Tổ chức hạch toán Kế toán tại Công ty TNHH TBS

doanh nghiệp. Từ đó, sinh viên có cơ hội vận dụng những kiến thức lý thuyết chuyên ngành vào việc quan sát, tổng hợp, đánh giá thực tế, giải quyết những bất cập của cơ sở thực tập. Trên cơ sở đó, nâng cao được năng lực nghiên cứu khoa học và năng lực thực hành của mỗi sinh viên. Nhờ có giai đoạn thực tập này, sinh viên sẽ tự rút ra được những kinh nghiệm thực tế, những bài học quan trọng không những về công tác hạch toán kế toán, mà còn về cả cách thức tổ chức hoạt động kinh doanh cũng như văn hoá ứng xử trong công việc, từ đó tránh được những sai lầm đáng tiếc gây thiệt hại nghiêm trọng về sau. Công ty TNHH TBS – Total Building Systems Ltd. là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài. Hoạt động chính của Công ty là cung cấp các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, tư vấn kỹ thuật, thiết kế công trình và thi công xây dựng, sản xuất hệ thống mái nhà bằng thép, hệ thống nhà khung thép, nhà lưu động và thi công lắp đặt các sản phẩm này, công ty cũng là đại lý tiêu thụ sản phẩm cho các doanh nghiệp khác có cùng loại sản phẩm tại Việt Nam. Trong quá trình thực tập ở Công ty TNHH TBS – Total Building Systems Ltd, được sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị thuộc phòng Kế toán, phòng Nhân sự và các phòng ban khác trong Công ty, em đã có được cái nhìn khái quát về cách thức tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty, cách thức tổ chức bộ máy kế toán cũng như cách thức hạch toán kế toán trong từng phần hành của Công ty từ đó hoàn thiện Báo cáo thực tập tổng hợp và bước đầu lựa chọn Đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Qua đây em xin trân trọng gửi lời cảm ơn tới Thạc sỹ Trần Văn Thuận (giảng viên khoa Kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc Dân) đã trực tiếp hướng dẫn em thực hiện Báo cáo thực tập Tổng hợp, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty TNHH TBS , phòng Kế toán, phòng Nhân sự và các phòng ban khác đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập quan trọng này. PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TBS Quá trình hình thành và phát triển Công ty trách nhiệm hữu hạn Total Building Systems là một doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam theo Giấy phép Đầu tư số 229/GP-HN do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 27 tháng 04 năm 2004, và các Giấy phép đầu tư điều chỉnh số 229/GPĐC1-HN ngày 7 tháng 12 năm 2004 và số 229/GPĐC2-HN ngày 3 tháng 8 năm 2005. Total Building Systems còn là thành viên của Tập đoàn Đầu tư Công nghiệp Australia tại Việt Nam (Vietnam Industrial Investment Ltd.), tập đoàn này bao gồm các công ty danh tiếng như : Công ty Liên doanh sản xuất Thép Việt Úc Vinausteel, Công ty Austnam, Công ty Lưới Thép Hàn VRC (Việt Nam), Công ty Total Building Systems, Công ty Thép ÚC SSE. Hoạt động chính của TBS là cung cấp các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, tư vấn kỹ thuật, thiết kế công trình và thi công xây dựng, Công ty cũng trực tiếp sản xuất hệ thống mái nhà bằng thép, hệ thống nhà khung thép, nhà lưu động và thi công lắp đặt các sản phẩm này. Ngoài ta TBS còn là đại lý tiêu thụ sản phẩm cho các doanh nghiệp khác có cùng loại sản phẩm tại Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội : số 52 Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Hà Nội ; và một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: số 29A Hoàng Hoa Thám, Phường 6, Quận Bình Thạnh, HCM. Sau đây là số liệu một số chỉ tiêu chủ yếu thể hiện tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2006, 2007. Bảng 1.1. BẢNG PHÂN TÍCH MỘT SỐ CHỈ TIÊU KINH DOANH năm 2006-2007 Đơn vị: Việt Nam đồng Chênh lệch CHỈ TIÊU 2006 2007 +/- % 1. TỔNG TÀI SẢN 28,100,149,873 52,098,225,254 23,998,075,381 85.40% 2. VỐN CHỦ SỞ HỮU 9,892,153,952 17,382,230,472 7,490,076,520 75.72% 3. DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ 72,624,097,302 64,601,838,726 (8,022,258,576) -11.05% 4. LỢI NHUẬN (LỖ) SAU THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP  (969,568,427)  224,720,214  1,194,288,641 123.68% 5. NỘP NGÂN SÁCH 6,190,307 441,595,262 435,404,955 7033.66% Thuế GTGT 0 153,980,000 153,980,000 Thuế xuất, nhập khẩu 0 281,142,000 281,142,000 Thuế thu nhập cá nhân 6,190,307 5,873,262 (317,045) -5.12% Các loại thuế khác 0 600,000 600,000 6. Số lượng lao động 120 101 (19) (120) 7. Thu nhập bình quân/ người/ tháng 2,100,000 2,500,000 400,000 19.05% Qua bảng phân tích chỉ tiêu ta thấy rằng do Công ty mới chỉ được thành lập từ năm 2004 nên trong những năm đầu 2004, 2005, 2006 Công ty đã bị thua lỗ với số tiền khá lớn là 1.756.149.920 VNĐ năm 2005, và 969.568.427 VNĐ năm 2006 (Công ty được phép chuyển các khoản lỗ tính thuế sang kỳ sau để bù trừ với lợi nhuận thu được trong vòng 5 năm kể từ năm phát sinh khoản lỗ đó). Tuy nhiên, sang năm 2007 trong khi rất nhiều doanh nghiệp trong ngành xây dựng gặp khó khăn trước biến động tăng cao của giá thép, giá xăng dầu trên thế giới nhưng nhờ sự nhạy bén của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, cùng với sự cải tổ hợp lý của bộ máy quản lý, cũng như được sự ủng hộ của toàn thể cán bộ nhân viên của Công ty, TBS đã thu được lợi nhuận là 224.720.214 VNĐ. Mặc dù Doanh thu bán hàng của TBS năm 2007 là 64.601.838.726 VNĐ thấp hơn so với năm 2006 là 8.022.258.576 VNĐ tương ứng với tốc độ giảm 11, 05 % nhưng Công ty vẫn có lãi, điều này chứng tỏ Công ty đã có biện pháp cắt giảm chi phí hiệu quả. (Chẳng hạn như việc cắt giảm số lao động thừa năm 2007 nhằm làm gọn nhẹ hơn bộ máy quản lý, giảm chi phí nhân công…) Đây là tín hiệu đáng mừng của Doanh nghiệp trong suốt những năm đầu hoạt động kinh doanh thua lỗ. Các chỉ tiêu Tổng Tài sản và Vốn chủ sở hữu đều được tăng lên đáng kể. Tổng tài sản năm 2006 đã tăng 16.079.258.071 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 133,7%; sang đến năm 2007 chỉ tiêu này lại được tăng lên 23.998.075.381 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 85.40%. Vốn chủ sở hữu cũng tăng lên đáng kể trong 2 năm 2006 và 2007. Năm 2005 số Vốn chủ sở hữu của TBS chỉ là 3.428.445.528 VNĐ sang đến năm 2006 số Vốn chủ sở hữu đã tăng lên 6.463.708.424 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 188,53%. Năm 2007 Công ty lại tiếp tục tăng số Vốn Chủ sở hữu lên 17.382.230.472VNĐ tức là tăng hơn năm 2006: 7.490.076.520 VNĐ. Điều này chứng tỏ Công ty đang tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất. Số vốn phải nộp Ngân sách Nhà Nước cũng tăng mạnh. Công ty có nghĩa vụ nộp Thuế thu nhập Doanh Nghiệp (“ Thuế TNDN’”) với thuế suất bằng 25% lợi nhuận thu được. Công ty được miễn thuế TNDN trong 2 năm tính từ năm đầu tiên kinh doanh có lãi và được giảm 50% thuế TNDN trong 3 năm liên tiếp. Do vẫn có lỗ tính thuế trong năm 2006 nên Công ty không phải nộp thuế TNDN. Qua một số phân tích sơ bộ trên ta thấy rằng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH TBS đang ngày một ổn định và hiệu quả. 1.2.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản suất kinh doanh của Công ty TNHH TBS. Chức năng, nhiệm vụ TBS cung cấp giải pháp xây dựng tổng thể từ Tư vấn-Thiết kế, Gia công-Chế tạo, Thi công-Lắp dựng và quản lý dự án các công trình xây dựng dân dụng, thương mại và công nghiệp. Ứng dụng công nghệ xây dựng tân tiến, TBS cho ra đời các sản phẩm xây dựng tối ưu về giải pháp và hiệu quả về kinh tế. TBS không chỉ sản xuất mà còn gia công các sản phẩm kết cấu thép đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật cao, phù hợp với các yêu cầu cao nhất của khách hàng trong nước cũng như quốc tế. Ngành nghề kinh doanh Với đặc điểm là một doanh nghiệp xây lắp TBS có các ngành nghề kinh doanh như sau : + Tư vấn thiết kế Công ty TBS có đội ngũ kỹ tư vấn giàu kinh nghiệm, luôn đưa ra những phương án thiết kế tối ưu và vật liệu sử dụng phù hợp với từng thể loại, cấp bậc công trình và điều kiện cụ thể đảm bảo dự án đạt hiệu quả kinh tế cao và giá trị đầu tư lâu dài. Dịch vụ tư vấn TBS thực hiện dựa trên yêu cầu kiến trúc và khảo sát thực tế địa hình, địa chất của từng dự án cụ thể. Khi đưa ra những lời khuyên về tư vấn, thiết kế Công ty luôn xem xét các yếu tố sau: Các nội quy, quy định của nhà nước và từng địa phương Diện tích xây dựng cho phép. Các yêu cầu về hệ thống nước thải. Các dịch vụ hỗ trợ, cơ sở hạ tầng điện, nước. Quy định về môi trường. Giấy phép xây dựng. Phương án xây dựng và vật liệu sử dụng. Dịch vụ tư vấn TBS không đơn thuần cung cấp cho khách hàng danh mục vật liệu sử dụng mà còn giúp cho khách hàng nắm được chi phí xây dựng, giá thành vật liệu xây dựng, từ đó khách hàng có thể điều chỉnh quy mô dự án theo ngân sách phù hợp. Dịch vụ này đáp ứng mọi đối tượng khách hàng từ Nhà thầu xây dựng, Chủ đầu tư và các đơn vị Tư vấn thiết kế. Dịch vụ thiết kế TBS cho phép khách hàng có thể thực hiện hóa ý tưởng của mình từ những công trình xây dựng dân dụng đến những công trình thương mại và công nghiệp. Đội ngũ kiến trúc sư TBS luôn nắm bắt được ý tưởng và thấu hiểu rõ từng yêu cầu của khách hàng. Trên cơ sở ý tưởng của khách hàng cùng với mục đích sử dụng, TBS triển khai thiết kế sơ bộ cho phép khách hàng thấy trước được ý tưởng của mình được thực hiện hóa trong tương lai do đó khách hàng có thể lựa chọn TBS với giải pháp xây dựng tổng thể từ Tư vấn thiết kế, Gia công chế tạo đến thi công lắp dựng hoặc chỉ với dịch vụ Tư vấn thiết kế đơn thuần, hoặc với vai trò là Giám sát, hoặc là Quản lý dự án”. Các dự án tiêu biểu của TBS: - Dự án: Asia – EU Export Development Center Khu Công Nghiệp Linh Trung II – Sông Bé. - Dự án: Ngân hàng phát triển Nhà Đồng Bằng Sông Cửu Long, Tỉnh Sóc Trăng. - Dự án: Chi Cục Thuế Huyện Cao Lãnh, Huyện Cao Lãnh - Đồng Tháp. - Dự án: Siêu Thị Thanh Ngọc , Tỉnh Bình Dương. Dự án: Dutch Lady Factory, Tỉnh Hà Nam. + Sản xuất chế tạo Với hệ thống hai nhà máy: Phía Bắc: Lô 43 KCN Quang Minh, Xã Quang Minh, Huyện Mê Linh, Tỉnh Vĩnh Phúc. Phía Nam: KCN Nam Tân Uyên, Tỉnh Bình Dương. Và với đội ngũ kỹ sư và công nhân lành nghề, TBS không chỉ sản xuất mà còn gia công các sản phẩm kết cấu thép đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật cao, phù hợp với các yêu cầu cao nhất của khách hàng trong nước cũng như quốc tế. Các sản phẩm tiêu biểu được sản xuất tại các nhà máy của công ty : - Hệ thống sản phẩm kết cấu thép :• Hệ thống nhà khung giàn (Nhịp chung từ 4M – 50M)Nhà khung giàn tam giácNhà khung giàn thangNhà khung giàn Delta• Hệ thống nhà thép I tổ hợp• Hệ thống sản phẩm liên hợp TotalDek - Hệ thống sản phẩm Bêtông Tilt – Up- Hệ thống sản phẩm tiêu chuẩn:• Nhà thép lưu động- Nhà khung xương cách nhiệt- Nhà khung xương không cách nhiệt- Nhà khung xương không cách nhiệt• Nhà kho tiêu chuẩn• Hệ thống hàng rào + Thi công lắp dựng Khi thực hiện thi công lắp dựng, Công ty đảm nhận các công việc sau: • Công tác trắc địa nhằm xác định chính xác vị trí tim cốt các hạng mục và toàn bộ công trình xây dựng.   • Công tác thi công công tác đất   • Công tác thi công móng   • Công tác thi công xây dựng công trình ngầm và các vấn đề chống thấm   • Công tác thi công kết cấu bê tông, bê tông cốt thép   • Công tác thi công kết cấu căng kéo ứng lực trước   • Công tác thi công mái.   • Công tác thi công lắp đặt các hệ thống kỹ thuật cho công trình   • Công tác xây trát và các công tác hoàn thiện khác.   • Công tác quan trắc lún   • Và công tác thi công một số công trình phụ trợ có liên quan.Trên cơ sở lập kế hoạch và tiến độ tổng thể cho từng công trình, kế hoạch về nguồn nhân lực, kế hoạch cung ứng vật tư, năng lực máy móc thiết bị, cho đến kế hoạch kiểm soát hồ sơ tài liệu, TBS tự hào là một nhà thầu xây dựng chuyên nghiệp của các nhà đầu tư. + Quản lý dự án Bao gồm các công việc sau: • Điều phối công tác thiết kế    • Lập kế hoạch thực hiện dự án   • Tư vấn đấu thầu và soạn thảo hợp đồng   • Điều phối công tác triển khai dự án   • Quản lý hợp đồng         - Quản lý khối lượng         - Quản lý chất lượng         - Quản lý chi phí         - Quản lý tiến độ xây dựng         - Quản lý an toàn xây dựng và vệ sinh môi trường         - Phối hợp với Chủ đầu tư trong công tác tư vấn giải quyết các vấn đề với các bên có liên quan trong quá trình thiết kế, thi công và lắp đặt nếu cần thiết    • Nghiệm thu khối lượng, lập báo cáo thanh toán cho Nhà thầu   • Giải quyết các vấn đề có liên quan trong quá trình thi công   • Báo cáo tháng, chủ trì các buổi họp và xác nhận hồ sơ hoàn công 1.2.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH TBS Công ty TBS kinh doanh chủ yếu trên lĩnh vực Thi công xây lắp cho các dự án nên có các đặc điểm riêng biệt sau: + Đặc điểm tổ chức nhân sự cho các dự án: Việc tổ chức nhân sự cho các dự án được khái quát theo sơ đồ sau: CHỦ NHIỆM DỰ ÁN CHỈ HUY TRƯỞNG KHỔI NGHIỆP VỤ KỸ THUẬT THI CÔNG ĐỘI THI CÔNG B THẦU PHỤ 2 THẦU PHỤ 1 ĐỘI THI CÔNG A Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức nhân sự cho các dự án Trách nhiệm của chủ nhiệm dự án: Lập và kiểm tra biện pháp thi công tổng thể và chi tiết cho các hạng mục của dự án được giao. Kết hợp với chỉ huy trưởng các công trường nghiệm thu hoàn thành giai đoạn, bàn giao với chủ đầu tư. Kết hợp với chỉ huy trưởng làm hoàn công các công trình Làm các thủ tục thanh quyết toán với chủ đầu tư, thầu phụ Giải quyết các công việc liên quan đến dự án được giao Đại diện cho công ty trên công trường Trong quá trình thi công nếu gặp các vấn đề nằm ngoài phạm vi quyền hạn giải quyết cần phải lập bảng báo cáo và đề xuất phương án giải quyết cho Giám đốc dự án Kiểm soát quá trình thực hiện của các dự án: tiến độ thi công, chất lượng thu công, hồ sơ. Lập báo cáo tuần gồm: tiến độ thực hiện, an toàn lao động, tiến độ cung cấp các nguồn lực và chất lượng của các nguồn lực, đề xuất biện pháp điều chỉnh cho Giám đốc dự án Quản lý cán bộ công nhân viên của công ty trên công trường Trách nhiệm của chỉ huy trưởng công trình Trực tiếp chỉ huy kỹ thuật tại công trường Lập biện pháp thi công chi tiết cho các hạng mục của dự án được giao Quản lý và giám sát quá trình thi công của các thầu phụ tại công trường Nghiệm thu công việc , hoàn thành giai đoạn, bàn giao với chủ đầu tư Nghiệm thu nội bộ công việc, hoàn thành giai đoạn và bàn giao với thầu phụ Lập bản vẽ hoàn công từng hạng mục và cả công trình Quản lý nhật ký công trường Giải quyết các công việc và gửi báo cáo tuần cho giám đốc dự án Đại diện cho công ty tại công trường Chịu trách nhiệm trước công ty về chất lượng thi công trên công trường Quản lý cán bộ công nhân viên của công ty trên công trường Trách nhiệm của bộ phận Kỹ thuật thi công Trực tiếp tại công trường Theo sự phân công điều hành trực tiếp của chỉ huy trưởng Giám sát và kiểm tra quá trình thi công của các thầu phụ tại công trường Nghiệm thu công việc, hoàn thành giai đoạn với chủ đầu tư Nghiệm thu nội bộ công việc với thầu phụ Ghi nhật ký công trường Báo cáo ngày cho chỉ huy trưởng công trường Giải quyết các công việc và báo cáo trực tiếp với chỉ huy trưởng công trường Chịu trách nhiệm trước công ty về chất lượng thi công của các hạng mục được giao Trách nghiệm của Khối nghiệp vụ Khối nghiệp vụ bao gồm: Kế toán dự án, QA&QC, vật tư, thủ kho, bảo vệ. Thủ kho: có nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản và phân phát vật tư. Bảo vệ: có trách nhiệm bảo vệ vật tư, vật liệu, máy móc trên công trường Kế toán : làm các thủ tục thanh quyết toán với chủ đầu thư , làm các chế độ cho cán bộ trên công trường Vật tư: cung cấp vật tư, vật liệu thi công trên công trường QA/QC kiểm tra chất lượng vật tư cung cấp cho công trường, chất lượng thi công của dự án + Đặc điểm quy trình thực hiện dự án thi công xây lắp - Mục đích: Tổ chức và quản lý thực hiện dự án thi công xây lắp đảm bảo chất lượng , hiệu quả - Phạm vi áp dụng : Quy trình này áp dụng cho bộ phận dự án Sơ đồ quy trình thực hiện dự án thi công xây lắp DỰ ÁN CHUẨN BỊ TRIỂN KHAI THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TRÌNH BIỆN PHÁP THI CÔNG VÀ TIẾN ĐỘ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY THI CÔNG KẾ HOẠCH KIỂM TRA VÀ NGHIỆM THU KẾ HOẠCH MÁY MÓC THIẾT BỊ KẾ HOẠCH NHÂN LỰC KẾ HOẠCH CUNG ỨNG VẬT TƯ CHÍNH KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH THI CÔNG KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT HỒ SƠ VÀ TÀI LIỆU KIỂM TRA VÀ HIỆU CHỈNH KẾ HOẠCH LƯU TRỮ HỒ SƠ Sơ đồ 1.2. Sơ đồ quy trình thực hiện dự án Các bước thực hiện quy trình như sau: Chuẩn bị triển khai dự án Chuẩn bị hồ sơ cho dự án: Hồ sơ cho dự án bao gồm : - Bản vẽ thiết kế - Hợp đồng xây lắp - Biện pháp thi công chính - Kế hoạch chi phí thực hiện dự án - Thông tin chung về dự án - Tiến độ thi công các công việc chính - Kế hoạch nhân lực - Kế hoạch cung ứng vật tư chính - Kế hoạch kiểm tra chứng nhận vật tư - Kế hoạch máy móc thiết bị - Kế hoạch kiểm tra và nghiệm thu - Kế hoạch kiểm soát quá trình thi công - Kế hoạch kiểm soát hồ sơ và tài liệu - Các tiêu chuẩn, quy phạm áp dụng - Mẫu các biên bản nghiệm thu, bàn giao, biên bản hiện trường, báo cáo, nhật kí thi công Lập hồ sơ theo dõi dự án tại phòng XDCB Bản vẽ thiết kế Hợp đồng giao nhận thầu Quyết định phân công công tác Hợp đồng thầu phụ, các báo giá Hợp đồng cung cấp vật tư, thiết bị Yêu cầu vật tư gửi cho bộ phận vật tư theo mẫu yêu cầu vật tư Lệnh sản xuất gửi cho nhà máy theo mẫu lệnh sản xuất Lệnh xuất hàng gửi cho nhà máy theo mẫu lệnh xuất hàng Hồ sơ chất lượng công trình: thí nghiệm, kiểm định vật liệu, biên bản nghiệm thu, bàn giao Hồ sơ thanh quyết toán công trình Lập hồ sơ theo dõi tại công trường Bản vẽ thiết kế Nhật ký thi công công trình Hồ sơ chất lượng: các kết quả thí nghiệm vật tư, vật liệu, các biên bản nghiệm thu, bàn giao Hồ sơ từ nhà máy: phiếu giao nhận sản phẩm, vật tư Khối lượng hoàn thành, thanh toán Biện pháp thi công chi tiết cho các hạng mục Kế hoạch thi công tuần, tháng Văn bản thay đổi điều chỉnh thiết kế, dự toán Thực hiện dự án Căn cứ bản vẽ thiết kế và hợp đồng giao thầu chủ nhiệm dự án tiến hành thực hiện dự án theo các bước sau Thành lập ban chỉ huy công trường Nhận bàn giao mặt bằng với chủ đầu tư Lập văn phòng công trường Làm kho chứa vật tư + Đặc điểm quy trình thi công một hạng mục công việc Quy trình thi công một hạng mục công việc được thể hiện trong sơ đồ. + Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm - Thị trường: Thị trường tiêu thụ sản phẩm xây lắp của Công ty bao gồm các tỉnh phía Bắc và phía Nam. - Khách hàng: của Công ty là các Nhà máy sản xuất, các Khu Công Nghiệp…cần những nhà lưu động để làm kho bãi, gian hàng triển lãm… Vì Công ty là đơn vị xây lắp nên sản phẩm của Công ty cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Ngoài ra sản phẩm của Công ty được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư từ trước. CHỦ ĐẦU TƯ KIỂM TRA NGHIỆM THU THI CÔNG BIỆN PHÁP THI CÔNG VẬT TƯ, THIẾT BỊ HẠNG MỤC CÔNG VIỆC LƯU HỒ SƠ BIÊN BẢN NGHIỆM THU NGHIỆM THU CÔNG VIỆC GHI CHÚ Đ : Đạt yêu cầu K : Không đạt yêu cầu Đ K Đ K Sơ đồ 1.3. Sơ đồ quy trình thi công một hạng mục công việc Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TBS Gọn nhẹ, hiệu quả là mô hình tổ chức mà những lãnh đạo cấp cao của TBS đã lựa chọn. Trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt và đầy biến đổi hiện nay, việc áp dụng phương án tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến tham mưu tạo ra cho TBS một sự năng động và linh hoạt hết sức cần thiết. Khả năng tiếp cận, nắm bắt và đáp ứng nhu cầu thị trường được nâng cao. Việc quản lý của lãnh đạo cấp cao được thông qua các phòng ban khác tạo sự liên kết giữa ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty, nâng cao trách nhiệm của từng người, từng bộ phận. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Hội đồng quản trị: Có vai trò quyết định cao nhất tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, quyết định những vấn đề quan trọng của Công ty như : Các định hướng phát triển trong dài hạn, các chiến lược về sản phầm… Chủ tịch Hội đồng quản trị: chịu trách nhiệm lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị, là người đại diện theo Pháp luật của Công ty. Tổng Giám đốc: Có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giám sát, chỉ đạo hoạt động của Giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước Hội đồng quản trị và cơ quan quản lý Nhà nước. Giám đốc điều hành: Do Hội đồng quản trị bầu ra để điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất của Công ty. Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh trước Hội đồng quản trị và cơ quan quản lý của Nhà nước. Ban kiểm soát tài chính : Công ty sử dụng kiểm toán viên của công ty kiểm toán Earnst & Young. Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Giám đốc điều hành Bộ phận Hành chính-Nhân sự Bộ phận Tài chính-Kế toán Bộ phận IT Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Tư vấn thiết kế Bộ phận Kinh tế kĩ thuật Bộ phận Dự toán Bộ phận Quản lý thi công Bộ phận Vật tư Bộ phận QA/QC Bộ phận Sản xuất Bộ phận Xuất khẩu Hội đồng quản trị Ban kiểm soát tài chính Sơ đồ 1.4. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Bộ phận Hành chính- Nhân sự: + Quản lý nhân sự toàn Công ty + Xây dựng chính sách nhân sự và chế độ lao động + Phân công, bố trí nhân sự, đảm bảo đúng người, đúng vị trí + Quản lý hồ sơ nhân sự của toàn thể nhân viên trong công ty + Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng/ thuê mượn nhân viên; giải quyết thủ tục thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn,…nhân viên. + Tổ chức và giám sát thực hiện việc đánh giá định kỳ nhân viên, thực hiện việc bình chọn, khen thưởng nhân viên xuất sắc và xử lý kỷ luật nhân viên + Quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao tay nghề cho cán bộ, nhân viên, toàn công ty + Quản lý hệ thống tài chính của Công ty bao gồm: - Đời sống: An ninh, vệ sinh, ăn uống, điện nước, hội họp, liên hoan,… - Hệ thống thiết bị văn phòng: Photocopy, điều hoà,… - Văn thư: Con dấu văn phòng phẩm thư tín báo chí,… - Điều phối xe - Các công việc thư ký cho Tổng giám đốc/ Hội đồng quản trị Bộ phận Tài chính - Kế toán + Xây dựng và giám sát thực hiện hệ thống quản lý tài chính của Công ty trên cơ sở cập nhật các quy định của pháp luật về tài chính. + Xây dựng và đăng ký hệ thống kế toán của Công ty trên cơ sở pháp luật kế toán và phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty + Phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu quả bằng công cụ tài chính toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Cân đối nguồn tài chính + Tổ chức theo dõi và thực hiện các hợp đồng liên quan đến kiểm toán, tư vấn tài chính kế toán, bảo hiểm tài sản của Công ty và các hợp đồng khác khi ban giám đốc yêu cầu. + Duy trì và phát triển các mối quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng Bộ phận IT - Quản lý hệ thống thông tin của Công ty bao gồm: + Hệ thống máy tính, máy in + Hệ thống điện thoại, fax + Hệ thống mạng nội bộ + Các phần mềm ứng dụng tin học Bộ phận Kinh doanh: + Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh cho thương hiệu TBS tại thị trường Hà Nội và các tỉnh với các đối tượng khách hàng + Xây dựng chính sách khách hàng đối với các nhà phân phối, đại lý sản xuất , các nhà thầu, Chủ đầu tư, tư vấn thiết kế. + Tổ chức hệ thống bán hàng phù hợp để thực hiện chiến lược và kế hoạch kinh doanh được Tổng Giám Đốc phê duyệt + Tổng hợp, phân tích thông tin về thị trường, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh để tìm giải pháp kinh doanh hiệu quả + Giải quyết các khiếu nại khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh phân phối và kinh doanh dự án Bộ phận Tư vấn thiết kế: + Tổ chức thực hiện mọi hoạt động thiết kế cho các dự án của Công ty, bao gồm thiết kế báo giá, thiết kế kỹ thuật, thiết kế chế tạo lắp dựng + Thống kê vật tư, khối lượng sản phẩm công trình + Hỗ trợ kỹ thuật cho Phòng Kinh doanh và Dự án + Hỗ trợ Phòng Dự án trong việc điều tra, bảo hành sản phẩm khi có yêu cầu Bộ phận Kinh tế kỹ thuật : Là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc Công ty, quản lý điều hành công tác kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực thi công xây lắp và có những nhiệm vụ sau: Chủ trì phối hợp các đơn vị liên quan, tính toán và lập hồ sơ dự thầu các công tình xây dựng Chỉ đạo lập phương án tổ chức thi công trình giám đốc công ty và chủ đầu tư trước khi thi công Tổ chức thực hiện công tác quản lý, giám sát chất lượng kỹ thuật tiên tiến độ khối lượng xây lắp, an toàn lao động trong xây dựng công trình theo các chế độ chính sách của Nhà nước và các quy chế do giám đốc ban hành Quản lý hồ sơ công trình, tài liệu khảo sát đo đạc bản vẽ kỹ thuật, nhật ký công trình… trong quá trình thi công Theo dõi, đôn đốc và chỉ đạo công tác bảo hành, bảo dưỡng công trình sau khi bàn giao theo quy định của Nhà nước Bộ phận Dự toán: Dự toán giá trị của công trình. Bộ phận Quản lý thi công: Quản lý quá trình thi công lắp dựng Bộ phận Vật tư: Quản lý vật tư, Bộ phận QA/QC : Quản lý chất lượng + Xây dựng và thường xuyên cập nhật Tiêu chuẩn nguyên vật liệu và tiêu chuẩn sản phẩm của Công ty + Xây dựng quy định kỹ thuật + Tổ chức thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu và chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng. Bộ phận Sản xuất : Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất của Công ty + Xây dựng các quy định , quy trình và thủ tục sản xuất, đồng thời giám sát việc thực hiện các quy định , quy trình và thủ tục đó để đảm bảo: - Chất lượng sản phẩm - Tiến độ sản xuất - An toàn lao động + Quản lý định mức kỹ thuật: Tỷ lệ hao hụt, mức tiêu hao năng lượng… của các sản phẩm + Quản lý máy móc, thiết bị, nhà xưởng + Xây dựng và thực hiện kế hoạch về bảo trì máy móc, thiết bị và dây chuyền sản xuất + Theo dõi xây dựng cơ bản và bảo dưỡng các công trình xây dựng trong công ty + Tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất thường kỳ cho Tổng Giám Đốc. Bộ phận Xuất khẩu: Chịu trách nhiệm về các dự án xuất khẩu ra các thị trường Châu Á như Singapore, Thái Lan hay Australia. Trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt và đầy biến đổi hiện nay, việc áp dụng phương án tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến tham mưu tạo ra cho TBS một sự năng động và linh hoạt hết sức cần thiết. Khả năng tiếp cận, nắm bắt và đáp ứng nhu cầu thị trường được nâng cao. Việc quản lý của lãnh đạo cấp cao được thông qua các phòng ban khác tạo sự liên kết giữa ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty, nâng cao trách nhiệm của từng người, từng bộ phận. PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TBS 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TBS Công ty lựa chọn cách thức tổ chức bộ máy kế theo hình thức tập trung. Tức là Công ty chỉ tổ chức phòng Kế toán tại văn phòng chính, còn dưới các nhà máy thì không có. Hiện nay Công ty đang có 5 kế toán trong đó có 1 kế toán trưởng phụ trách tổng hợp tình hình tài chính của cả công ty và 4 kế toán viên phụ trách từng phần hành công việc của mình. KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán nguyên vật liệu Kế toán thanh toán Kế toán dự án Kế toán tổng hợp Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán + Kế toán nguyên vật liệu Theo dõi cập nhật tình hình nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào các kho vật tư, thiết bị của Nhà máy; Kiểm tra lại tính toán vật tư trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo dõi cập nhật tình hình xuất vật tư vào sản xuất hàng ngày. Cập nhật báo cáo tồn kho 2 ngày một lần. Lưu trữ, cập nhật và kiểm tra các báo giá vật tư, trong đó phân loại vật tư cho công trình, vật tư sử dụng sản xuất chung tại xưởng. Kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ quy trình nhập hàng, xuất hàng; kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, chính xác, đầy đủ của phiếu nhập, xuất vật tư, so sánh số vật tư xuất với định mức tiêu hao cho phép. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu với thủ kho vật tư trên thẻ kho về số liệu nhập, xuất tồn. Tiến hành kiểm kê vật tư theo định kì (hàng tháng, quý , năm hoặc đột xuất theo yêu cầu) Phối hợp với kế toán dự án trong quá trình quyết toán tổng hợp vật tư theo công trình. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các TK 152, 153 Báo cáo tồn kho 2 ngày một lần Báo cáo xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu hàng tháng Báo cáo phân tích tình hình sử dụng vật tư sản xuất, có so sánh với định mức tiêu hao của công ty Báo cáo phân tích hàng mua trong kỳ Chịu trách nhiệm lưu trữ các chứng từ kế toán có liên quan đến phần hành công việc của mình Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các bút toán cập nhật trên phần mềm. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của kế toán trưởng Đề xuất, lập tờ trình đối với định mức vật tư, bảng dự tính vật tư tồn kho tối thiểu. + Kế toán thanh toán Tiếp nhận kiểm tra và xử lý đối với các chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các chứng từ liên quan đến thanh toán công nợ phải thu, phải trả. Cập nhật, kiểm tra, đối chiếu số dư TM, ngân hàng hàng ngày với thủ quỹ, với ngân hàng và không chậm hơn 10h sang ngày hôm sau. Luôn đảm bảo số dư tiền mặt trên phần mềm và thực tế khớp nhau, số dư tiền mặt không vượt quá 50 triệu đồng. Thanh toán bằng TM được áp dụng đối với các khoản chi có giá trị 10 triệu đồng phải được thanh toán bằng chuyển khoản. Chịu trách nhiệm đối với các tài khoản 111, 112 Báo cáo kiểm kê quỹ tại ngày cuối cùng của tháng. Báo cáo số dư tiền gửi ngân hàng. Lưu trữ, ghi chép, phản ánh các chứng từ tiền mặt và chịu trách nhiệm toàn bộ đối với những phát sinh liên quan. Quản lý các công việc liên quan đến thu chi tiền mặt của thủ quỹ. Chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp lý của các khoản thanh toán. Từ chối các chứng từ, số liệu sai, không đúng quy định. Đề xuất với kế toán trưởng giải quyết các vấn đề thuộc phần hành mình thực hiện. + Kế toán dự án Tham gia vào quá trình lập kế hoạch , theo dõi và quyết toán đối với các công trình Soát xét giá vốn dự toán công trình, lập bảng xem xét tài chính trình kế toán trưởng phê duyệt trước khi kí hợp đồng Tham gia cùng với bộ phận kinh doanh lập hợp đồng Kiểm tra và chịu trách nhiệm đối với mọi khoản chi phí phát sinh đối với công trình Cập nhật thường xuyên chi phí phát sinh đối với công trình Theo dõi và cung cấp tiến độ thực hiện công trình bao gồm tiến độ tại công trường và tiến độ sản xuất tại nhà máy Thường xuyên cập nhật và theo dõi các khoản công nợ với người mua hàng Báo cáo tình hình dự án công trình hàng tuần Báo cáo tình hình thực hiện dự án công trình hàng tháng Chịu trách nhiệm lưu trữ, đối với các chứng từ kế toán thuộc phần hành của mình Cung cấp các báo cáo được giao theo đúng thời hạn quy định Từ chối đối với các sự việc phát sinh ngoài khả năng giải q._.