Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

a quá trình sản xuất là nhiệm vụ đóng vai trò then chốt quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Trong đó, nguyên vật liệu là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng làm nên sự thành công của sản phẩm và tạo ưu thế cho doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt trên thị trường. Do đó, quản lý vật liệu và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý là điều rất cần thiết, vì nó không những đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị ngừng trệ mà còn góp phần giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản xuất, nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Hiểu và nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác hạch toán nguyên vật liệu là một điều hết sức cần thiết. Xuất phát từ điều này, trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội, em đã chọn đề tài cho bài luận văn tốt nghiệp của mình là: “Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội” Kết cấu của luận văn gồm 3 chương: Chương 1 - Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2 - Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội. Chương 3 - Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội. Do trình độ bản thân và thời gian thực tập có hạn nên bản luận văn của em không tránh khỏi những thiết sót cần được bổ sung. Do đó em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô để em có thể nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các bác, các cô chú tại các phòng ban, đặc biệt là Phòng Kế toán tài vụ của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội và sự hướng dẫn tận tình của Tiến sĩ Trần Văn Dung đã giúp em hoàn thành bản luận văn tốt nghiệp. Chương 1 - Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1 - Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1.1. Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của một doanh nghiệp. Nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nên khi tham gia vào sản xuất, giá trị của vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do đặc điểm này vật liệu được xếp vào loại tài sản lưu động của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm. Vật liệu là một thành phần quan trọng của vốn lưu động, do đó việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh và tăng tốc độ chu chuyển vốn. 1.1.2. ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp Sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi khối lượng và chủng loại nguyên vật liệu đáp ứng cho nó ngày càng lớn. Trong điều kiện nguyên vật liệu trong nước chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của sản xuất, một số nguyên vật liệu còn phải nhập ngoại. Do đó việc quản lý tốt, sử dụng vật liệu tiết kiệm, có hiệu quả là việc làm cần thiết đối với từng doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là yêu cầu thiết yếu để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ kịp thời; dự trữ và sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý; ngăn ngừa các hiện tượng hao hụt mất mát, lãng phí nguyên vật liệu trong các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực cho của công tác quản lý vật liệu. Kế toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không có ảnh hưởng lớn đến tình hình quản lý vật liệu của doanh nghiệp. Quản lý vật liệu sẽ không thể tiến hành được nếu công tác kế toán vật liệu chưa tốt. Vì vậy, để tăng cường và cải tiến công tác quản lý vật liệu, nhất thiết phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Kế toán vật liệu là công cụ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình và chủ động trong sản xuất. Kế toán vật liệu có phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình của nguyên vật liệu thì lãnh đạo mới nắm được thông tin và đưa ra được những quyết định quản lý phù hợp, kịp thời. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỉ trọng lớn trong giá thành nên nếu công tác kế toán vật liệu được thực hiện một cách khoa học và hợp lý sẽ đưa ra được những biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Kế toán vật liệu có nhiệm vụ sau: a. Tổ chức phân loại, đánh giá vật tư phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trịn của doanh nghiệp. b. Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của vật tư trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định giá trị vốn hàng bán. c. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất. 1.2- Phân loại và tính giá vật liệu ở các doanh nghiệp 1.2.1. Phân loại vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, do tính chất đặc thù của mình mà mỗi một doanh nghiệp sử dụng những loại vật liệu khác nhau. Mỗi loại vật liệu có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và biến động thường xuyên liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán đòi hỏi phải phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các vật liệu cùng loại thành một nhóm theo những tiêu thức nhất định để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. *Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên liệu, vật liệu chính: Nguyên liệu, vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu, hình thành nên thực thể của sản phẩm mới. Như sắt, thép trong công nghiệp cơ khí; bông trong công nghiệp kéo sợi; gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản; hạt giống, phân bón trong nông nghiệp… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên liệu, vật liệu chính (như vật kết cấu trong xây dựng cơ bản). Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tượng lao động, nhưng vật liệu phụ không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ có vai trò phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, tạo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật hoặc quản lý… Như dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuất công nghiệp; thuốc trừ sâu, thuốc thú y, thuốc kích thích sinh trưởng trong sản xuất nông nghiệp. Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, nhiên liệu gồm có: xăng, dầu, than, củi, khí gas... Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị mà doanh nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ , khí cụ,vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật chưa được xếp vào các loại trên thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định. Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm từng thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. * Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành 2 nguồn: Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng... Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất. * Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh gồm . Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất cho chế tạo sản phẩm . Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: . Nhượng bán . Đem góp vốn liên doanh . Đem quyên tặng. 1.2.2. Tính giá vật liệu Tính giá vật liệu là dùng thước đo bằng tiền để biểu hiện giá trị ghi sổ của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). 1.2.2.1 Với vật liệu nhập kho Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo nguồn nhập. * Với vật liệu mua ngoài: Tri gía vốn thực tế của vật liệu mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua - Chiết khấu mua hàng (nếu có) + Thuế nhập khẩu (nếu có) Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, bảo hiểm… vật liệu từ nơi thu mua đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức. Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT theo phương phát khấu trừ giá mua là giá chưa có thuế GTGT Trường hợp vật tư mua vào sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mùc đích phúc lợi, các dự án,.. thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT ( tổng giá thanh toán ). * Với vật liệu tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế của vật liệu tự chế biến = Giá thị trường của vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến * Với vật liệu thuê ngoài gia công: Trị giá vốn thực tế của vật liệu thuê ngoài gia công chế biến = Giá trị của vật liệu xuất chế biến + Chi phí thuê ngoài gia công chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm… * Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh. Trị giá vốn thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). * Với vật liệu do được cấp: trị giá vốn thực tế là gía ghi trên biên bản giao nhận cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. * Với vật liệu được tặng, thưởng: Trị giá vốn thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. Trong thực tế việc hạch toán vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế hết sức khó khăn phức tạp. Để đơn giản hoá cho công tác hạch toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc một giá ổn định trong từng thời kỳ hạch toán. Sau đó, cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế của vật liệu rồi điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế. 1.2.2.2 Đối với vật liệu xuất kho Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. * Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Phương pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nhập trước thì sẽ được xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Phương pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nào nhập kho sau nhất sẽ được xuất ra sử dụng trước nhất, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Do đó giá trị vật liệu xuất kho được tính hết theo giá nhập kho mới nhất, rồi tính tiếp theo giá nhập kho kế trước. Như vậy, giá trị vật liệu tồn kho sẽ được tính theo giá thực tế của vật liệu nhập kho đầu tiên. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. * Phương pháp tính theo giá đích danh Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. * Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác lại không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Việc tính giá theo các phương pháp này được thực hiện trên Bảng kê tính giá thực tế Bảng kê tính giá thực tế Vật liệu, sản phẩm, hàng hoá Chủng loại: Đơn vị: Ngày tháng Nội dung Nhập Xuất Tồn SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cộng Ngày… tháng… năm Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) * Phương pháp giá hạch toán Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được xác định lúc cuối kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu với giá hạch toán của vật liệu đã xuất kho trong kỳ. Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá Trong đó: Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá hạch toán của vật liệu Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ Giá hạch toán vật liệu nhập kho trong kỳ + Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Tổ chức kế toán vật liệu theo phương pháp giá hạch toán có ưu điểm là việc tính toán đơn giản, giảm bớt khối lượng công tác kế toán hàng ngày đồng thời tăng cường được chức năng kiểm tra của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được dễ dàng và thuận lợi cho việc tổ chức hạch toán kinh tế nội bộ. Việc tính giá theo phương pháp giá hạch toán được thực hiện trên bảng kê số 3. Bộ, Tổng cục: Đơn vị: Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ (TK 152, 153) Tháng….. năm…. SốTT Chỉ tiêu TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu TK 153 - Công cụ, dụng cụ HT TT HT TT 1 I. Số dư đầu tháng 2 II. Số phát sinh trong tháng 3 Ghi Nợ TK 152, 153, ghi Có TK 111 4 Ghi Nợ TK 152, 153, ghi Có TK 112 5 Ghi Nợ TK 152, 153, ghi Có TK 331 6 Ghi Nợ TK 152, 153, ghi Có TK 151 7 Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 152 8 … 9 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I + II) 10 IV. Hệ số giá 11 V. Xuất dùng trong tháng 12 VI. Tồn kho cuối tháng (III – V) Ngày… tháng… năm Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 1.3 - Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lượng lớn, đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng Mọi trường hợp nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được Nhà nước ban hành. Những chứng từ kế toán là cơ sở để tiến hành ghi chép vào sổ kế toán, giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng loại vật liệu, phục vụ cho công tác quản lý vật liệu và hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/ TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính các chứng từ kế toán về vật tư hàng hoá gồm : Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT) Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 08-VT) Hoá đơn (GTGT)- MS 01 GTKT- 2LN Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT-2LN Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03-BH ) Ngoài ra các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các loai chứng từ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT) 1.3.2. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu * Sổ theo dõi ở kho hàng: Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) được lập cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho, dùng để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Thẻ kho Số thẻ: Số tờ: Ngày lập thẻ: Danh điểm vật tư: Đơn giá hạch toán: Tên vật tư: Đơn vị tính: Kho: Nhãn hiệu quy cách vật tư: Định mức dự trữ: Tối đa: Tối thiểu: Ngày tháng Số hiệu chứng từ Lý do nhập xuất Số lượng Chữ ký của kế toán khi thu chứng từ Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 4 * Sổ kế toán chi tiết: tuỳ thuộc vào các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, bao gồm: - Sổ chi tiết thẻ song song - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư. 1.3.3. Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu 1.3.3.1- Phương pháp ghi thẻ song song: *) Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt số lượng theo từng danh điểm vật liệu. *) Tại phòng Kế toán: Kế toán mở thẻ (sổ) chi tiết cho từng danh điểm nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toánvào và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Mọi sai sót phải được kiểm tra, phát hiện và điều chỉnh kịp thời theo thực tế. Sau khi đối chiếu xong Kế toán lập “Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu” để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu. *Ưu điểm:Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. *Nhược điểm:Khối lượng ghi chép lớn ( đặc biệt là doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu), việc ghi chép giữa kho và phòng Kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. * Điều kiện áp dụng: Thích hợp đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ tổng quát: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết Bảng kê tổng hợp N-X-T NVL Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.3.2 - Phương ph áp sổ đối chiếu luân chuyển. *) Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho và ghi chép như phương pháp ghi thẻ song song. *) Tại phòng Kế toán: Thay cho sổ (thẻ) chi tiết kế toán mở sổ “Đối chiếu luân chuyển” để ghi chép sự thay đổi về số lượng và giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu trong kho. Trên sổ “Đối chiếu luân chuyển”, kế toán không ghi theo từng chứng từ nhập - xuất kho mà ghi một lần sự thay đổi của từng danh điểm nguyên vật liệu trên cơ sở tổng hợp các chứng từ phát sinh trong tháng của loại nguyên vật liệu này. Mỗi danh điểm nguyên vật liệu được ghi vào một dòng trên sổ “Đối chiếu luân chuyển”. Cuối tháng, số liệu trên sổ sổ “Đối chiếu luân chuyển” được đối chiếu với số liệu trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp bằng thước đo giá trị. * Ưu điểm: Do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nên phương pháp này giảm bớt được khối lượng ghi chép so với phương pháp ghi thẻ song song. * Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lắp; hạn chế tác dụng của việc kiểm tra trong công tác quản lý. Công việc ghi chép dồn vào cuối tháng nên việc lập báo cáo và cung cấp thông tin bị chậm trễ. * Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Sơ đồ tổng quát Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sổ kế toán tổng hợp 1.3.3.3 Phương pháp sổ số dư *) Tại kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tương tự như ở hai phương pháp trên, thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Căn cứ vào các chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ ghi số hiệu và số lượng chứng từ. Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho vào sổ dư cột số lượng. Sổ số dư do Kế toán mở cho từng kho, dùng cho phòng Kế toán kiểm tra và tính thành tiền. *) Tại phòng Kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán hpải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đươch chứng từ, kế toán kiểm tr a và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tỏng cộng số tiền và ghi vạo cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng hnóm vật liệu (nhập riêng xuất riêng )vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhómvật liệu. Số dư này dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư. * Ưu điểm: - Giảm bớt được khối lượng ghi chép do Kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nguyên vật liệu theo nhóm và theo loại. -Kế toán thực hiện việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho s* Nhược điểm: - Do ở phòng Kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại nguyên vật liệu nên để có thông tin về tình hình nhập, xuất, hiện còn của thứ nguyên vật liệu nào đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho. - Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên sổ số dư với số liệu tương ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việc tìm kiếm, tra cứu sẽ rất phức tạp. * Điều kiện áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng nhập, xuât diễn ra thường xuyên, nhiều loại nguyên vật liệu và đã xây dựng được danh điểm nguyên vật liệu. Sơ đồ tổng quát Thẻ kho Sổ số dư Bảng kê tổng hợp Nhập–Xuất–Tồn Chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự trợ giúp của máy vi tính trong điều kiện hiện nay thì các doanh nghiệp có xu hướng áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.4 - Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Trong quá trình sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu khác nhau về vai trò, công dụng, đơn vị tính.... Để quản lý tốt nguyên vật liệu các nhà quản trị doanh nghiệp không những cần thông tin chi tiết mà còn cần phải nắm được những thông tin tổng hợp về hiện trạng nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần phải hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Hạch toán tổng hợp chỉ dùng thước đo tiền tệ nên thông tin kế toán tổng hợp cung cấp có tính khái quát cao và có thể so sánh được với các mức biến động của từng loại nguyên vật liệu khác nhau. Hiện nay có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho đó là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ của cán bộ kế toán. 1.4.1 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tồn rất nhiều công sức. Dầu vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152. Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp theo giá thực tế. Tài khoản này có thể được mở chi tiết thành các tiểu khoản: TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ. TK 1523 - Nhiên liệu. TK 1524 - Phụ tùng thay thế. TK 1525 - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. TK 1528 - Vật liệu khác. Nhu cầu mở sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là vô hạn và tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp. Vì vậy, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã xác định bao gồm cả tài khoản kế toán tài chính và tài khoản kế toán quản trị; kế toán doanh nghiệp cần xây dựng danh mục tài khoản “nguyên liệu, vật liệu” qua “sổ danh điểm nguyên vật liệu”. - Tài khoản 151. Hàng mua đang đi trên đường: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng, chưa về nhập kho và hàng đng đi đường tháng trước tháng này về nhập kho. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 133. Thuế GTGT được khấu trừ. TK 331. Phải trả cho người bán. TK 111. Tiền mặt. TK 112. Tiền gửi ngân hàng. TK 141. Tạm ứng. … Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: TK 111, 112, 141, 331 Trị giá nhập kho NVL mua ngoài TK 152 Xuất để chế tạo sản phẩm TK 621 TK 133 Thuế VAT được khấu trừ (Gồm có giá mua và chi phí mua) TK 627,641,642,241 Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý, XDCB TK 331,111,112 Khoản chiết khấu giảm giá được hưởng làm giám giá nhập TK 133 TK 3333 Thuế nhập khẩu tính vào giá trị TK 133 Thuế VAT của hàng NK NVL nhậpkhẩu TK 151 Hàng đi đường kỳ trước TK 154 Hàng đi đường kỳ trước NVL tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK 154 Xuất VL thuê ngoài Gcông, Cbiến TK 133 TK111,112,331 TK 411 TK 411 NVL được cấp, biếu, tặng, nhận góp vốn Trả lại vốn góp bằng NVL TK128,288 Cho vay ngắn, dài hạn TK 412 Đánh giá lại làm tăng giá NVL TK128,222 Trị giá NVL góp vốn liên doanh TK 412 CL giảm CL tăng TK128,222,228 Nhận lại vốn liên doanh và các khoản vay bằng NVL TK 412 Đánh gia lại làm giảm trị giá NVL TK621,627,641... NVL sử dụng không hết nhập lại kho TK338 (3381) NVL phát hiện thừa khi kiểm kê TK1381 NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê TK642,1388,334 hoặc tính vào chi phí, hoặc bắt bồi thường TK1388 Xuất vật liệu cho mượn TK3388 Trả lại vật liệu đã mượn TK3388 Mượn NVL TK1388 Nhận lại VL đã cho mượn 1.4.2- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán không theo dõi một cách thường xuyên về tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu trên tài khoản phản ánh mà chỉ phản ánh giá trị nguyên vật liệu đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục địch khác theo công thức: Giá trị NVL Giá trị NVL tồn kho Giá trị NVL nhập Giá trị NVL tồn = + - xuất kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Độ chính xác của phươ._.ng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công việc ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị sử dụng những chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất cho các mục đích khác. Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các Tài khoản sau: - Tài khoản 611: Mua hàng (tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu) Dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán còn sử dụng TK 152, TK151 để kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu đầu kỳ và cuối kỳ vào TK611và cũng giống với phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán còn sử dụng một số Tài khoản khác có liên quan như: TK 133, TK 331, TK 111, TK 112, TK 141… Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: TK151,152 TK151,152 TK 611 Giá trị NVL tồn đầu kỳ chưa sử dụng DĐK: Giá trị NVL tồn cuối kỳ TK111,112,141,331,... Giá trị NVL mua vào trong kỳ TK 133 Thuế VAT được khấu trừ TK111,112,331 Chiết khấu giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại TK 631 Xuất để gia công chế biến TK138,334,642 Giá trị thiếu hụt mất mát TK621,627,641,642 Giá thực tế NVL xuất dùng TK333 (3333) Thuế NK phải nộp TK333 (33312) Thuế VAT cửa hàng NK TK 133 TK 631 Nhập kho do gia công hoàn thành TK 411 Nhận vốn liên doanh cấp phát, tặng, thưởng TK 412 Đánh giá tăng VL TK338 (3388) NVL phát hiện thừa khi kiểm kê 1.4.3. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Cuối kỳ kế toán năm, khi giá thị trường của nguyên vật liệu nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Số dự phòng được lập là chênh lệch giữa giá gốc lớn hơn giá thị trường của vật liệu. Trường hợp khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm: Nợ TK 632: Số chênh lệch Có TK 159 Trong trường hợp ngược lại thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 1.4.4. Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán vật liệu Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổ nhật ký, sổ cái và quy trình ghi sổ thích hợp. Cụ thể: 1.4.4.1. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký- Sổ cái Các loại sổ sử dụng hạch toán theo quy trình sau: Chứng từ vật liệu, bảng phân bổ Nhật ký – Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.4.1.2. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung Chứng từ vật liệu, bảng phân bổ, bảng kê Nhật ký mua vật tư Nhật ký chung Sổ chi tiết vật liệu Sổ cái TK 152, 151, 331… Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.4.1.3. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ - ghi sổ Chứng từ vật liệu, Bảng kê và các bảng phân bổ Chứng từ ghi sổ(nhập - xuất) Sổ cái TK 152 Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.4.1.4. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - chứng từ Chứng từ vật liệu NKCT liên quan Bảng phân bổ số 2 Sổ chi tiết 331 NKCT số 5 Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán Bảng kê 3 Bảng kê 4, 5, 6 NKCT số 7 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu chương 2 - Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 2.1. khái quát chung về Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển: Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội là một xí nghiệp thành viên của Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà nội, thuộc ngành Đường sắt Việt Nam. Với tiền thân là Đề pô Hoả xa Hà Nội từ thời thực dân Pháp cai trị cho đến nay, Xí nghiệp đã trải qua 58 năm xây dựng và phát triển theo từng giai đoạn lớn sau: Giai đoạn 1 (1946-1954) Ngày 21/10/1946 ngành Đường sắt vinh dự đón Hồ Chủ tịch từ Hải Phòng về Hà Nội, ngày này đã trở thành ngày truyền thống của ngành cũng như của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội. Trong thời kỳ tạm chiến, dưới sự lãnh đạo của Đảng, công nhân làm việc trong Đề pô thực hiện phá hoại và ngăn trở hoạt động của đường sắt nhằm làm thất bại chủ trương “đánh nhanh thắng nhanh” của địch. Giai đoạn 2 (1955-1965) Sau 10 năm hoà bình, ngành Đường sắt tiến hành khôi phục và xây dựng lại các tuyến đường sắt trên miền Bắc và đây cũng là giai đoạn xây dựng và trưởng thành của Xí nghiệp. Trên cơ sở mặt bằng hiện có, Xí nghiệp được đầu tư kinh phí, sắp xếp lại mặt bằng sản xuất, lắp đặt thiết bị để khôi phục, sửa chữa nhằm ngày càng đưa nhiều đầu máy ra kéo các đoàn tàu khách hàng phục vụ thắng lợi công cuộc khôi phục và phát triển kinh tế, khối lượng vận tải tăng từ 182 triệu Tkm năm 1955 lên 1.365 triệu Tkm vào năm 1965. Số lượng CBCNV của Xí nghiệp cũng được bổ sung tăng từ 550 người năm 1955 lên tới 1.363 người năm 1965. Giai đoạn 3 (1966-1975) Ngành Đường sắt và xí nghiệp bước vào thời kỳ mới là đảm bảo giao thông, quyết tâm cùng toàn dân đánh thắng giặc Mỹ. Trong giai đoạn này sản lượng vận tải hoàn thành tăng từ 1.112 triệu tkm năm 1966 lên 1.611 triệu Tkm năm 1975, tăng 1.4 lần. Khối lượng sửa chữa các cấp đầu máy hoàn thành tương ứng đảm bảo cung cấp đủ số lượng - chất lượng đầu máy ra kéo tàu. Giai đoạn 4 (1976-1985) Đảm bảo vận tải phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế xây dựng CNXH trên phạm vi toàn quốc. Sản lượng vận tải bình quân hàng năm trong giai đoạn này là 1.110 triệu T/km. Sản lượng sửa chữa các cấp đầu máy tăng từ 11-14%. Hàng chục máy móc thiết bị sơ tán trong chiến tranh được di chuyển về lắp đặt để ổn định sản xuất. Hàng ngàn m2 mặt bằng sản xuất, nhà xưởng được cải tạo nâng cấp nhằm đáp ứng được số lượng sửa chữa các cấp đầu máy ngày càng tăng, đặc biệt là sửa chữa cấp đại tu đầu máy. Trong giai đoạn này xí nghiệp đã vượt qua nhiều khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Giai đoạn 5 (Từ 1986 đến nay) Phát triển xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới sức kéo, nâng cấp năng lực vận tải và sửa chữa các cấp đầu máy đáp ứng sự nghiệp đổi mới của ngành. Trong giai đoạn này xí nghiệp đạt được nhiều thành tích đáng kể. Sản lượng vận tải đạt bình quân 1.107 triệu Tkm/năm. Chất lượng vận tải được chú trọng nâng cao, tỷ lệ tàu đi đến đúng giờ năm sau cao hơn năm trước. Để nâng cao chất lượng chạy chạy tàu, xí nghiệp đã tiến hành cải tạo và nâng cao tốc độ đầu máy TG7E từ 40km/h lên 70km/h được 13 đầu máy, chất lượng lao động của CBCNV không ngừng được nâng cao. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm gần đây được thể hiện ở bảng sau: Năm Chỉ tiêu 2000 2001 2003 2003 1. Sản lượng vận tải. 1426 tr Tkm 1673 tr Tkm 1940 tr Tkm 2216 tr Tkm 2. Bình quân km/vụ trở ngại 172.000(28vụ) 127.300 (48 vụ) 134.000 (47 vụ) 109.000 (58 vụ) 3. Tỉ lệ tàu đúng giờ - Thống nhất - Địa phương 72,08 % 77,5 % 78,5 % 86,5 % 76,3 % 79 % 85% 82% 4. Chỉ tiêu nút chậm. 824h50' 1016h 15 928h 25 1120h30 5. Thu nhập bình quân người trong tháng (đ/ng) 1.061.000 1.405.000 1.500.000 1.161.465 2.1.2 Chức năng nhiệm vụ Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội là một Xí nghiệp thành viên của Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà nội . Vì vậy nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là: - Vận dụng đầu máy để cung cấp sức kéo theo đúng yêu cầu của kế hoạch vận tải đường sắt. Hiện nay, Xí nghiệp đang đảm nhiệm sức kéo cho: + Các đôi tầu Thống nhất trong địa phận Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà nội, tầu khách Hà nội - Thái Nguyên, Hải Phòng, Đồng Đăng, Yên Viên - Mạo Khê - Uông Bí, Liên vận quốc tế - Hà Nội - Đồng Đăng. + Về tầu hàng, từ 2 đầu mối tầu hàng chính : Yên Viên và Giáp Bát có các đoàn tầu hàng đi theo các tuyến đường: Yên Viên - Hải Phòng, Việt Trì, Đồng Đăng, Thái Nguyên, Mạo Khê - Hạ Long và thoi hàng Đồng Mỏ - Na Dương, Giáp Bát - Hải Phòng (qua Hà nội), Việt Trì (theo đường vành đai Hà Đông), Phủ Lý. Với nhiệm vụ chính là vận tải, sản phẩm của Xí nghiệp không giống như sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất khác mà là tổng trọng vận tải khách và hàng, đơn vị tính là tấn/km trọng tải. Sửa chữa, duy tu nhằm kéo dài tuổi thọ của các loại đầu máy. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Cơ cấu bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội bao gồm 3 khối : Khối vận dụng, Khối sửa chữa và hệ thống các phòng ban chức năng. Có thể biểu diễn cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp qua sơ đồ trang bên. 2.1.3.1 Ban Giám đốc * Giám đốc: Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của xí nghiệp trước Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà nội và Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Trên cơ sở các kế hoạch về vận tải, chi phí, giá thành sản phẩm mà Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà nội giao xuống hàng quí, Giám đốc phân công công việc thco các bộ phận trong xí nghiệp; giám sát, kiểm tra kết quả thực hiện qua đó nắm bắt kịp thời những vướng mắc khó khăn trong quá trình sản xuất. * Phó Giám đốc vận tải phụ trách việc cung cấp đầu máy theo yêu cầu của cấp trên, phụ trách vận tải và sửa chữa trạm Giáp Bát, Ninh Bình, Hải Phòng, Đồng Mỏ, Đồng Đăng. * Phó Giám đốc sửa chữa phụ trách công tác sửa chữa đầu máy và máy móc thiết bị, trực tiếp phụ trách công tác KCS và kỹ thuật của Xí nghiệp. * Phó Giám đốc tổng hợp có trách nhiệm thay giám đốc quản lý xí nghiệp khi giám đốc đi vắng, thường trực giải quyết các công việc nội chính, trực tiếp phụ trách hành chính, thi đua, bảo vệ, quân sự, PCCC của xí nghiệp và công tác an ninh chính trị xí nghiệp. * Phó Giám đốc phụ trách khu vực Yên Viên có trách nhiệm điều hành công tác sản xuất ở khu vực Yên viên. 21.32. Hệ thống các Phòng ban chức năng nghiệp vụ: * Phòng Kế hoạch thống kê Xây dựng kế hoạch sản xuất - tài chính, đầu tư duy tu nhà xưởng cho toàn xí nghiệp, thống kê tiêu hao nhiên liệu dầu mỡ, thống kê toàn bộ kế hoạch sản xuất nhằm đánh giá kết quả sản xuất, lập dự toán kinh phí và tổ chức sản xuất phụ cho xí nghiệp. * Phòng Kế toán tài vụ Quản lý tài chính, thanh toán lương thưởng và các chế độ cho người lao động, quản lý và cấp phát vật tư phụ tùng, tài sản cố định và vốn lưu động của xí nghiệp, tiến hành kiểm kê tài sản, lập báo cáo quyết toán về chi phí và kết quả sản xuất, tính giá thành sản phẩm để nộp lên Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà nội. * Phòng Tổ chức lao động Tuyển dụng điều phố lao động, đề bạt miễn nhiệm cán bộ, đào tạo dạy nghề nâng cấp bậc nghề cho cán bộ công nhân viên, thực hiện các chính sách cho người người lao động; định mức lao động, xây dựng đơn giá tiền lương hàng năm, quản lý an toàn vệ sinh lao động, phụ trách công tác bảo hộ lao động của xí nghiệp. * Phòng Hành chính Tổng hợp Tổ chức theo dõi tuyên truyền sản xuất kinh doanh, đề xuất khen thưởng, công tác lễ tân, quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, bảo vệ tuần tra canh gác, tổ chức huấn luyện PCCC. * Phòng KCS Kiểm tra chất lượng đầu máy sửa chữa ra xưởng theo yêu cầu về kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sửa chữa của các thiết bị và các sản phẩm cơ khí. * Phòng Kỹ thuật Thực hiện quản lý Nhà nước về mặt kỹ thuật với sản xuất của xí nghiệp, chỉ đạo việc sửa chữa các loại đầu máy và máy móc thiết bị hiện có, thiết kế cải tạo các chi tiết phụ tùng đầu máy và thiết bị, nghiên cứu khoa học công nghệ và sáng kiến nhằm cải tiến qui trình công nghệ, tham gia quá trình giáo dục đào tạo nâng cấp bậc công nhân. * Phòng hóa nghiệm. Phân tích các mẫu dầu nước sử dụng cho các đầu máy, phân tích các mẫu nhiên liệu của các hãng sản xuất để tìm ra loại phù hợp. * Phòng Y tế. Có nhiệm vụ khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, làm công tác vệ sinh môi trường, vệ sinh lao động và an toàn thực phẩm. * Phòng Vật tư điều độ. Xây dựng kế hoạch và mua sắm vật tư phụ tùng phục vụ cho công tác sửa chữa, thực hiện điều độ sản xuất. 2.1.3.3 Khối các phân xưởng sửa chữa. * Các phân xưởng sửa chữa chính. Xí nghiệp đầu máy Hà nội hiện có 3 phân xưởng sửa chữa chính là: Phân xưởng sửa chữa đầu máy TY, Phân xưởng sửa chữa đầu máy D12E, Phân xưởng sửa chữa đầu máy Đổi mới. Cả 3 phân xưởng sửa chữa đều có chung nhiệm vụ là sửa chữa các loại đầu máy nhằm đảm bảo thực hiện đúng và vượt kế hoạch về sản lượng và chất lượng vận tải. * Các phân xưởng phụ trợ. Xí nghiệp Đầu máy Hà nội có 2 phân xưởng phụ trợ là Phân xưởng cơ điện nước và Phân xưởng cơ khí phụ tùng. Phân xưởng cơ điện nước có nhiệm vụ sửa chữa toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị trong xí nghiệp, sửa chữa hệ thống điện dân dụng, điện máy vận hành, cung cấp nước cho sản xuất và sinh hoạt. Phân xưởng cơ khí phụ tùng có nhiệm vụ gia công cắt gọt cơ khí nhằm khôi phục và chế tạo các chi tiết phụ tùng của đầu máy, máy móc thiết bị. 2.1.3.4 Khối vận dụng: Gồm Phân đoạn vận dụng đầu máy Hà Nội và Phân xưởng vận dụng đầu máy Yên Viên có nhiệm vụ quản lý đầu máy và các đội lái máy, thiết lập kế hoạch chi phối và quay vòng đầu máy theo kế hoạch chạy tầu của Liên hợp đường sắt khu vực I, bảo dưỡng kiểm tra hàng ngày các đầu máy đang vận dụng và máy vào sửa chữa các cấp. 2.1.3.5 Phân xưởng nhiên liệu: Có nhiệm vụ mua sắm và cấp phát nguyên nhiên vật liệu cho đầu máy. 2.1.3.6 Phân xưởng bia và các nhóm dịch vụ Bao gồm : phân xưởng bia, dịch vụ cắt tóc gội đầu, rửa xe, bán xăng, nấu ăn. * Quy trình sửa chữa ở Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Quy trình sửa chữa các cấp trong Xí nghiệp vận dụng đầu máy là các văn bản kỹ thuật quy định, những công việc cần thiết trong Xí nghiệp mỗi khi đầu máy đã chạy hết km định kỳ nhằm giữ gìn được chất lượng đầu máy, đảm bảo an toàn vận hành và kéo dài tuổi thọ sử dụng đầu máy. Nội dung của quy trình căn cứ vào quy định của hãng chế tạo máy và những quy định quy phạm khai thác kỹ thuật của đường sắt Việt Nam. Quy trình sửa chữa được Tổng cục Đường sắt ban hành. Quy trình sửa chữa nhằm chỉ định cho những đầu máy đang vận hành bình thường và việc sửa chữa nằm trong kế hoạch. Trường hợp đầu máy bị sự cố, hỏng hóc bất thường thì không nằm trong quy trình quy định này. Quy trình sửa chữa là văn bản gốc căn cứ vào đó khảo sát sự hư hỏng bằng những phương pháp khác nhau để xây dựng định mức hao phí nguyên vật liệu, phụ tùng, trong quá trình sửa chữa để đảm bảo được yêu cầu sau: Giữ gìn chất lượng đầu máy tốt Đảm bảo chi phí vật tư, vật liệu phù hợp với từng cấp sửa chữa một cách hợp lý, tiết kiệm nhất. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch vật tư lâu dài mang tính chiến lược cho từng loại đầu máy, quy trình sửa chữa còn căn cứ vào các thiết bị, trình độ công nghệ, trình độ thành thạo và năng lực công nhân. 2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 2.1.4.1Cơ cấu bộ máy kế toán Công tác kế toán tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội do Phòng Kế toán tài vụ đảm nhiệm, có chức năng quản lý tài chính, thông tin về tình hình tài chính và tham mưu cho lãnh đạo của xí nghiệp. Phòng Tài vụ gồm 19 người có 1 Trưởng phòng, 2 Phó phòng và 16 nhân viên. Trưởng phòng (Kế toán trưởng) phụ trách chung, điều hành mọi công việc ở phòng tài vụ, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Liên hợp về Báo cáo kế toán thống kê định kỳ. 1 Phó phòng: Kế toán giá thành sản xuất phụ, kinh phí 1 Phó phòng: Kế toán tổng hợp: trên cơ sở tài liệu kế toán của những nhân viên kế toán khác trong tháng để mở sổ chữ T và vào bảng tổng kết tài sản, lập báo cáo kết quả kinh doanh vào cuối mỗi quý, lập báo cáo chi phí sửa chữa và bản giải trình vào cuối mỗi năm để gửi lên cơ quan cấp trên, kiêm nhiệm kế toán tiền mặt: theo dõi các khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. 2 Kế toán vật liệu: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. 1 Kế toán tài sản cố định: theo dõi tình hình tăng, giảm và trích khấu hao TSCĐ. 1 Kế toán thanh toán với Ngân hàng và kiêm nhiệm kế toán nhiên liệu: theo dõi nhập, xuất, tồn kho nhiên liệu. 1 Kế toán lương, bảo hiểm xã hội: có nhiệm vụ tính toán và tiến hành trả lương cho CBCNV, tính BHXH, tổng hợp, phân bổ lương hàng tháng. 1 Kế toán CPSX và giá thành: Tiến hành tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất. 1 thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của Xí nghiệp. Cùng 9 nhân viên làm nhiệm vụ quản lý hệ thống kho tàng của xí nghiệp, thủ kho hàng đầu máy Diezel, kho hàng cơ điện, kho kim loại, kho tạp phẩm, kho Bảo hộ lao động và phụ tùng đầu máy hơi nước, kho hàng sơ chế. Sơ đồ trang sau 2.1.4.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách báo cáo tài chính của xí nghiệp 2.1.4.2.1 Tổ chức hệ thống tài khoản Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội áp dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành từ 1995. Tuy nhiên, ta biết rằng hoạt động sản xuất kinh doanh vận tải là loại hoạt động kinh doanh dịch vụ phải được hạch toán toàn ngành vì các xí nghiệp thành viên phải cùng cộng tác thực hiện tạo ra sản phẩm của ngành. Như đã nêu ở trên, Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội là một xí nghiệp thành viên của công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội , do đó với nhiệm vụ chính là vận tải, xí nghiệp chỉ hạch toán chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh còn việc hạch toán kết quả hoạt động do kế toán công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội thực hiện. Hàng năm, Xí nghiệp được giao một bản kế hoạch công việc cụ thể và đi kèm với kế hoạch công việc là kế hoạch chi phí gồm các yếu tố chi phí như: chi phí nguyên vật liệu, chi phí tiền lương, chi phí dịch vụ mua ngoài… Tại Xí nghiệp, mọi chi phí liên quan trực tiếp đến sản xuất được hạch toán vào TK 621 và 622, các chi phí phục vụ cho sản xuất và chi phí quản lý bằng tiền khác đều được hạch toán vào TK 627 (không sử dụng TK 641, 642 để tập hợp). Hơn nữa, vốn của Xí nghiệp là do công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội cấp xuống, xí nghiệp chỉ sử dụng tiền Việt Nam để thanh toán mà không sử dụng ngoại tệ. Đồng thời, do không hạch toán kết quả hoạt động sản xuất nên Xí nghiệp cũng không phải hạch toán các khoản phải nộp với Nhà nước trừ Thuế GTGT và thuế đất. Xuất phát từ những đặc điểm này nên tại xí nghiệp có một số tài khoản không được sử dụng như 1112, 1122, 121, 128, 129, 144, 156, 157, 159, 212, 213, 221, 222, 228, 229, 244, 344, 413, 415, 416, 641, 642. Các tài khoản phản ánh doanh thu chỉ sử dụng cho hoạt động sản xuất phụ. 2.1.4.2.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán *Sổ chi tiết: +Sổ hạch toán vốn bằng tiền. Sổ quỹ tiền mặt Sổ Tiền gửi ngân hàng +Sổ hạch toán vật tư Thẻ kho (do thủ kho ghi) Sổ số dư (được theo dõi ở phòng Kế toán) Phương pháp ghi sổ: Việc hạch toán chi tiết vật tư ở Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội theo phương pháp sổ số dư. +Sổ hạch toán TSCĐ Sổ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ +Sổ hạch toán tiền lương Bảng thanh toán lương Bảng phân bổ lương +Sổ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán Sổ chi tiết thanh toán với người bán Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán +Sổ hạch toán chi phí sản xuất Bảng phân bổ vật liệu và CCDC Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Bảng kê số 04 *Sổ tổng hợp Hình thức sổ kế toán tổng hợp đang được Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội áp dụng là hình thức “Nhật ký chung”. Đây là hình thức được xây dựng trên nguyên tắc: mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh được căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ Nhật ký chung sau đó ghi vào Sổ Cái. + Sổ tổng hợp Sổ nhật ký chung Sổ Cái TK 111, 112, 131, 151, 152, 153, 154, 155, 211, 214, 334, 335, 338, 331, 621, 622, 627, 2.1.4.2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội định kỳ hàng tháng, hàng quý và cuối năm cán bộ kế toán phải lập báo cáo tài chính gồm 4 loại: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả SXKD Báo cáo thuyết minh tài chính Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Do hoạt động SXKD chính của xí nghiệp không hạch toán kết quả nên trong Báo cáo kết quả hoạt động SXKD phần kết quả Lãi lỗ chỉ dùng để phản ánh kết quả của hoạt động sản xuất phụ. Xí nghiệp là một thành viên của công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội nên ngoài 4 loại báo cáo trên, Xí nghiệp còn phải lập một báo cáo về chi phí sản xuất để nộp lên cho công ty vận tải hành khách dường sắt Hà Nội Mẫu báo cáo chi phí sản xuất Ngoài ra, định kỳ 10 ngày cán bộ kế toán phải lập báo cáo nội bộ trình lên Ban giám đốc gồm: Báo cáo thu chi và tồn quỹ tiền mặt Báo cáo tình hình vật tư 2.2. Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 2.2.1Đặc điểm nguyên vật liệu. 2.2.1.1 Đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp Là một xí nghiệp thành viên của Ngành Vận tải đường sắt, Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội vừa có nhiệm vụ tổ chức vận dụng đầu máy để kéo tàu theo đúng yêu cầu của công tác chạy tàu vừa có nhiệm vụ sửa chữa các loại đầu máy. Do đó, vật liệu của Xí nghiệp rất phong phú và đa dạng về chủng loại. Có những loại vật liệu chiếm tỉ trọng lớn, thường xuyên sử dụng như dầu than, nhưng cũng có những loại vật liệu chỉ chiếm tỉ trọng nhỏ nhưng rất đa dạng như zoăng cao su, lò xo, bánh răng động cơ, thép tròn, thép chữ L, ắc quy, gỗ, dây cu-roa…; đơn vị tính cũng rất phức tạp như cái (lò xo), kg (than), lít (dầu), m3 (gỗ)… 2.2.1.2 Phân loại vật liệu ở Xí nghiệp Mỗi loại vật liệu có nội dung kinh tế và chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có tính chất lý hoá khác nhau. Do đó, để quản lý tốt vật liệu bảo đảm phục vụ cho sản xuất, Xí nghiệp thực hiện phân chia vật liệu thành từng loại khác nhau: Nguyên vật liệu chính: bao gồm vật tư (dùng để thay thế và sửa chữa các loại máy móc thiết bị) và dầu (dầu diezel dùng để chạy đầu máy). Nhiên liệu: gồm các loại dầu (các loại dầu dùng cho sửa chữa đầu máy) và than. Phụ tùng thay thế: các vật tư dùng để thay thế, sửa chữa đầu máy. Phế liệu: là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh sử dụng lại hoặc bán ra ngoài Vật tư phụ tùng của Xí nghiệp rất đa dạng và phong phú về chủng loại và có số lượng khá lớn bao gồm : - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Tiệp (D12E). - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Nga (TY7 và TGM8). - Vật tư phụ tùng cho đầu máy Trung Quốc (hơi nước và Đông Phong). Do đặc điểm kỹ thuật cấu tạo của các loại đầu máy về cơ bản là giống nhau nên vật tư phụ tùng có thể chia thành các nhóm lớn sau : - Vật tư phụ tùng ở bộ phận động cơ. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận truyền động thủy lực. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận điều khiển. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận chạy. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận truyền động điện. - Vật tư phụ tùng ở bộ phận bơm hãm bánh xe. Nếu xét về đặc điểm hạch toán và quản lý thì vật tư ở Xí nghiệp được phân thành hai loại: Vật liệu: gồm nguyên vật liệu chính, phụ tùng thay thế, phế liệu Nhiên liệu chạy tàu. 2.2.2 Tổ chức chứng từ nguyên vật liệu 2.2.2.1Chứng từ sử dụng Chứng từ gốc: Hoá đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT (của người bán), Biên bản giao nhận vật tư (đối với những vật tư tự gia công). Biên bản kiểm nhận vật tư, Biên bản nghiệm thu vật tư Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) Phiếu lĩnh vật tư (Mẫu số 06-VT) Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn và lỏng 2.2.2.2Tổ chức luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu 2.2.2.2.1 Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho Khi phát sinh nhu cầu vật liệu: Tiếp liệu viên (tại phòng Vật tư) trình danh sách vật liệu cần mua và bản báo giá cho Giám đốc và Trưởng phòng ký duyệt sau đó xuống phòng Tài vụ viết Giấy tạm ứng để lĩnh tiền mua vật tư (nếu trả tiền luôn). Khi hàng đã về, tiếp liệu viên xuất trình các chứng từ cần thiết để nghiệm thu vật liệu. Ban kiểm nghiệm gồm người phụ trách cung tiêu, thủ kho, người giao hàng căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành kiểm tra vật tư dưới sự chứng kiến của tiếp liệu viên và thủ kho rồi lập Biên bản nghiệm thu vật tư. Căn cứ vào Biên bản nghiệm thu vật tư, tiếp liệu viên lập Phiếu nhập kho gồm 2 liên (một liên được giao cho tiếp liệu viên giữ). Thủ kho nhận 1 liên của Phiếu nhập kho, nhận hàng, ghi vào Thẻ kho rồi chuyển lên phòng Kế toán. Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu chứng từ. Mẫu số 1: Đơn vị: XNĐMHN Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Mẫu số: 05-VT Ngày 14 tháng 3 năm 2003 Số: 1257 Căn cứ: Hoá đơn Số 1892 ngày 14 tháng 3 năm 2003 Của: Công ty VL điện và DCCK - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà Phạm Văn Kiên - Trưởng ban Ông, bà Lê Văn Tiến - ủy viên Ông, bà Phạm Thị Hải - ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 Sơ mi xi lanh động cơ 100 100 0 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn Đại diện tài vụ Người mua hàng Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 2: Phiếu nhập kho Số: 1257 Ngày 14 tháng 3 năm 2003 Had và tên người giao hàng: PhạmVăn Hưng Theo Hoá đơn số 1892 Của Công ty VL điện và DCCK Nhập tại kho: Tiệp STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Sơ mi xi lanh động cơ 15751 Cái 100 100 1.161.000 116.100.000 Cộng 116.100.000 Nhập, ngày 14 tháng 3 năm 2003 Phụ trách cung tiêu(Ký, họ tên) Người giao hàng(Ký, họ tên) Thủ kho(Ký, họ tên) Nhiên liệu của Xí nghiệp do Phân xưởng nhiên liệu có trách nhiệm mua sắm, bảo quản và điều phối đến các trạm nhiên liệu. Hiện nay, Phân xưởng nhiên liệu quản lý 8 trạm nhiên liệu thuộc 5 tuyến đường mà Xí nghiệp đảm nhận chạy tàu. Nhiên liệu mua về sẽ được chuyển thẳng đến các trạm hoặc nhập kho nhiên liệu tại Hà Nội rồi sau đó được chuyển đến các trạm nhiên liệu. Khi nhiên liệu được đưa tới các trạm, sau khi kiểm nghiệm, tiếp liệu viên không tiến hành lập Phiếu nhập kho mà lập Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn lỏng trên đó ghi số lượng theo Phiếu vận chuyển và số thực nhập. Biên bản nghiệm thu này cùng với hoá đơn sẽ là căn cứ để kế toán ghi sổ nguyên vật liệu. Mẫu số 3: Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn và lỏng Đơn vị: Trạm Thanh Hoá Ngày 10 tháng 3 năm 2003 Số hiệu vật liệu Ga gửi Số toa xe Số phiếu vận chuyển Tên nhiên liệu và nhãn hiệu Trọng lượng Giá tiền Theo Phiếu vận chuyển Theo thực tế Theo giá của người cung ứng Theo giá mục lục Giá 1 tấn Thành tiền Giá 1 tấn Thành tiền Vinh 332/20 5143 Than 40.000 40.000 Người giao Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.22.2 Tổ chức luân chuyển chứng từ xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư: Đơn vị có nhu cầu sẽ viết Phiếu lĩnh vật tư (2 liên, 1 liên được Phòng kế hoạch lưu, 1 liên chuyển lên phòng vật tư để duyệt). Người lĩnh vật tư đem Phiếu lĩnh vật tư đã được duyệt xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho sau khi kiểm tra sẽ xuất vật tư, ghi số thực xuất vào Phiếu lĩnh và Thẻ kho. Định kỳ 3-5 ngày, kế toán nguyên liệu sẽ thu nhận chứng từ, tính ra giá trị vật tư xuất kho (giá hạch toán) và phản ánh vào Phiếu lĩnh vật tư, cuối kỳ tiến hành ghi sổ kế toán và bảo quản lưu chứng từ. Mẫu số 4: Phiếu lĩnh vật tư Số: 1274 Mẫu số: 06-VT Khổ: 3 x 9 Ngày 21 tháng 3 năm 2003 Tên đơn vị lĩnh: tổ động cơ Lý do lĩnh: Sửa chữa máy 646 Lĩnh tại kho: Tiệp Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin lĩnh Thực phát 15751 Sơ mi xi lanh động cơ 6 6 1.161.000 6.966.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu chín trăm sáu mươi sáu nghìn đồng. Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị Việc xuất nhiên liệu cũng được tiến hành tương tự như xuất các loại vật tư khác. Người lĩnh nhiên liệu là những công nhân lái máy. Đối với than và dầu diezel chạy đầu máy thì khi xuất, phân xưởng nhiên liệu sẽ lập Phiếu lĩnh vật tư còn khi xuất dầu bôi trơn thì lập Giấy yêu cầu hàng ngày. Các chứng từ này do phân xưởng nhiên liệu quản lý, định kỳ sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Đồng thời việc xuất nhiên liệu còn được thể hiện trên tờ cơ báo do tài xế giữ, cơ báo này phản ánh các thông tin về đầu máy trong hành trình chạy máy bao gồm cả việc sử dụng nhiên liệu. 2.2.3. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá vật liệu là việc xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc và phương pháp khác nhau. 2.2.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tại Xí nghiệp, khi nhập kho vật liệu kế toán ghi sổ theo giá thực tế. Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản) - Chiết khấu mua hàng (nếu có) Đối với vật liệu tự gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho tự chế biến = Giá trị thực tế của vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến = Giá trị của vật liệu xuất chế biến + Chi phí thuê ngoài chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ 2.2.3.2 Tính giá vật liệu xuất kho 2.2.3.2.1 Đối với vật tư phụ tùng Do vật tư phụ tùng có khối lượng lớn và chủng loại đa dạng, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên nên việc xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho hàng ngày rất khó khăn. Do đó Xí nghiệp sử dụng giá hạch toán để phản ánh tình hình nhập xuất hàng ngày. Cuối kỳ, kế toán sẽ điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá trị vật liệu thực tế xuất kho = Giá hạch toán vật liệu xuất kho x Hệ số giá Trong đó: Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ Giá hạch toán vật liệu nhập kho trong kỳ + 2.2.3.2.1Đối với nhiên liệu Để tính giá trị nhiên liệu xuất kho, kế toán áp dụng phương pháp giá đơn vị bình quân. Theo phương pháp này, trong kỳ khi xuất nhiên liệu kế toán chỉ phản ánh số lượng, đến cuối kỳ sau khi tính được đơn giá bình quân cho các loại nhiên liệu, kế toán sẽ tính ra giá thực tế của nhiên liệu dùng trong kỳ theo công thức: Giá trị nhiên liệu thực tế xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng nhiên liệu xuất kho trong kỳ Trong đó: Đơn giá bình quân = Giá thực tế nhiên liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế nhiên liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ 2.2.4 Tổ chức kế toán chi tiết._.