Tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty xây dựng số 2 - Tổng Công ty xây dựng Hà Nội

phát từ yêu cầu đó mà mục đích xuyên suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nhằm tăng chất lượng của sản phẩm, sản xuất ra mẫu mã đẹp, giá thành sản phẩm hạ, được thị trường chấp nhận và tăng lợi nhuận. Trong thực tế; đối với các doanh nghiệp thuộc các ngành sản xuất, giá trị các loại nguyên vật liệu cấu thành nên thực thể của sản phẩm và nó thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó ta có thể tính toán xác định chi phí nguyên vật liệu quản lý tốt quá trình nhập - xuất - tồn kho, giá thu mua, chi phí thu mua, chi phí bảo quản nguyên vật liệu góp phần đáng kể làm hạ giá thành sản phẩm, đồng thời tổ chức đạt giá nguyên vật liệu theo phương pháp thích hợp, phù hợp với đặc điểm tính chất của hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị nhằm xác định đúng giá và áp dụng một cách đúng đắn các phương pháp hạch toán kế toán là một vấn đề khó khăn phức tạp, buộc các nhà quản lý phải quan tâm tới để tìm ra một giải pháp tốt trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Trong những năm qua, được tiếp thu về mặt lý luận của các thầy giáo, cô giáo trong khoa kế toán -Trường Kinh tế quốc dân. Sau quá trình thực tập tại công ty xây dựng số 2 (Dịch Vọng - Cầu Giấy - Hà Nội) được sự hướng dẫn trực tiếp của thầy Trần Đức Vinh, em thấy việc tổ chức nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu có tầm quan trọng rất lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh và là vấn đề cần thiết tại đơn vị. Cùng với sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng kế toán của Công ty xây dựng số 2 em đã có điều kiện tìm hiểu. Chính vì những lý do đó mà em đã chọn đề tài Tổ chức Hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại “Công ty xây dựng số 2 - Tổng công ty xây dựng Hà nội” làm chuyên đề tốt nghiệp. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận Đề tài gồm 3 phần. Phần I: Cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, CCDC trong doanh nghiệp xây lắp. Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, CCDC tại Công ty Xây dựng số 2 (Hà Nội). Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu và CCDC tại Công ty xây dựng số II. Phần I: Cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán guyên vật liệu, ccdc trong dn xây lắp I. Sự cần thiết phải hạch toán vật liệu : 1.1. Khái quát chung về VL và CCDC: VL và CCDC là những TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho. Trong các doanh nghiệp tuỳ theo từng giai đoạn SXKD khác nhau mà hàng tồn kho được chia thành các loại khác nhau: - ở giai đoạn chuẩn bị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: VL, hàng mua đang đi đường. - ở giai đoạn sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: Sản phẩm dở dang, bán thành phẩm. - ở giai đoạn tiêu thụ, hàng tồn kho bao gồm: Thành phẩm hàng hoá trong kho, hàng gửi bán. Như vậy, VL tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình SXKD để bắt đầu hình thành lên sản phẩm mới. Chúng rất đa dạng phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Vật liệu thuộc loại đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình SXKD (tư liệu lao động, sức lao động, đối tượng lao động). VL là cơ sở vật chất để hình thành nên thực phẩm sản phẩm, trong mỗi quá trình sản xuất VL không ngừng chuyển hoá và biến đổi cả về mặt hiện vật lẫn giá trị. Về mặt hiện vật nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Giá trị của VL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Khác với đối tượng lao động, CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần giá trị vào chi phí SXKD và giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng. Tốc độ chu chuyển của CCDC thường nhanh hơn TSCĐ nhưng chậm hơn NVL. Vì vậy mặc dù CCDC có những đặc điểm giống như TSCĐ nhưng lại được quản lý và hạch toán như NVL. 1.2. Yêu cầu quản lý Quản lý VL và CCDC là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất và xã hội. Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi thành viên trong xã hội thì việc sử dụng VL và CCDC một cách tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Trước hết quản lý chặt chẽ quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng vật tư là một trong những yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình SXKD của doanh nghiệp được tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng thực hiện tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng của sản phẩm và hàng hoá là cơ sở để tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp. Tổ chức quản lý chặt chẽ VL và CCDC sẽ hạn chế được những mất mát, hư hỏng, giảm bớt được những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả SXKD của doanh nghiệp và đánh giá lại tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực, đảm bảo tính chung thực khách quan của thông tin trình bầy trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó, việc quản lý VL và CCDC của các doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua VL và CCDC trên các mặt: Số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn cung cấp. Yêu cầu này đòi hỏi việc thu mua VL và CCDC phải đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho quá trình SXKD cả về số lượng và chất lượng, giá cả hợp lý. Phải thường xuyên phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư để từ đó ta chọn nguồn thu mua để đảm bảo về chất lượng, số lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất. Đảm bảo, bảo tồn về nội dung vật chất của VL và CCDC trong quá trình sử dụng. Thực hiện tiết kiệm vật tư trong sản xuất, hạn chế những hao hụt mất mát trong quá trình sản xuất sản phẩm. Tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị vật tư tiêu hao trong sản xuất, trị giá vốn của thành phẩm và trị giá VL nằm trong trị giá vốn đó. Tổ chức bảo quản VL và CCDC trong kho cũng như trên đường vận chuyển. Phải có hệ thống kho tàng, phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất của từng loại vật tư nhằm hạn chế những hao hụt, mất mát hoặc hư hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển, bảo quản. Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hoá của VL, hạn chế việc ứ đọng vật tư, rút ngắn chu kỳ SXKD. 1.3. Nhiệm vụ của tổ chức quản lý và hạch toán VL, CCDC. Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý VL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các yêu cầu sau: - Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh tổng hợp số liệu về hình thành thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất và tồn kho VL, CCDC. Tính giá thành thực tế của VL, CCDC đã thu mua nhập kho: kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả và thời gian nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. - áp dụng đúng đắn các phương pháp kỹ thuật hạch toán VL, CCDC, hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật tư hàng hoá (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ). Mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết để thực hiện hạch toán VL, CCDC đúng chế độ quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng đã tiêu hao trong quá trình SXKD. Phân bổ hợp lý và chính xác giá trị VL, CCDC đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng (tính vào chi phí SXKD của các bộ phận, đơn vị sử dụng). 1.4. Những nội dung chủ yếu về hạch toán VL và CCDC. Để thực hiện tốt các yêu cầu về quản lý VL, CCDC, thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán VL, CCDC đòi hỏi quá trình hạch toán VL, CCDC phải bao gồm các nội dung sau: - Phân loại và lập danh điểm VL, CCDC. - Xây dựng các nội quy quy chế trong bảo quản, sử dụng vật tư. Phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật tư, trong kho phải trang bị đầy đủ phương tiện cân, đong, đo đếm vật tư. Về nhân sự cần có một số nhân sự bảo vệ, thủ kho thực hiện tốt việc hạch toán ban đầu ở kho. - Xây dựng các định mức vật tư cần thiết, xác định rõ giới hạn dữ trữ tối đa, tối thiểu, các định mức sử dụng vật tư cũng như các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm các chứng từ, luân chuyển các chứng từ cho hợp lý và khoa học. - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán, các hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết một cách thích hợp. - Tổ chức công tác kiểm tra kiểm kê, đối chiếu vật tư cũng như báo cáo tình hình nhập - xuất và tồn kho vật tư. - Tổ chức phân tích về tình hình vật tư và những thông tin kinh tế cần thiết khác. II. Phân loại và đánh giá VL, CCDC 1. Phân loại VL, CCDC 1.1. Đối với VL: Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại, nhiều thứ với vai trò và công dụng hết khác nhau trong quá trình SXKD. Để quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết với từng thứ VL cần thiết phải phân loại vật liệu. * Theo công dụng và tính chất của vật liệu trong sản xuất. - NVL chính: Là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành thực thể chính của sản phẩm vì vậy khái niệm NVL chính gắn liền với từng đơn vị sản xuất cụ thể, NVL chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. - VL phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà nó được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hay dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật và quản lý. - Nhiên liệu: Về thực chất nó là một loại VL phụ nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng hoặc thể khí... - Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư hay sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa TSLĐ và CCDC sản xuất. - Thiết bị và VL xây dựng cơ bản: Là những loại VL và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản, tái tạo TSLĐ. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản thì bao gồm: Thiết bị cần lắp, thiết bị khôg cần lắp, công cụ - khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. - Phế liệu thu hồi: Là những loại VL thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng cũng như giá trị đối với từng thứ VL; Trên cơ sở phân loại VL doanh nghiệp phải xây dựng sổ điểm danh VL, xác định thống nhất tên gọi của từng thứ VL, ký - mã hiệu, quy cách và số hiệu của từng thứ VL. * Một số cách phân loại khác Thông thường, để tiện cho việc theo dõi và hạch toán VL theo khía cạnh khác nhau; người ta còn phân loại VL theo một số cách sau: - Theo nguồn cung cấp VL thì bao gồm: VL mua ngoài, VL nhập từ hoạt động gia công tự chế, VL nhận góp vốn liên doanh, VL thu hồi từ quá trình sản xuất. - Theo quan hệ với các đối tượng tập hợp chi phí bao gồm: + NVL trực tiếp: Là các NVL sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm và dễ dàng xác định được mức tiêu hao cụ thể cho từng loại sản phẩm. + NVL gián tiếp: Là những NVL khi sử dụng thường liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí khác nhau. 1.2. Đối với CCDC Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt thời gian và giá trị sử dụng vẫn được xếp vào nhóm CCDC. - Các lán trại tạm thời, dàn giáo (trong ngành XDCB) - Các loại bao bì bán kèm hàng hoá có tính tiền riêng và trong quá trình bảo quản có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị bao bì. - Những công cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ. Quần áo, giầy dép chuyên dùng để làm việc. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các DN phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL (theo mẫu dưới đây). Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 2. Tính giá VL và CCDC. Tính giá VL và CCDC là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của VL và CCDC theo nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung thực thống nhất. Tính giá VL và CCDC trong các doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác hạch toán VL và CCDC. Thông qua việc tính giá VL và CCDC kế toán mới ghi chép đầy đủ, có hệ thống các chi phí cấu thành khi mua vào giá trị vật tư tiêu hao trong quá trình sản xuất để từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. 2.1. Yêu cầu tính giá VL và CCDC. Để xác định chính xác, hợp lý giá trị của VL và CCDC thì việc tính giá phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Yêu cầu xác thực: Yêu cầu này đòi hỏi việc tính giá VL và CCDC của các doanh nghiệp phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những chi phí cấu thành nên giá trị của VL và CCDC; những chi phí bất hợp lý bất hợp lệ và những chi phí kém hiệu quả. - Yêu cầu thống nhất: Yêu cầu này đòi hỏi việc đánh giá VL và CCDC phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp tính giá giữa các kỳ hạch toán của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc so sánh, tính giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính giữa các chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2. Các nguyên tắc tính giá. Có nhiều nguyên tắc tính giá được kế toán thừa nhận, nhưng trong phạm vi đề tài này chỉ trình bầy những nguyên tắc kế toán cơ bản có liên quan đến tính giá VL và CCDC. Trước hết để đi vào nghiên cứu các nguyên tắc có liên quan đến giá VL và CCDC chúng ta phải nghiên cứu khái niệm hoạt động liên tục. "Hoạt động liên tục": Là việc ghi chép kế toán đặt trên giả thiết là đơn vị hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất là không bị giải thể trong một tương lai gần (thường là 12 tháng). Do vậy khi lập báo cáo tài chính kế toán được bán theo giá nào khi đơn vị đó ngừng tồn tại. Có nghĩa là kế toán quan tâm đến giá vốn hơn là giá thị trường". - Nguyên tắc giá phí: Giá phí là giá được định ra cho một nghiệp vụ kinh tế nhằm đo lường, tính toán giá trị thực tế của một tài sản khi mua. Trong chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 ban hành 10/1995 đã đưa ra định nghĩa giá phí, VL và CCDC mua vào như sau. + Giá thành lịch sử của VL và CCDC là tổng các chi phí mua hàng, giá phí chế biến và các chi phí chế biến khác phải gánh chịu trong việc vận chuyển chúng. + Giá phí mua hàng bao gồm: Giá mua hàng kể cả các loại thuế nhập khẩu cùng các loại thuế mua hàng khác mà có thể tính trực tiếp và được trừ các khoản chiết khấu mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại. - Nguyên tắc nhất quán liên tục: Theo nguyên tắc này các quá trình phải áp dụng tất cả các khái niệm, các nguyên tắc, các chuẩn mực và các phương pháp tính toán trên cơ sở nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Nguyên tắc này để đảm bảo số liệu kế toán, báo cáo tài chính mới có thể so sánh và tổng hợp được, từ đó cho phép các nhà đọc báo cáo tài chính của tổ chức có thể so sánh đánh giá sẽ tạo ra kết qủa trung thực, hợp lý hơn thì họ có thể thay đổi nhưng ít nhất cũng phải trong một thời gian nhất định và phải được sự chấp nhận của cơ quan quản lý có liên quan. Phương pháp nhất quán chỉ xuất hiện sau khi một phương pháp nào đó được lựa chọn. - Nguyên tắc thận trọng: Là khi có nhiều giải pháp để lựa chọn thì cần lựa chọn giải pháp nào ít ảnh hưởng đến giá phí của VL và CCDC. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi giá thị trường thấp hơn giá phí của vật tư thì kế toán ghi chép vaò báo cáo theo giá thị trường nhưng khi giá thị trường lên cao hơn giá vốn thì kế toán vẫn ghi theo giá vốn. 2.3. Phương pháp tính giá VL và CCDC. *. Tính giá VL và CCDC theo giá thực tế - Đối với VL và CCDC nhập kho: Theo nguyên tắc giá phí đòi hỏi giá thực tế của VL và CCDC phải bao gồm toàn bộ chi phí mua sắm, gia công chế biến và giá bản thân của chúng. Tuỳ theo nguồn nhập VL và CCDC mà giá thực tế của VL và CCDC bao gồm các yếu tố cấu thành khác nhau. - Giá thực tế của NVL mua ngoài dùng cho DNSX mặt hàng chịu thuế GTGT và áp dụng phương pháp khấu trừ là giá không có thuế GTGT bao gồm: Giá mua ghi theo hoá đơn gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế. Chi phí mua thực tế bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm .v.v.. Nguyên liệu, vật liệu từ mới mua về đến kho của DN và công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức nếu có. Chi phí mua thực tế bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm.v.v.. Nguyên liệu, vật liệu từ mới mua về đến kho của DN và công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức nếu có. + Với VL và CCDC do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập kho thì giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến. + Với VL và CCDC thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế bao gồm giá xuất VL và CCDC thuê gia công chế biến cộng với các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ để thực hiện gia công chế biến cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. + Với VL và CCDC nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh quy định. + Giá thực tế của VL và CCDC thu nhập từ phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ theo giá ước tính. - Giá thực tế của VL và CCDC xuất kho: Khi xuất dùng VL và CCDC kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của chung xuất cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Có nhiều cách tính giá thực tế VL và CCDC xuất kho, tuỳ theo từng đặc điểm và yêu cầu của doanh nghiệp có thể chọn một trong các cách tính sau đây. + Theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô VL và CCDC nhập kho, vì vậy khi xuất lô nào sẽ tính theo giá đích danh của lô đó. + Theo giá thực tế bình quân gia quyền: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm VL và CCDC, số lần nhập - xuất nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào lượng VL và CCDC xuất trong kỳ cùng với giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của VL và CCDC xuất trong kỳ. Giá thực tế đơn vị bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ + Theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này VL và CCDC được tính giá xuất trên cơ sở giả định lô VL và CCDC nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, lượng VL và CCDC xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Phương pháp này thường áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm VL và CCDC, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. + Theo giá thực tế nhập sau - xuất trước: Phương pháp này giả định lô VL và CCDC nào nhập kho sau thì được xuất trước, vì vậy việc tính giá thực tế xuất ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước. + Theo giá bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm VL và CCDC. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng VL và CCDC xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp nhau để định giá thực tế của VL và CCDC xuất kho. *. Tính giá VL và CCDC theo giá hạch toán. Đối với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư lớn giá cả biến động nhiều, việc nhập - xuất VL và CCDC diễn ra thường xuyên hàng ngày thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức mà có khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán chi tiết hàng ngày của kế toán VL và CCDC nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán VL và CCDC là giá quy định thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp và được sử dụng ổn định trong một thời gian dài. Giá hạch toán của VL và CCDC có thể là giá mua tại thời điểm đó hoặc xác định theo giá kế hoạch của VL và CCDC được xây dựng. Hàng tháng kế toán phản ánh tình hình nhập - xuất VL và CCDC theo giá hạch toán cuối kỳ tổng hợp giá thực tế của VL và CCDC luân chuyển trong kỳ để tính đổi về giá thực tế. Việc tính đổi này được thực hiện trên cơ sở hệ số giá VL và CCDC. Hệ số giá VL và CCDC là hệ số giá chênh lệch giữa giá thực tế so với giá hạch toán của VL và CCDC. Cụ thể hệ số giá VL và CCDC được xác định như sau: Hệ số giá vật liệu (CCDC) = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ Từ đó xác định được giá thực tế VL, CCDC xuất trong kỳ: Giá thực tế VL, CCDC xuất trong kỳ = Giá hạch toán VL và CCDC xuất trong kỳ x Hệ số giá VL và CCDC Việc hạch toán VL và CCDC theo giá hạch toán đảm bảo tính kịp thời của công tác kế toán, từ dó sẽ tăng cường công tác quản lý VL và CCDC. Mặt khác, việc hạch toán như vậy sẽ giảm bớt khối lượng tính toán cho kế toán VL và CCDC. Việc tính toán hệ số giá và chuyển đổi giá VL và CCDC được thực hiện trên bảng kê số 3. Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà hệ số giá VL và CCDC có thể được tính theo từng loại, từng nhóm hoặc từng VL và CCDC. 2.4. Các phương pháp phân bổ CCDC xuất dùng. Về mặt giá trị trong quá trình sử dụng, CCDC hao mòn dần và chuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí SXKD. Bởi vậy để tính chính xác phần giá trị của CCDC phân bổ vào chi phí sản xuất kế toán thường dùng các phương pháp phân bổ sau đây. - Phân bổ nhiều lần (nhiều kỳ): + Căn cứ vào giá trị thực tế của xuất dùng CCDC, kế toán tiến hành tính toán và phân bổ giá trị CCDC thực tế xuất dùng cho SXKD từng kỳ hạch toán phải chịu số phân bổ cho từng kỳ được tính theo công thức sau: Giá trị CCDC xuất dùng phân bổ cho từng kỳ = Giá thực tế CCDC Số kỳ sử dụng + Trường hợp mà doanh nghiệp chỉ phân bổ 2 lần thì khi xuất tiến hành phân bổ ngay 50% giá trị thực tế CCDC xuất dùng vào chi phí SXKD của kỳ đó. Khi báo hỏng sẽ phân bổ lốt giá trị còn lại của CCDC hư hỏng vào chi phí SXKD của đơn vị, cụ thể là vào bộ phận báo hỏng. Giá trị còn lại của CCDC báo hỏng được xác định như sau. Giá trị còn lại của CCDC báo hỏng = 1/2 giá trị CCDC báo hỏng - Phế liệu thu hồi (nếu có) - Tiền bồi thường do làm hỏng (nếu có) iii. Hạch toán chi tiết VL và CCDC. 1. Chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập - xuất VL và CCDC là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên các sổ sách kế toán. Đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lượng từng thứ VL và CCDC, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu về VL và CCDC cho hoạt động SXKD. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định và ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/1/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính các chứng từ kế toán VL và CCDC bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu số 01 -VT): Dùng để xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho được sử dụng trong mọi trường hợp nhập kho của VL và CCDC. - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT): Để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư, phiếu xuất kho được lập cho một hay nhiều thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT): Được dùng để theo dõi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến đơn vị khác trực thuộc. Phiếu là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04 - VT): Theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất kho một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong một tháng cho bộ phận sử dụng vật tư theo hạn mức. Phiếu này làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng vật tư theo định mức. - Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 05 - VT): Xác định số lượng quy cách và chất lượng vật tư, sản phẩm hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. - Thẻ kho (Mẫu số 06 - VT): Theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho từng thứ vật tư, sản phẩm hàng hoá ở từng kho. Thẻ kho còn được dùng để làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 - VT): Theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng và làm căn cứ tính giá thành sản phảm, kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư. - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08 - VT): Xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, sản phẩm hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê. Biên bản này làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, sản phẩm, hàng hoá thừa - thiếu và ghi sổ kế toán. 2. Các sổ kế toán chi tiết VL và CCDC. Để kế toán chi tiết VL và CCDC tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các (thẻ) kế toán chi tiết như sau: - Sổ (thẻ) kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL và CCDC. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06 - VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ VL và CCDC theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho được dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết VL và CCDC theo phương pháp nào. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, số đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán hàng ngày tình hình nhập - xuất và tồn VL và CCDC về mặt giá trị hoặc cả mặt số lượng tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập - xuất - tồn kho VL và CCDC phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 3. Các phương pháp hạch toán chi tiết VL và CCDC. 3.1. Phương pháp thẻ song song. Nội dung của phương pháp thẻ song song - ở kho : việc ghi chép tình hình nhập –xuất –tồn do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ thủ kho phảI kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất, từ chứng từ vào thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (Hoặc do kế toán trưởng xuống kho nhận) các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho phòng kế toán . - ở phòng kế toán : kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, CCDC để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn theo chi tiết hiện vật và giá trị . 1Cơ sở để ghi sổ (thẻ) chi tiết vật liệu, CCDC là các chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho gửi lên, sau khi đã được kiểm tra, hoàn chỉnh đầy đủ. Sổ chi tiết vật liệu, CCDC có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để ghi chỉ tiêu giá trị . Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết vật liệu, CCDC vào bảng kê tổng hợp nhập –xuất –tồn kho vật liệu CCDC theo từng nhóm, loại vật liệu CCDC. Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC theo sơ đồ sau. Sơ đồ kế toán chi tiết VL và CCDC theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Phương pháp này có những ưu, nhược điểm là: + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng đã làm hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập - xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn hạn chế. 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - ở kho :Theo phương pháp sổ đốii chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho như phương pháp ghi thẻ song song . - ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập –xuất –tồn của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho dùng cho cả năm. Số đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập - xuất theo từng thứ vật liệu, CCDC trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Sơ đồ kế toán chi tiết VL và CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Sơ đồ kế toán chi tiết VL và CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: - Phương pháp này có ưu điểm, nhược điểm là: + Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, giảm được số lượng sổ sách. + Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp giữa ở kho và phòng kế toán, việc kiểm tra đối chiếu cũng được tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế công tác kiểm tra. - Phương pháp này áp dụng thích hợp đối với các doanh nghiệp có khối lượng nhập - xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật tư. 3.3. Phương pháp sổ số dư ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập –xuất –tồn vật liệu, CCDC về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho (về lượng) vào sổ số d._.ư - cột số lượng . ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ số dư theo từng kho, dùng cả cho năm để ghi số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị . Trước hết căn cứ vào các chứng từ nhập –xuất kế toán lập BK nhập, BK xuất để ghi chép tình hình nhập – xuất vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các BK nhập, BK xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ bảng kê này lập bảng tổng hợp nhập –xuất tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu, CCDC theo chỉ tiêu giá trị . Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở số số dư và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư . Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếư với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập –xuất tồn và số liệu của kế toán tổng hợp. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư như sau. Sơ đồ kế toán chi tiết VL và CCDC theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Bảng kê nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Phương pháp này có ưu, nhược điểm là: + Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt được số lượng ghi chép và công việc được tiến hành đều trong tháng. + Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết số hiện có và tình hình tăng - giảm của từng thứ VL và CCDC mà phải xem số liệu trên kho, việc kiểm tra phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. - Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất nhiều, thường xuyên, có nhiều chủng loại vật tư và đối với các doanh nghiệp sử dụng giá đã xây dựng hệ thống danh điểm VL. Phương pháp này yêu cầu hạch toán quản lý và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán tương đối cao. iv. Hạch toán tổng hợp VL và CCDC. Trong chế độ kế toán năm 1995 đã chia ra 2 phương pháp kế toán hàng tồn kho, do là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Tuỳ theo đặc điểm và yêu cầu quản lý vật tư, hàng hoá của doanh nghiệp mà kế toán có thể vận dụng một trong hai phương pháp này. - Theo phương pháp kê khai thường xuyên việc nhập - xuất và tồn kho VL, CCDC được theo dõi một cách thường xuyên trên sổ kế toán (các bảng kê nhập, xuất, tồn kho). Phương pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình luân chuyển của vật tư và nó được sử dụng trong doanh nghiệp sản xuất hàng hoá hữu hình có giá trị lớn. - Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán không theo dõi một cách thường xuyên liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho VL và CCDC mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê để xác định số thực tế của VL và CCDC để ghi vào tài khoản tồn kho. Phương pháp này thường áp dụng ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ nhưng chủng loại vật tư nhiều, giá trị mỗi thứ thấp hoặc các doanh nghiệp thương mại bán lẻ. - Như vậy xét trên góc độ kế toán chi tiết (kế toán quản trị) thì việc hạch toán chi tiết đối với VL và CCDC trong các doanh nghiệp tiến hành kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ không có gì khác nhau mà sự khác nhau ở đây là ở góc độ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính). 1. Hạch toán tổng hợp VL và CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu và ccdc theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152,153 TK 151 TK 111, 112, 141, 331, 341 TK 333 TK 411 TK 154 TK 128,222 TK 336 TK có liên quan TK 412 Nhập kho vật liệu đang đi đường kỳ trước Nhập kho vật liệu mua ngoài Tổng giá TT TK 133 Thuế GTGT Thuế nhập khẩu phải nộp Nhận góp vốn liên doanh (cổ phần, cấp phát bằng VL) Nhập kho vật liệu do tự chế thuê ngoài gia công chế biến Nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu Vật liệu di chuyển nôi bộ ở đơn vị nhận Khi có quyết định xử lý TK 338(1) Vật liệu thừa trong kiểm kê CL đánh giá tăng Vật liệu TK 621 TK632,157 TK 154 TK 128,222 TK136 TK 412 Xuất vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm Xuất VL phục vụ quản lý SX bán hàng, quản lý DN, XDCB Xuất vật liệu bán Xuất vật liệu thuê gia công chế biến Xuất vật liệu góp vốn liên doanh Vật liệu di chuyển nội bộ ở đơn vị giao Khi có quyết định xử lý CL đánh giá giảm Vật liệu Vật liệu thiếu trong kiểm kê TK 338(1) TK có liên quan TK 627, 641, 642 2. Hạch toán tổng hợp VL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, ccdctheo phương pháp kiểm kê định kỳ TK151,152,153 TK 611(1) TK 151,152 TK 111, 112, 141, 331, 341 TK 333 TK 411 TK 154 TK 128,222 TK 336 TK có liên quan TK 412 Kết chuyển giá thực tế VL tồn (đang đi đường) đầu kỳ Nhập kho vật liệu mua ngoài Tổng giá TT Giá chưa thuế Thuế GTGT Thuế nhập khẩu phải nộp Nhận góp vốn liên doanh (cổ phần, cấp phát bằng VL) Nhập kho vật liệu do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến Nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu Vật liệu di chuyển nội bộ ở đơn vị nhận Khi có quyết định xử lý TK 338(1) Vật liệu thừa trong kiểm kê CL đánh giá tăng Vật liệu 151,152,153 TK632,157 TK 154 TK 412 Kết chuyển thực tế giá VL tồn (đang đi đường) cuối kỳ Xuất vật liệu phục vụ quản lý SX bán hàng, quản lý DN,DCBXDCB Xuất vật liệu bán Xuất vật liệu thuê gia công chế biến Xuất Vật liệu góp vốn liên doanh Vật liệu di chuyển nội bộ ở đơn vị giao Khi có quyết định xử lý CL đánh giá giảm Vật liệu Vật liệu thiếu trong kiểm kê TK 138(1) TK133 TK136 TK 128,222 TK có liên quan TK 627, 641, 642,621 v. hạch toán kiểm kê, đánh giá lại nvl và ccdc. Nguyên vật liệu, CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ. Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 153 Có TK 338 (3381) Khi có quyết định xử lý NVL, CCDC thừa phát hiện trong kiểm kêm căn cứ vào quyết định xử lý ghi: Nợ TK 338 (3381) Có TK liên quan. - Nếu xác định NVL, CCDC không phải của Doanh nghiệp thì ghi vào bên Nợ TK 002 (vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công). Khi trả lại NVL cho đơn vị khác ghi vào bên có TK 002. - Khi NVL, CCDC thiếu hụt trong kho tại nơi quản lý, bảo quản truy tìm nguyên nhân và xác định người phạm lỗi – Nếu phát hiện rõ nguyên nhân căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền ghi: Nợ các TK liên quan Có TK 152, 153. - Nếu giá trị nguyên vật liệu, CCDC nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt vật liệu trong định mức). Nợ TK 642 Có TK 152, 153. - Nếu số hao hụt chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý căn cứ vào giá trị hao hụt ghi: Nợ TK 138 (1381) Có TK 152, 153. Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định ghi: Nợ TK 111 Nợ TK 138 (1388 Bắt người phạm lỗi phải bồi thường). Nợ TK 334 Có TK 138 Phải thu khác (1381 TS thiếu chờ xử lý). Khi đánh giá lại vật liệu nếu tăng giá. Nợ TK 152 CóTK 412 Khi đánh giá lại vật liệu nếu giảm. Nợ TK 412 Có TK 152. VI. Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, ccdc Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. -Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết DPGG hàng tồn kho). Có TK159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. -Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chêch lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) VII. Các hình thức sổ kế toán. Nhật ký sổ cái Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ Nhật ký chứng từ phần II Thực trạng Tổ chức hạch toán nvl, ccdc tại Công ty xây dựng số 2. I.Giới thiệu khái quát chung về Công ty xây dựng số 2 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xây dựng số 2. 1.1. Sự hình thành. - Công ty xây dựng số 2 là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập chính thức ngày 31/12/1983 theo quyết định số 1629/BXD -TCCB của Bộ trưởng Bộ xây dựng. Là đơn vị SXKD trực thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội, trụ sở chính của công ty hiện nay tại km 7 phường dịch vọng- quận Cầu giấy- Thành phố Hà Nội. Công ty Xây dựng số 2 đã thi công nhiều công trình dân dụng và công nghiệp có vốn đầu tư trong nước và ngoài nước. - Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường công ty được giao quyền tự chủ về kinh tế, hạch toán độc lập và có tư cách pháp nhân. Trải qua gần hai mươi năm hoạt động, vật lộn với bao khó khăn, thăng trầm của nền kinh tế, để tồn tại và phát triển bền vững công ty đã không ngừng mở rộng thị trường, mở rộng quy mô nhằm cạnh tranh với hàng loạt công ty xây dựng khác và đáp ứng được với những yêu cầu của bên A với những phương tiện kỹ thuật hiện đại, đội ngũ cán bộ kĩ thuật có trình độ. Công ty đã được bộ xây dựng xếp hạng loại hai (theo quyết định số 975/BXD- TCLD ngày 09/01/1996). - Với tư cách là nhà thầu chính hoặc nhà thầu từng hạng mục công trình, với đội ngũ kiến trúc sư, kỹ sư, công nhân kỹ thuật lành nghề, thiết bị máy móc hiện đại, Công ty luôn hoàn thành công việc với tiến độ và chất lượng cao. - Khi mới thành lập, công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên là 1200 người trong đó lực lượng kỹ sư là 75 người, công nhân kỹ thuật từ bậc 4 trở lên là 546 người 1.2. Quá trình phát triển. 1.2.1 Nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. - Từ tháng 4/1984 đến tháng 6/1992 công ty đã được tổng công ty xây dựng Hà Nội giao cho nhiệm vụ xây dựng các cụm công trình có sản lượng cao như trường Đại học Sư phạm I Hà Nội, nhà máy chỉnh hình Ba Vì, Nhà máy in Ngân Hàng K84. - Kết quả công trình đều đạt đúng tiến độ và chất lượng cao có công trình đã được Bộ Xây dựng công nhận công trình chất lượng cao như nhà B1 Khoa xã hội học trường Đại học Sư phạm. - Từ tháng 7/1992 Công ty đã được Bộ trưởng bộ Xây dựng bổ sung thêm một số chức năng như sau: - San lấp mặt bằng, trang trí nội thất cho các công trình công nghiệp, dân dụng, và công trình đô thị. - Sản xuất gia công và kinh doanh các loại cấu kiện, vật tư, vật liệu và thiết bị dùng trong xây dựng phục vụ nhu cầu của các đơn vị trong Tổng công ty và nhu cầu thị trường. - Xây dựng các công trình thuỷ lợi, giao thông đường bộ. - Xây dựng các công trình điện. - Tổ chức phát triển và kinh doanh nhà tại các đô thị. Khi có thêm các chức năng, Công ty đã phát huy tiềm năng sẵn có của mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Ngoài ra công ty đã mở thêm một lĩnh vực kinh doanh mới là đầu tư phát triển và kinh doanh nhà. Từ năm 1992 đến nay, Công ty đã đầu tư để xây dựng 160 căn hộ cho CBCNV, kinh doanh 25 căn hộ nhà A1 Nghĩa Đô và 24 căn hộ ở công trình Nguyễn ái Quốc, khu nhà ở dân cư tại Dịch Vọng - Cầu giấy - Hà Nội. Một số công trình tiêu biểu do Công ty đã và đang thực hiện Đơn vị: Triệu đồng Tên công trình Công việc Giá thầu Chủ đầu tư Trường Đại học sư phạm Hà Nội Thầu chính 6.500 Trường đại học SPHN Trung tâm công nghệ giáo dục Thầu chính 6.000 Trung tâm công nghệ GD Trường trung học thực hành Thầu chính 6.000 Trường đại học SPHN Cụm KHXH đại học QGHN Thầu chính 8.000 Trường ĐHQG Hà Nội Trụ sở Công ty cổ phần XD số 4TL Thầu chính 2.000 Công ty cổ phần XD số 4 TL Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định Thầu chính 3.000 Tỉnh Nam Định Trụ sở Cty đầu tư phát triển nhà và đô thị Thầu chính 7.000 Tổng Cty đầu tư phát triển nhà và đô thị Nhà máy sửa chữa chua Nestle Thầu phụ 4.000 úc Nhà ở chung cư Linh Đàm Thầu chính 12.000 Tổng Cty ĐTPT nhà và đô thị Nhà ở chung cư 11 tầng Định Công Thầu chính 13.000 Tổng Cty ĐTPT nhà và đô thị Dự án kinh doanh nhà Thầu chính 9.000 Công ty xây dựng số 2 Khu biệt thự Làng QTTL Thầu chính 4.500 Ban QL dự án làng QTTL Nhà ở chung cư 12 tầng Định Công Thầu chính 21.000 Tổng Cty ĐTPT nhà và đô thị Công trình giao thông đường bộ Thầu chính 17.000 UBND Yên Châu - Sơn La Đường điện 35KVA Thầu chính 3.000 Công ty điện lực 1 Ep cọc tải trọng 250 tấn Thầu chính 6.500 Tổng Cty ĐTPT nhà và đô thị Khoan cọc nhồi Linh Đàm Thầu chính 33.000 Tổng Cty ĐTPT nhà và đô thị Khách sạn K5 Thầu phụ 15.000 Liên doanh GAMVICO 1.2.2 Điều kiện đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh: Về nguồn vốn: Khi mới thành lập, Công ty được Nhà nước giao cho một số vốn: - Vốn cố định : 732.700.000đ - Vốn lưu động : 1.723.300đ Với đội ngũ cán bộ quản lý và cán bộ kỹ thuật, Công ty đã làm ăn có lãi và bổ sung được vốn kết quả là vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày một tăng thêm thể hiện như bảng sau: Biểu 1: Vốn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đơn vị: Triệu đồng Năm Tài sản Nguồn vốn TSLĐ & ĐTNH TSCĐ & ĐTDH Nợ phải trả NVCSH 1999 23.300 2.306 20.778 4.828 2000 32.140 2.556 28.849 5.847 2001 27.729 2.453 24.445 5.737 Về nguồn tài chính: Công ty đã huy động được vốn từ CBCNV của Công ty đồng thời tận dụng được các nguồn vốn từ việc vay ngân hàng. Nhờ vậy, với số vốn lưu động ban đầu là hơn 1 tỷ đồng song có những lúc sản lượng hàng tháng của Công ty đạt tới hàng chục tỷ đồng và phía chủ đầu tư còn nợ đọng lên tới 20 tỷ đồng. Điều đó đã chứng tỏ Công ty đã biết vận dụng, huy động các nguồn vốn bằng nhiều cách và đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được ổn định. 1.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Với chủ trương giao khoán công trình và hạng mục công trình cho các đơn vị trực thuộc, tốc độ phát triển sản xuất hàng năm của Công ty tăng lên rõ rệt. Số lượng công trình và hạng mục công trình thi công mỗi năm một nhiều. Biểu 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 1999 2000 2001 Giá trị tổng sản lượng 65.026.000 55.348.000 65.000.000 Doanh thu 59.008.192 40.500.000 57.000.000 Nộp ngân sách 1.299.222 1.520.000 1.632.000 1.4. Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Biểu 3: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 1999 2000 2001 1. Doanh thu bán hàng 59.008 40.500 57.000 2.Các khoản giảm trừ DT 0 0 0. 3. Doanh thu thuần 59.008 40.500 57.000 4. Giá vốn hàng bán 57.238 39.080 54.720 5. Lợi nhuận gộp 1.770 1.420 2.280 6. Chi phí bán hàng 0 0 0 7. Chi phí quản lý 295 203 285 Lợi nhuận thuần 1.475 1.217 1.995 2. Đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp Sơ đồ tổ chức thi công Phó giám đốc kỹ thuật thi công chủ nhiệm dự án công ty xây dựng số 2 Chuyên viên theo dõi KH-KT công ty xây dựng số 2 Chuyên viên theo dõi máy TBTC Công ty xây dựng số 2 Chuyên viên theo dõi AT-KCS-TN Công ty Xây dựng số 2 Chuyên viên phòng KH-VT Công ty Xây dựng số 2 Giám đốc xí nghiệp XD chủ nhiệm công trình Bộ phận KT-TC- an toàn TN-KCS công trình Bộ phận điện máy TB -TC công trình Bộ phận kế toán - vật tư thủ kho Tổ chức bảo vệ hành chính công trình Xưởng cốt pha - cốt thép Đội xây dựng 1 Đội xây dựng 2 Công trình xây dựng của công ty sơ đồ quản lý kỹ thuật tại công trường Phó giám đốc kỹ thuật thi công Công ty Xây dựng số 2 Phó giám đốc xí nghiệp xây dựng Công ty Xây dựng số 2 Bộ phận quản lý KT-TC hiện trường xí nghiệp xây dựng Công ty Xây dựng số 2 Đội thi công cọc Đội xây dựng tổng hợp Đội xây dựng hoàn thiện Công trình xây dựng của công ty Tổ điều hành quản lý thi công Công ty Xây dựng số 2 3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và quản lý Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng số 2 Giám đốc công ty Kế toán trưởng Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kế toán tài vụ Phòng tổng hợp Phòng KH - kỹ thuật Phòng KT thị trường XNXD số 1 XNXD số 107 XNXD số 108 XNXD số Chi nhánh Đội thi công cơ giới Các đội XD * Giám đốc công ty: Do Hội đồng quản trị Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, theo đề nghị của Tổng giám đốc. Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm tưrớc Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và pháp luật về điều hành hoạt động của công ty. Giám đốc Công ty có quyền điều hành cao nhất Công ty. Giám đốc Công ty kiểm tra thực hiện các định mức, tiêu chuẩn, đơn giá đã được quy định thống nhất. Xây dựng phương án đầu tư theo chiều rộng và chiều sâu. Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân của Công ty. * Phó giám đốc kỹ thuật: Là người giúp việc cho Giám đốc theo quy mô của Công ty và đặc điểm kinh tế của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về kế hoạch, tiến độ, chất lượng, có trách nhiệm chỉ đạo phòng KHKT theo dõi, kiểm tra việc thực hiện tại các công trình xây dựng. Xử lý kịp thời những vướng mắc, sai phạm có quyền dừng thi công những công trình không đảm bảo an toàn lao động. * Phó giám đốc kinh doanh: Là người giúp việc cho giám đốc về mặt tiếp thị, tìm kiếm công việc cho Công ty. * Kế toán trưởng: Giúp giám đốc thực hiện luật kế toán, thống kê, điều lệ sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát về kinh tế tài chính của Nhà nước tại đơn vị. * Phòng kế hoạch - kỹ thuật: Tham mưu giúp việc cho giám đốc tổ chức và triển khai các công việc trong lĩnh vực kế hoạch đầu tư và liên doanh, liên kết trong và ngoài nước. Phòng có chức năng kiểm tra giám sát chất lượng các công trình, thẩm định dự án đầu tư. * Phòng kinh tế thị trường: Tham mưu cho giám đốc tổ chức triển khai về mặt tiếp thị và kinh tế. Tiến hành công tác làm hồ sơ đấu thầu các công trình. Trực tiếp kết hợp với các đội, xí nghiệp tham gia công tác tiếp thị, tìm kiếm việc làm cho công ty. * Phòng tổng hợp: Tham mưu cho Giám đốc tổ chức triển khai, giải quyết thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, điều động CBCNV trong Công ty. Tổ chức thanh tra, bảo vệ, thi đua khen thưởng. * Phòng kế toán tài vụ: Tham mưu cho Giám đốc tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ công tác thống kê thông tin kinh tế, phòng có chức năng tập hợp các số liệu thông tin cho toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng htời kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của Công ty theo pháp luật. * Các đơn vị thành viên: - Chủ động xây dựng và lập biện pháp thi công, tổ chức sản xuất đảm bảo an toàn chất lượng sản phẩm của đơn vị. - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về an toàn, chất lượng sản phẩm của đơn vị. - Chủ động lựa chọn, mua vật tư đảm bảo chất lượng cung ứng cho công trình, tổ chức kho bãi dự trữ đảm bảo vật tư cung cấp đồng bộ, liên tục để không ảnh hưởng tới chất lượng công trình. - Quản lý xe, máy và các thiết bị thi công đảm bảo cho xe, máy hoạt động liên tục và đảm bảo chất lượng. 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Căn cứ vào quy định quản lý kinh tế của Nhà nước của Bộ chủ quản, căn cứ vào điều kiện cụ thể của Công ty hiện nay việc phân cấp và hạch toán kinh tế nội bộ được áp dụng theo mô hình sau: Công ty xây dựng số 2 (Hạch toán độc lập) Đội trực thuộc (hạch toán phụ thuộc) Xí nghiệp (hạch toán phụ thuộc) Chi nhánh (hạch toán phụ thuộc) 4.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Để tạo sự phù hợp với đặc điểm tổ chức, quy mô hoạt động ngành nghề của Công ty Xây dựng số 2. Do vậy bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức và thực hiện kế toán tập trung. Việc tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, đơn giản, đảm bảo sự chỉ đạo chặt chẽ tập trung thống nhất của kế toán trưởng. Đồng thời kết hợp với nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên phòng kế toán và chuyên môn hoá công tác kế toán của bộ phận kế toán. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ kế toán, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, bộ máy ở phòng kế toán Công ty xây dựng số 2 bao gồm: - Kế toán trưởng - Kế toán vật liệu + TSCĐ. - Kế toán tiền lương, BHXH - Kế toán thanh toán + vốn bằng tiền - Kế toán ngân hàng, thống kê, thu hồi vốn. - Thủ quỹ. - Kế toán tổng hợp * Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong toàn Công ty. Kế toán trưởng giúp Giám đốc Công ty chấp hành các chính sách chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành các chính sách chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật và chế độ lao động việc sử dụng quỹ tiền lương và quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỷ luật tài chính tín dụng và thanh toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn giúp Giám đốc Công ty tập hợp số liệu về kinh tế, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, nghiên cứu cải tiến tổ chức quản lý những hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện ra những khả năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thi hành và thực hiện chế độ hạch toán kinh tế trong Công ty, nhằm đảm bảo cho hoạt động của công ty thu được hiệu quả cao. * Kế toán vật liệu + TSCĐ Công ty xây dựng số 2 áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ cần thiết khác để tiến hành ghi sổ kế toán liên quan. Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ, công cụ, dụng cụ khi có biến động về tăng, giảm TSCĐ, kế toán căn cứ vào các chứng từ hoá đơn hợp lý để phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ sự biến động đó. Bộ phận này còn ghi sổ chi tiết theo dõi sự tăng, giảm của TSCĐ. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, kế toán có thể phản ánh sự tăng giảm của TSCĐ vào các TK: 211, 212, 213, 411. Đồng thời kế toán cũng căn cứ vào tỷ lệ khấu hao quy định cho từng loại đã được cục quản lý vốn duyệt để tiến hành trích khấu hao tài sản cố định theo định kỳ. * Kế toán tiền lương, BHXH: Kế toán lương nhận bảng lương do phòng tổ chức chuyển đến tính toán và lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho khối văn phòng Công ty. Kế toán tổng hợp lương còn có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ lương của tất cả các công trình theo quy định hàng tháng sau đó làm căn cứ để phân bổ vào các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán BHXH kế toán tiến hành trích BHXH theo chế độ hiện hành. * Kế toán thanh toán + vốn bằng tiền: Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi và kiểm tra tất cả các khoản thanh toán với người bán và các đơn vị trong nội bộ Công ty. Bộ phận này chịu trách nhiệm viết phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lý và hợp lệ. Kế toán định khoản kế toán sau đó chuyển cho thủ quỹ. * Kế toán ngân hàng - thống kê - thu hồi vốn: - Kế toán ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi Ngân hàng, tiền vay Ngân hàng, kế toán có nhiệm vụ viết uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi để thực hiện các khoản thanh toán với khách nợ và chủ nợ. Chứng từ kế toán làm căn cứ hạch toán là các giấy báo có, báo nợ, hoặc các bản sao kê của Ngân hàng, kèm theo các chứng từ gốc. Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến kế toán phải đối chiếu với chứng từ gốc đính kèm, thông báo với Ngân hàng để đối chiếu xác minh, xử lý kịp thời các khoản chênh lệch (Nếu có). * Kế toán thu hồi vốn: Theo dõi về mặt thực hiện thu quyết toán công trình, theo dõi các khoản công nợ với bên A tìm mọi biện pháp để thúc đẩy quá trình thu vốn được nhanh chóng, tránh tình trạng đọng vốn lâu ngày. * Kế toán thống kê: Theo dõi kế hoạch và việc thực hiện khối lượng các công trình hoàn thành, dở dang. * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của Công ty, căn cứ vào phiếu thu, chi kèm theo các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ, cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt. * Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Kế toán nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền lương, kế toán vật liệu và các chi phí khác từ các bảng kê, bảng phân bổ... Sau đó tiến hành kết chuyển sang TK 154 (SP dở dang). Khi công trình hoàn thành bàn giao thì được kết chuyển vào TK 632 (Giá vốn hàng bán). Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán thanh toán lương, BHXH Kế toán ngân hàng, KT vốn bằng tiền Kế toán tổng hợp Kế toán ở các chi nhánh Kế toán ở các xí nghiệp Kế toán ở các đội Kế toán vật liệu TSCĐ, CCDC 4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung, việc áp dụng hình thức này đã mang lại cho Công ty những kết quả đáng quan tâm, biểu hiện những ưu điểm trong công tác kế toán áp dụng trên máy vi tính. Hình thức kế toán nhật ký chung được áp dụng tại Công ty xây dựng số 2 bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký chuyên dùng. - Sổ cái các TK - Các sổ và thẻ kế toán chi tiết: 112, 131, 138, 152, 153, 211, 214, 331, 338 - Hệ thống chứng từ Công ty đang sử dụng: Nhật ký chung. - Hệ thống tài khoản: 131, 331, 138, 338, 133, 333, 334, 152, 153, 211. Công ty đang áp dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật kýchung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 1. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. 2. Trường hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. 3. Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. 4. Cuối tháng căn cứ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. 5. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. 6. Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết. 7. Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính (Căn cứ vào bảng cân đối phát sinh các TK và bảng tổng hợp chi tiết). 4.3. Hệ thống báo cáo kế toán trong Công ty. Báo cáo tổng hợp: Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính  Báo cáo chi tiết Báo cáo công nợ Nhập - Xuất - Tồn vật tư, hàng hoá, thành phẩm Báo cáo TSCĐ - hao mòn Báo cáo thu chi ngoại tệ Báo cáo tập hợp chi phí sản xuất Báo cáo giá thành. * Báo cáo thuế Công ty xây dựng số 2 phải nộp báo cáo vào thời điểm cuối quý và cuối năm cho các đơn vị sau: - Cục quản lý doanh nghiệp - Tổng công ty xây dựng Hà Nội - Cục thuế Hà Nội - Ngân hàng - Tổng cục thống kê II. Đặc điểm vật liệu ở Công ty xây dựng số 2. Là Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, xây lắp các công trình nên những vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Xí nghiệp có các đặc thù riêng. Mỗi công trình chi tiết sản phẩm đều cần sử dụng loại nguyên vật liệu thích hợp. Do đó phải sử dụng đến nhiều loại nguyên vật liệu. Để xây dựng các công trình lớn, Công ty phải sử dụng mọt khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng. Có các loại vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, đa dạng: xi măng trắng Hải Phòng, xi măng Hoàng Thạch, xi măng bao, xi măng rời… thép gồm thép trong nước, thép nhập khẩu với thép tròn F10, F14,… thép tấm, thép gai, thép cạnh, gạch lỗ, gạch đặc, đồ sứ vệ sinh. Có những loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác mới qua sơ chế được đưa vào sử dụng như: sỏi, cát, đá. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành nông lâm nghiệp như: gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha… có loại vật liệu đã qua chế biến và ở dạng cân kiện như các loại đồ gỗ, cửa, cầu thang, lan can… Khối lượng các loại vật liệu sử dụng rất khác nhau, có những loại vật liệu cần khối lượng lớn như xi măng, cát, gạch, thép, có những loại vật liệu sử dụng ít như vôi ve, đinh. Hầu hết các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên công trình, về mặp chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí xây dựng công trình khoảng 70%-74%. Qua đó thấy được vai trò to lớn của nguyên vật liệu trong công nghiệp xây dựng. Ngoài ra việc thu mua vận chuyển, bảo quản các loại nguyên vật liệu có đặc điểm riêng khác. Có loại vật liệu có thể mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn thi công, vận chuyển nhanh chóng. Có những loại vật liệu bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép… có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho để ngoài trời như cát sỏi, đá, gây khó khăn cho việc bảo quản, dễ xảy ra mất mát hao hụt ảnh hưởng đến quá trình thi công. Việc thu mua vật tư có thể do Công ty trực tiếp đi mua như xi măng, gạch, có thể do đội tự mua, theo nhu cầu về vật tư cho từng công trình, hạng mục công trình tại từng thời kỳ mà nhân viên của đội viết đơn xin mua vật tư lên phòng kế toán, sau khi được duyệt tạm ứng thì nhân viên của đội tiến hành đi mua vật tư và áp tải hàng về tận kho kèm theo các chứng từ. 1. Phân loại vật liệu. Để tiến hành xây dựng các công trình thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu gồm nhiều chủng loại khác nhau. Do đó muốn quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác về nguyên vật liệu chủ yếu, bao gồm hầu hết cả loại vật tư mà Công ty đã sử dụng trong xây dựng thi công như xi măng, sắt, gạch, cát… vật liệu rẻ tiền đơn chiếc như vôi, ve, bột màu. Hiện nay để bảo quản các loại nguyên vật liệu Công ty sử dụng mỗi công trình thi công là một kho do đội thi công quản lý. 2. Đánh giá vật liệu. Bắt đầu từ 01/01/1999, Nhà nước ta đã chính thức áp dụng VAT và luật thuế thu nhập ._.