Tổ chức kế toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần may và dịch vụ Hưng Long

ra sẽ giúp cho các doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Tất cả các doanh nghiệp đều đặt ra mục tiêu là đạt được lợi nhuận cao nhất mà chi phí bỏ ra là ít nhất. Bởi vậy, hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng vì đó là yếu tố cơ bản tạo ra thực thể sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, tác động trực tiếp đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu có sự thay đổi đột xuất về chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ tất yếu sẽ ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, từ đó ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long là một doanh nghiệp mà trong những năm vừa qua đã không ngừng lớn mạnh và phát triển. Mặc dù trong điều kiện cơ chế thị trường có sự cạnh tranh diễn ra gay gắt, nhất là trong ngành công nghiệp may mặc - một ngành có nhiều doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế tham gia. Nhân tố quyết định sự thành công của Công ty là ở chỗ Ban lãnh đạo Công ty đã xác định được mặt hàng sản xuất với chất lượng cao, có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước, có nhiều khách hàng lớn, ổn định được sản phẩm và tiêu thụ được số lượng lớn. Bên cạnh đó phải kể đến sự đóng góp có hiệu quả của công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng. Sau một thời gian ngắn thực tập tại phòng kế toán của Công ty, được tìm hiểu về công tác kế toán ở đây. Tôi nhận thấy công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ của Công ty đã tương đối ổn định, đáp ứng được yêu cầu quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ. Tuy nhiên cũng không tránh khỏi những mặt hạn chế, nếu được khắc phục thì vai trò kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Nhận thức được những mặt mạnh và những mặt còn hạn chế của công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ. Tôi đi sâu vào nghiên cưú đề tài “Tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long” nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty. Chuyên đề này gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long. Để hoàn thành chuyên đề này, tôi đã cố gắng rất nhiều trên cơ sở những kiến thức được các Thầy giáo, Cô giáo truyền đạt lại ở trường cùng với thời gian thực tập ở Công ty, nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết cả về nội dung cũng như hình thức trình bày. Tôi rất mong được sự góp ý, chỉ đạo của các Thầy, các Cô cùng các cán bộ phòng kế toán Công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Lê thanh hương và các cán bộ phòng kế toán Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi rất nhiều để tôi có thể hoàn thành chuyên đề này. Phần I Lý luận về kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất: 1. Đặc điểm, vai trò, ý nghĩa của vật liệu - công cụ dụng cụ: 1.1. Đặc điểm, vai trò của vật liệu - công cụ dụng cụ: - Vật liệu là đối tượng lao động chủ yếu, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. - Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ điều kiện, về tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định. a. Vật liệu - công cụ dụng cụ có đặc điểm sau: * Vật liệu: - Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu không ngừng chuyển hoá, tham gia toàn bộ một lần vào quá trình sản xuất, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà biến đổi cấu thành nên thực thể sản phẩm mới. - Về mặt giá trị: Kết chuyển toàn bộ một phần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình đưa vật liệu vào sản xuất thì vật liệu có thể tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, ở các công đoạn khác nhau như: + Công đoạn chuẩn bị sản xuất: Vật liệu ở dạng ban đầu chưa chịu tác động của một quy trình nào. + Công đoạn sản xuất khác: Vật liệu có thể là các sản phẩm dở dang, bán thành phẩm để tiếp tục đưa vào sản xuất để tạo ra thực thể của sản phẩm mới. Ngoài ra, vật liệu còn chịu tác động của các yếu tố khác như: Môi trường, các yếu tố lý, hóa học. * Công cụ - dụng cụ: - Là tư liệu lao động có thể tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, chỉ có giá trị của nó bị hao mòn dần và chuyển dịch từ phần vào giá trị sản xuất (giống TSCĐ). - Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên nó có thể tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất kinh doanh (giống vật liệu). b. Vật liệu - công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng trong sản xuất sản phẩm: - Vật liệu là yếu tố chi phí chính cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, quyết định đến giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm. Đối với một sản phẩm hoàn chỉnh thì vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành. - Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động mặc dù không trực tiếp cấu tạo nên thực tế sản phẩm nhưng cũng không thể không nói đến vai trò của nó, chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhưng chính công cụ - dụng cụ đã góp phần làm cho quá trình sản xuất được thực hiện một cách thuận lợi, nhanh gọn tạo điều kiện cho vật liệu được chuyển hoá nhanh hơn. 1.2. ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ: Để sản xuất ra sản phẩm có chất lượng và đảm bảo về số lượng, đúng yêu cầu về mẫu mã thiết kế, kỹ thuật của khách hàng thì vật liệu - công cụ dụng cụ có ý nghĩa vô cùng to lớn. Nói chung, yếu tố vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm, do đó việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng đến tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, đồng thời chất lượng nguyên vật liệu cũng quyết định đến chất lượng của sản phẩm. Nên việc kiểm tra chất lượng của nguyên liệu, việc sử dụng nguyên liệu có hợp lý hay không, có tiết kiệm được hay không trên cơ sở các định mức dự toán chi phí sản xuất là một việc làm có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm làm ra, từ đó có thể tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Vì vậy khi có nhu cầu sử dụng nguyên liệu cần phải tổ chức tốt công việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng, sử dụng nguyên liệu trong sản xuất kinh doanh. Đối với công cụ - dụng cụ cũng vậy, phải bảo đảm tổ chức tốt từ khâu cung cấp đến khâu bảo quản, sử dụng, từ số lượng đến chất lượng và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được liên tục, giảm bớt những rủi ro thiệt hại cho doanh nghiệp, góp phần đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp. Xuất phát từ những ý nghĩa đó thì các doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý chặt chẽ, chính xác vật liệu - công cụ dụng cụ ở tất cả các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo và thực hiện tốt các yêu cầu trong quá trình sản xuất tránh tình trạng thừa, thiếu ứ đọng, lãng phí... Những việc làm đó quyết định đến thành công của công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý chặt chẽ tình hình thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ về số lượng, chất lượng... thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị gián đoạn. 2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ: Trong hệ thống quản lý, kế toán là một công cụ quan trọng, kế toán được sử dụng như một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ứng một cách khách quan và giám đốc một cách toàn diện mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp sản xuất, có nhiều hình thức khác nhau để quản lý tốt hoạt động sản xuất. Trong số các hình thức đó thì việc tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý, đúng với chế độ tài chính - kế toán của Nhà nước sẽ đảm bảo phản ánh một cách chính xác tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm, do đó cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức thực hiện đánh giá phân loại vật liệu - công cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho được áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu - công cụ dụng cụ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp, tình hình sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. II - Phân loại, đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ: 1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ: Để thuận tiện cho việc quản lý và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ vật liệu - công cụ thì cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những nội dung và tiêu thức nhất định. 1.1. Phân loại vật liệu: Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên liệu chính: là đối tượng lao động khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm, hàng hoá, VD: Sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt. + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính cuả sản phẩm mà nó chỉ có tác dụng khi kết hợp với nguyên liệu chính làm tăng chất lượng của nguyên liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm có thể thay đổi hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm như: Thuốc nhuộm, sơn, dầu nhờn... + Nhiên liệu: Thực chất đây có thể coi là loại vật liệu phụ nhưng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, nó tồn tại ở các dạng như: Chất lỏng, chất khí, chất rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất như: Xăng, dầu, than củi... + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. + Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác: Là các loại vật liệu thải loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi khi thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, thứ... dựa vào qui cách, tính chất lý hoá học của chúng bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu bởi vì cách phân loại trên chưa đảm bảo quản lý chặt chẽ và tiến hành kiểm tra một cách toàn diện, cụ thể. Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu trên những giác độ khác người ta có thể phân loại vật liệu theo các tiêu thức khác. Chẳng hạn: Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng như nội dung qui định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp lại được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp... 1.2. Phân loại công cụ - dụng cụ: Công cụ - dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các lán trại tạm thời, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, quần áo bảo hộ lao động... Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý mà công cụ - dụng cụ được phân làm 3 loại sau: - Công cụ - dụng cụ. - Bao bì luân chuyển - Đồ dùng cho thuê Cũng như vật liệu, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết công cụ - dụng cụ thì công cụ - dụng cụ có thể phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm, trong mỗi nhóm lại phân thành từng thứ... 2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ: Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là việc biểu hiện vật liệu - công cụ dụng cụ bằng thước đo tiền tệ theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, đầy đủ. Đây là khâu quan trọng trong công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ. Vì thông qua đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ trong tổng chi phí sản xuất, từ đó mới tính toán một cách chính xác giá thành sản phẩm và xác định được định mức vật tư đã sử dụng trong kỳ và lập định mức cho kỳ sau. Về nguyên tắc, vật liệu - công cụ dụng cụ được phản ánh, đánh giá theo giá vốn thực tế của chúng. Nhưng đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn, chủng loại vật liệu - công cụ dụng cụ nhiều, sự biến động của vật liệu - công cụ dụng cụ diễn ra thường xuyên thì vật liệu - công cụ dụng cụ còn được đánh giá theo giá hạch toán để phục vụ cho hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ. 2.1. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế: 2.1.1. Giá thực tế nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho được xác định cụ thể như sau: - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá mua theo hoá đơn (+) chi phí thu mua thực tế (bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi...) (+) thuế nhập khẩu, thuế khác (nếu có) (-) các khoản giảm giá, triết khấu, giá trị hàng mua trả lại cho người bán (nếu có). - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá trị thực tể của vật liệu xuất gia công, chế biến (+) các chi phí gia công chế biến. - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá thực tế của vật liệu xuất đưa đi gia công, chế biến (+) chi phí vận chuyển bốc xếp khi đưa vật liệu đi và về nhập kho (+) số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công, chế biến. - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do các đơn vị, cá nhân khác góp vốn liên doanh thì giá thực tế nhập kho là giá do hội đồng các bên tham gia đánh giá và chấp nhận. Đối với phế liệu thu hồi nhập kho, giá thực tế của chúng là giá ước tính có thể sử dụng, có thể tiêu thụ được chúng (giá có thể bán được trên thị trường). 2.1.2. Giá thực tế xuất kho: Đối với giá vốn thực tế xuất kho, khi xuất dùng vật liệu - công cụ dụng cụ thì kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ dùng cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Để tính giá thực tế xuất kho của vật liệu - công cụ dụng cụ thì doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính toán giá vốn thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho như sau: a. Tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này thì giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất cùng và đơn giá bình quân vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và được xác định như sau: = Đơn giá bình quân vật liệu - Giá vốn thực tế VL - CCDC tồn đầu kỳ công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ Số lượng VLCCD tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu - công cụ dụngcụ xuất trong kỳ Giá vốn thực tế vật liệu - Đơn giá bình quân vật công cụ dụng cụ xuất = liệu -công cụ dụng cụ x kho trong kỳ tồn đầu kỳ Phương pháp này tiện lợi, đơn giản nhưng không chính xác, đặc biệt là trong tình trạng có sự biến động giá cả vật tư lớn. b. Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: (Giá thực tế bình quân của số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ). Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho cũng được tính căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính như sau: = Đơn giá thực tế Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân Số lượng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho = x Việc xác định đơn giá thực tế bình quân có thể thực hiện cho cả kỳ hạch toán hoặc có thể xác định đơn giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập. c. Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, trước hết ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất ra để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại (Tổng số xuất kho - số đã xuất thuộc lần trước) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau: Như vậy, giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng. d. Tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, ta phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho. Sau đó căn cứ số lượng xuất kho tính ra giá trị thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng hiện có trong kho đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như vậy giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ thuộc các lần nhập đầu kỳ. e. Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này được áp dụng đối với những loại vật liệu - công cụ dụng cụ có giá trị lớn, phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng lô hàng. Giá thực tế xuất kho được tính căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho từng lô hàng và số lượng xuất kho. Nhìn chung mỗi phương pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho nêu trên đều có những ưu điểm và hạn chế riêng và có những điều kiện áp dụng nhất định. Các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để có thể áp dụng phương pháp tính giá thực tế đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán. 2.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá hạch toán: Đối với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên đối hàng ngày thì việc xác định giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ hàng ngày thì công việc hạch toán trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện được. Trong trường hợp này kế toán phải sử dụng giá hạch toán để tiến hành hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ. Giá hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ là giá qui định thống nhất trong phạm vi xây dựng và được sử dụng ổn định trong một thời gian dài. Sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ làm giảm khối lượng công việc hàng ngày của kế toán. Tuy nhiên, cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế nhằm đảm bảo chính xác giá vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho bằng cách sử dụng hệ số giá vật liệu - công cụ dụng cụ. H = Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ + giá hạch toán nhập trong kỳ - Tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán và hệ số giá: Giá thực tế xuất kho = H x Giá hạch toán xuất kho Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà trong các phương pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho đơn giá thực tế hay hệ số giá có thể tính riêng cho từng nhóm hoặc cả loại vật liệu - công cụ dụng cụ. Trường hợp đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ khi có thuế giá trị gia tăng: - Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, giá vật tư mua vào là giá thực tế không có thuế giá trị gia tăng đầu vào. - Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, giá trị vật tư mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào). III. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: 1 .Yêu cầu đối với hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: Vật liệu - công cụ dụng cụ là một trong những đối tượng kế toán cần phải được hạch toán chi tiết, phải theo dõi được số hiện có và tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ của từng thứ, từng nhóm, từng loại theo từng kho của doanh nghiệp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất kho và được tiến hành đồng thời cả kho và phòng kế toán. Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý nói chung, công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng là do nhiều bộ, đơn vị tham gia và chịu trách nhiệm. Song việc quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ hàng ngày lại được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán . Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ ở kho là một phận kế toán trong doanh nghiệp vì thủ kho là người quản lý tất cả vật liệu - công cụ dụng cụ, chịu trách nhiệm tổ chức về tình hình nhập - xuất - bảo quản, dự trữ vật liệu - công cụ dụng cụ và ghi chép vào sổ sách bằng chỉ tiêu hiện vật. Còn ở phòng kế toán thì với chức năng và nghiệp vụ của mình trên cơ sở một cách chi tiết và tập hợp bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, Giám đốc, kiểm tra tình hình hiện có và quá trình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ. 2. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết vật liệu -công cụ dụng cụ: 2.1. Chứng từ kế toán sử dụng: * Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) - Phiếu nhập kho (Mẫu 02 - VT) - Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH) Ngoài ra các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT) Các chứng từ này tuỳ thuộc đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép của mình. Các chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng qui định phục vụ cho việc ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận có liên quan. tổ chức luân chuyển chứng từ Chứng từ nhập: Hoá đơn mua hàng phòng Vật tư viết phiếu nhập chuyển về kho vật tư vào thẻ kho Phòng Kế toán. Chứng từ xuất: Hoá đơn xuất Kho vật tư Phòng kế toán vào thẻ kho 2.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) sau: Sổ (Thẻ ) kho, Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư. Sổ (thẻ) kho (mẫu 06 - VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn, hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu - công cụ dụng cụ. Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp nào. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: Để theo dõi được số hiện có và tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng thứ, nhóm, loại, từng kho và về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị thì phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa kho (thủ kho) và phòng kế toán trong hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ. Dù doanh nghiệp sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết nào thì việc hạch toán phải được thực hiện đồng thời cả ở kho và phòng kế toán. 3.1. Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song: Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình nhập - xuất diễn ra không thường xuyên, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. + ở kho: Hàng ngày khi có chứng từ nhập - xuất thủ kho căn cứ vào số lượng ở cột thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn kho và ghi vào cột tồn kho của thẻ kho. Thẻ kho do kế toán mở và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập -xuất, cuối tháng tính ra số tồn kho theo chỉ tiêu số lượng. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ cho Phòng kế toán. Mỗi thứ vật liệu - công cụ dụng cụ được mở một thẻ kho. + ở Phòng kế toán: Kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thực hiện hoàn chỉnh chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ thực xuất - nhập, kế toán ghi sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ nhập - xuất. Mẫu số (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ cũng tương tự như mẫu thẻ kho nhưng có thêm các cột thành tiền. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ để lập ra bảng kê Nhập - xuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ mỗi thứ vật liệu - công cụ dụng cụ được ghi thêm 1 dòng của bảng kê này. Việc đối chiếu số liệu giữa phòng kế toán và kho thông qua việc đối chiếu số liệu tương ứng giữa thẻ kho và sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ (thẻ) KT chi tiết Bảng kê tổng hợp N - X - T Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lập về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. 3.2. Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ xuất - nhập, không bố trí riêng kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày. + ở kho: Thủ kho cũng tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ như phương pháp thẻ song song. + ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất tồn kho của từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng - Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn có thể trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, hạn chế tác dụng kiểm tra trong quản lý do chỉ ghi vào cuối tháng. 3.3. Phương pháp sổ số dư: Phương pháp này áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật tư, tình hình biến động của vật tư xảy ra thường xuyên. Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống sổ danh điểm vật tư và đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán để hạch toán hàng ngày. Yêu cầu trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán ở doanh nghiệp phải cao và thủ kho phải xác định được trách nhiệm của mình trong việc quản lý vật tư, việc ghi chép trên thẻ kho và sổ số dư. + ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, thủ kho phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. Sổ số dư do phòng kế toán mở và sử dụng cho cả năm được chuyển xuống kho cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số dư cuối tháng của từng thứ vật tư trên thẻ kho để ghi vào cột số lượng trên sổ số dư, sau đó chuyển sổ số dư cho phòng kế toán. + ở phòng kế toán: Định kỳ xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và xác nhận các chứng từ nhập - xuất về phòng kế toán. Sau khi nhận được chứng từ xuất - nhập, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra lại và hoàn chỉnh chứng từ sau đó kế toán tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của vật tư nhập - xuất theo từng nhóm vật tư để ghi vào bảng kê nhập và bảng kê xuất, tiếp đó là ghi vào bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên bảng luỹ kế nhập, bảng lu._.ỹ kế xuất để kế toán ghi vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho ở cột nhập và cột xuất sau đó tính ra số tồn kho của từng nhóm vật tư để ghi vào cột tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư. Cũng vào cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi lên thì kế toán sẽ căn cứ vào số lượng mà thủ kho đã ghi và căn cứ vào đơn giá của từng thứ vật tư tính toán để ghi vào cột thành tiền trên sổ số dư. Số liệu ở cột thành tiền trên sổ số dư theo từng nhóm, từng loại vật tư sẽ được đối chiếu với số liệu của chỉ tiêu tương ứng trên bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư, hai số liệu này phải khớp nhau. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư như sau Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép, nâng cao hiệu suất kế toán. Việc kiểm tra, đối chiếu được tiến hành theo định kỳ, tránh được sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, công việc dàn đều trong tháng. - Nhược điểm: Do ở phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và sự tăng giảm của từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ về mặt số lượng thì kế toán lại phải xem lại số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, khi kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ số dư và số liệu trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (cột tồn kho) mà có sự chênh lệch thì việc tìm kiếm, tra cứu sẽ rất khó khăn và phức tạp. VI. Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ: Kế toán tổng hợp là việc ghi chép kế toán về tình hình - nhập - xuất - tồn kho của vật liệu - công cụ dụng cụ trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hoá thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp. Vật liệu - công cụ dụng cụ là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp sử dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. 1. Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho các loại vật liệu - công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất. Việc xác định giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. * Tài khoản kế sử dụng: Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên thường sử dụng các tài khoản sau: + TK 152: Nguyên luyện, vật liệu. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán. - TK 1521: Nguyên vật liệu chính - TK 1522: Vật liệu phụ - TK 1523: Nhiên liệu - TK 1524: Phụ tùng thay thế - TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản - TK 1528: Vật liệu khác + TK 153: Công cụ dụng cụ. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm các loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế. TK 153 có 3 tài khoản cấp 2: - TK 1531: Công cụ, dụng cụ - TK 1532: Bao bì luân chuyển - TK 1533: Đồ dùng cho thuê: + TK 151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối tháng chưa về nhập kho doanh nghiệp và theo dõi hàng mua đang đi đường tháng trước về doanh nghiệp tháng này. + TK 331: Phải trả cho người bán, tài khoản này được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân cung cấp vật tư, hàng hoá, tài sản, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Để theo dõi chi tiết với từng đối tượng cụ thể thì tài khoản 331 được mở chi tiết cho từng người bán hàng bằng việc mở sổ chi tiết thanh toán với người bán. Ngoài các tài khoản nêu trên, kế toán tổng hợp còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhau: - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 141: Tạm ứng - TK 142: Chi phí trả trước - TK 128: Góp vốn liên doanh - TK 222: Góp vốn liên doanh - TK 411: Nguồn vốn kinh doanh - TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản... Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ kế toán sử dụng TK 133 - thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. TK này không áp dụng đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp và cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng. - Các doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng và các doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, khi mua vật tư thì giá trị vật tư mua vào là tổng giá thanh toán: Nợ Tk 152, TK 153 (tổng giá thanh toán) Có TK 111, TK 112 (tổng giá thanh toán) - Các doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì giá vật tư là giá chưa có thuế: Nợ TK 152, TK 153 (Giá mua chưa có thuế) Nợ TK 133 (Thuế giá trị gia tăng đầu vào) Có TK 331 (Tổng giá thanh toán) - Khi mua vật tư không có hoá đơn giá trị gia tăng thì giá vật tư mua vào là tổng giá thanh toán. Nợ TK 152, TK 153 (Tổng giá thanh toán) Có TK 111, TK 112, TK 331 (Tổng giá thanh toán) - Đối với hàng hoá nhập khẩu thì phản ánh giá vật tư là tổng thanh toán cho người bán, thuế nhập khẩu chi phí thu mua, kế toán ghi: Nợ TK 152, TK 152 Có TK 3333 Có TK 331 Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 133 Có TK 33312 - Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì tính cả thuế giá trị gia tăng vào giá vật tư, kế toán ghi: Nợ TK 152, TK 153 Có TK 3331 - Trường hợp vật liệu - công cụ dụng cụ tăng do mua ngoài có thể xẩy ra các trường hợp sau: + Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn nếu trong tháng vật liệu đã nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu công cụ dụng cụ nhập theo giá tạm tính. Nợ TK 152, TK 153 (Giá tạm tính) Có TK 331 (Giá tạm tính) Khi nhận được hoá đơn thì tiến hành ghi âm theo giá tạm tính: Nợ TK 152, TK 153 Có TK 331 Sau đó ghi theo giá hoá đơn (thường): Nợ TK 152, TK 153 Nợ TK 133 Có TK 331 + Trường hợp hàng đang đi đường: Nếu trong tháng nhận được hoá đơn, cuối tháng hàng vẫn chưa về kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111, TK 112... Khi vật liệu - công cụ dụng cụ về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất, gửi cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 152, TK 153 Nợ TK 162, TK 627, TK 625, TK 641 Nợ TK 632, TK 157 Có TK 151 sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên Tài khoản 152, 153 Tài khoản 151 TK 111, 138. 331 Nhập kho VL đang đi đường kỳ trước Mua hàng được hưởng Giảm giá hàng mua TK 111, 112, 141,331 TK 621 Nhập kho VL mua ngoài TK 133 (Hàng và HĐ cùng về) Xuất dùng trực tiếp cho Thuế GTGT sản xuất chế tạo SP được khấu trừ TK 333 (1,2) TK 627, 641,642,241 Thuế GTGT PP khấu trừ hàng nhập khẩu PP trực tiếp Xuất VL - CCDC phục vụ quản lý SX bán hàng, QLDN, XDCB TK 333 (3) Thuế nhập khẩu tính vào Giá trị của VL - CCDC TK 632, 157 TK 411 Nhập vốn góp LD, cổ phần Xuất bán, gửi bán cấp phát... bằng VL - CCDC TK 154 TK 154 Nhập kho VL tự chế, thuê Xuất để thuê ngoài gia công ngoài gia công chế biến và tự chế TK 128,222 TK 128,222 Nhận lại vốn góp LD Xuất để góp vốn bằng VL – CCDC TK 412 TK 336 TK 336 VL - CCDC di chuyển nội bộ VL - CCDC di chuyển nội bộ đơn vị nhận đơn vị giao TK 338 (3381) TK 138 VL - CCDC phát hiện thừa Thiếu hụt mất mát khi kiểm kê TK 412 TK 412 Chênh lệch do tăng đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại SD: xxx, 2. Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất vật liệu - công cụ dụng cụ... trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng trên các tài khoản tổng hợp căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Ta có công thức như sau: Trị giá thực tế VL - CCDC nhập trong kỳ Trị giá thực tế VL - CCDC Tồn cuối kỳ Trị giá thực tế VL - CCDC tồn đầu kỳ Trị giá thực tế VL - CCDC xuất dùng = + - * Tài khoản Để tiến hành kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ chủ yếu sử dụng các tài khoản sau: + TK 611: Mua hàng. Tài khoản này phản ánh giá trị thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ được mua vào và xuất dùng trong kỳ. TK 611 được mở thành 2 tài khoản cấp 2: - TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu - TK 6112: Mua hàng hoá Kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 152, TK 153, TK 151 nhưng không dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực té của vật liệu - công cụ dụng cụ đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 133 giống như phương pháp kê khai thường xuyên. - Khi mua vật tư, xác định số thuế được khấu trừ theo quy định, kế toán ghi: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111, TK 112... - Khi mua vật tư, số thuế không được khấu trừ hoặc doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, hoặc doanh nghiệp không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng, kế toán ghi: Nợ TK 611 Có TK 111, TK 112... Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152, 153 TK 611 - Mua hàng TK 151, 152, 153 Kết chuyển giá trị VL - CCDC Kết chuyển VL - CCDC tồn lúc đầu kỳ lúc đầu kỳ TK 111, 112, 141, 331 TK 111, 112, 138 Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh TK 33312 VL - CCDC mua ngoài giá thực Chiết khấu mua hàng được hưởng tế chưa nhập kho hoặc giảm giá hàng mua (nếu có) TK 133 Thuế GTGT khấu trừ TK 621 PP khấu trừ Thuế GTGT hàng nhập khẩu PP trực tiếp TK 3333 TK 632 Thuế nhập khẩu tính vào Xuất bán trị giá VL - CCDC TK 411 TK 111, 138, 334 Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần Thiếu hụt, mất mát TK 412 TK 412 Chênh lệch đánh giá Chênh lệhc đánh giá giảm VL - CCDC do đánh giá lại do đánh giá lại 3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ: Trong doanh nghiệp, tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng trong công tác kế toán mà doanh nghiệp sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau. Chẳng hạn, trong hình thức “Nhật ký chứng từ” kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ được thực hiện trên nhiều sổ kế toán nhưng chủ yếu vẫn là các sổ sau: Sơ đồ sổ sách hạch toán vật liệu,công cụ dụng cụ theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê số 3 Sổ chi tiết TK 152, 153 Bảng cân đối Sổ cái - Sổ nhật ký chứng từ số 6 - ghi có TK 151. Sổ này dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 151 - hàng mua đang đi trên đường nhằm theo dõi tình hình mua vật tư, hàng hoá còn đang đi trên đường chưa về nhập kho. Cơ sở số liệu để ghi vào sổ này là các hoá đơn bán hàng do đơn vị bán hàng cung cấp và phiếu nhập kho. Về nguyên tắc, sổ nhật ký chứng từ 6 ghi theo từng chứng từ nhập kho vật tư hàng hoá. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ, xác định tổng số phát sinh có TK 151 đối ứng nợ với các tài khoản có liên quan, số liệu dùng tổng cộng của nhật ký chứng từ số 6 sẽ được ghi vào sổ cái. Ngoài các sổ trên, kế toán nhập vật liệu - công cụ dụng cụ còn sử dụng một số loại sổ khác như: Nhật ký chứng từ số 1 - ghi có TK 111. Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 112... * Đối với kế toán tổng hợp xuất vật liệu - công cụ dụng cụ được phản ánh trên một số sổ kế toán sau: - Bảng kê số 3: Dùng để tính giá thành thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng. Bảng kê này gồm hai phần: - Phần tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho. - Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Bảng kê số 3 được lập hàng tháng để tổng hợp giá của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho đầu tháng, nhập kho trong tháng theo giá hạch toán và giá thực tế. Từ đó tính giá vốn thực tế. - Bảng phân bổ vật liệu - công cụ dụng cụ: Dùng để phản ánh giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế và giá hạch toán và phân bổ giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (ghi có TK 152, TK 153, nợ các TK liên quan...) và làm cơ sở để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Cơ sở số liệu để ghi vào bảng này là tất cả các chứng từ xuất kho vật liệu - công cụ dụng cụ và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ lấy trên bảng kê số 3. Ngoài ra, trong hình thức “ Nhật ký chứng từ” kế toán còn sử dụng một số nhật ký chứng từ liên quan và các sổ kế toán khác. Phần II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty Cổ phần May và dịch vụ hưng long I. Đặc điểm chung của Công ty Cổ phần May và dịch vụ hưng long Thực hiện Nghị quyết của Đảng, theo tinh thần đổi mới qua các kỳ đại hội. Trước hết là đổi mới về kinh tế, trong đó nhấn mạnh nhất là phát triển kinh tế đối ngoại được nâng lên hàng đầu, cùng với sự cố gắng của ngành ngoại thương coi xuất khẩu là mũi nhọn để phát triển kinh tế. Nắm bắt được tình hình đó, Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long đã chuyển đổi hướng sản xuất là: gia công hàng xuất khẩu. Đến nay Công ty đã có rất nhiều bạn hàng nước ngoài như: Hàn Quốc, Hồng Kông, Nhật Bản, Thái Lan... đồng thời tạo công ăn việc làm cho số đông người lao động. Trước sự phát triển của công nghệ hiện đại, nhu cầu của con người ngày càng cao hơn. Do vậy hàng may mặc xuất khẩu ngày càng được coi trọng và trở thành mặt hàng có vị trí quan trọng trong kim ngạch xuất khẩu. 1. Lịch sử ra đời và phát triển của Công ty: Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam - Bộ Công nghiệp. Được thành lập ngày 19/05/1996. Khi đó Công ty thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ - là một bộ phận của Công ty may 10 và có tên gọi là “Xí nghiệp may Hưng Yên”. Từ khi thành lập đến năm 1987, Công ty được giao nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất trang phục, phục vụ cho quân đội nhân dân Việt Nam và gia công quần áo bảo hộ lao động xuất khẩu cho các nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu trước đây.Từ năm 1988 đến 1990, mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất của Công ty là áo váy nữ xuất khẩu cho Liên Xô cũ.Trong suốt thời gian đó (Từ 1966 - 1990) Công ty có nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch của Nhà nước đặt ra. Nhưng đến nay 1991, sự thay đổi của các nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu làm cho những khách hàng, những mặt hàng và thị trường tiêu thụ truyền thống của Công ty không cần tới nữa. Vì vậy, Công ty rơi vào tình trạng hết sức khủng hoảng, sản xuất đình trệ, công nhân không có việc làm, đời sống vô cùng khó khăn thiếu thốn. Trước tình hình đó, việc chuyển hướng sản xuất trở thành vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với Công ty. Vì vậy Ban Giám đốc Công ty đã quyết định chuyển sang sản xuất gia công hàng may mặc xuất khẩu cho các nước tư bản chủ nghĩa. Bước đầu chuyển đổi, trước yêu cầu cấp bách của công cuộc đổi mới đất nước, hoạt động tổ chức kinh tế chuyển hẳn sang hạch toán kinh doanh, bên cạnh đó là sự sắp xếp lại toàn bộ Công ty, thay thế một số máy móc thiết bị, cải tiến lại nhà xưởng, đảm bảo vệ sinh công nghiệp. Kể từ năm 1991, trong Công ty từ Ban Giám đốc đến mỗi công nhân đều đã có những cố gắng phi thường tạo ra những bước phát triển vượt bậc về mọi mặt. Song song với công cuộc đổi mới kinh tế của Đảng, để phù hợp với quá trình phát triển kinh tế của đất nước, “Xí nghiệp may Hưng Yên” chính thức đổi tên thành “Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long” (theo quyết định số 224 - CNN. TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ trực thuộc Tổng Công ty dệt - may Việt Nam). Công ty có tên giao dịch quốc tế là HUGACO, trụ sở chính đặt tại xã Dị Sử, huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên. Sự kiện này không phải là sự thay đổi về mặt hình thức mà nó thực sự phản ánh những cố gắng, nhừng thành tựu đánh dấu sự trưởng thành cũng như hướng hoạt động mới của Công ty sau gần 30 năm kể từ khi thành lập. Hiện nay Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh hàng may mặc xuất khẩu. Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại quần áo như: áo Jaket 3 lớp, Jaket 5 lớp, áo sơ mi, quần thể thao, áo T-Shirt, quần âu, quần Short,... Qua hơn 30 năm xây dựng và phát triển, từ khi mới thành lập với quy mô nhỏ, trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu và công việc sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Nhà nước giao, chủng loại mặt hàng ít, chất lượng sản phẩm không cao thì nay Công ty đã xây dựng được 2 Cơ sở sản xuất kinh doanh chính và 1 cơ sở sản xuất liên doanh với đơn vị bạn. Thời gian đầu số công nhân của Công ty có khoảng 500 công nhân thì nay Công ty đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh có tới 2700 công nhân được đào tạo ở trình độ cao, tay nghề vững, đáp ứng được phần lớn nhu cầu của khách hàng trong nước cũng như nước ngoài về mặt hàng may mặc, Công ty đã trang bị được 2425 máy may công nghiệp chủ yếu đều được nhập từ Nhật và được lắp đặt trên dây truyền công nghệ tiên tiến hiện đại - sự lớn mạnh của Công ty cả về chất lượng cũng như số lượng đã được phản ánh qua một số chỉ tiêu sau: Đơn vị tính: Triệu đồng STT Chỉ tiêu 2002 2003 2004 1 Tài sản cố định 30.177 36.745 50.124 2 Vốn cố định 4.695 4.856 6.758 3 Vốn lưu động 2.683 3.138 4.391 4 Vốn kinh doanh 3.378 3.639 4.178 Thực hiện các chỉ tiêu: STT Chỉ tiêu Đơn vị 2002 2003 2004 1 Giá trị tổng S. lượng Triệu đồng 28.865 30.148 35.418 2 Sản phẩm sản xuất Sản phẩm 1.304 1.356 17.825 3 Doanh thu tiêu thụ Triệu đồng 48.607 60.725 90.852 4 Lãi thực hiện Triệu đồng 1021 1017 1502 5 Nộp ngân sách Triệu đồng 705 793 1015 6 Thu nhập bình quân 1000đ/ng/tháng 795 948 1.120 7 Số lao động Người 1.985 2.142 2700 8 Đầu tư XDCB Triệu đồng 7252 6.758 10626 36.745 30.177 Nhận xét cho các chỉ tiêu trên của Công ty trong 3 năm liền là: 1 - TSCĐ năm 2003 so năm 2002 tăng = 1,28 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,364lần 2 - Vốn cố định năm 2003 so năm 2002 tăng 1,03 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,39 lần 3 - Vốn lưu động năm 2003 so năm 2002 tăng 1,47 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,4 lần 4 - Vốn kinh doanh năm 2003 so năm 2002 tăng 1,07 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,15 lần 5 - Giá trị tổng sản lượng năm 2003 so năm 2002 tăng 1,04 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,17 lần Thu nhập bình quân 1 người/1tháng Năm 2003 so năm 2002 tăng 1,19 lần Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,3 lần Qua các chỉ tiêu trên ta thấy Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long đã phát triển lớn mạnh không ngừng. 2. Cơ cấu tổ chức sản xuất: Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long từ chỗ là một xí nghiệp may nhỏ số lượng công nhân ít, máy móc thiết bị lạc hậu, đơn giản đến nay (2005) đã trở thành một doanh nghiệp may mặc lớn nhất trên địa bàn tỉnh Hưng Yên và là một doanh nghiệp khá mạnh thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam, với tám xí nghiệp thành viên hoạt động liên tục có hiệu quả đã giúp cho Công ty đứng vững trên thị trường - đặc biệt là thị trường may mặc. Tám xí nghiệp thành viên là: Xí nghiệp may I; Xí nghiệp may II; Xí nghiệp may III; Xí nghiệp may IV; Xí nghiệp may V; Xí nghiệp may VI; Xí nghiệp may VII; Xí nghiệp may Mỹ Văn. Các xí nghiệp đều có nhiệm vụ và chức năng như nhau đó là sản xuất ra các loại quần áo theo hợp đồng mà Ban lãnh đạo đã ký kết với khách hàng. Do đó các xí nghiệp hầu như hoàn toàn độc lập với nhau. 3. Đặc điểm, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty: Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long có hình thức sản xuất kinh doanh là: Gia công hàng may mặc xuất khẩu cho các Công ty kinh doanh hàng may mặc nước ngoài .Quá trình gia công được thực hiện theo 02 bước: Bước 1: Nhận tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu do khách hàng gửi đến Phòng kỹ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và may sản phẩm mẫu sau đó cho khách hàng kiểm tra và nhận xét, góp ý. sơ đồ khái quát bước 1 như sau Bộ phận kỹ thuật nghiên cứu và ra mẫu giấy Tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu do khách hàng gửi đến Bộ phận cắt và máy sản phẩm mẫu Gửi mẫu cho khách hàng kiểm tra và duyệt mẫu Bước 2: Sau khi được khách hàng chấp nhận các yếu tố của sản phẩm mẫu thì mới được đưa xuống các xí nghiệp để sản xuất theo mẫu hàng, đơn hàng đã đượckhách hàng duyệt theo kế hoạch và hợp đồng đã ký kết. Quá trình sản xuất được thực hiện khép kín trong từng xí nghiệp. 4. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty: Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị quản lý theo hình thức tập trung, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty. * Giám đốc Công ty: quyết định mọi việc điều hành hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức, theo đúng đường lối của Đảng và Nhà nước. Ngoài việc uỷ quyền trách nhiệm cho các phó giám đốc còn trực tiếp chỉ huy thông qua các trưởng phòng hoặc các Giám đốc xí nghiệp thành viên. Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động của Công ty với Đảng uỷ Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên, người lao động trong Công ty về mọi mặt liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Ban lãnh đạo Công ty gồm: Một phó giám đốc kinh doanh, một phó giám đốc sản xuất, một phó giám đốc kỹ thuật. * Phó giám đốc kinh doanh: Có chức năng làm công tác đối nội đối ngoại của Công ty. Thay mặt giám đốc điều hành khi được uỷ quyền, giúp Giám đốc quản lý công tác kinh doanh và quản lý các phòng nghiệp vụ của Công ty. * Phó giám đốc sản xuất: Có chức năng điều hành, quản lý toàn bộ hệ thống các xí nghiệp sản xuất, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về số lượng, chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất và lịch giao hàng. * Phó giám đốc kỹ thuật: Có chức năng giúp giám đốc điều hành mọi lĩnh vực liên quan đến kỹ thuật, mẫu mã, màu sắc, kích cỡ sản phẩm. Công ty có 6 phòng ban, mỗi phòng có chức năng và nhiệm vụ khác nhau: * Phòng tổ chức - hành chính: Có chức năng giúp giám đốc Công ty xây dựng các nội quy, qui chế hành chính, công tác bảo vệ, hạch toán tiền lương, ngày giờ công lao động của Công ty, lập phương pháp đánh giá việc thực hiện các chỉ tiêu hạch toán kinh tế nội bộ của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc Công ty về chế độ khuyến khích vật chất, tiền lương, tiền thưởng. Hướng dẫn tổ chức thực hiện chế độ khen thưởng vật chất và chế độ chịu trách nhiệm vật chất trong Công ty. * Phòng xuất nhập khẩu: Trực tiếp tham gia công tác mua bán máy móc thiết bị, nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất dưới sự điều hành của phó giám đốc kinh doanh. Hoàn tất các thủ tục thanh toán với khách hàng trong nước và ngoài nước. Quản lý công tác xuất nhập khẩu;Tìm nguồn hàng và phát triển mặt hàng, chịu sự điều hành của phó giám đốc sản xuất. Có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ kế hoạch tiến độ sản xuất của các xí nghiệp, chỉnh lý việc tiếp nhận nguyên vật liệu. * Phòng kỹ thuật - cơ điện: điều hành toàn bộ phần công nghệ may, cơ điện và các xí nghiệp may theo chức năng.Trực tiếp làm việc với khách hàng về các yếu tố có liên quan đến chất lượng sản phẩm. Cùng với giám đốc sản xuất và trưởng phòng KCS chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm. Ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm toàn bộ các yếu tố ban đầu của quá trình sản xuất * Phòng KCS: Có chức năng đôn đốc kiểm tra chất lượng sản phẩm của toàn Công ty. Có quyền nắm bắt xử lý chất lượng sản phẩm trong các công đoạn sản xuất của các xí nghiệp thành viên như: Công đoạn cắt, may, là....... Trực tiếp làm việc với khách hàng, cùng khách hàng nắm bắt và xử lý các sự cố về chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Có quyền chỉ thị cho cán bộ kiểm hàng, từ chối kiểm hàng khi chất lượng sản phẩm sản xuất ra không đảm bảo. Có quyền lập biên bản, chậm phạt hoặc đề xuất, đình chỉ các bộ phận sản xuất, các xí nghiệp sản xuất không đảm bảo chất lượng sản phẩm, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và khách hàng về chất lượng sản phẩm của Công ty khi đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ. * Phòng kế toán - tài vụ: Có chức năng tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp giám đốc giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh và có nhiệm vụ cụ thể sau: - Thu thập và tập hợp các thông tin tài chính. - Theo dõi và tổng hợp việc xuất - nhập nguyên vật liệu. - Theo dõi thành phẩm khi nhập kho và đưa ra tiêu thụ trên thị trường. - Trợ giúp và tham mưu cho giám đốc và các thông tin tài chính. - Chịu trách nhiệm về phần báo cáo kế toán của Công ty trước Ban Giám đốc Công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước. * Phòng Y tế - Nhà trẻ: Có nhiệm vụ trực tiếp chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên của Công ty, đồng thời chăm sóc con em cho cán bộ công nhân viên tạo điều kiện cho họ yên tâm công tác. Ngoài Ban giám đốc Công ty và các phòng ban, còn có 8 xí nghiệp thành viên. Mỗi xí nghiệp có một giám đốc có chức năng giám sát việc sản xuất và chịu sự điều hành trực tiếp của phó giám đốc sản xuất. Có chức năng sau: - Trực tiếp quản lý toàn bộ công nhân viên, điều hành quá trình sản xuất trong xí nghiệp. - Thường xuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Đôn đốc công nhân thực hiện đúng tiến độ sản xuất theo lịch giao hàng. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và khách hàng về chất lượng sản phẩm. - Triển khai các nghị quyết của Công ty, các kiến nghị của phòng chức năng tới từng bộ phận, từng công đoàn của qúa trình sản xuất. Các phòng ban và các xí nghiệp có cơ cấu hợp thành hệ thống hoàn chỉnh bộ máy quản lý của Công ty. 5. Tổ chức công tác kế toán của Công ty. Việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong Công ty là do bộ máy kế toán đảm nhận. Bộ phận này có chức năng quan trọng là kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi Công ty, giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính trong Công ty. Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị sản xuất được tổ chức theo mô hình Công ty. Trực thuộc Công ty là các xí nghiệp thành viên, nhưng các xí nghiệp thành viên này không có tư cách pháp nhân cho nên không tổ chức hạch toán độc lập mà tổ chức hạch toán toàn Công ty. Vì thế, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức này, trong Công ty toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện trên phòng kế toán của Công ty. Bộ phận kế toán của Công ty được biên chế như sau: + Một trưởng phòng kế toán điều hành chung công việc của cả phòng và là kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, thống kê việc hạch toán kế toán, hàng tháng lập báo cáo kế toán. + Một phó phòng kế toán giúp kế toán trưởng điều hành chung công việc của phòng, đồng thời là kế toán xây dựng cơ bản. + Một thủ quỹ có nhiệm vụ cấp phát tiền và cân đối quỹ của Công ty, bảo quản tiền của Công ty. + Một kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định. + Một kế toán tiền mặt thanh toán với ngân hàng, vay ngắn hạn có nhiệm vụ theo dõi tình hình quản lý thu chi tiền mặt và các khoản tiền gửi. + Một kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình xuất - nhập - tồn kho từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ. + Một kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, vay dài hạn: Có nhiệm vụ tính, trích và thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội. + Một kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành + Một kế toán thành phẩm và tiêu thụ lập bảng kê 10, nhật ký chứng từ số 8, sổ chi tiết số 3; Một kế toán theo dõi công nợ. Bộ máy kế toán của Công ty được biên chế có thể khái quát theo sơ đồ sau Trưởng phòng KT (Kế toán tổng hợp) Phó phòng kế toán (Kế toán XDCB) Thủ quỹ Kế toán tài sản cố định Kế toán thanh toán với ngân hàng vay ngắn hạn Kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, vay dài hạn Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán theo dõi công nợ Thống kê phân xưởng Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là: Hình thức “Nhật ký chứng từ” các loại sổ thường dùng là: Nhật ký chứng từ, Sổ chi tiết, Bảng kê, Bảng phân bổ, Sổ cái. Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Niên độ kế toán mà Công ty áp dụng là năm. Kỳ kế toán là tháng. Nguyên tắc đánh giá: Trên cơ sỏ số dư đầu kỳ và phát sinh nhập trong kỳ. Ngoài ra, ở kho nhân viên hạch toán tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu căn cứ vào “ phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho” và ghi vào thẻ kho. II. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần may và dịch vụ Hưng long 1. Đặc điểm vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ: Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một Công ty có qui mô lớn trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, với số vốn đầu tư lớn, thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam. Trong việc gia công hàng may mặc xuất khẩu, mặt hàng quần áo của Công ty rất phong phú và đa dạng, được ký hiệu bằng các mã số. Vì thế Công ty đã đáp ứng phần lớn nhu cầu của người tiêu dùng. Ví dụ: Mã 2097 (áo Jacket 3 lớp) Mã 910181 (áo sơ mi). Mỗi sản phẩm này được tạo nên bởi nhiều chi tiết may khác nhau theo yêu cầu của khách hàng trong đơn đặt hàng,._.a Công ty không ngừng lớn mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. - Cùng với sự phát triển của Công ty, hệ thống quản ký nói chung và bộ phận kế toán nói riêng, trong đó đặc biệt là kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ đã không ngừng hoàn thiện và đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh . - Về công tác cung ứng vật tư : Mặc dù ở Công ty lượng vật tư được mua về thường xuyên với số lượng và chủng loại nhiều, nhưng các cán bộ cung ứng vẫn đảm bảo phân loại và nhập kho đầy đủ, khi có nhu cầu sử dụng họ vẫn phục vụ kịp thời cho sản xuất , đó là những thành tích,cố gắng với tinh thần làm việc có trách nhiệm của các cán bộ ở kho cũng như phòng xuất nhập khẩu đảm nhận công việc này. - Việc tổ chức vận chuyển vật tư là hình thức vận chuyển thuê ngoài nhưng Công ty luôn có những chế độ và chính sách hợp lý với các lái xe thường xuyên chuyên chở hàng cho Công ty. Do đó Công ty luôn chủ động phương tiện vận tải. - Về công tác bảo quản, dự trữ vật tư luôn thực hiện tốt các chức năng của mình. Công việc này luôn được lãnh đạo Công ty quan tâm. Vật tư khi về đến kho của Công ty sẽ được bảo quản tốt bằng hệ thống kho đã được phân chia theo đối tượng sử dụng và công dụng kinh tế . Hơn nữa, do tính đặc thù của ngành may nói chung và của Công ty nói riêng đó là sản xuất theo đơn đặt hàng,mã hàng, theo thời vụ nên khi thời vụ hay mã hàng của từng khách hàng kết thúc thì thủ kho sẽ quyết toán toàn bộ nguyên phụ liệu còn thừa trong kho theo số liệu thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, sau đó so sánh với số thực tế còn lại trong kho. Trên cơ sở đó phát hiện ra số chênh lệch, tìm ra nguyên nhân và rút kinh nghiệm để việc quản lý vật tư dược tốt hơn. Cũng từ đó có thể tạo điều kiện cho công tác hạch toán được chính xác hơn. - Hiện nay, ở Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản hiện hành, việc này rất phù hợp với công ty bởi vì trên thực tế nó đã giảm bớt được khối lượng ghi chép rất nhiều, đồng thời nó cũng cung cấp các thông tin tương đối chính xác và kịp thời. - Về tổ chức công tác kế toán với cơ cấu tổ chức kế toán phân công lao động kế toán như hiện nay là tương đối gọn nhẹ , phù hợp với yêu cầu của công việc. Mặt khác công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ được hạch toán theo từng tháng, tạo điều kiện cho việc hạch toán được nhanh gọn,giữa kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ và các phần hành kế toán khác lại có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ, hỗ trợ nhau và luôn có sự đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau đảm bảo cho việc thực hiện tốt chính sách chế độ hạch toán chính xác , đầy đủ. - ở Công ty, vật tư được đánh giá theo giá thực tế, giá xuất là giá bình quân của số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, đảm bảo cho giá trị của vật tư được tính toán khá chính xác, sát với thực tế . - Về hình thức thanh toán của Công ty với khách hàng chủ yếu là tiền mặt , Sec ,L/C... Công ty đã và đang thiết lập được mối quan hệ với bạn hàng lâu dài, qua đó uy tín của Công ty với bạn hàng ngày được nâng cao, Công ty ngày càng nhận được đơn đặt hàng và các hợp đồng kinh tế. - Mặt khác, Các công ty đã dần hiện đại hoá công cụ quản lý đó là việc áp dụng kế toán trên máy vi tính. Hiện nay, phòng kế toán của công ty có 6 máy vi tính hoạt động phục vụ công tác kế toán ( chủ yếu là làm lương, tập hợp chi phí và tính giá thành). Tuy nhiên, phòng kế toán vẫn chưa tận dụng hết hiệu xuất làm việc của các máy vì số lượng ghi chép thủ công vẫn còn là chủ yếu. Do đó, Công ty cần tạo điều kiện cho cán bộ kế toán được học hỏi, nâng cao trình độ sử dụng máy vi tính vì đối với công tác kế toán như hiện nay ở công ty thì việc sử dụng máy vi tính là hết sức cần thiết. Trên đây là những thành tích đáng kể mà công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng đã đạt được. Nhưng bên cạnh vẫn còn có một số điểm hạn chế nhất định cần phải được hoàn thiện hơn nữa, cụ thể như sau: Về công tác thu mua vật tư: Vật tư ở Công ty thường được mua ở những đơn vị có quan hệ bạn hàng lâu dài do đó bảo đảm được nguồn hàng thường xuyên, không phải chịu ảnh hưởng nhiều của quy luật cung - cầu, chính vì thế mà đôi lúc Công ty không nắm bắt được tình hình giá cả trên thị trường của từng mặt hàng tại mỗi thời điểm nhất định. Cho nên giá cả vật tư mua về Công ty nhiều khi không đảm bảo là giá tối ưu tại thời điểm mua hàng. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ Đối với gia công hàng xuất khẩu thì kế toán không theo dõi về mặt giá trị mà chỉ theo dõi về mặt số lượng. Do đó hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ kế toán mới chỉ ghi sổ theo dõi chỉ tiêu số lượng, không có sự luân chuyển của các sổ kế toán do đó gây khó khăn cho việc quản lý vật tư và đặc biệt là việc kiểm tra đối chiếu sẽ không thực hiện được. ở Công ty , chi phí vận chuyển vật tư về nhập kho không tính vào trị giá vật tư mà được hạch toán riêng cùng chi phí bán hàng. Như vậy là chưa đúng với nguyên tắc tính giá thực tế của vật tư nhập kho , do đó việc tính giá vật tư nhập về là không chính xác. 1. Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ: Xuất phát từ đặc điểm vật liệu - công cụ dụng cụ của Công ty, trong công tác kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty đã sử dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển là tương đối hợp lý . Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế nhất định đó là kế toán không lập sổ đối chiếu luân chuyển mà chỉ lập sổ chi tiết của từng loại vật tư. Vì vậy việc đối chiếu kiểm tra cuối tháng sẽ gặp khó khăn, mất thời gian, dẫn đến việc phản ánh số liệu vật tư nhập - xuất - tồn kho trong tháng không được chính xác. Mặt khác, bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lại lập theo từng loại vật tư, do đó việc đối chiếu kiểm tra sẽ rất phức tạp và mất thời gian. Hơn nữa, sổ chi tiết TK152 cũng chưa lập riêng cho từng thứ vật tư và lập theo từng loại vật tư, và cũng không theo mẫu quy định. Do đó việc theo dõi tình hình - nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật tư sẽ gặp khó khăn. Đó là những điểm còn tồn tại trong công tác kế toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ ở công ty cần phải được hoàn thiện hơn nữa để công việc kiểm tra đối chiếu số liêụ giữa các chứng từ được dễ dàng hơn. 2. Kế toán tổng hợp vật liệu- công cụ dụng cụ: Trong việc hạch toán tổng hợp ở Công ty, kế toán đã sử dụng TK 641 để phản ánh chi phí vận chuyển vật tư khi vật tư về nhập kho là chưa chính xác và không đúng với ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có thể dẫn đến hiểu lầm trong hạch toán khoản chi phí vận chuyển. ở Công ty, kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ đã sử dụng hệ thống sổ sách thuần tuý nhưng chưa đúng và đầy đủ theo chế độ quy định. Ví dụ sổ chi tiết thanh toán với người bán - TK331 do kế toán lập không đúng mẫu cho nên kết cấu của sổ này giống kết cấu của nhật ký chứng từ số 5 Mặc dù kế toán có lập nhật ký chứng từ số 5 nhưng cả hai sổ này được theo dõi như nhau. Cho nên kế toán chủ yếu theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mặt khác, sổ chi tiết thanh toán với người bán kế toán chưa lập riêng cho từng đơn vị bán hàng, vì vậy sẽ không tiện cho việc theo dõi thanh toán và mối quan hệ mua bán của từng đơn vị với Công ty. Công ty cũng cần điều chỉnh lại một số mẫu sổ theo đúng kết cấu quy định để có thể phản ánh đúng với tính chất và nội dung của các sổ đó . 3. Một số vấn đề khác: * Về tổ chức kho tàng nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ : Tuy công ty đã xây dựng được một hệ thống kho tàng tốt nhưng vẫn còn điểm hạn chế đó là ở các xí nghiệp sản xuất lại không có kho để vật tư riêng , mà kho ở các xí nghiệp chỉ tồn tại về mặt hình thức. Do đó không thể tránh khỏi được những hao hụt mất mát vật tư. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần may và dịch vụ hưng long: Trong công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long mặc dù đã có nhiều cố gắng trong việc cải tiến, đổi mới nhằm phát huy nhưng ưu điểm và hạn chế những nhược điểm nhưng bên cạnh đó vẫn còn có những điểm cần bổ sung, sửa đổi và hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng nhu cầu về quản lý , kiểm tra, đối chiếu và sử dụng vật tư . Qua nghiên cứu lý luận và thực tế về công tác kế toán vật liệu- công cụ dụng cụ ở Công ty, để phát huy vai trò và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ, tôi xin đề xuất một số ý kiến như sau: 1. ý kiến thứ nhất: *Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ nhận gia công hàng xuất khẩu: Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh , trong công tác hạch toán và quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ. Thông qua việc đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ, kế toán sẽ tính toán chính xác số tài sản hiện có và số vốn lưu động của Công ty, từ đó có những thông tin trung thực và kịp thời cung cấp cho việc lập báo cáo tài chính, giúp ban giám đốc Công ty có biện pháp quản lý tốt hơn. - Về việc đánh giá vật liệu - cộng cụ dụng cụ nhập kho: Vật liệu - công cụ dụng cụ về nhập kho Công ty, giá thực tế nhập kho là giá ghi trên hoá đơn không bao gồm chi phí vận chuyển. Mà ở Công ty đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế , giá xuất là giá bình quân gia quyền . Như vậy giá xuất kho chỉ được tính trên cơ sở giá ghi trên hoá đơn của vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho không tính chi phí vận chuyển. Để khắc phục vấn đề này, theo tôi khoản chi phí vận chuyển phải được ghi vào giá trị vật tư nhập kho chứ không tính vào chi phí bán hàng như thực tế Công ty đã làm. Điều đó đảm bảo được nguyên tắc tính giá thực tế của vật tư nhập kho , và đảm bảo tính chính xác cho việc tính giá cho vật tư xuất kho, làm cơ sở cho việc hạch toán chính xác giá thành sản phẩm . 2. ý kiến thứ hai: * Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ : Vật liệu - công cụ dụng cụ là những đối tượng kế toán cần phải được hạch toán chi tiết cả về chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu hiện vật theo từng kho, loại, nhóm , thứ... vật liệu - công cụ dụng cụ phải được tiến hành đồng thời cả ở kho và phòng kế toán. Do tính chất và đặc điểm của ngành may nên vật liệu - công cụ dụng cụ sử dụng trong Công ty được mua từ nhiều nguồn khác nhau với khối lượng và chủng loại lớn . Để tiện cho việc quản lý, theo dõi thì Công ty đã tiến hành phân loại theo từng loại vật tư nhưng để công tác quản lý được chặt chẽ hơn nữa , theo tôi công ty nên theo dõi từng thứ vật tư theo từng lần nhập - xuất để phù hợp với yêu cầu của công tác kế toán trong công ty hơn nữa. Mặc dù ở kho, thủ kho đã sử dụng thẻ kho cho từng thứ vật tư là hoàn toàn phù hợp, như vậy việc quản lý vật tư ở kho đã tương đối chặt chẽ nhưng ở phòng kế toán khi theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư kế toán lại không lập sổ chi tiết cho từng thứ vật tư mà lại lập cho từng loại vật tư, do đó sẽ không tránh khỏi việc ghi chép trùng lặp . Việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng không được thuận tiện . Để có sự liên hệ và phối hợp trong việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán, đồng thời tránh được việc ghi chép trùng lặp không cần thiết ,đảm bảo cho việc ghi chép được chính xác, đạt hiệu quả cao thì công tác kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ cần được hoàn thiện như sau: ở kho, về cơ bản thủ kho vẫn thực hiện công việc như cũ. Định kỳ 7-10 ngày, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất, phát sinh, sắp xếp và phân loại chứng từ gửi lên phòng kế toán. ở phòng kế toán, định kỳ kế toán sẽ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và nhận các chứng từ. Trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất kế toán sẽ lập bảng kê nhập bảng kê xuất cho từng thứ vật tư và tính giá trị vật tư nhập, xuất theo phương pháp Công ty áp dụng. Sau đó căn cứ vào số liệu trên bảng kê nhập , bảng kê xuất , kế toán lập sổ chi tiết cho từng thứ vật tư . Sổ chi tiết này dùng để đối chiếu với thẻ kho. Như vậy, ta có thể hoàn thiện việc hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ như sau: VD: Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất bông 120 trong tháng 1/2004 được hạch toán như sau: Biểu số 23: Bảng kê nhập Tháng 1/2005 Chứng từ Tên vật tư ĐVT số lượng Thành tiền Số Ngày 014499 9/1 Bông 120 M 10968 71095500 014471 12/1 Bông 120 M 15538 100718625 Cộng 26506 171814125 Biểu số 24: bảng kê xuất Tháng 1/2005 Chứng từ Tên vật tư ĐVT Số lượng Thành tiền Số Ngày 15/1 Bông 120 M 9200 59651749 20/1 Bông 120 M 13084,7 84839701 Cộng 22284,7 144491450 * Căn cứ lập bảng kê nhập : - Căn cứ vào các chứng từ nhập như hoá đơn, phiếu nhập kho, ghi cột chứng từ và cột tên vật tư. - Cột số lượng : Căn cứ vào số thực nhập trên phiếu nhập để ghi cột số lương tương ứng. - Cột thành tiền : Trên cơ sở số lượng và đơn gía trên phiếu nhập, tính thành tiền và ghi vào cột thành tiền. * Căn cứ lập bảng kê xuất: - Căn cứ vào các chứng từ xuất để ghi cột chứng từ và cột tên vật tư. - Cột số lượng: Căn cứ vào số thực xuất trên phiếu xuất kho để ghi vào cột số lượng. - Cột thành tiền: Giá thực tế xuất kho tính theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền. Lấy số lượng thực xuất của từng thứ vật tư nhân với đơn giá bình quân để ghi vào cột thành tiền tương ứng. * Căn cứ để ghi sổ chi tiết VL - TK 1521 - Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất để ghi cột chứng từ và cột diễn giải . - Cột TK đối ứng: Ghi các TK đối ứng với TK 1521 3. ý kiến thứ ba: Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán - TK 331 và ghi sổ nhật ký chứng từ số 5. Cung ứng vật tư là khâu quan trọng không thể thiếu được trong một doanh nghiệp sản xuất, việc đảm bảo vật tư được cung cấp đầy đủ và liên tục sẽ giúp cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường , không gián đoạn. Do vậy việc tìm nguồn cung cấp vật tư thường xuyên, đảm bảo chất lượng vật tư tốt cũng là điều mà công ty quan tâm . Vì nếu Công ty mua vật liệu ở các đơn vị có mối quan hệ bạn hàng lâu dài thì sẽ đảm bảo được nguồn hàng thưòng xuyên, đảm bảo chất lượng mà lại không chịu ảnh hưởng nhiều của quy luật cung - cầu trên thị trường, từ đó công ty sẽ có những biện pháp thích hợp để thúc đẩy mối quan hệ mua bán. ở sổ chi tiết thanh toán với người bán kế toán lập chưa khoa học. Khi nhìn vào sổ ta chưa thể xác định được ngay đơn vị nào có quan hệ mua bán thường xuyên với công ty. Theo tôi, kế toán nên mở riêng sổ cho từng người bán có quan hệ thường xuyên với Công ty ,còn những đơn vị không có quan hệ thường xuyên với Công ty thì vẫn có thể lập chung sổ. * Căn cứ để ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau: - Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi cột chứng từ. - Cột diễn giải: Ghi nội dung các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng. - Cột TK đối ứng: Ghi các TK đối ứng với TK 331 - Cột phát sinh nợ: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán để ghi đúng nội dung của sổ chi tiết TK 331. - Cột số phát sinh có: Khi mua vật tư chưa thanh toán với người bán, căn cứ vào số tiền ghi trên hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi vào cột phát sinh có. - Cột số dư: Số dư đầu tháng: Số liệu này lấy từ số dư cuối tháng trước chuyển sang. Số dư cuối tháng = số dư đầu tháng + phát sinh có - phát sinh nợ. Sổ chi tiết thanh toán với người bán có kết cấu như sau: (Theo biểu số 26). Sổ được mở cho từng đơn vị bán và mở theo từng tháng. Nhìn vào sổ ta có thể thấy được mối quan hệ mua bán giữa công ty với đơn vị cung cấp. Sổ này kế toán có thể dùng làm căn cứ để ghi sổ nhật ký chứng từ số 5. Mẫu số nhật ký chứng từ số 5 như biểu đồ số 27. Sổ nhật ký chứng từ số 5: Dùng để tập hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ cho công ty. Khi nhìn vào sổ này, kế toán có thể thấy một cách tổng quát tất cả các đơn vị cung cấp vật tư cho Công ty, thấy được tình hình nhập vật tư từ các nguồn khác nhau. Cơ sở số liệu ghi sổ này là các sổ chi tiết thanh toán với người bán ( dòng tổng cộng). Mỗi đơn vị bán sẽ được ghi trên một dòng của nhật ký chứng từ số 5. Số liệu ở dòng tổng cộng của nhật ký chứng từ số 5 sẽ được ghi vào sổ cái TK331. 4. ý kiến thứ tư: Về sử dụng TK kế toán tổng hợp để hạch toán khoản chi phí vận chuyển, khi vật tư về nhập kho. ở Công ty, vật tư về nhập kho, kế toán không hạch toán khoản chi phí vận chuyển vào trị giá của vật tư mà hạch toán riêng chi phí vật chuyển cùng với chi phí bán hàng ( như phần thực tế đã trình bày). Việc sử dụng TK 641 để hạch toán khoản chi phí này là không đúng với nội dung, ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dễ gây nên sự hiểu nhầm về khoản chi phí này. Để hoàn thiện việc hạch toán chi phí vận chuyển vật tư nhập kho theo tôi, đối với những loại vật tư được cung cấp theo hợp đồng mua bán thì giá thực tế vật tư nhập kho đưọc tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng giữa hai bên. Có thể bao gồm cả giá mua và giá chi phí vận chuyển, Kế toán có thể phản ánh khoản chi phí vận chuyển vật tư nhập kho nếu thanh toán bằng tiền mặt: Nợ TK 152 (Chi tiết liên quan) Nợ TK 153 (chi tiết liên quan) Có TK 111 Việc hạch toán nghiệp vụ này đảm bảo tính chính xác cho việc tính giá vật tư khi nhập kho. 5. ý kiến thứ năm: Tổ chức xây dựng kho tàng và cách bố trí thống nhất kho của Công ty. Khi vật tư về nhập kho thì chủ yếu là do thủ kho sắp xếp, phân loại và bố trí chỗ để từng loại, từng thứ vật tư nên chỉ có thủ kho mới biết chính xác loại vật tư nào được để ở vị trí nào, khi Công ty có nhu cầu sử dụng thì có thể người cấp phát vật tư lại là phụ kho, do đó không tránh khỏi mất thời gian tìm kiếm đúng chủng loại vật tư cần sử dụng. Theo tôi, Công ty nên có một sơ đồ cho từng kho để người cấp phát vật tư có thể nhìn vào đó mà biết được chính xác vị trí quy định của từng loại, từng thứ vật tư. Mặt khác, ở Công ty các xí nghiệp khi lĩnh vật tư về đều không có kho để hàng mà có khi còn phát ngay cho các tổ sản xuất, do đó sẽ không tránh khỏi việc thất thoát vật tư, từ đó ảnh hưởng đến công tác quản lý vật tư của toàn Công ty. Để làm được điều này, theo tôi Công ty nên bố trí sắp xếp cho mỗi xí nghiệp có một kho riêng và cũng có sơ đồ như ở tổng kho. Khi các tổ sản xuất cần sử dụng đến thì mới cấp phát vật tư. Như vậy mới đảm bảo vật tư không bị thất thoát do những nguyên nhân khách quan. Việc tổ chức tốt hệ thống kho tàng và trang bị đầy đủ các phương tiện quản lý, thực hiện tốt chế độ bảo quản đối với từng loại vật tư là những việc rất cần làm vì nó giúp tránh được những hư hỏng, mất mát vật tư, đảm bảo an toàn cho vật tư là một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu-công cụ dụng cụ. Vì vậy, việc quản lý chặt chẽ vật tư từ khâu mua vào, nhập kho tới khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản chung của Công ty. 6. ý kiến thứ sáu: * Về công tác thu mua vật tư: Giá cả thu mua vật tư là một vấn đề rất đáng quan tâm của Công ty vì nó ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, đó là giá thành sản phẩm, từ đó sẽ ảnh hưởng tới thu nhập của Công ty. Do đó Công ty cần tìm mọi biện pháp nhằm hạ thấp chi phí vật tư trong giá thành sản phẩm để với chi phí bỏ ra ít nhất nhưng lại có thể mua được số lượng vật tư nhiều nhất mà vẫn bảo đảm chất lượng vật tư tốt. Điều đó đòi hỏi Công ty phải tìm được địa điểm thu mua thuận tiện, lựa chọn phương thức vận chuyển thích hợp nhất để đảm bảo nhanh gọn, kịp thời với các chi phí bỏ ra thấp nhất. Theo tôi, Công ty nên có một bộ phận tìm hiểu thị trường để từ đó có thể trao đổi, thống nhất lại giá cả trên với đơn vị bán hàng để đảm bảo mua được hàng với giá cả hợp lý mà vẫn đảm bảo được chất lượng hàng tốt, vẫn giữ được mối quan hệ lâu dài với các bạn hàng. Mặt khác, trên cơ sở đã tham khảo giá cả trên thị trường thì Công ty có thể dự đoán được tình hình biến động của giá cả, nhờ đó Công ty có thể đặt ra kế hoạch mua hàng. Có thể mua nhiều hơn ở thời điểm giá thấp để dự trữ cho các kỳ sản xuất tiếp theo, điều đó góp phần hạ thấp chi phí vật tư trong giá thành sản phẩm. 7. ýý kiến thứ bảy: Từng bước thực hiện việc sử dụng kế toán trên máy vi tính: Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là chính xác và cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng. Trong thời đại ngày nay, khi khoa học và kỹ thuật ngày một phát triển, việc đưa kế toán áp dụng trên máy vi tính đã và đang được tiến hành phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất, giúp cho kế toán, tổng hợp số liệu, làm bảng biểu nhanh chóng với độ chính xác cao. Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty đang được bố trí tương đối phù hợp và cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, nhưng theo tôi, để từng bước đưa tin học vào quản lý ở Công ty, theo kịp thời đại. Công ty nên giảm bớt việc ghi chép kế toán trên sổ sách và tăng cường sử dụng bằng máy vi tính nhằm tăng năng suất làm việc của kế toán, số liệu tính toán tổng hợp sẽ chính xác hơn phục vụ cho việc phân tích, đánh giá tình hình sản xuất và cung cấp số liệu kịp thời cho Giám đốc và các bộ phận có liên quan. Với các ý kiến nêu trên, nếu Công ty sử dụng hệ thống giá thực tế sẽ rất thuận tiện cho việc hạch toán tình hình nhập - xuất vật tư trên máy vi tính. Do các nghiệp vụ nhập - xuất vật tư diễn ra thường xuyên ở Công ty nên việc sử dụng vi tính trong công tác kế toán là rất cần thiết. Tạo điều kiện cho cán bộ kế toán được học hỏi, nâng cao trình độ sử dụng kế toán trên máy vi tính, đặc biệt là đối với kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ. Cũng từ đó mới có thể phát huy hết hiệu suất làm việc của máy vi tính mà Công ty đã trang bị cho phòng kế toán. Theo tôi Công ty nên mua phần mềm kế toán để hạch toán và cung cấp thông tin kế toán được nhanh gọn và chính xác cao… Trên đây là một số ý kiến đưa ra dể phần nào khắc phục những mặt còn tồn tại trong công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty nhằm tăng cường quản lý vật liệu - CCDC , cung cấp những thông tin chính xác kịp thời ở mỗi thời điểm và thời kỳ để người quản lý có thể đưa ra quyết định đúng đắn nhằm tránh tình trạng sản xuất bị ngừng trệ , gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều vật tư. Phần Kết Luận Hạch toán kế toán là một trong những công cụ dùng để quản lý kinh tế, trong đó kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ phát huy tác dụng như một dụng cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh kế trong điều kiện hạch toán kinh tế độc lập hiện nay. Công ty cổ phần may và dịch vụ Hưng Long là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh may mặc xuất khẩu, vật liệu - công cụ dụng cụ sử dụng ở Công ty với khối lượng lớn, chủng loại nhiều. Nhưng với sự cố gắng của Ban lãnh đạo cũng như các phòng ban chức năng, đặc biệt là phòng kế toán nên quá trình sản xuất của Công ty luôn đảm bảo liên tục, sản phẩm của Công ty luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Phòng kế toán với bộ phận kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ đã không ngừng hoàn thiện để làm tốt công việc kế toán của mình giúp Công ty quản lý vật tư an toàn, tránh hao hụt, mất mát, lãng phí vật tư, đồng thời góp phần giảm chi phí sản xuất, tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động, từ đó tăng tích lũy, tiết kiệm vật tư cho Công ty.. Trong thời gian thực tập tại Công ty đã giúp tôi củng cố kiến thức về lý thuyết của mình và vận dụng các kiến thức đó vào thực tế như thế. Do vậy, tôi đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu và phân tích về tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ. Mặc dù đã cố gắng phản ánh trung thực những thành tích mà Công ty đã đạt được và những mặt còn tồn tại trong công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty, nhưng tôi vẫn rất mong có sự tham khảo, xem xét của công ty để công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng từng bước được hoàn thiện hơn . Qua thời gian thực tập, nghiên cứu viết chuyên đề này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ, nhân viên các phòng ban nói chung và đặc biệt là các cán bộ nhân viên phòng kế toán, và sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo lê thanh hương - Người đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành bản chuyên đề này. Tôi xin cam đoan chuyên đề do tôi tự nghiên cứu và trung thực với thực tế tại cơ quan nơi tôi nghiên cứu chuyên đề. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hưng Yên, ngày 10 tháng 8 năm 2005 Sinh viên Bùi Thị Phượng Biểu số 26: Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 Đối tượng: Công ty liên doanh sản xuất bông EVC - Hà Nội Ngày tháng Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu tháng 14438554 2. Số phát sinh trong tháng 014499 3/1 Mua bông 1521 123515250 Thuế suất 10% 133 12351525 014471 10/1 Mua bông 1521 223096125 Thuế suất 10% 133 22309612 1/1 Trả tiền mua bông 1111 142265600 Cộng số phát sinh 144338554 381272512 3. Số dư cuối tháng 381272512 Biểu số 27: Nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK 331 Tháng 1/2005 Số thị trường Tên người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, nợ các TK... Cộng nợ TK331 Ghi nợ TK 331, Có các TK... Cộng nợ TK 331 Số dư cuối tháng Nợ Có 1521 133 ... 1111 ... Nợ Có 1 Công ty liên doanh sản xuất EVC Hà Nội 144338554 346611375 3461137 ... 381272512 143265000 ... 144338554 381272512 Tổng cộng Biểu số 25: Sổ chi tiết vật liệu TK 1521 Tên vật liệu: Bông 120 Tháng 1/2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày SL TT SL TT SL TT Tồn đầu tháng Phát sinh trong tháng 014499 3/1 Nhập kho bông 120 331 10986 71085500 10/1 Nhập kho bông 120 331 15538 100718625 15/1 Xuất bông 120 cho may I 621 9200 59651749 20/1 Xuất bông 120 cho may IV 621 13084,7 84869701 Cộng số phát sinh 26506 171814125 22284,7 144491450 Tồn cuối tháng 4345 28164637 Biểu số 17: Bảng phân bổ vật liệu cho các mã hàng TK 152 Tháng 1/2005 Số TT Tên mã hàng Chỉ Khoá dài Khoá ngắn Băng dính Cúc 4 phần Chun Nhãn Chốt Dây luồn Cúc 15mm Ô zê Ken vai Mắc áo Cộng 1 HY - 107 1409120 2042750 1645226 1441864 6538960 2 103 1002340 2085500 480778 4568618 3 108 777328 1098525 188650 2064503 4 105 900064 1702350 402910 1239381 21872 270090 209984 20564 286416 5053631 5 94 2536544 6620250 2251950 299880 113415 2416050 630904 404401 15273394 6 7008 1961432 3425000 2434862 3123500 551930 1090000 1940 12588664 7 91 1593224 1722650 1674076 3052238 18570 527460 2313 8590531 8 86 1572768 2154300 1717808 753032 611184 98000 19774 561680 8956 194208 7691710 9 93 1388664 1970000 1301600 529080 527200 5716544 10 99 1450032 1965150 1127890 224801 301545 621584 5691002 11 46 613680 868150 785296 511932 87710 23309 844880 438192 4173149 12 2045 13 102 1104624 1765500 31158 1180000 1940 4083222 14 80 981870 829350 257868 1207620 21312 605340 252552 7962 279072 4442946 15 72 3866184 2973050 2721940 2781144 23264 1276760 361352 22624 4999205 19025523 16 106 17 97 1718304 2706300 640523 4298832 69690 69544 658440 470560 21651 227664 10880908 18 81 8734712 16097150 6392394 2907920 283021 15011960 3123448 154533 52705138 19 4132 900064 1425900 1132488 693840 359856 4512148 20 109 245472 485000 452400 2531968 642000 12463 4369303 21 98 572768 601400 585280 5772 303552 2068772 22 87 5115813 497036 238451 308549 6159849 23 1998 17203496 22274401 9693894 27607089 2260860 28229 20731116 8711926 10479600 118990611 24 PT1,2,3,4 18962712 18962712 25 PT11 2143192 548963 116576 2325000 5133731 26 90 1715960 2175646 22620 37026 3951252 Cộng 78470367 73047176 25815905 3285000 56540948 7040000 3040361 46452896 5576000 2716003 18139016 10479600 2633549 333236821 Biểu số 16: Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ Tháng 1/2005 Số TT Chỉ tiêu TK 152 TK 153 1521 1522 1523 1524 1525 1531 1532 1 I. Số dư đầu tháng 1839674359 280870380 3683548 150492355 116756853 45470491 27203804 2 II. Số phát sinh trong tháng 507611437 172429536 14624923 1389900 4362500 9847454 3 - Có TK 111 42000000 12206920 1890000 1389900 3762500 4 - Có TK 331 465611437 160222616 12734923 600000 9847454 5 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng 2347285796 453299916 165117278 118146753 49832991 37051258 6 IV. Xuất trong tháng 1840869560 333236821 796017 21421239 124700 4639917 36277989 7 V. Tồn kho cuối tháng 506416236 120063095 2887531 143696039 118022053 45193074 773269 Biểu số 14: Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 1111 Tháng 1/2005 Số TT Ngày Ghi có TK 1111, nợ các TK... Cộng có TK 1111 1521 1522 1524 1525 1531 331 641 ... 133 15/1 150.000.000 125.000 185.000 80.000 45.000 250.000.000 51.000 … 75.000 Cộng 42000000 12206920 1890000 1389900 3762500 758060300 23716600 ... 6495300 4955444280 Biểu số 15: Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 1121 Tháng 1/2005 Số TT Ngày Ghi có TK 1121, nợ các TK... Cộng có 331 1388 152 ... 133 TK 1121 10/1 75.000 3.500 45.000 … 3.850 Cộng 793.853.709 3.901.565 48.000.000 ... 4.847.204 1.599.412.113 Biểu số 13: Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 Tháng 1/2005 Hoá đơn Phiếu nhập Phiếu chi Diễn giải Dư đầu tháng Nợ TK 331, có các TK... Cộng nợ TK 331 Có TK 331, nợ các TK... Cộng có TK 331 Dư cuối tháng Nợ Có 1111 1121 ... 1521 1522 1524 1531 1532 ... 133 Nợ Có 013464+ 013459 8 69 Cửa hàng Tungsing - Vật tư 216800503 216734300 216734300 12734923 1273492 14008415 14074618 014503+ 014442 20+21 3 Công ty bao bì Hưng Yên 141257306 141257400 141257400 1035000 103500 1138500 1138406 25 + 26 3 6 Chỉ Tootal 148108998 127336841 127336841 30317616 35267403 76+77+78 28+29+30 55+373+374 Cửa hàng Trung Hải - Vật tư 236546317 160931300 160931300 18290000 29905000 148195000 223819013 Trường công nhân may Gia Lâm 50000000 50000000 48 1 358 Nguyễn Quang Vinh - Vật tư 600000 600000 60000 600000 1082+ 1083 18 2 Hứa A Thạch - 1998 - Vải 211086600 170000000 170000000 100660100 100660100 141746700 014499+ 014471 9+30 1 Bông liên doanh EVC 144338554 143265600 144338554 346611375 34661137 381272512 381272512 ._.