Tổ chức Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty in & Đầu tư Mỹ thuật Việt

tư cách là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, đã góp phần tích cực vào sự thành công của công cuộc đổi mới kinh tế ở đất nước ta. Trong đó tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh không những đảm bảo cung cấp vật liệu được đồng bộ, kịp thời, chính xác mà còn là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm bớt chi phí trung gian và thực hiện tiết kiệm vật liệu. Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ có ảnh hưởng tích cực tới việc tăng năng suất lao động, cải tiến sử dụng máy móc thiết bị, thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật, góp phần trong việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm và tích luỹ cho ngân sách. Vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, chi phí vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong khi đó vật liệu của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, nó thường biến động về cả số lượng, chất lượng và giá cả. Do đó việc tổ chức hạch toán vật liệu dùng cho sản xuất có ý nghĩa quan trọng, nó tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng đó của nguyên vật liệu, sau một thời gian thực tập tại Công ty in và đầu tư Mỹ Thuật Việt, với kiến thức thu nhận được trong thời gian học tập, nghiên cứu tại trường em đã tìm hiểu và lựa chọn đề tài “Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty in và đầu tư Mỹ Thuật Việt” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Nội dung của chuyên đề ngoài lời nói đầu và kết luận, gồm một số vấn đề chính như sau: Chương I- Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ của Công ty in và đầu tư Mỹ Thuật Việt. Chương II- Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty in và đầu tư Mỹ Thuậ Việt. Chương III- Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên liệu,vật liệu tại Công ty in và đầu tư Mỹ Thuật Việt. Trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu về lý luận và thực tiễn để hoàn thành chuyên đề này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế do nhận thức và trình độ có hạn. Em rất mong muốn tiếp thu và chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp để em có điều kiện bổ sung nâng cao kiến thức của mình và để phục vụ tốt hơn cho quá trình học tập, công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của cô Trần Ngọc Anh và các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này. chương i: Những vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty in và đầu tư mỹ thuật việt I.Khái niệm,đặc điểm và vai trò của NL,VL và CC,DC trong sản xuất kinh doanh: 1.Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: a.Khái niệm: Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng của lao động đã qua sự tác động của con người. Trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến. Vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu. Việc phân chia nguyên liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hoá học hoặc khối lượng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm. Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định. Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu, máy móc và thiết bị thi công và trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm công trình. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. b.Đặc điểm: In cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành in là những loại lịch bàn,lịch tờ,lịch treo…,các loại văn hoá phẩm sách báo,tạp chí,tập san,các loại tem nhãn,bao bì phục vụ cho việc tiêu dùng,các tài liệu,sổ sách,bảng biểu,giấy tờ …phục vụ công tác quản lý kinh tế,quang lý hành chính cua trung ương và địa phương theo đúng qui định của pháp luật làm theo các hợp đồng khach hàng yêu cầu,công việc in ấn được tiến hành cố định tại xưởng sản xuất 2.Vai trò cua nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ trong sản xuất kinh doanh: Trong doanh nghiệp in chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 65%- 70% trong tổng gía trị hợp đồng in ấn. Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất (tiến độ thi công xây dựng) của doanh nghiệp, việc cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn cần quan tâm đến chất lượng, chất lượng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của vật liệu mà chất lượng công trình là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trường. Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý, tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Bên cạnh đó, công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị thì dịch chuyển một lần hoặc dịch chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Song do giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên có thể được mua sắm, dự trữ bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và qúa trình in nói riêng. Trong qúa trình in các công trình, thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm. Bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu, công cụ dụng cụ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Có thể nói rằng vật liệu, công cụ dụng cụ giữ vị trí quan trọng không thể thiếu được trong quá trình in. II.Phân loại nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 1.Phân loại nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ: a.Phân loại NL,VL theo vai trò,tác dụngcủa NL,VL trong quá trìng sản xuất: Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp in, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… phục vụ cho quá trình sản xuất. + Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động. + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất… + Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. + Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu quản lý và công tác kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật liệu. Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp. b.Phân loại CC,DC theo yêu cầu quản lý,ghi chép kế toán: Đối với công cụ dụng cụ, trong các doanh nghiệp bao gồm các loại dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời, để phục vụ công tác kế toán toàn bộ công cụ dụng cụ được chia thành: . Công cụ dụng cụ; . Bao bì luân chuyển; . Đồ dùng cho thuê. c.Phân loại CC,DC theo phương pháp phân bổ: Tương tự như đối với vật liệu, trong từng loại công cụ dụng cụ cũng cần phải chia thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp 1, cấp 2, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ đó trong quá trình thi công xây lắp của doanh nghiệp. Từ đó, có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu, công cụ dụng cụ. 2.Đánh giá nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ: a.Nguyên tắc đánh giá NL,VL va CC,DC: Đánh giá vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định. Khi đánh giá vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau: * Nguyên tắc giá gốc: Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua: Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến: Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất như chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng ... và chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất. Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp. Chi phí liên quan trực tiếp khác: Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Ví dụ, trong giá gốc thành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể. Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho, gồm: Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường; Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản quy định; Chi phí bán hàng; Chi phí quản lý doanh nghiệp. *Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu: - Trị giá vốn thực tế vật liệu; - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho *Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. *Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu: được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh - Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua; - Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập; - Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất; - Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ. b.Giá gốc nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: *Xác định trị giá gốc thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho: Tuỳ theo nguồn nhập mà trị giá gốc thực tế nhập kho của vật liệu, công cụ dụng cụ được xác định như sau: + Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì trị giá vốn thực tế nhập kho: = + + - Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng. Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án ... thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (là tổng giá thanh toán) + Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự sản xuất: = + + Đối với công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến: = + + + Đối với trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu, công cụ dụng cụ thì trị giá vốn thực tế vật liệu công cụ dụng cụ nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật liệu, công cụ dụng cụ. + Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi được đánh giá theo giá ước tính. Tuỳ theo nguồn nhập mà trị giá gốc thực tế nhập kho của vật liệu, công cụ dụng cụ được xác định như sau: + Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì trị giá vốn thực tế nhập kho: = + + - Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng. Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án ... thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (là tổng giá thanh toán) + Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự sản xuất: = + + Đối với công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến: = + + + Đối với trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu, công cụ dụng cụ thì trị giá vốn thực tế vật liệu công cụ dụng cụ nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật liệu, công cụ dụng cụ. + Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi được đánh giá theo giá ước tính *Xác định trị giá vốn thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho: Vật liệu, công cụ dụng cụ được thu mua và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau, theo phương pháp tính trị giá vốn thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính trị giá vốn thực tế xuất kho của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp theo chuẩn mực kế toán sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng. + Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: = x Đơn giá Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật liệu nhập trong kỳ = bình quân Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vật tư. Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật tư vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động; theo cách tính này, xác định được trị giá vốn thực tế vật tư hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp đối với doanh nghiệp đã làm kế toán máy. + Phương pháp nhập trước - xuất trước: Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này, thì giá trị hàng tồn kho xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. + Phương pháp nhập sau - xuất trước: Phương pháp nhập sau , xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho III.Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo mới nắm được tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng cả kế hoạch và thực tế, từ đó có kế hoạch nhập, xuất, tồn kho khối lượng, giá cả thu mua lẫn tổng giá trị...từ đó đề ra biện pháp quản lý thích hợp. Có hạch toán nguyên vật liệu, doanh nghiệp sẽ biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lưu động. Mặt khác, hạch toán chính xác, kịp thời vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ đến công tác hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo hạch toán giá thành chính xác, khâu đầu tiên cũng phải hạch toán vật liệu chính xác và khoa học. Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ; từ yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ; từ chức năng của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau: + Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu. Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp. + áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. IV.Thủ tục quản lý nhập-xuất kho nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan: 1.Thủ tục nhập kho: a- Thủ tục nhập giấy của khách hàng: Tuỳ theo từng hợp đồng ký kết, giấy có thể do khách hàng giao cho còn công ty chỉ làm gia công in ấn hoặc cũng có thể công ty mua giấy về in. Nếu như giấy do khách hàng giao cho, công ty nhập giấy vào kho giấy để chờ ngày đưa vào sản xuất. Hai bên sẽ lập biên bản chuyển giao giấy. Theo hình thức này, bộ phận cung ứng vật tư, thủ kho và kế toán vật tư của công ty chỉ theo dõi về số lượng của giấy nhập kho, không theo dõi về mặt giá trị. b-Thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài: 2.Thủ tục xuất kho: . Thủ tục xuất kho vật liệu: Vật liệu của công ty chủ yếu được sử dụng để sản xuất sản phẩm, các loại vật liệu này khi xuất kho phải được kiểm tra cẩn thận về số lượng, chất lượng và phải đầy đủ chứng từ cần thiết. Khi có nhu cầu về xuất vật tư (trừ vật liệu là giấy) các phân xưởng lập giấy xin lĩnh vật tư (biểu 6) đưa lên phó giám đốc phụ trách sản xuất để duyệt. Nếu xét thấy loại vật liệu đó phù hợp với yêu cầu sản xuất của phân xưởng thì phó giám đốc ký duyệt đồng ý cho lĩnh. Phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất vật tư căn cứ vào phiếu xin lĩnh của các phân xưởng, phòng ban ghi yêu cầu về vật liệu vào phiếu, căn cứ vào số lượng vật liệu được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất đủ vật liệu. Khi xuất kho, thủ kho và người lĩnh ký xác nhận vào sổ thực phát trên phiếu lĩnh vật tư này. Tất cả các loại vật tư (trừ giấy) khi lập phiếu xuất, xin lĩnh vật tư phòng vật tư lập thành 1 liên: - 1 liên lưu tại phòng vật tư . - 1 liên giao cho người lĩnh vật tư đem xuống thủ kho để lĩnh. Sau khi hai bên ký nhận số thực xuất, thực lĩnh, thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển phiếu lĩnh vật tư (biểu 7) lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu. Đối với vật liệu là giấy, căn cứ vào hợp đồng sản xuất đã ký, căn cứ vào tiến độ sản xuất của từng phân xưởng và máy in. Phòng sản xuất lập kế hoạch cho in từng ấn phẩm theo máy in. Sau khi bố trí được công việc phòng sản xuất lập phiếu xuất (biểu 8) theo số lượng ấn phẩm cần sản xuất, phiếu lập thành hai liên: - 1 liên lưu tại phòng sản xuất. - 1 liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho. Sau đó chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu. Ngoài ra, đối với giấy của khách hàng giao cho, công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng. Khi bắt đầu sản xuất, phòng sản xuất viết phiếu xuất giấy theo hợp đồng đã ký với khách hàng. Phiếu xuất giấy cũng được lập thành 2 liên: - 1 liên lưu tại phòng sản xuất. - 1 liên giao cho thủ kho. 3.Các chứng từ kế toán có liên quan: a.Chứng từ kế toán bắt buộc: Theo chế độ, chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 1141/ TC/QĐ/CĐ kếtoán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT); - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT); - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT); - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT); - Hoá đơn (GTGT) – MS 01 GTKT – 2LN; - Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT – 2LN; - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH); Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo Quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05 - VT), Phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 - VT)… Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ thống nhất, bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. V.Phương pháp kế toán chi tiết NL,VL và CC,DC: Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ do nhiều bộ phận tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán. Hiện nay, trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu lưu chuyển. - Phương pháp sổ số dư. Mọi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng. Trong việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Và như vậy cần thiết phải nắm vững nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp đó. 1.Phương pháp ghi thẻ song song: - ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ cho phòng kế toán. -ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng. Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song Thẻ Kho Sổ kế toán chi tiết Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợpN-X-T Sổ kế toán tổng hợp Với tư cách kiểm tra, đối chiếu như trên, phương pháp thẻ song song có ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép; quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số liệu và giá trị của chúng. Tuy nhiên theo phương pháp thẻ song song có nhược điểm lớn là việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng; khối lượng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật tư nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày. Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán. Phương pháp thẻ song song được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi và về chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo sơ đồ sau: Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ kế toan tổng hợp Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm được khối lượng ghi chép của kế toán, do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng, nhưng có nhược điểm là việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị); công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng, do trong tháng kế toán không ghi sổ; tác dụng của kế toán trong công tác quản lý bị hạn chế. Với ưu, nhược điểm nêu trên, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu; ._.do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất hàng ngày. 3.Phương pháp sổ số dư: Nội dung phương pháp sổ số dư, hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng thiết kế như sau: - ở kho: Thủ kho cũng làm thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các phiếu giao nhận chứng từ, kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại VL, CCDC theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và ĐG hạch toán, tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập, xuất tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết VL, CCDC theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau: Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư Sơ đồ kế toán Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bản giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bản giao nhận chứng từ xuất Sổ tổng hợp Nhập_ Xuất _ Tồn Bảng lũy kế Nhập_Xuất_ Tồn (1) (1) (6) (4) (2) (2) (3) (3) (5) Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng công việc ghi sổ kế toán do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và theo nhóm, loại vật liệu. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày. Và phương pháp này cũng có nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại vật liệu nên qua số liệu kế toán không thể nhận biết được số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra khi đối chiếu, kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu không khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi số sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp và tốn nhiều công sức. Phương pháp sổ số dư được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập, xuất) về nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho; yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. VI.Phương pháp tổng hợp NL,VL và CC,DC: 1.Tài khoản kế toán sử dụng: Sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trực tiếp ở các tài khoản cấp 1, cấp 2 về vật liệu. Đây là phương pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh với giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu. Để tiến hành hạch toán, kế toán sử dụng các tài khoản : tài khoản 152 "NLVL", tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu vật liệu theo giá thực tế. - Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên liệu, vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm: Tài khoản 1521: Nguyên liệu vật liệu chính Tài khoản 1522: Vật liệu phụ Tài khoản 1523: Nhiên liệu Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế Tài khoản 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản Tài khoản 1528: Vât liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4… tới từng nhóm, thứ … vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp. - Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ", tài khoản 153 sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế. Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1531: Công cụ dụng cụ Tài khoản 1532: Bao bì luân chuyển Tài khoản 1533: Đồ dùng cho thuê - Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường", tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. - Tài khoản 331 "Phải trả cho người bán", được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với những người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác như: TK 111(1), TK 112(1), TK 141, TK 128, TK 222, TK 411, TK 627, TK 641 và TK 642. * Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: Vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau: Tăng do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, tăng do nhận vốn góp của các đơn vị cá nhân khác… Trong mọi trường, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho lập các chứng từ theo đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ nhập, hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp, đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. Cuối tháng, tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra và đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết. Các nghiệp vụ kinh tế tăng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chủ yếu: + Tăng vật liệu, công cụ dụng cụ do mua ngoài; Trường hợp 1: Hàng và hoá đơn cùng về. Trường hợp 2: Hàng về chưa có hoá đơn. - Trường hợp 3: Hàng đang đi đường. Trường hợp 4: Nhập khẩu vật tư, hàng hoá. Trường hợp 5: Phản ánh các chi phí thu mua. - Trưòng hợp 6: Phản ánh các khoản chiết khấu, giảm giá. + Tăng vật tư do nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế hoặc thuê ngoài gia công, chế biến, căn cứ vào giá thực tế nhập kho, kế toán ghi; + Tăng vật tư do nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác, được cấp phát, kế toán ghi; + Tăng vật tư do được biếu tặng; + Tăng do thu hồi vốn kinh doanh; + Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa; + Trường hợp vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất sản phẩm không hết đem nhập lại kho, kế toán ghi; + Tăng giá vật liệu, công cụ dụng cụ do đánh giá lại. 2.Kế toán tổng hợp xuất kho NL,VL và CC,DC: Vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ và quản lý doanh nghiệp để góp vốn liên doanh với đơn vị khác, nhượng bán lại và một số nhu cầu khác. Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ cũng phải đựoc lập chứng từ đầy đủ đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành phân loại theo các đối tượng sử dụng và tính ra giá thực tế xuất kho để ghi chép phản ánh trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng cũng phải tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra với số liệu, kế toán chi tiết. Để phản ánh các nghiệp vụ xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng nhiều tài khoản khác nhau như TK 152, TK 153, TK 241, TK 621, TK627, TK 641, TK 642, TK 141… Tuỳ vật liệu, công cụ dụng cụ đều là hàng tồn kho, thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, nhưng có sự khác nhau về đặc điểm tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy phương pháp kế toán tổng hợp xuất dùng vật liệu, công cụ dụng cụ có sự khác nhau nhất định. * Kế toán tổng hợp giảm vật liệu: + Xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho công tác xây dựng cơ bản, cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh khác; + Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến; + Xuất kho vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác; + Xuất kho vật liệu gửi đi bán hoặc xuất giao bán trực tiếp; + Vật liệu mất mát, thiếu hụt trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản; + Giảm vật tư do cho vay tạm thời. * Phương pháp kế toán tổng hợp xuất dùng công cụ, dụng cụ: Công cụ, dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và một số nhu cầu khác. Căn cứ vào các chứng từ xuất kho công cụ, dụng cụ kế toán tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng, rồi tính ra giá thực tế xuất dùng và ghi vào các tài khoản liên quan. Tuy nhiên, do đặc điểm , tình chất cũng như giá trị và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ và tính hiệu quả của công tác kế toán mà việc tính toán phân bổ giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tượng sử dụng có thể được thực hiện một lần hoặc nhiều lần. + Phương pháp phân bổ 1 lần (phân bổ ngay 100% giá trị). Nội dung: Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ để tính ra giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng rồi tính (phân bổ) ngay 1 lần (toàn bộ giá trị) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Điều kiện áp dụng: Xuất dùng công cụ, dụng cụ với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều, thời gian sử dụng ngắn với mục đích thay thế bổ sung một phần công cụ, dụng cụ đang dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 627 (6273) Chi phí sản xuất chung (Chi phí dụng cụ sản xuất) Nợ TK 641 (6413) Chi phí bán hàng (Chi phí dụng cụ đồ dùng) Nợ TK 642 (6423) Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi phí đồ dùng văn phòng) Có TK 153 Công cụ dụng cụ (TK 1531, TK 1532, TK 1533) (Toàn bộ trị giá vốn thực tế của công cụ, dụng cụ) + Phương pháp phân bổ hai lần(Phân bổ 50%): Nội dung: Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ, kế toán tính toán phân bổ ngay 50% trị giá vốn thực tế của công cụ, dụng cụ xuất dùng (phân bổ lần một) tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận sử dụng công cụ, dụng cụ; khi báo hỏng (mất) công cụ, dụng cụ đang dùng thì kế toán tiến hành tính toán và phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ (phân bổ lần hai) vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng; giá trị còn lại phân bổ lần hai được tính theo công thức sau: Giá trị CCDC phân bổ lần 2 = 50% trị giá vốn thực tế của công cụ, dụng cụ báo hỏng – Giá trị phế liệu thu hồi; số tiền bồi thường (Nếu có) Điều kiện áp dụng: Xuất dùng công cụ, dụng cụ có giá trị tương đối lớn, không xác định được chính xác thời gian sử dụng (Ví dụ: Các đồ dùng bằng sành sứ, thuỷ tinh...) Khi xuất công cụ dụng cụ phân bổ hai lần trong năm; căn cứ vào phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ; kế toán tính ra trị giá vốn thực tế công cụ, dụng cụ xuất kho, để ghi: Nợ TK 142 (1421) Chi phí trả trước (Trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng) Có TK 153 (1531, 1532, 1533) Công cụ dụng cụ Đồng thời, tiến hành phân bổ lần một: 50% trị giá công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 627, 641, 642 (50% trị giá công cụ dụng cụ xuất dùng) Có TK 142 (1421) Chi phí trả trước (50% trị giá thực tế) Khi báo hỏng công cụ dụng cụ, căn cứ vào chứng từ báo hỏng, các chứng từ khác phản ánh phế liệu thu hồi, ... kế toán tính toán và phân bổ lần hai giá trị công cụ dụng cụ, kế toán ghi: Nợ TK 627, 641, 642 (Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ lần hai) Nợ TK 152, 138, 111 (Giá trị phế liệu thu hồi, số tiền bồi thường vật chất) Có TK 142 (1421) Chi phí trả trước (50% trị giá vốn thực tế CCDC báo hỏng). + Phương pháp phân bổ nhiều lần: Nội dung: Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán tiến hành tính toán phân bổ dần hàng kỳ trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng công cụ dụng cụ. Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần được tính như sau: Điều kiện áp dụng: Xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tương đối lớn, số lượng nhiều với mục đích thay thế trang bị hàng loạt, thời gian sử dụng tương đối dài. Khi xuất dùng công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần, căn cứ vào phiếu xuất kho công cụ dụng cụ, kế toán tính trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 142 (1421) Chi phí trả trước (Toàn bộ trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng) Có TK 153 CCDC (Toàn bộ trị giá vốn thực tế CCDC xuất dùng) Căn cứ vào số phân bổ dần vào chi phí sản xuât kinh doanh từng kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 627 (6273) Chi phí SX chung (chi phí dụng cụ sản xuất) Nợ TK 641 (6413) Chi phí bán hàng (chi phí dụng cụ đồ dùng) Nợ TK 642 (6423) Chi phí QLDN (Chi phí đồ dùng văn phòng) Có TK 142 (1421) Chi phí trả trước (Giá trị CCDC phân bổ hàng kỳ) Khi báo hỏng công cụ, dụng cụ được tính toán và phản ánh tương tự như phương pháp phân bổ 50%. Có thể khái quát phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên theo sơ đồ tài khoản kế toán sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. (Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). TK 331,111,112,141,311 TK 152,153 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất vật liệu để chế TK 133(1) tạo sản phẩm Thuế VAT được khấu trừ TK 151 TK 627, 641, 642 Hàng đi đường kỳ trước Xuất vật liệu cho SX về nhập kho chung, bán hàng, quản lý TK 411 TK 241 Nhận cấp, phát, Xuất vật liệu cho góp liên doanh bằng V. liệu xây dựng cơ bản TK 642 TK 128, 222 Vật liệu thừa trong định mức Xuất vật liệu góp vốn phát hiện khi kiểm kê liên doanh TK 338(1) TK 154 Vật liệu thừa phát hiện qua Xuất vật liệu ngoài kiểm kê chưa rõ nguyên gia công chế biến nhân, chưa xử lý TK 128, 222 TK 642, 138(1) Nhận lại vốn góp Vật liệu thiếu do phát liên doanh hiện kiểm kê TK 412 Đánh giá giảm V.liệu Đánh giá tăng vật liệu Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp). TK 331, 111, 112, 141, 3111 TK 152, 153 TK 621 V.liệu tăng do mua ngoài Xuất vật liệu chế tạo (Theo tổng giá T. Toán) sản phẩm TK 151 TK 627, 641, 642 Hàng đi đường kỳ trước Xuất V.liệu cho các nhu về nhập kho khác ở phân xưởng, xuất phục vụ bán hàng, quản lý, XDCB,... TK 411, 222, 128 Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác 3.Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng. Giá trị của vật tư, hàng hoá mua vào và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh một tài khoản riêng - TK 611 "Mua hàng". Còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu và cuối kỳ. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê. Tiếp đó là giá trị hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư, hàng hoá mua vào (nhập kho) trong kỳ, tính theo công thức sau: Trị giá xuất kho = Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ - Trị giá tồn cuối kỳ. Có thể khái quát phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 331, 111, 112, 141, 3111 TK 152, 153 TK 621 V.liệu tăng do mua ngoài Xuất vật liệu chế tạo (Theo tổng giá T. Toán) sản phẩm TK 151 TK 627, 641, 642 Hàng đi đường kỳ trước Xuất V.liệu cho các nhu về nhập kho khác ở phân xưởng xuất phục vụ bán hàng, quản lý, XDCB,... TK 411, 222, 128 Vật liệu tăng cho các nguyên nhân khác Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. (Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị NVL tồn cuối kỳ chưa sử dụng đầu kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Giá trị V.liệu mua vào trong kỳ Các khoản chiết khấu giảm giá được TK 133(1) hưởng và trị giá hàng mua trả lại TK 133(1) Thuế VAT được Thuế VAT không được khấu trừ khấu trừ TK 411 TK 138, 334 Nhận cấp phát tặng thưởng Vật liệu thiếu hụt mất mát vốn cá nhân phải bồi thường TK 412 TK 138(1) Đánh giá tăng vật liệu Vật liệu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý TK 642 Số thiếu hụt trong định mức TK 621 Kết chuyển trị giá vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất TK 627, 641, 642 *Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ ở doanh in: Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng các báo cáo kế toán qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán xử lý số liệu trên các sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán. Sổ của phần kế toán tổng hợp được gọi là sổ kế toán tổng hợp. Các doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp. + Trong hình thức nhật ký chung, sổ kế toán tổng hợp được sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu đơn giản rất nhiều. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ nhập - xuất) kế toán ghi sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Từ nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái theo từng tài khoản. + Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu được thực hiện trên nhiều sổ sách kế toán. Những nghiệp vụ kinh tế liên quan đến có tài khoản 151 được phản ánh ở nhật ký chứng từ số 6 - ghi có TK 151 hàng đang đi đường. Nhật ký chứng từ số 6 phản ánh hàng mua đang đi đường, đầu tháng đã về nhập kho doanh nghiệp trong tháng. Cuối tháng được cộng sổ ghi vào bảng kê số 3:" Bảng tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ". Những nghiệp vụ kinh tế có định khoản kế toán liên quan bên có, bên nợ TK 331 được phản ánh trước hết vào sổ chi tiết mở cho TK 331 - sổ chi tiết số 6. Cuối tháng, ghi chuyển số liệu từ sổ chi tiết TK331 vào nhật ký chứng từ số 5 (Mẫu 05/NKCT). Giá trị của vật liệu xuất kho trước hết được phản ánh vào bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (Bảng phân bổ số 2, Mẫu 02/BPB) giá trị của vật liệu xuất kho được phản ánh theo từng đối tượng sử dụng. Số liệu ở bảng phân bổ số 2 được dùng để ghi vào bảng kê số 4 "Tập hợp chi phí đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, tập hợp chi phí trả trước, chi phí phải trả". Ngoài ra, bảng phân bổ số 2 còn được dùng để ghi vào các nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 7 (Mẫu số 07/NKCT) "Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp" và sau đó giá trị vật liệu xuất kho còn được phản ánh vào các bảng kê, sổ chi tiết, nhật ký chứng từ có ghi số phát sinh bên có của TK 152. + Trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái, từ chứng từ gốc, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu. Căn cứ vào sổ tổng cộng của bảng tổng hợp để ghi vào nhật ký sổ cái một dòng. Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi nhật ký sổ cái sẽ được ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiêu liên quan. Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để đối chiếu số liệu với sổ nhật ký - sổ cái cuối tháng. + Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ (đối với chứng từ gốc ít phát sinh) hoặc căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại đã được kiểm tra phân loại để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ (kèm theo chứng từ gốc). Sau khi lập song trình kế toán trưởng ký và ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ đăng ký CTGS sẽ ghi vào sổ cái và sổ hoặc thẻ chi tiết liên quan. chương II: thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt I.Quá trình phát triển của doanh nghiệp: 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt được thành lập theo quyết định số 0103010848 ngày 21- 02- 2003 của Sở Kế hoạch & Đầu tư UBND thành phố Hà Nội. Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt được thành lập theo đúng qui định luật pháp về các thủ tục như : Vốn góp, có hội đồng thành viên…. và có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thực hiện hạch toán độc lập, có tài khoản tại Ngân hàng. - Trụ sở công ty được đóng tại số nhà 339 Thanh Nhàn, Phương Bạch Mai,Quận Hai Bà Trưng,Hà Nội . Điện thoại 04.8631910 - Mã số thuế:0101877365. Công ty tập trung việc kinh doanh chủ yếu vào các mặt hàng sau: Quảng cáo thương mại Mua bán, trao đổi, sửa chữa vật tư máy móc,thiết bị ngành in,văn phòng phẩm,quảng cáo. Thiết kế dàn dựng,sản xuất phim quảng cáo Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh. Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt Là công ty có đặc trưng sản xuất kinh doanh với số vốn ban đầu khoảng 2000triệu đồng trong đó vốn cố định là 1500 triệu, vốn lưu động là 400 triệu, Công ty đã không ngừng phát triển và lớn mạnh. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành rất ổn định và tạo thành những chu kỳ rõ ràng liên kết nhau. Công nghệ in TYPO trước đây đã bị loại bỏ và thay thế vào đó là công nghệ in OFFSET hiện đại với máy in 2 mầu, 4 mầu, các máy xén, máy cắt, máy dập… công nghệ cao, sản lượng trang in ngày càng tăng, doanh thu ngày càng lớn, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện, thu nhập bình quân đầu người tăng nhanh. Công ty in Thống Nhất hiện có 70 CBCNV trong đó có 10 kỹ sư, nhiều công nhân lành nghề có kinh nghiệm và tay nghề cao. Công ty có dây chuyền sản xuất khép kín từ chế bản đến hoàn thiện sau in. Các trang thiết bị và máy móc của Công ty trong đó có 5 máy in Offset từ 1 đến 4 mầu, các máy gấp bắt, khâu chỉ, đóng thếp, vào bìa keo nhiệt… được nhập từ các nước tiên tiến như Đức, Nhật, Mỹ… đã luôn luôn phát huy hết công suất của mình. Hàng năm Công ty sản xuất 500triệu trang in/ năm và có tổng doanh thu 700 triệu VNĐ/năm. 2.Chức năng,nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động SXKD cua đơn vị kế toán: a.Công ty có các nhiệm vụ sau: Mục tiêu kinh doanh : đáp ứng đầy đủ, kịp thời cả về số lượng, chất lượng cho mọi nhu cầu về các thiết bị ,sản phẩm in ấn, đồng thời góp phần ổn định thị trường. - In các tài liệu sổ sách, bảng biểu, giấy tờ... phục vụ công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính của trung ương và địa phương theo đúng qui định của pháp luật. - In các loại lịch bàn, lịch tờ, lịch treo, lịch sổ… các loại văn hoá phẩm sách báo, tạp chí, tập san, các loại tem nhãn, bao bì phục vụ công nghiệp tiêu dùng. - Kinh doanh các loại vật tư vật phẩm, thiết bị máy móc ngành in, các sản phẩm liên quan đến thiết bị sân khấu. Nhận sửa chữa tân trang các máy in, thiết bị in. Đào tạo dạy nghề công nhân kỹ thuật và chuyển giao công nghệ cho các nhà máy in khác của trung ương và địa phương. Nhận lắp đặt các trang thiết bị sân khấu. b. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 I. Nguốn vốn kinh doanh 8.504.462.155 16.254.146.094 16.528.933.474 1. Ngân sách Nhà nước cấp 6.869.583.697 14.297.106.534 14.544.191.472 1. Tự bổ sung 1.634.878.458 1.957.039.560 1.984.741.002 II. Tổng doanh thu 26.983.893.413 30.470.761.625 47.070.915.923 III. Tổng chi phí 44.102.113.440 30.788.087.210 34.501.557.738 IV. Lợi nhuận thực hiện V. Thực hiện nghĩa vụ đối với NN 206.348.099 324.328.083 242.180.392 VI. Lao động bình quân VII. Thu nhập bình quân 12.001.248 13.292.988 14.964.023 VIII. Các quỹ khác 1. Quỹ phát triển kinh doanh 266.171.065 119.588.306 227.158.177 1. Quỹ dự trữ 73.890.467 154.008.601 206.462.351 3. Quỹ khen thưởng -36.070.229 142.405.617 126.391.970 4. Quỹ phúc lợi -6.917.335 88.294.648 61.214.608 Trong 3 năm gần đây, từ 2003 - 2005 doanh thu của công ty đã không ngừng tăng lên, đời sống CBCNV ngày càng được cải thiện, thu nhập bình quân đầu người tăng nhanh. - Năm 2004 công ty đã đầu tư chiều sâu, đưa máy in offset 4 mầu tự động và hệ thống máy vào bìa vào hoạt động. Vì vậy năng suất đã tăng thêm, sản lượng tăng 300 triệu trang in so với năm 2003. Đồng thời các dịch vụ mua bán vật tư và các dịch vụ khác cũng tăng. - Năm 2005 công ty đã đầu tư chiều sâu, đưa máy in offset 5 mầu tự động của CHLB Đức và máy phun UV vào hoạt động. Vì vậy năng suất đã tăng thêm, sản lượng đạt 108,06% và doanh thu đạt 126,88% so với năm 2004. Đồng thời các dịch vụ mua bán vật tư và các dịch vụ khác cũng tăng. Nhưng vốn của công ty chủ yếu là vốn đi vay nên đề nghị tăng vốn chủ sở hữu để giảm nguồn vốn vay ngân hàng. 3.Công tác tổ chức quản lý,tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt: a.Các mặt hàng chính của Công ty là: + Sách báo, tranh ảnh, sổ tay + Tạp chí, tờ gấp, tờ rơi + Lịch các loại + Bao bì, tem nhãn… b. Tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ: Xuất phát từ đặc điểm của ngành in nói chung và của công ty nói riêng, sản phẩm của công ty thường được sản xuất theo đơn đặt hàng. Hiện nay công ty tổ chức sản xuất trong 3 phân xưởng. Các phân xưởng sản xuất khép kín được trang bị các máy móc thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất được liên tục và quy trình công nghệ sản xuất được chia làm 3 giai đoạn theo kiểu chế biến liên tục: + Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị. - Sắp chữ vi tính. - Bình bản, sửa chữa, chụp phim. + Giai đoạn 2: Giai đoạn in. - Phơi bản. - In. + Giai đoạn 3: Gia công từ in từng phần qua bước gấp, cắt, khâu, đóng, vào bìa. Sơ đồ tổ chức bộ máy sản xuất. Phơi bản In Sách KCS Thành phẩm Phân xưởng in I, II, III Phòng vi tính chế bản Phòng sản xuất Khách hàng Phòng vật tư c. Sơ đồ tổ chức hành chính: Giám đốc Phó Giám đốc KDTT Phó Giám đốc VT – HC Phó Giám đốc SX Phòng kế toán Phòng TC - LĐTL Phòng vật tư - tiêu thụ Phòng sản xuất PX chế bản PX cơ điện PX in PX sách : Theo tổ chức hành chính của Công ty : Theo hệ thống quản lý chất lượng d. Đặc điểm về tổ chức quản lý: - Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng là quan hệ chỉ đạo từ trên xuống dưới, bắt đầu từ Ban Giám đốc tới các phòng ban được tổ chức liên quan chặt chẽ với nhau. - Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm chung và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu. Ba Phó giám đốc và kế toán trưởng làm tham mưu cho giám đốc, vừa trực tiếp quản lý các phân xưởng, vừa thu thập và cung cấp đầy đủ các thông tin về sản xuất kinh doanh để giúp giám đốc có những quyết định sáng suốt kịp thời nhằm lãnh đạo công ty tốt. *. Phòng kế toán:. - Phòng kế toán là cơ quan nghiệp vụ giúp việc cho giám đốc công ty trong việc quản lý tài chính, hạch toán kế toán trong phạm vi của công ty. Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc và chỉ đạo nghiệp vụ của ban lãnh đạo. - Hạch toán toàn bộ phần kế toán phát sinh của công ty bảo đảm đúng chế độ hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước. - Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty, công việc có liên quan chặt chẽ với hoạt động của phòng ban khác. Phòng kế toán giúp cho giám đốc phân tích hoạt động kinh tế, báo cáo thống kê cho cơ quan chức năng. *. Phòng tổ chức lao động tiền lương: - Có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp lao động một cách hợp lý, tạo năng suất lao động có hiệu quả. - Cử người đi đào tạo, theo dõi chặt chẽ tình hình nhân sự của công ty, thực hiện các nghiệp vụ văn thư, hưu trí, thường trực thi đua. - Trang bị và quản lý trang thiết bị dụng cụ phương tiện bảo hộ lao động và phương tiện làm việc qua nghiên cứu mô hình tổ chức bộ máy của công ty *Phòng vật tư - tiêu thụ: - Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản, trang thiết bị máy móc, vật tư hàng hoá, quản lý các hợp đồng sản xuất chung của công ty. Làm tham mưu cho giám đốc trong việc thực hiện ký kết các hợp đồng sản xuất kinh doanh. *. Phòng sản xuất: - Là nơi tiến hành các công việc ký kết hợp đồng với khách hàng, theo dõi tình hình sản xuất. * Các phân xưởng: - Là các bộ phận có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo lệnh của phòng sản xuất trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết với khách hàng. - Các phòng ban trong công ty đều có mối quan hệ chỉ đạo liên quan với nhau và với các phân xưởng sản xuất nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản xuất, tạo ra nhiều sản phẩm, giao hàng cho khách hàng đúng thời gian, đảm bảo uy tín cho công ty trên thị trường và tạo thêm nhiều mối quan hệ với bạn hàng. e. Tổ chức bộ máy kế toán: Chức năng Kiểm tra, giám sát mọi hành động tổ chức của công ty. Tham mưu cho giám đốc các biện pháp về quản ký tài chính, giá cả, sử dụng vốn có hiệu quả cao nhất, chấp hành các qui định hiện hành về tài chính, kế toán, thống kê do người ban hành. Nhiệm vụ - Cung cấp số liệu kế toán trung thực,nhanh chóng, chính xác. - Kiểm tra chứng từ kế toán,ghi sổ kế toán, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán đảm bảo phản ánh một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn. - Tính toán chi phí, doanh thu để lập báo cáo kết quả hội đồng kinh doanh của doanh nghiệp, các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước. - Quản lý các kho hàng hoá của công ty, theo dõi và báo cáo người nhập, xuất, tồn. +Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý, công tác kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán, từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp lập báo cáo và kiểm tra kế toán, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp. Các phân xưởng, phòng ban khác chỉ lập những chứng từ phát sinh tại đơn vị rồi gửi về phòng kế toán. Quy mô tổ chức của bộ máy kế toán gọn nhẹ phù._.iệt Sổ tổng hợp giấy 339Thanh Nhàn - Hà Nội Tháng 3/2005 DM Tên sản phẩm Khuôn khổ Đvị tính Dư đầu tháng Nhập trong tháng Ghi có TK 1521, nợ các TK khác Xuất trong tháng Ghi nợ TK 1521, có các TK khác Dư cuối tháng SL ST SL ST TK 1526 TK311 SL ST TK 621 TK 1526 SL ST … …… …… … …… …… … …… …… …… … …… …… …… …… … … …… 2 Couches 64g/m2 54.5x69 Tờ 19.884 6.050.950 19.884 6.050.950 3 Couches 64g/m2 91x69 Tờ 67.091 33.869.700 70.500 34.162.868 34.162.868 115.110 56.916.100 56.916.100 22.481 11.116.468 4 Couches 75g/m2 86x63,5 Tờ 113 88.800 38.177 33.533.200 33.533.200 38.290 33.622.000 33.622.000 0 0 … …… …… … …… …… … …… …… …… … …… …… …… …… … … …… 12 Couches 85g/m2 69x88 Tờ 12.800 8.177.200 12.800 8.177.200 13 Couches 85g/m2 58,4x91,4 Tờ 115 65.079 115 65.097 … …… …… … …… …… … …… …… …… … …… …… …… …… … … …… 21 Couches 100g/m2 62x71 Tờ 248 207.600 248 207.600 22 Couches 100g/m2 65x86 Tờ 50.548 34.015.531 31.000 20.860.800 20.860.800 19.548 13.154.731 … …… …… … …… …… … …… …… …… … …… …… …… …… … … …… 25 Couches 100g/m2 79x109 Tờ 10.918 11.388.524 10.000 10.959.453 10.959.453 7.255 7.750.900 7.750.900 13.663 14.597.077 26 Couches 64g/m2 98 Kg 53.865 670.864.066 53.865 670.864.066 … …… …… … …… …… … …… …… …… … …… …… …… …… … … …… Cộng 1.375.584.909 190.759.294 139.780.468 50.978.826 413.536.868 273.756.400 139.780.468 1.352.807.335 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu Công ty cp in và đầu tư mỹ thuật việt Sổ tổng hợp vật liệu 339Thanh Nhàn - Hà Nội Kho 1522 (Mực) Năm 2005 Tháng 3/2005 Số TT Tên sản phẩm SD đầu tháng Nợ TK 152, có các TK Nhập Xuất Có TK 152, nợ các TK SD cuối tháng SL ST TK 111 TK 112 TK 331 SL ST SL ST TK 621 TK 641 TK … SL ST 1 Mực đen Nhật - - 2550000 30 2550000 10 850000 850000 20 1700000 2 Mực đen Đức 227,5 15083300 100 6630050 6630050 127,5 8453250 3 Mực đen HK 130 8502000 8660000 108 86000 - 9482000 9482000 96 7680000 4 Mực đen TQ 442,5 16372500 32400000 32000 - 12018800 12018800 - 36753700 5 Mực trắng Nhật 4762000 10 800000 800000 25 2000000 … Tổng cộng 268348850 16760000 91876000 108636000 91718450 91718450 285266400 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty là in các loại ấn phẩm nên chi tiết về vật liệu (chủ yếu giấy, mực) chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng 70%). Do vậy hạch toán đầy đủ chi phí vật liệu và phân bổ chính xác cho các đối tượng chịu chi phí vật liệu, công ty sử dụng bảng phân bổ số 2 “Phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ”.Đồng thời nhằm mục đích kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất tránh lãng phí gây thất thoát vốn lưu động. Bảng phân bổ NVL, CCDC Công ty cp in và đầu tư mỹ Thuật việt-339Thanh nhàn - Hà Nội Tháng 3/2005 STT Ghi Có các TK… Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các TK…) 1521 1522 1523 1524 1525 1526 153 1 Chi phí nguyên vật liệu TK621 1.809.270.193 130.744.254 105.140.600 2 Chi phí sản xuất chung TK627 54.029.700 8.770.107 57.561.600 8.306.700 3 Chi phí vật liệu quản lý TK642 1.535.200 40.500 4 Chi phí vật liệu quản lý nhà bếp TK642 30.000 5 Xuất cho lái xe TK641 6 Xuất giấy chế biến TK1526 1.314.143.781 7 Nhập giấy chế biến TK1521 1.318.632.231 8 Thanh lý theo biên bản kiểm kê TK642 9 Bán giấy Tân Mai 50g/m2 K840 TK511 10 Xuất giấy trả XB Giáo dục TK3388 257.812.530 Tổng cộng 3.381.226.504 130.744.254 159.170.300 10.305.307 57.561.600 1.318.632.231 8.377.200 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu Trước đây do công ty chưa hoàn thiện được toàn bộ hệ thống máy móc TYPO thì việc hạch toán chi phí sản xuất ở hai phân xưởng phải tách ra để đảm bảo tính hợp lý trong quá trình tập hợp chi phí. Cho đến nay công ty đã hoàn chỉnh việc thay đổi các máy móc TYPO thành các máy in OFFSET hiện đaị thì việc tính toán các chi phí ở ba phân xưởng được thực hiện đơn giản hơn. Khi phân bổ chi phí sản xuất trong tháng kế toán tập hợp ngay vào dòng của các TK 621, 627, 641, 642… Các nghiệp vụ xuất kho trong tháng của công ty đều được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 gồm có: - Xuất giấy, mực cho sản xuất được tập hợp trên TK 621. - Xuất giấy và các loại vật liệu khác có liên quan đến việc quản lý kinh doanh thì được tập hợp trên TK 642. - Xuất các loại nhiên liệu, vật liệu phục vụ cho sản xuất, quản lý phân xưởng được tập hợp trên TK 627. - Xuất nhiên liệu phục vụ cho chuyên chở thành phẩm tiêu thụ được tập hợp trên TK 641. - Ngoài ra trong quá trình sản xuất doanh nghiệp còn cho các đơn vị bạn vay thì được tập hợp trên TK 138. - Xuất khác (xuất chế biến đối với giấy) tập hợp trên TK 1526 - Xuất bán kế toán ghi trên TK 511. Kết cấu của bảng phân bổ số 2 của Công ty in Thống Nhất: + Các cột ghi có TK 152, 153 ghi chỉ tiêu theo từng loại vật liệu xuất dùng như vật liệu chính: giấy, mực; vật liệu phụ: nhiên liệu, phụ tùng thay thế. + Các dòng ghi đối tượng sử dụng cần phân bổ vào (ghi nợ các TK 621, 627, 632, 641, 642…). + Dòng cộng ghi tổng số của mỗi loại vật liệu đã phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Số liệu của các dòng này sẽ ghi vào dòng “xuất dùng trong tháng” trên bảng kê số 3 cùng tháng. - Để lập bảng phân bổ số 2 kế toán căn cứ vào sổ tổng hợp vật liệu của các kho 1521 (giấy), 1522 (mực), 1523 (vật liệu phụ)…, phần ghi giá thực tế của các loại vật liệu xuất dùng (có các TK 621, 627, 641, 642…). Cụ thể trong tháng tình hình xuất, nhập kho của tất cả các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế trong công ty được phản ánh trên các sổ tổng hợp sau: + Sổ tổng hợp vật liệu giấy (1521). + Sổ tổng hợp vật liệu mực (1522). + Sổ tổng hợp vật liệu phụ (1523). + Sổ tổng hợp nhiên liệu (1524). + Sổ tổng hợp phụ tùng thay thế (1525). Công ty cp in và đầu tư mỹ Thuật việt-339Thanh nhàn - Hà Nội Sổ cái TK 1521 - Nguyên vật liệu chính (giấy). Số dư đầu năm Nợ Có 4.243.038.586 Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …… Tháng 12 331 2.776.755.128 1.076.227.704 1526 2.754.591.690 1.318.632.231 621 9.350.000 3388 65.460.300 …… Cộng phát sinh Nợ Có 5.540.696.818 2.460.320.235 5.968.169.156 3.381.226.504 Số dư cuối tháng Nợ Có 3.815.566.248 2.894.659.979 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu công ty cp in và đầu tư mỹ Thuật việt-339Thanh nhàn - Hà Nội Sổ cái TK 1522 - Nguyên vật liệu chính (mực) Số dư đầu năm Nợ Có 475.311.130 Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …… Tháng 12 111 2.970.000 331 311.199.124 48.688.000 1388.1 17.145.000 …… Cộng phát sinh Nợ Có 331.314.124 48.688.000 258.752.664 130.744.254 Số dư cuối tháng Nợ Có 547.872.590 465.816.336 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu công ty cp in và đầu tư mỹ Thuật việt-339Thanh nhàn - Hà Nội Sổ cái TK 331 - Phải trả người bán Số dư đầu năm Nợ Có 1.831.000.117 Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …… Tháng 12 111 46.244.100 82.082.500 1121 101.573.400 171.698.792 1123 40.000.000 3113 763.599.595 3111 2.313.809.294 1.200.297.596 131 75.081.273 …… Cộng phát sinh Nợ Có 3.340.307.662 1.454.078.888 3.932.197.788 1.677.069.076 Số dư cuối tháng Nợ Có 2.422.890.243 2.645.880.431 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán căn cứ vào các sổ tổng hợp này để phản ánh vào bảng phân bổ số 2 “Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ”. Sau khi đã phân loại các đối tượng chịu chi phí kế toán tiến hành ghi sổ. Nếu nguyên vật liệu xuất kho là vật liệu chính bao gồm các loại giấy, mực các loại thì kế toán ghi có TK 152. - Khi xuất vật liệu cho phân xưởng sản xuất chính kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 7: Nợ TK 621 “Chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp” Có TK 152 (chi tiết) - Giấy của công ty khi mua về còn ở dạng cuộn tròn (tính kg) để tiến hành sản xuất được trước hết công ty phải đem chế biến thành các tờ rời có khuôn khổ cần thiết phù hợp với yêu cầu sản xuất. Do đó khi xuất giấy giao cho đơn vị chế biến kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 7: Nợ TK 1526 Có TK 1521 Đánh giá chung về tình hình sử dụng vốn lưu động tại Công ty in Thống Nhất: Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch 1. Doanh thu thuần 3.470.762.625 4.070.915.923 .600.153.298 2. Lợi nhuận thuần .591.328.981 .497.670.189 106.341.208 3. Vốn lưu động bình quân 2.559.069.127 4.912.084.150 .1453.015.023 4. Sức sản xuất của VLĐ (1/3) 2,42 3,15 0,73 5. Mức sinh lời của VLĐ (1/3) 0,36 0,43 0,07 6. Số vòng quay của VLĐ (1/3) 2,42 3,15 0,73 7. Hệ số đảm nhiệm của VLĐ (2/1) 0,15 0,13 - 0.02 8. Thời gian của một vòng chu chuyển 148,76 114,28 - 34,48 Qua phân tích ta thấy: Doanh thu thuần của công ty năm 2005 cao hơn năm 2004 là.600.153.298 đồng và lợi nhuận thuần năm 2005 cao hơn năm 2004 là 106.341.208 đồng. Số vòng quay của vốn lưu động năm 2005 tăng so với năm 2004 là 0,73 vòng, chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn của công ty được nâng cao. Hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động năm 2005 nhỏ hơn năm 2004 là 0,02 đồng chứng tỏ công ty đã tiết kiệm được vốn. Thời gian của một vòng chu chuyển năm 2005 thấp hơn năm 2004 là 34,48 ngày/vòng chứng tỏ mỗi vòng quay năm 2005 đã tiết kiệm được 34,48 ngày so với năm 2004. CHƯƠNG iii NHậN XéT Và KIếN NGHị Về CÔNG TáC Kế TOáN NGUYÊN LIệU ,VậT LIệU Và CÔNG Cụ,DụNG Cụ TạI CÔNG TY Cổ PHầN IN Và ĐầU TƯ Mỹ THUậT VIệT I- Đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu và công cụ,dụng cụ tại Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: 1. Những ưu điểm: Trước đây, trong điều kiện mà nền kinh tế tập trung, nhà máy cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt hoạt động theo kế hoạch từ cục xuất bản. Khi nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường, là một doanh nghiệp nhạy bén với cơ chế kinh tế thị trường nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển khá mạnh. Cùng với sự phát triển đó, trình độ quản lý của công ty cũng ngày được nâng cao. Để đứng vững trong điều kiện cạnh tranh quyết liệt đòi hỏi công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý chi phí sản xuất để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó tổ chức quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện được mục đích hạ giá thành sản phẩm của công ty. Qua một thời gian thực tập tại công ty, nhìn chung về công tác quản lý ở công ty tương đối tốt, công ty đã tổ chức được một bộ phận chuyên thu mua vật tư cho công ty trên cơ sở xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất, nhu cầu và khả năng cung cấp vật tư. Do đó đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư cho sản xuất, giúp công ty chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Mặt khác công ty đang từng bước tiến hành xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho mỗi loại sản phẩm sản xuất ra. Từ trước đến nay đã có vật liệu chính là giấy được xây dựng định mức này nhằm sử dụng tiết kiệm vật liệu. Việc xây dựng định mức này nhằm sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu dùng vào sản xuất phấn đấu giảm chi phí sản xuất. Việc vận chuyển vật tư của công ty cũng được tổ chức hợp lý, ngoài ra công ty còn có một tổ xe chuyên đảm nhận việc chuyên chở hàng hoá, vật tư cho công ty. Cùng với việc tổ chức thu mua và vận chuyển vật liệu, ở phòng kế toán và ở kho đã kết hợp trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu để đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hợp lý chi phí vật liệu trong sản xuất. Như đã trình bày ở phần trước, để sản xuất ra các loại sản phẩm (in ra các loại ấn phẩm) công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việtphải sử dụng một khối lượng vật tư lớn, bao gồm nhiều loại, mỗi loại có tính chất, công dụng khác nhau. Do vậy muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán một cách chính xác thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Công ty dựa vào vai trò và công dụng của vật liệu để chia thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, trong từng loại lại được chia thành từng nhóm, thứ loại cụ thể. Việc phân loại dựa trên cơ sở như vật là khoa học và hợp lý, tạo điều kiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ và hạch toán vật liệu được chính xác. Đồng thời công ty cũng đã lập sổ danh điểm vật tư để phòng kế toán cùng với các phòng ban khác có liên quan kết hợp quản lý vật liệu. Bên cạnh những kết quả đáng khích lệ trên, trong công tác quản lý vật liệu của công ty vẫn còn một số hạn chế. 2. Những nhược điểm: Thứ nhất, về việc đánh giá vật liệu: Giá thực tế vật liệu xuất kho ở công ty luôn bao gồm 2 phần: Giá trị vật liệu xuất kho tính theo giá bình quân gia quyền. Toàn bộ chi phí vận chuyển đã phát sinh trong tháng. Điều này có nghĩa là chi phí sản xuất của một tháng ngoài chi phí trực tiếp (vật liệu, nhân công…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng. Do vậy, việc tính giá vật liệu của công ty là chưa chính xác bởi vì trong giá vật liệu tồn kho không có chi phí vận chuyển, bốc dỡ cho số vật liệu đó mà chỉ có giá trị thực tế của vật liệu theo hoá đơn. Thứ hai, trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về nhập kho, kế toán chỉ lưu lại phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”, việc này chưa đúng. Thứ ba, để theo dõi tình hình thanh toán với người bán, công ty vẫn đang theo dõi trên các sổ (thẻ) chi tiết vật liệu, sổ tổng hợp vật liệu và các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5. Việc này chưa khoa học, công ty nên mở sổ chi tiết số 2 - “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” - dùng cho TK 331. Thứ tư, kết cấu sổ chi tiết vật liệu của công ty bao gồm cả phần ghi Có các TK 111, 112, 331… để theo dõi thanh toán với người bán và ghi Nợ các TK 621, 627, 641, 642… phần sử dụng vật liệu vào mục đích gì, vì công ty không sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán, như thế sẽ làm mẫu sổ bị rườm rà, phức tạp và việc ghi chép trở nên không khoa học. Thứ năm, phế liệu thu hồi sau khi tập hợp ở các phân xưởng công ty không nhập kho phế liệu mà bán cho nơi mua, xác định doanh thu. Việc này ảnh hưởng đến việc xác định chính xác chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Thứ sáu, hiện nay công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Fast Enteprise 2003 nhưng trình độ kế toán máy của các nhân viên kế toán chưa cao nên vẫn còn nhiều lúng túng trong khi sử dụng và phòng kế toán mới chỉ có 2 máy tính, một số lượng máy tính quá ít khi công ty đã áp dụng kế toán máy. II- Sự cần thiết và các yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: Như đã nói ở phần trên, trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt nói riêng, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Ngoài ra việc tính giá xuất của nguyên vật liệu còn ảnh hưởng tới chi phí sản xuất, giá vốn và lãi trong kỳ của doanh nghiệp. Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho số 2 được ban hành theo quyết định 38/2002/QĐ-BTC có quy định: khi giá trị hàng tồn kho được xác định bằng công thức nhập sau, xuất trước thì các báo cáo tài chính phải trình bày sự khác biệt giữa giá trị hàng tồn kho trình bày ở Bảng cân đối kế toán với: Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước (nếu giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước nhỏ hơn giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp bình quân gia quyền và giá trị thuần có thể thực hiện được), hoặc với giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền (nếu giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp bình quân gia quyền nhỏ hơn giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước và giá trị thuần có thể thực hiện được), hoặc với giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước và phương pháp bình quân gia quyền), hoặc: Giá trị hiện tại của hàng tồn kho tại ngày lập Bảng cân đối kế toán (nếu giá trị hiện tại của hàng tồn kho ngày lập bảng cân đối kế toán nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được), hoặc với giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị hiện tại tại ngày lập bảng cân đối kế toán). Mà nguyên vât liệu lại nằm trong nhóm hàng tồn kho nên những ảnh hưởng của nó tới hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp là tất yếu. Chính vì vậy mà việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và tại Công ty in Thống Nhất nói riêng là một việc làm rất cần thiết trong giai đoạn hiện nay khi chúng ta đang xây dựng chuẩn mực đầu tiên của kế toán Việt Nam và vững vàng trong tầm cao mới của thế kỷ XXI. Các yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu: Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, giá trị và thời gian cung cấp. Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu lãng phí, sai định mức. Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, sử dụng nguyên vật liệu. Nguyên tắc của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo sự thống nhất quản lý giữa công ty và các cơ quan quản lý cấp trên, đảm bảo sự thống nhất giữa các chỉ tiêu mà kế toán phản ánh, thống nhất về hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán và các sổ sách kế toán. Khi tổ chức bộ máy kế toán phải dựa trên các chế độ, quy định về quản lý hành chính và công tác kế toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời phải chú ý đến vấn đề trang thiết bị, phương tiện tính toán hiện đại. Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hiệu quả về hoạt động kế toán tài chính của công ty nhằm phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh. III- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: 1. Về hạch toán chi phí vận chuyển và tính giá thành: Để phục vụ tốt cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, việc tính toán, phân bổ chi phí cho nguyên vật liệu nhập kho trong tháng và tồn kho cuối tháng cần phải chính xác, kịp thời. Việc tập hợp chi phí vận chuyển của tổ xe ô tô và các chi phí khác bằng tiền mặt cho nguyên vật liệu vận chuyển trong tháng còn một số điểm chưa hợp lý. Các chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển vật liệu được chi trả bằng tiền mặt cần phân biệt cho từng loại vật liệu chứ không ghi: Nợ TK 1521 vận chuyển Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 111 trên nhật ký chứng từ số 1 như hiện nay, công ty cần phân loại chi phí này cho từng lô hàng nhập, của từng loại vật liệu vận chuyển trong tháng để ghi vào nhật ký chứng từ số 1 theo định khoản: Nợ TK 152 (Chi tiết từ 1521 - 1525) Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 111 Từ đó làm căn cứ để ghi vào bảng kê số 3 dòng phát sinh trong tháng. Để đảm bảo tính thống nhất và hợp lý trong việc tính giá thực tế của vật liệu nhập kho và xuất kho thì kế toán phải cộng cả chi phí vận chuyển, bốc dỡ… vào giá thành vật liệu nhập kho. Nó sẽ có tác dụng phản ánh chính xác giá trị của vật liệu nhập kho là giá trị thực tế của vật liệu (bao gồm giá mua trên hoá đơn + chi phí vận chuyển, bốc dỡ…, các khoản giảm trừ). Cụ thể phương pháp tính giá thực tế của vật liệu nhập xuất kho như sau: Giá thực tế giá thực tế vật liệu giá thực tế vật liệu chi phí bình quân = tồn kỳ đầu + nhập trong kỳ + vận chuyển của 1 đv VL số lượng VL tồn đầu kỳ + số lượng VL nhập trong kỳ Giá thực tế của giá thực tế bình quân số lượng VL VL xuất kho = của 1 đv VL x xuất kho 2. Về hạch toán hàng đi đường: Việc hoá đơn đã về mà hàng chưa về, công ty nên sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” để phản ánh giá trị của các loại vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho và tình hình đã về nhập kho. Nếu trong tháng đã nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 151 - Hàng đi đường Có TK 111,112,331… Kế toán mở sổ theo dõi số hàng đi đường cho tới khi hàng về, sang tháng sau khi hàng đi đường nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sản xuất hay cho khách hàng…, tuỳ từng trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 152 (642, 621, 632…) Có TK 151 Việc hạch toán và ghi sổ này sẽ giúp cho kế toán theo dõi tình hình mua và nhập vật liệu được chính xác. 3. Về việc sử dụng các sổ chi tiết: 3.1. Sử dụng sổ chi tiết số 2: Đối với vật liệu mua từ bên ngoài yêu cầu phản ánh đúng đắn, đầy đủ chính xác giá thực tế của vật liệu gồm giá hoá đơn, chi phí thu mua thực tế và tình hình thanh toán với người bán. Thực tế tại công ty khi vật liệu được mua về nhập kho, kế toán theo dõi tình hình thanh toán với người bán trên các sổ tổng hợp vật liệu và các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5. Việc theo dõi này chưa khoa học, do vậy công ty nên mở sổ chi tiết số 2 - TK 331 “Phải trả người bán” để phản ánh toàn bộ tình hình thu mua vật liệu và thanh toán với từng người bán (không kể vật liệu đó mua trả tiền ngay hay chưa trả tiền). Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên, kế toán nên mở sổ riêng cho từng người. Như vậy sẽ có điều kiện theo dõi một cách chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán. 3.2. Sử dụng sổ chi tiết vật liệu: Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng loại vật liệu, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng kho, theo từng thứ hạng vật liệu. Kết hợp với đề xuất mở sổ chi tiết số 2. Khi đó ta tách phần theo dõi thanh toán với người bán ghi sang sổ chi tiết số 2, còn sổ chi tiết vật liệu chỉ theo dõi tình hình N - X - T của vật liệu trong tháng. Công ty phần in và đầu tư mỹ thuật việt: Sổ chi tiết vật liệu 339Thanh Nhàn - HN Kho 1522 Năm 2005 Mực đỏ Trung Quốc Tháng 3/2005 Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tồn đầu tháng 150 6.225.000 53 1/3 Phân xưởng máy 30 71 6/3 Phân xưởng máy 15 … Cộng tháng Kế toán trưởng Người lập biểu 1.867.500 105 4.357.500 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu 4. Về hạch toán thu hồi phế liệu: Để phản ánh chính xác chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng khi bán phế liệu thu được tiền kế toán phải ghi giảm chi phí nguyên vật liệu. Nợ TK 111, 112, 131… Có TK 621 5. Về hạch toán xuất - nhập kho vật liệu cho gia công: Thực tế công ty cũng đã theo dõi tình hình xuất nhập vật liệu gia công trên TK 1526. Việc này chưa đúng với chế độ hạch toán kế toán. Để nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp, công ty nên hạch toán việc gia công như sau: TK sử dụng - 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” (chi tiết liên quan). Trình tự hạch toán: - Khi xuất vật liệu cho bộ phận chế biến (hoặc thuê ngoài), kế toán ghi: Nợ TK 154 (gia công) Có TK 152 (chi tiết) - Chi phí gia công do thuê ngoài hạch toán: Nợ TK 154 (gia công) Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 111,112,131… - Chi phí tự gia công: Nợ TK 154 (gia công) Có TK 622 (tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất) Có TK 627 (khấu hao và các khoản chi phí khác bằng tiền) - Khi vật liệu về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Có TK 154 (gia công) - Phần hao hụt cuối năm ghi: Nợ TK 642 Có TK 154 (gia công) 6. áp dụng kế toán máy: Trong điều kiện công ty đã áp dụng kế toán máy, cần nâng cao trình độ tin học, đặc biệt là trình độ sử dụng phần mềm kế toán của các nhân viên kế toán. Ngoài ra công ty nên trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán vì với 2 máy tính như hiện nay mỗi khi làm báo cáo kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm luôn luôn thiếu máy, các nhân viên phải chờ đợi nhau để vào phần hành kế toán của mình trên máy. Hơn nữa, hình thức kế toán Nhật ký chứng từ hiện vẫn đang được áp dụng tại công ty là không phù hợp với kế toán trên máy, công ty nên áp dụng hình thức Nhật ký chung vì hình thức này ít sổ sách hơn và mẫu sổ dễ sử dụng hơn đối với kế toán trên máy. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường của thế kỷ XXI, mục tiêu chung của các doanh nghiệp đều hướng tới lợi nhuận tối đa. Muốn vậy, chúng ta phải tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu từ khâu bảo quản, dự trữ đến sản xuất. Đó chính là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm bớt chi phí trung gian và thực hiện tiết kiệm nguyên vật liệu, từ đó góp phần trong việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu đối với việc quản lý vật liệu, quản lý công ty em đã mạnh dạn tìm hiểu, nghiên cứu để thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục. Cũng trong thời gian này em đã trau dồi cho mình được nhiều điều để hơn nữa kiến thức và lý luận mà em đã được học ở nhà trường. Do thời gian thực tập ngắn và kinh nghiệm còn hạn chế nên chắc chắn chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong tiếp tục nhận được sự góp ý của các thầy cô và của cán bộ kế toán công ty để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của cô Tràn Ngọc Anhvà các cô chú, anh chị trong công ty để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này. Lời mở đầu 1 chương i: Những vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty in và đầu tư mỹ thuật việt 3 I.Khái niệm,đặc điểm và vai trò của NL,VL và CC,DC trong sản xuất kinh doanh: 3 1.Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 3 a.Khái niệm: 3 b.Đặc điểm: 3 2.Vai trò cua nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ trong sản xuất kinh doanh: 3 II.Phân loại nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 4 1.Phân loại nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ: 4 a.Phân loại NL,VL theo vai trò,tác dụngcủa NL,VL trong quá trìng sản xuất: 4 b.Phân loại CC,DC theo yêu cầu quản lý,ghi chép kế toán: 5 c.Phân loại CC,DC theo phương pháp phân bổ: 6 2.Đánh giá nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ: 6 a.Nguyên tắc đánh giá NL,VL va CC,DC: 6 b.Giá gốc nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 8 III.Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 11 IV.Thủ tục quản lý nhập-xuất kho nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan: 12 1.Thủ tục nhập kho: 12 2.Thủ tục xuất kho: 12 3.Các chứng từ kế toán có liên quan: 13 V.Phương pháp kế toán chi tiết NL,VL và CC,DC: 14 1.Phương pháp ghi thẻ song song: 15 2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: 17 3.Phương pháp sổ số dư: 18 VI.Phương pháp tổng hợp NL,VL và CC,DC: 20 1.Tài khoản kế toán sử dụng: 20 2.Kế toán tổng hợp xuất kho NL,VL và CC,DC: 22 3.Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 29 chương II: thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt 34 I.Quá trình phát triển của doanh nghiệp: 34 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: 34 2.Chức năng,nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động SXKD cua đơn vị kế toán: 35 3.Công tác tổ chức quản lý,tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt: 37 a.Các mặt hàng chính của Công ty là: 37 b. Tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ: 37 c. Sơ đồ tổ chức hành chính: 39 d. Đặc điểm về tổ chức quản lý: 40 e. Tổ chức bộ máy kế toán: 41 f. Tổ chức hệ thống sổ kế toán: 44 g. Tổ chức hệ thống chứng từ: 47 h. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán: 47 II.Thực tế công tác kế toán nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ tai công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt: 48 1.Công tác phân loại NL,VL va CC,DC trong doanh nghiệp: 48 2.Kế toán chi tiết nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 51 2.1.Thủ tục nhập- xuất nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ và chứng từ kế toán có liên quan: 51 a. Thủ tục nhập kho vật liệu: 51 b. Thủ tục xuất kho vật liệu: 54 2.2.Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ: 57 a. Hệ thống chứng từ, sổ sách: 57 b. Nội dung công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty: 59 2.3.Phương pháp tính giá gốc nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ xuất kho tại doanh nghiệp: 63 3.Kế toán tổng hợp nhập,xuất kho nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 64 3.1.Tài khoản kế toán sử dụng: 64 3.2.Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: 65 3.2.1.Kế toán tổng hợp các trường hợp nhập kho nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 65 3.2.2.Kế toán tổng hợp các trường hợp xuất kho nguyên liệu,vật liệuvà công cụ,dụng cụ: 78 CHƯƠNG iii NHậN XéT Và KIếN NGHị Về CÔNG TáC Kế TOáN NGUYÊN LIệU ,VậT LIệU Và CÔNG Cụ,DụNG Cụ TạI CÔNG TY Cổ PHầN IN Và ĐầU TƯ Mỹ THUậT VIệT 90 I- Đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu và công cụ,dụng cụ tại Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: 90 1. Những ưu điểm: 90 2. Những nhược điểm: 91 II- Sự cần thiết và các yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: 92 III- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt: 94 1. Về hạch toán chi phí vận chuyển và tính giá thành: 94 2. Về hạch toán hàng đi đường: 95 3. Về việc sử dụng các sổ chi tiết: 96 3.1. Sử dụng sổ chi tiết số 2: 96 3.2. Sử dụng sổ chi tiết vật liệu: 96 4. Về hạch toán thu hồi phế liệu: 98 5. Về hạch toán xuất - nhập kho vật liệu cho gia công: 98 6. áp dụng kế toán máy: 99 Kết luận 100 ._.