Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện

qủa, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng sản xuất hay thừa gây ứ đọng vốn. Bởi vì chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Muốn vậy phải có một chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu cung cấp cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và thời hạn cung cấp để đảm bảo hoạt động bình thường của quá trình sản xuất kinh doanh. Hiệu quả quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy nhất thiết phải xây dựng chu trình quản lý NVL, CCDC một cách khoa học. Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp doanh nghiệp hạch toán NVL, CCDC một cách chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Cũng như nhiều doanh nghiệp khác hiện nay, Công ty Thiết bị đo điện đứng trước một vấn đề bức xúc là: Làm thế nào để quản lý NVL, CCDC và sử dụng có hiệu quả vốn lưu động sản xuất kinh doanh ? Chi phí về NVL, CCDC của công ty chiếm khoảng 65% trong giá thành sản phẩm đồng thời là một bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn ở đây là phải theo sát những biến động về NVL, CCDC sao cho sử dụng vốn lưu động và quay vòng có hiệu quả. Làm thế nào để đưa lý luận vào thực tiễn vừa chặt chẽ vừa linh hoạt, vừa đúng chế độ chung lại vừa phù hợp với điều kiện riêng của Công ty? Thời gian qua, nhiều ý kiến đóng góp đã được đưa ra bàn luận, nhiều giải pháp đã được nghiên cứu vận dụng và tỏ ra có hiệu quả nhất định. Tuy nhiên không thể đã hết những tồn tại vướng mắc đòi hỏi phải tìm ra phương hướng hoàn thiện. Xuất phát từ vấn đề trên, sau một thời gian thực tập tại Công ty Thiết bị đo điện, trên cơ sở những kiến thức có được cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo - Thạc sỹ Phạm Thị Thuỷ, sự giúp đỡ của các cô chú phòng Kế toán cũng như các phòng ban khác, em đã chọn đề tài “ Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện” làm luận văn tốt nghiệp. Luận văn tốt nghiệp gồm 03 phần: Phần I: Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện. Do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều, bản chuyên đề tốt nghiệp chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các cô chú trong Công ty Thiết bị đo điện. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các Doanh nghiệp sản xuất. I- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ - đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán: 1. Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khi tham gia vào quá trình sản xuất nó chuyển toàn bộ giá trị vào gía trị sản phẩm hoặc tiêu hao toàn bộ để tạo ra sản phẩm. Nguyên vật liệu có một số đặc điểm sau: - Nguyên vật liệu có hình thái biểu hiện ở dạng vật hoá. - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Khi tham gia vào chu kỳ sản xuất mới, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. 2. Công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động thiếu ít nhất một trong hai tiêu chuẩn của tài sản cố định. Đó là: có giá trị từ 5 triệu đồng và thời gian sử dụng từ một năm trở lên. Ngoài ra, theo chế độ quy định, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt tiêu chuẩn thời gian và giá trị sử dụng cũng được xếp vào nhóm công cụ dụng cụ: Các lán trại tạm thời, công cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, các loại bao bì dùng để đựng hàng hoá, công cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, quần áo dày dép chuyên dùng để làm việc... Tuy được quản lý hạch toán gần như NVL nhưng thực tế công cụ dụng cụ có đặc điểm khác với nguyên vật liệu đó là: - Công cụ dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỹ sản xuất kinh doanh, trong quá trình sử dụng chúng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Về mặt giá trị, trong quá trình sử dụng công cụ dụng cụ hao mòn dần và chuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh. Bởi vậy để tính chính xác giá trị công cụ dụng cụ phân bổ vào chi phí sản xuất, kế toán thường sử dụng phương pháp phân bổ như sau: + Khi xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp phân bổ một lần giống như vật liệu. + Khi xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị lớn doanh nghiệp cần phải sử dụng phương pháp phân bổ hai hoặc nhiều lần. 3. Yêu cầu quản lý NVL, CCDC : Mặc dù NVL, CCDC có những đặc điểm khác biệt nhau, song đều là tài sản lưu động của doanh nghiệp, đồng thời là yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm. Do vị trí quan trọng của NVL, CCDC trong quá trình sản xuất kinh doanh nên doanh nghiệp phải tiến hành tốt việc quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC. Từ đó đặt ra yêu cầu đối với việc quản lý, sử dụng NVL, CCDC. - Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ thông tin tổng hợp và chi tiết của từng loại NVL, CCDC kể cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. - Phải quản lý NVL, CCDC xuất dùng cho sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng như: từng loại sản phẩm, từng đơn vị sử dụng hay theo từng đối tượng tập hợp chi phí... - Doanh nghiệp phải quản lý định mức dự trữ NVL, CCDC tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm làm ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh. - Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết NVL, CCDC theo đúng chế độ quy định. - Doanh nghiệp phải thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê đối chiếu NVL, CCDC xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng NVL, CCDC trong từng phân xưởng và trong toàn doanh nghiệp. Như vậy, quản lý tốt NVL, CCDC sẽ tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời và ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng, mất mát ...trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Qua đó góp phần giảm bớt chi phí hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 4. Nhiệm vụ hạch toán NVL, CCDC: Từ những đặc điểm, yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp nói chung, những người làm công tác hạch toán kế toán nói riêng những nhiệm vụ quan trọng trong hạch toán NVL, CCDC: - Phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế NVL, CCDC thu mua nhập kho. Từ đó kiểm tra và giám sát được tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất và các khoản chi phí thu mua khác. - Tập hợp đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị NVL, CCDC tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ NVL, CCDC tổ chức bảo quản và phát hiện kịp thời số lượng thừa, thiếu, hư hỏng. - Tiến hành kiểm kê NVL, CCDC phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng NVL, CCDC. Lập đầy đủ, kịp thời các báo cáo về nhập, xuất tồn và sử dụng NVL, CCDC. II- Phân loại và tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: 1. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Phân loại nguyên vật liệu: Mỗi doanh nghiệp sẽ không thể tổ chức quản lý và hạch toán NVL được nếu không có sự phân loại hợp lý. Trong doanh nghiệp NVL bao gồm nhiều chủng loại có vai trò, công dụng, tính chất cơ lý hoá khác nhau, biến động thường xuyên liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Do đó việc phân loại NVL có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau: * Phân loại theo vai trò, tác dụng của NVL trong sản xuất. - Nguyên vật liệu chính: Là loại NVL sau quá trình gia công chế biến cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ. Nó được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, để đảm bảo cho công cụ lao động được hoạt động bình thường, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý. - Nhiên liệu: Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ. Tuy nhiên, nó được tách ra vì sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Hơn nữa, nhiên liệu có yêu cầu kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thường khác. - Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư tiêu dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. Phụ tùng thay thế do doanh nghiệp bỏ tiền ra mua để dự trữ. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là loại vật liệu phục vụ cho hoạt động XDCB, tái tạo TSCĐ. - Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để tái sử dụng hoặc bán ra ngoài. Ngoài các vật liệu ở trên, những vật liệu còn lại được xếp vào nhóm này. Việc phân loại như trên có ưu điểm là giúp người quản lý thấy rõ vai trò và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Qua đó, đưa ra quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy động và sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên cách phân loại này còn bộc lộ một số nhược điểm: nhiều khi rất khó phân loại ở một doanh nghiệp, có những lúc nguyên vật liệu chính được sử dụng như vật liệu phụ. * Phân loại theo nguồn hình thành: - Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - Vật liệu tự sản xuất: Là những vật do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, liên kết hoặc được biếu tặng, cấp phát. ý nghĩa của cách phân loại này là tạo tiền đề cho quản lý và sử dụng riêng cho từng loại vật liệu, từng nguồn nhập khác nhau. Trên cơ sở đó mới đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu cho sản xuất kinh doanh. * Theo quan hệ sở hữu: Vật liệu được chia thành: - Vật liệu tự có: bao gồm tất cả các vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp. - Vật liệu gia công chế biến hay giữ hộ. b) Phân loại công cụ dụng cụ: Cũng như vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp được phân chia thành các loại như: - CCDC chuyên dùng cho sản xuất: Đó là các CCDC chỉ dùng cho ngành nghề sản xuất của doanh nghiệp như: mũ cứng cách điện, găng tay bảo hộ... - Bao bì luân chuyển: Đó là các loại bao bì để đựng, vận chuyển vật liệu hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ. - Đồ dùng cho thuê: Đó là các CCDC thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng được các doanh nghiệp khác thuê trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở phân loại này, kế toán mới có thể ghi chép và xác định các chi phí liên quan đến CCDC. Mỗi cách phân loại trên đều đáp ứng một yêu cầu quản lý riêng. Song để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng loại vật liệu thì cần lập “sổ danh điểm vật liệu”. Sổ danh điểm vật liệu được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp, nhằm đảm bảo cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác quản lý và giúp cho công tác quản lý vật liệu dễ dàng, thuận tiện. Để lập “sổ danh điểm vật liệu” cần đánh mã số cho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Mỗi loại được mã hoá riêng sao cho chính xác và ngắn gọn. Mẫu “Sổ danh điểm vật liệu” như sau: Biểu 01: sổ danh điểm vật liệu STT Danh điểm Tên hiện vật Đơn vị Đơn giá Thành tiền 2. Tính giá NVL, CCDC: Tính giá NVL, CCDC là xác định giá trị ghi sổ kế toán của NVL, CCDC. Theo quy định chung của chuẩn mực quốc tế, kế toán nhập, xuất, tồn kho NVL, CCDC phải phản ánh theo đúng gía trị thực tế. Đây chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được NVL, CCDC. Giá trị của NVL, CCDC phản ánh trên sổ sách kế toán và các báo cáo kế toán khác nhất thiết phải theo giá thực tế. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp mà giá có thể có thuế GTGT (nếu tính theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế GTGT (nếu tính theo phương pháp khấu trừ) 2.1- Tính giá nhập NVL, CCDC. Việc tính giá nhập NVL, CCDC được căn cứ vào nguồn nhập để xác định giá trị thực tế của chúng. - Với NVL, CCDC mua ngoài: Giá thực tế gồm có giá mua ghi trên hoá đơn người bán cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho...) trừ các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua không có thuế, đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT. - Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. - Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị thực tế vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí khác liên quan (tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ....) - Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh. Giá trị thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định. - Với vật liệu được tặng, thưởng: Giá trị thực tế tính theo giá trị thị trường tương đương. - Với phế liệu: Giá ước tính thực tế thực tế có thể sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu. 2.2- Tính giá NVL, CCDC xuất dùng: Đối với NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Dựa vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một số phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong kế toán (áp dụng liên tục trong các kỳ kế toán), nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. 2.2.1- Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ hay bình quân kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập) Giá đơn vị bình quân Số lượng vật liệu xuất dùng Giá trị thực tế vật liệu xuất dùng = x a) Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: = Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. b) Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. c) Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá trị thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập = Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. 2.2.2- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của số vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. 2.2.3- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. 2.2.4- Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào kho cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt 2.2.5- Phương pháp giá hạch toán: Giá trị thực tế vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kì được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Hệ số giá vật liệu Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = x Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. III - Tổ chức hạch toán kế toán NVL, CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất. 1. Tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu: Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thường bao gồm: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho theo hạn mức...tuỳ theo từng nội dụng nghiệp vụ cụ thể. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán NVL, CCDC là phải phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật tư. Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xảy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các đối tượng liên quan. 1.1- Tổ chức chứng từ kế toán nhập kho NVL, CCDC và hạch toán ban đầu. Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lượng, giá trị NVL, CCDC nhập kho, làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho được lập dựa trên mẫu số 01VT do Bộ Tài chính ban hành. Phương pháp luân chuyển chứng từ, kiểm tra ghi sổ phiếu nhập kho. - Phiếu nhập kho do phòng kế toán ghi hoặc do bộ phận vật tư của đơn vị lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần. Sau đó người lập phiếu ký, trước bước này người lập phiếu phải căn cứ vào chứng từ bên bán (hoá đơn bán hàng) và biên bản kiểm nghiệm vật tư để viết phiếu nhập kho. - Chuyển phiếu nhập kho cho người phụ trách hoặc thủ trưởng đơn vị ký. - Người giao hàng ký vào phiếu nhập kho. - Thủ kho căn cứ vào số lượng hàng thực tế nhập kho ghi vào cột thực nhập và ký vào phiếu nhập kho. Ba liên của phiếu nhập kho được luân chuyển như sau: - Liên 1: Lưu tại quyển gốc. - Liên 2: Giao cho người nhập kho. - Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho cuối ngày hoặc đầu kỳ tập hợp phiếu nhập kho chuyển cho bộ phận kế toán (kế toán vật tư) ghi đơn giá và ghi sổ kế toán (sổ chi tiết NVL, CCDC ) sau đó kế toán bảo quản và lưu giữ phiếu nhập kho. 1.2- Tổ chức chứng từ kế toán xuất kho NVL, CCDC và hạch toán ban đầu: Phiếu xuất kho: Dùng để xác định số lượng, giá trị NVL, CCDC. Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho được lập dựa trên mẫu số 02VT do Bộ Tài chính ban hành. Phương pháp luân chuyển, kiểm tra, ghi sổ phiếu xuất kho: - Phiếu xuất kho do bộ phận kế toán hoặc bộ phận vật tư lập thành 02 liên (đặt giấy than viết một lần). Người lập phiếu ký sau đó chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) ký duyệt. - Thủ kho ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho và ký vào chứng từ… - Người nhận hàng cần ghi vào phiếu xuất kho số lượng hàng thực nhận, ký vào phiếu xuất kho. Hai liên phiếu xuất kho được luân chuyển như sau: - Liên 1: lưu tại gốc - Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho. Cuối ngày hoặc đầu kỳ chuyển cho bộ phận kế toán vật tư để ghi giá và ghi sổ kế toán (chi tiết và tổng hợp). 2. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC: Hạch toán chi tiết là thực hiện ghi chép kịp thời, chính xác biến động tình hình xuất, nhập, tồn của NVL, CCDC cả về giá trị và hiện vật cho từng loại NVL, CCDC trong từng kho của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết NVL, CCDC được thực hiện ở cả hai nơi: tại kho vật tư và trên phòng kế toán, được thực hiện bởi thủ kho và kế toán vật tư. Trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên này được thể hiện trong từng mô hình tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC. 2.1- Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song: * Điều kiện áp dụng: - Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư hàng hoá. - Giá trị vật tư hàng hoá lớn cần phải thường xuyên kiểm tra. - áp dụng với kế toán được chuyên môn hoá và đã sử dụng kế toán máy vi tính. * Nguyên tắc mở sổ: - Sổ kho, thẻ kho do kế toán mở và giao cho thủ kho theo dõi về mặt hiện vật. - Sổ chi tiết mở theo thẻ kho để theo dõi số lượng và giá trị. * Nguyên tắc hạch toán: ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của vật tư (NVL, CCDC) và hiện vật trên thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng loại NVL, CCDC. ở phòng kế toán: Kế toán vật tư theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn cả về giá trị và hiện vật trên sổ chi tiết NVL, CCDC. * Trình tự hạch toán: ở kho: - Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất vật tư để thực hiện việc nhập xuất vật tư. Sau đó mới căn cứ vào phiếu nhập xuất vào thẻ kho cho từng loại NVL, CCDC. - Sau khi ghi xong thẻ kho, định kỳ (hàng ngày hoặc hàng tháng) chuyển chứng từ cho phòng kế toán (trên cơ sở phiếu giao nhận chứng từ) để kế toán vật tư ghi sổ kế toán. - Thủ kho có nhiệm vụ thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và số tồn trên thẻ kho. - Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn NVL, CCDC cho từng loại trên thẻ kho. ở phòng kế toán: - Định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật tư ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ (phiếu nhập kho, xuất kho) sau khi vào sổ chi tiết NVL, CCDC, cả về giá trị và hiện vật. - Tính ra tổng số nhập, xuất, tồn cho từng loại NVL, CCDC cả về hiện vật và giá trị sau đó đặt kế hoạch đối chiếu với các thủ kho về số lượng. - Kế toán vật tư tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. - Sau đó kế toán vật tư lập bảng kê nhập, xuất, tồn. Để đảm bảo đối chiếu số liệu nhanh chóng thẻ kho và sổ chi tiết NVL, CCDC theo từng loại NVL, CCDC ghi trên sổ danh điểm. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, có thể cung cấp thông tin thường xuyên cả về giá trị và hiện vật của từng loại NVL, CCDC nhập, xuất, tồn và rất thích hợp trong những doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu và áp dụng chế độ kế toán máy. Nhược điểm của phương pháp này là ghi chép trùng lắp và không thích hợp ở những doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu và thực hiện ghi sổ bằng tay. Sơ đồ 1: Khát quát hạch toán NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song. Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL, CCDC Thẻ kho hoặc sổ chi tiết NVL, CCDC Nhập kho Thẻ kho Xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày: Quan hệ đối chiếu: Ghi cuối tháng: 2.2- Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: * Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, giá trị không nhỏ, số lượng kho phân tán, kế toán vật tư kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán. * Nguyên tắc ghi sổ: ở kho: Nhiệm vụ của thủ kho giống như phương pháp thẻ song song. Ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của vật tư về hiện vật trên thẻ kho trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Sau đó chuyển cho phòng kế toán ở phòng kế toán: Kế toán vật tư theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL, CCDC cả về giá trị và hiện vật trên sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ này được mở cho cả năm, mỗi loại vật liệu ghi một dòng. * Trình tự ghi chép: ở kho: Trình tự ghi chép giống như phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: - Kế toán vật tư hàng ngày hoặc đầu kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến ghi đơn giá thành tiền. - Kế toán vật tư tiến hành phân loại chứng từ làm hai loại phiếu nhập và xuất vật tư. - Cuối tháng, dựa trên số liệu của bảng kê nhập và bảng kê xuất NVL, CCDC vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại vật liệu NVL, CCDC cả về hiện vật và giá trị. Mỗi loại NVL, CCDC ghi trên một dòng. - Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra số tồn cả về giá trị và hiện vật cho từng loại NVL, CCDC trên sổ đối chiếu luân chuyển. - Tiếp theo kế toán vật tư lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật, với kế toán tổng hợp về giá trị. Nếu có chênh lệch do nhầm lẫn, phải tiến hành tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Ưu điểm: Tránh được tình trạng ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Nhược điểm: Công tác kế toán thường dùng vào cuối kỳ nên việc lập báo cáo không kịp thời. Do đó nếu có sai sót khó có thể phát hiện được. Sơ đồ 2: Khái quát hạch toán chi tiết hạch toán NVL, CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Bảng kê nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày: Quan hệ đối chiếu: Ghi cuối tháng: 2.3 - Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp sổ số dư: * Điều kiện áp dụng: áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, mật độ nhập xuất cao, trình độ nhân viên kế toán cao. * Nguyên tắc hạch toán: ở kho: Thủ kho chỉ ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL, CCDC về hiện vật trên thẻ kho, cuối tháng lấy số liệu trên thẻ kho lập sổ số dư và giao cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: - Kế toán vật tư chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL, CCDC về mặt giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn. * Trình tự hạch toán: ở kho: - Thủ kho căn cứ vào chứng từ phiếu nhập, xuất để thực hiện việc nhập, xuất, tồn NVL, CCDC và vào thẻ kho sau đó chuyển chứng từ phiếu nhập, xuất cho phòng kế toán trên cơ sở bảng giao nhận chứng từ. - Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho cho từng loại NVL, CCDC lấy số tồn cuối kỳ ghi trên thẻ kho vào sổ số dư về mặt hiện vật. - Sau khi lập xong sổ số dư (về mặt hiện vật) thủ kho gửi sổ số dư cho kế toán vật tư. ở phòng kế toán: - Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vật tư ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ phiếu nhập, xuất. - Định kỳ tổng hợp về mặt giá trị từng loại vật liệu nhập, xuất vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn cho từng khoảng thời gian tương ứng. - Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra số tồn cuối tháng của từng loại vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn. - Cũng vào cuối tháng sau khi nhận “sổ số dư” do thủ kho chuyển đến kế toán vật tư tính thành tiền cho từng loại vật liệu tồn kho trên sổ số dư. - Tiếp theo kế toán vật tư tiến hành đối chiếu về giá trị giữa hai sổ “bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn” và “sổ số dư”. Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Kế toán vật tư tiến hành đối chiếu về giá trị với kế toán tổng hợp về giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn. Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Có thể cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý về giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn. Nhược điểm: Nếu có nhầm lẫn, sai sót thường khó phát hiện, khó đối chiếu, kiểm tra. Do đó phương pháp này thường được sử dụng ở những Doanh nghiệp có trình độ nhân viên kế toán cao. Sơ đồ 3 : Sơ đồ khái quát hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày: Quan hệ đối chiếu: Ghi cuối tháng: Như vậy, mỗi mô hình kế toán chi tiết NVL, CCDC đều có những ưu nhược điểm, thích hợp trong điều này lại không thích hợp trong điều kiện khác. Kế toán mỗi doanh nghiệp cần phải phân tích, lựa chọn dựa vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của đơn vị mình để lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp nhất tận dụng hết các ưu điểm vốn có của phương pháp đã lựa chọn, thực hiện theo đúng nguyên tắc hạch toán. 3. Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL, CCDC: Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC là ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL, CCDC trên các sổ kế toán tổng hợp. Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp hạch toán là: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3.1- Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên: 3.1.1- Khái niệm và tài khoản sử dụng: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh của từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL, CCDC nói riêng. Tuy nhiên với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Để hạch toán NVL, CCDC kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: tài khoản này dùng theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiét theo từng nhóm, loại... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn liên doanh, phát hiện thừa, đánh giá tăng...) Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt...) Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế của NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) - Tài khoản 153- công cụ dụng cụ: tài khoản này phản ánh giá trị công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn kho. Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng công cụ dụng cụ trong kỳ. Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm công cụ dụng cụ trong kỳ. Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ). - Tài khoản 151- hàng mua đi đường: tài khoản này dù._.ng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán). Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng đi đường (đầu và cuối kỳ). Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác. 3.1.2- Hạch toán nguyên vật liệu. a) Hạch toán tình hình biến động tăng NVL trong các doanh nghiệp. Hạch toán tình hình biến động tăng NVL đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đối với các cơ sở kinh doanh có đầy đủ các điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua bán, hàng hoá có hoá đơn chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng vật liệu, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. Cụ thể: * Trường hợp mua ngoài, hàng về hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu (chi tiết cho từng loại). Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK liên quan (331, 111, 112...) tổng giá thanh toán Nếu doanh nghiệp được hưởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388..) Có TK 711: Số chiết khấu mua hàng. Có TK 152: Giảm giá hàng mua được hưởng theo giá không có thuế (chi tiết cho từng loại). * Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để xử lý. Về mặt kế toán, ghi như sau: - Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152: Trị giá toàn bộ số hàng (chi tiết cho từng loại) Nợ TK 133: (133.1) Thuế GTGT Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 138.8: Trị giá số hàng thừa chưa có thuế Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: + Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338.1: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152: Trả lại số thừa (chi tiết cho từng loại) + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338.1: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (133.1): Thuế GTGT. Có 331: Tổng giá thanh toán. + Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 338.1: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. - Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập như trường hợp mua ngoài hàng về hoá đơn cùng về. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002: Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002: Đồng thời căn cứ vào cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (chi tiết cho từng đối tượng) Nợ TK 133 (133.1) Thuế GTGT Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa. Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. * Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng đã thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: - Khi nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thực nhập không thuế (chi tiết) Nợ TK 138.1: Trị giá hàng thiếu. Nợ TK 133 (133.1): Thuế GTGT đầu vào. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. - Khi xử lý: + Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số hàng còn thiếu Có TK 138.1: Xử lý số thiếu. + Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả Có TK 138.1: Xử lý số thiếu. Có TK 133 (133.1): Thuế GTGT. + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 1388, 334: Số tiền cá nhân phải bồi thường. Có TK 138.1: Xử lý số thiếu. Có TK 133 (133.1): Thuế GTGT. + Nếu không xác định được nguyên nhân thiếu: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 138.1: Xử lý số thiếu. * Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số giảm giá ghi: Nợ TK liên quan (331, 111, 112...) Có TK 152: Chi tiết. Có TK 133 (133.1): Thuế GTGT. * Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152: (Chi tiết) Có TK 331: Xử lý số thiếu. Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá hạch toán bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bút toán thường (nếu giá tạm tính< giá thực tế). Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại bút toán theo giá thực tế như bình thường. * Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn. Nợ TK 133 (133.1): Thuế GTGT. Có TK liên quan (331, 111, 112...). Sang tháng sau khi hàng về thì ghi lại: Nợ TK 152: Chi tiết (nếu nhập kho) Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng. Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về. * Trường hợp nguyên vật liệu thực tế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152: Giá thành sản xuất thực tế (Chi tiết) Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho. * Các trường hợp tăng vật liệu khác: Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu tăng thêm (chi tiết). Có TK 138.1: Xử lý số thiếu. Có TK 411: Nhận viện trợ, tặng thưởng, góp vốn... Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu. Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642: Thừa trong định mức. Có TK 338.1: Thừa ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 222,128: Nhận lại vốn góp liên doanh. Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ. Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (do chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc) do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế của vật liệu nên khi mua ngoài kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán. Nợ TK 152: Giá thanh toán thực tế có cả thuế GTGT (chi tiết vật liệu). Có TK liên quan 331, 111, 112... Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng bán trả lại hạch toán: Nợ TK liên quan 331, 111, 112... Có TK 152: Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (chi tiết) Có TK 711: Số chiết khấu được hưởng. b) Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu trong các doanh nghiệp. Vật liệu trong các doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh... Mỗi trường hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên có tài khoản 152. * Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621: Xuất trực tiếp cho sản xuất sản phẩm (chi tiết) Nợ TK 627 (627.2): Xuất dùng cho phân xưởng Nợ TK 641 (641.2): Xuất dùng cho bán hàng Nợ TK 642 (642.23): Xuất dùng cho QLDN Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng (chi tiết). * Xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá vốn vật liệu góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và trị giá góp vốn sẽ được phản ánh vào tài khoản 412- chênh lệch đánh giá lại tài sản. Nợ TK 222: Trị giá góp vốn liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: Trị giá góp vốn liên doanh ngắn hạn. Nợ (hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch. Có TK 152: Giá trị thực tế vật liệu xuất kho (chi tiết). * Xuất thuê gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Có TK 152: Giá thực tế. * Giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138 (138.8): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 (136.8): Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu cho vay (chi tiết). * Giảm do các nguyên nhân khác: Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, thưởng. Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý. Nợ TK 138 (138.8), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu thiếu. Sơ đồ 4 : Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK 331, 111, 112... TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài (phương pháp khấu trừ ) TK 133.1 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Tăng do mua ngoài (phương pháp trực tiếp) (tổng giá thanh toán) TK 151 Hàng đi đường kỳ trước TK 411 Nhận cấp phát, tặng thưởng TK 642, 3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê TK 128, 222 Nhận lại vốn góp Hàng đi đường kỳ trước TK 627, 641, 642 Xuất cho SXC, CPBH, QLDN TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 642, 1381 Thiếu phát hiện khi kiểm kê TK 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng 3.1.3- Hạch toán công cụ dụng cụ: a) Hạch toán công cụ dụng cụ xuất dùng: Khi xuất dùng công cụ dụng cụ căn cứ vào quy mô, mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ công cụ dụng cụ. - Trường hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích thay thế, bổ xung một phần công cụ dụng cụ cho sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chi phí trong kỳ (còn gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị). Nợ TK 627 (627.3): Xuất dùng cho phân xưởng. Nợ TK 641 (641.3): Xuất dùng cho tiêu thụ. Nợ TK 642 (642.3): Xuất phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Có TK 153 (153.1): Giá thực tế CCDC xuất dùng. - Trường hợp xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị lớn, quy mô lớn mà nếu áp dụng phương pháp phân bổ một lần nói trên thì sẽ làm chi phí sản xuất kinh doanh đột biến tăng lên thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ hai lần (còn gọi là phân bổ 50% giá trị). Theo phương pháp này, khi xuất dùng kế toán phản ánh các bút toán sau: BT1) Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (142.1): Có TK 153 (153.1): Giá thực tế CCDC xuất dùng. BT2) Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tượng phải sử dụng công cụ dụng cụ. Nợ TK liên quan 627.3, 641.3, 642.3... Có TK 142 (142.1): 50% giá thực tế CCDC xuất dùng. Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng kế toán ghi: Nợ TK 138, 334, 111, 152 Phế liệu thu hồi hoặc bồi thường Nợ TK 627.3, 641.3, 642.3: Phân bổ giá trị còn lại (trừ thu hồi) Có TK 142 (142.1): Giá thực tế CCDC còn lại (50%giá trị xuất dùng) - Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị lớn với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí (còn gọi là phương pháp phân bổ nhiều lần). Khi xuất dùng kế toán phản ánh các bút toán sau: BT1) Phản ánh 100% giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (142.1): Có TK 153 (153.1): Giá thực tế CCDC xuất dùng. BT2) Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần: Nợ TK các TK liên quan (627.3, 641.3, 642.3) Có TK 142 (142.1): Giá trị phân bổ mỗi lần Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn (BT2) Khi báo hỏng, mất hay hết thời gian sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thường của người làm mất, hỏng... giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ hai lần. b) Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển: Khi xuất dùng bao bì luân chuyển, ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (142.1): Giá thực tế Có TK 153 (153.2): Giá trị thực tế Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng: Nợ TK 152: Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài. Nợ TK 641.3: Tính vào chi phí bán hàng Có TK 142 (142.1): Giá trị hao mòn. Khi thu hồi bao bì luân chuyển, nhập kho: Nợ TK 153 (153.2): Giá trị còn lại Có TK 142 (142.1): Giá trị còn lại. c) Hạch toán đồ dùng cho thuê: BT1) Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài nhập kho: Nợ TK 153 (153.3): Giá thực tế đồ dùng cho thuê. Nợ TK 133 (133.1): Thuế GTGT. Có TK 153 (153.1), 331, 111, 112... BT2) Khi xuất đồ dùng cho thuê ghi: Nợ TK 142 (142.1): Toàn bộ giá trị xuất dùng. Có TK 153 (153.3): BT3) Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê: Nợ TK 821: Nếu hoạt động cho thuê không thường xuyên. Nợ TK 627 (627.3): Nếu hoạt động cho thuê là thường xuyên. Có TK 142 (142.1): Giá trị hao mòn. BT4) Số thu về cho thuê: Nợ TK liên quan (111, 112...): Tổng số thu Có TK 333 (333.1): Thuế GTGT. Có TK 721: Nếu là hoạt động không thường xuyên. Có TK 511: Nếu là hoạt động thường xuyên. BT5) Khi thu hồi đồ dùng cho thuê ghi: Nợ TK 153 (153.3): Giá trị còn lại. Có TK 142 (142.1): Giá trị còn lại. 3.2- Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 3.2.1- Khái niệm và tài khoản sử dụng: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Phương pháp này thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán vì nó tiết kiệm được công sức ghi chép. Tuy nhiên độ chính xác của phương pháp này không cao. Theo phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 611: Mua hàng (611.1- Mua nguyên vật liệu): Dùng theo dõi tình hình thu mua tăng giảm NVL, CCDC ... theo giá thực tế (giá mua và chi phí mua ngoài). Bên nợ: Phản ánh giá thực tế NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có:Phản ảnh giá thực tế NVL, CCDC xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt...trong kỳ và tồn cuối kỳ. - Tài khoản152: nguyên vật liệu dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Dư nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho. - Tài khoản 153- công cụ dụng cụ: Sử dụng để theo dõi giá thực tế công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển tồn kho. Bên nợ: Giá trị thực tế công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ. Dư nợ: Giá thực công cụ dụng cụ tồn kho. - Tài khoản 151- Hàng mua đi đường: Dùng để phản ánh trị giá hàng mua (đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. Bên nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Dư nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 331, 111, 112...các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. 3.2.2- Hạch toán nguyên vật liệu. - Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho từng loại kế toán ghi: Nợ TK 611 (611.1): Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho. Có TK 151: Hàng (vật liệu) đi đường. Trong kỳ, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, kế toán định khoản: + Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Nợ TK 611 (611.1): Giá thực tế vật liệu thu mua. Nợ TK 133(133.1): Thuế GTGT. Có TK liên quan (111, 112, 331...): Tổng giá thanh toán. +Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (giá trị thực tế vật liệu mua ngoài bao gồm cả thuế GTGT đầu vào): Nợ TK 611 (611.1): Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK liên quan ( 331, 111, 112...) - Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611 (611.1): Có TK 411: Nhận vốn liên doanh, cấp phát... Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay. Có TK 128: Nhận góp vốn góp vốn liên doanh ngắn hạn. Có TK 222: Nhận góp vốn góp vốn liên doanh dài hạn. Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ : + Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Nợ TK liên quan (331, 111, 112....): Có TK 133 (133.1): Thuế GTGT không được khấu trừ. Có TK 611 (611.1): Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. Có TK 711: Chiết khấu mua hàng. + Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK liên quan ( 331, 111, 112 ...) Có TK 611 (611.1): Giảm giá hàng mua , hàng mua trả lại. Có TK 711: Chiết khấu mua hàng - Cuối kỳ : + Đối với hàng đang đi đường : Xác định giá thực tế tồn cuối kỳ. Nợ TK 151 Có TK 611 + Đối với NVL, CCDC : Phải kiểm kê kho để xác định số lượng tồn hiện vật sau đó lấy giá mua lần cuối cùng để tính giá trị NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ ( biên bản kiểm kê cuối kỳ). Nợ TK 152 Có TK 611 Giá thực tế NVL, CCDC xuất trong kỳ = Giá thực tế NVL, CCDC nhập trong kỳ + Giá thực tế NVL, CCDC tồn đầu kỳ - Giá thực tế NVL, CCDC tồn cuối kỳ - Giảm giá, bớt giá, hồi khấu Xác định giá thực tế NVL, CCDC xuất sử dụng trong kỳ: Định khoản : - Nếu NVL, CCDC sử dụng hết cho sản xuất : Nợ TK 621 Có TK 611  - Nếu NVL, CCDC sử dụng cho nhiều mục đích phải áp dụng phương pháp phân bổ, dựa vào kết quả phân bổ để định khoản : Nợ TK liên quan (621, 627, 641, 642): Có TK 611(611.1): 3.2.3- Hạch toán công cụ dụng cụ. Việc hạch toán công cụ dụng cụ nhỏ được tiến hành tương tự như đối với vật liệu. Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ nếu xét thấy giá trị lớn cần trừ vào chi phí nhiều kỳ (qua kiểm kê lượng đã xuất dùng, đang sử dụng...) kế toán ghi: Nợ TK 142 (142.1): Có TK 611 (611.1): Căn cứ vào số lần phân bổ, xác định mức chi phí công cụ dụng cụ trừ dần vào từng kỳ. Nợ TK 627, 641, 642: Có TK 142 (142.1): Tóm lại, theo phương pháp kiểm kê định kỳ khi xuất NVL, CCDC cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho. 3.3- Tổ chức sổ sách kế toán tổng hợp NVL, CCDC. Chứng từ kế toán mới chỉ là những thông tin phản ánh riêng lẻ, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Người ta không chỉ dựa trên những chứng từ riêng lẻ để đưa ra các quyết định kế toán. Vì vậy cần phải sắp xếp chứng từ thành những nghiệp vụ có nội dung kinh tế và công dụng tương tự, sau khi đã được sắp xếp bằng cách phản ánh đối ứng tài khoản thì cần theo dõi thường xuyên và sổ sách kế toán chính là để đáp ứng nhu cầu đó. Các sổ kế toán không giống nhau vì từng loại nghiệp vụ sẽ có tính chất khác nhau nhưng giữa chúng có môí quan hệ mật thiết trong ghi chép, đối chiếu. Mỗi cách kết hợp khác nhau sẽ đem lại một hệ thống sổ khác nhau có những quy định riêng. Hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp được xây dựng để theo dõi tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Nhưng trong phạm vi đề tài nghiên cứu này, em chỉ xem xét hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán NVL, CCDC. 3.3.1- Tổ chức kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo hình thức nhật ký sổ cái: Tổ chức hạch toán NVL, CCDC theo hình thức nhật ký sổ cái được theo dõi trên nhật ký- sổ cái và các sổ chi tiết vật liệu. Sơ đồ 5 : Sơ đồ hạch toán nvl, ccdc theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153 Giá trị NVL, CCDC tồn đầu kỳ Giá trị NVL, CCDC tồn cuối kỳ TK 111,112,331 TK 151,152,153 Giá trị NVL, CCDC mua trong kỳ (PPKT) TK 133.1 Thuế GTGT được khấu trừ Giá trị NVL,CCDC mua trong kỳ (PPTT) (tổng giá thanh toán) TK 411 Nhận góp vốn liên doanh, cấp phát TK 412 Đánh giá tăng NVL, CCDC TK 111,112,331 GG, HBTL được hưởng TK 334,338,642,821 Giá trị thiếu hụt, mất mát TK 621,627,641,642 TK 334,338,642,821 TK 142.1 Giá trị DC xuất dùng lớn Phân bổ dần Giá trị NVL, CCDC xuất dùng nhỏ sơ đồ 6: hình thức nhật ký sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết VL, thẻ kho Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết NVL ,CCDC Chứng từ gốc: -Hoá đơn bán hàng. -Phiếu mua hàng. -Hoá đơn cước vận chuyển. -Phiếu nhập, xuất kho... Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu: Hình thức này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu áp dụng thích hợp ở các đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên nó có nhiều nhược điểm lớn là không áp dụng được ở các đơn vị kế toán vừa và lớn, hệ thống sổ chi tiết tách rời sổ tổng hợp. 3.3.2- Hình thức nhật ký chung: Theo hình thức này, thì việc hạch toán NVL, CCDC được thực hiện trên sổ “Nhật ký chung”, “Sổ cái NVL, CCDC”, “Sổ chi tiết NVL, CCDC”, “Sổ nhật ký chuyên dùng”. Sơ đồ 7 : hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc: -Hoá đơn bán hàng. -Phiếu mua hàng. -Hoá đơn cước vận chuyển. -Phiếu nhập , xuất kho... Sổ chi tiết VL, thẻ kho Sổ nhật ký chung Nhật ký chi tiền, mua hàng Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu: Hình thức ghi sổ này có thuận lợi khi đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc cho việc sử dụng máy tính. Tuy nhiên có một số nghiệp vụ trùng lặp, do vậy cuối tháng mới ghi vào sổ cái. 3.3.3- Hình thức chứng từ ghi sổ: Theo hình thức này, việc hạch toán NVL, CCDC được thực hiện trên các chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản NVL, CCDC, sổ chi tiết. sơ đồ 8: hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc: -Hoá đơn bán hàng. -Phiếu mua hàng. -Hoá đơn cước vận chuyển. -Phiếu nhập, xuất kho... Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC Sổ cái TK 152, 153 Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết VL, thẻ kho Bảng tổng hợp chứng từ gốc Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu: Với hình thức này, ưu điểm là dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ, hình thức này phù hợp với mọi quy mô sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc ghi chép thường trùng lắp, làm tăng khối lượng ghi chép chung và dễ nhầm lẫn, nhiều sổ nên phải làm đồng đều, thường xuyên kiểm tra, nhất là vào thời điểm cuối tháng, nếu có sai sót phải sửa chữa nhiều sổ. 3.3.4- Hình thức nhật ký- chứng từ: Theo hình thức này NVL, CCDC được theo dõi trên các nhật ký- chứng từ, sổ chi tiết, các bảng kê, bảng phân bổ. Bảng kê số 3 Nhật ký chứng từ số 5,6,7 Sổ, theo dõi thanh toán, thẻ kho Sổ cái TK 152,153 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC Chứng từ gốc: -Hoá đơn bán hàng. -Phiếu mua hàng. -Hoá đơn cước vận chuyển. -Phiếu nhập, xuất kho... Bảng phân bổ NVL, CCDC sơ đồ 9: hình thức nhật ký chứng từ. Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu: Hình thức này phù hợp với các loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn, những đơn vị có trình độ quản lý và kế toán cao, có nhu cầu chuyên môn hoá sâu lao động kế toán thủ công. Tuy nhiên không phù hợp với kế toán bằng máy. Có thể nói mỗi hình thức sổ kế toán đều có những ưu nhược điểm riêng tuy nhiên trong quá trình để hoàn thiện mỗi một doanh nghiệp sẽ có một hình thức thích hợp để quản lý tốt hơn. IV- Công tác kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : 1. Mục đích của công tác kiểm kê. Kiểm kê NVL, CCDC ở các doanh nghiệp nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị từng loại NVL, CCDC hiện có, kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn, và xử lý đúng nguyên tắc những trường hợp mất mát, thiếu hụt, kém phẩm chất. Qua đó, nâng cao hiệu quả công tác quản lý NVL, CCDC. Công việc kiểm kê phải được tiến hành ít nhất một lần trong năm ở mỗi doanh nghiệp vào cuối năm khi lập báo cáo quyết toán năm. Công việc được thực hiện bởi hội đồng kiểm kê do doanh nghiệp lập. Nguyên tắc tổ chức thực hiện công tác kiểm kê NVL, CCDC. - Lựa chọn phương pháp kiểm kê thích hợp với từng loại NVL, CCDC, dùng các phương tiện đo lường, kiểm tra số lượng và chất lượng từng thứ NVL, CCDC. Với những hàng hoá vật tư có đặc điểm đặc biệt phải có công cụ chuyên dùng để thực hiện đo lường khi kiểm kê. - Thành lập hội đồng kiểm kê, định giá NVL, CCDC. Hội đồng kiểm kê do doanh nghiệp thành lập ít nhất gồm kế toán trưởng, thủ kho, kế toán vật tư, nhân viên kỹ thuật...có nhiệm vụ kiểm kê và đánh giá NVL, CCDC tồn kho, kết quả được ghi vào biên bản kiểm kê. 2. Hạch toán kết quả kiểm kê: Kết quả công tác kế toán được tập hợp vào biên bản kiểm kê để từ đó có quyết định xử lý, lập kết quả đánh giá hàng tồn kho. Kế toán tiến hành hạch toán công tác kiểm kê và tổ chức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho NVL, CCDC. * Ghi nhận kết quả kiểm kê: - Phản ánh giá trị tài sản thiếu tại kho: Nợ TK 642: Giá trị tài sản thiếu trong định mức. Nợ TK 138 (138.1): Gía trị tài sản thiếu ngoài định mức chờ xử lý Có TK liên quan 152, 153... - Phản ánh giá trị tài sản thừa tại kho: Nợ TK liên quan 152, 153...Giá trị tài sản thừa. Có TK 642: Thừa trong định mức. Có TK 338 (338.1): Giá trị thừa ngoài định mức chờ xử lý. * Ghi nhận kết quả xử lý tài sản thừa, thiếu. - Xử lý số thiếu: Nợ TK 138 (138.1): Phải thu cá nhân. Nợ TK 334: Cá nhân bồi thường trừ vào lương. Nợ TK liên quan (821, 421...) Tính vào chi phí bất thường hay trừ vào thu nhập sau thuế. Có TK 138 (138.1): Xử lý số thiếu. - Xử lý số thừa: Nợ TK 338 (338.1): Giá trị thừa đã xử lý. Có TK liên quan 411, 421,721... V- Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một sự giảm giá trị tài sản do nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Các khoản lập dự phòng giảm giá có một vai trò quan trọng đối với một Doanh nghiệp, vai trò đó được thể hiện trên các phương diện sau: + Phương diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá đã làm cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. + Phương diện tài chính: Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán, nên doanh nghiệp tích luỹ được một số đáng kể đã được phân chia số này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã dự phòng khi các chi phí này phát sinh ở niên độ kế toán sau. Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực thụ. + Phương diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như là một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho NVL được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Giá trị thực hiện thuần của HTK = Giá gốc của HTK + Dự phòng giảm giá HTK Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất các loại vật tư, hàng hoá...mà giá thị trường thấp hơn giá đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tư này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá của vật tư tồn kho. Phương pháp xác định dự phòng giảm giá HTK Mức giảm giá HTK Số lượng HTK đến cuối niên độ kế toán Mức dự phòng HTK cần lập cho năm tới x = * Tài khoản hạch toán: Tài khoản 159 : dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá không dùng đến vào cuối niên độ kế toán: Bên có: Trích dự phòng cần lập vào cuối niên độ . Dư có: Số dự phòng đã trích. * Phương pháp hạch toán: - Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước: Nợ TK 159: Có TK 721: - Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới: Nợ TK 642 (642.6): Có TK 159: - Trong niên độ kế toán tiếp theo mọi biến động về giá cả HTK (tăng, giảm) phản ánh ở tài khoản 412. - Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích dự phòng như trên. VI- Hạch toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS- International Accounting Standard) và vận sự vận dụng của kế toán Việt nam khi hạch toán NVL, CCDC: 1. Hạch toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán quốc tế: Theo IAS, nguyên vật liệu là một trong những tài sản tồn kho và nó được quản lý, hạch toán theo phương pháp kế toán hàng tồn kho tức là dựa trên nguyên tắc nguyên giá. Điều chủ yếu trong kế toán nguyên vật liệu sẽ được hạch toán như một tài sản và được mang sang cho đến khi chi phí sản xuất hoặc doanh thu (trường hợp xuất bán nguyên vật liệu cho các doanh nghiệp khác) có liên quan được ghi nhận IAS-2 cung cấp hướng dẫn thực tế về việc xác định giá phí và sau đó là việc hạch toán nguyên vật liệu và chi phí, cung cấp các công thức tính giá trị nguyên vật liệu tồn kho. 1.1- Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu: Khi nguyên vật liệu mua về nhập kho, tuỳ từng thứ, từng loại nguyên vật liệu mà nó có thể được sử dụng ngay vào sản xuất sản phẩm hoặc là phải qua chế biến để nhập kho phục vụ cho sản xuất sau này cũng như để bán cho đơn vị khác (coi như hàng hoá). ứng với mỗi loại hàng hoá như vậy IAS-2 lại có quy định giá phí nhập kho riêng với cơ cấu và cách tính giá khác nhau. Theo IAS-2 các yếu tố cấu thành giá phí nhập kho gồm: Tổng chi phí mua. Chi phí chế biến (nếu có). Các chi phí khác. 1.1.1- Tổng chi phí mua: Theo IAS-2 tổng chi phí mua bao gồm: - Giá mua ghi trên hoá đơn mua nguyên vật liệu. - Chi phí liên quan đến việc mua nguyên vật liệu. + Thuế nhập khẩu và các thứ thuế khác. + Chi phí vận chuyển bốc dỡ + Các chi phí khác phân bổ trực tiếp vào việc mua nguyên vật liệu. - Giảm giá thương mại (được trừ vào tổng chi phí mua giảm giá thương mại có ở): + Mua nhiều. + Giới thiệu cho khách hàng mới. - Chiết khấu (do thanh toán trước thời hạn). Ngoài ra có thể tính vào từng chi phí mua phần lỗ hối đoái mua từng trường hợp đặc biệt là đơn vị tiền tệ kế toán đột xuất giảm trầm trọng so với ngoại tệ mua nguyên vật liệu gần thời điểm mua (Chuẩn mực IAS-21) 1.1.2- Chi phí chế biến: Cũng như sản xuất ra sản phẩm nguyên vật liệu gia công chế biến thêm sau đó sử d._.g nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện cho thấy năm 1999 hiệu quả sử dụng kém hơn so với năm 1998. Có thể nói nguyên nhân khách quan ( nguyên nhân chính ) dẫn đến điều này là do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính ở Đông Nam á, giá ngoại tệ tăng mạnh... .Bên cạnh đó là các nguyên nhân chủ quan như : máy móc của công ty quá cũ nên mức tiệu hao vật liệu cao, công nhân chưa có ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh ... dẫn đến hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của năm 1999 thấp hơn so với năm 1998. phần iii Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện I - Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện : Sự cần thiết: Cùng với sự nghiệp đổi mới toàn diện nền kinh tế, hạch toán kế toán với tư cách là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển.Hạch toán kế toán góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng phát triển quản lý tài chính quốc gia và quản trị doanh ngiệp. Qua nghiên cứu phần cơ sở lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và áp dụng lý luận đó vào thực tiễn kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện. Chúng ta càng thấy rõ được vai trò vị trí của thông tin kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong việc đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý kế toán và quản trị doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu trên, việc hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là vô cùng quan trọng. Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận. Điều này rất có ý nghĩa trong việc thực hiện nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước ta đã đề ra trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội “ thực hành tiết kiệm triệt để trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh và xây dựng cơ bản “. Bên cạnh đó, sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng một mặt phải thừa nhận các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế đồng thời sớm hình thành chuẩn mực kế toán theo thông lệ Việt Nam. Hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng thống nhất từ 01/01/1996 được nghiên cứu xây dựng trên cơ sở tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc và chuẩn mực chung nhất của kế toán thế giới. Tuy vậy, vẫn còn nhiều tồn tại của cơ chế kế hoạch trong công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : thủ tục còn nhiều và phức tạp hơn so với chuẩn mực kế toán quốc tế. Mục tiêu hội nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực bắt buộc chúng ta phải ngày càng hoàn thiện và xây dựng cho mình một mô hình hệ thống kế toán doanh nghiệp phù hợp, có khả năng hội nhập vào hệ thống kế toán thế giới. Nhận biết được tầm quan trọng trong hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đối với quản trị doanh nghiệp, các nhà quản lý Công ty Thiết bị đo điện đã cùng phòng kế toán nghiên cứu tìm ra các phương pháp hạch toán, cách thức quản lý phù hợp với đặc điểm và tình hình sản xuất. 2. Phương hướng chung để hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện : Yêu cầu quản lý đặt ra là ngày càng phải hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán. Hoàn thiện có ý nghĩa là việc thay đổi và bổ xung để công việc được tiến hành có hiệu quả hơn. Việc hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cũng như hạch toán kế toán nói chung là việc hoàn thiện những công việc đã được quy định theo những nguyên tắc nhất định. Chuẩn mực kế toán quốc tế là cơ sở để nước ta xây dựng hệ thống, chế độ kế toán. Tuy vậy việc vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế hoàn toàn không mang tính quy tắc, ép buộc. Nó được áp dụng linh hoạt, phù hợp với từng điều kiện của mỗi quốc gia. Theo đó, chế độ kế toán Việt Nam có thể vận dụng yêu cầu thực tế sản xuất kinh doanh của đơn vị mình để có thể rút ngắn hay thay đổi công tác kế toán cho phù hợp trên nguyên tắc chấp hành những quy định chung mà Nhà nước đã ban hành. Như vậy, hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện là phải dựa trên các yêu cầu ban hành của Bộ Tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng. Ngoài ra, hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện nhằm mục đích nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả của công tác kế toán. Bởi vậy, các giải pháp đề ra cho việc hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là ngoài việc chấp hành đúng chế độ Nhà nước quy định, công ty cần phải đáp ứng được tính hiệu quả và hiệu năng. Yêu cầu xây dựng chuẩn mực kế toán Việt nam trong tương lai đòi hỏi phải tăng cường hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp. Điều này đặt ra nhiệm vụ hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện. II - Đánh giá chung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện: Cũng như các doanh nghiệp Nhà nước khác, Công ty Thiết bị đo điện gặp rất nhiều khó khăn trước sự chuyển đổi của nền kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng Xã hội chủ nghĩa. Nhưng với sự năng động của bộ máy quản lý, cùng với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, công ty đã thực hiện một số chuyển đổi nhằm thích ứng với cơ chế mới. Một chuyển đổi mang tính chất quyết định đó là những cải tiến trong công tác kế toán tài chính, có thể thấy rõ điều đó qua các mặt sau: Thứ nhất: Về bộ máy kế toán của công ty: Với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán. Kế toán ở khách sạn là kế toán báo sổ, mối phân xưởng bố trí một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu thu thập kiểm tra chứng từ ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi phân xưởng lập các báo cáo theo mẫu ...Định kỳ chuyển các chứng từ cùng các báo cáo đó về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong toàn bộ công ty. Vận dụng hình thức này bảo đảm sự lãnh đạo tập trung đối với công tác kế toán của công ty, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh đầy đủ , kịp thời, chính xác. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán và thích hợp với điều kiện cụ thể của công ty về tổ chức sản xuất, tính chất, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, sự phân cấp quản lý. Thứ hai: Về hệ thống chứng từ và phương pháp kế toán Hiện nay, công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ được kiểm tra luân chuyển một cách thường xuyên và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về công tác xác định giá trị hàng tồn kho, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này hoàn toàn phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty. Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho, vì điều này có ảnh hưởng tới giá trị vật liệu xuất kho như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, góp phần ngày càng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Thứ ba: về hình thức sổ hạch toán Công ty sử dụng hình thức Nhật ký - chứng từ để hạch toán. Đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một công ty lớn. Các sổ sách nhật ký và các bảng biểu kế toán công ty thực hiện tương đối đầy đủ, ghi chép cẩn thận, hệ thống, rõ ràng, hạch toán tương đối chính xác theo đúng chế độ quy định của Bộ Tài chính và Nhà nước ban hành. Các tài khoản kế toán được vận dụng một cách phù hợp. Thứ tư: Về việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán Công ty đã mạnh dạn vi tính hoá công tác kế toán. Việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán của công ty đã nâng cao năng suất lao động cho bộ phận kế toán từ đó tác động đến năng suất lao động và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. Thông qua việc vi tính hoá khối lượng công việc cho lao động kế toán được giảm nhẹ ( về mặt tính toán, ghi chép và tổng hợp số liệu kế toán ). So với trước, khi sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán thì hiệu quả công tác kế toán ở công ty đã được nâng cao. Thứ năm: Về công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng đã phản ánh đúng thực trạng của công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý mà công ty đã đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu, đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác. Một trong những ưu điểm lớn nhất trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty là đã xây dựng được một hệ thống định mức vật liệu cho mối loại sản phẩm tương đối chính xác. Thông qua hệ thống định mức này, công ty có thể tính toán được mức thu mức dự trữ và sử dụng vật liệu. Qua đó công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có hiệu quả hơn. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty có thể thấy rằng : Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của công ty, đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho. Tính toán, phân bổ chính xác giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng đối tượng sử dụng... Tuy nhiên, bên cạnh những cố gắng và thành tựu đạt được thì công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện còn một số hạn chế nhỏ : Một là: Về công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hai là : Về tài khoản sử dụng để hạch toán công cụ dụng cụ. Ba là : Về việc phân bổ công cụ dụng cụ có giá trị lớn. Bốn là : Về lập bảng kê giao nhận chứng từ. Năm là : Về việc lập bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. Sáu là : Về việc lập giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảy là : Về việc kiểm kê kho. Tám là : Về việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC Sau một thời gian thực tập tại Công ty Thiết bị đo điện, qua quá trình nghiên cứu và tham khảo ý kiến của các cô các chú trong phòng kế toán, em đã phần nào đó nắm bắt được những ưu điểm nổi bật cũng như những vng mắc trong công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Sau đây, em xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhỏ hy vọng đống góp một phần nào đó vào việc nâng cao chất lượng công tác kế toán tại công ty. ý kiến thứ nhất: Đối với công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Doanh nghiệp cần phải có ban kiểm nghiệm vật tư, ban này chịu trách nhiệm kiểm nghiệm cả về mặt số lượng và chất lượng, chủng loại quy cách vật liệu đồng thời lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Song trên thực tế tại công ty không tổ chức kiểm nghiệm vật tư nhập kho. Toàn bộ số lượng và chất lượng của vật tư đều khoán cho nhân viên cung ứng vật tư chịu trách nhiệm hoàn toàn. Sau khi tìm được nguồn hàng, công ty đề nghị đơn vị bán gửi đến một số mẫu để công ty chế tạo thử, nếu thành công thì mua lô lớn. Khi vật tư mua về thì thủ kho chỉ quan tâm xem số lượng có khớp với hoá đơn của người bán hay không rồi cho nhập kho mà không hề có sự kiểm tra nào về chất lượng. Chỉ đến khi đưa vào sản xuất nếu bị sai quy cách hoặc kém chất lượng thì nhân viên cung ứng phải chịu trách nhiệm đem hoàn trả , đổi lại hoặc bồi thường. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến sản xuất, có thể dẫn tới ngừng sản xuất do không có nguyên vật liệu hoặc làm giảm tốc độ thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty, Mặt khác, chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá thành và hầu hết đều nhập ngoại với giá rất đắt, do đó chỉ một sai sót của nhân viên cung ứng ( có thể do tiêu cực hoặc thiếu trách nhiệm làm ăn với bạn hàng nước ngoài ) sẽ gây nên biến động lớn tới giá thành sản phẩm của công ty. Do vậy, để quản lý chặt chẽ hơn với việc thu mua và sử dụng vật liệu, muốn cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn thì cần thiết phải kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu qua kiểm nghiệm thấy số nguyên vật liệu mua về không đảm bảo chất lượng thì phải ghi vào biên bản kiểm nghiệm và thủ kho không được nhập kho. Có như vậy, nguyên vật liệu trong kho mới đảm bảo chất lượng và có thể xuất dùng bất cứ lúc nào. Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư như sau : Mẫu số 05 – VT Ban hành theo quyết định1141TC/QĐ-CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Bảng số ... Đơn vị ... Bộ phận... Số :.... biên bản kiểm nghiệm Ngày ...tháng...năm.... - Căn cứ ....số ....ngày.....tháng ....năm..... của: ...... - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà:.......................Trưởng ban....... Ông, bà:......................Uỷ viên.............. Ông, bà:......................Uỷ viên.............. - Đã kiểm nghiệm các loại : Tên nhãn Phương Số lượng Kết quả kiểm kê STT Hiệu, quy cách vật tư Mã số thức kiểm nghiệm Đơn vị tính theo chứng từ Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 F ý kiến của ban kiểm nghiệm: ......................................................................... Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban ý kiến thứ hai : Tài khoản sử dụng để hạch toán công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định ( giá trị nhỏ hơn năm triệu đồng và thời gian sử dụng không quá một năm ). Công cụ dụng cụ của công ty bao gồm các dụng cụ gá lắp chuyên dùng ở các phân xưởng sản xuất, các loại bao bì chứa đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm... Về nguyên tắc, để quản lý, theo dõi và phản ánh tình hình nhập, xuất tồn kho công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng tài khoản 153 – công cụ dụng cụ được chi tiết làm 3 tiểu khoản : Tài khoản 1531 - Công cụ dụng cụ Tài khoản 1532 - Bao bì luân chuyển Tài khoản 1533 - Đồ dùng cho thuê Tuy nhiên, hiện nay kế toán công ty sử dụng TK 152 để theo dõi chung cho cả nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ bởi vì công ty dùng chương ttrình kế toán máy và đã tạo lập được mã số chi tiết đến từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cụ thể, khi nhập số liệu chứng từ vào máy tính thì kế toán nên đồng thời nhập luôn mã hiệu của vật tư nên có thể theo dõi được tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tuy vậy, công ty nên sử dụng tài khoản 153 để theo dõi công cụ dụng cụ vì mỗi loại đối tượng cần phản ánh đều có một tài khoản tương ứng với nội dung, kết cấu và cách hạch toán nhất định tạo thành một hệ thống tài khoản thống nhất, việc lập mã số vật liệu chi tiết chỉ góp phần tích cực vào công tác kế toán chứ không thể vì thế mà sử dụng sai hệ thống tài khoản. ý kiến thứ ba : Về việc phân bổ công cụ dụng cụ có giá trị lớn : Như ta đã biết đối với công cụ dụng cụ xuất dùng có quy mô lớn, giá trị cao, có tác dụng phục vụ cho nhiều chu kỳ sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí. Khi xuất dùng, kế toán phản ánh các bút toán như sau : Bút toán1 : Phản ánh 100% giá trị xuất dùng : Nợ TK142 Có TK153 Bút toán 2 : Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần: Nợ các tài khoản liên quan ( 627, 641, 642 ) Có TK 142 : Giá trị phân bổ mỗi lần Các bút toán tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ gía trị hao mòn ( bút toán 2 ở trên ) Nhưng hiện nay ở công ty khi xuất dùng công cụ dụng cụ sử dụng cho nhiều kỳ thì kế toán cho hết vào tài khoản chi phí. Kế toán định khoản: Nợ TK liên quan ( 627, 641, 642 ) Có TK 152 : Toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ. Bên cạnh việc công ty sử dụng tài khoản để theo dõi giá trị công cụ dụng cụ thì theo em, công ty nên sử dụng tài khoản 142 “ Chi phí trả trước “ để theo dõi giá trị công cụ dụng cụ xuất sử dụng nhiều kỳ và toàn bộ giá trị này được phân bổ dần vào chi phí. Làm như vậy để tránh cho giá thành sản phẩm của công ty bị biến động trong kỳ. ý kiến thứ tư : Về lập bảng kê giao nhận chứng từ Tại công ty Thiết bị đo điện, cứ định kỳ từ 3 đến 5 ngày, kế toán xuống kho lấy phiếu nhập và phiếu xuất kho, đối chiếu với thẻ kho, nêú thấy khớp thì ký vào thẻ mà không lập “ phiếu giao nhận chứng từ “ giữa kế toán vật liệu và thẻ kho. Vậy theo em, kế toán vật liệu cần lập “ phiếu giao nhận chứng từ nhập NVL, CCDC ” và “ phiếu giao nhận chứng từ xuất NVL, CCDC ” . Vì khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ và phiếu này là cơ sở để ghi vào “ bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn “. Hơn nữa, phiếu này là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho. Mẫu của phiếu giao nhận chứng từ như sau: Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) nvl, ccdc Kho.... Tháng....năm.... STT Tên vật tư Phiếu nhập (xuất ) Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận phiếu S. hiệu N. tháng ý kiến thứ năm : Về việc lập bảng luỹ kế nhập ( xuất ) NVL, CCDC : Ta biết rằng, Bảng luỹ kế nhập ( xuất ) NVL, CCDC được mở cho từng kho, tuỳ thuộc vào thời gian do doanh nghiệp quy định, kế toán xuống kho thu thập chứng từ để kê số cột trong bảng luỹ kế nhập ( xuất ) NVL, CCDC. Căn cứ vào Phiếu giao nhận chứng từ, kế toán ghi tổng hợp mỗi loại vật tư trên một dòng của bảng luỹ kế nhập (xuất) NVL, CCDC. Số tồn kho cuối tháng trên bảng này chính là căn cứ để đối chiếu với Sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Hiện nay tại công ty Thiết bị đo điện có sử dụng bảng luỹ kế nhập (xuất ) NVL, CCDC. Nhưng các bảng này chỉ liệt kê lại các chứng từ nhập, xuất NVL, CCDC. Như vậy thì ưu điểm của phương pháp sổ số dư là giảm khối lượng ghi chép và bị trùng lặp đã không được phát huy. Vì vậy, theo em công ty nên thiết kế lại Bảng luỹ kế nhập (xuất) NVL, CCDC theo mẫu sau : Mẫu Bảng luỹ kế nhập (xuất) NVL, CCDC : Bảng luỹ kế nhập nvl, ccdc Tháng năm SDĐK : xxx Chứng từ Diễn giải Từ ngày 1đến 5 Từ ngày 6 đến 10 … Tổng cộng cột SH Ngày 1 2 3 4 5 6 7 Cộng SDCK : xxx Ghi chú : Bảng luỹ kế xuất được lập tương tự theo mẫu trên nhưng không có chỉ tiêu số dư. ý kiến thứ sáu:Về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Có thể nói, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty rất nhiều chủng loại, giá cả thường xuyên biến động. Xong công ty lại không lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để chủ động trong các trường hợp giảm giá vật tư. Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là thực sự có ý nghĩa đối với công ty, nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ giá hối đoái thất thường mà chủng loại vật tư mua vào nhiều do yêu cầu sử dụng sản xuất. Nếu chuẩn mực kế toán quốc tế ( IAS ) đã xem việc lập dự phòng giảm giá là không thể thiếu được trong hàng tồn kho ( nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ) thì thông tư số 64 của Bộ Tài chính ngày 15/09/1997 lại càng khẳng định rõ vai trò của dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được lập theo các điều kiện : Việc trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ không được vượt qua số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước, và có các bằng chứng về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Trước khi lập dự phòng, công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật liệu tồn kho. Hội đồng này do giám đóc công ty thành lập với các thành phần bắt buộc là giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kế hoạch cung ứng. * Phương pháp lập dự phòng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : Số dự phòng được xác định như sau : Số lượng nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ tồn kho mỗi loại Mức dự phòng thực tế cần lập Mức chênh lệch giảm giá mỗi loại = x * Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : - Cuối niên độ kế toán hoàn nhập thì toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước Nợ TK 159 Có TK 721 - Đồng thời, trích lập dự phòng cho năm tới : Nợ TK 642 Có TK 159 - Trong niên độ kế toán tiếp theo, mà biến động về giá cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được phản ánh vào tài khoản 412. - Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích dự phòng như trên. Tóm lại, qua các điều kiện, phương pháp lập và phương pháp hạch toán dự phòng trên, em thiết nghĩ công ty nên lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Như vậy sẽ vừa tuân thủ được nguyên tắc thận trọng trong kế toán lại vừa góp phần bình ổn hơn nữa trong hoạt động sản xuất kinh doanh. ý kiến thứ bảy : Về kiểm kê kho. Công tác kiểm kê kho ở công ty được tiến hành mỗi năm một lần, nhằm kiểm tra, giám sát vật tư hàng hoá trong kho. Công tác kiểm kê kho thường kéo dài, mặt khác công việc đối chiếu kiểm tra giữa thủ kho và kế toán vật liệu lại không thường xuyên do đó khó phát hiện tình trạng thừa, thiếu cũng như tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và không phát hiện được kịp thời. Vì vậy, theo em công ty nên tiến hành kiểm kê kho sáu tháng một lần. Để phục vụ cho việc kiểm kê được nhanh chóng, không kéo dài thời gian, phải kết hợp giữa kho và phòng kế toán. ở kho phải bố trí sắp xếp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khoa học cà ngăn nắp thì khi kiểm kê mới dễ dàng, xử lý nhanh chóng tình trạng thiếu hụt, mất mát. ý kiến thứ tám : Về việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC : Việc sử dụng có hiệu quả NVL, CCDC là một vấn đề bức xúc đối với các doanh nghiệp. Bởi vì sử dụng tốt và có hiệu quả NVL, CCDC sẽ là tiền đề thúc đẩy sản xuất phát triển, mang lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. ở công ty Thiết bị đo điện, như đã phân tích ở trên, việc sử dụng NVL, CCDC tương đối có hiệu quả tuy rằng hiệu quả sử dụng năm 1999 có thấp hơn so với năm 1998. Vì vậy theo em để khắc phục một số mặt hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC công ty cần : Tận dụng tối đa nguồn vốn tự có, thực hiện các biện pháp huy động vốn và kiến nghị với Nhà nước bổ xung thêm nguồn vốn đầu tư. Vấn đề này muốn giải quyết một cách triệt để công ty cần có sự hỗ trợ tích cực và có hiệu quả của cơ quan chủ quản và các cơ quan chức năng như Tổng công ty Kỹ thuật Thiết bị điện, Tổng cục Quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại các doanh nghiệp, Cục Quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại các doanh nghiệp Hà Nội… Do NVL, CCDC của công ty rất nhiều, đa dạng về chủng loại nên việc quản lý và bảo quản gặp rất nhiều khó khăn. Công ty cần xem xét để quản lý NVL, CCDC tốt hơn tránh hao hụt, hư hỏng đặc biệt là NVL, CCDC nhập ngoại. Hơn nữa bộ phận cung ứng cần nghiên cứu tìm mua NVL, CCDC trong nước thay thế cho hàng nhập ngoại mà vẫn đảm bảo không ngừng nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm đồng thời tránh phụ thuộc quá nhiều vào thị trường nước ngoài. Điều này đòi hỏi đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty cần phải năng động sáng tạo, nắm bắt các yếu tố của thị trường một cách nhanh nhạy, công nhân ở phân xưởng phải qua đào tạo cho từng ngành nghề thích hợp với điều kiện sản xuất của công ty. Vậy phương hướng ở đây là : Thứ nhất, tuyển chọn tốt các nhân viên kế toán vật tư đòi hỏi phải có trình độ, trung thực, có thâm niên công tác đảm bảo theo dõi một cách chính xác tránh thất thoát NVL, CCDC. Thứ hai, công ty nên mở các lớp hướng dẫn đào tạo công nhân mới thành công nhân sẩn xuất lành nghề, có trình độ và ý thức trong sản xuất. Nói tóm lại, trong từng giai đoạn phát triển, để phù hợp với qui mô sản xuất , yêu cầu quản lí và hạch toán đúng chế độ kế toán công ty nên nhìn nhận, đánh giá một cách chính xác và có các biện pháp cụ thể để giải quyết những tồn tại hiện có nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC. kết luận Qua các phần trình bày ở trên, có thể khẳng định kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có tác dụng to lớn trong quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp. Thực tế tại công ty Thiết bị đo điện cho thấy công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giúp lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh, nó phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Từ đó công ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Thiết bị đo điện, em thấy rằng với tư cách là một trong những doanh nghiệp sản xuất lớn của ngành công nghiệp, công ty đã luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Cùng với sự đổi mới và cải thiện hệ thống công tác tổ chức kế toán chung của Nhà nước ta hiện nay công tác tổ chức kế toán của công ty đang được hoàn thiện từng bước. Với mục đích đó, em đã đi sâu nghiên cứu và qua đó đưa ra một số ý kiến nhằm đóng góp một phần nhỏ hoàn thiện hơn công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tuy nhiên, do thời gian thực tập và trình độ có hạn nên những vấn dề đưa ra chắc không tránh khỏi những thiếu sót, em mong rằng sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cô chú trong công ty Thiết bị đo điện cho bản luận văn của em được hoàn thiện về mặt lý luận và có tính thực tiễn cao. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Thạc sĩ Phạm Thị Thủy, ban lãnh đạo và các cô các chú phòng Tài vụ của công ty Thiết bị đo điện đã nhiệt tình giúp em hoàn thành bản luận văn này. Hà Nội, ngày 12 tháng 06 năm 2000. Sinh viên Trần Thị Thuý Quỳnh Tài liệu tham khảo 1- Trích giáo trình tổ chức hạch toán kế toán Trường Đại học kinh tế quốc dân - Bộ Giáo Dục 2 - Kế toán doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. PTS. Nguyễn Văn Công - Trường Đại học kinh tế quốc dân 3 - Chế độ chứng từ kế toán. 4 - Kế toán và kiểm tra kế toán các doanh nghiệp. 5 - Kế toán thực hành. 6 - Phân tích hoạt động kinh doanh PTS. Nguyễn Mai Đăng - Nguyễn Văn Công - Trường Đại học kinh tế quốc dân. 7 - Sơ đồ hạch toán kế toán và hướng dẫn chuyển sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. 8 - Thống kê doanh nghiệp - Trường Đại học kinh tế quốc dân. 9 - “Báo phát triển kinh tế” 10 - Tạp chí “ Tài chính “ 11 - Tạp chí “ Kế toán “ 12 - Một số luận văn khoá 35, 36, 37. 13 - Một số tài liệu khác. Mục lục Lời nói đầu Phần I : Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất 3 I - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ - đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán. 3 II - Phân loại và tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 5 III - Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất 10 IV - Công tác kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 37 V - Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 38 VI - Hạch toán hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán quốc tế và sự vận dụng của kế toán Việt Nam khi hạch toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ 40 Phần II : Thực trạng công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 44 A - Khái quát chung về công ty Thiết bị đo điện 44 I - Quá trình hình thành và phát triển của công ty Thiết bị đo điện 44 II - Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty Thiết bị đo điện 47 III - Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Thiết bị đo điện 49 IV - Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Thiết bị đo điện 51 B - Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 55 I - Khái quát chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 56 II - Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 59 III - Công tác kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 77 IV - Phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 78 Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 85 I - Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 85 II - Đánh giá chung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện 87 Kết luận 99 Biểu số 12: bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Tháng 3/2000. Mã vật tư Vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ S.Lượng Giá trị S.Lượng Giá trị S.Lượng Giá trị S.Lượng Giá trị CV 114002 Móc treo dài Cái 708.630 27.023.630 216.200 8.215.600 190.000 7.239.000 734.830 28.000.230 CV 11A001 Panme đo ngoài Cái 640.030 34.440.055 343.500 18.205.500 191.000 10.130.640 801.530 42.514.915 CV03B301 Lõi điện áp vuông XK Cái 4.500 219.307 20.000 960.000 22.000 1.058.860 2.500 120.447 Cộng 10.317.239.713 11.841.583.451 10.331.262.687 11.827.560.477 Ngày 31/3/2000 kế toán ghi sổ kế toán trưởng Biểu số 15: Cty EMIC nhật ký- chứng từ số 5 Tài khoản 331- Phải trả người bán Tháng 3/2000 (Trích) TT Tên nhà cung cấp Dư đầu kỳ Ghi nợ TK 331, ghi có TK khác Ghi có TK 331, ghi nợ TK khác Dư cuối kỳ Nợ Có TK111 TK112 .. Cộng TK152 . Cộng Nợ Có 1 Nhà máy Z117 200.000.000 200.000.000 993.755.003 1.093.130.503 893.130.503 2 Công ty Huyndai 150.000.000 231.639.720 231.639.720 381.639.720 3 Bưu điện Tư PHáP Hà Nội 47.623.484 47.623.484 47.623.484 4 Nhà máy Long Hải 1.282.917.562 849.413.880 849.413.880 2.085.988.411 2.190.287.831 2.623.791.513 … Cộng 223.415.730 7.865.234.456 2.869.318.415 5.081.704.676 8.696.671.112 7.666.221.221 10.331.011.402 22.520.505 6.301.068.521 Đã ghi sổ cái ngày 31/3/2000 Ngày 31/3/2000 kế toán ghi sổ kế toán trưởng ._.