Tổ chức kế toán, nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim động – Hưng Yên

ng đó bao gồm : Chi phí đầu vào và kết quả đầu ra. Tất cả các thông tin kinh tế liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp được kế toán – với chức năng phản ánh thông tin và kiểm tra để thu nhận, xử lý và tổng kết một cách kịp thời bằng hệ thống các phương pháp khoa học trên cơ sở đó cung cấp thông tin chính xác cần thiết cho việc ra quyết định các phương án sản xuất tối ưu của doanh nghiệp phù hợp với tình hình phát triển kinh tế theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Hiện nay cơ chế quản lý kinh tế tài chính ở nước ta đã có biến đổi sâu sắc và triệt để, hạch toán ; kế toán với tư cách là công cụ quản lý đã và cần có sự đổi mới không chỉ dừng lại ở việc ghi chép và lưu giữ các số liệu mà quan trọng hơn là thiết lập một hệ thống thông tin cho quản lý. Có thể nói kế toán là trung tâm hoạt động tài chính của hệ thống thông tin quản lý, nó giúp cho các nhà quản lý, các nhà kinh doanh xem xét một cách toàn diện về hoạt động của đơn vị mình. Trong công tác quản lý doanh nghiệp, NVL – CCDC là những chỉ tiêu quan trọng luôn được các nhà quản lý quan tâm, vì nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ là những chỉ tiêu phản ánh chất lượng sử dụng nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ có hợp lý không ? Hay là lãng phí ? Thông qua những thông tin về chi phí nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ do bộ phận kế toán cung cấp, những người quản lý của doanh nghiệp sẽ nẵm vững được nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ của đơn vị mình từ đó đưa ra các quyết định phù hợp chính xác, kịp thời. Xuất phát từ những lý do đã trình bày ở trên em chọn chuyên đề thực tập với đề tài : "Tổ chức kế toán, nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ ở xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động – Hưng Yên. Qua nghiên cứu, phân tích chuyên đề này em hy vọng sẽ nâng cao trình độ, áp dụng những lý thuyết vào thực tiễn. Qua đó em cũng mong muốn góp phần nào vào quá trình hạch toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ của xí nghiệp có hiệu quả hơn, tiết kiệm được chi phí NVL – CCDC đến mức thấp nhất, từ đó giảm giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận. Chuyên đề này còn rất nhiều thiếu sót em rất mong được các thầy cô giúp đỡ và chỉ bảo. Em xin chân thành cảm ơn ! Phần thứ nhất Khái quát chung về xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện kim động Quá trình hình thành và lịch sử phát triển : Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập vào những năm 60 cùng với sự ra đời của nền sản xuất nông nghiệp, mô hình hợp tác xã hoá nông nghiệp cũng ra đời song song với nó là các trạm, cụm thuỷ nông cũng ra đời cung cấp nước tưới tiêu và tiện phục vụ sản xuất nông nghiệp là tiền thân của Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động. Xí nghiệp thuỷ nông Kim Động được thành lập từ những năm 1970 được sát nhập với Xí nghiệp thuỷ nông Ân Thi năm 1979, đặt tên là Xí nghiệp thuỷ nông Kim Thi. Đến ngày 01/04/1996 Quốc hội cho phép tách làm 2 xí nghiệp theo 2 huyện Ân Thi và Kim Động. Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động có quyết định là Xí nghiệp Khai thác công trình huyện Kim Động. Đến ngày 01/01/2006 XNKTCTTL huyện Kim Động được UBND tỉnh Hưng Yên có Quyết Định là XNKTCTTL huyện Kim Động là một doanh nghiệp nhà nước dưới sự lãnh đạo của Xí nghiệp KTCTTL tỉnh Hưng Yên của Sở Nông Nghiệp và Sở Tài Chính có nhiệm vụ quản lý và kt. Từ những ngày đàu thành lập hoạt động của xí nghiệp gặp rất nhiều khó khăn nhưng với sự cố gắng hết mình của CBCNV và được nhà nước trang bị đổi mới về.............. công trình những năm gần đây XNKTCTTL huyện Kim Động đã có đóng góp đáng kể trong việc tưới tiêu phục vụ sản xuất nông nghiệp góp phần đưa năng xuất lúa ngày một lên cao. XNKTCTTL huyện Kim Động có nhiệm vụ tưới tiêu cho 4.700 ha lúa và 5.600 ha mà cây công nghiệp, quản lý và khai thác 21 trạm bơm tưới tiêu phục vụ sản xuất nông nghiệp trong toàn huyện. Trong đó gồm : + Hai trạm bơm có công xuất 400m3/h + Bốn trạm bơm có công xuất 2500m3/h + 16 Trạm bơm có công xuất 100m3/h Và một hệ thống kênh mương tưới tiêu trong đó : Kênh tưới : 15 con kênh dài 6800m tưới 2.200 ha. Kênh tiêu : 17 con kênh có chiều dài 74.800m tiêu cho 350 ha và 200 Kênh rộng 2,3 dài 4.500km. Ngoài ra còn có nhiều công trình tưới tiêu khác. Trụ sở của xí nghiệp nằm trên thị trấn Lương Bằng huyện Kim Động tỉnh Hưng Yên với diện tích là 1.700m2 bao gồm : Nhà kho, nhà xe và 2 nhà tầng trụ sở làm việc. Tổng nguồn vốn kinh doanh đến 01/01/2006 là 21.606.907đ Trong đó : - Vốn cố định : 21.306.907đ - Vốn lưu động : 300.000.000đ Tổng nguyên giá TSCĐ : 25.363.014đ bao gồm nhà cửa, kiến trúc, phương tiện vận tải tồn tại dưới hình thức tài sản cố định hữu hình có thời gian sử dụng lâu dài phục vụ sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Tài sản cố định có đến 0h ngày 01/01/2006. TT Nhóm TSCĐ Nguyên giá A TSCĐ dùng trong SXKD 25.363.014.000 1 Nhà cửa VLCT 17.973.479.000 2 Máy móc thiết bị 7.103.830.000 3 Phương tiện vận tải 285.705.000 B TS không dùng trong SXKD 1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của xí nghiệp : 1.2.1 Cơ cấu tổ chức lao động của Xí nghiệp : Số lao động đến 01/01/2006 là 99 người : Trong đó : +Trình độ đại học : 08 người +Cao đẳng : 02 người +Trung cấp : 15 người +CN kỹ thuật : 74 người +Nam giới : 47 người +Nữ giới : 52 người Là xí nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh dựa vào máy móc thiết bị, do vậy 100% CBCNV được đào tạo cơ bản có chuyện môn nghiệp vụ kỹ thuật đáp ứng yêu cầu cơ cấu sản xuất và tổ chức bộ máy theo đặc thù riêng của ngành thuỷ lợi, bằng cách phân cấp cho các cụm, trạm , phân ca phân trực, có sự kiểm tra giám sát của Ban Giám Đốc xí nghiệp hàng năm xí nghiệp có tổng kết bình bầu thi đua động viên được cán CBCNV hoàn thành tốt nhiệm vụ. * Bộ máy quản lý và chuyên viên giúp việc được bố trí 10% so với số CBCNV trong xí nghiệp và được bố trí như sau : Tình hình lao động trong các bộ phận  (năm 2006) STT Đơn vị (bộ phận) Số lao động A Bộ phận văn phòng 10 1 Ban giám đốc 2 2 Bộ phận TC-HC 2 3 Bộ phận kỹ thuật 2 4 Bộ phận Kế toán tài vụ 2 5 Bộ phận cơ điện + QKN 2 B Trạm thuỷ nông đầu mối 89 1 Trạm bơm Vỹ xá 4 2 Trạm bơm Động Xá B 6 3 Trạm bơm Động Xá A 5 4 Trạm bơm Hiệp Cường Đông 4 5 Trạm bơm Hiệp Cường Tây 4 6 Trạm bơm Tạ Thượng III 5 7 Trạm bơm Tạ Thượng 1 6 8 Trạm bơm Đồng Lý 1 5 9 Trạm bơm Đồng Lý 2 3 10 Trạm bơm Nghĩa Dân 5 11 Trạm bơm Trương Xá 3 12 Trạm bơm Cốc Khê 4 13 Trạm bơm Vĩnh Xá 4 14 Trạm bơm Hùng An 3 15 Trạm bơm Đồng Thanh 6 16 Trạm bơm Song Mai 3 17 Trạm bơm Phán Thuỷ 4 18 Trạm bơm Mai Viên 6 19 Trạm bơm Giang 3 20 Trạm bơm Phú Hùng Cường 3 21 Trạm bơm Đào Xá 3 * Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp được thực hiện theo cơ cấu tổ chức trực tuyến tham mưu và được bố trí theo sơ đồ : Sơ đồ số 1 tổ chức xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động Giám Đốc Phó Giám Đốc Bộ phận cơ điện Bộ phận kỹ thuật Bộ phận KT - TV Bộ phận TC - HC Cụm thuỷ nông Cụm thuỷ nông Cụm thuỷ nông Các HTX dịch vụ nông nghiệp và các hộ dùng nước 1.2.2 Chức năng nhiệm vụ bộ máy quản lý của Xí nghiệp : Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích, hạch toán độc lập dưới sự quản lý của xí nghiệp, Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn, Sở Tài chính vật giá và các cơ quan quản lý cấp trên có liên quan. * Ban Giám đốc xí nghiệp gồm có : - Giám đốc phụ trách chung và PT Tài vụ và TCHC - Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và cơ điện. Trong đó : Giám đốc : Là người đại diện pháp nhân của xí nghiệp chịu trách nhiệm trước người bổ nhiệm, pháp luật và nhà nước về lãnh đạo, quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, là người có quyền điều hành cao nhất trong xí nghiệp. Phó Giám đốc : Là người giúp giám đốc điều hành công việc theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được giao, trực tiếp phụ trách bộ phận kỹ thuật, bộ phận cơ điện, lập kế hoạch tưới tiêu, sửa chữa, máy móc thiết bị nâng cấp công trình, nạo vét kênh mương, giám sát thi công nghiện thu công trình.... Phụ trách kế toán trưởng : Giúp việc cho giám đốc kiêm trưởng Bộ phận tài vụ, giúp giám đốc chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê tổng hợp, lập báo cáo quyết toán theo chế độ kế toán thống kê hiện hành, tổng hợp số liệu để tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, xây dựng kế hoạch quản lý tài chính trong doanh nghiệp, bố trí sắp xếp phân công công việc cho kế toán viên để thực hiện các nghiệp vụ thu chi...Điều hoà cân đối vốn và nguồn vốn các nghiệp vụ thanh toán công nợ để mọi hoạt động tài chính của xí nghiệp luôn luôn ổn định. 1.2.3 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận ban : - Bộ phận tổ chức hành chính lao động tiền lương : Gồm 02 người có chức năng quản lý toàn bộ hồ sơ lao động của xí nghiệp, quản lý và kiểm tra giám sát lao động, theo dõi đào tạo công nhân, hàng năm lập danh sách thi giữ bậc và nâng bậc, bố trí lao động cho hợp với trình độ, khả năng chuyên môn, nghiệp vụ của từng người. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ của nhà nước, giải quyết các chế độ BHXH, bảo hộ lao động, tiền lương, tiền thưởng, đôn đốc việc thực hiện nghiêm túc Bộ Luật Lao Động ở các đơn vị. - Bộ phận kỹ thuật : Gồm 02 người, để đảm bảo cho công tác sơ cấp công trình có hiệu quả và chất lượng, bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ giúp việc Ban giám đốc về mặt kỹ thuật, kiểm tra các hệ thống công trình kênh mương, phát hiện kịp thời những sự cố về kỹ thuật để trình Ban giám đốc cho phương hướng sử lý bằng các biện pháp. Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật để sửa chũa các công trình có sự cố trong quá trình vận hành và chí đạo kỹ thuật, giám sát thi công và nhiệm thu công trình đúng quy định, quy trình kỹ thuật Nhà nước quy định, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới để nâng cao hiệu quả, phát huy hết công xuất phục vụ bơm nước tưới tiêu. - Bộ phận Kế toán – Tài vụ : Gồm 02 người có chức năng nhiệm vụ quản lý mọi hoạt động tài chính của xí nghiệp bao gồm : Lập kế hoạch tài chính quản lý tiền vốn, giải quyết nhanh chóng kịp thời các nhu cầu về vốn, thực hiện các nhiệm vụ thanh, quyết toán thu- chi, xuất- nhập vật tư, đôn đốc theo dõi thanh toán công nợ, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước đầy đủ theo chế độ quy định. Đồng thời thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo đúng quy định của nhà nước, thống kê ghi chép đầy đủ các thông tin kinh tế cụ thể nhằm phân tích đúng đắn tình hình giúp Ban giám đốc nắm được tình hình tài chính của xí nghiệp một cách kịp thời chính xác từ đó đưa ra các quyết định, phương án tối ưu trong công tác quản lý và chỉ đạo sản xuất. Bên cạnh đó bộ phận còn hướng dẫn nghiệp vụ Kế toán tài vụ thống kê cho các bộ phận trong xí nghiệp thực hiện tốt báo cáo tài chính với nhà nước. - Bộ phận cơ điện, quản lý nước : Gồm 01 người có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra theo dõi phần điện và phần cơ , duy tu, bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa máy móc thiết bị trong phạm vi của xí nghiệp bao gồm : Máy bơm có công suất 4.000m3/h ; 2.500m3/h ; 1.000m3/h và cống đóng mở có diện tích từ 2m2 trở lên. Xí nghiệp đã giao nhiệm vụ, phân khu vực theo dõi cho từng người phụ trách để đảm bảo quản lý, sử dụng kịp thời những hỏng hóc, sự cố xảy ra. - Các Cụm thuỷ nông : Gồm có 89 người, trong đó mỗi cụm có cụm trưởng, cụm phó và một cán bộ kỹ thuật có nhiệm vụ vận hành các trạm bơm phục vụ sản xuất nông nghiệp theo kế hoạc của xí nghiệp giao cho, đồng thời đôn đốc, thu nợ thuộc vùng phụ trách, quản lý tài sản, vật tư trong cụm, điều hành công nhân bơm tưới tiêu theo từng thời điểm mùa vụ. 1.2.4 Cơ cấu tổ chức sản xuất của xí nghiệp : Tổ chức sản xuất gắn liền với quy định, quy trình công nghệ sản xuất, xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim động có nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp dịch vụ tưới tiêu cho sản xuất nông nghiệp, là một xí nghiệp có hình thức sản xuất theo đặc thù riêng, chịu sự chi phối của cây lúa, hoa màu, và cây công nghiệp được hình thành theo mùa vụ rõ rệt : + Vụ chiêm từ tháng 1 đến tháng 6 dương lịch. +Vụ mùa từ tháng 7 đến tháng 10 dương lịch. +Vụ đông từ tháng 11 đến tháng 12 dương lịch. Hàng năm nếu được mùa thì thu hoạch 3 vụ / 1năm , năm nào không được mùa chỉ có thể thu hoạch 2 vụ thậm chí 1 vụ, do đó kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hết một năm mới quyết toán được. Vào đầu mùa vụ thì ký hợp đồng, cuối vụ tiến hành nghiệm thu thanh lý hợp đồng. Còn mức thu do UBND tỉnh quy định, kết hợp với giá thóc thuế hiện thời của tỉnh, khi đó mới tính được doanh thu đến cuối năm xấc định và tính lỗ lãi. Xí nghiệp lấy nước từ cống điều tiết Xuân Quan – Sông Hồng thuộc sự quản lý của xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Bắc – Hưng – Hải bằng hai con sông chính là sông Kim Ngưu và sông Cửu An dẫn nước về các kênh mương của xí nghiệp,các trạm bơm của xí nghiệp bơm nước tưới tiêu qua hệ thống dẫn nước tới từng đơn vị cá nhân và các HTX dịch vị cần nước trong toàn huyện, tất cả các trạm bơm tiêu thoát nước qua đập neo sông Luộc, tổ chức hệ thống sản xuất như vậy trở thành một mạng lưới tưới tiêu rất khoa học và hợp lý. * Sơ đồ số 2 tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp : Tb tưới xn Tb tiêu xn Tb dã chiến xã Kênh tưới tiêu Kênh tưới Kênh tưới đập neo sông luộc Cống điều tiết xuân quan – sông hồng Xí nghiệp ktcttl bắc – hưng – hải Kênh dẫn nước Các sông bắc – hưng – hải Kênh tiêu Các htx dịch vụ nông nghiệp và các đơn vị khác * Quá trình sản xuất chính : Được tiến hành theo từng bước : Để vận hành được máy bơm trước hết phải có nguồn điện từ trạm biến thế được đóng điện cho từng tổ máy của trạm bơm, khi vận hành được chia làm 3 ca trong ngày : Nếu bơm tưới thì đổ bể xả và dẫn nước trên kênh tưới ruộng. Nếu bơm tiêu thì đổ xuống kênh chìm sau đó dẫn tiêu ra sông lớn. - Quá trình sản xuất phù trợ : Xí nghiệp giao công tác sản xuất phù trợ cho các cụm sản xuất của Xí nghiệp làm các việc phù trợ cho sản xuất như : Cung cấp vật tư thay thế và sửa chữa lớn, bảo dưỡng định kỳ cho máy móc, thiết bị. 1.3. Tổ chức bộ máy Kế toán của xí nghiệp Khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động : Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động là doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật mang tính chất công nghiệp có nhiệm vụ khai thác điều hoà nước phục vụ sản xuất nông nghiệp và các ngành kinh tế dân sinh trong hệ thống. Địa bàn hoạt động của xí nghiệp được trải khắp toàn huyện. Xuất phát thừ yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất của xí nghiệp nên công tác tổ chức bộ máy kế toán cũng đáp ứng theo yêu cầu phục vụ sản xuất. 1.3.1 – Hình thức tổ chức bộ máy Kế toán trong Xí nghiệp : * Sơ đồ số 3 tổ chức bộ máy Kế toán PT Kế toán xí nghiệp Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán tiền lương Kế toán TSCĐ Kế toán nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ, kế toán thanh toán công nợ,kế toán chi phí sản xuất tông hợp Thủ quỹ Thủ kho - Phụ trách kế toán kiêm tài vụ : Có chức năng tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán của xí nghiệp, đồng thời có chức năng kiểm tra, kiểm soát tình hình kinh tế, tài chính tại xí nghiệp và chỉ đạo công tác trong bộ phận. Kế toán trưởng của xí nghiệp vừa chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, vừa chịu sự chỉ đạo Sở tài chính vật giá và các cơ quan quản lý tài chính cấp trên. - Các kế toán viên và cán bộ trong bộ phận Kế toán tài vụ : Làm việc dưới sự phân công chỉ đạo của Kế toán trưởng. Tổ chức bộ máy Kế toán gồm : + Kế toán tổng hợp ( Kế toán trưởng) : Phụ trách chung về tài chính và phụ trách Kế toán tổng hợp toàn xí nghiệp, kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, tổng hợp và lập báo cáo tài chính và kiêm các phần hành kế toán chi tiết. + Nhân viên kế toán phụ trách kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng, kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định, có nhiệm vụ theo dõi giấy báo nợ, báo có, bảng sao kê của ngân hàng để vào sổ cuối tháng, căn cứ vào sổ theo dõi tiền gửi trên bảng kê. Theo dõi việc tăng giảm tài sản cố định để khấu hao tháng, quý, năm, lập bảng khấu hao tài sản cố định, theo dõi quỹ lương của xí nghiệp, căn cứ vào bảng thanh toán lương phân bổ tiền lương theo quy định..... + Nhân viên phụ trách kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, thanh toán công nợ, chi phí sản xuất có nhiệm vụ theo dõi việc nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ , dụng cụ cuối tháng lập bảng phân bổ... + Thủ quỹ, thủ kho thu chi tiền : Có nhiệm vụ phản ánh tình hình biến động hàng ngày mọi khoản thu chi, xuất – nhập vật tư. * Hình thức Kế toán của xí nghiệp : Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình đọ và yêu cầu quản lý lao động, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi huyện Kim Động áp dụng ‘Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ’. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán. Tổng hợp việc ghi số kế toán theo thứ tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tách riêng với việc ghi sổ Kế toán theo nội dung kinh tế trên sổ cái.Công tác Kế toán của xí nghiệp thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 23/03/2006. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc liên độ ngày 31/12 hàng năm. * áp dụng chế độ kế toán : Xí nghiệp áp dụng chế độ Kế toán theo quyết định 15/2006 QĐ - BTC của Bộ Tài Chính và các quy định khác của Bộ Tài Chính. Chứng từ Kế toán được phân loại theo nội dung Kinh tế : + Chứng từ tiền tệ : - Phiếu thu, chi. Giấy đề nghị tạm ứng. Uỷ nhiệm chi. Bảng chấm công Thanh toán lương. + Chứng từ tài sản : Biên bản giao nhận. Biên bản thanh lý. Hợp đồng mua bán. Bảng tính khấu hao. + Chứng từ xuất nhập vật tư : Phiếu nhập, phiếu xuất. Biên bản kiểm tra chất lượng vật tư nhập kho. Biên bản giao nhận vật tư...... 2.2 áp dụng hệ thống chế độ Kế toán theo QĐ số 15/2006. Hệ thống tài khoản sử dụng trong xí nghiệp cho các phần hành Kế toán : - Tài khoản tài sản ngắn hạn :111,112,131,136..... - Tài khoản tài sản dài hạn : 211,214 - Tài khoản nợ phả trả : 331,333,334,336,338..... - Tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu : 411,431,561... - Tài khoản doanh thu : 511,515 - Tài khoản chi phí SXKD : 621,622,627,642. - Thu nhập khác : 711. - Chi phí khác : 811 - Tài khoản xác định kết quả : 911 - Tài khoản ngoài bảng : 009 Sơ đồ số 4 Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Số thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú : Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Căn cứ vào chứng từ gốc, Kế toán kiểm tra phân loại và định khoản : lập chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi sổ kế toán chi tiết, sổ cái, các chứng từ liên quan đến tiền mặt( Chứng từ gốc) đã được Giám đốc duyệt, kể cả phiếu thu, chi được Giám đốc và Kế toán trưởng ký, thủ uqyx và các kế toán viên mới được vào sổ theo dõi quỹ tiền mặt, Kế toán xuất nhập nguyên vật liệu cũng tương tự như vậy, sau đó lập bảng kê chứng từ. Lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập, ghi sổ đăng ký chứng từ chi sổ và vào sổ cái, đồng thời cũng vào sổ chi tiết các tài khoản cuối kỳ căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản, tập hợp toàn bộ số phát sinh trong kỳ tiến hành lập báo cáo tài chính. Trình tự luân chuyển chứng từ này được bộ phận Kế toán xí nghiệp thực hiện thường xuyên, đúng nguyên tắc cho tất cả mọi nghiệp vụ Kế toán, rất thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu. Các báo cáo biểu mẫu Kế toán được lập chính xác kịp thời. * Sổ kế toán : Hệ thống sổ kế toán của xí nghiệp gồm 2 loại : - Sổ tổng hợp bao gồm : + Sổ nhật ký chứng từ + Sổ cái. - Sổ chi tiết bao gồm : + Sổ chi tiết tài sản + sổ chi tiết vật tư + Sổ chi tiết phải thu + Sổ chi tiết phải trả + Sổ chi tiết chi phí sản xuất + Sổ chi tiết tạm ứng,..... Do dặc thù của ngành là hoạt động công ích mang tính chất phục vụ sản xuất là chính nên chỉ hạch toán gán thu bù chi, ngoài ra còn được ngân sách cấp bù, Kế toán chỉ tập hợp chi phí sản xuất, kết quả phục vụ tưới tiêu qua nguồn thu thuỷ lợi phí và các khoản liên quan lập báo cáo quyết toán với cấp trên. Các báo cáo Kế toán của xí nghiệp : Để đáp ứng yêu cầu chỉ đạo sản xuất kinh doanh của lãnh đạo xí nghiệp và cung cấp những thông tin về tình hình tài sản vật tư tiền vốn, kết quả phục vụ sản xuất của xí nghiệp với cấp trên và cơ quan quản lý Doanh nghiệp định kỳ xí nghiệp lập báo cáo và gửi theo quy định. Báo cáo tài chính bao gồm : Báo cáo tài chính năm. Báo cáo tài chính giữa niên độ. + Bảng cân đối kế toán. + Kết quả hoạt động kinh doanh. + Thuyết minh báo cáo tài chính. + Lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo nội bộ bao gồm các biểu mẫu như báo cáo quý kèm theo các biểu chi tiết : + Bảng cân đối số phát sinh. + Báo cáo thu. + Báo cáo chi. + Báo cáo tài khoản phải thu nội bộ. + Báo cáo tài khoản công nợ, phải thu, phải trả. + Kết dư các khoản phải thu, phải trả người bán. phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp kỹ thuật công trình thuỷ lợi huyện Kim Động *Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Để sử dụng có hiệu quả, chúng ta cần quản lý, giám sát chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu mua, dự trữ, bảo quản tới khâu sản xuất. Trong khâu mua: Để đáp ứng yêu cầu sản xuất thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn doanh nghiệp cần phải quản lý về khối lượng thu mua sao cho vừa đáp ứng được quá trình sản xuất vừa đảm bảo không bị ứ đọng vốn lưu động quản lý về quy cách, chủng loại, chất lượng, giá mua và chi phí mua. Tổ chức thực hiện tốt quá trình thu mua giúp cho doanh nghiệp chủ động trong quá trình sản xuất, góp phần quan trọng vào chất lượng sản phẩm đầu ra. Trong khâu sử dụng: Cần phải tiết kiệm hợp lý dựa trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí sản xuất từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh quá trình sản xuất và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Trong khâu dự trữ: Cần phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường không bị ngưng trệ gián đoạn do việc cung cấp không kịp thời gây ra hoặc tình trạng ứ đọng vốn quá nhiều. Ngoài ra, nguyên vật liệu cần phải bảo quản trong điều kiện tốt tránh hao hụt, mất mát. 2. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu. 2.1. Phân loại nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp, vật tư thường gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác nhau với công dụng kinh tế, tính năng hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Để quản lý có hiệu quả cần phải tiến hành phân loại vật tư. * Căn cứ vào công dụng kinh tế và chức năng của vật tư trong quá trình tham gia sản xuất kinh doanh có thể chia vật tư trong doanh nghiệp thành các loại: - Nguyên liệu,vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm sản xuất ra như sắt thép trong doanh nghiệp chế tạo máy, xi măng, gạch, ngói... trong doanh nghiệp xây dựng, bông sợi trong doanh nghiệp dệt vải trong doanh nghiệp may mặc.... -Vật liệu phụ: Là vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý sản xuất, bảo quản bao gói sản phẩm như các loại thuốc tẩy nhuộm trong doanh nghiệp dệt, dầu nhờn xà phòng, giẻ lau trong doanh nghiệp cơ khí sửa chữa, bao bì và vật liệu bao gói sản phẩm... - Nhiên liệu: Là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc thiết bị sản xuất như xăng, phương tiện vận tải như xăng dầu, than, củi, hơi đốt... - Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa các máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của doanh nghiệp. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, các vật tư xây dựng...dùng cho công tác xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp. - Vật liệu khác: Là loại vật liệu không dược xếp vào các loại kể trên gồm phế liệu do quá trình sản xuất ra như sắt, thép, gỗ, vải vụn hay phế liệu thu hồi được từ việc thanh lý tài sản cố định... Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị vật liệu mà mỗi loại vật liệu trên đươc chia thành các nhóm thứ một cách chi tiết: * Căn cứ vào nguồn gốc của vật liệu có thể chia thành các loại: - Vật liệu mua ngoài. - Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. - Vật liệu tự gia công chế biến. *Căn cứ vào mục đích sử dụng của vật liệu có thể chia thành các loại -Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. -Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: +Nhượng bán. +Đem góp vốn liên doanh. +Đem quyên tặng. 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu: Khái niệm: Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định. Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc:( Theo chuẩn mực 02- hàng tồn kho) nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc. Gía gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu; là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những nguyên vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Nguyên tắc thận trọng: Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của nguyên vật liệu tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm nguyên vật liệu tồn kho; kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Do đó trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu. + Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho (điều chỉnh giảm giá). Nguyên tắc nhất quán Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn. Đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. 2.2.1. Phương pháp định giá nguyên vật liệu. 2.2.1.1. Phương pháp xác định giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: - Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài được xác định là giá mua ghi trên hoá đơn ( kể cả thuế nhập khẩu nếu có ) cộng với chi phí mua thực tế trừ đi chiết khấu thương mại và giảm gía ( nếu có ). Với doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khầu trừ thì giá mua trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế được sử dụng để tính giá. Với doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không chịu thuế thì giá ghi trên hoá đơn là tổng giá thanh toán được sử dụng để tính thuế. - Giá thực tế vật tư tự gia công chế biến đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. - Gía thực tế vật tư mua ngoài gia công chế biến là giá thực tế vật tư xuất thuê ngoài gia công chế biến + chi phí vận chuyển + chi phí phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Gía thực tế vật tư do đơn vị khác góp vốn là giá do hội đồng liên doanh xác định. - Gía thực tế của vật tư thu nhặt trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản cố định là giá ước tính hay giá có thể sử dụng. 2.2.1.2. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Với vật tư xuất kho do nguồn nhập khác nhau và các lần xuất khác nhau nên việc tính giá thực tế xuất dùng cho các đối tượng có thể thực hiện theo một trong các phương pháp sau đây: (theo chuẩn mực số 02- hàng tồn kho). * Phương pháp tính theo giá đích danh: được áp dụng với các doanh nghiệp vật tư có thể nhận diện được, theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng, khi xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. * Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này trị giá từng loại vật tư được tính theo trị giá bình quân đối với mỗi loại bao gồm tồn kho đầu kỳ và mua vào trong kỳ. Gía thực tế tồn kho + Gía thực tế nhập kho đầu kỳ trong kỳ Đơn giá bình quân = Số lượng tồn kho + Số lượng nhập kho đầu kỳ trong kỳ Giá thực tế xuất kho = Đơn giá bình quân * Số lượng xuất kho (trong kỳ) Việc tính đơn giá bình quân có thể tính cho cả kỳ (tháng, quý) hay sau từng lần nhập. *Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này phải xác định đơn giá thực tế theo từng lần nhập kho và giả thiết rằng mặt hàng nào nhập kho trước thì xuất trước sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc tính theo đơn gía nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập kho trước, số còn lại (tổng số xuất kho- số đã xuất của lần nhập trước) được tính theo đơn giá của lần nhập tiếp theo. *Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này phải xác định đơn giá của từng lần nhập kho và giả thiết rằng hàng nào nhập kho sau thì xuất trước sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 3.1. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 3.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Hoá đơn cước phí vận chuyển Hoá đơn giá trị gia tăng.... Ngoài ra còn có các chứng từ mang tính chất hướng dẫn như phiếu xuất kho theo hạn mức, biên bản kiểm nghi._.