. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán gồm có: Báo cáo tài chính tháng, Báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính cuối năm để phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua từng thời kỳ. Nhờ vào hệ thống báo cáo kế toán mà Ban quản lý điều hành Công ty biết được tình hình tăng, giảm của doanh thu để đề ra phương hướng thích hợp nhất đối với từng thời kỳ. 2.3. Đặc điểm kế toán trên một số phần hành chính 2.3.1. Đặc điểm kế toán Tài sản cố định Khái niệm: - TSCĐ là những tư liệu lao động chủ yếu và những tài sản khác có giá trị và thời gian sử dụng lâu dài. - TSCĐ có hình thái vật chất cụ thể và cũng có thể tồn tại dưới hình thái giá trị được sử dụng để thực hiện một hoặc số chức năng nhất định trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đặc điểm TSCĐ tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang, là doanh nghiệp thuộc nghành xây dựng, tính đến ngày 1/1/2009, tổng số nguyên giá TSCĐ của Công ty là 4.531.233.187đ bao gồm nhiều loại: Bảng số 2-2: BẢNG PHÂN LOẠI TSCĐ Stt Tài sản Nguyên giá Giá trị (VNĐ) Tỷ trọng (%) 1 Nhà cửa ,vật kiến trúc 1.010.088.287 24 2 Máy móc thiết bị 508.959.317 7 3 Phương tiện vận tải 1.604.990.720 19 4 Thiết bị văn phòng 2.242.438.331 50 Tổng cộng 5.366.476.655 100 - Tài khoản sử dụng: TK 211- “ TSCĐ hữu hình” theo dõi chi tiết theo từng đối tượng trên TK cấp 2 gồm: TK 2112, 2113, 2115. TK 214- “ Hao mòn TSCĐ” chi tiết trên TK 2141. - Sổ sách dùng để hạch toán, gồm: Sổ chi tiết TSCĐ theo dõi chi tiết theo từng loại TSCĐ về tình hình biến động tăng giảm nguyên giá, khấu hao, giá trị còn lại. Thẻ TSCĐ, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ nên sổ sách kế toán của Công ty gồm: sổ Nhật ý chung; sổ cái TK 211, 214; sổ theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ. Kế toán tổ chức hạch toán TSCĐ theo sơ đồ: Sơ đồ 2-3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ và ghi sổ hạch toán TSCĐ SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ HẠCH TOÁN TSCĐ Chứng từ gốc (Giấy đề nghị,HĐ,NT,biên bản giao nhậnTSCĐ, t.lý…) Sổ nhật ký đặc biệt Thẻ TSCĐ Sổ TSCĐ Nhật ký chung Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết tăng , giảm TSCĐ Báo cáo Ghi Chú: Ghi định kỳ Ghi hàng ngày Đối chiếu , kiểm tra *. Tổ chức hạch toán kế toán tăng TSCĐ tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang Để đáp ứng yêu cầu đổi mới trang thiết bị, đưa kỹ thuật tiên tiến áp dụng cho sản xuất, Công ty không ngứng đầu tư mua sắm trang thiết bị mới nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Mọi trường hợp tăng TSCĐ Công ty đều phải làm đầy đủ các chứng từ ban đầu để lập hồ sơ lưu trữ cho từng TSCĐ: Hồ sơ lưu trữ kỹ thuật và hồ sơ kế toán ( bao gồm: Giấy đề nghị của các bộ phận có yêu cầu do Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty ký duyệt; Hóa đơn của bên bán, hóa đơn vận chuyển, bốc dỡ…; Hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật…). Trong quá trình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi tập hợp đầy đủ kèm theo hóa đơn chứng từ. Khi hợp đồng mua bán hoàn thành, thanh toán tiền, kế toán TSCĐ căn cứ vào chứng từ gốc, đồng thời làm thủ tục kế toán tăng TSCĐ ( vào thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ) trước khi đưa vào sử dụng. Riêng đối với những TSCĐ có giá trị nhỏ, mua với số lượng ít, thì thanh tóan giấy báo giá đã được phê duyệt và hóa đơn tài chính do cục thuế quy định. Thông thường TSCĐ của Công ty đều được giao thẳng cho bộ phận sử dụng. Ngày 20/5/2009, bằng nguồn vốn vay ưu đãi Công ty đã vay ngân hàng để mua máy cắt xén gạch trị giá 89.154.800đ. Thuế GTGT đầu vào là 2.493.345đ, Ngân hàng đã báo nợ số tiền trên vào ngày 20/5/2009. Căn cứ vào nghiệp vụ trên, do máy cắt xén gạch dùng vào hoạt đọng sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nên nguyên giá TSCĐ trên được xác định là: 89.154.800đ. Thuế GTGT đầu vào của TSCĐ được khấu trừ là; 2.493.345đ. Trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng, Công ty lập biên bản giao nhận TSCĐ như sau: Hóa đơn giá trị gia tăng Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Liên 2: ( Giao cho khách hàng) BG/99- B Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT Địa chỉ: 235 Trường Chinh- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản: 00700080010 Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Hà Nội Điện thoại: 0438614257 Họ và tên người mua hàng: Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang Địa chỉ: H. Văn Giang- T. Hưng Yên Số tài khoản: 431101003042 tại Ngâ hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hưng Yên. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 5900189357 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy cắt xén gạch - Leica Bộ 01 89.154.800 89.154.800 Cộng tiền hàng : 89.154.800 Thuế suất 5% tiền thuế GTGT : 2.493.345 Tổng cộng số tiền thanh toán : 91.648.145 Số tiền bằng chữ: Chín mươi mốt triệu sáu trăm bốn mươi tám nghìn một trăm bốn mươi lăm đồng chẵn./ Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Bảng số 5: Biên bản giao nhận TSCĐ Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Số: 02/ BBGN Căn cứ yêu cầu đầu tư chiều sâu của Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang Căn cứ Quyết định số 119/ TVXD của Giám đốc về việc bàn giao TSCĐ Ban giao nhận TSCĐ gồm: - Ông: Nguyễn văn Chanh Chức vụ: P.Giám đốc Đại diện bên giao - Ông: Đặng văn Minh Chức vụ: P. Giám đốc Đại diện bên nhận Địa điểm giao nhận TSCĐ: Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: Số thứ tự Tên ký hiệu mã qui cách TSCĐ Số hiệu TSCĐ Nước SX Năm đưa vào SD Nguyên giá USD Tỷ lệ hao mòn % Tài liệu kỹ Thuật kèm theo 1 Máy cắt xén gạch- Leica Thuỵ sỹ 2009 89.154.800 16,7 Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận Người giao bên nhận bên nhận Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán TSCĐ mở thẻ TSCĐ vào sổ TSCĐ như Bảng số 4 và số 5: Bảng số 2-4: Thẻ TSCĐ Bộ Xây Dựng Công ty Cổ phần vậy liệu xây dựng Văn Giang Thẻ Tài sản cố định Số: 12 Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số 02/BBGN ngày 20/5/2009 - Tên, ký hiệu mã, quy cách TSCĐ: Máy cắt xén gạch- Leica - Nước sản xuất: Thụy sỹ - Bộ phận quản lý, sử dụng: Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang - Năn sử dụng: 2009 - Công suất điện tích: - Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày…tháng…năm… - Lý do đình chỉ…… Số hiệu chứng từ Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày tháng năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn 02/bbgn 20/5/2009 Máy cắt xén gạch- Leica 89.154.800 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số… ngày…tháng…năm… Lý do giảm: ……………. Kế toán trưởng Người lập Từ chứng từ gốc ta vào sổ Nhật ký chung và sổ cái: Bảng số 2-5: Sổ Nhật ký chung Năm 2009 NT NT GHI SỔ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ HIỆU TK SỐ PHÁT SINH SỐ NG.TH NỢ CÓ NỢ CÓ Tháng 05/2009 ………………. 29 26/BK 29/5 Mua máy cắt xén gạch- Leica Thụy sỹ cho C.ty bằng nguồn vốn vay ưu đãi 2113 341 89.154.800 89.154.800 29 26BK 29/5 Thuế GTGT đầu vào của mua máy cắt xén gạch Leica 1332 341 2.493.345 2.493.345 ……………. Cộng phát sinh tháng 05/2009 2.239.928.778 2.239.928.778 Bảng số 2-6: Sổ cái Năm 2009 Tên tài khoản : Máy móc thiết bị Số hiệu : 2113 NT GS CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TRANG NKC TK ĐƯ SỐ PHÁT SINH SỐ N.THÁNG NỢ CÓ Số dư đầu kỳ 28.717.317 26BK 29/5/09 Mua máy cắt xén gạch-Leica – Thuỵ sỹ Cho C.ty bằng nguồn vốn vay ưu đãi 5 341 89.154.800 Cộng phát sinh 89.154.800 Số dư cuối kỳ 117.872.117 2.3.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2.3.2.1. Các h́nh thức tính lương mà Cụng ty dang áp dụng - Phương pháp tính lương thời gian: tiền lương thời gian là tiền lương trả cho người lao động theo thời gian làm việc cấp bậc hoặc chức danh và thang lương theo quy định. Cách tính: Tiền lương thời gian phải trả Thời gian Đơn giá tiền lương = x cho người LĐ trong tháng Làm việc Thời gian Đơn giá tiền lương Hệ số lương x Mức lương tối thiểu hiện hành = ------------------------------------------------------------. Thời gian Số ngày làm việc theo chế độ (26 ngày) - Phương pháp tính lương sản phẩm: là tiền lương tính theo số lượng, chất lượng của sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đă làm xong được nghiệm thu Tiền lương khối lượng công việc Đơn giá tiền lương = x Sản phẩm hoàn thành đủ tiêu chuẩn sản phẩm 2.3.2.2: Phương pháp kế toán tiền lương - TK sử dụng: TK 334 : phải trả cho CNV TK 338: phải trả ,phải nộp khác. - Sổ sách sử dụng : Bảng thanh toán tiền lương. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ 2.3.2.3. Phương pháp các khoản trích theo lương Các khoản trích theo lương và BHXH , BHYT, KPCĐ. Không trích trước tiền lương nghỉ phép . - BHXH được trích là : 20% theo lương thực tế của toàn Cụng ty. - BHYT được trích là 3% theo lương thực tế của toàn Cụng ty. +, BHYT được tính vào chi phí SXKD bằng tiền lương thực tế và chi phí của Cụng ty x 2%. +, BHYT người lao động Tổng tiền lương = x 1%. Phải đóng thực tế của Cụng ty - KPCĐ dược trích 2% trên tổng tiền lương thực tế và tính tất cả vào chi phí SXKD theo công thức: Kinh phí Tổng tiền lương thưc = x 2% công đoàn tế của toàn Cụng ty *, Cơ sở lập bảng thanh toán lương Để thanh toán được tiền lương cho cán bộ CNV th́ phải dựa vào: + Bảng chấm công. + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành + Bảng thanh toán tiền lương, bảng tổng hợp tiền lương. + Phiếu chi lương. Sơ đồ 2.4: . Sơ đồ luân chuyển chứng từ của tŕnh tự ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty: Nhật Kư chung Sổ chi tiết TK 3382,3383,3384 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng Thanh toán lương Sổ cái TK 334,338 Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu 2.3.2.4: Phương pháp kế toán tiền lương - TK sử dụng: TK 334 : phải trả cho CNV TK 338: phải trả ,phải nộp khác. - Sổ sách sử dụng : Bảng thanh toán tiền lương. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ PHẦN BAĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG VĂN GIANG 3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán 3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Trong mỗi doanh nghiệp thì bộ phận kế toán là một bộ phận không thể thiếu. Hệ thống sổ sách của Công ty tương đối hoàn chỉnh, kế toán đã sử dụng hình thức trả lương rất phù hợp đối với cán bộ CNV trong Công ty, đặc biệt ở phòng kế toán được bố trí một cách khoa học, hợp lý và được phân công theo từng phần hành cụ._.