Tổ chức kế toán tại sản cố định tại Công ty cổ phần xây dựng số I Phú Thọ

ng với tài sản cố định tác động vào đối tượng lao động để tạo ra các sản phẩm hàng hóa, thỏa mãn cho nhu cầu xã hội. Do Tài sản cố định là cơ sở vật chất kỹ thuật ban đầu và cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy thông qua việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật ban đầu mà ta có thể đánh giá được trình độ phát triển, trình độ văn minh hay lạc hậu của một nước, ta có thể đánh giá được quy mô sản xuất của một Doanh nghiệp là lớn hay nhỏ. Trong quá trình sản xuất kinh doanh chính, Tài sản cố định đó giúp con người thoát khỏi những công việc nặng nhọc và tạo điều kiện tăng năng suất lao động, tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Trong quá trình sản xuất, mặc dù Tài sản cố định không trực tiếp cấu thành thực thể sản phẩm nhưng chính Tài sản cố định đó góp phần tạo ra giá trị sử dụng của sản phẩm cũng như làm tăng giá trị của sản phẩm. Xét về nội dung chi phí cấu thành nên giá thành của sản phẩm thì khấu hao Tài sản cố định là một khoản mục chi phí được tính vào trong giá thành của sản phẩm. Do khấu hao tài sản cố định là một khoản mục chi phí được tính vào giá thành của sản phẩm nên việc sử dụng có hiệu quả TSCĐ sẽ là một trong các biện pháp giảm bớt chi phí, góp phần làm hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Điều này chỉ được thực hiện khi, Công ty huy động tối đa tài sản cố định vào sản xuất, đồng thời tăng công suất của máy móc thiết bị. Trong điều kiện đất nước ta đang từng bước chuyển mình sang nền kinh tế thị trường, khi mà các quy luật kinh tế cơ bản của nền sản xuất hàng hóa như: quy luật giá trị, qui luật cung cầu, quy luật cạnh tranh vẫn còn đang tồn tại và phát huy tác dụng, khi mà tất cả các Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được tự do cạnh tranh trên thị trường và giá cả của sản phẩm chính là do thị trường quyết định, tất cả các Doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường và có điều kiện vươn lên thì yếu tố đầu tiên của sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp quan tâm chính là việc trang bị và đổi mới TSCĐ, hiện đại hóa quy trình sản xuất. Việc đổi mới Tài sản cố định trong các Doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng việc tăng cường năng lực sản xuất của Công ty, góp phần tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, tạo ra các sản phẩm hàng hóa phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Xuất phát từ vai trò quan trọng, của TSCĐ trong hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy trong thời gian thực tập em đó lựa chọn đề tài “Tổ chức kế toán tài sản cố định tại Công ty cổ phần xây dựng số I Phú Thọ”. Nội dung chính của đề tài bao gồm các phần sau đây: Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần xây dựng số I Phú Thọ Phần 2: Thực tế tổ chức kế toán Tài sản cố định tại Công ty Cổ phần xây dựng số I Phú thọ. Phần 3: Hoàn thiện tổ chức kế toán TSCĐ ở Công ty Cổ phần xây dựng số I Phú thọ. PHẦN1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ I PHÚ THỌ 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Công ty Cổ phần Xây dựng số 1 Phú Thọ được thành lập từ năm 1958, là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở xây dựng Phú Thọ. Đến năm 1992 được thành lập lại theo Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng với tên là Công ty xây dựng số I Vĩnh Phú tại Quyết định số 1241/ QĐ-UB ngày 23/ 11/ 1992 của UBND Tỉnh Vĩnh Phú. Giai đoạn này Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các công trình công nghiệp, công cộng như xây dựng nhà ở, trụ sở làm việc. Đến tháng 3/1997, Công ty được UBND tỉnh Phú Thọ đổi tên thành Công ty xây dựng số I Phú Thọ tại Quyết định số 316/QĐ-UB ngày 15/03/1997. Chức năng hoạt động của Công ty chủ yếu trong các lĩnh vực xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông thuỷ lợi ; Xây dựng TBA và đường dây tải điện cao thế, hạ thế ; Quản lý kinh doanh cơ sở hạ tầng Đến năm 2005 Công ty chuyển thành Công ty Cổ phần xây dựng số I Phú Thọ theo Quyết định số 671/QĐ-CT ngày 16/ 03/ 2005 của Chủ tịch UBND tỉnh Phú Thọ với các ngành nghề kinh doanh chủ yếu sau : - Xây dựng các công trình công nghiệp; - Xây dựng công trình dân dụng. - Xây dựng công trình giao thông . - Xây dựng công trình thuỷ lợi . - Xây dựng trạm biến áp và đường dây tải điện cao, hạ thế; - Sản xuất kinh doanh gạch, ngói, gốm xây dựng. - Khai thác chế biến kinh doanh đá xây dựng; - Quản lý, kinh doanh cơ sở hạ tầng; Qúa trình phát triển của Công ty được khái quát bằng sơ đồ 1.1 sau: Sơ đồ 1.1 - Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm 2005 ¸ 2007 (Phần I: Lãi, lỗ) Chỉ tiêu Mã số Năm 2005 (đồng) Năm 2006 (đồng) Năm 2007 (đồng) 1. Doanh thu 10 28.219.201.332 34.771.398.438 28.802.671.450 2. Giá vốn hàng bán 11 25.818.732.150 31.700.507.082 27.053.621.748 3.Lợi tức gộp (20=10-11) 20 2.400.469.182 3.070.891.356 1.749.049.702 4. Chi phí bán hàng 21 - - - 5. Chi phí QLDN 22 1.405.864.000 1.797.714.000 1.505.856.716 6. Lợi tức thuần từ HĐKD (30=20-21-22) 30 994.605.182 1.273.177.356 243.192.986 7. Thu nhập HĐTC 31 109.940.773 448.417.289 157.653.679 8. Chi phí HĐ tài chính 32 450.229.750 877.685.466 137.405.939 9. Lợi nhuận thuần từ H ĐTC (40=31-32) 40 (340.288.977) (429.268.177) 20.247.740 10. Thu nhập bất thường 41 184.128.747 141.198.816 1.195.547.167 11. Chi phí bất thường 42 251.870.155 454.069.238 1.422.006.448 12. Lợi nhuận bất thường 50 (67.741.408) (312.870.422) (226.459.281) 13. Tổng LNTT (60=30+40+50) 60 586.574.797 531.038.757 36.981.445 14. Thuế TNDN 70 146.643.700 165.602.070 11.834.060 15. LN sau thuế (80=60-70) 80 439.931.097 365.436.687 25.147.385 1.2.Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần xây dựng số I Phú Thọ Tổng số cán bộ công nhân viên toàn Công ty là 735 người, trong đó nhân viên quản lý 85 người. Phương thức tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần xây dựng số I Phú Thọ được tổ chức theo hệ thống quản lý thông suốt từ trên xuống dưới, từ Ban giám đốc đến các Công trường, Xí nghiệp xây lắp, Nhà máy sản xuất vật liệu xây dựng, tạo được sự năng động của các đơn vị; giữa các Phòng ban với các Công trường, Xí nghiệp, Nhà máy có sự phối hợp với nhau giúp cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được trôi chảy. Đứng đầu là Giám đốc - Người điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thông qua sự giúp đỡ của các Phó giám đốc, Kế toán trưởng và các Phòng ban, Công trường, Xí nghiệp, Nhà máy. Giúp việc cho Giám đốc là 3 Phó giám đốc: Là người giúp Giám đốc quản lý điều hành hoạt động của các Phòng, Công trường xây dựng, Nhà máy, Xí nghiệp. * Các phòng ban chức năng gồm - Phòng Tổ chức lao động tiền lương: Xắp xếp tổ chức thực hiện các chế độ cho người lao động theo bộ luật lao động và pháp luật của Nhà nước đối với Doanh nghiệp. - Phòng Kế hoạch kinh tế kỹ thuật: Làm hồ sơ đấu thầu các công trình, lập kế hoạch sản lượng toàn Công ty, lập kế hoạch thi công cho từng công trình theo tháng, quý, lập dự toán về kinh tế kỹ thuật, quyết toán công trình giao, lập biện pháp thi cụng, chịu trách nhiệm kiểm tra đôn đốc tiến độ, chất lượng công trình, an toàn lao động toàn Công ty, kiểm tra nguyên vật liệu đảm bảo các yêu cầu trước khi thi công, lập kế hoạch đầu tư sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ tài sản, thiết bị máy múc thi công, điều hành, kiểm tra giám sát xe máy thi công. - Phòng tài vụ: Quản lý và sử dụng tài sản của Công ty, lập kế hoạch tài chính, hạch toán công tác kế toán, cân đối vốn cho các Công trường, Nhà máy, Xí nghiệp, đảm bảo đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh thanh toán vốn với các chủ đầu tư, theo dõi công nợ giữa Công ty và Chủ đầu tư, các đơn vị trực thuộc; Vay và trả nợ ngân hàng, tính toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để báo cáo Giám đốc. Lập báo cáo tài chính để gửi cho các cơ quan cấp trên. - Phòng Hành chính quản trị : Lập kế hoạch mua sắm tài sản đồ dùng phục vụ cụng tác của Văn phòng. Xây dựng nội quy, quy định hoạt động của Văn phòng Công ty, quản lý hồ sơ, lập kế hoạch chi phí ở Văn phòng, tiếp khách của Công ty. - Các đơn vị sản xuất công trường, xí nghiệp: Chịu trách nhiệm trước Công ty về chất lượng, tiến độ công trình, chịu trách nhiệm bảo hành công trình theo quy chế của Bộ xây dựng đã ban hành. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, và pháp luật về các khoản lỗ, lãi khi thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính Công ty giao. - Nhà máy sản xuất vật liệu xây dựng: Chịu trách nhiệm trước Công ty về quản lý và sử dụng TSCĐ, máy móc thiết bị tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, hạnh toán chi phí đầu vào hợp lý cho các sản phẩm làm ra, tiêu thụ sản phẩm thu hồi vốn kinh doanh. Mô hình tổ chức quản lý của Công ty được khái quát qua sơ đồ 1.2 sau: Sơ đồ 1.2 – Mô hình tổ chức Công ty cổ phần xây dựng số I Phỳ Thọ Giám đốc Công ty P. giám đốc phụ trách Nhà máy gạch P. giám đốc phụ trách kinh doanh P. giám đốc phụ trách kỹ thuật - kinh tế - kế hoạch Phòng kế hoạch - Kinh tế - Kỹ thuật Phòng tài vụ Phòng tổ chức lao động tiền lương Phòng hành chớnh quản trị Xí nghiệp xây lắp số 3 Xí nghiệp xây lắp số 9 Công trường xây dựng số 2 Công trường xây dựng số 1 Nhà máy gạch Thanh Phương Công trường xây dựng số 14 1.3. Thực tế tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần xây dựng số I Phú Thọ. 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Việc tổ chức công tác kế toán tài chính của Công ty là khoa học, hợp lý, gọn nhẹ các đội ngũ nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng có khả năng kiêm nhiều nhiệm vụ khác nhau khiến cho công việc sử lý nhanh gọn, các biểu mẫu báo cáo đều được đưa ra kịp thời, đáp ứng cho yêu cầu phân tích thông tin và sử lý thông tin của Ban lãnh đạo. Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần xây dựng số I Phú Thọ được tổ chức theo mô hình tập trung và phương pháp trực tuyến, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng và 10 nhân viên phụ trách các phần hành kế toán, cụ thể ( xem sơ đồ 1.3): Sơ đồ 1.3.1 – Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tiền mặt kiêm TSCĐ Kế toán thanh toán và giao dịch Ngân hàng Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vật tư Kế toán theo dõi các công trình Kế toán tổng hợp 1.3.2. Thực tế tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng số I Phú Thọ. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, bộ máy tổ chức quản lý của Công ty, hình thức Kế toán hiện đang áp dụng tại Công ty là hình thức Kế toán “Nhật ký chung”. Phòng Tài vụ là nơi phản ánh, ghi chép, kiểm tra, tính toán các nghiệp kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, từ đó phân loại, xử lý tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo để lựa chọn, định hướng và có giải pháp chỉ đạo hoạt động sản xuất nhằm đem lại hiệu quả cao. Hiện tại Công ty thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/ QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, cụ thể: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/ 01 kết thúc ngày 31/ 12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong nghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác là: đồng Việt nam. Trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hướng dẫn của Bộ tài chính ban hành, kế toán Công ty đó xây dựng cho mình một hệ thống chứng từ tương đối hoàn chỉnh thích ứng với qui mô đặc điểm sản xuất xây dựng cơ bản và phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Đồng thời Công ty cũng xây dựng mô hình luân chuyển chứng từ của từng loại chứng từ. Việc lập luân chuyển và sử lý chứng từ tuân theo qui định của chế độ tài chính kế toán. Đối với hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ . Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty được khái quát bằng sơ đồ 1.3.2: Sơ đồ 1.3.2 – Trình tự ghi sổ của hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ, thẻ chi tiết Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chuyên dụng Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ (5, 7 ngày) PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ I PHÚ THỌ 2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý tài sản cố định tại Công ty Cổ phần xây dựng số I Phú Thọ. 2.1.1. Đặc điểm cơ cấu tài sản cố định tại Công ty Cổ phần XD số I Phú Thọ. Trong đơn vị, tài sản cố định có rất nhiều loại khác nhau, mỗi loại lại có những đặc điểm về tính chất kỹ thuật, công dụng và kiểu cách khác nhau sử dụng trong những lĩnh vực hoạt động khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để thuận tiện cho công tác theo dõi quản lý tài sản cố định và tổ chức hạch toán TSCĐ cũng như để dễ lấy số liệu làm báo cáo, đơn vị đó tiến hành phân loại TSCĐ theo nguyên tắc chung nhất. Việc phân loại này sẽ là cơ sở để tiến hành công tác kế toán thống kê TSCĐ được chính xác, nhằm tăng cường quản lý TSCĐ theo từng loại hiện có để lập kế hoạch đầu tư trang bị hoặc đổi mới TSCĐ, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào từng đối tượng sử dụng. Hiện nay, đơn vị đang áp dụng phân loại TSCĐ theo hai tiêu thức đó là: phân loại theo nguồn hình thành nên TSCĐ kết hợp với việc phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng. Ta đi vào xem xét từng cách phân loại TSCĐ ở đơn vị: * Phân loại Tài sản cố định theo nguồn vốn hình thành TSCĐ: Trải qua những năm tháng hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản cố định của đơn vị được hình thành từ nhiều nguồn như: nguồn ngân sách nhà nước cấp, nguồn đơn vị tự bổ sung, nguồn vay ngân hàng...Cụ thể, tính đến ngày 31/12/2007, tài sản cố định hình thành từ các nguồn hiện có như sau: - Nguồn ngân sách cấp : 5.689.982.069 - Nguồn tự bổ sung : 2.612.403.336 - Nguồn vay ngân hàng: 922.378.786 Tổng cộng = 9.224.764.191 Tình hình tài sản cố định của Công ty 2006 2007 Phân loại TSCĐ Số tiền ( đồng) Cơ cấu ( % ) Số tiền ( đồng) Cơ cấu ( % ) So sánh (%) 1- Phân theo nguồn hình thành - Ngân sách cấp - Tự bổ sung - Vay ngân hàng 2- Phân theo công dụng kinh tế - Nhà xưởng - Máy móc thiết bị - Phương tiện vận tải - Thiết bị khác 7.760.629.783 4.320.000.000 2.542.000.000 898.629.783 7.760.629.783 820.000.000 3.600.000 2.500.500 840.000.000 100 55,67 32,76 11,57 100 10,57 46,39 32,22 10,82 9.224.764.191 5.689.982.069 2.612.403.336 922.378.786 9.224.764.191 1.419.100.919 4.285.383.574 2.670.653.993 849.625.705 100 61,7 28,3 10 100 15,3 46,4 28,9 9,4 5,9 (4,46) (1,57) 4,73 0,01 (3,32) (1,42) Nhìn vào số liệu trên, với các nguồn hình thành này ta thấy TSCĐ của đơn vị được hình thành chủ yếu bằng nguồn vốn của ngân sách nhà nước cấp, chiếm 61,7%. Tương tự, đối với TSCĐ thuộc nguồn tự bổ sung chỉ chiếm 28,3% và nguồn huy động vốn vay ngân hàng chiếm 10% trong tổng số TSCĐ hiện có ở đơn vị. Sở dĩ có tình trạng trên là vì trước kia, trong thời kỳ còn bao cấp nhà nước cấp vốn cho đơn vị hoạt động. Việc phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành sẽ giúp cho việc tổ chức hạch toán và quản lý TSCĐ được chặt chẽ hơn, chính xác hơn, từ đó thúc đẩy đơn vị có kế hoạch sử dụng TSCĐ một cách có hiệu quả. Nhìn vào đó đơn vị sẽ nắm được số lượng TSCĐ tự có của đơn vị mình, từ đó xác định được quyền sử dụng lâu dài, yên tâm trong công tác quản lý, không bị điều chuyển đi đơn vị khác. Đây là một mặt rất thuận lợi cho đơn vị. * Phân loại theo kết cấu và công dụng kinh tế: Căn cứ vào công dụng kinh tế và tình hình sử dụng TSCĐ của đơn vị , toàn bộ TSCĐ của đơn vị được chia thành các loại như sau: Theo kết cấu bao gồm: - Nhà xưởng: 1.419.100.919 - Máy móc thiết bị: 4.285.383.574 - Phương tiện vận tải: 2.670.653.993 - TSCĐ khác: 849.625.705 Trong từng loại lại phân ra theo tình hình sử dụng, cụ thể: -TSCĐ đang dùng trong SXKD: 7.534.000.504 -TSCĐ không cần dùng: 1.489.678.732 -TSCĐ xin thanh lý: 201.084.955 Nhờ áp dụng kết hợp hai cách phân loại trên, do đố định kỳ đơn vị đã lập được một báo cáo tổng hợp, trong đố thể hiện đầy đủ các số liệu về kết cấu TSCĐ, về tình hình sử dụng TSCĐ, về nguồn hình thành nên TSCĐ, từ đó đáp ứng thông tin nhanh, chính xác và thuận tiện theo dõi quản lý trên hệ thống sổ sách của đơn vị. Ý nghĩa của việc phân loại kết hợp nêu trên là vừa phân tích được cơ cấu của TSCĐ trong doanh nghiệp, vừa biết được tình hình trang bị và sử dụng TSCĐ, vừa phân tích được tỷ trọng của từng loại TSCĐ tham gia vào sản xuất, biết và đấnh gia được tiềm lực sản xuất, biết được loại TSCĐ nào cần phải tính khấu hao, biết được nguồn hình thành nên TSCĐ để từ đó sử dụng và phân phối nguồn vốn khấu hao được chính xác. 2.1.2. Đánh giá tài sản cố định tại Công ty Cổ phần XD số I Phú Thọ. Tính giá TSCĐ là việc: xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ (giá trị bằng tiền). Đây là điều kiện cần thiết để: hạch toán TSCĐ, để tính khấu hao TSCĐ và phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ. Công ty cổ phần xây dựng số I Phỳ Thọ cũng áp dụng các trường hợp tính giá TSCĐ theo qui định của nhà nước. Sự biến động tăng về TSCĐ chỉ xảy ra phổ biến ở một số trường hợp chủ yếu như: mua sắm, điều động nội bộ trong Công ty, XDCB hoàn thành, đánh giá lại TSCĐ. Việc xác định nguyên giá TSCĐ được tiến hành đều đặn hàng năm. Nhìn vào số liệu phản ánh nguyên giá TSCĐ sẽ cho ta thấy được qui mô trang bị kỹ thuật và năng lực kỹ thuật của đơn vị. Việc tính giá TSCĐ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản lý về mặt hiện vật đồng thời là căn cứ để tính khấu hao chính xác.Toàn bộ TSCĐ của đơn vị được theo dõi phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ. Việc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá sẽ giúp cho đơn vị nắm được tổng số vốn đầu tư, mua sắm xây dựng TSCĐ, nắm được tình hình trang bị kỹ thuật của đơn vị từ đó có kế hoạch, phương hướng đầu tư thích đáng. Ngoài ra cân theo dõi được sự biến động tăng, giảm về số lượng và về giá trị của TSCĐ. Toàn bộ nội dung tính giá TSCĐ của đơn vị đều được tiến hành theo qui định hiện hành của nhà nước.Sau đây em xin nêu một số ví dụ điển hình về cách tính giá TSCĐ của đơn vị. Ví dụ 1: Theo hóa đơn số 215, ngày 27/1/2008, đơn vị nhận một máy xúc VOLVO (Nhật) mua mới bằng nguồn vốn tự bổ sung, với nguyên giá là 240.000.000đ. Để vận chuyển máy về, đơn vị phải chi phí tiền thuê Tăcphooc chở máy với số tiền là 500.000đ. Chi phí, để cấp nhiên liệu phục vụ cho công tac thử máy là 250.000đ. Đơn vị đó tính giá của máy xúc này như sau: Nguyên giá của Giá mua theo Các chi phí về vận chuyển máy xúc VOLVO = hóa đơn + và chạy thử = 240.000.000 + 500.000 + 250.000 = 240.750.000đ Như vậy đơn vị đó xác định được giá chính thức của TSCĐ nói trên để tiến hành hạch toán tăng TSCĐ trong kỳ. Ví dụ 2: Theo biên bản giao nhận TSCĐ số 64, ngày 30/1/2008, nhận bàn giao một nhà xưởng gia công mới xây dựng xong với tổng giá trị quyết toán đó được duyệt chính thức là 150.000.000đ. Đơn vị đó tính giá của nhà xưởng này như sau: Nguyên giá của nhà xưởng gia công = Giá trị công trình được duyệt lần cuối = 150.000.000đ. 2.1.3. Yêu cầu quản lý tài sản cố định tại Công ty Cổ phần xây dựng số I Phú Thọ. Việc quản lý TSCĐ trong quá trình sản xuất kinh doanh cần xem xét các đặc điểm của tài sản. Đó là: - TSCĐ tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào nhiều chu kỳ sản xuất vẫn giữ được hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ ra khỏi quá trình sản xuất. - Giá trị của TSCĐ bị giảm dần và được dịch chuyển dần từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - TSCĐ bao gồm cả hình thái vật chất và giá trị, cho nên TSCĐ phải được quản lý chặt chẽ cả về hiện vật và giá trị. + Về mặt hiện vật: Doanh nghiệp phải quản lý TSCĐ theo từng địa điểm sử dụng theo từng loại, từng nhóm trong suốt thời gian sử dụng. Tức là phải quản lý từ việc đầu tư mua sắm, xây dựng đó hoàn thành, quá trình sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp cho đến khi không sử dụng được cần tiến hành thanh lý, nhượng bán. + Về mặt giá trị: Doanh nghiệp phải theo dõi, quản lý nguyên giá, giá trị còn lại của TSCĐ. Tính được phần giá trị TSCĐ, đó chuyển dịch vào chi phí sản xuất kinh doanh, từ đố tính toán xác định số khấu hao hợp lý. Kiểm tra chặt chẽ tình hình hao mòn, thu hồi vốn đầu tư ban đầu để tái sản xuất TSCĐ mới. 2.2. Tổ chức kế toán chi tiết tài sản cố định tại Công ty Cổ phần XD số I Phú Thọ 2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ về tài sản cố định * Chứng từ phản ánh tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ gồm: Biên bản giao nhận 01- TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ 02- TSCĐ Biờn bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03- TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 04- TSCĐ * Một số mẫu chứng từ: Ví dụ 3: Trong tháng 1 năm 2008, một máy vi tính của phòng tài vụ công ty bị hỏng nhiều ngày. Phòng đề nghị được thanh lý và lập kế hoạch trang bị một máy vi tính mới trong năm 2008. Các thông tin cụ thể: Nguyên giá: 25.627.454 đồng; Hao mòn lũy kế: 12.813.725 đồng; Giá trị còn lại: 12.813.729 đồng. + Trích quyết định của Giám đốc công ty mua TSCĐ ở ví dụ 1 phần 2.1.2: C.Ty CP xây dựng số 1 phú thọ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: ____/ QĐ- MTS Phú thọ, ngày 15 tháng 1 năm 2008 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY V/ v: Thành lập Hội đồng mua sắm tài sản cố định __________________ Giám đốc Công ty cổ phần xây dựng số 1 phú thọ - Căn cứ nghị quyết của Hội đồng quản trị Công ty cổ phần đường bộ Phú thọ ngày 15 tháng 1 năm 2008 về việc mua sắm mới một máy xúc để phục vụ thi công công trình. - Căn cứ vào tình trạng tài sản cố định năm 2007 của Công ty. Quyết định Điều I: Thành lập Hội đồng mua sắm TSCĐ gồm các ông, bà có tên sau: 1 – Ông : Nguyễn văn Thắng Chức vụ: P. Giám đốc Trưởng ban 2 – Ông : Nguyễn Mạnh Hùng Chức vụ:Trưởng phũng KH uỷ viên 3 – Ông :Hà như Mai Chức vụ: cán bộ P.tài vụ uỷ viên Điều II: Hội đồng mua sắm tài sản cố định có nhiệm vụ làm thủ tục đúng quy định hiện hành. Thời gian xong trong tháng 1 năm 2008 Điều III: Các phòng ban và các ông, bà có tên trên điều I chiểu quyết định thi hành. Nơi nhận: - Lưu vt CÔNG TY CP XD SỐ 1 PHÚ THỌ - Như điều III: Thi hành + Trích hóa đơn mua TSCĐ ở ví dụ 1 phần 2.1.2: Hóa đơn ( GTGT ) Mã số : 01 GTKT Liên 2 (Giao khách hàng) NY/ 99-B Ngày 27 tháng 1 năm 2008 N0 037315 Đơn vị bàn hàng: Công ty vật tư tổng hợp. Địa chỉ: 2299 Hùng Vương - Việt Trì. Điện thoại: 847.365 MS Đơn vị mua hàng: Công ty cổ phần xây dựng số I Phú thọ. Địa chỉ: Gia Cẩm - Việt Trì. Điện thoại: 840.648 MS Hình thức thanh toán: Chuyển khoản, tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Máy đầm VOLVO nhật Cái 01 240.000.000 240.000.000 Cộng tiền hàng 240.000.000 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 24.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 264.000.000 Số tiền viết bằng chữ: ( Hai trăm sáu tư triệu đồng chẵn ) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: C.ty vật tư Tổng hợp Phú Thọ BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Số 01 Ngày 27 tháng 01 năm 2008 Căn cứ vào hợp đồng mua bán số 01 ngày 26 tháng 01 năm 2008 giữa hai bên. Bàn giao nhận TSCĐ chúng tôi gồm có. - Ông: Nguyễn Văn Cường - Chức vụ: Phó giám đốc - Đại diện bên giao - Ông : Nguyễn văn Thắng - Chức vụ: Phó giám đốc - Đại diện bên nhận - Ông: Nguyễn Mạnh Hưng - Chức vụ : Kỹ thuật - Đại diện bên nhận Địa điểm giao nhận TSCĐ: Cụng ty vật tư Tổng hợp Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: Đơn vị tính: Triệu đồng TT Tên ký Nước Năm Năm Tính nguyên giá TSCĐ Hao mòn Tài mã hiệu quy cách SX sản xuất đưa vào sử dụng Giá mua CP vận chuyển C. phí chạy thử NG TSCĐ Tỷ lệ HM Số HM đó trích liệu KT kèm theo A B D 1 2 4 5 6 7 8 9 E 1 Máyxúc Máyxúc VOLVO Nhật 2002 2008 240 0,5 0,025 240,075 10 0 Cộng 240 0,5 0,025 240,075 10 0 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên) + Trích Biên bản giao nhận TSCĐ Số 64 ở ví dụ 2 phần 2.1.2: Đơn vị: Xí nghiệp xây lắp số 3 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ số 64 Ngày 30 thỏng 01 năm 2008 Căn cứ vào Quyết định số 16 ngày 30 tháng 01năm 2008 của Giám đốc công ty về việc bàn giao TSCĐ. Bàn giao nhận TSCĐ - Ông: Nguyễn Hồng Quân - Chức vụ: Đội trưởng - Đại diện bàn giao - Ông: Nguyễn văn Hải - Chức vụ: Nhà máy gạch - Đại diện bên nhận - Ông: Nguyễn Mạnh Hưng - Chức vụ: Tr.P Kế hoạch - Đại diện bên nhận Địa điểm giao nhận TSCĐ: Nhà máy gạch – Việt trì. Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: Tên Số Nước Năm Cụng Tính nguyên gía TSCĐ Hao mòn TT mã hiệu quy cách hiệu TS CĐ SX sử dụng suất ( m2) Giá mua (giá SX) (1.000đ) Cước vận chuyển CP chạy thử NG TS CĐ (1.000đ) Tỷ lệ hao mòn Số hao mòn đãtrích A B C D 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Nhà xưởng 2008 120 150.000 150.000 4% 0 Cộng Dụng cụ kèm theo Số TT Tên quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên) + Trích biên bản thanh lý máy vi tính phòng tài vụ bị hỏng ở ví dụ 3. Đơn vị: C.ty CP xây dựng số 1 Phú thọ BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ Số 03 Ngày 10 tháng 01 năm 2008 Căn cứ quyết định số 05 ngày 08 thỏng 1 năm 2008 của Giám đốc công ty. Về việc, thanh lý tài sản cố định đó cũ, hỏng. I - Ban thanh lý tài sản cố định gồm: - Ông ( bà ): Nguyễn Mạnh Hưng - Chức vụ: Tr.P Kế hoạch Trưởng ban - Ông ( bà ): Hà như Mai - Chức vụ: cán bộ phòng tài vụ Uỷ viên - Ông ( bà ):Nguyễn thị Hiền - Chức vụ:Tr. Phòng HC Uỷ viên II - Tiến hành thanh lý TSCĐ: - Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ: Máy vi tính - Nước sản xuất:Trung quốc - Nguyên giá TSCĐ: 25.627.454đ - Năm sản xuất:2003 - Giá trị hao mòn luỹ kế:12.813.725đ - Năm đưa vào sử dụng: 2004 - Giá trị còn lại: 12.813.729đ III- Kết luận của ban thanh lý TSCĐ Thanh lý máy vi tính trọn với giá thu hồi là 1.500.000đ chưa bao gồm VAT Ngày 10 tháng 01 năm 2008 Trưởng ban thanh lý IV- Kết quả thanh lý TSCĐ ( Ký, họ tên ) Chi phí thanh lý TSCĐ: 500.000 đ Giá trị thu hồi: 1.500.000 đ Đó ghi giảm sổ thẻ TSCĐ ngày 10 thỏng 01 năm 2008 Ngày 10 tháng0 1 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng 2.2.2. Tổ chức hệ thống sổ chi tiết tài sản cố định. * Hệ thống sổ chi tiết gồm: Thẻ tài sản cố định Thẻ TSCĐ có dạng tờ rời, được đánh số theo từng bộ phận sử dụng. * Trích mẫu thẻ TSCĐ ở ví dụ 2: Biểu 1: Công ty cổ phần xây dựng số I Phú Thọ THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số 05 Ngày 30/ 01/ 2008 lập thẻ Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ, số 64 ngày 30/01/2008 Tên, mã ký hiệu, quy cách TSCĐ : Nhà xưởng sản xuất gạch Nước sản xuất : Năm sản xuất 2008 Bộ phận quản lý, sử dụng : Xí nghiệp gạch Năm đưa vào sử dụng 2008 Công suất ( diện tích thiết kế): 120 m2 SH Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ NT Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị HM Cộng dồn 64 30/1 XD mới 150.000.000 2008 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị Ghi giảm TSCĐ chứng từ số Ngày tháng năm Lý do giảm : Ngày 30 tháng 01 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc * Trích mẫu thẻ TSCĐ ở ví dụ 3: Biểu 2: Công ty cổ phần xây dựng số I Phú Thọ THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số 14 Ngày 01/01/2004 lập thẻ Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ, số 02 ngày 01/01/2004 Tên, mã ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ : Máy tính Compi Nước sản xuất : Trung Quốc Năm sản xuất 2003 Bộ phận quản lý, sử dụng : Phòng tài vụ Năm đưa vào sử dụng 2004 SH Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ NT Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị HM Cộng dồn 05 1/1 Mua mới 25.627.454 2004 23 31/12 Trích KH 2004 2.562.745 … 31 31/12 Trích KH 2007 2.562.745 12.813.725 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn VT Số lượng Giá trị Ghi giảm TSCĐ chứng từ số3 Ngày 31 thỏng 01 năm 2008 Lý do giảm : Thanh lý do máy bị hỏng nặng. Ngày 1 tháng 1 năm 2004 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc 2.3. Tổ chức kế toán tổng hợp tài sản cố định tại Công ty Cổ phần xây dựng số I Phú Thọ. 2.3.1. Tổ chức kế toán tình hình biến động tài sản cố định tại Công ty Cổ phần xây dựng số I Phú Thọ. 2.3.1.1. Tài khoản sử dụng: - TK 211 : Tài sản cố định hữu hình; các tài khoản cấp 2: + TK 2111 : Nhà cửa, vật kiến trúc – Công ty ; + TK 2112 : Máy móc, thiết bị – Công ty ; + TK 2112.2 : Máy móc, thiết bị – Đơn vị trực thuộc ; + TK 2113 : Phương tiện vận tải – Công ty ; + TK 2114 : Thiết bị, dụng cụ quản lý – Công ty ; + TK 2117 : Giàn giáo, cốt pha – Công ty ; + TK 2118 : Tài sản cố định khác (chờ thanh lý) – Công ty. - Ngoài ra, để phản ánh sự biến động TSCĐ còn sử dụng các tài khoản liên quan như: tài khoản 111, 112, 241, 331, 341, 342, 411. 2.3.1.2. Kế toán tăng tài sản cố định Trong kỳ quyết toán (quý, năm), kế toán căn cứ vào sự biến động của TSCĐ để ghi vào thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ được mở riêng cho từng loại TSCĐ theo qui định của nhà nước. Căn cứ để lập thẻ là biên bản giao nhận TSCĐ; biên bản sửa chữa lớn hoàn thành; biên bản thanh lý TSCĐ.... Thẻ TSCĐ được bảo quản trong một ngăn riêng, được sắp xếp theo thứ tự cùng loại trong từng ô riêng. Trong tháng, bộ phận kế toán TSCĐ sắp xếp thẻ TSCĐ mới nhận, các TSCĐ đó chuyển giao vào một ngăn riêng. Cuối tháng, căn cứ vào các thẻ đó để ghi vào sổ đăng ký thẻ TSCĐ và bảng theo dõi mức tăng giảm TSCĐ, tính ra được số khấu hao tăng, giảm. sau đó xếp các thẻ TSCĐ mới nhận vào một ngăn thích ứng, còn những thẻ TSCĐ đó chuyển đi thì đưa vào hồ sơ lưu trữ. Riêng sổ đăng ký thẻ TSCĐ nhằm mục đích theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ ở các đơn vị nội bộ trong Công ty. Sổ này được kế toán lập thành hai sổ. Một sổ do bộ phận kế toán lưu giữ, một sổ giao cho đơn vị sử dụng giữ. Đối với TSCĐ mua mới, đơn vị tiến hành lập hồ sơ mới về TSCĐ đó. Trong đó có các giấy tờ cần thiết như: biên bản giao nhận TSCĐ (về tình trạng hoạt động của TSCĐ, nước sản xuất, năm đưa vào sử dụng, ký hiệu, mã số của TSCĐ, nguyên giá của TSCĐ...) Căn cứ vào hồ sơ cửa TSCĐ kế toán vào sổ kế toán tăng, giảm tài sản cố định; Vào sổ nhật ký chung; Vào sổ cái các tài khoản, cụ thể: Ví dụ 4 ( tiếp theo ví dụ 1): Ngày 27/ 1/ 2008 mua máy xúc VOLVO của nhật bằng nguồn vốn tự bổ xung. Giá mua chưa thuế: 240.000.000 đồng; Chi phí vận chưa thuế GTGT 5% là 500.000 đồng; Chi phí chạy thử chưa thuế GTGT 5% là 250.000 đồng. Đơn vị đó thanh toán bằng tiền mặt, c._.