Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

ủa quá trình sản xuất là nhiệm vụ đóng vai trò then chốt quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Trong đó, nguyên vật liệu là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng làm nên sự thành công của sản phẩm và tạo ưu thế cho doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt trên thị trường. Do đó, quản lý vật liệu và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý là điều rất cần thiết, vì nó không những đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị ngừng trệ mà còn góp phần giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản xuất, nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Hiểu và nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác hạch toán nguyên vật liệu là một điều hết sức cần thiết. Xuất phát từ điều này, trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội, em đã chọn đề tài cho bài chuyên đề tốt nghiệp của mình là: “Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội” Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần: Phần I - Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II - Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội. Phần III - Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội. Do trình độ bản thân và thời gian thực tập có hạn nên bản chuyên đề của em không tránh khỏi những thiết sót cần được bổ sung. Do đó em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô để em có thể nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các bác, các cô chú tại các phòng ban, đặc biệt là Phòng Kế toán tài vụ của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội và sự hướng dẫn tận tình của Phó Giáo sư - Tiến sĩ Đặng Thị Loan đã giúp em hoàn thành bản chuyên đề tốt nghiệp. Phần I - Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I - Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1. Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của một doanh nghiệp. Nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nên khi tham gia vào sản xuất, giá trị của vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do đặc điểm này vật liệu được xếp vào loại tài sản lưu động của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm. Vật liệu là một thành phần quan trọng của vốn lưu động, do đó việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh và tăng tốc độ chu chuyển vốn. 2. ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp Sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi khối lượng và chủng loại nguyên vật liệu đáp ứng cho nó ngày càng lớn. Trong điều kiện nguyên vật liệu trong nước chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của sản xuất, một số nguyên vật liệu còn phải nhập ngoại. Do đó việc quản lý tốt, sử dụng vật liệu tiết kiệm, có hiệu quả là việc làm cần thiết đối với từng doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là yêu cầu thiết yếu để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ kịp thời; dự trữ và sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý; ngăn ngừa các hiện tượng hao hụt mất mát, lãng phí nguyên vật liệu trong các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực cho của công tác quản lý vật liệu. Kế toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không có ảnh hưởng lớn đến tình hình quản lý vật liệu của doanh nghiệp. Quản lý vật liệu sẽ không thể tiến hành được nếu công tác kế toán vật liệu chưa tốt. Vì vậy, để tăng cường và cải tiến công tác quản lý vật liệu, nhất thiết phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Kế toán vật liệu là công cụ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình và chủ động trong sản xuất. Kế toán vật liệu có phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình của nguyên vật liệu thì lãnh đạo mới nắm được thông tin và đưa ra được những quyết định quản lý phù hợp, kịp thời. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỉ trọng lớn trong giá thành nên nếu công tác kế toán vật liệu được thực hiện một cách khoa học và hợp lý sẽ đưa ra được những biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Kế toán vật liệu có nhiệm vụ sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất và tồn kho vật liệu; tính giá thực tế vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu về mặt số lượng, chất lượng, mặt hàng… Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các kho và phòng ban thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu đúng chế độ, phương pháp. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ, định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém mất phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liệu tiêu hao, phân bổ chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng. Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập các báo cáo về vật liệu và phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. II - Phân loại và tính giá vật liệu ở các doanh nghiệp 1. Phân loại vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, do tính chất đặc thù của mình mà mỗi một doanh nghiệp sử dụng những loại vật liệu khác nhau. Mỗi loại vật liệu có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và biến động thường xuyên liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán đòi hỏi phải phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các vật liệu cùng loại thành một nhóm theo những tiêu thức nhất định để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà vật liệu trong doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau. Nhìn chung, vật liệu được chia thành những loại sau: Nguyên liệu, vật liệu chính: Nguyên liệu, vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu, hình thành nên thực thể của sản phẩm mới. Như sắt, thép trong công nghiệp cơ khí; bông trong công nghiệp kéo sợi; gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản; hạt giống, phân bón trong nông nghiệp… Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên liệu, vật liệu chính (như vật kết cấu trong xây dựng cơ bản). Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tượng lao động, nhưng vật liệu phụ không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ có vai trò phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, tạo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật hoặc quản lý… Như dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuất công nghiệp; thuốc trừ sâu, thuốc thú y, thuốc kích thích sinh trưởng trong sản xuất nông nghiệp. Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, nhiên liệu gồm có: xăng, dầu, mỡ, hơi đốt, than củi… Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị mà doanh nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị; phế liệu đã mất hết hoặc phần lớn giá trị sử dụng ban đầu, như sắt, thép vụn, gỗ vụn, gạch, ngói vỡ… Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài những thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng… Trên thực tế, việc sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại như đã trình bày trên là căn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, vì có thứ nguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính, nhưng ở đơn vị khác lại là vật liệu phụ… Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, cần phải biết được một cách đầy đủ, cụ thể số hiện có và tình hình biến động của từng loại vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, nguyên vật liệu cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách, phẩm chất của nguyên vật liệu. Việc đó được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ “Danh điểm nguyên vật liệu” trong đó nguyên vật liệu được chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu. Sổ Danh điểm nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở số hiệu của loại nguyên vật liệu, nhóm nguyên vật liệu, thứ nguyên vật liệu. 2. Tính giá vật liệu Tính giá vật liệu là dùng thước đo bằng tiền để biểu hiện giá trị ghi sổ của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). 2.1. Với vật liệu nhập kho Giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo nguồn nhập. * Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của vật liệu mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua - Chiết khấu mua hàng (nếu có) + Thuế nhập khẩu (nếu có) Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, bảo hiểm… vật liệu từ nơi thu mua đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức. * Với vật liệu tự sản xuất: Giá thực tế của vật liệu tự chế biến = Giá thị trường của vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến * Với vật liệu thuê ngoài gia công: Giá thực tế của vật liệu thuê ngoài gia công chế biến = Giá trị của vật liệu xuất chế biến + Chi phí thuê ngoài gia công chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm… * Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). * Với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. * Với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. Trong thực tế việc hạch toán vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế hết sức khó khăn phức tạp. Để đơn giản hoá cho công tác hạch toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc một giá ổn định trong từng thời kỳ hạch toán. Sau đó, cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế của vật liệu rồi điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế. 2.2. Đối với vật liệu xuất kho Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. * Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Phương pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nhập trước thì sẽ được xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Phương pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nào nhập kho sau nhất sẽ được xuất ra sử dụng trước nhất, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Do đó giá trị vật liệu xuất kho được tính hết theo giá nhập kho mới nhất, rồi tính tiếp theo giá nhập kho kế trước. Như vậy, giá trị vật liệu tồn kho sẽ được tính theo giá thực tế của vật liệu nhập kho đầu tiên. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. * Phương pháp trực tiếp Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. * Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác lại không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Việc tính giá theo các phương pháp này được thực hiện trên Bảng kê tính giá thực tế Bảng kê tính giá thực tế Vật liệu, sản phẩm, hàng hoá Chủng loại: Đơn vị: Ngày tháng Nội dung Nhập Xuất Tồn SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cộng Ngày… tháng… năm Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) * Phương pháp giá hạch toán Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được xác định lúc cuối kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu với giá hạch toán của vật liệu đã xuất kho trong kỳ. Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu (hệ số giá) Trong đó: Giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá hạch toán của vật liệu Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ Giá hạch toán vật liệu nhập kho trong kỳ + Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Tổ chức kế toán vật liệu theo phương pháp giá hạch toán có ưu điểm là việc tính toán đơn giản, giảm bớt khối lượng công tác kế toán hàng ngày đồng thời tăng cường được chức năng kiểm tra của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được dễ dàng và thuận lợi cho việc tổ chức hạch toán kinh tế nội bộ. Việc tính giá theo phương pháp giá hạch toán được thực hiện trên bảng kê số 3. Bộ, Tổng cục: Đơn vị: Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ (TK 152, 153) Tháng….. năm…. SốTT Chỉ tiêu TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu TK 153 - Công cụ, dụng cụ HT TT HT TT 1 I. Số dư đầu tháng 2 II. Số phát sinh trong tháng 3 Ghi Nợ TK 152, 153, ghi Có TK 111 4 Ghi Nợ TK 152, 153, ghi Có TK 112 5 Ghi Nợ TK 152, 153, ghi Có TK 331 6 Ghi Nợ TK 152, 153, ghi Có TK 151 7 Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 152 8 … 9 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I + II) 10 IV. Hệ số giá 11 V. Xuất dùng trong tháng 12 VI. Tồn kho cuối tháng (III – V) Ngày… tháng… năm Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) III - Tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan như vật tư, kế hoạch, tài vụ… là rất quan trọng, những chứng từ kế toán về việc nhập xuất vật liệu phải được lập theo đúng quy định về mẫu biểu, phương pháp, trách nhiệm ghi chép và số liệu cần thiết. Tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu về vật liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp vật liệu. 1. Chứng từ kế toán sử dụng Mọi trường hợp nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được Nhà nước ban hành. Những chứng từ kế toán là cơ sở để tiến hành ghi chép vào sổ kế toán, giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng loại vật liệu, phục vụ cho công tác quản lý vật liệu và hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được ban hành của Tổng cục Thống kê, những chứng từ kế toán nhập, xuất vật liệu gồm: Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05-VT) Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT) Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 08-VT) 2. Tổ chức luân chuyển chứng từ vật liệu 2.1. Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho vật liệu Khi phát sinh nhu cầu vật liệu: Đơn vị có nhu cầu vật liệu trình danh sách vật liệu cần mua và bản báo giá cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt. Khi hàng đã về, người giao hàng xuất trình các chứng từ cần thiết để nghiệm thu vật liệu. Ban kiểm nghiệm gồm người phụ trách cung tiêu, thủ kho, người giao hàng căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành kiểm tra vật tư dưới sự chứng kiến của thủ kho rồi lập Biên bản nghiệm thu vật liệu. Căn cứ vào Biên bản nghiệm thu vật liệu, cán bộ cung ứng lập Phiếu nhập kho, Trưởng phòng ký duyệt rồi giao cho thủ kho. Thủ kho nhận 1 liên của Phiếu nhập kho, nhận hàng, ghi vào Thẻ kho rồi chuyển lên phòng Kế toán. Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu chứng từ. 2.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ xuất kho vật liệu Khi có nhu cầu sử dụng vật tư: Đơn vị có nhu cầu sẽ lập chứng từ xin xuất vật liệu sau đó trình Giám đốc đơn vị hoặc Kế toán trưởng duyệt lệnh xuất vật liệu. Bộ phận cung ứng vật liệu lập Phiếu xuất kho rồi chuyển cho thủ kho làm thủ tục xuất vật liệu. Thủ kho sau khi kiểm tra sẽ xuất vật liệu, ghi số thực xuất vào Thẻ kho và chuyển kho kế toán. Kế toán vật liệu sẽ thu nhận chứng từ, tiến hành ghi sổ kế toán và bảo quản lưu chứng từ. IV - Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lượng lớn, đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. 1. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu * Sổ theo dõi ở kho hàng: Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) được lập cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho, dùng để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Thẻ kho Số thẻ: Số tờ: Ngày lập thẻ: Danh điểm vật tư: Đơn giá hạch toán: Tên vật tư: Đơn vị tính: Kho: Nhãn hiệu quy cách vật tư: Định mức dự trữ: Tối đa: Tối thiểu: Ngày tháng Số hiệu chứng từ Lý do nhập xuất Số lượng Chữ ký của kế toán khi thu chứng từ Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 4 * Sổ kế toán chi tiết: tuỳ thuộc vào các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, bao gồm: - Sổ chi tiết thẻ song song - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư. 2. Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu 2.1. Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán như sau: * Tại kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Thẻ kho được mở cho từng loại vật tư (từng danh điểm vật tư), từng kho do thủ kho ghi. Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập xuất, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất vật liệu, tính ra số tồn trên từng thẻ kho. * Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở Sổ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật tư tương ứng với Thẻ kho mở ở kho. Sổ này có nội dung như Thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào Sổ kế toán và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các sổ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ và đối chiếu với Thẻ kho. Số lượng vật liệu tồn kho phản ánh trên sổ kế toán chi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thật. Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho kế toán phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết vật liệu lập Bảng tổng hợp nhập xuất và tồn kho vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá vật liệu. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ Thẻ kho, kế toán vật liệu còn mở đăng ký Thẻ kho, khi giao Thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Sổ kế toán chi tiết vật liệu Số thẻ: Số tờ:…. Tên, quy cách vật liệu: Số danh điểm: Đơn vị tính: Kho: Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Ngày…. tháng…. năm….. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu Tháng ….. năm….. Số danh điểm Tên, chủng loại quy cách vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT Cộng Phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ làm song ghi chép còn trùng lặp nên tốn nhiều công sức do đó không phù hợp trong điều kiện sản xuất có quy mô lớn. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Phiếu nhập Phiếu xuất Thẻ kho Thẻ (sổ) KT chi tiết vật liệu vật tư Bảng tổng hợp N – X - T Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Tại kho: công việc cụ thể được tiến hành tương tự như phương pháp thẻ song song. * Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở Sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từngkho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên Sổ đối chiếu luân chuyển với Thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sổ đối chiếu luân chuyển Tháng ….. năm….. Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Số dư đầu tháng 1 Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu tháng 2 Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT SL TT Cộng Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Với phương pháp này khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp thẻ song song, tuy nhiên việc ghi chép vẫn trùng lặp và công việc dồn về cuối tháng nên số liệu cung cấp không kịp thời. 2.3. Phương pháp sổ số dư * Tại kho: Công việc được tiến hành như hai phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi Thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định. Sau đó, lập Phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày… đến ngày…tháng… năm… Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Ngày… tháng… năm… Người nhận Người giao * Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán vật liệu phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) vào mỗi bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các Phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên Sổ số dư (số liệu trên Sổ số dư do kế toán vật liệu tính bằng cách lấy số lượng tồn kho nhân với giá hạch toán). sổ số dư Năm:… Kho:… Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng SL TT SL TT Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu Tháng… năm… Kho:… Nhóm vật liệu Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày… đến ngày… Từ ngày… đến ngày… Từ ngày… đến ngày… Từ ngày… đến ngày… Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá rị của vật liệu, xoá bỏ được sự trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ số dư Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế N-X-T Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng V - Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Hàng tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất, bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá. Những thứ này có thể do doanh nghiệp mua ngoài hay tự sản xuất và được dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất hay thực hiện việc cung cấp lao vụ, dịch vụ hay để bán. 1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dầu vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. 1.1. Tài khoản sử dụng * Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, từng nhóm… tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện thanh toán. Bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc từ các nguồn khác. Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. Chiết khấu mua hàng được hưởng Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát h._.iện khi kiểm kê Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. * Tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”: Tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá.. mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán). Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 133, 331, 111, 112… 1.2. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu 1.2.1. Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. * Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, Biên ban kiểm nhận và Phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Giá thực tế vật liệu Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112, 141: tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua (do mua nhiều, do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm…) hay hàng doanh nghiệp đã mua nay trả lại chủ hàng (nếu có), ghi: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (1388): Số được người bán chấp nhận Có TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Số giảm giá hàng mua được hưởng hay hàng mua trả lại theo giá không có thuế Có TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số giảm giá được hưởng hay hàng mua trả lại Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền trước hạn, kế toán ghi: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (1388): Số được người bán chấp nhận Có TK 515: Số chiết khấu thanh toán được hưởng Trong trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu không có hoá đơn nhưng có Bảng kê mua hàng hoặc có hoá đơn hợp lệ (hoá đơn thông thường), doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo một tỉ lệ nhất định tuỳ thuộc vào những trường hợp cụ thể. * Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để xử lý. Về mặt kế toán, ghi như sau: Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: + Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số hàng trả lại + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa + Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp bình thường. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa, ghi: Có TK 002. Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau; + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân * Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn Kế toán chỉ ghi tăng vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: Khi nhập: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế GTGT đầu vào Nợ TK 138 (1381): Trị giá số thiếu (không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Khi xử lý: + Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số thiếu Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu + Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 138 (1388), 334: Cá nhân phải bồi thường Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu + Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu * Trường hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng Số hàng này có thể giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao hàng cho chủ hàng hoặc được giảm giá, ghi: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số giao trả hoặc giảm giá * Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Kế toán lưu Phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331 Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Cách 2: Ghi chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính) Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. * Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng giá trị thanh toán Sang tháng sau, khi hàng về, ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho (chi tiết vật liệu) Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về * Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thành sản xuất thực tế Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho * Các trường hợp tăng vật liệu khác Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như nhận liên doanh, đánh giá tăng, phát hiện thừa khi kiểm kê… Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu tăng thêm Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần. Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho Có TK 338 (381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 711: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu nhập kho Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ 1.2.2. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (những đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán. Nợ TK 15 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK 111, 112, 141, 331… Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Nợ TK 111, 112, 141, 331… Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính: Nợ TK 111, 112, 1388, 331… Có TK 515 Các trường hợp còn lại cũng được hạch toán tương tự như đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 1.3. Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… Mọi trường hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của TK 152. * Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ Nợ TK 627 (6272 - Chi tiết phân xưởng): Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642 (6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất dùng * Xuất vật liệu góp vốn liên doanh Căn cứ vào giá gốc (giá thực tế) của vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” (nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi Nợ TK 412, nếu giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có TK 412). Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh *Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất kho * Giảm vật liệu do cho vay tạm thời Nợ TK 138 (1388): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu cho vay * Giảm do các nguyên nhân khác (nhượng bán, trả lương, trả thưởng, biếu, tặng) Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn (giá thực tế) của vật liệu xuất dùng cho các mục đích: Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng, biếu tặng Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu thiếu * Giảm do phát hiện thiếu, hao hụt khi kiểm kê Căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt hàng tồn kho, kế toán phản ánh giá trị vật liệu mất mát, hao hụt, ghi: Nợ TK 138 (1381) Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá trị thực tế của vật liệu bị hao hụt, mất Căn cứ vào biên bản xử lý về vật liệu hao hụt, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111, 334: Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632: Các khoản hao hụt, mất mát của vật liệu sau khi trừ phần bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra Có TK 138 (1381): Giá trị thực tế của vật liệu bị hao hụt, mất mát Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 412 Đánh giá tăng vật liệu TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh TK 412 Đánh giá giảm vật liệu Tăng do mua ngoài Thuế GTGT được khấu trừ TK 1331 (Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tăng do mua ngoài (tổng giá thanh toán) (Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 111, 112, 141, 311, 331… TK 151 Hàng đi đường kỳ trước nhập kho TK 411 Nhận cấp phát, tặng thưởng Vốn góp liên doanh TK 642, 3381 Phát hiện thừa khi kiểm kê TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 627, 641, 642… Xuất cho quản lý phân xưởng, bán hàng, quản lý, XDCB TK 1381 Phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 621 Xuất cho sản xuất sản phẩm TK 154 Vật liệu thuê ngoài gia công, tự SX TK 136, 138 Cho các cá nhân, tập thể vay TK 632 Xuất biếu tặng Dxxx TK 152 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó, xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ - Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép và thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật liệu khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 2.1. Tài khoản sử dụng * TK 611 “Mua hàng”: Tiểu khoản 6111 “Mua nguyên vật liệu: Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt… trong kỳ và tồn kho cuối kỳ TK 6111 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu. * TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho. * TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường”: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 331, 111, 112… Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. 2.2. Phương pháp hạch toán 2.2.1. Hạch toán tình hình biến động vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Quá trình hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được tiến hành theo trình tự sau: * Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại) Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho Có TK 151: Vật liệu đang đi đường * Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu thu mua Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331…: Tổng giá thanh toán Các nghiệp vụ làm tăng vật liệu khác trong kỳ: Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu tăng Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, nhận vốn cổ phần, vốn cấp phát, tặng thưởng… Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay Có TK 128: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn Có TK 631, 711: Giá trị phế liệu thu hồi từ sản xuất hay thanh lý TSCĐ Số giảm giá vật liệu thu mua và vật liệu đã mua trả lại trong kỳ: Nợ TK 111, 112, 331…: Số giảm giá vật liệu thu mua và vật liệu đã mua trả lại theo tổng giá thanh toán Có TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số giảm giá và hàng mua trả lại Có TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Trị giá mua không thuế của số vật liệu đã mua trả lại hay giảm giá hàng mua. Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính: Nợ TK 111, 112, 331, 1388… Có TK 515 * Cuối kỳ, căn cứ vào Biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đang đi đường cuối kỳ Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thường Nợ TK 138 (1381): Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 632: Số thiếu trong định mức Có TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Trị giá vật liệu tồn kho, đang đi đường cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ. Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh bên Có (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, số giảm giá hàng mua…) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (theo mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức…) Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại) 2.2.1. Hạch toán tình hình biến động vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, trong giá thực tế vật liệu mua vào gồm cả thuế GTGT đầu vào, cụ thể: Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK 111, 112, 311, 331…: Tổng giá thanh toán Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có): Nợ TK 111, 112, 331… Có TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu) Các nghiệp vụ khác phát sinh tại thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT. 3. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Cuối kỳ kế toán năm, khi giá thị trường của nguyên vật liệu nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Số dự phòng được lập là chênh lệch giữa giá gốc hơn giá thị trường của vật liệu. Trường hợp khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm: Nợ TK 632: Số chênh lệch Có TK 159 Trong trường hợp ngược lại thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập. Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Giá trị vật liệu mua vào trong kỳ Thuế GTGT được khấu trừ TK 1331 (Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Giá trị vật liệu mua vào trong kỳ (Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 111, 112, 141, 311, 331… TK 411 Nhận cấp phát, tặng thưởng Vốn góp liên doanh TK 128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 621 Xuất cho sản xuất sản phẩm TK 151, 152 K/c giá trị vật liệu tồn đầu kỳ TK 627, 641, 642… Xuất cho quản lý phân xưởng, bán hàng, quản lý, XDCB TK 151, 152 K/c giá trị vật liệu tồn cuối kỳ TK 631 Giá trị phế liệu thu hồi từ SX TK 336, 338 Giá trị vật liệu đi vay TK 6111 TK 111, 112, 331 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại TK 1381 Số vật liệu thiếu hụt DĐK 4. Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán vật liệu Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổ nhật ký, sổ cái và quy trình ghi sổ thích hợp. Cụ thể: 4.1. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký- Sổ cái Các loại sổ sử dụng hạch toán theo quy trình sau: Chứng từ vật liệu, bảng phân bổ Nhật ký – Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4.2. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung Chứng từ vật liệu, bảng phân bổ, bảng kê Nhật ký mua vật tư Nhật ký chung Sổ chi tiết vật liệu Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4.3. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ - ghi sổ Chứng từ vật liệu, Bảng kê và các bảng phân bổ Chứng từ ghi sổ(nhập - xuất) Sổ cái TK 152 Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4.4. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - chứng từ Chứng từ vật liệu NKCT liên quan Bảng phân bổ số 2 Sổ chi tiết 331 NKCT số 5 Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán Bảng kê 3 Bảng kê 4, 5, 6 NKCT số 7 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Phần II - Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội I. khái quát chung về Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội 1. Quá trình hình thành và phát triển: Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội là một xí nghiệp thành viên của Xí nghiệp liên hợp vận tải Đường sắt khu vực I, thuộc ngành Đường sắt Việt Nam. Với tiền thân là Đề pô Hoả xa Hà Nội từ thời thực dân Pháp cai trị cho đến nay, Xí nghiệp đã trải qua 56 năm xây dựng và phát triển theo từng giai đoạn lớn sau: 1.1. Giai đoạn 1 (1946-1954) Ngày 21/10/1946 ngành Đường sắt vinh dự đón Hồ Chủ tịch từ Hải Phòng về Hà Nội, ngày này đã trở thành ngày truyền thống của ngành cũng như của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội. Trong thời kỳ tạm chiến, dưới sự lãnh đạo của Đảng, công nhân làm việc trong Đề pô thực hiện phá hoại và ngăn trở hoạt động của đường sắt nhằm làm thất bại chủ trương “đánh nhanh thắng nhanh” của địch. 1.2. Giai đoạn 2 (1955-1965) Sau 10 năm hoà bình, ngành Đường sắt tiến hành khôi phục và xây dựng lại các tuyến đường sắt trên miền Bắc và đây cũng là giai đoạn xây dựng và trưởng thành của Xí nghiệp. Trên cơ sở mặt bằng hiện có, Xí nghiệp được đầu tư kinh phí, sắp xếp lại mặt bằng sản xuất, lắp đặt thiết bị để khôi phục, sửa chữa nhằm ngày càng đưa nhiều đầu máy ra kéo các đoàn tàu khách hàng phục vụ thắng lợi công cuộc khôi phục và phát triển kinh tế, khối lượng vận tải tăng từ 182 triệu Tkm năm 1955 lên 1.365 triệu Tkm vào năm 1965. Số lượng CBCNV của Xí nghiệp cũng được bổ sung tăng từ 550 người năm 1955 lên tới 1.363 người năm 1965. 1.3. Giai đoạn 3 (1966-1975) Ngành Đường sắt và xí nghiệp bước vào thời kỳ mới là đảm bảo giao thông, quyết tâm cùng toàn dân đánh thắng giặc Mỹ. Trong giai đoạn này sản lượng vận tải hoàn thành tăng từ 1.112 triệu tkm năm 1966 lên 1.611 triệu Tkm năm 1975, tăng 1.4 lần. Khối lượng sửa chữa các cấp đầu máy hoàn thành tương ứng đảm bảo cung cấp đủ số lượng - chất lượng đầu máy ra kéo tàu. 1.4. Giai đoạn 4 (1976-1985) Đảm bảo vận tải phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế xây dựng CNXH trên phạm vi toàn quốc. Sản lượng vận tải bình quân hàng năm trong giai đoạn này là 1.110 triệu T/km. Sản lượng sửa chữa các cấp đầu máy tăng từ 11-14%. Hàng chục máy móc thiết bị sơ tán trong chiến tranh được di chuyển về lắp đặt để ổn định sản xuất. Hàng ngàn m2 mặt bằng sản xuất, nhà xưởng được cải tạo nâng cấp nhằm đáp ứng được số lượng sửa chữa các cấp đầu máy ngày càng tăng, đặc biệt là sửa chữa cấp đại tu đầu máy. Trong giai đoạn này xí nghiệp đã vượt qua nhiều khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. 1.5. Giai đoạn 5 (Từ 1986 đến nay) Phát triển xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới sức kéo, nâng cấp năng lực vận tải và sửa chữa các cấp đầu máy đáp ứng sự nghiệp đổi mới của ngành. Trong giai đoạn này xí nghiệp đạt được nhiều thành tích đáng kể. Sản lượng vận tải đạt bình quân 1.107 triệu Tkm/năm. Chất lượng vận tải được chú trọng nâng cao, tỷ lệ tàu đi đến đúng giờ năm sau cao hơn năm trước. Để nâng cao chất lượng chạy chạy tàu, xí nghiệp đã tiến hành cải tạo và nâng cao tốc độ đầu máy TG7E từ 40km/h lên 70km/h được 13 đầu máy, chất lượng lao động của CBCNV không ngừng được nâng cao. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm gần đây được thể hiện ở bảng sau: Năm Chỉ tiêu 1998 1999 2000 2001 1. Sản lượng vận tải. 1368 tr Tkm 1458 tr Tkm 1426 tr Tkm 1495 tr Tkm 2. Bình quân km/vụ trở ngại 144.322(36 vụ) 146.300 (34 vụ) 172.000 (28 vụ) 3. Tỉ lệ tàu đúng giờ - Thống nhất - Địa phương 72,08 % 77,5 % 78,5 % 86,5 % 76,3 % 79 % 4. Chỉ tiêu nút chậm. 824h50' 1016h 15 928h 25 5. Thu nhập bình quân người trong tháng (đ/ng) 842.000 970.000 1.061.000 1.161.465 2. Chức năng nhiệm vụ Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội là một Xí nghiệp thành viên của Liên hợp vận tải Đường sắt khu vực I. Vì vậy nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là: - Vận dụng đầu máy để cung cấp sức kéo theo đúng yêu cầu của kế hoạch vận tải đường sắt. Hiện nay, Xí nghiệp đang đảm nhiệm sức kéo cho: + Các đôi tầu Thống nhất trong địa phận Liên hợp I, tầu khách Hà nội - Thái Nguyên, Hải Phòng, Đồng Đăng, Yên Viên - Mạo Khê - Uông Bí, Liên vận quốc tế - Hà Nội - Đồng Đăng. + Về tầu hàng, từ 2 đầu mối tầu hàng chính : Yên Viên và Giáp Bát có các đoàn tầu hàng đi theo các tuyến đường: Yên Viên - Hải Phòng, Việt Trì, Đồng Đăng, Thái Nguyên, Mạo Khê - Hạ Long và thoi hàng Đồng Mỏ - Na Dương, Giáp Bát - Hải Phòng (qua Hà nội), Việt Trì (theo đường vành đai Hà Đông), Phủ Lý. Với nhiệm vụ chính là vận tải, sản phẩm của Xí nghiệp không giống như sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất khác mà là tổng trọng vận tải khách và hàng, đơn vị tính là tấn/km trọng tải. Sửa chữa, duy tu nhằm kéo dài tuổi thọ của các loại đầu máy. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Cơ cấu bộ máy của Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội bao gồm 3 khối : Khối vận dụng, Khối sửa chữa và hệ thống các phòng ban chức năng. Có thể biểu diễn cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp qua sơ đồ trang bên. 3.1. Ban Giám đốc * Giám đốc: Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của xí nghiệp trước Liên hợp I và Liên hiệp Đường sắt Việt Nam. Trên cơ sở các kế hoạch về vận tải, chi phí, giá thành sản phẩm mà Liên hợp I giao xuống hàng quí, Giám đốc phân công công việc thco các bộ phận trong xí nghiệp; giám sát, kiểm tra kết quả thực hiện qua đó nắm bắt kịp thời những vướng mắc khó khăn trong quá trình sản xuất. * Phó Giám đốc vận tải phụ trách việc cung cấp đầu máy theo yêu cầu của cấp trên, phụ trách vận tải và sửa chữa khu vực Yên Viên, trạm Giáp Bát, Ninh Bình, Hải Phòng, Đồng Mỏ, Đồng Đăng. * Phó Giám đốc sửa chữa phụ trách công tác sửa chữa đầu máy và máy móc thiết bị, trực tiếp phụ trách công tác KCS và kỹ thuật của Xí nghiệp. * Phó Giám đốc tổng hợp có trách nhiệm thay giám đốc quản lý xí nghiệp khi giám đốc đi vắng, thường trực giải quyết các công việc nội chính, trực tiếp phụ trách hành chính, thi đua, bảo vệ, quân sự, PCCC của xí nghiệp và công tác an ninh chính trị xí nghiệp. * Phó Giám đốc dịch vụ phụ trách sản xuất ngoài vận tải và các nhóm dịch vụ của xí nghiệp như phân xưởng bia, trạm xăng, các kiốt cho thuê ... 3.2. Hệ thống các Phòng ban chức năng nghiệp vụ: 3.2.1. Phòng Kế hoạch thống kê Xây dựng kế hoạch sản xuất - tài chính, đầu tư duy tu nhà xưởng cho toàn xí nghiệp, thống kê tiêu hao nhiên liệu dầu mỡ, thống kê toàn bộ kế hoạch sản xuất nhằm đánh giá kết quả sản xuất, lập dự toán kinh phí và tổ chức sản xuất phụ cho xí nghiệp. 3.2.2. Phòng Kế toán tài vụ Quản lý tài chính, thanh toán lương thưởng và các chế độ cho người lao động, quản lý và cấp phát vật tư phụ tùng, tài sản cố định và vốn lưu động của xí nghiệp, tiến hành kiểm kê tài sản, lập báo cáo quyết toán về chi phí và kết quả sản xuất, tính giá thành sản phẩm để nộp lên Liên hợp I. 3.2.3. Phòng Tổ chức lao động Tuyển dụng điều phố lao động, đề bạt miễn nhiệm cán bộ, đào tạo dạy nghề nâng cấp bậc nghề cho cán bộ công nhân viên, thực hiện các chính sách cho người người lao động; định mức lao động, xây dựng đơn giá tiền lương hàng năm, quản lý an toàn vệ sinh lao động, phụ trách công tác bảo hộ lao động của xí nghiệp. 3.2.4. Phòng Hành chính Tổng hợp Tổ chức theo dõi tuyên truyền sản xuất kinh doanh, đề xuất khen thưởng, công tác lễ tân, quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, bảo vệ tuần tra canh gác, tổ chức huấn luyện PCCC. 3.2.5. Phòng KCS Kiểm tra chất lượng đầu máy sửa chữa ra xưởng theo yêu cầu về kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sửa chữa của các thiết bị và các sản phẩm cơ khí. 3.2.6. Phòng Kỹ thuật Thực hiện quản lý Nhà nước về mặt kỹ thuật với sản xuất của xí nghiệp, chỉ đạo việc sửa chữa các loại đầu máy và máy móc thiết bị hiện có, thiết kế cải tạo các chi tiết phụ tùng đầu máy và thiết bị, nghiên cứu khoa học công nghệ và sáng kiến nhằm cải tiến qui trình công nghệ, tham gia quá trình giáo dục đào tạo nâng cấp bậc công nhân. 3.2.7. Phòng hóa nghiệm. Phân tích các mẫu dầu nước sử dụng cho các đầu máy, phân tích các mẫu nhiên liệu của các hãng sản xuất để tìm ra loại phù hợp. 3.2.8. Phòng Y tế. Có nhiệm vụ khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, làm công tác vệ sinh môi trường, vệ sinh lao động và an toàn thực phẩm. 3.2.9. Phòng Vật tư điều độ. Xây dựng kế hoạch và mua sắm vật tư phụ tùng phục vụ cho công tác sửa chữa, thực hiện điều độ sản xuất. 3.3. Khối các phân xưởng sửa chữa. 3.3.1. Các phân xưởng sửa chữa chính. Xí nghiệp đầu máy Hà nội hiện có 3 phân xưởng sửa chữa chính là: Phân xưởng sửa chữa đầu máy TY, Phân xưởng sửa chữa đầu máy D12E, Phân xưởng sửa chữa đầu máy hơi nước. Cả 3 phân xưởng sửa chữa đều có chung nhiệm vụ là sửa chữa các loại đầu máy nhằm đảm bảo thực hiện đúng và vượt kế hoạch về sản lượng và chất lượng vận tải. 3.3.2. Các phân xưởng phụ trợ. Xí nghiệp Đầu máy Hà nội có 2 phân xưởng phụ trợ là Phân xưởng cơ điện nước và Phân xưởng cơ khí phụ tùng. Phân xưởng cơ điện nước có nhiệm vụ sửa chữa toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị trong xí nghiệp, sửa chữa hệ thống điện dân dụng, điện máy vận hành, cung cấp nước cho sản xuất và sinh hoạt. Phân xưởng cơ khí phụ tùng có nhiệm vụ gia công cắt gọt cơ khí nhằm khôi phục và chế tạo các chi tiết phụ tùng của đầu máy, máy móc thiết bị. 3.4. Khối vận dụng: Gồm Phân đoạn vận dụng đầu máy Hà Nội và Phân xưởng vận dụng đầu máy Yên Viên có nhiệm vụ quản lý đầu máy và các đội lái máy, thiết lập kế hoạch chi phối và quay vòng đầu máy theo kế hoạch chạy tầu của Liên hợp đường sắt khu vực I, bảo dưỡng kiểm tra hàng ngày các đầu máy đang vận dụng và máy vào sửa chữa các cấp. 3.5. Phân xưởng nhiên liệu: Có nhiệm vụ mua sắm và cấp phát nguyên nhiên vật liệu cho đầu máy. 3.6. Phân xưởng bia và các nhóm dịch vụ Bao gồm : phân xưởng bia, dịch vụ cắt tóc gội đầu, rửa xe, bán xăng, nấu ăn. * Quy trình sửa chữa ở Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội Quy trình sửa chữa các cấp trong Xí nghiệp._.