Tổ chức Kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình & khả năng thanh toán của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện 1

gia vào cuộc chiến cạnh tranh cũng đều có nguy cơ thất bại. Thắng lợi trong cạnh tranh cũng chính là sự thành công trong công việc kinh doanh của họ. Nhưng vấn đề là ở chỗ muốn dành được thắng lợi trong cạnh tranh hay sự thành công trong kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải làm những gì? Những năm qua, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế, chuyển sang nền kinh tế nhiều thành phần theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, các doanh nghiệp đã thực sự phải vận động để tồn tại và đi lên bằng chính thực lực của mình. Cơ chế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải năng động, kinh doanh phải có lãi, nếu không sẽ không thể đứng vững trước sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác. Một trong số những điều quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó là phải tổ chức tốt các nghiệp vụ kế toán về thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của chính bản thân doanh nghiệp để từ đó nắm và làm chủ được tình hình tài chính của mình, thông qua đó có những biện pháp tích cực xử lý tốt tình hình công nợ. Mặt khác, hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trong mối liên hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và các cơ quan quản lý của Nhà nước, mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định... đến quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, quá trình mua bán các loại chứng khoán... Từ đó có thể nói, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ thanh toán. Xuất phát từ những vấn đề trên, qua quá trình thực tập ở Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I, được sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo, PGS.TS Phạm Thị Gái và sự giúp đỡ của các cán bộ kế toán trong công ty, em đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình với đề tài: “Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I”. Chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán( với người bán người mua và ngân sách Nhà Nước) và phân tích tình hình, khả năng thanh toán của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán và tăng cường khả năng thanh toán tại Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I. chương 1 Lý luận chung về tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. I-Các vấn đề chung về thanh toán: 1.Khái niệm chung về thanh toán Theo nghĩa chung nhất thanh toán là việc dùng tiền để giải quyết các mối quan hệ về kinh tế- tài chính giữa các bên phải trả và bên nhận tiền ( các trao đổi mua bán đơn thuần không thuộc về quan hệ tài chính, chỉ có các quan hệ thanh toán bằng cách chấp nhận, từ chối, thưởng, phạt vật chất thông qua việc mua bán có liên quan và sử dụng quỹ tiền tệ mới là quan hệ tài chính). Cụ thể ta có thể phân tích thanh toán ra thành hai loại hình với đặc điểm cơ bản: Thứ nhất là các hoạt động thanh toán đơn thuần. Đây là hình thức thanh toán phi tài chính hay còn gọi là giản đơn,phát sinh trong quá trình mua bán, trao đổi và là quan hệ thanh toán chấp nhận thông qua các hình thức trao đổi bằng hiện vật tiền mặt… Quan hệ này chấm dứt sau khi các bên dã đạt được mục đích của mình. Thứ hai là các hoạt động thanh toán tài chính. Đây là các hoạt động thanh toán trong quan hệ trao đổi, thưởng phạt dưới các hình thức tiền mặt, hiện vật…nhưng nó phải dựa trên cơ sở hình thành và sử dụng các quỹ tiền tệ (nguồn vốn tiền tệ) như : quỹ tiền mặt, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, nguồn vốn vay… 2.Vai trò – ý nghĩa, vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác quản lý tài chính của DN: Thanh toán là một bộ phận quan trọng trong công tác tài chính, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của công tác này. Hoạt động thanh toán phát sinh ngay từ đầu quá trình sản xuất đến tận khâu cuối cùng của quá trình này thể hiện ở mối quan hệ dưới đây: +Trong quan hệ thanh toán với nhà cung ứng: sự chậm chễ thanh toán gây ảnh hưởng đến kết quả sản xuất do hàng bị trả chậm hoặc do tình trạng gián đoạn trong sản xuất gây ra. +Trong quan hệ thanh toán với Nhà Nước hoặc cấp trên: các khoản thanh toán không đúng hạn hoặc gian lận trong thanh toán có thể là nguyên nhân của những quyết định gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN( thu hồi giấy phép kinh doanh, bị phạt, hoặc có thể bị truy tố trước pháp luật) +Trong quan hệ thanh toán với khách hàng: DN cần tránh để bị chiếm dụng vốn, tạo vòng quay vốn nhanh. +Trong quan hệ thanh toán với công nhân viên: việc thanh toán đúng hạn tạo thuận lợi cho sản xuất nhờ nâng cao ý thức người lao động. 3.Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ theo thời gian thanh toán. Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu phải trả. Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành các kỉ luật thanh toán tài chính tín dụng. Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tôt công nợ, tránh dây dưa công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của DN. 4.Phân loại các nghiệp vụ thanh toán: Có 3 cách phân loại căn cứ vào các tiêu chí khác nhau: - Dựa vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nhiệp vụ thanh toán có thể chia thành 2 loại: +Thanh toán các khoản phải thu +Thanh toán các khoản phải trả - Dựa vào đối tượng thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán có thể chia thành các loại sau: +Thanh toán với nhà cung cấp. +Thanh toán với cấp trên và với ngân sách Nhà nước. +Thanh toán với khách hàng. +Thanh toán với công nhân viên chức trong doanh nghiệp. +Thanh toán nội bộ doanh nghiệp. +Thanh toán với ngân hàng và các tổ chức tín dụng. +Thanh toán với các đối tượng khác. - Dựa vào thời hạn thanh toán,các nghiệp vụ thanh toán chia thành hai loại: +Thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. +Thanh toán các khoản nợ dài hạn. 5.Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: Phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời. Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi về nguyên tệ và quy đổi theo “ đồng ngân hàng Nhà nước VN”, cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỉ giá thực tế. Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và có biện pháp thanh toán phù hợp. Tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa 2 bên Nợ, Có của một số tài khoản(TK) thanh toán như TK131,331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán. 6.Các hình thức thanh toán: - Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán trực tiếp các khoản mua, bán, hợp đồng thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Hình thức thanh toán này thực tế chỉ phù hợp với các loại hình trong giao dịch với số lượng nhỏ, đơn giản bởi đối các khoản mua bán có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và không đảm bảo an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên chức, với nhà cung cấp hoặc khách hàng có giá trị giao dịch nhỏ… Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, thanh toán bằng ngoại tệ các loại, thanh toán bằng ngân phiếu, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền mặt và thanh toán bằng vàng, bạc, đá quý… - Thanh toán không dùng tiền mặt: Công việc thanh toán chỉ liên quan đến hai bên mua và bán, trong thanh toán không dùng tiền mặt ( thanh toán chuyển khoản ) thì tiền thực hiện các chức năng thanh toán, ngoài hai bên mua và bán còn có ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nó đảm bảo an toàn tuyệt đối vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp, tiết kiệm lao động, chống tham ô, lạm phát, ổn định giá cả xã hội và góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển. Các hình thức không dùng tiền mặt để thanh toán gồm: séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc chuyển tiền, uỷ nhiệm chi, thư tín dụng L/C ( Letter credit ). 7.Nội dung và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: 7.1-Nội dung các khoản thanh toán: Các khoản thanh toán của doanh nghiệp được chia làm 2 loại khác nhau: Các khoản phải thu và các khoản phải trả. Tuy nhiên các khoản thanh toán này đều giống nhau ở chỗ tồn tại trong sự cam kết giữa chủ nợ với con nợ theo từng khoản tiền phải thanh toán về phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán... Các khoản phải thu của doanh nghiệp gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, tài sản thế chấp, ký cược, ký quỹ và thuế GTGT được khấu trừ. Các khoản phải trả của doanh nghiệp gồm: Phải trả người bán, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên, chi phí phải trả, các khoản tiền vay, nhận ký quỹ, ký cược dài hạn và các khoản phải trả khác. 7.2-Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ về thanh toán: Theo dõi thanh toán từng đối tượng, từng khoản thanh toán nhằm đôn đốc thực hiện nghiêm chỉnh chế độ thanh toán đúng thời hạn. Cần có biện pháp thúc đẩy, đôn đốc việc chi trả và thu hồi các khoản công nợ kịp thời. Chấp hành kỷ luật thanh toán và thu nộp ngân sách, giải quyết dứt điểm các khoản công nợ dây dưa, tồn đọng, cần xử lý hợp lý các khoản công nợ khó đòi. Phải thanh toán đúng thời hạn quy định của Nhà nước đối với các khoản nộp ngân sách và đúng thời hạn ký kết trong hợp đồng mua bán giữa các doanh nghiệp với nhau. Không được phép bù trừ số dư cuối kỳ trong tài khoản thanh toán số phải thu, phải trả của các đối tượng khác nhau. Mọi sai lầm trong ghi chép và quản lý việc thanh toán làm thiệt hại đến tài sản của đơn vị phải được xác định trách nhiệm vật chất và xử lý thoả đáng theo chế độ quy định. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán phải phản ánh rõ ràng, chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán, ngăn chặn tình trạng vi phạm trong thanh toán và tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý. Do đối tượng quan hệ trong thanh toán rất đa dạng, nội dung liên quan hầu hết đến các hoạt động sản xuất kinh doanh, vì vậy sổ sách, chứng từ phải cập nhật đầy đủ, thường xuyên, kịp thời, tránh nhầm lẫn giữa các khoản chi phí với nhau gây tình trạng phản ánh số liệu không chính xác có thể dẫn đến việc lãi giả, lỗ thật trong doanh nghiệp. II-Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán: 1-Kế toán khoản phải thu của khách hàng: Phải thu của khách hàng là các khoản đơn vị phải thu của người mua sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ; của người giao thầu, xây dựng cơ bản về các khối lượng, công tác xây dựng cơ bản đơn vị đã hoàn thành bàn giao chưa được trả tiền. Đây chính là số vốn của doanh nghiệp bị người khác chiếm dụng, vì vậy cần tổ chức quản lý tốt số nợ phải thu này để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. 1.1-Rủi ro gặp phải trong quan hệ thanh toán với khách hàng: Rủi ro là những sự kiện, hiện tượng có thể xảy ra ngoài ý muốn, không thể dự kiến trước được và gây ra những hậu quả xấu. Rủi ro trong kinh doanh là xuất hiện một biến cố không mong đợi, gây mất mát về tài sản và lợi nhuận của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Rủi ro trong quan hệ thanh toán là rủi ro mà các khoản phải thu của doanh nghiệp từ phía khách hàng không có khả năng thu hồi ( khách hàng không trả hoặc không có khả năng trả. 1.2-Phương pháp kế toán khoản phải thu của khách hàng: Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản với người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành. Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng những nguyên tắc sau: Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay. Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý. Mọi khoản thanh toán với khách hàng đều phải được ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp, quy định như “Hoá đơn giá trị gia tăng”, “Hoá đơn bán hàng”, “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”, biên bản giao nhận hàng, các chứng từ thanh toán tiền hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xoá nợ... Đối với khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam theo phương pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp, kế toán còn phải kết hợp theo dõi cả các loại nguyên tệ trên sổ chi tiết theo từng đối tượng khách hàng có quan hệ thanh toán thường xuyên với doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131- Phải thu của khách hàng: Bên Nợ: Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là tiêu thụ. Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: Số tiền khách hàng đã trả nợ. Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng. Tiền giảm giá cho khách hàng sau khi đã giao hàng khi khách hàng có khiếu nại. Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại. Số tiền chiết khấu bán hàng cho người mua. Số dư bên Nợ: Phản ánh số còn phải thu của khách hàng. Tài khoản này có thể có số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết cuả từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng thuộc tài khoản này để ghi hai chỉ tiêu bên tài sản và bên nguồn vốn. Tài khoản 139- Dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán. Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, có những khoản phải thu mà người nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Các khoản tiền nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán, cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp phải dự toán số nợ có khả năng khó đòi, tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Số tính trước này gọi là dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi ( khi khách hàng bị phá sản hoặc bi tổn thất thiệt hại lớn về tài sản, bị khánh tận nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhưng không có kết quả ). Việc xác định số lập dự phòng về các khoản phải thu khó đòi và việc xử lý xoá nợ khó đòi phải theo quy định của cơ chế tài chính. Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng làm hết mọi biện pháp để thu hồi nợ nhưng vẫn không thu được và khách nợ thực sự không còn khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trong sổ kế toán và chuyển ra theo dõi chi tiết ở tài khoản 004- Nợ khó đòi đã xử lý ( Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán ). Việc xoá các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính ( nếu là doanh nghiệp Nhà nước ). Số nợ này được theo dõi trong thời hạn quy định của cơ chế tài chính, chờ khả năng khách hàng có điều kiện thanh toán số tiền thu được về nợ khó đòi đã xử lý. Trường hợp thu được nợ sẽ hạch toán vào tài khoản 721- Các khoản thu nhập bất thường. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 139-Dự phòng các khoản phải thu khó đòi: Bên Nợ: - Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu được phải xử lý xoá nợ. Kết chuyển số chênh lệch về dự phòng phải thu khó đòi đã lập không sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số phải dự phòng cho niên độ sau. Bên Có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí. Số dư bên Có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ. * Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác. Trình tự hạch toán: - Các khoản bán chịu cho khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp, khối lượng công trình xây dựng cơ bản đã bàn giao, căn cứ vào hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng ( theo giá thanh toán ) Có TK 511- Doanh thu bán hàng ( theo giá bán ) Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp ngân sách ( thuế VAT đầu ra ) - Trường hợp chấp thuận chiết khấu thanh toán cho khách hàng và được trừ vào số nợ phải thu, kế toán ghi: Nợ TK 811: Số chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng Có TK 131: Số chiết khấu thanh toán trừ vào số tiền phải thu ở người mua - Trường hợp giảm giá hàng bán trên giá thoả thuận do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc bớt giá, hồi khấu chấp nhận cho người mua trừ vào nợ phải thu, kế toán ghi: Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 532- Số giảm giá hàng bán khách hàng được hưởng thuộc hoạt động SXKD (không có thuế VAT). Nợ TK 711,721-Số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thường (không có thuế VAT). Nợ TK 3331(33311)- Thuế VAT trả lại cho khách hàng tương ứng với số giảm giá khách hàng được hưởng. Có TK 131- Tổng số giảm giá chấp nhận cho người mua trừ vào số tiền phải thu của người mua. Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT Nợ TK 532- Số giảm giá hàng bán khách hàng được hưởng thuộc hoạt động SXKD. Nợ TK 711,721-Số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thường (cả VAT). Có TK 131(chi tiết đối tượng)- Tổng số giảm giá chấp nhận cho người mua trừ vào số tiền phải thu ở người mua. - Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau, phản ánh tổng giá thanh toán(cả thuế VAT) của hàng bị trả lại: Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 531- Doanh thu của hàng bị trả lại thuộc hoạt động SXKD Nợ TK 711,721- Thu nhập của hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. Nợ TK 3331(33311)- Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương ứng với số doanh thu hoặc thu nhập của hàng bán bị trả laị. Có TK 131(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại trừ vào số phải thu của khách hàng(kể cả VAT). Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT. Nợ TK 531- Doanh thu của hàng bị trả lại thuộc hoạt động SXKD Nợ TK 711,721- Thu nhập của hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. Có TK 131- Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại trừ vào số phải thu của khách hàng. - Khách hàng trả tiền ( kể cả số lãi do trả chậm- nếu có ), kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131- Phải thu của khách hàng ( nợ gốc ) Có TK 711- Thu nhập hoạt động tài chính ( lãi ) - Đổi hàng ở đơn vị áp dụng theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT: Kế toán ghi doanh thu đổi hàng: Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng ( giá trị hàng đó ) Có TK 511- Doanh thu bán hàng Nhận được vật liệu hàng hoá do đổi hàng: Nợ TK 611 ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) Nợ TK 152, 156 ( theo phương pháp kê khai thường xuyên ) Có TK 331- Phải trả người bán - Số tiền thanh toán bù trừ với những khách hàng vừa là con nợ vừa là chủ nợ sau khi hai bên đã lập bảng thanh toán bù trừ: Nợ TK 331- Phải trả cho người bán(chi tiết đối tượng) Có TK 131- Phải thu của khách hàng(chi tiết đối tượng) Trường hợp khách hàng thanh toán bằng vật tư hàng hoá: Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK liên quan(151,152,153…)- Giá thanh toán chưa có thuế Nợ TK 133(1331)- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng. Có TK 131(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán của vật tư hàng hoá,dịch vụ nhận về (cả thuế VAT). Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT. Nợ TK liên quan(151,152,153…)- Tổng giá thanh toán Có TK 131(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán của vật tư, hàng hoá nhận về. - Kế toán xoá sổ các khoản nợ khó đòi đã lập dự phòng nhưng không đòi được: Nợ TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131- Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu người mắc nợ số tiền đó. Khi truy thu được khoản nợ khó đòi đã xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 721- Thu nhập hoạt động bất thường Đồng thời ghi Có TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý. Sơ đồ thanh toán với người mua (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 511,711,721 TK3331 TK111,112 TK 131 TK531,532 TK3331 TK 331 TK 111,112 TK 811 TK 642 Chú thích: 1.phản ánh doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác. 2.Phản ánh thuế GTGT đầu ra phải nộp. 3.Phản ánh số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho người mua. 4.Phản ánh số giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. 5.Phản ánh thuế GTGT tương ứng với số giảm gía và hàng bán bị trả lại. 6.Bù trừ công nợ. 7.Phản ánh số tiền đã thu (kể cả ứng trước). 8.Chiết khấu thanh toán cho khách hàng, trừ vào số nợ phải thu. 9.Phản ánh nợ khó đòi đã được xử lý. Sơ đồ hạch toán thanh toán với người mua (Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 511,711,721 TK111.112 TK 131 TK531,532 TK331 TK111,112 TK811 TK642 Chú thích: 1.Phản ánh doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác ( Tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT). 2.Phản ánh số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho người mua. 3.Phản ánh số giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại. 4.Bù trừ công nợ. 5.Phản ánh số tiền đã thu (kể cả ứng trước). 6.Phản ánh chiết khấu thanh toán cho khách hàng, trừ vào số nợ phải thu. 7.Phản ánh nợ khó đòi đã được xử lý. 2- Kế toán khoản phải trả cho người bán: 2.1- Nội dung và nguyên tắc hạch toán: Khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ... mà doanh nghiệp đã nhận của người bán hay người cung cấp nhưng chưa thanh toán tiền hàng kể cả khoản phải trả cho người nhận thầu về xây dựng cơ bản hay sửa chữa lớn tài sản cố định. Trong quá trình hạch toán các khoản phải trả cho người bán cần tôn trọng các quy định sau đây: - Phải chi tiết theo từng đối tượng phải trả và ghi chép theo từng lần thanh toán. - Trường hợp mua hàng trả tiền ngay ( tiền mặt, Séc hoặc đã trả qua ngân hàng ) thì không phản ánh vào khoản phải trả cho người bán. - Mọi khoản thanh toán với người bán hay người cung cấp đều phải được phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp, quy định. - Đối với khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam theo phương pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp. 2.2- Phương pháp kế toán khoản phải trả cho người bán: Tài khoản sử dụng: Tài khoản 331- Phải trả người bán. Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán hay người cung cấp và người nhận thầu - Số tiền ứng trước cho người bán - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá cho doanh nghiệp. - Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. - Chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả. Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, thiết bị, người cung cấp lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản. - Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng đã mua khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của những hàng đã mua về nhập kho theo giá tạm tính. Số dư bên Có: - Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây dựng cơ bản. - Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ- phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Trình tự hạch toán: - Khi mua tài sản cố định đưa vào sử dụng nhưng chưa trả tiền thì căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận tài sản cố định, kế toán ghi: Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 211, 213- Giá mua TSCĐ chưa có thuế GTGT Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán. Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT Nợ TK 211,213- Giá mua có thuế GTGT Có TK 331(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán. - Trường hợp đơn vị có tiến hành đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu từng bộ phận, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao, căn cứ vào hợp đồng giao thầu, biên bản bàn giao, hoá đơn về khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành, kế toán ghi: Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 241(chi tiết công trình): giá giao thầu chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán. Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT Nợ TK 241(chi tiết công trình)- Tổng giá thanh toán. Có TK 331(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán. - Khi mua vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá về nhập kho, tiền hàng chưa thanh toán, kế toán ghi: Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK liên quan (TK151,152,153,156): giá mua Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán. Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT Nợ TK liên quan (TK151,152,153,156)- Tổng giá thanh toán. Có TK 331(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán. - Khi nhận lao vụ, dịch vụ của người cung cấp mà chưa trả tiền, kế toán ghi: Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK liên quan (TK661,627,641,642,811,821…): Giá mua. Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán. Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT. Nợ TK liên quan (TK661,627,641,642,811,821…)-Tổng giá thanh toán. Có TK 331(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán. - Khi trả nợ cho người bán trước thời hạn quy định và được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán ghi: Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 331(chi tiết đối tượng): Số chiết khấu trừ vào số nợ Có TK 711- Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính Có TK 111, 112 Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT. Nợ TK 331- Tổng số chiết khấu, giảm giá, giá mua hàng trả lại (cả VAT) trừ vào số tiền hàng phải trả Có TK 711- Số chiết khấu thanh toán được hưởng. Có TK 111, 112 - Khi trả lại số hàng đã mua vì không đúng quy cách, phẩm chất theo quy định trong hợp đồng, kế toán ghi: Nợ TK 331- Phải trả người bán Có TK 152, 153, (611) Có TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Theo yêu cầu của người bán, doanh nghiệp (người mua) sẽ dặt trước một số tiền để mua vật tư, hàng hoá, lao vụ hay ứng trước tiền XDCB. Sau khi người bán giao hàng (hay nghiệm thu công trình XDCB, sửa chũa lớn TSCĐ), số tiền đặt trước cho người bán sẽ được trừ vào tiền hàng đã mua, nếu thiếu phải thanh toán bổ sung. Ngược lại, nếu thừa sẽ được người bán trả lại. Khi ứng trước tiền cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331(chi tiết đối tượng)- Số đã đặt trước. Có TK 111, 112 - Khi nhận hàng có liên quan đến số ứng trước thì căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 152, 153, 156, (611): Giá mua chưa có thuế Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán. Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT. Nợ TK 152, 153, 156, (611)- Tổng giá mua phải trả. Có TK 331(chi tiết đối tượng)- Tổng giá thanh toán. - Nếu số ứng trước nhỏ hơn số phải trả thì doanh nghiệp phải trả thêm khoản chênh lệch, căn cứ vào các chứng từ thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331- Số thanh toán bổ sung Có TK 111, 112 Có TK 311, 341- Vay ngắn hạn, Vay dài hạn - Nếu số ứng trước lớn hơn giá trị hàng đã nhận thì phải thu số còn thừa, khi thu tiền kế toán ghi: Nợ TK 111, 112- Số tiền dã nhận Có TK 331(Chi tiết đối tượng)- Số ứng trước hoặc trả thừa được người bán trả lại - Trường hợp có khoản nợ phải trả không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi được xử lý ghi tăng thu nhập bất thường, kế toán ghi: Nợ TK 331- Phải trả người bán Có TK 721- Thu nhập bất thường. Sơ đồ hạch toán thanh toán với người bán (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 111,112,311,341 TK 511 TK 152,153,211… TK 133 TK 131 TK 331 TK 111,112 TK 151,152,153,211… TK 133 TK 627,641,642 Chú thích: 1.Phản ánh số tiền thanh toán (kể cả đặt trước). 2.Phản ánh thanh toán bằng hàng hoá, sản phẩm dịch vụ. 3.Thanh toán bù trừ. 4.Phản ánh số được giảm giá, hàng mua trả lại người bán. 5.Phản ánh thuế GTGT tương ứng với số được giảm giá, hàng bán bị trả lại. 6.Phản ánh số tiền trả thừa được thu hồi. 7a.Phản ánh giá trị vật tư, tài sản v..v..mua chịu. 7b.Phản ánh thuế GTGT đầu vào của hàng mua chịu 7c.Phản ánh các dịch vụ mua chịu khác. Sơ đồ hạch toán thanh toán với người bán (Tính ._.thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 111,112,311,341 TK 511 TK 131 TK 152,153,211.. TK 331 TK 111,112 TK151,152,153,211,213… TK 627,641,642 Chú thích: 1.Phản ánh số tiền thanh toán (kể cả đặt trước). 2.Phản ánh thanh toán bằng hàng hoá, sản phẩm dịch vụ. 3.Thanh toán bù trừ. 4.Phản ánh số được giảm giá, hàng mua trả lại người bán. 5.Phản ánh số tiền trả thừa được thu hồi. 6a.Phản ánh giá trị vật tư, tài sản v..v..mua chịu. 6b.Phản ánh các dịch vụ mua chịu khác. 3. Kế toán các khoản phải nộp Nhà nước: 3.1. Nội dung và nguyên tắc hạch toán: Các khoản phải nộp Nhà nước là các khoản mà theo luật pháp quy định doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách Nhà nước như: các loại thuế trực thu và gián thu, các khoản phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp theo chế độ quy định. Trong đó các khoản thuế phải nộp theo định kỳ cho Nhà nước là khoản thanh toán chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số các khoản mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp cho Nhà nước. Trong quá trình hạch toán các khoản phải nộp cho Nhà nước cần tôn trọng các quy định sau đây: - Doanh nghiệp phải chủ động tính toán, kê khai đầy đủ, chính xác các loại thuế, phí và lệ phí phải nộp cho Nhà nước theo luật định và kịp thời phản ánh vào sổ kế toán trên cơ sở các thông báo của cơ quan trực tiếp quản lý và thu thuế. - Doanh nghiệp phải nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế, phí và lệ phí cho Nhà nước. - Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp và đã nộp cho Nhà nước. - Trường hợp nộp thuế bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá quy định để ghi sổ kế toán. 3.2. Phương pháp kế toán các khoản phải nộp Nhà nước: Tài khoản sử dụng: Tài khoản 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Bên Nợ: Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác đã nộp cho Nhà nước hay đã được khấu trừ. Bên Có: Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp Nhà nước. Số dư bên Có: Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác còn phải nộp Nhà nước. Trong trường hợp đặc biệt TK này có thể có số dư bên Nợ- phản ánh số đã nộp lớn hơn số phải nộp hoặc là số thuế đã nộp được xét miễn hoặc giảm cho thoái thu nhưng chưa thực hiện việc thoái thu. Tài khoản 333 có 9 Tài khoản cấp 2. Tài khoản 3331 có 2 Tài khoản cấp 3. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: - Khi bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131, 136 Có TK 511, 512- Doanh thu bán hàng, Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 333 (3331)- Thuế GTGT phải nộp - Khi phát sinh các khoản thu nhập từ hoạt động khác thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 138 Có TK 711, 721- Thu nhập hoạt động tài chính,Thu nhập bất thường Có TK 333 (3331)- Thuế GTGT phải nộp - Khi mua hàng nhập khẩu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc diện chịu thuế GTGT, thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp được tính vào trị giá mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153, 156, 211: Trị giá mua hàng nhập khẩu(cả thuế nhập khẩu và thuế GTGT) Có TK 333 (3333-TNK)- Thuế nhập khẩu Có TK 3333 (33312)- Thuế GTGT của hàng nhập khẩu. Có TK 111,112,331… - Giá mua hàng nhập khẩu. - Cuối kỳ, xác định số thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTGT phải nộp trong kỳ, kế toán ghi: + Số thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ, ghi: Nợ TK 333 (3331)- Thuế GTGT phải nộp Có TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ + Khi nộp thuế GTGT, ghi: Nợ TK 333 (3331)- Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112 - Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì cuối kỳ, xác định số thuế GTGT phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 811,821- Chi phí hoạt động tài chính, Chi phí bất thường Có TK 333 (3331)- Thuế GTGT phải nộp - Khi được giảm thuế GTGT phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 333 (3331)- Trừ vào số phải nộp trong kỳ Nợ TK 111, 112- Nhận số giảm trừ bằng tiền Có TK 721- Số thuế GTGT được giảm trừ - Đối với hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu thì cuối kỳ xác định số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 511, 512- Doanh thu bán hàng, Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 333 (3332, 3333)- Thuế TTĐB, Thuế XK phải nộp - Đối với các khoản phí và lệ phí phải nộp như thuế môn bài, thuế nhà đất thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6425)- Chi phí QLDN ( phí và lệ phí ) Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - Đối với các khoản thuế phải nộp như thuế tài nguyên, thuế sử dụng đất nông nghiệp thì tính vào chi phí sản xuất chung, kế toán ghi: Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Để đảm bảo nguồn thu cho Ngân sách, hàng quý, DN phải tạm nộp thuế thu nhập DN theo thông báo của cơ quan thuế (hoặc tạm nộp theo kế hoạch). Số thuế tạm nộp ghi: Nợ TK 421(4212)- Lợi nhuận chưa phân phối Có TK 333(3334)- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Khi tạm nộp thuế cho Ngân sách: Nợ TK 333(3334)- Số thuế TNDN đã tạm nộp. Có TK liên quan (111,112,311…) Cuối năm (hoặc đầu năm sau) khi quyết toán thuế được duyệt, so sánh số dã tạm nộp cho Ngân sách với số phải nộp, Nếu số thuế phải nộp lớn hơn số đã tạm nộp:Phản ánh số còn phải nộp bổ sang, kế toán ghi: Nợ TK 421(4211)- Số phải nộp bổ sung về thuế thu nhập DN Có TK 333(3334). Nếu số đã tạm nộp lớn hơn số phải nộp: Số nộp thừa được chuyển nộp bù cho năm tiếp theo. Nợ TK 333(3334)- Kết chuyển số thuế TNDN nộp thừa. Có TK 421(4211)- Số nộp thừa. Còn nếu được miễn giảm thuế TNDN, số được miễn giảm ghi: Nợ TK 333(3334)- Số được miễn giảm về thuế TNDN. Có TK 421(4211)- Ghi tăng thu nhập. - Khi xác đinh số thuế phải nộp tính trên thu nhập của CNV, kế toán ghi: Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - Khi thanh toán các khoản phải nộp cho Nhà nước, căn cứ vào các chứng từ thanh toán như phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 111, 112, 311 - Trường hợp bị truy thu thuế thuộc nghĩa vụ phải nộp của năm trước, kế toán ghi: Nợ TK 821- Chi phí bất thường Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Sơ Đồ hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK 331,111,112.. TK 721 TK 151,152,211.. TK 133 TK111,112 TK 511,711,721 TK3331 TK131,111,112 Chú thích: 1a.Phản ánh giá mua vật tư tài sản chưa có thuế GTGT 1b.Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. 2.Phản ánh thuế GTGT được hoàn lại bằng tiền 3.Phản ánh thuế GTGT được miễn giảm nhận lại bằng tiền. 4.Phản ánh thuế GTGT được miễn giảm trừ vào số phải nộp. 5.Phản ánh doanh thu bán hàng. 6.Thuế GTGT đầu ra phải nộp trong kỳ. 7.Tổng giá thnh toán gồm cả thuế GTGT. 8.Kết chuyển số thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ. 9.Nộp thuế GTGT cho Ngân sách Nhà nước. 10.Số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp. Sơ Đồ hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. TK3331,111,112… TK 721 TK 151,152,211… TK 111,112 TK 3331 TK 6425 TK 811,821 Chú thích: 1.Phản ánh giá mua vật tư tài sản (cả thuế GTGT). 2.Phản ánh thuế GTGT được miễn giảm nhận lại bằng tiền. 3.Phản ánh thuế GTGT được miễn giảm trừ vào số phải nộp. 4.Nộp thuế GTGT cho Ngân sách Nhà nước. 5a.Thuế GTGT đầu ra phải nộp trong kỳ của hoạt động sản xuất kinh doanh. 5b.Thuế GTGT đầu ra phải nộp trong kỳ của hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. 6.Số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp. III- Lý luận chung về phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp: 1- Phân tích tình hình thanh toán của doanh nghiệp: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn phát sinh việc thu, chi và thanh toán. Song, các khoản phải thu, phải trả cần phải có một khoảng thời gian nhất định mới thanh toán được. Còn thời gian thanh toán dài hay ngắn là hoàn toàn phụ thuộc vào chế độ quy định về nộp thuế, nộp lãi của Nhà nước. Tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán đang được áp dụng hiện hành ( tiền mặt, Séc, tín phiếu, ngân phiếu thanh toán... ), tuỳ thuộc vào mối quan hệ và sự thoả thuận giữa các đơn vị với nhau. Tình hình thanh toán của doanh nghiệp thể hiện tình hình chấp hành kỷ luật tài chính, kỷ luật thanh toán và tôn trọng luật pháp ( như: chế độ thu chi và thanh toán theo quy định của Nhà nước ) Việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là một nét đặc trưng trong thương mại. Thậm chí còn được coi như là một “sách lược” kinh doanh hữu hiệu của các doanh nghiệp ngang nhiên hoạt động trên thương trường mà trong tay không hề có một đồng vốn. Do đó, vấn đề thanh toán trở nên đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh. Bởi vậy, việc phân tích tình hình thanh toán của doanh nghiệp, tìm ra nguyên nhân của mọi sự ngưng trệ, khê đọng các khoản thanh toán, nhằm tiến tới làm chủ về tài chính có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Phân tích các khoản phải thu: Để nghiên cứu các khoản phải thu đã ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp như thế nào, cần so sánh tổng số các khoản phải thu với tổng số tài sản lưu động hoặc với tổng số các khoản phải trả. Nếu tỷ số trên nhỏ hơn 1 thì không có ảnh hưởng gì đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu tỷ số trên lớn hơn 1 thì doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý kịp thời, thúc đẩy quá trình thanh toán đúng hạn. Phân tích các khoản phải trả: Cần so sánh tổng số các khoản phải trả với tổng số vốn lưu động tự có để có nhận thức chung về yêu cầu thanh toán. Cần phân tích các khoản nợ quan trọng và phải được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trong thanh toán. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào bảng cân đối kế toán để đánh giá tình hình thanh toán thì chưa đủ, mà còn phải sử dụng các tài liệu hạch toán hàng ngày và một số tư liệu thực tế khác để có kết luận chính xác. Chẳng hạn, cần phải nghiên cứu xác định tính chất thời gian và nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu và các khoản phải trả, cũng như các biện pháp mà doanh nghiệp áp dụng để thu hồi nợ, thúc đẩy quá trình thanh toán đúng hạn hoặc thanh toán nợ. 2- Phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp: Tình hình tài chính của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến tình hình thanh toán. Để thấy rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp hiện tại và trong tương lai, cần đi sâu phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Khi phân tích khả năng thanh toán cần dựa vào tài liệu hạch toán có liên quan để sắp xếp các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán theo một trình tự nhất định. Trình tự sắp xếp phải thể hiện được nhu cầu thanh toán ngay, chưa thanh toán ngay, cũng như khả năng huy động để thanh toán ngay và huy động để thanh toán trong thời gian tới. Hệ số khả năng thanh toán hiện thời: Tình hình tài chính của doanh nghiệp tốt hay xấu, khả quan hay không khả quan được phản ánh qua khả năng thanh toán. Khả năng thanh toán của doanh nghiệp biểu hiện ở số tiền và tài sản mà doanh nghiệp hiện có, có thể dùng để trang trải các khoản công nợ của doanh nghiệp. Để đánh giá và phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp, cần tính hệ số khả năng thanh toán hiện thời sau đây: Tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn Hệ số khả năng thanh toán (K) hiện thời = Nợ ngắn hạn Hệ số khả năng thanh toán (K) phản ánh mối quan hệ giữa khả năng thanh toán và nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp. Hệ số khả năng thanh toán (K) là cơ sở để đánh giá khả năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp. K >= 1- Doanh nghiệp có khả năng thanh toán, trang trải hết công nợ, tình hình tài chính ổn định hoặc khả quan. K < 1- Doanh nghiệp không có khả năng trang trải hết công nợ, thực trạng tài chính không bình thường, tình hình tài chính gặp khó khăn. K càng nhỏ- phản ánh thực trạng tài chính của doanh nghiệp càng gặp nhiều khó khăn, mất dần khả năng thanh toán và doanh nghiệp có nguy cơ phá sản. Trong cơ chế quản lý hiện nay, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động và kết quả kinh doanh của mình. Trong mối quan hệ bình đẳng và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước bạn hàng kinh doanh. Doanh nghiệp phải luôn luôn tính toán và dự kiến một tình thế xấu nhất có thể xảy ra là cùng một lúc phải đủ sức thanh toán hết các khoản công nợ. Mức độ không có khả năng thanh toán có thể khác nhau, tuỳ thuộc vào tình hình tài chính của doanh nghiệp như: - Doanh nghiệp không có đủ vốn bằng tiền để thanh toán ngay cho người bán hàng. - Các khoản tiền vay đã quá hạn. - Số tiền nợ người bán hàng “đã quá hạn” ngày càng tăng lên. - Các khoản phải nộp ngân sách, các khoản lương công nhân viên đã quá hạn, không thanh toán được. - Để thanh toán các khoản công nợ trên, doanh nghiệp có thể dùng toàn bộ số vốn bằng tiền và những tài sản có thể chuyển hoá thành tiền được như: + Vốn bằng tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển ). + Toàn bộ các khoản phải thu hoặc dùng để bù trừ, gán nợ, đảo nợ... Số tiền có thể dùng để thanh toán được sắp xếp theo thứ tự khả năng biến đổi thành tiền nhanh hay chậm. Hệ số khả năng thanh toán nhanh: Hệ số khả năng thanh toán nhanh là tỷ số giữa các khoản có thể sử dụng để thanh toán ngay với số cần phải thanh toán( các khoản nợ ngắn hạn ). Trên bảng cân đối kế toán, các khoản có thể sử dụng để thanh toán ngay bao gồm các loại tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển ), các khoản đầu tư ngắn hạn ( chứng khoán ngắn hạn, các khoản đầu tư ngắn hạn khác ) và các khoản phải thu. Trong đó, đặc biệt cần quan tâm nhất là các khoản tiền và các khoản đầu tư ngắn hạn, hai khoản này có thể huy động để thanh toán ngay, còn khoản phải thu dù sao cũng có thể phải chờ đợi sau một thời gian nhất định. Nếu chỉ tính hai khoản trên, hệ số khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp sẽ là: = Số tiền có thể dùng để thanh toán nhanh Hệ số thanh toán nhanh Số tiền phải thanh toán Tại thời điểm đầu năm và cuối kỳ, hệ số khả năng thanh toán nhanh đều lớn hơn 1, phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp tương đối khả quan, doanh nghiệp có thể đáp ứng được yêu cầu thanh toán nhanh. Ngược lại, nếu tỷ lệ này nhỏ hơn 1, tình hình thanh toán của doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn, doanh nghiệp sẽ phải bán gấp sản phẩm, hàng hoá để lấy tiền thanh toán các khoản nợ. Tuy vậy, trong phân tích cần phải xem xét tỷ lệ giữa vốn bằng tiền với tổng số các khoản nợ. Nếu tỷ lệ này lớn hơn 0,5 thì tình hình thanh toán của doanh nghiệp tốt hơn. Nếu nhỏ hơn 0,5 thì tình hình thanh toán doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn. Song, nếu tỷ lệ này quá cao lại là điều không tốt vì gây tình trạng vòng quay của vốn chậm, hiệu quả sử dụng vốn không cao. 3. Phân tích tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước: Hàng năm, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình đối với ngân sách Nhà nước về các khoản phải nộp như: thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế vốn và các khoản phải nộp khác. Số tiền phải nộp: là tổng số tiền về các khoản thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Tổng số tiền mà doanh nghiệp phải nộp trong năm ( niên độ kế toán ) thường được quyết toán vào cuối năm (cuối niên độ kế toán ). Tổng số tiền đã nộp vào ngân sách Nhà nước: do tổng số các khoản phải nộp vào cuối niên độ kế toán mới được quyết toán, cho nên hàng tháng, hàng quý các doanh nghiệp phải trích nộp vào ngân sách Nhà nước (căn cứ vào giấy báo có của kho bạc Nhà nước ). Nếu số đã nộp lớn hơn số phải nộp thì Nhà nước cho phép chuyển sang năm sau. Để phân tích tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước, Cần tính chỉ tiêu: Tỷ lệ % đã thanh toán với ngân sách Nhà nước. Chỉ tiêu này được xác định bằng công thức: Số tiền đã nộp vào ngân sách Nhà nước Tỷ lệ % đã thanh toán với ngân sách Nhà nước x 100 = Tổng số tiền phải nộp vào ngân sách Nhà nước Nguồn số liệu để phân tích là căn cứ vào phần II- Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Nếu tỷ lệ đã thanh toán với ngân sách Nhà nước trên lớn hơn 100%. Doanh nghiệp trích nộp nhiều hơn số phải nộp. Nếu tỷ lệ đã thanh toán với ngân sách Nhà nước nhỏ hơn 100%, doanh nghiệp trích nộp chưa bằng số phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Sau khi quyết toán, doanh nghiệp tiếp tục nộp vào ngân sách Nhà nước cho đủ số phải nộp. Ngoài ra, cần phải đi sâu phân tích cho từng khoản phải nộp để thấy rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách Nhà nước. chương 2 Thực trạng tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán (với người bán, người mua và ngân sách nhà nước) và phân tích tình hình, khả năng thanh toán của xí nghiệp khảo sát xây dựng điện I I-Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I: 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp KSXD điện I: Xí nghiệp Khảo Sát Xây Dựng Điện I trực thuộc Công Ty Tư Vấn Xây Dựng Điện I. Được thành lập theo quyết định số 071-DL-TCCB3 ngày 02/ 12/ 1981 của Bộ điện lực và được thành lập theo nghị định 388/ HĐBT tại quyết định số 1167 NL/ TCCB- LĐ ngày 24/ 06/ 1993 của Bộ Năng Lượng. Trụ sở của Xí nghiệp đóng tại Km 2- đường Hà Đông- Văn Điển. Xí nghiệp đã tham gia khảo sát địa chất các công trình thuỷ điện lớn của đất nước như Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình, Nhà máy thuỷ điện Yaly, nhà máy thuỷ điện Trị an ..v..v…Đồng thời xây lắp hàng nghìn Km đường dây trung và hạ thế, đã được Nhà nước tặng thưởng huy chương lao động hạng nhất, nhì, ba. Xí nghiệp khảo sát xây dựng điện I là một Xí nghiệp sản xuất của nghành năng lượng luôn luôn có tốc độ tăng trưởng ổn định, đời sống của công nhân viên được đảm bảo. Nhiệm vụ của Xí nghiệp là khảo sát địa chất, địa hình thuỷ văn và xây dựng các công trình điện, cùng với sự phát triển đi lên của Công ty, Xí nghiệp ngày càng mở rộng sản xuất, từ chỗ chỉ là công tác khoan, đào, khảo sát địa hình, địa chất. Hiện nay Xí nghiệp còn được cấp giấy phép hành nghề xây lắp đường dây từ 35 Kw trở xuống. Trong những năm qua doanh thu hàng năm của Xí nghiệp đạt từ 30 tỷ đến 35 tỷ đồng. Qua 20 năm hoạt động Xí Nghiệp Khảo Sát Xây Dựng Điện I đã không ngừng phát triển về mọi mặt. Từ một Xí nghiệp với số vốn ít, trang thiết bị thô sơ, lạc hậu, đến nay Xí nghiệp đã trở thành một doanh nghiệp có những bước đi lên rõ rệt, với cơ sở vật chất tương đối lớn. Xí nghiệp khảo sát là một đơn vị có truyền thống liên tục hoàn thành toàn diện, xuất sắc các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của công ty giao, thu nhập năm sau cao hơn năm trước, Xí nghiệp ngày càng ổn định và phát triển. 2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp: Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp, nên Xí nghiệp tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, có nghĩa giám đốc trực tiếp lãnh đạo đến từng phòng ban. Và để giúp cho giám đốc thì các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Xí nghiệp. (xem trang bên) Tại Xí nghiệp, Giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động của Xí nghiệp là chủ tài khoản, chịu quyền tự chủ về mặt tài chính của toàn Xí nghiệp, chịu trách nhiêm trước Nhà nước, trước Công ty. Phòng kế toán- tài vụ đứng đầu là kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp, tham mưu cho Giám đốc nhằm quản lý và sử dụng nguồn vốn đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Phó giám đốc xây lắp trợ giúp giám đốc trong việc phụ trách các đơn vị xây lắp điện, xưởng cơ khí, các đội xây lắp. Phó giám đốc thiết kế phụ trách thiết kế nguồn lưới điện. Phó giám đốc khảo sát phụ trách công việc khoan đào, phụ trách công trình đầu nguồn. Kỹ sư trưởng địa chất công trình phụ trách công tác khoan đào, địa chất công trình. Phong thiết kế làm nhiệm vụ thiết kế, lập hồ sơ, lập báo cáo khả thi, tiền khả thi và thiết kế dự toán công trình. Xưởng cơ khí gia công sửa chữa máy móc phục vụ sản xuất. Các đội xây lắp: xây lắp công trình lưới điện từ 35 Kw trở xuống. Đội khoan là đơn vị trực tiếp khoan lấy mẫu địa chất ở các công trình. Phòng tổ chức thi công khảo sát là đơn vị trực tiếp tổ chức thi công các công trình khảo sát, các đơn vị khoan đào, tổ chức thi công. Phòng kỹ thuật địa chất phụ trách địa chất công trình, lập tài liệu về địa chất các công trình. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp: Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của Xí nghiệp thực hiện công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp, để thực hiện được các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau: kế toán trưởng phó phòng kế toán thanh toán ngoại tệ kế toán ngân hàng Kế toán tscđ kế toán tiền lương kế toán tổng hợp Thủ quỹ Phòng kế toán của Xí nghiệp gồm 8 cán bộ kế toán đều đã qua đào tạo có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý: Kế toán trưởng: - Chịu trách nhiệm trước giám đốc Xí nghiệp về toàn bộ công tác tài chính- kế toán của Xí nghiệp, tình hình hoạt động của phòng. Phó phòng: - Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về các phần việc được phân công. Kế toán tổng hợp: - Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phân bổ tổng hợp các loại chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp, hợp đồng sản phẩm, hàng hoá đảm bảo chính xác, hợp lý. - Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó chịu trách nhiệm lập các báo cáo kế toán tổng hợp. - Kiểm tra thường xuyên, lưu trữ và bảo quản tốt các chứng từ, sổ sách thuộc phần công việc được phân công. - Chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi, thanh toán và báo cáo chi tiết các khoản phải trả nội bộ, các khoản thu nội bộ, các khoản công nợ với khách hàng. - Kế toán theo dõi nhập, xuất vật tư, tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra các loại chứng từ liên quan tới vật tư, hàng hoá, sản phẩm, ghi chép và theo dõi vật tư, hàng hoá. Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận công nợ và lập các báo cáo chi tiết các khoản phải trả người bán Kế toán tài sản cố định: - Kế toán tài sản cố định, xây dựng cơ bản nhiệm vụ theo dõi tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng, quý năm và công tác xây dựng cơ bản hoàn thành. Kế toán thanh toán ngân hàng: - Lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thanh toán tạm ứng, các khoản chi phí. Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi, ghi chép trên các loại sổ kế toán chi tiết. lập các báo cáo kế toán chi tiết thuộc các phần việc trên. - Thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán Xí nghiệp với các ngân hàng. Theo dõi và lập báo cáo chi tiết các khoản tiền vay ngân hàng, các khoản huy động vốn nội bộ và các khoản vay mượn khác. Kế toán thanh toán ngoại tệ: - Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và thực hiện tất cả các phần việc liên quan đến hoạt động thanh toán bằng ngoại tệ của Xí nghiệp, thường xuyên giao dịch với ngân hàng để hoàn thành nhanh chóng các phần việc được phân công, đảm bảo thực hiện nhanh chóng các hợp đồng kinh tế đã kí kết. - Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các hợp đồng ngoại đã kí kết, đã, đang và sẽ thực hiện. - Ghi chép sổ kế toán và theo dõi thanh toán, theo dõi tình hình mua bán ngoại tệ, ký quỹ, thanh toán theo từng hợp đồng, từng khách hàng. - Kế toán các khoản chi tiêu quỹ công đoàn, thống kê, tổng hợp, báo cáo các khoản chi tiêu quỹ công đoàn hàng tháng, quý, năm. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: - Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lương của công ty, lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH, ghi sổ lương, thanh quyết toán, tổng hợp tiền lương toàn Xí nghiệp. - Ghi chép, theo dõi, kiểm tra, ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiền lương, BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT. - Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền lương, BHXH, các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ khác liên quan đến tiền lương, BHXH, BHYT, tiền thưởng... - Thanh, quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH và tổng hợp báo cáo, lưu trữ các tài liệu, hồ sơ về tiền lương và BHXH. Thủ quỹ: - Thu và chi tiền trên cơ sở chứng từ kế toán, đó là các phiếu thu và phiếu chi đã được duyệt. - Mở sổ quỹ, ghi chép thu, chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ hàng ngày, lưu trữ phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng giao lại chứng từ thu chi cho kế toán lưu giữ. - Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảo tiền khớp đúng giữa sổ sách và thực tế, thường xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng. - Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật số liệu thu chi và tồn quỹ. - Theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn. - Lưu trữ các loại sổ sách chứng từ thuộc phần việc được phân công. Hiện nay, tại Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I đang thực hiện chế độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 1/11/1995: - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm (năm dương lịch). - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND. - Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá mua bán thực tế và tỷ giá bình quân của thị trường liên ngân hàng. - Hàng năm, xí nghiệp tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của mình phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh và báo cáo các cơ quan Nhà nước. Để phù hợp với khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ “: Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật ký- chứng từ ở Xí nghiệp. 3 2 Sổ quỹ Sổ chi tiết Chứng từ gốc 1 1 4 Bảng kê Bảng phân bổ 5 4 7 4 6 1 NKCT 7 4 Sổ cái 6 7 Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra 1- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi vào các NKCT liên quan ( hoặc các bảng kê, bảng phân bổ sau mới ghi vào NKCT ). 2- Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà chưa thể phản ánh trong các NKCT, bảng kê thì được ghi vào các sổ kế toán chi tiết. 3- Các chứng từ thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ, sau đó ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan. 4- Cuối tháng, căn cứ số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan rồi từ các NKCT ghi vào sổ cái. 5- Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. 6- Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan. 7- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán. Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong kế toán thanh toán: Chứng từ gốc Bảng kê số 11 Thẻ và sổ kế toán chi tiết NKCT số 5,8,10 Sổ theo dõi tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 131,331,333 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo quản trị Báo cáo tài chính * * * Công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán có chức năng xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, trình tự lập và luân chuyển chứng từ thanh toán, đồng thời phối hợp chặt chẽ với phòng hành chính tổng hợp để tổ chức thanh toán các khoản phải trả, phải thu khi đến hạn, tiếp nhận và lập các chứng từ ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp để theo dõi tình hình phát sinh các nghiệp vụ thanh toán. Định kỳ lập các báo cáo kế toán theo quy định. II. Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bán ở Xí nghiệp: Tại Xí nghiệp KSXD Điện I, khi Xí nghiệp tìm được đối tác kinh doanh thì họ sẽ lập phương án kinh doanh trong đó phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ: mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả và hình thức thanh toán... sau đó trình lên giám đốc Xí nghiệp. 1.Tài khoản sử dụng trong thanh toán với người bán: Việc hạch toán chi tiết khoản phải trả người bán, Xí nghiệp thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán được thực hiện trên sổ chi tiết TK 331- Phải trả người bán. Tại Xí nghiệp, tất cả các đối tượng người bán được theo dõi thanh toán trên một tờ sổ chi tiết. 2. Hệ thống sổ sách sử dụng trong thanh toán với người bán Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thanh toán với người bán, kế toán phải tiến hành phản ánh tình hình biến động vào các sổ sách kế toán có liên quan. Việc hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán được thực hiện trên NKCT số 5 (tại Xí nghiệp, NKCT số 5 được mở mỗi tháng một tờ) Số dư đầu tháng của từng người bán được lấy từ số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước. Số dư cuối tháng căn cứ vào số dư đầu tháng, số PS trong tháng của từng người bán để xác định. Số liệu trên NKCT số 5 đảm bảo khớp đúng với sổ chi tiết TK 331. Sau khi ghi xong NKCT số 5, tổng cộng sổ, đối chiếu khớp đúng với số liệu của các NKCT, bảng kê khác có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 phần ghi có TK 331 dùng để ghi vào sổ cái. Ta có thể khái quát sơ đồ tổ chức hạch toán phần này như sau: NKCT số 5 (phần ghi Nợ) Sổ chi tiết TK 331 (phần ghi Nợ) Giấy báo nợ và các chứng từ trả tiền khác Sổ cái TK 331 Báo cáo tài chính Phần ghi Có NKCT số 5 Phần ghi có TK 331 Hoá đơn Việc ghi sổ kế toán ở công ty được thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán “CADS 2000” của Xí nghiệp ứng dụng và phát triển phần mềm... Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra ( Hoá đơn của người bán, các biên lai hay giấy biên nhận, giấy đề nghị thanh toán...) kế toán sẽ lập phiếu chi để chi tiền và phản ánh ngay vào sổ quỹ. Phiếu chi được lập thành 2 liên trên máy vi tính sau đó được in ra: Liên 1 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và lưu tại đây, đến cuối tháng thì giao lại cho kế toán trưởng kiểm tra và lưu trữ. Liên 2 giao cho người nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền. Ví dụ thanh toán tiền mua hàng cho người bán, kế toán có trình tự sau Mẫu phiếu chi áp dụng tại Xí nghiệp như sau: Đơn vị:Xí nghiệp KSXD Điện I Mẫu số 02- TT Liên 1 Địa chỉ: Km2 đường Hà Đông Văn Điển Mẫu số : 02-TTQĐ số 1141 TC/CĐKT ngày1-11-1995 của BTC. Phiếu chi Số ct:204 Ngày: 09/03/2000 TK nợ: 331,152. Người nhận tiền: Phạm Đình Lăng TK có: 1111 Địa chỉ: PTKHC Lý do: Thanh toán tiền mua Tiếp địa R2 và dây néo. Số tiền:49.385.000 đồng. Bằng chữ: Bốn mươi chín triệu ba trăm tám mươi năm nghìn không trăm đồng. Kèm theo 6 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ) Ngày14 tháng 4 năm 2000 Thủ quỹ Người nhận tiền ._.