Tổ chức hạch toán Kế toán tại Công ty HIPT

c mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt được lợi nhuận cao điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời, chính xác và đầy đủ các thông tin trong và ngoài doanh nghiệp để khai thác tối đa tiềm năng sẵn có trong doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận, phát triển doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu này, công cụ hữu hiệu nhất là kế toán. Kế toán (hạch toán kế toán) là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin về hoạt đông kinh tế tài chính diễn ra ở từng đơn vị, tổ chức và toàn bộ nền kinh tế. Số liệu kế toán cung cấp giúp các doanh nghiệp có được những thông tin cần thiết trong kinh doanh để từ đó có thể đưa ra được các phương án tối ưu với tiêu chí : cung cấp sản phẩm chất lượng tốt nhất, giá thành hợp lý nhất, chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng máy tính như là một công cụ phụ giúp đắc lực trong kinh doanh, đặc biệt là trong công tác kế toán như : kế toán tiền mặt, kế toán hàng hoá, kế toán công nợ, kế toán chi phí và kết quả … nhằm đảm bảo sự liên kết, tính toán, xử lý, hệ thống hoá số liệu một cách hoàn chỉnh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Điều này đã đảm bảo cho kế toán đáp ứng tốt hơn các yêu cầu thực tiễn kinh doanh đặt ra. Xuất phát từ tầm quan trọng của hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, cùng với yêu cầu của chương trình học tập tại nhà trường, em đã tham gia tìm hiều thực tế công tác tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT. Nhờ sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo Công ty và cán bộ nhân viên Ban tài chính kế toán, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TS Phạm Quang em đã hoàn thành bản báo cáo về tình hình hạch toán kế toán tại Công ty HiPT. Ngoài phần mở đầu và kết luận báo cáo được chia thành ba phần : Phần I: Tổng quan về Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT Phần II: Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HiPT Phần III: Đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HiPT Phần I Tổng quan về Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học Hipt 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty HiPT Vào những năm đầu của thập kỉ 90, thị trường tin học Việt Nam có những chuyển biến rất sôi động, các hãng công nghệ thông tin lớn trên thế giới đã có những bước đi thận trọng thăm dò thị trường. Năm 1994, sau khi FPT ký hợp đồng đại lý với hãng máy tính IBM (USA), Hewlet-Packard (HP) hãng máy tính lớn thứ hai trên thế giới cũng đang tìm kiếm đối tác tại Việt Nam với tiêu chí là công ty của những người hăng hái và am hiểu con đường HP (HP – Way), đó chính là HiPT. Tháng 6 năm 1994, sau thời gian chuẩn bị khẩn trương, Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển tin học với tên giao dịch tiếng Anh là High – Performance Technology, gọi là HPT Co.Ltd ra đời hoạt động theo : Giấy phép thành lập số 00829 GP/TLDN ngày 02/061994 do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp. Giấy phép kinh doanh số 044123 ngày 18/06/1994 do Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp. Tôn trọng ý kiến của Hewlet-Packard (HP) rằng HPT dễ bị nhầm lẫn với một cơ sở của Hewlet-Packard trên thế giới nên HPT Co.Ltd đã được đổi thành HiPT Co.Ltd. Sau 6 năm hoạt động, đầu năm 2000 khi cả nước đang sôi động phong trào cổ phần hoá doanh nghiệp, Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển tin học – HiPT (HiPT Co.Ltd) được chuyển thành Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học – HiPT (HiPT JSC) theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103000008 của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 29/02/2000. Bằng việc tăng vốn điều lệ (từ 500 triệu đồng lên 5,12 tỷ đồng) phù hợp với quy mô phát triển và tính chất hoạt động của Công ty, đã thể hiện quyết tâm cao trong việc giữ vững và phấn đấu nâng cao vị thế của mình trên thị trường tin học Việt Nam. Điều này thể hiện rất rõ qua một số chỉ tiêu chủ yếu của Công ty trong những năm 2001 đến 2003 : ( Biểu số 01 ) Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Doanh thu 42.842.448.176 63.122.525.257 86.837.875.138 Lợi nhuận trước thuế 256.379.042 184.802.817 314.617.914 Lợi nhuận sau thuế 174.337.749 125.665.953 213.940.182 Vốn cố định 1.384.440.172 18.417.613.758 27.318.060.204 Vốn lưu động 23.448.284.108 28.842.444.275 81.620.818.481 Số lao động 95 130 150 Thu nhập bình quân tháng/1 LĐ 795.000 867.394 925.637 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 2.1 Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty HiPT 2.1.1 Chức năng Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tin hoc, viễn thông. Chức năng chính là chuyển giao công nghệ, dịch vụ tin học tiên tiến trên thế giới vào Việt Nam thông qua việc cung cấp dịch vụ tư vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho các khách hàng Việt Nam. 2.1.2 Nhiệm vụ Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlet-Packard như máy tính, máy in, máy quét, các thiết bị kết nối mạng cục bộ và mạng diện rộng, các thiết bị ngoại vi khác. Nghiên cứu áp dụng các giải pháp máy tính như ( LAN, WAN ) trên các môi trường khác nhau ( Dos, Netware, Window,NT, Unit…) dựa trên công nghệ của hệ thống mở. Tư vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin, các chương trình khai thác và quản lý dữ liệu theo mô hình khách – chủ, dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất hàng đầu thế giới. Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (Intranet ), mạng thông tin toàn cầu ( Internet ), các giải pháp thương mại điện tử E – commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng Internet như : Thư tín điện tử, World Wide Web, Voip, Catalo điện tử… 2.1.3. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty HiPT là công ty kinh doanh trong các lĩnh vực công nghệ cao đặc biệt là công nghệ thông tin. Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các hoạt động thiết kế, lắp đặt các thiết bị tin học, các phần mềm ứng dụng, các dịch vụ tư vấn xây dựng kế hoạch và phát triển công nghệ thông tin cho các ngành, bộ… 2.1.4. Đặc điểm về thị trường mua bán của Công ty HiPT là công ty cổ phần chuyên tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực tin học, HiPT có rất nhiều các sản phẩm, dịch vụ khác nhau cung ứng ra thị trường. Mỗi sản phẩm, dịch vụ có ưu thế về mặt thị trường hay chiếm tỷ trọng khác nhau trên thị trường, khách hàng của Công ty chủ yếu là các tổ chức, công ty, ngân hàng, cơ quan có nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin hoặc thiết bị giải pháp thông tin xử lý nhanh với chất lượng cao như : Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam, Công ty Điện toán và Truyền số liệu ( VDC ), Bộ Ngoại giao… 2.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Ban đầu mới thành lập (1994), đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty HiPT tổng số là 14 người, sau10 năm hoạt động đội ngũ này đã tăng lên rõ rệt và năm 2003 đã là 150 người bao gồm Đội ngũ nhân viên kỹ thuật phần cứng làm nhiệm vụ triển khai và bảo hành Đội ngũ nhân viên kỹ thuật hệ thống và mạng làm nhiệm vụ tích hợp và hỗ trợ hệ thống Đội ngũ nhân viên kỹ thuật phần mềm phát triển các chương trình ứng dụng Đội ngũ nhân viên kinh doanh dự án, kinh doanh phân phối và bán lẻ. Nhân viên hành chính và tài chính Đội ngũ nhân viên kỹ thuật của HiPT có chuyên môn và tay nghề cao được đào tạo từ nhiều nước : Liên Xô (cũ), Đức, Nhật, Pháp, Hungari, Bungari, Nhật, Hàn Quốc và các trường đại học hàng đầu trong nước : Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh… Nhiều cán bộ kỹ thuật của Công ty đã tham dự các khoá đào tạo nghiệp vụ của hãng Hewlet-Packard tại Việt Nam, Singapore, Hồng Kông và Thái Lan, đặc biệt trong lĩnh vực máy Hewlet-Packard, giải pháp mạng, máy in, máy quét và máy vẽ. (Sơ đồ số 01 ) SƠ Đồ PHáT TRIểN NHÂN lực CủA CôNG TY hIPT Với một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, phân công phân nhiệm rõ ràng, Công ty HiPT ngày càng khẳng định ưu thế của mình không chỉ trong cơ cấu quản lý mà còn trong lĩnh vực kinh doanh. Điều này thể hiện rất rõ trong sơ đồ tổ chức của HiPT. ( Sơ đồ số 02 ) sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Hipt Ban tổng giám đốc Các công ty trực thuộc Công ty HiDC Công ty HiSC Các ban chức năng Ban Trợ lý tổng hợp Ban Tài chính kế toán Ban Quản lý dự án Ban Vật tư Khối kinh doanh thương mại Các phòng kinh doanh phân phối Các phòng dự án Thương mại Phòng triển khai và hỗ trợ khách hàng Khối giải pháp phần mềm Các nhóm thị trường Bộ phận thiết kế và lập trình Bộ phận hỗ trợ Khối kinh doanh dự án Phòng kinh doanh dự án Phòng tích hợp hệ thống Trung tâm bảo hành và dịch vụ kỹ thuật Hội đồng quản trị Công ty cổ phần HiPT được thành lập thông qua đại hội đồng cổ đông. Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập, cơ cấu tổ chức bộ máy được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng : Đại hội đồng cổ đông : Trong Công ty đây là bộ phận có quyền quyết định cao nhất gồm 15 cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đông bầu ra hội đồng quản trị gồm 3 người để thay mặt các cổ đông điều hành, quản lý trực tuyến hoạt động kinh doanh của Công ty. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất một năm một lần để thông qua báo cáo tài chính năm của Công ty. Đại hội đồng cổ đông cũng có quyền quyết định việc phân chia cổ tức hàng năm cho từng cổ đông. Hội đồng quản trị : Có chức năng quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. Hội đồng quản trị có 3 thành viên trong đó gồm có 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch và 1 thnàh viên. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ quản lý chung hoạt động kinh doanh của Công ty bằng cách đưa ra các nghị quyết, phương hướng hoạt động của Công ty, các phương hướng kiểm soát nội bộ. Ban Tổng giám đốc : Là thành viên của hội đồng quản trị, có nhiệm vụ điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo các nghị quyết của Hội đồng quản trị và phương án kinh doanh của Công ty, được uỷ quyền là đại diện hợp pháp của Công ty. Ban Trợ lý tổng hợp có chức năng: Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của Công ty; dự thảo các quyết định, công văn đi của bộ phận; quản lý dấu, chữ ký và thực hiện các giao dịch pháp lý của Công ty; sắp xếp lịch làm việc và giúp đỡ Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc thực hiện lịch làm việc; quản lý nhân sự; thực hiện các công việc đối nội và đối ngoại… Ban Tài chính kế toán có nhiệm vụ: Lập sổ sách kế toán theo quy định của Nhà nước và hoạt động chuyên môn theo chỉ đạo của Tổng giám đốc; theo dõi công nợ Công ty; thực hiện các nhiệm vụ khác về kế toán, tài vụ theo quy định; hỗ trợ cán bộ kinh doanh cũng như cán bộ triển khai hợp đồng về các thủ tục hành chính. Ban Quản lý dự án có các nhiệm vụ sau: Tổ chức triển khai các Dự án đầu tư, Hợp tác kinh doanh của Công ty theo chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Ban Vật tư có nhiệm vụ: Quan hệ với các đối tác nhập hàng nhập khẩu; đặt hàn, theo dõi đơn hàng xuất nhập khẩu; quan hệ với các đối tác nhập hàng trong nước; đặt hàng và theo dõi đơn hàng nội địa; quản lý kho hàng của Công ty . Khối kinh doanh thương mại bao gồm các phòng kinh doanh phân phối, các phòng dự án thương mại, phòng triển khai và hỗ trợ khách hàng. Phòng kinh doanh phân phối có nhiệm vụ tổ chức phân phối sản phẩm, nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kho hàng và kế hoạch kinh doanh, phát triển thị trường và hệ thống đại lý. Phòng dự án thương mại có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường về các dự án công nghệ thông tin; tổ chức triển khai hoặc tham gia triển khai các hợp đồng dự án cho các khách hàng lớn; thiết kế các hệ thống thông tin phục vụ cho các đơn thầu; hỗ trợ công nghệ cho cán bộ kinh doanh cũng như cán bộ triển khai hợp đồng; bám sát các khách hàng tiềm năng để xây dựng quan hệ dự án; tổ chức phòng trưng bày và giải pháp; báo giá và bán lẻ cho khách hàng; chịu trách nhiệm về nguồn hàng trưng bày và kinh doanh bán lẻ; xây dựng và quản lý hệ thống khách hàng; báo cáo chi tiết hàng tháng về doanh số, công nợ, hoạt động; theo dõi công nợ khách hàng; đào tạo nhân viên về sản phẩm, marketing, kĩ thuật bán hàng… Phòng triển khai và hỗ trợ khách hàng có các nhiệm vụ tổ chức triển khai giao hàng cho các hợp đồng Công ty hoặc của các bộ phận kinh doanh trong Công ty, tổ chức cài đặt và lắp đặt thiêt bị mạng theo yêu cầu của Công ty, hỗ trợ các yêu cầu kỹ thuật của kinh doanh, thực hiện đào tạo nhân viên để đáp ứng yêu cầu mọi lúc, mọi nơi. Khối giải pháp phần mềm bao gồm các nhóm thị trường, bộ phận thiết kế và lập trình và bộ phận hỗ trợ. Các nhóm thị trường có chức năng và nhiệm vụ bám sát thị trường và các khách hàng tiềm năng để tìm hiểu thông tin thị trường và nhu cầu khách hàng; tư vấn cho khách hàng về các giải pháp; đề xuất giải pháp, lập hồ sơ thầu, đấu thầu, soạn và thương thảo hợp đồng; phân tích yêu cầu nghiệp vụ đối với các hợp đồng ký được, xây dựng thiết kế logic và dự trù kinh phí thực hiện hợp đồng. Bộ phận thiết kế và lập trình tổ chức thành các nhóm triển khai dự án, do các Trưởng nhóm triển khai lãnh đạo theo từng dự án. Bộ phận này có nhiệm vụ phối hợp với nhóm thị trường để xây dựng kế hoạch triển khai dự án; tổ chức triển khai dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt. Bộ phận hỗ trợ bao gồm nhóm nghiên cứu phát triển, nhóm quản lý chất lượng, nhóm nhân sự đào tạo, nhóm văn phòng.Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý phiếu bảo hành và danh mục khách hàng, thiết bị cần bảo hành; thực hiện các đảm bảo kỹ thuật sửa chữa bảo hành các thiết bị; triển khai và đẩy mạnh dịch vụ sửa chữa cho các khách hàng có yêu cầu và thu phí dịch vụ theo quy định của Công ty; phối hợp chặt chẽ với các đối tác khác trong và ngoài nước về dịch vụ bảo hành bảo trì các thiết bị và hệ thống công nghệ thông tin; lên kế hoạch về đào tạo nhân viên để đáp ứng yêu cầu công việc trong mọi lúc mọi nơi; đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ. Khối kinh doanh dự án bao gồm phòng kinh doanh dự án và phòng tích hợp hệ thống Phòng kinh doanh dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường về các dự án công nghệ thông tin; bám sát các khách hàng tiềm năng để xây dựng quan hệ và dự án; lập kế hoạch xây dựng dự án với các khách hàng tiềm năng về công nghệ máy chủ UNIX, hệ điều hành, các phần mềm hệ thống, các phần mềm ứng dụng; khảo sát, vạch kế hoạch nghiên cứu triển khai các giải pháp máy chủ UNIX, CDSL; đóng vai trò là đầu mối làm hồ sơ thầu cho mọi dự án thiết kế, cung cấp thiết bị và triển khai các hệ thống thông tin lớn; tổ chức và theo dõi việc triển khai các hợp đồng dự án cho các khách hàng lớn. Phòng tích hợp hệ thống có nhiệm vụ tạo lập các mô hình thử nghiệm tích hợp hệ thống khi có yêu cầu; tổ chức triển khai các hợp đồng thuộc nhóm khách hàng được phân công; thực hiện hỗ trợ khách hàng về đảm bảo kỹ thuật hệ thống, bảo hành các thiết bị máy chủ UNIX, các thiết bị mạng cho các khách hàng của Công ty; thực hiện đào tạo cán bộ kỹ thuật hệ thống của Công ty và khách hàng phục vụ các hợp đồng triển khai hệ thống; tham gia nghiên cứu các vấn đề về công nghệ theo sự phân công của lãnh đạo Công ty. Phần II Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán của Công ty HiPT 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Công ty HiPT 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán gồm có 7 người, mỗi người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc kế toán khác nhau nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn Công ty. ( Sơ đồ số 03 ) Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty HiPT Trưởng phòng tài vụ Phó giám đốc kiêm kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán tài sản cđ Kế toán chi phí Kế toán tiền lương và bảo hiểm Kế toán tổng hợp Kế toán hàng hoá Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán giao dịch tiền Kế toán chi phí QLDN Kế toán chi phí bán hàng Kế toán công nợ, tạm ứng, phải thu và vay đối tượng khác Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán quản lý hàng hoá Kế toán giao dịch hàng hoá Phó giám đốc kiêm kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ phụ trách chung, chịu trách nhiệm hướng dân, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc, cơ quan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp. Trưởng phòng tài vụ là người tập hợp số liệu từ các phần hành kế toán để ghi vào sổ cái, tính số thuế phải nộp và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước. Không những vậy do Công ty có quy mô nhỏ nên trưởng phòng tài vụ còn chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định, tiền lương và bảo hiểm, kết quả tiêu thụ các mặt hàng, phản ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi tiết, bảng phân bổ cùng với số liệu do kế toán ở các phần hành khác chuyển qua và vào sổ nhật ký chung, cuối quý lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán. Kế toán hàng hoá theo dõi quá trình giao dịch hàng hoã, quản lý hàng hoá, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá lên sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 632. Kế toán công nợ quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợ phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ (công nợ với người mua, người cung cấp hàng hoá dịch vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nước, với cán bộ nhân viên Công ty, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tượng công nợ, số tiền, thời hạn thanh toán theo hợp đồng và theo chứng từ phát sinh công nợ như hoá đơn, phiếu nhập hàng, phiếu chi tiền,…). Từ các nguồn phát sinh công nợ, kế toán công nợ sẽ đôn đốc nhắc nhở việc thu hồi thanh toán công nợ, đảm bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Kế toán chi phí chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, mở các sổ chi tiết, lập các bảng phân bổ theo yêu cầu quản lý. Cuối tháng, tập hợp toàn bộ chi phí rồi chuyển toàn bộ số liệu cho trưởng phòng tài vụ. Công ty HiPT đã áp dụng chương trình kế toán trên máy nên toàn bộ nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính. Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để giảm bớt khối lượng công việc trùng lặp của kế toán, đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý. Phần mềm kế toán Fast Accounting giúp cho Công ty cập nhật và khai thác thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, chính xác, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của Công ty được hiệu quả. Phần mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo kế toán… Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. ( Sơ đồ số 04 ) Sơ đồ quy trình làm việc trên kế toán máy khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ Các tệp nhật ký Chuyển sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Sổ sách kế toán Báo cáo tài chính 1.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung ở Công ty HiPT 1.2.1 Tổ chức chứng từ tại Công ty HiPT : Chủ yếu là các chứng từ tiền mặt, hàng tồn kho và chứng từ bán hàng. - Tổ chức chứng từ tiền mặt Các nghiệp vụ tiền mặt xảy ra tại Công ty gồm có: Nghiệp vụ thu tiền mặt: Nguồn thu từ bán hàng, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt, tiền vay, các nghiệp vụ thanh toán. Nghiệp vụ chi tiền mặt: Mua hàng hoá, tài sản cố định, dịch vụ, nộp tiền mặt vào ngân hàng, thanh toán tiền lương và các khoản khác cho người lao động… Do đó các chứng từ mà Công ty sử dụng là phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ… Tổ chức chứng từ hàng tồn kho tại Công ty Các nghiệp vụ về hàng tồn kho: Nghiệp vụ về nhập hàng: Mua hàng trong nước và mua hàng nhập khẩu Nghiệp vụ về xuất hàng: Theo hình thức bán buôn (bán buôn chuyển thẳng và bán buôn qua kho), bán dự án, bán lẻ. Do vậy, chứng từ sử dụng khi nhập hàng: Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu mua hàng hoặc bảng kê phiếu mua hàng, biên bản kiểm nhận hàng hoá, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, các chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá, hợp đồng thương mại, tờ khai hàng nhập khẩu, chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, vận đơn, danh sách hàng…và chứng từ thực hiện gồm : Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, chứng từ có liên quan, phiếu bảo hành, phiếu hướng dẫn sử dụng…. Tổ chức chứng từ bán hàng Nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần HiPT được thực hiện theo các hình thức bán buôn (bán buôn chuyển thẳng và bán buôn qua kho), bán dự án, bán lẻ. Do đó các chứng từ sử dụng chỉ gồm hóa đơn giá trị gia tăng. 1.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình, sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả. Bởi vậy để cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý, Công ty HIPT đã dùng rất nhiều các tài khoản khác nhau để đảm bảo phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết. Do quy mô nhỏ, hoạt động chủ yếu là nhập mua và tiêu thụ các loại máy tính, máy in, máy vẽ…nên Công ty HIPT đã lược bớt một số tài khoản không sử dụng như tài khoản các khoản dự phòng, chi sự nghiệp, tài khoản loại không như TK 001, TK 008. Theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và tình hình cụ thể tại Công ty đã sử dụng bảng hệ thống tài khoản quy định. Ngoài ra do đặc thù kinh doanh của Công ty nên có một số tài khoản được chi tiết cho phù hợp với hình thức hoạt động của Công ty. Các tài khoản này bao gồm: - TK loại 1: Trong đó TK112 được mở chi tiết cho từng ngân hàng TK112PT101: tiền gửi VN - Ngân hàng Thương mại cổ phần hàng hải Hà Nội TK112PT102: tiền gửi VN - Ngân hàng Thương mại cổ phần Bắc á – Vinh TK112PT103: tiền gửi VN - Ngân hàng Thương mại cổ phần Bắc á - hà Nội TK112PT104: tiền gửi VN - Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam TK112PT105: tiền gửi VN - Ngân hàng Thương mại á Châu ACB TK112PT106: tiền gửi VN- Ngân hàng Thương mại cổ phần Nhà Hà Nội TK 112PT107: tiền gửi VN- Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Thành TK112PT108: tiền gửu VN - Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam TK112PT201 đến TK112PT208 tương tự chi tiết theo từng Ngân hàng nhưng ở đây là tiền gửi ngoại tệ. TK142 - Chi phí trả trước được chi tiết thành TK142PT101: Chi phí trả trước thuê nhà TK142PT102: Chi phí trả trước đồ dùng văn phòng TK142PT103: Chi phí trả trước công tác phí TK142PT104: Chi phí trả trước vận chuyển, nhận hàng TK142PT105: Chi phí trả trước điện, nước TK142PT106: Chi phí trả trước phí nhập khẩu, dịch vụ Ngân hàng TK142PT107: Chi phí trả trước sửa chữa tài sản TK142PT108: Chi phí trả trước quảng cáo TK142PT109: Chi phí trả trước lãi tiền vay TK142PT110: Chi phí trả trước đào tạo cán bộ TK142PT111: Chi phí trả trước thiết kế lắp đặt TK142PT2 : Chi phí chờ kết chuyển TK loại 2: Trong đó có TK241 : Xây dựng cơ bản dở dang được chi tiết thành TK241PT1 : XDCB dở dang: Mua sắm tài sản cố định TK241PT2 : XDCB dở dang : Xây dựng cơ bản ; được chi tiết thành TK241PT21 : XDCB dở dang : Khảo sát, tư vấn, thiết kế xây dựng TK241PT22 : XDCB dở dang : Đền bù mặt bằng, thuê đất TK241PT23 : XDCB dở dang : Nhà cửa kiến trúc TK241PT24: XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị điện nước TK241PT25 : XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy TK241PT26 : XDCB dở dang : Hệ thống thiết bị viễn thông TK241PT27 : XDCB dở dang : Lãi vay XDCB – Thiết bị TK241PT3 : XDCB : Sửa chữa lớn TSCĐ TK241PT31 : XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - Vật liệu TK241PT32 : XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - Lương TK241PT33: XDCB dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ - khác TK loại 3 : Trong đó TK335 Chi phí phải trả được chi tiết thành TK335PT1 Chi phí phải trả : Lãi liên doanh TK335PT2 Chi phí phải trả : Dịch vụ đào tạo TK loại 4 : Trong đó TK411 Nguồn vốn kinh doanh được chi tiết thành TK411PT1: Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Ngân sách cấp TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Tự có TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Liên doanh TK411PT11 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Cổ phần TK411PT171 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn cố định : Vay Ngắn hạn TK411PT2 : Nguồn vốn kinh doanh : Vốn lưu động cũng được chi tiết tương tự như TK411PT1 Tk loại 5 : Trong đó TK511 Doanh thu bán hàng được chi tiết thành TK511PT1 : Doanh thu bán hàng hoá TK511PT1 : Doanh thu bán thành phẩm TK511PT1 : Doanh thu cung cấp dịch vụ Tk loại 6 : Trong đó TK621 Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp được chi tiết thành TK621PT1 : Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp : Công đoạn 1 TK621PT1 : Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp : Công đoạn 2 TK 622 cũng được chi tiết tương tự như vậy Tk loại 7 : Công ty vẫn sử dụng TK721 Các khoản thu nhập bất thường Tk loại 8 : Công ty vẫn sử dụng TK 821 Chi phí bất thường 1.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong chương trình quản lý của mình. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình quy mô kinh doanh, thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán. ( Sơ đồ số 05 ) Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 111,112,211,… Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Để đảm bảo kinh doanh được theo dõi một cách chặt chẽ ngoài sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian Công ty còn mở một số sổ nhật ký chuyên dùng : Sổ nhật ký thu tiền Sổ nhật ký chi tiền - Sổ nhật ký mua hàng được chi tiết thành : sổ nhật ký mua hàng trong nước và sổ nhật ký mua hàng nhập khẩu - Sổ nhật ký bán hàng Sổ cái được mở chi tiết cho các tài khoản 111, 112, 131, 133, 138, 142, 156, 331, 338, 333, 511, 632, 641, 642, 711, 811, 911. Để tiện cho việc theo dõi các đối tượng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, Công ty HiPT mở một số các sổ và thẻ kế toán chi tiết sau : Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi phí kinh doanh Sổ chi tiết chi phí trả trước Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh Sổ chi tiết thanh toán với người mua Sổ chi tiết thanh toán với người bán Để quản lý tốt hơn công việc kinh doanh cũng như đảm bảo cho việc hạch toán được thuận lợi Công ty còn quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên, định giá hàng tồn kho theo phương pháp trung bình (hàng luân chuyển trong tháng), nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, trích khấu hao tài sản cố định dựa vào thời gian hoạt động của tài sản cố định và áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính. 1.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Theo quy định của Bộ Tài chính, doanh nghiệp sử dụng 5 loại báo cáo sau : Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN) Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (mẫu số B02-DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN) Bảng quyết toán thuế GTGT - Bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp Ngoài ra Công ty còn lập thêm báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị của Công ty do phòng kế toán thanh toán lập phục vụ cho yêu cầu quản lý và điều hành doanh nghiệp. Dưới đây là một số báo cáo quản trị đặc trưng của Công ty : Báo cáo công nợ : được lập cho từng quý để cho các bộ phận, Ban giám đốc biết một cách toàn diện tình hình kinh doanh, nguồn vốn công nợ, kết quả kinh doanh. Bảng tổng hợp chi tiết các chỉ tiêu kế hoạch năm : gồm các chỉ tiêu về chi phí, về doanh thu, lợi nhuận. Bảng tổng kết về thu mua hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá 2. Nội dung tổ chức các phần hành kế toán của Công ty HiPT 2.1. Kế toán mua hàng Một đặc trưng trong hoạt động kinh doanh của Công ty HiPT là kinh doanh các mặt hàng thiết bị tin học, đó là những mặt hàng luôn luôn thay đổi và chủ yếu phải mua từ nước ngoài, với nhiều thiết bị mẫu mã đa dạng và mối quan hệ với các hãng máy tính lớn có uy tín trên thế giới, Công ty luôn đảm bảo chất lượng mặt hàng kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Công ty có mối quan hệ với các hãng máy tính lớn như : Hewlett-Packard, Oracle, Cisco, Epo, Microsoft…Công ty luôn quan tâm xem xét, theo dõi thị trường để thực hiện việc mua hàng sao cho tiết kiệm chi phí, đạt doanh thu cao. Là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực mua bán hàng hoá, Công ty HiPT rất quan tâm đến quy trình hạch toán chứng từ mua hàng. Bởi vì Công ty nhận thức rõ một điều nếu ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, nếu quy trình chặt chẽ và khép kín sẽ đảm bảo cho kế toán của Công ty có thể dễ dàng theo dõi quá trình tăng giảm và thuận tiện cho việc hạch toán. Đồng thời có thể chi tiết quá trình mua hàng một cách tốt nhất có thể để khi cần thông tin về hàng hoá, kế toán Công ty có thể cung cấp số liệu một cách nhanh chóng. Chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng gồm : hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu mua hàng hoặc bảng kê phiếu mua hang, biên bản kiểm nhận, phiếu chi, uỷ nhiệm chi. Các chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá như : hợp đồng thương mại, tờ khai hàng nhập khẩu, chứng nhận bảo hiểm …Có thể tóm tắt quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng của Công ty như sau : ( Sơ đồ số 06 ) Nhân viên thuộc Phòng Kế toán Phòng triển Nghiệp vụ khối kinh doanh dự án trưởng khai mua hàng (1) (2) (3) (4) Đề nghị được mua Lập yêu Ký duyệt Thực hiện hàng ( phiếu yêu cầu mua kế hoạch mua hàng cầu mua hàng ) hàng mua hàng hoá Tổ vật tư Nhập – Xuất – Tồn Thủ kho (5) (6) Bảo quản Lập biên bản Lập phiếu kiểm nhận hàng nhập kho Công ty mua hàng chủ yếu thông qua hai phương thức là mua hàng trong nước và mua hàng nhập khẩu. Bộ máy quản lý của Công ty gồm cả các bộ phận chức năng và bộ phận kinh doanh rất độc lập nên căn cứ vào đề nghị do trưởng bộ phận ký sau đó chuyển sang giám đốc Công ty ký duyệt vào p._.