Tổ chức kế toán tại sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ

thị trường và hạ giá thành sản phẩm, tăng doanh lợi và sức cạnh tranh với các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Trong quá trình sản xuất, tài sản cố định giữ vai trò đặc biệt quan trọng để tạo ra sản phẩm cho doanh nghiệp. Tài sản cố định là cơ sở vật chất kỹ thuật trực tiếp để tiến hành sản xuất sản phẩm. Chất lượng của sản phẩm phụ thuộc rất lớn vào trình độ kỹ thuật của máy móc thiết bị và công tác quản lý các máy móc thiết bị đó. Vì vậy việc quản lý chặt chẽ và không ngừng đổi mới nâng cao chất lượng của máy móc thiết bị, phát huy được hiệu quả cao nhất của máy móc thiết bị chính là chìa khoá để các nhà sản xuất thâm nhập vào thị trường. Sau thời gian thực tập tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ, nhận thấy được tầm quan trọng của tài sản cố định và những vấn đề liên quan xung quanh tổ chức kế toán tài sản cố định, em đã lựa chọn đề tài: ”Tổ chức kế toán Tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ" cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Nội dung của chuyên đề, ngoài lời mở đầu, kết luận, gồm 3 phần chính sau: Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ Phần 2: Thực tế tổ chức kế toán Tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. Phần 3: Hoàn thiện tổ chức kế toán TSCĐ hữu hình ở Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Giáo sư. Tiến sỹ: Đặng thị Loan và các anh chị trong phòng kế toán ở Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ đã giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình và cung cấp những tư liệu quý giá giúp em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp của mình. Phú Thọ, tháng 8 năm 2008 Sinh viên: Lương thị Thanh Hiếu PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ PHÚ THỌ 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ: Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ hoạt động theo giấy chứng nhận kinh doanh số 18 03 000 355; Đăng ký lần đầu ngày 21/ 12/ 2005 do Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Phú thọ cấp. Trụ sở chính tại số 01 phố Tân An, phường Hùng Vương, thị xã Phú thọ, tỉnh Phú thọ; Số điện thoại: ( 0210) 820 032 Fa x: (0210) 823 564. Mã số thuế: 26 00 166 836. Vốn điều lệ: 3.347 triệu đồng, chia thành 334.700 cổ phần, mệnh giá: 10.000đ/ cp; Phần vốn Nhà nước nắm giữ 46,6 % và vốn góp của 169 cổ đông - đều là cán bộ công nhân viên trong công ty là 53,4% vốn điều. Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ tiền thân là, Đoạn Quản lý đường bộ Vĩnh Phú, được thành lập từ ngày 01/01/1961. Công ty đã trải qua 46 năm, xây dựng và trưởng thành. Ngay từ ngày đầu thành lập với chức năng nhiệm vụ là quản lý, duy tu, sửa chữa cầu - đường bộ, đảm bảo giao thông vượt sông, xây dựng các công trình giao thông trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phú nay là tỉnh Phú Thọ và tỉnh Vĩnh Phúc. Do yêu cầu hoạt động và nhiệm vụ đòi hỏi, trong quá tình hoạt động của mình Công ty đã nhiều lần đổi tên: * Từ 1961 Công ty có tên là “ Đoạn quản lý đường bộ Vĩnh Phú” Thuộc Sở giao thông vận tải Vĩnh Phú . * Đến tháng 10/1995 “Đoạn quản lý đường bộ Vĩnh Phú” đổi là “Đoạn Quản lý đường bộ Phú Thọ”. * Đến tháng 10/2000 “ Đoạn Quản lý đường bộ Phú Thọ” được chuyển thành doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích với tên gọi: “Công ty quản lý, sửa chữa và xây dựng đường bộ Phú Thọ”. * Đến tháng 7/2006 Công ty tách làm hai gồm Công ty Quản lý, sửa chữa và xây dựng đường bộ I và Công ty Quản lý, sửa chữa và xây dựng đường bộ II. * Đến tháng 1/2006 do yêu cầu chung cả hai công ty được chuyển đổi hình thức từ doanh nghiệp Nhà nước sang công ty Cổ phần. Công ty chuyển đổi hình thức sở hữu từ doanh nghiệp công ích sang loại hình công ty cổ phần, theo quyết định số 2956/ QĐ-UBDN tỉnh Phú thọ ngày 27/ 10/ 2005. Qua 1/2 thế kỷ hình thành và phát triển, Công ty đã đạt nhiều thành tích được các cơ quan cấp trên tặng thưởng cờ thi đua suất sắc, bằng khen và là đơn vị dẵn đầu ngành giao thông vận tải. Đặc biệt trong các năm 1982, 1987, 1999 Công ty được Chính phủ tặng Huân chương lao động hạng ba. Khái quát tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong 3 năm (năm 2005, 2006, 2007) gần đây qua số liệu ở bảng 1.1 trang sau: 1.2. Chức năng, nhiệm vụ Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ: Bảo trì các công trình giao thông: 366km đường tỉnh lộ, 77 km đường Quốc lộ 23C; 40 chiếc cầu nhỏ; và rất nhiều cống, đường tràn các loại nằm trên các tuyến đường đơn vị quản lý - đây là nhiệm vụ chủ yếu. Đảm bảo giao thông vượt sông: 3 bến phà trên Sông Hổng thuộc địa bàn tỉnh Phú thọ. Thi công các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp, công trình dân dụng: trong những năm gần đây, chức năng, nhiệm vụ này luôn tạo ra giá trị sản lượng chiếm trên 50% tổng giá trị sản lượng của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn nhận: Khảo sát, thiết kế các công trình giao thông đường bộ; Tổ chức đào tạo lái xe mô tô hạng A1, và một số ngành nghề kinh doanh khác chưa được thực thi. Bảng 1.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị tính:1.000đ STT Nội dung Mã số Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Tổng doanh thu 01 4.380.781 8.788.323 15.509.131 2 Các khoản giảm trừ 02 102.428 1.688 0 3 Doanh thu thuần 10 4.278.352 8.787.635 15.509.131 4 Giá vốn bán hàng 11 3.148.048 7.563.240 12.893.782 5 Lợi nhuận gộp 20 1.130.384 1.223.395 2.615.349 6 Doanh thu HĐTC 21 0 2.068 0 7 Chi phí tài chính 22 989.000 828.275 855.853 8 Chi phí quản lý 25 679.291 560.242 1.011.033 9 Tổng lợi nhuận thuần từ HĐKD 30 -537987 -163.054 748.463 10 Thu nhập khác 31 2.293 154.442 3.750 11 Chi phí khác 32 508.034 64.443 19.064 12 Lợi nhuận trước thuế 50 -1.043.728 -73.055 733.149 13 Thuế TNDN 51,52 C. ty đang được hưởng ưu đãi sau Cổ phần hoá. 14 Lợi nhuận sau thuế 60 -1.043.728 -73.055 733.149 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: + Hội đồng quản trị công ty gồm có: 05 người, trong đó: 01 thành viên HĐQT đại diện phần vốn Nhà nước tại Công ty ( Sở GTVT Phú thọ ). + Ban kiểm soát gồm: 03 người + Ban giám đốc gồm: 01 Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành và 01 Phó giám đốc thường trực. + Đoàn thể: Công đoàn - Đoàn thanh niên. + Các Phòng ban: 05 phòng là: P.Tài vụ có nhiệm vụ phụ trách mảng tài chính của công ty; P.Tổ chức - Hành chính phụ trách nội chính, tiếp khách và các chế độ của người lao động theo Luật lao động; P.Kế hoạch - Thiết kế có nhiệm lập kế hoạch, tổ chức nghiện thu khối lượng hoàn thành, lập hồ sơ quyết toán với chủ đầu tư, Thiết kế, lập dự toán các công trình được thuê; P.Đào tạo lái xe hạng A1: có nhiệm vụ tổ chức thu hồ sơ, đào tạo lái xe mô tô hạng A1 + Các đơn vị trực thuộc: 09 đội, cụ thể là: 06 đơn vị bảo trì đường bộ từ: Đội đường bộ 1, … , Đội đường bộ 6 làm; 01 đơn vị làm xây dựng cơ bản và quản lý, tổ chức khai thác sử dụng máy thi công là: Đội xe máy và XDCB I; 02 đơn vị làm công tác đảm bảo giao thông vượt sông là: Bến Phà Tình Cương, Bến phà Ngọc tháp, Bến Phà ấm Thượng. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty được khái quát bằng sơ đồ 1.2 như sau: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Chủ tịch HĐQT - Giám đốc PGĐ. thường trực P. Đào tạo LX m.tô hạng A1 P. Tổ chức hành chính P. Ktoán P. Tài vụ P. Kế hoạch Thiết kế Đội 1… Đội 6 Bến phà ấm thượng Bến phà Tình Cương Đội xe máy & XDCB Ghi chú: Chỉ đạo Liên hệ 1.4. Thực tế tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ: 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ có bộ máy kế toán được tổ chức theo kiểu tập trung; áp dụng hình thức sổ chứng từ ghi sổ; Niên độ kế toán bắt đầu 01/01, kết thúc 31/12; Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt nam đồng; Phương pháp kế toán tài sản cố định, về nguyên giá được ghi nhận theo giá gốc, khâu hao theo đường thẳng - áp dụng quyết định 206/ 2003 ngà 12/ 12/ 2003 của Bộ tài chính; Phương pháp kế toán hàng tồn kho, về tổ chức hạch toán chi tiết dùng phương pháp thẻ song song, hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp đơn giá bình quân, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; Hạnh toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; …; . Toàn bộ công tác kế toán từ việc ghi chi tiết đến tổng hợp lập báo cáo, kiểm tra kế toán đều được thực hiện tại phòng tài vụ của Công ty, với chức năng nhiệm vụ của từng thành viên như sau: 01 Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm phụ trách toàn bộ các khâu trong công việc kế toán và trực tiếp làm kế toán tổng hợp, lập các báo cáo tài chính. 01 Kế toán thanh toán nội bộ: phụ trách các phần hành kế toán tiền mặt, tiền lương, tập hợp chi phí, theo dõi công nợ nội bộ ( TK 111, 336, 642, 621,…, 627 ) 01 Kế toán thanh toán với bên ngoài: phụ trách các phần hành kế toán ngân hàng, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với khách hàng, tài sản cố định, Thuế và các khoản phải nộp NSNN ( TK 112, 131, 211, 331, 333, 338) 01 Thủ quĩ: quản lý quỹ tiền mặt của Công ty và theo dõi quản lý kho nguyên vật liệu, chủ yếu là nhựa đường. Ngoài ra, tại mỗi đơn vị sản xuất còn có 01 thống kê, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu - chi tiền mặt, sổ theo dõi công nợ nội bộ ( TK 336 ), sổ cấp tạm ứng tiền lương, các khoản theo lương và một số loại sổ khác do phòng tài vụ công ty yêu cầu; nhằm quản lý tốt tiền tạm ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại các đơn vị; và tập hợp các chứng từ chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại các đơn vị sản xuất khi chúng phát sinh. Sau mỗi tháng hoạt động, khi có biên bản nghiêm thu khối lượng hoàn thành, các thông kê sẽ làm thủ tục thanh toán với kế toán thanh toán nội bộ: các tập hợp chứng từ chi được ghi có TK 336 chi tiết cho từng đơn vị và ghi nợ các tài khoản liên quan; Đồng thời họ làm thủ tục lĩnh tiền tạm ứng khối lượng tháng tới và thanh toán nốt khối lượng đã hoàn thành tháng này, kế toán ghi nợ TK 336 chi tiết cho từng đơn vị và ghi có tài khoản tiền mặt. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty Kế toán trưởng - Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán nội bộ Kế toán thanh toán bên ngoài Thủ quĩ Ghi chú : Chỉ đạo Liên hệ 1.4.2. Thực tế tổ chức vân dụng chế độ kế toán tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ: Công ty đang áp dụng hệ thống Kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. + Hình thức sổ: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán "Chứng từ ghi sổ " và được thực hiện trên máy vi tính. Hàng ngày, định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Định kỳ 6 tháng Kế toán tổng hợp thực hiện các thao tác khoá sổ, lập báo các tài chính, in các báo cáo, sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết; Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với các báo cáo tài chính; Sau đó đóng thành quyển, ký sổ ( Kế toán thanh toán, Kế toán trưởng, Cá nhân được theo dõi chi tiết ), đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ, cất lưu trữ và bảo quản. + Trình tự ghi sổ được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Chứng từ gốc Phần mềm kế toán trên máy vi tính Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán: Tổng hợp; Chi tiết Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Ghi hàng ngày, h àng qu ý Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu PHẦN 2: THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ PHÚ THỌ 2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý Tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. 2.1.1. Đặc điểm và cơ cấu quản lý tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. * Đặc điểm: Do đặc điểm sản xuất của Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. Tài sản cố định của Công ty bao gồm rất nhiều loại, nhưng giá trị từng loại TSCĐ là không lớn. Tổng nguyên giá TSCĐ tính đến ngày 31/12/2007 là: 8.778.992.605 đồng. Trong những năm gần đây, TSCĐ của Công ty được trú trọng đầu tư đổi mới với nguồn vốn chủ yếu là vay ngân hàng. TSCĐ của Công ty được hình thành từ 3 nguồn chính là: vốn ngân sách cấp, vốn tự bổ xung và vốn vay ngân hàng, trong đó vốn vay ngân hàng chiếm tỷ trọng lớn, vốn ngân sách và tự bổ xung rất ít. Do đó công tác quản lý và sử dụng TSCĐ của Công ty ngày càng được quan tâm trú trọng hơn, nhằm đạt được hiệu quả sử dụng cao nhất và đảm bảo hoàn trả vốn vay đúng hạn. Toàn bộ TSCĐ ở Công ty được theo dõi chặt chẽ bởi: Nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Nhờ đó, phản ánh được số vốn đầu tư mua sắm TSCĐ và trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty. Năm 2007 Công ty đã đầu tư mua sắm máy móc phục vụ cho các công trình. Việc đầu tư là hợp lý với tình hình công nghệ và chất lượng sản phẩm trên thị trường hiện nay, sự cạnh tranh là yếu tố đi đến thành công của nhiều doanh nghiệp. * Cơ cấu: Về cơ cấu của tài sản cố định được xem xét theo từng cách phân loại cụ thể. Hiện nay Công ty có các cách phân loại TSCĐ như sau: + Phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng TSCĐ, gồm: TSCĐ đang dùng: 8.778.992.605 đồng TSCĐ không cầu dùng: 0 TSCĐ chờ thanh lý: 0 + Phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật (ở Công ty chỉ có TSCĐ hữu hình) gồm: - Nhà cửa: 5.722.457.605đồng - Máy móc thiết bị: 673.285.000 đồng - Phương tiện vận tải: 2.076.000.000 đồng - Thiết bị, dụng cụ quản lý : 307.250.000 đồng Tổng nguyên giá: 8.778.992.605 đồng 2.1.2. Đánh giá tài sản cố định hữu hình tại công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. Hiện nay, TSCĐ ở Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. Do doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên chỉ tiêu nguyên giá không bao gồm thuế GTGT. 2.1.2.1. Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá. Nguyên giá TSCĐ tuỳ theo nguồn hình thành được xác định theo công thức: Nguyên giá công trình = Giá trị công trình hoàn thành xây dựng bàn giao đưa vào sử dụng. Ví dụ: Căn cứ vào biên bản nghiệm thu TSCĐ hoàn thành bàn giao ngày 15/4/2008 với tổng số tiền là 57.543.000 đồng, đồng thời căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán ghi sổ theo nguyên giá là 57.543.000 đ. Nguyên giá = Giá mua TSCĐ + Thuế nhập + chi phí vận chuyển TSCĐ mua (giá hoá đơn) khẩu (nếu có) lắp đặt (nếu có) Ví dụ: Ngày 10/ 3/ 2008 Công ty mua máy lu với tổng giá mua ghi trên hoá đơn là giá đã bao gồm cả chi phí lắp đặt, vận chuyển là: 132.286.000 đồng ( bao gồm cả thuế GTGT 10 % ). Kế toán căn cứ vào hợp đồng mua bán và hoá đơn giá trị gia tăng, biên bản bàn giao TSCĐ ghi sổ tổng hợp nguyên giá TSCĐ là : Nguyên giá 132.186.000 Máy lu = -------------------- = 120.260.000 ( đ) 1,1 2.1.2.2. Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại. Giá trị còn lại ở Công ty được xác định theo công thức: Giá trị còn lại = Nguyên giá TSCĐ - Giá trị hao mòn LK của TSCĐ Ví dụ: Theo Quyết định số Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính thì thời gian sử dụng tối đa của máy lu là 10 năm. Do vậy giá trị còn lại của máy lu mua ngày 10/03 trên tính đến hết tháng 6 năm 2008 là: 120.260.000 120.260.000 - ---------------- x 3 = 117.253.500 ( đ) 10 x 12 2.1.3. Yêu cầu quản lý tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. Do đặc điểm sản xuất của Công ty, TSCĐ của Công ty bao gồm rất nhiều loại, nhưng giá trị từng loại TSCĐ là không lớn. Tổng nguyên giá TSCĐ tính đến hết ngày 31/12/2007 là: 8.778.992.605 đồng. Trong những năm gần đây, TSCĐ của Công ty được trú trọng đầu tư đổi mới, với nguồn vốn chủ yếu là vay ngân hàng. Do đó công tác quản lý và sử dụng TSCĐ của Công ty ngày càng được quan tâm trú trọng hơn, nhằm đạt được hiệu quả sử dụng cao nhất và đảm bảo hoàn trả vốn vay đúng hạn. Toàn bộ TSCĐ ở Công ty được theo dõi chặt chẽ bởi: Nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Nhờ đó, phản ánh được số vốn đầu tư mua sắm TSCĐ và trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty. Năm 2006, 2007 Công ty đã đầu tư mua sắm máy móc phục vụ cho các công trình. Việc đầu tư là hợp lý với tình hình công nghệ và chất lượng sản phẩm trên thị trường hiện nay, sự cạnh tranh là yếu tố đi đến thành công của nhiều doanh nghiệp. 2.2. Tổ chức kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ. 2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ về Tài sản cố định. Mỗi TSCĐ của công ty đều có hồ sơ riêng, gồm: Các quyết định mua sắm, xây dựng mới; Quyết định nhượng bán, thanh lý TSCĐ; Biên Bản giao nhận, Biên bản thanh lý TSCĐ, … và các hoá đơn chứng từ kèm theo. Tài sản cố định được theo dõi chi tiết theo đối tượng quản lý, sử dụng và theo đặc trưng kỹ thuật, trên Thẻ TSCĐ và Sổ theo dõi TSCĐ. Ví dụ1: Công ty Quyết định mua một máy lu D12 của Công ty ZUKY vào ngày 10/3/2008 với giá mua là 120.260.000 đồng, Thuế GTGT 10%, Công ty đầu tư bằng quỹ đầu tư phát triển. Ngay sau khi, máy móc đã được lắp đặt, chạy thử thủ quỹ xuất tiền mặt, thanh toán 1lần cho công ty ZUKY. * Trích mẫu một số chứng từ phản ánh tăng TSCĐ: + Trích: Biên bản họp Hội đồng quản trị . CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TRÍCH BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ PHÚ THỌ Hôm nay, ngày 05 tháng 3 năm 2008 tại: Công ty cổ phần đường bộ Phú thọ. Thành phần cuộc họp gồm: 1 - Ông: Nguyễn Đức Thắng Chủ tịch HĐQT Chủ toạ. 2 - Ông: Nguyễn Anh Tuấn Thành viên HĐQT uỷ viên. 3 - Ông: Tô Quang Lịch Thành viên HĐQT uỷ viên. 4 - Ông: Hoàng Trung Hảo Trưởng ban kiểm soát uỷ viên. Nội dung cuộc họp: Đề đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh và nâng cao năng lực, chuẩn bị đấu thầu 2 gói thầu làm đường trong tháng tới. Hội đồng quản trị quyết định mua mới 01 máy lu 12 tấn. Kết luận: Giám đốc công ty thành lập Hội đồng mua sắm TSCĐ để thực hiện mua 01 máy lu 12 tấn, xong trong tháng. Tất cả các thành viên có tên trên nhất trí thông qua và ký tên dưới đây. Phú thọ, ngày 05 tháng 3 năm 2008 Uỷ viên Uỷ viên Uỷ viên Chủ tịch HĐQT + Căn cứ vào nghị quyết của Hội đồng quản trị công ty, Giám đốc công ty ra quyết định thành lập một Hội đồng để thức hiện các quyết định của Hội đồng quản trị. + Trích mẫu: C.Ty CP đường bộ phú thọ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ---------***-------- Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: ____/ QĐ- TLTS Phú thọ, ngày 6 tháng 3 năm 2008 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ PHÚ THỌ V/ v: Thành lập Hội đồng mua sắm tài sản cố định ___________________ GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ PHÚ THỌ - Căn cứ nghị quyết của hội đồng quản trị Công ty cổ phần đường bộ Phú thọ ngày 05 tháng 3 năm 2008 về việc bán thanh lý tài sản cố định không phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh. - Căn cứ vào tình trạng tài sản cố định năm 2008 của công ty. QUYẾT ĐỊNH Điều I: Thành lập Hội đồng mua sắm TSCĐ phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh của Công ty cổ phần đường bộ phú thọ gồm có các ông, bà có tên sau: 1 - Ông Nguyễn Đức Thắng Chức vụ: Giám đốc Trưởng ban 2 - Ông Nguyễn Anh Tuấn Chức vụ: Trưởng phòng KH uỷ viên 3 - Ông Mai văn Nho Chức vụ: Đ.trưởng đội x.máy uỷ viên Điều II: Hội đồng mua sắm tài sản cố định có nhiệm vụ làm thủ tục đúng quy định hiện hành. Thời gian xong trong tháng 3 năm 2008 Điều III: Các phòng ban và các ông, bà có tên trên điều I chiểu quyết định thi hành. Nơi nhận: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ PHÚ THỌ - Như điều III: Thi hành - Lưu VT,TC-HC + Trích mẫu: Hợp đồng mua bán tài sản. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- o0o ------------- HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 120/CTZK -VY/HĐKT Căn cứ luật Thương mại được Quốc Hội thông qua ngày 14/6/2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/ 01/ 2006. Căn cứ Bộ luật dân sự đã được Quốc hội nước CHXHCNVN khoá XI kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14/6/2005 quy định chi tiết về việc ký hợp đồng kinh tế, có hiệu lực kể từ ngày 01/ 01/ 2006. Căn cứ khả năng cung cấp và tình hình thực tế của hai bên. Hôm nay, ngày10 tháng 3 năm 08 tại: Công ty ZUKY chúng tôi gồm có: Bên A: Công ty ZUKY Việt Nam - Số 156 Trần Quốc Toản - Hà Nội Do ông: Mai Anh Tuấn làm đại diện ký. Bên B: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. Do ông: Nguyễn Đức Thắng - Giám đốc làm đại diện ký. Hai bên thỏa thuận ký hợp đồng mua bán với các điều khoản sau: Điều 1: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ mua 1 máy lu D12 mới 100%, ký hiệu KM 750 của Nhật Bản. Tổng trị giá 132.286.000 đồng. Điều 2: Thời gian giao hàng ngày 12/3/2008 Điều 3: Giá cả và phương thức thanh toán: Thanh toán 1 lần toàn bộ số của hợp đồng (bao gồm cả tiền hàng và Tiền thuế GTGT), ngay sau khi lắp đặt xong và chạy thử, bàn giao máy hoàn chỉnh, bằng tiền mặt số tiền là:132.286.000 đồng. (Bằng chữ: Một trăm ba hai triệu hai trăm tám sáu ngàn đồng chẵn) Điều 4: Cam kết chung: Đại diện bên mua Đại diện bên bán + Trích mẫu: Hoá đơn GTGT. HÓA ĐƠN GTGT Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 12/3/2008 Số: 050450 Đơn vị bán hàng: Công ty ZUKI Địa chỉ: 156 Trần Quốc Toản - Hà Nội TK Số Mã số thuế: 2500154152 Họ tên người mua hàng: ông Nguyễn Đức Thắng Địa chỉ: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ Số TK Mã số thuế: 2600166836 Hình thức thanh toán: TM stt tên hàng hoá đvt số lượng đơn giá thành tiền 1 Máy lu D12 KM750 Cái 01 120.260.000 120.260.000 Thuế suất GTGT 10%: Tiền thuế: 12.026.000 Tổng cộng: 132.286.000 Tổng bằng chữ: Một trăm ba hai triệu hai trăm tám sáu ngàn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) +Trích mẫu: Biên bản bàn giao tài sản giữa bên mua và bên bán. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- o0o ------------- BIÊN BẢN BÀN GIAO TSCĐ Số: 120 Hôm nay ngày 12/3/2008 tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ chúng tôi gồm có: Bên A: Ông Mai Anh Tuấn - Công ty ZUKY Việt Nam Bên B: Ông Mai Văn Nho - Đội trưởng đội xe máy Ông Nguyễn Anh Tuấn - Trưởng phòng Kế hoạch Sau khi tiến hành lắp đặt máy lu D12 KM 750 và tiến hành chạy thư hoàn chỉnh, đảm bảo đúng nguyên tắc của hợp đồng đã ký kết. Nay công ty ZUKY bàn giao máy lu D12 KM 750 cho Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ gồm có: - Lắp đặt bàn giao 1 máy lu D12 KM 750 - Phụ tùng đi kèm theo Bên B đã nhận đủ: số phụ tùng và máy đúng số lượng chủng loại cần mua. Biên bản lập xong, được đọc lại để mọi người cùng nghe, và nhất trí ký vào biên bản lúc 15h30' cùng ngày. Đại diện bên A Đại diện bên B (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) +Trích mẫu: Biên bản bàn giao nội bộ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- o0o ------------- BIÊN BẢN BÀN GIAO TSCĐ Số: 13 Hôm nay ngày 12/ 3/ 2008 chúng tôi gồm: 1- Bên bàn giao: Ông: Nguyễn Đức Thắng - Giám đốc Công ty. 2- Bên nhận bàn giao: Ông: Mai Văn Nho - Đội trưởng đội xe máy và XDCB1 Bà: Nguyễn thị Hoa - Thống kê đội xe máy Nay Giám đốc giao cho Đội xe máy quản lý và sử dụng máy lu D12 hiệu KM 750 với số lượng 1 cái = 120.260.000 đồng Đội xe máy có trách nhiệm quản lý và sửa chữa đưa vào sử dụng TSCĐ nói trên theo quy định của Công ty. Bên bàn giao Bên nhận bàn giao Ví dụ 2: Trong tháng 2 năm 2008 Công ty quyết định thanh lý một máy nén khí được sử dụng ở Đội xe máy. Mặc dù chưa bị hư hỏng đến mức phải loại bỏ, nhưng máy này đã cũ, không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nên công ty phải tiến hành thanh lý để thu hồi vốn đầu tư, thực hiện tái đầu tư TSCĐ mới. Trong hồ sơ TSCĐ này ghi: Nguyên giá máy là: 20.750.000 đồng, đã được khấu hao: 18.675.000 đồng, giá trị còn lại là: 2.075.000 đồng, dự kiến giá bán là: 1.500.000 đồng (chưa có thuế GTGT) Sau khi Công ty có kế hoạch thông báo thanh lý theo hình thức đấu thầu. Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu mua gửi giấy đề nghị mua mới Công ty. Đơn vị nào giá cao nhất sẽ được công ty chấp nhận bán, nộp tiền vào Công ty, kế toán viết phiếu thu và thu tiền, giao tài sản. * Trích một số mẫu chứng từ phản ánh TSCĐ giảm: + Trích:Biên bản thanh lý TSCĐ do Hội đồng thanh lý lập (ở trang sau). + Trích: Biên bản giao nhận tài sản CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN Số: 5 Hôm nay, ngày 6 tháng 2 năm 2008 Tại: Trụ sở Đội xe máy, phường Hùng Vương, thị xã Phú Thọ. Chúng tôi gồm có: Bên giao tài sản: 1 - Ông: Nguyễn Anh Tuấn Chức vụ: Trưởng phòng KH Trưởng ban 2 - Bà: Nguyễn thị Hiền Chức vụ: Trưởng phòng HC uỷ viên 3 - Ông : Mai văn Nho Chức vụ: Đ.trưởng đội xe máy uỷ viên Bên nhận tài sản: 1 - Ông (Bà): Nguyễn Anh Đức Chức vụ: Cá nhân đang cư trú tại phường Trường thị, thị xã Phú Thọ. Chúng tôi đã tiến hành giao nhận số tài sản sau: 01 Máy nén khí, ký hiệu: KM 256 Biên bản được bàn giao xong hồi 9 giờ cùng ngày, đọc thông qua tất cả nhất trí ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản. Bên giao Bên nhận Các thành phần có liên quan + Trích: Biên bản thanh lý TSCĐ do Hội đồng thanh lý lập CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH - Căn cứ Quyết định số: 20 Ngày 01 tháng 02 năm 2008 của Chủ tịch HĐQT về việc thanh lý tài sản cố định. I. Hội đồng thanh lý TSCĐ gồm: 1 - Ông Nguyễn Anh Tuấn Chức vụ: Trưởng phòng KH Trưởng ban 2 - Bà: Nguyễn thị Hiền Chức vụ: Trưởng phòng HC uỷ viên 3 - Ông: Mai văn Nho Chức vụ: Đ. trưởng đội xe máy uỷ viên 4 - Bà: Đào thị Hưởng Chức vụ: Trưởng phòng Tài vụ uỷ viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ: - Tên TSCĐ: Máy nén khí - Nguyên giá: 20.750.000 đ - Nước sản xuất: Đài Loan - Giá trị hao mòn: 18.675.000đ - Năm đưa vào sử dụng: 1998 - Giá trị còn lại: 2.075.000 đ III. Kết luận của ban thanh lý TSCĐ: TSCĐ này không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh, nên thanh lý. Xác định giá bán là: 1.500.000 đồng (chưa có thuế GTGT) Ngày 5 tháng 2 năm 2008 Trưởng ban thanh lý ( Ký, họ tên ) IV. Kết quả thanh lý TSCĐ: - Chi phí thanh lý là: 300.000 đồng - Giá trị thu hồi: 1.500.000 đồng đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 5/2/2008 Ngày 5 tháng 2 năm 2008 Giám đốc kế toán trưởng ( Ký, đóng dấu ) ( Ký, họ tên ) 2.2.2. Tổ chức hệ thống sổ chi tiết tài sản cố định. * Quy trình hạch toán chi tiết tăng, giảm TSCĐ : Tại thời điểm phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc: hoá đơn bán hàng, phiếu thu, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ và các chứng từ có liên quan khác, kế toán phân loại các chứng từ tài sản cố định theo đơn vị sử dụng. Sau đó, kế toán ghi một dòng theo các mục trên thẻ TSCĐ tương ứng. * Hệ thống sổ chi tiết gồm: + Thẻ tài sản cố định Kết cấu sổ: Thẻ TSCĐ có dạng tờ rời, được đánh số theo thứ tự xuất hiện của TSCĐ tăng. Căn cứ ghi sổ: Hồ sơ thiết kế của thiết bị, Biên bản giao nhận TSCĐ… Ví dụ 3: Vào thẻ nghiệp vụ tăng Máy lu ở ví dụ 1 Bảng số 1: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số: 67 Ngày 12/ 3/ 2008 lập thẻ Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ, số 120 ngày 12/ 3/ 2008 Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy lu D12 KM 750 Nước sản xuất : Nhật Bản Năm sản xuất: 2007 Bộ phận quản lý, sử dụng : Đội xe máy Năm đưa vào sử dụng: 2008 Công suất ( diện tích thiết kế): 75CV Kiểu động cơ: A - 41 Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm Lý do đình chỉ : Số hiệu chứng từ Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn 03 12/3 Mua máy lu D75 120.260.000 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị Ghi giảm TSCĐ chứng từ số:….. Ngày … tháng … năm … Lý do giảm : …………………………………………………………………. Ngày 12 tháng 3 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Ví dụ 4: Vào thẻ nghiệp vụ giảm Máy nén khí ở ví dụ 2 Bảng số 2: Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số 53 Ngày 31/ 1/ 1998 lập thẻ Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ, số 11 ngày 31/ 1/ 1998 Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ : Máy nén khí KM 256 Nước sản xuất : Đài Loan Năm sản xuất: 1996 Bộ phận quản lý, sử dụng: Đội xe máy Năm đưa vào sử dụng: 1998 Công suất ( diện tích thiết kế): Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm SH c. từ Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ NT Diễn giải Nguyên giá Năm GTHM Cộng dồn 15 31/1 Mua máy nén khí 20.750.000 Trích KH 11 tháng 1998 1.902.083 1.902.083 … Trích KH năm 2007 2.075.000 18.502.083 13 31/1 Trích KH tg1/ 08 2008 172.917 18.675.000 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị Ghi giảm TSCĐ chứng từ số :….. Ngày 5 tháng 2 năm 2008 Lý do giảm: Máy nén khí không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất. Ngày 31 tháng 1 năm 1998 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Mẫu sổ theo dõi TSCĐ toàn Công ty bảng số 3 : 2.3. Tổ chức kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. 2.3.1. Tổ chức kế toán tình hình biến động tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần đường bộ Phú Thọ. 2.3.1.1. Tổ chức chứng từ và tài khoản sử dụng. * Tổ chức chứng từ: + Quy trình lập và luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ: được thực hiện lần lượt theo trình tự từ bước1 đến hết, cụ thể: Tr.N luân chuyển Bước công việc Bộ phận có nhu cầu nhận TSCĐ Hội đồng quản trị Hội đồng mua sắm Kế toán thanh toán 1.Đề nghị nhận TSCĐ x 2. Ra quyết định trang bị TSCĐ x 3.Lập biên bản kiểm nghiệm x 4. Lập, ký BB Giao nhận TSCĐ x 5. Nhận TSCĐ x 6.Ghi sổ (vào máy, in chứng từ ghi sổ ) x 7.Bảo quản, lưu trữ x + Quy trình lập và luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ: được thực hiện lần lượt theo trình tự từ bước1 đến hết, cụ thể: Tr.N luân chuyển Bước công việc Bộ phận có TSCĐ cần T.lý; N.bán Hội đồng quản trị Hội đồng T.lý; N.bán Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc Cty 1.Đề nghị T.lý TSCĐ x 2. Quyết định T.lý, NB x 3.Đánh giá GTCL x 4. Lập BB T.lý TSCĐ x 5. Viết hoá đơn x 6. Ký hoá đơn x x 7.Giao TSCĐ x 8.Ghi sổ x 9.Bảo quản, lưu trữ x * Tài khoản sử dụng: + TK 211 - Tài sản cố định hữu hình TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2112 - Máy móc, thiết bị TK 2113 - Phương tiện vận tải TK 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý 2.3.1.2. Kế toán tăng tài sản cố định. TSCĐ của Công ty Cổ phần đường bộ Phú thọ trong những năm gần đầy tăng chủ yếu do nguồn vốn vay, vốn tự bổ sung không đáng kể, không đáp ứng ._.