Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại - Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Xuân Lộc

ại, dân tộc ta dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam đang từng ngày, từng giờ khắc phục mọi khó khăn, quyết tâm hoàn thành đổi mới nền kinh tế đất nước, nhằm nhanh chóng phát triển nền kinh tế Việt Nam sớm hoà nhập cùng nền kinh tế các quốc gia trong khu vực. Thực tế sau nhiều năm thực hiện sự chuyển dịch từ nền kinh tế kế hoạch sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước đến nay, bộ mặt của nền kinh tế Việt Nam đã có nhiều thay đổi to lớn và trở thành một nền kinh tế có tốc độ phát triển cao. Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Ngoài việc liên quan tới công tác quản trị doanh nghiệp nó còn ảnh hưởng tới nguồn tài chính quốc gia: Thuế, các khoản nộp ngân sách khác... Kế toán là một môn khoa học quản lý, là kỹ thuật ghi chép, phân loại, tập hợp cung cấp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh, về tình hình tài chính của doanh nghiệp và giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định thích hợp. Hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh, là quá trình quan sát và ghi nhận, hệ thống hoá và xử lý các hiện tượng kinh tế phát sinh trên góc độ tiền tệ, hạch toán kế toán trong quản lý hoạt động của doanh nghiệp chỉ thực hiện tốt khi công tác kế toán được tổ chức khoa học và hợp lý. Để quản lý được tốt nghiệp vụ bán hàng thì kế toán với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Trong thời gian học tập tại trường và thực tập tại công ty TNHH Xuân Lộc qua tìm hiểu thực tế nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác bán hàng, tôi chọn đề tài: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại - Khảo sát thực tế tại công ty tnhh Xuân Lộc Chia làm 3 phần: Phần 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả. Phần 2: Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả. Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại công ty TNHH Xuân Lộc. Phần I Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả I. Bán hàng, xác định kết quả và yêu cầu quản lý: 1. Vai trò, vị trí của bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp: a. Hàng hoá: Là loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất, doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn hoặc bán lẻ). Trong doanh nghiệp hàng hoá được biểu hiện trên hai mặt: Hiện vật và giá trị. - Hiện vật được cụ thể bởi khối lượng hay số lượng và chất lượng. - Giá trị chính là giá thành của hàng hoá nhập kho hay gía vốn của hàng hoá đem bán. b. Bán hàng: Là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu tiền hay được quyền thu tiền. Đó chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm hàng hoá sang vốn bằng tiền và xác định kết quả. Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bên cạnh đó nó còn nhiều chức năng khác như mua hàng, dự trữ hàng... Bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán. Hai chức năng này có sự liên hệ với nhau mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt. Để thực hiện tốt các nghiệp vụ trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp lý các hoạt động, đồng thời tổ chức nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng. Như vậy tiêu thụ sản phẩm là tổng thể các biện pháp về mặt tổ chức và nắm bắt nhu cầu của thị trường. Chỉ có thông qua việc bán hàng - giá trị sản phẩm dịch vụ mới được thực hiện do đó mới có điều kiện để thực hiện mục đích của nền sản xuất hàng hoá và tái sản xuất kinh doanh không ngừng được mở rộng. Doanh thu bán hàng sẽ bù đắp được các chi phí bỏ ra, đồng thời kết quả bán hàng sẽ quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bán hàng tự thân nó không phải là một quá trình của sản xuất kinh doanh nhưng nó lại là một khâu cần thiết của tái sản xuất xã hội. Vì vậy bán hàng góp phần nâng cao năng suất lao động, phục vụ sản xuất tiêu dùng và đời sống xã hội. Nhờ có hoạt động bán hàng, hàng hoá sẽ được đưa đến tay người tiêu dùng và thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng về số lượng cơ cấu và chất lượng hàng hóa, việc tiêu thụ hàng hoá góp phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng. Kết quả cuối cùng của thương mại tính bằng mức lưu chuyển hàng hoá mà việc mức lưu chuyển hàng hoá lại phụ thuộc vào mức bán hàng nhanh hay chậm. Doanh nghiệp càng tiêu thụ được nhiều hàng hoá thì sức mạnh của doanh nghiệp càng tăng lên. Như vậy bán hàng sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, có bán được hàng hoá thì doanh nghiệp mới có khả năng tái sản xuất. Tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa trong nền quốc dân nói chung và với doanh nghiệp nói riêng: Nền kinh tế quốc dân thực hiện bán hàng là tiền đề cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền - hàng trong lưu thông. Đăc biệt là đảm bảo cân đối giữa các ngành, các khu vực trong nền kinh tế. Các đơn vị trong nền kinh tế thị trường, không thể tồn tại và phát triển một cách độc lập mà giữa chúng có mối quan hệ qua lại khăng khít với nhau. Quá trình bán sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp tới quan hệ cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị với nhau nó tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trường. Bản thân doanh nghiệp, thực hiện tốt khâu bán hàng là phương pháp gián tiếp thúc đẩy sản xuất phát triển, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, tạo điều kiện mở rộng tái sản xuất. Trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng như một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ánh khách quan và giám đốc toàn diện mọi hoạt động của SXKD của một đơn vị. Kế toán bán hàng là một trong những nội dung chủ yếu của kế toán trong doanh nghiệp thương mại. Qua những điều trên ta thấy rằng bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng. Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều không thể thiếu đi chức năng này. 2. Sự cần thiết quản lý hàng hoá và các yêu cầu quản lý: Việc quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp ở tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ... có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp giá thành nhập kho của hàng hoá. Để tổ chức tốt công tác quản lý hàng hoá đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Phân loại từng chủng loại hàng hoá, sắp xếp trật tự gọn gàng có khoa học để thuận tiện cho việc nhập - xuất tồn kho được dễ dàng. - Hệ thống kho tàng đầy đủ, phải được trang bị các phương tiện bảo quản, cân đong đo đếm cần thiết để hạn chế việc hao hụt mất mát hàng hoá trong toàn doanh nghiệp. - Phải quy định chế độ trách nhiệm vật chất cho việc quản lý hàng hoá toàn doanh nghiệp. Kế toán nói chung và kế toán hàng hoá nói riêng là công cụ đắc lực để quản lý tài chính và quản lý hàng hoá. Kế toán hàng hoá cung cấp kịp thời chính xác thông tin về tình hình mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng hàng hoá. 3. Sự cần thiết quản lý bán hàng và yêu cầu quản lý: Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị hàng hoá, tức là chuyển hàng hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền). Hàng được đem bán có thể là thành phẩm, hàng hoá vật tư hay lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Việc bán hàng có thể để thoả mãn nhu cầu của cá nhân đơn vị ngoài doanh nghiệp gọi là bán hàng ra ngoài. Cũng có thể được cung cấp giữa các cá nhân đơn vị cùng công ty, một tập đoàn... gọi là bán hàng nội bộ. Quá trình bán hàng được coi là hoàn thành khi có đủ hai điều kiện: - Gửi hàng cho người mua. - Người mua trả tiền hay chấp nhận trả tiền. Tức là ngiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao hàng xong, nhận được tiền hay giấy chấp nhận thanh toán của người mua. Hai công việc này diễn ra đồng thời cùng một lúc với các đơn vị giao hàng trực tiếp. Phần lớn việc giao tiền và nhận hàng tách rời nhau: Hàng có thể giao trước, tiền nhận sau hoặc tiền nhận trước hàng giao sau. Từ đó dẫn đến doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ không đồng thời. Khi thực hiện việc trao đổi hàng tiền, doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi gọi là chi phí bán hàng. Tiền bán hàng gọi là doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng bao gồm doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ. Tiền bán hàng nhập quỹ phản ánh toàn bộ số tiền mua hàng mà người mua đã trả cho doang nghiệp. Phân biệt được doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ giúp doanh nghiệp xác định chính xác thời điểm kết thúc quá trình bán hàng, giúp bộ phận quản lý tìm ra phương thức thanh toán hợp lý và có hiệu quả, chủ động sử dụng nguồn vốn đem lại nguồn lợi lớn nhất cho doanh nghiệp. Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp được ghi nhận khi hàng hoá được chuyển cho người mua và thu được tiền bán hàng ngay hoặc chấp nhần trả tiền tuỳ theo phương thức thanh toán: + Trường hợp thu ngay được tiền khi giao hàng: Doanh thu bán hàng chính là tiền bán hàng thu được. + Trường hợp nhận được chấp nhận thanh toán gồm: - Hàng hoá xuất cho người mua được chấp nhận thanh toán đến khi hết thời hạn thanh toán chưa thu được tiền về vẫn được coi là kết thúc nghiệp vụ bán hàng. Doanh thu bán hàng trong trường hợp này được tính cho kỳ này nhưng kỳ sau mới có tiền nhập quỹ. - Trường hợp giữa khách hàng và doanh nghiệp có áp dụng phương thức thanh toán theo kế hoạch thì khi gửi hàng hoá cho người mua, số tiền bán hàng gửi bán được chấp nhận là doanh thu bán hàng. Từ những phân tích trên đây ta thấy rằng thực hiên tốt công tác bán hàng thu doanh thu về cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, do vậy trong công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hoá bán ra. Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ kịp thời tiền vốn của doanh nghiệp. Để tăng cường công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh,kế toán thực sự là công cụ quản lý sắc bén, có hiệu lực, thì kế toán bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ về tình hình có và sự biến động (nhập - xuất) của từng loại hàng hoá trên cả hai mặt hiện vật và giá trị. - Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí, thu nhập bán hàng, xác định kết quả kinh doanh thông qua doanh thu bán hàng một cách chính xác. - Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, đồng thời định kỳ có tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả. II. Nhiệm vụ kế toán và Nội dung tổ chức kế toán bán hàng, và xác định kết quả: A. Kế toán hàng hoá: Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, các đơn vị mua bán hàng hoá trong nước phải bám sát thị trường, tiến hành hoạt động mua bán hàng hoá theo cơ chế tự hạch toán kinh doanh. Trong hoạt động kinh doanh, các đơn vị phải thường xuyên tìm hiểu thị trường, nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của dân cư để có tác động tới phát triển sản xuất, nâng cao chất lượng hàng hoá. Hàng hoá của doanh nghiệp gồm nhiều loại, nhiều thứ phẩm cấp nhiều thứ hàng cho nên yêu cầu quản lý chúng về mặt kế toán không giống nhau. Vậy nhiệm vụ chủ yếu của kế toán hàng hoá là: - Phản ánh giám đốc tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản và dự trữ hàng hoá, tình hình nhập xuất vật tư hàng hoá. Tính giá thực tế mua vào của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng nhằm thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá. - Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật tư hàng hoá theo từng loại từng thứ theo đúng số lượng và chất lượng hàng hoá. Kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết với hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng, thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê hàng hoá ở kho, ở quầy hàng đảm bảo sự phù hợp số hiện có thực tế với số ghi trong sổ kế toán. - Xác định đúng đắn doanh thu bán hàng, thu đầy đủ thu kịp thời tiền bán hàng, phản ánh kịp thời kết quả mua bán hàng hoá. Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật tư, hàng hoá. 1. Đánh giá hàng hoá: Đánh giá hàng hoá là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định, đảm bảo tính trung thực, thống nhất. Trong kế toán có thể sử dụng hai cách đánh giá hàng hoá: Đánh giá theo giá thực tế và đánh giá theo giá hạch toán. 1.1. Đánh giá theo giá thực tế: Trị giá hàng hoá mua vào bao gồm: - Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị hàng hoá mua vào là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào+ chi phí thu mua thực tế. - Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, giá trị hàng hoá mua vào là tổng gia thanh toán(bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) + chi phí thu mua thực tế. - Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hoá về bán nhưng cấn phải qua sơ chế phân loại, chọn lọc thì giá mua của hàng hoá bao gồm giá mua + chi phí gia công sơ chế. Đối với hàng hoá xuất kho cũng được tính theo giá vốn thực tế. Tuỳ theo đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phương pháp sau: * Giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này ,giá thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ được tính theo công thức : Trị giá vốn thực tế hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho x Giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này trong tháng giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho chưa được ghi sổ mà cuối tháng khi kế toán tính theo công thức mới tiến hành ghi sổ. * Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo cách này giả thiết những lô hàng nào nhập kho trước thì tính giá mua vào của nó cho hàng hoá xuất trước, nhập sau thì tính sau: Trị giá vốn của hàng hoá xuất kho trong kỳ = Giá mua thực tế đơn vị hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập kho trước x Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ hàng cả về số lượng đơn giá, và số tiền của từng lần nhập, xuất kho. * Phương pháp nhập sau, xuất trước: Theo cách này giả thiết những lô hàng nào nhập kho sau được tính giá mua vào của nó cho lô hàng nào xuất trước, nhập trước thì tính sau: Trị giá vốn của hàng hoá xuất kho trong kỳ = Giá mua thực tế đơn vị hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập kho x Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ hàng cả về số lượng, đơn giá và số tiền của từng lần nhập, xuất kho hàng hoá. * Phương pháp tính giá thực tế đích danh: Khi ta nhận biết giá thực tế của từng thứ hoặc loại hàng hoá theo từng lần nhập kho thì có thể định giá cho nó theo giá thực tế đích danh. * Phương pháp giá thực tế tồn đầu kỳ: Căn cứ vào giá trị thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ để tính giá thực tế bình quân, sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá bình quân đầu kỳ để tính ra giá thực tế xuất kho. Giá thực tế hàng hoá xuất kho = Đơn giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ x Số lượng hàng hoá xuất trong kỳ 1.2. Đánh giá theo giá hạch toán: Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép kịp thời tình hình biến động hàng ngày của hàng hoá một cách ổn định. Giá có thể chọn hoặc làm cơ sở xây dựng giá hạch toán là giá kế hoạch hay là giá nhập kho, hệ số giữa giá thực tế với giá hạch toán làm cơ sở tính giá thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ. Công thức tính: Giá thực tế hàng hoá xuất trong kỳ = Giá hạch toán hàng hoá xuất trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá được tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hoá tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. 2. Kế toán nhập xuất kho hàng hoá: 2.1. Kế toán chi tiết hàng hoá: * Chứng từ sử dụng: Mọi nghiệp vụ biến động của hàng hoá đều phải được phản ánh, ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định. Các chứng từ chủ yếu: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê... Trên cơ sở chứng từ kế toán về sự biến động của hàng hoá để phân loại tổng hợp và ghi sổ kế toán cho thích hợp. * Hạch toán chi tiết hàng hoá là công việc khá phức tạp, đỏi hỏi phải tiến hành ghi chép hàng ngày cả về số lượng và giá trị theo từng thứ hàng hoá ở từng kho trên cả hai loại chỉ tiêu: Hiện vật và giá trị. Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá được thực hiện ở kho và ở phòng kế toán, doanh nghiệp phải căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế, trình độ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để lựa chọn, vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết sao cho phù hợp. Hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết hàng hoá: - Phương pháp ghi sổ song song. - Phương pháp ghi sổ số dư. - Phương pháp ghi số đối chiếu luân chuyển. Đặc điểm chung của ba phương pháp này là công việc ghi chép của thủ kho là giống nhau, được thực hiên trên thẻ kho (theo chỉ tiêu số lượng). - Theo phương pháp ghi sổ song song ở phòng kế toán sử dụng sổ (hay thẻ) kế toán chi tiết để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hoá cho từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị, cuối tháng đối chiếu với thẻ kho làm căn cứ lập bảng kê. - Phương pháp ghi sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng loại, nhóm hàng hoá vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng đối chiếu số liệu trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hoá. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lại mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất, tồn của từng loại hàng hoá theo từng kho dùng cho cả năm. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. - Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng. Với phương pháp ghi sổ song song có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng lại có nhược điểm là việc ghi chép còn có sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Nên phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp ít chủng loại hàng hoá, khối lượng nghiệp vụ ít không thường xuyên. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là khối lượng ghi chép ít vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Tuy nhiên vẫn có sự theo dõi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, hơn nữa công việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng của kế toán. Vì vậy phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng, chủng loại hàng hoá nhập xuất không nhiều, không có điều kiện ghi chép, theo dõi hàng ngày. Còn phương pháp ghi sổ số dư lại có ưu điểm là khối lượng công việc giảm bớt và được tiến hành đều đặn trong tháng. Nhưng do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trước số hiện có và tình hình nhập xuất của từng loại hàng hoá mà muốn biết phải xem số liệu trên thẻ kho. Bên cạnh đó, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn. Phương pháp này áp dụng thích hợp trong doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá nhiều, việc xuất kho hàng hoá diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và trình độ của cán bộ kế toán tương đối cao. 2.2. Kế toán tổng hợp hàng hoá: Hàng hoá là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp.Việc mở tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán hàng tồn kho, xác định giá trị hàng hoá xuất kho,tồn kho tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán tổng hợp hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp phản ánh ghi chép thường xuyên liên tục các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Phương pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình biến động của hàng hoá. - Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không phải theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê và xác định số thực tế của hàng hoá để ghi vào tài khoản hàng tồn kho. Hai phương pháp tổng hợp hàng hoá nêu trên đều có những ưu điểm và hạn chế, cho nên tuỳ vào đặc điểm SXKD của doanh nghiệp mà kế toán lựa chọn một trong hai phương pháp để đảm bảo việc theo dõi, ghi chép trên sổ kế toán. B. Kế toán bán hàng và xác định kết quả: 1. Các phương thức bán hàng: Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng hai phương pháp bán hàng: Bán hàng theo phương thức gửi hàng và bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp. a. Bán hàng theo phương thức gửi hàng: Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi đi, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận doanh thu bán hàng. * Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Căn cứ vào phiếu xuất kho gửi hàng hoá đi bán hoặc gửi cho các đại lý nhờ bán hộ, kế toán ghi: Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán Có TK 156: Hàng hoá Trường hợp mua hàng gửi đi bán ngay không nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán Có TK 331: Phải trả cho người bán Căn cứ vào giấy thông báo chấp nhận thanh toán hoặc các chứng từ thanh toán tiền của khách hàng, của cơ sở đại lý bán hộ và các chứng từ thanh toán khác, kế toán kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán sang bên nợ TK 632. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi đi bán Hàng hoá đã gửi đi hoặc dịch vụ đã thực hiện, khách hàng không chấp nhận, kế toán phản ánh nghiệp vụ nhập lại kho. Nợ TK 156: Hàng hoá Có TK 157: Hàng gửi đi bán * Đối với các đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Đầu kỳ, kết chuyển trị giá thành phẩm gửi đi bán cuối kỳ trước nhưng chưa được chấp nhận thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi đi bán Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê thành phẩm gửi đi bán nhưng chưa được xác định là bán, kế toán ghi: Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán Có TK 632: Giá vốn hàng bán b. Bán hàng và kế toán bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp: Theo phương thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba. Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá được xác định là bán (hàng đã chuyển quyền sở hữu) Để phản ánh tình hình bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp, kế toán sử dụng TK 632 (giá vốn hàng bán). Đối với đơn vị kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Căn cứ vào phiếu xuất kho, giao hàng trực tiếp cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hoá Trường hợp doanh nghiệp thương mại mua bán hàng giao tay ba, kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 331: Phải trả cho người bán Trường hợp doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoàn thành nhưng không nhập kho mà chuyển bán ngay, kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng xuất kho đã bán vào bên nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632: Giá vốn hàng bán Ngoài ra các trường hợp bán lẻ hàng hoá, bán hàng trả góp cũng sử dụng TK 632 (giá vốn hàng bán) để phản ánh tình hình giá vốn của hàng xuất kho đã bán. 2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 2.1. Nội dung doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu: - Doanh thu bán hàng là số tiền thu được do bán hàng. ở các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, còn ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp thì doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán. Ngoài ra doanh thu bán hàng còn bao gồm cả các khoản phụ thu. - Nếu khách hàng mua với khối lượng hàng hoá lớn sẽ được doanh nghiệp giảm giá, nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ được doanh nghiệp chiết khấu, còn nếu hàng hoá của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp nhận thanh toán hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá. Các khoản trên sẽ phải ghi vào chi phí hoạt động tài chính hoặc giảm trừ trong doanh thu bán hàng ghi trên hoá đơn. 2.2. Chứng từ, các tài khoản kế toán và nghiệp vụ chủ yếu: 2.2.1. Chứng từ kế toán: Các chứng từ thường dùng là: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho. Hóa đơn GTGT. Phiếu thu, chi tiền mặt, giấy báo nợ, có của ngân hàng. 2.2.2. Tài khoản sử dụng: TK 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911, 111, 112, 131, 333.1, 711, 721,... 2.2.3. Phương pháp hạch toán: * Căn cứ vào giấy báo có, phiếu thu hoặc thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112: Tiền gưỉ ngân hàng Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 333: Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nước (3331): Thuế GTGT phải nộp * Trường hợp bán hàng thu bằng ngoại tệ kế toán phải quy đổi sang tiền đồng Việt nam theo tỷ giá ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm thu tiền. Nếu doanh nghiệp ghi theo tỷ giá hạch toán thì khoản chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán được ghi ở TK 413 (chênh lệch tỷ giá) * Khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu bán hàng Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại Có TK 131: Phải thu của khách hàng Hoặc Có TK 111, 112 * Đối với trường hợp hàng bị trả lại trong kỳ, doanh nghiệp phải nhập kho lại số hàng đó theo trị giá vốn, đồng thời phải ghi giảm số thuế GTGT đầu ra. - Ghi nghiệp vụ hàng nhập kho: Nợ TK 156: Hàng hoá Có TK 632: Giá vốn hàng bán - Ghi số tiền thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng với số hàng trả lại: Nợ TK 3331: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Có TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng * Trường hợp hàng bán bị trả lại phát sinh vào kỳ hạch toán sau trong năm, ký trước đã ghi doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán phản ánh: - Phản ánh trị giá hàng bị trả lại: Nợ TK 531: Hàng bị trả lại Nợ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331) Có TK 131, 111, 112 - Phản ánh số hàng bị trả lại nhập kho theo giá vốn: Nợ TK 156: Hàng hoá Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh * Cuối kỳ kinh doanh, toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại được kết chuyển sang bên nợ TK 511 hoặc TK 512 để giảm doanh thu bán hàng đã ghi theo hoá đơn ở bên có của TK này. Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng (Hoặc TK 512) Có TK 531: Hàng bán bị trả lại Có TK 532: Giảm giá hàng bán * Trường hợp bán hàng đại lý, doanh nghiệp được hưởng hoa hồng và không phải kê khai tính thuế GTGT. Doanh thu bán hàng là số tiền hoa hồng được hưởng. Khi nhận hàng của đơn vị giao đại lý, kế toán ghi vào bên nợ TK 003 - hàng hoá vật tư nhận bán hộ - ký gửi khi bán hàng thu được tiền hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112,131 Có TK 511: Doanh thu bán hàng (Số tiền hoa hồng) Có TK 331: Phải trả cho người bán (Số tiền bán hàng trừ hoa hồng) Đồng thời ghi có TK 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi. * Bán hàng trả góp, kế toán ghi doanh số bán hàng thông thường ở TK 511, số tiền khách hàng phải trả cao hơn doanh số bán thông thường, khoản chênh lệch đó được ghi vào thu nhập hoạt động tài chính. Nợ TK 111, 112 (số tiền thu ngay) Nợ TK 131 (số tiền phải thu) Có TK 511 (Ghi giá bán thông thường theo giá chưa có thuế GTGT) Có TK 333 (Thuế GTGT tính trên giá bán thông thường) Có TK 711(Ghi phần chênh lệch cao hơn giá thông thường) * Bán hàng theo phương thức đổi hàng, khi doanh nghiệp xuất hàng trao đổi với khách hàng, kế toán phải ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra. Khi nhận hàng của khách hàng, kế toán ghi hàng nhập kho và tính thuế GTGT đầu vào. - Khi xuất hàng trao đổi, ghi nhận doanh thu Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331) Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Khi nhận hàng của khách, ghi: Nợ TK 152,156 Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131: phải thu của khách hàng (Hoặc TK 331: Phải trả cho người bán) Nếu ghi vào TK 331, cuối kỳ phải đối chiếu để bù trừ và ghi: Nợ TK 331: phải trả cho người bán Có TK 131: phải thu của khách hàng * Trường hợp doanh nghiệp hàng hoá sử dụng nội bộ cho sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán xác định doanh thu của số hàng này tương ứng với chi phí sản xuất hoặc giá vốn hàng hoá để ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Đồng thời ghi thuế GTGT: Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước * Hàng hoá dùng để biếu tặng được trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi kế toán ghi: Nợ TK 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331) * Đối với hàng hoá có tính chất đặc thù dùng các chứng từ đặc thù như tem bưu chính, vé cước vận tải, vé xổ số, trong giá thanh toán đã có thuế GTGT, kế toán phải tính doanh thu chưa có thuế . Thuế GTGT được tính bằng cách lấy giá trị thanh toán trừ đi trị giá chưa có thuế GTGT. * Hàng hoá bán ra thuộc diện tính thuế xuất nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt, kế toán xác định số thuế XNK và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp ghi: Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3332 & 3333): Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước * Trong quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp bán lẻ so sánh giữa doanh thu bán hàng với số tiền thực nộp, nếu số tiền thực nộp nhỏ hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt (Số tiền thực nộp) Nợ TK 138: Phải thu khác (Số tiền thiếu) Có TK 511: Doanh thu bán hàng. Nếu số tiền thực nộp lớn hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt (Số tiền thực nộp) Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác (Số tiền thừa) Các doanh nghiêp bán lẻ phải lập bảng kê doanh số bán hàng cuối tháng tổng hợp số liên doanh số bán hàng theo từng loại hàng có cùng thuế suất GTGT để xác định thuế GTGT phải nộp ở khâu bán * Cuối kỳ ._.xác định doanh thu bán thuần bằng cách lấy doanh thu theo hoá đơn trừ đi thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và các khoản giảm giá, hàng bị trả lại kế toán ghi: Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. 3. Kế toán chi phí bán hàng: 3.1. Nội dung: - Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh ở quá trình tiêu thụ hàng hoá (Phát sinh trong quá trình bảo quản, giao dịch, vận tải...) - Chi phí bán hàng bao gồm: - Chi phí nhân viên: Tiền lương, tiền công phải trả cho nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu: Các chi phí vật liệu đóng gói để bảo quản, vận chuyển hàng hoá trong quá trình tiêu thụ. - Chi phí dụng cụ đồ dùng cho quá trình tiêu thụ hàng hoá. - Chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản, bán hàng như: Nhà kho, cửa hàng, bến bãi... - Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, quảng cáo, hội nghị khách hàng... Các chi phí phát sinh trong khâu bán hàng cần thiết được phân loại và tổng hợp theo đúng nội dung quy định. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh. 3.2. Tài khoản sử dụng: TK 641 - Chi phí bán hàng TK 641 có 7 TK cấp 2 TK 6411: Chi phí nhân viên TK6412: Chi phí vật liệu bao bì. TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6415: Chi phí bảo hành. TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. 3.3. Phương pháp hạch toán: TK 334,338 TK 641 TK 911 TK 152,153 TK 214 TK 111,112,331 1 2 3 4 TK 142,335 5 6 7 TK 142 8(a) 8(b) 1) Phản ánh khoản tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn của nhân viên bán hàng. 2) Phản ánh nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho bộ phân bán hàng. 3) Khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng. 4) Chi phí dịch vụ mua ngoài(điện, nước...) 5) Chi phí khác bằng tiền 6) Phân bổ hoặc trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ. 7) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng 8) a - Khi chưa có doanh thu kết chuyển sang TK 142 b - Ký báo cáo sau kết chuyển khi có hàng hoá tiêu thụ. 4. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: 4.1. Nội dung: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn của cán bộ, nhân viên quản lý của doanh nghiệp. - Chi phí vật liệu: Giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý của doanh nghiệp. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. - Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho công tác quản lý DN như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị... - Thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất... - Chi phí dự phòng: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí kinh doanh của DN. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, thuê nhà... - Chi phí bằng tiền khác: Hội nghị tiếp khách, công tác phí, lãi vay vốn dùng cho SXKD phải trả... Chi phí quản lý DN liên quan đến các hoạt động trong DN, do vậy cuối kỳ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết qủa SXKD của DN. 4.2. Tài khoản sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý DN. TK 642 có 8 TK cấp hai TK6421: Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425: Thuế, phí và lệ phí. TK 6426: Chi phí dự phòng. TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. 4.3 Phương pháp hạch toán: TK 334,338 TK 642 TK 911 TK 152,153 TK 214 TK 111,112,331 1 2 3 4 TK 142,335 5 6 8 TK 142 9(a) 9(b) 7 1) Phản ánh khoản tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý DN. 2) Xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho bộ phận quản lý DN. 3) Khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý DN. 4) Chi phí điện nước... sửa chữa TSCĐ thuê ngoài. 5) Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh. 6) Phân bổ hoặc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. 7) Chi phí khác bằng tiền. 8) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý DN sang TK 911. 9) a - Cuối kỳ kết chuyển sang TK 142 khi trong kỳ chưa có doanh thu. b - Kỳ báo cáo sau kết chuyển sang TK 911 khi có hàng hoá tiêu thụ. 5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh: 5.1. Nội dung: Kết quả kinh doanh là Kết quả cuối cùng của hoạt động SXKD và hoạt động khác của DN sau một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp gồm: Kết quả hoạt động SXKD, kết quả hoạt động tài chính và kết quả thu nhập bất thường. Cách xác định: - Doanh thu thuần = Tổng doanh thu bán hàng - Doanh thu hàng trả lại - Chiết khấu bán hàng cho người mua - Giảm giá hàng bán. - Kết quả hoạt động SXKD = Doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng bán + Trị giá vốn hàng bị trả lại nhập kho(nếu hàng đã xác định là tiêu thụ) - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý DN. - Kết quả hoạt động tài chính = Thu nhập hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính. - Kết quả hoạt động bất thường = Thu nhập bất thường - Chi phí bất thường. - Kết quả SXKD = Kết quả hoạt động SXKD + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động bất thường. 5.2. Tài khoản sử dụng: TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. 5.3. Phương pháp hạch toán: TK 632 TK 911 TK 511 TK 642 TK 811,821 TK 142 Kết chuyển trị giá vốn hàng bán TK 421 Cuối kỳ K/C doanh thu thuần TK 512 Cuối kỳ K/C CPBH, CPQLDN Cuối kỳ K/C doanh thu thuần TK 711,721 Cuối kỳ K/C chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thường Cuối kỳ K/C thu nhập HĐTC thu nhập bất thường K/C chi phí bán hàng, chi phí QLDN kỳ trước K/C lãi kinh doanh TK 421 K/C lỗ kinh doanh Phần II Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty TNHH XUÂN LộC I. Đặc điểm chung của công ty Xuân lộc 1. Quá trình hình thành và phát triển: Là một Doanh nghiệp được sinh ra từ nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH Xuân Lộc được thành lập trên cơ sở kế thừa kinh nghiệm của Tổ hợp tác cơ khí xây dựng Xuân Lộc. - Công ty TNHH Xuân Lộc thành lập theo quyết định số: 2236/GPUB ngày 10/02/1996 của UBND thành phố Hà nội. - Đăng ký kinh doanh số: 048156 ngày 17/02/1996 do UB kế hoạch Thành phố Hà Nội cấp. - Nghành nghề kinh doanh: + Buôn bán TLSX và tiêu dùng + Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá. Công ty TNHH Xuân Lộc là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước thành phố Hà Nội. Công ty có trụ sở chính tại 612 Đê La Thành ,Quận Ba Đình, Hà nội. Địa bàn hoạt động chủ yếu của công ty là các quận, huyện phía đông và phía nam thành phố. Do đặc điểm nơi có tốc độ đô thị hoá diễn ra sôi động, là địa bàn có các trục đường giao thông huyết mạch chạy qua nên việc hoạt động kinh doanh, lưu thông, bảo quản, vận chuyển hàng hoá của công ty diễn ra tương đối thuận lợi. Là một loại hình doanh nghiệp được nhà nước khuyến khích như luật công ty đã khẳng định, nhưng trong quá trình hoạt động, công ty đã gặp không ít khó khăn do hành lang pháp luật chưa đủ các điều kiện để công ty hoạt động. Chính sách quản lý của nhà nước thiếu đồng bộ, ví dụ như: Công ty được cấp Đăng ký kinh doanh nhưng không được cấp giấy phép hành nghề, không được mua điểm đỗ, dừng xe để nhận và trả hàng... Còn nhiều bất bình đẳng khác trong doanh nghiệp quốc doanh và doanh nghiệp tư nhân trong việc chấp hành các nghĩa vụ cũng như quyền lợi trong các hoạt động kinh doanh như: Kiểm tra, kiểm soát, quan hệ tín dụng, quan hệ kinh tế... Nhưng với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phương châm hoạt động của công ty, nên Công ty TNHH Xuân Lộc có một thị phần tương đối ổn định và ngày một phát triển được các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm. Vì vậy, từ một tổ sản xuất nhỏ thành lập năm 1991 đến nay, Công ty đã có bốn cửa hàng kinh doanh và một xưởng sản xuất với thị phần ngày càng phát triển, đó cũng là một đóng góp thiết thực cho công cuộc đổi mới nền kinh tế của đất nước. Một số chỉ tiêu công ty đạt được trong hai năm qua: Biểu số 1: Đơn vị: Đồng Các chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 1. Doanh thu 205.763.440.183 189.383.563.000 2. Giá vốn hàng bán 203.647.059.616 187.346.233.000 3. Lãi gộp 2.116.380.567 2.037.330.000 4. Nộp ngân sách 937.666.695,6 883.845.944,6 5. Chi phí kinh doanh 1.088.642.430 1.112.732.225 6. Lợi tức thuần HĐKD 1.027.738.137 924.597.775 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh ở Công ty TNHH Xuân Lộc: 2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: Là công ty TNHH, Công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ: - Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. 2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh: Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH Xuân Lộc tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, cửa hàng. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng: Giám đốc Phó giám đốc Phòng thị trường Phòng kế toán Phòng kế hoạch Phòng tổ chức HC Phòng tài vụ Cửahàng thị trấn Đông Anh Cửa hàng quận Ba Đình Cửahàng huyện Từ Liêm Cửa hàng quận Long Biên Giám đốc Công ty là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua bộ máy lãnh đạo trong Công ty. - Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Công ty trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của Công ty. - Phó giám đốc thực hiện quyền lãnh đạo và trách nhiệm trước giám đốc với trách nhiệm của công ty. Công ty gồm 05 phòng ban chức năng: - Phòng tổ chức hành chính : Xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý nhân sự. - Phòng Kế toán : Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất hạch toán kinh tế theo chế độ kế toán Nhà nước, quy chế Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước, trước Giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý tài chính, vật chất trong toàn công ty. - Phòng kế hoạch : Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. - Phòng tài vụ : Phòng làm công tác quản lý thống kê kế toán tài chính .Đảm bảo trả lươmg cho công nhân viên và các chế độ chính sách khác của công nhân toàn công ty.Hơn nữa, phòng tài vụ còn giúp giám đốc trong việc quản lý Tiền tệ và chấp hành các chính sách của nhà nước. - Phòng thị trường : Phòng có nhiệm vụ nắm bắt thông tin thị trường quảng cáo giới thiệu và bán các sản phẩm vật liệu xây dựng của công ty giúp cho công ty tối đa hoá lợi nhuận . - Các cửa hàng : Có nhiệm vụ đại lý ký gửi hàng hoá dịch vụ tổng hợp và vật liệu xây dựng. Để tiếp cận thị trường, Công ty tổ chức hai cửa hàng chuyên doanh: - Cửa hàng quận Ba Đình - Địa chỉ: 612 Đê La Thành – Hà Nội. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường nội thành Hà nội và một số huyện lân cận. - Cửa hàng quận Long Biên - Địa chỉ: Km3, Quốc lộ 5 Gia Lâm. Có nhiệm vụ kinh doanh tại thị trường Hà Bắc, Hưng Yên, Hải Dương... 3. Đặc điểm chung về công tác kế toán của Công ty Xuân Lộc : Công ty TNHH Xuân Lộc là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty với quy mô địa bàn hoạt động rộng Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Trên Công ty có phòng kế toán , phòng tài vụ, dưới cửa hàng là các bộ phận kế toán trực thuộc. Mô hình bộ máy kế toán ở Công ty Xuân Lộc. Kế toánthanh toán KT vật tư, hàng hoá KT tiền mặt, tiền gửi NH KT tiền lươngvà chi phí Thủ quỹ Kế toán trưởng * Phòng kế toán Công ty gồm: - Kế toán trưởng: Phụ trách chung, giúp Giám đốc Công ty trong công tác tham mưu vể mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại Văn phòng Công ty. - Kế toán tiền mặt + TGNH: Giao dịch với Ngân hàng, thanh toán các khoản tiền mặt, TGNH liên quan giữa Ngân hàng và Công ty. - Kế toán hàng hoá: theo dõi tình hình nhập xuất - tồn kho hàng hoá. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng. - Kế toán tiền lương và chi phí: Tổ chức kế toán tiền lương và tập hợp chi phí kinh doanh trong kỳ. - Thủ quỹ: Bảo quản và theo dõi thủ quỹ. * Hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức - Nhật ký chứng từ: Sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty TNHH Xuân Lộc Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty. A. Kế toán hàng hoá: 1. Công tác tổ chức quản lý chung về hàng hoá: Công ty TNHH Xuân Lộc thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt đông kinh doanh. Để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự do cạnh tranh. Nhận thức được điều đó, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật tư hàng hoá, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá. Công tác quản lý hàng hoá được tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng. 1.1. Đặc điểm chung về hàng hoá: Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm thép cán nóng như: - Thép f6, f8mm tròn cuộn cán nóng của các nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép tròn thanh f10 á f32mm cán nóng nhà máy và Công ty liên doanh tại Việt Nam sản xuất. - Thép L30 á L100 Do Công ty gang thép Thái Nguyên sản xuất. - Tôn các loại. Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì cồng kềnh. Công ty Xuân Lộc chuyên kinh doanh các mặt hàng kim khí, nhưng hàng hoá của Công ty gồm nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết riêng cho từng chủng loại hàng hoá. Nguồn nhập hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty liên doanh sản xuất thép lớn tại miền Bắc: Công ty LDSX thép Posco, Công ty LDSX thép Vinausteel, Công ty gang thép Thái Nguyên và các Công ty kim khí lớn của Nhà nước: Công ty kim khí Hà Nội, Chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty kim khí Quảng Ninh. Công ty Xuân Lộc xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp Nhà nước: Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, Tổng Công ty Licogi, Tổng Công ty Vinaconex, các nhà thầu khu vực Hà Nội, các công trình trọng điểm: Nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2, một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng xây dựng. 1.2. Đánh giá hàng hoá: Công ty TNHH Xuân Lộc áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng hoá theo giá thực tế. 1.2.1. Giá hàng hoá nhập kho: Là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào. Ví dụ: Ngày 8/5/2006 Nhập của chi nhánh Công ty kim khí Thành phố Hồ Chí Minh thép f6 LD: Số lượng: 15.298 kg, đơn giá: 4.000 đ. Trị giá thực tế hàng nhập kho là: 15.298 x 4.000 = 61.192.000 đ 1.2.2. Giá hàng hoá xuất kho: Tại Công ty hiện nay áp dụng giá bình quân cho từng chủng loại hàng hoá. Ví dụ: Tồn cuối tháng 4/2006: f6 LD: 62.602,7 kg x 3.963 đ = 248.088.680 đ Ngày 8/5 Nhập thép f6 LD: 15.298 kg x 4.000 đ = 61.192.000 đ Ngày 10/5 Nhập thép f6 LD: 43.391 kg x 4.000 đ = 173.564.000 đ Ngày 20/5 Nhập thép f6 LD: 15.188 kg x 3.940 đ = 59.840.720 đ Ngày 24/5 Nhập thép f6 LD: 14.361 kg x 3.940 đ = 56.582.340 đ Trong tháng xuất bán: 101.123,5 kg. Cuối tháng kế toán tính giá bình quân số hàng trên: Đơn Giá Bình Quân = 248.088.680 + 61.192.000 +173.564.000 + 59.840.720 + 56.582.340 62.602,7 +15.298 + 43.391 +15.188 +14.361 662.606662. = 3.972,8đ/kg Trị giá thực tế hàng xuất kho: 101.123,5kg x 3.972,8đ = 401.743.440đ 2. Các thủ tục nhập xuất kho và chứng từ kế toán: Việc làm thủ tục nhập xuất kho tại Công ty TNHH Xuân Lộc được áp dụng theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về hàng hoá đã được Nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo những thủ tục đã quy định. 2.1. Thủ tục nhập kho: Việc nhập kho hàng hoá nhất thiết phải có hoá đơn(GTGT). Hoá đơn bán hàng của bên bán có đóng dấu và hoá đơn phải do Bộ tài chính phát hành nếu có chi phí vận chuyển phải có hoá đơn dịch vụ do Bộ tài chính ban hành. Ngày 8/5/2006 mua hàng của chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty viết hoá đơn cho doanh nghiệp số: 043974 (Biểu số 2). Biểu số 2: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 8 tháng 5 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL BC/99 - B N0: 043974 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty K2 TP. HCM Địa chỉ: 202 Cao Tốc Thăng Long Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Chị Hà Đơn vị: Công ty Xuân Lộc Địa chỉ: 612 Đê La Thành - Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản Số TK: 710F00133 - NH Công thương Đống Đa MS: 03 0039936 021-1 Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế MS: 01 0050926 3 - 1 STT Tên hàng hoá Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thép f6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2. Thép f8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3. Thép f13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4. Thép f18 LD - 23.626 4.090 96.630.340 5. Thép f20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng tiền hàng: 274.215.800 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 27.421.580 Tổng cộng tiền thanh toán: 301.637.380 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm lẻ một triệu sáu trăm ba bảy ngàn ba trăm tám mươi đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) của đơn vị cung cấp(Chi nhánh Công ty KK TP Hồ Chí Minh), kế toán hàng hoá lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho nhập vào kho hàng hoá, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 03 liên. - Một liên lưu tại gốc. - Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, xong đình kỳ 05 ngày bàn giao chứng từ lại cho kế toán(Có biên bản giao chứng từ). - Một liên dùng thanh toán: Làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản. Ví dụ: (Biểu số 3) Biểu số 3: Đơn vị: C.ty Xuân Lộc Địa chỉ: 612 Đê La Thành Phiếu Nhập Kho Ngày 8 tháng 5 năm 2006 Mẫu số 01 - VT Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 của BTC Số: 87 Họ tên người giao hàng: A. Sơn Nhập tại kho: Đê La Thành Số TT Tên nhãn hiệu quy cách Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Thép f6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2 Thép f8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3 Thép f13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4 Thép f18 LD - 23.626 4.090 96.630.340 5 Thép f20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng: 274.215.800 Thuế GTGT 27.421.580 Cộng 301.637.380 Cộng thành tiền bằng chữ: Ba trăm linh mốt triệu, sáu trăm ba bẩy ngàn ba trăm tám mươi đồng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.2. Thủ tục xuất kho: Tại Công ty Xuân Lộc, hàng hoá xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các Công ty tư nhân, Cửa hàng VLXD, xuất bán lẻ cho người tiêu dùng. Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định Nhà nước. - Trường hợp Công ty xuất bán cho các Công ty xây dựng, các công trình, các Công ty kinh doanh kim khí khác. Phòng kế hoạch căn cứ vào Hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng, trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hoá, số lượng cần mua, phương thức, thời hạn thanh toán. Phòng kế hoạch duyệt giá bán cho đơn vị, trình giám đốc Công ty duyệt. Khi có sự phê duyệt của giám đốc, kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (Lệnh xuất kho) chuyển cho nhân viên phòng kế hoạch có trách nhiệm giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên: + Liên 1: Lưu tại gốc. + Liên 2: Giao cho Phòng kế hoạch để giao hàng cho khách.(để sau khi lấy hàng chuyển về Phòng kế toán viết hoá đơn (GTGT)). + Liên 3: Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng. Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và 3 sau đó chuyển liên 2 về Phòng kế toán để kế toán viết hoá đơn (GTGT). Hoá đơn(GTGT) của đơn vị được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại gốc. - Liên 2: Giao cho khách. - Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi Ngày 3/5/2006 Xuất hàng cho Công ty Licogi, sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập Hoá đơn (GTGT) giao cho khách: (Biểu số 4). Biểu số 4: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 03 tháng 5 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL BC/99 - B N0: 41292 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuân Lộc Địa chỉ:612 Đê La Thành - Hà Nội Điện thoại: 8.622469 Họ tên người mua hàng: A Vang Đơn vị: Công ty Licogi 19 Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế MS: 01 0050926 3-1 Số TK: MS: 01 0010641 9-1 STT Tên hàng hoá Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thép f13 LD Kg 3984,3 4.363,63 17.386.011 2. Thép f18 LD - 30.058,2 4.363,63 131.162.863 3. Thép f25 LD - 71.846,7 4.363,63 313.512.415 Cộng tiền hàng: 462.061.289 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 46.206.128 Tổng cộng tiền thanh toán: 508.267.417 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh tám triệu, hai trăm sáu mươi bảy ngàn bốn trăm mười bảy đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) 3. Kế toán chi tiết hàng hoá: Hiện nay Công ty Xuân Lộc đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho công tác tổng hợp hàng hoá và phương pháp thẻ song song cho phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá. Hai mặt kế toán này phải được tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ đó phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và tạo ra mối liên hệ mật thiết ở tất cả các khâu. Hạch toán chi tiết áp dụng phương pháp thẻ song song được tiến hánh trên các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho hàng hoá. - Phiếu xuất kho hàng hoá. - Hoá đơn (GTGT). 3.1. Nội dung phương pháp thẻ song song ở Công ty được tiến hành như sau: 3.1.1. Hạch toán chi tiết ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng chủng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu ghi vào thẻ kho là lấy vào các chứng từ nhập,xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng. Mỗi loại hàng hoá được theo dõi chi tiết trên một trang thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng chủng loại, độ dài của hàng hoá để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ. Cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ đó ghi số lượng hàng hoá nhập, xuất vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển nhượng chứng từ đó cho phòng kế toán định kỳ 05 ngày một lần và cuối tháng kế toán hàng hoá và thủ kho phải tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hoá để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách. Biểu số 5: Đơn vị: Công ty Xuân Lộc Thẻ kho Ngày lập thẻ: 1/5/2006 Tờ số: 01 Mẫu số 06 - VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép f6LD - Đơn vị tính: Kg - Mã số: TT Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 62.602,7 1 043965 1/5 Nhập của Chi nhánh C.ty Kim khí TP HCM 43.391 105.993,7 2 41290 2/5 Xuất bán 2.500 103.493,7 3 41291 3/5 Xuất bán 3.500 99.993,7 4 043974 8/5 Nhập của Chi nhánh 15.298 115.291,7 5 41300 8/5 Xuất bán 15.000 100.291,7 6 043975 20/5 Nhập của Chi nhánh 15.188 115.479,7 7 043978 24/5 Nhập của Chi nhánh 14.361 129.840,7 Xuất bán ..... Cộng tháng 5 88.238 101.123,5 49.717,2 3.1.2. Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán: Tại phòng kế toán, kế toán hàng hoá có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hoá tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Mỗi phiếu nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hoá tương ứng với loại hàng hoá. Trên chứng từ trên thẻ chi tiết hàng hoá kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành cộng các sổ chi tiết hàng hoá đối chiếu với thẻ kho để ghi vào sổ tổng hợp và kế toán chi tiết. Số dư TK 156 phải trùng với số dư chi tiết của từng loại hàng hoá cộng lại. Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá ở Công ty tnhh Xuân lộc Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiếthàng hoá Sổ tổng hợpNXT hàng hoá Đối chiếu Số liệu Cuối tháng Hàng ngày Hàng ngày Trích sổ chi tiết hàng hóa: Biểu số 6: Tên hàng hoá: Thép f6 LD Trang: 02 Quy cách, phẩm chất: Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Dư đầu tháng 4/2006 62.602,7 248.088.680 043965 1/5 Nhập CN HCM 4.000 43.391 173.564.000 41290 3/5 Xuất bán 2.500 41291 3/5 Xuất bán 3.500 043974 8/5 Nhập CN HCM 4.000 15.298 61.192.000 41295 8/5 Xuất bán 15.000 043975 20/5 Nhập 3.940 15.188 59.840.720 043978 24/5 Nhập 3.940 14.361 56.582.340 ..... ..... Cộng 88.238 351.179.060 101.123.,5 401.743.440 49.717,2 197.524.300 4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho hàng hoá tại Công ty Xuân Lộc: Hiện tại Công ty Xuân Lộc đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, toàn Công ty đang sử dụng các tài khoản sau: TK 156: Hàng hoá TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa TK 632: Giá vốn hàng hoá. TK 111, 112, 331, 641, 642, 141,... 4.1. Kế toán tổng hợp mua hàng: Tại Công ty Xuân Lộc áp dụng hình thức thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vậy trong phạm vi đề tài này tôi xin trình bày thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. - Khi mua hàng hoá, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập, xuất để tiến hành tổng hợp hàng hoá. - Nếu hàng và hoá đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 111 Ngày 15/5/2006 Công ty Xuân Lộc mua thép của Công ty kim khí Quảng ninh, thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1561: 250.000.000 đ Nợ TK 133: 25.000.000 đ (Ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 111: 275.000.000 đ (Ghi vào NKCT số 1) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, chứng từ chi tiền ghi vào NKCT số 1 (ghi có TK 111, ghi nợ các TK) (Biểu số 7) - Nếu hàng và hoá đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 112 Ngày 3/5/2006 Công ty Xuân Lộc mua thép của Công ty thép Posco thanh toán ngay bằng uỷ nhiệm chi, kế toán ghi: Nợ TK 1561: 589.468.000 đ Nợ TK 133: 58.946.800 đ (Ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT) Có TK 112: 648.414.800 đ (Ghi vào NKCT 2) Căn cứ vào giấy báo nợ và hoá đơn mua hàng kế toán ghi vào NKCT số 2 (Ghi có TK 112, ghi nợ các TK) (Biểu số 8) - Nếu mua hàng trả chậm, kế toán ghi: Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 331 Ngày 8/5/2006 mua 67.838 kg thép của chi nhánh Công ty kim khí TP Hồ Chí Minh chưa thanh toán tiền. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, kế toán ghi: Nợ TK 1561: 274.215.800 đ Nợ TK 133: 27.421.580 đ Có TK 331: 301.637.380 đ (Ghi vào NKCT số 5) Chi phí vận chuyển 67.838kg thép từ Hải Phòng về Hà Nội 60đ/kg Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 1562: 3.700.000 đ Nợ TK 133: 370.000 đ Có TK 111: 4.070.000 đ (Ghi vào NKTC số 1) - Trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về. Tại Công ty không xảy ra trường hợp trên vì thực tế trong nền kinh tế thị trường đối với việc nhập hàng hóa phải nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy Công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. * Nhật ký chứng từ số 1: (Ví dụ xem biểu số 7) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 1 là chứng từ gốc (Hoá đơn, phiếu chi). Cuối tháng kế toán tiến hành khoá sổ NKCT 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKTC số 1 để ghi vào sổ cái. * Nhật ký chứng từ số 2: (Ví dụ xem biểu số 8) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 2 là các giấy báo nợ của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc có liên quan. Cuối tháng, kế toán khoá sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 2 để ghi vào sổ cái. * Ngoài việc phản ánh trên các sổ chi tiết hàng hoá, các NKCT, các trường hợp chưa thanh toán còn được phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán. (Biểu số 9) Ví dụ: Ngày 5/5/2006 trả Công ty Kim khí TP Hồ Chí Minh số tiền mua hàng tháng trước bằng tiền mặt 414.714.513 đ, kế toán ghi: Nợ TK 331: 414.714.513 Có TK 111: 414.714.513 Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán là các hoá đơn bán hàng của đơn vị bán, NKCT số 1, NKCT số 2 và các chứng từ liên quan. Biểu số 9: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đối tượng: Chi nhánh Công ty Kim khí TP. Hồ Chí Minh Chứng từ Diễn giải TK Đ.ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 970.622.456 93 5/5 Trả công ty 111 414.714.513 94 8/5 Nt 111 112.284.676 43974 8/5 Mua hàng 156 274.215.800 Thuế GTGT 133 27.421.580 98 15/5 Trả chi nhánh 111 175.997.000 99 22/5 Nt 111 267.626.267 107 30/5 Nt 111 3.258.341 Cộng 973.880.797 301.637.380 298.379.039 Dư đầu tháng: 970._.