Tổ chức kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty cơ điện Trần Phú

, là tài sản lưu động dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Đặc điểm chủ yếu của NVL: + NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doang nghiệp may mặc. + Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. + Chi phí về NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trưng riêng trong công tác hạch toán NVL trong các doanh nghiệp, đồng thời đặt ra yêu cầu tăng cường công tác quản lý, sử dụng NVL để đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, các doanh nghiệp cần đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý NVL. 2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Một trong những yếu tố góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm là việc quản lý tốt vật liệu. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp phải tiến hành quản lý NVL toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng. ở khâu thu mua: NVL thường đa dạng về chủng loại, mỗi loại vật liệu có tính chất hoá lý khác nhau, công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau nên quá trình thu mua phải đáp ứng đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, giảm thiểu hao hụt. Đồng thời, phải quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất hoá lý của mỗi loại vật liệu. Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chất hoá lý giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm ảnh hưởng đến chất lượng của nhau. ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần phải xác định được mức độ dự trữ tối thiểu, tối đa dể đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. ở khâu sử dụng: Việc sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi có ỹ nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp. Tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh cần được tiến hành chính xác, đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những điều kiện nhất định. Đó là doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết. Phải bố trí thủ kho, nhân viên bảo quản đầy đủ và có khả năng nắm vững việc thực hiện ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra nhập xuất tồn vật liệu. Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi loại vật liệu, doanh nghiệp cần xác định mức tiêu hao vật liệu sát thực tế vì đó là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu không những phải đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến. Mặt khác, doanh nghiệp cần phải được thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật tư, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và mở sổ hạch toán tổng hợp vật liệu. Đồng thời, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp cũng như ở từng phân xưởng, tổ đội sản xuất. Quản lý chặt chẽ vật liệu một cách toàn diện là nôi dung quan trọng công tác quản lý tài sản doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, việc hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, qua đó góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm. 3. Nhiệm vụ hạch toán Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất- kinh doanh của một doanh nghiệp, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của NVL(tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho NVL). Tính giá vật liệu nhập kho và xuất dùng. áp dụng đúng đắn và nhất quán các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để phản ánh tình hình biến động từng loại NVL. Kế toán NVL cần hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu: lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ thẻ chi tiết. Thường xuyên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thẻ kho và số tồn thực tế. - Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu vật liệu thừa, thiếu hoặc ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể xẩy ra. - Xác định chính xác sổ lượng và giá thực tế NVL sử dụng, tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ giá trị vật liệu sử dụng cho từng đối tượng tính giá thành phải chính xác, phù hợp. - Định kỳ kế toán tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo chế độ Nhà nước quy định. Lập báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sủ dụng vốn. - Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp nhằm phát huy nhứng mặt làm được và khắc phục những mặt còn tồn tại góp phần nâng cao hiệu quả quản lý. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ hạch toán nói trên, một trong những công việc không thể thiếu là việc phân loại và tính giá NVL, qua đó góp phần cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL nói chung. II. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1.Phân loại NVL. Nguyên vật liệu sử dụng trong cc doanh nghiệp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như có tính năng hợp lý, hoá học rất khác nhau. Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL. Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và vai trò NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh là cách phân loại thông dụng nhất trong thực tế hạch toán NVL ở các doanh nghiệp. Theo đặc trưng này, NVL ở các doanh nghiệp bao gồm: - Nguyên vật liệu chính:Những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm( kể cả bán thành mua vào).Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. - Vật liệu phụ:Những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: Những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành loại một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường. - Phụ tùng thay thế:Những loại vật tư được sủ dụng cho hoạt động sữa chữa, bảo dưỡng và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. - Thiết bị và xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu và thiết bị( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm phục vụ hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Những vật liệu thu được trong quá trình hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài( phôi bào,vải vụn, gạch lát…). - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại các thưs chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng. Hạch toán NVL theo cách phân loại nói trên đáp ứng yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với loại NVL. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải hình thành sổ danh điểm vật liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL. Sổ danh điểm có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại trên, NVL còn được phân loại theo cách sau: Phân loại theo nguồn sỡ hữu: theo cách phân loại này, NVL bao gồm: Nguyên vật liệu tự có: Những NVL do doanh nghiệp mua săm, do nhận cấp phát, tặng thưởng, nhận góp vốn liên doanh Nguyên vật liệu giữ hộ hay nhận gia công: Những nguyên vật liệu do doanh nghiệp nhận giữ hộ, nhận gia công cho bên ngoài. Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng cho các loại vật liệu từ từng nguồn nhập khác nhau. Trên cơ sở đó đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Phân loại theo nguồn hình thành: theo cách phân loại này, NVL bao gồmL - Nguyên vật liệu mua ngoài: Những NVL do doanh nghiệp mua ngoài bằng tiền mặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng, mua chịu… Nguyên vật liệu tự sản xuất: Những sản phẩm của sản xuất chính, sản xuất phụ do doanh nghiệp sản xuất dùng làm nguyên vật liệu. - Nguyên vật liệu nhận cấp phát, nhận vốn góp: Những nguyên vật liệu do được cấp phát, nhận vốn góp. - Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác: Những nguyên vật liệu thu hồi từ phế liệu, từ thanh lý tài sản cố định, nhận tặng thưởng, viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Phân loại theo chức năng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: theo cách phân loại này, NVL bao gồm: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm - Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng: là các loại vật liệu phục vụ cho quá trình bán hàng - Nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình quản lý doanh nghiệp: các loại vật liệu như giấy Các cách phân loại nêu trên nói chung không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết NVL, gây khó khăn cho công tác tính giá thành. Vì vậy, cách phân loại NVL theo vai trò và công dụng kinh tế là ưu việt hơn cả. Trên cơ sở phân loại nêu trên, mỗi doanh nghiệp còn phải tiến hành tính giá NVL, đây là một công tác quan trọng và không thể trong việc tổ chức hạch toán NVL nói chung. 2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất. Về nguyên tăd, cũng như các loại hàng tồn kho, NVL hiện có trong các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo giá thực tế. Tuy nhiên, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày, doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình tăng giảm NVL nhưng vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập xuất NVL trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. 2.1 Tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế, Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế. Đây là chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có thể có được NVL, hay nói cách khác, là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp phát của doanh nghiệp để tạo ra vật chất. a. Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ: Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo nguồn nhập, cụ thể: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: các yếu tố để hình thành nên giá thựctế là: + Giá hoá đơn kể cả giá nhập khẩu(nếu có): - Nếu doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: Giá thực không bao gồm thuế GTGT đầu vầo - Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:Giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. + Chi phí thu mua:chi phí thực rế phát sinh như chi phí vận chuyển, bỗc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng…( chi phí này cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn). Đối với nguyên vật liệu gia công xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ… Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần: giá thực tế của NVL là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thừa nhận. Đối với nguyên vật liệu vay, mượn tạm thời của đơn vị khác: giá thực tế NVL nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó. Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: giá thực tế được tính theo đánh giá hoặc giá bán trên thị trường. b. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ: Việc tính giá thực tế NVL xuất kho phụ thuộc và đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng, danh điểm, số lần nhập xuất NVL, trình độ nhân viên kế toán, điều kiện kho tàng doanh nghiệp. Song nếu doanh nghiệp áp phương pháp tính gía nào thì phải theo nguyên tắc thống nhất trong hạch toán( nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng). Các phương pháp tính giá NVL xuất kho thường dùng là: Phương pháp giá thực tế đích danh(tính trực tiếp): Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô hay giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất vật liệu nào thì sẽ tính theo giá thực tế vật liệu đó. Ưu điểm: - Công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu. - Đây là phương pháp có thể coi là lý tưởng nhất, nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán: chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của vật tư xuất dùng cho sản xuất phù hợp với giá trị của thành phẩm mà nó tạo ra, và giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh theo giá thực tế của nó. Nhược điểm: Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ có thể áp dụng được khi hàng tồn kho có thể phân biệt, chia tách ra thành từng loại, từng thứ riêng rẽ. Điều kiện vận dụng: Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại NVL hoặc những NVL ổn định và nhận diện được Phương pháp nhập trước xuất trước (phương pháp FIFO). Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sỏ giả định là lô vật liệu nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, xuất số nhập trước hết rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của lô hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế của hàng xuất trước và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của hàng xuất trước và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế số hàng mua vào sau cùng trong kỳ. Ưu điểm: - Phương pháp này cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, cung cấp những thông tin hợp lý,đúng đắn về giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Phương pháp này gần đúng với luồng nhập- xuất hàng trong thực tế. Trong trường hợp vật tư được quản lý theo đúng hình thức nhập trước- xuất trướd, phương này gần giống với phương pháp giá thực tế đích danh và do đó sẽ phản ánh tương đối chính xác giá trị vật tư tồn kho và xuất kho. - Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho sẽ được phản ánh gần sát giá trị thị trường, vì giá trị hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị của vật tư được mua ở những lần mua sau cùng. - Đặc biệt, khi giá cả có xu hướng tăng lên thì áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp có được số lãi nhiều hơn so với khi sủ dụng các phương pháp khác, do giá vốn của hàng bán bao gồm giá trị của những vật tư mua vào từ trước với giá thấp. Nhược điểm: Phương pháp này làm doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại, vì doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật tư, hàng hoá đã được mua vào từ cách đó rất lâu. Điều kiện vận dụng: Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp nhập sau - xuất trước( phương pháp LIFO). Phương pháp này tính giá nguyên vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định là NVL nào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước. Vì vậy việc tính giá vật liệu xuất kho nhìn chung ngược với phương pháp nhập trước ở trên. Ưu điểm: - Phương pháp này làm cho khoản doanh thu hiện tại được phù hợp với khoản chi phí hiện tại, vì theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra giá trị bởi vật tư vừa mới được mua vào ngay gần đó. - Quan trọng hơn, trong khi giá cả có xu hướng tăng lên, phương pháp này sẽ giúp cho đơn vị kinh doanh giảm được thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước. Bởi vì, giá của vật tư mua vào sau cùng, thường cao hơn giá của vật tư được nhập trước tiên, sẽ được tính vào giá vốn và do đó, giảm lợi nhuận dẫn tới số thuế lợi tức phải nộp hoặc số thu nhập doanh nghiệp. Nhược điểm: - Phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật tư trong thực tế. Vật tư, hàng hoá thông thường được quản lý gần như theo kiểu nhập trước - xuất trước. Nhưng phương này giả định vật tư được giả định theo kiểu nhập sau- xuất trước. - Hơn nữa, với phương pháp này, chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật tư nhằm tính vào giá vốn hàng bán nhưng với chi phí cao. Điều này trái ngược với xu hướng quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả, giảm tối thiểu sô lượng hàng tồn kho nhằm cắt giảm chi phí quản lý hàng tồn kho. - Mặt khác, giá trị hàng tồn kho được phản ánh thấp hơn so với giá thực tế của nó. Bởi vì, theo phương pháp này, giá trị hàng tồn kho sẽ bao gôm giá trị của những vật liệu được nhập vào đầu tiên với giá thấp hơn so với giá hiện thời. Do giá trị hàng tồn kho được phản ánh thấp hơn so với giá thực tế. Điều này làm khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế. Phương pháp giá bình quân: Đây là phương pháp trung hoà giữa hai phương pháp trên, có ỹ nghĩa về mặt thực tế hơn là cơ sở lý thuyết, chính xác và dễ áp dụng nhất trong thực tiễn. Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ tính theo giá bình quân. Trong đó: Giá thực tế của NVL xuất kho == Giá đơn vị bình quân của 1 đơn vị NVL ** Số lượng NVL tồn kho + Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá đơn vị bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào số lượng NVL xuất dùng trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất dùng trong kỳ. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ - Ưu điểm: Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời, vừa chính xác vừa cập nhật. - Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá từng danh điểm NVL. Phương này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. + Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán tính giá thực tế NVL xuất kho theo tưng doanh điểm. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ này Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ này - Ưu điểm: Phương pháp cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán. - Nhược điểm: Độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc và tình hình biến động giá cả NVL, trường hợp giá cả thị trường NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý(tồn kho âm). + Phương pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: Với phương pháp trên, để tính được giá NVL đòi hỏi kế toán phải xác định lượng NVL xuất kho căn cứ vào chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ. Giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ = Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ * Đơn giá NVL nhập kho lần cuối 2.2 Tính giá NVL theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu thường diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó, việc hạch toán nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tếcủa nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Giá thực tế NVL xuất kho (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Hệ số giá NVL * Giá hạch toán NVL xuất kho Trong đó: Hệsốgiá NVL = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập kho trong kỳ Ưu điểm: Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Nhược điểm: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL ( nhiều danh điểm vật tư) và đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao. Những doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá hạch toán sử dụng bảng kế số 3 - Bảng kê tính giá thành thực tế nguyên vật liệu. Mẫu bảng kế số 3 được lập như sau: Biểu 1: Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu(TK 152) Tháng … năm… Chỉ tiêu TK 152- Nguyên vật liệu HT TT 1 2 3 4 1 I. Xuất dùng trong tháng 2 II. Số phát sinh trong tháng 3 Từ NKCT số 1( ghi có TK 111) 4 Từ NKCT số2 (ghi có TK 112) 5 Từ NKCT số 5(ghi có TK 331) 6 Từ NKCT số 6(ghi có TK 151) 7 Từ NKCT số 7 (ghi có TK 152) 8 Từ NKCT khác 9 …. 10 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng 11 IV. Hệ số chênh lệch 12 V. Xuất dùng trong tháng 13 VI. Tồn kho cuối tháng Ngày… tháng…năm… Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng kê số 3 gồm phần tổng hợp giá trị NVL nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số chêch lệch trong bảng là hệ số giá NVL đã nêu công thức trên. Giá trị NVL xuất dùng trong tháng sẽ được xác địng bằng(=)giá trị NVL xuất kho theo giá hạch toán( ở Bảng phân bổ số 2 - bảng phân bổ NVL)nhân (*) với hệ số chênh lệch trên Bảng kế số 3 . III. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 1. Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu. Tuỳ theo nội dung, nghiệp vụ cụ thể mà các doanh nghiệp sử dụng các hình thức chứng từ khác nhau. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật tư.Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xẩy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các đối tượng liên quan. 1.1. Tổ chức chứng từ kế toán nhập kho nguyên vật liệu. Trong doanh nghiệp sản xuất, thủ tục chứng từ nhập kho thường bao gồm: Hoá đơn mua hàng Biên bản kiệm nghiệm vật tư Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Căn cứ vào nhu cầu vật tư mà bộ phận cung ứng vật tư sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn người bán hàng và lập Hợp đồng mua hàng( Hợp đồng kinh tế). Khi giao nhận vật liệu nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập Ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm tra số vật liệu cả về số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, trong đó ghi rõ kết luận của ban kiểm nghiệm. Trên cơ sở hoá đơn, Biên bản kiểm nghiệm vật tư(nếu có), bộ phận cung ứng so sánh với Hợp đồng mua hàng để lập Phiếu nhập kho(mẫu số 01 - VT). Tại kho, sau khi kiểm nhận xong, thủ kho ghi rõ số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ ký của ngườu phụ trách cung ứng, người giao và người nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa(thiếu) nếu có cho bộ phận cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi Thẻ kho được chuyển kế toán ghi sổ, còn Hợp đồng của người bán được giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ hạch toán thu mua và nhập vật liệu. 1.2Tổ chức chứng từ kế toán xuất kho nguyên vật liệu Với các doanh nghiệp, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra còn để xuất bán, xuất cho vay, di chuyển nội bộ… Trong mọi trường hợp xuất kho nguyên vật liệu, dù sử dụng cho bất cứ mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đo,đếm theo từng chất loại vật liệu. Trên các chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu(cho ai, làm gì) Chứng từ xuất vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho. Các loại chứng từ xuất vật tư được sử dụng trong các doan nghiệp. Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04- VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho( mẫu 02 - BH )… Phiếu xuất kho được sử dụng trong các trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên, với số lượng ít. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho người lĩnh vật tư, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ. Do phiếu xuất kho chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với trường hợp sử dụng vật liệu nhiều, phát sinh thường xuyên trong tháng nên các doanh nghiệp thường sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức, phiếu này lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó. Cuối tháng, nếu không sử dụng hết số vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập Phiếu nhập kho đem đến kho cùng với số vật liệu thừa và Phiếu xuất kho theo han mức, Thủ kho phải ghi số lượng thừa vào hai phiếu này. Trong trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào thoả thuận với khách hàng để lập Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.Phiếu này được lập thành 3 liên:1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng và 1 liên giao cho thủ kho sủ dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán. Trường hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp , bộ phận cung ứng lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng trệ sản xuất. Hạch toán chi tiết NVL là công việc có khối lượng lớn,là khâu hạch toán khá phức tạp đối với mỗi doanh nghiệp . Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán chi tiêt NVL ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau để những chứng từ về nhâp - xuất vật liệu được sử dụng một cách hợp lý phù hợp số liệu trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và việc ghi chép vào số kế toán, tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tăng hiệu quả trong công tác quản lý. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp thường áp dụng 1trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL là:Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phương pháp sổ số dư. 2.1 Phương pháp thẻ song sọng Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập,xuất, tồn kho NVL ở kho phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng, ở phòng kế toán phải mở Sổ kế toán chi tiết NVL để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Công việc cụ thể như sau: Tại kho: Việc phản ánh tình hình nhập- xuất kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi chép vào Thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng nhập xuất. Khi nhận được các chứng từ nhập - xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ đó, sau đó tiến hành phản ánh số thực nhập, thực xuất vào Thẻ kho( mở theo từng danh điểm trong từng kho). Cuối ngày,thủ kho tính theo số tồn kho ghi vào Thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi(hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập- xuất đã được phân loại cho từng danh điểm cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất kho Sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu(mở tương ứng với Thẻ kho). Về cơ bản, Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống như Thẻ kho nhưng có thêm vật liệu để phản ánh vật liệu. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu với Thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ Sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu theo từng danh điểm, từng loại vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập,xuất vật._. liệu. Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song có thể khái quát qua sơ đồ sau: Ưu điểm: Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập- xuất - tồn của danh điểm của NVL kịp thời chính xác. Nhược điểm: Khối lượng ghi chép trùng lặp lớn nên lãng phí. Điều kiện vận dụng: Phương pháp này chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp có ít danh điêm NVL, nghiệp vụ phát sinh không nhiều. 2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập- xuất - tồn kho nguyên vật liệu, ở kho vẫn phải mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại NVL, ở phòng kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của NVL về mặt giá trị và mặt hiện vật. Cụ thể như sau: Tại kho: Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng và hiện vật đối với từng loại NVL trên cơ sơ các chứng từ nhập, xuất NVL giống như phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán: Kế toán chỉ mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sỏ phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kế xuất vật liệu và dựa vào các bảng kê này để ghi Sổ đối chiếu luân chuyển NVL. Khi nhận được Thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với Sổ đối chiếu luân chuyển NVL, đồng thời từ sổ này lập Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. Quy trình hạch toán chi tiết có thể khái quát qua sơ đồ 2. Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán giảm nhẹ do chỉ ghi một lần vào cuối tháng Nhược điểm: Do dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Điều kiện vận dụng:phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lượng chứng từ nhập, xuất NVL không nhiều. Sơ đồ 2: 2.3 Phương pháp sổ số dư Theo phương pháp này, ở kho theo dõi về mặt số lượng từng loại NVL, còn phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm NVL. Cụ thể như sau: Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3- 5 ngày, sau ghi Thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh và phân loại theo từng nhóm NVL theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập Phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi sổ lượng chứng từ, số hiệu cho từng nhóm vật liệu và giao cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào Thẻ kho đã được kế toán kiểm tra , ghi số lượng NVL tồn kho cuối tháng của từng danh điểm NVL vào Sổ số dư. Tại phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ3-5 ngày một lần(kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ), kế toán kiểm tra và tính ra giá trị giá thành tiền NVL nhập xuất theo giá hạch toán đối với từng chứng từ, từ đó ghi vào Bảng tổng lũy kế nhập, xuất, tồn (Bảng này được mở theo từng kho).Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên sổ số dư với số tồn kho trên Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn. Từ Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu kế toán lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Quy trình hạch toán theo phương pháp này được khái quát qua sơ đồ 3. Ưu điểm: Phương pháp này tránh được ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc cuối kỳ. Nhược điểm: Việc kiểm tra, đối chiếu và sai sót gặp nhiều khó khăn, kết cấu sổ phức tạp, vì vậy đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Điều kiện vận dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều. 3.Tổ chức hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL 3.1 Phương pháp hạch toán Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên, tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê nghiệp vụ nhập, xuất kho(mỗi lần nhập, xuất kho đều cân, đo, đong, đếm) nhưng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân đo, đong, đếm, ước lượng NVL tồn cuối kỳ. Tương ứng với 2 phương thức kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp Kế khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp , yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ kế toán và quy định của chế độ kế toán hiện hành. a. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi, phản ánh tình hình nhập, xuất tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống. Trong trường hợp áp dụng phương pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy, giá trị vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán để xác định số lượng số vật tư thừa, thiếu và tìm nguyên nhân để có giải pháp kịp thời. Phương pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị kinhdoanh mặt hàng có giá trị lớn. b.Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp rồi từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức sau: Trị giá vật tư hàng hoá xuất kho = Tổng giá trị vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ + Tổng giá trị vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ - Trị giá vật tư, hàng hóa tồn cuối kỳ Theo phương pháp này, mọi biến động vật tư, hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho mà giá trị vật tư, hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được phản ánh trên tài khoản riêng( tài khoản mua hàng). Công tác kiểm kê vật tư, hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho theo giá trị thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho. Như vậy, khi áp dụng phương pháp KKĐK, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán(để kết chuyên sổ số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán(để kết chuyển số dư cuối kỳ). Phương pháp có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao và bị phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi… Phương pháp KKĐK thường áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất dùng thường xuyên. 3.2 Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 3.1 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 3.1.1 Khái niêm, tài khoản sử dụng Khái niệm: Phương pháp kê khai thương xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm một cách thường xuyên liên tục trên tài khoản phản ánh của từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ơ nước ta có độ chính xác và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật bất kỳ thời điểm nào, kế toán có thể xác định lượng nhập - xuất - tồn của từng loại hàng tồn kho nói chung và của nguyên vật liệu nói riêng. Tuy nhiên với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tổn thất rất nhiều công sức Tài khoản sử dụng: để hạch toán vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau; Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu” Tài khoản này dùng để ghi chép số liệu hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo giá trị thực tế. Kết cấu TK như sau: Bên nợ: - Giá trị thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ nguồn khác. - Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: - Giá trị thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vồn liên doanh. - Trị giá NVL được giảm giá hoặc trả lại người bán - Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm kê Dư nợ: Giá thực tế NVL tồn kho -TK 152 có thể mở các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp , thông thường các doanh nghiệp chi tiết TK này theo vai trò và công dụng của NVL như: TK1521: Nguyên vật liệu chính TK1521: Vật liệu phụ TK1523: Nhiên liệu 1525 :Vật tư nhận gia công cho bên ngoài 1528: : Vật liệu khác TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” Tài khoản dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đă mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng vẫn chưa về nhập kho doanh nghiệp . Kết cấu TK như sau: Bên nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường. Bên có: Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hay chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng . Dư nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán NVL, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ ”, TK 331 “Phải trả người bán”, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”… b. Chứng từ sử dụng Đối với các nghiệp vụ thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc, đó là Hoá đơn bán hàng (do người bán gửi cho doanh nghiệp) và Phiếu xuất kho (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập). Trường hợp NVL là nông, lâm, thủy, hải sản mua trực tiếp của người sản xuất thì doanh nghiệp lập Phiếu mua hàng thay cho hoá đơn. Ngoài ra trong các trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số chứng từ khác như Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Biên bản xử lý vật tư thiếu, Bảng kê thu mua hàng nông, lâm, thủy, hải sản. Đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL thì doanh nghiệp phải lập Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, thủ kho và người nhận NVL phải làm thủ tục kiểm nhận lượng NVL xuất kho theo phiếu xuất. Việc ghi chép nghiệp vụ xuất và nhập kho NVLcủa kế toán phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên. 3.2.2. Phương pháp hạch toán: Theo phương pháp này, khi phát sinh nghiệp vụ nhập kho vật liệu, kế toán phản ánh vào bên Nợ TK 152, và khi phát sinh nghiệp xuất kho vật liệu, kế toán phản ánh vào bên có TK 152. Trình tự hạch toán có thể khái quát qua sơ đồ 4. 3.2Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 3.2.1 Khái niệm, tài khoản sử dụng Khái niệm: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK là không theo dõi một cách thường xuyên liên tục sự biến động sự tăng giảm của hàng tồn kho. Đến cuối kỳ, theo kết quả kiêm kê thực tế mà kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ sách. Tài khoản sử dụng:Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKĐK để hạch toán NVL, kế toán phải sử dụng TK 611 “ Mua hàng”. TK này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào,xuất trong kỳ. Kết cấu TK như sau: Bên nợ: Trị giá thực tế hàng hoá, vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá thực tê hàng hoá, vật liệu mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bị bán trả lại. Bên có: Trị giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ. Trị giá thực tế đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ Trị giá vật tư trả lại cho người bán hoặc được giảm giá Trị giá thực tế hàng hoá, vật liệu tồn đầu kỳ. TK 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành các TK cấp 2: TK 611.1: Mua nguyên vật liệu TK 611.2: Mua hàng hoá 3.2.2.Phương pháp hạch toán Theo phương pháp này vật liệu mua vào phải căn cứ vào chứng từ mua hàng hoá(Hoá đơn, Phiếu nhập kho..) để ghi vào TK 611 “ Mua hàng”, đối với nghiệp vụ mua vật liệu để sản xuất hoặc xuất bán chỉ ghi một lần vào cuối kỳ, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê. Trình tự hạch toán có thể khái quát qua sơ đồ 5. 3.3. Tổ chức sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳ theo phương pháp tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị áp dụng để xác định khối lượng công việc kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất. Việc vận dụng hình thức sổ nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác, và nâng cao hiệu qủa công tác kế toán. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toan sau: - Nhật kí - Sổ cái: đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký- Sổ cái. - Chứng từ ghi sổ:đặc trưng cơ bản của hình thức này là việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái. - Nhật ký- chứng từ: đặc trưng cơ bản của hình thức này bao gồm + Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. + Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản) + Kết hợp rộng rải việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. + Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Trong 4 hình thức trên, hình thức Nhật kys- chứng từ là hình thức chặt chẽ hơn cả, có ưu điểm là tránh việc ghi chép trùng lặp giữa các sổ kế toán và thuận lợi chi việc phân công lao động kế toán, do đó thường áp dụng ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu quản lý cao. Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký - chứng từ (Sơ đồ *) 4.Công tác kiểm kê nguyên vật liệu 4.1Mục đích của công tác kiểm kê: Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật tư ở các kho. Kiểm kê nguyên vật liệu là nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại vật liệu hiện có của doanh nghiệp , kiểm tra tình hình bảo quản, nhập xuất và sử dụng vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời những vật liệu hao hụt, hư hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí vật tư, có biện pháp xử lý kịp thời những hiện tượng tiêu cực, nhằm chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán vật tư của doanh nghiệp . Đánh giá lại vật tư thường được thực hiện trong trường hợp Nhà nước quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả và đem vật tư góp vốn liên doanh. Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê vật liệu có thể được thực Sơ đồ *:tổ chức sổ tổng hợp và trình tự hạch toán Chứng từ gốc về vật tư NKCT 1,2 Sổ chi tiết thanh toán Bảng phân bổ số 2 NKCT số5 Bảng kê số 3 Bảng kê 4 NKCT số 7 Sổ cái TK152 BCKQKD Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: hiện trong pham vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị, kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê bất thường. Khi kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hoặc Ban kiểm kê phải có thành phần đại diện ban lãnh đạo, những người chịu trách nhiệm vật chất về bảo quản NVL, phòng kế toán và cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp. Khi kiểm kê phải thực hiện việc đong, đo, đếm và phải lập Biên bản kiểm kê(Mẫu 08\VT). xác định chênh lệch giữa số liệu kiểm kê với số liệu ghi trong sổ kế toán, đề xuất ý kiến xử lý chênh lệch(nếu có). 4.2. Hạch toán kết quả kiểm kê Việc hạch toán cụ thể kết quả kiểm kê, đánh giá NVL tồn kho trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX như sau: Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tại kho, kế toán ghi: - Trường hợp phát hiện thiếu NVL: Nợ TK 138(1381): Giá trị vật liệu thiếu chờ xử lý Có TK 152 : Giá trị vật liệu thiếu(chi tiết vật liệu) - Trường hợp phát hiện thừa NVL: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa(chi tiết vật liệu) Có TK 3381:Giá trị vật liệu thừa chờ xử lý Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi: - Xử lý số thiếu: + Nếu thiếu hụt, tổn thất định mức: Nợ TK642:Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK138 (1381):Giá trị thiếu chờ xử lý + Nếu số vật thiếu, người chịu trách nhiệm vật chất phải bồi thường: Nợ TK 138(1388):Phải thu cá nhân làm mất mát hư hỏng Nợ TK334,111,112:Cá nhân bồi thường trừ vào lương hoặc thu bằng tiền Có TK 138(1381):Giá trị thiếu đã xử lý + Nếu số vật liệu thiếu không xác định được nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan: Nợ TK 811:Chi phí khác Có TK138(1381): Giá trị thiếu đã xử lý - Xử lý số thừa: + Nếu số vật liệu xác định là của doanh nghiệp : Nợ TK338(3381):Giá trị thừa đã xử lý Có TK 711:Thu nhập khác + Nếu số NVL thừa xác định do bên bán vật liệu giao nhầm, nếu giao lại cho bên bán, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002: Vật tư, hàng hoá, giữ hộ, nhận gia công, nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết họ gửi hoá đơn bổ sung cho doanh nghiệp . Căn cứ vào giá mua NVL cùng loại, kế toán ghi: Nợ TK 338(3381):Giá trị thừa đã xử lý Có TK 111,112,331: Số thanh toán theo hóa đơn Căn cứ vào kết quả xử lý khoản chênh lệch đánh giá NVL tồn kho, nếu được phép ghi tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi: - Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh: Nợ TK411 Có TK 412 - Nếu chênh lệch tăng, ghi tăng vốn kinh doanh: Nợ TK412 Có TK 411 5.Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Trong kinh doanh, đê hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan doanh nghiệp cần thực hiện chính sách dự phòng giảm giá. Đối với hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng, luôn luôn có sự biến động giữa giá gốc và giá thị trường. Do đó, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng như lập dự phòng giảm giá NVL là nghiệp vụ không thể thiếu trong công tác hạch toán nói chung. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được biểu hiện là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá vật liệu tồn kho có thể xẩy ra trong năm kế hoạch. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết qủa kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc( ghi trên sổ kế toán)với giá thị trường của từng loại hàng tồn kho. Chỉ trích lập dự phòng giảm giá đối với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trường hiện tại giảm xuống só với giá gốc. Công thức xác định mức trích dự phòng giảm giá của từng loại hàng tồn kho nói chung cũng như từng loại NVL nói riêng như sau( giả thiết loại NVL cần lập dự phòng có tên là A): Mức dự phòng cần lập cho loại NVL A = Sốlượng tồn kho của NVL A * Giá gốc của 1 đơn vị NVL A - Giá thị trường của 1 đơn vị NVL A Để hạch toán dự phòng giảm giá NVL, kế toán sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” với kết cấu và nội dung như sau: Bên nợ:Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của niên độ trước Bên có: Trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở cuối niên độ này Số dư bên có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa hoàn nhập Tài khoản này được chi tiết cho từng loại hàng tồn kho được trích lập dự phòng giảm giá. Phương pháp hạch toán như sau: - Cuối niên độ N, kế toán phải hoàn nhập toàn bộ mức dự phòng giảm giá NVL đã trích ở cuối năm N-1: Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng Có TK 711: Tính vào thu nhập khác của năm N - Khi xác định được mức trích dự phòng giảmgiá NVL ở cuối năm N( trích lập cho năm N+1), kế toán ghi: Nợ TK 642(6426):Chi phí dự phòng Có TK159: Trích dự phòng IV. Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại NVL về số lượng, kịp thời về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Vì vậy, phải thường xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ NVL để kịp thời nêu những ưu, nhược trong công tác quản lý vật tư ở doanh nghiệp . 1.Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất là việc cung cấp NVL phải được tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lượng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời giản. Cung cấp NVL cấn đảm bảo về số lượng, chủng loại, chất lượng, tính đồng bộ NVL, tính kịp thời của việc cung cấp, và tiến dộ và nhịp điệu cung ứng NVL. Trong đó các yêu cầu nêu trên, yêu cầu về đảm bảo số lượng và chủng loại NVL rất quan trọng và không thể thiếu được. * Phân tích cung cấp NVL theo số lượng Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng. Nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ứ đọng vốn, do đó đẫn đến việc sử dụng vốn có kém hiệu qủa.Nhưng ngược lại, nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất, kinh doanh. Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh phần lớn là thiếu NVL. Để phân tích tình thiếu NVL về mặt số lượng, có thể dùng tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp từng loại NVL theo công thức: Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng NVL loại I = Số lượng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ Số lượng NVL loại i cần mua ( theo KH trong kỳ) Phân tích NVL cung cấp theo chủng loại: Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung cấp NVL là phải phân tích từng loại NVL chủ yếu. Khi phân tích tình hình cung cấp từng loại vật liệu chủ yếu cần phân biệt vật liệu có thể thay thế được và vật liệu không thể thay thế. - Vật liệu có thể thay thế được là loại vật liệu sử dụng tương đương, khi sử dụng không làm thay đổi chất lượng sản phẩm. Khi phân tích loại vật liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí( giá cả các loại vật liệu thay thế). - Vật liệu không thể thay thế được là loại vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế hoặc nếu thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sản phẩm. Phân tích cung cấp vật liệu về chất lượng Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng NVL đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng là một yêu cầu cấp thiết. Bởi vậy, NVL tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm, đến năng suất lao động và ảnh hưởng đến giá thành sản phâm. Do đó khi nhập NVL phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký để đánh giá NVL đã đáp ứng tiêu chuẩn, chất lượng hay chưa. Để phân tích chất lượng NVL, có thể dùng chỉ tiêu Chỉ số chất lượng NVL với công thức tính như sau: 2. Phân tích tình dự trữ nguyên vật liệu Dự trữ NVL là một yếu tố quan trọng đảm bảo sự liên tục của quá trình tài sản xuất ở doanh nghiệp . Đại lượng dự trữ vật tư cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố khác nhau như vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm, tình hình tài chính của doanh nghiệp , thuộc tính tự nhiên của các loại vật tư… Để phân tích tình hình dự trữ NVL, phương pháp chung là so sánh số lượng NVL thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. Nếu dự trữ cao qúa sẽ gây ứ đọng vốn. Nhưng nếu dự trữ quá thấp, không đảm bảo cho qúa trình sản xuất kinh doanh được liên tục. Do vậy, mục tiêu dự trữ vật tư phải luôn kết hợp hài hoà, vừa đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh được thường xuyên đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn. 3. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp . Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng NVL phải được tiến thường xuyên và định kỳ. Để phân tích tình hình sử dụng NVL, có thể sử dụng chỉ tiêu Lượng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm: Lượng NVL dùng cho sản xuất sẩn phẩm = Lượng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm - Lượng NVL còn lại, chưa hoặc không dùng đến Lượng NVL còn lại chưa dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thường có sự chênh lệch không đáng kể. Nếu lượng NVL còn lại chưa hoặc không dùng đến bằng 0, thì: Lượng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm = Lượng NVL xuất cho sản phẩm Để phân tích mức độ đảm bảo khối lượng NVL cho sản xuất sản phẩm, cần tính ra hệ số: Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất = Lượng NVL dự trữ đầu kỳ + Lượng NVL nhập trong kỳ Lượng NVL dự trữ trong kỳ Các chỉ tiêu cần tính và phân tích cho từng loại NVL, đặc biệt đối với các loại NVL không thể thay thế được. Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất sản phẩm, cần xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối sau đây: - Mức biến động tuyệt đối: Lấy khối lượng NVL tiêu dùng thực tế(M1) so với khối lượng nguyên vật liệu kỳ kế hoạch (M k) theo công thức: Số tương đối: M1 * 100% Mk Số tuyệt đối: DM = M1 - Mk Kết quả tính toán trên cho thấy, khối lượng NVL tiêu dùng thực tế cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức cung cấp NVL tốt hay xấu. - Mức biến động tương đối: Số tương đối: M1 100% Mk Q1 Qk Số tưyệt đỗi: DM = M1 - Mk Q1 Qk Trong đó: Q1, Qk - Khối lượng sản phẩm hoàn thành thực tế về kế hoạch Mk Q1 - Khối lượng NVL kế hoạch nhưng đã được điều chỉnh theo tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản lượng sản phẩm Qk Kết quả tính toán trên phản ánh mức sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí. V. Liên hệ kế toán quốc tế. Trong hơn thập kỷ qua, cùng với quá trình phát triển và đổi mới sâu sắc theo cơ chế thị trường, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển, góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế, tài chính. Trên cơ sở nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế, học tập kinh nghiệm của một số nước trên thế giới trong khuôn khổ pháp luật, phù hợp với yêu cầu quản lý, yêu cầu hội nhập quốc tế, tháng1/2002, Bộ Tài Chính đã ban hành và công bố đợt thứ nhất 4 chuẩn mực kế toán đầu tiên của Việt Nam. Các điều khoản được nêu ra trong chuẩn mực kế toán Việt Nam về cơ bản là phù hợp với những chuẩn mực mà kế toán quốc tế đưa ra. Có thể thấy rõ điều đó thông qua xem xét chuẩn mực về hàng tồn kho. Chuẩn mực kế toán Quốc tế về hàng tồn kho IAS 2 quy định tất cả hàng tồn kho là tài sản, gồm: - Giữ để bán trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường, hoặc - Quá trình sản xuất để bán, hoặc dưới dạng nguyên vật liệu hoặc hàng cung cấp được tiêu thụ trong quá trình sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ Theo chuẩn mực số 02 - hàng tồn kho- trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: + Hàng hoá mua về để bán: hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi đường,hàng gửi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến. + Thành phẩm tồn kho, hoặc thành phẩm gửi bán + Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sẩn phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi đường. + Chi phí dịch vụ dở dang Như vậy, khái niệm tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam là sự cụ thể hoá của khái niệm hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Quốc tế, về bản chất thì hai khái niệm đó là giống nhau. Nhìn chung, kế toán Việt Nam có nhiều đặc điểm giống với kế toán các nước trên thế giới. Tuy nhiên, do việc áp dụng chuẩn mực kế toán quốc tế vào công tác hạch toán kế toán còn tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh tế của mỗi nước nên vẫn có sự khác biệt giữa kế toán Việt Nam và kế toán các nước khác. Hệ thống kế toán Việt Nam, nói chung, có sự kế thừa kế toán Pháp và kế toán Mỹ. Để có cái nhìn tổng quan về công tác hạch toán NVL tại Việt Nam cấn có sự liên hệ với mô hình hạch toán NVL của kế toán Pháp và kế toán Mỹ. Liên hệ với kế toán Pháp: Để hạch toán NVL, kế toán Pháp áp dụng phương pháp KKĐK cũng tương tự với kế toán Việt Nam về trình độ hạch toán cũng như cách tình giá trị vật liệu xuất trong kỳ. Tuy nhiên, có thể thấy sự khác biệt qua các bút toán phản ánh trong quá trình mua NVL như sau: * Khi được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá, bớt giá, hồi khấu hoặc trả lại NVL cho người bán: - Đối với kế toán Việt Nam, kế toán ghi như sau: Nợ TK 111,112,331 :Tính trên cơ sở giá thanh toán Có TK 133 :Giảm thuế GTGT được khấu trừ Có TK 611 : Trị giá NVL được giảm giá hoặc trả lại người bán - Đối với kế toán Pháp: + Nếu trả lại NVL cho người bán, kế toán ghi tương tự: Nợ TK 530,512,401 : Tính trên cơ sở thanh toán Có TK 4456 : Giảm thuế GTGT trả hộ Có TK 601 : Trị giá NVL trả lại người bán + Nếu được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu đó được coi là một khoản thu nhập tài chính( đưa vào TK 765 “ Chiết khấu được nhận khi mua hàng”). + Nếu mua NVL được giảm giá luôn trong quá trình lập Hóa đơn mua hàng thì giá mua hàng không bao gồm khoản giảm giá đó. + Nếu mua NVL được giảm giá, bớt giá ngoài Hoá đơn, kế toán phản ánh khoản giảm giá đó vào TK độc lập là TK 609 “ Giảm giá, bớt giá, hồi khấu nhận được trên giá mua”, cụ thể như sau: Nợ TK 530,512,401 : Tính trên cơ sở giá thanh toán Có TK 4456 : Giảm thuế GTGT trả hộ Có TK 609 : Khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu nhận được Ngoài ra, thông qua các bút toán phản ánh các nghiệp vụ dự phòng, giảm giá hàng tồn kho cũng cho thấy điểm khác biệt trong quá trình hạch toán hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng tại Việt Nam và Pháp. - Với kế toán Pháp, đối với các khoản dự phòng đã lập kỳ kế hoạch trước, sang kỳ kế toán sau, nếu có dự phòng đã lập trước đây không đủ thì lập thêm dự phòng theo số chêng lệch, còn nếu số dự phòng đã lập không xẩy ra thì hoàn nhập dự phòng. - Với Kế toán Việt Nam: Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thị trường của hàng tồn kho cuối năm đó. + Trư._.nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp sản xuất có chi phí nguyên vật liệu lớn như Công ty cơ điện Trần Phú. Đây là công tác được Công ty tiến hành vào cuối mỗi năm nhằm xác định chính xác số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu hiện có trong từng kho của Công ty. Mặt khác, kiểm kê nguyên vật liệu còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, mất mát nguyên vật liệu tại các kho. Để theo dõi và giám sát quá trình kiểm kê, Công ty thành lập ban kiểm kê. Trước khi tiến hành kiểm kê ban kiểm kê pháp lệnh khoá sổ sách, xác định số dư tồn kho ở thời điểm kiểm kê, sau đó đối với chiếu số lượng giá trị trên sổ sách và giá trị thực tế tồn kho. Sau quá trình kiểm kê, ban kiểm kê phải trình bày đầy đủ kế quả kiểm kê vào báo cáo kiểm kê vật tư hàng hoá (Biểu 20). Trên cơ sở các biên bản kiểm kê, ban kiểm kê của Công ty phải tổ chức đánh giá lại nguyên vật liệu. Việc đánh giá nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên chất lượng của nguyên vật liệu (% phẩm chất còn lại) và dựa trên giá trị của nguyên vật liệu tồn kho, so sánh giá này với giá thị trường để xem xét khả năng thanh lý. Đồng thời ban kiểmkê xem xé, đánh giá nguyên nhân dẫn đến tình trạng thừa (hay thiếu) nguyên vật liệu, sau đó đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời. Công ty cơ điện Trần Phú Báo cáo kiểm kê cuối năm 2002 Kho 2 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Giá trị I Nguyên vật liệu 15.494.157 BANHRANG Bánh răng đồng thang máy Kg 85 1.742.500 DONGDUC Đồng đúc các loại Kg 300 6.888.500 DONGTAM Đồng tấm Kg 51376 1.285.149.040 DONGTHANH Đồng thanh 30 x 8 Kg 274 6.448.636 GANGTHOI Gang thỏi Kg 313 626.000 LOICOO3 Lõi C18 Kg 4.323 37.606.276 LOICOO5 Lõi C21 Kg 1000 9.150.854 LOICOO9 Lõi C32 Kg 4200 36.209.150 LOICOO10 Lõi C38 Kg 600 5.290.913 LOICOO14 Lõi C276 Kg 145.600 1.268.204.395 NANNON01800 Lô gỗ 1800 Quả 9 10.636.363 NHOMTHOI Nhôm thỏi Kg 23481 529.552.093 NNRAU003 Giầy công nghiệp 90 Lít 89 890.000 NNRAU005 Dầu HD40 Lít 0 11.000 NNRAU006 Dầu DIEGEL Lít 150 563.151 NNRAU014 Dầu chống thấm Kg 18 810.000 NNKHAC001 Ma Nhe Kg 185 7.770.000 NNMO001 Mỡ AMC3 Kg 357 6.533.100 NNMO002 Mỡ bơm Kg 50 600.000 NNMO007 Mỡ LSET2 Kg 10260 194.427.000 NNXANG001 Xăng A92 Lít 268 1.359.032 PTKHAC012 Bánh cao xu lõi sắt Cái 1 0 THEPLOSO001 Thép lò so f 3 Kg 5 342.400 THEPLOSO002 Thép lò so f 4 Kg 17 108.500 TRUC01 Trục W50 f 4038/8 Cái 965 4.342.500 TRUC02 Trục xe ben f 47 Cái 17 24.800 TRUCTG Trục trung gian 65 - 38/8 Cái 12 7.800 TSTN001 Máy tiện 800/300 Cái 1 31.460.370 TSTN002 Máy khoan cần Cái 1 550.842 TSTN003 Máy doa ngang T68 Cái 1 20.898.467 TSTN004 Máy phay đứng FYA32 Cái 1 16.059.775 TSTN005 Máy cắt đột LA25T Cái 1 474.500 TSTN006 Máy cắt đột LA20T Cái 1 3.247 TSTN007 Máy cắt tôn dao đĩa Cái 1 168.508 TSTN008 Máy búa 150 Cái 1 5.136.924 TSTN009 Máy khoan cần 2 Cái 3 337.168 TSTN0010 Máy hàn điện thông Cái 1 244.140 TSTN0011 Máy rút dây nhôm Cái 1 884.004 TSTN0012 Lò gia nhiệt Cái 1 7.168.000 TSTN0013 Máy tiện gỗ Cái 1 631.800 TSTN0014 Máy hàn xoay chiều Cái 1 263.900 5. Phân tích tình hình cung cấp, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú Đối với các doanh nghiệp sản xuất, các nghiệp vụ về vật tư có ỹ nghĩa hết sức quan trọng. Quản lý tốt các nghiệp về vật tư cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn lưu động của mình, tiết kiệm được các khoản chi phí, duy trì và đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đượcdiễn ra liên tục, tránh được thiệt hại và thiếu vật tư cung ứng. Ngoài ra, quản lý tốt các nghiệp về vật tư còn giúp các doanh nghiệp giảm bớt được hao phí, mất mát từ khâu vận chuyển, bảo quản lưu kho đến khâu xuất vật tư để sử dụng. Điều này góp phần không nhỏ trong việc tiết chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tại Công ty Cơ Điện Trần Phú , NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phát sinh. Ngoài ra, các nghiệp vụ về NVL tại Công ty lại diễn ra khá thường xuyên, đa dạng về chủng loại nên đòi hỏi NVL phải được bảo quản nghiêm ngặt.Nguyên vật liệu được quản lý chung bởi các phòng ban: phòng hành chính, phòng tài vụ, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật và các nhân viên làm việc tại kho. Vì vậy, tình hình cung ứng,dự trữ và sử dụng vật liệu tại Công ty luôn luôn đầy đủ kịp thời, đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng. Đầu tháng, căn cứ vào nhu cầu sản xuất và bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu do bộ phận KCS đề ra, phòng kỹ thuật tính ra lượng vật liệu cần dùng trong tháng. Từ đó, dựa vào mức tồn đầu tháng, cuối tháng theo kế hoạch, để tính ra mức thu mua nguyên vật liệu trong thánh theo công thức sau: Mứcthu mua NVLtrong tháng = Tồn NVL cuối tháng theo kế hoạch + Xuất NVL trong tháng theo định mức - Tồn NVL đầu tháng Về phương thức thu mua NVL được Công ty tổ chức khá đơn giản. Mọi nguyên vật liệu thu mua đều phải có phiếu yêu cầu đưa ra và nguyên vật liệu chính thường nhập khẩu với khối lượng lớn với các đối tác truyền thống nên việc cung cấp diễn ra nhanh gọn, giá cả thoả thuận hợp lý đáp ứng nhu cầu sản xuất và nâng cao hiệu quả sản xuất. Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải được thực hiện hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ của doanh nghiệp . Do vậy trong khâu này, Công ty đã tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu một cách chặt chẽ trong quá trình hoạt động. ở khâu dự trữ Công ty đã xây dựng định mức tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, CCDC cụ thể để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ,gián đoạn do việc cung ứng không bị kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Để đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú cần xem xét một số chỉ tiêu sau: * Sức sản xuất của nguyên vật liệu: Sức sản xuất của NVL = Doanh thu ( giá trị sản lượng) Giá trị NVL bình quân Sức sản xuất của NVL cho biết một đồng nguyên vật liệu đem lại bao nhiêu đồng doanh thu, chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả càng lớn và ngược lại * Sức sinh lợi của nguyên vật liệu Sức sinh lợi của NVL = Lợi nhuận Giá trị NVL bình quân Chỉ tiêu này phản ánh một đồng vật liệu tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận, chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng NVL càng lớn và ngược lại. * Hệ số quay kho nguyên vật liệu Hệ số quay kho NVL == Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ Giá trị NVL bình quân Chỉ tiêu này phản ánh lượng nguyên vật liệu tồn kho của doanh nghiệp quay được bao nhiêu vòng. Số vòng quay càng nhiều thì hiệu qủa sử dụng NVL càng cao và ngược lại. Ta có thể phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú thông qua các chỉ tiêu trên như sau: - Đánh giá công tác dự trữ: Ta phân tích hệ số quay kho qua bảng sau: ĐVT: đồng Chỉ tiêu 2001 2002 Chênh lệch 1. Giá trị NVL xuất dùng 110.307.748.850 133.932.000.000 23.624.215.150 2.Giá trị NVL tồn đầu năm 20.271.783.264 22.000.133.756 1.728.350.492 3.Giá trị NVL tồn cuối năm 22.000.133.756 17.666.875.284 - 4.333.258.472 4.Giá trị NVL bình quân 21.135.985.512 19.833.493.305 - 142.495.244 5.Hệ số quay kho của NVL 5.22 6.75 + 1.53 Qua số liệu trên cho thấy, hệ số quay kho nguyên vật liệu năm 2002 tăng so với năm 2001 là 1.53 lần do giá trị xuất dùng trong năm tăng 23.624.215.150đ và giá NVL tồn kho giảm142.495.244đ. Điều này chứng tỏ Công ty đã nâng hệ số quay kho lên và tận dụng khẳ năng sử dụng vật liệu tốt hơn năm 1999 . Công ty cần phát huy ưu điểm này trong năm 2003. - Để phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu của Công ty ta dựa vào một số chỉ tiêu như sức sản xuất, sức sinh lợi của nguyên vật liệu , ta có bảng sau: Sức sản xuất, sức sinh lợi của nguyên vật liệu ĐVT: Đồng Chỉ tiêu 2001 2002 Chênh lệch 1.Doanh thu( không VAT) 95.829.000.000 102.000.000.000 6.171.000.000 2.Lợi nhuận 1.501.000.000 1.800.000.000 290.000.000 3.Giá trị NVL bình quân 21.135.985.512.4.5 19.833.493.305 -142.495.244 4.Hệ số sức sản xuất của NVL 0.07 5.1 +0.6 5.Hệ số sinh lợi của NVL 0.09 0.02 Căn cứ vào bảng số liệu trên cho thấy giá trị sản lượng năm 2002 của Công ty tăng lên 6.171.000.000 đ so với năm 2001 và giá trị nguyên vật liệu tồn kho bình quân giảm 142.495.244đ. Điều này làm cho sản xuất của NVL năm 2002 tăng so với năm 2001 0.6 lần. Như vậy, một đồng nguyên vật liệu của năm 2001 tạo ra nhiều doanh thu hơn so với năm 2000. Bên cạnh đó, năm 2001, hệ số sinh lợi của NVL là 0.09 tăng so với nâm 2000 là 0.02 lần. Như vậy, 1 đồng nguyên liệu của năm 2001 bỏ ra thu được nhiều lợi nhuận hơn so với năm 2000. Đây là một mặt tích cực trong nỗ lực phát triển của Công ty . Nhìn chung, qua việc phân tích nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú ta thấy năm 2001 hiệu quả sử dụng NVL sử dụng tốt hơn năm 2000. Có thể khẳng định rằng nguyên nhân khách quan dẫn đến điều này là thị trường thế giới ổn định hơn, giá ngoại tệ gần như không thay đổi. Bên cạnh đó, là các nguyên nhân chủ quan như trình độ quản lý NVL đã nầng cao, giá trị NVL tồn kho giảm và đặc biệt là công nhân sản xuất trong Công ty đã nâng cao ý thức tiết kiệm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đẫn đến sử dụng NVL trong Công ty năm 2001 cao so với năm 2000. Phần thứ ba hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Cơ Điện Trần Phú. I. sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Điện Trần Phú Trải qua quá trình phát triển và đổi mới sâu sắc theo cơ chế thị trường hơn thập kỷ qua, kế toán đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển, góp phần tích cực và tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế tài chính. Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế, kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội, đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định quản lý kinh tế. Vì vậy, kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính của mọi doanh nghiệp , tổ chức. Hệ thống kế toán doanh nghiệp của Việt Nam áp dụng thống nhất từ 1/1/1996 được nghiên cứu, xây dựng trên cơ sở tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực chung nhất cùa kế toán quốc tế, tuy nhiên vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập, gây ảnh hưởng khó khăn cho các doanh nghiệp. Thực tiễn của quá trình đổi mới luôn đặt ra yêu cầu được nâng cao vai trò của kế toán. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán, không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán luôn luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm. Cũng như nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, với đặc điểm chi phí nguyên vật liệu chiếm một trọng lớn trong tổng chi phí cũng như giá thành của sản phẩm sản xuất, công tác hạch toán nguyên vật tại Công ty Cơ Điện Trần Phú thuộc Sở Xây Dựng luôn luôn được chú trọng. Đáp ứng yêu cầu phát triển chung, ban lãnh đạo Công ty và Phòng Tài chính kế toán của Công ty luôn đặt ra yêu cầu ngày càng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung cũng như hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Phương hướng chung hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú là trên cơ sở đánh giá thực trạng hạch toán NVL, phát hiện ưu và nhược điểm và từ đó tìm ra biện pháp hoàn thiện cả về phương pháp hạch toán cũng như cách thức quản lý chặt chẽ, phù hợp với tình hình sản xuất của Công ty, trên cơ sở tuân thủ những quy định chung của chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành. Bên cạnh đó, các biện pháp đề ra hoàn thiện hạch toán NVL còn nhằm mục đích với các phần hành khác góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác hạch toán kế toán nói chung. II. đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú. Trải qua 18 năm xây dựng và phát triển đến nay, Công ty đã từng bước lớn mạnh và đạt được thành công. Có thể thấy được điều đó thông qua số lượng sản phẩm mà Công ty sản xuất ngày càng nhiều được thị trường chấp nhận. Để đạt được điều đó, công tác hạch toán của Công ty không ngừng được củng cố và hoàn thiện, trở thành công cụ quản lý đắc lực trong công tác quản lý chung. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán NVL, Công ty đã tổ chức tốt công tác hạch toán NVL trong Công ty . Qua nghiên cứu thực trạng hạch toán NVL tại Công ty , có thể thấy được những ưu điểm nổi bật sau: - Thứ nhất, về bộ máy kế toán của Công ty : Hiện nay, trong điều kiện cơ chế quản lý đổi mới, với 7 nhân viên kế toán, hệ thống kế toán của công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, công tác kế toán gần như được chuyên môn hoá cao. Đội ngũ nhân viên kế toán bao gồm những người đã dày dạn kinh nghiệm cùng với đội ngũ trẻ, năng động, mỗi người đều được phân công nhiệm vụ rõ ràng và đều có lòng say mê nghề nghiệp. Với đặc điểm tổ chức và qui mô sản xuất kinh doanh của Công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều do đó bộ máy kế toán quản lý theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện ngay tại phòng kế toán. Việc sử dụng hình thức này đảm bảo cho sự lãnh đạo tập trung với công tác kế toán của Công ty, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ chính xác về hoạt động kinh doanh. Đây là một lợi nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán cũng như hiệu quả công tác quản lý kinh tế nói chung tại Công ty Cơ Điện Trần Phú. - Thứ hai: về hệ thống chứng từ và công tác hạch toán kế toán: Hiện nay Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ tài Chính. Các chứng từ được kiểm tra, luân chuyển chứng từ một cách thường xuyên và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về công tác giá trị hành tồn kho, Công ty đã áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên, phương pháp này phù hợp với loại hình doanh nghiệp kinh doanh của Công ty . Công ty luôn chú trọng với việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho vì điều này có ảnh hưởng tới giá trị vật liệu xuất kho như việc tiết kiệm chi phí NVL, hạ giá thành sản phẩm, góp phần ngày càng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. - Thứ ba:về hình thức sổ kế toán. Công ty sử dụng hình thức Nhật ký - chứng từ để hạch toán. Đây là hình thức sổ kế toán phù hợp với Công ty lớn. Các sổ sách, nhật ký và bảng biểu kế toán Công ty thực hiện tương đầy đủ, ghi chép cẩn thận, hệ thống rõ ràng và hạch toán chính xác theo đúng chế độ quy định của Bộ tài chính và nhà nước ban hành. Các tài khoản kế toán được vận dụng một cách phù hợp. - Thứ tư về công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng đã phản ánh đúng thực trạng của Công ty, đáp ứng được nhu cầu quản lý của Công ty đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêugiữa kế toán và bộ phận liên quan. Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu để đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu. Một trong những ưu điểm lớn nhất trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là đã xây dựng được một hệ thống định mức vật liệu cho mỗi loại sản phẩm tương đối chính xác chính xán thông qua các phiếu yêu cầu. Qua định mức này Công ty có thể chủ động có mức dự trữ và sử dụng vật liệu có hiệu quả nhất làm cho công tác quản lý nguyên vật liệu ngày càng được nâng cao. Qua phân tích hình chung của công tác kế toán nguyên vật liệu ta có thể thấy rằng công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện rất nề nếp, tuân theo chế độ kế toán đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất- tồn. Tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. - Thứ năm về hệ thống kho tàng Để NVL tồn kho được đảm bảo chặt chẽ cả về số lượng, tránh hư hại, mất mát, góp phần cung cấp kịp thời cho thi công trình, Công ty đã xây dựng và bố trí hệ thống kho tành khá tốt và phù hợp. Nguyên vật liệu được tổ chứng sắp xếp, bảo quản ở từng kho hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi khi có yêu cầu xuất vật liệu đột xuất, đồng thời địa điểm của các kho tành cũng được bố trí thuận lợi cho việc vận chuyển đến nơi sử dung. Dưới sự quản lý chặt chẽ của phòng vật tư, thủ kho và nhân viên bảo vệ, hệ thống kho tàng của Công ty nhìn chung được tổ chức tốt, do đó giảm thiểu hao hụt, mất mát và hư hỏng vật tư. Ngoài ra hiện nay Công ty đang ứng dụng vi tính hoá cũng như phần mềm kế toán tạo điều kiện thuận lợi trong công tác tổ chức hạch toan. Do đó, thời gian lao động kế toán ít nhiều được giảm bớt, hạn chế được nhầm lẫn có thẻ xẩy ra trong quá trình tính toán và xử lý số liệu. - Thứ sáu, về hạch toán chi tiết NVL. Công ty đã áp dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL phù hợp với đơn vị có nhiều danh điểm NVL đồng thời số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều.Phương pháp này hạn chế được ghi chép trùng lặp. Do đó dàn đều công việc ghi số trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. Trên đây là một số ưu điểm khái quát về công tác hạch toán NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả của bộ máy kế toán Công ty nói chung. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nêu trên, trong công tác hạch toán NVL của Công ty không thể tránh khỏi những nhược điểm nhất định, có thể nêu ra một số vấn đề còn tồn tại: Một là, về phương pháp tính giá vật liệu. Hiện nay, Công ty tính giá vật liệu theo phương pháp giá thực tế đích danh. Đây là phương pháp tỏ ra có hiệu quả nhất vì nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Tuy nhiên, đối với Công ty Cơ Điện Trần Phú, mặc dù hệ thống kho tành được tổ chức khá tốt, NVL được phân loại rõ ràng, những có những loại có mục đích sử dụng,hình thức tương đối giống nhau, đo đó việc phân biệt, chia tách theo từng loại nhiều lúc gặp khó khăn. Mặt khác, NVL của Công ty lại rất đa dạng về chủng loại. Với đặc điểm như vậy, phương pháp giá thực tế đích danh mà Công ty áp dụng để tính giá vật liệu xuất kho là chưa hợp lý. - Hai là, về phương pháp dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hàng tồn kho nói riêng cũng như nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường có biến động giá theo thời gian. Đối với Công ty Cơ Điện Trần Phú, nguyên vật liệu phải mua ngoài và có trường hợp phải nhập ngoại, do đó giá cả càng không ổn định. Hiện nay, Công ty không tổ chức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tức là chưa đề cập tới những rủi ro có thể xâyra do sự sút giá của hàng tồn kho. - Thứ ba, bảng mã vật tư. Công ty chưa lập sổ danh điểm vật tư, Công ty chưa áp dụng và cụ thể hoá thành hệ thống danh điểm vật tư cho từng nhóm, loại NVL theo một trật tự nhất định. Điều đó đã ảnh hưởng đến công tác hạch toán trong việc ghi chép và vào sổ kế toán, đối chiếu, kiểm tra giữa các chứng từ có liên quan và kiểm kê vật liệu tồn kho. Điều này có ỹ nghĩa vì vật tư tại Công ty rất đa dạng, phong phú về chủng loại, kiểu cách. - Thứ tư, về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL,phương pháp này phù hợp với Công ty là một đơn vị đa dạng về chủng loại vật tư, nghiệp vụ nhập, xuất NVL diễn ra nhiều và thường xuyên. Nhưng Công ty chưa lập Phiếu giao nhận chứng từ giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho. Do đó việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu chưa đảm bảo chính xác giữa sổ sách kế toán và thực nhập, thực xuất. - Thứ năm, về vấn đề cung cấp sử dụng NVL. Trên cơ sở những đánh giá nêu trên, có thể thấy rằng, nhìn chung công tác hạch toán NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú được tiến hành tương đối nề nếp, đảm bảo việc tuân thủ chế độ kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua đến khâu sử dụng, do đó đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời về NVL cho ban lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, thực trạng hạch toán NVL tại Công ty vẫn bộc lộ những vấn đề còn tồn tại, đặt ra cho Công ty những yêu cầu cần khắc phục những tồn tại đó ngày càng hoàn thiện công tác hạch toán NVL và nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng NVL tại Công ty . III. một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL trong việc nâng cao hiệu quả Trên cơ sở khái quát hoá những vấn đề lý luận chung về tổ chức hạch toán NVL trong các doanh nghiệp, và vận dụng những vấn đề đó để đánh giá thực trạng hạch toán NVL tại Công ty Cơ Điện Trần Phú ( Sở xây dựng Hà Nội ), em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL tại Công ty . Thứ nhất, về phương pháp đánh giá NVL Phương pháp giá thực tế đích danh là phương pháp được khuyến khích ưu tiên áp dụng nhất trong các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho tại Việt Nam hiện nay vì tính thực tế của nó. Tại Công ty Cơ Điện Trần Phú, với số lượng lớn danh điểm vật tư đang có và số lần nhập- xuất lớn, việc áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh sẽ không phát huy được hết được ưu điểm của nó. Nên chăng, Công ty có thể áp dụng phương pháp giá bình quân để đành giá NVL.Theo phương pháp này giá trị NVL xuất kho được xác định trên cơ sở bình quân hoá giá trị của tất cả các hàng nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ. Đây là phương pháp dễ áp dụng trong thực tiễn, tỏ ra hiệu quả đối với những doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều. Trị giá nguyên vật liệu xuất kho có thể được xác định theo công thức sau đây: Trị giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Đơn giá bình quân của một đơn vị NVL Trong đó: Giá đơn vị bình quân NVL = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Nếu áp dụng phương pháp này, việc tính giá trị NVL xuất kho phải được chi tiết cho từng loại NVL. Đây chưa phải là biện pháp tối ưu, vì số lượng danh điểm NVL của Công ty nhiều, nhưng việc hạch toán không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm NVL. - Thứ hai, về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Tại Công ty Cơ Điện Trần Phú , định kỳ 3-5 ngày kế toán xuống kho lấy phiếu nhập và phiếu xuất kho, đối chiếu với Thẻ kho, nếu thấy khớp thì ký vào thẻ kho mà không lập “ Phiếu giao nhận chứng từ ” từ giữa kế toán vật liệu với thủ kho. Em cho rằng công ty nên lập loại Phiếu này nhằm đảm bảo tính xác giữa số sách kế toán và thực nhập, thực xuất. Mẫu của phiếu giao nhận chứng từ được trình bày như sau. Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất) nguyên vật liệu Kho… Tháng … năm… STT Tên vật tư Phiếu nhập ( xuất) Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận phiếu Số hiệu Ngày tháng Mặt khác,vì bảng luỹ kế nhập- xuất được mở cho từng kho, thuộc vào thời gian do doanh nghiệp quy định, kế toán xuống kho thu thập chứng từ để ghi vào Bảng luỹ kế nhập ( xuất) nguyên vật liệu. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ, kế toán ghi tổng hợp mỗi loại vật tư trên một dòng của Bảng luỹ kế nhập- xuất nguyên vật liệu. Số tồn kho cuối tháng trên bảng này chính là căn cứ để đối chiếu với Sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Hiện này, ở Công ty Cơ Điện Trần Phú vẫn không sử dụng Bảng luỹ kế nhập ( xuất )nguyên vật liệu. Theo em Công ty nên lập Bảng luỹ kế nhập ( xuất ) nguyên vật liệu theo mẫu sau để tiện theo dõi lượng nguyên vật liệu nhập - xuất - tồn trong mỗi tháng. bảng luỹ kế nhập nguyên vật liệu SD đầu kỳ: xxx Tháng … năm… Phiếu giao nhận chứng từ Diễn giải Từ ngày 1-5 Từ ngày 6-10 ……. Tổng số cột Số hiệu Ngày 1 2 3 4 5 6 7 Số dư cuối kỳ: xxx Bảng luỹ kế xuất cũng được lập tương tự theo mẫu trên nhưng không có chỉ tiêu số dư Thứ tư về lập sổ danh điểm nguyên vật liệu. Theo tiêu chuẩn ISO 9002, các doanh nghiệp muốn đạt yêu cầu này cần phải lập sổ danh điểm vật liệu để quản lý có hiệu quả. Mặt khác việc sử dụng sổ danh điểm còn tiện dụng cho việc sử dụng máy vi tính, dễ kiểm tra phân loại và dễ kiểm tra chi tiết. Công ty Cơ Điện Trần Phú đã không lập sổ này mặc dù nguyên vật liệu của Công ty khá phong phú về chủng loại, chất liệu. Thứ sáu, về vấn đề cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL. Như đã biết, đảm bảo cấp, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại NVL có tác động mãnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ của doanh nghiệp nào. Để đáp ứng được yêu cầu đó, một cách tổng quát, Công ty Cơ Điện Trần Phú cần chú trọng. - Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp NVL, đối chiếu với tình hình sản xuất và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời. - Phân tích tình hình dự trữ những loại NVL chủ yếu trong doanh nghiệp , bằng cách so sánh định mức dự trữ của từng loại với định mức dự trữ bình quân so với kỳ trước, hoặc so sánh với định mức dự trữ các doanh nghiệp có cùng tính chất hoạt động. - Phân tích thường xuyên và định kỳ tình hình sử dụng các loại NVL để có biện pháp sử dụng tiết kiêm vật tư. Trên cơ sở các bảng phân bổ vật tư lập cho các phân xưởng, theo em Công ty nên đặt ra chỉ tiêu thời gian và tiến độ sản xuất, bởi vì yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian tồn đọng NVL trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Không ngừng nâng cao năng suất lao động là một trong những điều kiện khá quan trọng nhằm đẩy nhanh tiến độ, năng suất lao động, nhờ đó thời gian tồn đọng, lãng phí NVL càng được rút ngắn. Để làm được điều đó, một mặt, Công ty cần theo dõi giá thị trường của các loại NVL cần cho các giai đoạn sản xuất để có biện pháp xử lý kịp thời khi giá cả thị trường thay đổi, qua đó nâng cao năng suất lao động. Mặt khác, Công ty nên cần chú trọng hơn về các chế độ chính sách khuyến khích công nhân làm việc tích cực hơn nữa, ngoài ra, không ngừng đầu tư nâng cấp trang thiết bị, sử dụng công nghệ hiện đại cũng góp phần nâng cao năng suất lao động. Thứ bảy, về vấn đề tổ chức thông tin kế toán. Hiện nay, đứng trước nhu cầu cập nhật, nắm bắt sử dụng thông tin ngày càng cao, việc sử dụng vi tính vào công tác kế toán đanh được hầu hết các doanh nghiệp nghiệp quan tâm và đã được sử dụng hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ theo yêu cầu công việc, phạm vi sản xuất kinh doanh và trình độ nhân viên của mỗi doanh nghiệp mà sự vi tính hoá công tác kế toán được ứng dụng nhiều hay ít, Tại Công ty Cơ Điện Trần Phú, mặc dù một số phần hành đã được xử lý bằng vi tính, tuy nhiên kế toán thủ công vẫn còn chiếm đa số. Để nhanh chóng tiếp cận, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán, trước hết cần có sự quan tâm của ban lãnh đạo Công ty, tạo điều kiện trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán, đồng thời mở khoá học cung cấp những kiến thức về máy tính và xử lý thông tin kế toán bằng máy vi tính cho nhân viên kế toán. Việc ứng phần mềm kế toán cần phải được tiến hành một cách khoa học, tránh gây xáo trộn trong quy trình hạch toán chung. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán áp dụng cũng cần được cải tiến và nâng cấp, nhằm tăng tốc độ xử lý thông tin kế toán, góp phần không nhỏ trong quá trình tổ chức thông tin kế toán nói chung. Tổ chức thông tin kế toán khoa học cũng đòi hỏi đội ngũ nhân viên có trình độ để có thể sử dụng một cách tối ưu nhất. Hiện nay, đối với bất kỳ đoanh nghiệp nào, yêu cầu tuyển dụng nhân viên có năng lực vào làm việc là một nhu cầu tất yếu. Công ty Cơ Điện Trần Phú cũng đanh đứng trước vấn đề đó. Công ty cần đề ra chiến lược đào tạo con người và coi đó là một khoản đầu tư sẽ đem lại hiệu quả lâu dài, tác động tích cực tới sự phát triển chung của Công ty . Cụ thể là: Đối với những nhân viên kế toán đang làm việc, kế toán trưởng đánh giá khách quan năng lực làm việc của từng người, trên cơ sở đó, đề xuất với ban lãnh đạo đào tạo Công ty đề ra chương trình đào tạo thích hợp đối với những người còn yếu kém. Bên cạnh đó, tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn, phổ biến cho kế toán viên nhứng thay đổi trong chế độ kế toán hiện hành, hoặc nâng cao nghiệp vụ cho từng người. Đây là một công việc một cách nghiêm túc và có chất lượng thực sự, sẽ có tác dụng tốt đặc biệt với đội ngũ kế toán trẻ. kết luận Qua các vấn đề nêu trên, có thể thấy rằng NVL là một yếu tố đầi vào thực sự không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, NVL là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, chi phí về NVL chiếm phần lớn trong tổng chi phí chung cũng như giá thành của mỗi sản phẩm. Có nhiều phương pháp quản lý và hạch toán NVL của mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng, tuy nhiên doanh nghiệp nào cũng nhận thấy rõ tầm quan trọng của nó. Tổ chức hạch toán NVL không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng NVL nói riêng cũng như vốn lưu động nói chung, mà còn có ỹ nghĩa thiết thực trong qúa trình định hướng đầu tư. Sau thời gian thực tập tại Công ty Cơ Điện Trần Phú, được tiếp cận thực tế công việc kế toán tại đây, em đã mạnh dạn tìm hiểu và nghiên cứu về hạch toán NVL, một trong những phần hành quan trọng và có ảnh hưởng lớn tới công tác hạch toán nói chung của Công ty. Trên cơ sở nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán NVL nói chung, đánh giá thực trạng hạch toán NVL tại Công ty và qua đó thấy được những ưu điểm cũng như một số tồn tại cần khắc phục. Có thể thấy rằng, Công ty đã có nhiều biện pháp hữu hiệu trong việc hạch toán kế toán nói chung cũng như hạch toán NVL nói riêng để phù hợp với tình hình thực tiễn của Công ty. Để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán NVL, đề tài đã đề suất phương hướng cũng như một số biện pháp cụ thể như đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, do trình độ và thời gian thực tập còn hạn chế, đề tài mới chỉ đưa ra được những ý kiến bước đầu, chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Do vậy, người viết rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và bạn đọc. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cơ Điện Trần Phú (thuộc Sở xây dựng Hà Nội), các nhân viên phòng kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong qúa trình thực tập. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Kế toán đã cung cấp cho em những kiến thức quy báu trong thời gian thực tập, để em có điều kiện đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu đề tài.Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn: TS Ngô Trí Tuệ đã hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình để em có thể hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. ._.