Tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay

h thức gay gắt của yêu cầu đổi mới, phát triển và chủ động hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực, để kinh tế nhà nước nói chung, DNNN nói riêng thực sự giữ vai trò chủ đạo trong việc giữ vững định hướng xã hội chủ nghĩa, ổn định phát triển kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước, cần phải nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của DNNN. Giải pháp cơ bản để thực hiện được mục tiêu này là tăng cường chất lượng công tác quản trị kinh doanh trong các DNNN. Kế toán, với vị trí là công cụ không thể thiếu phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính cần phải được các DNNN sử dụng một cách hợp lý, đúng đắn nhằm phát huy tối đa vai trò của nó trong hệ thống quản lý kinh tế. ở nước ta, hệ thống kế toán hiện hành đã có những thay đổi cơ bản so với hệ thống kế toán trước đây, đã tiếp cận những thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế và bao gồm một số nội dung của kế toán quản trị (KTQT). Tuy nhiên, những thay đổi bước đầu đó mới chỉ thỏa mãn phần lớn nhu cầu thông tin theo quy định của Bộ Tài chính, nhằm chủ yếu đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước đối với hoạt động kinh tế tài chính của DN. Công tác KTQT phục vụ cho mục đích quản trị DN vẫn còn là một vấn đề chưa được xem xét, nhìn nhận đúng với vị trí và vai trò vốn có của nó. KTQT là công cụ quản lý vi mô không thể thiếu phục vụ cho quản trị DN mới chỉ được đề cập tới trong các tài liệu nghiên cứu và bước đầu xuất hiện một cách sơ lược trong Luật Kế toán, chưa được những người hành nghề kế toán thực hiện một cách đầy đủ, các nhà quản trị DN quan tâm sử dụng, thậm chí còn bỡ ngỡ cả trong nhận thức về vai trò, chức năng và cách thức tổ chức thực hiện. Đề tài "Tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay" được chọn nghiên cứu với mong muốn góp phần bổ sung thêm những vấn đề lý luận về KTQT các yếu tố đầu vào, đưa ra một số biện pháp để tổ chức thực hiện KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN. 2. ý nghĩa khoa học và thực tiễn Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh (KD) thì việc quản trị đúng đắn, hợp lý các yếu tố đầu vào của DN có vai trò vô cùng quan trọng. Để đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời trong việc quản trị các yếu tố đầu vào, nhà quản trị DN cần phải có nhiều thông tin: thông tin thực hiện, thông tin dự báo... KTQT với đặc điểm riêng của mình đã đáp ứng những yêu cầu về thông tin của quản trị trong từng DN. Với vai trò quan trọng như vậy, KTQT các yếu tố đầu vào đã và đang là vấn đề được giới chuyên môn quan tâm. Các nhà nghiên cứu, các giảng viên trong các trường đào tạo chuyên ngành đang còn nhiều quan điểm khác nhau về lý luận cũng như việc áp dụng trong các DN. Thực tế ở Việt Nam, kế toán trong các DN chưa nhận thức đúng đắn về KTQT nói chung và KTQT các yếu tố đầu vào nói riêng nên chưa cung cấp được các thông tin cần thiết phục vụ cho quản trị. Nhận thức đúng vai trò, chức năng, mục đích của KTQT các yếu tố đầu vào trong quản trị DN; tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào một cách khoa học, hợp lý, sẽ góp phần nâng cao trình độ, năng lực quản lý, điều hành KD và hiệu quả hoạt động của các DN. Xuất phát từ những lý do đó, việc nghiên cứu đề tài "Tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay" vừa có ý nghĩa lý luận, vừa mang tính thực tiễn. 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DN. - Tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở một số DNNN trên địa bàn Hà Nội, đánh giá thực trạng tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN. - Đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN. 4. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Với mục đích đã xác định, luận văn tập trung nghiên cứu, hệ thống hóa và phân tích những vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN. Trong đó tập trung chủ yếu vào các DN sản xuất và yếu tố đầu vào được quan tâm nghiên cứu là nguyên liệu vật liệu (NLVL). Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp chung: Dựa vào phương pháp luận chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử nghiên cứu các vấn đề một cách toàn diện, hệ thống và cụ thể. - Phương pháp thực hiện: Vận dụng các phương pháp như: phương pháp thống kê, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh... Nghiên cứu các tài liệu trong và ngoài nước, học hỏi các thầy cô giáo giảng dạy ở các môn học liên quan đến quản trị DN, tìm hiểu các tài liệu thực tế về công tác kế toán của một số DNNN trong lĩnh vực sản xuất (SX). Do KTQT có mục tiêu chủ yếu là cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản trị ở nội bộ DN cho nên cần thiết phải tìm hiểu một số phương pháp, kỹ thuật quản trị tác nghiệp đối với các yếu tố đầu vào của DN. 5. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề chung về tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay. Chương 3: Một số kiến nghị về tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam. Chương 1 Những vấn đề chung về tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong Doanh Nghiệp 1.1. ý nghĩa của việc quản trị các yếu tố đầu vào đối với doanh nghiệp 1.1.1. Các quan điểm về yếu tố đầu vào của doanh nghiệp Vận dụng quan điểm toàn diện vào khoa học và cuộc sống, người ta đã hình thành lý thuyết hệ thống. Lý thuyết hệ thống là quá trình sử dụng tổng hợp các lĩnh vực khoa học như: toán học, tin học, lôgic học, kinh tế... nhằm giải quyết các vấn đề đặt ra theo quan điểm toàn diện. Lý thuyết hệ thống được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý, từ quản lý vĩ mô cho tới quản lý vi mô. Những bộ phận chủ yếu của một hệ thống bao gồm: các phần tử của hệ thống, môi trường của hệ thống, đầu vào của hệ thống, đầu ra của hệ thống. DN khi được nhìn nhận theo quan điểm là một hệ thống cũng bao gồm các bộ phận đã nêu trên. Đối với bộ phận "đầu vào" của DN, có nhiều quan niệm, nhiều cách phát biểu khác nhau. Theo các tác giả của Trường Đại học kinh tế quốc dân: Doanh nghiệp cần được nhìn nhận như một hệ thống xã hội, một hệ thống kinh doanh. Điều đó có nghĩa là mọi khái niệm, mọi nguyên lý, mọi phương pháp trong lý thuyết hệ thống đều có thể được vận dụng trong nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp. Đầu vào của doanh nghiệp là các phương tiện cần thiết để cho doanh nghiệp hoạt động, bao gồm: - Nguồn nhân lực (lao động và thị trường chất xám) cung ứng các loại nhân lực cho doanh nghiệp. - Nguồn vốn đảm bảo cung cấp tài chính cho doanh nghiệp. - Thị trường tư liệu sản xuất và dịch vụ để phục vụ cho các hoạt động tạo ra đầu ra (sản phẩm và dịch vụ mới cho doanh nghiệp). - Thị trường năng lượng và nguyên liệu tạo ra động lực và cung cấp nguyên liệu cho sản xuất. - Thị trường công nghệ và kỹ thuật để tạo ra các công nghệ và kỹ thuật mới thích hợp. - Thị trường chất xám, thông tin (dịch vụ, tư vấn) [20, tr. 37-38]. Như vậy, theo quan điểm này, các yếu tố đầu vào của DN bao gồm: sức lao động, tư liệu SX, vốn... và các yếu tố đầu vào này đều có thể mua bán được trên thị trường, tức là có thể lượng hóa được bằng thước đo tiền tệ. Tuy nhiên, các tác giả trình bày nội dung còn có sự trùng lặp giữa “thị trường tư liệu sản xuất” với “thị trường năng lượng và nguyên liệu”; giữa “nguồn nhân lực (lao động và thị trường chất xám)” với thị “trường chất xám” làm cho người đọc khó phân biệt, dễ nhầm lẫn. Theo tác giả Nguyễn Hải Sản: Khi xem xét doanh nghiệp dưới quan điểm hệ thống người ta cho rằng doanh nghiệp là một tổng thể bao gồm các yếu tố đầu vào, quá trình chế biến, chế tạo, và các yếu tố đầu ra. Tổng thể này chịu sự điều chỉnh của các thông tin phản hồi và tất cả đều nằm trong một môi trường kinh doanh cụ thể. Các yếu tố đầu vào bao gồm: tài sản cố định, nguyên liệu, nguồn nhân lực, tài chính và nguồn thông tin được đưa vào sản xuất chế biến [17, tr. 52-53]. Quan điểm này tương tự như quan điểm của trường Đại học Kinh tế quốc dân, chỉ khác về ngôn từ diễn đạt. Trong quan điểm này, tác giả coi thông tin là một nguồn lực của DN. Đó là một cách hiểu đúng đắn vì trên thực tế các nhà quản trị phải có được thông tin thì mới đề ra được các quyết định quản lý phù hợp và thông tin ngày càng có vai trò quan trọng trong công tác quản lý nói chung, công việc quản trị DN nói riêng. Theo quan điểm của trường Đại học Tài chính Kế toán Hà Nội (nay là Học viện Tài chính): Đối với doanh nghiệp, đầu vào là: 1. Tiền vốn. 2. Tổ chức lao động. 3. Công nghệ, trang thiết bị, nguyên nhiên vật liệu. 4. Trình độ, phẩm chất, tiềm năng của nhà quản lý. 5. Thị trường, thông tin và các ràng buộc vĩ mô trong kinh doanh 6. Các cơ hội và rủi ro [21, tr. 23-24]. Theo quan điểm này, nhìn nhận các yếu tố đầu vào của DN trong môi trường KD cụ thể, gắn liền với các điều kiện KD, có tính đến các yếu tố chưa thể lượng hóa đo lường bằng các thước đo như: trình độ, phẩm chất, tiềm năng của nhà quản lý. Theo các nhà kinh tế nước Cộng hòa Pháp, các yếu tố đầu vào và đầu ra của DN được thể hiện qua sơ đồ 1.1 (trang 8) [23, tr. 26]. Theo quan điểm này các yếu tố đầu vào của DN gồm lao động, tài sản cố định (TSCĐ), nguyên liệu vật liệu (NLVL), hàng hóa, dịch vụ, tiền vốn và các yếu tố này đều được lượng hóa bằng thước đo tiền tệ. Qua việc phân tích các quan điểm trên chúng tôi nhận thấy thuật ngữ các yếu tố đầu vào của DN có nghĩa rất rộng dùng để chỉ tất cả các yếu tố, các nguồn lực mà DN đã sử dụng trong quá trình hoạt động để tạo ra các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đầu ra của DN. Đứng trên giác độ của kế toán khi thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về các yếu tố đầu vào của DN chỉ có thể xem xét tới các yếu tố đầu vào có thể lượng hóa được vì đặc trưng của thông tin kế toán là thông tin phải được lượng hóa bằng các thước đo (thước đo hiện vật, thước đo lao động, thước đo giá trị, trong đó thước đo giá trị là chủ yếu). Với nội dung và phạm vi của các yếu tố đầu vào rộng như vậy nên luận văn chỉ tập trung xem xét tới các yếu tố đầu vào là NLVL, sức lao động và TSCĐ của DNNN trong lĩnh vực SX. 1.1.2. ý nghĩa của việc quản trị các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp Quản lý là hoạt động tất yếu khách quan là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã định trước. Quản lý được tiến hành trong mọi lĩnh vực của xã hội, cả ở tầm vĩ mô (toàn xã hội) và cả ở tầm vi mô (trong từng đơn vị). Khi sử dụng thuật ngữ quản lý người ta thường gắn liền với đối tượng bị quản lý như quản lý kinh tế, quản lý hành chính, quản lý nhân sự... Thuật ngữ quản trị (trong tiếng Anh là management) vừa có nghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị nhưng được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị. Ngoài ra, tiếng Anh còn có một thuật ngữ nữa là administration với nghĩa là quản lý hành chính, quản lý chính quyền. Tiếng Pháp cũng có hai từ: gestion là quản trị kinh doanh và administration là quản lý hành chính. Như vậy có thể hiểu quản lý là thuật ngữ được dùng đối với các cơ quan nhà nước trong việc quản lý xã hội nói chung và quản lý kinh tế nói riêng, còn quản trị là thuật ngữ được dùng để chỉ các hoạt động quản lý ở cấp cơ sở. Đối với các DN người ta sử dụng thuật ngữ quản trị kinh doanh. Quản lý và quản trị có điểm chung là lôgíc giống nhau của vấn đề quản lý, nhưng điểm khác nhau là nội dung và quy mô cụ thể của vấn đề quản lý đặt ra: một bên là phạm vi toàn xã hội, một bên là phạm vi trong từng cơ sở. Quản trị kinh doanh là quá trình tác động liên tục, có tổ chức, có hướng đích của chủ thể doanh nghiệp lên tập thể những người lao động trong doanh nghiệp, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để thực hiện một cách tốt nhất mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đạt được những mục tiêu đầu ra theo đúng luật định và thông lệ xã hội [ 20, tr. 41]. Để hoạt động của các đơn vị nói chung, các DN nói riêng đạt được hiệu quả cao thì cần thiết phải tiến hành các hoạt động quản trị. Các chức năng chủ yếu của quản trị là: xác định mục tiêu, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá. Quản trị các yếu tố đầu vào là một nội dung của công tác quản trị DN. Việc quản trị đúng đắn các yếu tố đầu vào sẽ giúp cho DN đảm bảo được hoạt động của mình một cách bình thường, liên tục, không bị gián đoạn. Với một đầu ra xác định, việc quản lý khoa học, hợp lý các yếu tố đầu vào sẽ tạo cơ sở để DN tiết kiệm chi phí đầu vào từ đó tăng hiệu quả hoạt động của DN nói riêng, hiệu quả kinh tế của toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung. Những biểu hiện cụ thể của việc quản trị đúng đắn có hiệu quả các yếu tố đầu vào là: - Đối với các yếu tố đầu vào là sức lao động: Đảm bảo bố trí, sử dụng lao động hợp lý, đầy đủ cả về số lượng và chất lượng phục vụ cho hoạt động KD của DN. Nâng cao ý thức, trách nhiệm của người lao động, kích thích thi đua trong lao động... - Đối với các yếu tố đầu vào là NLVL, hàng hóa: Đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách... NLVL, hàng hóa cần thiết phục vụ SXKD một cách kịp thời, liên tục với chi phí dự trữ NLVL, hàng hoá hợp lý góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả KD của DN. - Đối với các yếu tố đầu vào là TSCĐ: Trang bị TSCĐ hợp lý, bảo quản tốt, sử dụng có hiệu quả phát huy tối đa năng lực phục vụ của TSCĐ trong DN, đổi mới kịp thời TSCĐ đáp ứng yêu cầu hoạt động của DN. 1.2. Nhiệm vụ của kế toán trong việc phục vụ quản trị các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp Để quản trị DN có hiệu quả, nhà quản trị cần phải có những thông tin về DN. Không thể thực hiện công việc quản trị DN khi không biết các thông tin về tình tài chính của DN như: tổng tài sản, tổng nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu... chứ chưa nói đến việc quản trị có hiệu quả. Do đó, thông tin đã được coi là một thứ "quyền lực" trong quản trị hiện đại. Được coi là quyền lực, một nguồn lực, thông tin phải có giá trị. Các tiêu thức để xác định giá trị của thông tin bao gồm: chất lượng, sự phù hợp, khối lượng và tính kịp thời. Tuy nhiên, không giống các nguồn lực vật chất, việc xác định giá trị của thông tin là một công việc không dễ dàng, bởi thông tin không có giá trị nội tại. Giá trị của thông tin được xác định bởi chính những người sử dụng nó để ra quyết định. Các nhà quản trị và các nhân viên thuộc tất cả các cấp và tất cả các lĩnh vực chuyên môn của DN đều có những nhu cầu thông tin khác nhau. Có thể mô hình hóa thông tin mà nhà quản trị cần để phục vụ cho việc quản trị DN bằng sơ đồ 1.2. Quyết định Các nhà quản trị và nhân viên Thông tin Phân tích quyết định Yêu cầu về thông tin Truyền dữ liệu Ngân hàng dữ liệu Xử lý và sắp xếp dữ liệu Thu thập dữ liệu Xác định nhu cầu dữ liệu Các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài Thành phần Hoạt động Dòng cung cấp Dòng yêu cầu Doanh nghiệp Sơ đồ 1.2: Tiến trình xử lý, sử dụng thông tin phục vụ quản trị DN Theo mô hình này để đưa ra các quyết định, nhà quản trị cần biết được các thông tin nên xuất hiện các nhu cầu về thông tin. Để đáp ứng nhu cầu này đòi hỏi phải có các dữ liệu về thông tin theo nhu cầu của nhà quản trị. Để có được các dữ liệu thông tin này cần có phải tiến hành thu thập dữ liệu. Nguồn cung cấp dữ liệu có thể từ bên trong DN (dữ liệu về tình hình hàng tồn kho, tình hình công nợ, lợi nhuận... của DN), dữ liệu từ bên ngoài DN (tình hình giá cả thị trường, tình hình về các đối thủ cạnh tranh, các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính hiện hành...). Trên cơ sở các dữ liệu thu thập được sẽ tiến hành việc xử lý và sắp xếp dữ liệu để trở thành ngân hàng dữ liệu của DN. Các dữ liệu cần sử dụng sẽ trở thành thông tin và được phân tích, đánh giá để nhà quản trị đề ra được các quyết định quản trị đúng đắn. Từ mô hình trên chúng ta nhận thấy vai trò quan trọng của thông tin đối với công tác quản trị DN: Nhà quản trị không thể đề ra được các quyết định quản trị đúng đắn khi thiếu thông tin về hoạt động mà họ đang quản lý. Kế toán với tư cách là "khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản hay toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị" [1, tr. 10] đã trở thành công cụ quan trọng phục vụ cho quản lý kinh tế nói chung, quản trị trong các DN nói riêng. Vai trò của kế toán được thể hiện ở chỗ: Kế toán là phân hệ thông tin kinh tế tài chính quan trọng, cung cấp các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của DN để trên cơ sở đó những nhà quản trị DN có các quyết định đúng đắn để hoạt động của DN đạt hiệu quả cao. Đối với việc quản trị các yếu tố đầu vào, nhà quản trị cần rất nhiều thông tin do kế toán cung cấp, trong đó với đặc điểm là cung cấp thông tin chủ yếu cho việc quản trị nội bộ DN, KTQT có vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp các thông tin. Vai trò đó được đảm bảo nhờ vào việc thực hiện các nhiệm vụ của KTQT các yếu tố đầu vào. Các nhiệm vụ đó là: - Ghi chép tính toán phản ánh đầy đủ chính xác tình hình hiện có về các yếu tố đầu vào của DN cũng như tình hình sử dụng các yếu tố đầu vào đó. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về các yếu tố đầu vào: tình hình dự trữ, sử dụng NLVL, tình hình trang bị, sử dụng TSCĐ, sử dụng lao động; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các hành vi làm ảnh hưởng tới việc sử dụng không hiệu quả các yếu tố đầu vào. - Cung cấp số liệu tài liệu phục vụ cho việc quản trị các yếu tố đầu vào ở DN, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế về các yếu tố đầu vào. Đồng thời cung cấp các thông tin mang tính dự báo về tình hình sử dụng các yếu tố đầu vào để phục vụ cho việc đề ra các quyết định về quản trị các yếu tố đầu vào. 1.3. Tổ chức Kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong Doanh nghiệp 1.3.1. Sự xuất hiện của kế toán quản trị Kế toán là một công cụ phục vụ cho yêu cầu quản lý, vì vậy khi yêu cầu quản lý thay đổi kế toán cũng phải có sự thay đổi phù hợp. Trong môi trường kinh doanh hiện nay, nhu cầu về thông tin trong công tác quản lý đã có sự gia tăng rất lớn và đa dạng do áp lực của những thay đổi nhanh chóng về các mặt: - Toàn cầu hóa nền kinh tế. - Sự mở rộng giao lưu kinh tế giữa các quốc gia. - Sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt giữa các công ty trong nước, giữa các công ty ở các quốc gia khác nhau. - Sự tiến bộ nhanh chóng về khoa học kỹ thuật thúc đẩy sự tự động hóa ngày càng toàn diện trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. - Sự ra đời ngày càng nhiều các công cụ quản lý, các chuyên ngành khoa học hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý, công tác kế toán. Chính những điều này đã làm cho kế toán phát triển sâu rộng hơn về tính chất và đặc điểm thông tin cần phải cung cấp. Kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mang tính nguyên tắc mà đòi hỏi phải linh hoạt, kịp thời, hữu ích. Đồng thời, thông tin kế toán cũng phải đảm bảo tính ngắn gọn, nhanh chóng nhằm hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản trị trong môi trường kinh doanh mới [14, tr. 10]. Trong bối cảnh đó, KTQT được hình thành và phát triển, tách biệt với kế toán tài chính (KTTC). Nghiên cứu sự phát triển của KTQT cho thấy: KTQT hình thành và phát triển xuất phát từ nhu cầu thông tin của DN. Môi trường cạnh tranh buộc các DN phải tìm mọi biện pháp mở rộng, phát triển thị trường, giảm chi phí, nâng cao lợi nhuận. KTQT là công cụ hữu hiệu cho phép các nhà quản trị kiểm soát quá trình KD, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận cũng như hiệu quả sử dụng của từng yếu tố đầu vào trong DN để từ đó có các quyết định phù hợp. Như vậy có thể nói, chính môi trường và điều kiện KD là cơ sở khách quan cho sự ra đời và phát triển của KTQT, tồn tại song hành với KTTC và trở thành một công cụ khoa học giúp cho các nhà quản trị nâng cao khả năng điều hành, quản lý tổ chức một cách có hiệu quả. 1.3.2. Bản chất của kế toán quản trị Từ khi KTQT xuất hiện cho tới nay, đã có nhiều cách phát biểu khác nhau về KTQT. Theo các nhà khoa học kế toán nước Cộng hòa Pháp: - "Kế toán quản trị là một yếu tố của hệ thống thông tin phục vụ cho quản trị" [24, tr. 7]. - "Kế toán quản trị là một hệ thống kế toán phục vụ cho nhà quản trị" [25, tr. 18] và "Kế toán quản trị hướng tới hai mục đích chủ yếu: giúp cho nhà quản trị hiểu được tương lai và điều hành các vấn đề của hiện tại. Để hiểu được tương lai, kế toán quản trị phải xây dựng được mối quan hệ giữa những mục tiêu mong muốn và các nguồn lực để đạt được mục tiêu đó" [24, tr. 19]. Theo cách phát biểu này, KTQT là một hệ thống kế toán cung cấp các thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho việc thực hiện công tác quản trị tại đơn vị. Mục tiêu của KTQT không chỉ là cung cấp các thông tin quá khứ về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị để phục vụ việc quản trị các hoạt động đang diễn ra mà còn cung cấp các thông tin mang tính dự báo về việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị trong tương lai. Theo các nhà khoa học kế toán Việt Nam: - Theo các nhà khoa học kế toán của Học viện Tài chính: "Kế toán quản trị là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp một cách cụ thể, phục vụ cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch các hoạt động của doanh nghiệp" [11, tr. 11]. Theo cách phát biểu này KTQT là một môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của DN nhằm phục vụ cho việc thực hiện các chức năng của quản trị DN. Như vậy quá trình KTQT có mối quan hệ chặt chẽ, gắn liền với quá trình thực hiện các chức năng của quản trị DN. Có thể khái quát hai quá trình đó theo sơ đồ 1.3. Xác định mục tiêu Chính thức hình thành các chỉ tiêu kinh tế Lập kế hoạch Tổ chức thực hiện Kiểm tra, đánh giá Lập dự toán chung và các bản dự toán chi tiết Thu nhận kết quả thực hiện Soạn thảo báo cáo thực hiện Quá trình KTQT Các chức năng quản trị Sơ đồ 1.3: Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị và quá trình kế toán quản trị Theo sơ đồ trên, sau khi nhà quản trị đề ra các mục tiêu của DN, KTQT sẽ hình thành các chỉ tiêu kinh tế về mục tiêu đó. Căn cứ vào kế hoạch hoạt động của DN do nhà quản trị đưa ra trong từng giai đoạn và các chỉ tiêu kinh tế đã thiết lập, KTQT thực hiện việc lập dự toán chung và lập các dự toán chi tiết (dự toán về NLVL, lao động, vốn...) cho hoạt động của DN và như thế KTQT sẽ cung cấp các thông tin mang tính dự báo về hoạt động của DN. Trong quá trình nhà quản trị tổ chức thực hiện các hoạt động của DN, KTQT phải tiến hành thu thập thông tin về các hoạt động đó và cung cấp cho nhà quản trị thông qua các báo cáo KTQT để nhà quản trị thực hiện việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và có các quyết định điều chỉnh kịp thời. - Theo các nhà khoa học kế toán của Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh: "Kế toán quản trị là chuyên ngành kế toán cung cấp các thông tin kinh tế - tài chính gắn liền với quan hệ dự báo, đánh giá, kiểm soát và trách nhiệm trong việc điều hành tổ chức hàng ngày của nhà quản trị ở các bộ phận" [16, tr. 12]. Như vậy, cách phát biểu này cũng có sự thống nhất về mặt nội dung với các nhà khoa học kế toán của Học viện Tài chính. Từ những cách phát biểu trên cùng với việc tìm hiểu quá trình hình thành, xuất hiện của KTQT, có thể rút ra một số nhận xét như sau: + KTQT hình thành xuất phát từ nhu cầu về thông tin của nhà quản trị DN, KTQT phục vụ các hoạt động quản trị của một DN cụ thể và vì vậy có mối quan hệ chặt chẽ, gắn bó với các phương pháp quản trị tác nghiệp mà DN đó đang áp dụng đối với các hoạt động của DN. + Thông tin KTQT cung cấp không chỉ là những thông tin quá khứ mà còn có các thông tin tương lai về hoạt động kinh tế tài chính của DN. Do đó KTQT không phải tuân thủ triệt để các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ về kế toán như đối với KTTC mà KTQT còn áp dụng các phương pháp nghiên cứu ngoài các phương pháp đã có ở KTTC để đạt được mục tiêu đã đề ra. Trong thực tiễn công tác kế toán ở Việt Nam chúng tôi nhận thấy: KTQT được đề cập trong công tác nghiên cứu bắt đầu từ những năm 1990, còn trên thực tế cho đến năm 2003 vẫn chưa có một văn bản pháp luật nào quy định về công tác KTQT. Trong khi đó còn có quan điểm cho rằng: Kế toán chỉ là việc thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành của đơn vị, thông tin mà kế toán cung cấp chỉ là những thông tin thực hiện (quá khứ), mà không bao gồm các thông tin mang tính dự báo. Theo quan điểm này, việc lập kế hoạch hoạt động của đơn vị là một chức năng của quản trị DN và đã được thực hiện bởi các bộ phận chức năng khác trong đơn vị (bộ phận làm công tác kế hoạch) còn kế toán chỉ thu nhận và cung cấp các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính đã xảy ra để đối chiếu, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch mà thôi. Từ năm 1995, cùng với những thay đổi to lớn của cơ chế quản lý kinh tế tài chính cả ở tầm vĩ mô cũng như vi mô, hệ thống kế toán Việt Nam đã có những cải cách cơ bản. Một trong những nguyên tắc của việc cải cách hệ thống kế toán là dần tiếp cận với các thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế để kế toán Việt Nam hội nhập với kế toán quốc tế. Với xu hướng đó, KTQT đã được các nhà nghiên cứu chú trọng hơn, đã được đưa vào giảng dạy ở các trường đại học kinh tế và trong Luật Kế toán (có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2004) KTQT đã chính thức được thừa nhận về mặt pháp lý: "Kế toán ở đơn vị kế toán gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị" - Điều 10 [3, tr. 14] và: "Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán" - Điều 4, khoản 3 [3, tr. 9]. Từ việc xem xét quá trình hình thành KTQT và những quan điểm về KTQT, có thể rút ra bản chất của KTQT như sau: Kế toán quản trị là một bộ phận của công tác kế toán nói chung và là một công cụ quan trọng không thể thiếu được đối với công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp. Với bản chất đó có thể xác định KTQT trong các DN bao gồm các nội dung cơ bản sau: - KTQT các yếu tố đầu vào bao gồm: KTQT vật tư, hàng hóa; KTQT íTCĐ; KTQT lao động - tiền lương. - KTQT chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. - KTQT doanh thu - kết quả và phân phối kết quả. - KTQT các hoạt động khác. (Bốn nội dung này được thực hiện theo quy trình KTQT như đã trình bày ở sơ đồ 1.3). - Lập và phân tích báo cáo KTQT, cung cấp các thông tin phục vụ cho lập kế hoạch, dự toán chi phí, doanh thu... theo yêu cầu của nhà quản trị DN. Để nghiên cứu những nội dung trên, KTQT đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu bao gồm: Phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán và các phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ khác. * Phương pháp chứng từ kế toán: Mục đích của phương pháp này thu thập thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị để có được những dữ liệu thông tin cần thiết cho quản trị DN. Hình thức biểu hiện của phương pháp này là các bản chứng từ kế toán và chương trình luân chuyển chứng từ kế toán. Khi sử dụng phương pháp chứng từ kế toán để thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, KTQT ngoài việc sử dụng các chứng từ bắt buộc (trong trường hợp Nhà nước quy định chứng từ bắt buộc), còn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ hướng dẫn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trong nội bộ doanh DN. Các chứng từ này do KTQT của DN vận dụng trên cơ sở hướng dẫn của Nhà nước hoặc tự thiết kế theo yêu cầu quản lý cụ thể ở DN mình. Việc thu thập, kiểm tra, xử lý và luân chuyển chứng từ cũng được xác lập theo cách riêng, nhằm đảm bảo cung cấp các thông tin cụ thể, nhanh chóng và thích hợp cho việc ra quyết định của quản trị * Phương pháp tài khoản kế toán: Mục đích của phương pháp này là phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế để có được những thông tin mang tính thường xuyên, liên tục và có hệ thống phục vụ cho việc lập các báo cáo KTQT. Hình thức biểu hiện của phương pháp này là các tài khoản kế toán và cách ghi chép trên tài khoản kế toán. Để hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phục vụ cho quản trị DN, KTQT phải mở các tài khoản phục vụ yêu cầu quản trị đối với từng chỉ tiêu cụ thể. Việc xây dựng hệ thống tài khoản phục cho KTQT phải dựa theo yêu cầu cụ thể của nhà quản trị. Do đó, hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho KTQT không giống nhau giữa các DN mà phụ thuộc vào những đặc điểm cơ bản sau: - Phụ thuộc vào phạm vi, quy mô SXKD, loại hình DN. - Phụ thuộc vào tổ chức quá trình SXKD và tổ chức quản lý SXKD, mức độ phân cấp quản lý nội bộ DN. - Phụ thuộc vào yêu cầu và trình độ của cán bộ quản lý. - Phụ thuộc trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ kế toán trình độ trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép của kế toán. * Phương pháp tính giá: Mục đích của phương pháp này là xác định trị giá thực tế của tài sản bằng thước đo tiền tệ theo những nguyên tắc nhất định. Hình thức biểu hiện của phương pháp này là các sổ tính giá và trình tự tính giá. Trong KTTC, phương pháp tính giá được vận dụng theo nguyên tắc, chuẩn mực quy định thống nhất của mỗi quốc gia để trình bày các thông tin trên báo cáo tài chính một cách thống nhất. Đối với KTQT, việc tính giá các loại tài sản mang tính linh hoạt cao hơn và gắn với mục đích sử dụng các thông tin về giá theo yêu cầu quản trị DN. Các tài liệu để tính giá không chỉ căn cứ vào các chi phí thực tế đã phát sinh mà còn dựa vào sự phân loại các chi phí thích hợp cho từng quyết định cá biệt theo yêu cầu quản lý đặc thù của DN. Như vậy phạm vi, nội dung của chi phí trong giá phí của KTQT có thể không giống, thậm chí còn có sự khác biệt so với KTTC. * Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán: Mục đích của phương pháp này là cung cấp các thông tin cho đối tượng sử dụng thông tin kế toán. Hình thức biểu hiện của phương pháp này là hệ thống các bảng tổng hợp - cân đối kế toán (các báo cáo kế toán). Báo cáo kế toán của KTQT là các bảng tổng hợp - cân đối bộ phận. Các báo cáo này còn được gọi là báo cáo kế toán nội bộ được lập theo kỳ hạn ngắn hơn các báo cáo tài chính. Ngoài các chỉ tiêu về._. tiền tệ, các bảng tổng hợp - cân đối bộ phận còn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động. Đồng thời, ngoài các bảng tổng hợp - cân đối kế toán trình bày các chỉ tiêu quá khứ, chỉ tiêu đã thực hiện, kế toán còn thiết lập các bảng tổng hợp - cân đối trình bày các chỉ tiêu trong dự toán, trong kế hoạch, các chỉ tiêu giữa nhu cầu tài chính và nguồn tài trợ, giữa yêu cầu KD và các nguồn lực được huy động... Báo cáo KTQT có một số điểm khác biệt với báo cáo KTTC: + Về kỳ hạn: Báo cáo KTQT có kỳ hạn ngắn hơn báo cáo KTTC nhằm đáp ứng kịp thời thông tin cho nhà quản trị DN. + Về tính pháp lý: Báo cáo KTTC mang tính pháp lệnh, bắt buộc còn báo cáo KTQT là loại báo cáo kế toán riêng có phục vụ cho quản trị từng DN nên không mang tính bắt buộc + Về phạm vi: Báo cáo KTTC được lập cho toàn DN còn báo cáo KTQT không chỉ lập cho toàn DN mà cả cho từng bộ phận, từng loại công việc, từng khâu công việc tùy thuộc vào yêu cầu của nhà quản trị. * Các phương pháp khác: Thông tin của KTQT chủ yếu nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản trị DN, các nhu cầu về thông tin của nhà quản trị rất đa dạng và phong phú cho nên trong một số trường hợp để có được các thông tin mà nhà quản trị mong muốn (ví dụ các thông tin dự báo như: sản lượng tiêu thụ trong tương lai, số NLVL cần sử dụng trong kỳ tới...) KTQT phải vận dụng một số phương pháp nghiệp vụ của các môn khoa học khác như: + Phương pháp hồi quy của kinh tế lượng: Căn cứ vào mối quan hệ phụ thuộc giữa các yếu tố của quá trình KD của DN như: số lượng sản phẩm (SP) và số chi phí phải bỏ ra (chi phí về NLVL, về sức lao động...) để SX lượng SP đó, thông qua số liệu thống kê của các thời kỳ để xây dựng hàm số hồi quy biểu hiện mối quan hệ đó. Từ hàm này, khi biết được một yếu tố sẽ tính toán dự báo được các yếu tố còn lại. + Các phương pháp của kinh tế học vi mô: Phương pháp xác định điểm hòa vốn, phương pháp tìm hiểu sự thay đổi của giá cả có tác động như thế nào đến nhu cầu về SP của DN trên thị trường để xác định chỉ tiêu số lượng SP cần SX. + Các phương pháp của toán xác suất, của thống kê: được sử dụng để ước lượng số SP sẽ được tiêu thụ trong kỳ tới. 1.3.3. Các quan điểm về tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp Tổ chức KTQT khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo cung cấp thông tin có chất lượng, đáng tin cậy, kịp thời và đảm bảo tiết kiệm chi phí, nói cách khác là đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị trên cơ sở đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán. Có hai quan điểm chủ yếu về việc tổ chức KTQT. * Quan điểm thứ nhất: Tổ chức KTQT kết hợp chặt chẽ với KTTC trong cùng một bộ máy. Theo quan điểm này, việc thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin của KTQT và KTTC được tiến hành trên cơ sở của cùng một hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán chỉ khác là thông tin tổng quát và thông tin chi tiết. Thông tin do KTTC cung cấp chủ yếu là các thông tin tổng quát và một số thông tin chi tiết để phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin ở bên ngoài DN, các thông tin này đều là các thông tin thực hiện (về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và hoàn thành). Thông tin do KTQT thu nhận, xử lý và cung cấp phục vụ cho các quản trị DN và nó không chỉ là các thông tin thực hiện mà còn có cả các thông tin dự báo để phục vụ cho việc ra các quyết định trong tương lai. Để có được các thông tin này, KTQT tiến hành mở các sổ kế toán của các tài khoản chi tiết (theo từng cấp cần thiết) trong hệ thống tài khoản sử dụng cho KTTC để thu nhận, hệ thống hóa các thông tin thực hiện, đồng thời mở các sổ kế toán chi tiết khác để thu nhận, hệ thống hóa các thông tin dự báo; xác định nội dung, phương pháp ghi chép, phản ánh trên các sổ kế toán đó cho phù hợp với việc xử lý và cung cấp thông tin phục vụ quản trị. Khi lập báo cáo KTQT để cung cấp các thông tin cụ thể chi tiết theo yêu cầu quản lý cán bộ kế toán sẽ tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán đã mở theo các chỉ tiêu trong các báo cáo KTQT. Cách tổ chức theo quan điểm này giúp cho bộ máy kế toán DN được tổ chức thống nhất, bao gồm các bộ phận kế toán theo các phần hành công việc kế toán. Mỗi phần hành kế toán đều thực hiện cả công việc KTTC và KTQT nên có thể kết hợp giữa quản lý tổng hợp và quản lý chi tiết từng chỉ tiêu, thuận tiện cho việc phân công chuyên môn hóa và có điều kiện quản lý chặt chẽ khối lượng công việc của nhân viên kế toán, thuận lợi cơ giới hóa công tác kế toán, tạo điều kiện tiết kiệm thời gian và chi phí trong công tác kế toán. Đồng thời, cách tổ chức này đòi hỏi người tổ chức phân công công việc phải xác định rõ công việc của KTTC và KTQT trong từng phần hành, tức là xác định rõ phần việc kế toán nào, loại thông tin nào cần cho việc lập báo cáo KTTC và phần việc nào, loại thông tin nào phục vụ lập các báo cáo KTQT; đòi hỏi nhân viên kế toán cần hiểu rõ công việc KTTC và KTQT. Quan điểm thứ hai: Tổ chức KTQT độc lập với KTTC Theo quan điểm này, KTQT và KTTC được tổ chức tách biệt với nhau. ở bộ phận kế toán phân công các cán bộ thực hiện riêng nội dung công việc của KTQT. Việc thu nhận thông tin vẫn được thực hiện trên cùng một hệ thống chứng từ nhung việc xử lý và cung cấp thông tin của KTQT và KTTC được tiến hành tách biệt. KTQT sử dụng hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán riêng biệt với KTTC. Các tài khoản trong hệ thống tài khoản sử dụng cho KTQT được phân loại và quy định phương pháp ghi chép phản ánh phù hợp những nội dung cơ bản của KTQT, nhằm tạo ra sự phối hợp cung cấp thông tin phục vụ quản lý. Tổ chức KTQT theo quan điểm này tạo điều kiện chuyên môn hóa KTQT nên thông tin được cung cấp đầy đủ kịp thời theo yêu cầu quản trị. Tuy nhiên sẽ tốn kém thời gian và chi phí hơn vì phải tăng thêm trong khâu luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán. 1.3.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán quản trị các yếu tố đầu vào Quản trị các yếu tố đầu vào của DN là một công việc không thể thiếu trong công tác quản trị DN. Để phục vụ cho công tác này, KTQT phải tiến hành thực hiện nhiều nội dung công việc. Các nội dung này xuất phát từ: - Nhu cầu về thông tin của nhà quản trị đối với việc quản trị các yếu tố đầu vào của DN. Các nhà quản trị cần những thông tin phục vụ cho việc thực hiện các phương pháp, biện pháp quản trị cụ thể mà họ đang áp dụng đối với việc quản trị các yếu tố đầu vào của DN và do đó phụ thuộc vào nội dung cụ thể của các phương pháp quản trị tác nghiệp ở DN. - Khả năng của KTQT trong việc đáp ứng các nhu cầu về thông tin của nhà quản trị. Mỗi DN với điều kiện cụ thể của mình (trong từng giai đoạn khác nhau, với những chiến lược KD đã lựa chọn...) thì yêu cầu quản trị cụ thể đối với các yếu tố đầu vào có sự khác nhau và do đó họ áp dụng các phương pháp quản trị tác nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp quản trị nào thì đều nhằm thực hiện các chức năng của quản trị đối với việc quản trị yếu tố đầu vào đó là: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá. Do đó, theo chức năng quản lý, nội dung công tác KTQT các yếu tố đầu vào bao gồm: 1.3.4.1. Thiết lập hệ thống chỉ tiêu quản trị các yếu tố đầu vào Đây là công việc đầu tiên mà KTQT phải tiến hành. Việc xác định hệ thống các chỉ tiêu về các yếu tố đầu vào phụ thuộc vào nội dung của các yếu tố đầu vào của DN. Thông thường các chỉ tiêu này bao gồm: - Các chỉ tiêu về yếu tố đầu vào là vật tư, hàng hóa bao gồm: Số lượng, chủng loại, quy cách các loại vật tư, hàng hóa chủ yếu dự trữ cho cho hoạt động của DN (mức dự trữ tối đa, tối thiểu, bình quân). - Các chỉ tiêu về yếu tố đầu vào là lao động bao gồm: chỉ tiêu về số lượng lao động, cơ cấu lực lượng lao động, chỉ tiêu về sử dụng ngày công lao động, chỉ tiêu về năng suất lao động... - Các chỉ tiêu về yếu tố đầu vào là TSCĐ bao gồm: Cơ cấu TSCĐ (TSCĐ dùng cho SXKD, TSCĐ hành chính sự nghiệp, TSCĐ phúc lợi, TSCĐ chờ xử lý); số TSCĐ cần trang bị hay đưa vào sử dụng; tình trạng kỹ thuật của TSCĐ... 1.3.4.2. Lập dự toán các yếu tố đầu vào Trên cơ sở các chỉ tiêu cụ thể đã xác định trong hệ thống chỉ tiêu và kế hoạch SXKD được lập, KTQT tiến hành lập dự toán các yếu tố đầu vào. Dự toán được xác định theo từng giai đoạn (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn). Các yếu tố đầu vào phục vụ cho việc tạo ra các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của DN (đầu ra), vì vậy dự toán về các yếu tố đầu vào một mặt phụ thuộc vào dự toán đầu ra (kế hoạch SX, bán hàng hay cung cấp dịch vụ của DN) một mặt phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động của DN như: lĩnh vực hoạt động (SX hay thương mại); đặc điểm quy trình công nghệ (SX liên tục, gián đoạn hoặc SX theo dự án); kết cấu và đặc điểm chế tạo sản phẩm: (lắp ráp, phân tích hoặc hỗn hợp); quá trình SX (đơn chiếc hay hàng loạt) v.v... - Đối với yếu tố đầu vào về vật tư, hàng hóa: Dự toán về yếu tố này phụ thuộc vào phương pháp quản trị hàng tồn kho mà DN áp dụng. + Nếu DN áp dụng phương pháp dự trữ bình quân thì dự toán là: Mức dự trữ bình quân, chi phí dự trữ bình quân, số lượng nhập hàng cần thiết trong từng giai đoạn... + Nếu DN áp dụng phương pháp xác định nhu cầu hàng tồn kho theo từng thời điểm thì dự toán là: Tồng nhu cầu về NLVL (hoặc hàng hóa), thời điểm nhập hàng và số lượng hàng cần nhập... - Đối với yếu tố đầu vào là lao động: Dự toán các yếu tố là lao động phụ thuộc vào biện pháp quản trị lao động mà DN áp dụng. + DN sử dụng biện pháp sử dụng thêm lao động thuê ngoài thì dự toán là số lao động trong biên chế và số lao động cần thuê ngoài. + DN áp dụng biện pháp làm thêm giờ của số lao động trong biên chế thì dự toán là số giờ lao động làm thêm... - Đối với yếu tố đầu vào là TSCĐ: Dự toán về năng lực hoạt động của số TSCĐ hiện có của DN; về số TSCĐ cần mua mới hoặc thuê ngoài để đáp ứng nhu cầu SXKD. Các dự toán trên được lập một cách cụ thể đối với một kế hoạch SX (hay bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ) cũng như các biện pháp quản trị tác nghiệp cụ thể mà DN áp dụng trong từng giai đoạn đối với mỗi yếu tố đó. 1.3.4.3. Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin về các yếu tố đầu vào theo các chỉ tiêu đã xây dựng Để thu nhận được các thông tin về yếu tố đầu vào theo các chỉ tiêu và dự toán đã xây dựng KTQT cần phải tổ chức hạch toán ban đầu và sử dụng phương pháp chứng từ kế toán. Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình hạch toán kế toán nên nó quyết định chất lượng của thông tin kế toán. Việc hạch toán ban đầu bao gồm: quy định các mẫu chứng từ ban đầu sử dụng và quy định người ghi chép vào chứng từ về các các yếu tố đầu vào. KTQT phải quy định các mẫu chứng từ thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính về các yếu tố đầu vào ở DN để có thể ghi nhận được đầy đủ thông tin về chúng. Ngay từ đầu, khi thiết kế các mẫu chứng từ phục vụ cho KTQT các yếu tố đầu vào phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các yếu tố, các nội dung theo từng phương pháp quản trị tác nghiệp các yếu tố đầu vào mà DN đang áp dụng. Điều này đòi hỏi nhân viên kế toán phải có kiến thức về quản trị tác nghiệp hoặc phải tham khảo ý kiến của các nhân viên quản trị trong DN. Tiếp theo, cần quy định và hướng dẫn các bộ phận, cá nhân ghi nhận thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính về các các yếu tố đầu vào phản ánh vào chứng từ (lập chứng từ). Vì việc ghi chép vào chứng từ không phải hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện mà chủ yếu do những người làm việc ở các bộ phận khác nhau trong DN, nơi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh ban đầu thực hiện, nên phải quy định rõ cách ghi nhận thông tin vào từng loại chứng từ sao cho hợp lý, hợp lệ, phải ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, đảm bảo kiểm tra, kiểm soát được nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ. Sau đó, phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý tùy theo yêu cầu tiếp nhận thông tin của các bộ phận liên quan trong DN, giúp các bộ phận này có thể kiểm tra và ghi chép (hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê) và bộ phận kế toán thu nhận, kiểm tra và ghi sổ kế toán được kịp thời, tránh trùng lắp, bỏ sót nghiệp vụ. Tại bộ phận kế toán khi nhận được chứng từ thực hiện việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và hợp thức của chứng từ. Đây là bước công việc hết sức quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng của toàn bộ công tác KTQT các yếu tố đầu vào. Công việc tiếp theo phải tiến hành là hoàn thiện chứng từ, đặc biệt là đối với những nội dung liên quan đến việc xử lý, hệ thống hóa và lập báo cáo KTQT các yếu tố đầu vào sau này thì kế toán càng phải quan tâm hơn vì thông thường các nội dung này chỉ có kế toán và nhà quản trị tác nghiệp hiểu rõ. Sau khi sử dụng chứng từ, cần phải thực hiện đúng chế độ bảo quản và lưu trữ chứng từ để có thể sử dụng lại sau này. 1.3.4.4. Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin về các yếu tố đầu vào Trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán đã thu thập được và nhu cầu thông tin cần cung cấp cho nhà quản trị, KTQT tiến hành hệ thống hóa và xử lý thông tin về các yếu tố đầu vào. Các thông tin KTQT cần hệ thống hóa và xử lý có thể chia thành hai loại. * Thông tin quá khứ: Đối với các thông tin này, trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, KTQT tiến hành vận dụng phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và sử dụng hệ thống sổ kế toán đã xây dựng. Cụ thể như sau: - Đối với các chỉ tiêu mà đã được phản ánh trên các tài khoản thuộc KTTC (cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết) nhưng vẫn chưa đáp ứng nhu cầu quản trị của DN thì tiến hành mở thêm các tài khoản chi tiết cho phù hợp. - Thiết kế các mẫu sổ kế toán để phản ánh các chỉ tiêu của KTQT một cách phù hợp vì trên thực tế tài khoản kế toán là tờ sổ kế toán cho nên ngoài việc mở tài khoản phải thiết kế cả mẫu sổ của những tài khoản mới mở cũng như cải tiến các mẫu sổ của các tài khoản đã có cho phù hợp. - Khi áp dụng phương pháp tính giá KTQT tiến hành xây dựng hệ thống các sổ (bảng) tính giá đối với một số đối tượng tính giá nhằm phục vụ cho quản trị cụ thể của DN. Trên các sổ này phải nêu rõ các chi phí cấu thành giá của đối tượng tính giá (các chi phí cấu thành giá này hoàn toàn do nhu cầu về quản trị tác nghiệp của nhà quản trị quy định mà không phụ thuộc vào chế độ kế toán hiện hành) và trình tự tính giá đối với từng đối tượng. Hệ thống sổ KTQT các yếu tố đầu vào phải đảm bảo hệ thống hóa được thông tin về các các yếu tố đầu vào của DN để lập nên các báo cáo KTQT nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản trị các cấp một cách kịp thời. Vì vậy, việc xây dựng thiết kế mẫu sổ cũng như việc ghi chép trên sổ phải đáp ứng được những yêu cầu cụ thể sau: + Phải đảm bảo quan hệ giữa ghi sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết về các các yếu tố đầu vào để đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa các chỉ tiêu kinh tế - tài chính tổng hợp (phản ánh ở các tài khoản cấp I) với các chi tiết của chỉ tiêu đó (phản ánh ở các tài khoản chi tiết cấp II, III, IV...). + Phải đảm bảo quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác trong quá trình hệ thống hóa thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán về các các yếu tố đầu vào. + Phải đảm bảo mối quan hệ giữa việc ghi sổ theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ phân loại theo hệ thống về các yếu tố đầu vào. * Thông tin tương lai: KTQT cần hệ thống hóa các thông tin tương lai về các yếu tố đầu vào trên cơ sở kế hoạch SXKD của DN trong tương lai, trên cơ sở dự báo sự biến động của môi trường KD như: + Sự thay đổi về thị trường các yếu tố đầu vào như giá cả, nguồn cung cấp, sự xuất hiện của các loại NLVL mới... + Sự thay đổi về đầu ra của đơn vị: Lượng sản phẩm tiêu thụ, thị trường tiêu thụ... + Những tác động ảnh hưởng từ việc thay đổi chế độ quản lý kinh tế tài chính. Trên cơ sở dự báo về những sự biến động trên, KTQT hệ thống hóa các thông tin tương lai về các yếu tố đầu vào bằng các phương pháp nghiệp vụ khác: phương pháp hồi quy của kinh tế lượng, các phương pháp của kinh tế học vi mô, của thống kê, của xác suất... Việc trình bày các thông tin tương lai được thể hiện ngay trên các sổ KTQT hoặc trên các báo cáo KTQT. 1.3.4.5. Tổ chức cung cấp thông tin về các yếu tố đầu vào phục vụ cho việc ra quyết định Kết quả công việc của KTQT được thể hiện ở các bảng tổng hợp - cân đối kế toán mà KTQT cung cấp. Để cung cấp thông tin, KTQT vận dụng phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán. Thông qua các báo cáo của KTQT về các yếu tố đầu vào để cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản trị. Các báo cáo này còn được gọi là báo cáo kế toán nội bộ được lập theo kỳ hạn ngắn hơn các báo cáo tài chính. Ngoài các chỉ tiêu về tiền tệ, các báo cáo kế toán nội bộ còn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động. Ngoài các báo cáo KTQT về các chỉ tiêu quá khứ, chỉ tiêu đã thực hiện, KTQT còn thiết lập các báo cáo dự toán về các yếu tố đầu vào. Để thuận tiện cho nhà quản trị trong quá trình sử dụng báo cáo, thông thường kết cấu mẫu biểu các báo cáo này thường có các cột "kế hoạch" hoặc "kỳ trước" để đối chiếu với kế hoạch, với kỳ trước tình hình thực hiện các chỉ tiêu đó. Ví dụ như: + Báo cáo tình hình tăng, giảm và sử dụng TSCĐ: Cung cấp các chỉ tiêu phản ánh tình hình tăng, giảm và sử dụng TSCĐ của DN để đối chiếu với kế hoạch mua sắm, thanh lý, nhượng bán và kế hoạch sử dụng TSCĐ của đơn vị. + Báo cáo tình hình đảm bảo NLVL cho SX: Cung cấp các chỉ tiêu phản ánh số NLVL tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ phục vụ SX để đối chiếu với kế hoạch đảm bảo NLVL về mặt số lượng. + Báo cáo tình hình lao động trực tiếp SX: Cung cấp chỉ tiêu phản ánh số lượng lao động thường xuyên, số lượng lao động thuê ngoài, số lượng lao động đảm bảo cho SX để đối chiếu với kế hoạch. Tóm lại, trong chương 1, luận văn đã trình bày khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong DN. Luận văn đã nêu rõ khái niệm, vai trò, chức năng và mục đích của KTQT. Những nội dung trình bày trong chương 1 sẽ là nền tảng cho việc nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế về tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào và đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN Việt Nam hiện nay. Chương 2 Thực trạng tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay 2.1. Quá trình phát triển và vai trò của các Doanh Nghiệp Nhà Nước ở Việt Nam Sau khi giành được độc lập (2/9/1945), nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa non trẻ bắt tay vào xây dựng đất nước, nhưng đến tháng 12/1946 thực dân Pháp quay lại đánh chiếm nước ta một lần nữa. Cả nước phải trải qua 9 năm kháng chiến trường kỳ, cuối cùng giành thắng lợi bằng chiến thắng Điện Biên Phủ (7/5/1954). Trong những năm chiến tranh, các công xưởng, nhà máy nhỏ ở các vùng căn cứ kháng chiến chủ yếu chỉ SX các vũ khí phục vụ cho cuộc kháng chiến. Sau khi chiến tranh kết thúc, Chính phủ cùng toàn dân bắt đầu công cuộc xây dựng đất nước và lúc này các DNNN bắt đầu hình thành với tên gọi ban đầu là các Xí nghiệp, Nhà máy, Nông trường quốc doanh. Từ khi hình thành đến nay, DNNN ở Việt Nam luôn được coi là xương sống của nền kinh tế quốc dân, có vai trò chủ đạo và ảnh hưởng trực tiếp đến sự hưng thịnh hay suy yếu của nền kinh tế. Quá trình phát triển của DNNN Việt Nam, có thể được tóm tắt qua các giai đoạn chủ yếu như sau: * Giai đoạn 1955 - 1960 Chính phủ tiến hành khôi phục và cải tạo xã hội chủ nghĩa nền kinh tế ở miền Bắc. Thực hiện việc công tư hợp doanh các DN tư bản tư nhân ở các vùng bị tạm chiếm trước đây; tiến hành tiếp quản các DN sản xuất lớn như: Nhà máy Xi măng Hải Phòng, Nhà máy Dệt Nam Định, các mỏ than ở Quảng Ninh...; chuyển các công xưởng, nhà máy ở từ các vùng kháng chiến trở về. Trong giai đoạn này, DNNN hình thành và phát triển chủ yếu trong các ngành công nghiệp, tiếp đến là thương mại, giao thông vận tải và dịch vụ bưu chính viễn thông. DNNN gần như chi phối tuyệt đối về số lượng DN, lực lượng lao động cũng như giá trị tổng sản lượng trong các ngành công nghiệp chủ yếu. * Giai đoạn 1960 - 1975 Giai đoạn này đất nước thực hiện hai nhiệm vụ chiến lược là xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và đấu tranh thống nhất đất nước. ở miền Bắc bắt tay vào thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất, được sự giúp đỡ của các nước xã hội chủ nghĩa anh em, hàng loạt các DNNN đã được hình thành và đi vào hoạt động như các xí nghiệp ở khu công nghiệp Việt Trì, khu gang thép Thái Nguyên... Các DNNN hoàn toàn giữ vai trò chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân và nắm độc quyền trong các lĩnh vực điện lực, khai thác và chế biến nhiên liệu, luyện kim đen, luyện kim màu, cơ khí, hóa chất, vật liệu xây dựng, khai thác chế biến gỗ, thủy tinh, sành sứ, dệt, da, may, nhuộm, thực phẩm, in và văn hóa phẩm. Hoạt động của các DNNN trong giai đoạn này dưới sự chỉ đạo có kế hoạch của Nhà nước, DNNN chủ yếu tập trung vào quản lý các hoạt động SXKD trong phạm vi nội bộ DN còn "đầu vào" và "đầu ra" của DN hoàn toàn tuân theo sự quản lý của Nhà nước. * Giai đoạn từ 1976 - 1986 Sau khi giành được thống nhất đất nước (30/4/1975), Nhà nước bắt tay vào tiếp quản, cải tạo xã hội chủ nghĩa các DN tư bản tư nhân ở miền Nam và tiếp tục xây dựng mới các DNNN trên phạm vi cả nước. Số lượng DNNN trong các ngành công nghiệp và công nghiệp địa phương vẫn chiếm vị trí hàng đầu. DNNN vẫn chiếm vai trò chủ đạo trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Trong giai đoạn này, tư tưởng chỉ đạo của các chính sách và giải pháp phát triển hệ thống DNNN chưa có sự thay đổi so với giai đoạn trước, Nhà nước vẫn tiếp tục quản lý các DNNN theo cơ chế tập trung bao cấp như trước đây chính vì vậy sự phát triển của DNNN đã không được như mong muốn. Ngoài lý do về cơ chế quản lý, còn có hàng loạt các lý do khách quan như: đất nước mới thoát ra khỏi hơn 30 năm chiến tranh, cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ sở hạ tầng cho phát triển kinh tế còn quá lạc hậu, không còn nhận được sự giúp đỡ của các nước anh em như trước... * Từ sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (1986) đến nay Trước những khó khăn trong sự phát triển của nền kinh tế quốc dân nói chung, của các DNNN nói riêng, Nhà nước có chủ trương củng cố về chất lượng khu vực kinh tế quốc doanh thông qua việc thực hiện nhiều cuộc cải cách lớn trong chính sách kinh tế vĩ mô, nhằm phát triển DNNN theo cơ chế thị trường. Trong Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI chỉ rõ: "Phải đổi mới cơ chế quản lý, đảm bảo cho các đơn vị kinh tế quốc doanh có quyền tự chủ, thực sự chuyển sang hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, lập lại trật tự kỷ cương trong hoạt động kinh tế". Quyết định 217/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ngày 14/11/1987 đã đề ra qui chế mới đối với việc quản lý DNNN theo hướng hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, cơ chế thị trường đã bước đầu thay thế cho cơ chế quản lý kế hoạch hóa tập trung trước đó. Tuy nhiên, những thay đổi đó bước đầu mới mang tính chất thử nghiệm, hiệu quả mang lại mới ở một mức độ nhất định, phải tới đầu những năm 1990, sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VII sự thay đổi về cơ chế quản lý nền kinh tế nói chung, thay đổi quản lý đối với các DNNN nói riêng mới thực sự mạnh mẽ. Theo Nghị định số 388/HĐBT, năm 1992 - 1993 đã thực hiện việc chỉnh đốn, sắp xếp và đăng ký lại các DNNN, chấm dứt tình trạng tự phát, tùy tiện thành lập và giải thể DNNN, đảm bảo cho các DNNN hoạt động bình đẳng như các loại hình DN khác. Đồng thời, việc đăng ký lại toàn bộ DNNN đã tạo điều kiện cải tiến quản lý DNNN theo đòi hỏi cao hơn của thời kỳ đổi mới. Năm 1994, Chính phủ ban hành Quyết định số 90/TTg và 91/TTg của Thủ tướng Chính phủ 4-1994 đã hình thành các Tổng công ty 90 (vốn pháp định từ 100 tỷ đến 500 tỷ VNĐ) và Tổng công ty 91 (vốn pháp định trên 500 tỷ VNĐ), thể hiện Nhà nước luôn quan tâm đến việc thực hiện tập trung hóa và tích tụ vốn trong các DNNN để nâng cao qui mô và năng lực sản xuất của DNNN. Tháng 5/1995, Luật DNNN được ban hành, cùng với các văn bản hướng dẫn thi hành luật đã tạo hành lang pháp lý quan trọng để Nhà nước quản lý DNNN và DNNN từng bước được tổ chức và hoạt động theo pháp luật; Chỉ thị 500/TTg của Thủ tướng Chính phủ tiếp tục sắp xếp tổng thể các DNNN, chuyển một bộ phận DNNN thành công ty cổ phần theo Nghị định 28/CP, đưa các DNNN đi vào hoạt động theo Luật DNNN, xóa bỏ dần chế độ chủ quản của cơ quan hành chính nhà nước cấp trên trực tiếp của các DNNN nhằm tạo thế chủ động trong SXKD cho các DNNN. Thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ 4 Ban chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII), từ giữa năm 1998 đến nay, Thủ tướng Chính phủ đã ra Chỉ thị số 20/1998/CT-TTg về đẩy mạnh sắp xếp và đổi mới DNNN. Chính phủ đã ban hành Nghị định số 44/1998/NĐ-CP về việc chuyển DNNN thành Công ty cổ phần và Nghị định số 103/1999/NĐ-CP về giao, bán, khoán kinh doanh, cho thuê DNNN càng chứng tỏ sự quan tâm của Chính phủ đến việc đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả SXKD trong các DNNN trong giai đoạn hiện nay. Ngày 26/11/2003 Quốc hội thông qua Luật Doanh nghiệp nhà nước thay thế Luật DNNN năm 1995, trong đó quy định ở Điều 1: "Doanh nghiệp nhà nước là tổ chức kinh tế do nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ hoặc có cổ phần, vốn góp dưới hình thức công ty nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn". Điều này cho thấy quan niệm về DNNN đã có những thay đổi cơ bản. Theo Luật Doanh nghiệp nhà nước mới, DNNN gồm: - DN có 100% vốn nhà nước tổ chức, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp nhà nước, gọi là công ty nhà nước. - DN có 100% vốn nhà nước tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, dưới hình thức công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn. - DN có cổ phần, vốn góp chi phối của Nhà nước, tổ chức, hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam và các điều luật khác liên quan. Như vậy, từ khi ra đời và trong suốt quá trình phát triển đến nay, DNNN luôn chiếm vị trí quan trọng bậc nhất trong nền kinh tế Việt Nam và là trọng tâm điều hành và quản lý của Nhà nước trong các giai đoạn phát triển của nền kinh tế. Hệ thống DNNN Việt Nam đã và đang đảm nhiệm những vai trò rất quan trọng trong việc phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam, đó là: * DNNN đã phát huy tốt vai trò trong việc đảm bảo yêu cầu của đất nước trong các giai đoạn lịch sử như phục vụ sản xuất, phục vụ chiến đấu, góp phần ổn định đời sống nhân dân, ổn định và phát triển nền kinh tế. * DNNN đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân, hình thành đòn bẩy thu hút và khuyến khích các thành phần kinh tế khác cạnh tranh phát triển, phát huy sức mạnh tổng hợp của nền kinh tế. * DNNN là công cụ vật chất để nhà nước điều tiết và hướng dẫn nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. * DNNN đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chính sách xã hội và ổn định chính trị - xã hội, góp phần cùng với các khu vực kinh tế khác giải quyết các vấn đề việc làm và thu nhập cho người lao động, xóa đói, giảm nghèo... 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp nhà nước hiện nay Để điều hành hoạt động một cách có hiệu quả, các DNNN đều tổ chức một bộ máy quản lý nhằm thực hiện các chức năng quản lý. Qua khảo sát mô hình bộ máy tổ chức quản lý một số DNNN như Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương, Công ty Vật liệu xây dựng và Xây lắp (thuộc Tổng công ty Xây dựng và Phát triển nông thôn), Công ty May 20 (Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng) (Phụ lục 1, 2, 3), chúng tôi nhận thấy: Trong mỗi mô hình tổ chức bộ máy quản lý đều có các bộ phận để thực hiện các chức năng, công việc của quản lý. Tuy nhiên, việc sắp xếp, bố trí, lắp ghép các bộ phận chức năng khác nhau vào cùng một bộ phận có sự khác nhau Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương ghép bộ phận kế hoạch với bộ phận vật tư còn Công ty Vật liệu xây dựng và Xây lắp lại bố trí tách ra. Tuy có sự khác nhau như đã nêu ở trên nhưng nhìn chung mô hình tổ chức bộ máy quản lý trong DNNN có thể khái quát qua sơ đồ 2.1. Ban lãnh đạo DN Bộ phận tổ chức hành chính, lao động, tiền lương Bộ phận kế hoạch, kinh doanh Bộ phận vật tư Bộ phận kế toán, tài vụ, thống kê Bộ phận kỹ thuật, chất lượng Bộ phận chức năng khác... Các bộ phận khác: sản xuất, bán hàng, dịch vụ... : Quan hệ lãnh đạo, chỉ đạo Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý trong DNNN Trong mô hình này, các bộ phận có chức năng cụ thể là: - Ban lãnh đạo: Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động của DNNN, đưa ra các chiến lược SXKD cụ thể trong từng giai đoạn, điều hành, kiểm tra việc thực hiện các chiến lược đó. - Bộ phận tổ chức, hành chính, lao động tiền lương: Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự của đơn vị, thực hiện việc bố trí và sắp xếp cán bộ, đào tạo và phân công lao động cho phù hợp với công việc, thanh toán chế độ cho người lao động theo chính sách của Nhà nước và quy chế của đơn vị, theo dõi các hợp đồng lao động, lập kế hoạch về lao động của đơn vị... - Bộ phận kế hoạch, kinh doanh: Chịu trách nhiệm lập các kế hoạch KD của đơn vị trong từng giai đoạn (tháng, quý, năm), xây dựng các kế hoạch chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, kế hoạch tiêu thụ, tìm kiếm thị trường, ký kết các hợp động kinh tế giữa DNNN với các chủ thể khác... - Bộ phận vật tư: Lập và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hóa theo từng giai đoạn, căn cứ vào tình hình tồn kho thực tế, định mức tiêu hao vật tư để lập kế hoạch thu mua, theo dõi, quản lý việc cung ứng, sử dụng vật tư trong đơn vị. - Bộ phận kỹ thuật: Phụ trách việc thiết kế, chế tạo, cải tiến sản phẩm, nhận chuyển giao công nghệ, cung cấp các định mức kinh tế kỹ thuật, kiểm tra đôn đốc quá trình SX, kiểm tra chất lượng của các SP. - Bộ phận chức năng khác: Tùy thuộc vào quy mô hoạt động của DNNN mà có thể tổ chức thêm các bộ phận chức năng khác như bộ phận tiếp thị, bộ phận xuất nhập khẩu... - Các tổ, đội, phân xưởng, cửa hàng...: Thực hiện các hoạt động SX, bán hàng... - Bộ phận tài chính kế toán: Đặc điểm của việc tổ chức bộ máy kế toán trong các DNNN là bộ máy kế toán kiêm luôn công việc tài vụ và thống kê. Chức năng của bộ phận này ngoài việc ghi chép, phản ánh toàn bộ các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị, chấp hành các chế độ hạch toán của Nhà nước, lập báo cáo kế toán theo quy định để cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý các hoạt động của đơn vị còn thực hiện luôn công việc xây dựng kế hoạch nguồn vốn để đảm bảo nhu cầu về vốn KD của đơn vị. Tùy thuộc chính sách chế độ về quản lý kinh t._.uản trị đưa ra các quyết định quản lý và điều hành hoạt động KD của DN nên phải tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào phù hợp với đặc điểm tổ chức SX, quy trình công nghệ... của DN để đảm bảo thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách thích hợp, kịp thời, giúp nhà quản trị có được căn cứ khoa học và thực tiễn cho việc đưa ra quyết định quản lý đối với các yếu tố đầu vào một cách phù hợp. * Tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu của quản lý và trình độ năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán Việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT các yếu tố đầu vào do đội ngũ kế toán và những người được phân công thực hiện nên việc tổ chức phù hợp với trình độ chuyên môn của họ sẽ giúp họ hiểu và thu thập thông tin một cách chính xác, đáng tin cậy, nếu chính bản thân họ không hiểu được thì cũng không tạo ra thông tin thích hợp. Mặt khác, trong quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, chính họ phải tham gia phát hiện những sai lệch, bất thường cần điều chỉnh kịp thời nên càng cần thiết phải tổ chức cho phù hợp với trình độ quản lý và chuyên môn nghiệp vụ của họ. * Tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào phải phù hợp với tình hình trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho công tác kế toán của DN Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán có vai trò rất lớn trong việc cung cấp các thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm chi phí cho công tác kế toán. Thông tin của KTQT các yếu tố đầu vào cung cấp thường có được nhờ vào việc tính toán, tổng hợp rất nhiều số liệu cho nên phải chú ý tới tình hình trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán. 3.2. Nội dung tổ chức Kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các Doanh nghiệp nhà nước ở Việt nam hiện nay Điều 10, khoản 3 Luật Kế toán quy định: "Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động" [3, tr. 9], nhưng đến hiện nay vẫn chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể nào về tổ chức áp dụng KTQT nói chung, KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN nói riêng. Trong phần này luận văn trình bày một số ý kiến về việc tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN trong điều kiện hiện nay trên cơ sở thực trạng đã trình bày ở chương 2. 3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp nhà nước để thực hiện công tác kế toán quản trị các yếu tố đầu vào Như đã trình bày ở chương 2 của luận văn, các DNNN hiện nay đã tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Nhà nước có tính đến đặc điểm của từng DN. Tuy nhiên, việc tổ chức bộ máy kế toán mới chỉ chú ý tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin theo nội dung kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, chỉ có một số biểu hiện chưa mang tính hệ thống về KTQT các yếu tố đầu vào, chưa phân định nhiệm vụ, chức năng cho các nhân viên kế toán trong việc thực hiện KTTC và KTQT các yếu tố đầu vào. Do vậy, để thực hiện tốt KTQT, trước hết phải tổ chức bộ máy kế toán trong DNNN, đảm bảo thực hiện KTQT. ở chương 1, luận án đã phân tích và đưa ra kết luận rằng mô hình tổ chức KTQT phù hợp với các DNNN ở Việt Nam hiện nay là mô hình kết hợp KTTC và KTQT trong một tổ chức, một bộ máy kế toán. Trong phần này, luận văn trình bày cụ thể về tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTTC và KTQT các yếu tố đầu vào trong cùng một bộ máy kế toán. Trong mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp giữa KTTC và KTQT, các nhân viên kế toán trong từng bộ phận vừa thực hiện công việc KTTC, vừa thực hiện công việc KTQT. Căn cứ vào yêu cầu và mục tiêu cần quản lý, căn cứ vào năng lực, trình độ của từng nhân viên trong phòng, kế toán trưởng DN phân công nhiệm vụ, chức năng cho từng nhân viên kế toán, trong đó quy định cụ thể những công việc phục vụ cho mục đích KTTC và KTQT. Đối với công việc KTQT, cần tổ chức hướng dẫn chu đáo, tỉ mỉ nội dung công việc KTQT cho nhân viên kế toán vì hiện nay đa phần các nhân viên kế toán còn rất bỡ ngỡ với những công việc KTQT, đặc biệt những nội dung công việc mới bổ sung thêm. Việc phân công công việc cho nhân viên kế toán một cách cụ thể, chi tiết sẽ đảm bảo thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT theo yêu cầu của nhà quản trị một cách kịp thời và ngược lại. Trên thực tế, công việc KTTC trong từng bộ phận (phần hành) kế toán có phần tương tự nhau giữa các DNNN vì đều phục vụ cho việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho việc lập các báo cáo KTTC. Nhưng nội dung công việc KTQT của từng bộ phận, phần hành kế toán lại rất khác nhau giữa các DNNN do sự khác nhau về nhu cầu thu nhận thông tin của nhà quản trị và tính linh hoạt của KTQT. Mặc dù vậy, trên giác độ chung nhất, công việc chủ yếu của KTTC và KTQT các yếu tố đầu vào của từng bộ phận kế toán theo mô hình kết hợp có thể khái quát như sau. * Bộ phận kế toán TSCĐ - Phần việc KTTC: Thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành về kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết TSCĐ. - Phần việc KTQT: + Lập kế hoạch, dự toán về tình hình tăng, giảm TSCĐ theo từng loại TSCĐ, từng nguồn vốn đầu tư TSCĐ... + Tùy theo yêu cầu quản trị cụ thể của DNNN, KTQT có thể mở các sổ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ theo từng nguồn vốn đầu tư, từng mục đích sử dụng, tình hình sử dụng TSCĐ, hiệu suất sử dụng, thời gian sử dụng, tình trạng kỹ thuật, lập dự toán mua sắm, trang bị TSCĐ, lập báo cáo TSCĐ, lập báo cáo tổng hợp tình hình tăng, giảm TSCĐ v.v... * Bộ phận kế toán lao động tiền lương - Phần việc KTTC: Thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành về kế toán tổng hợp và hạch toán lao động, tính tiền lương theo đặc điểm hoạt động của DN. - Phần việc KTQT: + Lập dự toán tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động. + Theo dõi chi tiết các khoản phải thanh toán với cán bộ, công nhân viên, phản ánh tình hình sử dụng lao động: tình hình hiện có và tăng, giảm số lượng lao động; chất lượng lao động; ngày công, giờ công lao động; năng suất lao động; tình hình sử dụng quỹ lương..., cung cấp chỉ tiêu chi tiết về chi phí nhân công để lập báo cáo chi phí của từng bộ phận, của toàn DN theo yêu cầu quản trị. * Bộ phận kế toán NLVL - Phần việc KTTC: Thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành về kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết NLVL. - Phần việc KTQT: + Lập dự toán về nhu cầu NLVL. Tùy theo yêu cầu quản trị cụ thể của DNNN, KTQT có thể mở các bảng theo dõi tình hình cung cấp NLVL theo từng nguồn cung cấp chủ yếu, thời gian cung cấp tình hình dự trữ các NLVL chủ yếu cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo KTQT về NLVL. Các nội dung của công tác KTQT các các yếu tố đầu vào đã được trình bày trong chương 1 của luận văn (phần 1.3.4). Sau đây luận văn trình bày những nội dung cụ thể của KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN. 3.2.2 Thiết lập hệ thống chỉ tiêu quản trị các yếu tố đầu vào và lập dự toán các yếu tố đầu vào Công tác lập kế hoạch nói chung, kế hoạch về các yếu tố đầu vào nói riêng ở một số DNNN chưa được chú ý đúng mức (qua khảo sát thực tế ở một số DNNN hiện nay phần 2.1). Theo chúng tôi, các DN cần quan tâm hơn nữa đến công tác này, đặc biệt là ở các DN có quy mô vừa và lớn. Khi tổ chức thực hiện các công việc này trong các DNNN ở Việt Nam hiện nay có hai hướng như sau: - Đối với các DN có tổ chức bộ phận kế hoạch riêng và bộ phận này tiến hành việc lập tất cả các kế hoạch hoạt động của DN. Khi đó việc lập hệ thống các chỉ tiêu quản trị các yếu tố đầu vào và lập dự toán các yếu tố đầu vào do bộ phận này thực hiện rồi giao cho bộ phận KTQT các yếu tố đầu vào. - Đối với các DN chưa có bộ phận kế hoạch riêng, hoặc có nhưng không tiến hành việc lập kế hoạch cụ thể về các yếu tố đầu vào thì hai nội dung trên do chính KTQT các yếu tố đầu vào tiến hành. Nội dung công việc lập kế hoạch đối với từng yếu tố cụ thể là: - Đối với yếu tố NLVL Căn cứ vào kế hoạch SXKD, số lượng NLVL, hàng hóa tồn đầu kỳ, nhu cầu về NLVL để phục vụ hoạt động SXKD trong kỳ và nhu cầu về NLVL ở cuối kỳ để đảm bảo cho quá trình hoạt động của DN diễn ra liên tục và đảm bảo một lượng NLVL dự trữ nhằm đối phó với những thay đổi về điều kiện KD: các hợp đồng SX mới, sự thiếu hụt NLVL do biến động của thị trường để tính toán, xác định lượng NLVL cần mua (hoặc tự SX) trong kỳ của DN. Việc tính toán này được thực hiện đối với từng loại NLVL hoặc với những loại NLVL chủ yếu và được tổng hợp để trở thành kế hoạch cung ứng NLVL của DN. Kế hoạch này cần xác định cả về số lượng NLVL, nguồn cung cấp cũng như thời gian cần có và giá cả của từng loại. Đồng thời cũng tính toán định mức dự trữ đối với các NLVL chủ yếu để hoạt động của DN diễn ra liên tục và đảm bảo sử dụng vốn của DN có hiệu quả. - Đối với yếu tố lao động Căn cứ vào kế hoạch SXKD, căn cứ vào tình hình thực tế về lực lượng lao động của đơn vị: số lượng lao động (số lượng lao động hiện có, dự tính số lượng lao động sẽ thôi làm việc do các nguyên nhân khác nhau như: nghỉ hưu, đi đào tạo lại, chuyển công tác...); chất lượng lao động (cấp bậc thợ, trình độ đội ngũ nhân viên quản lý, năng suất lao động bình quân của công nhân SX) để xác định số lượng lao động cần có để đáp ứng nhu cầu SXKD. Nếu số lượng lao động không đủ thì phải xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động mới hoặc thuê thêm lao động bên ngoài. - Đối với yếu tố TSCĐ Dựa trên cơ sở kế hoạch SXKD, căn cứ vào tình hình thực tế về trang bị và sử dụng TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD ở đơn vị: số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại, công suất của từng TSCĐ; số TSCĐ sẽ thanh lý, nhượng bán trong kỳ để xây dựng kế hoạch đổi mới trang bị TSCĐ phục vụ cho nhu cầu SXKD. Trong các kế hoạch về từng yếu tố đầu vào kế trên đều nêu cụ thể các chỉ tiêu hiện vật và giá trị (theo dự toán) mà DN phải thực hiện được. 3.2.3. Tổ chức thu nhận và kiểm tra thông tin về các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước Việc tổ chức hạch toán ban đầu và sử dụng chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về các yếu tố đầu vào là cơ sở để KTQT xử lý và cung cấp thông tin. Những công việc cơ bản cần tiến hành là: * Lựa chọn các chứng từ bắt buộc và thiết kế các chứng từ hướng dẫn phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố cần thiết trên chứng từ để tiện lợi cho việc hạch toán ban đầu các yếu tố đầu vào, tạo cơ sở cho việc thu nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin về các yếu tố đầu vào ở giai đoạn kế toán tiếp theo. Kế toán trưởng cần căn cứ vào quy mô và đặc điểm tổ chức, quản lý SXKD, vào yêu cầu của quản trị DN về thông tin KTQT các yếu tố đầu vào cần cung cấp; căn cứ vào trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện có để lựa chọn các chứng từ bắt buộc trong hệ thống chứng từ ban đầu do Nhà nước ban hành và thiết kế các mẫu chứng từ kế toán thích hợp khác để phản ánh từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh liên quan đến các yếu tố đầu vào của DN. Việc lựa chọn và thiết kế các chứng từ kế toán cho KTQT các các yếu tố đầu vào phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Đảm bảo ghi nhận, phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh của chúng. - Đảm bảo phản ánh rõ tên, địa chỉ của những người thực hiện các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh về các các yếu tố đầu vào để có thể kiểm tra trách nhiệm vật chất cũng như trách nhiệm pháp lý của họ trong việc thực hiện các nghiệp vụ này (người ký duyệt, người thi hành, người có liên quan khác). - Phải ghi nhận rõ chỉ tiêu số lượng hiện vật và giá trị mà nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh về các yếu tố đầu vào để xác định trách nhiệm vật chất của các chủ thể có liên quan đồng thời đảm bảo trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định các chỉ tiêu này. Trong chứng từ có thể có thêm các yếu tố bổ sung để nêu rõ nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh phù hợp với yêu cầu quản trị hoạt động đó. * Tổ chức hướng dẫn thực hiện công tác hạch toán ban đầu, ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để thu nhận được thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời về mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động SXKD của DN. Kế toán trưởng cần quy định trách nhiệm thu nhận và phản ánh thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, quy định nội dung và phương pháp ghi chép cụ thể cho từng loại nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu của KTQT các yếu tố đầu vào. * Thực hiện tốt công tác kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, tính chính xác của chứng từ về các yếu tố đầu vào trước khi ghi sổ kế toán. Để tổ chức tốt việc kiểm tra thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ, cán bộ quản lý ở đơn vị nói chung và cán bộ kế toán nói riêng ngoài việc phải nắm vững các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế - tài chính, các kỷ luật về thanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế, kỹ thuật, giá cả thị trường... và thực tế phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phản ánh trong các chứng từ còn phải có các kiến thức về quản trị tác nghiệp các các yếu tố đầu vào. DN cần quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận quản lý trong việc kiểm tra nội dung thực tế của từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh về các các yếu tố đầu vào phản ánh trong chứng từ, phù hợp với chức trách, nhiệm vụ của mình. ở bộ phận kế toán cũng phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra chứng từ kế toán về các các yếu tố đầu vào trước khi ghi sổ kế toán. * Xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ hợp lý về các các yếu tố đầu vào ở DN để các bộ phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm đảm bảo việc kiểm tra và ghi chép thông tin vào các sổ kế toán kịp thời để có thể cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời theo yêu cầu quản trị DN đối với các yếu tố đầu vào. Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ kế toán, cần dựa vào chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng, của các cán bộ quản lý trong DN để quy định rõ ràng trình tự luân chuyển chứng từ kế toán từ khi lập (nhận) chứng từ đến khi ghi vào sổ kế toán, chuyển cho các bộ phận có liên quan, đến khâu dự trữ. Chương trình luân chuyển chứng từ phải được xây dựng một cách khoa học, hợp lý phù hợp với nhu cầu thu nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ. Trong mỗi khâu chứng từ đi qua đều phải quy định rõ thời gian lưu giữ tối đa để chứng từ được luân chuyển một cách nhanh chóng. * Phải thực hiện chế độ lưu giữ, bảo quản chứng từ kế toán về các yếu tố đầu vào theo đúng quy định hiện hành giúp cho việc sử dụng lại chứng từ khi cần thiết. Trên thực tế, với chế độ chứng từ ban đầu hiện hành đã thu thập được các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính liên quan đến các yếu tố đầu vào. DNNN cần lựa chọn sử dụng những chứng từ bắt buộc và thiết kế thêm các chứng từ (nếu cần thiết) để thu nhận thông tin về các yếu tố đầu vào. Trên các chứng từ có thể thêm các dấu hiệu đặc thù để phục vụ cho quản trị. 3.2.4. Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin về các yếu tố đầu vào 3.2.4.1. Đối với các thông tin quá khứ * Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho KTQT các yếu tố đầu vào - Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán hiện hành (bao gồm các tài khoản tổng hợp và các tài khoản chi tiết), các DNNN tùy thuộc vào yêu cầu quản trị của mình mà mở thêm các tài khoản cấp III, cấp IV... để phục vụ cho yêu cầu quản lý. Ví dụ với TSCĐ có thể mở thêm chi tiết theo nguồn hình thành, theo địa điểm sử dụng... đồng thời với việc mở thêm các tài khoản, KTQT phải thiết kế các mẫu sổ kế toán cho phù hợp với từng tài khoản KTQT được mở. - Tùy thuộc vào phương pháp quản trị tác nghiệp cụ thể đối với các yếu tố đầu vào mà xây dựng các bảng (sổ) tính giá đối với một số đối tượng tính giá nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị DN. Ví dụ: Mở bảng kê "Chi phí tồn kho" phản ánh các chi phí phát sinh đối với hàng tồn kho để phục vụ cho việc quản trị NLVL trong trường hợp đơn vị áp dụng mô hình tồn kho EOQ. 3.2.4.2. Đối với các thông tin tương lai Trên cơ sở dự báo về những sự biến động về lượng sản phẩm, hàng hóa SX và tiêu thụ, giá cả của các yếu tố đầu vào, KTQT hệ thống hóa các thông tin tương lai về các yếu tố đầu vào trên cơ sở các thông tin của các bộ phận chức năng khác: bộ phận kế hoạch, bộ phận kinh doanh, bộ phận vật tư... bằng các phương pháp nghiệp vụ khác nhau: phương pháp của kinh tế lượng, kinh tế vi mô, của xác suất và thống kê toán... Việc trình bày các thông tin tương lai được thể hiện ngay trên các sổ KTQT hoặc trên các báo cáo KTQT. Sau khi thực hiện xây dựng được hệ thống sổ kế toán phù hợp yêu cầu KTQT, cần tổ chức tốt việc ghi chép vào các sổ KTQT. Căn cứ vào các chứng từ kế toán và các tài liệu liên quan, kế toán viên ở từng phần hành thực hiện ghi vào sổ kế toán liên quan các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo mô hình tổ chức kế toán kết hợp KTTC và KTQT thì việc ghi sổ KTTC và KTQT được ghi đồng thời theo cùng một thông tin đầu vào (đối với các thông tin quá khứ). 3.2.5. Tổ chức cung cấp thông tin về các yếu tố đầu vào KTQT các yếu tố đầu vào cung cấp thông tin thông qua các báo cáo KTQT được lập trên cơ sở số liệu tổng hợp ở các sổ KTQT đã được mở theo yêu cầu quản trị kinh doanh ở DN (có kết hợp với các nguồn thông tin khác từ hạch toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ, phân tích hoạt động KD...) để giải trình nguyên nhân. Hệ thống báo cáo KTQT trong DNNN phải đảm bảo được các nguyên tắc cơ bản sau: - Phải xuất phát từ nhu cầu thông tin của nhà quản trị DN: Nhà quản trị cần những thông tin gì? Chi tiết và cụ thể hóa đến mức độ nào? Thì thiết kế hệ thống báo cáo KTQT bao gồm các chỉ tiêu phù hợp như thế, nhằm cung cấp thông tin thích hợp và có ý nghĩa với người sử dụng. - Hệ thống chỉ tiêu trên báo cáo KTQT phải phù hợp với chỉ tiêu kinh tế đã được lập kế hoạch (dự toán) và phải sắp xếp một cách khoa học theo trình tự hợp lý, phù hợp với đặc điểm và trình độ quản lý của DN. - Thông tin trình bày trên báo cáo KTQT phải đảm bảo dễ hiểu, so sánh được. Các chỉ tiêu phản ánh trên báo cáo KTQT phải dễ hiểu, phù hợp với nhận thức của người sử dụng thông tin trực tiếp mà báo cáo KTQT cung cấp. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của các nhà quản trị DN đối với các yếu tố đầu vào mà KTQT có thể lập một số báo cáo KTQT theo mẫu sau (xem phụ lục 6, 7, 8, 9, 10, 11). 3.3. Một số biện pháp thực hiện kế toán quản trị nguyên liệu vật liệu Trong các DNSX, NLVL là yếu tố đầu vào thường chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành SP vì vậy quản trị tốt yếu tố này sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SP, tạo điều kiện cho DN hoạt động có hiệu quả. Phần này luận văn đưa ra một số biện pháp mà KTQT có thể thực hiện nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản trị NLVL. 3.3.1. áp dụng phương pháp ABC Trong quản trị NLVL tồn kho, người ta nhận thấy có một số ít loại NLVL có giá trị đo bằng đơn vị tiền tệ chiếm phần lớn trong tổng NLVL. Do đó ta cần phải tập trung tích cực vào việc kiểm tra những loại này. Trong công tác tồn kho, người ta chia chúng thành ba loại: A, B và C. Loại A có khoảng 20% số lượng các loại NLVL nhưng chiếm đến 80% tổng giá trị, ngược lại loại C gồm 50% số lượng nhưng chỉ chiếm có 5% giá trị. Còn loại B ở giữa với 30 % số lượng và chiếm 15% tổng giá trị. Cách phân loại tồn kho theo kiểu này thường được gọi là phương pháp quản trị ABC. Đối với những NLVL có giá trị cao (chiếm 80 %) được xếp loại A thì ta phải giám sát chặt chẽ: tiến hành kiểm kê thường xuyên, lập báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn theo định kỳ ngắn. Ngược lại với các mặt hàng thuộc nhóm C thì có thể ít kiểm tra hơn. Các loại hàng thuộc loại B thì mức độ chú ý và kiểm tra nằm ở nhóm giữa. Thực chất của phương pháp này là quản lý các NLVL quý, hiếm có giá trị lớn. % về giá trị hàng dự trữ 100% 80% 15% 5% Nhóm A Nhóm B Nhóm C 20% 30% 50% % về số chủng loại Đồ thị 3.1: Phân loại NLVL theo phương pháp ABC Phương pháp ABC giúp cho các nhà quản trị đạt được kết quả tốt hơn trong dự báo, khảo sát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng NLVL dự trữ cần thiết cho hoạt động của DN. Từ nội dung kỹ thuật trên áp dụng vào công tác KTQT hàng tồn kho có thể được tiến hành như sau: - Khi lập danh điểm NLVL cần tiến hành phân loại các NLVL thành các nhóm A, B, C và sử dụng các ký hiệu tương ứng này để mã hóa NLVL hàng hóa. Ví dụ: Tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương sau khi thống kê, xác định giá trị của từng loại NLVL đã sử dụng, kế toán lập danh điểm NLVL theo phương pháp ABC đưa ra danh mục NLVL như sau: Bảng 3.1: Lập danh điểm nguyên liệu vật liệu theo phương pháp ABC tại Công ty Thức ăn chăn nuôi Trung ương Mã NLVL Tên NLVL Đơn vị tính A0101 Ngô loại I Kg A 0401 Khô lạc chiết ly Kg ... B0421 Khô cải Trung quốc Kg B0503 Bột cá Minh hải Kg ... C0314 Carophyl Red Kg C1551 Na HCO3 Kg ... - Khi lập các chứng từ nhập xuất kho NLVL thì tiến hành đánh ký hiệu tương ứng vào chứng từ để theo dõi, quản lý sát sao đối với nhóm A và nhóm B. Trên các sổ chi tiết của từng loại NLVL cũng ghi mã NLVL tương tự. - Khi lập bảng kê tình hình nhập, xuất, tồn NLVL có thể lập theo từng nhóm NLVL thuộc loại A, B, C. Phương pháp ABC sẽ giúp cho các nhà quản trị DN đặt trọng tâm quản lý vào các loại NLVL quan trọng (loại A, B) và đặc biệt hữu ích trong trường hợp DN sử dụng nhiều loại NLVL (Ví dụ như ở Công ty May 20) hoặc số NLVL không để tồn kho lâu được (Ví dụ như ở Công ty thức ăn chăn nuôi trung ương). 3.3.2. áp dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (Ecnomic Order Quantity - EOQ) Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản đã được các nước tiên tiến trên thế giới (Mỹ, Nhật...) áp dụng vào quản trị hàng tồn kho nói chung, quản trị NLVL tồn kho nói riêng. Mục đích của mô hình quản trị này là giúp nhà quản trị xác định được lượng NLVL mua và khi nào thì cần mua với chi phí dành cho NLVL tồn kho thấp nhất. Trong quản trị hàng dự trữ người ta thường đề cập đến các loại chi phí có liên quan sau đây: chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho (đã trình bày ở bảng 2.6). Để giảm bớt số chi phí dự trữ này, khi quản trị hàng dự trữ người ta thường phải giải quyết hai vấn đề cơ bản là: - Lượng NLVL đặt mua bao nhiêu là tối ưu? - Thời gian đặt mua khi nào thì thích hợp nhất? Những giả thiết quan trọng của mô hình là: - Nhu cầu NLVL phải biết trước và không đổi. - Phải biết trước khoảng thời gian kể từ khi đặt mua cho tới khi nhận được NLVL và thời gian đó không đổi. - Lượng NLVL trong mỗi đơn đặt hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước. - Chỉ tính đến 2 loại chi phí là chi phí lưu kho và chi phí đặt mua NLVL. - Sự thiếu hụt dự trữ hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt mua được thực hiện đúng. Với những giả thiết trên đây, sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ có dạng sau đây: Khối lượng hàng Q* Q 0 A B C Thời gian Đồ thị 3.2: Mô hình EOQ Trong đó: Q*: Lượng hàng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa: Qmax = Q*). O: Mức dự trữ tối thiểu (Qmin = 0) : Là lượng dự trữ trung bình OA = AB = BC là khoảng thời gian kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt dự trữ. Với mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỷ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian. Mục tiêu của hầu hết các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí dự trữ. Với giả định đã nêu ra ở trên thì chi phí lưu kho (Clk) và chi phí đặt hàng (Cđh) là chi phí biến đổi khi lượng dự trữ thay đổi. Có thể mô tả mối quan hệ giữa các loại chi phí bằng đồ thị sau: Chi phí TC Clk Cđh Q* Khối lượng dự trữ Đồ thị 3.3: Quan hệ giữa chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng và tổng chi phí dự trữ NLVL tồn kho Trong đó: - Cđh: Là đường chi phí đặt hàng - Clk: Là đường chi phí lưu kho - TC: Là đường tổng chi phí của NLVL tồn kho. - Q*: Là lượng dự trữ tối ưu (hay lượng đặt hàng tối ưu). Từ mô hình trên chúng ta có: TC = Cđh +Clk Hay Trong đó: D - Nhu cầu về hàng dự trữ trong một giai đoạn (hàng tháng, quý, năm). Q - Lượng hàng trong một đơn đặt hàng. S - Chi phí 1 đơn đặt hàng H - Chi phí lưu kho 1 đơn vị dự trữ trong 1 giai đoạn. Ta sẽ có lượng đặt hàng tối ưu (Q*) khi tổng chi phí nhỏ nhất. thực hiện đạo hàm TC theo Q, để có TC nhỏ nhất ta thì TC'Q = O Ta có: ị Vậy: Công thức trên cho thấy khối lượng đặt hàng Q sẽ cho phép DN có chi phí cho NLVL tồn kho thấp nhất. Trong mô hình dự trữ EOQ chúng ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng là thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác, chúng ta giả định rằng DN sẽ chờ đến khi hàng trong kho hết thì mới tiến hành đặt hàng và sẽ nhận ngay tức khắc. Tuy nhiên, trong thực tế thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Do đó, quyết định điểm đặt hàng lại được xác định như sau: R = d x L Trong đó: R: Điểm đặt hàng lại d: Nhu cầu tiêu dùng hàng ngày về hàng dự trữ. L: Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (thời gian chờ hàng). Như vậy khi tồn kho giảm xuống đến mức R thì DN cần phải đặt lại hàng. Biểu diễn ROP trên đồ thị sau: Lượng hàng Q* R 0 A L B Thời gian Đồ thị 3.4: Điểm đặt lại hàng ROP Với cách tính toán trên, trên các sổ chi tiết NLVL hàng hóa KTQT ghi các yếu tố: Lượng đặt hàng tối ưu, điểm đặt lại hàng để cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý. Tuy nhiên với các DN có nhiều loại hàng hóa, NLVL thì khối lượng tính toán sẽ rất lớn vì vậy có thể chỉ cần tính cho các NLVL, hàng hóa thuộc nhóm A và B mà thôi. Nếu DN đạt được những điều kiện để áp dụng mô hình thì khi xác định các yếu tố của mô hình, để tập hợp các chi phí liên quan đến hàng tồn kho, KTQT cần mở Bảng kê "Chi phí tồn kho" với nội dung phản ánh các chi phí đã nêu ở bảng 2.6. Cơ sở để ghi là các chứng từ thực tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí này. Còn đối với chi phí đặt hàng kế toán căn cứ vào các chứng từ phản ánh chúng để tổng hợp. Sau khi xác định được lượng đặt hàng tối ưu và điểm đặt lại hàng, KTQT có thể đưa ra các thông tin mang tính dự báo về tình hình thu mua và sử dụng NLVL của DN trên báo cáo KTQT sau: Báo cáo NLVL đối với từng loại NLVL (trang 89). Trong đó: - Cột (2), (3), (4): Được tính toán dựa trên cơ sở kế hoạch mua NLVL của đơn vị các hợp đồng kinh tế đã ký kết với người bán. - Cột (8), (9), (10) được tính toán dựa trên kế hoạch sản xuất KD, hợp đồng cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Các cột (5), (6), (7), (12), (13), (14), (15) được tính trên cơ sở số lượng nhập, xuất, tồn thực tế. Khi phát sinh lượng nhập và xuất thực tế thì số liệu ở các cột cũng được tính lại một cách tương ứng. Báo cáo này được lập định kỳ (tuần, tháng...) theo yêu cầu quản trị NLVL cụ thể của DN. Thông tin trên các báo này là cơ sở để nhà quản trị kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng, dự trữ của từng loại NLVL cả về số lượng, giá trị và thời gian. Cung cấp cho nhà quản trị thấy được các thông tin tương lai trong trường hợp kế hoạch SXKD có sự thay đổi (có thêm một hợp đồng sản xuất trong kỳ sẽ phải tăng số lượng NLVL xuất dự kiến chẳng hạn) hoặc việc cung ứng NLVL có biến động (chưa ký kết được hợp đồng mua hàng chẳng hạn) để có các quyết định quản trị thích hợp: Mua thêm NLVL, hàng hóa hay không mua thêm? Mua loại nào? Số lượng cụ thể của mỗi loại... chuẩn bị vốn để mua trong trường hợp quyết định mua thêm và các quyết định có liên quan khác. Trên cơ sở các báo cáo NLVL theo mẫu này, KTQT lập Báo cáo NLVL tồn kho cho tất cả NLVL của DN theo mẫu sau (trang 91). Báo cáo tồn kho giúp nhà quản trị có được thông tin tổng hợp về tình hình cung cấp, sử dụng, dự trữ của các loại NLVL trong DN. Tuy nhiên với cách tính toán này thì các DN sử dụng nhiều loại NLVL sẽ phải tính toán với khối lượng lớn nên có thể chỉ cần tính cho các NLVL thuộc nhóm A và B mà thôi. Để kiến nghị trên mang tính khả thi cần có hai điều kiện chủ yếu sau đây: - Điều kiện về trình độ đội ngũ cán bộ kế toán: Cán bộ kế toán cần có các kiến thức cơ bản về quản trị tác nghiệp hàng tồn kho để xây dựng các mẫu biểu chứng từ, mẫu biểu kế toán cho phù hợp với phương pháp quản trị tác nghiệp đó. - Điều kiện về trang thiết bị cho công tác kế toán: Các DNNN cần đầu tư cho chương trình kế toán máy vi tính về quản trị hàng tồn kho. Đối với những DN đã áp dụng kế toán trên máy vi tính thì chỉ cần cài đặt thêm chương trình để giảm bớt khối lượng tính toán. Kết luận Thực tế công tác quản lý ở các DNNN trong cơ chế thị trường ở nước ta cho thấy nhu cầu về thông tin phục vụ cho quản trị ngày càng phát triển, KTQT với chức năng cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị DN là công cụ quản lý quan trọng đối với các nhà quản trị nói chung và các nhà quản trị trong các DNNN nói riêng. Việc quản trị có hiệu quả các yếu tố đầu vào của DN là một trong những cơ sở để DN phát triển đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Với mong muốn tìm hiểu các vấn đề về lý luận cũng như thực tế về KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN ở Việt Nam tác giả đã tìm hiểu, nghiên cứu để thực hiện luận án về đề tài: "Tổ chức kế toán quản trị các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hiện nay". Theo mục đích đặt ra, luận văn đã thực hiện được những nội dung cơ bản sau: 1. Luận văn đã trình bày một cách khái quát các vấn đề lý luận về KTQT nói chung, nội dung của KTQT các yếu tố đầu vào trong các DN nói riêng. 2. Luận văn đã trình bày thực tế công tác kế toán các yếu tố đầu trong các DNNN Việt Nam hiện nay. - Trình bày một cách cụ thể công tác kế toán các yếu tố đầu vào tại một số DNNN trong lĩnh vực SX. - Đưa ra những đánh giá về ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó trong công tác kế toán các yếu tố đầu vào để phục vụ cho việc quản trị chúng ở mỗi DN. 3. Luận văn đã nêu rõ sự cần thiết, yêu cầu, nguyên tắc cơ bản và nội dung tổ chức KTQT các yếu tố đầu vào trong các DNNN nhà nước ở Việt Nam hiện nay, đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị cụ thể về KTQT đối với yếu tố đầu vào là NLVL. Những nội dung trình bày trên đã đáp ứng về cơ bản những yêu cầu, mục đích nghiên cứu đặt ra. Luận văn đã được hoàn thành sự giúp đỡ quý báu, tận tình của thầy giáo hướng dẫn, sự giúp đỡ động viên của các đồng nghiệp và các cán bộ kế toán trong các DNNN mà tác giả đã trao đổi trực tiếp. Vấn đề nghiên cứu chưa được quan tâm, vận dụng đúng mức trong thực tiễn, kinh nghiệm, khả năng của tác giả còn hạn chế nên luận văn còn những khiếm khuyết, tồn tại. Tác giả rất mong nhận được những góp ý, chỉ dẫn của các thầy cô giáo và đồng nghiệp để tiếp tục hoàn thiện đề tài. ._.