Tổ chức hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

con người và quyền lợi của người lao động ngày nay Đảng và Nhà nước không ngừng hoàn thiện và cải cách chính sách tiền lương sao cho phù hợp đổi mới với nền kinh tế của đất nước ta. Đối với các doanh nghiệp tiền lương phải trả cho người lao động là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra. Các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế quan trọng, thông qua các hình thức trả lương mà tiền lương phát huy được vai trò, tác dụng khác nhau. Cũng có khi tiền lương nó khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy tăng năng suất lao động nhưng cũng có khi nó là nhân tố kìm hãm sự phát triển sản xuất. Từ đó yêu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là phải xác định các hình thức trả lương hợp lý, phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình đồng thời, phải đảm bảo việc thanh toán lương và bảo hiểm xã hội kịp thời cho ngưồi lao động, hạch toán chính xác đầy đủ chi phí nhân công, là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm, đồng thời việc tính toán chính xác chi phí nhân công còn là căn cứ xác định các khoản nghĩa vụ nộp ngân sách, nộp các cơ quan phúc lợi. Do thấy được tầm quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán tiền lương, trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại ga Giáp Bát, em đã chọn đề tài: " Tổ chức hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn" làm luận văn. Nội dung làm luận văn gồm ba phần chính Chương I: Cơ sở lý luận của việc hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của ga Giáp Bát. Chương III. Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của ga Giáp Bát. CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN. I. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG. 1. Khái niệm, nguồn gốc và bản chất của tiền lương 1.1. Khái niệm Tiền lương là biểu hiện của hao phí lao động mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình lao động sản xuất. 1.2. Nguồn gốc Để cho quá trình sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp nói riêng diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải sản xuất sức lao động. Vì vậy họ tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Trong nền kinh tế hàng hoá thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị là tiền lương. 1.3. Bản chất Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần lao động, là nhân tố thúc đẩy tăng năng suất lao động. 2. Quỹ tiền lương và thành phần của quỹ tiền lương 2.1. Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các hoạt động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương, trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc theo thời gian, theo sản phẩm tiền lương trả cho người lao động trong sản xuất, các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm thêm giờ) về mặt hạch toán quỹ lương của doanh nghiệp chia làm 2 loại: 2.1.1. Tiền lương chính Là tiền lương trả cho người lao động trong những thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất 2.1.2. Tiền lương phụ Là tiền lương trả cho người lao động trong những thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, học tập... tiền lương trong thời gian ngừng sản xuất. 3. Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp Trên thực tế, các doanh nghiệp thường áp dụng các hình thức trả lương sau: 3.1. Hình thức trả lương theo thời gian. Hình thức trả lương theo thời gian thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo thời gian làm việc theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn của người lao động. Mức lương thời gian chung được tính như sau: Đơn vị tính lương thời gian theo lương tháng, lương ngày, lương giờ. - Lương tháng được quy định sẵn với từng bậc lương trong các thang lương. Thường được áp dụng để trả cho các công nhân viên làm công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. - Lương ngày là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. - Lương giờ để trả lương trực tiếp trong thời gian làm việc không hưởng lương theo sản phẩm 3.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương theo số lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành. Tiền lương được xác định căn cứ vào số lượng sản phẩm làm ra tính theo đơn giá sản phẩm. Đơn giá sản phẩm được xác định dựa vào định mức lao động trung bình tiên tiến của ngành và cấp bậc công việc. Tiền lương trả theo sản phẩm có thể tính cho từng người hoặc tính chung cho cả nhóm. Tiền lương trả theo sản phẩm bao gồm một số loại sau: 3.2.1. Trả lương theo sản phẩm trực tiếp: Không hạn chế, tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm theo đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định không chịu một sự hạn chế nào. L = Q x Đg Trong đó: L: tiền lương sản phẩm cá nhân trực tiếp Q: Số lượng sản phẩm hợp quy cách Đg: Đơn giá lương một sản phẩm. 3.2.2. Trả lương theo sản phẩm gián tiếp - Hình thức này áp dụng để trả lương cho lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất như lao động làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị… - Tiền lương của công nhân viên được hưởng theo sản phẩm gián tiếp được xác định bằng giá lương cấp bậc của họ với tỷ lệ phần trăm hoàn thành định mức sản lượng bình quân của những công nhân chính. 3.2.3. Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến. Theo hình thức này ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp căn cứ vào mức độ hoàn thành vượt định mức lao động để tính thêm một số tiền lương theo tỷ lệ luỹ tiến. Lt = Đg x Q1 x Đg x K (Q1 - Q0) Trong đó: Lt: Tổng lương trả theo hình thức sản phẩm luỹ tiến Đg: Đơn giá cố định tính theo sản phẩm Q0: Sượng thực tế K: Tỷ lệ đơn giá nâng cao 3.2.4. Trả lương theo sản phẩm có thưởng phạt Theo hình thức này, ngoài lương tính theo sản phẩm trực tiếp người lao động còn được thưởng trong sản xuất như về chất lượng sản phẩm tốt… Trong trường hợp người lao động làm sản phẩm hỏng… thì có thể phải chịu tiền phạt và tiền lương của họ bằng tiền lương thu nhập trực tiếp trừ đi các khoản tiền phạt. 3.2.5. Trả lương theo khoán khối lượng hoặc khoán từng công việc. Hình thức này áp dụng cho những công việc đơn giản có tính chất đột xuất. Trong trường hợp này doanh nghiệp xác định mức tiền lương trả theo từng công việc mà người lao động phải hoàn thành. 3.2.6. Hình thức khoán quỹ lương Là một dạng đặc biệt của tiền lương trả theo sản phẩm được sử dụng để cho người lao động làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp. 4. Nội dung hạch toán tiền lương 4.1. Chứng từ hạch toán - Để hạch toán tiền lương phải có chứng từ gốc, đối với mỗi hình thức trả lương khác nhau đòi hỏi chứng từ hạch toán khác nhau. Do vậy kế toán phải căn cứ vào từng hình thức trả lương để tập hợp chứng từ. - Đối với hình thức trả lương theo thời gian chứng từ dùng để làm căn cứ tính lương là "Bảng chấm công" (Phụ lục 23, 24, 25). Bảng chấm công thường có mẫu in sẵn, tỏng đó có tập hợp số ngày đi làm, đi học hay nghỉ ốm, nghỉ lễ, nghỉ phép… - Đối với hình thức trả lương sản phẩm thì chứng từ dùng để tính trả lương là " Bảng kê khối lượng sơ hoặc khối lượng công việc hoàn thành" (Bảng ngày phải được ghi chi tiết cho từng đối tượng trả lương). Thông thường việc trả lương của các xí nghiệp chia thành các kỳ theo quy định thường là mỗi tháng 2 kỳ: + Kỳ 1: Tạm ứng lương + Kỳ 2: Thanh toàn số còn lại sau khi đã trừ đi những khoản nợ phải khấu trừ vào lương. 4.2. Tài khoản dùng để hạch toán Tài khoản 334 dùng phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của các doanh nghiệp về lương. TK 334 dùng phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của các doanh nghiệp về lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Kết cấu của TK. - Bên nợ: + Các khoản tiền lương, tiền thưởng BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng cho người lao động. + Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động. - Số dư bên có: các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động. Trường hợp cá biệt TK 334 có số dư bên nợ phản ánh số tiền đã trả quá số tiền phải trả cho công nhân viên. TK 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung thanh toán tiền lương và thanh toán các khoản khác. Để hạch toán 2 khoản này kế toán sử dụng 2 TK cấp II. TK 3341: " tiền lương" - dùng để hạch toán các khoản tiền lương tiền thưởng và các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất lượng (trích vào quỹ lương của doanh nghiệp) TK 3342: " Các khoản khác" - dùng để hạch toán các khoản tiền trợ cấp, tiền thưởng có bù đắp riêng như trợ cấp BHXH, trợ cấp khó khăn (trừ quỹ phúc lợi) tiền thưởng thi đua (từ quỹ khen thưởng)... 4.3. Trình tự hạch toán Hạch toán chính xác chi phí phân công có một vị trí quan trọng là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm. Đồng thời, việc tính chính xác chi phí phân công còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách Nhà nước, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Khi lập được bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng kế toán tiến hành phân loại phân loại tiền thưởng phải trả cho từng nhóm lao động theo bộ phận sử dụng và chức năng của người lao động như: lao động trực tiếp sản xuất, lao động ở các bộ phận sản xuất, lao động làm nhiệm vụ bán hàng, lao động làm việc ở các phòng ban của doanh nghiệp... để tiến hành phân bổ tiền lương, tiền thưởng và chi phí, kế toán ghi. Nợ TK 622: tiền lương, tiền thưởng phải trả cho người lao động trực tiếp Nợ TK 627: tiền lương, tiền thưởng phải trả cho nhân viên phục vụ quản lý ở các bộ phận sản xuất. Nợ TK 6411: tiền lương, tiền thưởng phải trả cho nhân viên bán hàng. Nợ TK 6421: tiền lương, tiền thưởng phải trả cho nhân viên quản lý của doanh nghiệp Nợ TK 334: tiền lương, tiền thưởng phải trả cho người lao động. Với cách phản ánh vào TK như hiện trên thì tiền lương, tiền thưởng phải trả trong kỳ nào được tính vào chi phí của kỳ đó. Theo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí sản xuất có thể bố trí cho người lao động nghỉ phép tương đối đều đặn giữa các kỳ hạch toán thì kế toán phải dự toán tiền lương nghỉ phép của lao động trực tiếp để tiến hành trích trước tính vào chi phí của từng kỳ hạch toán theo số dự toán điều này làm cho giá thành không bị đổi đột ngột. Cách tính tiền lương nghỉ phép năm của công nhân sản xuất tính trước vào chi phí sản xuất như sau: Với công nhân gián tiếp hưởng lương theo thời gian thì không phải trích trước. Để hạch toán tiền lương nghỉ phép kế toán sử dụng TK 335 "Chi phí phải trả". Nội dung TK 335: dùng để phản ánh các khoản ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa chi như chi phí trả cho công nhân sản xuất trong thời gian nghỉ phép, chi phí trong thời gian ngừng sản xuất. Kết cấu của TK 335 - Bên nợ: Các khoản phải trả thực tế phát sinh Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh - Bên có: số tính, trích trước về các khoản chi phí phải trả vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Số dư bên có: Chênh lệch số tính trước lớn hơn số thực tế phát sinh. Khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, kế toán ghi. Nợ TK 622: " Nhân công trực tiếp" Có TK 335: " Chi phí phải trả" Khi người lao động trực tiếp nghỉ phép, phản ánh tiền lương nghỉ thực tế phải trả cho người lao động trực tiếp, kế toán ghi. Nợ TK 335 Có TK 334 Phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động như tiền tạm ứng không sử dụng hết, BHXH, BHYT, tiền bồi thường lao động phải nộp, thuế thu nhập, kế toán ghi. Nợ TK 334 Có TK 141 "Khấu trừ tiền tạm ứng thừa" Có TK 338 "Thu quỹ BHXH, BHYT" Có TK 333 "Khấu trừ phần thuế thu nhập mà doanh nghiệp nộp hộ" Khi thanh toán cho người lao động kế toán ghi. Nợ TK 334 Có TK 111 "Trả bằng tiền mặt" Có TK 112 " Trả bằng chuyển khoản" Phụ lục 1: Sơ đồ hạch toán thanh toán với công nhân viên 4.4. Hạch toán các khoản thưởng Ngoài chế độ thù lao trả cho người lao động, các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng có 2 loại: thưởng thi đua và thưởng sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm) thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát sinh, thưởng sáng chế...). Nguồn tiền thưởng là lợi nhuận còn lại của đơn vị sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế lợi tức, tích lập quỹ phát triển sản xuất, quỹ phúc lợi, qũy dự trữ (nếu có theo quy định hiện hành của Nhà nước, quỹ khen thưởng tối đa không quá 50o% quỹ tiền lương của đơn vị). Ngoài ra tiền lương từ lợi nhuận, các đơn vị không được lấy bất kỳ nguồn nào để trả thưởng thi đua cho công nhân viên. 5. Cách tích tiền lương - Đối với tiền thưởng thường xuyên từ quỹ lương thì tiền thưởng của mỗi người được thực hiện bằng cách lấy tiền lương cấp bậc hoặc tiền lương chức vụ một tháng nhân với tỷ lệ thưởng của người đó. - Đối với các khoản thưởng cuối năm từ quỹ thưởng trước hết phải căn cứ vào sổ người được hưởng trong từng loại (A,B,C) và hệ số khen thưởng giữa các loại, quy đổi số ngừơi được hưởng ở các loại về một loại nào đó lấy làm tiêu chuẩn căn cứ vào tổng mức thưởng và số người được hưởng đã quy đổi ra loại tiêu chuẩn tích ra mức thưởngt và số người được hưởng đã quy đổi ra loại tiêu chuẩn tích ra mức thưởng một loại tiêu chuẩn. Căn cứ vào số tiền thưởng tích theo danh sách thưởng, kế toán ghi: Nợ TK 431 "Quỹ khen thưởng" Có TK 334 " Quỹ khen thưởng" Khi dùng tiền mặt, TGNH trả thưởng cho công nhân kế toán ghi. Nợ TK 334 Có TK 111, 112. II. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BHXH, BHYT, KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN 1. Khái niệm sự hình thành và sử dụng quỹ BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. Ngoài tiền lương, công nhân viên chức còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp BHXH, BHYT. a. Bảo hiểm xã hội. Quỹ BHXH là khoản trợ cấp cho cán bộ công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ như những trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động mất sức lao động, hưu trí, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp tiền tuất. Nói một cách khác, BHXH tạo ra thu nhập thay thế cho người lao động trong những trường hợp ngừng việc theo chế độ quy định. Theo chế độ hiện hành, quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Trong đó đơn vị chủ sử dụng lao động phải nộp 15% trên tổng quỹ lương tính vào chi phí kinh doanh còn 5% trên tổng quỹ lương do người lao động trực tiếp đóng góp và được trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHXH do ngành lao động - thương binh xã hội (hoặc cơ quan BH) quản lý. b. Bảo hiểm y tế Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để đài thọ người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang... cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Theo chế độ hiện hành quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích 3% trên số thu nhập tam trích của người lao động trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, người lao động trực tiếp nộp 15 (trừ vào thu nhập của người lao động). Quỹ BHXH do cơ quan BHXH thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy, khi tính được mức tính BHYT, các doanh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan BHYT. c. Kinh phí công đoàn. Là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Theo chế độ hiện hành kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cyho người lao động và ngừơi lao động phải chịu (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh). Thông thường khi xác định được mức tính kinh phí công đoàn trong kỳ, một nửa doanh nghiệp phải nộp cho công đoàn trong kỳ, một nửa doanh nghiệp phải nộp cho công đoàn trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho công đoàn tại các đơn vị. 2. Nội dung hạch toán a. Chứng từ dùng để hạch toán BHXH. Khi chứng từ dùng để hạch toán BHXH Khi người lao động được hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người (mẫu số 03-LĐTL chế độ chứng từ kế toán) BHXH tính được trong thời kỳ sau khi trừ đi các khoản đã trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp (được cơ quan BHXH ký duyệt) phần còn lại nộp vào quỹ BHXH tập trung. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại các doanh nghiệp trong trường hợp họ bị ốm đau, tai nạn lao động nữ công nhân viên nghỉ đẻ hoặc thai sản... được tính trên cơ sở mức lương ngày của họ và thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Các chứng từ trênb phải được kế toán trưởng duyệt, kiểm tra và giám đốc duyệt các chứng từ đó sẽ được dùng làm căn cứ trả nợ cấp cho cán bộ công nhân viên. Cuối tháng căn cứ vào tất cả các chứng từ chi trả BHXH kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán BHXH. b. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán tổng hợp BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn kế toán sử dụng tài khoản cấp 2 sau đây. TK 332 - "Kinh phí công đoàn". - Bên nợ: chi tiêu kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp. Kinh phí công đoàn đã nộp - Bên có: trích chi phí công đoàn vào chi phí kinh doanh. - Số dư bên nợ: kinh phí công đoàn vượt chi - Số dư bên có: kinh phí công đoàn chưa nộp chưa chi. TK 3383 - "BHXH" - Bên nợ: BHXH phải trả cho người lao động. BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý cấp BHXH. - Bên có: trích BHXH vào chi phí sản xuất kinh doanh. Trích BHXH trừ vào thu nhập của người lao động. - Số dư bên có: BHXH chưa nộp - Số dư bên nợ: BHXH vượt chi TK 3384-"BHXH" - Bên nợ: nộp BHYT., - Bên có: trích BHYT tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Trích BHYT trừ vào thu nhập của người lao động. - Số dư bên có: BHYT chưa nộp c. Trình tự hạch toán Khi tính trích các khoản BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn kế toán ghi. Nợ TK 622 "Chi phí nhân công trực tiếp" Nợ TK 627"Chi phí sản xuất chung" Nợ TK 641"Chi phí bán hàng" Nợ TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" Nợ TK 334 "Trừ vào thu nhập của người lao động" Có TK 3382 " Trích kinh phí công đoàn" Có TK 3383 " Trích BHXH" Có TK 3384 "Trích BHYT" Phản ánh phần BHXH trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp căn cứ vào bảng thanh toán BHXH kế toán ghi. Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 - Khi chi trả BHXH Nợ TK 334 Có TK 111, 112. - Chỉ tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị. Nợ TK 338 (3382) Có TK 111 Có TK 112. Khi nộp vào BHYT, BHXH kinh phí công đoàn theo quy định KT ghi. Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384) Có TK 111 Có TK 112 Trường hợp BHXH, kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù. Nợ TK 111 Nợ TK 112 Có TK 338 (3382, 3383) PHỤ LỤC 2:SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN BHXH,BHYT,KPCĐ III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 1. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát inh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ về lao động tiền lương (như bảng thanh toán tiền lương, thanh toán BHXH) trước hết kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ NKC. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung vào sổ cái các TK 334, 335, 338... Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ chi tiết chi phí phải trả) được dùng để làm báo cáo. Phụ lục 3. Sơ đồ ghi sổ hạch toán tổng hợp tiền lương BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. **** 2. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ ghi sổ cái là các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là NK sổ cái. Trình tự ghi sổ theo hình thức NK sổ cái. Hàng tháng căn cứ vào chứng từ gốc về lao động tiền lương (bảng thanh toán lương, BHXH... )hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký sổ cái. Sau đó vào sổ thể kế toán chi tiết ( sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí trả...) - Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng, số liệu giữa nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (theo từng TK 334, 335, 338... ) được sử dụng để lập báo cáo tài chính...). Phụ lục 4. Sơ đồ ghi sổ hạch toán tổng hợp tiền lương BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. 3. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức là KTCT ghi sổ là căn cứ trực tiếp vào "Chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc tổng hợp chứng từ gốc (các chứng từ về lao động tiền lương) kế toán lập chứng từ ghi sổ sau đó được dùng vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết (sổ chi tiết tài khoản 334, 335, 338). - Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên tổn số đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh bên nợ, tổng số phát sinh bên có và số dư của từng TK trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. - Sau khi đối chiếu số liệu, khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết các TK 334, 338...) được dùng để lập báo cáo tài chính. Phụ lục 5. Ghi sổ hạch toán tổng hợp tiền lương BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn 4. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ Theo hình thức sổ kế toán NKCT thì các loại sổ kế toán gồm. - Nhật ký chứng từ - Bảng kê. - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. NKCT phải mở từng tháng một, hết tháng phải khoá sổ NKCT cũ và mở sổ NKCT mới cho tháng sau. Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ sổ dư cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng TK, tiền lươgn và BHXH kế toán sử dụng NKCT số 7, với cách ghi chép như sua: - Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương ở các bộ phận để lập bảng phân bổ số 1 (bảng phân bổ tiền lương và BHXH) căn cứ vào số liệu ở bảng phân bổ tiền lương. Và trích BHXH kế toán vào các bảng kê (bảng kê số 4,5,6) sau đó lấy số liệu từ các bảng kê đó để ghi vào NKCT số 7 (phần I, ghi có TK 334, ghi nợ TK liên quan). Cuối cùng dựa vào số phát sinh bên có TK 334 đối ứng nợ các K ghi ở mục A phần I trên nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp ở các dòng phù hợp của phần II NKCT số 7 - Căn cứ vào các bảng phân bổ kế toán vào các bảng kê số 4,5,6 sau đó lấy số liệu để ghi các dòng phù hợp trên mục B phần I của nhật ký chứng từ ghi số 7. Căn cứ vào sổ phát sinh bên có TK 338 (3382, 3383, 3384) đối ứng các TK ghi ở mục A phần I trên NKCT số 7 để ghi vào yếu tố BHXH, BHYT, KPCĐ ở các dòng phù hợp với phần II NKCT số 7. - Cuối tháng, sau khi đã kết chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê số 4,5,6 sổ chi tiết TK 334 vào NKCT số 7 thì kế toán khoá sổ, cộng sổ số liệu trên nhật ký chứng từ số 7, đối chiếu số liệu với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết rồi lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 7 ghi vào sổ cái. - Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong NKCT, bảng kê các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Phụ lục 6. Ghi sổ hạch toán tổng hợp tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ. CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG, BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN CỦA GA GIÁP BÁT I. GIỚI THIỆUV Ề GA GIÁP BÁT 1. Chức năng và nhiệm vụ Ga Giáp Bát là loại ga hàng hoá thuộc địa phận Thanh Trì - Hà Nội, nằm ở Km5+100 trên tuyến đường sắt thống nhất. Ga đặt trên khu vực có nhiều nhà máy và xí nghiệp công nghiệp. Ga Giáp Bất được thành lập từ năm 1971, ga Giáp Bát được xây dựng một cách chắp vá từ một ga dọc đường có 2 đường đón tiễn tàu khách. Qua hơn chục năm cùng với sự phát triển của đất nước nói chung và sự đổi mới của ngành đường sắt nói riêng ga Giáp Bát trở thành khu đầu mối Đường sắt Hà Nội, hiện nay Ga Giáp Bát có 14 đường dùng để tiến hành giải thể lập tất cả các đoàn tàu từ các hướng Lào Cai, Lạng Sơn, Hải Phòng và tuyến phía Nam. Tất cả các tàu từ Lâm Thao, Đồng Mỏ, Hải Phòng đi về Bỉm Sơn, Vinh, Huế, Đà Nẵng... Thành phố Hồ Chí Minh và ngược lại Ga Giáp Bát với 2 bãi hàng lớn và 3 kho hàng với sức chứa hàng nghìn tấn phải giải thể, lập lại. Bình quân mỗi ngày đêm phải tiếp nhận 300 toa xe hàng qua ga đi các tuyến. Cùng với nhiệm vụ giải thể và lập tàu ga Giáp Bát với 2 bãi hàng lớn và 3 kho hàng với sức chứa hàng nghìn tấn phải đảm đương khối lượng hàng, dỡ bình quân 30 xe/ngày, đêm có lúc cao điểm gấp 3 lần bình quân để phục vụ nhu cầu dân sinh của nhân dân thủ đô và các tỉnh phía Bắc như Hoà Bình, Lai Châu... đó là bách hoá, gạo muối, hàng tiêu dùng, đặc biệt là xi măng, sắt thép cho nhu cầu xây dựng của thủ đô. Để thực hiện nhiệm vụ của nhà ga Giáp Bát tổ chức sản xuất gồm có: 3 ban chạy tàu làm việc liên tục xuất ngày đêm thay nhau (lên ban 12h nghỉ 24h) với 75 cán bộ công nhân viên chức, hệ thống công nhân làm công tác hàng hoá gồm 30 người, đội bảo vệ 20 người những bộ phận đó cùng với lực lượng bổ trợ và cơ quan của nhà ga đưa tổng số cán bộ công nhân viên toàn ga lên 190 người. Ga Giáp Bát là ga hàng hoá lớn nhất ở phía Bắc, tài sản của nhà bao gồm nhà, cửa, kho ke bãi, các trang thiết bị phục vụ cho là việc như phương tiện vận chuyển đường bộ, thiết bị thông tin tín hiệu... Ga Giáp Bát trực thuộc sự quản lý của xí nghiệp liên hợp vận tải đường sắt khu vực I, nên nguồn vốn ngân sách đều do XNLHI cấp. Các cơ sở vật chất, trang thiết bị của nhà ga đều do XNLHI quản lý. Ngoài nguồn vốn tự có do hoạt động dịch vụ về vận chuyển hàng hoá mang lại. Là đơn vị phụ thuộc, ngoài kế hoạch xếp dỡ, của XNLHI bộ phận làm dịch vụ của ga đã tăng cường công tác tiếp thị, nắm vững luồng hàng vận dụng toa xe hợp lý, cơ chế giá cước uyển chuyển nhằm thu hút khách hàng tăng cường nguồn thu cho ga. Mở rộng các hoạt động dịch vụ trong và ngoài vận tải để tăng doanh thu và giải quyết việc làm cho người lao động. Từ năm 1995 do sự bố trí sắp xếp lại của ngành đường sắt Việt Nam, nhưng lại là một trong 5 ga loại một của toàn ngành đường sắt, nằm trên tuyến đường sắt thống nhất và khu đầu mối đường sắt Hà Nội. Nó vừa có khối lượng xếp dỡ hàng hoá lớn, lại vừa giải thể lập tàu là trái tim toả các toa xe đi muôn nơi và thu về Hà Nội. Chính vì vậy, mọi đổi mới của nhà ga Giáp Bát sẽ góp phần to lớn vào thắng lợi của công cuộc đổi mới ngành đường sắt, đồng thời những chủ trường, định hướng đổi mới của đường sắt là động lực thúc đẩy hco ga Giáp Bát đổi mới đi lên. 2. Bộ máy tổ chức Phụ lục 7. Tổ chức bộ máy quản lý của Ga Giáp Bát (phụ lục) II. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN, CÔNG TÁC VÀ SỔ KẾ TOÁN Ở GA GIÁP BÁT. Phụ lục 8. Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Ga Giáp Bát. 1. Cơ cấu của Phòng Tài chính kế toán ga Giáp Bát. - Kế toán Trưởng - Trưởng phòng Kế toán. - Kế toán tổng hợp - Kế toán tiền lương - Kế toán TSCĐ, kế toán vật tư - Kế toán dịch vụ, kế toán vật tư - Thủ quỹ 2. Hình thức kế toán áp dụng ở ga Giáp Bát - Quá trình hạch toán kế toán ở ga Giáp Bát được áp dụng trên máy vi tính nên để thuận lợi kế toán đã sử dụng chứng từ ghi sổ và các mẫu sổ cái. Phụ lục 3. Ghi sổ hạch toán tổng hợp tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. - Phương pháp kế toán áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Hình thức kế toán được áp dụng là hình thức tập trung. Tất cả mọi hoạt động hạch toán kế toán đều được thực hiện từ phòng kế toán. Ga Giáp Bát là đơn vị hạch toán phụ thuộc chịu sự lãnh đạo của công ty vận tải hàng hoá đường sắt. III. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG BHXH, BHYT, KPCĐ TẠI GA GIÁP BÁT. 1. Hạch toán tiền lương - Quỹ lương của ga Giáp Bát được công ty vận tải hàng hoá đường sắt trả căn cứ vào khối lượng tấn hàng xếp, dỡ, hàng trung chuyển qua ga, thời gian ga làm các tác nghiệp kỹ thuật và thời gian trung chuyển các đoàn tàu, số hành khách, hành lý trên tàu. - Căn cứ tổng quỹ lương được công ty vận tải hàng hoá đường sắt cấp, ga phân bổ cho từng bộ phận + 3 ban sản xuất + Bảo vệ + 3 kho + Khách vận + bãi + Khối cơ quan (gồm các phòng) + Hạch toán Tuyên bố quỹ lương cho các bộ phận, ga căn cứ vào tỷ lệ của hệ số lương cơ bản Lương của mỗi bộ phận được tính như sau: Cuối quỹ căn cứ vào khối lượng hoàn thành kế hoạch của ga công ty sẽ có quyết định quyền được chia quỹ lương. - Quỹ lương bao gồm: Lương thời gian, lương sản phẩm, lương phép, lương học, lương lễ, lương tập sự. Ví dụ: Tổng quỹ lương của toàn ga trong tháng 3/2004 là 223.594.095 đ Phụ lục 9. Tổng hợp bảng thanh toán Hệ số lương cơ bản của ban sản xuất 1,2,3 = 222,28 Kho = 35,49 Bãi = 42,31 Phòng hạch toán = 19,28 Khách vận =15,21 bảo vệ =62,54 Các phòng ban khác =82,4 Phòng nhân chính =13,86 493,37 đồng - Việc trả lương cho cán bộ công nhân viên của ga được tính theo 2 hình thức là: + Trả lương thời gian + Trả lương cho sản phẩm. 1.1. Tiền lương của cán bộ công nhân viên hưởng lương sản phẩm - Cán bộ công nhân viên hưởng lương sản phẩm để phân bổ cho từng ban căn cứ vào + Số xe xếp + Số xe dồn dịch, tập kết + Số xe dỡ + Số xe trung chuyển + Số xe xuất nhập - Các ban sản xuất làm việc theo 3 ban, làm 8h nghỉ 24h. Khi lên ban tuỳ theo mỗi vị trí công việc được chấ._.