Tổ chức Hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty khoá Minh Khai

các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí, vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Để tối đa hoá lợi nhuận thì các doanh nghiệp phải giảm được chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý. Hiện nay, việc cạnh tranh là không thể tránh khỏi, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bên cạnh việc bảo toàn chất lượng sản phẩm thì phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hạ chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong qía thành sản phẩm một cách hợp lý để tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Vật liệu, công cụ dụng cụ là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho. Do vậy việc tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ là một yêu cầu tất yếu của quản lý. Quản lý tốt công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ giúp cho việc cung cấp vật liệu, công cụ dụng cụ giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ldx, đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Xuất phát từ mặt lý luận và thực tế đồng thời trong thời gian thực tập ở Công ty khoá Minh Khai, thấy được sự cần thiết của công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ em đã chọn đề tài: “Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, bản chuyên đề này gồm 3 chương. Chương I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Tình hình tổ chức kinh tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty khoá Minh Khai. Chương III: Một số ý kiến nhận xét, kiến nghị và những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty khoá Minh Khai. chương I. những vấn đề lý luận chung của tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ đối với quá trình sản xuất Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là đối tượng lao động cấu thành nên thực tế sản phẩm, là một trong ba yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất. Song không phải là đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà chỉ là những đối tượng lao động được thay đổi do tác động bởi lao động có ích của con người mới là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Ví dụ như than khi nằm trong mỏ chưa được khai thác thì mới chỉ là đối tượng lao động, khi được khai thác và cung cấp cho các ngành công nghiệp thì được coi là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chính vì vậy, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, vật liệu, công cụ dụng cụ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm, chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 2. Vị trí của vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu và công cụ dụng cụ là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn. Mặt khác, nó là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu khi tiến hành sản xuất sản phẩm. Khi tiến hành sản xuất sản phẩm việc thực hiện kế hoạch sản xuất chịu ảnh hưởng lớn của việc cung cấp vật liệu và đ dụng cụ. Không có vật liệu và công cụ dụng cụ thì không có quá trình sản xuất nào tiến hành được, nhưng khi cung cấp đủ còn phải phụ thuộc chất lượng, chủng loại, phương pháp sử dụng vật liệu và công cụ dụng cụ bởi vì, chất lượng, phương pháp sử dụng quyết định một phần lớn chất lượng sản phẩm. 3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ Hạch toán kế toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo mới nắm bắt được tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng từ đó có kế hoạch thu mua, dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, doanh nghiệp sẽ bớt được tình hình sử dụng vốn ldx, từ đó đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ldx, tăng nhanh của vốn. Mặt khác nếu thực hiện tốt công tác vật liệu và công cụ dụng cụ thì việc hạch toán giá thành sẽ đảm bảo chính xác và khoa học. Xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp, các ngành sản xuất như sau: - Thực hiện việc phân loại đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với nguyên tắc và yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước cũng như của doanh nghiệp. - Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật liệu, công cụ dụng cụ cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn giá trị vốn thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ về các mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đúng chủng loại chất lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Vận dụng các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo sự thống nhất công tác kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. - Tham gia phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất. Như vậy, để quản lý và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả thì rất cần thiết phải có công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Xuất phát từ ý nghĩa trên, công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi ngày càng được hoàn thiện hơn nữa để quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách có hiệu quả nhất. II. Phân loại đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ 1. Phân loại a. Phân loại vật liệu Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng nhiều thứ, loại vật liệu khác nhau với khối lượng lớn. Để quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại vật liệu thì cần phải phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) Trong các doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng gồm các loại khác nhau như: sắt, thép, xi măng... trong ngành xây dựng cơ bản, may... đó là những đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất sẽ hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp. - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng có tác dụng nhất định. Trong quá trình sản xuất, vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng và hoàn thiện sản phẩm, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy sơn, dầu nhờn, thuốc chống mối mọt, cúc áo, chỉ khâu... - Nhiên liệu được sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như xăng, dầu, than, củi, khí gas... - Phụ tùng thay thế bao gồm các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... - Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản: Các thiết bị cần lắp với thiết bị không cần lắp công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra sắt, thép vụn, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định. Trong các doanh nghiệp, việc phân loại nguyên vật liệu thành các loại kể trên tạo điều kiện để tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, theo dõi hạch toán vật liệu theo từng loại, mỏ các tài khoản cấp 2 để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu chỉ theo dõi hạch toán vật liệu đến từng loại vật liệu thì kế toán không thể biết được một cách chi tiết đến từng nhóm, từng vật liệu cụ thjể. Muốn vậy, kế toán phải phân loại vật liệu một cách chi tiết, tỷ mỷ hơn đến từng nhóm, từng thứ vật liệu. Do đó kế toán cần phải lập sổ danh điểm vật liệu sổ danh điểm vật liệu Loại: Vật liệu chính Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Thứ 1521.01 1521.01.01 1521.01.02 ...... 1521.02 1521.02.01 1521.02.02 b. Phân loại công cụ dụng cụ - Công cụ dụng cụ - Bao bì luân chuyển 2. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Về nguyên tắc, vật liệu, công cụ dụng cụ phải được thanh toán và phản ánh theo giá vốn thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá vốn thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá vốn thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Song do đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ là thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập- xuất hàng ngày của vật liệu, nên trong kế toán nguyên vật liệu ngoài việc đánh giá theo quá thực tế ra, vật liệu còn được đánh giá theo giá hạch toán. Nhưng dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập - xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. a. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế. * Giá thực tế nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định như sau. - Vật liệu mua ngoài nhập kho. Giá thực tế vật liệu, CCDC nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) Trong đó: + Giá mua ghi trên hoá đơn: là giá mua chưa có thuế GTGT ghi trong hoá đơn GTGT (nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). - Là giá mua ghi trên hoá đơn: (nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, không thuộc diện nộp thuế GTGT). Giá này đã bao gồm thuế GTGT. Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm... phân loại bảo quản, thuê kho bãi. - Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Giá thực tế vật liệu, CCDC nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất gia công, chế biến + Tiền thuê gia công + Chi phí vận chuyển vật liệu (đi và về) - Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế vật liệu, CCDC nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất gia công, chế biến + Chi phí chế biến hoặc khai thác - Trường hợp các đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng nguyên vật liệu thì giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ góp vốn liên doanh là giá cho hội đồng liên doanh xác định và đánh giá theo biên bản. * Giá thực tế xuất kho Do vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, có giá mua khác nhau nên khi xuất kho kế toán phải tính giá trị mua thực tế của hàng xuất kho theo phương pháp tính đã đăng ký áp dụng. Do mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, yêu cầu và trình độ quản lý khác nhau nên có thể lựa chọn một trong các phương pháp dưới đây phù hợp với doanh nghiệp của mình. - Tính theo đơn giá thực tế tồn đầu kỳ Theo phương pháp này trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho được xác định theo công thức: Trị giá vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho + Đơn giá mua thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ = Giá thực tế tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ - Tính theo đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ. Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho cũng căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho = Đơn giá thực tế bình quân + Số lượng vật liệu xuất kho Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế của VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập kho trong kỳ Đây là cách tính giá thực tế bình quân của toàn bộ số tồn đầu kỳ và toàn bộ số nhập trong kỳ. Ngoài ra, theo phương pháp này đơn giá bình quân qua gia quyền có thể được tính liên hoàn trong cả kỳ. Sau mỗi lần nhập- xuất và được được gọi là bình quân gia quyền liên hoàn hoặc xác định vào định kỳ gọi là bình quân định kỳ. - Tính theo phương pháp nhập trước- xuất trước Phương pháp nhập trước xuất trước dựa trên giả định là vật liệu được nhập kho theo thứ tự thời gian, tức là vật liệu nhập trước sẽ được xuất trước và trị giá vật liệu xuất kho được tính bằng cách lấy số lượng vật liệu xuất kho nhân với đơn giá của vật liệu nhập kho theo thứ tự thời gian từ trước đến sau. Trị giá vật liệu lưu kho được tính theo số lượng vật liệu lưu kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng hiện còn. Tính theo phương pháp nhập sau- xuất trước Phương pháp này được dựa theo giả định hàng nào nhập sau thì được xuất trước và trị giá vật liệu xuất kho được tính bằng cách: lấy số lượng vật liệu xuất kho nhân với đơn giá của những lô hàng nhập mới phát hiện có trong kho. Trị giá của vật liệu lưu kho được tính theo số lượng lưu kho và đơn giá của những lô hàng nhập cũ nhất và đơn giá của những lô hàng nhập sau khi xuất lần cuối tính đến thời điểm xac định số lưu kho. - Tính theo phương pháp thực tế đích danh Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo từng lô hàng khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của hàng hiện còn trong kho được tính bằng số lượng từng lô hàng hiện còn nhân với đơn giá nhập kho của chính từng lô hàng đó rồi tổng hợp lại. b. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp hạch toán Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vật tư nhiều tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá trị thực tế ở trên trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thể thực hiện. Do đó việc hạch toán chi tiết hàng ngày của kế toán vật liệu nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá hạch toán ổn định sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong một thời gian dài, ít nhất là một kỳ hạch toán. Giá hạch toán của cl có thể là giá mua vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc là xác định theo giá kế hoạch của vật liệu đã được xây dựng. Dù sử dụng giá hạch toán để ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho song kế toán không được vi phạm nguyên tắc giá vốn thực tế trong việc phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh và giá trị tài sản hiện còn trên bảng cân đối kế toán. Hàng ngày, kế toán phản ánh tình hình nhập- xuất vật liệu theo giá hạch toán. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế được tiến hành như sau: Trước hết xác định hệ số giữa giá thực tế với giá hạch toán của hàng hiện còn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ theo công thức: Hệ số giá = Giá vốn thực tế hàng hiện còn đầu kỳ + Giá vốn thực tế hàng nhập trong kỳ Giá hạch toán hàng hiện còn đầu kỳ + Giá hạch toán hàng nhập kho trong kỳ Hệ số giá của vật liệu có thể tính theo từng loại, nhóm vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Căn cứ vào hệ số giá và hạch toán của vật liệu xuất kho trong kỳ hoặc hiện còn cuối kỳ để tính giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ và hiện còn cuối kỳ theo công thức: Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = Hệ số giá + Giá hạch toán của vật liệu xuất kho trong kỳ Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho = Đơn giá thực tế bình quân + Số lượng vật liệu xuất kho Trên đây là một số phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho sử dụng sản xuất và quản lý doanh nghiệp. Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm khác nhau và những điều kiện áp dụng nhất định. Do vậy doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, quy mô sản xuất cũng như trình độ cán bộ kế toán trong đơn vị mà lựa chọn ra một phương pháp thích hợp nhất cho doanh nghiệp. III. Nội dung công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất 1. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát được hình thành bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Một trong số những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại giá trị. Vì vậy cần phải tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu để đáp ứng yêu cầu. Trách nhiệm quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận nhưng việc quản lý trực tiếp nhập- xuất- lưu kho của vật liệu thì do thủ kho và bộ phận kế toán vật liệu đảm nhận. vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Các doanh nghiệp cần phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý vật liệu. 2. Chứng từ sử dụng Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật tư. Mỗi chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, về địa điểm và thời gian xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bảng chứng từ. Theo chứng từ kế toán quy định, ban hành theo quy định 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 11/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho- Mẫu 01-VT - Phiếu xuất kho- Mẫu 02- VT - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ- Mẫu 03- VT - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá- Mẫu 08- VT - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho- Mẫu 02- BH - Hoá đơn cước vận chuyển- Mẫu 03- BH Kể từ sau 1/1/1999 với các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT thì hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) được thay thế bởi hoá đơn GTGT áp dụng với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc hoá đơn bán hàng (mẫu 02- GTGT) áp dụng với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau: - Phiếu xuất vật tư hạn mức - Mẫu 04- VT - Biên bản kiểm nghiệm vật tư- Mẫu 05- VT - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ- Mẫu 07- VT IV. Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 1. Phương pháp ghi thẻ song song Nội dung của phương pháp - ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất- lưu kho của từng danh điểm hàng tồn kho, ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép. Thẻ kho được bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ của hàng tồn kho, đảm bảo dễ tìm kiếm khi sử dụng. Khi nhận các chứng từ nhập- xuất vật liệu, thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập- xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cơ sở để ghi sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là các chứng từ nhập do thủ kho gửi lên sau khi đã được kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu. sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Thẻ (sổ) chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nội dung phương pháp - ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu chi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập bảng kê nhập, kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra 3. Phương pháp sổ số dư Nội dung của phương pháp - ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính được trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hàng định kỳ từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế này lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận sổ số dư thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào sổ tồn kho cuối tháng do thủ kho tính đã ghi ở sổ số dư (về số lượng) và đơn giá hạch toán để ghi vào cột tiền tồn kho trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn và số liệu của kế toán tổng hợp. sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Thẻ kho Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra V. Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ Hạch toán chi tiết giúp cho các doanh nghiệp quản lý một cách chi tiết về mặt số lượng, chủng loại. Nhưng để đáp ứng được yêu cầu quản lý, đánh giá được tình hình sản xuất kinh doanh cần phải có những thông tin tổng quát hơn, do vậy cần phải hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Như chúng ta đã biết, nguyên liệu- vật liệu và công cụ dụng cụ là tài sản ldx của doanh nghiệp, nó được nhập, xuất kho thường xuyên nên phải có phương thức kiểm kê thích hợp tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp để từ đó phản ánh đúng, đầy đủ sự biến động đó. Theo chuẩn mực kế toán hiện nay có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho là: phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc từng đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ kế toán. A. Hạch toán tổng hợp NL-VL và công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên sổ kế toán. Theo cách này vật tư có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. 1. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, kế toán dùng các tài khoản sau: Tài khoản 152: Nguyên liệu vật liệu Tài khoản dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế. Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên liệu, vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn liên doanh, phát hiện thừa, đánh giá tăng...) Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên liệu, vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt....) Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản sau: 1521: nguyên liệu, vật liệu chính 522: nguyên liệu, vật liệu phụ 1523: Nhiên liệu 1524: Phụ tùng thay thế 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản 1528: Vật liệu khác Tài khoản 153: công cụ dụng cụ Tài khoản này để quản lý, theo dõi và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ . Tài khoản này được chia thành 3 tiểu khoản 1531: Công cụ dụng cụ 1532: Bao bì luân chuyển 1533: Đồ dùng cho thuê Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng công cụ dụng cụ trong kỳ. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm công cụ dụng cụ trong kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho. Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi người bán). Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã về nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường (đầu và cuối kỳ) Ngoài 3 tài khoản chính trên còn có một số tài khoản liên quan sau: Tài khoản 331: Phải trả nhà cung cấp Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, người bán vật tư.... và được mở chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. Bên Nợ: Phản ánh: + Số tiền đã trả cho người bán (kể cả số tiền đặt trước) + Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả. + Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ...) Bên Có phản ánh: + Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư ..... + Số tiền ứng thừa được người bán trả lại. + Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh tăng giá tạm tính). Tài khoản 331: Có thể vừa có số dư bên Có vừa có số dư bên Nợ. Dư Nợ: Phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho người bán. Dư Có: Phản ánh số tiền còn phải trả người bán. Tài khoản 133: Thuế VAT được khấu trừ Tài khoản này chỉ sử dụng với những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Bên Nợ: Phản ánh số thuế VAT được khấu trừ. Bên Có: Phản ánh: + Số thuế VAT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ. + Các nghiệp vụ khác làm giảm thuế đầu vào. Dư Nợ: Phản ánh số thuế VAT đầu vào còn được khấu trừ hay hoàn lại nhưng chưa nhận. Tài khoản này chi tiết thành 2 tiểu khoản: 1331: Thuế VAT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. 1332: Thuế VAT được khấu trừ của tài sản cố định. Bên cạnh các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 311, TK 141... 2. Hạch toán tổng hợp tang nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ 2.1 Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Theo phương pháp này, thì thuế VAT được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Do vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. * Trong trường hợp mua ngoài: + Hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153: Giá thực tế công cụ dụng cụ Nợ TK 133: Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan: 331, 111, 112...: Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp không được hưởng giảm giá hàng mua, kế toán ghi: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng trả. Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388: Số được người bán chấp nhận Có TK 152, 153: Nếu có hàng mua trả lại, kế toán ghi Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng trả. Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388: Số được người bán chấp nhận Có TK 152, 153: Có TK 133: Thuế VAT không được khấu trừ. Nếu doanh nghiệp được hưởng triết khấu, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331... Có TK 711: nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ được chiết khấu. + Nếu hàng mua về trước, hoá đơn về sau: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính: Nợ TK 152, 153: Trị giá mua ngoài (giá tạm tính) Có TK 331: Phải trả người bán (giá tạm tính) Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế theo 1 trong 2 cách: Cách 1: Xoá bút toán tạm tính bằng bút đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Cách 2: Tính mức chênh lệch Trị giá chênh lệch = Tổng giá thực tế - Tổng ._.giá thanh toán Sau đó ghi bút toán điều chỉnh: + Điều chỉnh tăng: (giá tạm tính < giá thực tế) Nợ TK 152, 153: Trị giá chênh lệch Nợ TK 1331: Thuế VAT của hàng mua Có TK liên quan 111, 112, 331... + Điều chỉnh giảm: (giá thực tế < giá tạm tính) Kế toán dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngược ghi giảm giá trị vật tư, sau đó ghi thêm bút toán bổ sung thuế VAT đầu vào: Nợ TK 1331: Có TK 331 + Nếu gia thực tế bằng giá tạm tính, kế toán ghi thêm bút toán bổ sung thuế VAT: Nợ TK 1331 Có TK 331 - Trường hợp hoá đơn về trước, hàng về sau: Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan: 331, 111, 112... Sang tháng sau: khi hàng về, ghi: Nợ TK 152, 153: Nếu nhập kho Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng. Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về. - Xử lý trường hợp thừa, thiếu so với hoá đơn + Nếu nhập toàn bộ kế toán định khoản: Nợ TK 152, 153: Trị giá toàn bộ số hàng Nợ TK 1331: Thuế VAT tính theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 3381: Trị giá hàng thừa chưa có thuế VAT Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý kế toán ghi: + Nếu trả lại người bán: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152, 153: Trả lại số thừa + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381: Nợ TK 1331: Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381: Có TK 721: + Nếu nhập kho theo hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp Hàng và hoá đơn cùng về. Số thừa coi như giữ hộ người bán, kế toán ghi Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa ghi Có TK 002 đồng thời căn cứ vào cách xử lý cụ thể để hạch toán. * Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152, 153: trị giá hàng thừa Nợ TK 1331: Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: * Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152, 153: Trị giá hàng thừa Có TK 172: Số thừa không rõ nguyên nhân + Trường hợp thiếu so với hoá đơn Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, còn số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: - Khi nhập: Nợ TK 152, 153: Trị giá số thực nhập Nợ TK 1331: Thuế VAT theo hoá đơn Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu Có TK 331: Tổng giá thanh toán - Khi xử lý: * Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu Nợ TK 152, 153: Trị giá số thiếu Có TK 1381: Xử lý số thiếu * Nếu người bán không còn hàng Nợ TK 331: Có TK 1381: Có TK 1331: * Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 1388, 334: Có TK 1331: Có TK 1381: * Nếu số thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821: Có TK 1381: + Trường hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo theo hợp đồng thì số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số được giảm giá, kế toán ghi: Nợ TK 331, 111, 112... Có TK 152, 153: Có TK 1331: Trường hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công, chế biến, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153: Giá thành sản xuất thực tế Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự chế biến nhập kho. Các trường hợp tăng nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ khác: Nợ TK 152, 153: Trị giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tăng Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ Có TK 412: Đánh giá tăng nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ Có TK 336: Vay lẫn nhau giữa các đơn vị nội bộ Có TK 621, 627, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ SCL. Hạch toán kết quả kiểm kê kho: Định kỳ, theo quy định, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật tư nhằm tránh mất mát, bảo đảm cho số liệu kế toán được chính xác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trường hợp thừa, thiếu, mất mát, hư hỏng... Việc hạch toán kết quả kiểm kê và xử lý số thừa, thiếu... được tiến hành như sau: + Ghi nhận giá trị vật tư thiếu tại kho - Phản ánh giá trị vật tư thiếu tại kho: Nợ TK 642: Giá trị vật tư thiếu trong định mức Nợ TK 1381: Giá trị vật tư thiếu ngoài định mức chờ xử lý Có TK 152, 153: Giá trị vật tư thiếu - Phản ánh giá trị vật tư thừa tại kho: Nợ TK 152, 153: Giá trị vật tư thừa Có TK 642: Thừa trong định mức Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý + Ghi nhận kết quả xử lý vật tư thừa, thiếu: - Xử lý số thiếu Nợ TK 1388: Phải thu cá nhân làm mất, hư hỏng Nợ TK 334: Cá nhân bồi thường trừ dần vào lương Nợ TK 821, 421, 415: Có TK 1381: Xử lý số thiếu - Xử lý số thừa: Nợ TK 3381: Có TK 411, 421, 721... 2.2 Đối với những doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Theo phương pháp này, phần thuế VAT được tính vào giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, nên khi mua ngoài kế toán ghi vào TK 152, 153 theo tổng giá thanh toán. Nợ TK 152, 153 Có TK 331, 111, 112, 1388.. Số giảm giá hàng mua được hưởng, hàng mua bị trả lại: Nợ TK 331, 111, 112, 1388... Có TK 152, 153 Những trường hợp còn lại hạch toán tương tự như ở doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. 3. Hạch toán giảm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, góp vốn liên doanh... Mọi trường hợp giảm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ đều ghi theo giá thực tế ở bên có của TK 152, 153. Nhưng do công cụ dụng cụ là tư liệu lao động nên việc hạch toán xuất dùng công cụ dụng cụ có khác với việc xuất dùng nguyên liệu, vật liệu. 3.1 Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên liệu, vật liệu + Xuất nguyên liệu, vật liệu cho sản xuất, kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 627, 621, 641, 641 Nợ TK 241 Có TK 152 + Xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc nguyên liệu, vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được bên liên doanh chấp nhân, phần chênh lệch giữa 2 giá trị này được phản ánh vào TK 412 "Chênh lệch đánh giá lại tài sản". Nếu giá vốn > giá trị vốn góp: Ghi Nợ TK 412 Nếu giá vốn < giá trị vốn góp: Ghi Có TK 412 Kế toán ghi: Nợ TK 222, 128: Giá trị vốn góp Nợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152 + Xuất thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 + Nguyên liệu, vật liệu giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 1388: cho các cá nhân, tập thể vay Nợ TK 1368: Cho nội bộ vay tạm thời Có TK 152 + Nguyên liệu, vật liệu giảm do nguyên nhân khác: Nợ TK 632: nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường Có TK 152 3.2 Hạch toán tình hình giảm công cụ dụng cụ + Hạch toán công cụ dụng cụ Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cần căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ. + Trường hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích thay thế, bổ sung một phần công cụ dụng cụ cho sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chi phí trong kỳ (phương pháp phân bổ một lần) Nợ TK 6273, 6413, 6423: Có TK 1531: Toàn bộ giá trị xuất dùng Trường hợp xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tương đối cao, quy mô tương đối lớn thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ 2 lần theo 2 bút toán: BT1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng Nợ TK 1421 Có TK 1531 BT2: Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng công cụ dụng cụ Nợ TK 6273, 6423 Có TK 1421: 50% giá trị xuất dùng Khi báo hỏng, mất, hoặc hết thời gian sử dụng: Nợ TK 138, 334, 111, 152,... Phế liệu thu hồi hoặc bồi thường. Nợ TK 6273, 6413, 6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại (trừ thu hồi) Có TK 1421: 50% giá trị xuất dùng + Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì áp dụng phương pháp phân bổ nhiều lần theo các bút toán: BT1: Phản ánh 100% giá trị xuất dùng Nợ TK 1421 Có TK 1531 BT2: Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần: Nợ TK 6273, 6413, 6423 Có TK 1421: Giá trị phân bổ mỗi lần Khi báo hỏng, mất hay hết hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi, hay số bồi thường của người làm mất, hỏng... giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ 2 lần. + Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển - Khi xuất dùng bao bì luân chuyển, ghi nhận toàn bộ giá thực tế xuất dùng: Nợ TK 1421 Có TK 1532 - Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng Nợ TK 152: Tính vào giá trị nguyên liệu vật liệu mua ngoài Nợ TK 6413: Tính vào chi phí bán hàng Có TK 1421: Giá trị hao mòn - Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho Nợ TK 1532: Có TK 1421: Giá trị còn lại + Hạch toán đồ dùng cho thuê: BT1: Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho: Nợ TK 1533: Giá thực tế đồ dùng cho thuê Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 1531, 331, 111, 112... BT2: Khi xuất dùng đồ dùng cho thuê, ghi Nợ TK 1421 Có TK 1533 BT3: Xác định hao mòn của đồ dùng cho thuê Nợ TK 821: Nếu hoạt động cho thuê không thường xuyên Nợ TK 6273: Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thường xuyên Có TK 1421: Giá trị hao mòn BT4: Phản ánh số thu về cho thuê Nợ TK 111, 112, 131... Có TK 3331 Có TK 511: Nếu là hoạt động thường xuyên Có TK 721: Nếu là hoạt động không thường xuyên BT5: Khi thu hồi đồ dùng cho thuê Nợ TK 1533: Giá trị còn lại Có TK 1421 Sơ đồ hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. B. Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp KKĐK Phương pháp KKĐK là phương pháp chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của các loại vật tư trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh với mục đích khác. 1. Tài khoản sử dụng: TK 611: Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 152: Nguyên liệu vật liệu: Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại Bên Nợ: Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tồn kho lúc cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế NL-VL tồn kho TK 153: Công cụ dụng cụ sử dụng để theo dõi giá thực tế công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển tồn kho. Bên Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho TK 151: Hàng mua đi đường: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán. Bên Nợ: Giá thực tế hàng đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đi đường đầu kỳ Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như TK 133, 331, 111, 112... 2. Phương pháp hạch toán a. Hạch toán nguyên liệu, vật liệu - Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại Nợ TK 6111 Có TK 152 Có TK 151 - Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng + Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 611 Nợ TK 1331 Có TK 331, 111,112... + Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 611: Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài Có TK 331,111, 112: Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT, thuế nhập khẩu) - Các nghiệp vụ khác làm tăng nguyên liệu, vật liệu trong kỳ Nợ TK 6111 Có TK 411 Có TK 311, 336, 338 Có TK 128, 222 v.v.v.. - Nếu doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua kế toán ghi:ư Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 6111: Trị giá thực tế - Nếu có hàng mua bị trả lại trong kỳ: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 6111: Trị giá thực tế Có TK 1331: Thuế VAT không được khấu trừ - Nếu được hưởng chiết khấu: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 711 - Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiêm kê tồn kho và biên bản xử lý số mất, thiếu hụt: Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Nguyên liệu, vật liệu đi đường Nợ TK 138, 334 Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức Có TK 6111 Giá trị nguyên liệu, vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh Có rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Nợ TK 621, 627, 641, 641 Có TK 6111 b. Hạch toán công cụ dụng cụ Việc hạch toán công cụ dụng cụ nhỏ cũng được tiến hành tương tự như đối với nguyên liệu, vật liệu. Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ nếu xét thấy giá trị lớn, cần trừ vào chi phí nhiều kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 1421 Có TK 6111 Căn cứ vào số lần phân bổ, xác định mức chi phí công cụ dụng cụ trừ dần vào chi phí trong kỳ. Nợ TK 627, 641, 643 Có TK 1421 Tóm lại, theo phương pháp KKĐK, khi xuất nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Sơ đồ hạch toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp KKĐK C. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận toàn bộ giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó, phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho = Giá gốc của hàng tồn kho = Dự phòng giảm giá hàng tồn Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá của hàng tồn kho i Trong đó: i= 1,n - Tài khoản sử dụng TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn hiện còn Phương pháp hạch toán Cuối mỗi liên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước: Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 6426 Có TK 159 Trong niên độ kế toán tiếp theo, mọi biến động về giá cả hàng tồn kho phản ánh ở tài khoản 412. Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng như trên D. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau trong 4 loại sau: a. Hình thức nhật ký- sổ cái Theo hình thức này,c ác nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển gọi là nhật ký- sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi vào một dòng của Nhật ký- sổ cái. Sơ đồ 10: Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký- sổ cái Hình thức này áp dụng ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, yêu cầu quản lý không cao, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều, số lượng tài khoản sử dụng ít, trình độ nhân viên kế toán không cao hoặc công việc ghi sổ kế toán bằng tay. b. Hình thức Chứng từ ghi sổ Hình thức này áp dụng trong những doanh nghiệp nhỏ và vừa, yêu cầu quản lý không cao, số lượng tài khoản sử dụng không nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao hoặc áp dụng kế toán bằng máy. Sổ sách trong hình thức này gồm: - Sổ cái - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Bảng cân đối tài khoản - Các sổ và thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ 11: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ c. Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức thích hợp trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, số lượng tài khoản sử dụng lớn, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao, đồng đều và được sử dụng trong những doanh nghiệp làm kế toán bằng tay là chủ yếu. Sổ sách trong hình thức này gồm: - Sổ nhật ký chứng từ - Sổ cái - Bảng kê - Bảng phân bổ - Sổ chi tiết Sơ đồ 12: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ d. Hình thức Nhật ký chung Hình thức này được áp dụng trong những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, yêu cầu quản lý cao, số lượng tài khoản sử dụng nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao, thường áp dụng ở doanh nghiệp tự động hoá công tác kế toán. Sổ sách của hình thức này gồm: - Sổ nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt - Sổ cái - Sổ chi tiết: sổ quỹ, TGNH, thẻ kho... Sơ đồ 13: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chung. chương II tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ ở chúng tôi khoá Minh khai 2.1 Đặc điểm tình hình chung của công ty khoá Minh Khai Công ty khoá Minh Khai là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty cơ khí xây dựng- Bộ xây dựng. - Trụ sở giao dịch của công ty: 125D Minh Khai- Hai Bà Trưng- Hà Nội - Hình thức sở hữu vốn: Vốn Nhà nước - Hình thức hoạt động: theo ngành kinh tế sản xuất - Ngành nghề kinh doanh: + Sản xuất thiết bị máy móc cho ngành xây dựng, vật liệu xây dựng và công trình đô thị. + Sản xuất phụ tùng, phụ kiện bằng kim loại, hàng tiểu ngũ kim. + Sản xuất các loại khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng. Có được những thành quản lao động và hoạt động vững chắc như hiện nay, công ty đã phải trải qua một chặng đường đầy khó khăn và thử thách. Nhà máy Khoá Minh Khai được thành lập chính thức theo quyết định số 562/BKT ngày 5/5/1972 của Bộ trưởng Bộ Kiến trúc (nay là Bộ xây dựng) và với sự giúp đỡ của Ba Lan về nhà xưởng, máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ. Cuối năm 1972, do máy bay Mỹ bắn phá Miền Bắc nên nhà máy phải tạm ngừng hoạt động. Sau một thời gian tu sửa, ngày 1/4/1973 nhà máy mới chính thức đi vào hoạt động với những sản phẩm chính như ke, khoá, bản lề, chốt.... Ban đầu do sản phẩm sản xuất theo thiết kế của Ba Lan nên không phù hợp với thị hiếu tiêu dùng của người Việt Nam. Vì vậy bắt đầu từ năm 1975, Nhà máy đã tiến hành vừa sản xuất, vừa nghiên cứu, cải tiến, thay đổi mẫu mã, chủng loại sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu tiêu dùng trong nước. Điều này đã giúp Nhà máy đạt được thành công ban đầu và tạo đà phát triển. Năm 1989, thực hiện quyết định số 217/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về các chính sách đổi mới hạch toán kinh doanh XHCN với các xí nghiệp quốc doanh, nhà máy đã tổ chức lại cơ cấu tổ chức sản xuất, bộ máy quản lý gọn nhẹ mang lại hiệu quả cao. Ngày 5/5/1993, Bộ trưởng Bộ xây dựng đã ký quyết định số 163/BXD-TCLĐ thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước với tên gọi Nhà máy Khoá Minh Khai trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng- Bộ xây dựng. Để phù hợp với sự thay đổi cơ chế quản lý trong nội bộ các ngành, ngày 20/11/1995 Bộ xây dựng ra quyết định số 993/BXD-TCLĐ và căn cứ vào nghị định số 15/CP ngày 4/3/1994 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ xây dựng, quyết định đổi tên các đơn vị thuộc Tổng công ty cơ khí xây dựng (trước đây là Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí) trong đó Nhà máy Khoá Minh Khai đổi tên thành Công ty khoá Minh Khai. TRong suốt những năm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty liên tục phát triển cả về quy mô sản xuất lẫn dây chuyền công nghệ. Về mặt kinh tế công ty đã thực hiện hạch toán độc lập, tự cân đối tài chính, coi trọng hiệu quả kinh tế đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. Mặt khác trong quá trình sản xuất công ty đã không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm và nắm bắt kịp thời thị hiếu của người tiêu dùng để tung ra thị trường những sản phẩm phù hợp. Hiện nay sản phẩm của công ty đủ sức cạnh tranh và tiêu thụ tốt trên thị trường. Năm 1994, công ty đã có 4 sản phẩm đạt huy chương vàng tại hội chợ Quốc tế hàng công nghiệp Việt nam, đó là khoá MK 10, khoá treo MK 10N, bản lề 1000 và erêmôn 23A. Sau đây là một số chỉ tiêu tổng hợp tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm 1998, 1999. Chỉ tiêu 1999 2000 2001 1. Tổng nguyên giá TSCĐ 7.443.846.885 8.294.417.339 9.083.025.385 2. Vốn kinh doanh 11.334.660.734 11.829.393.506 12.523.338.125 3. Doanh thu tiêu thụ 14.313.095.581 15.574.343.430 14.044.882.888 4. Lợi nhuận tiêu thụ 199.447.664 182.115.000 70.323.804 5. Nộp ngân sách 534.485.096 520.850.000 562.040.980 6. Thu nhập BQ (đ/người) 622.959 622.500 620.000 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty khoá Minh Khai Công ty khoá Minh Khai nằm trên một diện tích 20.000km2 nên việc bố trí sắp xếp các khu vực hợp lý và khoa học là tương đối thuận lợi cho việc luân chuyển vật tư, thành phẩm hay nửa thành phẩm, chi tiết sản phẩm giữa các tổ đội sản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào sản xuất đến khâu cuối cùng là tạo sản phẩm hoàn chỉnh. Ta có thể khái quát việc tổ chức sản xuất qua sơ đồ sau: Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phân xưởng cơ khí PX cơ điện PX lắp ráp PX lắp ráp Tổ rèn Tổ dán ... Tổ sửa Tổ nguội ... Tổ lắp 1 Tổ lắp 2 ... ... Tổ lắp 1 Tổ lắp 2 Chú thích: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ sản xuất Bốn phân xưởng trong dây chuyền sản xuất có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau: - Phân xưởng cơ khí: là phân xưởng đầu tiên trong quá trình sản xuất với nhiệm vụ là tạo phôi ban đều cho các phân xưởng khác như dập định hình ra các khuôn mâũ (phôi, ke, khoá.,..) hay đúc tay nắm nhôm, đồng thoi để tiện lõi khoá. Nếu sản phẩm đơn giản thì phân xưởng có thể làm hoàn chỉnh như bản lề chốt cửa. Ngoài ra còn nhận đơn đặt hàng như giàn giáo, cửa xếp hao phân xưởng cơ khí cũng nhận làm. - Phân xưởng cơ điện: có trách nhiệm sửa chữa thường xuyên, trung và đại tu máy móc thiết bị trong công ty kể cả phần cơ và phần điện. Phân xưởng này đảm bảo cho các phân xưởng khác làm việc liên tục, không bị gián đoạn vì máy móc thiết bị hay đường điện bị sự cố. Ngoài ra phân xưởng còn chế tạo khuôn mẫu như đúc ke, bản lề, khoá... - Phân xưởng lắp ráp: có nhiệm vụ lắp hoàn chỉnh toàn bộ các loại sản phẩm trừ những chi tiết rời đã hoàn thành để tạo nên sản phẩm. - Phân xưởng bóng mạ: có nhiệm vụ mạ các sản phẩm ke, chốt, bản lề, quai khoá các loại, crêmôn,.... Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh nên nó quyết định rất nhiều đến chất lượng sản phẩm. Ngoài ra phân xưởng cũng nhận gia công theo đơn đặt hàng. Các phân xưởng được bố trí liên hoàn, hợp lý đảm bảo nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào sản xuất đến khâu cuối cùng tạo ra sản phẩm. Nhìn chung bộ máy quản lý của công ty là tương đối gọn nhẹ, thể hiện một bước hoàn thiện về cơ cấu quản lý, tạo điều kiện cho lãnh đạo công ty nắm bắt kịp thời toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chỉ đạo thông suốt từ cấp cao nhất đến từng công nhân trực tiếp sản xuất. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Loại hình sản xuất công ty là kiểu chế biến liên tục, quy mô sản xuất thuộc loại vừa. Mặc dù sản phẩm của công ty gồm nhiều loại có kết cấu phức tạp, có những đặc tính khác nhau về kích cỡ, yêu cầu kỹ thuật nhưng nhìn chung các sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một quy trình sản xuất theo cùng một phương pháp công nghệ, cụ thể quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm của công ty gồm 3 giai đoạn: giai đoạn chế tạo phôi, giai đoạn gia công, giai đoạn lắp ráp hoàn chinh. - Giai đoạn chế tạo phôi là giai đoạn tạo ra từ các chi tiết, các bộ phận sản phẩm dưới dạng thô (phôi) như phôi thân, phôi tay nắm phôi cụm crêmôn.. Sau đó phôi được chủ yếu chuyển sang giai đoạn gia công cơ khí để chế biến thành chi tiết hoặc bộ phận sản phẩm hoàn thành có thể bán ra ngoài dưới dạng bán thành phẩm. - Giai đoạn gia công là giai đoạn chủ yếu tạo ra các chi tiết, các bộ phận có khả năng tác dụng nhất định để lắp ráp thành sản phẩm. - Giai đoạn lắp ráp sẽ lắp ráp, hoàn thiện sản phẩm ở giai đoạn cuối cùng, đóng gói và nhập kho. Sơ đồ quy trình công nhệ sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu PX cơ khí PX cơ điện Thành phẩm nhập kho PX lắp ráp PX bóng mạ 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty khoá Minh Khai hiện có 340 cán bộ công nhân viên, trong đó bộ phậnc ông nhân trực tiếp sản xuất là 270 người chiếm 79,4%, bộ phận quản lý là 70 người chiếm 20,6%. Căn cứ vào đặc điểm quá trình sản xuất, tính chất kỹ thuật, quy mô sản xuất đồng thời để phát huy ngày càng cao vai trò quản lý đối với quá trình sản xuất, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến, đảm bảo gọn nhẹ, hiệu quả. Đứng đầu là giám đốc, người điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động của công ty. Cùng với giám đốc có một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và một phó giám đốc phụ trách kinh doanh. Mỗi một phòng ban có một chức năng cụ thể tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ. Giám đốc là người đứng đầu bộ máy lãnh đạo của công ty, là người có quyền cao nhất, có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh trước Nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngoài việc uỷ quyền cho 2 phó giám đốc thì giám đốc còn phải chỉ đạo trực tiếp tới các trưởng phòng, các phòng ban và phân xưởng. Phó giám đốc kỹ thuật có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc chỉ đạo về mặt kỹ thuật như thiết kế, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật... Phó giám đốc kinh doanh có trách nhiệm giúp đỡ giám đốc trong công việc kinh doanh trên thị trường. Cùng với hoạt động gián tiếp quản lý sản xuất làm việc tại các phòng ban, người trực tiếp quản lý công nhân sản xuất ở các phân xưởng sản xuất là quản đốc phân xưởng và các tổ trưởng tổ đội sản xuất, chịu trách nhiệm mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty khoá Minh Khai giám đốc I Phó giám đốc kỹ thuật II Phòng Mark-eting I1 Phòng kế hoạch I2 Ban I (Bảo vệ) III.2 Phòng quản lý sản xuất III.1 Phòng KCS Phòng kỹ thuật II1 Trạm y tế I6 Phòng tài vụ I4 Phòng hành chính II4 Phòng tổ chức LĐ tiền lương I5 Phân xưởng cơ khí Phân xưởng cơ điện Phân xưởng lắp ráp Phân xưởng bóng mạ Phòng cung ứng I3 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban được Ban giám đốc quy định như sau: - Phòng tài vụ: Có nhiệm vụ thu thập, xử lý, đưa các thông tin tài chính kế toán giúp cho quản lý giám sát một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng kê hoạch cung tiêu: Phòng này có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong từng tháng cũng như cả năm về các mạt như định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm .,... Đồng thời phòng còn có trách nhiệm cung ứng kịp thời vật tư theo yêu cầu sản xuất cũng như tiêu thụ nhanh chóng các sản phẩm của công ty. - Phòng tổ chức lao động tiền lương: Có nhiệm vụ tập hợp lao động và tiền lương của các bộ phận, theo dõi các chính sách về tiền lương, tiền thưởng và các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Phòng hành chính: Có nhiệm vụ thực hiện các công việc về hành chính văn thư và lo đời sống (điện nước) trong tập thể công ty. - Phòng Marketing: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm và phát hiện nhu cầu đồng thời giới thiệu rộng rãi sản phẩm của chúng tôi trên thị trường nhằm cung cấp những thông tin cập nhật nhất cho các nhà quản lý giúp cho việc quyết định của người lãnh đạo chuẩn xác nhất, tận dụng được các thời cơ trên thị trường. - Phòng CKS: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho hay đem ra thị trường tiêu thụ. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ thiết kế khuôn mẫu sản phẩm, cung cấp bản thiết kế, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Ngoài ra phòng kỹ thuật còn kiêm cả việc sửa chữa máy móc thiết bị. - Ban I (bảo vệ): Có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản của công ty, theo dõi giờ giấc làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời theo dõi cán bộ đang ở tuổi thực hiện nghĩa vụ quân sự với Nhà nước. - Trạm y tế: Chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, cấp thuốc chữa bệnh và giải quyết việc nghỉ ốm cho cán bộ công nhân viên. 2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán ở công ty Công ty khoá Minh Khai là một đơn vị hạch toán độc lập có chức năng thực hành công tác kế toán phần hành theo một chu trình khép kín trên hệ thống sổ kế toán riêng. Công ty có một bộ máy kế toán tương ứng với quy mô và nhiệm vụ quản lý hoạt động của Công ty. Phòng kế toán gồm 6 nhân viên được tổ chức theo kiểu tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện ở phòng kế toán từ khâu ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán. Nhiệm vụ của các kế toán viên là lập, thực hiện kế hoạch tài chính, tính toán, ghi chép chính xác về nguồn vốn, tình hình tài sản cố định, các loại vật tư, vốn bằng tiền, lập báo cáo kế toán đầy đủ, kịp thời. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định Kế toán thanh toán, tiền mặt Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Kế toán tiền lương kiêm theo dõi kho bán thành phẩm Kế toán vật tư - Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp quản lý các nhân viên kế toán, là người chịu ._.