Tổ chức Kế toán nguyên vật liệu&CC lao động nhỏ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng Vốn lưu động tại Công ty Cầu 3 Thăng Long

hụ sản phẩm như thế nào để đạt được lãi suất cao. Tức là các doanh nghiệp phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình tái sản xuất tự tìm nguồn thu mua vật liệu đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo việc bảo toàn, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, cải thiện đời sống cho (người lao động) và doanh nghiệp có lợi nhuận để tích luỹ, mở rộng sản xuất. Để đạt được điều đó, doanh nghiệp phải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một biện pháp quan trọng trong các biện pháp quản lý kinh tế đó là hạch toán kế toán. Đối với nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách nhà nước của các doanh nghiệp, để điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân. Đối với các tổ chức doanh nghiệp kế toán là công cụ quan trọng để điều hành quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản vật tư tiền vốn nhằm bảo đảm quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và tự chủ về tài chính của doanh nghiệp. Nhờ có kế toán cung cấp các tài liệu kịp thời đầy đủ chính xác và có hệ thống đã giúp lãnh đạo đơn vị nắm chắc được tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị, nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn kịp thời trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình kế toán cần phải được tổ chức một cách khoa học hợp lý đúng đắn. Đây là vấn đề có ý nghĩa to lớn nhằm phát huy đầy đủ chức năng của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính. Bởi chỉ một thiếu sót nhỏ, một tồn tại nhỏ trong việc tổ chức công tác kế toán đều dẫn đến những trì trệ trong công tác kế toán và không đáp ứng được yêu cầu quản lý. Do đó tổ chức công tác kế toán là điều kiện không thể thiếu trong chức năng giám đốc tài sản vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp. Nếu hạch toán nói chung là công cụ quản lý kinh tế thì kế toán vật liệu là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý vật liệu. Bởi vì: vật liệu là yếu tố chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Như vậy việc tổ chức công tác quản lý và hạch toán tốt về chi phí vật liệu không những đảm bảo cho việc tính toán giá thành đúng mà còn là một biện pháp không thể thiếu được để phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Sau một thời gian thực tập tại công ty cầu 3 Thăng Long, nhận thấy được tầm quan trọng của vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu, được sự hướng dẫn tận tình của các cô chú phòng tài vụ của công ty, và sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn Đỗ Mạnh Hàn, em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài: "Tổ chức kế toán vật liệu và công cụ lao động nhỏ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động sản xuất kinh doanh". Nội dung của chuyên đề, ngoài phần mở đầu được trình bầy với kết cấu gồm 3 phần chính: - Phần thứ nhất: Lý luận chung về kế toán vật liệu công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. - Phần thứ hai: Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty cầu 3 Thăng Long. - Phần thứ ba: Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ tại công ty cầu 3 Thăng Long. Do có sự hạn chế về trình độ và thời gian nên bản chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong được sự giúp đỡ, góp ý kiến bổ sung của các thầy cô giáo và các cán bộ công ty để bản chuyên đề của em thêm phong phú và thiết thực đối với thực tế. Phần thứ nhất Lý luận chung về kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất I. ý nghĩa và sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất: 1. Vị trí, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất: + Vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, là yếu tố cơ bản để hình thành nên sản phẩm mới. Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định, trong quá trình đó vật liệu lại thay đổi toàn bộ hình thức, vật chất ban đầu và giá trị của vật liệu được chuyển dịch một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đối với các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ bản...) vật liệu là yếu tố vật chất quan trọng, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày một cao của xã hội. Như vậy vật liệu có một giá trị quan trọng không thể phủ nhận được trong quá trình sản xuất. Việc quản lý chặt chẽ vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc phấn đấu giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Chính vì vậy tổ chức công tác kế toán vật liệu là không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. + Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định. Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, nhưng vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu về giá trị thì lại bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Song do công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được mua sắm dự trữ bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với vật liệu được xếp vào loại tài sản lao động. Việc quản lý công cụ dụng cụ trong quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng được tiến hành tương tự như vật liệu. 2. Yêu cầu của việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lao động, thường xuyên biến động.. Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua nguồn vật liệu và xuất dùng cho sản xuất. Mỗi loại sản phẩm sản xuất ra được sử dụng từ nhiều thứ, loại nguyên vật liệu khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu thường xuyên hiếu động trên thị trường. BởŒ vậy để tăng cường công tác quản lý vật liệu phải được theo dõi chặt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng tới chất lượng, giá trị sản phẩm sản xuất ra. Cụ thể yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là: - Trong khâu thu mua: phải quản lý về khối lượng, quy cách đúng chủng loại và chất lượng, giá mua, chi phí thu mua của vật liệu phải được phản ánh đầy đủ và chính xác, kế hoạch mua vật liệu phải đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Trong khâu bảo quản để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh. - Trong khâu sử dụng vật liệu: phải thực hiện tốt định mức tiêu hao. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi nhằm phát huy hiệu quả sử dụng vật liệu, nâng cao chất lượng và có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Đồng thời phải thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất, đó cũng là cơ sở làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. - Trong khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được mức tối đa, tối thiểu. Tóm lại: Vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và tạo được uy tín trên thị trường nhất thiết phải tổ chức tốt việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. 3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất: * Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu: Đối với kế toán vật liệu thường xuyên theo dõi vật liệu về mặt giá trị, việc hạch toán đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ sẽ đưa ra những số liệu kế toán giúp người quản lý có một định hướng chính xác trong quá trình chỉ đạo sản xuất. Việc hạch toán kế toán vật liệu chính xác, kịp thời (chất lượng của công tác kế toán) sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc tập hợp chi phí và tính giá thành hay quyết định tới quá trình kinh doanh là tốt hay xấu. Việc dùng thước đo tiền tệ để giám đốc quá trình thu mua, dự trữ, tiêu hao vật liệu... sẽ phát hiện ngăn ngừa kịp thời tình trạng ứ đọng, mất mát, hao hụt vật liệu, xử lý được những trường hợp sử dụng lãng phí vật liệu, tiết kiệm được chi phí không cần thiết trong các quá trình trên. Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý kinh tế là tiết kiệm lao động xã hội. Trong các doanh nghiệp sản xuất phải tiết kiệm triệt để các khoản chi phí. Như phần trên đã nêu: Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp chiếm từ 65% - 70% trong giá thành sản phẩm, ngoài ra nó còn là một bộ phận quan trọng trong tổng số tồn kho của doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Ngày nay trong điều kiện kinh tế thị trường, việc cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp là điều không tránh khỏi. Trong cuộc tranh đua này, ai biết cách tổ chức quản lý, bố trí sắp xếp các công việc nhịp nhàng theo một guồng máy hoạt động không để bộ phận nào phải dừng thì doanh nghiệp đó sẽ đứng vững và phát triển. Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử dụng tốt sẽ tạo cho các sản phẩm đầu ra có chất lượng tốt để tiêu thụ. Vì vậy trong suốt quá trình luân chuyển, việc giám đốc chặt chẽ số lượng vật liệu mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề ra đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ đó là: Thứ nhất: tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho. Kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất. Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán hàng tồn kho, thực hiện đầy đủ, kịp thời chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi chép phân loại tổng hợp, số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp những số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Thực hiện hạch toán hàng tồn kho đúng chế độ, đúng phương pháp quy định sẽ đảm bảo yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Thứ ba: kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán chính xác số lượng, giá trị vật liệu thực tế đã đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất. Phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào đúng đối tượng đã sử dụng. Thứ tư: Thực hiện kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo, tiến hành phân tích kinh tế, tình hình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý. Như vậy tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần thúc đẩy cung ứng kịp thời đồng bộ vật liệu cần thiết cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. II. Phân loại, đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ 1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại, thứ khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ, loại vật liệu- công cụ dụng cụ phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ. Trước hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản; bông trong các nhà máy sợi; vải trong các doanh nghiệp may... Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá, ví dụ như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. - Vật liệu phụ: vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhơn, bao bì, vật liệu đóng gói, xà phòng, giẻ lau... - Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than củi, hơi đốt cung cấp năng lượng cho các phương tiện vận chuyển, máy móc, thiết bị, phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... - Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại dược chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. Đối với công cụ dụng cụ thì công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các loại dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời, dụng cụ phục vụ cho nhu cầu văn hoá, thể dục thể thao... Để phục vụ cho công tác kế toán, toàn bộ công cụ dụng cụ của doanh nghiệp được chia thành: - Công cụ dụng cụ. - Bao bì luân chuyển. - Đồ dùng cho thuê. Tương tự như đối với vật liệu, trong từng loại công cụ dụng cụ cũng chia thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc phân chai này doanh nghiệp dựa trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật tư trong đó vật liệu được chia thành các nhóm, loại thứ và lập sổ danh điểm vật tư bằng hệ thống ký hiệu để thay thế tên gọi, nhãn hiệu này gọi là danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp trong công tác quản lý vật liệu. Sổ danh điểm vật tư Danh điểm Nhóm VL Danh điểm VL Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Quy cách 1 2 3 4 5 6 2.Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu - công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ phải phản ánh theo giá thực tế. 2.1. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ được xác định như sau: - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài: Giá thực tế gồm: giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên...) trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế bao gồm: giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến: giá thực tế là giá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ... cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ nhận từ các đơn vị, tổ chức cá nhân, tham gia góp vốn liên doanh thì giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh quy định. - Với phế liệu: Được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được) 2.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá xuất kho: Khi xuất dùng vật liệu - công cụ dụng cụ kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Việc tính toán giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất có thể được tính theo nhiều phương pháp, tuỳ theo từng điều kiện và phương pháp kế toán của từng doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp tính cho phù hợp. * Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu dụng cụ tồn đầu kỳ. Giá thực tế VL-CCDC xuất trong kỳ = Số lượng VL-CCDC xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ Trong đó: Đơn giá kinh tế bình quân tồn đầu kỳ = Tổng số giá thực tế tồn đầu kỳ Số lượng VL-CCDC tồn đầu kỳ * Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn gái vật liệu được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế VL-CCDC xuất = Đơn giá thực tế bình quân x Số lượng vật liệu CCDC xuất Sử dụng phương pháp này sẽ cho kết quả chính xác hơn phương pháp tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ nhưng khối lượng công việc tính toán nhiều đòi hỏi trình độ cao. * Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập vào số lượng xuất kho theo từng lần. * Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy, giá thực tế của vật liệu (CCDC) tồn cuối kì chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. * Tính theo giá nhập sau - xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối, sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kì. * Phương pháp hệ số giá: Trong THDN sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu. Hệ số giá VL, CCDC = Giá thực tế VL-CCDC + Giá thực tế VL-CCDC nhập trong kỳ đầu kỳ Giá hạch toán VL-CCDC tồn đầu tháng + Giá hạch toán VL-CCDC nhập trong tháng Sau đó tính theo giá thực tế xuất kho: Giá thực tế VL-CCDC xuất kho = Giá hạch toán xuất kho x Hệ số giá Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá VL-CCDC có thể tính riêng cho từng thứ nhóm hoặc cả loại vật liệu. Mỗi phương pháp tính giá thực tế VL-CCDC xuất kho nêu trên có nội dung, ưu nhược điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình độ của các bộ phận kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp tính, đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán. III/ Kế toán chi tiết VL-CCDC: 1. Chứng từ sử dụng: Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán ci tiết VL-CCDC phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ VL-CCDC và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐKT ngày 01-11-1995 của bộ trưởng Bộ TC, các chứng từ kế toán về VL-CCDC bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-84) - Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước trong các doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)... và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ, theo đúng quy định của mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ kế toán về VL-CCDC phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời các bộ phận, cá nhân có liên quan. 2. Sổ kế toán chi tiết VL-CCDC: Để kế toán chi tiết VL-CCDC, tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL (CCDC) - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư Sổ (thẻ) kho (mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng N-X-T kho của từng thứ VL - CCDC theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số VL - CCDC, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình N-X-T hàng ngày về mặt số lượng. Thủ kho được dùng để thanh toán ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Còn số (thẻ) kế toán chi tiết, số đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng ngày N-X-T kho VL - CCDC về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất, các bảng luỹ kê tổng hợp N-X-T kho VL - CCDC phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết VL - CCDC: Việc ghi chép, phương án của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: 3.1. Phương pháp thẻ song song: Nội dung của phương pháp thẻ kho: * ở kho: việc ghi chép tình hình N-X-T kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhập chứng từ nhập, xuất VL - CCDC, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tiền khi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ (hoặc do kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ VL - CCDC cho phòng kế toán. * ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL - CCDC để ghi chép tình hình N-X-T kho theo chi tiết hiện vật và giá trị. Cơ sở để ghi sổ (thẻ) chi tiết VL - CCDC là các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên sau khi cũng đã được kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ. Sổ chi tiết VL - CCDC có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết VL - CCDC vào bảng kê tổng hợp N-X-T kho VL - CCDC theo từng nhóm, loại VL - CCDC... Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp thẻ II theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp thẻ II (1) (1) Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL - CCDC (2) (4) (3) Bảng tổng tổng hợp N - X - T kho VL - CCDC Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi chú: Với cách ghi chép và kiểm tra đối chiếu như trên, phương pháp thẻ II có ưu nhược điểm sau: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Phương pháp thẻ II được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại VL - CCDC, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) N-X ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sổ chi tiết vật liệu - Ngày lập sổ: - Tên - Đơn vị tính: Danh điểm: CT Nhập Xuất Tồn S N Diễn giải SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: * ở kho: theo phương pháp số đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho như phương pháp thẻ II. * ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình N-X-T của từng thé VL - CCDC theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ VL - CCDC trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sổ thẻ kho Chứng từ xuât Chứng từ nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Ghi hàng ngày Ghi chú: Ghi cuối tháng Đối chiếu Sổ đối chiếu luân chuyển có ưu, nhược điểm sau: - Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm hết do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. Phương pháp này áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ N-X không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi kế toán tình hình N-X hàng ngày. 3.3. Phương pháp sổ số dư: * ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho và ghi chép tình hình N-X-T kho VL - CCDC về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi số tiền kho đã tính được trên thẻ kho (về lượng) vào sổ số dư - cột số lượng. * ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để ghi sổ tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Trước hết căn cứ vào chứng từ nhập - xuất, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ các bảng kê này lập bảng tổng hợp N-X-T kho theo từng nhóm loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng ghi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật liệu công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị đỏ ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp N-X-T và số liệu của kế toán tổng hợp. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ số dư ở sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phương pháp sổ số dư Sổ số dư Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng kê xuất Bảng kê nhập Bảng kê tổng hợp N - X - T Đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Ghi chú: Phương pháp sổ số dư có ưu, nhược điểm sau: - Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. - Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nêu qua số liệu kế toán không thể biết trước số liệu có và tình hình tăng giảm của từng thứ VL - CCDC mà phải xem xét số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra, việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn. Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập - xuất) về nhập xuất VL - CCDC diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình N-X-T kho, yêu cầu và trình tự quản lý trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. IV. Nội dung công tác kế toán tổng hợp nhập - xuất VL - CCDC: VL - CCDC là tài sản lưu ._.động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng hoá tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp KKĐK. - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, giá thường xuyên, liên tục tình hình N-X-T kho các loại vật liệu công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá... Trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ N-X hàng của kho. Như vậy việc xác định giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Phương pháp Kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, ôtô... - Phương pháp KKĐK hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phương án giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị VL - CCDC xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp, không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế VL - CCDC tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy trên tài khoản kế toán tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối tượng, các nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất sản phẩm, cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp... Hơn nữa trên tài khoản kế toán tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ô... (nếu có). Phương pháp KKĐK được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. Như vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp tiến hành kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và KKĐK không có gì khác nhau. Mà sự khác nhau ở đây là ở góc độ kế toán tổng hợp, ở việc mở các tài khoản, sổ kế toán để theo dõi tình hình N-X và xác định giá trị hàng tồn kho trên các tài khoản. A/ Kế toán tổng hợp VL - CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1. Tài khoản kế toán sử dụng: * TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để ghi chép số liệu có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 152 có kết cấu như sau: TK 152 - Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị - Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho - Giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (theo phương pháp KKĐK) - Chiết khấu hàng mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại - Kiểm kê giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ: giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2, cấp 3... để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. TK 152 - Nguyên vật liệu 1521 - Nguyên vật liệu chính 1522 - nguyên vật liệu phụ 1523 - Nhiên liệu 1524 - Phụ tùng thay thế 1526 - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản 1528 - Vật liệu khác * TK 153 - Công cụ dụng cụ TK 153 dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm công cụ dụng cụ theo giá thực tế, với kết cấu như sau: TK 153 - Giá thực tế công cụ dụng cụ nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị - Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất kho - Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo phương pháp KKĐK) - Chiết khấu hàng mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại - Các nghiệp vụ làm giảm giá trị công cụ dụng cụ - Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ (phương pháp KKĐK) Dư nợ: giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho TK 153 có các TK cấp 2 sau: 1531 - Công cụ dụng cụ 1532 - Bao bì luân chuyển 1533 - Đồ dùng cho thuê. * TK 331 - Phải trả người bán. TK này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. TK 331 có kết cấu như sau: TK 331 - Số tiền đã thanh toán cho người bán và người nhận thầu - Số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu - Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng. - Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. - Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của sổ hàng về chưa có hoá đơn khi có hoá đơn hoặc thông báo chính thức. - Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả - Số tiền ứng trả trước cho người bán, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá lao vụ - Dư cuối kỳ (nếu có): số tiền đã ứng trả trước hoặc trả thừa cho người bán, người nhận thầu - Dư cuối kỳ: số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu. TK 331 được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán, người nhận thầu. Khi lập bảng CĐKT số dư chi tiết bên nợ được ghi vào chỉ tiêu trả trước cho người bán (mã số 132), số dư chi tiết bên có được ghi vào chỉ tiêu phải trả cho người bán (mã số 313). * TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường TK này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp. TK 151 có kết cấu như sau: TK 151 - Giá trị hàng đang đi đường. - Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ) - Giá trị hàng đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao các đối tượng sử dụng hay khách hàng. - Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ (theo phương pháp KKĐK) SDCK: giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho (giá mua có thuế VAT, hoặc không có thuế VAT) Từ 1/1/99 luật thuế giá trị gia tăng (VAT) được ban hành. Thuế giá trị gia tăng được tính trên phần gia tăng của hàng hoá dịch vụ từ khâu sản xuất đến khâu tiêu dùng. Thuế giá trị gia tăng được chia làm 2 loại: đầu vào, đầu ra. * TK 133 TK 133 phản ánh thuế giá trị gia tăng phải nộp, nó có 2 TK cấp 2 là: TK 1331: thuế giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ. TK 1332: thuế giá trị gia tăng của BCĐ. TK 133 SDĐK: phương án thuế giá trị gia tăng chưa được khấu trừ, chưa được hoàn thuế Phát sinh: - Phát sinh kỳ trước Phát sinh: - Thuế giá trị gia tăng đã được khấu trừ - Thuế nhập khẩu - Thuế giá trị gia tăng không được khấu trừ - Thuế giá trị gia tăng đã được hoàn (đã nhận được tiền) - Thuế giá trị gia tăng của hàng mua bị trả lại. SDCK: Phương án thuế giá trị gia tăng đã được khấu trừ hoặc đã được hoàn thuế * TK 333: TK 333 phản ánh thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, nó có 1 tài khoản cấp 2: TK 3331 TK 333(1) - Thuế GTGT đã được khấu trừ - Thuế GTGT đã nộp - Phản ánh VAT đầu ra - Thuế GTGT được miễn giảm - Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Dư nợ: Đã nộp Dư có: còn phải nộp * Ngoài các TK trên kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như TK 111, 112, 141, 128, 222, 241, 411, 627, 641, 642... 2. Phương pháp kế toán tổng hợp các trường hợp tăng VL - CCDC (nhập kho) 2.1. Tăng do mua ngoài: - Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: kế toán căn cứ vào phiếu nhập và hoá đơn để ghi: Nợ TK 152, 153 (chi tiết liên quan) Nợ TK 133 (thuế VAT) Có TK 111, 112, 141 (trả tiền ngay) Có TK 331, 311, 341 (chưa thanh toán, mua bằng tiền vay...) - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn. Nếu trong tháng hàng về nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo giá tạm tính. Nợ TK 152, 153 (chi tiết liên quan) Nợ TK 133 giá tạm tính Có TK 331 Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa giá ghi trên hoá đơn với giá tạm tính. + Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính: Nợ TK 152, 153 Có TK 331 Ghi đen + Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính: Nợ TK 152, 153 Có TK 331 Ghi đỏ hoặc có thể tiến hành như sau: Nợ TK 152, 153 Có TK 331 Ghi đỏ theo giá tạm tính Sau đó sẽ ghi: Nợ TK 152, 153 theo giá hoá đơn Có TK 331 - Trường hợp hàng đang đi đường: Nếu trong tháng nhận được hoá đơn, mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 111, 112, 141, 331 Khi hàng về (nhập kho hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất, khách hàng) Nợ TK 621, 627, 641 Nợ TK 632 Nợ TK 157 Có TK 151 - Các chi phí liên quan đến mua VL - CCDC (vận chuyển, bốc dỡ...) Nợ TK 152, 153 (chi tiết liên quan) Có TK 111, 112, 331... - Khi thanh toán cho người bán số chiết khấu mua hàng được hưởng, ghi: Nợ TK 331 Có TK 152, 153 Có TK 111, 112, 141 - Hàng mua giảm giá, trả lại (do chất lượng kém, sai quy cách theo hợp đồng) Nợ TK 331 Có TK 152, 153 2.2. Tăng do nhập kho VL - CCDC tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến. Nợ TK 152, 153 Có TK 154 (chi tiết tự gia công chế biến) Có TK 154 (chi tiết thuê ngoài gia công chế biến) 2.3. Tăng do nhập vốn góp liên doanh của đơn vị khác, được cấp phát, quyên tặng: Nợ TK 152, 153 Có TK 411 (4112) 2.4. Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê: Khi kiểm kê phát hiện thừa tuỳ từng nguyên nhân đã xác định, kế toán như sau: - Nếu xác định là của doanh nghiệp: Nợ TK 152, 153 Có TK 338 (1) Khi có quyết định xử lý: Nợ TK 338 (1) Có TK liên quan - Nếu xác định VL - CCDC thừa không phải của doanh nghiệp, kế toán phản ánh giá trị VL - CCDC thừa vào TK002 - vật tư hàng hoá nguyên liệu giữ hộ, gia công hộ. 2.5. Tăng do chuyển TSCĐ thành công cụ dụng cụ - Nếu tài sản cố định còn mới: Nợ TK 153 Có TK 211 - Nếu tài sản cố định đã sử dụng: Nợ TK 142 (1): Giá trị còn lại Nợ TK 214: Giá trị hao mòn Có TK 211: nguyên giá Đồng thời ghi: Nợ TK 4111 Có TK 4112 2.6. Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh: Nợ TK 152, 153 Có TK 128, 222 2.7. Tăng do đánh giá lại: Nợ TK 152, 153 Số chênh lệch tăng Có TK 412 3. Phương pháp kế toán tổng hợp giảm VL - CCDC (xuất kho) VL - CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do xuất dùng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng, bộ phận sản xuất, phục vụ cho nhu cầu bán hàng, nhu cầu quản lý doanh nghiệp và một số nhu cầu khác, góp vốn liên doanh, nhượng bán, cho thuê... kế toán phải phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng VL - CCDC tính toán chính xác giá thực tế xuất dùng theo phương pháp tính đã đăng ký và phân bổ đúng đắn vào các đối tượng sử dụng. Tuy VL - CCDC đều là tài sản cố định của doanh nghiệp, nhưng do có sự khác nhau và đặc điểm của chúng khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu xuất dùng có sự khác nhau nhất định so với phương pháp kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ xuất dùng. 3.1. Phương pháp kế toán tổng hợp giảm vật liệu: - Xuất kho vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, căn cứ vào giá thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 621: dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm Nợ TK 627 (2): dùng cho phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất. Nợ TK 641 (2): dùng cho nhu cầu bán hàng Nợ TK 642 (2): dùng cho quản lý chung toàn doanh nghiệp. Nợ TK 214 (2413, 2412): dùng cho sửa chữa tài sản cố định, cho xây dựng cơ bản Có TK 152 (chi tiết liên quan) - Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuế ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154 (chi tiết liên quan) Có TK 152 - Xuất vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác: căn cứ vào giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh quyết định và giá thực tế (giá trị ghi sổ) vật liệu xuất góp đều xác định chênh lệch, nếu: + Giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 128, 222: giá trị vốn góp Có TK 412: chênh lệch tăng Có TK 152: giá thực tế vật liệu + Giá trị vốn góp nhỏ hơn giá thực tế vật liệu: Nợ TK 128, 222 - giá trị vốn góp Nợ TK 412 - chênh lệch giảm Có TK 153 - giá thực tế vật liệu - Xuất bán, cho vay: căn cứ giá thực tế số vật liệu xuất bán hoặc cho vay, ghi: Nợ TK 632, 138 (8) Có TK 152 - Giảm do mất mát, thiếu hụt, mọi trường hợp phát hiện vật liệu bị thiếu hụt, mất mát trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản thì phải xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm vật chất. + Nếu do ghi chép nhầm lẫn, cân đo đong đếm sai cần phải điều chỉnh sổ kế toán cho đúng với số thực tế theo phương pháp chữa sổ quy định: Nợ TK liên quan Có TK 152 + Nếu thiếu hụt trong định mức được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 Có TK 152 + Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm gây nên: Nợ TK 111: số bồi thường vật chất đã thu. Nợ TK 334: trừ vào tiền công. Nợ TK 138 (8): số bồi dưỡng phải thu Có TK 152 + Nếu chưa rõ nguyên nhân, phải chờ xử lý: Nợ TK 138 (1) Có TK 152 Khi có quyết định xử lý, tuỳ trường hợp cụ thể ghi: Nợ TK liên quan Có TK 138 (1) - Giảm do đánh giá lại: Nợ TK 412 Có TK 152 3.2. Phương pháp kế toán tổng hợp xuất dùng công cụ dụng cụ: Việc tính toán, phân bổ giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh có thể thực hiện một lần hoặc nhiều lần tuỳ thuộc vào giá trị và thời gian sử dụng của công cụ dụng cụ. Trường hợp phân bổ một lần, khi xuất dùng căn cứ vào giá thực tế tính được tập hợp trực tiếp vào các đối tượng sử dụng. Trường hợp phân bổ nhiều lần, khi xuất dùng căn cứ vào giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng để tập hợp vào bên nợ TK 142 (1), sau đó căn cứ vào số kỳ cần phân bổ để tính ra số phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ. Dưới đây là một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến xuất dùng công cụ dụng cụ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh; - Đối với những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ; tính một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh Nợ TK 627 (3) Nợ TK 641 (3) Nợ TK 642 (3) Có TK 153 (1531, 1532) - Đối với những công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê có giá trị lớn sử dụng cho nhiều kỳ kinh doanh. Nợ TK 142 (1) Có TK 153 (1531, 1532, 1533) giá thực tế xuất dùng cho thuê. Căn cứ vào số phân bổ cho từng kỳ: Nợ TK liên quan: TK 627, 641, 642 (chi tiết liên quan) Nợ TK 821 Có TK 142 (1) Riêng đối với số đồ dùng cho thuê còn phải phản ánh số thu về cho thuê và việc nhận lại các đồ dùng cho thuê. + Số thu về cho thuê. Nợ TK 111, 112 Có TK 511 (3) Có TK 721 + Khi nhận lại công cụ dụng cụ cho thuê: Nợ TK 153 (3) Có TK 142 (1): Giá trị còn lại chưa tính vào chi phí Các nghiệp vụ khác về góp vốn liên doanh, nhượng bán, mát mát, thiếu hụt... công cụ dụng cụ cũng được kế toán tương tự như đối với vật liệu. Kế toán tổng hợp tình hình tăng giảm VL - CCDC theo phương pháp KKTX được khái quát theo sơ đồ TK kế toán sau: TK 151 TK 152, 153 Nhập kho hàng đi đường kỳ trước TK 111, 112, 141, 311, 331 TK 133 Thuế VAT Nhập kho do mua ngoài TK 333 Thuế nhập khẩu TK 411 Phần vốn góp liên doanh, cổ phần TK 154 Nhập kho do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến TK 128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 338 (1) Phát hiện thừa khi kiểm kê TK 338 (1) TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 621 Xuất dùng trực tiếp cho SX, chế tạo Sản phẩm TK 627, 641, 642, 241 Xuất kho phục vụ quản lý., SX, bán hàng, QLDN, XDCB TK 142 (1) CCDC phân bổ nhiều lần Phân bổ dần vào CFSXKD TK 632(157) Xuất bán TK 154 Xuất tự chế hoặc gia công chế biến TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh TK 138 (1) Phát hiện thiếu khi kiểm tra TK 142 Chênh lệch giảm do đánh giá lại Pha B) Kế toán tổng hợp VL-CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 1. Tài khoản kế toán sử dụng: * TK 152, 153: khác với phương pháp kê khai thường xuyên, đối với các DN kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 152, 153 (cả TK 151) không dùng để theo dõi tình hình nhập-xuất trong kỳ mà chỉ dùng để cuối kỳ kết chuyển giá trị thực tế VL-CCDC & hàng mua đang đi đường vào TK 611 - mua hàng - TK 611 - mua hàng: TK này dùng để phá giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào sản xuất dùng trong kỳ. Tài khoản mua hàng có kết cấu như sau: TK 611 - Kết chuyển giá thực tế vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ - giá thực tế vật tư, hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ - giá thực tế vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ - giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ. - giá thực tế hàng hoá đã gửi bán chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ. TK 611 không có số dư và được mở thành 2 TK cấp 2: - 6111: mua NVL - 6112: mua hàng hoá Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các TK liên quan khác như phương pháp KKTX 2. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: 2.1. Căn cứ giá thực tế VL-CCDC hàng mua đang đi đường tồn cuối kỳ trước để kết chuyển vào TK 611(1) lúc đầu kỳ này. Nợ TK 611(1) Có TK 152, 153, 151 2.2. Trong kỳ khi mua VL-CCDC căn cứ hoá đơn và các chứng từ liên quan khác ghi sổ như sau: - Giá thực tế VL-CCDC nhập kho: Nợ TK 611(1) Có TK 111, 112, 141 - trả tiền ngay Có TK 331 chưa trả tiền Có TK 311, 341: mua bằng tiền vay - Chiết khấu hàng mua được hưởng: Nợ TK 331 Có TK 611(1) - Giá trị hàng mua trả lại do không đúng với qui định trong hợp đồng Nợ TK 111, 112 (nếu thu lại ngay) Nợ TK 138(8) (chưa thu được ngay) Nợ TK 331 (trừ vào nợ) Có TK 611 (1) - Gía trị hàng mua trả lại - Khoản giảm giá hàng mua (do hàng mua không đúng qui cách, phẩm chất...) cũng được hạch toán tương tự: Nợ TK liên quan: 111, 112, 138(8), 331 Có TK 611(1): số giảm giá 2.3. Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê VL - CCDC, kế toán xác định giá thực tế VL - CCDC xuất dùng trong kỳ như sau: = + - Để xác định được giá trị thực tế của số VL-CCDC xuất dùng cho từng nhu cầu đối tượng: cho sản xuất sản phẩm, mất mát, hao hụt... kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất. Các nghiệp vụ lúc cuối kỳ được ghi sổ như sau: - Kết chuyển giá thực tế VL-CCDC tồn cuối kỳ: Nợ TK 152, 153 Có TK 611(1) - Giá thực tế VL-CCDC xuất dùng cho SXKD, xuất bán: Nợ TK 621 - xuất cho SXKD Nợ TK 632 - xuất bán Có TK 611(1) - Giá thực tế VL-CCDC thiếu hụt, mất mát, căn ứ vào biên bản quyết định xử lý ghi: Nợ TK 138(1) Nợ TK 111 Nợ TK 334 Có TK 611(1) Phương pháp kế toán VL-CCDC theo phương pháp KKĐK có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán VL-CCDC theo phương pháp định kỳ Giá thực tế tồn cuối kỳ Đánh giá giảm TK 412 Thiếu hụt, mất mát 138, 111, 334 Xuất bán 632 Xuất dùng cho SXKD TK 621 hướng giảm giá hàng mua trả lại chiết khấu hàng mua được TK 151, 152, 153 Đánh giá tăng TK 412 phần, cấp phát TK 411 Thuế nhập khẩu TK 333 Mua chưa trả tiền thanh toán Số tiền đã TK 331, 311, 341 Mua trả tiền ngay TK 111, 112 Kết chuyển giá thực tế tồn đầu kỳ TK 611 (1) TK 151, 152, 153 TK 331, 111,112,138 Nhận vốn góp, cổ Phần thứ hai: Thực trạng tổ chức công tác kế toán VL-CCDC ở công ty cầu 3 Thăng Long I- Đặc điểm tình hình chung của Công ty Công ty cầu 3 Thăng Long là một đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt động theo phương thức hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ và có quyền trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế. Đồng thời tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Công ty có trụ sở đóng tại: xã Hải Bối - huyện Đông Anh - Hà Nội Mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thăng Long, số tài khoản là 73001-00011 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Cầu 3 Thăng Long (trước đây là XNXD cầu 3) là doanh nghiệp nhà nước được thành lập ngày 15/10/1969 thuộc Tổng cục Đường sắt với nhiệm vụ bảo đảm giao thông trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ cứu nước. Đến năm 1974 Bộ Giao thông vận tải quyết định chuyển về liên hiệp các xí nghiệp XD cầu Thăng Long (nay là Tổng Công ty XD Thăng Long). Ngày 3/1/1995 Công ty Cầu 3 Thăng Long được nhà nước công nhận là doanh nghiệp nhà nước loại I với quyết định số 03 QĐ/TCCB-LĐ. Tháng 3/1997, sau gần 3 năm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã được Bội GTVT ra quyết định duyệt ngày 1/1/1992 là: 2698 triệu đồng, với ngành nghề kinh doanh chính là: - XD mới các cầu đường bộ, đường sắt - XD cảng sông, cảng biển và sân bay - XD các công trình công nghiệp và dân dụng - Thi công nền móng đặc biệt như: cầu Thăng Long, cầu bến Thuỷ, cầu sông Gianh, cầu sông Mã, cầu Lai Vu Hải Dương, cảng dầu Cát Lái, cảng Lotu TP HCM, nhà ga sân bay quốc tế Nội Bài... Hiện nay Công ty Cầu 3 Thăng Long đang xây lắp một số công trình như: cầu Quang Trung - Cần Thơ, cầu Săng Trắng - Cần Thơ, cầu Trường Xuân - Quảng Ngãi, cầu Chợ Thượng - Hà Tĩnh, cầu Hàm Rồng - Thanh Hoá, cầu Đoan Vũ - Ninh Bình, cầu Vát - Hải Dương, cầu Đáp Cầu - Bắc Giang... Ngoài những công trình lớn trên, Công ty còn tham gia XD các công trình cầu ở các vùng nông thôn trên phạm vi toàn quốc nhằm thúc đẩy kinh tế vùng nông thôn miền núi phát triển theo nhịp độ phát triển của đất nước. Năm 1989 cùng với việc nhà nước xoá bỏ cơ chế tập trung quan liệu bao cấp, Công ty Cầu 3 Thăng Long đã nhanh chóng tổ chức lại sản xuất, kiện toàn lại cơ cấu tổ chức, tiếp cận với thị trường, tham gia các hoạt động đấu thầu kể cả trong nước và quốc tế đầu tư công nghệ và thiết bị phù hợp với điều kiện của Công ty, không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, sử dụng và khai thác tối đa nguồn vật tư, lao động và thiết bị sẵn có để đưa vào quá trình SXKD tạo hiệu quả kinh tế. Mặt khác, tăng cường sự liên doanh liên kết nhằm tăng cường sức mạnh trong việc tham gia dự thầu xây lắp các công trình. Nhờ có sự phấn đấu vươn lên trong những năm qua, trong cơ chế thị trường, Công ty đã tiếp thu được nền KH kỹ thuật hiện đại của ngành cầu đường Việt Nam, có đội ngũ công nhân lành nghề, có lực lượng cán bộ kỹ thuật, quản lý kinh tế vững mạnh, thiết bị được đổi mới, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao. Điều đặc biệt là khi mới thành lập Công ty chỉ có một lượng vốn nhỏ do ngân sách nhà nước cấp. Đến nay đã có một lượng tài sản đồ sộ - không những được bảo toàn mà còn được phát triển ngày càng lớn hơn, cụ thể: Tổng tài sản: 60.052.941.082 đồng. Trong đó: TSLĐ & ĐTNH: 46.371.278.865 đồng TSCĐ & ĐTDH: 13.681.622.217 đồng Một số chỉ tiêu chủ yếu được thể hiện qua các năm Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 1997 Năm 1998 Năm 1999 Tổng sản lượng đồng 44.100.000.000 61.159.000.000 95.015.000.000 Tổng doanh thu đồng 37.053.929.045 57.428.253.186 76.012.236.152 Nộp ngân sách đồng 1.297.566.597 1.855.210.850 5.072.236.000 Bình quân thu nhập người/tháng đồng 1.036.000 1.100.000 1.200.000 Tổng số CBCNV người 557 685 685 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất tại Công ty Cầu 3 Thăng Long Công ty Cầu 3 Thăng Long là một đơn vị XD cơ bản ngành cầu, với ngành nghề chính là XD các công trình giao thông trên phạm vi toàn quốc như cầu, cảng, đường bộ... Với năng lực và thiết bị máy móc hiện có của mình, công ty đã được Bộ và cơ quan chủ quản giao cho thi công những hạng mục công việc khó khăn nhất trong công việc XD các công trình cầu như: thi công các trụ cầu giữa sông sâu, thi công các dầm khung T có khẩu độ lớn, thi công dầm bê tông liên tục bằng phương pháp đúc hàng... Do đó, đặc điểm sản xuất của công ty là: - Giá trị công trình lớn - Sản phẩm được XD theo đơn đặt hàng - Sản phẩm đơn chiếc - Thời gian thi công kéo dài - Tỷ trọng TSCĐ và NVL chiếm từ 70%-80% giá thành công trình. - Thiết bị thi công không cố định tại chỗ mà phải di chuyển liên tục từ vị trí này sang vị trí khác dẫn đến việc quản lý điều hành rất phức tạp. - Thiết bị thi công đa dạng ngoài những thiết bị thông thường còn phải có những thiết bị đặc chủng mới thi công được như: búa đóng cọc, xe tải có trọng tải lớn, thiết bị nổi đóng cọc canô, xà lan, hệ phao cần cẩu, các thiết bị khác... - Ngoài ra Công ty còn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khách quan trong quá trình thi công như: + Chịu ảnh hưởng của chính sách chế độ của nhà nước, do quá trình thi công kéo dài, tình hình thiếu vốn trầm trọng, các công trình có vốn đầu tư nước ngoài thì áp dụng giá cố định trong khi đó giá cả vật tư hàng hoá biến động thất thường đã làm ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của Công ty. 3. Quy trình công nghệ sản xuất Vì sản phẩm của công ty được sản xuất theo đơn đặt hàng, do đó quá trình sản xuất được tiến hành theo công đoạn bao gồm các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị sản xuất bao gồm: lập dự toán công trình, lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua sắm vật liệu, chuẩn bị vốn... để thi công công trình và các trang thiết bị chuyên ngành phục vụ cho việc thi công. Bước 2: Thi công XD, quá trình thi công được tiến hành công đoạn điểm dừng kỹ thuật, mỗi lần kết thúc 1 giai đoạn lại tiến hành nghiệm thu. Bước 3: Hoàn thiện công trình, bàn giao cho chủ đầu tư đưa vào sử dụng. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất tại Công ty Cầu 3 Thăng Long a) Tổ chức bộ máy quản lý (Theo sơ đồ trang) * Giám đốc: Là người chỉ huy cao nhất, lãnh đạo trực tiếp và chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước cơ quan chủ quản về mọi hoạt động SXKD của đơn vị mình, điều động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch, đồng thời là người đại diện cho Công ty ký kết các hợp đồng. * Các phó giám đốc: Là người tham mưu cho giám đốc về mọi hoạt động trong Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc những việc mình phụ trách. * Phòng kỹ thuật: - Tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật nhận thiết kế, trên cơ sở đó lập biện pháp thi công cụ thể cho từng công trình và từng hạng mục công trình. Lập công nghệ chi tiết, phát hiện những sai sót trong thiết kế để xử lý, đồng thời giám sát công trình thi công, đảm bảo chất lượng công trình. - Tổ chức lập biện pháp thi công, lập dự toán công trình, khai thác các nguồn lực sẵn có của Công ty phục vụ cho thi công như: vật tư, máy móc, thiết bị... - Lập tiêu lượng định mức vật tư thiết bị giao cho phòng vật tư thiết bị tổ chức thực hiện trước khi khởi công công trình. - Tổng hợp tài liệu, lập hồ sơ hoàn công, nghiệm thu thanh toán công trình. * Phòng kế hoạch: - Lập các kế hoạch tháng, quý, năm, tiến độ thi công, tham mưu điều hành sản xuất theo kế hoạch, lập dự tón kinh tế. - Tổ chức giao khoán, lập kế hoạch điều động thiết bị cho các công trình đảm bảo phù hợp với tiến độ thi công. - Tổ chức công tác thống kê, thông tin kinh tế, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch. Đồng thời phối hợp với các phòng ban có liên quan để làm thủ tục bàn giao, thanh toán khi hoàn thành công trình. * Phòng tài vụ - (tài chính - kế toán) Nhiệm vụ chính của phòng là chấp hành các chế độ chính sách pháp luật của nhà nước trong doanh nghiệp, sử dụng đúng mục đích có hiệu quả các nguồn vốn. - Giúp giám đốc quản lý kinh tế và thực hiện giám sát bằng đồng tiền quá trình SXKD. - Tổ chức luân chuyển chứng từ, kiểm tra chứng từ, cập nhật lên bảng kê và hạch toán kế toán. Vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế toán thống kê nhà nước ban hành. Đồng thời làm báo cáo quyết toán hàng năm, quí, báo cáo với nhà nước. - Giải quyết vốn phục vụ cho sản xuất kịp thời, thanh quyết toán khối lượng công trình. - Lập các kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư XDCB, kế hoạch mua sắm TSCĐ, trích khấu hao & sử dụng quỹ khấu hao của công ty. - Thanh toán với ngân hàng, ngân sách và các đối tượng có liên quan đến hoạt động tài chính của Công ty. * Phòng vật tư thiết bị: - Tham mưu cho giám đốc chuẩn bị vật tư và thiết bị phục vụ sản xuất theo định mức và tiên lượng của từng công trình do phòng kỹ thuật cấp. Mua và cấp phát vật tư theo kế hoạch và định mức được duyệt, thu hồi vật tư thiết bị của các công trình đã hoàn thành. - Phân cấp quản lý vật tư thiết bị cho các đội sản xuất - Điều động vật tư thiết bị theo tiến độ thi công - Quản lý quá trình sử dụng vật tư thiết bị tại kho và các công trình - Lập kế hoạch bảo dưỡng trung tu và đại tu thiết bị - Xác định mức cấp phát nhiên liệu - Kiểm tra lập kế hoạch thanh lý TSCĐ - Thanh lý quyết toán vật tư thiết bị * Phòng tổ chức: - Xây dựng nội quy, quy chế cho công tác quản lý, xác định chế độ công tác, làm việc và mối quan hệ công tác giữa các bộ phận trong Công ty. - Thi hành các chính sách, chế độ với CBCNV - Quản lý hồ sơ CBCNV, chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng thôi việc, đề bạt khen thưởng... để giám đốc ra quyết định. b) Tổ chức bộ máy sản xuất tại các đơn vị thi công. Do sản phẩm của Công ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng. Vì vậy, Công ty Cầu 3 Thăng Long tổ chức các bộ phận sản xuất thành các đơn vị xây lắp tổng hợp có thể đảm nhiệm tất cả các phần công việc của một công trình, đứng đầu là chỉ huy trưởng công trình chịu trách nhiệm điều hành sản xuất theo khối lượng công việc được giám đốc giao, quản lý toàn bộ tài sản của đơn vị mình và chịu trách nhiệm vật chất về tài sản của đơn vị trước giam đốc Công ty. Lãnh đạo Công ty trực tiếp chỉ đạo các đơn vị xây lắp, các đơn vị này nhận nhiệm vụ và triển khai thực hiện theo sự điều hành của ban giám đốc Công ty. Khi hợp đồng kinh tế được thực hiện, giám đốc giao nhiệm vụ cụ thể cho một đơn vị xây lắp thực hiện thi công, đồng thời cung cấp cho đơn vị đầy đủ các yếu tố của quá trình sản xuất như: vốn, vật tư, thiết bị, nhân công... đảm bảo cho công trình được hoàn thành đúng tiến độ và bảo đảm chất lượng thiết kế. 5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm ngành nghề sản xuất diễn ra trên địa bàn rộng nên Công ty Cầu 3 Thăng Long tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, nghĩa là: toàn bộ công tác kế toán của Công ty được làm tập trung trên phòng kế toán từ khâu xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và phân tích số liệu. Bên cạnh đó ở mỗi đơn vị sản xuất được bố trí một nhân viên thống kê với nhiệm vụ: thống kê tình hình hiện có và sự biến động của toàn bộ tài sản của đơn vị mình về mặt số lượng để phục vụ cho công tác kế toán và quản lý kinh tế của Công ty. Định kỳ cuối tháng gửi các báo cáo về phòng kế toán công ty như: - Báo cáo về lao động tiền lương - Báo cáo về thực hiện kế hoạch sản lượng - Báo cáo về tình hình mua bán sử dụng vật tư - Báo cáo về tình hình sử dụng máy móc thiết bị. Đồng thời thu thập tổng hợp các chứng từ gốc liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gửi về phòng kế toán để tiế._.