Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (CCDC) với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Xây dựng 99 - Tổng Công ty Xây dựng Trường Sơn - Bộ quốc phòng

quản lý NVL, CCDC được chặt chẽ, với phương châm thu hồi được vốn sao cho các chi phí ít nhất mà thu về được nhiều nhất. Có như vậy mới bù đắp được những chi phí bỏ ra. Thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Tăng thu nhập cho người lao động, từng bước thực hiện tái sản xuất mở rộng. Hiện đại hoá công nghệ của doanh nghiệp. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh, các nhà sản xuất phải sử dụng một hệ thống các biện pháp quản lý kinh tế kỹ thuật để thực hiện hoạch toán kinh doanh của doanh nghiệp mình. Như vậy bộ phận kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ và chức năng của mình một cách tốt nhất để mọi kết quả hoạt động của đơn vị được tính toán chính xác kịp thời đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh tế trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đối với đơn vị sản xuất và nhất là đơn vị xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của sản xuất, đến toàn bộ thu nhập và sự sống của doanh nghiệp. Điều đó buộc phải quản lý chặt chẽ, chi phí nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm nhất, hiệu quả nhất và chất lượng sản xuất tốt nhất, giá thành lại hạ. Muốn đạt được điều đó thì không chỉ có ban lãnh đạo Công ty nhạy bén nhiệt tình hăng say trong công việc kinh doanh mà còn đòi hỏi phải có một đội ngũ kế toán quản lý giúp việc không quản khó khăn vất vả, đem hết tâm lực của mình để cùng với ban lãnh đạo Công ty tìm hiểu, nắm bắt thông tin về giá cả của nguyên vật liệu. Như vậy kế toán phải hoạt động như là một công cụ quản lý sắc bén đáp ứng yêu cầu của đơn vị sản xuất. Qua quá trình tìm hiểu, thực tập ở "Công ty Xây dựng 99" tôi đã nhận thức được chức năng vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế cũng như tầm quan trọng của việc quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất của Công ty Xây dựng 99 - Tổng công ty xây dựng Trường Sơn. Hơn nữa trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nó lại có tính đặc thù riêng là sản xuất đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu, giá trị sử dụng lớn, sản xuất ngoài trời, nghiệm thu hoạch toán theo từng hạng mục v.v... Vì vậy mà NVL, CCDC dễ xảy ra mất mát hao hụt khó bảo quản. Việc đi sâu nghiên cứu chuyên đề này nhằm kết hợp giữa lý luận với thực tiễn ở Công ty trong công tác quản lý, thu mua, vận chuyển, dự trữ, sử dụng NVL, CCDC. Để có được những kiến nghị của mình trong công việc quản lý, sử dụng vật tư ở đơn vị cho phù hợp với yêu cầu quản lý của nền kinh tế nước ta hiện nay. Chính vì vậy mà tôi đã chọn đề tài : "Tổ chức hoạch toán NVL, CCDC với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Xây dựng 99 - Tổng công ty Xây dựng Trường Sơn - Bộ quốc phòng". Là một học viên đi thực tập trong thời gian có hạn, về thực tập tại Công ty xây dựng 99 nên còn nhiều bỡ ngỡ trong chuyên môn, thực tế chưa hiểu biết hết . Do đó trong quá trình viết báo cáo bản thân tôi rất cố gắng song cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, những vấn đề chưa được đề cập. Kính mong sự chỉ bảo hướng dẫn cúa thầy giáo, các bác , các cô chú trong Phòng kế toán tài chính của Công ty để báo cáo của tôi được đầy đủ hơn. Xin trân trọng cảm ơn.! Trong báo cáo này tôi xin trình bầy những nội dung cơ bản sau: Phần một: Đặc điểm, tình hình chung của Công ty Xây dựng 99. Phần hai: Thực trạng tổ chức kế toán ở Công ty xây dựng 99. Phần ba: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán VL,CCDC ở Công ty XD 99. Hà Nội, ngày 20 tháng 08 năm 2004 Học viên Vương Thị Ngọc Lan Phần I Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của NL,VL và CCDC trong sản xuất kinh doanh. - Khái niệm NL,VL và CCDC. Vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản, vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất tạo nên thực thể của sản phẩm. Công cụ dụng cụ: Trong các doanh nghiệp sản xuất CCDC là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định. - Đặc điểm VL, CCDC : NVL là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. CCDC là những tư liệu lao động không đủ điều kiện (về giá trị và giá trị sử dụng), tiêu chuẩn để trở thành tài sản cố định. Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, toàn bộ giá trị chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm vào trong giá thành hay vào trong chi phí sản xuất trong kỳ. CCDC có những loại có giá trị lớn nhưng thời gian sử dụng ngắn, có thể tham gia vào một hoặc nhiều chu kỳ sản xuất, chuyển dịch dần dần. Có loại giá trị nhỏ thời gian sử dụng dài, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, giá trị chuyển dịch dần dần. Có loại giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và giá trị của nó chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và CCDC. II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ 1. Phân loại về vật liệu (152): Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại với quy cách, phẩm chất, công dụng, mục đích sử dụng, nguồn hình thành khác nhau. Trong điều kiện đó, nhất thiết phải phân loại vật liệu thì mới có thể tổ chức quản lý và hạch toán chặt chẽ vật liệu được. Phân loại vật liệu là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định thành từng nhóm. Có rất nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu như theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu ... Theo công dụng kinh tế, tức là xem các vật liệu theo vai trò tác dụng và yêu cầu kế toán quản trị của chúng trong sản xuất kinh doanh vật liệu ở đơn vị được chia thành các loại sau : 1.1. Nguyên liệu và vật liệu chính (152.1): Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất trong doanh nghiệp. Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Do vậy, khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp cụ thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ ... không đặt ra khái niệm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ. Vật liệu chính trong các doanh nghiệp xây lắp là gạch, ngói, xi măng sắt thép nhựa đường... trong các xí nghiệp may là vải, trong xí nghiệp cơ khí là sắt thép... Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm. 1.2. Vật liệu phụ (152.2): Vật liệu phụ cũng là đối tượng lao động,là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất,chế tạo sản phẩm không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, tăng chất lượng sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường như mỡ bôi trơn, dầu nhờn, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống ẩm, sơn ... vật liệu phụ cho quá trình lao động như xà phòng rửa tay, dẻ lau ... 1.3. Nhiên liệu (152.3): Bao gồm các loại thể lỏng, khí, rắn để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, dùng để tạo ra nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu, hơi đốt... Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng do đặc tính lý, hoá học hoàn toàn khác với loại vật liệu phụ thông thường khác và do vai trò quan trọng của nhiên liệu đối với nền kinh tế quốc dân nên nhiên liệu được xếp thành một loại riêng. Thuộc nhiên liệu gồm có : - Nhiên liệu trực tiếp dùng cho sản xuất gồm: sử dụng cho máy móc, thiết bị làm việc hoặc tạo điều kiện bình thường cho lao động : xăng, dầu chạy máy, thắp sáng, sưởi ấm. 1.4. Phụ tùng thay thế (152.4): Là những loại vật tư, sản phẩm chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc. thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất khi bị hư hỏng hoặc mất mát ... Thuộc loại này gồm có : vòng bi, săm lốp, ốc vít, van cao su, trục bánh xe ... Những loại này do doanh nghiệp bỏ tiền mua sắm để dự trữ. 1.5. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (152.5): Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. 1.6. Phế liệu(152.6) : Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý TSCĐ có thể sử dụng hay bán ra ngoài: phôi bào, vải vụn, gạch,sắt… 1.7. Vật liệu khác(152.8) : Bao gồm các loại VL còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói,các loại vật tư đặc chủng… Cách phân loại trên đây được dựa theo vai trò và tác dụng khác nhau của vật liệu trong quá trình sản xuất. Do quá trình sản xuất cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau thì khác nhau nên việc phân định vật liệu như trên cũng chỉ mang tính chất tương đối. Trong các doanh nghiệp xây lắp vật liệu cũng được phân thành vật liệu chính, vật liệu phụ ... nhưng tính chất của chúng đều là các vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. Ngoài cách phân loại trên, vật liệu còn được phân theo nguồn hình thành (mua ngoài hay tự sản xuất) theo quyền sở hữu (của doanh nghiệp hay của chủ sở hữu khác bên ngoài) ... 2. Phân loại công cụ dụng cụ (153) : Theo quy định hiện hành công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định để xếp vào TSCĐ. Vì vậy mặc dù công cụ, dụng cụ có những đặc điểm như TSCĐ nhưng lại được quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu :Các lán trại tạm thời, đà ráo, công cụ trong XDCB, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất. Tuy được quản lý và hạch toán như vật liệu, nhưng thực tế công cụ, dụng cụ có đặc điểm khác với vật liệu đó là: - Công cụ, dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, trong quá trình sử dụng chúng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Về mặt giá trị trong quá trình sử dụng, công cụ, dụng cụ hao mòn dần chuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí SXKD. Bởi vậy để tính chính xác phần giá trị của công cụ, dụng cụ phân bổ vào chi phí sản xuất, kế toán phân bổ theo công thức sau: Mức phân bổ giá trị Giá trị CC,DC xuất CC,DC cho một kỳ = dùng số kỳ (số lần) (1lần) sử dụng dự kiến sử dụng 3. Đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ : Theo quy định chung của chuẩn mực quốc tế kế toán nhập, xuất tồn kho vật liệu, CCDC phải phản ánh theo đúng giá thực tế (giá gốc). Đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật liệu hay CCDC. Giá trị của vật liệu (CCDC) phản ảnh trên sổ sách kế toán tổng hợp, trên bảng tổng kết tài sản (BTKTS) và các báo cáo kế toán khác nhất thiết phải theo giá thực tế. Giá thực tế của vật liệu (CCDC) nhập kho được xác định tùy theo nguồn nhập. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế (nếu tính theo phương pháp khấu trừ) : -Giá thực tế nhập kho : Chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại,... vật liệu (CCDC) từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có). -Tự gia công chế biến: Giá trị TT của VL xuất chế biến Chi phí chế biến Trị giá TT của VL tự chế biến + = -Thuê ngoài gia công chế biến: Giá trị thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc cổ phần bằng VLCCDC là giá trị thực tế VLCCDC đuợc thoả thuận do các bên tham gia góp vốn xác định. -Đối với phế liệu được đánh giá theo giá ước tính. Trong thực tế, việc hạch toán vật liệu (CCDC) biến động hàng ngày theo giá thực tế hết sức khó khăn, phức tạp. Vì thế, để đơn giản cho công tác hạch toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc một giá ổn định trong thời kỳ hạch toán. Sau đó, cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế của vật liệu (CCDC) rồi điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. Đối với vật liệu (CCDC) xuất kho, về nguyên tắc cũng được phản ánh theo giá thực tế. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiêp vụ của cán bộ kế toán, các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau để tính giá của vật liệu (CCDC) xuất kho (theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng) -Giá thực tế VL,CCDC xuất kho * Phương pháp I: Phương pháp đơn giá bình quân Theo phương pháp này giá thực tế VL,CCDC xuất dùng trong kỳ được tính theo đơn giá bình quân. Số lượng VL, CCDC xuất dùng Đợ giá BQ Trị giá TT của VL, CCDC x = Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong 3 cách sau. Giá bình quân cả kỳ dự trữ. Giá thực tế VL,CCDC Giá thực tế VL,CCDC Giá đơn vị tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ bình quân cả = kỳ dự trữ Số lượng VL,CCDC Số lương VT,CCDC tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá thực tế VL,CCDC đầu kỳ (cuối kỳ trước ) Giá đơn vị bình = ắắắắắắắắắắắắ quân cuối kỳ trước Số lượng VL,CCDC tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước ) Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình Giá thực tế VL,CCDC quân sau mỗi tồn kho sau mỗi lần nhập lần nhập = Số lượng VL,CCDC tồn kho sau mỗi lần nhập * Phương pháp II: Tính giá thực tế VL, CCDC xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. * Phương pháp III: Tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này giá thực tế VL,CCDC xuất kho căn cứ vào giá thực tế VL,CCDC nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho mỗi lần * Phương pháp IV: Tính theo giá nhập sau xuất trước. Nhiệm vụ kế toán NL,VL, CCDC Xuất phát từ yêu cầu quản lý và vị trí của vật liệu, công cụ trong Doanh nghiệp sản xuất, kế toán vật liệu, CCDC cần thưc hiện tốt các nhiệm vụ sau : Tổ chức ghi chép,phản ánh chính xác,kịp thòi số lượng chất lượng và giấ thực tế của từng loại,từng thứ VL,CCDC nhập xuất ,tồn kho VL,CCDC Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán VL,CCDC hướng dẫn kiẻm tra việc cháp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập ,xuất thực hiện đầy đủ đúng chế độ hạch toán ban đầu về VL,CCDC ( lập chứng từ ,luân chuyển chứng từ ) mở các loại sổ ,thẻ chi tiết về VL,CCDC theo đúng chế độ ,phương pháp qui định Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua ,tình hình dự trữ và tiêu hao VL,CCDC phát hiện và xử lý kịp thòi VL,CCDC thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất ,ngăn ngừa việc xử dụng lãng phí VL,CCDC . Tham gia kiểm kê đánh giá VL CCDC theo chế độ qui định của Nhà nước ,lập báo cáo về VL,CCDC phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý điều hành,phân tích kinh tế 4. Thủ tục quản lý nhập , xuát kho nguyên liêụ ,vật liệu và CCDC và chứng từ kế toán liên quan Thủ tục nhập VL,CCDC Căn cứ vào giấy báo nhận hàng về đến nơi kế toán làm thủ tục nhập kho gồm : Phiếu nhập kho ( mẫu số 01- VT ) Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá ( mẫu số 08 –VT ) Thủ tục xuát VL,CCDC Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lĩnh vật tư Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư kế toán viết phiếu xuất kho Phiếu xuất kho ( mẫu số 02-VT ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu số 03 – VT ) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu số 02 - BH ) 5. Hạch toán chi tiết vật liệu công cụ : Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ là công việc có khối lượng lớn và là khâu hạch toán khá phức tạp ở doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết vật tư đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng và chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) vật tư, theo từng kho và từng người phụ trách vật tư. Trong thực tế hiện nay, tùy theo điều kiện kinh doanh cụ thể, tùy theo trình độ quản lý và phương pháp hạch toán vật tư mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư sau đây : Cuối tháng tiến hành cộng sổ chi tiết vật tư và đối chiếu với thẻ kho. Mẫu số 1 : Thẻ kho Doanh nghiệp ........... Tên kho : ............. Ngày lập thẻ : .......... Tờ số : ..................... Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá .............. Đơn vị tính .............. Mã số ............... Ngày Chứng từ Số lượng Xác nhập Số phiếu Ngày Diễn giải Nhập Xuất Tồn nhận của xuất N X tháng kế toán - Tại phòng kế toán phải mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật liệu CCDC tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Nội dung của thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật tư tương tự như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật. Hàng ngày hoặc định kỳ một lần, sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra đối chiếu chứng từ, ghi đơn giá hạch toán và tính thành tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ xuất nhập vào thẻ (hoặc sổ) kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng thẻ (hoặc sổ) kế toán tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu CCDC rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị của từng nhóm, loại vật liệu. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho về mặt giá trị của từng loại NVL, số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý thẻ kho, nhân viên kế toán VL còn mở sổ đăng kí thẻ kho khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi sổ. Mẫu số 2 : Sổ chi tiết vật liệu Kho quản lý ............... Tên vật liệu Mã số ......................... Quy cách ....................... Đơn vị tính ........................ Đvt: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK Đứ Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi Số Ngày giá SL ST SL ST SL ST chú Tồn đầu kỳ Cộng phát sinh Tồn cuối kỳ Mẫu số 3 : Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Tháng ........ năm ........... Loại Tồn Nhập Xuất Tồn kho vật liệu Kho đầu Từ ngày ...... Cộng Từ ngày ..... Cộng cuối tháng tháng 1/n 1/n Mẫu số 4: Sổ số dư Năm ............... TT Số Tên Đơn Giá ĐM Dư đầu năm Dư cuối T1 Dư cuối T2 ... Dư cuối T12 Danh Vật vị hạch dự SL ST SL ST SL ST SL ST điểm Liệu tính toán trữ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 6. Hạch toán tổng hợp vật liệu, cộng cụ, dụng cụ 6.1 Trường hợp doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: a. Hạch toán tình hình tăng NVL,CCDC tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ : Bút toán 1 : Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 152 , 153 Nợ TK 133 ( 1331) Có TK 331 "Phải trả cho người bán" Có TK 111, 112, 311, 141... - Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hay hàng mua trả lại (nếu có) Kế toán ghi: Nợ TK 331,111,112 Nợ TK 1388 Có TK 152,153 - Khi trả tiền cho người bán nếu số triết khấu mua hàng thực tế được hưởng: Bút toán 1 Nợ TK 111, 112, 311, 141.... Có 711 Bút toán 2: Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn - Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ"hàng chưa có hoá đơn". Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính: Nợ TK 152,153 Nợ TK 133 Có TK 111,112,141,331,… - Khi hoá đơn về: Giá tạm tính < Giá thực tế, ghi bổ sung. Nợ TK 152 ,153 Nợ TK 133 Có TK 331 Có TK 111, 112, 311, 141... - Ghi đảo ngược bút toán để xóa bút toán theo giá tạm tính: Nợ TK 111,112, 331… Có TK 152,153… - Hoặc ghi bút toán đỏ để xóa bút toán theo giá tạm tính sau ghi đen bình thường theo giá thực tế (Giá tạm tính > Giá thực tế) Ghi đỏ phần chênh lệch. Nợ TK 152,153 Nợ TK 133 Có TK 111,112,141,331… - Ghi đảo ngược bút toán chênh lệch: Nợ TK 111,112,331 Có TK 152,153… Bút toán 3: Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về. - Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "Hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho; Nợ TK 152,153 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331… - Nếu đến cuối kỳ kế toán nguyên vật liệu, CCDC vẫn chưa về nhưng thuộc quyền sở hữu của đơn vị, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 (1331) Có TK 111,112,141,331… - Sang tháng sau khi hàng về nhập kho căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho: Nợ TK 152,153 Nợ TK 621,627 Có TK 151 Bút toán 4 Trường hợp NVL,CCDC mua về kém phẩm chất sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng: - Số hàng này có thể được giảm giá hoặc xuất kho trả lại cho người bán. Khi giao trả hoặc được giảm giá, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,331 Có TK 152,153 Có TK 133(1331) Bút toán 5: Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn. - Mọi trường hợp phát hiện thiếu NVL,CCDC hay hư hỏng trong khi bảo quản phải truy tìm nguyên nhân. Tuỳ theo từng nguyên nhân cụ thể hoặc quy định của cấp có thẩm quyền thì kế toán ghi sổ. Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán: Nợ TK 152,153 Nợ TK 1381 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 - Khi sử lý số VL thiếu: + Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu. Nợ TK 152,153 Có TK 1381 + Nếu người bán không còn hàng. Nợ TK 331 Có TK 1381 Có TK 133 + Nếu cá nhân làm mất cấp có thẩm quyền quy định phải bồi thường kế toán ghi: Nợ TK 1388,334 Có TK 133(1331) Có TK 1381 + Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821 Có TK 1381 Ngoài cách ghi trên trong trường hợp thiếu, giá trị chờ xử lý ghi ở TK 1381 có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuếVAT) Bút toán 6: Trường hợp thừa so với hoá đơn. Về nguyên tắc khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán giá trị hàng thừa được phản ánh ở TK 3381, có thể ghi theo tổng giá thanh toán hay giá mua không thuế VAT đầu vào. Khi sử lý kế toán sẽ dựa vào từng cách ghi tương ứng để phản ảnh vào sổ sách. Chẳng hạn nếu giá trị thừa được ghi theo giá mua không thuế: - Nếu nhập toàn bộ và trả tiền cho người bán. Nợ TK 152,153 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 Có TK 3381 - Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi: + Nếu trả lại cho người bán thì ghi. Nợ TK 3381 Có TK 152,153(chi tiết) + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa. Nợ TK 3381 Nợ TK 1331 Có TK 331 + Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập. Nợ TK 3381 Có TK 721 - Nếu nhập theo số hoá đơn ghi nhận số nhập như trường hợp (a) ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi nợ TK 002 Khi xử lý số thừa, ghi có TK 002, đồng thời căn cứ vào cách xử lý để hạch toán như sau: + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa Nợ TK 152,153 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 + Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập. Nợ TK 152,153 Có TK 721 Bút toán 7: Trường hợp NVL,CCDC tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152,153 (chi tiết) Có TK 154 Bút toán 8: Các trường hợp tăng VL khác Ngoài nguồn VL,CCDC mua ngoài và tự chế nhập kho, VL,CCDC của DN còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như nhân viện trợ, cấp phát , góp vốn liên doanh, đánh giá tăng. Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá VL,CCDC đều được ghi nợ Tài khoản 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích hợp. Nợ TK 152,153 (chi tiết) Có TK 411,412 Có TK 336,3381 Có TK 222,241,128 Có TK 621,627,641,642 b. Đặc điểm hạch toán VL,CCDC tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế VL,CCDC nên khi mua ngoài kế toán ghi váo TK 152,153 theo tổng giá thanh toán. Nợ TK 152,153 (chi tiết) Có TK 111,112,331… - Số giảm giá hàng mua được hưởng hay giá trị hàng mua trả lại. Nợ TK 111,112,1388,331 Có TK 152,153 (chi tiết) Các trường hợp còn lại hạch toán tương tự Bút toán 9: Trường hợp CCDC xuất dùng với giá trị nhỏ thời gian ngắn, số lượng không nhiều với mục đích thay thế bổ sung một phần CCDC cho sản xuất, thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chi phí trong kỳ (phân bổ một lần) Nợ TK 627,641,642 (chi tiết) Có TK 1531 - Trường hợp xuất dùng CCDC có giá trị tương đối cao, quy mô lớn, nếu áp dụng phương pháp phân bổ một lần nói trên sẽ làm cho chi phí kinh doanh đột biến tăng. Do vây kế toán áp dụng phương pháp phân bổ hai lần (phân bổ 50% giá trị) Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) + Phân bổ 50% cho các đối tượng sử dụng Nợ TK 627,641,642 (chi tiết) Có TK 142 (1421) + Khi báo hỏng mất hoặc hết thời gian sử dụng Nợ TK 111,152,153,138,334 Nợ TK 627,641,642 (chi tiết) Có TK 142 (1421) - Trường hợp CCDC xuất dùng nhiều với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí (phân bổ nhiều lần) A/ Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) B/ Nợ TK 627,641,642 Có TK 142 (1421) Các kỳ tiếp theo kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn. Khi báo hỏng, mất hay hết thời hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thường của người làm mất giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ hai lần (50%giá trị). - Đối với bao bì luân chuyển khi xuất dùng kế toán ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (1421) Có TK 153(1532) + Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng: Nợ TK 152 Nợ TK 641 (6413) Có TK 142 (1421) - Khi thu hồi bao bì luân chuyển, nhập kho: Nợ TK 153 (1532) Có TK 142 (1421) - Trường hợp xuất đồ dùng cho thuê, kế toán ghi: Nợ TK 821 Nợ TK 627 (6273) Có TK 142 (1421) - Số thu về cho thuê Nợ TK 111,112 Có Tk 333 (3331) Có TK 511,721 - Khi thu hồi đồ dùng cho thuê. Nợ TK 153 (1533) Có TK 142 (1421 c. Tình hình biến động giảm CCDC. Vật liệu CCDC trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất, sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất vốn gốp liên doanh… Mọi trường hợp giảm NVL, CCDC đều ghi theo giá thực tế ở bên có TK 152,153 Bút toán 1: Xuất VL,CCDC cho SXKD Nợ TK 621,627,641,642 Nợ TK 241 Có TK 152,153 Bút toán 2: Xuất vốn góp liên doanh Căn cứ vào giá gốc VL,CCDC xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ảnh vào bên nợ của TK 421 (nếu giá vốn > giá tri vốn góp), vào bên có TK 421 (Giá vốn < Giá trị vốn góp) Nợ TK 222,128,421 Có TK 152,153 Bút toán 3 : Xuất thuê ngoài gia công chế biến. Nợ TK 154 Có TK 152,153 Bút toán 4 : Giảm cho vay tạm thời. Nợ TK 1388,1368 Có TK 152 ,153 (chi tiết) Bút toán 5: Giảm do các nguyên nhân khác Nợ TK 632,642 Nợ TK 1381,1388,334 Có TK 152,153 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế theo phương pháp khấu trừ): (Trường hợp công cụ, dụng cụ hạch toán phân bổ dần thì sử dụng TK 142 "Chi phí trả trước để hạch toán trung gian trước khi phân bổ) Ghi chú : (1) : Tăng do mua ngoài (2) : Thuế VAT khấu trừ (3) : Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho (4) : Nhận cấp phát, tặng thưởng , góp vốn liên doanh ... (5) : Vật liệu CCDC thừa trong kiểm kê (6) : Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn và ngắn hạn (7) : Xuất để chế tạo sản phẩm. (8), (9),: Xuất vật liệu CCDC dùng chi sản xuất, quản lý ... (10) : Vật liệu xuất góp vốn liên doanh dài hạn và ngắn hạn. (11) : Vật liệu CCDC thiếu trong kiểm kê (12) : Xuất thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự chế. (13) : Đánh giá giảm vật liệu, CCDC (14) : Đánh giá tăng vật liệu, CCDC 7. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ 7.1. Hình thức sổ “Chứng từ – ghi sổ” Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được hình thành sau các hình thức: Nhật ký chung và nhật ký sổ cái, thể hiện bước phát triển cao hơn trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hoá nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt. Bộ (sở):... Sổ cái Đơn vị..... Tài khoản:..........Số hiệu........... Năm 200 N Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối Tổng số tiền Tài khoản cấp 2 vào sổ Số hiệu Ngày tháng ứng Nợ Có TK ...... TK ...... TK ...... Nợ Có Nợ Có Nợ Có DĐkỳ(n) Cộng PS D C kỳ(n) Dư Đkỳ(n+1) Quy trình hạch toán trên hệ thống sổ kế toán đã mở theo hình thức nhật ký chung thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ: Hình thức hạch toán chứng từ - ghi sổ. Ghi chú 1,2,3, 4: Ghi thường xuyên trong kỳ báo cáo. 5, 6, 7: Ghi ngày cuối kỳ. 8, 9,. 10: Đối chiếu số liệu cuối kỳ. Phần II Đặc điểm, tình hình chung của công ty xd 99 I. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty : 1. Lịch sử phát triển của Công ty. Công ty Xây dựng 99 thuộc Tổng công ty Xây dựng Trường sơn .Bộ quốc phòng hay còn gọi là Lữ đoàn 99 Binh đoàn 12 Bộ quốc phòng. Lữ đoàn 99 tiền thân là trung đoàn 99 được thành lập từ ngày 23 tháng 5 năm 1972. Giữa những năm tháng khốc liệt của cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, đơn vị đã từng tham gia vào chiến dịch HCM lịch sử, có nhiệm vụ mở đường chi viện cho chiến dịch và bảo đảm giao thông vận tải thông suốt bảo đảm cho chiến trường miền Nam. Qua 3 năm ròng rã ngày nối ngày tháng nối tháng của cuộc chiến tranh 1972 - 1975 cán bộ chiến sĩ của Trung đoàn đã không sợ hy sinh gian khổ đoàn kết thống nhất “ mở đường mà tiến, đánh địch mà đi “. Tất cả vì miền Nam thân yêu Trung đoàn đã đảm nhiệm các tuyến đường trọng yếu phía tây; từ cửa khẩu Quảng bình đến B12. phía đông; từ Quảng trị đến Biên hoà, tuyến đường 9, đường 14, đường 16... Đã xây dựng được các cầu vĩnh cửu và bán vĩnh cửu trên toàn tuyến, Trung đoàn đã bắc được 83 cầu các loại với tổng chiều dài trên 3.566 m , khai thác 2.000 m3 gỗ trên rừng Trường sơn để ghép phà , tận dụng hàng trăm tấn thép của các đồn bốt địch về làm cầu với tổng chiều dài là 1.748 m. Cầu Ben lây 248 mét đã tiết kiệm tiền của cho quân đội góp phần cùng toàn dân , toàn quân ta giải phóng hoàn toàn miền Nam thống nhất Tổ quốc . Trung đoàn đã được nhà nước ta tặng thưởng một Huân chương quân công hạng ba và nhiều Huân chương khác cho tiểu đoàn, đại đội , tiểu đội , cá nhân . Đặc biệt là ngày 12 tháng 9 năm 1975 Trung đoàn vinh dự được đảng, nhà nước , Quốc hội tuyên dương “ Anh hùng lực lượng vũ trang”. Sinh ra và lớn lên trên dải đường Trường sơn hùng vỹ trong hoàn cảnh chiến đấu ác liệt. Những con ._.người dũng cảm của Trung đoàn vẫn đứng vững vì nó mang trong mình sức mạnh to lớn và ý trí quyết tâm “Xẻ dọc Trường sơn đi cứu nước, mà lòng phơi phới dậy tương lai “ giải phóng miền Nam thống nhất Tổ quốc . 2. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Từ năm 1975 đến năm 1987 - khi đất nước hoàn toàn độc lập,Trung đoàn lại được giao nhiệm vụ xây dựng và đã từng tham gia xây dựng nhiều các tuyến đường chiến lược ở phía bắc, phục vụ cho nền kinh tế nước ta ngày càng vững mạnh như: Chí linh Phả lại, Cao sơn Mông dương, Đồng mỏ Lạng sơn, Mai pha na dương, Thái nguyên Quán Triều, Núi hồng Bắc thái và hàng chục câù cống trên tuyến đường sắt Đồng Đăng biên giới Việt - Trung với nhiệm vụ vừa xây dựng kinh tế vừa củng cố quốc phòng. Tháng 9 năm 1989 do cơ chế quản lý thay đổi từ cơ chế tập trung, sang nền kinh tế thị trường. Trung đoàn được Bộ quốc phòng ký quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nước, số 346/QĐ- QP tự hạch toán kinh doanh có tư cách pháp nhân có giấy đăng ký kinh doanh số 110470, có giấy phép hành nghề đó là: “Công ty Xây dựng 99 thuộc Tổng công ty xây dựng Trường sơn - Bộ quốc phòng“. Cùng với sự tiến bộ lớn mạnh vượt bậc ngày 23 tháng 5 năm 1997 Trung đoàn 99 đã được Bộ quốc phòng nâng cấp là Lữ đoàn 99. Với 2 nhiệm vụ quan trọng đó là sẵn sàng chiến đấu và xây dựng kinh tế quốc phòng. Những năm đầu chuyển đổi cơ chế - Công ty đã năng động sáng tạo tiếp nhận, đào tạo được đội ngũ kỹ sư , cử nhân, trung cấp và thợ lành nghề. Đã tự hạch toán thu chi và nộp nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Không ngừng cải thiện đời sống người lao động . Công ty đã tham gia xây dựng các công trình lớn mang tính quốc gia những công trình chiến lược bí mật quốc phòng như: Đường cao tốc Bắc thăng long - nội bài, quốc lộ 5 Hải dương , cầu Đồng đăng biên giới, quốc lộ 3 Cao bằng , đường 4 A Lạng sơn, tuyến đường 279 Cao bằng, đập thuỷ lợi , trạm thuỷ điện Na rì Bắc thái, đập 390 Bỉm sơn Thanh hoá, đập hồ nước Phan xá Cam lộ Quảng Trị, Cầu công viên phố cổ Sơn tây, Công trình đường tuần tra vành đai biên giới , kè Hoành mô cửa khẩu biên giới Quảng ninh, tuyến đường 1A đoạn Vinh Đông hà và mới đây Bộ quốc phòng giao nhiệm vụ cho công ty thi công tuyến đường HCM lịch sử -xa lộ Bắc nam -mạch máu giao thông của Tổ quốc cùng nhiều công trình quốc phòng khác Công ty xây dựng 99 là một đơn vị xây dựng cơ bản, các đội xây dựng đều phân tán ở xa công ty, do đó cũng có ảnh hưởng và tác động đến công tác kế toán của công ty hiện nay, địa bàn chính của công ty hiện nay đóng tại Ba la thị xã Hà đông, với 8 đội xây lắp nằm rải rác hầu hết ở các tỉnh phía bắc . Công ty XD 99 là đơn vị trực thuộc Tổng công ty XD Trường Sơn,hạch toán báo sổ, có con dấu riêng, mở tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay tại Ngân hàng đồng thời Công ty hoàn toàn chủ động trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế với khách hàng, tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh phát triển. Hiện nay trang thiết bị, cơ sở vật chất của Công ty gồm có : -Nhà xưởng : 3 dãy nhà sản xuất , 2 dãy nhà kho , lán trại sân bãi, một nhà văn phòng, một nhà Hội trường ,4 dãy nhà tập thể cho nhân viên. -Máy móc thiết bị : Gồm có 1 dây chuyền để gia công ván khuôn dầm cầu , ống cống, máy hàn, cắt, uốn, tiện. -Phương tiện vận tải : 8 xe con , 50 xe tải để phục vụ cho sản xuất KD. -Tổng số CBCNV : 500 người, lương cán bộ CNV trong đơn vị đạt từ 700.000đ đến 1.000.000đ /tháng. 3. Tổng giá trị của tài sản và nguồn hình thành của tài sản. Tổng số vốn là: 29.676.817.119,đ Trong đó : vốn cố định: 27.011.019.582,đ Vốn lưu động : 2.665.797.537,đ Trong đó: chia theo nguồn : Ngân sách cấp: 1.892.526.000,đ Tổng công ty : 4.963.666.175,đ Tự bổ sung: 22.820.624.944,đ Do đặc thù của Công ty là một đơn vị xây dựng cơ bản. Các đội sản xuất phân tán ở xa Công ty. Hiện nay nhu cầu đơn lẻ cung ứng vật tư ở thị trường tự do đã chiếm lĩnh phần lớn trong tổng số vật tư. Chỉ một số vật tư khan hiếm mang tính chất đặc thù như xi măng, xăng dầu, dầm sắt các loại... là do Nhà nước điều tiết và quản lý. Các loại vật tư dễ mua cung cấp kinh phí (vốn) đội sản xuất tự mua tại chỗ theo địa bàn thi công. Các loại vật tư mang tính đặc thù thì phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch tiến độ thi công cung ứng và chở tới chân công trình theo hợp đồng cung ứng với đội sản xuất. Để đảm bảo chất lượng, chủng loại vật tư, không mua nhiều gây tồn kho vật tư, chiếm dụng vốn sản xuất. Nếu hàng tháng việc đảm bảo và cung ứng vật tư theo kế hoạch tiến độ hiện nay là phổ biến, vì vật tư mua về là sử dụng cho sản xuất thi công. Các đội ở xa Công ty, phòng kế toán tài chính uỷ quyền và mở một tài khoản chuyên chi nơi đội sản xuất đang thi công áp dụng các công trình có sản lượng cao thời gian thi công nhiều năm. Căn cứ vào kế hoạch lập với Công ty, phòng kế toán tài chính sẽ chuyển tiền để chủ động đảm bảo mua vật tư cho sản xuất. áp dụng hình thức trên, Công ty đã giảm được cước phí với giá thành vật liệu giảm. Hiện nay, Công ty áp dụng phương pháp kế toán hạch toán tổng hợp nhập xuất vật liệu theo phương pháp Kiểm kê định kỳ để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm nguyên vật liệu của công ty. Biết được tình hình biến động, tồn kho nguyên vật liệu và thu thập nhanh chóng. Đảm bảo nguyên tắc về hạch toán nguyên vật liệu, cung cấp và nắm bắt kip thời về nhu cầu đơn lẻ, quản lý, giám sát nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. II. Đặc điểm về tổ chức SXKD và quản lý SXKD của Công ty. 1. Tổ chức sản xuất KD: Công ty XD 99 là một thành viên thuộc Tổng Công ty XD Trường sơn -hạch toán độc lập - có tư cách pháp nhân, tự thực hiện trách nhiệm trước nhà nước - Bộ quốc phòng về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đối với các ngành nghề kinh doanh XD và các công trình giao thông thủy lợi (chủ yếu là XD cầu đường, các công trình công nghiệp dân dụng). Công ty được quyền chủ động tổ chức thành lập, giải thể hoặc sát nhập các bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lý trong nội bộ Công ty để thực hiện phương án sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. 1.1 Các đội sản xuất và kinh doanh vật liệu - Đội sản xuất vật liệu : Được thành lập theo quyết định số 10 ngày 10/8/1992. Địa điểm : Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội. Nhiệm vụ chủ yếu là khai thác sản xuất và cung ứng các loại vật liệu như đá 1 x 2, gạch lát nền... phục vụ cho các công trường của Công ty và kinh doanh theo sự chỉ đạo của Công ty. - Đội kinh doanh vật liệu : Được thành lập theo quyết định số 11 ngày 10/8/1992. Nhiệm vụ chủ yếu là khai thác, cung ứng các nguồn vật liệu như : sắt thép, xi măng... cho các công trường và kinh doanh theo sự chỉ đạo của Công ty. 1.2 Các đơn vị thuộc Công ty : - Đơn vị kho của Công ty : Thành lập theo quyết định số 13 ngày 10/8/1992. Nhiệm vụ chủ yếu là tiếp nhận, bảo quản và cung ứng vật tư cho các công trình của Công ty. - Đội điện, đội nước : Có nhiệm vụ hoạt động theo sự điều động trực tiếp của Giám đốc Công ty, thiết kế, thi công và cung ứng vật tư chuyên ngành về điện, nước cho các công trình của Công ty. 2. Tổ chức quản lý SXKD của Công ty: 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý: gồm Ban Giám Đốc và các phòng ban. Là DNNN,Công ty XD 99 tổ chức quản lý theo một cấp từ trên xuống. Đứng đầu là Giám đốc đơn vị lãnh đạo chung toàn Công ty và chỉ đạo trực tiếp xuống các phòng ban , đội xưởng . Giám đốc chịu trách nhiệm trước NN về việc quản lý sử dụng vốn, tài sản, tình hình sản xuất KD ở đơn vị. Giúp việc cho Giám đốc là các phòng ban nghiệp vụ. * Ban giám đốc: - Giám đốc Công ty : Là người đứng đầu, lãnh đạo chung toàn bộ hoạt động của Công ty, chỉ đạo trực tiếp các phòng ban - đội sản xuất. Tìm kiếm việc làm cho toàn Công ty. - Phó Giám đốc kinh doanh : Giúp Giám đốc và phụ trách tình hình sản xuất kinh doanh trong Công ty. Tìm kiếm việc làm và thu hồi vốn khi các công trình nghiệm thu thanh toán với Chủ đầu tư. - Phó Giám đốc - Bí thư Đảng uỷ : Lãnh đạo về công tác Đảng, công tác chính trị toàn Công ty, kiêm thủ trưởng cơ quan công ty. - Phó Giám đốc kỹ thuật : Kiêm trưởng phòng kỹ thuật - thi công, giúp Giám đốc về chỉ đạo công tác kỹ thuật, chất lượng công trình - công tác an toàn lao động, chỉ đạo chung là chức năng của Phòng kỹ thuật thi công. - Phó Giám đốc kế hoạch sản xuất : Kiêm trưởng phòng kế hoạch tổ chức lao động. Quan hệ tìm kiếm việc làm, điều phối công ăn việc làm với các đội, phụ trách về hạch toán cấp đội, chỉ đạo chung cả phòng, thu hồi vốn khi các công trình được nghiệm thu thanh toán. * Các phòng ban gồm có: - Phòng Kế hoạch lao động tiền lương : Có chức năng, nhiệm vụ lập dự án công trình, lập kế hoạch lao động tiền lương, tổ chức quản lý, điều hành, bố trí lực lượng lao động trong các đội sản xuất, tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo thợ, công nhân lành nghề, ký kết hợp đồng kinh tế, nhận thầu công trình. Căn cứ nhiệm vụ, chức năng được giao giúp cho Ban giám đốc nắm chắc tình hình SX qua các thời kỳ. Đồng thời nghiên cứu XD các định mức kinh tế, kỹ thuật, định mức lao động tiền lương để áp dụng trong Công ty. - Phòng Kỹ thuật thi công : Nghiên cứu, thiết kế dự án các công trình, tổ chức kiểm tra giám sát, chỉ đạo các đơn vị về công tác kỹ thuật, chất lượng thi công các công trình - công tác an toàn trong lao động sản xuất. - Phòng Kế toán tài chính : Tham mưu về công tác kế hoạch, tài chính, huy động vốn các công trình, quản lý sử dụng vốn có hiệu quả, hướng dẫn kiểm tra, thanh quyết toán, chi phí cấp đội, ghi chép phản ánh. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, thanh toán với ngân sách, phân tích hoạt động kinh tế, lập báo cáo tài chính theo quy định. - Phòng Vật tư xe máy : Lập kế hoạch cung cấp vật tư các công trình, tiếp nhận cung ứng vật tư thiết bị, thiết yếu với các công trình, quản lý và chỉ đạo công tác, sửa chữa máy móc thiết bị toàn Công ty, kiểm tra định mức vật tư, bảo quản kho tàng công tác phòng chống cháy nổ, công tác tuyển dụng đội ngũ lái xe, lái máy và thợ sửa chữa, nắm tồn kho vật tư kịp thời và nhu cầu vật tư cho các công trình. - Phòng Chính trị : Nắm và đào tạo, tuyển dụng nguồn cán bộ, bố trí nhân sự chỉ huy, chỉ đạo công tác chính trị, công tác thanh niên, phụ nữ, đoàn, công đoàn, thi đua phát động các phong trào trong sản xuất - công tác tổ chức bảo vệ. - Phòng Hậu cần hành chính : Chăm lo công tác đời sống doanh trại, nhà ở,nhà làm việc trong Công ty, chỉ đạo công tác quân y, sức khoẻ, công tác quân trong, kho tàng và công tác hậu cần, bảo đảm các yếu tố sinh hoạt, điện nước, vệ sinh môi trường, tiếp khách ... Đây là cơ quan mang tính đặc thù cùa quân đội. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý III. Tình hình chung về công tác kế toán tại Công ty xây dựng 99. 1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán : Tổ chức công tác kế toán ở mỗi doanh nghiệp bao giờ cũng gắn liền với đặc điểm tổ chức SX quản lý, đặc điểm quy trình công nghệ. Nó xuất phát từ thực tế khách quan và trình độ quản lý của mọi hoạt động SXKD, để tổ chức công tác hạch toán kế toán và tổ chức bộ máy kế toán khoa học hợp lý, nhằm phát huy vai trò và nhiệm vụ của kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung: mọi công việc về kế toán đều được tập hợp tại phòng KTTC, Công ty thực hiện hạch toán báo sổ lên Tổng công ty nhưng kế toán đơn vị vẫn phải thực hiện các nhiệm vụ: - Tập hợp số liệu vào sổ sách gửi báo biểu kế toán lên Tổng công ty. - Theo dõi công nợ thanh toán với người bán, người mua. - Theo dõi NVL, CCDC, TSCĐ... 2. Cơ cấu bộ máy kế toán: Sơ đồ bộ máy bố trí cán bộ và công tác kế toán của Công ty: Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền, tiền mặt, tiền gửi,tiền vay, tiền thanh toán Kế toán tiền lương BHXH, thanh quyết toán với các đội SX Kế toán thanh toán công nợ và vật tư Kế toán TSCĐ, dự toán, kiêm thủ quỹ Kế toán thanh toán công nợ và vật tư Bộ phận kế toán, T. kê đội SX. Phòng kế toán tài chính của công ty có 5 người: ở dưới các tổ đội, xí nghiệp SX có các nhân viên quản lý, thống kê có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm trong công việc. 3. Chức năng của các bộ phận trong bộ máy kế toán: Nhân viên của phòng KTTC gồm 5 người: Mỗi người đảm nhận một nhiệm vụ khác nhau. Cụ thể như sau: - Kế toán trưởng (phụ trách chung): Đồng thời là Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty về công tác tài chính của Công ty. Chỉ đạo chung về nghiệp vụ của phòng, lập kế hoạch tài chính tham gia tìm việc làm và thu hồi vốn các công trình. Có nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát kinh tế tài chính của đơn vị. Là người trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin số liệu đã báo cáo. - Kế toán vật tư : Ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu trong Công ty và tình hình thực hiện các định mức tiêu hao NVL,CCDC, phân bổ NVL xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. Quyết toán các khoản chi khác ở dưới đội, lập chứng từ ghi sổ, vào sổ chi tiết thuộc nghiệp vụ của mình đảm nhiệm, xác định chi phí sản xuất hàng tháng, hàng quý của từng đội, tham mưu về xử lý các loại vật tư ứ đọng, chậm luân chuyển để huy động vốn cho sản xuất. - Kế toán tổng hợp và tính giá thành : Có nhiệm vụ tập hợp phản ánh đầy đủ mọi chi phí phát sinh, trích khấu hao TSCĐ và giá trị còn lại của TSCĐ, theo dõi vốn vay bằng tiền. Ghi sổ tổng hợp, tính giá thành từng công trình, lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý theo quy định xác định kết quả sản xuất toàn Công ty. - Kế toán vốn bằng tiền : Ghi sổ các nghiệp vụ tiền mặt, tiền vay và thu chi bảo hiểm xã hội. - Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quỹ : Lập kế hoạch tính khấu hao hàng tháng, quý theo ghi chép các nghiệp vụ tăng giảm tài sản cố định, theo dõi quản lý tài sản cố định, đảm bảo chi tiêu đúng chế độ, đảm bảo an toàn đúng nguyên tắc không để xảy ra mất mát tiền mặt. Ghi chép theo dõi tình hình tăng, giảm của tiền mặt và kiêm thu chi quỹ tiền mặt, cấp lương cho bộ máy quản lý của Công ty. - Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ cho CNV: Lập bảng cấp phát lương cho từng đội sản xuất, hàng tháng căn cứ vào lương cấp bậc quân hàm để phát lương lần 1 (tạm ứng lương) cuối tháng căn cứ vào phiếu nghiệm thu khối lượng sản phẩm công việc hoàn thành để cấp nốt phần còn lại, lập và trích bảo hiểm xã hội, y tế vào chi phí theo dõi và giải quyết các chế độ liên quan đến quyền lợi người lao động. - Bộ phận KT, Tkê đội SX: Các tổ đội, xí nghiệp SX không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên phục vụ quản lý và thanh toán kinh tế tại các đội lập báo, các nghiệp vụ đã chuyển chứng từ báo cáo về phòng KTTC để xử lý và tiến hành các công việc KT cũng như các phòng có liên quan. Nhiệm vụ của xí nghiệp, đội XL là phục tùng sự lãnh đạo của cấp trên, hoàn thành công việc được giao và chăm lo đời sống cho người lao động , bảo quản tốt máy móc thiết bị Công ty giao cho, đảm bảo đúng tiến độ thi công các công trình. * Mối quan hệ chuyên môn: Kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp đến từng người phụ trách KT theo chuyên môn và chỉ đạo trực tiếp đến từng bộ phận thống kê kế toán đơn vị SX ở các đội, xí nghiệp. Các cán bộ trong phòng KT phụ trách từng công việc cụ thể, chỉ đạo có tổ chức từ trên xuống và bộ phận KT, Tkê đội, xí nghiệp sản xuất sẽ cung cấp số liệu KT lên cho từng cán bộ KT. Sau đó KT tổng hợp sẽ tổng hợp toàn bộ chứng từ, số liệu KT tính giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình. 4. Hình thức và trình tự ghi sổ kế toán. 4.1 Hình thức sổ kế toán: Công ty XD 99 - BĐ 12 là đơn vị XDCB có quy mô SX vừa. Khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nhiều, nên Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức.Chứng từ ghi sổ". Các chứng từ kế toán sử dụng đều theo hướng dẫn và quy định ban hành theo QĐ số 1864/ 1998/ QĐ - BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Sổ quỹ Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ) Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán * Các sổ kế toán được mở trong hình thức này gồm có : - Sổ cái: Là sổ phân loại (ghi theo hệ thống) dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái (có thể kết hợp phản ánh chi tiết) theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột. - Căn cứ vào chứng từ gốc, sau khi đã kiểm lập chứng từ ghi sổ, các nghiệp vụ cần hạch toán chi tiết căn cứ vào chứng gốc để ghi vào sổ chi tiết. Chứng từ ghi sổ lập xong đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ CTGS đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đói chiếu với số liệu ở sổ cái. Mọi CTGS sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này đề lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu CTGS được đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc từ đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm); ngày tháng trên CTGS tính theo ngày ghi "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ". - Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình ĐK, PS trong kỳ và tình hình CK của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý. Quan hệ cân đối: Tổng số tiền trên “Sổ đăng ký CTGS” = Tổng số phát sinh bên nợ (hoặc bên có) của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối kế toán). - Các và thẻ hạch toán chi tiết (phục vụ cho quản lý):Dùng để phản ánh các đối tượng cần hạnh toán chi tiết (VL,CCDC, TSCĐ, CPSX, tiêu thụ... - Sau khi đối chiếu, kiểm tra, căn cứ vào bảng CĐTK và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo kế toán. Đặc điểm và yêu cầu quản lý VL CCDC : 4.2 - Yêu cầu quản lý VL, CCDC : Xuất phát từ vai trò đặc điểm của VL, CCDC trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi Công ty phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua đến khâu bảo quản vận chuyển, dự trữ, sử dụng : - ở khâu thu mua vận chuyển: Đòi hỏi phải quản lý về các mặt khối lượng, chất lượng quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua đúng như tiến độ kế hoạch. - ở khâu tổ chức kho tàng bến bãi : Trang bị các thiết bị (cân,đo, đong, đếm) phải đảm bảo hợp lý khoa học với chi phí ít nhất. - ở khâu sử dụng : Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức dự toán kế hoạch để nhằm hạ thấp giá thành sản xuất, tăng tích luỹ cho Cty. Vì vậy công tác kế toán ở khâu này đòi hỏi phải phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất NVL, CCCDC. - ở khâu dự trữ: Đòi hỏi phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để tránh tình trạng nhu cầu sản xuất quá cao hoặc mức dự trữ của chúng ta quá lớn gây ra tình trạng ứ đọng vốn hoặc khan hiếm vật tư ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn lưu động và tiến độ thi công các công trình. Từ đó có những biện pháp cụ thể để giải quyết, song việc áp dụng vào thực tế không phải lúc nào cũng theo như khuôn mẫu mà cần phải linh động theo cơ chế thị trường dưới sự vận động của quy luật giá cả. Một yêu cầu nữa được đặt ra là phải quản lý NVL, CCDC xuất dùng cho xây dựng cơ bản theo từng đối tượng sử dụng như từng hạng mục công trình hay công trình, nếu không được quản lý chặt chẽ thì khi tính giá thành sản phẩm xây lắp việc bỏ sót hoặc tính thừa chi phí NVL xuất dùng sẽ tất yếu xảy ra. Như vậy DN đương nhiên vi phạm nguyên tắc tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất. Tóm lại : Quản lý chặt chẽ VL, CCDC từ khâu thu mua đến khâu sử dụng là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở Công ty. 4.3. Nhiệm vụ của kế toán : - Thực hiện việc đánh giá phân loại VL, CCDC phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của DN . - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phải phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng cho DN. Để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của VL, CCDC trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng NVL, CCDC trong quá trình sản xúât kinh doanh. 4.4. Nội dung của kế toán : VL sử dụng trong xây dựng nói chung là rất đa dạng. Theo các báo cáo về hạch toán chi phí, báo cáo về vật tư của Công ty thì có đến 30.000 loại VL khác nhau. Đây là những loại vật liệu xây dựng mà tính chất lý, hoá học của chúng rất khác nhau, do vậy yêu cầu bảo quản sử dụng dự trữ các loại vật liệu cũng có những nét riêng biệt. Giống như các tổ chức xây dựng khác, Công ty sử dụng các loại VL phổ biến như đá, cát, sỏi, xi măng, sắt thép… mỗi loại vật liệu này gồm nhiều chủng loại khác nhau như : Cát có cát đen, cát vàng; xi măng thì có xi măng trắng, xi măng thường, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Triều Tiên… thép thì có các loại ặ6, ặ8, ặ 12… gạch có gạch vỡ, gạch xây, gạch lá nem, gạch lá dừa, gạch men kính… Đơn vị tính các loại vật liệu xây dựng vì thế cũng khác nhau, có thể quy định đơn vị tính vật liệu là một quy ước chung : Các loại sắt, thép, đinh… thì tính bằng kg, các loại cát, vôi, đá 1 x 2 thì tính bằng m3; các loại xi măng thì tính bằng tấn; các loại gạch thì tính bằng viên; riêng gạch vỡ chỉ có thể tính được bằng m3; cũng có khi vôi, cát tính theo xe chuyên chở (như xe công nông, ô tô), thép dây thì tính bằng mét… CCDC trong Công ty có nhiều loại như : Dụng cụ, đồ nghề, khuôn mẫu đúc, đồ dùng và dụng cụ quản lý (bàn, tủ, phích nước, ấm chén), ngoài ra, theo quy định một số công cụ không phụ thuộc vào giá trị và thời gian vẫn hạch toán như CCDC ở các công trình xây dựng là các lán trại tạm thời, đà giáo, giàn giáo, dụng cụ gá lắp… chuyên dùng. Đây là những tư liệu lao động nên có thể tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh mà vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu giống như TSCĐ. Công ty sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu CCDC. Giá thực tế của vật liệu bao gồm : Giá gốc (giá bán buôn tại nơi sản xuất), các chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản từ nơi mua về tới công trường, các khoản hao hụt do vận chuyển và bảo quản theo định mức, các phí tổn do công tác tiếp liệu nếu có (như chi phí tiếp nhận vật liệu và nhập kho tạm dọc đường). Khi xuất kho VL CCDC kế toán đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền . Tại thời điểm cuối kỳ (cuối tháng) kế toán tính giá thực tế bình quân và điều chỉnh giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế bình quân, còn trong kỳ vật liệu xuất cũng được ghi chép theo giá thực tế. Công thức tính toán như sau : Đơn giá thực tế bình quân (Tồn ĐK và nhập TK) = Trị giá TT của VL tồn kho ĐK+Tổng giá trị nhập trong kỳ ắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắắ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ +Số lượng nhập trong kỳ Trị giá TTVL (CCDC) xuất trong kỳ = Số lượng VL (CCDC) xuất dùng x Đơn giá thực tế bình quân gia quyền Phần III Thực trạng công tác kế toán, tại công ty xây dựng 99. A. Thực trạng chung về công tác kế toán, tại công xây dựng 99. I. Kế toán vốn bằng tiền, các khoản phải thu, ứng và trả trước: Để hạch toán tiền mặt các khoản phải thu phải trả, Công ty sử dụng các tài khoản sau: 111, 112,131, 133, 136, 336, 138, 141, 142, 311, 334, 338, 315, 331, 336. 1. Kế toán vốn bằng tiền: Các tài khoản vốn bằng tiền, dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền của doanh nghiệp xăy lắp, bao gồm các loại, tiền mặt tại quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ở các ngân hàng, ở các công ty tài chính, và cấc khoản tiền đang chuyển. Để đảm bảo cho sản xuất kinh doanh được thường xuyên liên tục doanh phải có một lượng vốn nhất định để đáp ứng các nhu cầu trong sản xuất kinh doanh. Vốn bằng tiền là nhóm tài sản lưu động của DN nó là bộ phận hết sức sức quan trọng trong quá trình SXKD đặc biệt trong cơ chế thị trường hiện nay. Do vậy DN phải kế hoạch hoá cao, việc thu chi tièn mặt tăng cường thanh toán qua ngân hàng, việc này không những đáp ứng được yêu cầu của SXKD, mà còn tiết kiệm được TSLĐ và tăng vòng quay của vốn cho Công ty. Vốn bằng tiền tại công ty xây dựng 99 bao gồm: Tiền mặt tại quỹ: TK111 Tiền gửi ngân hàng: TK112 Tiền đang chuyển : TK113, công ty không sử dụng. Để hạch toán thu chi tiền mặt, kế toán Công ty, sử dụng hai loại chứng từ chủ yếu là: phiếu thu tiền mặt và phiếu chi tiền mặt. * Phiếu thu tiền mặt: Công Ty xây dựng 99 sử dụng chứng từ kế toán tăng tiền mặt là ‘phiếu thu tiền mặt’. Phiếu thu được lập khi có nghiệp vụ tiền mặt nhập vào quỹ, phiếu thu là căn cứ để ghi sổ quỹ và các sổ kể toán để tổng hợp có liên quan đến nợ TK 111. Phiếu thu mỗi lần lập phải ghi 3 liên viết 1 lần, liên 1 lưu ở cuống, liên 2 trao trả người nộp, liên 3 để thủ quỹ thu tiền và định kì chuyển cho kế toán để kế toán ghi sổ tổng hợp. Phiếu thu phải đúng từng quyển trong mỗi phiếu thu pphải ghi số quyển của từng phiếu thu, số phiếu thu được đánh liên tục trong 1 kì kế toán, phải ghi rõ ngày tháng năm lập phiếu và ngày tháng thu tiền. Đơn vị: Công ty xây dựng 99 Phiếu thu Ngày 04 tháng 04 năm 2004 Số: 40 Nợ TK: 111 Có TK:112 Họ và tên người nộp tiền: Trần thanh Tùng. Điại chỉ: Phòng tài chính – Công ty XD 99. Lý do nộp: Rút TGNH về nhập quỹ. Số tiền: 42.000.000đ (Bốn mươi hai triệu đồng chẵn). Kèm theo: Số séc: AA 006541 (chứng từ gốc). Đã nhận đủ số tiền: (Bốn mươi hai triệu đồng chẵn) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên đóng dấu) Kế toán truởng (Ký họ tên) Người lập (Ký họ tên) Thủ quỹ (Ký họ tên) Người nộp (Ký họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng , bạc, đá quý) ........ Số tiền quy đổi................... * Phiếu chi tiền mặt: Công Ty XD 99, sử dụng chứng từ kế toán giàm tiền mặt là: “ Phiếu chi tiền mặt”, phiếu đựơc khi có nghiiệp vụ xuất quỹ tiền mặt, là căn cứ để ghi sổ quỹ và các sổ tổng hợp liên quan đến có TK 111. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, đơn xin vay vốn của đơn vị, giấy đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan đến chi tiền mặt đã được giám đốc Công Ty phê duyệt. Phiéu chi lập hai liên ghi 1 lần, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 thủ quỹ giữ, sau khi xuất quỹ để ghi vào sổ quỹ và định kỳ chuyển kế toán ghi sổ tông hợp. Phiếu chi có đủ chữ ký của người lập phiếu: Kế toán trưởng, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận băng chữ, ký và ghi rõ họ tên sau khi xuất quỹ, ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Đơn vị: Công ty xây dựng 99 Phiếu chi Ngày 24 tháng 04 năm 2004 Số: 31 Nợ TK: 331 Có TK:111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn văn Châu. Điại chỉ: Phòng VT – Công ty XD 99. Lý do chi: Mua vật liệu làm công trình đập Đá trắng. Số tiền: 435.500.000đ (Bốn trăm ba mươi lăm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn). Kèm theo: Hoá đơn bán hàng (chứng từ gốc). Đã nhận đủ số tiền: (Bốn trăm ba mươi lăm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn). Thủ trưởng đơn vị (Ký tên đóng dấu) Kế toán truởng (Ký họ tên) Người lập (Ký họ tên) Thủ quỹ (Ký họ tên) Người nộp (Ký họ tên) 1.1. Trong tháng có các nghiệp vụ kế toán tiền mặt phát sinh tại Công ty XD 99. Căn cứ vào các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tháng 4 năm 2004 kế toán công ty lần lượt định khoản như sau: * Các nghiệp về thu tiền mặt. NV1: Rút TGNH về nhập quỹ số tiền là: 42.000.000đ. Kế toán căn cứ vào séc: AA 006541 ngày 04 tháng 4 năm 2004, lập phiếu thu số 40 ngày 04 tháng 4 năm 2004 và định khoản như sau: Nợ TK 111: 42.000.000, đ Có TK 112: 42.000.000, đ NV2: Ngày 15 tháng 4 năm 2004, Ban quản lý công trình cầu Văn Điển trả tiển thi công cầu năm 2003. Căn cứ vào nội dụng thu tiền để lập phiếu thu số 40 ngày 04 tháng 4 năm 2004 số tiền 250.000.000đ và định khoản như sau: Nợ TK 111: 250.000.000, đ Có TK 131: 250.000.000, đ NV3: Ngày 17 tháng 4 năm 2004, Ban quản lý công trình quốc lộ 12 trả nợ tiền xây dựng công trình hoàn thành từ năm 2002, kế toán lập phiếu thu số 42 ngày 17 tháng 4 năm 2004 số tiền 560.000.000đ, và định khoản như sau: Nợ TK 111: 42.000.000, đ Có TK 131: 42.000.000, đ * Các nghiệp vụ chi tiền mặt: NV1: Ngày 18 tháng 4 năm 2004, đồng chi Thảo kế toán đội XL 10 nhận đảm bảo tiền tiền lương tháng 4 năm 2004 kế toán lập phiếu chi số 30 ngày 18 tháng 4 năm 2004 là: 19.500.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 136: 19.500.000, đ CóTK 111: 19.500.000, đ NV2: Ngày 24 tháng 4 năm 2004, Đồng chí Châu phòng vật tư mua vật liệu làm công trình đập Đá Trắng phiếu chi số 31 ngày 24 tháng 4 năm 2004 số tiền 435.500.000đ và định khoản như sau: Nợ TK 331: 35.500.000, đ Có TK 111: 435.500.000, đ NV3: Ngày 29 tháng 4 năm 2004, Đồng chí Hùng phòng KT đem tiền đi ký quỹ bảo lãnh dự thầu phiếu chi số32 ngày 29 tháng 4 năm 2004 số tiền là 10.000.000đ và định khoản như sau: Nợ TK 144: 10.000.000, đ Có TK 111: 10.000.000, đ Vào sổ quỹ tiền mặt Ngth Số hiệu Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Thu chi Thu chi Tồn Số dư đầu tháng 4 3.000.000 4/4 40 Rút TGNH vè nhập quỹ 112 42.000.000 45.000.000 15/4 42 Thu KL CT cầu Văn Điển 131 250.000.000 295.000.000 17/4 42 Thu KL công trình quốc lộ 12 131 560.000.000 855.000.000 18/4 30 Đăm bảo T lương tháng 4/01 136 19.500.000 835.500.000 24/4 31 Trả nợ tiện mua VL CT 331 435.500.000 400.000.000 29/4 32 Ký quỹ bảo lãnh dự thầu 144 10.000.000 390.000.000 Cộng tháng 4 852.000.000 465.000.000 390.000.000 Bảng kê tiền mặt mà Công ty XD 99 đang sử dụng có dạng như sau: Bảng kê chứng từ thu tiền mặt Đơn vị: Công ty XD 99 Tháng 4 năm2004. Số Ngày tháng Trích yếu Số tiền ghi nợ TK 111 Ghi TK 111 có TK liên quan TK112 TK 131 TK... 40 04/4 Rút TGNH về nhập quỹ 42.000.000 42.000.000 41 15/4 Thu KL CT cầu Văn Điển 250.000.000 250.000.000 42 17/4 Thu KL CT quốc lộ 12 560.000.000 560.000.000 Cộng 852.000.000 42.000.000 810.000.000 Ngày 30 tháng 4 năm 2004 Kế toán trưởng Người tổng hợp Bảng kê chứng từ chi tiền mặt Đơn vị: Công ty XD 99 Tháng 4 năm2004. Số Ngày tháng Trích yếu Số tiền ghi nợ TK 111 Ghi TK 111 có TK liên quan TK112 TK 131 TK... 30 18/4 Bảo đảm tiền lương tháng4 19.500.000 19.500.000 31 24/4 Trả nợ tiền mua VL làm CT 435.500.000 435.500.000 Ký quỹ BL dự thầu 10.000.000 10.000.000 Cộng 465.000.000 19.500.000 435.500.000 10.000.000 Ngày 30 tháng 4 năm 2004 Kế toán trưởng Người tổng hợp Chứng từ ghi sổ Số: 70 Đơn vị: Công ty XD 99 Ngà._. 28 5/4 Anh Hiển ứng 10.000 29 - nt - 20.000 31 - nt - 30.000 35 Điều kính 14.434,5 39 Điều công cụ lao động 4.625 Điều xi măng 106.338,75 Cộng luỹ kế 40.000 20.000 1.650 225.398,25 1.2. Vật tư do công trường mua ngoài : Trong quá trình xây dựng, các công trường ứng tiền của Công ty để tự chủ động trong việc cung ứng vật tư theo nhu cầu của các công trình, hoặc hci tiêu cho các khoản cần thiết như bồi dưỡng công nhân làm ca đêm (khi cần tiến độ thi công gấp rút)... Lúc đó kế toán căn cứ vào phiếu xin tạm ứng của công trường để viết phiếu chi, đồng thời ghi bút toán : Nợ TK 141 (1413) Có TK 111 Mẫu số 13 Đơn vị....... Mẫu số 03-TT Ban hành theo QĐ số: 186-TC/CĐKT ngày 14/3/1995 BTC Giấy đề nghị tạm ứng Họ và tên : Trần Văn Tuấn Đơn vị công tác : Công trường Cầu trọng QL6 Đề nghị tạm ứng : 2.000.000 đ Viết bằng chữ : (Hai triệu đồng chẵn) Lý do tạm ứng : Mua vật tư Ngày 20 tháng 4 năm 2004 Người xin tạm ứng Phụ trách công tác Người duyệt tạm ứng Khi vật tư mua về, công trường làm thủ tục nhập kho của công trường, viết phiếu nhập kho rồi gửi lên kế toán Công ty. Kế toán vật tư ghi bút toán phản ánh nghiệp vụ ứng tiền vào CTGS, Sổ chi tiết thanh toán với công trường (đã nêu mẫu) : Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 141 (1413) Khi xuất vật tư cho các tổ, đội sản xuất kế toán công trường lập phiếu xuất kho trên cơ sở phiếu xin lĩnh vật tư được duyệt. Cuối kỳ (tháng) tiến hành kiểm kê thực tế để tính ra số vật tư tồn kho. Đồng thời, kế toán công trường tập hợp chứng từ nhập, xuất vật tư gửi lên phòng kế toán Công ty kèm theo báo cáo nhập, xuất vật tư ở công trường. Mẫu số 14 : Báo cáo nhập, xuất vật tư Tháng 4/2004 Công trường Cầu Trọng Ql6 TT Tên vật tư Đơn vị Tồn tháng trước Số lượng nhập Số lượng xuất Tồn tháng này C.ty Mua ngoài C.ty Nội bộ 1 Xi măng Bỉm Sơn tấn 11 2 4 15,8 1,2 2 Gạch chỉ xây viên 5.500 17.900 23.400 0 3 Cát vàng m3 12,5 26,5 34,5 4,5 Kế toán Công ty căn cứ vào số liệu trên chứng từ gốc và số tồn kho đầu tháng (hoặc đầu kỳ - 3 tháng) để tính ra giá thực tế bình quân của cả tháng. Do vật tư có nhiều chủng loại nên kế toán cần phải phân loại thì mới tính toán được. Việc phân loại được thực hiện bằng cách mở cột chữ T, mỗi cột là một loại vật liệu. Một bên cột phản ánh số lượng nhập, tồn đầu tháng, còn bên kia phản ánh số tiền. Sau đó tính ra giá thực tế bình quân đơn vị tính theo công thức quy định đã nêu rồi tính giá trị vật liệu tồn kho cuối tháng bằng cách nhân (x) giá thực tế vừa tính được với số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo kết quả kiểm kê được. Khi đó kế toán ghi : Nợ TK 152, 153 Có TK 611 Trên cơ sở đó tính giá thực tế vật liệu xuất kho làm căn cứ ghi sổ cho TK 611 rồi lên bảng tổng hợp chi phí vật tư dùng trong tháng của toàn bộ Công ty. Thể hiện ở TK 611, tổng trị giá xuất kho được tính bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ trừ giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ (tháng). Sau đó kế toán ghi bút toán : Nợ TK 621 Có TK 611 : Tổng giá trị vật tư xuất trong kỳ Công việc tính toán trên được thể hiện ở ví dụ sau : Xi măng Bỉm Sơn Xi măng trắng Đá 1 x2 12T 10.040.700 2.100 kg 3.570.000 150m3 8.400.000 29 25.723.000 400 680.000 120 60.720.000 6,5 5.980.000 2.500 4.250.000 133,2 7.459.000 47,5 42.343.700 Zđv : 1.700 403,2 22.579.200 Zđv : 891.446,3 Zđv : 56.000 Cát vàng Cát đen Gạch men kính 90 m3 4.680.00 140m3 5.600.000 440 v 268.000 125,4 6.520.000 91 3.640.000 440 v 268.000 215,4 11.200.000 65,4 2.616.000 Zđv : 280 Zđv : 51.996,3 Zđv : 40.000 Thép f 10 Gạch xây loại á Vôi củ 450 2.250.000 53.900 16.709.000 23,76T 6.652.800 550 2.750.000 31.360 10.348.000 23,76 6.652.000 1000 5.000.000 85.260 27.057.000 Zđv : 280 Zđv : 5.000 Zđv : 317,3 Mẫu số 15 : Bảng tổng hợp chi phí vật tư công ty điều Tháng 4/2004 TT Tên vật tư Đ/v tính Khối lượng Z thành ĐV Thành tiền Ghi chú 1 Xi măng BS kg 25 891.446,3 22.268.157 2 Xi măng trắng kg 2.000 1.700 3.400.000 3 Đá 1 x 2 m3 350 65.000 19.600.000 4 Cát vàng m3 215,4 519.996,3 11.200.000 5 Cát đen m3 296,4 40.000 11.856.000 6 Gạch xây LA viên 85.260 317,3 27.057.800 7 Thép f 10 kg 1.000 5.000 5.000.000 8 Vôi củ tấn 23,76 280 6.652.800 9 Gạch men kính viên 440 650 286.000 Cộng 106.338.757 Bảng tổng hợp chi phí vật tư được tập hợp theo 2 nguồn Công ty điều và công trường mua ngoài. Căn cứ để vào bảng này là các phiếu xuất kho nên số liệu trên bảng này phải khớp với số liệu trên các chứng từ xuất vật tư về mặt số lượng. Số liệu tổng cộng về mặt giá trị ở bảng này phải đúng bằng số cộng luỹ kế ở sổ chi tiết thanh toán với công trường (cột vật tư điều). Sổ chi tiết chỉ ghi giá trị, còn bảng này kế toán Công ty có thể dễ dàng kiểm tra nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi sổ chi tiết. Hơn nữa, số liệu ở bảng này còn giúp cho kế toán tính giá thành một cách thuận lợi, nhanh chóng. Như đã nói ở phần trên, các phiếu nhập kho được tập hợp vào bảng kê riêng. Các chứng từ xuất kho vật liệu, CCDC cũng được tập hợp trên bảng kê riêng. Nhưng các chứng từ nhập kho vật tư được ghi hàng ngày vào Sổ cái Tk 611, còn đến cuối kỳ mới tiến hành ghi sổ tổng số vật tư xuất kho trong kỳ. Giá trị vật liệu, CCDC xuất kho theo giá thành thực tế phản ánh trên bảng tổng hợp chi phí vật tư Công ty điều và công trường mua ngoài được dùng làm căn cứ để lập các chứng từ ghi số. Từ chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái của các tài khoản liên quan. Giá thực tế của vật liệu xuất kho được chi tiết theo từng hạng mục công trình hay công trình sẽ sử dụng để ghi vào các sổ tập hợp chi phí sản xuất và các phiếu tính giá thành sản phẩm. Đối với số vật liệu, dụng cụ chi ra không thể tính riêng cho từng công trình hoặc hạng mục công trình như chi phí ván khuôn, đà giáo... kế toán phải phân bổ theo khối lượng bê tổng hoặc theo M2, M3 sản phẩm hoàn thành. Nếu phân bổ theo số lần luân chuyển sử dụng kế toán ghi : Bút toán 1 Nợ TK 142 "Tổng giá trị" Có TK 611 "Giá xuất" Bút toán 2 Nợ TK 621, 627, 642 Có TK 142 Mẫu số 16 : Chứng từ ghi sổ Ngày 30/4/2004 Mẫu số 01 - SKT Số 24 mẫu số 01 -SKT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 Điều vật tư cho các công trường 1413 106.338.757 6111 106.338.757 Mẫu số 17 : Đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày 30/4/2004 Mẫu số 01 - SKT Số 24 mẫu số 01 -SKT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 Điều vật tư cho các công trường 1413 106.338.757 6111 106.338.757 Mẫu số 18 : Sổ cái Tên tài khoản : Mua hàng .... Số hiệu 6111 Tháng 4 năm 2004 Đơn vị : 1000 đ CTGS Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Tiểu khoản SH NT Nợ Có 6111 6112 Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 30 30/12 Mua nhập kho 331 184.561 24 31/12 Điều vật tư 1413 106.338,757 Cộng 184.561 106.338,757 Trình tự hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ của Công ty được khái quát như sau : Trình tự hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ của Công ty TK 621 TK 141.3 TK 611 TK 152.153 (4) (1) (3) (5) TK 111,112,331,311 (2) TK 1331 (2) (5a) (5b) (5c) TK 111 TK 611 Ghi chú : (1) Kết chuyển vật liệu, CCDC tồn kho đầu kỳ (2) Công ty mua vật tư nhập kho (3) Công ty cung ứng vật tư cho công trường (4) Kết chuyển vât liệu, CCDC theo kết quả kiểm kê cuối kỳ (5) Xuất vật tư công ty điều cho các công trường (a) Công ty ứng tiền mặt theo yêu cầu của các công trường (b) Công trường tự mua vật tư (c) Xuất vật tư đã mua vào công trường 3. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Công ty Việc hạch toán chi tiết vật tư ở Công ty xây dựng 99 được kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ, vật tư, số lượng, chất lượng. Sau khi lập phiếu nhập kho, thủ kho ghi thẻ kho với số thực nhập. Khi xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư của công trường làm thủ tục xuất kho. Hàng ngày (có khi là 10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất vật tư lên phòng kế toán Công ty. Cuối kỳ, thủ kho tiến hành kiểm kê số lượng vật liệu, dụng cụ tồn kho cuối kỳ, từ đó tính ra số lượng vật tư xuất kho ghi vào thẻ kho. Mẫu số 19 : Thẻ kho Ngày lập thẻ : 30/4/2004 Tờ số : 1 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá : Xi măng Bỉm Sơn Đơn vị tính : tấn Ngày Chứng từ Số lượng Ký xác nhập Số phiếu Ngày Diễn giải nhận của xuất N X tháng N X Tồn kế toán 1/4 Tồn kho đầu tháng 12 8/4 03 8/4 A. Long mua vật tư 29 41 24/4 04 Nhập vật tư 6,5 47,5 11 10/4 Xuất cho công trình 41 6,5 12 15/4 13 29/4 Tồn kho cuối tháng 6,5 Tại phòng kế toán mở sổ chi tiết vật liệu theo từng thứ vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho công trường để theo dõi về mặt số lượng, giá trị vật liệu. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển lên kế toán vật tư ghi sổ chi tiết vật liệu. Đối với các phiếu nhập kho kế toán vẫn ghi bình thường theo mỗi lần nhập. Còn đối với các phiếu xuất kho kế toán kẹp riêng vào 1 tập. Cuối kỳ, sau khi kiểm kê kho có được số lượng tồn thực tế cuối kỳ kế toán tính ra tổng trị giá vật tư xuất kho trong kỳ của mỗi thứ. Căn cứ vào số liệu tính được kế toán mới ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Từ đó lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị của từng loại. Mẫu số 20 : Sổ chi tiết vật liệu Kho quản lý : Công ty Tên vật liệu : Xi măng bỉm sơn Đơn vị tính : 1000đ Chứng từ Diễn giải Đơn Nhập Xuất Tồn SH NT giá SL ST SL ST SL ST Tồn đầu tháng 886.725 12 10.640,7 03 8/4 A.Long mua vật tư 887.000 29 25.723 41 36.363,7 04 25/42 Nhập kho vật tư 920.000 6,5 5.980 47,5 42343,5 11 10/4 Xuất kho vật tư cho công trình 891.446,3 41 36.549,2 6,5 5.794,3 Cộng phát sinh 35,5 31.703 41 36.549,2 Tồn cuối tháng 6,5 5.794,3 Mẫu số 21 Bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho vật liệu Tháng 4/2004 TT Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 1 Xi măng BS 10.640.700 31.703.000 27.634.835 14.708.865 2 Xi măng trắng 3.400.000 3.400.000 3 Cát đen 11.856.000 11.856.000 4 Cát vàng 11.200.000 11.200.000 5 Thép f 10 2.250.000 2.750.000 5.000.000 6 Gạch xây 27.057.800 27.057.800 7 Gạch men kính 220.000 400.000 268.000 334.000 8 Vôi củ 6.652.800 6.652.800 9 Đá 1 x 2 10.320.000 22.579.200 32.040.000 859.200 10 Đinh 7 cm 14.000 14.000 Tổng cộng 50.502.500 84.561.000 III. Tình hình quản lý, sử dụng vật tư ở công ty nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động của các doanh nghiệp xây lắp nói chung và của Công ty xây dựng 99 nói riêng là một bộ phận sản xuất chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị vào sản phẩm xây dựng được sản xuất ra. Vốn lưu động của tổ chức xây dựng bao gồm 2 bộ phận lớn ; Vốn sản xuất lưu động và vốn lưu thông (Vốn nằm trong giai đoạn bán sản phẩm và thanh toán). Vốn sản xuất lưu động lại bao gồm 2 bộ phận : Bộ phận dự trữ cho sản xuất (bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu chính, vật liệu phụ, nguyên liệu, cấu kiện xây dựng và các vật rẻ tiền mau hỏng nằm trong dữ trữ) và bộ phận các đối tượng còn đang nằm trong quá trình sản xuất xây lắp. Hiện nay, ở Công ty xây dựng 99 bộ phận dự trữ cho sản xuất rất ít so với tổng số vốn lưu động. Toàn bộ vật tư được xuất dụng theo nhu cầu sản xuất của các tổ, đội đã lập theo từng thời gian, theo định mức vật tư cho từng việc. Điều này đã hạn chế được tới mức tối đa nguyên vật liệu xuất dùng không đúng mục đích sử dụng, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Hơn nữa, việc sử dụng vật tư ở Công ty quản lý tương đối chặt nên rất hiếm khi xảy ra trường hợp mất cắp. Công ty có một đội ngũ kỹ thuật viên có trình độ cao. Họ luôn tìm những phương án tốt nhất trong việc sử dụng vật tư. Đối với các công trình xây dựng ở địa phương có sẵn nguyên liệu cần sử dụng thì việc mua chúng ở nơi khác sẽ không được tính đến. Tuy nhiên chất lượng vật tư cũng cần được quan tâm, có thể nói đó là yêu cầu số một mà khâu thu mua vật tư cần phải quán triệt. Công ty luôn tìm cách sử dụng nguyên vật liệu có sẵn ở địa phương thay thế mà giá cả, chất lượng vẫn đủ tiêu chuẩn, lại không phải chịu chi phí chuyên chở nhiều. Từ đó tiết kiệm được số vốn lưu động dự trữ làm cho lợi nhuận tăng lên chút ít. Song song với việc sử dụng nguyên vật liệu thay thế, Công ty còn tích cực áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật tiên tiến nhằm làm giảm chi phí vật tư trong giá thành đơn vị sản phẩm. Tổ chức quá trình vận chuyển, cung cấp vật tư kỹ thuật ở Công ty cũng có những đóng góp đáng kể trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Đối với các loại vật liệu xây dựng có khối lượng lớn, cung cấp hàng loạt, các loại cấu kiện cồng kềnh như xi măng, xà gồ, cát... Công ty tổ chức vận chuyển cung cấp thẳng đến chân công trình. Theo cách này, Công ty đã giảm được chi phí và tiết kiệm thời gian vận chuyển. Còn đối với các loại vật liệu xây dựng có nhu cầu tiêu thụ nhỏ hoặc các loại vật liệu cần được tiến hành sắp xếp đồng bộ hoá ở kho trước khi cấp phát Công ty tổ chức vận chuyển cung cấp thông qua kho trung gian. Các loại vật liệu cho công tác trang trí, hoàn thiện (đồ điện, gạch ốp lát, dụng cụ nước...), các đồ sắt loại nhỏ cũng được Công ty cung cấp theo hình thức này. Thực hiện cung cấp như thế đã làm giảm bớt nhu cầu về vốn lưu động cho Công ty. Nhờ đó hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty tăng lên. Việc quản lý vật tư ở Công ty được chi tiết theo từng công trình hoặc hạng mục công trình. Các kho ở công trường đều có thủ kho là người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với số vật tư trong kho. Việc ghi chép sổ thực nhập, thực xuất cũng được tiếp hành đều đặn, đầy đủ. Song việc quản lý vật tư cũng không tránh khỏi những sơ xuất. Bởi vì việc quản lý vật tư phụ thuộc nhiều vào trách nhiệm cá nhân mà đôi khi vì lợi ích riêng nó sẽ bị vượt quá giới hạn cho phép. Trong các tổ chức xây dựng có rất nhiều các chỉ tiêu đặc trưng cho hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Song người ta đặc biệt chú ý đến chỉ tiêu sau : Ví dụ : Có tài liệu về Công ty như sau (đơn vị : Triệu đồng) Năm Giá thành dự toán công tác xây lắp đã hoàn thành Vốn lưu động bình quân 2003 10.000 6.000 2004 14.500 10.450 Những tồn tại trong việc tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty và hướng giải quyết nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động IV. Sự cần thiết phải hoàn thiện một bước công tác tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Xây dựng 99 Từ thuở "bình minh" ngành xây dựng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là những nhân tố quyết định nên sản phẩm xây dựng. Không có vật tư xây dựng thì không thể tiến hành sản xuất xây dựng được. Hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ trong xây dựng nói chung cũng không kém phần quan trọng. Vì thế, phải luôn luôn tìm cách hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ cho phù hợp với sự phát triển của xã hội và thời đại. Sản xuất xây dựng có những nét riêng biệt, đặc trưng xuyên suốt các tổ chức xây dựng, kể cả Công ty Xây dựng 99. Chu kỳ sản xuất (tức là thời gian xây dựng công trình) thường dài làm cho vốn đầu tư XDCB và vốn sản xuất của Công ty dễ bị ứ đọng lâu tại các công trình. Do đó, Công ty sẽ gặp phải các tác động ngẫu nhiên xuất hiện theo thời gian làm phát sinh thêm những khoản chi phí có liên quan đến thời hạn xây dựng công trình. Hơn nữa, sản xuất xây dựng phải tiến hành ngoài trời nên chịu nhiều ảnh hưởng của thời tiết, có nhiều điều kiện làm việc nặng nhọc, tỷ lệ công việc nặng nhọc lớn hơn so với những ngành khác. Do chịu ảnh hưởng của thời tiết nên quá tình thi công của các công trình ở công trường thường bị gián đoạn, làm cho năng lực sản xuất của Công ty không được sử dụng điều hoà theo các quý, gây khó khăn cho việc lựa chọn trình tự thi công, đòi hỏi phải dự trữ vật tư nhiều hơn. Trong khi vốn đầu tư mua sắm vật tư chiếm tỷ trọng lớn, vật tư xây dựng lại nhiều loại với quy cách, mẫu mã khác nhau. Nếu ghi chép hạch toán không cẩn thận sẽ tính sai chi phí vật tư dẫn đến sai lầm trong tính toán giá thành xây lắp gây tổn thất lớn cho Công ty. Việc hạch toán vật tư ở Công ty cần được chi tiết hơn nữa. Với các công cụ, dụng cụ rẻ tiền mau hỏng cần theo dõi đến khi hỏng hóc, không dùng được nữa. Với các vật liệu xây dựng khác phải có hệ thống danh điểm phù hợp nhằm phục vụ cho quá trình hạch toán vật tư ở Công ty là hết sức cần thiết. V. Những tồn tại chủ yếu trong việc tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Công ty xây dựng 99 Công ty xây dựng 99 là một tổ chức xây dựng có nhiều tiềm năng phát triển mạnh mẽ. Số lượng công trình do Công ty nhận thầu mỗi năm tăng lên đáng kể. Với sự sáng tạo, trình độ quản lý phù hợp với cơ chế thị trường cùng với đội ngũ công nhân lành nghề, kỹ thuật xây dựng tiên tiến Công ty đã tìm được chỗ đứng vững chắc trên thị trường cạnh tranh gay gắt và xu hướng phát triển như vũ bão hiện nay. Cùng với sự trưởng thành và lớn mạnh của Công ty, công tác quản lý và công tác kế toán, đặc biệt là khâu kế toán vật tư đã không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động sản xuất kinh doanh. Các phòng ban, tổ, đội sản xuất trong Công ty đã phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán vật tư nói riêng được tiến hành nhịp nhàng, trôi chảy. Phòng cung ứng vật tư là nơi trực tiếp tổ chức thu mua, nhập kho vật tư đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn hàng, tổ chức tốt công tác vận chuyển cung cấp vật tư cho các công trình, đảm bảo cung ứng đầy đủ vật tư cho quá trình thi công không bị gián đoạn ảnh hưởng đến thời gian xây dựng. Các kho vật tư của Công ty được sắp xếp phân tán nhưng có hệ thống hợp lý, đội ngũ thủ kho của Công ty có trình độ chuyên môn vững, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức nhập kho, tổ chức cấp phát tiến hành khá tốt. Kho vật tư của Công ty được bảo quản một cách khoa học, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật tư. Việc kết hợp nhịp nhàng giữa bộ phận cung ứng và bảo quản vật tư của Công ty là rất quan trọng. Nếu không sẽ gây nên những tác hại lớn đến kho vật tư. Chẳng hạn Công ty tiến hành thu mua nhập kho cát đen gặp đúng thời điểm trời mưa thì số lượng cát hao hụt sẽ không phải là ít, có khi còn lớn hơn nhiều so với hao hụt trong định mức. Việc tổ chức kế toán ở Công ty xây dựng 99 đã bảo đảm tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận liên quan, cũng như giữa các nội dụng của công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ. Số liệu kế toán được phản ánh trung thực rõ ràng, chính xác tình hình hiện có, biến động của vật tư. Hiện nay Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ) để tính trị giá xuất kho vật tư. Vì Công ty hạch toán vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ nên trị giá vật tư xuất kho tính theo phương pháp này là rất thích hợp. Công tác kiểm kê vật tư và tính giá đều được thực hiện vào cuối kỳ kế toán nên đã đảm bảo sự ăn khớp về thời gian cũng như phương pháp thực hiện theo đúng chế độ hiện hành. Công ty xây dựng 99 luôn chấp hành đúng chính sách, chế độ kế toán của Nhà nước. Theo chỉ thị của Bộ tài chính từ ngày 1/1/1996 Công ty đã tiến hành tổ chức công tác kế toán mới ban hành. Công ty tiến hành mở các sổ kế toán phù hợp để phản ánh và giám đốc kịp thời, đầy đủ, hợp lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ đó, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật tư nói riêng đã góp phần nỗ lực bảo vệ tài sản Công ty. Song giống như bất kỳ một sự vật hiện tượng nào đều tồn tại hai mặt của một quá trình, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu. CCDC ở Công ty cũng thế. Bên cạnh những mặt tốt, công tác kế toán vật tư ở Công ty hiện nay còn có những mặt hạn chế cần phải sớm được khắc phục ngay. 1. Hiện nay ở Công ty chưa áp dụng quy định về lập "Sổ dánh điểm vật liệu" Trong công tác hạch toán, mỗi loại vật liệu, CCDC ở Công ty được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị của mỗi loại vật liệu CCDC. Để tạo điều kiện thuận lợi, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về cả mặt số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu trên cơ sở phân loại vật tư Công ty phải xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu" xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu, quy cách, đơn vị tính vật liệu. 2. Ghi chép sổ sách bị trùng lặp : Việc hạch toán tổng hợp vât liệu, CCDC được Công ty áp dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Về lý thuyết thì áp dụng phương pháp này giảm được khối lượng ghi chép, đỡ tốn công sức. Nhưng thực tế ở Công ty công tác kế toán vật liệu, CCDC lại được phân thành hai trường hợp : Vật tư công ty điều và vật tư công trình mua ngoài. Việc hạch toán cả hai trường hợp đều phải thôgn qua tài khoản 141 - Tạm ứng (TK 1413). Tài khoản này được chi tiết theo từng công trình. Hạch toán như thế sẽ giúp cho Công ty theo dõi được chi tiết chi phí vật tư của từng công trường, kế toán tính giá thành thuận lợi hơn trong việc tính toán nhưng đối với kế toán vật tư lại vất vả trong việc ghi chép. Nhất là cuối mỗi kỳ, kế toán vật tư phải tính ra số tồn kho vật tư, lập báo cáo tổng hợp chi phí vật tư sử dụng trong kỳ thì việc tính toán, ghi chép rất nhiều và tốn công sức vì phải tập hợp theo hai trường hợp : Vật tư công ty điều và do mua ngoài. Hơn nữa, hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC Công ty áp dụng theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này đơn giản, dễ nhưng ghi chép bị trùng lặp. Công ty lại sử dụng rất nhiều loại vật tư (hơn 30.000 loại) có những quy cách, mẫu mã khác nhau thì sự trùng lặp trong ghi chép tăng lên là đáng kể. Như vậy công việc sẽ trở nên nhàm chán, không gây hứng thú, nhiều khi còn làm giảm năng suất lao động cá biệt trong Công ty. Trong khi đó, việc tạo nên sự hứng thú, hăng sau trong công việc lại là một nhân tố tích cực thúc đẩy hiệu quả làm việc mà doanh nghiệp nào cũng cần phải có nhưng lại rất khó có được. Hơn nữa sự trùng lặp trong ghi chép có khi còn làm cho kế toán Côgn ty không cập nhật được chứng từ để quản lý. 3. Khâu hạch toán ban đầu tổ chức chưa được tốt Do đặc điểm của Công ty là một tổ chức xây dựng gồm nhiều công trình thi công trên khắp mọi miền đất nước nên khâu tổ chức hạch toán ban đầu còn gặp nhiều trục trặc. Quá trình luân chuyển chứng từ còn chậm, thậm trí còn có trường hợp xuất kho rồi mới ghi phiếu xuất. Tuy nhiên trường hợp này rất ít xảy ra song nếu không ngăn chặn sẽ xảy ra những tổn thất đáng tiếc. 4. Chứng từ công ty sử dụng để điều vật tư cho các công trường chưa đáp ứng được với yêu cầu quản lý Ban lãnh đạo Công ty cũng như các cơ quan hữu quan cần những thông tin đầy đủ và chính xác tình hình quản lý, sử dụng về tài sản nói chung, về vật tư nói riêng của Công ty. Nhưng hiện nay các phiếu điều vật tư chỉ có thể cho biết chính xác về mặt số lượng. Do vậy, cần thiết phải bổ sung thêm hay chỉnh lý lại các chứng từ về công trường để có thêm những thông tin về giá trị của vật tư. Trước tình hình như vậy, việc tìm cách giải quyết cụ thể để hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, CCDC nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong sản xuất của Công ty được ban lãnh đạo Công ty đặc biệt quan tâm. Nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán vật liệu, CCDC, tăng cường quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty, sau thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty và với những lý luận ít ỏi được trang bị trên ghế nhà trường tôi xin đề xuất một vài phương hướng cụ thể. VI. Những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty xây dựng 99 1. Những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu, CCDC 1.1. Xây dựng sổ danh điểm vật liệu Trong Công ty số lượng, chủng loại vật liệu rất lớn. Do vậy cần thiết phải có quy đinh số hiệu cho từng thứ vật liệu đó và mở sổ danh điểm vật liệu quản lý những vật liệu. Đối với vật liệu và công cụ xuất kho nên sử dụng giá hạch toán thay cho giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Đồng thời, Công ty nên xây dựng khung giá hạch toán cho tất cả các loại vật liệu, CCDC để thuận tiện cho công tác ghi chép sổ sách hàng ngày, nhất là đối với bộ phận hạch toán chi tiết. Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo như mẫu sau : Mẫu số 21 : Sổ danh điểm vật liệu TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu Danh điểm vật liệu ĐV tính Giá hạch toán Ghi chú 1 Xi măng thường 1521.001.01 Tấn 886.000 2 Xi măng trắng 1521.001.02 Kg 2.000 3 Cát đen 1521.108.01 m3 40.000 4 Đá 1.2 1521.088.12 m3 56.000 ... Trong số danh điểm trên, ví dụ "Xi măng thường" có số danh điểm 1521.0001.01 thì 1521 : Chỉ loại vật liệu chính 001 : Chỉ nhóm xi măng 01 : Chỉ thứ (cỡ, quy cách) vật liệu ... Việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý và hạch toán, đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá và tự động hoá công tác tính toán ở Công ty. 2.1. Tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu tới từng kho của mỗi công trường Việc quy định tự luận chuyển chứng từ phải được xác định rõ ràng tới từng người chịu trách nhiệm. Hiện nay, tại mỗi công trường của Công ty đều có một nhân viên kế toán và thủ kho. Như vậy nhân viên kế toán này phải có trách nhiệm thu thập đầy đủ các chứng từ, đồng thời kiểm tra và đôn đốc việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận liên quan theo đúng quy định của Công ty. Khi đó mới có thể thực hiện đúng định kỳ giao nộp chứng từ công trường cho kế toán Công ty. Trên cơ sở đó kế toán Công ty lên các bảng biểu, ghi sổ sách đầy đủ nhằm cung cấp thông tin cho quản lý một cách kịp thời và cập nhận được chứng từ để quản lý. 1.3. Xây dựng lại kết cấu Phiếu điều vật tư cho công trường Hiện nay, Phiếu điều vật tư cho các công trường ở Công ty chỉ theo dõi được về mặt số lượng. Để thuận tiện hơn cho trong công tác quản lý và giúp cho kế toán có thể đối chiếu được các chứng từ, sổ sách một cách dễ dàng theo tôi Phiếu điều vật tư của Công ty có thể bổ sung thêm cột "Thành tiền". Cột này cho biết giá trị của số lượng vật tư đã điều. Mẫu cũ : Phiếu điều vật tư TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Xin xuất Thực xuất 1 2 3 4 5 1 Xi măng P400 T 0,5 0,5 2 Cát vàng m3 1 1 3 Gỗ cốp pha m3 1 1 4 Đá 1 x 2 m3 4 4 5 Thép 16 Kg 300 300 Mẫu mới : TT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Giá hạch Thành tiền Xin xuất Thực xuất toán 1 2 3 4 5 6 7 1 Xi măng P400 T 0,5 0,5 886.000 443.000 2 Cát vàng m3 1 1 50.000 50.000 3 Gỗ cốp pha m3 1 1 12.000 12.000 4 Đá 1 x 2 m3 4 4 56.000 224.000 5 Thép 16 kg 300 300 5.000 1.500.000 Cộng 2.229.000 1.4. Cơ giới hoá kế toán và ứng dụng tin học vào công tác kế toán Công tác kế toán phải được từng bước cơ giới hoá trên cơ sở ứng dụng phương tiện tính toán hiện đại và phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty. Hiện nay, ở Công ty có nhiều điều kiện thuận lợi để ứng dụng máy vi tính vào việc hạch toán vật liệu, CCDC. Nếu Công ty sử dụng máy tinh trong công tác kế toán vật liệu, CCDC thì sẽ nâng cao được tính chính xác của số liệu, cung cấp các số liệu kịp thời, nhanh chóng. Nhờ vào đó việc hạch toán vật tư của Côgn ty theo hai trường hợp vật tư Công ty điều và công trường mua ngoài được thuận lợi, giảm được đáng kể khối lượng và phải ghi chép theo phương pháp thủ công như hiện nay, đặc biệt là hạn chế được sự trùng lặp. Muốn thế đội ngũ nhân việ kế toán của Công ty phải được đào tạo một cách thích hợp thông qua việc học sử dụng máy, nâng cao nghiệp vụ... 2. Các phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong công ty Theo tôi, muốn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong sản xuất Công ty phải áp dụng các biện pháp đồng bộ ở các khâu sau : - Khâu cung ứng : Phải đảm bảo cung cấp kịp thời và đồng bộ cho sản xuất các loại nguyên vật liệu để quá trình thi công được liên tục, đảm bảo cung cấp phù hợp với tiến độ thi công các công trình, không dự trữ quá mức vật liệu xây dựng làm ứ đọng vốn lưu động, đồng thời Công ty phải làm tốt công tác xuất, nhập và bảo quản vật liệu ở kho. Phải quan tâm đến tình hình thời tiết vì ảnh hưởng của thời tiết là rất lớn đến việc dữ trữ, bảo quản vật liệu. - Khâu sản xuất : Phải nghiên cứu, áp dụng các thành tựu koa học kỹ thuật mới vào sản xuất, thường xuyên Công ty phải hoàn thiện công nghệ sản xuất để rút ngắn thời gian xây dựng. Các công trường phải biết cách tiết kiệm nguyên vật liệu để giảm chi phí cho 1 đơn vị sản phẩm và 1 ngày tiêu dùng. Tuy nhiên cũng cần áp dụng các phương pháp tổ chức sản xuất và lao động khoa học, quản lý kinh tế có hiệu quả, đảm bảo chất lượng cho sản phẩm (các công trình xây dựng). Ngoài ra ở khâu kế hoạch của Công ty cần thực hiện công tác kế hoạch hoá có chất lượng, nghiên cứu xác định các định mức tiến bộ về dự trữ và chi phí vật tư, từ đó áp dụng vào thực tế cho thích hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm làm tăng nhanh vòng quay vốn lưu động trong sản xuất. Kết luận Qua thời gian nghiên cứu lý luận kết hợp với việc tìm hiểu thực tế tại Công ty xây dựng 99 em thấy Công ty là một doanh nghiệp trẻ đang trên đà phát triển mạnh mẽ. Hoà nhập với sự đổi mới và cải tiến hệ thống công tác tổ chức kế toán chung của Nhà nước ta, hiện nay công tác tổ chức kế toán của Công ty cũng đang được hoàn thiện dần từng bước. Với mục đích đó đề tài hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Công ty xây dựng số 99 của em hy vọng xin được đóng góp một phần nhỏ bé của mình. Tuy nhiên, vì thời gian thực tập và nghiên cứu lý luận ngắn ngủi và do trình độ còn hạn chế nên sẽ không tránh kỏi các mặt hạn chế, thiếu sót. Em mong muốn nhận được sự góp ý chân thành của các thầy cô trong Khoa Kế toán, trường đại học Kinh tế quốc dân và bạn đọc. Xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Phượng, cảm ơn ban lãnh đạo công ty xây dựng 99 và các anh, chị trong phòng kế toán tài vụ ở Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài tốt nghiệp này. Những kiến thức tiếp thu được trong quá trình thực tập tại Công ty sẽ giúp tôi tự tin hơn khi bước vào cuộc sống thực tế đầy bỡ ngỡ. Một lần nữa xin chân thành cảm ơn! Mục lục Trang Nhận xét của cơ quan thực tập Hà Nội, ngày ……….tháng……….năm 2004 ._.