Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I

ị. Do đó nếu tổ chức tốt quá trình này sẽ cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời cho công tác quản lý, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Là một đơn vị chuyên sản xuất dược phẩm với nhiệm vụ chủ yếu là chăm lo sức khoẻ của người dân nên công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I luôn được kiểm tra, giám sát một cách chặt chẽ. Trên cơ sở đó, công tác kế toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã cung những thông tin chính xác, kịp thời cho công tác quản lý. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, trên cơ sở tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I, em quyết định nghiên cứu đề tài: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I ” . Nội dung của đề tài bao gồm 3 chương: Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực tế về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I. Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I. Chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàngtrong các doanh nghiệp sản xuất 1.1. Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp sản xuất. Vai trò- Nhiệm vụ của bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Bán hàng là việc chuyển sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu được tiền hay không được quyền thu tiền. Đó cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả. Do đó, trên cơ sở giải quyết tốt khâu bán hàng thì mới đảm bảo doanh nghiệp có thu nhập. Vì vậy, trong các doanh nghiệp nói chung và trong các doanh nghiệp sản xuất nói riêng, công tác bán hàng có vai trò rất quan trọng. Cụ thể: * Đối với bản thân doanh nghiệp: Các doanh nghiệp sản xuất được coi là thành công nếu sản phẩm của họ được chấp nhận trên thị trường. Việc tiêu thụ thể hiện uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, tăng cường các mối quan hệ, nâng cao hiệu quả sản xuất. Tiêu thụ tốt sẽ biểu hiện sức cạnh tranh và khả năng đáp eứng các nhu cầu xã hội. * Đối với nền kinh tế quốc dân: Trong nền kinh tế thị trường, bán hàng góp phần điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng, tạo nên sự cân đối trong từng ngành và trong toàn bộ nền kinh tế. Thị trường hàng hoá trong nước càng phát triển và ổn định tạo điều kiện, khả năng xuất khẩu hàng hoá đồng thời tạo ra các luồng tiền hàng chu chuyển liên tục trong nền kinh tế quốc dân. * Đối với khách hàng: Công tác bán hàng giúp cho thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. Thực hiện quá trình này càng tốt thì sự thoả mãn của khách hàng đối với sản phẩm càng cao. Thông qua quá trình bán hàng, giá trị của hàng hoá được thực hiện thông qua việc doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán. Kết quả bán hàng là phần chênh giữa doanh thu thuần (sau khi trừ đi các khoản giảm trừ) và các khoản chi phí (giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp). Vai trò của việc xác định kết quả bán hàng thể hiện: + Xác định kết quả bán hàng là cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, đánh giá chính xác thực lãi của doanh nghiệp từ đó xác định được nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách Nhà nước, giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể. + Việc xác định đúng đắn kết quả bán hàng là cơ sở để doanh nghiệp đề ra kế hoạch kinh doanh cho chu kỳ tiếp theo. Để có được điều này thì cần thiết phải dựa vào kết quả tiêu thụ cũng như khối lượng sản phẩm được thị trường chấp nhận. + Bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò to lớn trong việc thúc đẩy, sử dụng, phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý không chỉ bên trong các doanh nghiệp mà còn tạo ra sự cân bằng nguồn lực cho các ngành kinh tế nói chung. Để thực hiện được vai trò quan trọng đó, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: - Kiểm tra, ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng, thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra, tiêu thụ nội bộ; tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và các chi phí khác nhằm xác định chính xác kết quả bán hàng. - Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, doanh thu tiêu thụ, tình hình thanh toán tiền hàng. - Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1.1.2. Sự cần thiết của quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Theo quy luật tái sản xuất thì tiêu thụ là khâu cuối cùng của quá trình tái sản xuất. Việc tiêu thụ hàng hoá có thể để thoả mãn nhu cầu của các đơn vị khác hoặc của cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp, gọi là tiêu thụ ra ngoài. Cũng có thể hàng hoá được cung cấp giữa các đơn vị trong cùng một doanh nghiệp gọi là tiêu thụ nội bộ. Việc báan hàng có thể thu được tiền ngay hoặc chưa thu được tiền; có thể trao đổi hay ký gửi... tức là cá phương thức bán hàng cũng rất đa dạng. Kết quả bán hàng cũng có thể là lãi hoặc lỗ... Ngoài ra, trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp còn phải bỏ ra nhiều khoản chi phí khác nhau và phát sinh các khoản làm giảm doanh thu. Do vậy, thực hiện khâu bán hàng sẽ bảo đảm thực hiện hồi vốn nhanh chóng, tăng vòng quay của vốn,... Với ý nghĩa quan trọng đó, để thực hiện tốt khâu bán hàng, cần thiết phải quản lý chặt chẽ, theo dõi từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán và từng loại thành phẩm bán ra, đôn đốc thanh toán thực hiện hồi kịp thời, đầy đủ để đảm bảo nhu cầu vốn cho doanh nghiệp. 1.1.3. Yêu cầu của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng liên quan đến việc tính toán, xác định rất nhiều chỉ tiêu, liên quan đến nhiều chế độ, chính sách quy định về quản lý kinh tế, tài chính cũng như quy định về kế toán. Yêu cầu của phần hành kế toán này là: Phải xác định chính xác doanh thu bán hàng của số sản phẩm, hàng hoá lao vụ được xác định là tiêu thụ- đã được thu tiền hay được chấp nhận thanh toán. Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại phải được hạch toán riêng trên các tài khoản quy định. Bán hàng theo phương thức trả góp thì doanh thu là giá bán thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, còn phần lãi tính trên khoản phải trả không được tính vào doanh thu, mà tính vào thu nhập hoạt động tài chính. Doanh nghiệp phải chủ động tính, xác định thuế theo luật định và ghi sổ theo dõi số phải nộp, số đã nộp và số còn phải nộp để thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ với Nhà nước. Giá vốn hàng bán phải được xác định theo đúng phương pháp đăng ký và áp dụng. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phải được kết chuyển toàn bộ vào tài khoản 911 để xác định kết quả. Ngoài việc xác định tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp còn phải hạch toán chi tiết kết quả hoạt động tiêu thụ của từng loại sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ... để phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tổ chức kế toán thành phẩm trong doanh nghiệp. 1.2.1. Thành phẩm- Khái niệm- Đặc điểm. Thành phẩm là sản phẩm đã kết thúc quy trình công nghệ sản xuất do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài gia công chế biến, đã đựoc kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho để bán hoặc chuyển giao cho khách hàng. Bất kỳ một thành phẩm nào cũng biểu hiện trên hai mặt: hiện vật và giá trị. Mặt hiện vật được thể hiện cụ thể bởi số lượng (khối lượng) và chất lượng. Mặt giá trị chính là giá thành của thành phẩm sản xuất nhập kho hoặc giá vốn của thành phẩm đem tiêu thụ. Thành phẩm là hàng hoá, sản phẩm nhưng không phải bất cứ sản phẩm nào cũng được coi là thành phẩm. Một sản phẩm, hàng hoá là thành phẩm khi: Đã được chế tạo xong ở bước công nghệ cuối cùng. Đã được kiểm tra và xác nhận là đảm bảo các tiêu chuẩn quy định Đảm bảo đúng mục đích sử dụng. 1.2.2. Đánh giá thành phẩm. Đánh giá thành phẩm là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Trong kế toán có thể sử dụng hai cách đánh giá đối với thành phẩm (hàng hoá): đánh giá theo giá thực tế và đánh giá theo giá hạch toán. 1.2.2.1. Đánh giá thành phẩm theo giá thực tế. a. Đánh giá thành phẩm nhập kho Trị giá thành phẩm phản ánh trong kế toán tổng hợp phải được đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế (đối với hàng hoá còn gọi là giá vốn thực tế). Giá thực tế của thành phẩm nhập được xác định phù hợp với từng nguồn nhập. Cụ thể: * Đối với thành phẩm mua ngoài: -áp dụng thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thì giá thực tế của thành phẩm bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) cộng (+) với thuế nhập khẩu (nếu có) cộng (+) chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ...) áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế của thành phẩm gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn của người bán (có thuế GTGT) cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) cộng (+) chi phí thu mua thực tế (vận chuyển, bốc dỡ...). * Đối với thành phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra: Thành phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra được đánh giá theo giá thành thực tế công xưởng của thành phẩm bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. * Đối với thành phẩm thuê ngoài gia công nhập kho: Thành phẩm thuê ngoài gia công nhập kho được đánh giá theo giá thành thực tế gia công, bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (đem gia công), chi phí thuê gia công và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến qúa trình gia công. * Đối với trường hợp nhận góp vốn liên doanh:Giá thực tế là giá do hai bên (hội đồng liên doanh) thỏa thuận. * Trường hợp được biếu, tặng: Giá nhập kho là giá của thành phẩm tính theo giá thị trường tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ này. Đánh giá thành phẩm xuất kho: Đối với thành phẩm xuất kho cũng được đánh giá theo giá thành thực tế. Tuỳ theo đặc điểm của thành phẩm, tình hình quản lý của từng loại để lựa chọn phương pháp hạch toán cho phù hợp. Có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây: * Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ: Đơn giá của thành Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ = phẩm tồn đầu kỳ Giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ Trị giá thành phẩm xuất kho = Số lượngTP xuất kho x Đơn giá TP tồn đầu kỳ Trị giá TP nhập trong kỳ * Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: Trị giá TP tồn ĐK = + Đơn giá bình quân gia quyền Số lượngTP tồn ĐK Số lượng TP nhập trong kỳ + Giá thực tế thành phẩm xuất kho = Số lượng TP xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền * Tính theo phương pháp nhập trước- Xuất trước Theo phương pháp này, giả thiết rằng thành phẩm nào nhập trước sẽ xuất trước. Xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế từng lần, từng lô hàng xuất. * Tính giá theo phương pháp nhập sau- Xuất trước Theo phương pháp này, thành phẩm mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên. Điều kiện áp dụng phương pháp này là trong điều kiện lạm phát, sẽ đảm bảo nguyên tắc thận trọng. * Tính theo phương pháp giá đích danh. Theo phương pháp này, thành phẩm được xác định theo đơn chiếc hoặc theo từng lô và giữ nguyên từ khi nhập cho đến khi xuất dùng. Khi xuất thành phẩm nào, tính theo giá đích danh của thành phẩm đó. * Tính theo phương pháp giá cân đối: Căn cứ vào số lượng tồn cuối kỳ và đơn giá mua lần cuối cùng để tích trị giá mua hàng tồn kho cuối kỳ, sau đó tính trị giá thành phẩm xuất kho theo công thức: Trị giá TP tồn cuối kỳ _ Trị giá TP nhập trong kỳ + Trị giá TP tồn đầu kỳ Trị giá xuất kho = Trị giá hàng tồn cuối kỳ= Giá lần nhập cuối cùng x Số lượng hàng tồn kho 1.2.2.2 Đánh giá thành phẩm theo giá hạch toán. Theo phương pháp này, doanh nghiệp phải sử dụng giá hạch toán để ghi hàng ngày nhập- xuất thành phẩm . Giá hạch toán là giá doanh nghiệp tự định ra và ổn định trong một thời gian dài. Khi nhập- xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán. Đến cuối kỳ kế toán phải tính được giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Muốn tính được giá thực tế phải tính được hệ số giá (H): Giá thực tế TP nhập trongkỳ Giá thực tế TP tồn đầukỳ H = Giá hạch toán TP nhập trongkỳ Giá hạch toán TP tồn đầukỳ + + Giá thực tế TP xuất kho= Giá hạch toán TP xuất kho x H 1.2.3 Kế toán chi tiết thành phẩm. Kế toán chi tiết thành phẩm là việc ghi chép, phản ánh tình hình hiện có, sự biến động của từng loại thành phẩm một cách chi tiết, cụ thể, tỷ mỉ trên cả hai mặt: hiện vật và giá trị. Việc kế toán chi tiết thành phẩm được thực hiện ở kho thành phẩm và ở phòng kế toán. Doanh nghiệp có thể vận dụng các phương pháp kế toán chi tiêt sau đây: 1.2.3.1 Phương pháp ghi thẻ song song. Nội dung của phương pháp này: * ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập – xuất, tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho mở cho từng thứ thành phẩm. * ở phòng kế toán: Sử dụng sổ chi tiết thành phẩm để ghi chép hàng ngày tình hình biến động và tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và số tiền. Trình tự hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song theo sơ đồ sau: Thẻ kho Bảng kê tổng hợp N –X- T Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp ít chủng loại thành phẩm, các nghiệp vụ nhập- xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của kế toán còn hạn chế. 1.2.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Nội dung của phương pháp này: * ở kho: Theo phương pháp này thì việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện như ở phương pháp ghi thẻ song song. * ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tình hình nhập, xuất tồn từng thứ thành phẩm theo từng kho và dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi một lần vào vào cuối tháng. Trình tự hạch toán của phương pháp này: Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh thường xuyên và trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao. 1.2.3.3. Phương pháp sổ số dư * ở kho: kế toán sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn thành phẩm về mặt lượng. Cuối tháng phải tính ra số tồn kho đã tính được trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư được sử dụng để hạch toán tình hình nhập xuất tồn thành phẩm về mặt giá trị hoặc cả số lượng và giá trị. * ở phòng kế toán: Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất tồn để lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất ghi chép tình hình nhập xuất thành phẩm hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế rồi từ các bảng này lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm, từng loại theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn khi của từng loại, từng nhóm theo chỉ tiêu gía trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Trình tự hạch toán theo sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ số dư Bảng LK nhập Bảng LK xuất Bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh thường xuyên và trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao. 1.2.4. Kế toán tổng hợp thành phẩm. Tài khoản sử dụng: Kế toán tổng hợp thành phẩm là việc theo dõi, phản ánh quá trình nhập, xuất, tồn cuả toàn bộ thành phẩm trong doanh nghiệp. Tài khoản kế toán mà kế toán sử dụng chủ yếu là các tài khoản sau: * Tài khoản 155 - Thành phẩm: Tài khoản này được sủ dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm trong doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản 155: - Bên Nợ: + Giá trị thực tế của thành phẩm nhập kho + Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ (phương pháp KKĐK) - Bên Có: + Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho + Trị giá thực tế của thành phẩm thiếu hụt. + Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ - Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho . * Tài khoản 157- Hàng gửi đi bán. Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động của trị giá vốn hay giá thành của thành phẩm, hàng hoá gửi đi bán. Kết cấu tài khoản: - Bên Nợ: + Trị giá vốn thực tế của thành phẩm, hàng hoá gửi bán. + Trị giá lao vụ, dịch vụ đã thực hiện với khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng hoá, thành phẩm gửi bán chưa được chấp nhận thanh toán cuối kỳ. - Bên Có: + Trị giá vốn thực tế của thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ gửi bán đã được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. + Trị giá hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ khách hàng trả lại hoặc không chấp nhận thanh toán. + Kết chuyển trị giá thành phẩm, hàng hoá đã gửi đi chưa được khách hàng thanh toán đầu kỳ. - Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá thành phẩm, hàng hoá gửi đi bán chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán. * Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn cuả thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Kết cấu của tài khoản: Bên Nợ: + Trị giá vốn thực tế của thành phẩm, hàng hoá xuất kho để bán. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ. - Bên Có: + Kết chuyển trị giá vốn hàng xuất kho đã bán. + Kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng tồn kho cuối kỳ. + Trị giá vốn thực tế của hàng bán bị trả lại. Tài khoản này không có số dư. Trình tự kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh liên tục tình hình nhập- xuất- tồn kho thành phẩm, hàng hoá trên các sổ kế toán. Sơ đồ 1: Trình tự hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX TK154 TK155 TK632 TK911 Nhập kho thành phẩm Xuất kho thành phẩm Kết chuyển cuối kỳ Thành phẩm sx không nhập kho giao bán ngay TK157 TK138 Kết chuyển trị giá vốn số hàng đã bán TP thừa chưa rõ nguyên nhân Xuất TP gửi bán TK128,221 Xuất kho TP góp vốn liên doanh TK412 Trình tự kế toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp KKĐK là phương pháp theo dõi và phản ánh không liên tục tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá, thành phẩm trên các TK hàng tồn kho(152, 153, 155, 156,...).Các TK này chỉ phản ánh trị giá thành phẩm, hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán hàng tồn kho theophương pháp KKĐK TK631 TK632 TK911 Giá thành của thành phẩm Chi phí kết chuyển trị giá hoàn thành nhập kho vốn thành phẩm đã tiêu thụ TK155,157 Kết chuyển trị giá vốn thành phẩm tồn ĐK Kết chuyển trị giá vốn TP tồn trong kỳ Tổ chức kế toán bán hàng. 1.3.1 Các phương thức bán hàng. Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đối với việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm. Đồng thời có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng. Hiện nay, các doanh nghiệp vận dụng các phương pháp bán hàng sau: a. Bán hàng theo phương thức ký gửi đại lý: Đây là phương thức mà bên chủ hàng (gọi là bên giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý, ký gửi (gọi là bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. b. Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp. Theo phương thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán. Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá được xác định là bán (hàng đã chuyển quyền sở hữu). c. Bán hàng theo phương thức trả chậm Đây là phương thức bán hàng mà người mua hàng sẽ được trả trước một số tiền nhất định, số còn lại trả dần trong một thời gian do hai bên ký kết. Đồng thời người mua cũng phải trả lãi cho việc trả dần đó. d. Bán hàng theo phương thức trả trực tiếp. Theo phương thức này khi doanh nghiệp giao hàng cho khách hàng thì khách hàng sẽ phải trả tiền ngay cho doanh nghiệp. e. Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng Hàng đổi hàng là phương thức bán hàng mà trong đó người bán đem sản phẩm, vật tư, hàng hoá của mình để đổi lấy vật tư, hàng hoá của người mua. Giá trao đổi là giá bán của hàng hoá, vật tư đó trên thị trường. g. Phương thức bán hàng nội bộ. Đây là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp xuất hàng hoá tiêu thụ giữa các đơn vị,t ổ chức thuộc doanh nghiệp hoặc dùng hàng hoá, thành phẩm trả lương, trả thưởng . 1.3.2. Kế toán doanh thu bán hàng. Tài khoản kế toán sử dụng: Doanh thu bán hàng là số tiền thu được do bán hàng. ở các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, còn ở các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán. Để phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: * Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đạt được trong một kỳ kế toán. Kết cấu của tài khoản 511: - Bên Nợ: + Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm doanh thu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. + Thuế xuất, nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt + Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản 911 - Bên Có: Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ theo hoá đơn. Tài khoản này không có số dư. Tài khoản 511 gồm 4 tài khoản cấp 2 - TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. - TK 5112: Doanh thu bán các sản phẩm. - TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. - TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá. * TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình bán hàng trong nội bộ doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập. TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ gồm 3 tài khoản cấp 2: - TK 5121: Doanh thu bán hàng - TK 5122: Doanh thu bán các sản phẩm - TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ Kết cấu chủ yếu của TK 512 giống như kết cấu của TK 511. Ngoài ra còn có các TK liên quan như: TK 111, 112, 333(3331, 3332, 3333)... Trình tự kế toán * Khi xuất giao sản phẩm cho khách hàng, nếu được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 (nếu thu tiền ngay) Nợ TK 131 (nếu chưa thu tiền) Có TK 511 Có TK 333 (3331) * Trường hợp bán hàng đại lý, doanh nghiệp được hưởng hoa hồng và không phải kê khai tính thuế GTGT. Khi bán hàng thu được tiền hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 (số tiền hoa hồng được hưởng) Có TK 331 (Số tiền bán hàng trừ hoa hồng) Đồng thời ghi CóTK 003 * Trường hợp bán hàng trả góp, kế toán ghi doanh thu số bán thông thường ở TK511. Số tiền khách hàng phải trả cao hơn doanh thu bán hàng thông thường, khoản chênh lệch đó được ghi vào thu nhập hoạt động tài chính. Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511: Ghi giá bán thông thường Có TK 711: Ghi phần chênh lệch cao hơn giá thông thường. Có TK 333(1): Thuế GTGT tính trên giá bán thông thường. * Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng: Khi doanh nghiệp xuất hàng trao đổi với khách hàng, kế toán phải ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra. Khi nhận hàng của khách hàng, kế toán ghi hàng nhập kho và tính thuế GTGT đầu vào. - Khi xuất hàng trao đổi, ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK333(1) - Khi nhập hàng của khách hàng, ghi Nợ TK 152, 155, 156 Nợ TK 133 Có TK 131( 331) Nếu ghi vào TK 331, cuối kỳ phải đối chiếu bù trừ và ghi: Nợ TK 331 Có TK 131 * Trường hợp dùng hàng hoá, vật tư sử dụng nội bộ cho sản xuất, kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán xác định doanh thu của số hàng hoá này tương ứng với chi phí sản xuất kinh doanh. Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 512 Đồng thời ghi thuế GTGT: Nợ TK 133 Có TK 333 (3331) * Hàng hoá thiết bị vật tư dùng để biếu tặng được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán ghi: Nợ TK 431 Có TK 511 Có TK333(1) 1.3.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm Giảm giá hàng hoá. Hàng hoá bị trả lại. Thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu. 1.3.3.1 Kế toán giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Tài khoản kế toán sử dụng. Giảm giá hàng bán là số tiền doanh nghiệp giảm cho người mua do không thực hiện đúng các điều khoản quy định trong hợp đồng đã ký kết với khách hàng như cung cấp hàng không đúng phẩm chất, không đúng thời hạn... Ngoài ra, tính vào khoản giảm giá hàng bán còn bao gồm: khoản trả cho khách hàng do mua một khối lượng lớn. Để phản ánh khoản giảm giá hàng bán, kế toán sử dụng TK 532- Giảm giá hàng bán. Tài khoản phản ánh số tiền giảm giá cho khách hàng và kết chuyển số tiền giảm giá sang TK 511 hoặc TK 512 để ghi giảm doanh thu. Kết cấu của TK 532 như sau: - Bên Nợ: Ghi số tiền giảm giá cho khách hàng theo giá bán. - Bên Có: Kết chuyển số tiền giảm giá sang TK 511 hoặc TK 512. Tài khoản này không có số dư. Hàng hoá bị trả lại là số hàng đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối, trả lại do không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết, không phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn qui cách kỹ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại... Để phản ánh hàng bán bị trả lại, kế toán sử dụng TK 531- Hàng bán bị trả lại. Tài khoản được sử dụng để phản ánh trị giá bán bị trả lại và kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại sang TK 511, 512 để ghi giảm doanh thu. Kết cấu của TK 531 - Bên Nợ: Ghi trị giá hàng bán bị trả lại theo giá bán chưa có thuế GTGT. - Bên Có: Kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại sang TK 511 hoặc TK 512. Sau khi kết chuyển, tài khoản này không có số dư. Trình tự kế toán: * Khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại khi phát sinh trong kỳ được hạch toán: Nợ TK 531, 532. Có TK 131 Có TK 111, 112 * Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp phải nhập kho lại số hàng hoá đó theo trị giá vốn, đồng thời ghi giảm số thuế GTGT đầu ra. + Ghi nghiệp vụ hàng nhập kho: Nợ TK 155, 156 Có TK 632 + Ghi số thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng với số hàng trả lại: Nợ TK 333(1) Có TK 131 Có TK 111, 112 3.3.2. Kế toán thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt. Tài khoản kế toán sử dụng. Thuế xuất nhập khẩu là một loại thuế gián thu đánh trên giá trị và chủng loại hàng hoá trao đổi giữa hai quốc gia. Thuế tiêu thụ đặc biệt là loại thuế đánh vào các hàng hoá đặc biệt nằm trong danh mục được nhà nước qui định. Để hạch toán hai khoản thuế này, kế toán sử dụng TK 333- Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước. Trình tự kế toán - Khi nộp thuế, kế toán ghi: Nợ TK 333(3332, 3333): Thuế XNK, thuế TTĐB phải nộp Có TK 111,112 - Cuối kỳ, kết chuyển số thuế XNK, thuế TTĐB phải nộp trong kỳ để ghi giảm doanh thu: Nợ TK 511, 512. Có TK 3331, 3332. 1.3.4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1.3.4.1. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ. Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641-chi phí bán hàng. Nội dung của tài khoản phản ánh, tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ của TK641 như sau: - Bên Nợ: Các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ - Bên Có: + Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng + Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh TK641 không có số dư. TK641 có 7 tài khoản cấp 2: - TK6411- Chi phí nhân viên. - TK6412-Chi phí vật liệu bao bì. - TK6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng. - TK6414- Chi phí khấu hao tài sản cố định. - TK6415- Chi phí bảo hành. - TK6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK6418- Chi phí khác bằng tiền. Trình tự kế toán chi phí bán hàng ( Sơ đồ 3 ) 1.3.4.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí chi cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của cả doanh nghiệp. Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nội dung của tài khoản phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản 642- Chi phí QLDN * Bên Nợ: Các khoản chi phí QLDN thực tế phát sinh trong kỳ. * Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí QLDN - Kết chuyển chi phí QLDN để xác định kết quả kinh doanh hay để chờ kết chuyển. TK 642 không có số dư. TK 642 có 8 tài khoản cấp 2: TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424- Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6215- Thuế, phí và lệ phí. TK 6426- Chi phí dự phòng. TK 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428- Chi phí bằng tiền khác. Trình tự kế toán chi phí QLDN được mô tả theo sơ đồ 4 Kế toán xác định kết quả bán hàng. Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần (sau khi đã tính các khoản giảm trừ) với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán xác định kết quả bán hàng, sử dụng các tài khoản kế toán sau đây: * TK 911- Xác định kết quả kinh doanh, dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong một kỳ hạch toán. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK911: Bên Nợ: +) Trị giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, lao vụ và dịch vụ đã tiêu thụ. +) Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. +) Kết chuyển số lãi trước thuế. Bên Có: +) Doanh thu bán hàng thuần của sản phẩm hàng hoá lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ. +) Thực lỗ về hoạt động kinh doanh. Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ. * TK421- Lợi nhuận chưa phân phối, được dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lãi lỗ) và tình hình phân phối kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK421: Bên Nợ: +) Số lỗ về hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp trongkỳ. +) Phân phối tiền lãi. Bên Có: +) Số thự._.c lãi của doanh nghiệp trong kỳ. +) Số lãi được cấp dưới nộp lên, số lỗ được cấp trên bù. +) Xử lý các khoản lỗ. Số dư bên Có: Số lãi chưa phân phối sử dụng Trình tự kế toán xác định kết quả: - Kết chuyển giá vốn hàng đã bán trong kỳ: Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần trong kỳ: Nợ TK 511 Có TK 911 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN: Nợ TK 911 Có TK 641 Có TK 642 - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí QLDN còn lại của kỳ trước (đang chờ kết chuyển): Nợ TK 911 Có TK 142(1422) - Trên cơ sở xác định kết quả bán hàng, kết chuyển số lãi,lỗ: + Nếu kết quả bán hàng là lãi, kế toán ghi: Nợ TK 911 Có TK 421 + Nếu kết quả bán hàng là lỗ, kế toán sẽ ghi ngược lại: Nợ TK 421 Có TK 911 Chương II: Thực tế về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I 2.1. Đặc điểm tình hình chung. 2.1.1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương I (XNDPTƯ I) là một doanh nghiệp Nhà nước, trực thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp dược Việt Nam, thuộc Bộ Y tế. Xí nghiệp được thành lập từ năm 1945, khi còn ở chiến khu Việt Bắc. Lúc đầu xí nghiệp chỉ là một phòng bào chế nhỏ với vài chục nhân viên y tế Việt Nam. Trải qua chặng đường phát triển, khi về Hà nội, xí nghiệp được tiếp quản thêm cơ sở bào chế thuốc của Pháp và trở thành Xí nghiệp Dược phẩm (ngày nay là Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương I) số 160 phố Tôn Đức Thắng - Quận Đống Đa- thành phố Hà Nội. Theo quyết định số 388/ HĐBT ngày 07/ 05/ 1992 của HĐBT, quyết định số401/ BYT- QĐ ngày 22/ 04/ 1993, quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh số 010810 ngày 23/ 05/1995, số đăng ký kinh doanh 108249, xí nghiệp được Liên hiệp dược cấp cho một phần vốn và được toàn quyền hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trước Nhà nước, tự chịu trách nhiệm trong mọi hoạt động kinh tế, tự bù đắp chi phí, kinh doanh có lãi và tuân theo nguyên tắc của chế độ hạch toán kinh tế. Lúc mới thành lập, việc sản xuất của xí nghiệp chủ yếu dựa vào kỹ thuật sản xuất còn lạc hậu, máy móc, thiết bị thủ công rất thô sơ. Cuối năm 1950, với thiết bị nhập ngoại từ Đức đã đưa dây chuyền sản xuất thuốc viên của xí nghiệp lên qui mô công nghiệp. Đến những năm 80, để theo kịp với trình độ phát triển của thế giới cũng như nhằm đáp ứng nhu cầu đời sống, sức khoẻ của người dân, xí nghiệp đã từng bước đổi mới, hoàn thiện các dây chuyền công nghệ sản xuất thuốc hiện đại, có khả năng tăng khối lượng thuốc bán ra. Tính đến nay, xí nghiệp đã có một dây chuyền công nghệ sản xuất thuốc hiện đại, không ngừng đổi mới trang thiết bị, máy móc. Có thể nói XNDPTƯ I là một trong các cơ sở được trang bị tốt nhất trong ngành Y tế Việt Nam. 2.1.2. Đặc điểm sản xuất- kinh doanh và qui trình công nghệ Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Với nhiệm vụ sản xuất cơ bản là sản xuất các loại thuốc phục vụ cho nhu cầu phòng bệnh, chữa bệnh và đảm bảo sức khoẻ của nhân dân, xí nghiệp luôn cố gắng đáp ứng đủ về số lượng, không ngừng nâng cao chất lượng thuốc sản xuất ra. Sản phẩm chính của xí nghiệp là các loại thuốc như:Vitamin B1, B6, B1, B12,Vitamin C và hai loại thuốc kháng sinh: Penicilin và Ampicilin. Ngoài những loại thuốc mà xí nghiệp thường sản xuất, xí nghiệp còn sản xuất các loại thuốc như: Glucoza 30%, Amminalin, Novocain, Long não nước, Canxiclorua... Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, xí nghiệp luôn quan tâm, đẩy mạnh phát triển sản xuất, đặc biệt trú trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất ra để từ đó nâng cao uy tín của sản phẩm trên thị trường trong nước, tạo ra cho xí nghiệp một thế đứng vững trong cạnh tranh. Vì vậy, trong những năm qua, xí nghiệp luôn là đơn vị sản xuất thuốc chủ lực của ngành Y tế, phục vụ sự nghiệp chăm lo sức khoẻ toàn dân. Hiện nay, xí nghiệp đang áp dụng kỹ thuật công nghệ hiện đại, tiên tiến mà không phải bất cứ một xí nghiệp dược phẩm nào cũng có được. Bên cạnh đó, xí nghiệp còn có các kỹ thuật kiểm tra chất lượng lý, hoá sinh chuẩn xác, nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và nhiệm vụ sản xuất. Song song với nhiệm vụ nâng cao chất lượng sản xuất, đổi mới trang thiết bị máy móc, dây truyền công nghệ, xí nghiệp còn đặc biệt trú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ khoa học- kỹ thuật và quản lý, không ngừng nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân sản xuất. Do đó, trong những năm qua, xí nghiệp đã từng bước khắc phục những khó khăn đồng thời phát huy những lợi thế riêng có của mình để không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. b. Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Tổng diện tích xí nghiệp là 3000 m2, được chia ra thành 4 phân xưởng, bao gồm 3 phân xưởng sản xuất chính và một phân xưởng sản xuất phụ. Trong mỗi phân xưởng lại chia ra thành các tổ, mỗi tổ lại đảm nhiệm những chức năng riêng. Cụ thể : Ba phân xưởng sản xuất chính, đó là : - Phân xưởng sản xuất thuốc viên bao gồm các tổ: Tổ pha chế, tổ đập viên, tổ trình bày và tổ kiểm nghiệm, có nhiệm vụ chuyên sản xuất các loại thuốc viên như: Ampicilin, Cloxit, Vitamin B1, B6, B12, Vitamin C... - Phân xưởng sản xuất thuốc tiêm chuyên sản xuất các loại thuốc như: Novocain, Long não nước, Glucoza 30%,Canxiclorua, Vitamin B1, B12 bao gồm các tổ:Tổ pha chế, tổ đóng ống, tổ hàn ống, tổ kiểm nghiệm và tổ trình bày. - Phân xưởng sản xuất thuốc kháng sinh tiêm: chuyên sản xuất thuốc tiêm penicilin kháng sinh và một số loại thuốc penicilin thú y khác, bao gồm các tổ như ở phân xưởng thuốc tiêm. Bên cạnh 3 phân xưởng sản xuất chính, xí nghiệp còn có một phân xưởng sản xuất phụ. Đó là phân xưởng cơ điện- chuyên phục vụ sửa chữa máy móc, thiết bị, cung cấp điện dùng cho sản xuất của xí nghiệp. Ngoài ra, xí nghiệp còn có các tổ phục vụ khác: Tổ khí nén, lò hơi.... nhằm đảm bảo cung cấp lao vụ cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất và các bộ phận quản lý. Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy sản xuất- kinh doanh của Xí nghiệp Ban giám đốc PX kháng sinh PX Tiêm PX Viên Tổ pha chế Tổ đóng ống Tổ hàn ống Tổ in ống Tổ soi ống Tổ pha chế Tổ đóng ống Tổ hàn ống Tổ in ống Tổ soi ống Tổ pha chế Tổ đập viên Tổ K. Nghiệm Tổ trình bày c. Đặc điểm qui trình công nghệ: Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, qui trình công nghệ sản xuất của xí nghiệp cũng luôn được đổi mới, hoàn thiện. Từ kỹ thuật chủ yếu là dựa trên các loại thiết bị nhỏ, thủ công của phòng thí nghiệm, đến nay đã phát triển thành công nghệ bào chế hoàn chỉnh. Các phân xưởng sản xuất được trang bị máy móc hiện đại với dây truyền công nghệ sản xuất khép kín, công tác sản xuất ở các phân xưởng đạt trình độ chuyên môn hoá cao; các công đoạn sản xuất từ khâu đầu tiên là pha chế đến khâu cuối cùng là bao gói, nhập kho sản phẩm đều mang tính liên tục và liên quan đến nhau dưới dạng dây chuyền, các bước sản xuất không tách rời nhau và được tổ chức sản xuất hàng loạt lớn, chu kỳ sản xuất ngắn. Cho đến nay, xí nghiệp đã từng bước thay đổi trang thiết bị, hợp lý hoá dây chuyền sản xuất để nâng cao chất lượng sản xuất, bao gồm: Một dây chuyền công nghệ sản xuất thuốc viên . Một dây chuyền công nghệ sản xuất thuốc tiêm. Một dây truyền công nghệ sản xuất thuốc kháng sinh tiêm. ở mỗi phân xưởng lại có các loại máy chuyên dụng khác nhau. Mỗi loại phục vụ cho một loại dây chuyền sản xuất sản phẩm riêng. Qui trình công nghệ sản xuất của mỗi loại sản phẩm mặc dù không giống nhau nhưng xét về thứ tự công việc thì đều trải qua các công đoạn như sau: - Nguyên liệu sau khi xuất kho sẽ được kiểm tra chất lượng theo các tiêu chuẩn qui định rồi mới chuyển sang công đoạn pha chế. Sau khi pha chế xong, bán thành phẩm của giai đoạn này được kiểm tra lại nhằm đảm bảo đầy đủ yếu tố về tỷ lệ, thành phần, các tính chất cần thiết. Các bước kiểm tra này đều do phòng kỹ thuật tiến hành thông qua các cán bộ phòng tại từng phân xưởng. - Sau giai đoạn pha chế, kiểm nghiệm, các loại thuốc mới được đập viên, đóng ống theo từng loại. Sau khi được trình bày xong, các loại thuốc này đều được kiểm tra về mặt lý, hoá sinh thông qua các tiêu chuẩn như : độ tan, độ cứng, độ bóng, độ bông, độ sơ,... Các công đoạn kiểm tra này đều do phòng kiểm nghiệm tiến hành trên dây chuyền kiểm tra đồng bộ. Cuối cùng là công đoạn đóng hộp, đóng lọ, ép vỉ, phân ống và trình bày sản phẩm. Sơ đồ 6: Mô tả qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp. - Qui trình CN sản xuất sản phẩm của phân xưởng sản xuất thuốc viên. NLchính Phachế Đậpviên Đóngchai Trình bày SP Kiểmtra Nhập kho thành phẩm Tiêuthụ Hấp sấy, tiệt trùng Sấy rửa Bao bì - Quy trình CN sản xuất sản phẩm của phân xưởng thuốc tiêm và kháng sinh Chai lọ Tẩy rửa Hấp sấy Đóngống Hàn ống Soi ống In ống Trình bày Kiểm tra Nhập kho Tiêu thụ Pha chế Nguyên liệu 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Xí nghiệp. Là một đơn vị hạch toán độc lập với nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất, kinh doanh thuốc tân dược, cơ cấu quản lý kiểu một cấp, được chia thành các phòng ban, chức năng gọn nhẹ và phù hợp với yêu cầu quản lý của xí nghiệp. Đứng đầu xí nghiệp là Ban giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là ba Phó giám đốc; dưới là các phòng ban chức năng, các bộ phận liên quan trực thuộc làm nhiệm vụ sản xuất hoặc phục vụ sản xuất . Ban giám đốc gồm có: - Giám đốc: Phụ trách chung và trực tiếp chỉ đạo hai phòng: phòng Tài vụ- Kế toán và Phòng tổ chức. - Ba Phó giám đốc, bao gồm: + Phó giám đốc sản xuất: Thay mặt Giám đốc điều hành các công việc sản xuất và quản lý sản xuất ở các bộ phận hoặc phân xưởng sản xuất, các phòng ban liên quan đến sản xuất. Phó giám đốc sản xuất phụ trách hoạt động sản xuất của 4 phân xưởng: * Phân xưởng sản xuất thuốc viên * Phân xưởng sản xuất thuốc tiêm * Phân xưởng sản xuất thuốc kháng sinh tiêm. * Phân xưởng cơ điện. + Phó giám đốc kinh doanh: Thay mặt Giám đốc điều hành các công việc kinh doanh của Xí nghiệp như: Giải quyết vấn đề đầu vào, đầu ra, lập kế hoạch sản xuất- kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm... trực tiếp chỉ đạo 2 phòng: Phòng Kế hoạch vật tư và Phòng kinh doanh- Marketing. + Phó Giám đốckhoa học- công nghệ: Phụ trách các vấn đề về công nghệ, dây chuyền sản xuất, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật sản xuất, chất lượng sản phẩm... chịu trách nhiệm phụ trách các phòng: Phòng kỹ thuật, phòng kiểm nghiêm và phòng nghiên cứu. Các phòng ban chức năng gồm có: -Phòng Tài vụ- Kế toán:Trực thuộc Giám đốc, có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp những thông tin cần thiết về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cho Giám đốc cũng như các phòng ban khác có liên quan. -Phòng tổ chức: Trực thuộc Giám đốc, thực hiện chức năng giúp Giám đốc trong công tác tổ chức, điều hành các cán bộ, công nhân, lao động hay điều hành công tác của cán bộ công nhân viên. -Phòng hành chính: Chịu trách nhiệm điều hành bộ máy hành chính, điều hành các hoạt động chung, các vấn đề xã hội, phục vụ đời sống tinh thần cho toàn xí nghiệp. -Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm điều hành, chỉ đạo sản xuất ở các bộ phận hoặc phân xưởng sản xuất. -Phòng thị trường sản xuất: Chuyên nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác sản xuất như: nghiên cứu về tá dược, nghiên cứu về tiến bộ kỹ thuật nhằm rút ngắn thời gian sản xuất, nghiên cứu việc ứng dụng khoa học công nghệ. -Phòng kiểm nghiệm: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng, hàm lượng nguyên liệu khi đưa vào pha chế cũng như kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đem đi tiêu thụ. -Phòng thị trường kinh doanh: Thực hiện chức năng tiêu thụ, quảng cáo sản phẩm cho xí nghệp. -Phòng kế hoạch- vật tư: Có nhiệm vụ đảm bảo các yếu tố vật tư như: nguyên liệu, vật liệu, các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất. Ngoài ra, còn có các phòng ban khác làm nhiệm vụ, bảo đảm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp như: Phòng bảo vệ, phòng đời sống Mặc dù mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ khác nhau song giữa các bộ phận, phòng ban đều có mối quan hệ rất mật thiết để cùng thực hiện nhiệm vụ chung của toàn xí nghiệp. Sơ đồ7:Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp (Trang bên) 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp. 2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Để phù hợp với cơ cấu quản lý kiểu một cấp, xí nghiệp tổ chức một phòng kế toán đặt dưới sự quản lý của Giám đốc. Với số lượng nhân viên kế toán không nhiều (10 người), việc hạch toán độc lập nên hình thức kế toán của xí nghiệp theo hình thức tập trung là hoàn toàn phù hợp. Mọi hoạt động kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng kế toán, nhằm đảm bảo tính tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và có hiệu quả. Mặt khác, nhằm đảm bảo tiết kiệm và đạt hiệu quả cao trong quản lý, cơ cấu bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức, sắp xếp gọn nhẹ, phù hợp với tình hình thực tế hiện nay của xí nghiệp. Với tổng số là 10 người, đa số có trình độ Đại học, có năng lực chuyên môn, nắm chắc nghiệp vụ và nhiệt tình trong công việc. Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức như sau: - Kế toán trưởng: Phụ trách chung toàn bộ các khâu, tổng hợp báo cáo và lập kế hoạch tài chính. - Phó phòng kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến vốn, TSCĐ, thanh toán với người mua và tiêu thụ. - Hai kế toán nguyên vật liệu: Một kế toán nguyên vật liêụ chính kiêm kế toán thành phẩm; một kế toán nguyên vật liệu phụ và công cụ. - Một kế toán giá thành phân xưởng sản xuất thuốc viên và phân xưởng sản xuất thuốc kháng sinh tiêm. - Một kế toán giá thành phân xưởng sản xuất thuốc tiêm kiêm kế toán vật liệu khác. - Một kế toán thanh toán với người bán kiêm kế toán tập hợp chi phí sản xuất phân xưởng sản xuất phụ. - Một kế toán tiền mặt kiêm kế toán tập hợp chi phí sản xuất phân xưởng sản xuất chính. - Một kế toán tiền gửi ngân hàng kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Một thủ quĩ có nhiệm vụ thu phát tiền. Sơ đồ 9: tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Kế toán trưởng kiêm kế toán tổnghợp Phó phòng kế toán thanh toán với người mua, TSCĐ, kế toán về vốn và tiêu thụ. Kế toán tiền mặt kiêm kế toán tập hợp cpsx PXSX chính Kế toán TGNH kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hai kế toán nguyên vật liệu Kế toán giá thành PX thuốc viên và PX thuốc kháng sinh Kế toán giá thành PX thuốc tiêm kiêm kế toán nguyên vật liệu khác Kế toán thanh toán với người bán kiêm kế toán tập CPSX- PXSX phụ . 2.1.4.2.Hình thức kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Bắt đầu từ ngày 01/ 01/ 1996, Xí nghiệp đã áp dụng chế độ kế toán mới. Lúc đầu còn gặp nhiều khó khăn, bởi vì, một mặt xí nghiệp phải củng cố bộ máy quản lý, đổi mới trang thiết bị, máy móc, tổ chức lại tình hình kinh doanh để có thể đứng vững trong thị trường cạnh tranh; mặt khác, xí nghiệp lại phải xâydựng lại hệ thống kế toán, cách thức ghi chép, chuyển sổ sách, số liệu từ hệ thống tài khoản cũ sang hệ thống tài khoản mới do Bộ Tài Chính ban hành. Tuy nhiên, bằng sự nỗ lực, cố gắng hết mình của Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên kế toán, XNPDPTWI đã dần đưa công tác kế toán mới đi vào hoạt động. Để phù hợp với khối lượng công việc, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc điểm sản xuất- kinh doanh hiện nay, XNDPTWI đã áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ” và áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ10: Tổ chức hạch toán kế toán ở XNdpTwI Chứng từ gốc và các bảng phân bổ N.K.C.T Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2 Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp dược phẩm TƯ I: 2.2.1. Tổ chức kế toán thành phẩm 2.2.1.1. Đặc điểm thành phẩm Quy trình công nghệ sản xuất của xí nghiệp là quy trình sản xuất kiểu liên tục. Mỗi phân xưởng có một dây chuyền sản xuất khác nhau, trong mỗi dây chuyền sản xuất lại được tổ chức theo các tổ sản xuất, mỗi tổ sản xuất chịu trách nhiệm hoàn thành từng phần việc của thành phẩm. Toàn bộ sản phẩm của xí nghiệp sau khi hoàn thành phải qua thử nghiệm. Sau khi đã được bộ phận KSC kiểm tra và công nhận là phù hợp với các tiêu chuẩn, định mức kỹ thuật, đảm bảo chất lượng qui định, sản phẩm mới được công nhận là thành phẩm và được phép nhập kho, đem bán hoặc chuyển giao cho khách hàng. Do sản phẩm của xí nghiệp sản xuất ra nhằm để phục vụ cho nhu cầu khám chữa bệnh của người dân nên thành phẩm xí nghiệp cung cấp cho xã hội không có nửa thành phẩm hay lao vụ hoàn thành. Thành phẩm mà xí nghiệp sản xuất chủ yếu phục vụ con người nên chất lượng của thành phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ của con người, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và trách nhiệm của xí nghiệp. Phân chia theo các phân xưởng sản xuất xí nghiệp có 3 loại thành phẩm là thuốc viên, thuốc tiêm và thuốc kháng sinh. Trong mỗi loại lại bao gồm nhiều loại khác nhau như: Rimifon, Vitamin C,... đối với thành phẩm là thuốc viên; thuốc tiêm gồm các loại như: Vitamin B6, Glucoza 30%, Gentamicyn... còn thuốc kháng sinh tiêm gồm các loại: Nước cất, Cefotaxim... Ngoài ra xí nghiệp còn liên doanh với Trung Quốc để sản xuất một số loại thuốc: Penicillin G 500.000UI, Benzylpenicillin K... Thành phẩm mà hiện nay mà xí nghiệp đang tiêu thụ đều là do xí nghiệp tự sản xuất ra trên cơ sở nhập khẩu nguyên liệu từ nước ngoài . Để đáp ứng nhu cầu thị hiếu ngày càng phong phú, đa dạng, xí nghiệp không ngừng đổi mới trang thiết bị, máy móc, dây chuyền công nghệ, nhập khẩu thiết bị, máy móc từ nước ngoài với mục đích sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao. Đây có thể coi là những bước đi mạnh dạn và năng động của xí nghiệp trong việc phát triển sản xuất. 2.2.1.2. Đánh giá thành phẩm. Đánh giá thành phẩm là việc xác định trị giá vốn của thành phẩm theo những nguyên tắc nhất định. Đây là khâu rất quan trọng trong tổ chức kế toán thành phẩm. Có rất nhiều phương pháp đánh giá thành phẩm khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp đánh giá hợp lý sẽ là tiền đề để hạch toán thành phẩm thuận tiện, chính xác, tạo điều kiện quản lý thành phẩm chặt chẽ đồng thời nâng cao vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán thành phẩm trong xí nghiệp. Đối với thành phẩm nhập kho: Xuất phát từ đặc điểm thành phẩm của xí nghiệp, từ tình hình thực tế các nghiệp vụ phát sinh, từ ý nghĩa, vai trò của thành phẩm mà xí nghiệp đã sử dụng giá thực tế để đánh giá thành phẩm nhập kho.Giá thành công xưởng Giá thực tế của thành phẩm nhập kho chính là giá thành công xưởng bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu: Gồm toàn bộ nguyên vật liệu chính (1521), nguyên vật liệu phụ (1522), vật liệu khác (1527)... để sản xuất ra một loại sản phẩm. - Chi phí tiền nhân công (334): Là toàn tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm đó. - Chi phí sản xuất chung (627): Gồm các chi phí liên quan đến việc tổ chức, quản lý sản xuất và phục vụ sản xuất trong một phân xưởng sản xuất. Ngoài ra, tính vào giá thành công xưởng của sản phẩm nhập kho còn bao gồm các khoản chi phí khác (1121) như: Tiền điện, tiền nước,.. Giá thành công xưởng Tổng hợp chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung chính là giá thành công xưởng hay trị giá của thành phẩm nhập kho. Muốn tính giá thành đơn vị sản phẩm, ta lấy giá thành công xưởng chia cho số lượng sản phẩm nhập kho theo công thức: Số lượng thành phẩm nhập kho Giá thành đơn vị thành phẩm = Trị giá thực tế của TP từng lần nhập kho Số lượng TP nhập kho = Giá thành đơn vị TP x Giá thành công xưởng (trị giá thành phẩm nhập kho) được phản ánh trên Sổ tính giá thành của từng phân xưởng. Trích Sổ tính giá thành phân xưởng viên. (Mẫu biểu số 01) Tháng 09 năm 2000 Nhìn trên Sổ tính giá thành phân xưởng thuốc viên ta thấy: Thuốc viên Ampicillin, số lượng nhập kho là 2.752.000 viên. = 162,86 đ/ viên 448.190.682 Giá thành công xưởng: 448.190.682 đ. Đây chính là trị giá nhập kho của Ampicillin. -> Giá thành đơn vị của Ampicillin = 2.752.000 Đối với các sản phẩm khác, việc tính toán cũng được tiến hành tương tự. Cộng giá thành công xưởng của từng loại sản phẩm trong phân xưởng viên sẽ được trị giá nhập kho của phân xưởng thuốc viên trong tháng. Trị giá nhập kho của phân xưởng viên trong tháng 09 năm 2000 là 5.339.655.023 đ. Đây chính là cơ sở để ghi vào Bảng kê số 8, nhập- xuất- tồn kho thành phẩm, hàng hoá. Đối với thành phẩm xuất kho: Việc tính trị giá thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Công thức tính trị giá thành phẩm xuất kho: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn đầu kỳ Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ Số lượng thành phẩm nhập trong kỳ Trị giá thực tế của thành phẩm nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = + + Sau đó, tính trị giá của thành phẩm xuất kho bằng cách lấy số lượng thành phẩm xuất kho nhân với đơn giá bình quân. Ví dụ: Trích Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm tháng 09/ 2000 của phân xưởng thuốc tiêm: Thuốc tiêm Glucoza30% 5ml nhọn có trị giá xuất kho được xác định căn cứ vào những số liệu sau: Số lượng tồn đầu tháng : 54.900 ống. Trị giá thực tế tồn đầu tháng : 13.521.897đ Số lượng nhập trong tháng : 177.900 ống. Trị giá thực tế nhập trong tháng: 31.061.646đ Số lượng xuất kho trong tháng : 131.900đ 13.521.897 + 31.061.646 54.900 + 177.900 191,510 đ/ ống -> Đơn giá bình quân = = -> Trị giá xuất kho của Glucoza30%5ml nhọn là: 131.900 x 191,510 = 25.260.177đ 2.2.1.3. Kế toán chi tiết thành phẩm a) Thủ tục nhập- xuất kho: Sản phẩm của xí nghiệp sau khi hoàn tất ở bước công nghệ cuối cùng sẽ được bộ phận KCS kiểm tra, kiểm nghiệm. Những sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng, qui cách qui định sẽ được nhập kho, thủ kho sẽ ghi vào “Sổ nhập kho thành phẩm” (ghi vào cột số lượng), đồng thời có sự xác nhận và ký chịu trách nhiệm giữa người nhập (là nhân viên ở phân xưởng) và thủ kho, sau đó, thủ kho sẽ lập “ Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập làm 2 liên: - Một liên phân xưởng chuyển cho Phòng kế hoạch để ghi sổ theo dõi và quản lý thành phẩm. Sau đó, phòng kế hoạch sẽ chuyển sang cho phòng kế toán. - Một liên được giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó cũng chuyển về cho phòng kế toán. Mẫu biểu số 02 Trích: Sổ nhập kho thành phẩm Tên thành phẩm: Ampi 0,5(casule) vỉ thẳng Tên người nhập Ngày nhập Số lượng ĐVT Thủ kho Người nhập Chị Hoa (PX viên) 04/ 09 396.000 Viên Chị Hoa (PXviên) 05/ 09 378.000 Viên Chị Hoa (PX viên) 06/ 09 304.000 Viên Chị Hoa (PX viên) 26/ 09 486.000 Viên Chị Hoa (PXviên) 27/ 09 537.000 Viên Cộng 2.101.000 Viên Mẫu biểu số 03 Phiếu nhập kho Số 06 Ngày 06 tháng 09 năm 2000 Họ tên người nhập: Chị Hoa (PX viên) Nhập vào kho: Kho thành phẩm. Ghi có tài khoản:............. Tên hàng ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập Ampicillin 0,5 Capsule vt Viên 304.000 304.000 16k x36h x50v 10v Cộng Số tiền ( viết bằng chữ):.......................... Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đối với phần xuất kho: Khi xuất kho thành phẩm cho các chi nhánh, cửa hàng tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp, nhân viên phòng kế hoạch lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Nếu xuất bán không thanh toán qua ngân hàng, “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” sẽ được lập thành 4 liên: - Một liên giao cho nhân viên từ các cửa hàng đến lấy hàng xuống phòng kế toán làm thủ tục xuất kho. - Kế toán giữ lại 2 liên. - Một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và hoàn tất thủ tục xuất kho cũng như có căn cứ để xuất kho thành phẩm. Định kỳ 2-3 ngày sau khi nhận được các chứng từ này, thủ kho nộp lại cho phòng kế toán. Trường hợp xí nghiệp bán hàng mà phải thanh toán qua ngân hàng thì “Phiếu xuât kho kiêm vận chuyển nội bộ” được lập thêm liên thứ 5 để giao cho kế toán tiền gửi ngân hàng hoàn tất thủ tục gửi ngân hàng. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu biểu số 04) Phương pháp kế toán chi tiết thành phẩm. Tại Xí nghiệp dược phẩm trung ương I, việc hạch toán thành phẩm được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. - ở kho: Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho thành phẩm để thủ kho ghi thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại thành phẩm và được ghi theo từng tháng. Cuối tháng, thủ kho sẽ tiến hành cộng số phát sinh trong tháng theo từng cột nhập- xuất và tính ra số tồn kho cuối tháng.Thẻ kho do kế toán lập và có mẫu như mẫu biểu số 05. - ở phòng kế toán: Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho, kế toán cũng ghi vào thẻ kho. Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa các chứng từ, giữa thẻ kho của phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho, trên cơ sở “Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm” của tháng trước, kế toán lập “Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm” của tháng này. Báo cáo này được lập để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng loại thành phẩm theo từng phân xưởng trên cả hai chỉ tiêu số lượng và số tiền. Báo cáo được lập từng tháng và đến cuối tháng, kế toán sẽ tính ra được số tổng cộng của từng phân xưởng trong tháng là bao nhiêu (chỉ tính được phần giá trị chứ không thể tính được phần số lượng bởi vì báo cáo được lập để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho của nhiều loại thành phẩm ở nhiều phân xưởng sản xuất khác nhau). Sau đó, từ số liệu tổng công trên “Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm” trong tháng, kế toán sẽ lập Bảng kê số 8- Theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho thành phẩm của tháng đó. (Mẫu biểu số 07) Mẫu biểu số 07 Trích Bảng kê số 8 Sau đó, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán có liên quan để ghi vào Sổ Cái TK 155- Thành phẩm. Sổ Cái TK 155 được mở để theo dõi tình số thành phẩm nhập, xuất, tồn kho trong tháng( Số tổng hợp) Sổ Cái TK 155 (Mẫu biểu số 08) 2.2.2. Kế toán bán hàng. 2.2.2.1. Các phương thức bán hàng. Một đặc điểm nổi bật trong khâu tiêu thụ của Xí nghiệp dược phẩm Trung Ương I là xí nghiệp chỉ tiêu thụ những thành phẩm do chính xí nghiệp sản xuất ra. Xí nghiệp không mua sản phẩm của các đơn vị khác về để bán. Hiện nay, xí nghiệp có quan hệ bạn hàng với rất nhiều doanh nghiệp lớn và nổi tiếng như: Công ty dược phẩm Traphaco, Công ty dược phẩm TƯ I, Công ty dược phẩm Đà Nẵng.... và các đại lý, hiệu thuốc lớn trong cả nước. Để thúc đẩy hoạt động tiêu thụ, xí nghiệp tổ chức 4 cửa hàng trên địa bàn thành phố Hà Nội và có rất nhiều đại lý, chi nhánh trên khắp cả nước. Xí nghiệp có quan hệ thanh toán với 4 ngân hàng: Ngân hàng Công thương Đống Đa, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Ngân hàng Ngoại thương, Ngân hàng Indovina.Hiện nay, phương thức bán hàng chủ yếu của xí nghiệp là bán hàng theo phương thức gửi hàng. Có nghĩa là, ở xí nghiệp có bộ phận bán hàng riêng. Khi sản phẩm sản xuất xong sẽ được đưa đến các cửa hàng do các bộ phận này đảm nhiệm để tiêu thụ. Bộ phận bán hàng này sẽ hưởng lương của xí nghiệp. Các cửa hàng này chỉ bán duy nhất sản phẩm của xí nghiệp. Khi khách đến mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1: Do phòng kinh doanh giữ Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Dùng để thanh toán. Nhân viên bán hàng căn cứ vào liên 3 để ghi sổ. Trên cơ sở đó,nhân viên bán hàng sẽ lập Bảng kê bán hàng đồng thời gửi toàn bộ hoá đơn bán hàng trong tháng cùng Bảng kê đã lập về cho kế toán tiêu thụ. Mẫu Hoá đơn GTGT(Xem mẫu biểu số 09) Tại các cửa hàng, chi nhánh bán sản phẩm của xí nghiệp, các nhân viên sẽ áp dụng các hình thức bán hàng khác nhau như: Bán buôn, bán lẻ, bán hàng thu tiền ngay, bán hàng chưa thu tiền..... Dù là bán hàng theo hình thức trả chậm hay thu tiền ngay; bán buôn hay bán lẻ, bán kí gửi đại lý hay tiêu thụ nội bộ... thì đều được theo dõi chung trên Sổ tiêu thụ còn trị giá vốn của các loại sản phẩm, nguyên vật liệu... khi xuất bán đều được theo dõi chung trên Bảng kê số 10- Hàng gửi đi bán (Mẫu biểu số 10). 2.2.2.2. Phương pháp xác định trị giá vốn. Để tính trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ của hàng bán tại các chi nhánh, đại lý, quầy hàng của xí nghiệp, kế toán tiến hành tính trị giá vốn của từng loại sản phẩm được, đã được thanh toán hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán theo phương pháp bình quân gia quyền. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm để kế toán ghi vào Bảng kê số 10. Trên Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm tháng 9/2000 cho biết tình hình nhập- xuất- tồn kho của thuốc viên Amocyllin 0,25 nhộng qua các thông số sau: Số lượng tồn đầu tháng: 616.040 viên. Trị giá tồn đầu tháng : 129.120.872đ. Số lượng nhập trong tháng: 520.000 viên. Trị giá nhập : 110.083.094đ. Kế toán tiến hành tính trị giá xuất của thuốc viên Amocyllin 0,25 nhộng theo phương pháp bình quân gia quyền: 129.120.872 + 110.803.094 211,193 đ/ viên 616.040 + 520.000 = Đơn giá xuất kho = Cũng trên Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm trong tháng, số lượng Amocyllin 0,25 nhộng xuất ra là 323.000 viên. Vậy trị giá xuất kho của Amocyllin trong tháng 9/ 2000 là: 323.000 x 211,139 = 68.215.416 đ. Đối với các sản phẩm khác ở từng phân xưởng, việc tính trị giá xuất kho cũng được tiến hành tương tự. Sau đó, kế toán tính ra tổng trị giá vốn xuất kho của từng phân xưởng. Tổng cộng trị giá vốn của các phân xưởng chính là trị giá xuất kho của xí nghiệp trong tháng. Trên cơ sở số liệu của Báo cáo này, kế toán sẽ ghi vào Bảng kê số 8- Nhập xuất tồn kho thành phẩm, hàng hoá và Bảng kê số 10- Hàng gửi đi bán Do ở xí nghiệp sản phẩm tiêu thu đều dưới hình thức gửi bán nên đều được theo dõi trên Bảng kê số 10.Bảng kê số 10 được mở để theo dõi trị giá vốn của nguyên vật liệu, thành phẩm .... xuất gửi bán. Tuy nhiên điều khác biệt của xí nghiệp là trên Bảng kê số 10 vừa theo dõi cả giá vốn và giá bán cuả thành phẩm, NVL, .... đem bán. Cơ sở số liệu và phương pháp lập Bảng kê số 10: * Phần “ Diễn giải”: Ghi giá vốn và giá bán của nguyên vật liệu, thành phẩm, đã bán. * Phần “ Ghi Nợ TK157, ghi Có các TK...” là trị giá vốn và giá bán của nguyên vật liệu chính (1521), nguyên vật liệu khác (bao bì.... ), sản phẩm phụ (1542), thành phẩm (155) đã bán trong tháng. Số liệu này được lấy từ Báo cáo nhập- xuất- tồn kho thành phẩm Bảng kê số 2- Nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu và Sổ tiêu thụ trong tháng.(Lấ._.