Tổ chức hạch toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải

ình quản lý vật liệu tức là doanh nghiệp phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất, tự tìm ra nguồn thu vật liệu đến khi được thị trường tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo việc bảo toàn, tăng tốc độ chu chuyển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, cải thiện đời sống cho người lao động và doanh nghiệp có lợi nhuận để tích luỹ, mở rộng sản xuất. Sau một thời gian thực tập tại công ty, Công trình và Thương mại Giao thông vận tải, là một công ty nhà nước chuyên xây dựng các công trình giao thông , nhận thấy rõ tầm quan trọng của vật liệu, được sự hướng dẫn nhiệt tình của các cô chú phòng kế toán của công ty, và thầy giáo hướng dẫn, em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài “Tổ chức hạch toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải. Đề tài gồm 3 phần: Phần I : Cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán kế toán vật liệu đối với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán vật liệu tại công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải. Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải . Do sự hạn chế về trình độ và thời gian nên bản chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong được sự giúp đỡ, góp ý bổ sung của các thầy cô giáo và các cán bộ tập thể công ty để bản báo cáo thực tập của em thiết thực với thực tế. Phần II Lý luận chung về Hạch toán vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất 2.1. ý nghĩa và sự cần thiết phải tổ chức công tác hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: 2.1.1. Tầm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất + Vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá - một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định, trong quá trình đó vật liệu lại thay đổi toàn bộ hình thức, vật chất ban đầu và giá trị của vật liệu được chuyển dịch một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đối với các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ bản...) vật liệu là yếu tố vật chất quan trọng, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày một cao của xã hội. Việc quản lý chặt chẽ vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc phấn đấu giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Chính vì vậy tổ chức công tác kế toán vật liệu là không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. 2.1.2. Yêu cầu của việc quản lý vật liệu, trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Vật liệu, là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lao động, thường xuyên biến động.. Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua nguồn vật liệu và xuất dùng cho sản xuất. Mỗi loại sản phẩm sản xuất ra được sử dụng từ nhiều thứ, loại nguyên vật liệu khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu thường xuyên hiếu động trên thị trường. Bởi vậy để tăng cường công tác quản lý vật liệu phải được theo dõi chặt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng tới chất lượng, giá trị sản phẩm sản xuất ra. Cụ thể yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là: - Trong khâu thu mua: phải quản lý về khối lượng, quy cách đúng chủng loại và chất lượng, giá mua, chi phí thu mua của vật liệu phải được phản ánh đầy đủ và chính xác, kế hoạch mua vật liệu phải đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Trong khâu bảo quản để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh. - Trong khâu sử dụng vật liệu: phải thực hiện tốt định mức tiêu hao. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi nhằm phát huy hiệu quả sử dụng vật liệu, nâng cao chất lượng và có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Đồng thời phải thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất, đó cũng là cơ sở làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. - Trong khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được mức tối đa, tối thiểu. 2.1.3. Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: * Vai trò của hạch toán kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu: Đối với kế toán việc thường xuyên theo dõi vật liệu về mặt giá trị, việc hạch toán đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ sẽ đưa ra những số liệu kế toán giúp người quản lý có một định hướng chính xác trong quá trình chỉ đạo sản xuất. Việc hạch toán kế toán vật liệu chính xác, kịp thời (chất lượng của công tác kế toán) sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc tập hợp chi phí và tính giá thành hay quyết định tới quá trình kinh doanh là tốt hay xấu. Việc dùng thước đo tiền tệ để giám đốc quá trình thu mua, dự trữ, tiêu hao vật liệu... sẽ phát hiện ngăn ngừa kịp thời tình trạng ứ đọng, mất mát, hao hụt vật liệu, xử lý được những trường hợp sử dụng lãng phí vật liệu, tiết kiệm được chi phí không cần thiết trong các quá trình trên. Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp chiếm từ 70% - 90% trong giá thành sản phẩm, ngoài ra nó còn là một bộ phận quan trọng trong tổng số tồn kho của doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử dụng tốt sẽ tạo cho các sản phẩm đầu ra có chất lượng tốt để tiêu thụ. Vì vậy trong suốt quá trình luân chuyển, việc quản lý chặt chẽ số lượng vật liệu mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề ra đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ sau: *Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho. Kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất. * áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán hàng tồn kho, thực hiện đầy đủ, kịp thời chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi chép phân loại tổng hợp, số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp những số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Thực hiện hạch toán hàng tồn kho đúng chế độ, đúng phương pháp quy định sẽ đảm bảo yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. * Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán chính xác số lượng, giá trị vật liệu thực tế đã đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất. Phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào đúng đối tượng đã sử dụng. * Thực hiện kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo, tiến hành phân tích kinh tế, tình hình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý. Như vậy tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần thúc đẩy cung ứng kịp thời đồng bộ vật liệu cần thiết cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. 2.1.4. Phân loại, đánh giá vật liệu 1. Phân loại vật liệu : Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm nhiều loại với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ, loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò trong quá trình sản xuất kinh doanh, và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: * Nguyên vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm kể cả bán thành phẩm mua vào như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản; bông trong các nhà máy sợi; vải trong các doanh nghiệp may * Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho hoạt động của công nhân viên chức như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhơn, bao bì, vật liệu đóng gói, xà phòng, giẻ lau... - Nhiên liệu:là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt v.v. Phụ tùng thay thế: là những thứ dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu, thiết bị cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài như ( phôi bào, vải vụn, gạch sắt…) Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư, đặc chủng.v.v… Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. Việc phân chia này doanh nghiệp dựa trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật tư trong đó vật liệu được chia thành các nhóm, loại thứ và lập sổ danh điểm vật tư bằng hệ thống ký hiệu để thay thế tên gọi, nhãn hiệu này gọi là danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp trong công tác quản lý vật liệu. Sổ danh điểm vật tư Danh điểm Nhóm VL Danh điểm VL Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Quy cách 1 2 3 4 5 6 2.1.5.Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Theo qui định, vật liệu được tính theo giá thực tế ( giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT( nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). 2.1.5.1. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu được xác định như sau: - Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm: giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên...) trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế bao gồm: giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: giá thực tế là giá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ... cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Đối với vật liệu nhận từ các đơn vị, tổ chức cá nhân, tham gia góp vốn liên doanh thì giá thực tế vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh quy định. - Với phế liệu: Được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được) 2.1.52. Đánh giá vật liệu theo giá xuất kho: Khi xuất dùng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của vật liệu xuất cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Việc tính toán giá thực tế của vật liệu xuất có thể được tính theo nhiều phương pháp, tuỳ theo từng điều kiện và phương pháp kế toán của từng doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp tính cho phù hợp. * Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu dụng cụ tồn đầu kỳ. Giá thực tế VL xuất trong kỳ = Số lượng VL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ Trong đó: Đơn giá kinh tế bình quân tồn đầu kỳ = Tổng số giá thực tế tồn đầu kỳ Số lượng VL tồn đầu kỳ * Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá vật liệu được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế  VL xuất = Đơn giá thực tế bình quân x Số lượng vật liệu xuất Sử dụng phương pháp này sẽ cho kết quả chính xác hơn phương pháp tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ nhưng khối lượng công việc tính toán nhiều đòi hỏi trình độ cao. * Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập vào số lượng xuất kho theo từng lần. * Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kì chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. * Tính theo giá nhập sau - xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối, sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kì. * Phương pháp hệ số giá: Trong THDN sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu. Hệ số giá VL = Giá thực tế VL + Giá thực tế VL nhập trong kỳ đầu kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu tháng + Giá hạch toán VL nhập trong tháng Sau đó tính theo giá thực tế xuất kho: Giá thực tế VL xuất kho = Giá hạch toán xuất kho x Hệ số giá Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá VL có thể tính riêng cho từng thứ nhóm hoặc cả loại vật liệu. Mỗi phương pháp tính giá thực tế VL xuất kho nêu trên có nội dung, ưu nhược điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình độ của các bộ phận kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp tính, đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán. 2.1.6 Quy trình Hạch toán chi tiết VL: 2.1.6.1. Chứng từ sử dụng: Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết VL phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ VL và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐKT ngày 01-11-1995 của bộ trưởng Bộ TC, các chứng từ kế toán về VL bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước trong các doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)... và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ, theo đúng quy định của mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ kế toán về VL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời các bộ phận, cá nhân có liên quan. 2.1.6.2. Sổ kế toán chi tiết VL: Để kế toán chi tiết VL, tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư Sổ (thẻ) kho (mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng N-X-T kho của từng thứ VL - CCDC theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số VL sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình N-X-T hàng ngày về mặt số lượng. Thủ kho được dùng để thanh toán ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Còn số (thẻ) kế toán chi tiết, số đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng ngày N-X-T kho VL - về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất, các bảng luỹ kê tổng hợp N-X-T kho VL phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 2.2 Hạch toán chi tiết VL: Việc ghi chép, phương án của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: 2.2.1. Phương pháp thẻ song song: Nội dung của phương pháp thẻ kho: * ở kho: việc ghi chép tình hình N-X-T kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhập chứng từ nhập, xuất VL, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tiền khi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ (hoặc do kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ VL cho phòng kế toán. * ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL để ghi chép tình hình N-X-T kho theo chi tiết hiện vật và giá trị. Cơ sở để ghi sổ (thẻ) chi tiết VL là các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên sau khi cũng đã được kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ. Sổ chi tiết VL có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết VL vào bảng kê tổng hợp N-X-T kho VL theo từng nhóm, loại VL ... Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết VL theo phương pháp thẻ song song (1) (1) Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL (2) (4) (3) Bảng tổng tổng hợp N - X - T kho VL Kiểm tra đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi chú: Với cách ghi chép và kiểm tra đối chiếu như trên, phương pháp thẻ song song có ưu nhược điểm sau: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Phương pháp thẻ song song được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại VL, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) N-X ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sổ chi tiết vật liệu - Ngày lập sổ: - Tên - Đơn vị tính: Danh điểm: CT Nhập Xuất Tồn S N Diễn giải SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 2.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: * ở kho: theo phương pháp số đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song. * ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình N-X-T của từng thé VL theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ VL trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết VL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sổ thẻ kho Chứng từ xuât Chứng từ nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Ghi chú: Đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Sổ đối chiếu luân chuyển có ưu, nhược điểm sau: - Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm hết do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. Phương pháp này áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ N-X không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi kế toán tình hình N-X hàng ngày. 2.2.3 Phương pháp sổ số dư: * ở kho : Thủ kho vẫn dùng thẻ kho và ghi chép tình hình N-X-T kho VL về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi số tiền kho đã tính được trên thẻ kho (về lượng) vào sổ số dư - cột số lượng. * ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để ghi sổ tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Trước hết căn cứ vào chứng từ nhập - xuất, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ các bảng kê này lập bảng tổng hợp N-X-T kho theo từng nhóm loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng ghi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật liệu công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị đỏ ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp N-X-T và số liệu của kế toán tổng hợp. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết VL theo phương pháp sổ số dư ở sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết VL theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Ghi chú Phương pháp sổ số dư có ưu, nhược điểm sau: - Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. - Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nêu qua số liệu kế toán không thể biết trước số liệu có và tình hình tăng giảm của từng thứ VL mà phải xem xét số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra, việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn. Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập - xuất) về nhập xuất VL diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình N-X-T kho, yêu cầu và trình tự quản lý trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. 2.2. Hạch toán thu mua và nhập - xuất VL: VL là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng hoá tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp KKĐK. - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, giá thường xuyên, liên tục tình hình N-X-T kho các loại vật liệu công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá... Trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ N-X hàng của kho. Như vậy việc xác định giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, ôtô... - Phương pháp KKĐK hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phương án giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị VL xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp, không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế VL tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy trên tài khoản kế toán tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối tượng, các nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất sản phẩm, cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp... Hơn nữa trên tài khoản kế toán tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ô... (nếu có). Phương pháp KKĐK được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. Như vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp tiến hành kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và KKĐK không có gì khác nhau. Mà sự khác nhau ở đây là ở góc độ kế toán tổng hợp, ở việc mở các tài khoản, sổ kế toán để theo dõi tình hình N-X và xác định giá trị hàng tồn kho trên các tài khoản. A/ Hạch toán tổng hợp VL theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1. Tài khoản kế toán sử dụng: * TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để ghi chép số liệu có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 152 có kết cấu như sau: TK 152 - Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị - Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho - Giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (theo phương pháp KKĐK) - Chiết khấu hàng mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại - Kiểm kê giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ: giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2, cấp 3... để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. TK 152 - Nguyên vật liệu 1521 - Nguyên vật liệu chính 1522 - nguyên vật liệu phụ 1523 - Nhiên liệu 1524 - Phụ tùng thay thế 1526 - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản 1528 - Vật liệu khác * TK 331 - Phải trả người bán. TK này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. TK 331 có kết cấu như sau: TK 331 - Số tiền đã thanh toán cho người bán và người nhận thầu - Số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu - Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng. - Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. - Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của sổ hàng về chưa có hoá đơn khi có hoá đơn hoặc thông báo chính thức. - Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả - Số tiền ứng trả trước cho người bán, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá lao vụ - Dư cuối kỳ (nếu có): số tiền đã ứng trả trước hoặc trả thừa cho người bán, người nhận thầu - Dư cuối kỳ: số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu. TK 331 được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán, người nhận thầu. Khi lập bảng CĐKT số dư chi tiết bên nợ được ghi vào chỉ tiêu trả trước cho người bán (mã số 132), số dư chi tiết bên có được ghi vào chỉ tiêu phải trả cho người bán (mã số 313). * TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường TK này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp. TK 151 có kết cấu như sau: TK 151 - Giá trị hàng đang đi đường. - Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ (phương pháp kiểm kê ._.định kỳ) - Giá trị hàng đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao các đối tượng sử dụng hay khách hàng. - Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ (theo phương pháp KKĐK) SDCK: giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho (giá mua có VAT, hoặc không có VAT) Từ 1/1/99 luật thuế giá trị gia tăng (VAT) được ban hành. Thuế giá trị gia tăng được tính trên phần gia tăng của hàng hoá dịch vụ từ khâu sản xuất đến khâu tiêu dùng. Thuế giá trị gia tăng được chia làm 2 loại: đầu vào, đầu ra. * TK 133 TK 133 phản ánh thuế giá trị gia tăng phải nộp, 2 TK cấp 2 là: TK 1331: thuế giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ. TK 1332: thuế giá trị gia tăng B) Hạch toán tổng hợp VL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 1. Tài khoản kế toán sử dụng: * TK 152, 153: khác với phương pháp kê khai thường xuyên, đối với các DN kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 152, 153 (cả TK 151) không dùng để theo dõi tình hình nhập-xuất trong kỳ mà chỉ dùng để cuối kỳ kết chuyển giá trị thực tế VL & hàng mua đang đi đường vào TK 611 - mua hàng - TK 611 - mua hàng: TK này dùng để phá giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào sản xuất dùng trong kỳ. Tài khoản mua hàng có kết cấu như sau: TK 611 - Kết chuyển giá thực tế vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ - giá thực tế vật tư, hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ - giá thực tế vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ - giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ. - giá thực tế hàng hoá đã gửi bán chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ. TK 611 không có số dư và được mở thành 2 TK cấp 2: - 6111: mua NVL - 6112: mua hàng hoá Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các TK liên quan khác như phương pháp KKTX 2. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: 2.1. Căn cứ giá thực tế VL hàng mua đang đi đường tồn cuối kỳ trước để kết chuyển vào TK 611(1) lúc đầu kỳ này. Nợ TK 611(1) Có TK 152, 153, 151 2.2. Trong kỳ khi mua VL căn cứ hoá đơn và các chứng từ liên quan khác ghi sổ như sau: - Giá thực tế VL-CCDC nhập kho: Nợ TK 611(1) Có TK 111, 112, 141 - trả tiền ngay Có TK 331 chưa trả tiền Có TK 311, 341: mua bằng tiền vay - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng: Nợ TK 331 Có TK 611(1) - Giá trị hàng mua trả lại do không đúng với qui định trong hợp đồng Nợ TK 111, 112 (nếu thu lại ngay) Nợ TK 138(8) (chưa thu được ngay) Nợ TK 331 (trừ vào nợ) Có TK 611 (1) - Gía trị hàng mua trả lại - Khoản giảm giá hàng mua (do hàng mua không đúng qui cách, phẩm chất...) cũng được hạch toán tương tự: Nợ TK liên quan: 111, 112, 138(8), 331 Có TK 611(1): số giảm giá 2.3. Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê VL - CCDC, kế toán xác định giá thực tế VL - CCDC xuất dùng trong kỳ như sau: = + - Để xác định được giá trị thực tế của số VL-CCDC xuất dùng cho từng nhu cầu đối tượng: cho sản xuất sản phẩm, mất mát, hao hụt... kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất. Các nghiệp vụ lúc cuối kỳ được ghi sổ như sau: - Kết chuyển giá thực tế VL-CCDC tồn cuối kỳ: Nợ TK 152, 153 Có TK 611(1) - Giá thực tế VL-CCDC xuất dùng cho SXKD, xuất bán: Nợ TK 621 - xuất cho SXKD Nợ TK 632 - xuất bán Có TK 611(1) - Giá thực tế VL-CCDC thiếu hụt, mất mát, căn cứ vào biên bản quyết định xử lý ghi: Nợ TK 138(1) Nợ TK 111 Nợ TK 334 Có TK 611(1) V. Các hình thức sổ kế toán 1. Nhật ký sổ cái: áp dụng: doanh nghiệp có qui mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ kế toán phát sinh ít, yêu cầu quản lý không cao, số lượng tài khoản sử dụng không nhiều, trình độ nghiệp vụ kế toán không cao và thường ghi sổ kế toán bằng tay. * Đặc điểm về sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hợp: Sử dụng sổ nhật ký, sổ cái, sổ kế toán tổng hợp vừa ghi theo trình tự thời gian vừa ghi theo hệ thống, sổ này là sổ kế toán quan trọng nhất. Sổ kế toán chi tiết: Sổ tiền mặt cung cấp, thanh toán thu chi, tiền, tồn. Sổ tài sản cố định cung cấp 3 thông tin: Loại TSCD, mã số, TSCD, nơi sản xuất công suất, thời gian đưa vào sử dụng, nơi sử dụng TSCD để phân bổ khấu hao, nguyên giá, thời gian khấu hao hoặc tỷ lệ khấu hao, mức khấu hao 1 năm, số khấu hao luỹ kế đến khi TSCD giảm để tính giá trị còn lại TSCD giảm, ngày tháng, ghi lý do. Sổ hoặc thẻ kho( dùng chung cho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá Cung cấp thông tin: nhập, xuất, tồn, căn cứ ghi là giá Nhập, xuất, chi phí số lượng. Sổ chi tiết NVL, CCDC, thành phẩm, hàng hoá: cung cấp 3 thông tin: N-X- T Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên: Chi phí sản xuất theo phân xưởng, theo sản phẩm, theo giai đoạn, công nghệ, chi tiết bộ phận cấu thành. Sổ chi tiết bán hàng: Số lượng, giá trị, thành phẩm, hàng hoá đã theo dõi từng loại mặt hàng. Sổ chi tiết phải trả người bán: Sổ chi tiết phải thu người bán Sổ chi tiết tiền vay: vay ngắn hạn, dài hạn Sổ chi tiết các khoản đầu tư, nguồn vốn Trình tự ghi sổ theo hình thức sổ cái + Căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra kế toán định khoản ghi vào nhật ký sổ cái, ghi hai phần: Nhật ký và sổ cái. + Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên và ngược lại: Mua hàng hoá, bán hàng. Để giảm bớt số dòng ghi trên sổ cái thì người kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại nhưng phải kèm theo chứng từ gốc sau đó ghi vào nhật ký sổ cái, mỗi bản tổng hợp ghi theo dòng. Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối kỳ kế toán tính ra sổ phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư cuối kỳ của các tài khoản, cuối kỳ khoá sổ kế toán của các sổ kế toán chi tiết, sau đó lập bảng chi tiết và đối chiếu số lượng với nhật ký sổ cái, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân. Trên cơ sở số liệu của nhật ký sổ cái của bảng tổng hợp chi tiết ta lập các báo cáo kế toán. Số tiền ghi ở phần nhật ký = Tổng phát sinh nợ _ Tổng phát sinh có của các tài khoản của các tài khoản Nhận xét: ưu điểm: đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, thuận lợi trong việc phân công lao động kế toán. Phù hợp với trình độ nhân viên kế toán không cao, thực hiện ghi sổ bằng tay Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, không thích hợp với doanh nghiệp có qui mô lớn, yêu cầu quản lý cao, số lượng tài khoản sử dụng nhiều, khó áp dụng vi tính vào kế toán. 2. Hình thức nhật ký chung áp dụng: Trong những doanh nghiệp có qui mô vừa, lớn, yêu cầu quản lý cao, số lượng tài khoản sử dụng nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao và thường thực hiện ghi sổ bằng máy tính. _ Đặc điểm về sổ: Sổ kế toán tổng hợp Nhật ký Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi theo trình tự kế toán phát sinh của các nghiệp vụ kế toán và các nghiệp vụ kế toán đã được định khoản, Sổ nhật ký đặc biệt chuyên dùng: là sổ kế toán tổng hợp ghi theo trình tự phát sinh của nghiệp vụ kế toán đã được định khoản chỉ sử dụng cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh thường xuyên và lặp lại. Vd: sổ nhật ký chi tiền mặt, sử dụng để chi tiền mặt, thu tiền mặt, thu tiền gửi ngân hàng, chi tiền gửi ngân hàng, mua hàng hoá, bán hàng hoá. Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để phân loại nghiệp vụ kế toán phát sinh theo các tài khoản, mỗi tài khoản sử dụng một hay nhiều lần trong sổ cái tài khoản 111- TM. Sổ kế toán chi tiết: Sổ Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: tương tự sổ chi tiết của hình thức nhật ký sổ cái * Trình tự ghi sổ kế toán: Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế toán qui định ghi trên chứng từ ghi sổ vào sổ nhật ký chung, mỗi nghiệp vụ ghi ít nhất 1 hoặc 2 dòng. Để giảm bớt số dòng ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán có thể lập bảng tổng hợp chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từng loại. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lặp lại, doanh nghiệp có thể sử dụng nhật ký đặc biệt, nếu sử dụng nhật ký đặc biệt thì các nghiệp vụ đã ghi vào nhật ký đặc biệt thì không phải ghi vào nhật ký chung. - Hàng ngày hoặc định kỳ chuyển số liệu từ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt sang sổ cái cho các tài khoản có liên quan. - Căn cứ vào chứng từ gốc để vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết là cuối kỳ kế toán thực hiện khoá sổ kế toán, tính ra số phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán. - Cuối kỳ trên các sổ số liệu hoặc thẻ kế toán chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu số liệu với sổ cái nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh. - Cuối kỳ lập bảng cân đối, số phát sinh, sau đó trên cơ sở số liệu của bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối kế toán phát sinh lập các báo cáo kế toán. 3. Hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng: Trình độ nhân viên kế toán cao, có thể áp dụng ghi sổ bằng tay hoặc bằng máy. * Đặc điểm về sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hợp: Chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán dùng để phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại, sau khi ghi xong kèm theo các chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ lại trở thành chứng từ để ghi vào sổ kế toán khác. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi trình tự thời gian, phát sinh của chứng từ ghi sổ đồng thời để quản lý chứng từ ghi sổ trong doanh nghiệp. Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để phân loại các hoạt động kinh tế phát sinh theo tài khoản từ đó cung cấp thông tin cho người quản lý, mỗi một tài khoản sử dụng một hay nhiều trang. Sổ kế toán chi tiết: tương tự sổ kế toán chi tiết của hình thức kế toán sổ cái. * Trình tự ghi sổ kế toán: Bước 1: Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán phân loại chứng từ sau đó lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại, chứng từ gốc đã vào chứng từ ghi sổ này thì không ghi vào chứng từ ghi sổ khác, các chứng từ gốc phải được đính kèm với các chứng từ ghi sổ, các chứng từ ghi sổ phải có chữ ký của người lập và kế toán trưởng. Bước 2: Vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, mỗi chứng từ ghi sổ ghi 1 dòng, từ số liệu của chứng từ ghi sổ ta vào sổ cái trong tài khoản có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu Cuối kỳ kế toán khoá sổ kế toán. Khoá sổ kế toán chi tiết sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết. Khóa sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ đăng ký ghi sổ và sổ cái tính ra số phát sinh tăng và số phát sinh giảm và số dư cuối kỳ của các tài khoản, đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh. - Lập bảng cân đối số phát sinh trên cơ sở số liệu của sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh, lập các báo cáo kế toán. 3. 4. Hình thức nhật ký chứng từ áp dụng trong các doanh nghiệp có qui mô lớn, yêu cầu quản lý cao, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, số lượng tài khoản sử dụng lớn, trình độ nhân viên kế toán cao và đồng đều. Đặc điểm của hình thức nhật ký chứng từ: Là tổng hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của bên có của một hay nhiều tài khoản kết hợp với việc phân tích, đối ứng nợ, với nhiều tài khoản khác. Kết hợp trong từng chứng từ ghi chép, vừa ghi theo trình tự thời gian, vừa ghi theo hệ thống ( sổ tiền mặt) Kết hợp trong cùng quá trình ghi chép, vừa kiểm tra tổng hợp, vừa kế toán chi tiết. Thường sử dụng những mẫu sổ ghi sẵn những quan hệ đối ứng và các chỉ tiêu kinh tế phục vụ cho việc báo cáo kế toán. Đặc điểm về sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hợp: Các nhật ký chứng từ ( ghi số liệu từ 1-10 ) Nhật ký chứng từ số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 ‘ Tiền mặt” ( phần chi) đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 2: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 ‘ Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 3: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 113 “ Tiền đang chuyển”đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 4: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các TK 331” Vay ngắn hạn ”; TK 342 “ Nợ dài hạn” đối ứng Nợ các TK liên quan. Nhật ký chứng từ số 5: Dùng để tổng hợp tình hình thanh toán công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp( Tài khoản 331- Phải trả người bán). Nhật ký chứng từ số 6: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 151- Hàng mua đang đi trên đường nhằm theo dõi tình hình mua vật tư, hàng hoá còn đang đi đường. Nhật ký chứng từ số 7: Dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, kinh đoanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các TK liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm TK 142, TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 334. TK 335, TK 338, TK 611, TK 621, TK 622, TK 627 và TK 631, TK 142, 2413, TK 335, TK 641, TK 642. Nhật ký chứng từ số 8: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 155, 156, 157. 159, 131, 511, 512, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 711, 721, 811, 821, 911. Nhật ký chứng từ số 9: Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 211- Tài sản cố định hữu hình; TK 212- Tài sản cố định thuê tài chính, TK 213- TSCD vô hình. Nhật ký chứng từ số 10: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 121, 128, 129, 136, 138, 139, 141, 144, 161, 221, 222, 228, 229, 244, 333, 336, 338, 344, 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 415, 461, mỗi tài khoản được ghi trên một tờ nhật ký chứng từ. VI. Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng VL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu 1.1- Phân tích tình hình cung cấp vật liệu Cung ứng vật tư là một giai đoạn quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Cung ứng vật tư nhiều, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn không có hiệu quả, nhưng ngược lại cung ứng không đầy đủ vật tư sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, việc xác định lượng vật liệu cần cung cấp là điều rất cần thiết. Để phân tích tình hình cung cấp vật liệu có thể sử dụng tỉ lệ phần trăm (%) hoàn thành kế hoạch cung cấp vật liệu từng loại: Tỷ lệ % hoàn thành KH Số lượng VL thực tế nhập kho trong kỳ cung ứng về khối lượng = ại i cần mua (theo kế hoạch trong kỳ) Kế hoạch sản xuất không chỉ phụ thuộc vào việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không mà còn chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của chất lượng vật liệu. Vật liệu có chất lượng tốt tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm cao. Để phân tích chất lượng vật liệu ta sử dụng chỉ tiêu chỉ số chất lượng: n n ồ (Mil x Sik) ồ (Mik x Sik) i=1 i=1 I chất lượng = ------------------- : -------------------- n n ồ Mil ồ Mik i=1 i=1 Trong đó Mil, Mik: khối lượng vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ thực tế và kế hoạch Sik: đơn giá vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch I chất lượng > 1 chứng tỏ chất lượng vật liệu thực tế nhập kho càng cao. Trong cung ứng vật tư thì ngoài yêu cầu về số lượng, chất lượng, yêu cầu về tính đồng bộ, kịp thời, về tiến độ và nhịp điệu về cung ứng cũng rất cần thiết. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh. Khi phân tích các yêu cầu này cần so sánh giữa kế hoạch và thực hiện, đặc biệt khi phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng có thể dùng đồ thị để biểu thị. 1.2- Phân tích tình hình dự trữ vật liệu Vật liệu là đối tượng lao động trong các doanh nghiệp sản xuất và là một phần quan trọng nhất trong tài sản dự trữ vì vật liệu đóng vai trò chính trong việc tạo ra thực thể vật chất của sản phẩm. Có thể nói vật liệu là điểm bắt đầu của một quá trình sản xuất. Vậy để quá trình sản xuất kinh doanh thực hiện liên tục không gián đoạn và có hiệu quả cao thì doanh nghiệp phải tiến hành dự trữ vật liệu. Lượng vật liệu dự trữ cho sản xuất phụ thuộc nhiều nhân tố khác nhau như: lượng vật liệu tiêu dùng bình quân, tình hình tài chính của doanh nghiệp, tính chất thời vụ của doanh nghiệp, thuộc tính tự nhiên của vật liệu... Để phân tích tình hình dự trữ vật liệu ở doanh nghiệp, cần so sánh số lượng vật liệu thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật liệu cần dự trữ theo định mức hoặc kế hoạch. Nếu dự trữ dưới định mức tối thiểu thì sẽ không thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách liên tục được và ngược lại, dự trữ cao hơn định mức dự trữ tối đa thì tất yếu dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn. Do vậy, mục tiêu của dự trữ vật liệu là đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành một cách liên tục, đồng thời đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm và có hiệu quả. Ngoài ra, để xem xét tình hình cung ứng và dự trữ có đảm bảo cho sản xuất hay không thì chúng ta có thể tính hệ số đảm bảo: Vật liệu dự trữ đầu kỳ và nhập về trong kỳ Hệ số đảm bảo = ---------------------------------------------------------- Số vật liệu cần dùng trong kỳ Hệ số này tính cho từng loại nguyên vật liệu, đặc biệt là với nguyên vật liệu không thể thay thế được. 1.3- Phân tích tình hình sử dụng vật liệu Sử dụng tiết kiệm vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành thường xuyên. Phân tích tình hình sử dụng vật liệu được tiến hành bằng cách so sánh tổng mức vật liệu sử dụng trong thực tế với kế hoạch (hay định mức). Tuy nhiên, tổng định mức sử dụng vật liệu tăng hay giảm, nhiều hay ít còn phụ thuộc vào kết quả sản xuất. Do đó, để đánh giá chính xác tình hình sử dụng vật liệu của doanh nghiệp thì cần phải liên hệ với kết quả sản xuất. Tỷ lệ % hoàn thành Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế kế hoạch sử dụng = ------------------------------------------------------- x100 vật liệu Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng kế hoạch Giá trị tổng sản lượng kế hoạch Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế Số tuyệt đối = vật liệu - vật liệu x --------------------------------------- sử dụng TT sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng kế hoạch Ngoài ra khi phân tích hiệu quả của công tác dự trữ vật liệu còn dựa vào chỉ tiêu hệ số quay kho vật liệu. Chỉ tiêu này được tính cho toàn bộ vật liệu cũng như từng loại vật liệu. Trị số chỉ tiêu này càng lớn thì hiệu quả sử dụng vật liệu càng cao và ngược lại. Hệ số Giá trị vật liệu sử dụng trong kỳ quay kho = --------------------------------------------- vật liệu Giá trị vật liệu tồn kho bình quân Trong đó, giá trị vật liệu tồn kho bình quân được tính bằng cách lấy lượng tồn kho đầu kỳ cộng với lượng tồn kho cuối kỳ rồi chia cho 2. 2- Vốn lưu động và sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lưu động và tài sản trong lưu thông. Vốn lưu động được phân bổ ở nhiều khâu, nhiều lĩnh vực và đồng thời chúng lại chu chuyển nhanh nên việc phân bổ và sử dụng hợp lý loại vốn này có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong quá trình sử dụng, đơn vị phải có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn lưu động bằng cách thường xuyên kiểm tra tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật tư, hàng hoá, các khoản nợ phải thu và các loại vốn bằng tiền. Doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện được sự bảo toàn vốn lưu động khi sử dụng có hiệu quả các loại tài sản lưu động nói trên. Như vậy, tổ chức hạch toán vật tư chặt chẽ, chính xác, hợp lý chính là tiền đề thúc đẩy việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Để bảo toàn, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động phải thường xuyên thu thập thông tin, nhạy bén với sự thay đổi của giá cả thị trường để kịp thời có các quyết định hợp lý. Thông thường ở các doanh nghiệp, chủng loại vốn lưu động rất phức tạp, biến động thường xuyên nên nếu không xử lý tốt các vấn đề nảy sinh như tìm nguồn hàng, phương thức vận chuyển... thì quá trình sản xuất có nguy cơ bị gián đoạn. Chính vì vậy, vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong điều kiện hiện nay ngày càng trở nên bức thiết. 3- Các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động 3.1- Chỉ tiêu chung Hiệu quả chung về sử dụng vốn lưu động được phản ánh qua chỉ tiêu sức sinh lời của vốn: Sức sinh lợi Lợi nhuận thuần của = ------------------------------------- vốn lưu động Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này phản ánh một đồng vốn lưu động tạo ra mấy đồng lợi nhuận thuần hay lãi gộp. Nếu sức sinh lợi của vốn lưu động tăng lên thì chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng lên và ngược lại. 3.2- Chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển vốn lưu động Đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Để xác định tốc độ luân chuyển của vốn lưu động người ta thường sử dụng các chỉ tiêu sau Số vòng quay Tổng số doanh thu thuần của = ----------------------------------- vốn lưu động Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này cho biết số vốn lưu động quay được bao nhiêu vòng trong kỳ. Nếu số vòng quay tăng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng và ngược lại. Đồng thời nó phản ánh khả năng sản xuất của vốn lưu động: một đồng vốn đem lại mấy đồng doanh thu. Thời gian một vòng quay Thời gian kỳ phân tích của = ----------------------------------------- vốn lưu động Số vòng quay của vốn lưu động Chỉ tiêu này thể hiện số ngày cần thiết để cho vốn lưu động quay được một vòng. Thời gian một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn. Ngoài ra khi phân tích có thể sử dụng chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm vốn lưu động. Hệ số này càng nhỏ chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao. Hệ số đảm nhiệm Vốn lưu động bình quân tham gia luân chuyển của = ------------------------------------------------------------- vốn lưu động Tổng số chu chuyển 4- Mối quan hệ giữa tăng cường quản lý trong công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Thông qua các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động như: số vòng quay của vốn lưu động, sức sinh lời, ta thấy rằng với một số vốn lưu động nhất định, hiệu quả sử dụng sẽ tăng lên khi doanh thu tăng lên và lợi nhuận tăng lên. Doanh thu và lợi nhuận biến đổi do ảnh hưởng của nhiều yếu tố trong đó có yếu tố vật liệu. Trước hết, vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm do đó tác động đến doanh thu cũng như lợi nhuận. Việc sử dụng vật liệu phải hợp lý và tiết kiệm được chi phí lại vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm. Đồng thời, vật liệu là một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất, đòi hỏi việc cung ứng và dự trữ vật liệu phải đảm bảo cả về số lượng và chất lượng cũng như tính kịp thời và đồng bộ. Chính điều này tác động đến quá trình sản phẩm do đó nó làm ảnh hưởng tới doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Mặt khác, việc cung ứng và dự trữ vật liệu cũng ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn lưu động. Nếu cung ứng thừa và dự trữ quá lớn sẽ gây ra ứ đọng vốn, làm chậm tốc độ chu chuyển của vốn và giảm hiệu quả sử dụng vốn. Qua phân tích ta thấy rằng công tác quản lý vật tư có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Chính vì vậy cần phải tăng cường công tác quản lý vật tư (bao gồm cả cung ứng dự trữ và sử dụng vật tư) thông qua các biện pháp như: Tổ chức cung ứng vật tư đầy đủ và kịp thời, đảm bảo chất lượng cũng như số lượng. Xác định đúng nhu cầu vật liệu để có kế hoạch huy động vốn một cách hợp lý. Thường xuyên kiểm soát hàng tồn kho, bám sát thị trường để dự trữ đúng chủng loại và số lượng. Tổ chức hợp lý quá trình lao động, tăng cường kỷ luật sản xuất, thực hiện nghiệm thu sản phẩm. áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhằm sử dụng hiệu quả vật liệu, giảm chi phí sản xuất. Phần thứ hai Thực trạng công tác hạch toán vật liệu tại công ty Công trình và Thương mại Giao Thông vận tải Đặc điểm tình hình chung của công ty Công trình và Thương mại Giao Thông vận tải: Công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải là công ty kinh doanh chính là : Xây dựng đường bộ, cầu đường, các công trình công nghiệp, nhà dân dụng. Sản xuất các loại vật liệu phục vu cho hoạt động của công ty như sản xuất cọc tiêu, bê tông…. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty Công trình và Thương mại Giao Thông Vận Tải tiền thân là “công ty kiến trúc”được thành lập theo quyết định số 129/ QĐ / ngày 29/4/1978 của bộ Giao Thông Vận Tải. Và quyết định đổi tên số 1392/ QD CB-LĐ ngày 28/7//1990 của bộ GTVT thành “Công Ty Xây Dựng Công Trình” Được sự cho phép của Bộ Trưởng Bộ GTVT Công ty Công trình và thương mại Giao Thông vận tải đươc thành lập từ “Công ty công trình”. Và Công ty Công trình và Thương mại GTVT trực thuộc Tổng công ty Cơ khí GTVT. Công ty Công trình va Thương mại GTVT được đặt trụ sở tại km9 phường Thanh Xuân, Hà nội. Sau 24 năm xây dựng và phát triển đến nay công ty đã có những sự phát triển về nhân sự và công nghệ để có thể hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Về nhân sự công ty đã đào tạo và tuyển dụng đội ngũ cán bộ và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao, còn về công nghệ Công ty đã tạo dưng được cơ sỏ vật chất tương đối đầy đủ. Kể từ ngày đầu thành lập công ty cũng đã trải qua nhiều thăng trầm của lịch sử . Được sự lãnh đạo tài tình của ban lãnh đạo công ty đã đưa ra những quyết định đúng đắn trong từng giai đoạn của lịch sử phát triển của công ty đã giúp công ty phát triển quy mô theo đúng sự phát triển và đi lên của đất nước. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất của công ty Công trình và Thương mại Giao Thông Vận tải: Công ty Công trình và Thương mại Giao Thông vận tải với ngành nghề chính là xây dựng đường bộ, cầu đường, cầu, cảng.. do đó đặc điểm sản xuất của công ty là : - Thi công những công trình lớn - Sản phẩm được sản xuất đơn chiếc - Ký hợp đồng sản xuất theo yêu cầu - Thi công theo thời gian của từng công trình - Tỷ trọng TSCĐ và NVL chiếm từ 80%-90% giá thành công trình. - Do điều kiện thi công và đặc thù ngành nghề xây dựng nên thiết bị thi công không cố định tại chỗ mà phải di chuyển liên tục từ vị trí này sang vị trí khác dẫn đến việc quản lý điều hành rất phức tạp. - Để đảm bảo tiến độ thi công nên công ty còn có nhiều thiết bị thi công đa dạng ngoài những thiết bị thông thường còn phải có những thiết bị đặc chủng mới thi công được như: búa đóng cọc, xe tải có trọng tải lớn, thiết bị nổi đóng cọc canô, xà lan, hệ phao cần cẩu, các thiết bị khác... Ngoài ra khi thi công những công thi có thời gian thi công dài ngày công ty còn phảI chịu nhiều yếu tố khách quan và chủ quan khac nhau. + Chịu ảnh hưởng do quá trình thi công kéo dài và những công trình có vốn đầu tư nứoc ngoài thi áp dụng giá cố định trong khi đó việc biến động giá của nguyên vật liệu xây dựng thay đổi thất thường, và chính sách chế độ của nhà nước, đã làm ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của Công ty. 3. Quy trình công nghệ sản xuất Do công ty tiến hành sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng, vì vậy quá trình sản xuất sản phẩm được tiến hành theo công đoạn sau: Bước 1: Chuẩn bị sản xuất bao gồm: chuẩn bị vốn, lên dự toán, lên kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, ... để thi công và chuẩn bị các trang thiết bị chuyên ngành phục vụ cho việc thi công. Bước 2: Thi công, quá trình thi công được tiến hành theo nhiều công đoạn, khi xong giai đoạn nào thì tiến hành nghiệm thu giai đoạn đấy. Bước 3: Hoàn thiện công trình, bàn giao cho chủ đầu tư đưa vào sử dụng 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất tại Công ty Công trình và Giao Thông vận tải : a. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công trình và Thương mại GTVT Bộ máy tổ chức quản lý của công ty là các bộ phận lao động quản lý chuyên môn với trách nhiệm được bố trí thành cấp, khâu khác nhau và có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau để cùng tham gia quản lý công ty. Công ty Công trình và Giao Thông vận tải có giám đốc là người đứng đầu, giúp việc cho giám đốc là các phòng ban chức năng. Giám đốc kết hợp với Đảng uỷ và Công đoàn thành lập ra ban lãnh đạo công ty từ các phòng ban chức năng tới các phân xưởng và tổ sản xuất. Bộ máy quản lý của Công ty Công trình và Giao thông vận tải được tổ chức theo nguyên tắc khép kín, gọn nhẹ, không có phòng ban trung gian nên đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin. Nhiệm vụ của các phòng ban là tổ chức việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật và lao động được xác định trong kế hoạch lao động sản xuất; Đồng thời, các phòng ban tìm ra các biện pháp tối ưu đề xuất với giám đốc nhằm giải quyết các khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đem lại hiệu quả và lợi nhuận cao cho công ty. Việc theo dõi kiểm tra và chỉ đạo thực hiện các tiến độ sản xuất, các công trình, các quy trình công nghệ cũng là một trong những nhiệm vụ của các phòng ban. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty như sau: * Giám đốc: Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty chịu trách nhiệm trước tổng công ty và pháp luật về việc điêu hành hoạt động của công ty. Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất trong công ty và phải chịu trách nhiệm trước các hoạt động của công ty, là người đại diện của doanh nghiệp ký nhận vốn kinh doanh và các nguồn lực khác do đơn vị cấp trên giao, đồng thời phải đảm bảo việc sử dụng hiệu quả nguồn vốn, bảo toàn và phát triển nguồn vốn được cấp. Các phương án sử dụng vốn và kế hoạch thực hiện phương án đó do giám đốc xây dựng với sự tham mưu của các phòng ban trong công ty. Giám đốc có quyền đề nghị cấp trên bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng cấp bậc lương ... cho các cá nhân trong doanh nghiệp. * Các Phó Giám đốc: Là người tham mưu cho giám đốc về mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc những việc mình phụ trách. *Phòng kinh tế kế hoạch: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc về việc quản lý các hồ sơ của công ty, nghiên cứu những chính sách, chế độ liên quan đến các cán bộ, công nhân viên trong công ty như vấn đề tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT,... và xây dựng nội quy, quy chế kỹ thuật lao động, tuyển dụng lao động. Tuy nhiên, các chính sách, chế độ hay nội quy trước khi đi vào thực hiện trong công ty đều phải qua giám đốc ký duyệt. - Là bộ phận tham mưu giúp giám đốc công ty về công tác kế hoạch chỉ đạo đieu hành sản xuất kinh doanh, giúp giám đốc công ty về công tác kinh tế kế hoạch cụ thể: - Lập các kế hoạch tháng, quý, năm, tiến độ thi công, tham mưu điều hành sản xuất theo kế hoạch, lập dự tóan kinh tế. - Xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý, năm, tiến độ thi công của các công trình, t._. 642 1.200 Tổng số phát sinh 58.018.16 SDCK 94.018,16 59.018 2.3.4 Kế toán thuế GTGT được áp dụng tại công ty Công trình và TMGTVT. Hiện nay công ty thuộc diện chịu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Các đơn vị tổ chức sản xuất kinh doanh khi áp dụng phương pháp này đều phải sử dụng hoá đơn GTGT. Khi lập hoá đơn phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định và ghi rõ: giá bán chưa có thuế, kể cả phu thu và chi phí ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT phải chịu, tổng giá thanh toán với người mua. * Phương pháp tính như sau: Số thuế phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoá dịch vụ bán ra x Thuế suất thuế của hàng hoá, dịch vụ tương ứng GTGT Thuế GTGT = Tổng số thuế GTGT đã thanh toán được ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ hoặc từ chứng từ nộp thuế GTGT hàng hoá nhập khẩu * Phương pháp lập tờ khai: Hàng tháng các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải lập tờ khai tính thuế GTGT theo quy định của nhà nước cho cơ quan thuế chậm nhất là trong 10 ngày của tháng tiếp theo. Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh căn cứ vào bản kê hoá đơn mua bán hàng hoá, dịch vụ để kê khai vào các chỉ tiêu tương ứng. Chỉ tiêu năm được xác định theo thực tế (nếu hạch toán riêng) hay phân bổ theo tỷ lệ doanh thu. Các doanh nghiệp phải lập bảng phân bổ giải trình kèm theo bảng kê khai thuế. Trong trường hợp không phát sinh thuế đầu vào, thuế đầu ra là các doanh nghiệp vẫn phải kê khai, nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế. Các doanh nghiệp phải kê khai đầy đủ, đúng mẫu tờ kê khai thuế và phải chịu trách nhiệm về tờ khai. 2.3.7. Hạch toán Kiểm kê và đánh giá các NVL: Việc kiểm kê kho vật tư nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch đó giữa số tồn kho thực tế và số tồn kho trên sổ sách. Tại Công ty Công trình và TMGTVT, việc kiểm kê kho vật tư được thực hiện 3 tháng một lần. Thủ tục kiểm kê được tiến hành như sau: Sau khi được giám đốc phê duyệt thành lập, ban kiểm kê bắt đầu công tác kiểm kê. Trước tiên, ban kiểm kê ra quyết định khoá sổ sách. Số tồn kho trên sổ sách được xác định đem đối chiếu với số tồn kho thực tế do ban kiểm kê đưa ra để xem có chênh lệch hay không. Đồng thời, ban kiểm kê cũng phải xác định được nguyên nhân thừa thiếu vật tư để có biện pháp xử lý thích hợp. Việc kiểm kê được thực hiện xong, ban kiểm kê sẽ lập Biên bản kiểm kê vật tư. 2.3.8. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty Công trình và Thương mại GTVT, hàng năm lượng vật liệu tồn kho có giá trị không phải là nhỏ nhưng công ty lại không hề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trường hợp nếu bất ngờ có giảm giá hàng tồn kho với giá trị lớn thì sẽ ảnh hưởng xấu đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. V. Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Công trình và Thương mại GTVT 1- Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu 1.1 - Phân tích tình hình thực hiện công tác cung ứng vật liệu Hàng năm, hàng quý, phòng kế hoạch vật tư của công ty đều lập kế hoạch mua vật tư căn cứ trên kế hoạch sản xuất của năm hay quý đó. Do việc sản xuất của công ty thường là theo đơn đặt hàng, ít có trường hợp sản xuất không theo đơn đặt hàng nên kế hoạch sản xuất của công ty được xây dựng khá phù hợp với thực tế sản xuất. Ta có thể thấy được tình hình cung ứng vật tư tại Công ty Công trình và Thương mại GTVT thông qua tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng vật liệu: Tỷ lệ % hoàn thành Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế kế hoạch sử dụng = ---------------------------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2006 Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng kế hoạch Giá trị tổng sản lượng kế hoạch Tỷ lệ % hoàn thành 9.491. 160.324 kế hoạch sử dụng = -------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2006 18.491.160 324 8.700.000.000 x ------------------- 18.000.000.000 = 106,34% Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế Số tuyệt đối = vật liệu - vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng TT sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng kế hoạch 18.491.160 324 Số tuyệt đối = 9.491. 160.324 - 8.700.000.000 x -------------------- 18.000.000.000 = 188 734 808 đồng Theo tính toán ở trên, lượng vật liệu cần cung ứng tăng 106,34% so với kế hoạch. Điều này chứng tỏ khả năng cung ứng vật liệu tại công ty đạt hiệu qủa tốt, đảm bảo cung cấp vật liệu cho sản xuất. Để đạt được điều này, công ty đã xây dựng được một đội ngũ các nhà cung cấp có khả năng đảm bảo hàng hoá với giá cả hợp lý và chất lượng bảo đảm; và ngay cả khi nhu cầu hàng hoá của công ty là đột biến cũng vẫn được đáp ứng tức thời. Những vật tư mua vào của công ty luôn đáp ứng được về chất lượng bởi theo quy định đã đặt ra của công ty là không cho phép nhập các loại vật tư, hàng hoá với phẩm chất kém. Việc sản xuất của công ty luôn được thực hiện liên tục, không có tình trạng ngừng sản xuất vì lý do thiếu vật liệu hay vì chất lượng vật liệu không đảm bảo. Nhờ vậy mà uy tín của công ty ngày càng được nâng cao và khách hàng đến với công ty ngày nhiều. Tuy nhiên, chính do vượt mức kế hoạch cung ứng vật tư như đã nêu trên đã dẫn đến tình trạng vật liệu bị dư thừa, vốn sản xuất bị ứ đọng, cụ thể trong quí II/ 2006 là 188 .734 .808 đồng. 1.2 - Phân tích tình hình thực hiện công tác dự trữ vật liệu Như trên đã nêu, công tác cung ứng VL được thực hiện tốt, luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ VL, phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp đề phòng trường hợp việc cung ứng gặp phải những khó khăn bất khả kháng, phòng kế hoạch vật tư cũng đã xây dựng định mức dữ trữ thường xuyên đủ dùng cho từng tháng, Công tác quản lý và bảo quản VL tại Công ty được thực hiện tốt: từ khâu mua hàng về nhập kho đến việc xuất kho VL các thủ tục của công ty đều được thực hiện nghiêm ngặt. Công ty hiện có hai kho vật tư, kho được trang bị đầy đủ các thiết bị đo lường, các phương tiện bảo quản và hệ thống sổ sách được ghi chép đầy đủ. Các loại VL trong kho được sắp xếp một cách hợp lý, phù hợp các yêu cầu về bảo quản nên rất thuận tiện cho việc nhu cầu nhập, xuất kho bất cứ lúc nào cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. Chính vì vậy, mặc dù ba tháng công ty mới thực hiện kiểm kê một lần nhưng tình trạng thiếu hụt hay dư thừa vật tư là rất ít. Ta có thể thấy được tình hình dự trữ vật tư tại Công ty như sau: 1.3 - Phân tích tình hình sử dụng vật liệu Tình hình sử dụng vật tư tại Công ty CT& TMGTVT có thể được đánh giá thông qua các chỉ tiêu sau: Tỷ lệ % hoàn thành Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế kế hoạch sử dụng = ---------------------------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2000 Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng kế hoạch Giá trị tổng sản lượng kế hoạch Tỷ lệ % hoàn thành 9.185.933.730 kế hoạch sử dụng = -------------------------------------------- x100 vật liệu quý II/2006 18.465.426.000 9.000.000.000 x ------------------- 18.000.000.000 = 99,49% Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế Số tuyệt đối = vật liệu - vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng TT sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng kế hoạch 18.465.426.000 Số tuyệt đối = 9.185.933.730- 9.450.000 000 x -------------------- 18.000.000.000 = - 15.593.090 đồng Thông qua các số liệu trên về tình hình sử dụng vật liệu của quý II/2006 một điều rõ ràng nhận thấy công ty không những vượt kế hoạch đặt ra về giá trị tổng sản lượng mà còn giảm được hao phí về vật liệu. Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng vật liệu của quý II/2006 đạt 99,49%, điều này có nghĩa là công ty đã sử dụng có hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn số lượng vật liệu mà kế hoạch đạt ra cho sản xuất. Cụ thể, công ty đã tiết kiệm được 15 593 090 đồng. Có thể khẳng định vật liệu xuất sử dụng cho sản xuất tại công ty đạt hiệu quả cao. Như vậy, qua phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật tư tại Công ty Công trình và TMGTVT cho thấy công tác tổ chức quản lý vật tư được thực hiện chặt chẽ, vật tư được cung ứng đầy đủ, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, vật tư sử dụng tiết kiện và có hiệu quả, song một điểm cần chú ý ở đây là số lượng vật tư dự trữ cao so với thực tế sản xuất và lượng dự trữ vật tư không đồng đều giữa các thời điểm trong kỳ sản xuất. 1.4 - Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lưu động và tài sản trong lưu thông. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cần phải sử dụng hợp lý vốn lưu động sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Thông qua phân tích các chỉ tiêu về vốn lưu động ta sẽ có được cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Công trình và TMGTVT trong so sánh giữa quý I/ 2002 với quý II/2006 : Trước tiên, ta phân tích chỉ tiêu sức sinh lời của vốn lưu động - đây là chỉ tiêu phản ánh chung nhất về tình hình sử dụng vốn lưu động : Công thức : Sức sinh lợi Lợi nhuận thuần của = -------------------------------------------- vốn lưu động Giá trị vật liệu tồn kho bình quân Bảng số 31: Bảng tính toán sức sinh lợi của vốn lưu động Chỉ tiêu Quý I/2002 Quý II/2006 Vốn lưu động đầu quý 3.685.442 307 3820. 139. 871 Vốn lưu động cuối quý 2.902. 759. 689 3.613. 256.094 Vốn lưu động bình quân trong quý 3.294. 118. 998 3716. 697.984 Lợi nhuận thuần 578. 362. 518 617. 261. 286 Sức sinh lợi của vốn lưu động 0,18 0,17 Trong quý I/2002, sức sinh lợi của vốn lưu động là 0,18 tức là một đồng vốn lưu động tạo ra 0,18 đồng lợi nhuận ; Còn quý II/2006, chỉ tiêu này là 0,17 hay một đồng vốn lưu động tạo ra được 0,17 đồng lợi nhuận, thấp hơn so với cùng kỳ năm trước 0,01 đồng, chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động bị giảm xuống. Tiếp theo ta sẽ phân tích một số chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển vốn lưu động thường dùng như số vòng quay của vốn lưu động, thời gian một vòng quay của vốn lưu động. - Số vòng quay của vốn lưu động : Số vòng quay Tổng số doanh thu thuần của = --------------------------------- vốn lưu động Vốn lưu động bình quân Số vòng quay 16.832. 316.000 của vốn lưu động = --------------------- = 5,11 quý I/2002 3.294.118.998 Số vòng quay 18.465.426.000 của vốn lưu động = --------------------- = 4,97 quý I/2002 3.716.697.984 Số vốn lưu động quay được 4,97 vòng trong quý II/2006, ít hơn so với số vòng quay của vốn lưu động trong quý I/2002 – 0,14 vòng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động bị giảm sút. Đồng thời chỉ tiêu này còn phản ánh khả năng sản xuất của vốn lưu động: quý I/2002 một đồng vốn đem lại 5,11 đồng doanh thu, còn quý II/2006 một đồng vốn đem lại ít hơn: 4,97 đồng doanh thu. - Thời gian một vòng quay của vốn lưu động : Thời gian một vòng quay Thời gian kỳ phân tích của = ---------------------------------------- vốn lưu động Số vòng quay của vốn lưu động Thời gian một kỳ phân tích (một quý) là 90 ngày Thời gian một vòng quay 90 của vốn lưu động = --------- = 17,61 ngày quý I/2002 5,11 Thời gian một vòng quay 90 của vốn lưu động = --------- = 18,11 ngày quý II/2006 4,97 Chỉ tiêu này thể hiện số ngày cần thiết để cho vốn lưu động quay được một vòng: số liệu tương ứng quý I/2002 và quý II/2006 là 17,61 ngày và 18,11 ngày. Thời gian một vòng luân chuyển quý II/2006 lớn hơn cùng kỳ năm trước là 0,5 ngày thể hiện tốc độ luân chuyển của vốn lưu động của quý II/2006 chậm hơn so với quý I/ 2002. 2. Phân tích mối quan hệ giữa tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Công trình và TMGTVT Thông qua các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động như trên: Sức sinh lời của vốn lưu động, số vòng quay của vốn lưu động và thời gian một vòng quay của vốn lưu động quý I/2002 và quý II/2006, em nhận thấy mặc dù trong quý II/2006, doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty đều tăng lên đáng kể nhưng do vốn lưu động bình quân cũng tăng lên khá nhiều nên hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong quý II/2006 thấp hơn so với cùng kỳ năm 2002. Điều này là do ảnh hưởng của nhiều yếu tố trong đó có yếu tố vật liệu. Nhìn chung tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu tại Công ty Công trình và TMGTVT đều đảm bảo yêu cầu phục vụ cho sản xuất. Thậm chí trong quý II/2006 vật liệu sử dụng tiết kiệm và hiệu quả hơn so với quý I/2002. Tuy nhiên, do tình hình cung ứng và dự trữ vật liệu đều tăng lên, gây ra tình trạng dư thừa vật liệu, khiến vốn lưu động bị ứ đọng và do đó làm chậm tốc độ chu chuyển vốn cũng như làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Đây là một trong những hạn chế mà công ty cần điều chỉnh để không chỉ nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động mà còn tạo điều kiện mở rộng sản xuất kinh doanh. Phần III: Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán VL tại Công ty Công trình và TMGTVT. I. Những nhận xét đánh giá về công tác hạch toán VL ở công ty. 1. Nhận xét đánh giá chung. Trải qua 27 năm thành lập và phát triển, Công ty Công trình và TMGTVT vẫn luôn khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân, nhất là trong nền kinh tế thị trường mở cửa hiện nay, công ty đã nhanh chóng tổ chức lại sản xuất, tham gia các hoạt động đấu thầu, không ngừng phấn đấu, tăng cường liên doanh liên kết với các công ty trong nước và công ty liên doanh với nước ngoài nhằm tạo sức mạnh trong việc tham gia đấu thầu xây lắp các công trình và đã thắng thầu cũng như hoàn thành nhiều công trình lớn phục vụ cho đất nước. Để đứng vững trên thị trường, tạo lập được uy tín của mình và để có kết quả khả quan như hiện nay, không thể không nói đến sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty và sự vươn lên của những cán bộ - công nhân viên ở đây. Tập thể lãnh đạo công ty đã nhận ra những mặt yếu kém không phù hợp với cơ chế mới nêu đã có nhiều giải pháp kinh tế có hiệu quả, mọi sáng kiến luôn được phát huy nhằm từng bước khắc phục những khó khăn hoà nhịp với nền kinh tế thị trường. Bản thân công ty luôn phải tự tìm ra các nguồn vốn để sản xuất, tự mình tìm ra các nguồn nguyên vật liệu để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất, đồng thời là một công ty luôn nhạy bén với sự thay đổi và sự cạnh tranh trên thị trường. Công ty luôn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường công tác quản lý nói chung cũng như NVL nói riêng. Một trong những yêu cầu quan trọng mà công ty đề ra là phải tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. 2. Nhận xét đánh giá cụ thể về công tác hạch toán VL tại Công ty Công trình và TMGTVT. Công tác kế toán VL ở công ty được tiến hành dựa trên căn cứ khoa học và đặc điểm tình hình thực tế của công ty có vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Do đặc điểm vật liệu của công ty đa dạng và phong phú về chủng loại, các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên, do đó công ty đã sử dụng giá thực tế vào công tác hạch toán kế toán. NLVL được đánh giá theo giá thực tế đã tạo thuận lợi cho việc ghi chép những biến động của VL, tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán nhằm sử dụng hợp lý tiết kiệm có hiệu quả vật liệu trong sản xuất. Như ta đã biết VL là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm mà công ty đề ra. Điều này được thể hiện ở sự chú trọng từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, cho đến khâu sử dụng vật liệu. Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý VL ở công ty tôi nhận thấy công tác quản lý và hạch toán ở công ty có nhiều ưu điểm cần phát huy cụ thể như: a. Ưu điểm - Về bộ máy quản lý: cùng với sự phát triển của công ty, sự lớn mạnh không những thể hiện qua cơ sở vật chất kỹ thuật, mà còn thể hiện ở trình độ quản lý kinh tế đó là công tác kế toán nói chung và công tác kế toán VL nói riêng, không ngừng được hoàn thiện và nâng cao. Kế toán VL ở công ty đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ tài sản, tiền vốn của công ty, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập xuất kho VL một cách ổn định và nhanh chóng. Với một đội ngũ kế toán được đào tạo khá vững, am hiểu như hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đã được phân công mọi công việc trong phòng kế toán luôn được đảm bảo và báo cáo kế toán được theo đúng kỳ báo cáo kế toán. - Về hình thức hạch toán NVL ở công ty: đây là khâu đặc biệt được công ty coi trọng, ngay từ chứng từ ban đầu cũng được quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu trữ khá hợp lý không chồng chéo. Tổ chức ghi chép theo dõi thường xuyên liên tục, thông qua các chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu kiểm tra chất lượng... và các loại sổ như: sổ chi tiết VL, sổ chi tiết thanh toán với người bán... đã phản ánh đúng thực trạng sự biến động NVL ở công ty. Hạch toán vật liệu tổng hợp cũng được chia làm 2 phần bao gồm: hạch toán VL nhập và hạch toán VL xuất. Việc phân định như vậy sẽ tiện cho công tác kiểm tra theo dõi về giá trị VL nhập xuất kho. Bên cạnh đó việc hạch toán chi tiết VL theo phương pháp thẻ là phù hợp với công ty, phù hợp với trình độ của kế toán viên cũng như thủ kho; giúp cho việc theo dõi đối chiếu giữa thủ kho với phòng kế toán được nhanh chóng dễ dàng và thuận tiện. Đồng thời đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời VL cho sản xuất, đúng tiến độ, đúng kế hoạch. - Về khâu sử dụng: mọi nhu cầu sử dụng VL đều được đưa qua phòng vật tư để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các nhu cầu đó, nhằm sử dụng tiết kiệm và quản lý tốt VL. -Việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất mới ban hành. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Việc vận dụng hình thức này của công ty về cơ bản là đúng với quy định về mẫu sổ. Để phục vụ tốt cho việc hạch toán VL công ty đã mở sổ chi tiết TK 331 "Phải trả người bán" dùng để theo dõi thanh toán với đơn vị bán, đồng thời mở nhật ký chứng từ số 5 ghi có TK 331 và bảng phân bổ số 2 "Bảng phân bổ VL " tất cả đều được mở theo mẫu số quy định. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm cần phát huy ở trên, công tác hạch toán VL còn có những hạn chế. b. Nhược điểm: Công ty Công trình và TMGTVT là đơn vị xây dựng các công trình giao thông trên phạm vi toàn quốc do đó vật liệu để đưa vào sử dụng rất phong phú đa dạng về chủng loại, thường được mua với khối lượng lớn, một số đơn vị bán lại ở rất xa nơi công trình đang thi công. Bởi vậy quá trình vận chuyển từ kho người bán đến khi nhập vào kho nằm tại các công trường, đơn vị hay xuất tại kho công ty đến các công trường thường chiếm mọi thời gian dài, quá trình vận chuyển phức tạp do đó không tránh khỏi những hư hỏng, mất mát trên đường. - Bên cạnh đó việc bảo quản NVL cũng không phải dễ, một số loại VL không để được ở ngoài trời, có những loại vật liệu mua về phải dùng ngay, bảo quản tốt không được để quá thời hạn cho phép, nếu không sẽ bị hư hỏng (xi mang các loại) và gây nguy hiểm (bình ôxy, khí Axetylon). - Tất cả các trường hợp hao hụt VL trong quá trình vận chuyển vào trong kho vừa gây mất mát, ứ đọng vốn vừa là một khoản chi phí gây thiệt hại cho công ty, làm giảm lợi nhuận của công ty. - Trong công tác kế toán chi tiết VL ở công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ, phương pháp này tuy việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán lại trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác do việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã làm hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế toán. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán VL tại Công ty Công trình và TMGTVT. Qua phần nhận xét chung và nhận xét cụ thể ở trên ta có thể nhận thấy việc quản lý VL ở công ty bên cạnh những mặt tích cực trong quá trình hạch toán kế toán VL còn có một số vấn đề chưa hợp lý. Do đó để hoàn thiện những vấn đề chưa hợp lý này tôi xin đưa ra một số ý kiến để việc hạch toán quản lý VL được tốt hơn, phù hợp với tình hình thực tế tại công ty nhưng vẫn phải đảm bảo chế độ kế toán hiện hành. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán VL trước hết phải được đáp ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý nền kinh tế của nhà nước, việc tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế được phép vận dụng và cải tiến cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị, không bắt buộc phải dập khuôn theo chế độ, nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính. - Hoàn thiện công tác kế toán tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế toán ban hành bắt buộc các doanh nghiệp phải áp dụng, nhưng được quyền vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao. Công tác kế toán luôn phải đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí vì mục đích của doanh nghiệp là kinh doanh có lợi nhuận cao. Trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và tình trạng của việc quản lý VL ở công ty, tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần khắc phục những tồn tại trong công việc quản lý VL- ở công ty. Thông thường chi phí VL thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Do vậy việc phấn đấu giảm chi phí NVL có ý nghĩa rất lớn đối với việc hạ thấp giá thành. Mà chi phí NVL trong giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào hai yếu tố đó là: lượng NVL tiêu hao và giá NVL. Tuy nhiên chi phí NVL không chỉ phụ thuộc vào khâu sản xuất mà nó còn liên quan đến các khâu khác như khâu mua, vận chuyển, bảo quản... Để giảm thấp chi phí NVL trong điều kiện cho phép công ty cần phải quản lý tốt các khâu: 1. Cải tiến về việc quản lý VL - Về tình hình cung cấp vật tư: công ty nên lựa chọn và tìm đến những khách hàng gần có đủ khả năng cung cấp VL, tài chính lành mạnh và những khách hàng cung cấp thường xuyên tín nhiệm. Vì VL của công ty rất phong phú về chủng loại do đó công ty cần xây dựng sổ danh điểm VL. Như vậy, lúc cần đến loại VL gì sẽ đáp ứng được ngay mà công tác quản lý được chặt chẽ, dễ hiểu, dễ tìm. Công ty nên hoàn thiện việc sắp xếp vật liệu theo một thứ tự, mã được xây dựng theo số tự nhiên từ 1 đến 9. Cụ thể trong sổ danh điểm vật liệu: 4 chữ số đầu quy định loại vật liệu chính, vật liệu phụ hai chữ số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu, ví dụ: xi măng, sắt thép... chữ số tiếp theo chỉ loại VL và còn có thể có nhiều chữ số đằng sau nữa để biểu hiện quy cách VL. - Về tình hình sử dụng VL: định mức tiêu hao là vấn đề quan trọng có ý nghĩa quyết định đến chi phí vật tư của công ty. Vì thế khi xây dựng hệ thống định mức tiêu hao, VL phải được xây dựng dựa trên yêu cầu kỹ thuật, công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất thực tế của chỉ tiêu định mức của các doanh nghiệp tiên tiến trong nước và quốc tế. Công ty cần xây dựng định mức hao hụt tự nhiên trong vận chuyển bảo quản. Ngoài ra phải sử dụng hợ lý tiết kiệm chi phí VL trên cơ sở các định mức, nên có chế độ thưởng với những ai tiết kiệm chi phí trong sản xuất... và chế độ phạt với những ai cố tình làm sai, làm ẩu dẫn tới làm hỏng và mất mát VL. - Về kiểm tra mặt giám sát giá trị của VL: Bộ phận tài chính cần tham gia ý kiến ngay từ đầu vào việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển bốc dỡ. Thông qua việc thanh toán cần kiểm tra lại giá mua VL, các chi phí vận chuyển bốc dỡ. Bộ phận tài chính cần kết hợp với các bộ phận khác định kỳ thực hiện phân tích tình hình mua sắm, dự trữ vật tư và chi phí vật tư cho sản xuất nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng, giảm chi phí vật tư và đề xuất những biện pháp thích ứng trong kỳ tới. 2. Cải tiến việc hạch toán chi tiết VL Kế toán chi tiết VL được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. Qua nghiên cứu tình hình thực tế của công ty xét trên các mặt quản lý nói chung và trình độ của kế toán, thủ kho nói riêng tôi nhận thấy là phù hợp. Tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này dãn đến đối chiếu chậm vì mọi công việc đều dồn vào cuối tháng. Do đó, để lãnh đạo công ty nắm được tình hình tăng giảm VL, tình hình luân chuyển vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhật hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho để kế toán vào sổ chi tiết xong còn lên bảng tổng hợp tình hình nhập xuất VL. Nếu để dồn vào cuối tháng mới hạch toán tổng hợp, như vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin, báo cáo quyết toán bị chậm. 3. Cải tiến sổ sách chứng từ kế toán: Trong công tác kế toán hiện nay ở công ty, việc mở tài khoản tổng hợp TK 152 - NL, VL mà không mở các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết từng nhóm, từng loại vật liệu là không phù hợp với yêu cầu quản lý và không đúng với chế độ kế toán. Công ty cần phải sửa đổi lại để theo dõi được một cách chính xác, chi tiết cụ thể các loại VL thông qua việc mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi. VD: Để theo dõi NL, VL chính thì ghi vào TK 152 - NL, VL chính; Để theo dõi vật liệu phụ ghi vào TK 1522 - Vật liệu phụ... + áp dụng lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức: ở công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao vật tư cho từng loại vật liệu phù hợp với tình hình thực tế của công ty, nhưng trên thực tế việc xuất vật tư đưa vào sử dụng không dựa trên mức tiêu hao mà xuất theo yêu cầu của sản xuất. Như vậy có thể dẫn đến tình trạng gây lãng phí vật tư. Để tiết kiệm và sử dụng một cách đúng mức vật tư cho từng hạng mục công trình và để biết được số liệu cần dùng là bao nhiêu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục theo tôi công ty có thể áp dụng phương pháp theo định mức đối với các loại vật tư chủ yếu thông qua việc sử dụng "phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức". Để làm chứng từ hạch toán phiếu này có thể lập cho từng loại hoặc nhiều loại vật liệu theo mẫu sau: Biểu số 13: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tháng 11/2006 Tên đơn vị lĩnh: Công trường Quang Trung Tên vật tư: Xi măng PC 40 Nội dung sử dụng: Đổ trụ bê tông P2. Ngày tháng Nhu cầu trong tháng Đơn vị Thực tế lĩnh Ký hiệu Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng PC 40 Kg 10.000 812,82 8.128.200 Cộng 8.128.200 Phiếu này do phòng kế toán lập trước ngày đầu tháng hay khi có lệnh sản xuất căn cứ vào nhu cầu vật tư xác định trên cơ sở định mức tiêu hao và kế hoạch sản xuất. Phiếu được lập thành2 bản, người phụ trách phòng kế hoạch ký rồi chuyển cho phòng vật tư thiết bị. Một bản chuyển cho thủ kho, một bản đơn vị thi công sử dụng. Khi lĩnh vật tư phải mang phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và ký vào cả 2 bản. Sau đó mỗi lần xuất kho thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh tính ra tổng số VL đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký tên vào cả hai bản. Một bản chuyển cho phòng vật tư, một bản chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Sử dụng "phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức" tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp số liệu chi tiết kịp thời phục vụ công tác hạch toán nói chung và công tác quản lý VL nói riêng. 4. Cải tiến việc lập báo cáo vật tư cuối kỳ: ở công ty, trong kỳ số liệu VL xuất dùng, phục vụ cho quá trình sản xuất là theo kế hoạch. Do vậy, trong quá trình sản xuất tại các đơn vị thi công vẫn còn tình trạng lượng tiêu hao vật liệu CCDC thực tế ít hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vẫn còn VL ở các đơn vị thi công chưa được sử dụng. Các đơn vị cần lập phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ gửi cho phòng kế toán để theo dõi lượng vật tư tồn cuối kỳ đồng thời làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng VL. Sau mỗi hạng mục công trình, các đơn vị thi công phát hiện thấy số VL còn tồn tại, căn cứ vào từng loại VL và khả năng sử dụng VL ở các kỳ tiếp theo mà các đơn vị phân chia số lượng VL còn tồn lại thành 2 loại như sau: - Nếu số lượng vật tư không cần sử dụng ở kỳ tiếp theo thì lập phiếu nhập kho (mẫu 02 - VT) đồng thời nhập lại kho công ty để quản lý và sử dụng vào việc khác. - Nếu số VL vẫn còn tiếp tục sử dụng ở kỳ tiếp theo thì các đơn vị thi công lập phiếu báo cáo vật tư cuối kỳ làm 2 liên: + Một liên giao cho phòng vật tư. + Một liên giao cho phòng kế toán. Phương pháp lập phiếu báo cáo vật tư cuối kỳ như sau: Khi lập phải ghi rõ họ tên, bộ phận sử dụng (các đơn vị thi công), phiếu báo cáo vật tư cuối kỳ bao gồm các cột như sau: Cột thứ tự, cột nhãn hiệu, quy cách; cột mã số; cột đơn vị tính; cột số lượng, cột lý do sử dụng. Công ty có thể lập phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ theo mẫu sau: Bảng số 10 Phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày .... tháng.... năm ..... Bộ phận sử dụng............. STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Lý do sử dụng A B C 1 2 3 1 Xi măng 152.01 Kg 2 Sắt 1521.02 Kg 3 Que hàn 1522.01 Kg Phụ trách bộ phận (Ký tên) Kết luận Nguyên vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho của tài sản cố định giá trị của vật liệu có ảnh hưởng đến vốn lưu động. Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nên việc quản lý quá trình thu mua, xuất dùng, vận chuyển, bảo quản dự trữ… là một nhu cầu tất yếu, công tác quản lý nhằm sử dụng vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm, có hiệu quả góp phần làm giảm giá thành, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tăng lợi nhuận cho công ty. Đối với ngành xây dựng nói chung và đối với công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải nói riêng đặc điểm sản xuất cũng như điều kiện thi công, công trình ở đâu thì nguyên vật liệu, vật tư được được tập hợp ở đó do vậy công tác hạch toán vật liệu là vấn đề quan tâm của các nhà quản lý. Trong thời gian thực tập, nghiên cứu thực tế tại công ty Công trình và Thương mại Giao thông vận tải tôi đã được sự giúp đỡ nhiệt tình về mọi mặt của các cô chú trong phòng kế toán đã hướng dẫn tôi hoàn thành bản báo cáo này. ._.