Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong Kinh doanh tại Tổng Công ty Giao nhận nhập khẩu Ngoại thương Vietrans

thuộc rất lớn vào trình độ quản lý và sử dụng chúng. Đây cũng là bộ phận rất dễ xảy ra gian lận, sai sót, dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Vì vật việc tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền là hết sức quan trọng nhằm quản lý chặt chẽ và đưa ra các thông tin đầy đủ chính xác về thực trạng và cơ cấu vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế, đưa ra các quy định đầu tư và kinh doanh sao cho hiệu quả nhất. Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu cao nhất của mỗi doanh nghiệp là đạt được mức lợi nhuận tối đa trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, nhu cầu của thị trường ngày càng cao và đa dạng, người tiêu dùng ngày càng khắt khe hơn. Điều đó cho thấy để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường với điều kiện và khả năng của mỗi Công ty là có hạn đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới phương thức kinh doanh nói chung và công tác hạch toán nói riêng, đặc biệt là hạch toán vốn bằng tiền. Trong khi đó thực tế nước ta đang trong giai đoạn hoàn thiện chế độ kế toán doanh nghiệp trong cơ chế thị trường, việc quản lý và hạch toán vốn bằng tiền vẫn còn không ít các thiếu sót, hiệu quả sử dụng vốn và vốn bằng tiền còn thấp, chưa khai thác hết tiềm năng của chúng để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán kế toán bị buông lỏng kéo dài. Sau thời gian học tập lý luận tại trường, dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Nụ, em đã đến tìm hiểu thực tế tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Nhận thấy tính bức xúc của vấn đề em đã đi sâu tìm hiểu và chọn đề tài “Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong kinh doanh tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Phương pháp nghiên cứu là kết hợp lý luận với thực tiễn ở Tổng Công ty từ đó rút ra các mặt tốt và các mặt tồn tại ở đây để tìm biện pháp giải quyết đề xuất với Tổng Công ty trên cơ sở những kiến thực đã được trang bị trong nhà trường. Nội dung đề tài nghiên cứu gồm 3 phần. Phần I - lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. Phần II - Tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Phần III - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương. Phần I Lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp A-/ Những vấn đề chung về vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một loại tài sản tồn tại và được sử dụng ở mọi doanh nghiệp mà tầm quan trọng của nó được ví như mạch máu hay nhiên liệu cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 1-/ Khái niệm Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị bao gồm tiền mặt tại qũy, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Hay nói cách khác, vốn bằng tiền là tất cả các hình thức tiền tệ được tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị và có thể dễ dàng chuyển đổi được ngay thành tiền do đơn vị sở hữu như: tiền mặt bằng đồng bạc Việt Nam, tiền mặt bằng ngoại tệ, các loại vàng, bạc, kim khí qúy, đá qúy, ngân phiếu, các loại tiền và tương đương tiền đang trên đường đi (tiền đang chuyển) có giá trị như tiền tức là có thể chuyển đổi được thành tiền ngay. 2-/ Đặc điểm của vốn bằng tiền Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để thanh toán đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán ngay của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động. Mặt khác vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì nó là loại vốn có tính luân chuyển cao cho nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Do vậy trong việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn qũy mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng. 3-/ Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền Để có thể quản lý nội bộ vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trước hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này. Việc phân trách nhiệm này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt. Chẳng hạn như tách biệt nhiệm vụ giữa tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán. Những nhân viên giữ tiền mặt không được tiếp cận với sổ sách và các nhân viên không được giữ tiền mặt. 4-/ Quản trị vốn bằng tiền Trong doanh nghiệp thường có một lượng tiền dự trữ nhất định nào đó ngoài việc sử dụng trong mục đích kinh doanh thông thường như mua sắm hàng hóa, vật liệu thanh toán các chi phí cần thiết cho hoạt động bình thường của doanh nghiệp mà còn sử dụng vào mục đích khác như: + Dự phòng: Có liên quan đến khả năng nhu cầu thu chi tiền mặt. Nếu khả năng dự đoán cao thì nhu cầu tiền mặt dự phòng bất ngờ sẽ rất thấp. Một yếu tố ảnh hưởng đến dự phòng là khả năng vay mượn tiền mặt ngắn hạn một cách nhanh chóng khi cần đến. Khả năng vay mượn tùy thuộc vào uy tín của doanh nghiệp đối với ngân hàng tuy các tổ chức tín dụng khác. + Đầu cơ: Ngoài một số mục đích nêu trên, sự quản trị kinh doanh vốn bằng tiền đòi hỏi phải duy trì một mức dự trữ tiền mặt khá rộng rãi vì các lý do đặc biệt như sau: - Doanh nghiệp sẽ không phải chi ra một khoản tiền nếu không hưởng chiết khấu. - Vì các tỷ số về khả năng thanh toán là tỷ số căn bản trrong lĩnh vực tín dụng, doanh nghiệp phải có tỷ số này gần với tiêu chuẩn trung bình của doanh nghiệp cùng nghành. Có uy tín cao doanh nghiệp có thể mua hàng với thời hạn thuế chịu khá lâu và có thể vay dễ dàng các ngân hàng hay các tổ chức tín dụng khác nhau. Có tiền mặt rộng rãi doanh nghiệp có thể lợi dụng ngay các cơ hội về doanh nghiệp. + Doanh nghiệp phải có một lực lượng vốn vừa đủ để ứng phó với các trường hợp bất ngờ như: Hỏa hoạn chiến tranh thiên tai hay cạnh tranh về quảng cáo với các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có một lượng tiền dự trữ đều nhằm một mục đích hoạt động kinh doanh. Điều đó đòi hỏi các nhà quản lý phải quản lý và sử dụng tiền mặt như thế nào để có hiệu quả nhất và khi đó cho phép tính toán chính xác việc thu chi tiền mặt và các số dư của chúng, ngăn ngừa hiện tượng mất mát do trộm cắp hoặc gian lận, duy trì một khoản tiền mặt vào mọi thời điểm đủ để thực hiện các khoản chi trả cần thiết phải có một số dư hợp lý phòng khi bất trắc, ngăn ngừa việc ứ đọng các khoản tiền mặt lớn trong tài khoản ngân hàng mà không mang lại hiệu quả cao mà chỉ mang lại khoản thu nhập không đáng kể từ lãi suất ngân hàng. Việc quản lý vốn bằng tiền đôi khi chỉ được coi là biện pháp phòng ngừa tình trạng gian lận lợi dụng trộm cắp. Tuy nhiên một hệ thống quản lý tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về kế toán chính xác các nghiệp vụ tiền mặt và duy trì số dư tiền mặt vừa đủ nhưng không thừa. + Vốn bằng tiền đối với doanh nghiệp. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là một chu kỳ đầu tư hoàn vốn và tái đầu tư. Việc tập hợp các khoản phải thu từ khách hàng, doanh nghiệp lại có tiền để thanh toán vì vậy các tài sản lưu động nói chung và vốn bằng tiền nói riêng được quay vòng thông qua kinh doanh theo một chu kỳ hoạt động. Nếu một doanh nghiệp không có khả năng hoàn lại số tiền dưới dạng vốn đã đem đầu tư một cách đủ nhanh để trả các món nợ khi đến hạn thì doanh nghiệp phải đi vay hoặc lấy tiền mặt từ các nguồn khác mới đảm bảo được khả năng tồn tại của mình. Trong bảng cân đối kế toán mô tả toàn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định trong thời kỳ tuần hoàn: Đầu tư, hoàn vốn, đầu tư. Một bản kê khai tình hình thu chi cho thấy số tiền thu được từ các nguồn vào và được tiêu dùng trong các hoạt động kinh doanh ra sao. Theo góc độ nào đó, số phận của doanh nghiệp được thể hiện trong bảng kê khai tình hình thu chi tiền mặt vì nó phản ánh rõ mỗi giai đoạn có doanh thu lớn hay nhỏ hơn chi phí các nguồn đã sử dụng để sản sinh ra số doanh thu này. Một bảng kê khai tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ giúp ta hiểu vì sao tình hình tài chính lại biến động trong giai đoạn đó và biến động như thế nào? Nó chỉ ra xuất xứ của các nguồn tài chính và việc sử dụng chúng vào những hoạt động nào ? Do nắm bắt được các nguồn thu của doanh nghiệp cũng như cách thức sử dụng chúng trong kinh doanh chúng ta có thể giải đáp được các câu hỏi trọng yếu như: Các hoạt động thông thường của doanh nghiệp có mang lại các thu nhập cần thiết đủ để doanh nghiệp trang trải nợ nần hay không ? Có phải doanh nghiệp hiện đang vay tiền để chi trả việc mua sắm những tài sản ... do hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại ? Một doanh nghiệp dù hoạt động có lãi sang vốn lưu động vẫn có thể trở nên không trả được nợ nần do tình trạng không đảm bảo được lượng tiền cần thiết. + Vốn bằng tiền đối với các nhà quản lý, phần lớn các doanh nghiệp thường soạn thảo một bảng kê khai về tình hình thu chi tiền mặt để giúp đỡ các chủ doanh nghiệp quản lý, hoạch định và kiểm soát số dư. B-/ Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền của các doanh nghiệp. I-/ luân chuyển chứng từ. Để thu thập thông tin đầy đủ, chính xác về trạng thái và sự biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán. Chứng từ là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành. Các loại chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền thường xuyên vận động sự vận động hay sự luân chuyển được xác định bởi các khâu sau: + Tạo lập chứng từ + Kiểm tra chứng từ. + Sử dụng chứng từ cho kinh tế nghiệp vụ và ghi sổ kế toán. + Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán + Lưu trữ chứng từ. + Hết thời hạn lưu trữ thì đem đi hủy. II-/ Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền. 1-/ Nhiệm vụ - Hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn qũy tiền mặt. Thường xuyên, đối chiếu tiền mặt tồn qũy thực với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. 2-/ Nguyên tắc - Hạch toán kế toán phải sử dụng đúng đơn vị “đồng” ngân hàng Việt Nam để phản ánh các loại vốn bằng tiền. - Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy tắc, quy định các chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ của Nhà nước. - Mở sổ theo dõi các chi tiết từng ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi), từng loại vàng bạc đá qúy (theo số lượng, trọng lượng, độ tuổi, kích thước, giá trị...) giá dùng hạch toán ngoại tệ là giá thực tế (tỷ giá thực tế mua vào do ngân hàng công bố với ngoại tệ, giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán với vàng bạc, đá qúy). - Cuối kỳ thanh toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng, bạc... theo giá trị tại thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác. III-/ Hạch toán tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp 1-/ Khái niệm Trong mỗi doanh nghiệp đều có lượng tiền mặt tại qũy để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày của sản xuất kinh doanh. Tiền mặt tại qũy bao gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam các loại ngoại tệ trong két doanh nghiệp, ngân phiếu vàng, bạc, đá qúy trong két. 2-/ Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán tiền mặt. Theo quy định số 1141 TC/QĐ/CĐKT hiện nay tài khoản để sử dụng hạch toán tiền mặt tại qũy trong các doanh nghiệp ở Việt Nam là “tiền mặt) TK - 111. Tài khoản 111 - “tiền mặt” phản ánh tình hình tăng giảm tồn qũy tiền mặt tại qũy các đơn vị. Việc hạch toán trên tài khoản này phải tuân theo các nguyên tắc sau: Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt ngân phiếu vàng bạc kim đá qúy thực tế nhập xuất qũy. - Mọi khoản thu chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc có chứng từ nhập, xuất (với vàng bạc đá qúy) và có đủ chữ ký của người giao, người nhận, người cho phép nhập xuất qũy. - Hàng ngày thủ qũy phải thường xuyên kiểm kê số qũy thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của số qũy, số kế toán. Kết cấu và nội dung tài khoản 111. Bên nợ: - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất. - Số thừa qũy phát hiện khi kiểm kê. Bên có: - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất qũy - Số thiếu hụt khi kiểm kê. Dư nợ: - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ, vàng bạc... hiện còn tồn qũy. Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2. - 1111 Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) - 1112 Ngoại tệ (quy đổi theo tiền Việt Nam) - 1113 Vàng bạc, đá qúy (theo giá trị thực tế0 Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan. 3-/ Chứng từ sử dụng để hạch toán. a. Phiếu thu (MS 01 - TT) b. Phiếu chi (MS 02 - TT) c. Ngoài phiếu thu, phiếu chi để hạch toán tài khoản 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm theo vào phiếu thu hoặc phiếu chi như: phiếu đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy, bảng kiểm kê qũy. 4-/ Hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt trên TK 111 * Hạch toán các khoản thu chi bằng tiền Việt Nam a. Hạch toán các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt Nợ TK 111 (1111) Số tiền nhập qũy Có TK 512 Số tiền bán sản phẩm, dịch vụ Có TK 112 Rút thời gian ngắn hạn Có TK 131 Thu tiền của người mua Có TK 136 Các khoản thu từ nội bộ. Có TK 138 Các khoản phải thu, cho vay, mượn đã thu được Có TK 141Thu tiền tạm ứng thừa. Có TK 144 Thu hồi các khoản ký cược, ký qũy Có TK 711 Thu từ các hoạt động tài chính. Có TK 721 Các khoản thu bất thường Có TK 3381 Sổ kiểm kê thừa chưa rõ nguyên nhân v.v... b. Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt Nợ TK 112 Gửi tiền vào TK tại ngân hàng Nợ TK 331 Đặt trước hoặc trả nợ cho các nhà cung cấp. Nợ TK 136 Chi hộ, ứng trước cho đơn vị nội bộ. Nợ TK 144 Xuất ký cược, ký qũy. Nợ TK 138 Các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, các khoản tiền thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Nợ TK 141 Tạm ứng cho công nhân viên Nợ TK 142 Các khoản chi phí trả trước. Nợ TK 151, 152, 153, 156 Mua vật tư hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nợ TK 611 Mua vật tư hàng hóa (phương pháp kiểm kê định kỳ) Nợ TK 211, 213, 241 Chi XDCB, mua sắm TSCĐ. Nợ TK 311, 315 Thanh toán tiền nợ vay đến hạn Nợ TK 333 Nộp thuế và các khoản khác. Nợ TK 334 Thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động v.v... Có TK 111 (1111) Số tiền mặt thực xuất qũy. Để góp phần thúc đẩy sản xuất, mở rộng lưu thông hàng hóa và dịch vụ, khuyến khích phát triển nền kinh tế quốc dân, động viên một phần thu nhập của người tiêu dùng vào ngân sách Nhà nước với việc ra đời của luật thuế giá trị gia tăng được áp dụng từ ngày 1/1/99 theo luật số 02/1997/QH, tại các doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán thuế giá trị gia tăng tùy thuộc vào đơn vị đó là đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế hay phương pháp trực tiếp TK 113, TK 3331 được sử dụng để theo dõi thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra cho doanh nghiệp là đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. * Hạch toán thu, chi ngoại tệ Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, khi phát sinh các nghiệp vụ về thu, chi ngoại tệ, kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng”. Ngân hàng Việt Nam. Ngoài ra, nguyên tệ phải được theo dõi chi tiết trên TK 007 - “Ngoại tệ các loại” theo từng TK “tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”, “Tiền đang chuyển” và trên sổ kế toán chi tiết công nợ phải thu, phải trả. Đối với nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí, doanh thu, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định... Tại thời điểm phát sinh phải quy đổi theo giá mua thực tế của ngân hàng để ghi sổ. Đối với những đơn vị có nhiều nghiệp vụ phát sinh phải quy đổi theo giá mua thực tế của ngân hàng để ghi sổ. Đối với những đơn vị có nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, cần xác định tỷ giá hạch toán để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các tài khoản thuộc công nợ phải thu, công nợ phải trả. Tốt nhất nên sử dụng giá mua thực tế của Ngân hàng làm tỷ giá thực tế được hạch toán vào TK 413 - “Chênh lệch tỷ giá”. Đồng thời, cuối kỳ tiến hành đánh giá lại số dư của các TK nói trên theo tỷ giá mua của Ngân hàng với tỷ giá phản ánh trên sổ kế toán cũng để số dư trên báo cáo tài chính, đến kỳ sau ghi bút toán ngược để xóa số dư. Về nguyên tắc, số dư cuối kỳ TK 413 được dùng để bù đắp thiếu hụt cho chênh lệch tỷ giá ở kỳ sau hoặc niên độ kế toán tiếp theo (trong trường hợp không lập dự phòng giảm giá ngoại tệ) nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp không ăn vào vốn. Tuy nhiên, tùy theo quy định cụ thể của chế độ tài chính, trong từng thời kỳ khác nhau, phần chênh lệch này có thể được xử lý coi như thu hoặc chi về hoạt động tài chính hoặc ghi tăng vốn kinh doanh. Trường hợp các đơn vị có ít nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì có thể không dùng tỷ giá hạch toán mà sử dụng tỷ giá thực tế mua vào của Ngân hàng tại thời điểm phát sinh. Khi tỷ giá thay đổi, phải điều chỉnh kịp thời và phản ánh vào TK 413 như trên. Riêng đối với các đơn vị chuyên kinh doanh ngoại tệ, mọi nghiệp vụ mua bán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua thực tế phải trả. Mọi khoản chênh lệch giữa tỷ giá mua và tỷ giá mua thực tế phải trả. Mọi khoản chênh lệch giữa tỷ giá mua và tỷ giá bán ngoại tệ được hạch toán vào thu hoặc chi của hoạt động tài chính. * Phương pháp hạch toán ngoại tệ cụ thể như sau: a. Các nghiệp vụ phát sinh tăng ngoại tệ. - Doanh thu bán hàng, cung cấp lao vụ, dịch vụ Nợ TK 111 (112) Doanh thu tính theo tỷ giá hạch toán Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch do quy đổi tỷ giá Có TK 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp Có TK 511 Doanh thu theo tỷ giá thực tế (giá chưa có thuế giá trị gia tăng). Số thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp được xác định như sau: - Thu tiền người mua còn nợ (theo tỷ giá hạch toán) Nợ TK 111 (1112) Có TK 131 - Mua ngoại tệ bằng tiền Việt Nam Nợ TK 111 (1112) Quy đổi theo tỷ giá hạch toán Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch tỷ giá Có TK 1111, 1121, 331 Số tiền chi mua thực tế - Thanh toán các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ Nợ TK 111 (1112) Tính theo tỷ giá hạch toán Có các TK liên quan (131, 136, 141, 144, 138...) - Cuối kỳ, nếu tỷ giá ngoại tệ tăng Nợ TK 111 (1112) Có TK 413 Phần chênh lệch tăng b. Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm ngoại tệ - Xuất mua vật tư, hàng hóa Nợ TK liên quan (151, 152, 153, 156, 211, 133...) Tính theo tỷ giá thực tế. Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lêch Có TK 111 (1112) Ngoại tệ xuất tính theo tỷ giá hạch toán - Xuất bán ngoại tệ Nợ TK 111 (1111), 112 (1121), 131 Giá bán thực tế Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch Có TK 111 (1112) Số ngoại tệ xuất bán theo tỷ giá hạch toán - Trả vốn góp liên doanh bằng ngoại tệ Nợ TK 411 Tính theo tỷ giá thực tế Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch Có TK 111 (1112) Số chỉ trả tính theo tỷ giá hạch toán. - ứng trước cho nhà cung cấp, chi trả tiền vay, nợ; Nợ các TK liên quan 331, 311, 315, 341 ... Có TK 111 (1112) Số chi trả theo tỷ giá hạch toán - Cuối kỳ nếu tỷ giá ngoại tệ giảm Nợ TK 413 Có TK 111 (1112) Lưu ý: Số nguyên tệ tăng, giảm phải được ghi ở TK 007 + Khi thu: Nợ 007 + Khi chi: Có 007 5-/ Hạch toán nhập, xuất vàng bạc, kim loại, đá qúy Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến vàng bạc, kim loại qúy hiếm sẽ được theo dõi trên TK 111 (1113); còn với đơn vị kinh doanh vàng bạc, đá qúy thì không phản ánh ở TK này mà phản ánh ở TK 156. Giá của vàng bạc, đá qúy được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán). Các loại vàng bạc, đá qúy nhập theo giá nào thì xuất theo giá đó. Khi tính giá xuất, có thể sử dụng giá bình quân gia quyền hay giá thực tế từng lần nhập (nhập trước, xuất trước hoặc nhập sau, xuất trước). Tuy nhiên do vàng bạc, đá qúy có giá trị cao và thường có tính tách biệt nên tốt nhất khi hạch toán, cần sử dụng phương pháp đặc điểm riêng. Theo phương pháp này, khi mua vàng bạc, đá qúy cần có các thông tin như ngày mua, số tiền phải trả, tên người bán, đặc điểm vật chất, (kích cỡ, trọng lượng, mẫu mã, màu sắc, độ tuổi...) - Đối với các nghiệp vụ tăng vàng bạc, đá qúy, ghi: Nợ TK 111 (1113) Số vàng bạc, đá qúy tăng theo giá thực tế. Có TK 111 (1111), 112 (1121) Số tiền chi mua thực tế. Có TK 511 Doanh thu bán hàng thực tế Có TK 144, 138 Thu hồi các khoản ký cược, ký qũy, cho vay Có TK 411 Nhập góp vốn liên doanh, tăng thưởng, cấp phát. ............................. IV-/ Hạch toán tiền gửi ngân hàng. Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải gửi vào ngân hàng (hoặc kho bạc hay Công ty tài chính). Khi cần chi tiêu, doanh nghiệp phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền. Việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng đòi hỏi phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy). Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản tiền gửi là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bảng sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi...). Hàng ngày, khi nhận được chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Mọi sự chênh lệch phải thông báo kịp thời. Nếu cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân thì chuyển vào bên Nợ TK 138 hoặc bên Có TK 338 (lấy số liệu Ngân hàng làm chuẩn). Sang tháng sau, khi tìm được nguyên nhân sẽ điều chỉnh. Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của tiền gửi Ngân hàng (kho bạc hay Công ty tài chính), kế toán sử dụng TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng”. Bên Nợ: - Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng - Các khoản chênh lệch so với Ngân hàng chưa rõ nguyên nhân. Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng ra và số chênh lệch so với Ngân hàng chưa rõ nguyên nhân Dư Nợ: Số tiền hiện còn gửi lại Ngân hàng TK 112 gồm 3 tiểu khoản: 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng bạc, đá qúy Phương pháp hạch toán trên TK 112 tương tự với TK 111 đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, có một vài khác biệt sau: - Số lợi tức về tiền gửi được hưởng. Nợ TK liên quan (111, 112) Có TK 711 - Số chênh lệch so với số liệu của Ngân hàng đến cuối tháng chưa xác định được nguyên nhân. + Nếu số liệu Ngân hàng lớn hơn số liệu của kế toán Nợ TK 112 Có TK 338 (3381) Sang tháng sau, khi đã xác định được nguyên nhân, tùy theo từng trường hợp ghi: Nợ TK 3381 Số chênh lệch được xủa lý Có TK 112 Nếu do Ngân hàng ghi nhầm Có các TK liên quan (511, 131, 711, 721...) Nếu do kế toán ghi thiếu. + Nếu số liệu Ngân hàng nhỏ hơn số liệu kế toán, ghi số chênh lệch: Nợ TK 138 Có TK 112 - Khi xác định được nguyên nhân Nợ TK 112 Nếu do Ngân hàng ghi thiếu Nợ các TK liên quan (511, 711, 721, 331...) Nếu do kế toán doanh nghiệp ghi thừa. Có TK 138 (1381) Xử lý số chênh lệch V-/ Hạch toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc hoặc đã gửi qua Bưu điện để chuyển cho Ngân hàng hay người được hưởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo hay bảng sao kê của Ngân hàng. Theo quy định, các loại tiền Việt Nam và ngoại tệ sau đây được hạch toán vào tiền đang chuyển (đang trong thời gian làm thủ tục thanh toán, chuyển khoản). - Thu tiền mặt, séc, ngân phiếu nộp thẳng cho Ngân hàng. - Chuyển tiền qua Bưu điện để cho Ngân hàng hay các đối tượng khác. - Thu tiền hàng nộp thuế ngay cho Kho bạc Nhà nước, không nhập qũy (giao tay ba giữa doanh nghiệp, người mua và kho bạc). Các khoản tiền đang chuyển được theo dõi trên TK 113 - Tiền đang chuyển. Bên Nợ: Các khoản tiền đang chuyển tăng thêm trong kỳ Bên Có: Số tiền đang chuyển đã đến tay đối tượng được hưởng. Dư Nợ: Số tiền đang chuyển còn đang trong thời gian làm thủ tục. TK 113 gồm 2 tiểu khoản 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ. Phương pháp hạch toán cụ thể như sau: - Thu tiền hàng, tiền nợ, tiền ứng trước của người mua ... bằng tiền mặt, bằng séc không nhập qũy mà nộp thẳng vào Ngân hàng, chưa nhận được báo Có. Nợ TK 113 Có TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 131 Thu nợ người mua hoặc tiền ứng trước. - Xuất tiền mặt gửi vào Ngân hàng hay chuyển qua Bưu điện nhưng chưa nhận được giấy báo của Ngân hàng hay người được hưởng. Nợ TK 113 Có TK 111 - Chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi vào Ngân hàng đến cho đối tượng khác nhưng chưa nhận được giấy báo hay bảng sao kê của Ngân hàng. Nợ TK 113 Có TK 112 - Nhận được giấy báo của Ngân hàng, của Bưu điện số tiền đang chuyển trong kỳ. Nợ TK 112 Chuyển vào TK tiền gửi tại Ngân hàng Nợ TK 331 Thanh toán hoặc đặt trước cho người cung cấp Nợ TK 311, 315 Thanh toán tiền vay, nợ Có TK 113 Số tiền đang chuyển đã đến tay người nhận. VI-/ Sổ sách hạch toán vốn bằng tiền. Tổ chức sổ kế toán là biểu hiện sự tổ chức hệ thống sổ kế toán để thực hiện các công việc kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lượng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ... sao cho đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán. Mỗi một doanh nghiệp phải tự lựa chọn và mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức sổ kế toán quy định thực hiện ghi chép đúng quy định từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc niên độ kế toán. Hiện tại chế độ kế toán nước ta quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán: Hình thức nhật ký chung, hình thức nhật ký sổ cái, hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức có trình tự ghi chép mẫu sổ, ưu nhược điểm khác nhau nhưng em xin trình bầy sổ sách hạch toán vốn bằng tiền theo hình thức chứng từ ghi sổ. 1-/ Ưu nhược điểm của hình thức chứng từ ghi sổ. - Ưu điểm: Có thể vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp, thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính. - Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lặp nhiều. 2-/ Nguyên tắc hạch toán Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, các chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính để lập các báo cáo tài chính. 3-/ Sổ sách để hạch toán Bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết. 4-/ Trình tự ghi sổ Sơ đồ trình tự kế toán vốn bằng tiền theo hình thức chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc: - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo nợ, giấy báo có Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 111, 112, 113 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu phần II tình hình tổ chức và hạch toán vốn bằng tiền tại tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương A-/ Đặc điểm chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương: 1-/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Ngày 13/8/1970, theo quyết định của Bộ Ngoại thương, cục kho vận kiêm Tổng công ty vận tải ngoại thương được tách thành hai đơn vị Cục kho vận kiêm Tổng công ty giao nhận Ngoại thương và Tổng công ty vận tải Ngoại thương. Ngày 24/4/1976 theo quyết định của Bộ Ngoại thương được đổi tên thành Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thương. Công ty có tên giao dịch quốc tế là Việt Nam foreign trade forwading and warehousing corpration với tên tắt là Vietrans. Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thương được Bộ Thương mại xác định là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng (Viet combank) và có con dấu riêng để giao dịch, đóng trụ sở chính tại 13 Lý Nam Đế Hà Nội, có chi nhánh là Công ty giao nhận kho vận Ngoại thương Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, TP. HCM, Ban giao nhận Nghệ Tĩnh. Công ty có chức năng cụ thể là: Tổ chức chuyên chỉ hàng hoá bằng đường biển đường sông, đường sắt đường bộ, đường không, tiến hành các dịch vụ vận tải, giao nhận, gói hàng lưu kho bảo quản, chia hàng lẻ, tổ chức chuyên chở hàng nước ngoài quá cảnh lãnh thổ Việt Nam, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế, thương mại thông qua việc lựa chọn các phương thức vận tải hợp lý trên lãnh thổ Việt Nam và lãnh thổ các nước ngoài, ngoài ra Công ty còn mở rộng quan hệ liên kết liên doanh trong nước và nước ngoài trong công tác giao nhận vận chuyển bảo quản hàng hoá xuất nhập khẩu hàng quá cảnh, kho ngoại quan xí nghiệp liên doanh Bông Sen LOTUS tự làm hoặc nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, làm đại lý cho các hàng tàu nước ngoài theo các hợp đồng đại lý tiến hành kinh doanh vận tải Công ty và dịch vụ chuyển phát nhanh, bảo đảm thực hiện đúng đắn chế độ chính sách và pháp luật Nhà nước đảm bảo tính hiểu quả trong kinh doanh. Công ty phải xây dựng kế hoạch và tổ chức và thực hiện các dịch vụ kinh doanh của Công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và hoạt động kinh doanh của Công ty. Bảo đảm việc bảo toàn vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn đảm bảo tự trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý theo đúng chế độ và có hiệu quả giữa các nguồn vốn đó làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Mua sắm xây dựng bổ xung và thường xuyên cải tiến hoàn thiện các phương tiện vật chất kỹ thuật của Công ty hoặc thông qua các liên doanh liên kết để thực hiện việc giao nhận chuyên chở hàng hoá bằng các phương thức tiên tiến hợp lý, trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở chuyển tải lưu kho bãi giao nhận hàng hoá đảm bảo cho khách hàng thuộc phạm vi trách nhiệm của Công ty. Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ giao nhận kho vận kiến nghị cải tiến biểu cước, giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo cơ chế hiện hành, đề ra các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi giữa đôi bên khi ký kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng đem công việc đến để củng cố và nâng cao tín nhiệm của Vietrans trên thị trường quốc tế. Bằng n._.