Tổ chức kế toán tại sản cố định tại Công ty cổ phần thương mại dịch vụ vận tải Thuận Yến

LỜI MỞ ĐẦU Sản xuất là cơ sở để xã hội loài người tồn tại và phát triển. Quá trình sản xuất được tiến hành trên những điều kiện thiết yếu như tư liệu sản xuất và lực lượng sản xuất. Trong đó, tài sản cố định là một phần cơ bản của tư liệu sản xuất, nó giữ vai trò là tư liệu lao động chủ yếu tham gia một cách trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh. Tài sản cố định được coi là bộ phận cơ bản tạo nên cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân và chúng chính là nền tảng để thúc đẩy sản xuất phát triển nâng cao năng suất lao động, xã hội. Sự phát triển không ngừng của xã hội loài người đòi hỏi các cuộc cách mạng công nghiệp phải tập chung giải quyết các vấn đề cơ khí hoá, điện khí hoá, tự động hoá quá trình sản xuất, thực chất của vấn đề này là đổi mới, cải thiện tài sản cố định nhằm phù hợp với điều kiện sản xuất của thị trường, cạnh tranh và quy luật kinh tế khách quan, sự cạnh tranh giữa các nhà sản xuất diễn ra gay gắt, căng thẳng, các doanh nghiệp có rất nhiều cơ hội để tìm kiếm lợi nhuận nhưng cũng gặp phải không ít khó khăn trong việc tạo uy tín thương hiệu và chiếm hữu thị phần trong thị trường rộng lớn. Vì đây chính là yếu tố khẳng định sư thành công của nhà sản xuất. Do đó việc đổi mới trang thiết bị, phương tiện sản xuất hay nói chung là tài sản cố định ở doanh nghiệp được coi là vấn đề cấp bách, bởi sự tăng trưởng phát triển của doanh nghiệp cũng như nền kinh tế quốc dân. Chính sách mở cửa của Nhà Nước giúp cho sự đầu tư của nước ngoài vào các doanh nghiệp trọng nước ngày càng đa dạng. Với việc đầu tư máy móc thiết bị sản xuất tiên tiến đã nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng sản lượng của nền kinh tế quốc dân, thu nhập bình quân đầu người được cải thiện, từng bước thay đổi bộ mặt của các doanh nghiệp cũng như đời sống xã hội được nâng cao. Trong nền kinh tế thị trường doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển đều phải không ngừng đổi mới công nghệ sản xuất kinh doanh cũng như không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định trong doanh nghiệp. Nếu như hạch toán với chức năng và nhiệm vụ là công cụ đắc lực của quản lý, cung cấp nhưng thông tin chính xác cho nhà quản lý thì tổ chức kế toán tài sản cố định là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản cố định. Tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với quá trình phát triển sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, thu hồi vốn nhanh để tái đầu tư sản xuất, đổi mới tài sản cố định. Qua thời gian nghiên cứu tình hình thực tế tại công ty CP TMDV Vận Tải Thuận Yến em nhận thấy “Tổ chức kế toán tài sản cố định tại công ty CP TMDV Vận tải Thuận Yến” là đề tài phù hợp để em đi sâu nghiên cứu. Nội dung của đề tài gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về công ty CP TM Dịch vụ vận tải Thuận Yến. Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán tài sản cố định tại Công ty CP Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thuận Yến. Chương III: Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tài sản cố định tại công ty CP TMDV Vận Tải Thuận Yến. Do trình độ hiểu biết và thời gian thực tập, nghiên cứu ở công ty CP TMDV Vận Tải Thuận Yến có hạn, nên chuyên đề của em còn nhiều thiếu sót, em rất mong được sự quan tâm và góp ý bổ sung của thầy cô giáo và cán bộ Công ty CP TMDV Vận Tải Thuận Yến để chuyên đề của em được hoàn chỉnh và thiết thực với thực tế hơn. Em xin chân thành cám ơn cô ! Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2007. Sinh viên Lê Thị Nga CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI THUẬN YẾN 1.1 QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CP TMDV VẬN TẢI THUẬN YẾN. Công ty Cổ Phần Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thuận Yến (tên giao dịch là Thuan Yen Transport Service Trading Joint Stock Company – THUAN YEN JSC) là một đơn vị do các cổ đông góp vốn trong công ty sáng lập nên. Trụ sở chính được đặt tại số nhà 62- ngõ 4, Kim Đồng – Hoàng Mai – Hà Nội, được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội cấp giấy phép hoạt động kinh doanh theo số 0103006425 cấp ngày 13/01/2003. Công ty Cổ phần Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thuận Yến là một doanh nghiệp tư nhân, hạch toán kinh tế độc lập. Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, con dấu riêng, được mở tài khoản tại Ngân Hàng và là đối tượng điều chỉnh của Luật Doanh Nghiệp Nhà Nước. Công ty chủ yếu tổ chức vận chuyển hàng hoá trong nước, và đang tiến tới phục vụ vận chuyển hàng hoá quá cảnh cho các nước trong khu vực như Lào, CamPuchia, Trung Quốc, Thái Lan….qua các cửa khẩu Quốc Tế. Ngoài ra hiện nay công ty còn có nhiệm vụ nghiêm cứu thị trường để mở rộng thêm những ngành nghề kinh doanh đã đăng ký trong hồ sơ đăng ký kinh doanh như: Xây dựng công trình dân dụng, giao thông thuỷ lợi. Sản xuất, buôn bán vật liệu xây dựng. Kinh doanh phục vụ khách du lịch. Cho thuê kho, bãi đỗ xe. Giao nhận hàng hoá. Cho thuê bàn ghế, phông bạt. Bảo dưỡng sửa chữa ôtô Xuất nhập khẩu phụ tùng ôtô mới. Đại lý mua bán ký gửi hàng hoá. Công ty là một đơn vị mới thành lập nhưng toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty luôn tự ý thức phấn đấu để đạt mục tiêu mà toàn công ty đề ra. Trong những năm đầu này công ty vừa phải tự khẳng định mình trong thị trường vừa phải nỗ lực trong việc cơ cấu lại lao động ngành nghề, tận dụng và phát huy tối đa những ưu thế của mình nhằm đạt hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đưa công ty đi lên ngày một vững mạnh hơn trong thị trường. Dưới đây là bảng kết quả doanh thu mà công ty đã đạt được trong những năm gần đây: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã đạt được từ năm 2004 -2006 phản ánh qua bảng báo cáo sau: STT Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 2 Doanh thu 1000đ 8.283.226 12.505.378 12.737.083 3 Nộp ngân sách 1000đ 162.351 245.105 249.647 4 Lợi nhuận 1000đ 579.825 875.376 891.595 5 Thu nhập BQ CNV 1000đ 1.200 1.350 1.400 1.2- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY. 1.2.1. Chức năng Chức năng của Công ty bao gồm tổ chức quy trình của các nghiệp vụ kinh doanh vận tải, tổ chức nghiên cứu thị trường khai thác hàng hoá, hoạt động tuyên truyền, quảng cáo giới thiệu, cung cấp hàng hoá dịch vụ cho các đơn vị khác. Quản lý về mọi mặt như: Quản lý việc sử dụng nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, quản lý sử dụng lao động, quản lý cơ sở vật chất, quản lý kế toán và nghiệp vụ kinh doanh. 1.2.2. Nhiệm vụ kinh doanh của công ty bao gồm: Kinh doanh theo mặt hàng đã đăng ký, thực hiện nhiệm vụ, nghĩa vụ đối với Nhà Nước, phục vụ thoả mãn nhu cầu của khách hàng, Công ty có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển vốn được giao. Tổ chức quản lý tốt lao động trong doanh nghiệp. 1.3- TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY. 1.3.1. Đặc điểm. Để thích ứng với nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần hoạt động theo cơ chế thị trường, có sự quản lý của Nhà Nước theo định hướng XHCN. Yêu cầu hàng đầu đối với Công ty là phải chọn mô hình quản lý sao cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mình, đảm bảo vừa gọn nhẹ nhưng vẫn đủ hiệu lực điều hành sản xuất kinh doanh. Bộ máy của công ty hiện nay được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, phân chia thành nhiều bộ phận độc lập đảm nhận những chức năng đặc thù, chỉ thuần tuý làm công tác tham mưu cố vấn cho đơn vị cấp dưới mà không có quyền chỉ đạo các đơn vị cấp dưới theo tuyến quyền lực trực tiếp. Với hình thức tổ chức bộ máy này từng bộ phận được định vị vào những chức năng và hoạt động cụ thể, cho phép những người cùng chuyên môn làm việc cùng với nhau, giúp họ nhanh chóng tích luỹ được kinh nghiệm, học hỏi nhau để năng cao trình độ do đó phát huy được năng lực, sở trường cuả từng cá nhân, từng bộ phận để thực hiện công việc có hiệu quả cao giúp ban Lãnh Đạo Công ty giải quyết những công việc sự vụ, do đó có nhiều thời gian hơn để xây dựng và lựa chọn các chiếm lược phát triển. Đồng thời đảm bảo tiết kiệm trong mua sắm thiết bị quản lý, không có hiện tượng máy móc chờ việc hay việc chờ máy vì vậy hiệu quả sử dụng công nghệ cao. Tuy nhiên cơ cấu chức năng tại công tại công ty dẫn tới sự hợp tác ít chặt chẽ giữa các bộ phận, tính bao quát, phối hợp giữa các bộ phận bị hạn chế. Do vậy với mô hình quản lý này Ban giám đốc công ty phải nỗ lực nhiều hơn trong việc phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận và giảm thiểu nhiều mâu thuẫn giữa các mục tiêu chức năng với nhau và mục tiêu chung của Toàn công ty. 1.3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Việc bố trí sắp xếp bộ máy tổ chức gọn nhẹ phù hợp với trình độ năng lực của từng cán bộ nhằm thực hiện tốt những chủ chương của Công ty và đem lại hiệu quả kinh doanh cho quá trình sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý của Công ty gồm có: Ban kiểm soát Đại Hội đồng cồ đông Chủ tịch Hội đồng Quản Trị (Chủ tịch Hội đồng Quản trị). 01 Phó giám đốc kinh doanh 01 Phó giám đốc kỹ thuật Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty CP Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thuận Yến như sau: Sơ đồ 1- Tổ chức bộ máy quản lý Phòng hành chính Phó giám đốc kinh doanh Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị ( Giám Đốc) Ban kiểm soát Đại Hội Đồng Cổ Đông Phó Giám Đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kinh doanh điều hành Phòng kế hoạch Phòng tổ chức lao động Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật Ghi Chú Mối quan hệ chỉ đạo, phục tùng. Mối quan hệ hợp tác. Công ty cổ phần TMV Vận tải Thuận Yến là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, với tổng số gần 100 cán bộ CNV trong đó số nhân viên quản lý là 20 người, bộ máy quản lý của Công ty được bố trí như sau: Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đông của Công ty tham dự, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông). Và cũng là người điều hành sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của HĐQT và đại hội đồng cổ đông. (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông) Ban kiểm soát: là cơ quan có thẩm quyền thay mặt đại hội đồng cổ đông kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT, với tổng giám đốc Công ty và báo cáo trực tiếp với đại hội đồng cổ đông. Phó giám đốc: là người giúp việc cho tổng giám đốc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được HĐQT giao, thực hiện các chức năng, quyền hạn của giám đốc khi được giám đốc uỷ quyền. Phó giám đốc kinh doanh: Giúp giám đốc quản lý hoạt động kinh doanh và chỉ đạo trực tiếp các phòng ban hành chính như: Phòng hành chính: Có nhiệm vụ làm tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý nhà cửa, đất đai, các tài sản khác phục vụ sinh hoạt đời sống cho cán bộ công nhân viên. Phòng kế hoạch: Thực hiện các chức năng tham mưu cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng kinh doanh điều hành: Phòng kinh doanh có chức năng phục vụ cho sản xuất kinh doanh trực tiếp của Công ty. Phòng thực hiện việc xây dựng kế hoạch, tổ chức chỉ đạo việc thực hiện, tìm kiếm và bảo đảm các yếu tố đầu vào theo phân công của Công ty kịp thời và hiệu quả cho các nhu cầu nội bộ của Công ty. Đồng thời việc sắp xếp và điều động công việc sản xuất kinh doanh cho các đội xe sao cho hợp lý để đạt hiệu quả cao nhất. Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán là nơi cung cấp kịp thời, đầy đủ chính xác về tình hình tài chính cũng như nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình biến động của các tài sản trong Công ty, giúp cho giám đốc nắm rõ hiện trạng sản suất kinh doanh của Công ty để có thể đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Phòng tổ chức lao động: Tham mưu cho Giám đốc trong việc tổ chức xây dựng bồi dưỡng cán bộ quản lý, tổ chức lao động khoa học cho công nhân viên chức, lập kế hoạch quản lý quỹ tiền lương, thưởng, làm các thủ tục về bảo hiểm xã hội, giải quyết bảo hiểm lao động. Phó giám đốc kỹ thuật: Giúp giám đốc quản lý công tác kỹ thuật chỉ đạo trực tiếp các phòng ban như: Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám dóc về công tác quản lý phương tiện, quản lý khoa học công nghệ, thiết bị cơ điện, bảo dưỡng sửa chữa xe, máy. Duy trì và phát triển trình độ kỹ thuật cho cán bộ kỹ thuật của công ty. Với bộ máy quản lí sản xuất như vậy, trong thời gian qua Công ty đã tổ chức hoạt động tổ chức kinh doanh có hiệu quả. Doanh thu của công ty không ngừng tăng lên qua các năm, công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước và đời sống CBCNV không ngừng được cải thiện. 1.4- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP TMDV VẬN TẢI THUẬN YẾN 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty cổ phần thương mại dịch vụ vận tải Thuận Yến là công ty hạch toán độc lập. Là một đơn vị mới thành lập nên toàn bộ những phần hành kế toán kế toán được theo dõi tại Công ty. Công việc kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh ở bộ phận trực thuộc thì định kì mỗi một bộ phận tổng hợp số liệu gửi về phòng kế toán Công ty để lập báo cáo tài chính. Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác kế toán của toàn công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động tài chính. Kế toán tổng hợp: Ngoài việc kiểm tra theo dõi, tổng hợp lập báo cáo tài chính của công ty, giúp kế toán trưởng tổ chức thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán, tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết các nội dung hạch toán còn lại: tài sản cố định, vật tư, nguồn vốn kinh doanh, các quỹ. Kế toán tài sản cố định: theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ. Kế toán thanh toán, tiền lương, BHXH: Kế toán tổng hợp và chi tiết tình hình thu chi các loại tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phản ánh tình hình vay và trả tiền vay, thanh toán các khoản công nợ với nhà nước về các khoản phải nộp. Đồng thời là kế toán chi tiết tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ kiêm tra tình hình, tính lương, trả lương và các khoản khác đối với công nhân viên. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm: Xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành để hướng dẫn các bộ phận quản lý và bộ phận kế toán có liên quan và luân chuyển chứng từ chi phí phù hợp đối tượng hạch toán. Đồng thời có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chi chí, mở các bangr tính giá thành cho từng loại sản phẩm, tính toán giá thành vận tải. Thủ quỹ: có nhiệm vụ giữ quỹ tiền mặt, thu chi quỹ tiền mặt. Nhân viên hạch toán ở các đội xe các bến xe: Thu thập xử lý chứng từ ban hạch toán ban đầu, định kỳ chứng từ kế toán về phòng kế toán công ty theo quy định. SƠ ĐỒ 2-TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP TMDV VẬN TẢI THUẬN YẾN KẾ TOÁN TRƯỞNG Thủ quỹ Kế toán tài sản cố định Kế toán thanh toán, tiền lương BHXH Kế toán tổng hợp Kế toán chi phí và tính giá thành NV hạch toán ở các đội xe, bến xe 1.4.2. Tình hình vận dụng tài khoản và chế độ kế toán tại công ty CP TMDV Vận Tải Thuận Yến. Hình thức sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức nhật ký chung, các sổ kế toán sử dụng tại công ty đều là sổ sách theo mẫu biểu quy định trong hình thức nhật ký chung. Công ty sử dụng các chứng từ kế toán được Nhà nước quy định như Hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi… Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty được mở theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, còn hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được mở theo quyết định số 167/2000/QĐ – BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính. Ngoài ra trong quá trình hoạt động phòng kế toán Công ty còn luôn cập nhật và sửa đổi theo những thông tư sửa đổi bổ sung của Bộ tài chính và đến cuối tháng 4 năm 2006 hệ thống tài khoản và báo cáo tài chính của Công ty được mở theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Trình tự ghi sổ của công ty Cp TMDV vận Tải Thuận Yến tuân theo trình tự của hình thức nhật ký chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ. Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung. Những chứng từ liên quan đến những đối tượng cần thiết phải hạch toán chi tiết để ghi vào sổ chi tiết liên quan. Đồng thời căn cứ vào nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái của các tài khoản. Mỗi tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đều được mở riêng một sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ cái kế toán lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra và theo dõi số phát sinh, số dư của các tài khoản đồng thời tiến hành ghi các bút toán điều chỉnh từ đó lấy số liệu để lập báo cáo kế toán. Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng có các loại sổ như sau: Nhật ký chung. Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Các tài khoản mà công ty sử dụng bao gồm các tài khoản như: Loại 1: TK111- Tiền mặt, TK 112- Tiền gửi ngân hàng, TK 131- Phải thu của khách hàng, TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ, TK 152- Nguyên vật liệu, TK 153- Công cụ dụng cụ, TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Loại 2: TK 211- Tài sản cố định, TK 214- Hao mòn tài sản cố định, TK 242- Chi phí trả trước dài hạn Loại 3: TK 311-vay ngắn hạn, TK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước, TK 341- vay dài hạn, TK 342- Nợ dài hạn, TK 331- phải trả cho người bán, 334- Phải trả công nhân viên, 338- phải trả phải nộp khác Loại 4: TK 411-Nguồn vốn kinh doanh, 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản, TK 414- Quỹ đầu tư phát triển, TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối, 431- quỹ khen thưởng phúc lợi. Loại 5: TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính,. Loại 6: TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp, TK627- Chi phí sản xuất chung, TK 632- Giá vốn hàng bán, TK641- Chi phí bán hàng, TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Loại 7: TK 711- Thu nhập khác. Loại 8: TK 811- Chi phí khác Loại 9: TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán Kết quả hoạt động kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước Sổ quỹ SƠ ĐỒ 3-TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày: Đối chiếu kiểm tra: Ghi cuối tháng: CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI THUẬN YẾN. 2.1- ĐẶC ĐIỂM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH. 2.1.1. Phân loại và đánh giá TSCĐ của công ty. Trên cơ sở việc phân loại TSCĐ thì toàn bộ TSCĐ của công ty được theo dõi chặt chẽ cả ba loại giá: nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại nhờ đó phản ánh được tổng số vốn đầu tư mua sắm, xây dựng TSCĐ và trình độ trang bị, hiện trạng cơ sở vật chất kỹ thuật của sản xuất kinh doanh. Tại công ty CP TMDV Vận Tải Thuận Yến, TSCĐ được xác định đúng nguyên giá ngay khi nhận về hay khi xây dựng cơ bản bàn giao, cách xác định giống chế độ hiện hành , đây là bước khởi đầu quan trọng giúp công ty có thể hạch toán chính xác TSCĐ theo đúng giá trị của nó. Mọi TSCĐ đều được quản lý theo hồ sơ, ghi chép trên sổ sách kế toán cả về số lượng lẫn giá trị, không chỉ theo dõi trên tổng số mà còn theo dõi riêng theo từng loại, từng thứ thậm chí theo từng tài sản, không chỉ quản lý theo tình hình sử dụng mà còn quản lý theo địa điểm sử dụng TSCĐ giao cho phòng, trạm hay nơi chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng. Bằng những biện pháp này không chỉ mang tính hình thức quản lý số lượng tài sản mà nó thực sự có ý nghĩa trong việc theo dõi, sử dụng tài sản, bảo dưỡng kịp thời theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch. Trong khi sử dụng mọi TSCĐ được tính và trích khấu hao đầy đủ đưa vào giá thành theo tỷ lệ nhà nước quy định, đồng thời xác định mức hao mòn và giá trị còn lại để có kế hoạch đầu tư đổi mới. Ngoài ra hàng năm công ty đều tổ chức kiểm kê vào cuối năm, vừa để tra TSCĐ về mặt hiện vật, vừa xử lý trách nhiệm vật chất đối với các trường hợp hư hỏng, mất mát kịp thời, đúng chế độ quy định. Phân loại tài sản cố định theo nguồn hình thành Căn cứ vào các nguồn vốn đã tham gia đầu tư cho việc xây dựng, mua sắm hình thành tài sản cố định, tài sản cố định được phân loại thành. Tài sản cố định được hình thành từ nguồn vốn bổ sung Tài sản cố định hình thành từ vốn vay. 2.1.2. Chính sách quản lý Tài sản cố định . Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quản lý TSCĐ cũng dựa trên cơ sở này và nó được cụ thể như sau: - Về đánh giá TSCĐ. Phải tuân theo nguyên tắc đánh giá, theo nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại. Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số hao mòn luỹ kế của TSCĐ trên sổ kế toán và tiến hành hạch toán theo quy định hiện hành. - Về điều động, nhượng bán, thanh lý TSCĐ. Chỉ được điều động, nhượng bán, thanh lý TSCĐ không cần dùng hoặc không dùng được khi có quyết định của cấp có thẩm quyền theo đúng chế độ quản lý tài sản hiện hành của nhà nước và doanh nghiệp phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết, phải căn cứ vào biên bản giao nhận, thanh lý, xử lý tài sản và các chứng từ liên quan để ghi giảm TSCĐ theo quy định tại chế độ kế toán. - Về xử lý tài sản mất, hư hỏng. Do nguyên nhân chủ quan của người quản lý, sử dụng, doanh nghiệp phải báo cáo rõ cho cơ quan tài chính trực tiếp quản lý, cơ quan chủ quản cấp trên và xác định rõ nguyên nhân, quy kết rõ trách nhiệm vật chất cụ thể và cá nhân có liên quan theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước. - Về quản lý các tài sản là công cụ, dụng cụ lâu bền. Những tài sản có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên hoặc có thời gian sử dụng trên 1 năm mà không coi là TSCĐ thì được xếp vào nhóm tài sản công cụ, dụng cụ lâu bền từ khi xuất ra sử dụng cho tới khi báo hỏng. Mặc dù yêu cầu quản lý TSCĐ đã được quy định cụ thể song những yêu cầu quản lý này lệ thuộc vào biến đổi tuỳ theo cơ chế quản lý nền kinh tế quốc dân và cơ chế quản lý trong doanh nghiệp miễn sao khắc phục được những kẽ hở trong công tác quản lý. Bảo đảm mọi TSCĐ của doanh nghiệp đều có người chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo vệ. 2.2- THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TĂNG GIẢM TSCĐ. 2.2.1- Tổ chức hạch toán ban đầu Kế toán chi tiết tài sản cố định ở Công ty được thực hiện từ việc tổ chức hạch toán ban đầu là các biên bản nhận tài sản cố định, biên bản nghiệm thu tài sản cố định hoàn thành bàn giao, biên bản thanh lý nhượng bán tài sản cố định, và các chứng từ khác có liên quan đến tài sản cố định. Quá trình hạch toán việc tăng giảm tài sản cố định được hình thành theo một trình tự nhất định. Thủ tục tăng tài sản cố định do mua sắm. Khi tài sản cố định mua về, đơn vị tiến hành lập hồ sơ: + Hợp đồng mua sắm tài sản cố định (nếu có) + Biên bản kiểm nghiệm tài sản cố định + Hoá đơn mua sắm tài sản cố định (GTGT) + Phiếu nhập kho tài sản cố định (nếu có) + Phiếu xuất kho tài sản cố định ( nếu có) + Quyết định sử dụng nguồn vốn để mua sắm tài sản cố định (nếu có) + Quyết định bàn giao tài sản cố định cho đơn vị sử dụng (nếu có) Trình độ luôn chuyển chứng từ. + Tài sản cố định được mua sắm về bộ phận cung ứng phải có đầy đủ các hồ sơ, biên bản nghiệm thu tài sản cố định, hoá đơn mua sắm tài sản cố định phiếu nhập kho tài sản cố định (nếu có), hồ sơ liên quan khác. + Căn cứ vào các hồ sơ nêu trên kế toán lập chứng từ hạch toán tăng tài sản cố định đồng thời vào thẻ, sổ theo dõi , tính hao mòn và trích khấu hao tài sản cố định theo quy định. Thủ tục tăng tài sản cố định do XDCB. Khi công trình đầu tư và xây dựng hoàn thành và dựa vào sử dụng thì đơn vị phải tạm hạch toán tăng tài sản cố định và xác định hoàn thành tài sản cố định để theo dõi quản lý tính hao mòn, tính khấu hao theo đúng chế độ. + Căn cứ vào biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản cố định và các tài liệu liên quan để xác định tài sản cố định tạm tăng, lập chứng từ kế toán, vào thẻ tài sản cố định và các sổ sách theo dõi. Trình tự luân chuyển chứng tư. + Trước hết phải có dự đoán (đầu tư) về XDCB do ban thiết kế cơ bản lập. Trong quá trình xây dựng cơ bản có kế toán XDCB theo dõi. Khi công trình hoàn thành bàn giao ban quản lý công trình phải bàn giao toàn hồ sơ công trình, hợp đồng XDCB, biên bản nghiệm thu có xác định chi phí xây dựng và ban quản lý công trình có thử nghiệm trình duyệt quyết toán công trình hoàn thành. + Căn cứ dự toán so sánh biên bản nghiệm thu với dự toán có hợp lý không. Hợp đồng, chứng từ, chi phí đầu tư có hợp lý không, kế toán tiến hành hạch toán tạm ứng tài sản cố định, vào thẻ, sổ sách theo dõi đồng thời hạch toán nghiệp vụ hoàn thành tài sản cố định, khi có thông tin phê duyệt quyết toán công trình kế toán hạch toán để tăng giảm tài sản cố định và nguồn hoàn thành theo quy định. Thủ tục giảm tài sản cố định do nhượng bán thanh lý. - Thủ tục: Tài sản cố định đưa ra nhượng bán thanh lý thì Công ty phải lập đủ hồ sơ và thực hiện theo quy định của Công ty về công tác xử lý TS, hồ sơ bao gồm: + Quyết định nhượng bán, thanh lý tài sản cố định (nếu có) + Biên bản kết quả nhượng bán, thanh lý tài sản cố định của hợp đồng + Hợp đồng xuất kho, nhượng bán thanh lý tài sản cố định - Trình tự luân chuyển chứng từ: + Căn cứ vào quyết định thanh lý của giám đốc Công ty, Công ty tổ chức thực hiện và lập đầy đủ hồ sơ, biên bản thu hồi xác định giá thu hồi (giá trị còn lại) phiếu xuất kho, phiếu thu. + Căn cứ vào hồ sơ thanh lý nhượng bán tài sản cố định, kế toán tiến hành hạch toán giảm tài sản cố định và các nghiệp vụ liên quan. + Kế toán chi tiết tài sản cố định của công ty được thực hiện trên thẻ tài sản cố định để theo dõi và quản lý chặt chẽ tài sản cố định. Trên ký hiệu của tài sản cố định được ghi rõ trên thẻ tài sản cố định. Khi có các chứng từ tăng giảm tài sản cố định như hoá đơn mua, chi phí vận chuyển chạy thử. Mỗi thẻ tài sản cố định được mở để theo dõi đối tượng tài sản cố định từ khi mua về đến khi thanh lý, nhượng bán, thẻ tài sản cố định dùng để theo dõi chi tiết từng tài sản cố định, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định đã tiêu dùng trong quá trình sử dụng. Thẻ này được đăng ký và ghi chép vào sổ tài sản cố định. Thẻ tài sản cố định được lưu ở phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng tài sản cố định. Thẻ tài sản cố định do kế toán tài sản cố định lập và được kế toán trưởng xác nhận. - Sau khi có biên bản giao nhận TSCĐ. Tài sản đã hoàn tất hồ sơ thì các chứng từ được chuyển về phòng kế toán bắt đầu ghi sổ theo thứ tự. Thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ Nhật ký chung sau đó tổng hợp vào sổ cái tài khoản liên quan. 2.2.2. Tổ chức hạch toán tăng, giảm TSCĐ *. Hạch toán tăng TSCĐ. TSCĐ của công ty tăng chủ yếu do mua sắm . Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận, kế hoạch đầu tư đổi mới, công ty tiến hành mua sắm, trong quá trình hình thành TSCĐ mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn. Khi hoàn thành căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán xác định nguyên giá TSCĐ và tuỳ theo nguồn hình thành để kết chuyển. Tất cả thủ tục, giấy tờ trước khi hoàn thành TSCĐ được kế toán tập hợp thành bộ hồ sơ dùng làm căn cứ để ghi vào các loại sổ sách có liên quan. Các trường hợp tăng TSCĐ hữu hình. Trường hợp I. TSCĐ hữu hình tăng do công ty tự mua sắm trang bị. Xuất phát từ nhu cầu của các phòng ban trong công ty tiến hành đầu tư mua sắm TSCĐ. Trong quá trình mua sắm mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn. Khi hoàn thành căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan kế toán xác định nguyên giá TSCĐ và tuỳ thuộc vào loại TSCĐ được mua sắm bằng tiền mặt, TGNH hay còn nợ người bán… Trích số liệu ngày 02/02/2006 công ty cử ông: Vũ Văn Phúc mua một chiếc máy tính với giá ghi trên hoá đơn là 18.150.000đ (trong đó VAT 10%) được thanh toán bằng tiền mặt trích từ nguồn vốn kinh doanh. Kèm theo các hoá đơn chứng từ sau:  HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01-GTGT Liên 2: (Giao khách hàng) PC/00 Ngày 02 tháng 2 năm 2006 N0: 0034711 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Máy Tính Tuấn Anh Địa chỉ: 23- Ngô Thị Nhậm Số tài khoản:……………………… Điện thoại: ……………… MS thuế: 0100520468 Họ tên người mua hàng: Vũ Văn Phúc Đơn vị: Công ty CP TMDV Vận Tải Thuận Yến Địa chỉ: số 62- Kim Đồng -Hoàng Mai – Hà Nội Số tài khoản:……………….. Hình thức thanh toán: TM MS thuế: 0101601494 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1x2 1 Computer ĐNA C400 Bộ 01 8.284.000 10.184.000 2 Printer HP 1000 bộ 01 5.826.000 3.736.000 3 UPS Santak TG 700 cái 01 1.195.000 2.580.000 Cộng tiền hàng: 16.500.000 Thuế suất (GTGT) 10% (tiền thuế GTGT): 1.650.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 18.150.000 Số tiền viết bẳng chữ: (Mười tám triệu một trăm năm mươi nghìn đồng) Người mua hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) PHIẾU CHI Mẫu số: 02 - TT Số: ………. QĐ số 1141 - TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 02/02/2006 Nợ: …. Có: …. Họ tên người nhận tiền: Vũ Văn Phúc Địa chỉ: Phòng Kinh Doanh Lý do chi: Thanh toán tiền mua máy vi tính, máy in và UPS Số tiền: 18.150.000 (Mười tám triệu một trăm năm mươi nghìn đồng) Kèm theo……01………Chứng từ gốc……0034711……… Đã nhận đủ số tiền trên. Ngày 02/02/2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---- Hà nội, ngày 01 tháng 02 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY TMDV VT THUẬN YẾN "V/v: Tăng tài sản cố định" Giám đốc công ty CP TMDV Vận Tải Thuận Yến - Căn cứ quyết định số: 44/TĐ-QĐ ngày 13/01/2003 về việc thành lập công ty CP TMDV Vận Tải Thuận Yến nhằm mục tiêu lớn mạnh hơn. - Căn cứ giấy đề nghị thanh toán tiền trang bị văn phòng được giám đốc phê duyệt ngày 02/02/2006. - Căn cứ pháp lệnh kế toán thống kê của Hội đồng nhà nước ban hành ngày 10/05/1998. - Theo đề nghị của ông trưởng phòng kinh doanh công ty. Quyết định Điều 1: Ghi tăng giá trị TSCĐ của công ty vận tải dịch vụ tháng 02/2006 * Tên TSCĐ : Computer, Printer, UPS. * Tình trạng : Máy mới 100% * Nước sản xuất : ĐNA * Nguyên giá : 16.500.000đ * Nguồn vốn : Tự bổ sung. Điều 2: Phòng tài kê toán có trách nhiệm ghi tăng nguyên giá TSCĐ nguồn vốn chủ sở hữu và tiến hành trích khấu hao theo đúng chế độ nhà nước quy định. Giao cho văn phòng công ty CP TMDV VT Thuận Yến có trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản trên theo đúng chế độ quản lý TSCĐ của nhà nước. Điều 3: Các ông, bà: Trưởng phòng tài chính kế toán (Kế toán trưởng) thi hành quyết định này. Nơi nhận: Giám đốc công ty - Như điều 3 - Lưu VP Lúc này việc mua sắm đã hoàn thành, ._.