Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty chế tạo bơm Hải Dương

u đầu của quá trính sản xuất các yếu tố đầu vào. Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, công cụ dụng cụ là các tư liệu lao động cần thiết để chế tạo sản phẩm. Trong doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm , nó tác động trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh bởi vì sự biến động về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ luôn kéo theo sự biến động tỷ lệ nghịch với lợi nhuận. Từ thực tế trên cho ta thấycác doanh nghiệp sản xuất nói chung , công ty Chế Tạo Bơm Hải Dương nói riêng phải chú trọng tới việc quản lý, hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhằm đảm bảo sản xuất đạt hiệu quả cao. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ cho nên trong thời gian thực tập tại Công ty Chế Tạo Bơm Hải Dương, em đã tập trung đi sâu nghiên cứu hạch toán kế toán vật liệu công cụ dụng cụ của công ty. Qua quá trình tập trung nghiên cứu tình hình thực tế của công ty, với kiến thức thu thập được trong thời gian học ở trường, dưới sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong bộ môn kế toán doanh nghiệp, đặc biệt là thầy giáo cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ phòng kế toán tài chính của công ty Chế Tạo Bơm Hải Dương em đã mạnh dạn viết chuyên đề với đề tài: "Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty chế tạo bơm Hải Dương". Ngoài hai phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm ba phần chính: Phần I: Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty chế tạo bơm Hải Dương. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ. Với khả năng và thời gian có hạn, hiểu biết trong lĩnh vực kế toán còn nhiều hạn chế nên mặc dù bản thân đã hết sức cố gắng nhưng chắc chắn bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! Phần thứ nhất Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất I - Sự cần thiết phải hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. 1)Khái quát chung về vật liệu và công cụ dụng cụ. Vật liệu và công cụ dụng cụ là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Trong các doanh nghiệp tuỳ theo từng giai đoạn sản xuất kinh doanh khác nhau mà hàng tồn kho được chia thành các loại khác nhau. -ở giai đoạn chuẩn bị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm vật liệu và công cụ dụng cụ, hàng mua đang đi đường. -ở giai đoạn sản xuất, hàng tồn kho bao gồm sản phẩm dở dang , bán thành phẩm. -ở giai đoạn tiêu thụ , hàng tồn kho bao gồm: thành phẩm , hàng hoá trong kho , hàng gửi bán. Như vậy, vật liệu và công cụ dụng cụ tham gia vào giai đoạn đầu của qúa trình sản xuất kinh doanh để bắt đầu hình thành lên sản phẩm mới , chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Vật liệu thuộc loại đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh (tư liệu lạo động , sức lao động, đối tượng lao động ) Vật liệu là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hoá và biến đổi cả về mặt hiện vật lẫn giá trị về mặt hiện vật, nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên trạng thái ban đầu, giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Khác với đối tượng lao động, công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanhvà giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng, tốc độ chu chuyển của công cụ dụng cụ thường nhanh hơn tài sản cố định nhưng chậm hơn nguyên vật liệu. Vì vậy mặc dù công cụ dụng cụ có những đặc điểm giống như tài sản cố định nhưng lại được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu. 2)Yêu cầu quản lý Quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất và xã hội. Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi thành viên trong xã hội thì việc sử dụng vật liệu và công cụ dụng cụ một cách tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng, trước hết quản lý chặt chẽ quá trình thu mua , vận chuyển bảo quản , sử dụng là một trong những yếu tố cơ bản để đẩm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng thực hiện tiết kiệm chi phí , hạ giá thành sản phẩm , không ngừng nâng cao chất lượng của sản phẩm và hàng hoá là cơ sở để tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp , tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên liệu và công cụ dụng cụ sẽ hạn chế được những mất mát hư hởng , giảm bớt được những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đấnh giá lại tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực đẩm bảo tính trung thực khách quan của thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó việc quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp sản xuất phải đẩm bảo các yêu cầu sau: - Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp trên các mặt: số lượng, chất lượng giá cả và thời hạn cung cấp, yêu cầu này đồi hỏi việc thu mua vật liệu và công cụ dụng cụ phải đấp ứng đầy đủ và kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh cả về số lượng,chất lượng giá cả hơp lý, phải thường xuyên phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư để từ đó ta chọn nguồn thu mua để đảm bảo về chất lượng , số lượng giá cả và chi phí thu mua thấp nhất. - Đảm bảo, bảo tồn về nội dung vật chất của vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình sử dụng, thực hiện tiết kiệm vật tư trong sản xuất , hạn chế những hao hụt mất mát trong quá trình sản xuất sản phẩm. - Tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị vật tư tiêu hao trong sản xuất, trị giá vốn của thành phẩm và trị giá vật liệu nằm trong trị giá vốn đó . - Tổ chức bảo quản vật liệu và công cụ dụng cụ trong kho cũng như trên đường vận chuyển, phải có hệ thống kho tàng , phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất của từng loại vật tư nhằm hạn chế những hao hụt , mất mát hoặc hư hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển, bảo quản. -Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hoá của vật liệu, hạn chế việc ứ đọng vật tư, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh. 3)Nhiệm vụ của tổ chức và hạch toán vật liệu ,công cụ dụng cụ. Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các yêu cầu sau : Tổ chức ghi chếp, tính toán và phản ánh tổng hợp số liệu về hình thành thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu và công cụ dụng cụ tính giá thành thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ đủ thu mua nhập kho :kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về các mặt :số lượng , chất lượng, chủng loại ,giá cả và thời gian nhằm đẩm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. áp dụng đúng đắn các phương pháp kĩ thuật hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các hạch toán ban đầu về vật tư hàng hoá (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ)mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết để thực hiện hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ đúng chế độ qui định nhằm đẩm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu ,ứ đọng kém hoặc mất phẩm chất ,tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng đủ tiêu hao quá trình sản xuất kinh doanh.Phân bổ hợp lý và chính xác giá trị vật liệu và công cụ dụng cụ đủ tiêu hao vào các đối tượng sử dụng(tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng) 4) Những nội dung chủ yếu về hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ Để thực hiện tốt các yêu cầu về quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ, thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ phải bao gồm các nội dung sau: - Phân loại và lập danh điểm vật liệu và công cụ dụng cụ. - Xây dựng các nội qui qui chế trong bảo quản sử dụng vật tư phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật tư. Trong kho phải đầy đủ phương tiện cân ,đong, đo, đếm vật tư, về nhân sự cần có một số bảo vệ thủ kho thực hiện tốt việc hạch toán ban đầu ở kho. - Xây dựng các định mức vật tư cần thiết , xác định rõ giới hạn dự trữ tối đa , tối thiểu, các định mức sử dụng vật tư cũng như các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm các chứng từ , luân chuyển các chứng từ hợp lý và khoa học . - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán, các hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết một cách thích hợp. - Tổ chức công tác kiểm tra kiểm kê , đối chiếu vật tư cũng như báo cáo tình hình nhập xuất và tồn kho vật tư. - Tổ chức phân tích về tình hình vật tư và những thông tin kinh tế cần thiết khác. II - Phân loại và đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ. 1)Phân loại: 1.1)Đối với vật liệu Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp cần nhiều loại nhiều thứ với vai trò và công dụng khác nhau. Trong quá trình sản xuất kinh doanh để quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết với từng thứ vật liệu cần thiết phải phân loại vật liệu. 1.2)Theo công dụng và tính chất của vật liệu trong sản xuất : - Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành thực thể chính của sản phẩm vì vậy khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng đơn vị sản xuất cụ thể, nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nủa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. - Vật liệu phụ:là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà nó được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hay dùng để phụ vụ cho nhu cầu kĩ thuật và quản lý. - Nhiên liệu: Về thực chất nó là một loại vật liệu phụ nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm ra bình thường, nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn thể lỏng hoặc thể khí .. . - Phụ tùng thay thế:Là những loại vật tư hay sản phẩm dùng để thay thế hoặc sửa chữa tài sản cố định và công cụ dụng cụ sản xuất . - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản:Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định . Đối với thiết bị xây dựng cơ bản thì bao gồm :thiết bị cần lắm, thiét bị không cần lắp công cụ-khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản . - Phế liệu thu hồi :là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng cũng như giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng sổ danh điểm vật liệu, xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, kí mã hiệu, qui cách và số hiệu của từng thứ vật liệu. 1.3)Một số cách phân loại khác Thông thường để tiện cho việc theo dõi và hạch toán vật liệu theo khía cạnh khác nhau, người ta còn phân loại vật liệu theo một số khía cạnh sau: - Theo nguồn cung cấp vật liệu thì bao gồm :vật lieej mua ngoài, vật liệu nhập từ hoạt động gia công tự chế, vật liệu nhận góp vốn liên doanh, vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất. - Theo quan hệ với các đối tượng tập hợp chi phí bao gồm: + Nguyên vật liệu trực tiếp:Là các nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm và dễ dàng xác định được mức tiêu hao cụ thể cho từng loại sản phẩm. + Nguyên vật liệu gián tiếp:Là những nguyên vật liệu khi sử dụng thường liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí khác nhau. 1.4)Đối với công cụ dụng cụ Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt thời gian và giá trị sử dụng vẫn được xếp vào nhóm công cụ dụng cụ. - Các lán trại tạm thời, dàn giáo (trong ngành xây dựng cơ bản) - Các loại bao bì bán kèm hàng hoá có tính tiền riêng và trong quá trình bảo quản có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị bao bì. - Những công cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh sành sứ. - Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc. 2)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ lad dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định đẩm bảo yêu cầu trung thực thống nhất. Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ thông qua việc đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ kế toán mới ghi chép đầy đủ, có hệ thống các chi phí cấu thành khi mua vào giá trị vật tư tiêu hao trong quá trình sản xuất để từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. 2.1)Yêu cầu tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ Để xác định chính xác, hợp lý giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ thì việc tính giá phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Yêu cầu xác thực: Yêu cầu này đòi hỏi việc đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những chi phí cấu thành nên giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ, những chi phí bất hợp lý, bất hợp lệ và những chi phí kém hiệu quả. - Yêu cầu thống nhất:Yêu cầu này đồi hỏi việc tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ phải đẩm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp tính giá giữa các kỳ hach toán của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc so sánh, đấnh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính giã các chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2)Các nguyên tắc tính giá: Có nhiều nguyên tắc tính giá được kế toán thừa nhận, nhưng trong phạm vi đề tài này chỉ trình bày những nguyên tắc cơ bản có liên quan đến tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ. Trước hết để đi vào nghiên cứu các qui tắc có liên quan đến giá vật liệu và công cụ dụng cụ, chúng ta phải nghiên cứu khái niệm hoạt động liên tục: - Hoạt động liên tục:Là việc ghi chép kế toán đặt trên giả thiết là đơn vị hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất là không bị giải thể trong một tương lai gần (thường là 12 tháng). Do vậy khi lập báo cáo tài chính kế toán được bán theo giá nào khi đơn vị đó ngừng tồn tại, có nghĩa là kế toán quan tâm đến giá vốn hơn là giá thị trường. - Nguyên tắc giá phí: Giá phí là giá được định ra cho một nghiệp vụ kinh tế nhằm đo lường, tính toán giá trị thực tế của một tài sản khi mua trong chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 ban hành 10/1995 đã đưa ra định nghĩa giá phí vật liệu và công cụ dụng cụ mua vào như sau: + Giá thành lịch sử cảu vật liệu và công cụ dụng cụ là tổng cavs chi phí mua hàng, giá trị chế biến và các chi phí chế biến khác phải gánh chịu trong việc vận chuyển chúng. + Giá trị mua hàng bao gồm:Giá mua hàng kể cả các loại thuế nhập khẩu cùng các loại thuế mua hàng khác mà có thể tính trực tiếp và được trừ các khoản chiết khấu mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại. - Nguyên tắc nhất quán liên tục: Theo nguyên tắc này các quá trình phải áp dụng tất cả các khái niệm, các nguyên tắc các chuẩn mực và các phương pháp tính toán chuẩn mực trên cơ sở nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Nguyên tắc này để đảm bảo số liệu kế toán, báo cáo tài chính mới có thể so sánh và tổng hợp được, từ đó cho phép các nhà đọc báo cáo tài chính của tổ chức có thể so sánh đánh giá sẽ tạo ra kết quả trung thực, hợp lý hơn thì họ có thể thay đổi nhưng ít nhất cũng phải trong một thowig gian nhất định và phải được sự chấp nhận của cơ quan quản lý có liên quan, phương pháp nhất quán chỉ xuất hiện sau khi một phương pháp nào đố được lựa chọn. -Nguyên tắc thận trọng: Là khi có nhiều giải pháp được lựa chọn thì cần lựa chọn nhiều giải pháp nào ít ảnh hưởng đến giá phí của công cụ dụng cụ, nguyên tắc thận trọng đòi hỏi giá thị trường thấp hơn giá phí của vật tư thì kế toán ghi chép vào báo cáo theo giá thị trường nhưng khi giá thi trường lên cao hơn giá vốn thì kế toán vẫn ghi theo giá vốn. 3)Phương pháp tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ 3.1)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá thực tế 3.1.1)Tính giá đầu vào của vật liệu, công cụ dụng cụ. + Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho:Theo nguyên tắc giá phí đòi hỏi giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ phải bao gồm toàn bộ chi phí mua sắm, gia công chế biến và giá bản thân của chúng, tuỷ theo nguồn nhập vật liệu và công cụ dụng cụ mà giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ bao gồm các yếu tố cấu thành khác nhau. + Với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn (kể cả các khoản thuế nếu có) cộng cả các khoản chi phí thu mua thực tế (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm chi phí thuê kho bãi, tiền phạt tiền bồi thường, chi phí nhân viên) trừ các khoản chiết khấu hoặc giảm giá(nếu có) + Với vật liệu và công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập kho thì giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến. + Với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế bao gồm giá xuất vật liệu và công cụ dụng cụ thuê gia công chế biến cộng với các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ để thực hiện gia công chế biến cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. + Với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh qui định. + Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ thu nhập từ phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ theo giá ước tính. 3.1.2 tính giá đầu ra của vật liệu, công cụ - dụng cụ Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập, xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Các phương pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho thường dùng là: * Giá thực tế đích danh ( tính trực tiếp ) Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Ưu điểm: là công tác tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ Nhược điểm: đòi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện kho tàng để bảo quản riêng từng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho. * Phương pháp nhập trước - xuất trước ( FIFO) Theo phương pháp này vật liệu, công cụ – dụng cụ được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm: cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho kịp thời. Nhược điểm: phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ và phải hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ – dụng cụ tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ánh kịp thời giá cả thị trường của vật liệu, công cụ – dụng cụ. Phương pháp nhập trước – xuất trước chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. * Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này vật liệu, công cụ – dụng cụ được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả địng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ được làm ngược lại với phương pháp nhập trước- xuất trước. Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp này giông như phương pháp nhập trước – xuất trước, nhưng sử dụng phương pháp nhập sau – xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh kịp thời giá cả thị trường của vật liệu, công cụ – dụng cụ. * Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ). Trong đó: Giá thực tế VL, CCDC xuất dùng = Số lượng VL, CCDC xuất dùng x Giá đơn vị bình quân - Phương pháp thực tế bình quân cả kỳ dự trữ Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ nhưng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu, công cụ – dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị vật liệu, công cụ – dụng cụ. Căn cứ vào lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất dùng trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ x Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Ưu điểm: giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ – dụng cụ so với phương pháp nhập trước- xuất trước, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ. Nhược điểm: dồn công việc vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời phương pháp này cũng phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ. - Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập Theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho. Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho sau mỗi lần nhập bình quânsau = mỗi lần nhập Lượng thực tế VL, CCDC tồn sau mỗi lần nhập Ưu điểm: phương pháp này cho phép kế toán tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho vừa chính xác vừa cập nhật. Nhược điểm: tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Phương pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh diểm vật liệu, công cụ – dụng cụ và lần nhập của mỗi loại không nhiều. - Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Theo phương pháp này kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho theo từng danh điểm. Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) bình quân = cuối kỳ trước Lượng thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) Ưu điểm: phương pháp này đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu, công cụ – dụng cụ trong kỳ. Nhược điểm: độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả vật liệu, công cụ – dụng cụ, trường hợp giá cả thị trường vật liệu, công cụ – dụng cụ có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác. * Phương pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định được lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, công cụ – dụng cụ với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từnh nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng vật liệu, công cụ – dụng cụ tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định được giá thực tế của vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho trong kỳ. Giá trị thực tế Số lượng tồn Đơn giá VL, VL, CCDC = kho cuối x CCDC nhập tồn kho cuối kỳ kỳ kho lần cuối Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế VL, CCDC = VL, CCDC + VL, CCDC - VL, CCDC xuất kho nhập kho tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ * Phương pháp hệ số giá Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, công cụ – dụng cụ giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập – xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuát, tồn kho vật liệu, công cụ – dụng cụ trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu, công cụ – dụng cụ ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu, công cụ – dụng cụ bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán. Giá thực tế VL, CCDC + Giá thực tế VL, CCDC Hệ số giá VL, tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ CCDC = Giá hạch toán VL, CCDC + Giá hạch toán VL, CCDC tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ Giá thực tế Hệ số giá Giá hạch toán VL, CCDC = VL, CCDC x VL, CCDC xuất kho xuất kho Ưu điểm: phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về vật liệu, công cụ – dụng cụ trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Nhược điểm: phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, công cụ – dụng cụ và đội ngũ kế toán có chuyên môn cao. Có nhiều phương pháp tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ như đã trình bày ở trên nhưng mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong những phương pháp đó. Vì mỗi phương pháp đều có ưu, nhược điểm riêng nên áp dụng phương pháp nào cho phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất là vấn đề cần đặt ra cho mỗi doanh nghiệp. 3.2)Các phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng: Về mặt giá trị trong quá trình sử dụng công cụ dụng cụ hao mòn dần và chuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh bởi vậy để tính chính xác phần giá trị của công cụ dụng cụ phân bổ vào chi phí sản xuất kế toán thường dùng các phương pháp phân bổ sau đây: -Phân bổ nhiều lần (nhiều kỳ ) +Căn cứ vào giá trị thực tế của xuất dùng công cụ dụng cụ, kế toán tiến hành tính toán và phân bổ giá trị công cụ dụng cụ thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh doanh từng kỳ hạch toán phải chịu số phân bổ cho từng kỳ được tính theo công thức sau: Giá trị công cụ dụng cụ Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ = cho từng kỳ số kỳ sử dụng +Trường hợp mà doanh nghiệp chỉ phân bổ hai lần thì khi xuất tiến hành phân bổ nghay 50%giá trị thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng và chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ đó.Khi báo hỏng sẽ phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị cụ thể là vào bộ phận báo hỏng, giá trị còn lại của công cụ dụng cụ báo hỏng được xác định như sau. Giá trị còn 1/2 giá trị Phế liệu Tiền bồi thường lại của CCDC = CCDC - thu hồi - do làm hỏng báo hỏng báo hỏng (nếu có) (nếu có) III - Kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ 1)Chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình nhập xuất vật liệu và công cụ dụng cụ là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên các sổ sách kế toán, đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lượng từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ thực hiện quản lý có hiệu quả phục vụ nhu cầu về vật liệu và công cụ dụng cụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo chế độ chứng từ kế toán qui định và ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính các chứng từ kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ bao gồm: -Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) dùng để xác định số lượng vật tư sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng xác định tránh nhiệm với người liên quan và ghi sổ kế toán phiếu nhập kho được sử dụng trong mọi trường hợp nhập kho của mọi vật liệu và công cụ dụng cụ. -Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư sản phẩm hàng hoá xuất kho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện điịnh mức tiêu hao vật tư, phiếu xuất kho được lập cho một hay nhiều thứ vật tư, sản phẩm , hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03-VT) Được dùng để theo dõi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến đơn vị khác trực thuộc, phiếu là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) Theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất kho một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong một tháng cho bộ phận sử dụng vật tư theo hạn mức, phiếu này làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng vật tư theo định mức. -Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số ._.05-VT)xác định qui cách và số lượng vật tư, sản phẩm hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. -Thẻ kho( mẫu số 06-VT)theo dõi số lượng nhập xuất-tồn kho từng thứ vật tư, sản phẩm hàng hoá ở từng kho. Thẻ kho còn được dùng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư, sản phẩm hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT) theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng và làm căn cứ tính giá thành sản phẩm, kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư. -Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá(mẫu số 08-VT) xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, sản phẩm hàng hoá có tại kho tại thời điểm kiểm ke, biên bản này làm căn cứ xác định trong việc bảo quản, xử lý vật tư, sản phẩm hàng hoá thừa-thiếu và ghi sổ kế toán. 2)Các sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ. Để kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các thẻ kế toán chi tiết như sau: -Sổ (thẻ) kho. -Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ. -Sổ đối chiếu luân chuyển. -Sổ số dư. -Sổ (thẻ) kho(mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất-tồn kho của từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ theo từng kho, thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: tên , nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính , mã số vật tư và sau đó giao cho thủ kho để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng ngày về mặt số lượng.Thẻ kho được dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp nào. -Sổ (thẻ) kế toán chi tiết sổ đối chiếu luân chuyển. -Sổ số dư được sử dụng để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn vật liệu về công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả mặt số lượnh tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập-xuất tồn kho vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản nhanh chóng và kịp thời. 3)Các phương pháp hạch toán chi tiết và công cụ dụng cụ. 3.1)Phương pháp thẻ song song. Nội dung hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song giữa kho và phòng kế toán như sau: + ở kho: việc ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhập – xuất các chứng từ nhập – xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, số thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi ( hoặc kế toán xuống kho nhận ) các chứng từ nhập – xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. + ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu “ với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Ưu điểm: phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép và dễ pháp hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn kho của từng danh điểm vật liệu kịp thời, chính xác. Nhược điểm: việc ghi chép trùng lắp (số lượng nhập – xuất – tồn được theo dõi trên cả kho và phòng kế toán). Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối kỳ do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Do vậy, phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu. Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Số thẻ Số tờ Tên vật tư Số danh điểm Đơn vị tính Kho Chứng từ Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Bảng tổng hợp Nhập – xuất - tồn kho vật liệu Tháng … năm … Số danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL ST SL ST SL ST SL ST Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nội dung của phương pháp + ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. + ở phòng kế toán: kế toán chỉ mở “ Sổ dối chiếu luân chuyển” theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm vật liệu và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào bảng kê này để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển”. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với “Sổ đối chiếu luân chuyển” đồng thời từ ”Sổ đối chiếu luân chuyển” lập “Bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn kho vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu . Ưu điểm: phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán. Nhược điểm: dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Với ưu, nhược điểm trên phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển chỉ áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển như sau: Sổ đối chiếu luân chuyển Năm Kho Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Số dư đầu T1 Luân chuyển T1 Số dư cuối T2 SL ST Nhập Xuất SL ST SL ST SL ST Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp vật liệu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.3. Phương pháp số dư + ở kho: giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật tư. Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ.Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. + ở phòng kế toán : định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn kho vật tư. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm vật liệu trên ”Sổ số dư” với tồn kho trên ”Bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn”.Từ “Bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn “ kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu . Ưu điểm: tránh được việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. Nhược điểm: Việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai xót gặp nhiều khó khăn.Vì vậy, phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Phương pháp sổ số dư được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất kho (chứng từ nhập, xuất) nhiều thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu. Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày …. đến ngày …. tháng …. năm Nhóm vật liệu Sốlượng chứng từ Số hiệu Số tiền Ngày …. tháng … năm Người nhận Người giao sổ số dư Năm Kho Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Số danh điểm Tên vật liệu Tồn kho cuối T1 Tồn kho cuối T2 SL ST SL ST SL ST bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn kho vật liệu Tháng …. năm Kho Số danh điểm Tên vật liệu Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày..Đến ngày.. Từ ngày..Đến ngày.. Cộng nhập Từ ngày..Đến ngày.. Từ ngày.. Đến ngày Cộng xuất Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhân chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu IV. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ Để hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. -Phương pháp KKTX: Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu, công cụ - dụng cụ nói riêng. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. -Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Trị giá vật tư, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Trị giá vật tư Tổng trị giá vật tư, Trị giá vật tư, Trị giá vật tư, hàng hoá = hàng hoá mua vào + hàng hoá tồn - hàng hoá tồn xuất kho trong kỳ đầu kỳ cuối kỳ 1. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ theo phương pháp KKTX 1.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu * Tài khoản sử dụng - TK 152 “ Nguyên liêu, vật liệu” Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu TK 152: Bên nợ: + Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác. + Phản ánh trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: + Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuât kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. + Phản ánh trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán. + Phản ánh trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Dư nợ: giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thường các doanh nghiệp chi tiết tài khoản này theo vai trò và công dụng của vật liệu như: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu … - TK 151” Hàng mua đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp. TK 151 có kết cấu: Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường Bên có: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng Dư nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho * Chứng từ Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ ở doanh nghiệp thường bao gồm: hoá đơn bán hàng ( nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp ), hoá đơn giá trị gia tăng ( nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ), hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiêu xuất kho … tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối vói doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ( thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ ), thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. - Nguyên vật liệu thu mua nhập kho + Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu ): Giá thực tế vật liệu Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112, 141 …:Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua ( do mua nhiều, do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm … ) hay hàng doanh nghiệp đã mua nay trả lại cho chủ hàng (nếu có), ghi: Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112: số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (1388): số được người bán chấp nhận Có TK 152 (chi tiết vật liệu): số giảm giá hàng mua được hưởng hay hàng mua trả lại theo giá không có thuế Có TK 133 (1331): thuế GTGT không được khấu trừ tương ứng với số giảm giá hay hàng mua trả lại Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi: Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112: số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (1388): số tiền người bán chấp nhận Có TK 711: số chiết khấu thanh toán được hưởng + Trường hợp hàng đang đi đường Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112, 141 .. . Sang tháng sau khi hàng về ghi: Nợ TK 152: nếu nhập kho (chi tiết vật liệu) Nợ TK 621, 627: xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có TK 151: hàng đi đường kỳ trước đã về + Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331 Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi đỏ. + Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán Khi ứng trước tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111,112, 311 Khi người bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: phần được ghi vào giá nhập kho Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: giá thanh toán theo hoá đơn + Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu Nợ TK 152: phần được tính vào giá vật liệu Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 .. . + Nếu khi nhập kho phát hiện vật liệu thiếu so với hoá đơn, thì tuỳ theo nguyên nhân, kế toán ghi: Khi nhập Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế GTGT đầu vào Nợ TK 138 (1381): trị giá số thiếu (không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn Khi xử lý Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu Nợ TK 152: người bán giao tiếp số thiếu Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu Nếu người bán không còn hàng Nợ TK 331: ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu Có TK 133 (1331): thuế GTGT ( của số hàng thiếu) Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 1388, 334: cá nhân phải bồi thường Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thiếu Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 821: số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu + Nếu khi nhập kho phát hiện thấy vật liệu thừa so với hoá đơn thì kế toán có thể ghi như sau: Nếu nhập toàn bộ Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): trị giá toàn bộ số hàng ( giá không có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381): trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: Nếu trả lại cho người bán Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 (chi tiết vật liệu): trả lại số thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ ngyên nhân ghi tăng thu nhập Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Có TK 721: số thừa không rõ nguyên nhân Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập còn số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002 + Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao cho chủ hàng được giảm giá, ghi: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số giao trả hoặc giảm giá - Nhập kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thành sản xuất thực tế Có TK 154: vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho - Nhập kho vật liệu từ các nguồn khác Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như: nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa .. . Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu tăng thêm Có TK 411: nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, nhận góp vốn liên doanh Có TK 412: đánh giá tăng vật liệu Có TK 336: vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642: thừa trong định mức tại kho Có TK 3381: thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 721: dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu nhập kho Có TK 222, 128: nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241: nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ Hạch toán biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc) do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK 331, 111, 112, 311… Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Nợ TK 331, 111, 112, 1388… Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính Nợ TK 331, 111, 112, 1388… Có TK 711 Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu Với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKTX thì khi xuất kho vật liệu phải lập “ Phiếu xuất kho” hoặc “ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” thủ kho và người nhận vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận lượng vật liệu xuất kho theo phiếu xuất. +Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ Nợ TK 627 (6272-chi tiết phân xưởng): xuất dùng cho phân xưởng, bộ phận sản xuất Nợ TK 641 (6412): xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642 (6422): xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất dùng + Xuất góp vốn liên doanh Căn cứ vào giá gốc ( giá thực tế) của vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá tri vốn góp sẽ được phản ánh vào tái khoản 412 “ Chênh lệch đánh giá lại tài sản “ Nợ TK 222: giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128: giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ ( Có )TK 412: phần chênh lệch Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ): giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh + Xuất thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK 154: giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152: giá thực tế ( chi tiết vật liệu ) + Giảm do vay tạm thời Nợ TK 138 (1388): cho cá nhân, tâp thể vay tạm thời Nợ TK 136 (1368): cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ): giá thực tế vật liệu cho vay + Giảm do các nguyên nhân khác ( nhượng bán, trả lương, trả thưởng, biếu tặng, phát hiện thiếu .. .) Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn (giá thực tế) của vật liệu xuất dùng cho các mục đích: Nợ TK 632: nhượng bán xuất trả lương, trả thưởng,biếu tặng Nợ TK 642: thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 138(1381): thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 138 (1388), 334: thiếu cá nhân phải bồi thường Nợ TK 412: phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại Có TK 152: giá thực tế vật liệu thiếu Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp KKTX ( tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK 331, 111, 112, TK 152 TK 621 TK1331 Tăng do mua ngoài Thuế VAT được khâu trừ Hàng đi đường kỳ trước Nhận cấp phát, vốn góp liên doanh Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý, XDCB Xuất để chế tạo sản phẩm Xuất kho vốn liên doanh Xuất NVL trả vốn góp liên doanh Xuất thuê ngoài gia công chế biến Thiếu phát hiện qua kiểm kê Đánh giá giảm Đánh giá tăng 141, 311 .. . TK 627,641, 642, 241 TK 151 TK 128, 222 TK 411 TK 412 TK 411 TK154 TK 154 TK 642, 3381 TK 1381, TK 128, 222 TK 412 Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp KKTX (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 331, 111, 112, TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài (tổng giá thanh toán) Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất để chế tạo sản phẩm Xuất cho nhu cầu khác ở phân xưởng, xuất phục vụ bán hàng, quản ly, XDCB 141, 311 .. . TK 151, 411, 222 .. . TK 627, 641, 642 .. . 1.2. Hạch toán tổng hợp công cụ - dụng cụ * Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng để hạch toán công cụ - dụng cụ là TK 153 “ Công cụ - dụng cụ” Nội dung của tài khoản này như sau: Bên nợ: - Giá thực tế của công cụ - dụng cụ tăng trong kỳ (KKTX) - Giá thực tế công cụ - dụng cụ tồn cuối kỳ (KKĐK) Bên có: - Giá thực tế của công cụ - dụng cụ giảm trong kỳ (KKTX) - Giá thực tế của công cụ - dụng cụ tồn đầu kỳ (KKĐK) Dư nợ: Giá thực tế của công cụ - dụng cụ tồn kho Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 + TK 1531 “ Công cụ - dụng cụ “ + TK 1532 “Bao bì luân chuyển” + TK 1533 “Đồ dùng cho thuê” Nội dung phản ánh và phương pháp hạch toán trên TK 153 tương tự TK 152. Tuy nhiên vì là tư liêu lao động nên việc hạch toán xuất dùng công cụ - dụng cụ có só khác biệt sau: * Phương pháp hạch toán công cụ - dụng cụ xuất dùng - Trường hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích thay thế, bổ sung một phần công cụ – dụng cụ cho sản xuất thì toàn bộ xuất dùng tính hễt vào chi phí trong kỳ (còn gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị ) Nợ TK 627 ( 6273- chi tiết phân xưởng ) : xuất dùng ở phân xưởng Nợ TK 641( 6413 ) : xuất dùng phục vụ cho tiêu thụ Nợ TK 642 (6423) : xuất phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Có TK 153 ( 1531 ) : toàn bộ giá trị xuất dùng - Trường hợp xuất dùng công cụ - dụng cụ có giá trị tương đối cao, quy mô tương đối lớn mà nếu áp dụng phương pháp phân bổ một lần trên sẽ làm cho chi phí kinh doanh đột biến tăng lên thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ hai lần ( còn gọi là phân bổ 50%). Theo phương pháp này khi xuất dùng kế toán phản ánh theo các bút toán sau: BT1> Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) BT2> Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng công cụ - dụng cụ Nợ TK 6273, 6413, 6423 .. . Có TK 142 (1421): 50% giá trị xuất dùng Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng Nợ TK 138, 334, 111, 152 .. .: phế liệu hồi hoặc bồi thường Nợ TK 6273, 6413, 6423 .. .: phân bổ nốt GTCL ( trừ thu hồi) Có TK 142 (1421): giá trị còn lại ( 50% giá trị xuất dùng) - Trường hợp công cụ - dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí ( còn gọi là phương pháp phân bổ dần nhiều lần). Khi xuất dùng, kế toán phản ánh các bút toán sau: BT1> Phản ánh 100% giá trị xuất dùng Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) BT2> Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần Nợ TK 6273, 6413, 6423 Cớ TK 142 (1421): giá trị phân bổ mỗi lần Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn. Khi báo hỏng, mất hay hết thời hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thường của người làm mất, hỏng .. .giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ hai lần. Sơ đồ hạch toán xuất dùng công cụ - dụng cụ theo phương pháp KKTX TK 153 (1531) TK 627, 641, 642 Giá thực tế CCDC xuất dùng theo phương pháp phân bổ 100% 50% phân bổ vào chi phí kỳ xuất dùng 50% giá trị thực tế CCDC hỏng Phế liệu thu hồi và tiền bồi thường Phân bổ vào chi phí của từng kỳ hạch toán Giá thực tế CCDC (phương pháp phân bổ 50%) Phương pháp phân bổ dần TK 142 TK152, 138 * Phương pháp hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển Khi xuất dùng bao bì luân chuyển: Nợ TK 142 (1421): toàn bộ giá thực tế bao bì luân chuyển Có TK 153 (1532) xuất dùng Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán xác định giá trị hao mòn của bao bì để phân bổ vào chi phí, giá trị của số bao bì bị hư hỏng, mất mát, từ đó tính ra giá trị còn lại của bao bì nhập kho và ghi: Nợ TK 641: phân bổ giá trị hao hòn của bao bì vào chi phí bán hàng Nợ TK 152: tính vào giá trị vật liệu mua ngoài Nợ TK 138, 821: giá trị của bao bì bị hư hỏng, mất mát Có TK 142: gía thực tế của bao bì nhập lại ( giá xuất kho) * Phương pháp hạch toán đồ dùng cho thuê Khi chuyển công cụ - dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho: Nợ TK 153 (1533): giá thực tế đồ dùng cho thuê Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Có TK 153 (1531): chuyển dụng cụ thành đồ dùng cho thuê Có TK 331, 111, 112 .. .: tổng giá thanh toán Khi xuất đồ dùng cho thuê, ghi: Nợ TK 142 (1421): toàn bộ giá trị xuất dùng Có TK 153 (1533) Xác định giá trị hao mòn đồ dùng cho thuê Nợ TK 821: nếu hoạt động cho thuê không thường xuyên Nợ TK 627 (6273): nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thường xuyên ( chính hoặc phụ) ` Có TK 142 (1421): giá trị hao mòn Đồng thời phản ánh số thu về cho thuê: Nợ TK 111, 112, 131, 1388 .. .: tổng số thu cho thuê Có TK 333 (3331): thuế GTGT phải nộp Có TK 721: nếu là hoạt động không thường xuyên Có TK 511: nếu là hoạt động thường xuyên Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, ghi: Nợ TK 153 (1533): giá trị còn lại Có TK 142 (1421): giá trị còn lại 2. Hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ theo phương pháp KKĐK * Tài khoản sử dụng - TK 611- mua hàng ( tiểu khoản 6111- mua nguyên, vật liệu) Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên, vật liệu, công cụ - dụng cụ theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu, công cụ - dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt .. .trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 6111 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loai vật tư, hàng hoá. - TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại Bên nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ Bên có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Dư nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho - TK 153 - công cụ - dụng cụ:sử dụng để theo dõi giá thực tế công cụ - dụng cụ, bao bì luân chuyển tồn kho Bên nợ: giá thực tế công cụ - dụng cụ tồn kho cuối kỳ Bên có: kết chuyển giá thực tế công cụ - dụng cụ tồn kho đầu kỳ D._.ợc áp dụng từ nhiều năm nay. Nhằm phục vụ cho công tác tính giá trị thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng theo giá hạch toán(giá kế hoạch ). Khi xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ cho các đối tượng sử dụng, căn cứ vào giá hạch toán quy định và căn cứ vào bảng chi tiết xuất vật liệu, kế toán lập bảng chi tiết xuất vật liệu cho đối tượng sử dụng. Số liệu dòng cột số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ I của bảng chi tiết xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng phải khớp với số liệu dòng số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ I cột cộng tuần kỳ cuả bảng chi tiết vật liệu xuất kho . Tương tự số liệu dòng cột cột số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ II của bàng chi tiết xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng phải khớp với số liệu dòng số hiệu bảng kê giao chứng từ II cột cộng tuần kỳ của bảng chi tiết vật liệu xuất kho. Các cột, dòng tương ứng của hai bảng phải khớp nhau. Theo số liên hoàn, kế toán căn cứ vào bảng chi tiết xuất vật liệu quý III/2002 TK 152 .1B để phân loại và lập bảng chi tiết vật liệu xuất kho theo đối tượng sử dụng, theo định khoản Nợ TK 621 1.971.601.500 Phân xưởng đúc 1.524.241.800 Phân xưởng cơ khí 90.817.100 Phân xưởng G-H-R 158.539.600 Tổ cưa 198.003.000. Nợ TK 627 (PX Cơ dụng) 10.734.800 Nợ TK 642 137.500 Có TK 152 (152.1B) 1.982.473.800 Và số liệu được ghi vào cột số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ. Bảng chi tiết xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng Quý iii/2002-tk 152.1b Tài khoản nợ Số hiệu bảng kê giao nhận chứng từ Công suất trong quý Vật liệu còn lại Vật liệu sử dụng trong quý Chính Phụ hay đơn hàng I II Đầu quý Cuối quý 621 1060296153 911305347 1971601500 1971601500 PX Đúc 793551770 730690030 1524241800 1524241800 PX Cơ khí 42003642 48813458 90817100 90817100 PX Gò Hàn Rèn 10895500 49584600 158539600 158539600 Tổ cưa 115785741 82217259 198003000 198003000 627 2202302 8532498 10734800 10734800 Cơ dụng 2202302 8532498 10734800 10734800 Ô Tô 642 137500 137500 137500 632 138.8 Cơ dụng Cộng: 1062635955 917837845 1982473800 1982473800 Căn cứ vào các bảng chi tiết xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng, kế toán lập bảng tổng hợp, phân tích xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng. Bảng tổng hợp phân tích xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng(trang98) -Số liệu từ các bảng tổng hợp phân tích nhập và bảng xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng làm cơ sở để lập bảng kê số 3. Bảng kê số 3 được lập như sau: I/Số dư đầu kỳ (quý ): Căn cứ vào giá hạch toán và giá thực tế tồn cuối quý II/2002của tài khoản 152 và tài khoản 153 kế toán ghi vào dòng số dư đầu kỳ theo cột giá HT, GIá TT tương ứng của từng tài khoản . II/ Số phát sinh trong kỳ (quý). Căn cứ vào bảng tổng hợp , phân tích nhập vật liệu theo đối tượng , cùng các NKCT liên quan (NKCT số 1, NKCT số 5 , NKCT số 7...) kế toán ghi vào dòng số phát sinh trong kỳ theo các dòng cột giá HT, giá TT của TK 152 và tài khoản 153 tương ứng. III/ Cộng số dư đầu kỳ với số phát sinh trong kỳ ghi vào dòng cộng tương ứng theo giá HT và giá TT (III=I+II). IV/ Hệ số chênh lệch: Hệ số chênh lệch của NVL và CCDC được tính như sau : Hệ số chênh lệch = Giá thực tế của tổng. số dư đầu quý và phát sinh trong quý - Giá hạch toán của tổng số dư đầu quý và phát sinh trong quý x 100% Giá hạch toán của tổng số dư đầu quý và phát sinh trong quý Ta có : Hệ số chênh lệch của tài khoản 152 = 9.902.066.659 - 9.918.296.142 = -0,16% 9.918.296.142 Hệ số chênh lệch của tài khoản 153 = 715.040.335 - 716.672.163 = -0,23% 716.672.163 V/ Xuất dùng trong kỳ: Căn cứ vào số liệu dòng cột giá HT trên bảng tổng hợp , phân tích xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng , kế toán ghi vào dòng xuất dùng trong kỳ cột giá HT của TK 152, TK153,.Số liệu dòng xuất dùng trong kỳ cột giá TT cột gia HT của tài khoản 152, TK153. Số liệu dòng xuất dùng trong kỳ cột giá TT được xác định dựa vào hệ số chênh lệch và gía trị hạch toán của Vật liệu , công cụ dụng cụ. Giá thực tế VL,CCDC Giá hạch toán VL,CCDC Hệ số Xuất dùng = xuất dùng * 1+ chênh lệch VI/Số tồn kho cuối quý Số tồn cuối quý = Các dòng (III – V) của các cột tương ứng . Như vậy căn cứ vào bảng tổng hợp phân tích nhập vật liệu theo đối tượng sử dụng quý III kế toán lập bảng kê số 3 là bảng tính giá thực tế VL, CCDC TK 152, TK 153 như sau. Bảng kê số 3 Tính giá thực tế VL và CCDC (TK 152,153) Quý III/2002 Số TT Chỉ tiêu TK 152- Nguyên liệu, VL TK153-CCDC Giá HT Giá TT GIá HT Giá TT 1 I/Số dư đầu quý 3605458531 3599158244 440791163 439170415 2 II/Số phát sinh trong quý 6312837611 6302908415 275881000 275869920 3 Từ NKCT số1 (ghi:có TK 111) 63211661 63211661 18251000 18251000 4 Từ NKCT số 5 (ghi: Có TK 331) 6010147596 6000218400 257630000 257618920 5 Từ NKCT số 7 (ghi: có TK 154) 239478354 239478354 9 Từ NKCT khác(ghi : Có TK 138.8) 10 III/ Cộng số dư đầu quý và phát sinh trong quý(I+II) 9918296142 9902066659 716672163 715040335 11 IV Hệ số chênh lệch -0,0016 -00,23 12 V/ Xuất dùng trong quý 5648533340 5639496000 418251900 417290000 13 VI/ Tồn kho cuối quý (III-V) 4269762802 4262570659 298420263 297750335 Ngày 15 tháng 10 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng -Từ bảng kê số 3, kế toán tính được cột chênh lệch và giá thực tế của bảng tổng hợp phân tích xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng . Căn cứ vào số liệu này, kế toán lập bảng phân bổ NVL, CCDC quý III/2002 như sau:  Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu , ccdc Quý III/2002 Số thị trường Ghi có các TK Đối tượng SD(ghi nợ các TK) Tài khoản 152 Tài khoản153 Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 TK 621 5025571640 5017532000 -PX đúc 1524241800 1521803000 -PX cơ khí 2999908640 2995109000 -PX GHR 303418200 302933000 -Tổ cưa 198003000 197687000 2 TK627 570486221 569572000 318740620 318009000 -PX đúc 358916100 358342000 195340382 194895000 -PX cơ khí 48652554 48575000 58538616 58224000 -PX GHR 20723860 20960000 12268531 12240000 -PX cơ dụng 76459994 76337000 31411582 31339000 -Đội xe 65733713 65628000 10015509 9992000 -Tổ cưa 11346000 11319000 3 TK 214.3 750000 749000 5480000 4 TK 642 51725479 51643000 54421000 5 TK 632 6 TK 142 Cộng 5648533340 5639496000 418251900 417290000 Ngày 10 tháng 10 năm 2002 Người lập bảng Kế toán trưởng Tóm lại : Giữa việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ có mối quan hệ mật thiết với nhau. Tổng của các bảng phân tích nhập vật liệu theo đối tượng phải bằng tổng của các tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp phân tích nhập vật liệu. Số liệu trên các sổ sách kế toán phải khớp với nhau như : Số liệu tổng cộng giá trị HT và giá trị thực tế trên các bảng tổng hợp phân tích xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng và bảng tổng hợp phân tích xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng và bảng tổng hợp phân tích xuất CCDC theo đối tượng phải khớp với các tổng số tương ứng trên bảng phân bổ. Toàn bộ CCDC của công ty được hạch toán như NVL nên toàn bộ sổ sách áp dụng, cách thức ghi chép và tính toán, trình tự vào các sổ sách cũng như các trình tự vào sổ của vật liệu như trên. 5.3 ) Hạch toán kiểm kê kho vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty chế tạo bơm Hải Dương. Hàng năm công ty tiến hành kiểm kê một lần vào ngày 31 tháng 12 nhằm xác định số lượng vật tư tồn kho phát hiện những trường hợp thiếu hụt hư hỏng mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. -Trước khi tiến hành kiểm kê phải khoá sổ sách xác định số dư tồn kho ở thời điểm cuối và đối chiếu số liệu giữa kế toán vật tư và thủ kho về số liệu thực tế so với số liệu sổ sách để xác định nguyên nhân thừa thiếu . -Khi kiểm kê xong kế toán vật liệu tổng hợp các bảng kê vật tư hành hoá lập lên báo cáo tổng hợp kiểm kê vật tư hàng hoá tồn kho , báo cáo tổng hợp kiểm kê vật tư hàng hoá được lập như sau. Phần thứ ba Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty chế tạo bơm Hải Dương I. Nhận xét khái quát về kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty chế tạo bơm Hải Dương. Công ty chế tạo bơm hải dương đã phát triển và trở thành, là một công ty có quy mô sản xuất lớn và trình độ cao. Có được sự trưởng thành và quy mô sản xuất lớn là cả một sự phấn dấu không ngừng của toàn thể CBCNV trong công ty cùng với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý của công ty cũng từng bước được nâng cao. Công ty nhanh chóng hoà nhịp bước đi của mình, từng bước hoàn thiện công tác kế toán phục vụ tốt quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Là đơn vị sản xuất bơm chủ lực ngày càng lớn mạnh về nhiều mặt , việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của công ty ngày càng ổn định và phát triển. Vật liệu và công cụ dụng cụ là tiền đề chính, là cơ sở để xây dựng nên các sản phẩm. Vì vậy công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu công cụ dụng cụ nói riêng ở công ty không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Việc thu mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ở công ty thực hiện tốt, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mua về qua kiểm nghiệm đảm bảo chất lượng rồi mới nhập kho . Khối lượng vật liệu và công cụ dụng cụ nhập về kho hàng năm tương đối lớn, chủng loại phong phú và luôn đáp ứng nhu cẩu sản xuất. Công ty có hệ thống kho tàng tương đối tốt , vật liệu và công cụ dụng cụ được sắp xếp hợp lý theo từng chủng loại, công dụng tính chất , cán bộ công nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao trong việc bảo quản vật tư, tránh được hiện tượng xâm phạm tài sản công ty. Tình hình nhập và sử dụng vật liệu và công cụ dụng cụ ở công ty được theo dõi chặt chẽ , đảm bảo phản ánh kịp thời , chính xác số liệu cho việc tập hợp chi phí sản xuất tiết kiệm vật tư để lại hiệu quả cao. Hàng năm, phòng điều độ vật tư lên bảng định mức vật liệu và công cụ dụng cụ cho từng phân xưởng rất cụ thể chi tiết , việc làm này tạo điều liện cho phân xưởng sản xuất tiết kiệm vật tư để mang lại hiệu quả cao. Trong thời gian thực tập tại công ty chế tạo bơm Hải Dương do thời gian ít nên tôi không có đủ điều kiện để tìm hiểu toàn bộ công tác kế toán ở đây một cách kỹ lưỡng mà chỉ đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán về vật liệu và công cụ dụng cụ. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ , các phòng có đủ chức năng đáp ứng nhu cầu chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty đã đảm bảo quản lý và hạch toán các yếu tố chi phí vật liệu và công cụ dụng cụ của quá trình sản xuất một cách tiết kiệm và có hiệu quả . Cụ thể là hàng quý công ty tiến hành kiểm kê số lượng vật tư tồn trong kho, có biện pháp xử lý nhanh gọn đối với những vi phạm về vật tư hàng hoá. Việc quản lý vật tư theo định mức và kế hoạch đã góp phần tiết kiệm chi phí vật liệu cà công cụ dụng cụ . Bên cạnh đó công ty còn khuyến khích công nhân thu lượm phế liệu, phế phẩm. Phòng kế toán tài chính của công ty gồm 9 người được bố trí gọn nhẹ với đội ngũ nhân viên có trình độ, có năng lực, có nhiệt tình và trung thực . Phòng đã xây dựng được hệ thống sổ sách kế toán, cách thức ghi chép phương pháp hạch toán một cách khoa học và hợp lý phù hợp với yêu cầu mục đích của chế độ kế toán mới, đáp ứng đầy đủ thông tin một cách rõ ràng, nhanh chóng , hữu dụng đối với từng yêu cầu quản lý của công ty và của từng đối tượng liên quan khác. Tuy có nhiều ưu điểm đạt được, nhưng công ty cũng không tránh khỏi những khó khăn, tồn tại cần khắc phục khi áp dụng chế độ kế toán mới , nhất là trong việc hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ. Những tồn tại đó được biểu hiện cụ thể là: -Công ty sử dụng giá hạch toán để tính giá trị thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho. Theo phương pháp này , giá vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho tính theo giá cũ thường thấp hơn giá mới , dẫn đến chi phí vật liệu và công cụ dụng cụ thấp , giá thành sản phẩm sẽ hạ , hàng tồn kho sẽ có giá trị caodo đó ở các kỳ sau chi phí nguyên liệu và công cụ dụng cụ sẽ tăng lên. Theo tôi công ty nên xem xét lại phương pháp tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho. -Về thủ tục xuất nhập nguyên vật liệu trả đơn vị bán mặc dù hiện nay công ty đã có ban kiểm nghiệm nguyên vật liệu. Song vẫn có hiện tượng nguyên vật liệu xuát kho không đảm bảo chất lượng . đối với lượng vật liệu này , công ty xuất trả trực tiếp cho đơn vị bán và đổi vật liệu đủ chất lượng thông qua cán bộ cung tiêu nhưng bộ phận kế toán lại không tiến hành hạch toán trên giáy tờ. Việc làm này làm nghiệp vụ kinh tế phát sinh được xử lý thiếu khách quan. -Hệ thống sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ công ty đang áp dụng chưa được đầy đủ theo chế độ kế toán mới . -Thực tế việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán của công ty còn rất hạn chế . Đây là một nhược điểm lớn của công ty. Trong thời gian thực tập ở công ty, được đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ của công ty tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác này. II- Một số ý kiến nhằm đề xuất hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ ở công ty chế tạo bơm Hải dương. 1. Lựa chọn phương pháp tính giá tính giá trị vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho. Như đã trình bày ở phần nhận xét công ty chế tạo bơm Hải Dương tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá hạch toán. Công ty đã xây dựng được một hệ thống giá hạch toán tương đối hợp lý và áp dụng nhiều năm nay. Theo chuẩn mực kế toán hiện nay, việc tinhs giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được xác định bằng 1 trong 4 phương pháp sau: -Tính theo phương pháp giá đích danh. -Tính theo phương pháp bình quân gia quyền. -Tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. -Tính theo phương pháp nhập sau xuất trước. Để hạch toán kế toán chi phí nguyên vật liệu theo đúng chuẩn mực căn cứ vào thực tế của công ty, theo tôi công ty chế tạo bơm Hải Dương nên áp dụng tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này giá bình quân vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo công thức sau: Đơn giá thực tế Giá thực tế tồn đầu kỳ+ Giá thực tế nhập trong kỳ = bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất * Đơn giá bình quân. Như vậy bảng kê số 3 quý III/2002 sẽ được lập như sau: Bảng kê số 3 Tính giá thực tế VL và CCDC (TK 152,153) Quý III/2002 Số TT Chỉ tiêu TK 152- Nguyên liệu, vật liệu TK153- CCDC Số lượng Đơn giá Thành tiền SL ĐG TT 1 I/Số dư đầu quý 2 II/Số phát sinh trong quý 3 Từ NKCT số1 (ghi:có TK 111) 4 Từ NKCT số 5 (ghi: Có TK 331) 5 Từ NKCT số 7 (ghi: có TK 154) 9 Từ NKCT khác(ghi : Có TK 138.8) 10 III/ Cộng số dư đầu quý và phát sinh trong quý(I+II) 11 IV /Đơn giá bình quân 12 V/ Xuất dùng trong quý 13 VI/ Tồn kho cuối quý (III-V) Ngày 15 tháng 10 năm 2002 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Cách lập bảng kê số 3 tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo phương pháp tính giá bình quân gia quyền. I/ Số dư đầu kỳ : Căn cứ vào số liệu tồn cuối quý trước kế toán ghi vào dòng số dư đầu kỳ , cột số lượng và cột thành tiền tương ứng (cột 1,3và cột 4,6). Lấy dòng số tiền dư đầu kỳ chia cho dòng số lượng dư đầu kỳ được giá bình quân đầu kỳ và ghi vào cột 2, cột 5 dòng dư đầu kỳ. II/Số phát sinh trong kỳ : Căn cứ vào bảng tổng hợp, phân tích nhập vật liệu theo đối tượng sử dụng và các NKCT liên quan (NKCT số 1, NKCT số 5, NKCT số 7...) kế toán ghi vào dòng số phát sinh trong kỳ theo các dòng cột , số lượng , đơn giá, thành tiền của tài khoản 152, 153 tương ứng. III/ Dòng cộng số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ ghi vào dòng cộng tương ứng của cột số lượng và cột thành tiền (III=I+II). IV/Đơn giá bình quân : Lấy cột thành tiền dòng III chia cột số lượng dòng III dược đơn giá bình quân . V/ Xuất dùng trong kỳ : Căn cứ vào sổ tổng hợp số lượng vật liệu , công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ , kế toán ghi vào số lượng dòng xuất trong kỳ . Sau đó lấy tổng số lượng xuất trong kỳ nhân với đơn giá bình quân được tổng tiền xuất dùng trong kỳ và ghi vào cột thành tiền dòng xuất dùng tương ứng vật liệu, công cụ dụng cụ. VI/ Số dư cuối kỳ : Lấy dòng (III) cộng số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ trừ đi dòng (V) xuất dùng trong kỳ của từng cột tương ứng được số dư cuối kỳ. 2. Để hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ: Để hoàn thiện hơn nũa phương pháp hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ theo tôi công ty nên hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ. Cụ thể công ty nên xây dựng hệ thống “ Bảng tổng hợp nhập – xuất- tồn” ghi theo chỉ tiêu giá trị cho từng loại vật liệu và công cụ dụng cụ. Số liệu trên bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn được dùng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và bảng kê tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ của kế toán tổng hợp. 3.ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán của công ty. Hiện nay công ty đang sử dụng chương trình kế toán trên máy vi tính và thực hiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư. Phương pháp này rất khoa học nhưng chỉ phù hợp trong điều kiện kế toán thủ công. Do vậy để phù hợp với việc tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính hiện nay theo tôi ,công ty nên áp dụng kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song . Theo phương pháp này trình tự kế toán như sau: -ở kho : Thủ kho mở thẻ kho cho từng thứ nguyên vật liệu để ghi chepws , phản ánh tình hình nhập- xuất- tồ kho theo phương pháp sổ số dư. -ỏ phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật tư , sổ này mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu . Trên cơ sở sổ chi tiết vật tư, kế toán lập bảng tổng hợp Nhập –Xuất- Tồn của toàn công ty. Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Tên vật liệu: Gang đúc Cao Bằng LĐ05 Đơn vị tính: Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT Số dư 30/6/2002 2000 12500 25000000 07 08 13/7 16/7 Nhập kho gang đúc Cao Bằng 331 1950 35000 Xuất kho cho phân xưởng đúc 621 3100 ... ... ... ... ... ... Cộng P/S quý III/2002 Dư cuối quý Bảng tổng hợp Nhập- xuất -Tồn vật liệu, công cụ dụng cụ Quý III-2002 Đơn vị tính: Số TT Tên vật tư Công cụ dụng cụ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền ... ... ... ... ... ... Phần kết luận Trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nói riêng. Công tác quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ ở các đơn vị sản xuất gia công gĩư vai trò quan trọng . Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tốt hay không tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra . Do đó nó tác động đến sự sống còn của doanh nghiệp . Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ là công cụ đắc lực để quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ của doanh nghiệp . Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường , mặc dù phải đối mặt với nhiều biến chứng gay go phức tạp cuẩ cơ chế thị trường đem lại . song công ty chế tạo bơm Hải Dương vẫn là một công ty lớn có tiềm năng phát triển trong tương lai . Hiện nay chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ chiếm tới trên 75% giá thành sản xuất sản phẩm và 65% giá thành sản phẩm tiêu thụ, do đó việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ luôn là mục tiêu phấn đấu của công ty.Do vậy công tác hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ của công ty ngày càng được hoàn thiện. Dưới góc độ là một sinh viên thực tập lần đầu tiên được làm quen với thực tế công tác hạch toán của công ty, thời gian thực tập có hạn và chưa có kinh nghiệm thực tế . Vởy nên chưa có cách nhìn tổng quát, chưa thể nắm bắt hết những phức tạp trong thực tế kinh doanh của công ty. Tuy nhiên với sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo trong khoa kế toán của trường, của thầy giáo hướng dẫn , cũng như cán bộ viên chức phòng kế toán tài chính của công ty chế tạo bơm Hải Dương, tôi đã hoàn thành được đề tài nghiên cứu của mình. Trong bối cảnh hệ thống kế toán mới được chính thức áp dụng trong các doanh nghiệp , các ý kiến đề xuất tôi nêu ra đều cố gắng tạo điều kiện để công ty có thể vận dụng một cách linh hoạt và có hiệu quả hơn trong công tác hạch toán cũng như quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ của công ty. Rất mong được sự chỉ bảo , đóng góp ý kiến của các thày cô trong bộ môn kế toán của trường và các bạn đồng nghiệp để bài viết được hoàn thiện hơn. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn! Hải Dương, ngày tháng năm 2002 Sinh viên mục lục mở đầu 1 phần thứ nhất: lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ 2 1. Khái quát chung về vật liệu và công cụ dụng cụ 2 2. Yêu cầu quản lý 2 3. Nhiệm vụ của tổ chức và hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ 3 4. Những nội dung chủ yếu và hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ 4 II. Phân loại và đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ 4 1. Phân loại 4 1.1. Đối với vật liệu 4 1.2. Theo công dụng và tính chất của vật liệu trong sản xuất 4 1.3. Một số cách phân loại khác 5 1.4. Đối với công cụ dụng cụ 5 2. Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ 5 2.1. Yêu cầu tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ 6 3. Phương pháp tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ 6 3.1. Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá thực tế 6 3.1.1. Tính gía đầu vào của vật liệu, công cụ dụng cụ 6 3.1.2. Tính giá đầu ra của vật liệu công cụ dụng cụ 7 3.2. Các phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng 10 III. Kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ 11 1. Chứng từ kế toán 11 2. Các sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ 12 3. Các phương pháp hạch toán chi tiết công cụ dụng cụ 12 3.1. Phương pháp thẻ song song 12 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 14 3.3. Phương pháp sổ số dư 15 IV. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ 17 1. Hạch toán tổng hợp vật liệu công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên 18 1.1. Hạch toán tổng hợp 18 1.2. Hạch toán tổng hợp công cụ dụng cụ 25 2. Hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ 27 3. Hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ trên hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp 31 3.1. Hình thức nhật ký chung 31 3.2. Hình thức nhật ký sổ cái 31 3.3. Hình thức tự ghi sổ 32 3.4. Hình thức nhật ký - chứng từ 32 V. Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ 33 VI. Hạch toán dự phòng và giảm giá hàng tồn kho 34 1. Đối tượng và điều kiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 34 2. Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho 34 3. Tài khoản và phương pháp hạch toán 34 VII. Các hình thức sổ kế toán 34 1. Hình thức sổ kế toán 35 2. Hình thức chứng từ ghi sổ 36 3. Hình thức nhật ký chứng từ 38 4. Hình thức nhật ký chung 38 Phần thứ hai: Thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty chế tạo bơm hải dương I. Khái quát chung về Công ty chế tạo Bơm Hải Dương 41 1. Quy trình hình thành và phát triển của Công ty 41 1.1. Những yếu tố có tác động trực tiếp đến phát triển sản xuất kinh doanh 41 1.2. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty những năm gần đây 43 1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh 44 1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 45 1.5. Đặc điểm của quá trình công nghệ với sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp 48 1.6. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán 49 II. Tình hình thực tế tổ chức hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ ở Công ty chế tạo Bơm Hải Dương 52 1. Khái quát về vật liệu công cụ dụng cụ của Công ty 52 1.1. Các loại vật liệu công cụ dụng cụ của Công ty 52 1.2. Phân loại vật liệu 52 1.3. Tài khoản chi tiết nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ của Công ty 52 2. Quy định chế độ quản lý quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất -tồn và thanh quyết toán vật tư hàng hoá 53 2.1. Nguyên tắc chung 53 2.2. Quy định chế độ công tác chức năng quyền hạn trách nhiệm trong việc quản lý và quản lý vật tư hàng hoá 53 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho vật tư hàng hoá 55 3. Tính giá vật liệu công cụ dụng cụ 55 3.1. Giá vật liệu công cụ dụng cụ nhập kho 55 3.2. Giá vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho 56 4. Hạch toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ 56 4.1. ở kho 60 4.2. ở phòng kế toán 60 5. Hạch toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ 64 5.1. Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu và công cụ dụng cụ 64 5.2. Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu và công cụ dụng cụ 66 5.3. Hạch toán kiểm kê kho vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty chế tạo Bơm Hải Dương 72 Phần thứ ba: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty chế tạo bơm hải dương I. Nhận xét khái quát về kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty chế tạo Bơm Hải Dương 74 II. Một số ý kiến nhằm đề xuất hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ ở Công ty chế tạo bơm Hải Dương 75 1. Lựa chọn phương pháp tính giá trị vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho 75 2. Để hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ 77 3. ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán của Công ty 77 kết luận 79 Bảng chi tiết nhập vật liệu theo đối tượng Quý III năm 2002 - TK152.1B Tài khoản Nhóm 01 Nhóm 02 Nhóm 03 Nhóm 04 Nhóm 05 Nhóm 06 Nhóm 07 Nhóm 08H Nhóm 08S Nhóm 09 Cộng tuần kỳ Chính Phụ TK331 833.494.400 513.101.600 225.900.900 295.547.100 203.500.000 2.071.453.000 TK154 PX cơ khí 64.477.000 64.477.000 833.494.400 513.010.600 295.547.100 64.477.000 203.500.000 2.135.930.000 Sổ xuất vật liệu được ghi tương tự như sổ nhập vật liệu, nhưng trong sổ xuất vật liệu không phản ánh số giá thực tế của vật liệu. Khi xuất kho, kế toán sẽ tập hợp tất cả các phiếu xuất kho cho riêng từng nhóm vật liệu ghi vào sổ xuất vật liệu. Sau đó cũng từ sổ xuất vật liệu như trên, kế toán vào bảng phân tích vật liệu xuất theo đối tượng của TK152.1B như sau. Bảng chi tiết xuất vật liệu theo đối tượng Quý III năm 2002 - TK152.1B Số hiệu bản kê giao nhận chứng từ Nhóm 01 Nhóm 02 Nhóm 03 Nhóm 04 Nhóm 05 Nhóm 07 Nhóm 08 Nhóm 09 Cộng tuần, kỳ I 447.363.250 428.609.930 62.440.814 45.210.576 5.465.576 73.012.216 434.100 100.000 1.062.635.955 II 398.265.850 269.716.070 49.426.986 23.009.431 1.828.124 95.720.284 81.871.100 - 919.837.845 Cộng 845.629.100 698.326.000 111.867.800 68.219.500 7.293.700 168.732.500 82.305.200 100.000 1.982.473.800 Căn cứ vào các bảng chi tiết nhập - xuất vật liệu, kế toán lập sổ sổ dư như sau: Sổ số dư Quý III năm 2002 - TK152.1B - 01 Danh điểm VT Tên và quy cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Tồn 30/6/2002 Nhập Xuất Tồn Số lượng Thành tiên Số lượng Thành tiên Số lượng Thành tiên Số lượng Thành tiên A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 01 Gang Liên Xô Kg 2.000 4.120 8.240.000 520 1.040.000 3.600 7.200.000 02 Gang Cao Bằng Kg 2.000 12.500 25.000.000 209.817 419.634.000 211.397 422.479.000 10.920 21.840.000 03 Gang Trung Quốc Kg 2.500 3.500 8.750.000 45.780 114.450.000 44.125 110.312.500 5.155 12.887.500 ...... ..... ..... ..... ..... .... ..... ..... ..... ..... ..... ..... 09 Fe rô si lich Kg 8.900 846 7.529.400 828 7.369.200 1.520 13.528.000 154 1.370.000 Cộng 159.632.700 833.494.400 845.629.100 147.498.000 Bảng tổng hợp phân tích nhập vật liệu theo đối tượng Quý III năm 2002 TK152 Đơn vị tính: VND TKnợ TK có 152.1A 152.1B 152.2 152.3 152.4 152.5 Tổng cộng TK152 TK153 111 25.062.261 27.389.500 10.759.900 63.211.611 18.251.000 137.8 141 154 124.223.200 64.477.000 1.778.154 49.000.000 239.478.354 331 3.297.066.965 2.071.453.000 380.919.300 199.836.000 10.872.000 50.000.331 6.010.147.596 257.630.000 627 Cộng: 3.446.352.426 2.135.930.000 408.308.800 199.836.000 23.410.054 99.000.331 6.312.837.611 275.881.000 Ngày 10 tháng 10 năm 2002 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng tổng hợp phân tích xuất vật liệu theo đối tượng sử dụng Quý III năm 2002 - TK152 TK có TK nợ 152.1A 152.1B 152.2 152.3 152.4 152.5 Cộng giá HT Chênh lệch Giá TT TK621 3.053.970.140 1.971.601.500 5.025.571.640 (8.039.640) 5.017.532.000 Đúc 1.524.241.800 1.524.241.800 (2.438.800) 1.521.803.000 Cơ khí 2.909.091.540 90.817.100 2.999.908.640 (4.799.640) 2.995.105.000 GHR 144.878.600 158.539.600 303.418.200 (485.200) 302.933.000 Tổ cưa 198.003.000 198.003.000 (316.000) 197.687.000 TK627 4.014.000 10.734.800 224.479.900 126.392.201 32.038.020 172.827.300 570.486.221 (914.221) 569.572.000 Đúc 110.777.400 75.508.400 25.000 172.605.300 358.916.100 (574.100) 358.342.000 Cơ dụng 3.975.200 10.734.800 44.265.800 14.825.774 2.436.420 222.000 76.459.994 (122.994) 76.337.000 Cơ khí 38.800 46.873.200 648.754 1.091.800 48.652.554 (77.554) 48.575.000 GHR 16.091.500 4.300.160 332.200 20.723.860 (33.860) 20.690.000 Đội xe 6.472.000 31.109.113 28.152.600 65.733.713 (105.713) 65.628.000 TK2413 750.000 750.000 (1.000) 749.000 TK642 137.500 36.699.700 14.593.279 295.000 51.725.479 (82.479) 51.643.000 Cộng: 3.057.984.140 1.982.473.800 261.179.600 140.985.480 33.083.020 172.827.300 5.648.533.340 (9.037.340) 5.639.496.000 Báo cáo Tổng hợp kiểm kê vật tư hàng hoá tồn kho Đến 0h ngày 01 tháng 01 năm 2002 Số hiệu TK Chỉ tiêu Giá hạch toán kiểm kê Kiểm kê theo giá thực tế Giá trị thừa Giá trị thiếu Giá trị ứ đọng kém phẩm chất Giá trị mất phẩm chất Theo sổ sách Theo thực tế 152 Nguyên vật liệu 4.429.582.823 4.429.582.823 4.483.547.783 Trong đó: Vật liệu chính 4.005.027.602 4.005.027.602 4.053.821.479 267.852.820 Vật liệu phụ 299.796.400 299.796.400 303.447.920 5.158.200 Nhiên liệu 28.944.590 28.944.590 29.297.135 Phụ tùng thay thế 52.541.931 52.541.931 53.191.892 Phế liệu thu hồi 43.272.300 43.272.300 43.799.357 153 Công cụ dụng cụ 557.516.058 557.516.058 551.028.515 1.395.199 155 Thành phẩm 3.696.313.300 3.696.313.300 3.594.884.500 287.644.900 154 Sản phẩm dở dang 229.805.950 229.805.950 229.805.950 156 Hàng hoá 40.699.000 40.699.000 40.699.000 Tổng cộng: 8.9530.917.131 8.9530.917.131 8.899.965.748 562.051.119 ._.