Tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Thiết bị giáo dục 1

TS Đặng Thị Loan. Báo cáo thực tập của em ngoài Lời nói đầu và kết luận còn trình bày nội dung chính như sau: PhầnI: Giới thiệu sơ lược về Công ty TBGDI. Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TBGDI. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TBGDI. Với nội dung trên được sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Đặng Thị Loan, sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Công ty TBGDI đặc biệt là của các cán bộ phòng kế toán Công ty, trong thời gian thực tập em đã đi sâu nghiên cứu nhằm đáp ứng nội dung yêu cầu của báo cáo, tổng hợp hoàn thành báo cáo thực tập này. Do thời gian và trình độ có hạn, nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp với chuyên đề “Tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm” tại Công ty TBGDI em rất mong được sự góp ý của Công ty, của giáo viên hướng dẫn và của các Thầy cô giáo trong trường. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I : 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY : Giáo dục luôn là mối quan tâm lớn của toàn xã hội, là nền tảng cho sự phát triển của mỗi quốc gia. Do đó, phát triển giáo dục luôn được Ðảng và Nhà nước ta ưu tiên hàng đầu. Một nhân tố quan trọng có ảnh hưởng lớn tới sự thành công của sự nghiệp giáo dục đó là các thiết bị giáo dục. Nó là cầu nối gắn lý luận với thực tiễn, đảm bảo học đi đôi với hành. Việc cung cấp các giáo cụ trực quan, như : dụng cụ thí nghiệm, tranh ảnh minh hoạ, đồ dùng học tập cho học sinh học tập và thực hành trong các trường học từ bậc phổ thông tới trung học, cao đẳng và đại học là một nhiệm vụ quan trọng trong chủ trương đào tạo của nước ta. Từ năm 1962, Bộ giáo dục và đào tạo đã thành lập các xưởng học cụ ở các trường, các giáo viên tự làm các giáo cụ trực quan để đáp ứng yêu cầu giảng dạy, học tập. Tuy nhiên, việc làm này chưa đủ đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật, độ chính xác và mĩ quan cũng như hiệu qủa sử dụng của học cụ. Vì vậy, việc xây dựng nên một cơ sở chuyên chế tạo, sản xuất các đồ dùng phục vụ cho giảng dạy và học tập là thực sự cần thiết. Ðứng trước nhu cầu cấp thiết đó, ngày 28/07/1992, Bộ giáo dục (cũ) đã thành lập xưởng học cụ. Sau đó đến ngày 30/12/1970 xưởng học cụ đổi tên thành Xí nghiệp đồ dùng dạy học Trung ương I. Ngày 30/12/1988, xí nghiệp đồ dùng dạy học Trung ương I được đổi tên thành Nhà máy thiết bị giáo dục Trung ương I và được đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất từ nguồn vốn tài trợ của Cộng hoà Liên bang Ðức. Nhà máy được trang bị hệ thống sản xuất liên hoàn, máy móc thiết bị hiện đại vào bậc nhất ở nước ta thời bấy giờ. Nhà máy cũng được trang bị đội ngũ thợ lành nghề đủ đáp ứng yêu cầu sản xuất học cụ khu vực miền Bắc. Từ khi Ðảng ta có chủ trương phát triển nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, thiết bị giáo dục được sản xuất trong nước đã gặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ của các thiết bị được nhập từ nước ngoài, đặc biệt là từ Trung Quốc, với mẫu mã đẹp hơn, giá cả thấp hơn. Ðứng trước tình hình đó, ngày 09/07/1992 Bộ giáo dục và đào tạo đã quyết định hợp nhất nhà máy thiết bị giáo dục Trung ương I với một số đơn vị nhỏ lẻ khác trong Bộ như : Trung tâm hỗ trợ phát triển khoa học và công nghệ, Xí nghiệp sứ mỹ nghệ, Trung tâm tin học, Trung tâm vi sinh của Bộ để thành lập Liên hiệp hỗ trợ phát triển khoa học và công nghệ với chức năng chủ yếu là sản xuất và cung ứng thiết bị giáo dục cho khu vực miền Bắc nước ta. Ðến ngày 19/08/1996, Bộ giáo dục và đào tạo đã ra quyết định số 3411/QÐ và số 4197/QÐ về việc sáp nhập Liên hiệp hỗ trợ phát triển khoa học và công nghệ với Tổng công ty cơ sở vật chất và thiết bị trường học để thành lập Công ty Thiết bị giáo dục I ngày nay. Công ty Thiết bị giáo dục I là doanh nghiệp nhà nước, hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân đầy đủ, mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng, có con dấu riêng theo quy định của Doanh nghiệp Nhà nước, và chịu sự quản lý của Bộ giáo dục và đào tạo, các Bộ nghành liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty. Tên công ty : Công ty thiết bị giáo dục I Tên giao dịch nước ngoài : Eductional Equipment Company N0I ( EECO I ) Trụ sở giao dịch : 49B - Ðại Cồ Việt – Hà Nội Ðiện thoại : 04.9693825 – 048.694602 Fax : 84 - 4 – 8694758 1.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY. 1.2.1 Ðặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị (Chức năng,nhiệm vụ) * Sản xuất và cung ứng ( kể cả nhập khẩu ) đồ dùng dạy học, các thiết bị nhà trường nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập trong nhà trường. * Tổ chức tiếp nhận, lưu thông, phân phối các loại thiết bị, vật tư chuyên dùng trong nghành theo chỉ tiêu kế hoạch của Bộ và Nhà nước giao, cũng như các hàng viện trợ của các tổ chức trong và ngoài nước. * Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng, triển khai công nghệ, đưa nhanh các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực thiết bị giáo dục. * Tổ chức thực hiện các dự án thuộc chương trình, mục tiêu của nghành, các dự án hợp tác đầu tư trong và ngoài nước. Tư vấn, tham mưu cho Bộ về kế hoạch đầu tư ngắn hạn, về trang thiết bị giáo dục phục vụ nghành và các chủ trương biện pháp thực hiện. 1.2.2 Tổ chức bộ máy của đơn vị : Cơ cấu bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh : Công ty có tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến, đứng đầu là Giám đốc Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước tập thể về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty theo quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo toàn vốn của Nhà nước. Giúp việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc và một kế toán trưởng. Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực được Giám đốc phân công là phụ trách các phòng ban : Phòng kế hoạch kinh doanh, Phòng tổ chức hành chính, phòng chỉ đạo, Phòng tổng hợp. Khi Giám đốc vắng mặt Phó Giám đốc sẽ giải quyết công việc theo sự uỷ quyền của Giám đốc. Kế toán trưởng là người trực tiếp thực hiện pháp lệnh về kế toán thống kê và điều lệ kế toán của công ty, phòng kế toán do trực tiếp Giám đốc và kế toán trưởng phụ trách. * Bộ máy quản lý và hạch toán kinh doanh của công ty gồm các phòng ban sau : + Phòng tổ chức hành chính : Gồm các bộ phận tổng hợp từ tổ chức – lao động – Tiền lương và hành chính quản trị. Phòng có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp lao động trong công ty về số lượng, trình độ tay nghề của từng phòng, ban, phân xưởng. Phòng cũng có nhiệm vụ tổ chức, thực thi các công việc hành chính khác như tiếp khách, bố trí, sắp xếp phòng làm việc cũng như trang thiết bị văn phòng khác, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong công ty. Là nơi tập hợp in ấn các tài liệu, lo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của công ty. + Phòng kế hoạch kinh doanh : Là xương sống của công ty, có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, tiếp thị và kinh doanh các mặt hàng thiết bị giáo dục và hàng khai thác ngoài, cùng với các bộ phận nghiệp vụ khác xây dựng định mức về số lượng, chất lượng sản phẩm cũng như chi phí bán hàng, tiếp thị…đồng thời, phòng còn đảm nhiệm cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời về cân đối vật tư hàng hoá phục vụ quá trình kinh doanh của công ty. + Phòng xuất nhập khẩu : Công ty được phép xuất, nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng phục vụ giáo dục nên nhiệm vụ của phòng là làm các thủ tục nhập khẩu uỷ thác cũng như xuất khẩu khi có yêu cầu. Cung cấp các thông tin chính xác khi ký kết các hợp đồng thương mại với nước ngoài. + Phòng chỉ đạo : Là doanh nghiệp Nhà nước phục vụ sự nghiệp giáo dục nên phòng chỉ đạo có chức năng thực hiện nhiệm vụ tổ chức các khoá học, lớp học ngắn ngày tại công ty cũng như tại các địa phương hay các vùng sâu, vùng xa và kể cả với nước bạn Lào để hướng dẫn sử dụng các thiết bị giáo dục từ tiểu học đến phổ thông trung học và cao đẳng nhằm phổ cập kiến thức, kỹ năng sử dụng thiết bị giảng dạy và học tập, phục vụ sự nghiệp giáo dục ở nước ta. Phòng cũng có nhiệm vụ tổ chức các hội thảo chuyên đề về thiết bị giáo dục của nước ta cũng như sự phối hợp với các tổ chức, các công ty thiết bị giáo dục nước ngoài. + Phòng kế toán tài chính : có nhiệm vụ tổ chức theo dõi và hạch toán mọi hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong công ty theo đúng chế độ Nhà nước quy định. Huy động mọi nguồn vốn và sử dụng vốn vào mục đích kinh doanh, thúc đẩy sự phát triển của công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, cung cấp các thông tin về tài chính cho các phòng ban có liên quan. + Phòng tổng hợp : có nhiệm vụ thu thập và tổng hợp, phân tích thông tin xử lý thông tin chính xác và có hiệu quả theo yêu cầu của Giám đốc, giúp Giám đốc trong việc xây dựng đường lối chiến lược kinh doanh. Phòng còn có nhiệm vụ tham gia thực hiện đấu thầu các dự án về cung cấp thiết bị giáo dục trong ngành . BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I 1.3 . BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY : Ðơn vị tính: VND CHỈ TIÊU Mã Số Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 N ăm 2006 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2. Các khoản giảm trừ 3. DTT về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4. Giá vốn hàng bán 5. LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 6. Doanh thu hoạt động tài chính 7. Chi phí tài chính 8. Chi phí bán hàng 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 10. LN thuần từ hoạt động kinh doanh 11. Thu nhập khác 12. Chi phí khác 13. Lợi nhuận khác 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 15. Thuế thu nhập doanh nghiệp (*) 16. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 01 03 10 11 20 21 22 24 25 30 31 32 40 50 51 60 209.871.217.586 146.392.409 209.724.825.177 164.206.761.483 45.518.063.694 34.390.254 4.038.901.304 13.608.674.005 19.452.883.855 8.451.994.784 191.258.000 1.108.419.185 (917.161.185) 7.534.833.599 3.037.588.710 4.497.244.889 212.721.388.426 119.583.002 212.601.805.424 175.413.487.363 37.188.318.061 298.235.105 3.406.740.787 10.959.152.452 14.116.265.954 9.004.393.973 424.332.072 3.114.512.720 (2.690.180.648) 6.314.213.325 1.986.937.609 4.327.275.716 189.422.118.642 140.285.730 189.281.832.912 154.422.731.303 34.859.101.609 150.840.807 6.164.669.624 7.260.671.677 16.738.158.509 4.849.442.606 818.321.284 863.823.731 (45.502.447) 4.803.940.159 1.985.248.126 2.818.692.033 . 143.078.981.109 96.536.384 142.982.444.725 113.267.381.251 29.715.063.474 44.506.323 6.120.355.685 9.780.277.047 13.993.012.991 134.075.926 376.691.019 39.488.569 337.202.450 203.126.524 * Bộ máy trực tiếp quản lý kinh doanh : Bộ máy trực tiếp sản xuất và kinh doanh của công ty gồm có các trung tâm và các xưởng : + Xưởng mô hình sinh vật : sản xuất các loại mô hình sinh vật, mô hình về giải phẫu sinh lý người và động vật. + Xưởng nhựa : sản xuất các loại thước kẻ, êke, bàn tính, các chi tiết bằng nhựa trong các loại thiết bị giáo dục theo yêu cầu của sản xuất. + Xưởng thuỷ tinh : sản xuất các loại học cụ bằng thuỷ tinh như dụng cụ trong phòng thí nghiệm hoá, sinh theo đơn đặt hàng của công ty. + Xưởng cơ khí : có nhiệm vụ gia công và sản xuất các thiết bị phòng thí nghiệm như: các mô hình, các loại máy phát điện, các bộ lắp ghép kỹ thuật. + Xưởng mộc : sản xuất các thiết bị, trang nội thất cho phòng học, phòng thí nghiệm như bàn ghế, bảng giá gỗ dùng cho thí nghiệm. Các xưởng sản xuất của công ty đều sản xuất theo đơn đặt hàng của công ty và là một đơn vị hạch toán phụ thuộc. + Trung tâm chế bản in : có nhiệm vụ sản xuất các bộ học chữ cho học sinh tiểu học, in các loại tranh phục vụ cho giảng dạy và học tập của nghành. + Trung tâm nội thất học đường : chuyên sản xuất các loại đồ chơi, học cụ phục vụ cho lứa tuổi mẫu giáo bằng gỗ, nhựa, các loại tranh ảnh… + Trung tâm chuyển giao công nghệ : có nhiệm vụ cung ứng lắp đặt các thiết bị thí nghiệm chuyên dùng cho các trường Cao đẳng sư phạm. + Trung tâm tin học : có nhiệm vụ cung ứng các thiết bị tin học cho nghành như : cung ứng và lắp đặt các phòng máy tính, phòng học ngữ âm, cũng như các thiết bị khác gồm : máy photo, máy in cho các trường, các sở trong cả nước. Các trung tâm trên đều tự chủ về tài chính và hạch toán kinh doanh độc lập theo hình thức đơn vị hạch toán nội bộ của công ty. Ngoài ra, Công ty còn có hai cửa hàng do phòng kế hoạch kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu quản lý. Trước đây, hai cửa hàng này có nhiệm vụ bán và giới thiệu sản phẩm, tuy nhiên mấy năm gần đây thì cửa hàng này chỉ dùng để cho thuê, việc bán sản phẩm chỉ thực hiện trực tiếp qua kho hoặc chuyển hàng theo hợp đồng. 1.4. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TBGD I 1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán : Với mô hình tổ chức sản xuất, quản lý khá phức tạp như trên, để có thể theo dõi cập nhật thông tin kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời là một việc làm rất phức tạp, đòi hỏi phải có sự phân công nhiệm vụ cụ thể, phối hợp giữa các phần hành kế toán một cách nhịp nhàng, tỉ mỉ. Chính vì vậy, công tác kế toán của công ty được tổ chức tập trung – phân tán, cụ thể : Tại phòng tài chính kế toán của công ty : có nhiệm vụ thu thập, cập nhật thông tin kế toán phát sinh hàng ngày. Thông tin kinh tế được phân theo hai luồng chính : Thông tin về các khoản thanh toán, vốn bằng tiền, và công nợ phát sinh bằng tiền về nhập xuất vật tư thành phẩm cả ở công ty và các xưởng, thông tin về tiêu thụ thành phẩm hàng ngày. Tuỳ theo nhiệm vụ cụ thể mà kế toán có nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin theo phần việc của mình. Các trung tâm đều có bộ máy kế toán riêng, hạch toán đầy đủ chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, định kỳ và cuối năm kế toán các trung tâm lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của các trung tâm gửi về phòng tài chính – Kế toán của công ty. Phòng tài chính – kế toán của công ty có nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc và theo dõi tình hình hạch toán, kế toán của trung tâm để đảm bảo số liệu báo cáo chính xác, kịp thời, đầy đủ. Các xưởng không có kế toán riêng mà chỉ có một nhân viên kinh tế, có nhiệm vụ thu thập, phân loại và xử lý chứng từ về vật tư, lao động và tiền lương, sản phẩm hoàn thành nhập kho trên cơ sở chứng từ đã phân loại, lập các phiếu tính giá thành phân xưởng và lập bảng kê kèm các chứng từ gốc để định kỳ gửi về phòng tài chính kế toán của công ty. Tại phòng tài chính – kế toán của công ty, nhân viên kế toán được phân công sẽ thực hiện các phần hành kế toán cụ thể. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY TBGD I Thủ quỹ Nhân viên KT Xưởng Kế toán Các TT Kế toán trưởng Kế toán Tổng hợp Kế toán Vật tư và TSCÐ Kế toán vốn bằng tiền &TT KTCPSX & tính giá thành KT HH TP & tiêu thụ * Phòng kế toán của công ty gồm 9 người: - Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các cơ quan chức năng về công tác tài chính kế toán của công ty, đồng thời thực hiện chức năng kế toán công nợ kết hợp khi đi công tác các đơn vị, thực hiện kế toán thanh toán với ngân sách. - Kế toán tổng hợp : thực hiện phần hành công tác kế toán tổng hợp của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc công tác kế toán của các trung tâm, chịu trách nhiệm về số liệu Báo cáo kế toán cùng kế toán trưởng. Kế toán tổng hợp cũng kiêm kế toán lao động tiền lương. - Hai kế toán viên : thực hiện phần hành kế toán cho hàng hoá chính của công ty. Theo dõi, đối chiếu tình hình nhập – xuất – tồn kho sản phẩm thường xuyên là định kỳ đối chiếu với thủ kho. Ðồng thời thực hiện kế toán bán hàng, theo dõi doanh thu của công ty và doanh thu của các trung tâm theo định kỳ hàng tháng, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp. - Một thủ quỹ : quản lý tiền mặt của công ty, tiến hành thu chi tiền mặt, cùng kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thu – chi – tồn quỹ tiền mặt. - Hai kế toán viên: thực hiện phần hành kế toán thanh toán, có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với khách hàng, các khoản vay ngân hàng, giao dịch với ngân hàng về các khoản bảo lãnh đấu thầu cũng như các khoản phát sinh thường xuyên khác, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp. - Một kế toán viên : thực hiện phần hành kế toán giá thành, theo dõi nhập kho thành phẩm của các xưởng sản xuất theo đơn đặt hàng của công ty, viết phiếu nhập kho chuyển cho kế toán kho. Ðồng thời thực hiện phần hành kế toán tài sản cố định, chịu trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời cho kế toán tổng hợp. - Một kế toán viên : thực hiện công việc viết hóa đơn bán hàng kiêm theo dõi khoản bán hàng thu tiền ngay ở cơ sở, hàng ngày chuyển hoá đơn cho kế toán kho vào sổ và đối chiếu với thủ quỹ về khoản bán hàng thu tiền ngay. * Tổ chức công tác kế toán : Hiện nay, Công ty sử dụng phần mềm Fast Accounting để ghi chép các nghiệp vụ, duy trì số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo tài chính. Các nhân viên kế toán đều được trang bị máy tính và các máy này đều được kết nối với nhau. Nhờ vậy, công việc của các nhân viên kế toán đã được giảm đi đáng kể. Hiệu quả trong quá trình hạch toán tăng lên rõ rệt. Một niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. Công ty lựa chọn phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. 1.4.2. Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ : a. Hệ thống chứng từ sử dụng tại công ty thiết bị giáo dục I: - Phiếu thu - Phiếu chi - Phiếu xuất vật tư cho sản xuất - Phiếu nhập kho hàng hoá - Phiếu nhập kho thành phẩm - Hoá đơn bán hàng - Bảng thanh toán lương - Giấy báo nợ của Ngân hàng - Giấy báo có của Ngân hàng … b. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán : Nhìn chung Công ty Thiết bị Giáo dục I đã thực hiện hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định 1141/TC/QDKT ban hành ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các văn bản bổ sung nội dung hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định nói trên. Số lượng, nội dung và kết cấu của các tài khoản được phản ánh tại công ty nhìn chung thống nhất với hệ thống tài khoản được ban hành, tổng số khoảng trên 50 tài khoản tổng hợp và chi tiết phản ánh các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, thuế đầu ra, đầu vào, công nợ, tài sản, hàng hoá và các khoản chi phí, tính giá thành, doanh thu, lợi nhuận… và tài khoản ngoài bảng để phản ánh nợ khó đòi đã giải quyết, nguồn vốn khấu hao cơ bản. Sau đây là một số tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 mà công ty hay sử dụng: Số hiệu TK Tên tài khoản TK 111 Tiền mặt TK 112 Tiền gửi Ngân hàng TK1121 Tiền VN TK 11211 Ngân hàng đống đa TK 11212 Ngân hàng Nông nghiệp TK 1122 Ngoại tệ TK 11221 Ngân hàng đống đa TK 11222 Ngân hàng Nông nghiệp TK 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước TK3331 Thuế GTGT phải nộp TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 5% TK 33312 Thuế GTGT hàng NK phải nộp TK 33314 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 10% TK 511 Doanh thu bán hàng TK 5111 Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm TK511100 DT bán HH, SP không chịu thuế TK 511105 DT bán HH, SP 5% TK 511110 DT bán HH, SP 10% TK 5112 Doanh thu cho thuê nhà, cửa hàng TK 5113 DT uỷ thác nhập khẩu TK 5114 DT cho thuê dây chuyền TK 5115 DT khác TK 641 Chi phí bán hàng TK 6411 Chi phí bán hàng TBGD TK 6412 Chi phí bảo hành, vận chuyển TK 6413 Chi phí bán hàng khác TK 642 Chi phí QLDN TK 6421 Chi phí nhân công gián tiếp TK 6422 Chi phí vật liệu TK 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 Chi phí khấu hao TSCÐ TK 6425 Thuế, phí và lệ phí TK 6426 Chi phí dự phòng TK 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6429 Chi phí khác bằng tiền c. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán : Công ty thiết bị giáo dục I hiện đang sử dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ”.Trình tự ghi sổ kế toán là một công tác quan trọng trong hoạt động của bộ máy kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán hợp lý sẽ giúp bộ máy kế toán hoàn thành công việc của mình một cách có hiệu quả và đúng chế độ. Là một đơn vị vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại với quy mô lớn, nhiều chủng loại phức tạp, sử dụng nhiều lao động thủ công. Vì vậy Công ty Thiết bị Giáo dục I lựa chọn hình thức sổ kế toán “ Chứng từ ghi sổ”.Việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong công ty theo trình tự sau: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC “CHỨNG TỪ GHI SỔ” TẠI CÔNG TY TBGD I Chứng từ gốc – Bảng Tổng hợp chứng từ Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Cập nhật vào máy Sổ kế toán Chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp Chi tiết Bảng cân đối số Phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu *Công ty chủ yếu sử dụng các loại sổ chi tiết và tổng hợp sau: + Các sổ chi tiết gồm: - Sổ chi tiết tiền vay - Sổ chi tiết vật tư (Như: Vật tư : Mô hình con ếch ) - Sổ chi tiết công nợ - Sổ chi tiết tài khoản (Như: . Sổ chi tiết TK 156 - Hàng hoá . Sổ chi tiết TK 6412 – Chi phí bảo hành,VC, lắp đặt . Sổ chi tiết TK 6429 - Chi phí khác bằng tiền . Sổ chi tiết TK 632 – Giá vốn hàng bán . Sổ chi tiết TK 511105 – DT bán hàng hoá, sản phẩm 5% . Sổ chi tiết TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho …) + Các sổ tổng hợp gồm: - Sổ tổng hợp tài khoản - Sổ tổng hợp vật tư - Sổ tổng hợp tiền vay - Sổ tổng hợp công nợ - Sổ tổng hợp vật tư Công ty áp dụng kế toán máy và các máy được nối mạng nên hàng ngày các nhân viên kế toán chỉ cần cập nhật các chứng từ gốc theo các luồng chủ yếu là chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chứng từ phản ánh nhập xuất hàng hoá, hoá đơn bán hàng…định kỳ báo cáo máy sẽ tự động in các sổ chi tiết và tổng hợp theo yêu cầu mà không cần phải luân chuyển chứng từ nhiều lần qua các phần hành kế toán. Khi cần đối chiếu sẽ tuỳ thuộc phần hành kế toán nào chịu trách nhiệm kiểm tra đối chiếu phần hành kế toán đó với kế toán tổng hợp. d. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. PHẦN II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TBGD I. 2.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TBGD I. 2.1.1 Đặc điểm thành phẩm và quản lý thành phẩm tại Công ty Thiết bị Giáo dục I: Công ty Thiết bị Giáo dục I là doanh nghiệp duy nhất của Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm cung ứng trang thiết bị dạy và học cho toàn hệ thống các trường học trong cả nước. Do đó, thành phẩm của công ty thường có số lượng lớn và đa dạng về chủng loại. Và do vậy , giá trị của các loại thành phẩm cũng rất khác nhau, có loại giá chỉ từ 200 – 300 đồng ( Bản đồ phong trào nông dân Tây Sơn – Mã số LS007: 200 đồng), nhưng cũng có loại có giá trị cao đến hàng trăm ngàn đồng ( ví dụ : Hộp hoá chất thí nghiệm sinh học có giá : 334.500 đồng). Mật độ nhập xuất thành phẩm của Công ty cũng khá cao và thường với số lượng lớn, đặc biệt là những thành phẩm có giá trị nhỏ. Những điều này đã làm cho việc quản lý thành phẩm tại Công ty là rất khó khăn và phức tạp. Ta đã biết thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình sản xuất ra sản phẩm đó của doanh nghiệp đã qua kiểm tra kỹ thuật, được xác nhận là phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định đã được nhập kho.Thành phẩm bao giờ cũng được biểu hiện trên hai mặt : hiện vật và giá trị , mặt hiện vật được biểu hiện qua số lượng và chất lượng của sản phẩm. Còn giá trị của sản phẩm lại biểu hiện qua giá thành sản phẩm sản xuất ra nhập kho hay giá vốn của thành phẩm đem đi tiêu thụ Do đó, để có thể quản lý tốt thành phẩm đòi hỏi phải có những biện pháp sắp xếp, phân loại một cách rõ ràng cả trong kho và trên sổ sách kế toán, nắm bắt được sự vận động của từng loại thành phẩm trong quá trình nhập - xuất - tồn để có thể tổ chức kế toán thành phẩm một cách chính xác, đầy đủ , kịp thời là một trong những mục tiêu mà Công ty Thiết bị Giáo dục I đã đặt ra . Việc quản lý thành phẩm được phụ trách bởi ba bộ phận độc lập, đó là : Bộ phận kho, Phòng kinh doanh, Phòng kế toán, việc quản lý thành phẩm cụ thể như sau: + Tại bộ phận kho: Thủ kho có trách nhiệm bảo quản thành phẩm về cả mặt chất lượng cũng như số lượng từ khi thành phẩm được xác nhận là nhập vào kho (qua phiếu nhập kho thành phẩm ) và xuất ra khỏi kho ( qua hoá đơn giá trị gia tăng). Do thành phẩm của Công ty rất đa dạng và có số lượng nhập xuất lớn nên việc quản lý thành phẩm tại kho rất dễ bị nhầm lẫn và sai sót. Để quản lý tốt thành phẩm nhập kho thì thủ kho phải giám sát chặt chẽ quá trình nhập, xuất và phải ghi thẻ kho kịp thời. Thủ kho có trách nhiệm báo cáo số liệu về nhập - xuất - tồn thành phẩm cho phòng kinh doanh và đến cuối kỳ đối chiếu số liệu với phòng kế toán. + Tại phòng kinh doanh : Ngoài việc lập kế hoạch chỉ đạo sản xuất , phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ phải nắm chắc số lượng nhập - xuất và tình hình hiện có thành phẩm để có hướng chỉ đạo sản xuất và làm cơ sở để ký hợp đồng. Phòng kinh doanh được cung cấp số liệu chủ yếu là bởi bộ phận kho. + Tại phòng kế toán : Nhân viên kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi thành phẩm cả về mặt số lượng và giá trị thông qua hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp, dưới sự trợ giúp của máy vi tính. Cuối mỗi kỳ, kế toán về thành phẩm có trách nhiệm đối chiếu số liệu về chỉ tiêu số lượng thành phẩm với bộ phận kho và đối chiếu chỉ tiêu giá trị thành phẩm nhập - xuất - tồn giữa sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. 2.1.2 Phương thức tính giá : Tại Công ty Thiết bị Giáo dục I , giá trị thành phẩm nhập và xuất kho được đánh giá theo giá thực tế : *Đối với thành phẩm nhập kho: Giá trị nhập kho của một loại thành phẩm được tính bằng giá thành công xưởng sản xuất ra loại thành phẩm đó. Số liệu về giá thành công xưởng do kế toán phụ trách về chi phí - giá thành cung cấp. *Đối với thành phẩm xuất kho: Để đánh giá thành phẩm xuất kho, Công ty sử dụng phương phápgiá bình quân cả kỳ dự trữ. Tuy nhiên, quy định kỳ tính giá là 1 năm, do vậy công việc đối chiếu giữa kho và kế toán và các nghiệp vụ xác định kết quả đều dồn vào lúc quyết toán là đầu kỳ kế toán sau. Công thức tính giá của thành phẩm xuất kho như sau: = x Giá thực tế của thành Số lượng thành phẩm Đơn giá thực tế phẩm xuất kho xuất kho bình quân + Trị giá thực tế thành Trị giá thành phẩm = Đơn giá thực tế phẩm tồn đầu kỳ nhập trong kỳ + bình quân Số lượng thành phẩm Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Ví dụ : Ngày 31/12/2006 sản phẩm thước đo độ dài dạy mm,cm ( mã vật tư: THM 2006) được tính như sau: Tồn đầu kỳ : 1.102 bộ - Đơn giá : 29.980 đ Nhập trong kỳ : 12.100 bộ - Đơn giá : 30.000 đ 2.650 bộ - Đơn giá : 30.100 Xuất trong kỳ : 13.200 bộ Khi đó đơn giá thực tế xuất kho thành phẩm này là: Giá thực tế thành phẩm xuất kho: 13.200 x 30.015 = 396.198.000 (đ) Với phương pháp tính giá hàng tồn kho này thì trong suốt cả năm thành phẩm chỉ được theo dõi nhập, xuất , tồn về mặt số lượng chứ không thể theo dõi về mặt giá trị. Đây cũng chính là một trong những nhược điểm trong phương pháp quản lý theo dõi thành phẩm mà công ty đang thực hiện. 2.1.3 Phương thức tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Thiết bị Giáo dục I: Cũng quan trọng như việc quản lý nhập - xuất – tồn thành phẩm, việc tiêu thụ thành phẩm luôn được Công ty quan tâm chú trọng bởi vì qua tiêu thụ Công ty sẽ thu hồi được vốn để bù đắp chi phí đã bỏ ra góp phần ổn định tình hình tài chính, nâng cao thu nhập cho người lao động , doanh nghiệp và làm tăng ngân sách cho Nhà nước thông qua nghĩa vụ nộp thuế. Hiện nay tại Công ty đang sử dụng phương thức bán hàng là giao xuất trực tiếp tại kho cho khách hàng hoặc giao hàng theo hợp đồng và khách hàng trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán thì kế toán không phân biệt hai phương thức tiêu thụ này mà đều phản ánh trên sổ sách kế toán theo phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho, công ty không sử dụng tài khoản 157 trong trường hợp chuyển hàng theo hợp đồng . Trường hợp khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng chưa trả tiền ngay thì kế toán mở sổ theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với người mua. Tuỳ theo đối tượng khách hàng mà công ty quyết định hình thức thanh toán của khách hàng. Đối với những khách hàng thường xuyên, có quan hệ lâu dài, giữ được uy tín với Công ty như các trường học của các tỉnh , thành phố và một số đơn vị khác có thể thanh toán ngay tiền hàng ( bằng tiền mặt, séc hay uỷ nhiệm chi) hoặc có thể trả sau theo thời hạn của hợp đồng. Đối với các khách hàng không có quan hệ thường xuyên, hoặc những khách hàng không giữ được uy tín, không giữ đúng lời hứa thanh toán những khoản nợ cũ đúng thời hạn hợp đồng thì Công ty chỉ xuất hàng khi đã thanh toán đủ tiền hàng . Ngoài ra để tăng uy tín của mình và giữ được quan hệ lâu bền với khách hàng Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại những lô hàng đã mua nếu lô hàng đó bị sai quy cách hoặc bị hỏng, kém phẩm chất … Về chiết khấu thương mại, tuỳ theo từng đối tượng khách hàng mà Công ty có những chế độ trích chiết khấu khác nhau.Theo quy định của Công ty, những khách hàng mua hàng với số lượng lớn và thanh toán ngay tiền mua hàng hoặc những khách hàng trả nợ trước hạn đều được hưởng một tỷ lệ chiết khấu nhất định. Tuy nhiên, trên sổ sách hầu như rất hiếm khi phản ánh khoản này. Công ty không có giảm giá hàng bán. 2.2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY TBGD I 2.2.1 Tổ chức kế toán chi tiết thành phẩm: Các loại chứng từ sử dụng: Để quản lý chặt chẽ tình hình biến động của thành phẩm, mọi nghiệp vụ biến động của thành phẩm đều được phản ánh, ghi chép vào chứng từ ban đầu một cách phù hợp và theo đúng nội dung quy định. Các chứng từ kế toán chủ yếu được sử dụng trong hạch toán thành phẩm mà Công ty Thiết bị Giáo dục I hiện đang sử dụng gồm các chứng từ chủ yếu sau: - Phiếu nhập kho. - Biên bản kiểm kê. - Thẻ kho . - Hoá đơn giá trị gia tăng hàng xuất bán. - Hóa đơn giá trị gia tăng hàng trả lại. - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. … Khi có sản phẩm sản xuất xong, nhân viên bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) xác nhận thứ hạng chất lượng căn cứ vào tiêu chuẩn quy định và ghi vào “Bảng theo dõi công tác”. Căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm phụ trách sản xuất ở các phân xưởng lập phiếu nhập kho thành phẩm để tiến hành ._.nhập thành phẩm vào kho hàng. Phiếu nhập kho thành phẩm là chứng từ chứng minh một loại thành phẩm đã được nhập vào kho. Phiếu nhập kho thành phẩm được lập thành 3 liên : Liên 1: Lưu tại bộ phận sản xuất . Liên 2: Lưu tại kho để ghi vào thẻ kho. Liên 3: Chuyển cho phòng kế toán ghi sổ. Mẫu phiếu nhập kho như sau: Ví dụ: ngày 22/03/2006 Xưởng nhựa nhập kho thành phẩm sản phẩm : thước đo độ dài dạy mm, cm. Phiếu nhập kho được lập như sau: Đơn vị: Công ty TBGDI PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01-VT Bộ phận:Xưởng nhựa Ngày 22 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Số 95/06 ngày 20/03/ 2006 của Bộ trưởng BTC - Họ và tên người giao hàng: Xưởng nhựa - Nhập tại kho : Giáp Bát Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm ch chất vật tư, dụng cụ sản phẩm hàng hoá. Mã số ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thước đo độ dài dạy mm,cm THM2005 Bộ 1850 1850 30.000 55.500.000 cộng 1850 1850 30.000 55.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ) : năm mươi lăm triệu năm trăm ngàn đồng Số chứng từ gốc kèm theo : 01 chứng từ. Ngày 22 tháng 3 năm 2006 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng đơn vị (ký,họtên) (ký,họtên) (ký,họtên) (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký,họtên) Thông thường mỗi lần xuất kho thành phẩm cần phải lập “Phiếu xuất kho” thành phẩm. Nhưng do đặc thù của Công ty là thành phẩm khi xuất kho đều là do tiêu thụ nên Công ty sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) thay cho Phiếu xuất kho. Như vậy, trong quá trình hạch toán thành phẩm thì hoá đơn giá trị gia tăng là căn cứ để xác định lượng thành phẩm xuất kho. Sau khi khách hàng và phòng kinh doanh đã thoả thụân xong các điều kiện về mua bán hàng hoá ( hợp đồng, thoả thuận trực tiếp…) , phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTTT. Hoá đơn giá trị gia tăng được lập thành 3 liên: Liên 1: (màu tím) Lưu tại phòng kinh doanh. Liên 2: (màu đỏ) Giao khách hàng. Liên 3: (màu xanh) – (Lưu hành nội bộ) chuyển thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán bán hàng. Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng như sau: Ví dụ: ngày 15/01/2006 Công ty bán mặt hàng : Bộ lắp ghép kỹ thuật cho khách hàng tên là Nguyễn thị Thanh ( Trường tiểu học Hoàng Diệu ).Hoá đơn GTGT được lập như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL Liên 3:Nội bộ MC/2006B Ngày 15 tháng 01 năm 2006 0058533 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn thị Thanh. Đơn vị: Trường tiểu học Hoàng Diệu Địa chỉ: Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội. Hình thức thanh toán :Tiền mặt. Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 3 4 1 bộ lắp ghép kỹ thuật Bộ 15 40.000 600.000 Cộng tiền hàng : 600.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 30.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 630.000 Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ,ghi rõ họtên) ( Ký,ghi rõ họtên) (Ký ,đóng dấu, ghi rõ họtên) Ngoài hoá đơn này còn có hoá đơn GTGT mẫu khác được Công ty sử dụng để ghi hàng hoá bị trả lại, đối với hạch toán thành phẩm, nó có vai trò như là phiếu nhập kho. Hoá đơn này được phòng kế toán lập thành ba liên. Đây là căn cứ để ghi hàng nhập ở thẻ kho và ở các sổ chi tiết , sổ tổng hợp . Mẫu Hoá đơn GTGT ghi hàng bán bị trả lại: Ví dụ: ngày 12/02/2006 Khách hàng là : Ngô Thanh Quang - Công ty Sách và Thiết bị Trường học Lào Cai trả lại 32 Cái Mô hình con ếch (mã số : MS 7004). Hoá đơn GTGT hàng bán trả lại được lập như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL Liên 3:Nội bộ 02-B Ngày 15 tháng 02 năm 2006 EU 000236 Họ và tên người mua hàng: Ngô Thanh Quang. Đơn vị: Công ty Sách và Thiết bị Trường học Lào Cai Địa chỉ: Thị xã Lào Cai - Tỉnh Lào Cai. Hình thức thanh toán :Tiền mặt. Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Điều Chỉnh giảm ở hoá đơn 228 Ngày 01/02/2006 Lý do: Trả lại hàng bán 1 Mô hình con ếch cái 32 230.000 7.360.000 CK 15% 1.104.000 Cộng tiền hàng: 6.256.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 312.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 6.568.800 Người mua hàng Kế Toán Trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký , họtên) ( ký, họtên) (Ký , họtên) b. Hạch toán chi tiết thành phẩm: Theo chế độ tài chính - kế toán hiện hành , hạch toán chi tiết thành phẩm có thể thực hiện thẹo 3 phương pháp : Phương pháp thẻ song song . Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển . Phương pháp sổ số dư. Theo cả 3 phương pháp này thì việc hạch toán chi tiết được tiến hành ở cả kho và phòng kế toán. Công ty Thiết bị Giáo dục I hiện đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết thành phẩm. Cụ thể Công ty tiến hành như sau: Tại kho: Mọi biến động nhập - xuất của thành phẩm đều được theo dõi trên thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho mở riêng cho từng loại sản phẩm, và dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm về mặt số lượng . Hàng ngày, khi nhận được phiếu nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng, thủ kho phải kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ này. Sau khi kiểm tra xong, thủ kho tiến hành nhập, xuất kho thành phẩm . Khi nhập thủ kho phải ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các chứng từ . Căn cứ vào các số liệu trên chứng từ, thủ kho ghi thẻ kho.Mỗi nghiệp vụ nhập, xúât được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Số tồn kho thành phẩm sau mỗi nghiệp vụ được kế toán tính và ghi luôn vào thẻ kho. Thẻ kho thành phẩm được lập để theo dõi thành phẩm trong thời gian một kỳ kế toán, tại Công ty Thiết bị Giáo dục kỳ kế toán được tính là một năm. Mẫu thẻ kho như sau: Ví dụ: Thẻ kho được lập cho thành phẩm : Bộ nhạc cụ gõ ( mã số: TM2013) trong năm 2006. Đơn vị: Công ty TBGD I Mẫu số S12-DN Địa chỉ: 49B Đại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội THẺ KHO Kho: KH02 kho Giáp Bát Vật tư: Bộ dụng cụ thực hành toán lớp 8 Mã vật tư: MT8007 Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 số TT Ngày Tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Số lượng Nhập xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 1 01/01 Tồn đầu kỳ 12.000 2 25/04 13715 Bán học cụ 1.000 11.000 3 17/05 13720 Bán học cụ 1.000 10.000 4 17/10 34923 Bán học cụ 2.000 8.000 5 02/11 84803 Bán học cụ 2.000 6.000 6 16/11 84966 Bán học cụ 1.000 5.000 7 21/11 TP65 Nhập học cụ 30.000 35.000 8 23/11 17303 Bán học cụ 25.000 10.000 9 05/12 17458 Bán học cụ 2.000 8.000 Cộng 30.000 34.000 8.000 Ngày 30/12/2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Cuối năm, thủ kho tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán chi tiết thành phẩm ở phòng kế toán và tổng hợp các số liệu về nhập - xuất - tồn thành phẩm báo cáo lên phòng kinh doanh. Tại phòng kế toán: Việc hạch toán thành phẩm tại phòng kế toán do kế toán phụ trách thành phẩm và tiêu thụ thực hiện. Do Công ty sử dụng hình thức kế toán máy cho nên công việc hàng ngày của các kế toán viên đượcgiảm đi đáng kể. Hàng ngày, kế toán nhập các thông tin trên phiếu nhập kho, trên hoá đơn giá trị gia tăng vào máy và nhờ có phần mềm đã cài đặt sẳn máy sẽ tự ghi vào các sổ chi tiết thành phẩm, và đến cuối kỳ máy sẽ tự tổng hợp và đưa ra bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Do Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên thành phẩm trong năm chỉ được theo dõi về mặt số lượng, còn chỉ tiêu giá trị đến cuối năm mới tính và kiểm tra được . + Về sổ chi tiết thành phẩm: Sổ chi tiết thành phẩm thể hiện chỉ tiêu hiện vật theo phiếu nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng . Sổ chi tiết ghi đơn giá thực tế. Trên sổ chi tiết ghi tài khoản đối ứng . Mẫu sổ chi tiết thành phẩm như sau: (Xem biểu số 01- Trang sau ) Biểu số 01 Đơn vị : Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Kho KH02 – Kho Giáp Bát Vật tư: Thước đo độ dài dạy – Mã THM 2005 - Bộ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SL nhập SL xuất Đơn giá T Tiền NT SH Tồn đầu 1102 29.980 33.037.960 … … …. … … … … … 22/3 95 Xưởng nhựa nhập TP 15408 1850 30.000 55.500.000 25/3 1238 Bán học cụ 632 50 30.015 1.500.750 … … … … … … … … 15/08 15983 Bán học cụ 632 120 30.015 3.601.800 … … … … … … … … 22/10 290 Xưởng nhựa nhập TP 15408 2000 30.000 60.000.000 PS tăng trong kỳ 12.100 2.650 30.000 30.100 442.765.000 PS giảm trong kỳ 13.200 30.015 396.198.000 Tồn cuối 2652 30.015 79.604.960 Ngày 31 tháng 12 năm2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn: Bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn được ghi theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị . Mỗi loại thành phẩm được ghi một dòng trên bảng. Số liệu trên bảng tổng hợpdựa vào chỉ tiêu dư đầu kỳ, cuối kỳ tại sổ chi tiết. Mẫu bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn như sau: ( Xem biểu số 02 – Trang sau ). Biểu số 02 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Kho KH02 – Kho Giáp Bát Mã VT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL T Tiền SL T Tiền SL T Tiền SL T Tiền THM5 Thiết bị lớp 5 mới Bộ 26.880.000 628.308.522 161.607.000 4.162.207.497 159.478.000 4.064.014.509 29.009.000 726.501.510 THM5001 Bộ tranh kể chuyện lớp5 Bộ 1.257.000 42.360.900 2.008.000 67.669.600 3.187.000 107.401.900 78.000 2.628.600 THM5002 Bộ đồ dùng toán giáo viên L5 Bộ 677.000 191.383.665 2.885.000 831.139.284 3.476.000 997.835.401 86.000 24.687.548 THM5003 Bộ đồ dùng toán học sinh L5 Bộ 7.516.000 56.101.074 48.712.000 358.224.429 47.784.000 352.104.526 8.444.000 62.220.977 THM5004 Tranh dạy đạo đức L5 Bộ 1.328.000 3.190.847 1.500.000 3.600.000 2.428.000 5.830.340 400.000 960.507 THM5005 Đĩa CD dạy đạo đức L5 Cái 351.000 5.637.060 2.000.000 32.120.000 1.900.000 30.514.000 451.000 7.243.060 THM5006 Tranh dạy khoa học L5 Cái 1.286.000 11.118.600 13.370.000 91.475.200 14.533.000 101.732.751 123.000 861.049 …. … … … … … … … … … … THM5023 Đĩa CD dạy môn thể dục L5 Cái 374.000 6.006.440 2.000.000 32.120.000 1.860.000 29.871.600 514.000 8.254.840 THM5027 Bảng nhóm (400x600x0.5)mm Cái 5.910.000 85.694.470 4.263.000 61.280.047 9.933.000 144.034.363 240.000 3.480.154 THM5028 Bảng phụ (700x900x0.5)mm Cái 1.152.000 38.455.351 1.209.000 40.159.028 2.316.000 77.115.982 45.000 1.498.397 Tổng cộng 628.308.522 4.162.207.497 4.064.014.509 726.501.510 Ngày 31 tháng 12 năm2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 2.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp thành phẩm: Phương pháp hạch toán: Trước tiên ta đi vào tìm hiểu phương pháp hạch toán thành phẩm đang áp dụng tại Công ty Thiết bị Giáo dục I . Thành phẩm nhập kho được tính theo giá thành thực tế thành phẩm hoàn thành trong kỳ bao gồm : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Thành phẩm xuất kho tại Công ty được tính như sau: Trị giá thực tế TP xuất kho = Số lượng TP xuất kho x ĐG thực tế bình quân. Trong đó đơn gía thực tế bình quân được tính bình quân cả kỳ dự trữ ( bình quân gia quyền): + Trị giá thực tế thành Trị giá thành phẩm = Đơn giá thực tế phẩm tồn đầu kỳ nhập trong kỳ + bình quân Số lượng thành phẩm Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Công ty sử dụng tài khoản 156 để hạch toán thành phẩm. Khi hạch toán Công ty đã không chi tiết cho tài khoản này mà các thành phẩm chỉ theo dõi chi tiết theo từng loại ở phần hạch toán chi tiết. Các nghiệp vụ liên quan đến thành phẩm, kế toán không lập chứng từ ghi sổ Trình tự hạch toán cụ thể tại Công ty TBGD I về phần hành kế toán thành phẩm như sau: Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến thành phẩm kế toán cập nhật số liệu từ chứng từ gốc vào máy .Thông thường về phần hành kế toán tại Công ty phát sinh những nghiệp vụ sau chủ yếu sau: Nhập kho thành phẩm từ các phân xưởng sản xuất Xuất kho thành phẩm bán cho khách Xuất hàng đi biếu tặng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm Nhập hàng bán bị trả lại( Nếu số hàng này đã được xuất bán ở kỳ trước thì ghi đơn giá là giá xuất của kỳ trước, còn nếu là hàng xuất bán của kỳ hiện tại thì chỉ theo dõi về mặt số lượng chưa theo dõi về mặt giá trị) Cuối kỳ máy sẽ tự động in ra : sổ chi tiết tài khoản 156, Sổ cái tài khoản 156… Để theo dõi tổng hợp hàng tồn kho, Công ty chỉ sử dụng sổ chi tiết tài khoản 156. Sổ chi tiết tài khoản ghi chép các nghiệp vụ theo thời gian phát sinh và chi tiết theo hoá đơn, mỗi nghiệp vụ kế toán được ghi một dòng trên sổ chi tiết. Do Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên kế toán viên không phải ghi sổ mà máy sẽ tự động ghi sổ chi tiết tài khoản sau khi kế toán cập nhật các hoá đơn chứng từ liên quan đến nhập - xuất vật tư. Sổ chi tiết tài khoản cuối kỳ được đối chiếu với sổ chi tiết vật tư để kiểm tra tính chính xác về mặt giá trị của vật tư , và là căn cứ để vào bảng cân đối số phát sinh. Mẫu sổ chi tiết tài khoản 156, Sổ cái tài khoản 156 được ghi chép như sau: ( Xem biểu 03,04 – Trang sau) Biểu số 03 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49B Đại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 01/12/2006 Tài khoản 156 – Hàng hoá Dư nợ đầu kỳ: 9.343.150.613 Ngày Số CT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 01/12 17344 Bán hàng học cụ 632 4.187.216 01/12 17338 Bán học cụ 632 954.690.659372 01/12 17339 Bán học cụ 632 255.043 01/12 17340 Bán học cụ 632 16.621.851 01/12 17341 Bán học cụ 632 2.199.968 01/12 17342 Bán học cụ 632 397.058 01/12 17343 Bán học cụ 632 392.308 01/12 17344 Bán học cụ 632 29.040.000 01/12 119 Nhập 1794 máy tính CASIO - Dự án L12 mở rộng 331 314.766.270 01/12 120 Nhập 390 lố cầu lông - Dự án L12 mở rộng 2006 331 19.500.000 Tổng phát sinh nợ: 334.266.270 Tổng phát sinh có: 53.784.103 Dư nợ cuối kỳ : 9.623.632.780 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Biểu số 04 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Tài khoản 156 – Hàng hoá Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐU Số tiền Mã CT Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 9.343.150.613 GS2 1 31/12/2006 Phải thu của khách hàng 131 882.725.216 GS2 1 31/12/2006 Phải thu nội bộ khác 1368 400.912.409 GS1 1 31/12/2006 1368 3.585.035.756 GS1 1 31/12/2006 1368 4.246.579.841 GS1 1 31/12/2006 1368 1.027.672.865 GS2 1 31/12/2006 Phải thu nội bộ khác 1368 8.300.417.200 GS2 1 31/12/2006 Xưởng nội thất học đường – SX bảng Bỉ 15403 56.960.659 GS2 1 31/12/2006 Xưởng nhựa 15407 56.269.000 GS2 1 31/12/2006 Xưởng mô hình sinh vật 15408 1.389.975.400 … … …. …. …. … … GS2 1 31/12/2006 Chi phí đồ dùng văn phòng 6423 3.326.114 Cộng phát sinh trong kỳ 58.268.016.387 38.103.056.484 Dư cuối kỳ 29.508.110.516 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Do nghành nghề của Công ty có đặc thù riêng: Thành phẩm đều là các thiết bị phục vụ cho việc dạy và học trong các nhà trường .Nền giáo dục của chúng ta cũng đang trong giai đoạn cải cách liên tục thay đổi để đưa ra một chương trình giáo dục tốt nhất, tiến bộ nhất . Vì vậy, không tránh khỏi việc các thiết bị dạy và học trở nên lạc hậu, lỗi thời hoặc nhiều khi không còn gía trị gì khi chương trình giáo dục thay đổi. Cuối mỗi năm, Công ty thành lập một hội đồng kiểm kê thành phẩm bao gồm các thành viên thuộc ban lãnh đạo Công ty, phòng kế toán, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng chỉ đạo, các phân xưởng sản xuất để xác định xem những thành phẩm nào có thể bị giảm giá. Sau khi kiểm kê, hội đồng này lập ra biên bản kiểm kê kho thành phẩm và bảng kê hàng chậm luân chuyển . Hàng chậm luân chuyển sẽ được phân loại và chuyển đến một kho riêng ( Kho KH06 – Hàng chậm luân chuyển). Dựa trên bảng kê này kế toán lập thêm dự phòng giảm giá thành phẩm. Mức lập dự phòng giảm giá thành phẩm bằng mức độ giảm giá trị còn lại của thành phẩm. Ví dụ: Tại kho KH02 – Giáp Bát có một số mặt hàng đã bị cũ , lạc hậu . Hội đồng kiểm kê thành phẩm đã có biên bản kiểm kê và lập ra Bảng kê hàng chậm luân chuyển cụ thể như sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Mẫu số 15K - BQ CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I BẢNG KÊ HÀNG CHẬM LUÂN CHUYỂN Kho KH02-Giáp Bát Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2006 Tên hàng ĐVT ĐG ban đầu Số lượng TT ban đầu Mức độ giảm GT còn lại Tình trạng Lô 1A 1.Bộ chữ dạy tập viết Bộ 42.000 93 3.906.000 2.500.000 Cũ,lạc hậu Bản đồ phong trào nông dân Tờ 300 1580 474.000 474.000 Cũ, lạc hậu Tranh mẫu chữ số Tờ 400 736 294.400 294.400 Cũ, lạc hậu … .. … … … … … … … … … … … … Cộng 23.800.000 19.500.000 Nhìn vào bảng kê ta thấy mức giảm giá dự kiến là :19.500.000 đồng, như vậy sẽ phải lập thêm mức dự phòng là :18.500.000 đồng . Những mặt hàng nào mà đã lập dự phòng thì không cần phải lập lại nữa mà chỉ cần lập số chênh lệch.Khi hàng chậm luân chuyển được thanh lý thì Công ty tiến hành hoà nhập dự phòng. Bút toán lập dự phòng được kế toán lập chứng từ ghi sổ bằng tay và sau đó cập nhật vào phiếu kế toán trong phần hành tổng hợp. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 03 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Nội Dung Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Lâp dự phòng cho thành phẩm kho Giáp Bát. 159 6426 19.500.000 Kèm theo 23 chứng từ gốc . Người Lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Hiện tại Công ty vẫn tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( TK 6426 ) chứ không đưa vào giá vốn hàng bán . Sổ chi tiết tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. (Biểu số 05 – Trang sau ) Biểu số 05 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Tài khoản: 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dư có đầu kỳ: 192.500.000 Ngày Số Diễn giải Tài Khoản đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 31/12 03 D ự ph òng giảm giá hàng chậm luân chuyển 6426 19.500.000 … … … … … … 31/12 06 Hoà nhập dự phòng 6426 33.800.000 Phát sinh Nợ: 103.922.040 Phát sinh Có: 311.090.000 Dư có cuối kỳ : 399.667.960 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ GIÁO DỤC I: 2.3.1 Tổ chức kế toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm: Hạch toán doanh thu bán hàng: Công tác tiêu thụ ở Công ty thiết bị giáo dục I diễn ra quanh năm. Tuy nhiên vào khoảng đầu năm học của các trường học , tức là vào quý cuối cùng của năm thì thường lượng tiêu thụ là nhiều nhất. Một nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì được minh chứng bởi hoá đơn giá trị gia tăng, và chứng từ này là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu bán hàng. Công ty sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng : để hạch toán doanh thu Tài khoản này được chi tiết như sau: TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm Tài khoản này được chi tiết như sau: TK511100: Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm không chịu thuế GTGT TK 511105: Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm 5% TK 511110: Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm 10% TK 5112 : Doanh thu cho thuê nhà,cửa hàng TK 5113 : Doanh thu uỷ thác nhập khẩu TK 5114 : Doanh thu cho thuê dây chuyền TK 5115 : Doanh thu khác Như vậy, doanh thu từ việc bán hàng được theo dõi trên tài khoản 5111 : Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm . Và tài khoản này được chi tiết theo thuế suất thuế GTGT mà hàng hoá , sản phẩm bán ra phải chịu. Tuy nhiên, Công ty không theo dõi phân biệt doanh thu từ bán hàng hoá và từ bán thành phẩm. Quá trình hạch toán doanh thu diễn ra như sau: Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng , phòng kinh doanh sẽ tiến hành xác định số tồn kho để lập hoá đơn GTGT. Tuỳ thuộc vào từng khách hàng cụ thể mà phòng kinh doanh có thể cho khách hàng hưởng một khoản chiết khấu khác nhau Ví dụ : Các khách hàng ở các tỉnh vùng cao, vùng sâu như Yên Bái, Lai Châu… thì phòng kinh doanh để mức chiết khấu là 24%. Những khách hàng quen, thường xuyên mua hàng của Công ty nhưng không thuộc diện trên thì cho hưởng mức chiết khấu là 16% … Hoá đơn giá trị gia tăng được lập làm 03 liên: Liên 1( màu tím ) : Lưu Liên 2 ( màu đỏ) : Giao khách hàng Liên 3 ( màu xanh) : Chuyển thủ kho ghi sổ, sau đó chuyển lên phòng kế toán Mẫu hoá đơn GTGT Ví dụ: Ngày 05/11/2006 Công ty bán bộ nhạc cụ gõ (mã số TM2013) cho Công ty sách và thiết bị trường học Thái Bình , Hoá đơn giá trị gia tăng được lập như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL Liên 1: Lưu MC/2006b Ngày 05 tháng 11 năm 2006 0017630 Họ và tên người mua hàng: Trần Thanh Hương. Đơn vị: Công ty sách thiết bị trường học Thái Bình Địa chỉ: TX Thái Bình - Tỉnh Thái Bình - Hình thức thanh toán :Tiền mặt. Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 3 4 1 Bộ nhạc cụ gõ Bộ 80 35.000 2.800.000 Cộng tiền hàng : 2.800.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 140.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.940.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai triệu chín trăm bốn mươi ngàn đồng chẳn . Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ,ghi rõ họtên) ( Ký,ghi rõ họtên) (Ký ,đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi nhận được hoá đơn, kế toán cập nhật vào phần hành bán hàng của phần mềm Fast. Những thông tin được cập nhật bao gồm: Ngày, Chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng và các thông tin khác liên quan đến khách hàng, hình thức thanh toán, chủng loại, số lượng hàng bán , đơn giá, thành tiền , chiết khấu, tiền thuế GTGT, tài khoản Nợ, tài khoản Có. Những thông tin được cập nhật vào phần hành này sẽ được chuyển sang các phần hành khác như phải thu khách hàng, vật tư, tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng ( Nếu thanh toán ngay) Do Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên kế toán lúc này không cập nhật đơn giá vốn mà đến lúc tính đơn giá bình quân cả kỳ thì máy sẽ tự động cập nhật giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ. Khi sử dụng phần mềm kế toán tại Công ty để khai báo thẻ kho kế toán phải khai báo cụ thể cho từng mặt hàng, mặt hàng nào chịu thuế GTGT 5%, mặt hàng nào phải chịu 10%...Vì vậy khi kế toán cập nhật các số liệu theo chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh thì sẽ định khoản luôn trên máy và máy sẽ tự động in ra các sổ theo yêu cầu.. Trong kỳ, kế toán định khoản các nghiệp vụ tiêu thụ trên máy như sau: Nợ TK 111,112,131 : Tổng giá thanh toán Có TK 511100(511105,511110) : Doanh thu thuần Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp Ví dụ: Kế toán định khoản nghiệp vụ bán hàng ở hoá đơn trên như sau: Nợ TK 111: 2.940.000 Có TK 511105 : 2.800.000 Có TK 33311 : 140.000 Cuối kỳ, sau khi tính đơn giá trung bình tháng, thì máy tự động ghi giá vốn cho tất cả hàng hoá bán ra. Ngoài ra, Công ty còn có bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra. Bảng kê này kê khai tất cả các chứng từ theo số hiệu của chúng, theo thuế suất thuế GTGT mà hàng bán ra phải chịu. Cuối mỗi kỳ hạch toán, kế toán đối chiếu bảng kê này với các chứng từ phát sinh để kiểm tra tính có thật của các chứng từ đã được cập nhật và tính chính xác của các số liệu. Bảng kê chứng từ này còn dùng để đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản doanh thu hàng bán ra (TK 511100,511105,511110), sổ chi tiết tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng đầu ra ( chi tiết cho từng loại thuế suất ) khi cần thiết. Mẫu Bảng kê chứng từ cho hàng hoá bán ra chịu thuế suất 5% ( Biểu số 06 – Trang sau) Mẫu Sổ chi tiết tài khoản 511105 ( Biểu số 07 – Trang sau) Biểu số 06 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 01/12/2006 Ngày Số CT Diễn giải TK Nợ TK Có Phát sinh 01/12 17337 Bán hàng học cụ 632 1561 4.187.216 01/12 17338 Bán học cụ 632 1561 690.659 01/12 17339 Bán học cụ 632 1561 255.043 01/12 17340 Bán học cụ 632 1561 16.621.851 01/12 17341 Bán học cụ 632 1561 2.199.968 01/12 17342 Bán học cụ 632 1561 397.058 01/12 17343 Bán học cụ 632 1561 392.308 01/12 17344 Bán học cụ 632 1561 29.040.000 01/12 119 Nhập 1794 máy tính CASIO - Dự án L12 mở rộng 1561 331 314.766.270 01/12 120 Nhập 390 lố cầu lông - Dự án L12 mở rộng 2006 1561 19.500.331000 19.500.000 Tổng cộng: 388.050.373 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Biểu số 07 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 01/12/2006 Tài khoản 511105 – Doanh thu bán hàng hoá sản phẩm 5% Dư có đầu kỳ: 30.538.386.672 Ngày Số CT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 01/12 17338 Bán học cụ 131 728.605 01/12 17339 Bán học cụ 131 271.600 01/12 17340 Bán học cụ 131 15.9990224 01/12 17341 Bán học cụ 131 3.078.134 01/12 17343 Bán học cụ 131 414.110 01/12 17344 Bán học cụ 131 31.009.524 Tổng phát sinh nợ: Tổng phát sinh có: 51.501.197 Dư cuối kỳ : 30.589.887.869 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ của doanh thu của Công ty chỉ có hai khoản đó là: Hàng bán bị trả lại Chiết khấu thương mại ( Công ty không có giảm giá hàng bán ) Hàng bán bị trả lại là hàng mà Công ty xuất bán cho khách hàng do sai quy cách, hỏng hóc không đạt yêu cầu như thoả thuận nên khách hàng không chấp nhận và gửi trả lại Công ty. Về Chiết khấu thương mại, Công ty cho một số đối tượng khách hàng được hưởng theo sự chỉ đạo của Bộ Giáo dục và đào tạo . Ví dụ như các tỉnh như Yên Bái, Lai Châu… thì cho hưởng chiết khấu 24% các khách hàng lâu năm của công ty thì cho hưởng chiết khấu là 16%. Khi Công ty bán hàng chấp nhận cho khách hàng hưởng chiết khấu thì trong hoá đơn giá trị gia tăng có ghi dòng chiết khấu ( Xem Mẫu hoá đơn ở phần trên ). Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán là số tiền đã trừ chiết khấu . Khi cập nhật vào máy thì kế toán chỉ cập nhật doanh thu thuần ( doanh thu bán hàng đã trừ chiết khấu ) chứ không sử dụng tài khoản 521 – Chiết khấu hàng bán . Về hàng bán bị trả lại, khi khách hàng gửi trả lại hàng cho Công ty thì Công ty phải cử người kiểm tra lại chất lượng lô hàng bị trả lại, Nếu đúng là số hàng đó không đạt yêu cầu đã thoả thuận với khách hàng và Công ty đồng ý nhận lại lô hàng trả này thì kế toán sẽ tiến hành lập hoá đơn giá trị gia tăng để ghi nhận số hàng bị trả lại và thanh toán tiền cho khách hàng (Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng hàng bán bị trả lại đã có ở phần trên). Khi cập nhật hoá đơn này vào máy cũng tương tự như khi cập nhật hoá đơn giá trị gia tăng hàng bán , nhưng chỉ có điều số liệu phải ghi số âm . Theo như ví dụ ở mẫu hoá đơn đã nêu trên thì máy sẽ cập nhật số liệu vào các tài khoản liên quan như sau: Nợ TK 111(131,112): -6.568.800 Có TK 5111 : -6.256.000 Có TK 33311 : - 312.800 Còn việc ghi giảm giá vốn thì được máy tự hạch toán vào cuối kỳ khi tính đơn giá bình quân thành phẩm xuất kho và cũng được ghi âm tương tự như đã ghi âm doanh thu: Nợ TK 632 Có TK 156: ( Ghi số âm giá vốn hàng đã bị trả lại ) Hạch toán giá vốn hàng bán : Công ty sử dụng tài khoản 632 để hạch toán giá vốn hàng bán. Tài khoản này không được chi tiết thành các tiểu khoản. Giá vốn hàng bán ra được xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, kỳ tính đơn giá bình quân lại là một năm. Do đó, cuối kỳ người ta mới tính được giá vốn hàng bán ra, trong kỳ chỉ theo dõi hàng bán ra về mặt số lượng. Vì thế, thời điểm quyết toán năm là thời điểm vô cùng bận rộn của phòng kế toán Công ty, và công việc chiếm mất rất nhiều thời gian của các cán bộ kế toán đó là đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết thành phẩm với sổ chi tiết tài khoản thành phẩm và tài khoản giá vốn . Trong kỳ, gía vốn hàng bán được ghi nhận khi khách hàng đồng ý mua hàng của Công ty và chấp nhận thanh toán hoặc khách hàng và Công ty đã ký hợp đồng dù hàng đã được xuất khỏi kho hay chưa, dù khách hàng đã nhận được hàng hoặc chưa nhận được hàng ( Công ty không sử dụng tài khoản 157 – Hàng gửi bán - khi đang chuyển hàng theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên ) . Những thành phẩm xuất kho dùng để biếu tặng, giới thiệu sản phẩm không được Công ty phản ánh vào giá vốn hàng bán mà phản ánh thẳng luôn vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( TK 642) và chi phí bán hàng (TK 641). Khi chạy xong đơn gía bình quân thì sổ chi tiết tài khoản 632 cũng được máy hoàn tất . Để theo dõi giá vốn hàng bán Công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 632 Mẫu sổ chi tiết tài khoản 632 như sau: ( Biểu số 08 – trang sau) Biểu số 08 Đơn vị: Công ty TBGD I Địa chỉ: 49BĐại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 01/12/2006 Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Dư nợ đầu kỳ: 9.484.447.881 Ngày Số CT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có 01/12 17337 Bán hàng học cụ 1561 4.187.216 01/12 17338 Bán học cụ 1561 690.659 01/12 17339 Bán học cụ 1561 255.043 01/12 17340 Bán học cụ 1561 16.621.850 01/12 17341 Bán học cụ 1561 2.199.968 01/12 17342 Bán học cụ 1561 397.058 01/12 17343 Bán học cụ 1561 392.308 01/12 17344 Bán học cụ 1561 29.040.000 Tổng phát sinh nợ: 53.784.103 Tổng phát sinh có: Dư nợ cuối kỳ : 9.538.231.984 Ngày 01 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Hạch toán thanh toán với khách hàng : Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được giao cho kế toán thanh toán phụ trách . Tại Công ty Thiết bị Giáo dục I đang hiện đang áp dụng hai hình thức thanh toán là : Bán hàng thanh toán ngay và hình thức bán hàng trả chậm. Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay: Sau khi phòng kinh doanh làm việc với khách hàng và thoả thuận phương án là nhận hàng và thanh toán ngay tiền hàng , phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT, giao cho khách hàng 01 liên để khách hàng đến làm việc với kế toán thanh toán . Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán._.